Вопросы повестки дня располагаются – Вопросы повестки дня располагаются:

Содержание

Онлайн-тесты на oltest.ru: Документоведение - все вопросы (4/10)

Онлайн-тестыТестыОбщеобразовательные дисциплиныДокументоведениевопросы

46. Вопросы повестки дня располагаются:
по степени важности обсуждаемых вопросов

47. Вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи:
Дубликат

48. Гарантийное письмо:
подтверждает определенные обязательства, обещания организации

49. ГОСТ 9327-60 (Всесоюзный стандарт форматов бумаги) устанавливает следующие ряды потребительских форматов:
А
В
С

50. Гриф согласования документа располагается на документе:
После реквизита подпись

51. Датой докладной записки считается:
дата подписания докладной записки

52. Датой документа является:
Дата его подписания или утверждения

53. Датой протокола является:
дата проведения заседания

54. Действие или совокупность действий, применяемых при записи информации на материальном носителе это:
способ документирования

55. Делается ли соответствующая запись в трудовой книжке при смене названия предприятия?
да

56. Делопроизводство — это:
отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

57. Для бланков документов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие стандарты:
А4
А5

58. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:
в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа

59. Для чего проводится унификация документов?
для документирования управленческой деятельности

60. Докладная (служебная) записка — это:
документ, адресованный руководителю учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя



oltest.ru

Из каких частей состоит текст протокола – вопросы повестки дня располагаются

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;

  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),

  • ФИО секретаря,

  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Протокол: типовые требования к оформлению и специфика акционерных обществ

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об основных положениях ФГОС ООО.

    Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

  1. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

  1. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова


Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

laservirta.ru

Пишем протокол

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол общего собрания акционеров...).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

  1. вводной;

  2. основной.

В вводной части указываются:

  • ФИО председателя (председательствующего),

  • ФИО секретаря,

  • ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:...

ВЫСТУПИЛИ:...

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):...

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Образец.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Москва

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

  1. Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

  1. Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

  1. Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

  1. Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова


Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.

life.mosmetod.ru

2.4.2. Правила, инструкция, положение

У

2.4.2.1. Правила, инструкция, положения – нормативные доку­менты, устанавливающие определённый порядок, нормы работы для организации в целом или по отдельным направлениям (про­цессам) ее деятельности.

Правила – нормативный правовой акт, содержащий системно связанные между собой нормы, требования осуществления какой-либо деятельности.

В инструкции устанавливается технология выполнения опреде­ленного вида деятельности (работ) или порядок применения поло­жений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положением регламентируется: деятельность конкретной орга­низационной структуры или дается порядок осуществления управ­ленческого действия, например: положение о премировании.

2.4.2.2. Правила (положение, инструкция) печатаются на стан­дартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, свя­занное с заголовком к тексту (обозначением краткого содержания или назначения документа), гриф утверждения, текст, визы.

Обозначение вида документа и заголовок к тексту правил (поло­жения, инструкции) согласуются, например:

Основные правила работы архивов организаций;

Положение об отделе организационной работы и управления документацией;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Положение о системе оплаты труда;

Инструкция по заполнению трудовых книжек;

Должностная инструкция специалиста отдела организационной работы и управления документацией.

2.4.2.3. Текст правил (положения, инструкции) излагается от тре­тьего лица единственного или множественного числа. В тексте ис­пользуются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запреща­ется», «не допускается».

В разделе «Общие положения» указываются основания разра­ботки, назначение нормативного акта и сфера его распростране­ния, ответственность за нарушение установленных правил и тех­нологий. В разделе «Общие положения» может также указываться подчиненность регламентируемого объекта.

Текст правил (положения, инструкции) делится на разделы, под­разделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь собственные заголовки.

Нумерация разделов, подразделов, пунктов и подпунктов произ­водится арабскими цифрами.

2.4.2.4. Правила (положение, инструкция) в обязательном поряд­ке согласовываются (визируются) с руководителем подразделения, подготовившим проект документа, юридической службой и отделом управления документацией , а также подразделениями, в компетенцию которых входят вопросы, отраженные в документе, после чего они утверждаются ректором академии.

2.4.3. Протокол заседания

2.4.3.1. Обязательными реквизитами протокола являются: наи­менование организации, наименование вида документа (прото­кол), дата, номер, заголовок к тексту, место издания, текст, подписи, при необходимости, визы.

В заголовок к тексту протокола, как правило, выносится указание органа или делового мероприятия:

Протокол заседания Научно-методического совета;

Протокол заседания Учёного совета.

2.4.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основ­ной. В вводной части протокола указываются фамилии председа­теля, секретаря, членов коллегиального или совещательного орга­на, присутствующих на заседании, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопро­са, повестка дня.

Фамилии членов коллегиального или совещательного органа перечисляются в алфавитном порядке, лиц, приглашенных на заседание, - с указанием должностей и ме­ста работы.

При оформлении протокола с числом участников более 15 чело­век фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например: Присутствовало: 27 чел. (список прилагается).

В повестке дня заседания вопросы располагаются по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Во­просы формулируются с предлогом «О (Об)» и нумеруются араб­скими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фами­лия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов обозначать словом «Разное».

Основная часть протокола состоит из разделов, посвященных во­просам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записы­вается в последовательности: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТА­НОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводятся: фамилия и инициалы доклад­чика, (наименование должности указывается в повестке дня), пол­ное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если до­кладчиком представлен текст выступления, в протоколе после ука­зания фамилии докладчика в скобках указывается - (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их вы­ступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на за­седании.

Вопросы к докладчику, выступающим и их ответы протоколиру­ются по мере их поступления и записываются в той же последова­тельности, при этом слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, а указы­ваются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.

В тексте постановляющей части протокола используются глаголы в неопределенной форме («утвердить», «рекомендовать»).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приво­дятся результаты голосования с указанием числа голосов, подан­ных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не уча­ствовавших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении ка­кого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

2.4.3.3. Участник заседания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение изла­гается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствую­щего решения.

К протоколу могут прилагаться тексты выступлений, список при­сутствующих на заседании.

2.4.3.4. Протокол заседания подписывается председателем и сек­ретарем заседания.

Датой протокола является дата заседания.

2.4.3.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются за­интересованным организациям и должностным лицам в соответст­вии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмо­трение вопроса.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выпи­сок из протоколов. Выписка - копия части протокола. В выписке вос­производят все реквизиты заголовочной части протокола, вводную часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

studfiles.net

Как составить повестку дня для эффективного совещания, митапа?

Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?».

Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

  • Была ли повестка эффективно распределена по времени для подготовки каждого?
  • Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
  • Насколько хорошо мы оценивали время, необходимое для каждого вопроса повестки дня?
  • Хватило ли выделенного времени на принятие решений и обсуждений?
  • Насколько хорошо мы погрузились в тему? Замечали ли участники моменты когда кто-то уходил от темы?
  • Насколько эффективен процесс обсуждения для каждой темы повестки дня?

Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.

clubshuttle.ru

Решение по первому вопросу повестки дня (принято или не принято)

Протокол №

общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме, расположенном по адресу: г. Курчатов _______________________________________________

г. Курчатов «___» __________ 20___ г.

Инициатор проведения общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме _________________________________________________________________________________

Дата начала голосования «___»_______________20___ г.

Дата окончания приема решений собственников помещений ___.___ ч. «___»_________20___г.

Место (адрес) передачи решений собственников помещений _______________.

Дата и место подсчета голосов .

Общее количество голосов собственников помещений в многоквартирном доме ________голосов.

Количество голосов собственников помещений, принявших участие в голосовании ___________________голосов.

Кворум ______________. Общее собрание собственников помещений __________________.

(имеется не имеется) (правомочно неправомочно)

Повестка дня общего собрания собственников помещений:

  1. Расторжение договора управления с «__________________________________».

  2. Избрание управляющей организации ООО “Благоустроенный город-1”.

  3. Заключение договора управления с ООО “Благоустроенный город-1”.

  4. Утверждение места хранения протоколов и других документов общих собраний – ЖЭУ ООО «Благоустроенный город-1».

1. По первому вопросу повестки дня собственники помещений:

ПОСТАНОВИЛИ: Расторгнуть договор управления с «_________________________________»;

ГОЛОСОВАЛИ: «За» -_________ голосов; «Против» _________ голосов; «Воздержался» - ____________голосов.

Решение по первому вопросу повестки дня __________________________________

(принято или не принято)

2. По второму вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: Избрать управляющую организацию ООО “Благоустроенный город-1”.

ГОЛОСОВАЛИ: «За» -_________ голосов; «Против» _________ голосов; «Воздержался» - ____________голосов.

Решение по второму вопросу повестки дня .

(принято или не принято)

3. По третьему вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: Заключить договор управления с ООО «Благоустроенный город-1».

ГОЛОСОВАЛИ: “За”- _________ голосов; “ПРОТИВ” - ________ голосов; “ВОЗДЕРЖАЛСЯ”- _________ голосов.

Решение по третьему вопросу повестки дня ____________________________.

(принято или не принято)

  1. По четвертому вопросу повестки дня:

ПОСТАНОВИЛИ: утвердить место хранения протоколов и других документов общих собраний – ЖЭУ ООО «Благоустроенный город-1».

ГОЛОСОВАЛИ: «За» -_________ голосов; «Против» _________ голосов; «Воздержался» - ____________голосов.

Решение по четвертому вопросу повестки дня .

(принято или не принято)

Приложение:

  1. Реестр собственников помещений в многоквартирном доме на ____________ листах.

Инициатор общего собрания:

_______________________ /___________________________________________/

(подпись) (Ф.И.О.)

_______________________ /___________________________________________/

(подпись) (Ф.И.О.)

_______________________ /___________________________________________/

Собственники помещений, принявшие участие в подсчете голосов

________________________/________________/

________________________/_________________/

_______________________/_________________/

______________________/_________________/

gigabaza.ru

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *