ВЫСТУПИЛИ:__________________________________________________________

(инициалы, фамилия)

Проект решения поставлен на голосование.

Результаты голосования:

«За» __________, «Против» ___________, «Воздержались» ___________.

РЕШИЛИ: принять решение в целом.

Решение № ____ принято, прилагается к протоколу.

СЛУШАЛИ:_____________________________________________________________

(инициалы, фамилия)

ВЫСТУПИЛИ:__________________________________________________________

(инициалы, фамилия)

Проект решения поставлен на голосование.

Результаты голосования:

«За» __________, «Против» ___________, «Воздержались» ___________.

РЕШИЛИ: ___________________________________________________.

Решение № ____ принято, прилагается к протоколу.

Как провести успешные встречи: Протоколы встреч

17 августа 2021 г. Нина Хауэлл Ноу-хау

Обзор

Протоколы совещаний — это способ определения приоритета процедур совещаний. Некоторые из приведенных советов могут помочь в проведении успешных и продуктивных совещаний.

Протоколы совещаний могут также упоминаться/включать в себя этикет деловой встречи. Меры этикета можно считать важными, потому что мы все заняты и у всех много дел. Работа в тесном контакте с одной и той же группой людей в течение короткого промежутка времени требует баланса в участии в сочетании с общей вежливостью, чтобы люди чувствовали себя комфортно и были довольны и могли сосредоточиться на текущей работе. Протокол собрания можно по существу понимать как рабочий процесс шаблона.

Протоколы встреч: 10 правил этикета для встреч, которые должен знать каждый профессионал

Деловой этикет важен, поскольку создает профессиональную, взаимоуважительную атмосферу и улучшает общение, что помогает офису служить продуктивным местом.

• Будьте вовремя.
• Знакомьтесь.
• Имейте сильную повестку дня.
• Сядьте как следует.
• Говорите громче.
• Поймите неписаные правила разговорной речи.
• Не вынимайте телефон.

Протоколы собраний: Регламент собраний

• Время.
• Уведомление.
• участников.
• Повестка дня.
• Движения.
• Стул.
• Процедура.

Каждая организация будет иметь свой собственный набор процедур.

Они предназначены для того, чтобы:

• Позволить предприятию полностью подготовить своих членов правления к собранию
• Помогите членам правления использовать свое время во время собрания с максимальной пользой
• Разрешить членам совета директоров вносить предложения, влияющие на будущее компании

Когда команда может следовать этикету на деловой встрече, это вызывает уважение среди участников встречи, что помогает встрече начаться и закончиться вовремя. Это также может способствовать созданию атмосферы сотрудничества. Отсутствие этикета и плохое планирование — две основные причины, по которым многие деловые встречи проходят не так успешно, как могли бы быть. Вот почему важно научить своих сотрудников этикету деловых встреч, который поможет обеспечить эффективность встреч вашего бизнеса.

Деловая встреча — это собрание идей для достижения целей компании. Как владелец бизнеса, который нанимает людей или регулярно встречается с различными деловыми контактами, вам необходимо научиться профессионально и эффективно проводить деловые встречи.

Всегда полезно представиться в начале собрания. Хотя участники могут быть знакомы друг с другом, это подчеркивает цель встречи, чтобы изложить деловую перспективу, которую может внести каждый участник.

Объявление повестки дня собрания

Помимо того, кто находится в комнате, участники собрания хотят знать, что будет обсуждаться, почему это важно и сколько времени это займет. Повестка дня отвечает на эти вопросы. Распечатанная повестка дня позволяет участникам встречи следить за ходом встречи и делать заметки там, где это необходимо. Повестка дня также служит ориентиром для ведущего, особенно если предмет сбивается с пути. Публикация примерного времени перед каждым пунктом повестки дня помогает поддерживать ход встречи и вовремя заканчивать ее.

Хронометраж

Убедитесь, что собрание начинается в указанное время. Сотрудникам приходится корректировать графики, чтобы приспособиться к посещаемости совещаний. Задержка начала встречи может показаться неуважением к тем, кто пришел вовремя. Вы хотите, чтобы встреча началась на позитивной ноте, поэтому с самого начала задан правильный тон.

Другие советы могут включать…

• Просмотр любых открытых вопросов с предыдущей встречи перед тем, как приступить к текущей повестке дня. Выполняйте поставленные задачи, чтобы сотрудники могли сообщать о результатах.
• Просьба к участникам собрания отключить мобильные телефоны, чтобы свести к минимуму помехи.
• Открытие собрания кратким введением, благодарностью всех за участие, определение основных правил собрания.

Протоколы совещаний: Как обеспечить продуктивные совещания

Компании могут сэкономить огромное количество денег и значительно повысить свою производительность, просто проводя меньше бессмысленных совещаний. И лучший способ ограничить количество бессмысленных совещаний — установить свод правил, которым должны следовать все.

1. Проводите собрания только тогда, когда они абсолютно необходимы

Протоколы собраний: Планирование собрания не должно быть автоматическим ответом на каждый вопрос или проблему. Вместо этого следует ожидать, что люди серьезно обдумают, является ли собрание подходящим форматом.

2. Приглашайте только тех, кто действительно необходим

Много раз люди рассылают приглашения на собрания всему списку рассылки, позволяют гостям пересылать приглашения на собрания другим или просто добавляют всех, кто каким-либо образом участвует в проект. Результат: массовые собрания, за которыми трудно следить, и списки участников, которым нечего добавить или получить от собрания.

3. Назначьте координатора собрания

Для эффективного проведения собраний кто-то должен быть ведущим. Роль фасилитатора заключается в том, чтобы обеспечить своевременное начало и окончание собрания, охват и соблюдение повестки дня, а также соблюдение всех установленных правил собрания.

Протоколы собраний: Основная обязанность ведущего собрания — создать среду, в которой участники могут работать вместе для достижения эффективного решения или заключения в отведенное время.

4. Заранее подготовьте оборудование для совещаний

Если вы проводите совещание в конференц-зале, зайдите в этот конференц-зал до того, как начнется его подготовка, и убедитесь, что у вас есть все необходимое.

5. Заранее поделитесь повесткой дня собрания

Предоставление общего доступа к повестке дня совещания задолго до его проведения помогает участникам увидеть, что от них ожидается во время собрания. Это помогает им собрать любую информацию, которая может им понадобиться для продуктивного участия в собрании. Раздайте письменную повестку дня в начале собрания. Повестка дня должна содержать подробный список всех вопросов, которые вы планируете обсудить на собрании, а также четкое время начала и окончания. Убедитесь, что вы указали время, отведенное на каждый пункт повестки дня.

6. Делайте заметки о встречах и делитесь ими

Результатом лучших собраний команды является четкое общее понимание того, что нужно делать дальше, включая выполнение поставленных задач.

Делая заметки на собраниях, ведущие должны сосредоточиться на:

• Факты  
• Проблемы  
• Решения
• Планы действий  
• Вопросы и ответы

7. Предоставьте всем возможность участвовать

Не всем удобно бороться за место, но большинство с радостью выскажется, если вы предложите им такую ​​возможность. И если вы заранее поделились повесткой дня встречи и попросили участников подготовиться, также снижается риск того, что вы поставите их на место.

8. Ограничьте время обсуждения каждого пункта повестки дня.

Встречи не должны длиться более часа, так как это среднее время, в течение которого большинство людей могут сосредоточиться. Для этого важно, чтобы ваша встреча закончилась вовремя.

Если вы нашли эти ресурсы полезными, вы можете найти дополнительную информацию по похожим темам на странице нашего блога команды Allegra.

Нажмите, чтобы оценить этот пост!

[Всего: 3 Среднее: 5]

5 важных протоколов для повышения производительности

В ходе опроса 182 руководителей высшего звена, проведенного в 2017 году, 71% назвали встречи непродуктивными и неэффективными. Совещания являются неотъемлемой частью продвижения вперед и достижения цели, но чтобы быть продуктивными, необходимо следовать некоторым рекомендациям. В любой компании важно, чтобы все участники бизнеса находились на одной волне одновременно. Для более эффективного проведения собраний определенные протоколы собраний могут помочь организациям двигаться вперед.

Почему важны протоколы совещаний

Протоколы совещаний важны для более эффективного проведения совещаний и сеансов разработки. Протоколы — это базовые основные правила, которые помогают определить, что ожидается от группы во время собрания, чтобы собрание прошло эффективно. Важно, чтобы эти правила обсуждались и сообщались вашей команде и организации, чтобы все были на одной волне.

5 Протоколы и процедуры совещаний

Совещание группы должно проводиться таким образом, чтобы все люди были хорошо информированы, обучены и объединены. Чтобы сделать это хорошо, есть несколько основных правил для эффективных командных собраний.

1. Участие.

В составе команды должны участвовать все участники собрания. Участие может выглядеть по-разному в зависимости от типа человека и темы, но необходим хоть какой-то вклад. Встреча будет более продуктивной, если в ней будут участвовать участники.

Как решить эту проблему: Поощряйте участие участников собрания как до, так и во время собрания.

2. Назначение.

Отправляясь на любую встречу, важно знать и понимать цель разговора. Это верно как для всей встречи, так и для каждого выступающего. Если человек не знает, почему он что-то делает, значит, произошел сбой в общении.

Как решить эту проблему: Подробная повестка дня поможет определить цель собрания. Убедитесь, что это подробно, но ясно и по делу.

3. Решение проблем.

При обсуждении проблемы обязательно обсуждайте возможное решение. Сосредоточившись на решении, негативное мышление с меньшей вероятностью помешает прогрессу. Это может привести к более продуктивной встрече.

Как решить эту проблему: Опять же, повестка дня может быть отличной отправной точкой. Отправляя темы перед собранием, включая проблемы, для которых нужно найти решение, участники собрания могут начать планирование заранее.

4. Заостренные темы.

Чтобы провести краткую встречу, которая может проходить вовремя, важно придерживаться сути. Отклонение на второстепенные темы может создать хаос и напрасную трату времени. Составление повестки дня перед встречей — хороший способ планирования.

Как решить проблему: Будет полезно составить подробную повестку дня с темами для обсуждения. Рассмотрите возможность использования планировщика времени, чтобы посвятить себя определенным темам, расставьте приоритеты в первую очередь по наиболее важным темам.

5. Продолжайте.

В конце встречи все должны знать, каковы будут их дальнейшие действия. Наличие четких и кратких целей для продвижения вперед может поддерживать упорядоченный и последовательный график.

Как решить проблему: Ведение заметок будет ключом к принятию дальнейших шагов. Записывайте решения с ваших встреч и ответственных за задачи и последующие шаги. Ваши заметки о встрече будут преобразованы в протокол встречи, сводку окончательных решений и заметки, отправленные команде.