Деловая переписка сообщение – Деловая переписка

Электронная деловая переписка | Статьи

Электронная деловая переписка — это неотъемлемая часть жизни любого офисного сотрудника и просто современного человека. Общение с коллегами, клиентами, партнерами требует знания деловой этики. Грамотно составленный e-mail может стать визитной карточкой, важной составляющей имиджа. В этой статье разберем, как сделать деловую переписку продуктивной за счет правильной подачи информации, использования обязательных элементов письма, а также соблюдения этики делового общения.

Из этой статьи вы узнаете:

• С какими видами электронной деловой переписки приходится сталкиваться офисному сотруднику?
• Как эффективно подавать информацию в электронной деловой переписке?
• Как оформить обязательные элементы электронного сообщения?
• Каким правилам этикета подчиняется электронная деловая переписка?

Очевидно, что электронный документооборот постепенно уже давно стал привычным видом деятельности любой организации. Он ускоряет и упрощает многие процессы, связанные с созданием, хранением и передачей официальной документации. Эта тенденция коснулась и делового общения. Электронная деловая переписка во многом заменила традиционную бумажную. Пожалуй, не осталось офисных сотрудников, не пользующихся электронной почтой и другими цифровыми каналами обмена информацией.

---

Хранение электронной почты

---

Со временем правила делового общения, затрагивающие традиционную переписку, распространились и на ее цифровую форму. Это касается не только оформления сообщений, но и правил подачи информации, этики общения.

Читайте по теме в электронном журнале

Продуктивная, эмоционально комфортная электронная деловая переписка — важная составляющая имиджа компании. Она подчиняется определенным правилам и является неотъемлемой частью работы любого офисного сотрудника.

Виды электронной деловой переписки

Электронную деловую переписку можно структурировать по аналогии с традиционной. Форма, содержание сообщений, их направленность определяет их принадлежность к тому или иному виду. Функциональные признаки сообщения определяют назначение сообщения, а структурные — степень его регламентированности. В зависимости от места составления переписка может быть внутренней или внешней, по степени гласности — открытой или иметь ограничение доступа.

Электронные деловые письма во многом схожи с бумажными аналогами. Они также предполагают несколько видов, имеющих собственные правила изложения информации, оформления предоставления. Среди многообразия деловых писем можно выделить такие виды как

• благодарственные сообщения;
• коммерческие письма;
• запросы;
• требования;
• извинения;
• опровержения;
• поздравления;
• соболезнования.

Для каждого из этих видов существуют типовые формы и общепринятые шаблоны, используется своя манера написания и правила этикета.

Подача информации в электронной деловой переписке

Умение вести электронную деловую переписку можно считать обязательным навыком современного офисного работника. Способ подачи информации, формулирования мысли и оформления сообщения позволяет сделать заключение о компетентности и уровне общей культуры сотрудника. Невнимательное отношение к электронным письмам может надолго испортить деловую репутацию, в то время как грамотное и корректное общение служит показателем профессионализма.

Подача информации в деловой переписке подчиняется определенным правилам, первое из которых жестко ограничивает объем электронного сообщения. Мысль должна быть изложена максимально коротко, четко и последовательно. Лаконичность и доступность информации при минимальном объеме письма — не просто правило хорошего тона. Такой способ подачи информации наиболее эффективен. Адресат с большей вероятностью внимательно прочитает письмо, укладывающееся в страницу формата А4, чем будет разбираться в многостраничном документе.

---

Работа с интернет-обращениями в организации

---

К деловой переписке предъявляются особые требования, касающиеся языка изложения. Для делового стиля характерна максимальная сдержанность. Служебное письмо не может быть эмоциональным. Основные требования к нему — смысловая точность, логическое изложение информации и убедительность. Рекомендуется использовать короткие предложения и свести к минимуму использование профессиональной или внутрикорпоративной лексики, сленг, сокращений и англицизмов.

Информация в деловом письме должна быть структурирована. Темы и задачи необходимо отделять друг от друга, чтобы сообщение не превратилось в поток мысли. Оптимально, если электронное письмо ограничивается одной темой, а не содержит сразу несколько, иногда совершенно несвязанных между собой.

Элементы сообщения в электронной деловой переписке

Традиционная структура электронного сообщения включает ряд обязательных элементов, пренебрежение к которым недопустимо в официальной деловой переписке.

Приветствие

В качестве приветствия рекомендуется использовать общепринятые нейтральные фразы: “Здравствуйте” или “Добрый день”. Дурным тоном считается использование расхожей фразы “Доброго времени суток”. К сожалению, даже если ее использование обусловлено благими намерениями, она звучит довольно вульгарно.

Обращение

В электронной деловой переписке предпочтительней использовать персональное обращение, подчеркивающее уважение к адресату. При выборе формы обращения можно ориентироваться на подпись адресата во входящих сообщениях. Не рекомендуется использовать информацию из поля «От кого», которое может быть заполнено не лично адресатом, а, например, системным администратором компании. Если сообщение обращено к нескольким адресатам, то можно использовать такие формы обращения как

”коллеги”, “господа” и др.

Тема письма

Рекомендуется формулировать тему письма максимально кратко. Вместе с этим, она должна полностью отражать предмет переписки. Допустимо использование одной главной темы с уточнениями, например: «Сотрудничество с НПО “Омега”. Уточнение даты переговоров».

 

Основная часть

Как правило, основная часть электронного сообщения содержит указание основание для подготовки письма. Причина должна быть сформулирована предельно кратко. Далее следует описание сути вопроса. Правила сетевого этикета ограничивают размер сообщения: оно должно быть в два раза короче бумажного аналога. Для передачи большого объема информации лучше написать сопроводительное письмо, а суть вопроса раскрыть в отдельном документе, оформленном в виде вложения. За основной частью следует резюме, содержащее выводы, предложения, решения и просьбы.

Подпись

Подпись в электронной деловой переписке — признак хорошего тона. Безусловно, адресат поймет, от кого пришел e-mail, но наличие подписи говорит об определенном уровне культуры делового общения. Подпись не должна превышать 5-6 строк.

Как правило, ее начинают с этикетных фраз, создающих позитивный настрой на продолжение общения: “Рады сотрудничеству”, “В случае возникновения вопросов — пожалуйста, обращайтесь”, “С искренним уважением” и т.д. Далее указывают фамилию, имя, должность составителя письма и название компании. Для обеспечения дополнительных каналов связи в подпись необходимо включить номер телефона, электронный адрес, сайт компании, а также другую контактную информацию.

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы

---

www.sekretariat.ru

Основные правила и этикет ведения деловой переписки.

Успех вашего бизнеса состоит из множества слагаемых, это и качественный товар и правильно подобранная стратегия развития, и профессионализм сотрудников. Кроме этого, очень важной составляющей является то как вы общаетесь со своими клиентами или коллегами.

Сегодня мы поговорим о том, какое значение имеет деловой этикет в переписке, какие основные правила оформления писем существуют, как их применить на практике и каким образом это сможет повлиять на развитие вашего дела.

Для чего нужно придерживаться правил деловой переписки

Фото с сайта Первая

Нельзя представить деловые коммуникации фирм и компаний без ведения электронной переписки. Интернет захватил мир уже давно. Никто и не вспомнит, когда в последний раз он решал бизнес-вопросы, отправляя весточку почтой. Давайте подумаем, каким образом вы общаетесь с коллегами, клиентами, заказчиками и конкурентами?

Попытаемся ответить на несколько вопросов:

• Случалось ли вам испытывать ощущение, что после отправления письма вам не ответят?
• Приходилось ли вам перезванивать собеседнику и попросить его прочесть ваше сообщение?
• Перечитывали ли вы несколько раз текст одного и того же послания, так и не понимая, чего же именно собеседник пытается от вас добиться?
• Пытались ли вы решить сложные вопросы, используя множество электронных сообщений, но так и никогда не ходили правильное решение, не обсудив его лично?

Если все это о вас, то используя основные правила ведения переписки, вы не только сэкономите время, но и позволите своему бизнесу работать максимально эффективно, выстроите доверительные отношения, основанные на прозрачных условиях не только с клиентами, но и с коллегами и подчиненными.

Вот почему владеть деловым этикетом так важно.

Основные правила ведения деловой переписки

Попытаемся рассказать вам о тех положениях, которых превратят ваш рабочий процесс в простое и приятное занятие. Поделим постулаты на два раздела.

• В первый войдут этические правила. Они формируют стиль вашей компании, позволяют получить представление о вас. Поэтому им следует уделить особое внимание.

Если вы начинаете текст делового письма фразой:

Привет, Иванов
или
Добрый вечер, Наташка

Надеяться на успешное сотрудничество с собеседником просто глупо.

• А во второй – те, которые помогают нам общаться и обмениваться информацией. Эти правила сугубо индивидуальны и существуют в рамках работы над проектами и задачами. Конечно, для каждой компании существуют индивидуальные положения.

Итак, чего стоит придерживаться, разрабатывая стиль своей деловой переписки:

• Начинайте письмо с вежливого обращения

Старайтесь писать полные ФИО адресата, без сокращений и каких-либо изменений.

• Обязательно сформулируйте и отразите тему сообщения

Это поможет получателю сконцентрироваться на вашем послании и сразу же обратить на него внимание.

• Пишите грамотно

Очень важно проверить текст перед тем, как отсылать его. Вы же не хотите, чтобы у получателя сложилось о вас мнение, как о безграмотном руководителе или сотруднике?

• Структурируйте

Исключите долгие лирические отступления и воду. Читателю незачем знать о том, как вы проведи день. Только четкость и краткость.

• Предупреждайте

Если в послании вы отправляете текстовые файлы, картинки или прочие документы, обязательно сообщайте об этом.Такой ход поможет избежать потерянных документов.

• Храните переписки

Никогда не удаляйте сообщения. Это очень важный пункт. Сохраненные письма помогут вам в решении многих проблем. В случае возникновения спорного момента можно будет просто найти соответствующее послание и посмотреть, что было на самом деле. Многие известные бизнесмены прикрепляют просьбу не удалять сообщение к подписи

Разновидности писем

Фото с сайта Бизнес-портал ДеньгоДел.com

Все сообщения, которые вы получаете или отсылаете, можно разделить на несколько групп.

Мы классифицируем их на две:

• Письма-коммуникации (отказы, претензии, оправдания, признания и другие).
• Письма-договоренности.

Итак, рассмотрим оба вида более подробно:

Письма-коммуникации: важный аспект делового общения

В данную группу входят все сообщения, которые используются в рамках общения внутри компании.

На что необходимо обратить внимание, составляя такое письма?

Конечно же на его структуру. Не пишите все сплошной простыней. Помните о том, что в сообщении обязательно должна прослеживаться четкая структура. Она должна состоять из следующих грамотно оформленных элементов:

Лучше всего, чтобы она содержала глагол. Данная часть речи обозначает действие, а любое действие – это призыв, обращающий на себя внимание.

Например:

Согласовать договор.

Подготовить отчет.

Если же вы просто посылаете какой-либо файл, то отразите в теме его название.

Договор с производителем молока.

Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, почему так важно правильно оформлять цель послания.

Фото с сайта rulesplay.ru/

Тема поможет вам отыскать необходимое сообщение, так вы ничего не потеряете и не упустите из виду.

Для осуществления внутренней переписки можете использовать единый шаблон, который принят только в вашей компании. А вот если пишите для другой фирмы, то лучше всего сначала указывайте её название, а затем – тему.

Очень важно писать грамотно и по делу. Только конструктивные мысли. Очень важно научиться правильно и понять формулировать мысли и излагать их. Без этого сложно добиться успеха. Если вы в тексте ссылаетесь на пришедшее ранее сообщение, то не поленитесь процитировать его и выделить каким-нибудь ярким цветом.

У всех сотрудников обязательно должен иметься общий шаблон. Подпись должна состоять из важных данных, которые смогут отразить адрес, телефон или иные контакты вашей организации. Нужно, чтобы связь с вами не представлялась сложной.

Например: С уважением, Иванов И. 89166567889
или
Руководитель отдела инноваций Сергеев. В. В.

Если ваша цель – установление доверительных отношений с собеседником, то используйте личную подпись, которую надо прикреплять к основному телу сообщения. Такие индивидуальные примечания будут очень приятны любому вашему коллеге или клиенту.

Например: Всего доброго, Николай Николаевич

Спасибо за сегодняшнее общение.

Берегите себя.

Передавайте привет семье.

Письмо-договоренности: незаменимый инструмент деловой переписки

Такой вид писем составляется после проведения встреч, переговоров, собраний и совещаний.

Основной его целью является внесение ясности в вопросы, которые были решены.

Приведем пример структуры подобного послания:

• Начните с приветствия и обращения к тому, с кем общаетесь.
• Затем продублируйте формулировку цели послания, даже если она уже обозначалась в устном разговоре.
• Перечислите все вопросы, о которых шла речь. И расскажите о всех принятых решениях и постановлениях.
• После этого зафиксируйте несколько не таких важных проблем. Так вы натолкнете собеседников на размышление о сути дела и его возможно улучшении и модернизации.
  В конце задайте свои вопросы собеседникам, чтобы узнать, все ли им понятно.

Что зависит от правильного оформления

Фото с сайта Langformula.ru

Рассмотрим несколько основных моментов:

Пишите только в одном стиле. На надо через слово использовать жирный или подчеркивания. Выделяйте исключительно важное и то в редких случаях.

Не пишите только большими буквами. Многие воспринимают это как крик и недовольство. Такие сообщения не провоцируют ответ, а вызовут только страх.ю

Помните: отдельная мысль – отдельный абзац. Не надо всё мести под одну гребенку. Иначе вы рискуете остаться непонятым собеседником.

Следите за тем, чтобы блоки текста не сливались воедино. Так письмо будет легко и приятно читать.

Если вы будете использовать их внутри текста, то он станет визуально более привлекательным, а на деле – более информативным.

Как попасть в нужный стиль

Очень хорошо о стилистике сообщений говорит в своем произведении «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты» Александра Карепина.

Она делит сообщения на те, которые лучше причислить к деловым, и те, которые относятся к личным. Посмотрите на картинку.

Фото с сайта rulesplay.ru

Если вы вдруг обнаружили, что для вашей деловой переписке наиболее характерны приемы левой колонки, то необходимо поработать над стилем общения.

К какому результату может привести соблюдение правил делового письма: вместо заключения

Задумывались ли вы хоть раз о том, какое количество писем вы отправляете и получаете ежедневно? В среднем, примерно 30, а может и 40, 50. Теперь подумайте, сколько времени вы тратите на то, чтобы понять цель, суть и назначение каждого из них. Сколько задач и вопросов помогла решить ваша переписка?

Мы тратим своё время и не ценим его. Но если на рассмотрение одного сообщения вы станете оставлять пусть на 20 секунд меньше, то сколько времени вы сэкономите за рабочий день? Примерно 15 минут. А в неделю? А за год?

Деловая переписка – это не просто этикет, который нужен нам для вежливости и гармонизации отношений. Это инструмент, помогающий наладить и стабилизировать бизнес-процессы в своей компании, сделать деятельность руководства и сотрудников более продуктивной и полезной.

Надеемся, что те знания, которые вы получили из этого материала, действительно пригодятся вам и станут отправной точкой в построении грамотной структуры своего дела.

mybiztoday.ru

фразы и советы / Блог компании Нетология / Хабр

Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.

Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.

Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.

Этикет

Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.

1. Четко укажите тему письма (Subject).

По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.

Нет: «Idea».

Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.

Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».

Да: «Dear», «Hello», «Hi».

3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.

4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.

5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.

6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:

• I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
• I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
• Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
• Please note → Пожалуйста, имейте в виду.

Аудитория

Английский язык —  универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.

Китай, Япония, арабские страны

При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:

• Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
• Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
• Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?  

Используйте максимально вежливые формы запроса:

• I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
• Could you please be so kind… → Будьте так добры…

Германия, Великобритания

Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:

• Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
  
• I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
  
• I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
  

США

Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с would, could, might, тем лучше.

Африка, Южная Америка

Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.

Языковые принципы

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

Сокращайте

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника

В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Откажитесь от шуток и личных комментариев

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Уберите предлоги там, где это возможно

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Избегайте восклицательных знаков

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

Ограничьтесь пятью предложениями

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Используйте короткие слова, предложения и абзацы

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Откажитесь от страдательного залога

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Используйте списки

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Поставьте дедлайн

Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Структура письма

Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:

1. Приветствие.
2. Сообщение.
3. Закрытие.
4. Прощание.
5. Подпись.

Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.

Приветствие

Используйте слова Dear, Hello, Greetings (если вы еще не знакомы с собеседником) и Hi (ближе к неформальному).

Сообщение

Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.

Как открыть сообщение

Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.

Формально	Полуформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, чтобы…	Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибо за письмо…
In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом…	This is to… Это письмо, чтобы…	Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно…
We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас…	In reply to your mail … В ответ на ваше письмо…
I am writing with regard  to… Пишу насчет…		Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)…
With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что …
I am writing to enquire about… /in connection with…/to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить…

Как уточнить дедлайн

Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET → Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.

Как просить и давать детали

Даем детали:

Формально	Нейтрально
We would also like to inform you… Мы так же хотели бы сообщить вам о…	I’ll keep you in the loop. Я буду держать вас в курсе.
In answer to your question (enquiry) about… В ответ на ваш вопрос (запрос) о…	I’ll keep you posted. Я буду держать вас в курсе.
	I will include you in the loop. Я включу вас в переписку.
	Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…

Просим детали:

Формально	Нейтрально
I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли…	For further details… Более подробно/для более подробной информации…
Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить…	I do not fully understand what… Я не до конца понял, что…
Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить…	I also wonder if… Меня также интересует, если…
Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне…

Как сообщить о проблеме

1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on… →  Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you… → Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…

2. Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».

3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround  —  выход из ситуации, обходное решение.

Как поставить коллег в копию

1.  Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу Cc me, где Cc выступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку Cc. От слова Cc образуется причастие cc’ed — обратите внимание на написание. Фраза I was cc’ed переводится как «Меня поставили в копию».

2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.

3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?

Как принести извинения

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…	Unfortunately… К сожалению…
I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но…	I am afraid that… Боюсь, что…
Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за…	I would be glad / delighted to/happy to…   Я был бы рад /Я был бы счастлив…
I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что…	I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра.
I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства.	Thank you for your understanding. Спасибо за понимание.
	We apologize for… Мы извиняемся за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что…

Как просить и предлагать помощь

Предлагаем помощь:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью…	If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне.
We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с…	Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…?
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь.	How about I come and help you out? Может я приду и помогу?
If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной.
Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь.
Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь…

Просим помощи:

Формально	Нейтрально
Could you please… (for me)? Не могли бы вы…	Can I ask you to…? Могу я вас попросить? Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении?
Could you possibly…? Не могли бы вы…	Please let me know… Пожалуйста, сообщите…
I would appreciate… Я был бы очень признателен	Would you mind…? Могли бы вы…
I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти.	Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу?

Переговоры

Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.

Выражаем удовлетворение:

Формально	Нейтрально
We were very pleased to… Нам было очень приятно…	We are delighted that… Мы очень рады, что…
Your help is highly appreciated… Мы будем очень признательны…	I am pleased to… Рад (что-то сделать)…
	I will be happy to discuss with you… Буду рад обсудить с вами…
	We are glad/happy to inform you… Мы рады/счастливы сообщить…

Предлагаем:

Формально	Нейтрально
We’d like to propose that… Я бы хотел предложить…	We propose / suggest… Я предлагаю…
	Maybe it would be better to… Возможно, было бы лучше…
	May we offer an alternative? Мы можем предложить альтернативу?

Соглашаемся:

• I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
• You have a strong point there. → Здесь вы правы.
• I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…  
• I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.

Не соглашаемся:

Формально	Нейтрально
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь.	From my perspective… С моей точки зрения…
	I’m afraid that doesn’t work for me. Я боюсь, мне это не подходит.

Приглашаем:

Формально	Нейтрально
We’d be glad to have you accompany us. Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились.	I’d like to invite you to… Я бы хотел вас пригласить…
	Would you like to join us for (event) at (time)? Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время).

Выражаем недовольство:

Формально	Нейтрально
I am writing to express my dissatisfaction with… Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие…	I’m sorry to say that you’re… Вынужден сообщить, что вы…
I was not completely satisfied with… Я не совсем доволен…	I hope you won’t mind me saying that… Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что…

Как приложить к письму дополнительные материалы

Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:

• Please find attached → К настоящему письму прилагается.
• You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
• I am enclosing… → Я прикладываю…
• I forward to you… → Я пересылаю вам…
• We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
• Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…

Закрытие

Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа	Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа
I look forward to your reply. Жду вашего ответа	Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение.
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь.	Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще.
Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.	Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели.
Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь.	Thank you for your help. Спасибо за помощь.
Thank you in advance! Заранее благодарю.	Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку.
Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства!

Как разобраться в аббревиатурах

Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:

• EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
• SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
• EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
• TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
• PTO (paid time off) → отпуск.
• OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.  
• FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
• POC (point of contact) → контактное лицо.
• FYI (for your information) → для вашей информации.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
• AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
• BTW (By The Way) →кстати.
• CU (see you) → увидимся
• F2F (face to face) → наедине.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.

Прощание

Для прощания используйте фразы: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).

Подпись

Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.

Шаблоны

Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них. Объявление о продвижении по службеSubject Line: Firstname Lastname — New Position

I am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].

[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Имя, фамилия — новая должность

Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).

(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.

Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).

С уважением,
Имя
Должность

Поздравление с новой должностьюSubject line: Congratulations on Your Promotion

Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions]. I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Поздравляю с новой должностью

(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для соискателя)Subject line: Welcome!
Dear [Firstname],
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Добро пожаловать!

(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность

Прием на работу (для коллег)Dear Staff:
[Firstname, Lastname] is joining our team on May 1. [Firstname] will work as a [insert Names of Positions] in the [insert Names of Departments] department.

So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.

[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].

[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].

[Firstname] has a passion for [insert name].

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).

Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.

(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).

(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).

(Имя) увлекается (название).

Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).

С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.

Уход из компанииDear colleagues,
I’d like to let you know that I am leaving my position at [insert name] on [date].
I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at [insert name].

Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your [Firstname]

Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).

Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.

Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.

С уважением,
Ваш (имя)

День РожденияЕсли нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:

• May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
  
• I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
  
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
  
• I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
  
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
  

Перенос или отмена встречи/звонкаHi everyone,
Due to [name of a problem], the time of the [name of a meeting] has been changed from [date] at [time] in [venue] to [date] at [time] in [venue].
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name

Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя

Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность

Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте https://www.thebalance.com.

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.

Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org,  http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

• часть речи,
• транскрипция с возможностью прослушать произношение,
• определение,
• примеры использования,
• синонимы,
• часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.

Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска

Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен. Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.

Проверяйте грамматику текста

Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру, Grammarly.

Заключение

Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:

• Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
• Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
• Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
• Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
• Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
• Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
• Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла?  В нем есть жаргонизмы?
• Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
• Нажмите Send!

От редакции

Курсы «Нетологии» по теме:

habr.com