Виды деловой переписки с примерами: Какие бывают виды деловых писем в деловой переписке

Виды деловых писем — научим писать по примерам и содержанию

В данной статье вы найдете информацию, которую мы рекомендуем знать для того, чтобы грамотно работать при помощи писем в непростых деловых ситуациях: ситуациях нарушения деловых интересов сторон. Поскольку ситуация сама по себе является достаточно непростой, то и написание письма в такой ситуации является очень важным вопросом, в котором автору важно быть грамотным, вежливым, корректным, и в то же время, умеющим твердо отстоять свои деловые интересы. Практические примеры, правила деловой переписки помогут лучше понять, как должно выглядеть то или иное письмо, какую должно иметь структуру.

 Успешно решить сложности «трудных» писем  помогают:

• Грамотная установка во взаимодействии: твердая, но корректная  установка на партнерство
• Выбор уместного стиля письма (официально-делового  или доверительно-делового
• Грамотное и логичное оперирование фактами

Стиль письма в «трудных»  письмах может быть официально-деловым или доверительно-деловым.

Особенности официально-делового стиля

• Внутренняя позиция – от лица компании
• Отсутствие эмоций
• Преобладание страдательного залога («рассмотренный нами» – вместо «мы рассмотрели» «высланный мною» вместо «я выслал» и т.д.)
• Преобладание официальных клише (данный, вышеобозначенный, отвечая на ваш вопрос относительно…,  приняв во внимание, в настоящее время, имеющий место факт и т.д.)

Особенности доверительно-делового стиля

• Внутренняя позиция – не только/не столько от лица компании, но и от себя лично
• Наличие эмоций и указание на них (мы обеспокоены , мне крайне неприятно, это вызывает у нас беспокойство/сомнение/недоумение)
• Вместо официальных клише – простые словесные конструкции: «рассмотрев ваше предложение» – «мы рассмотрели ваше предложение» «приняв во внимание условия договора» — «мы действуем в рамках условий договора»

Виды деловых писем: письмо-просьба

Письмо-просьба становится «сложным», когда:

• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного выигрыша  (делового равноправия): не скатиться в позицию «бедного просителя» (пассивность) и не демонстрировать «грубый напор» (агрессия)

Образец письма-просьбы

От кого: Мария

•это не спамКому: Михаил

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Михаил, добрый день!

Обращаюсь к Вам по поводу нарушений сроков отправки документов по клиенту ХХХ.

Согласно нашей договоренности (переписка ниже) в срок до 01 апреля вы должны были выслать в мой адрес все  перечисленные в письме ниже документы: (перечислены документы) . К сожалению, ни один документ мною до сих по не получен.

Я допускаю, что задержка с отправкой  имеет объективные основания (т.к.  прежде все наши договоренности точно исполнялись) .  Тем не менее сейчас  точность в соблюдении сроков отправки документов для нас является особенно важной (в связи с сроками контракта с клиентом «У»).  Я  искренне надеюсь, что Вы возьмете ситуацию под контроль,  и до 5 апреля включительно я получу все перечисленные мною документы.  

Спасибо!

 С уважением,

Мария Петрова

Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Виды деловых писем: письмо-претензия

Сложности написания письма-претензии:

• Есть факт нарушения договоренностей
• Есть собственная эмоциональная «включенность»
• Есть необходимость что-то получить от адресата
• Нет уверенности в том, что просьба будет удовлетворена
• Есть необходимость выдержать позицию взаимного уважения и выигрыша (делового равноправия), показать свое отношение, продемонстрировать силу, но не «перегнуть палку» 

Особенно важно учитывать в таких случаях правила делового письма.

Образец письма-претензии

От кого: Мария

Кому: Андрей

Копия: Иван, Константин

Дата: Пн 03  Апр 2009 17:21:05

Тема: Официальное предупреждение

Важность: Высокая

Андрей,

ценя наше продуктивное взаимодействие и позитивное деловое общение с вашей компанией, тем не менее,  вынуждена обратиться к Вам с этим письмом. Также вынуждена обратить Ваше внимание на то, что письмо носит характер официального предупреждения.

1.На сегодняшний день имеет место систематическое несоблюдение вами сроков отправки документов (в файле № 1, прилагаемому к данному письму, перечислены:- документы, не высланные вами в срок по текущему месяцу; в файле № 2  — все случаи задержки вами документов за последние два квартала).

2. Данный факт является нарушением оговоренных и прописанных условий партнерства, закрепленных между нашими компаниями (см. п.3. 2. Договора № 52  от 22.09.2008).

3. Систематическое несоблюдение ООО «Микс» сроков подачи документов является существенным нарушением  установленного порядка взаимодействия. Это  оборачивается сбоями в протекании отлаженных бизнес-процессов и ставит под угрозу их эффективность. Поэтому мы вынуждены вынести  это официальное предупреждение и уведомить о следующем. При очередном повторении ситуации с несвоевременным предоставлением вами комплектов документации  мы оставляем за собой право поднять вопрос о расторжении Договора  о сотрудничестве ( в соответствии с п. 7.7 Договора № 52  от 22.09.2008).

Андрей, мы заинтересованы в совместной работе. Однако систематическое несоблюдение вами условий партнерства существенно осложняет работу и ставит под угрозу ее успешность. 

Убедительно прошу Вас в срок до 5 апреля включительно выслать в мой адрес все документы, перечисленные мною в приложенном файле № 1.

С уважением,

Мария Менеджер по работе с партнерами

ООО «Макси»

Мария Петрова

Письмо-отказ

Письмо- отказ — адрес просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность написания письма-отказа?

• Мы не можем пойти на уступки адресату
• Нам неприятно отвечать отказом
• Нам важно сохранить благорасположение и лояльность адресата

Как эти трудности преодолеть?

• Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию
• Полезно знать, что «смягчает» звучание письма-отказа 

Образец письма-отказа

Добрый день, Владимир!

Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати компании ООО «БИ Технология».

Предложенная вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты.

Затраты по рискам, от которых избавляет  ваш проект, в данный момент меньше затрат по вашему проекту.

 Поэтому, не смотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от ваших услуг. Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.

С уважением,

Сергей Иванов

Начальник отдела ххх

ООО «БИ Технология»

Будем рады, если данная информация о видах деловых писем  окажется вам полезной  в вашем деловом общении!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Виды и разновидности деловых писем (стр. 1 из 8)

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Деловая переписка — это переписка с партнерами или сотрудниками, это обмен мнениями, новыми мыслями и предложениями. Деловые письма отличаются от личных писем в первую очередь тем, что деловые письма, если они только не конфиденциальные, открыты для ознакомления многих и это налагает на них определенный — деловой стиль изложения.

Одним из главных каналов связи различных предприятий, организаций и учреждений с внешним миром является именно деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в деловых письмах излагаются взаимные претензии, приглашения, просьбы и т.п. Письма сопровождают материальные ценности и иные важные документы.

И даже, несмотря на наличие в современной жизни стационарного и мобильного телефонов, факса, электронной почты и Интернета, объем деловой переписки все равно ведется глобальный, даже в сравнительно маленькой фирме. Из-за этого огромное количество отправляемых писем требует однотипного их составления, оформления. То есть требуется своеобразная унификация формы делового письма. Если проанализировать современную деловую переписку между организациями и предприятиями, то выяснится интересный момент — большинство секретарей и работников, в чьи должностные обязанности входит составление и оформление деловых писем, не знают точно, какие реквизиты в нем должны присутствовать, как его правильно оформлять. Это затрудняет работу с письмами. Эксперты считают, что любое деловое письмо должно занимать по своему объему не более страницы. Ведь данные письма — это не художественная проза для чтения, эта сжатая информация, которая должна быть донесена до клиента либо партнера и побудить их к совершению определенных действий.

Текст делового письма не должен допускать двояких толкований. Ввиду юридической значимости писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов и иных нормативных актов в государстве. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу».

Унификация стиля и формы деловых писем затрагивает абсолютно все: и словарный состав, и синтаксис с морфологией, графику, пунктуацию.

Важным является и тон делового письма: он не должен быть сухим и бесчувственным. Самое лучшее, если в письме будут присутствовать достоинство и дружелюбие, готовность сотрудничать и возводить не стены, а именно мосты.

Каждое письмо преследует свою собственную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом. Переписка между людьми, общающимися на протяжении некоторого времени, может быть менее официальной в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт.

Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком. Часто в письмах пользуются такими фразами и выражениями, которые давно потеряли всякий смысл. Таких выражений следует избегать, так как они, во-первых, устарели, во-вторых, нарушают четкость стиля.

Цель:

· проанализировать составление и оформление делового письма;

· изучить виды и разновидности деловых писем.

Задачи:

1. Изучить и проанализировать имеющуюся по данной теме литературу и нормативные документы.

2. Раскрыть сущность понятия «деловое письмо», «бланк», «реквизит» и т.п.

3. Рассмотреть требования к оформлению текста делового письма

4. Рассмотреть виды деловых писем.

Для написания курсовой работы была использована литература, в которой содержатся виды и формы документов, связанных с различными сторонами отношений организации с внешним по отношению к ней миром (партнеры и конкуренты по коммерческой деятельности, различные инстанции государственной, региональной и муниципальной власти, клиенты, граждане и их представители и т.п.). В частности, рассматривается порядок оформления документов, связанных с внешнеэкономической деятельности.

Сведения по правовому регулированию в Российской Федерации работы с информацией, использованию языка для деловой переписки, отношений в области связи.

По большинству видов деловых писем даны рекомендации по их составлению.

Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Составление и оформление делового письма»: культура оформления официальной переписки начинается с бланка для письма организации. Бланк письма – это визитная карточка организации, которая при правильном оформлении позволяет получить достаточно полную информацию об адресанте, его правовой основе, месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Деловая переписка – это процесс коммуникации, поэтому при ее ведении должно учитывать следующее:

— понимание или интерпретация существа сообщения его автором;

— целевые установки и интересы автора сообщения;

— целевые установки, интересы и восприимчивость адресата;

— соответствующий перечисленному способу изложения текста.

Во второй части работы «Виды и разновидности делового письма»: содержательное богатство и разнообразие форм деятельности при ведении бизнеса неизбежно порождает соответствующее многообразие деловых писем. С определенной долей условности все множество деловой корреспонденции делиться на группы.

Группы деловой корреспонденции:

· Письма, связанные с распространением информации.

· Письма, связанные с обращениями.

· Письма-ответы.

· Письма претензионного характера.

· Письма, связанные с выражением личного участия.

· Рекомендательные письма.

· Сопроводительные письма.

Заключения содержит основные итоги курсовой работы

Глава 1. Составление и оформление делового письма

1.1 Оформление делового письма

1.1.1. Бланк письма

Каждый документ помимо текса содержит отдельные информационные элементы, которые называются реквизитами (подпись, печать, дата и т.п.). Реквизит является законченным информационным компонентом, т. е. содержит полную информацию по свое локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема), но в основном текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного — двух слов и цифр (номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или группы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположения всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерные именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения площади.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и д.р.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» установлены:

— форматы бумаги: от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста (для писем применяются только форматы А4 и А5L)[1];

— служебные поля: поле подщивки — не менее 20 мм, верхнее, нижнее и правое поля – не менее 10 мм;

— состав и правила оформления реквизитов, придающих документам юридическую силу.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом и разновидностью. Частью реквизитов являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида, они называются постоянными и полностью или частично заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с использованием устройства печати компьютерной системы или (реже) специального штампа и образуют официальный бланк документа.

Фразы для деловой переписки на английском языке

Сегодня деловая переписка на английском языке уже не является чем-то экстраординарным. Но несмотря на это, многие все еще сталкиваются с рядом вопросов при написании писем. Данная статья поможет вам окончательно разобраться в этом вопросе и запомнить необходимые фразы.

Приветствие

Начинать переписку с партнером или коллегой нужно с приветствия. Выбор правильных фраз в этой части зависит от того, насколько формальны ваши отношения с адресатом.

Формальный язык

To Whom It May Concern — Для предъявления по месту требования (начинайте письмо с данной фразы в том случае, если вы не знаете имени или конкретного человека, которому пишете. Чаще всего используется, когда вы пишете первое письмо с запросом в общественную организацию).

Dear Sir/Madam — Уважаемый/ая сэр/ мадам (приветствие чаще всего используется, если вы знаете должность адресата, но не его имя).

Dear Mr./Ms./Mrs. Johns — Уважаемый/ая мистер/мисс/миссис Джонс (используется в случае, когда вы знаете имя человека, которому адресуете письмо (обращение Mrs. в данном случае считается более устаревшим)).

Dear Xu Kim — Уважаемый Ксю Ким (начинайте вступление с полного имени, если не знаете пол адресата).

Менее формальный язык

Dear colleagues/Gentlemen — Дорогие коллеги/господа (такое обращение используется при написании письма сразу нескольким людям).

Dear Frank/Kate — Дорогой/ая Фрэнк/Кейт (менее формальное общение. Используется чаще всего, когда вы уже неоднократно переписывались с партнером/коллегой).

Начало переписки

Начало бизнес переписки на английском зависит от того, является ли ваше письмо первым контактом с данным человеком или нет.

Если вы уже общались с адресатом, письмо можно начать, используя одну из следующих фраз:

I am writing regarding your inquiry about …/ our phone conversation … — Обращаюсь к Вам с письмом в связи с Вашим запросом … / с нашим телефонным звонком…
In reply to your request … — В ответ на Ваш запрос…
I received your address from (name) and would like to … — Я получил Ваши контакты от (Имя) и хотел бы…
Thank you for contacting us — Спасибо, что связались с нами
With reference to your letter of 15 May, I … — Ссылаясь на Ваше письмо от 15 мая,…
With reference to our telephone conversation yesterday … — Ссылаясь на наш вчерашний телефонный разговор
Thank you for your letter — Спасибо за Ваше письмо
Further to our meeting last week … — В дополнение к нашей встрече на прошлой неделе
It was a pleasure meeting you in … last month. — Было очень приятно встретить Вас в… в прошлом месяце
After having seen your advertisement in … , I would like … — Я увидел Вашу рекламу в… и хотел бы
After having received your contact information from … , I … — Я получил Ваши контактные данные от… и хотел бы…

В случае, если вы пишите письмо впервые, начать переписку можно с помощью таких фраз, как:

I am (we are) writing to inform you that …/ confirm …/ enquire about …/ complain about … — Я пишу с тем, чтобы проинформировать/подтвердить…/ сделать запрос…/ пожаловаться на…
I am contacting you for the following reason… — Я пишу вам по следующей причине…
I recently heard about … and would like to … — Я недавно услышал о… и хотел бы…

Запрос/Просьба

За вступительной частью письма может следовать просьба, сделать которую вежливой поможет использование модальных глаголов.

Например:

We would appreciate it if you would … — Мы были бы благодарны, если бы Вы…
I would be grateful if you could … — Я бы был признателен если бы Вы смогли…
Could you please send me … — Не могли бы Вы прислать мне…
Could you possibly tell us/ let us have … — Не могли бы Вы сообщить нам / предоставить нам…
It would be helpful if you could send us …— Было бы очень полезно, если бы Вы смогли прислать нам…
In addition, I would like to receive … — В дополнение я бы хотел получить…
Would (will) you kindly/please… — Были бы Вы так добры/ Не могли бы Вы, пожалуйста…
We should be obliged if you could (would)… — Мы бы были Вам признательны, если бы Вы…
We should be glad if you would… — Мы были бы рады, если бы Вы смогли…
We trust you will… — Мы верим, что вы…
Please let me know… — Пожалуйста, дайте мне знать о…
We kindly ask you to send us… — Мы бы хотели попросить Вас выслать нам…
Please take notice that… — Пожалуйста, имейте в виду, что…
We request to pay… — Мы просим оплатить…
We ask you to wire us… —Мы просим Вас перевести нам…
Please indicate your post-code and telephone number — Пожалуйста, укажите ваш почтовый индекс и номер телефона
Please take all necessary measures for… — Пожалуйста, предпримите все необходимые меры…
Please do your best to bring this matter to a fast positive end. — Пожалуйста, приложите все Ваши усилия, чтобы обеспечить позитивное решение данного вопроса
Please send is urgently … in accordance with our contract. — Пожалуйста, вышлите нам срочно… в соответствии с нашими контактами…
I wonder if you would do me a favour… — Меня интересует, не могли бы Вы сделать мне одолжение…
It will be appreciated if you will please… — Я буду очень благодарен, если Вы…
I wonder if you could help me to… — Меня интересует, не могли бы Вы мне помочь…
We will appreciate your informing us of your decision concerning… — Мы были бы благодарны, если бы Вы смогли проинформировать нам о Вашем решении по поводу…
We ask you for some additional information… — Мы просим Вас выслать дополнительную информацию о…
We would very much appreciate hearing from you so that we may… — Мы были бы очень признательны узнать, что мы можем…
I would appreciate very much if you send me, according to clause 5 of the agreement… — Я был бы очень признателен, если бы Вы выслали мне в соответствии с 5 пунктом соглашения….
We would kindly request to provide us with… — Мы просим Вас предоставить нам…

Жалобы

Кроме просьбы, письмо может содержать жалобы. Несмотря на то, что вы собираетесь показать свое недовольство или отрицательное отношение к ситуации, в данной части письма также используйте вежливое обращение, стараясь избегать слов с лишним эмоциональным окрасом.

Так, можно написать:

I am writing to express my dissatisfaction with … — Я пишу, чтобы выразить свою неудовлетворенность по поводу…
I am writing to complain about … — Я пишу, чтобы пожаловаться….

Хорошие новости

Если вы желаете выразить признательность или радость по отношению к какому-либо событию, которое уже произошло или произойдет в ближайшее время, используйте следующие фразы:

I take pleasure of… — Я с удовольствием….
I am pleased to send you a copy of… — Я рад выслать вам копию…
I shall be happy to discuss with you… — Я был бы рад обсудить с Вами
We were very pleased to hear that you have decided to undertake… — Мы были очень рады услышать, что вы решили предпринять…
We are pleased to learn from your letter that you have decided to… — Мы рады узнать из Вашего письма, что Вы решили…
We are most pleased that you want to buy… — Мы очень довольны, что вы решили приобрести…
I was delighted to hear the news that… — Я был рад услышать новости о…
It would be truly wonderful to… — Это было бы по-настоящему прекрасно…
We are glad to say that we can reserve for you… — Мы рады сообщить Вам, что можем зарезервировать для Вас…
We appreciate your attitude. — Мы ценим Ваше отношение.
We are pleased to announce that … — Мы рады сообщить, что…
I am delighted to inform you that … — Я рад проинформировать Вас о…
You will be pleased to learn that … — Вам будет приятно узнать, что…

Плохие новости

Если ваше письмо содержит нежелательные для адресата новости, лучше указать их во втором или третьем абзаце. В этом случае также лучше не использовать слова с ненужным эмоциональным окрасом.

Начать данную часть можно со слов:

We regret to inform you that … — Мы вынуждены сообщить Вам, что…
I’m afraid it would not be possible to … — Я боюсь, что это будет невозможным…
Unfortunately, we are unable to … — Ксожалению, мы не можем…
After careful consideration we have decided … — После детального рассмотрения мы решили…
This sets up a chain involving several complications. — Это влечет за собой ряд сложностей.
I am most disturbed that you will not be able to… Я обеспокоен, что Вы не сможете…
We are not happy about the terms you suggested. — Нас не удовлетворяют предложенные Вами условия.
I am disappointed about this fact and hope that you can help me to clear out this very strange situation. — Я обеспокоен этой странной ситуацией и надеюсь, Вы поможете мне ее разъяснить.
This is, I am sure you will agree, not a good way to conduct business. — Я уверен Вы согласитесь, что данная модель ведения бизнеса неприемлема.
I am afraid that we must cancel the agreement as… Я боюсь, мы вынуждены аннулировать соглашение, так как…

Заключительная часть

Заканчивать деловую переписку на английском лучше всего, используя фразы с запросом к действию. Кроме того, старайтесь делать двойной отступ между заключительной частью и концовкой письма.

Примеры фраз:

Please find enclosed (for letters) — К письму прилагается (для писем)
Please find attached (for emails) — Пожалуйста, найдите во вложении. (для электронных писем)
If you require more information, please let us know. — Если Вам необходимо больше информации, пожалуйста, сообщите нам об этом.
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance. — Пожалуйста, не стесняйтесь связаться с нами, если Вам нужна дальнейшая помощь.
I am looking forward to hearing from you soon. — С нетерпением жду Вашего ответа.
We are looking forward to meeting you on 21 January. — С нетерпением ждем встречи с Вами 21 января.
We would appreciate your reply at your earliest convenience. —Мы будем признательны за Вам ответ при первой возможности.
We take this opportunity of thanking you for your assistance. — Мы пользуемся данной возможностью, чтобы поблагодарить Вас за Вашу помощь.
Awaiting your further commands. — Ждем Ваших дальнейших указаний.
With many thanks for your interest in this matter, I remain…— С большой благодарностью к проявленному Вами интересу к данному делу, я остаюсь…
We look forward with interest to our continued cooperative efforts… — Жду с нетерпением наших дальнейших совместных дейтсвий….
I sincerely appreciate your patience and continued interest… — Я искренне признателен за проявленное Вами спокойствие и долгий интерес…

Завершение письма

Завершение письма должно соответствовать вступительной части и общей тональности текста.

Формальный язык

Your sincerely/ Sincerely yours/ Respectfully — Искренне Ваш (используйте данные фразы, если вo вступительной части указывали Dear Sir/Madam или To Whom It May Concern).

Sincerely — С уважением (данная фраза соответствует вступлению Dear с указанием имени адресата).

Менее формальный язык

Kind regards/ Warm regards/ Regards/ Best wishes — С наилучшими пожеланиями (менее формальные фразы, которые также уместны для деловой переписки).

Держа в голове данные фразы для ведения деловой переписки на английском языке, вы без труда сможете составить письмо иностранному коллеге на любую из интересующих вас тем. Узнать больше нюансов о бизнес переписке можно на курсах обучения в Wall Street English.

Деловая переписка – основы, виды, особенности, правила ведения деловой переписки

Неотъемлемой частью работы многих организаций является деловая переписка, которая имеет много правил и особенностей. Не только секретари, но и другие работники должны уметь составлять письма для контакта с партнерами и другими сотрудниками.

Понятие деловой переписки

Под этим термином понимается обмен коммерческой и деловой информацией. Существует определенный этикет деловой переписки, которому даже обучают на специальных курсах. Составляться письмо должно по правилам, поскольку оно будет создавать, и поддерживать репутацию компанию, а еще формировать серьезное отношение к организации. Деловое письмо с технической точки зрения является инструментом, направленным на улучшение взаимодействия между разными компаниями или подразделениями.

Виды деловой переписки

Существует несколько видов документов, причем каждый из них содержит свои правила оформления и подачи. Основы деловой переписки используются и при общении через e-mail. Специалисты выделяют такие виды деловых писем: благодарственные, запросы, требования, извинения, опровержения, поздравления и соболезнования. Кроме этого, есть коммерческие письма, к которым относят претензии, отказы, напоминания, гарантии и так далее.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

1. Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
2. При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы. Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
3. Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание. В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Правила деловой переписки по электронной почте

Все правила, указанные ранее актуальны и для электронной переписки, но здесь все же есть ряд особенностей:

1. Рабочий e-mail нужно использовать исключительно для служебной переписки, поскольку все письма сохраняются на сервере, и их сможет прочитать другой человек.
2. Деловая переписка по электронной почте подразумевает использование читабельного шрифта и лучше всего выбирать Arial или Times New Roman. Размер букв должен быть средним. Не должно быть в тексте Caps Lock, восклицательных знаков и специальных символов. Допускается выделение определенных фраз курсивом или жирным шрифтом, но используйте это только при реальной необходимости.
3. Для лучше читабельности применяйте подзаголовки, но учтите, что их количество не должно быть большим, так, максимуму – 3-4 шт. Один абзац не должен быть длиннее четырех строк.
4. Этика деловой переписки по электронной почте не допускает того, что поле «тема» останется пустым. Напишите здесь суть письма, которая должна быть конкретной, информативной и краткой.
5. В конце нужно обязательно оставить подпись и контактную информацию, и это не должно занимать больше шести строк. Используйте такую структуру: «С уважением», фамилия и имя, название компании, телефон e-mail и адрес сайта.
6. В деловой переписке уместно использовать фирменный шаблон в своем корпоративном стиле. Благодаря этому можно будет выделиться среди других и при этом соблюсти правила деловой переписки. Важно не забывать о том, что письмо может читаться не только на экране компьютера, но и на телефоне, поэтому шаблон должен быть оптимизирован под разрешение разных экранов.

Книги по деловой переписке

Чтобы лучше разобраться во всех тонкостях составления делового письма, можно прочитать полезную литературу. Хорошими считаются такие произведения:

1. «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» С. Карепина. Автор объясняет, что такое деловой стиль переписки, как правильно оставлять разные виды писем и отчеты.
2. «Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха». Автор описывает формы деловой переписки и предлагает инструменты, помогающие сделать общение более эффективным. Здесь можно найти полезные советы и хитрости.

 

5 самых популярных форматов деловых писем

Хотите продемонстрировать свой профессионализм потенциальному деловому партнеру? Использование подходящего формата делового письма при общении создает положительное впечатление. Представьте себе сколько электронных писем приходит получателю ежедневно. Конечно, большинство из них отполированы и не содержат опечаток и грамматических ошибок.

Независимо от того как вы отправляете письмо (офлайн или онлайн) важно понять, как его подготовить в соответствии с требуемым форматом. Но как подобрать подходящий? Мы создали список наиболее популярных видов форматов деловых писем, которые помогут сделать переписку эффективной.

Что такое формат делового письма?

Типичный формат деловых писем – тип письменного общения, основанного на формальном языке и используемого при переписке одной компании с другой, или для уведомления компаниями своих клиентов, потенциальных партнеров, либо же третьих лиц. Кроме этого, сотрудники и работодатели также используют формат делового письма для подчеркнуто профессионального общения.

Исторически деловая переписка отправлялась «обычной почтой», но появление новых технологий сильно изменило каналы коммуникации. На сегодняшний день существует множество различных форматов деловых писем и каждый из них имеет конкретную цель.

Когда дело доходит до деловой переписки — то формат имеет решающее значение и должен быть выбран в соответствии с типом письма, которое вы желаете отправить. Деловые и электронные письма должны быть написаны, отформатированы, проверены и структурированы в соответствии с правилами формального письма. Более того, при каждом стандартном формате деловых писем к получателю следует обращаться по имени, естественно, если оно известно. Не забудьте поприветствовать получателя, попрощаться и предоставить такую контактную информацию как имя, должность, адрес и номер телефона.

Давайте более детально рассмотрим самые популярные форматы деловых писем, включая сопроводительное письмо, деловую электронную переписку, прощальные послания и письмо-подтверждение о приеме на работу.

Традиционные деловые письма

Хотя современные технологии почти заменили переписку на бумаге, традиционные деловые письма все еще активно используются в деловом мире. Деловые письма, отправленные почтой или курьером, по-прежнему являются популярным способом связи с партнерами и клиентами.

Большинство официальных писем печатается. На сегодняшний день с трудом можно встретить рукописное деловое письмо. Для составления печатного письма используйте 12-й размер шрифта и однострочный интервал. Не забудьте выставить отступ в 1-1,5 дюйма от краев для всех страниц.

Хорошо составленное деловое письмо должно включать:

• Контактную информацию отправителя (ваши ФИО, адрес, номер телефона, адрес электронной почты)
• Дату
• Контактную информацию получателя письма (ФИО, должность, компания, адрес компании)
• Приветствие
• Основную часть (2-3 параграфа)
• Заключение
• Ваши ФИО печатными буквами
• Вашу подпись (если письмо в бумажном виде).

Основная часть письма должна фокусироваться на главной цели письма. Придерживайтесь кратких предложений, чтобы не дезориентировать получателя. В первом параграфе представьтесь указав официальную должность в компании. Используйте второй и третий параграфы для пояснения причин отправки письма, основных целей и что вы действительно хотите от получателя. Завершите свое сообщение фразами, выражающими признательность. Например: «thank you for your time» или «thank you for your help».

При составлении делового письма отформатируйте его надлежащим образом. Выберите удобный для чтения шрифт (например, Arial, Times New Roman или Calibri) и оставляйте пространство между параграфами. Подпишитесь в конце сделав четыре отступа.

Электронное деловое письмо

При подготовке электронного письма делового содержания важно отформатировать его как стандартное деловое письмо с пространством между параграфами. Но даже если ваши письма правильно отформатированы, не содержат опечаток и грамматических ошибок – это еще не все.

Так как именно привлечь внимание получателя и не затеряться среди множества других электронных писем? В этом вам поможет привлекающий внимание заголовок темы. Уделите этому моменту особое внимание, поскольку, скорее всего, у вас будет всего один шанс, чтобы вас заметили. Уточните причину отправки письма, используйте короткий, конкретный и персонализированный заголовок.

Если вы хотите составить эффективное деловое письмо – то отформатируйте его и сделайте как можно короче. На самом деле, большинство людей не читают письма далее первого параграфа, поэтому выражайте основную идею в начале.

Обратите внимание, что ваша подпись в электронном деловом письме будет отличаться от подписи письма в бумажном виде. Вместо предоставления контактной информации в заголовке письма, лучше указать полное имя, должность, адрес и номер телефона в подписи и разместить ее в конце письма. Также вы можете добавить ссылку на свой интернет-сайт или профиль на LinkedIn.

Отправка электронных деловых писем также часто связана с прикреплением файлов. Дважды проверьте прикреплены ли все необходимые документы, указанные в письме, прежде чем отправить его.

Сопроводительное письмо

Данный формат делового письма используется при подаче заявления на работу, для создания положительного первого впечатления. Чтобы создать эффективное сопроводительное письмо следуйте требованиям работодателя о подаче заявления на должность. Компания может попросить прикрепить сопроводительное письмо кандидата или включить его в текст письма.

Сопроводительное письмо не должно копировать резюме. Его основная цель – добавить персональный подход к заявлению, кратко представляя фактическое резюме. Укажите, что именно вы можете предложить потенциальному работодателю, опишите наиболее важные навыки и поясните причины, по которым вы заинтересованы в работе в данной компании.

Убедитесь, что ваше сопроводительное письмо соответствует должности, на которую вы претендуете. Помните, что персонализированное письмо занимает больше времени, чем просто изменение названия компании. Не забудьте добавить благодарность за рассмотрение вас на претендуемую должность.

Письмо-подтверждение о приеме на работу

После принятия на работу отличная идея отправить письмо-подтверждение. Используя данный формат делового письма, вы можете принять предложение о работе и уточнить все необходимые детали.

В первом параграфе письма выразите свою благодарность и укажите, что вы получили предложение о работе. Во втором параграфе обсудите условия занятости – зарплату, рабочие часы и другие важные моменты. В последнем параграфе подтвердите дату начала работы и укажите, что с нетерпением ожидаете начала сотрудничества.

Прощальное послание

Создать прощальное послание покидая работу – всегда отличная идея. Особенно, если вы хотите оставаться на связи с коллегами. Такой формат делового письма – отличный вариант оставить свои контактные данные для будущего общения.

Для максимальной персонализации прощального послания отправьте его по электронной почте или на LinkedIn, а не групповым сообщением. Даже если вы не совсем удовлетворены компанией, которую покидаете, всегда лучше вежливо поделиться своей благодарностью. Не забывайте отправить запрос, чтобы оставаться на связи. Если вы хорошо знакомы с коллегами, то вы также можете отправить неофициальное сообщение с описанием своих планов на будущее.

В заключение

В деловом мире вам обязательно придется регулярно составлять деловые письма. Существует множество различных форматов и каждый из них имеет определенную цель. От подачи заявления на потенциальную должность до прощальных посланий – существует множество ситуаций, требующих надлежаще отформатированного письма. Использование надлежащего типа делового письма – важный шаг к созданию профессиональной корреспонденции и произведению положительного впечатления.

Если вы хотите узнать, как правильно составлять, форматировать и редактировать деловые письма – следуйте простым шагам, описанным в статье. Также вы можете проанализировать некоторые примеры писем в Интернете, чтобы узнать еще больше полезных советов касаемо деловых писем.

Деловая переписка: правила деловой переписки, пример писем. Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Правила деловой переписки: контент-моменты

К техническим правилам ведения переписки (в плане контента как такового) относится 2 главных фактора:

• Структура текста, его стилистика  и читабельность.
• Логические и смысловые связки.

О том, какой должна быть структура делового письма, а также о том как выдержать правильную стилистику и читабельность, на сайте уже есть большая отдельная статья.

А вот о логических и смысловых связках стоит сказать отдельно. Но, опять же, некоторые моменты есть в статье по ссылке выше, поэтому рекомендуется прочитать оба материала в комплексе.

Логические и смысловые связки

Далеко не все понимают, насколько важна четкая логика текста в формате делового общения. Если у получателя ведутся десятки переписок, то ваше несоблюдение правил логических и смысловых связок способно быстро разорвать любое, даже очень успешное сотрудничество.

Человеку будет попросту некомфортно снова и снова возвращаться к вашим E-mail, потому что “там сам черт ногу сломит”.

Чтобы быть “удобным” получателю, достаточно соблюдать несколько главных правил:

Всегда цитируйте то, о чем хотите сказать, если это не относится напрямую к текущему диалогу.  Да, возможно, вы и так помните все нюансы переписки, но ваш оппонент вовсе не обязан их помнить.

Получателю, вполне вероятно, придется перерыть десятки диалогов, чтобы понять, что конкретно вы имели в виду, когда написали “кстати, о тех ценах … “. Особенно, если в вашей  переписке “тех цен” – полно.

Следите за тем, чтобы четко работала связка “причина – следствие”.

Неправильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, потому что Наталья в отпуске.

Правильный вариант:

Мы не готовы пока обучать сотрудников LSI-копирайтингу, поскольку главный редактор сайта компании, отвечающий за подготовку авторов (Наталья Иванова), сейчас в отпуске.

Каждое разъяснение в вашем деловом письме должно быть  понятно не только вам, но и читателю.

Опирайтесь на закон тождества. Он требует, чтобы у любого значения, фактора, определения и вообще всего было единое понятие, которое сохранялось на протяжении всего диалога.

То есть, не бывает так, что “мы обожаем продающие тексты, они круче всех”, а затем, спустя какое-то время – “нет, только не продающие тексты, они не нравятся руководству”.

Если суждение или оценка изменились, обязательно известите об этом собеседника. Иначе это выглядит крайне непрофессионально. Вам этого, конечно, не скажут, но гвоздик в память забьют.

Помните о законе достаточного основания. Нельзя просто взять и сказать “все понимают, что у рекламы в соцсетях нет будущего”, чтобы не вызвать удивление собеседника.

Всякое заключение должно подкрепляться фактически. В противном случае о вас сделают не слишком хорошие выводы.

Не меняйте темы без веской причины. Писать о чем-то одном, а потом резко перескакивать на совсем другую тему – моветон. По правилам деловой переписки вы должны подводить каждое обсуждение к логическому завершению, а уже затем обсуждать другие задачи.

Правила для текста в теле письма

Напомню, что правильное ведение деловой переписки всегда предусматривает принцип удобства. Удобство во всем, начиная от заголовков, смыслов и логических связок, заканчивая шрифтами и размером вложений.

Всегда спрашивайте себя: “Понятно ли  то, что я написал, другому человеку или группе людей? Можно ли еще что-то упростить или расшифровать?”.

Основные правила удобства для корректной деловой переписки

Подумайте о том, какие вопросы возникнут в голове у читателя. Как правило это всегда единая цепочка вопросов:

• О чем это?
• Это важно?
• Причем тут я?
• Что от меня требуется?
• Когда?

Затем, после того как предвосхитили вопросы читателя, последовательно ответьте на каждый вопрос одним абзацем, разделенными пустыми пространствами. Не более  5-6 строк.

Если этого не сделать, люди либо завалят вас вопросами в ответ, либо самостоятельно додумают ответы. Часто –неправильные .

Приветствие и прощание всегда отделяйте пустым пространством. Скажем так, это неформальное правило украшения деловой переписки, этакий штришок, указываающий на ваш профессионализм и опытность в подобных делах.

Для каждого абзаца можно написать маленький подзаголовок, коротко суммирующий детали абзаца, и выделить его жирным. Это тоже считается хорошим тоном при ведении корпоративной переписки.

Не злоупотребляйте разными цветами и размерами текста – даже если у вас они “отображаются красиво”, у получателя может быть другая почтовая программа, в которой разные цвета и шрифты могут превратиться в нечитаемую кашу.

Используйте списки и вставляйте диаграммы вместо сухих цифр – это улучшит общую читаемость письма.

Пример “философии удобства” в деловом письме

Как не стоит делать:

Коллеги,

Завтра поедем на корпоратив, пишите в ответ, кто присоединится.

Правильный пример письма:

Тема: Новогодний корпоратив, ответить до 16:00

Коллеги, добрый день,

Завтра 29 декабря с 17:00 до 23:00 состоится новогодний корпоратив! Нам нужен ответ сегодня до 16:00 участвуете вы или нет.

Сбор до 16:30 у главного входа

Собираемся в 16:20 у стойки ресепшен напротив нашего красного логотипа, в 16:30 выезжаем на автобусе до ресторана.

Стоимость: бесплатно

Корпоратив будет оплачен компанией, в оплату входит аренда помещения, напитки, ужин, живая музыка и разные развлечения. Какие точно пока не могу сказать, это будет сюрприз!

Дресс-кода нет

Строгого дресс-кода нет, но, думаем, коллегам будет приятно, если вы все будете нарядными

Если вы отвечаете на чье то письмо – скопируйте пункт, на который отвечаете и напишите на него ответ, выделив его одним цветом.

Не используйте в письмах неприличные слова или неуместный тон, троллинг и сарказм, не ругайтесь и не пишите ничего, что не готовы публично повторить вслух – ваше письмо случайно или намеренно может быть получено нежелательным адресатом.

Подумайте, зачем вы это пишите и что могут подумать те, чье мнение вам важно, если переписка попадет к ним?

Будьте проще, не пишите скучно и сложно, избегайте официально-делового стиля и канцеляризмов в деловой переписке, если это уместно.

Не используйте сложные и запутанные предложения, сложные словосочетания, которые можно заменить простыми словами. Даже в сегменте B2B-контента нужна четкость и лаконичность.

Перед отправкой проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки – это улучшит общее впечатление от письма. Также будет нелишним проверить ваш текст на тавтологию: частое мелькание одних и тех же слов говорит о слабом словарном запасе.

Подпись к корпоративному E-mail

Обязательно настройте подпись и укажите в ней ваши основные контакты: телефон и идентификатор в мессенджере. Это поможет вашим получателям, если они захотят с вами оперативно связаться вместо долгой переписки.

Иногда в компаниях требуют вставить в подпись множество дополнительной информации: адрес сайта, логотип, адрес офиса и прочую корпоративную информацию.

В таких случаях имеет смысл настроить в почтовой программе две подписи: полную для написания писем и короткую, которую вы будете использовать только в ответах и пересылках чужих писем.

Общие рекомендации по ведению переписки

Если вам написали письмо – ответьте в тот же день. Если нет возможности дать полный ответ, отпишитесь кратко с указанием сроков: «Принято, отвечу завтра до конца дня».

Не разводите переписку, если за 2-3 письма переписка становится все более активной, а письма все длиннее – назначайте созвон или встречу.

Тот же принцип стоит использовать, если переписка накаляется или явно переходит в конфликт. Живая коммуникация гораздо более быстрая и содержит много невербальных сигналов, которые позволяют лучше понять собеседника.

После такой встречи обязательно напишите письмо на всех участников переписки о том, о чем договорились вживую.

И еще раз основные правила общения по E-mail

1. Правильно настройте все пункты, касающиеся раздела “Отправитель”.
2. Укажите в теме действие и срок, которое вы хотите получить от читателей. Если это нужно, конечно.
3. Укажите получателей, с которыми хотите контактировать (правило действует для B2B-переписки с несколькими людьми).
4. Подумайте за читателя, предвосхитите его вопросы, напишите по абзацу-ответу на каждый вопрос.
5. Выбирайте уместный тон, который не справоцирует непонимания или конфликта.
6. Оформите письмо абзацами, списками, диаграммами, выделением подзаголовков.
7. Добавьте контакты в подпись, чтобы с вами было проще связаться вне E-mail общения.
8. Отвечайте в тот же день и не разводите ” переписку на пустом месте”, если для этого нет оснований.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

• письмо-запрос;
• письмо-просьба;
• письмо-напоминание;
• письмо о смене реквизитов;
• письмо-коммерческое предложение;
• гарантийное письмо;
• рекламное письмо;
• поздравительное письмо;
• благодарственное письмо;
• информационное письмо;
• письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора.

Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

• дата написания,
• реквизиты отправителя и получателя,
• вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

• информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
• просьбы и объяснения
• заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым.

Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Зачем нужны единые правила электронной переписки

Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.

Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:

• точность и пунктуальность в процессе обмена информацией;
• уважительное отношение к оппоненту и его деловой позиции;
• соблюдение принципов конфиденциальности.

Сетикет с его общепринятыми стандартами также предполагает установленные формат и шаблон писем, правильное оформление и отсутствие креатива. Но при этом допускается собственный корпоративный стиль компании.

Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

• Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

• Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

• Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

• Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

• Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры».  Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

• Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

• Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

1. Строгость конструкций. Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.
2. Использование смайликов. Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.
3. Приветствие по имени и отчеству. Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.
4. Ответ в течение двух суток. Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.
5. Отсутствие назойливости. Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.
6. Правило зеркала. Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.
7. Поздравление с праздниками. Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.
8. Благодарность. Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

• взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
• внимание к деловым интересам оппонента;
• соблюдение конфиденциальности;
• пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

• при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
• письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
• после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
• из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационные письма

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательные письма

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Источники

• https://www.ecsb.ru/articles/2077
• https://petr-panda.ru/pravila-delovoj-perepiski/
• https://assistentus.ru/forma/delovoe-pismo/
• https://gb.ru/posts/net_etiquette
• https://www.klerk.ru/boss/articles/107872/
• https://etiketclub.ru/obshhie-pravila-delovoj-perepiski-po-elektronnoj-pochte
• https://HeadLife.ru/delovaya-perepiska/

30.Деловая переписка (письменная речь,виды речи) Виды деловых писем. Правила составления

Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации и используемых для обмена информацией в деловой деятельности организаций и граждан. Об основаниях классификации деловой переписки, классификации писем по назначению в деловой деятельности читайте в статье.

Вид связи, используемой для доставки сообщения корреспонденту:

Деловые (служебные) письма — документы, направляемые адресату (организации или лицу) по почтовой связи.

1. Письма информационного характера — письма, основным назначением которых является ин-формирование адресата.

2. Письма, содержащие просьбу или предложение, — письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма.

3. Письма, содержащие требование или претензию, — письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполняет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

4. Письма-ответы  письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предложение, запрос, приглашение.

5. Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии

6. Этикетные письма — письма, целью которых является выражение внимания, участия.

Правила составления делового письма:

Правила составления делового письма

1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

2 Дата.

Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

3. Ссылка на входящее письмо

Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

4. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

5. Текст письма

Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).

6. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

7. Печать

10 типов деловых писем | Работа

Автор Hannah Wickford Обновлено 29 июня 2018 г.

Термин «деловые письма» относится к любому письменному сообщению, которое начинается с приветствия, заканчивается подписью и имеет профессиональный характер. Исторически деловые письма отправлялись по почте или курьером, хотя Интернет быстро меняет способ общения компаний. Есть много стандартных типов деловых писем, и каждый из них имеет определенную направленность.

Коммерческие письма

Типичные коммерческие письма начинаются с очень сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя. Поскольку цель состоит в том, чтобы заставить читателя что-то сделать, эти письма содержат решительный призыв к действию, подробно описывают выгоду для читателя от совершения действия и включают информацию, которая поможет читателю действовать, например, номер телефона или ссылку на веб-сайт.

Письма с заказами

Письма с заказами рассылаются потребителями или предприятиями производителю, розничному или оптовому торговцу для заказа товаров или услуг.Эти буквы должны содержать конкретную информацию, такую ​​как номер модели, название продукта, желаемое количество и ожидаемая цена. Оплата иногда включается в письмо.

Письма с жалобами

Слова и тон, которые вы решите использовать в письме с жалобой в компанию, могут быть решающим фактором при рассмотрении вашей жалобы. Говорите прямо, но тактично и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы к вам прислушивались.

Письма о корректировке

Письмо о корректировке обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу.Если корректировка в пользу покупателя, начните письмо с этой новости. Если нет, говорите, что говорите о фактах, и дайте клиенту понять, что вы понимаете жалобу.

Письма-запросы

Письма-запросы задают вопрос или запрашивают информацию от получателя. Составляя этот тип письма, делайте его ясным и кратким и четко перечисляйте, какая информация вам нужна. Не забудьте указать свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

Последующие письма

Дополнительные письма обычно отправляются после определенного типа первоначального общения.Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за заказ, бизнесмен, оценивающий результаты встречи, или соискатель, интересующийся статусом своего заявления. Во многих случаях эти буквы представляют собой комбинацию благодарственного письма и коммерческого письма.

Рекомендательные письма

Потенциальные работодатели часто просят у соискателей работы рекомендательные письма перед тем, как нанять их. Этот тип письма обычно от предыдущего работодателя или профессора, и в нем описываются отношения отправителя и мнение соискателя.

Благодарственные письма

Благодарственные письма действуют как простые квитанции. Компании отправляют их, чтобы сообщить другим, что они получили предыдущее сообщение, но действия могли или не могли иметь место.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма обычно сопровождают посылку, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что вложено, почему оно отправляется и что получатель должен с этим делать, если необходимо предпринять какие-либо действия.Эти типы букв обычно очень короткие и лаконичные.

Заявления об увольнении

Когда сотрудник планирует уволиться с работы, его непосредственному руководителю обычно направляется заявление об увольнении с уведомлением и сообщением о том, когда будет последний день работы. Во многих случаях сотрудник также подробно описывает причину своего ухода из компании.

Примеры формата деловых писем [Шаблоны]

Форматирование деловых писем

В наши дни общение — это отправка электронной почты, набор текстовых сообщений или подключение через социальные сети.Составление настоящего письменного делового письма и обеспечение его профессионального формата может показаться устаревшим, но все же для владельцев малого бизнеса это как никогда важно.

Если вам нужно написать сопроводительное письмо, чтобы убедить кого-то прочитать отчет, представиться потенциальному клиенту или выразить благодарность, хорошо составленное деловое письмо может отличиться. Письменные письма остаются важной — и, возможно, даже решающей — частью коммуникационной стратегии каждого владельца малого бизнеса.

Различные исследования показали, что бумажные коммуникации могут быть более запоминающимися и полезными, чем те, что показаны на экранах, таких как электронная почта. Поскольку американские офисные работники получают в среднем 121 электронное письмо в день, письмо также может выделяться, когда оно доставляется через ваш почтовый ящик, а не через ваш почтовый ящик. (Некоторые эксперты, в том числе эксперт по деловому этикету Жаклин Уитмор, также утверждают, что рукописные письма для деловых целей даже более эффективны, чем печатные.)

Настоящее деловое письмо демонстрирует приверженность, потому что автор достаточно заботился о рассматриваемом вопросе, чтобы сесть и положить чернила на бумагу.Письма демонстрируют уровень профессионализма и класс. Они также предоставляют письменный отчет о том, что выяснилось, что обе стороны могут хранить в архиве. Иногда события, отмеченные буквами, достаточно важны для компании и становятся ценными сувенирами.

Деловые письма по-прежнему имеют значение, но они могут навредить вашей профессиональной репутации, если содержат орфографические и грамматические ошибки. Неправильно оформленное официальное деловое письмо также может указывать на то, что автор неопытен, непрофессионален или не разбирается в деталях — все это первое (или второе) впечатление, которое владельцы бизнеса не хотят производить.

Таким образом, для каждого владельца малого бизнеса важно знать, как правильно составить и отформатировать профессионально оформленное деловое письмо. Типы форматов деловых писем могут включать:

• Сопроводительные письма
• Благодарственные письма
• Письма с жалобами
• Корректирующие письма

Типы форматов деловых писем

Общие типы деловых писем включают:

• Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо, отправляемое вместе с посылкой, отчетом или другим предметом, является описанием того, что прилагается, и описанием того, что получатель должен с этим делать.
• Благодарственные письма. Они могут быть полезны для создания сетей и построения отношений. Не стоит просто писать «Спасибо за» и оставлять все как есть. Расскажите подробнее о том, что они сделали и как это помогло вам, а затем завершите свое выступление вторым выражением благодарности.
• Письма-жалобы. Ключ к этим типам писем — продемонстрировать, что вы недовольны, без чрезмерной злости. Подскажите, как получатель письма может исправить ситуацию.
• Корректирующие буквы. Это ответ на письмо с жалобой. Суть в том, чтобы отвечать скромно и предлагать возможные решения. Вы хотите избежать сжигания мостов и вместо этого использовать свой ответ как инструмент для построения отношений.
• Письма с плохими новостями. Ключ к плохим новостям — смягчить удар. В деловой переписке ценится прямолинейность. Но при написании писем с плохими новостями лучше всего напомнить получателю о том, что на самом деле работает в ваших деловых отношениях, прежде чем сообщать ему плохие новости.
• Благодарственные письма. Они предназначены для подтверждения того, что вы получили товар от кого-то или что вы знаете о факте или ошибке, на которые они указали. Сообщите получателю, когда вы получили посылку или информацию, а затем поблагодарите его за это.
• Заметки . Эти заметки часто используются для распространения важных новостей и директив внутри компании. Их цель — быть быстрыми и точными при общении.
• Поздравительные письма. Идея с этими типами букв состоит в том, чтобы оставаться в курсе и избегать чрезмерных или насмешливых звуков. Опишите, что побудило вас отправить поздравление и положительный отзыв, который вы уже слышали. Письмо должно быть кратким.
• Ответные письма. Речь идет об объяснении или перечислении того, как был выполнен запрос.
• Письмо-запрос. Ключ к этим типам писем — просить о помощи, не унижаясь и не проявляя чрезмерных эмоций.Внимательно посмотрите на прилагательные, которые вы используете в письме.
• Рекламные письма. Эти письма требуют сильного призыва к действию или крючка в начале, чтобы получатель продолжал читать и обнаруживал преимущества того, что вы продаете. Обязательно предоставьте информацию, чтобы они могли легко ответить.
• Заявления об увольнении. Это уведомление о том, что вы покидаете должность, указание последнего дня работы и объяснение причин вашего увольнения.

Вот основы, которые вам нужно знать, когда дело доходит до написания делового письма:

Примеры формата стандартного делового письма

Не знаете, как написать деловое письмо? Давайте рассмотрим пример: Таня Смит, генеральный директор Acme Corp. в Миннеаполисе, хочет отправить письмо в NewTech из Сан-Хосе, Калифорния, с просьбой о бесплатной консультации по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Что Смит нужно указать в письме? Как оформить ее деловое письмо?

Части делового письма

Большинство экспертов сходятся во мнении, что деловое письмо должно состоять как минимум из следующих семи частей:

1. Адрес отправителя. Вы не хотите, чтобы получателю приходилось искать ваш адрес, чтобы написать ответ. Также можно указать номер телефона и адрес электронной почты.
2. Дата. Это должно быть сразу видно, когда письмо было написано. Таким образом, получателю будет легче напомнить о том, когда и почему было написано письмо, особенно если оно связано с конкретным событием или деловой ситуацией.
3. Адрес получателя. Вы не хотите, чтобы вашему помощнику приходилось искать адрес для отправки письма (или вы не хотите, чтобы вам приходилось искать адрес снова).
4. Приветствие. «Для кого это может касаться» — верный способ поместить ваше письмо в корзину для бумаг. Важно указать имя в адресе получателя и приветствовать, даже если вам нужно позвонить в компанию или выполнить поиск в LinkedIn, чтобы узнать, кому должно быть отправлено письмо.
5. Кузов. Как правило, разумно оставаться профессионалом и переходить к делу. Как и в любом другом общении, ясность и краткость лучше всего отражаются на писателе.
6. Закрытие / подпись. Подпись придает индивидуальный характер письму, точно показывает, от кого оно и что вы одобряете содержание письма.
7. Корпуса. Важно иметь список любых дополнительных элементов, приложенных к деловому письму, на случай, если получатель потеряет их.

Интервалы и форматы шрифтов

Презентация также важна, когда дело касается выражения профессионализма в деловом письме. Эмпирическое правило здесь заключается в том, что полезность и удобочитаемость важнее индивидуальности.Вы не отправляете письмо старому другу по колледжу — вы занимаетесь бизнесом. Вот правила использования интервалов и шрифтов, которые обычно встречаются в деловом письме:

Выравнивание. Все правильные форматы букв выровнены по левому краю. На протяжении десятилетий распространено мнение, что такое выравнивание лучше всего для удобочитаемости.

Шаг. Буквы должны располагаться между предложениями через один интервал, чтобы на странице было больше места. Включите четыре разрыва строки между заключительным предложением или абзацем письма и вашим напечатанным именем, чтобы оставить место для вашей подписи.

Шрифт. Стандартный стиль шрифта — Times New Roman, размер 12, хотя допустимы и другие широко используемые шрифты, такие как Arial и Helvetica. Читаемость имеет решающее значение, когда дело доходит до шрифтов, поэтому избегайте творческих способностей и использования трудночитаемых готических или курсивных шрифтов. Если в теле письма не хватает места на одной странице, лучше сократить его, чем уменьшить размер шрифта.

Поля. Большинство экспертов сходятся во мнении, что лучше всего подходят поля в 1 дюйм, поскольку они увеличивают пространство, хотя вам, возможно, придется освободить место для фирменного бланка, если вы его используете.(Подробнее о фирменных бланках см. Ниже.)

Форматы форм с отступом и блочных деловых писем

С отступом или без отступа? Вот в чем вопрос. Это действительно вопрос того, насколько формальным вы хотите, чтобы письмо выглядело. Например, если вы на что-то жалуетесь, вы можете захотеть, чтобы формат блока отображал формальность, а полублок может придать благодарственный вид приятному, «формальному» виду, особенно если это кто-то, кого вы уже знаете.

Обычно используются три стиля: блок, модифицированный блок и полублок.Вернемся к нашему примеру, когда Смит писал Уайльда. Вот как ее письмо будет выглядеть в каждом из трех форматов: форматирование блока, форматирование измененного блока и форматирование полублока.

Форматирование блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368

1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что это более формальный тип делового письма: без отступов, все находится слева. Если вы сомневаетесь, насколько формальным должно быть письмо, вероятно, лучше перестраховаться и использовать блочный формат.

Форматирование модифицированного блока

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.

Г-н Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый г-н.Уайльд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: Acme Corp.брошюра

Обратите внимание, что углублений по-прежнему нет, но не все выравнивается слева. Это немного менее формально. В этом случае Смит, возможно, будет разумнее придерживаться формата блока, но она может переключиться на модифицированный блок, когда у нее появятся рабочие отношения с Уайльдом.

Полублочное форматирование

Г-жа Таня Смит, генеральный директор
Acme Corp.
12345 Acme Ave,
Minneapolis, MN 55410
(612) 555-2368
1 июня 2018 г.
Mr.Оскар Уайльд, вице-президент по продажам
NewTech
9876 NewTech Way
San Jose, CA 95113

Уважаемый мистер Уайлд:

Мне нужна бесплатная консультация по облачному программному обеспечению для управления продажами NewTech. Acme Corp. — быстрорастущий производитель (годовой рост выручки 20% за последние пять лет). Мы хотим продолжать расти, и программное обеспечение NewTech кажется продуктом, который может вывести нашу команду продаж на новый уровень. Я хочу вместе с вами выяснить, подходит ли программное обеспечение NewTech для компании Acme.

Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами при первой же возможности.

С уважением,

Таня Смит, генеральный директор

Корпуса: брошюра Acme Corp.

Обратите внимание, что это в значительной степени блочный формат, но абзацы имеют отступы. Если вы обсуждаете, использовать ли блочный или модифицированный блочный формат (или просто ненавидите смотреть абзацы без отступов), полублок — хороший компромисс.

Тон для форматирования деловых писем

Помимо формата, тон письма может иметь решающее значение, если оно предназначено для достижения ваших бизнес-целей или, по крайней мере, для того, чтобы к вам относились серьезно.Вот несколько важных советов по установке подходящего тона в письме:

• Не производите впечатление высокомерного или хвастливого.
• Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным.
• Как правило, лучше перейти к делу как можно быстрее. Как любил говорить Бенджамин Франклин: «Время — деньги».
• При написании писем с жалобами используйте официальный тон, чтобы выразить недовольство, но тон не должен быть откровенно злым. «Сначала мы были рады подписаться на ваше программное обеспечение для управления продажами, но были разочарованы, обнаружив, что…» Кратко опишите проблему, а затем объясните, как вы в идеале хотели бы ее решить.
• При написании писем, содержащих плохие новости, сохраняйте лаконичный и профессиональный тон делового письма, но также будьте внимательны к чувствам читателя. Вы же не хотите сжигать мосты. Это тот случай, когда вы не хотите быстро переходить к делу. Вы хотите смягчить удар: «Мы были рады узнать об интересе вашей компании к программному обеспечению для управления продажами». Важно проявить серьезность и попытаться убедить получателя увидеть вашу точку зрения: «Мы тоже быстрорастущая компания, поэтому у нас, к сожалению, пока нет ресурсов, чтобы предоставить бесплатную консультацию каждому потенциальному клиенту.”Закройтесь с доброй волей, а также потенциальным решением. «Мне очень жаль, что у нас нет бесплатных консультаций, но мы очень хотим начать с вами деловые отношения. Я прилагаю брошюры о том, как наше программное обеспечение может удовлетворить потребности вашей компании. Я рад обсудить больше по телефону, а также организовать бесплатную пробную версию нашего программного обеспечения ».
• При написании заметки обязательно используйте предельно четкий, точный, деловой тон. Записки часто используются внутри компании, поэтому имеет смысл не тратить время сотрудников на мелочи.«Брошюры о наших новейших программных продуктах готовы к отправке в типографии. Пожалуйста, разместите заказы в течение следующих 10 дней в зависимости от ваших предполагаемых потребностей ».

Выбор слов и грамматика

Выбор слова может повлиять на эффективность написания делового письма. Старайтесь говорить откровенно, избегая таких слов, как «попробуй», «просто», «возможно» и «может быть». Держите свой язык простым, избегайте непонятных слов или жаргона, к которым люди иногда прибегают, когда пытаются казаться более умными, чем они есть на самом деле.

Хотите знать, правильно ли слово передает то значение, которое вы намереваетесь? Попробуйте поискать в словаре и тезаурусе в Интернете. В случаях, когда письмо особенно важно, также полезно, чтобы кто-то другой отредактировал и прочитал письмо, чтобы оставить отзыв.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает внимания к деталям и профессионализма.

Также используйте глаголы с активным и пассивным голосом. Активный голос показывает, что вы несете ответственность за свои действия.(Пример: «Мы установим ваше программное обеспечение до 1 сентября». Не… «Ваше программное обеспечение будет установлено до 1 сентября»)

Форматы подписи

Когда дело доходит до подписи, важно избегать штампов и компьютерных подписей. Рукописная подпись — это знак того, что вы подтверждаете послание письма. Под расшифрованной подписью вы должны ввести свое имя и титул, чтобы избежать путаницы с вашим почерком. Если вы представляете компанию, название компании должно быть написано заглавными буквами.Также не забудьте включить четыре пробела между дополнительным закрытием и напечатанным именем, чтобы оставить достаточно места для подписи.

Форматы деловых писем электронной почты

Письменное деловое письмо действительно может иметь значение, потому что оно говорит о серьезности того, кто его отправил. Легко быстро отправить кому-то электронное письмо и нажать «отправить», но письменное письмо требует времени. Вам нужно будет по-настоящему подумать о том, что вы пишете, дважды проверить, чтобы убедиться в отсутствии глупых ошибок, а затем сложить письмо в конверт и отправить его по назначению.

Иногда, однако, время настолько важно, что вам просто нужно отправить электронное письмо. Однако даже в этом случае использование блочного формата может добавить к нему некоторую формальность.

Распространенные ошибки и ошибки

Избегайте рутинных ошибок в деловом письме, потому что они предполагают небрежность. Пропустите текст через Grammarly, чтобы дважды проверить грамматические ошибки, опечатки, повторяющиеся слова, ошибки пунктуации и другие проблемы. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.Любые имена собственные, которые вы используете в письме — выполните поиск в Google, чтобы дважды проверить правильность их написания.

Форматы бланков

Вы также можете подумать об использовании формата делового письма с фирменным бланком для писем вашей компании, потому что он предлагает профессиональный вид, а также является информативным. Наличие канцелярских товаров с фирменным бланком похоже на веб-сайт компании: это указывает на то, что ваш бизнес является законным.

На фирменном бланке должен быть указан почтовый адрес компании, номер телефона и любая другая контактная информация.При использовании фирменных бланков не забудьте соответствующим образом настроить поля и форматирование.

Написание деловых писем — фундаментальный навык для любого владельца бизнеса и вашей профессиональной жизни в целом. Хорошо написанное письмо показывает, что вы серьезно относитесь к делу, потому что вы уделили внимание и время, чтобы написать, отформатировать, распечатать и отправить его по почте. Если компания получит по почте письменную жалобу, велика вероятность, что автор не оставит этот вопрос в покое. Точно так же письменное благодарственное письмо намного эффективнее и действеннее, чем благодарность, отправленная по электронной почте.

Деловое письмо, однако, теряет свою силу, если его форматирование непрофессионально, если оно задает неправильный тон, если оно плохо написано или если оно содержит грамматические и орфографические ошибки. Поэтому важно научиться делать их правильно.

Как владелец малого бизнеса, вы тоже являетесь экспертом. Мы хотим узнать, как вы относитесь к деловым письмам. Сообщите нам — и вашим коллегам по бизнесу — об этом, поделившись комментарием ниже.

6 видов деловой переписки, которые можно рассмотреть

Предприятия бывают разных типов.У нас есть маленькие или большие, национальные или местные, частные или государственные, партнерские или собственные, производственные или сервисные, а также конкурентные или монополистические. Тем не менее, все эти компании разделяют определенные подходы и проблемы в данной бизнес-среде. Они работают с людьми как внешне, так и внутри, и их заинтересованные стороны могут включать сотрудников, владельцев, клиентов и даже сообщество.

У предприятий также есть несколько функциональных разделов, таких как продажи, счета, персонал, маркетинг, администрирование, закупки и секретарские услуги.В каждом из этих отделов есть люди, которые ими управляют, и для того, чтобы они функционировали безупречно, они должны общаться.

Аналогичным образом, другие лица, которые имеют дело с этим бизнесом, включая поставщиков и клиентов, должны в какой-то момент связаться с любым из этих отделов. Чтобы иметь возможность эффективно общаться между всеми отделами, важно обращать внимание на различные типы писем или корреспонденции, которые используются, а также на их особенности.

Говоря о различных типах корреспонденции, мы сосредотачиваемся на письмах, которые идут в обе стороны.Другими словами, это письма от организации другим лицам и агентствам и письма от других агентств и частных лиц организациям. К видам деловой переписки относятся:

1. Внутренняя переписка

Это относится к письменному общению между отделами, сотрудниками, подразделениями и филиалами одной компании. Внутренняя переписка обычно бывает формальной или неформальной. По большей части регулярная внутренняя переписка обычно носит менее формальный характер, например, когда начальник дает некоторые инструкции персоналу.Электронная почта обычно используется при отправке внутренней корреспонденции.

Другие типы внутренней корреспонденции включают меморандум, письмо о повышении в должности, письмо об увольнении, письмо с одобрением, письменный выговор, официальные запросы и объяснения. Обычно такое сообщение обычно печатается на бумаге, которую отправитель подписывает, а получатели получают физически.

2. Внешняя переписка

Этот тип корреспонденции происходит между двумя организациями или между одной организацией и ее клиентами.Это письменное сообщение, которое компания направляет сторонам, которые ей не принадлежат.

Внешняя корреспонденция в основном направляется кредиторам, потенциальным клиентам, поставщикам, продавцам, финансовым учреждениям, бухгалтерским и юридическим фирмам, кредиторам, донорам, спонсорам, государственным учреждениям, аффилированным лицам и другим офисам, которые ведут бизнес с компанией прямо или косвенно.

3. Торговая корреспонденция

Это относится к коммуникации, ориентированной на продажи.Сюда входит обсуждение, связанное с продажей услуги или продукта, а также другая деятельность, связанная с продажами. Торговая корреспонденция может состоять из писем о скидках, маркетинговых писем, счетов-фактур, отчетов о продажах, предложений по продажам, подтверждения заказа, разрешительных писем, выписок из счетов, инкассовых писем, заказов на покупку и т. Д.

Чтобы эффективно общаться и, возможно, генерировать продажи, необходимо знать, как составляются качественные коммерческие письма. Рекламные письма и письма с предложениями должны быть правдивыми и не содержать вводящей в заблуждение информации.Хорошее общение важно для предотвращения финансовых проблем, пропущенных платежей и долгов. Кроме того, другие формы коммерческих писем, такие как заказы на покупку, счета-фактуры и инкассовые письма, должны содержать точную информацию.

4. Персональная переписка

Этот тип переписки носит индивидуальный характер и включает эмоциональные и личные факторы. Несмотря на то, что она помечена как персонализированная, переписка также может использоваться в деловых целях.Подходящие примеры включают благодарственные письма, благодарственные письма, рекомендательные письма, письма-просьбы, письма-запросы и тому подобное.

Личная переписка не может иметь строго формального тона. Хотя его можно отправить по электронной почте, настоятельно рекомендуется физически написанное письмо, потому что оно имеет индивидуальный характер. Вы можете написать письмо на обычной офисной бумаге или блокноте. Вы также можете использовать поздравительную открытку.

5. Проспекты Циркуляры

относятся к уведомлениям, рассылаемым огромному количеству лиц в компании.Они также известны как объявления или служебные инструкции. Обычно общие объявления, такие как сведения о собраниях с акционерами, новая контактная информация, инструкции по протоколам и многое другое, передаются посредством циркуляров.

Учитывая, что проспекты нацелены на охват большого числа читателей, вам следует писать их для члена вашей целевой аудитории. Другими словами, пусть они будут общими, чтобы они понравились любому человеку, который их получает.

6. Обычная переписка

Это переписка, связанная с обычными манерами.Примеры обычной переписки включают заказы, приглашения, ответы, запросы, подтверждения и письма о назначении.

Почему важна переписка?

Деловая переписка полезна для повседневных деловых операций организации. Используя его, люди в компании могут легко общаться друг с другом. Это также помогает организациям заключать сделки и поддерживать отличные профессиональные отношения с различными деловыми партнерами, клиентами и даже другими предприятиями.

Письменное общение служит формальным способом общения при сохранении профессионализма между сотрудниками, организациями и клиентами. Он также может предоставить в будущем ссылку на сообщаемые подробности.

Для каждого в организации критически важно уметь выражать свои мысли в письменной форме, будь то электронная почта или бумажный носитель. Профессионализм, подбор правильных слов, искренность и вежливость, в то же время соответствие, могут существенно повлиять на имидж вашего бизнеса.

Итак, используйте деловые письма, чтобы поддерживать репутацию вашей компании и строить доброжелательные отношения как на местном, так и на международном уровне. Если у вас есть собственный бизнес и вам нужна финансовая помощь, Lending Bee поможет вам. Наши бизнес-кредиты имеют низкие процентные ставки и гибкий график погашения.

Деловая переписка — значение, типы и важные часто задаваемые вопросы

В компаниях письменное общение является важным средством передачи информации.Эта форма письменного общения, используемая в деловых целях, называется деловой перепиской. Переписка в деловом общении может происходить внутри организации, между различными организациями или между клиентом и организацией.

Важность деловой переписки заключается в том, что это формальный способ обмена информацией, с помощью которого поддерживаются профессиональные отношения между организациями, сотрудниками и клиентами. Поскольку он представлен в письменной форме, он может служить в будущем справочным материалом для передаваемой информации.

Деловая переписка происходит ежедневно в жизни бизнесменов в форме писем поставщикам, писем-запросов, писем с жалобами, писем с заявлениями о приеме на работу и некоторых других форм.

Деловая переписка Значение

Деловая переписка — это общий термин, используемый для любой формы письменного общения, которое происходит в деловых отношениях. Это может быть с деловыми партнерами или внутреннее общение внутри организации.

Деловая переписка ведется преимущественно в виде писем.Люди, связанные с любым бизнесом, понимают важность деловых писем, поскольку эта переписка в деловом общении может использоваться ими, чтобы выразить свое мнение, задать вопрос или пояснить любую неопределенность.

Важность деловой переписки

Деловая переписка важна для достижения целей организации. Личные встречи с людьми могут быть довольно трудоемкой работой, поэтому деловая переписка помогает предприятиям:

• Поддержание правильных отношений — значение деловых писем определяется тем фактом, что они облегчают эффективное общение, которое не требует больших затрат для бизнеса.Он укрепляет бизнес, делая общение внутри и за пределами организации четким и кратким.

• Действует как доказательство — важность деловой переписки еще больше усиливается, поскольку она позволяет предприятиям вести учет фактов, которые могут служить доказательствами в более поздний момент времени.

• Создание деловой репутации — рост компании увеличивается благодаря деловой переписке. Это создает доброжелательность между бизнесом и клиентами, поскольку любое письмо, такое как жалоба, отзыв или предложение, способствует здоровым отношениям.

• Стоит очень мало — Деловая переписка — недорогой способ общения как с точки зрения денег, так и времени. Такой способ переписки в деловом общении очень удобен для бизнеса.

• Устраняет двусмысленность в общении — это формальная переписка между вовлеченными сторонами, которая помогает в однозначном общении.

• Помогает бизнесу расширяться и расти — бизнес может иметь непрерывный поток информации о любом продукте или ресурсах посредством деловой переписки.Это помогает правильно использовать рабочую силу и тайм-менеджмент, что, в свою очередь, ведет к расширению и росту бизнеса.

Типы деловой корреспонденции

Бизнес обычно использует много видов деловой корреспонденции в своей повседневной деятельности. В бизнес-сообществе существует шесть наиболее распространенных видов деловой корреспонденции, как определено ниже:

1. Внутренняя корреспонденция — поток информации между сотрудниками, отделами, филиалами и подразделениями одной и той же компании называется внутренней корреспонденцией.Они могут быть формальными или неформальными.

1. Некоторыми примерами официальной внутренней корреспонденции являются рекламное письмо, официальный запрос на одобрение, меморандум и т. Д. Они в основном печатаются на бумаге.

2. Обычная или неофициальная внутренняя переписка может быть быстрой инструкцией между менеджером и подчиненным, которая в основном осуществляется в форме электронных писем.

2. Внешняя корреспонденция — Связь между двумя разными организациями или между организацией и клиентом осуществляется в рамках внешней корреспонденции.Этот тип корреспонденции в деловом общении обычно осуществляется с поставщиками, существующими и потенциальными клиентами, государственными учреждениями и т. Д.

3. Торговая переписка — Любое общение, связанное с продажами, называется торговой перепиской. Это касается не только продажи продукта или услуги, но и многих других видов деятельности. Он включает в себя маркетинговые письма, счета-фактуры, письма о скидках, выписки из счетов и т. Д.

4. Обычная переписка — такая переписка происходит регулярно, как заказы, запросы, приглашения, ответы и т. Д.

5. Персонализированная переписка — включает личные и эмоциональные факторы. Некоторыми примерами такого типа корреспонденции являются благодарственные письма, поздравительные письма, благодарственные письма, письмо с просьбой о рекомендации и т.д. большой аудитории. Несколько примеров: объявления о тендерах, изменение контактной информации и т. Д.

Качества эффективного делового общения можно резюмировать на рисунке ниже:

(Изображение будет добавлено в ближайшее время)

Форматы для различных типов деловых писем

Этот отчет сам по себе своим объемом защищает от риска быть прочитанным.

— Сэр Уинстон Черчилль

Деловое письмо — это нечто большее, чем мы думаем; это не только меморандумы и предложения, но и человеческие эмоции и отношения. Если мы оторвемся от черного и белого делового письма, мы можем обнаружить, что диапазон и формы делового письма захватывающие и разнообразные, в отличие от клинического ощущения, с которым это часто ассоциируется. Деловые письма — это письма, которые создаются кем-то в компании и обычно отправляются другому бизнесу или клиенту, в отличие от личных писем, которые являются более неформальными и, как правило, отправляются от человека к человеку.

Деловые письма: Если бы мы определяли деловые письма, мы могли бы сказать, что деловых писем — это просто деловые письма . Это может быть внешняя почта, отправляемая одной компанией другой, или внутренняя переписка сотрудникам компании. Деловые письма должны иметь определенный формат, независимо от их типа.

Часто деловые письма являются первым контактом с потенциальным клиентом или работодателем; Следовательно, становится критически важным, чтобы вы правильно понимали тон и смысл письма, чтобы произвести хорошее впечатление.Несмотря на то, что документ достаточно простой в изготовлении, написание эффективных деловых писем может оказаться довольно сложной задачей.

Вот краткий список отзывов, которые нужно знать при написании деловых писем.

• Будьте краткими и простыми. Используйте простые и сжатые слова вместо длинных. Деловые письма должны быть содержательными; этого можно достичь, используя ясные и краткие слова, короткие предложения и четкие абзацы.

  • Говорите прямо: ваш читатель — занятой профессионал, поэтому переходите прямо к сути письма, не теряя времени.
    
  • Лучший способ начать письмо — это указать цель в самом начале. Это называется прямым подходом, и он задает тон тому, чему следует следовать в теле письма. Это привлекает внимание читателя.
    
  • Если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход не рекомендуется. Вместо этого используйте косвенный подход, при котором вы указываете плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
    
  • Всегда держите читательские выгоды перед своими.Вместо того, чтобы говорить, что вы ожидаете от них сделать для вас, упомяните, что вы можете им предложить.
    
  • Будьте осторожны, чтобы правильно указать имя и титул получателя.
    
  • Сделайте свой тон разговорным, но в то же время профессиональным; не будьте слишком формальными.
    
  • Держитесь подальше от жаргона, если вы не уверены, что читатель его поймет.
    
  • Используйте в письме активный залог и личные местоимения.
    
  • Всегда заканчивайте письмо просьбой к действию.
    
  • Будьте осторожны с тоном письма; не производите впечатление самонадеянного, высокомерного или хвастливого.

Что касается форматирования письма, то ниже приведен стандартный формат любого делового письма:

• Бланк: У большинства компаний есть специальный бланк, на котором вам нужно будет печатать буквы. Это может привести к необходимости отрегулировать поля, чтобы слова не печатались на бланке.
  
• Имя и адрес: Всегда старайтесь называть имя того, кому должно быть отправлено письмо, даже если вам нужно позвонить, чтобы узнать это.
  
• Дата: Это дата написания письма. Следует выписать, например, 15 января 2018 года.
  
• Ссылка: Это дает краткое описание цели письма. Например, можно написать «потерянный счет» или «номер счета 23654» или что-то в этом роде.
  
• Приветствие: Если вы не знаете этого человека, используйте более формальное обращение, например доктора Брайана Лоудена.
  
• Тема / текст: Одинарный пробел и выравнивание по левому краю для измененных блочных и блочных букв. Между абзацами должна быть одна пустая строка. Первый абзац должен иметь дружеское начало и указывать цель письма. Последующие абзацы должны поддерживать цель, которую вы указали в первом абзаце.
  
• Закрытие: Это должно быть «спасибо», «искренне» или что-то подобное.
  
• Подпись: Это настоящая подпись человека, от которого написано письмо, которое может отличаться от подписи человека, написавшего письмо.
  
• Инициалы машинистки: Это инициалы человека, напечатавшего письмо. Это не инициалы человека, от которого оно принадлежит. Если они оба одно и то же лицо. тогда эта строка не нужна. Обычно первые инициалы — это инициалы писателя, а вторые инициалы машинистки в нижнем регистре.Например: JW / sc.
  
• Приложения: Перечислите здесь все, что вы можете отправить, например брошюры, образцы и т. Д.

У каждой из этих областей есть подходящее место, в зависимости от того, какой тип письма вы создаете. То, что происходит в каждой области, также может отличаться в зависимости от того, кому отправляется письмо и кто его пишет. Существует три основных стиля делового письма: блок , модифицированный блок и полублочный стиль .Каждый из них написан примерно одинаково, включая ту же информацию, но макет для каждого из них немного отличается.

Образец письма в стиле модифицированного блока Имя отправителя Адрес отправителя (1 пробел) Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (две выпадающие строки) Уважаемое имя: В этом типе измененной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Вам вообще не нужно делать отступы для . Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при расчете поля, на котором он будет размещен на странице. Вам нужно использовать только одинарный пробел между предложениями. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. С уважением, (раскрывающиеся четыре строки) Подпись здесь Добавить название, Добавить заголовок [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Образец модифицированного письма в стиле полублока Сегодняшняя дата (четыре раскрывающиеся строки) Фирменное наименование получателя Внимание: человек идет на Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемое имя: (1 строчный интервал) В этом типе полумодифицированной печатной буквы все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Однако первое слово в каждом абзаце имеет отступ. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк компании, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором бланк помещается на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто подстраиваются под свой предпочтительный стиль. С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпуса: куб.см: Название Имя

Вам следует обратить особое внимание на шрифт при наборе делового письма.Даже если вы правильно сделаете всю форму и выберете неправильный шрифт, это все равно может сделать документ очень непрофессиональным и даже трудным для чтения. У некоторых компаний есть предпочтения, которые они хотели бы, чтобы вы использовали. В большинстве случаев рекомендуется использовать Times New Roman или Ariel с размером шрифта 12. Важно помнить, что если вы работаете на кого-то и пишете буквы на фирменном бланке компании, вы представляете эту компанию. Поэтому лучше не допускать личных намеков, глупостей и глупостей.

Образец письма о стиле блока Адрес отправителя Телефон отправителя Сегодняшняя дата RE: что это за буква (раскрывающиеся 4 строки) Имя получателя Фирменное наименование получателя Адрес получателя (1 пробел) Внимание: человек собирается на (1 пробел) Уважаемое имя: (1 пробел) В этом типе печатных букв все абзацы выстраиваются в линию по левому краю.Отступов абзацев нет. Поля должны быть установлены на 1–1,5 дюйма по всей странице. Если вы используете фирменный бланк, вам нужно будет учесть это при вычислении поля, на котором он будет размещен на странице. (1 строчный интервал) Вам нужно только разделять предложения одним пробелом. Между абзацами оставляйте лишнюю свободную строку. Имейте в виду, что эти образцы писем являются ориентировочными. Люди часто настраиваются в соответствии с их предпочтительным стилем. (1 строка) Некоторые люди предпочитают центрировать указанную выше информацию об отправителе. (1 строчный интервал) С уважением, (через четыре строки вниз) Подпись здесь [Идентификационные инициалы] Корпусов: куб.см: Название Имя

Если мы рассмотрим типы деловых писем дальше, их в основном шесть.

Благодарственные письма — это профессиональная вежливость, предназначенная для подтверждения получения чего-либо или подтверждения факта или ошибки.Обычно это краткая информация о дне, когда что-то было доставлено, и благодарственное письмо.

Письма с жалобами предназначены для уведомления об ошибке или дефекте. Они могут быть применимы к компании или частному лицу, и обычно они требуют возмещения или корректировки. Как правило, они описательны с формальным тоном, который должен выражать неудовольствие, но не должен быть откровенно злым. Вы должны решить проблему и попытаться предложить решение, чтобы исправить ситуацию.См. Пример письма с жалобой ниже.

Образец письма-жалобы Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата (1 строчный интервал) Бумажная компания Big C Внимание: Лиза Лупи Адрес получателя (1 строка) Уважаемая мисс Лупи: (1 строчный интервал) Я хотел написать вам письмо, чтобы решить проблему, с которой мы столкнулись с вашим отделом заказов в последние два раза, когда мы покупали у вас.Оба наших последних двух заказа для вашей компании не были выполнены в полном объеме. У них обоих не хватало одной пачки бумаги, всего 1000 листов. Хотя одна оплошность приемлема, я надеюсь, что это не станет закономерностью. (1 строчный интервал) Я хотел бы, чтобы эта ситуация была любезно исправлена, если две пачки бумаги были заменены и отправлены моему вниманию. Нам нравится вести дела с вашей компанией на протяжении многих лет, и мы надеемся, что эта ситуация будет исправлена, чтобы мы могли двигаться вперед и продолжать делать это.Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы по этому поводу. (1 строка) С уважением, (пробел на четыре строки ниже) Подпись здесь Патти Пейпер Чейзер, Супервайзер по контролю качества Корпуса: копии последних упаковочных листов и заказов cc: Бухгалтерия Отделение толкателя бумаги

Письма о корректировке: они следуют за письмом с жалобой и включают ответ компании или отдельного лица на жалобу.Тон должен быть скромным, так как это упражнение по укреплению доброй воли. Заявителю были причинены неудобства; это письмо должно признать ошибку и перечислить конкретные решения для решения проблем.

Письма-запросы: Это письма-запросы или ответ на отправленный кем-то запрос. Целью письма является получение запрошенной информации или объекта.

Письма с заказами: Эти письма, также известные как заказы на поставку, используются для заказа или покупки материалов.По сути, это юридический документ, подтверждающий сделку между покупателем и продавцом.

Ответные письма: Это ответ на полученное письмо. Обычно они перечисляют выполнение запроса или подробно описывают шаги, предпринятые для выполнения запроса, сделанного кем-либо.

Поздравительные письма: Это письма «хороших новостей», и их довольно легко написать. Такие письма используются для поощрения или вознаграждения сотрудника, делового партнера или потребителя. Такие письма являются проявлением доброй воли и написаны для построения или укрепления любых деловых отношений.Когда вы пишете поздравительное письмо, делайте это как можно скорее после того, как произошло хорошее событие. Вначале упомяните, какое событие побудило вас написать письмо; последуйте за ним с одобрением или похвалой за достижение; и, наконец, сделайте его кратким и честным. Поздравительное письмо должно быть одностраничным и не должно звучать фальшиво или издевательски.

Письма с плохими новостями: В отличие от письма с хорошими новостями, с письмами с плохими новостями, такими как письма об увольнении и отказе, нужно обращаться осторожно.В деловом письме необходимо сохранять лаконичный и профессиональный тон, но при этом необходимо учитывать чувства читателя. В письме с плохой новостью вместо того, чтобы прямо сообщить читателю плохую новость, вам нужно поместить ее в середину текста.

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете помнить при написании письма с плохой новостью:

• Письмо нужно открывать вежливо. Всегда придавайте значение усилиям и чувствам читателя.
• После открытия необходимо указать подробности проблемы.
• Укажите новость или решение.
• Сообщите читателю о причинах принятого решения.
• Закройте профессионально и вежливо.

Письмо с плохими новостями должно представлять плохие новости в положительном свете. Это должно убедить читателя в том, что все необходимые аспекты того или иного вопроса были приняты во внимание перед принятием решения. Письмо с плохими новостями не должно оставлять у читателя неприятный привкус во рту; вместо этого он должен оставить у человека чувство, что решение было справедливым и справедливым.

Письма-запросы: Судя по названию, это письма, отправленные компании или профессионалу с просьбой о помощи. Можно просить время, деньги, услуги или продукты; Дело в том, что когда вы просите кого-то о помощи, вы на подсознательном уровне потенциально ставите себя ниже, чем другой человек. Независимо от того, чувствуете ли вы это лично, это чувство должно проявляться через ваши слова, не звучая при этом надобно. Вот несколько вещей, о которых следует помнить:

• Письмо с просьбой должно быть скромным, но не звучать так, как будто вы унижаетесь.
• Язык письма не должен быть эмоциональным и нейтральным. Например, вместо того, чтобы сказать: «Нам действительно это нужно срочно», скажите: «Это нам очень поможет».
• Избегайте использования слишком большого количества прилагательных, так как это может сделать язык эмоциональным.
• В письме-запросе должно быть четко указано, что вам что-то нужно, и должна быть выражена признательность за помощь, которую вы надеетесь получить.

Заметки: Другой наиболее распространенной формой делового общения являются меморандумы или служебные записки.Хотя они предоставляют информацию, похожую на письмо, они сильно различаются по своему формату. Вот основные отличия:

• Они почти всегда предназначены для обращения внутри организации.
• Они прямые по стилю и очень по делу.
• У них нет приветствий.
• У них нет бесплатного закрытия.
• Они используются для передачи нечувствительных сообщений.
• Они имеют формат, отличный от буквенного.

При форматировании заметки следует помнить о строгом формате, которого придерживаются заметки. Записки всегда начинаются с итогового заявления или изложения точной цели. Заметки очень четкие, по делу и в деловом тоне. Записки обычно представляют собой короткие фрагменты информации, которые быстро переходят к сути и информируют, объявляют или запрашивают что-то. Термины «меморандум» и «меморандум» могут использоваться как синонимы. Нет необходимости в строке для подписи или каких-либо других официальных окончаний или закрытий, которые требуются для писем.Иногда человек, от которого написана записка, ставит инициалы рядом с именем на записке, чтобы указать, что он или она прочитал и одобрил ее, прежде чем она будет распространена или опубликована. Думайте о записке как о том, что объявление компании через громкоговоритель для тех, кто находится в вашем офисе. Вы будете прямо и по делу и дадите людям информацию, которой вам нужно поделиться.

Образец меморандума МЕМОРАНДУМ Кому: Все сотрудники От кого: Номер Лизы, бухгалтерия Дата: 15 апреля 2018 г. Re: Обновления налоговой формы Налоговое время снова настало.Важно, чтобы каждый сотрудник приходил в бухгалтерию в течение следующих 10 дней, чтобы подписать новые формы удержания. Каждый сотрудник должен обновить имеющуюся у нас форму, поэтому это необходимо сделать. Чтобы обновить форму, вам необходимо иметь с собой следующее: · Водительское удостоверение · Карточка социального страхования · Значок сотрудника

Краткое изложение: Как следует из названия, краткое изложение является более короткой и сжатой версией более длинного документа.Резюме предназначены для быстрого чтения. Читатель резюме не обязательно должен быть экспертом по определенной теме; но при чтении резюме он или она должны получить достаточно информации, чтобы иметь общее представление о более крупном документе. Ниже перечислены основные черты исполнительного резюме:

• Краткое содержание не должно превышать одной страницы.
  
• Это сжатая форма всех основных моментов, описанных в полном объеме документа.
  
• Он должен указать проблему, предоставить справочную информацию, перечислить альтернативы и сделать выводы по данной проблеме.
  
• Стоит в начале каждого документа.

Описав особенности резюме, давайте посмотрим, как его написать.

• Резюме должны быть написаны после составления основного отчета. Чтобы написать резюме, нужно просмотреть весь отчет и отметить важные моменты.
  
• Основные моменты, перечисленные в вашем резюме, должны отображаться в том же порядке, что и в основном документе.
  
• Укажите каждую точку в простом, декларативном и прямом утверждении.
  
• Если вам нужно уточнить точку зрения, сделайте ее краткой и лаконичной; держитесь подальше от жаргона и слишком большого количества технических терминов.
  
• По завершении проверьте документ на наличие ошибок и попросите непрофессионала просмотреть его. Если человек теряет интерес, другие нетехнические читатели могут отреагировать таким же образом.

Суть резюме заключается в его краткости и ясности. Избегайте ненужной информации и сокращайте технические термины. Простой и понятный подход лучше всего подходит для написания резюме.

Написание для международной аудитории: В сегодняшней меняющейся деловой среде любой профессионал в любой момент времени пишет для международной или глобальной аудитории. Деловой писатель должен знать читателя и его конкретные потребности.В некоторых случаях читателю, незнакомому с английским языком, может потребоваться перевод документа. Все эти факторы необходимо учитывать при написании статей для международной аудитории. Ниже приведены несколько полезных советов, как хорошо писать для глобальной аудитории:

• Пишите короткие предложения, не более 25 слов.
  
• Выберите слова, которые легко произносятся и не имеют разного значения.
  
• Не используйте жаргон, терминологию, сарказм или сленг при написании статей для международной аудитории.
  
• Старайтесь использовать активный голос и настоящее время везде, где это возможно.
  
• Избегайте двусмысленности.
  
• Не используйте латинские сокращения.
  
• Предоставьте глоссарий определений специальных слов, используемых в документе.

Ключ к написанию для международной аудитории — сделать его простым, но эффективным. При написании для международной аудитории писатель должен осознавать культурные факторы, чтобы не оскорблять чувства читателей.

Вот несколько советов писателю:

• Знайте целевую аудиторию, для которой вы пишете, и исследуйте, что можно и что нельзя делать для этой аудитории.
  
• Если возможно, найдите носителя языка, который вычитает культурные аспекты в вашем документе.
  
• Помните о политических и культурных факторах, к которым может быть чувствительна ваша аудитория.

Есть и другие типы писем, которые вам могут понадобиться, в том числе о увольнении и рекомендациях.Они очень похожи на те примеры, которые вы уже видели. Для этих типов писем вы должны выбрать стиль письма, которому вы хотите следовать, а затем обратиться к предмету.

Рекомендательные письма иногда запрашиваются от бывших коллег, которым требуется письмо для обращения к новому или потенциально новому работодателю. Их также можно отправить в школы или другие подобные учреждения. Обычно это ссылки на вакансии, ссылки на персонажей или академические ссылки.Для целей делового письма они обычно попадают в категорию справочных материалов о трудоустройстве. В рекомендательном письме должно быть сказано, почему человек, о котором идет речь, является подходящим человеком для найма. Основная цель — описание их сильных сторон и способностей.

Образец рекомендательного письма Адрес отправителя Ваш номер телефона (1 строчный интервал) Сегодняшняя дата Имя получателя Адрес получателя (1 строчный интервал) Уважаемый господин.Сильфоны: (1 строчный интервал) Я пишу, чтобы порекомендовать кандидата на собеседование на должность фотографа в вашей компании. Лиза Фототакер подала заявку на вакансию в вашей компании, и у меня есть опыт работы с ней. (1 строчный интервал) Лиза — очень творческий человек, с тонким чувством стиля и вниманием к деталям. Она является активом для любой команды, принося с собой чувство художественного дизайна и талантов, которые так часто востребованы.Я без колебаний рекомендую нанять ее на эту должность. Она отвечала за фотографирование и всю работу по оформлению и дизайну нашего последнего календаря, чему мы очень рады. (1 строчный интервал) Если я могу ответить на вопросы относительно этой рекомендации, не стесняйтесь обращаться ко мне. (1 строчный интервал) С уважением, (четыре строки вниз) Подпись здесь Линда видоискатель Владелец

Когда дело доходит до написания деловых писем, они в основном пишутся одинаково.Тема или ракурс могут измениться, но тот факт, что вы пишете профессионально, сохраняя чистоту и точность, остается неизменным. Будь то рекомендация, письмо сочувствия или заявление об увольнении, приведенные выше формулы можно применить практически к любым обстоятельствам.

деловых писем: определение, типы, формат и советы!

Что приходит вам в голову, когда вы слышите термин «деловые письма»?

Угадаем!

Сама концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней.

Вы можете задаться вопросом, отправляют ли люди вообще эти белых конвертов с модными бланками ?

Или, если это просто устаревшее понятие, замененное электронными письмами и сообщениями.

По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной и важной частью любой коммуникационной стратегии.

Согласно исследованиям, офисный работник получает в среднем 121 письмо в день.

Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик вместо вашего почтового ящика.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может выделиться.

Что такое деловое письмо? (Определение)

Деловое письмо — это профессиональное официальное письмо, которое одна компания отправляет другой. Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между бизнес-клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также частными лицами.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может выделиться. Деловые письма демонстрируют уровень Однако, если вы не знакомы с концепцией, их написание становится утомительным занятием.

Какую информацию вы должны включить и насколько она должна быть формальной?

Есть ли ограничение на количество абзацев, которые вы можете написать?

Как обратиться к кому-то и как закрыть заметку?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, значит, вы попали в нужное место.

Мы составили руководство, чтобы вы овладели искусством написания деловых писем .

Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам, возможно, понадобится написать в какой-то момент вашей жизни.

Подробнее: Деловые документы: определение, типы, преимущества и шаги по их созданию!

Типы деловых писем

1. Сопроводительные письма

Прежде всего, сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который кандидаты отправляют вместе со своими резюме.Работодатель отправляется на путь величайших карьерных и жизненных достижений.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным специалистом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

Советы:

• Не пытайтесь описать всю свою карьеру в сопроводительном письме. В нем должен быть тщательно подобранный сборник рассказов.
• Не указывайте навык, которого у вас на самом деле нет.Вы определенно пожалеете, когда вас попросят применить этот навык на собеседовании.
• Будьте лаконичны и по существу. У работодателя нет времени сесть и прочитать мемуары целиком.

2. Деловые приглашения

Эти письма представляют собой формальный способ связаться с компанией или частным лицом и пригласить их на мероприятие, организованное вашей компанией.

Поскольку деловые мероприятия обычно носят формальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным.Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

Советы:

• Напишите письмо так, чтобы оно вызвало предвкушение события.
• Четко укажите дату, время и место проведения.
• Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

Подробнее: Письмо-предложение: Что это такое и как его написать?

3. Письмо с жалобой

Это письмо — способ официально выразить свое разочарование.Вы можете сообщить о неудачном опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует вашим ожиданиям.

Ключ к этому письму заключается в том, что оно не должно звучать так, как будто вы придираетесь, но оно также не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез.

Советы:

• Не становитесь слишком эмоциональными или чрезмерно злыми. Просто констатируйте факты.
• Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как вы хотите, чтобы они исправляли свои ошибки.

4. Заявление об увольнении

Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы увольняетесь с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кафе или в крупной компании, подать заявление об увольнении перед отъездом — это правильный протокол.

Также не поддавайтесь, если у вас возникнет желание отправить зажигательное заявление об увольнении! Вы можете снова пересечься с этими людьми.

Советы:

• Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться.Письма об увольнении — не самое подходящее место для жалоб и критики.
• Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные возможности и опишите некоторые ключевые вещи, которым вы научились на работе.
• Если вы занимаетесь влиятельной позицией, внимательно относитесь к своим словам, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

5. Письма о заказе

Эти письма, также известные как «заказы на закупку», используются для заказа товаров или покупки материалов.Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

Эти письма обычно отправляются одним бизнесом другому, чтобы сделать заказ или изменить его.

Советы:

• Будьте краткими и ясными, чтобы избежать недопонимания или путаницы.
• Включите все, что потребуется продавцу для доставки заказа и получения оплаты.
• Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или последующих действий.

6.Рекомендательное письмо

Эти письма предназначены для того, чтобы рекомендовать кого-то для стажировки, работы, стажировки или других подобных возможностей.

Перед тем, как нанять сотрудника, многие работодатели просят такие письма. В нем рассказывается, почему человек, о котором идет речь, следует нанять, и описываются его сильные стороны и способности.

Советы:

• Будьте честны и не соглашайтесь писать письмо незнакомому человеку.
• Используйте конкретные примеры, чтобы выделить сильные стороны, навыки и способности человека.
• Укажите, почему, по вашему мнению, кандидат преуспеет в этой должности.

Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что эта концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

Написание четкого и краткого делового письма не составляет большого труда, если вы следуете установленным правилам для верстки и языка .

Подробнее: Как написать рекомендательное письмо?

Давайте научимся составлять безупречное профессиональное деловое письмо, потому что мы знаем, что вы не хотите ошибиться в формате и выглядеть неряшливо и непрофессионально!

Как написать деловое письмо? (Формат или структура)

Шаг 1. Информация об отправителе

Если вы хотите получить ответ, вы должны понимать, как правильно адресовать деловое письмо.

В этом разделе вы должны указать свой адрес, контактный номер и адрес электронной почты.

Многие люди также включают свое полное имя вверху. Однако другие думают, что в этом нет необходимости, потому что вы все равно собираетесь подписать письмо своим именем.

Хотите сэкономить время?

Что ж, если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать всю информацию.

Шаг 2: Дата

Вместо того, чтобы сокращать числами, напишите дату целиком.

Когда вы пишете американским компаниям, используйте американский формат даты , то есть поставьте месяц перед днем.

Пример: 20 октября 2016 г.

Укажите дату перед месяцем, если вы отправляете письмо в Великобритании или Австралии .

Пример: 20 октября 2016 г.

Шаг 3. Адрес получателя

Это адрес, по которому будет доставлено ваше письмо.

Напишите имя получателя, его титул (г-жа/Mrs./Mr./Dr) и их адрес. Убедитесь, что вы как можно более конкретны, чтобы добраться до нужного пункта назначения.

Если вы не знаете имени человека, небольшое исследование вам не повредит! Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, чтобы узнать название.

Пример:

Г-н Майк Браун

Исполнительный директор

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Лос-Анджелес, Калифорния

Советы:

• На случай, если вы не уверены предпочтение женщины в адресе, используйте «Ms».
• Если вы думаете, что ваш получатель использует «Dr» или имеет другое название, используйте это. (Обычно люди не против того, чтобы к ним обращались более высоким титулом, чем они на самом деле обладают, но они не хотят, чтобы к ним обращались более низким.)

Шаг 4: Приветствие

Приветствие не Это не просто приветствие, это показатель уважения. Вы можете выбрать приветствие в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека и контекст вашего письма.

Если вы знаете человека, которому отправляете письмо, и в большинстве случаев обращаетесь к нему по имени, вы можете использовать его имя в приветствии.(Например, Уважаемый Майк)

Однако и в этом случае есть исключения.

Рассмотрим пример.

Деканом колледжа XYZ может быть ваш дядя, но если вы пишете ему по официальному вопросу, лучше всего использовать приветствие « Декан (Фамилия)» или « Доктор (Последний Имя) », потому что есть вероятность, что другие люди обработают его письма и электронные письма.

Если вы, , не знаете кого-то , всегда используйте его личный титул и его фамилию.

Если вы не уверены в чьем-либо поле , вы можете использовать его полное имя. (Например, Уважаемый Тейлор Браун)

Если вы, , не знаете, конкретно, кому вы отправляете письмо, используйте «тех, кого оно может касаться».

В любой ситуации убедитесь, что вы заканчиваете приветствие двоеточием. (Не запятая!)

Шаг 5: Тело

Это самая важная часть вашего письма. Тело должно содержать несколько (в основном три) кратких абзаца, каждый из которых имеет четкую цель.

Если вы хотите, чтобы ваш читатель произвел наилучшее впечатление, держите свое сообщение кристально ясным.

В первом абзаце представьтесь и поясните суть вашего письма. Вы также можете упомянуть здесь взаимные связи, если получатель не знает, кто вы.

Не знаете, с чего начать?

Вы можете написать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной строки.

В следующем абзаце углубитесь в детали вашей основной мысли.

В заключительном абзаце кратко изложите свои соображения, еще раз сформулируйте цель письма и расскажите о своем запланированном курсе действий.

Совет: Старайтесь избегать длинных, извилистых предложений и переходите сразу к делу.

Шаг 6: Закрытие

Здесь вы укажете, что получатель может связаться с вами или вашей командой, если у него возникнут какие-либо проблемы или вопросы. Вы также можете поблагодарить его или ее за то, что он прочитал письмо.

Убедитесь, что закрытие не превышает двух предложений!

Например, вы можете написать:

• Пожалуйста, напишите мне на (ваш адрес электронной почты), чтобы назначить встречу.Спасибо!
• Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь звонить мне по (ваш контактный номер).

Шаг 7: Бесплатное закрытие

Это короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. У вас есть много вариантов, но выберите тот, который отражает формальность ваших отношений.

Рекомендуемые формальные закрытия включают «Искренне Ваш», «С уважением» или «Искренне».

Если ваше письмо менее формальное, , вы можете написать «Всего наилучшего» или «Спасибо», или «С уважением», или «Всего наилучшего».

Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.

Шаг 8: Подпись

Под бесплатным закрытием подпишите письмо.

Убедитесь, что вы пропустили не менее четырех строк, чтобы было достаточно места для вашей подписи. После этого введите имя, которое нужно подписать.

Вы также можете указать название должности под своим полным именем.

Вот формат:

Ваша подпись

Введено полное имя

Заголовок

Шаг 9: Приложения (если применимо)

Если вы планируете отправить что-либо вместе с вашим деловым письмом, вы можете Укажите это, просто написав Приложения после подписи.

Считайте, что это печатная версия «пожалуйста, найдите прикрепленный » для электронных писем.

Если вы вложили много документов, составьте список, в котором получателю будет указано, что ему нужно искать в конверте.

Например:

Приложения (5): 2 брошюры и 3 листовки

Когда дело доходит до делового письма, правильного выравнивания и точной структуры недостаточно.

Нужно подобрать правильный тон.

Убедитесь, что получатель понимает намерения вашего письма.

Давайте раскроем секреты написания выдающегося делового письма!

Подробнее: Письмо с уведомлением за две недели: что это такое и как его написать? (С примерами)

Советы по написанию деловых писем

1. Будьте краткими и простыми

Выбор слова может повысить или снизить эффективность вашего делового письма.Избегайте цветочных описаний и жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы говорите.

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: « Время — деньги. ”

Делайте буквы ясными и краткими. Переходите к делу как можно быстрее.

2. Правый тон

Держите свой тон разговорным, но профессиональным. Вы же не хотите показаться высокомерным или хвастливым?

Сохраните обычный язык для электронных писем и сообщений — ваши деловые печатные письма должны быть немного профессиональными.

С учетом сказанного, убедитесь, что вы говорите как вы. Вы же не хотите, чтобы ваше письмо выглядело как что-то написанное машиной!

Совет: Используйте глаголы с активным голосом вместо пассивного. Активный голос показывает, что вы заботитесь и несете ответственность за свои действия. (Пример: «Мы доставим его вам до 15 декабря». Не… «Ваш товар будет доставлен до 15 декабря).

3. Вычитка, вычитка и вычитка!

Как вы уже могли понять, деловое письмо — не место для небрежности.Трижды проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Также не забудьте проверить написание имени получателя. Если вы напишете его неправильно, это повысит вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает профессионализма и внимания к деталям. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.

Bit.ai — идеальный инструмент для создания деловых писем

Да, деловые письма должны быть формальными и отформатированы определенным образом, но как только вы освоите это, вы поймете, что писать их не так. В конце концов, это не такая уж боль, особенно когда у вас есть инструмент вроде bit.ai с вами!

Благодаря своим интуитивно понятным и интегрированным инструментам Bit.ai упростил зачастую сложный и долгий процесс написания делового письма.

Используя Bit.ai, вы можете создать «живое» деловое письмо, которое выделяет ваш текст, имеет идеальный формат, приятное для глаз и приятное на вид! Вы можете легко поделиться этим письмом с получателем, внутренними командами и заинтересованными сторонами.

Лучшая часть? Вы можете работать со своей командой в режиме совместного редактирования в режиме реального времени и использовать встроенные комментарии, чтобы собрать ваших коллег в одном месте для обсуждения работы и принятия решений, связанных с вашими деловыми письмами.

Рабочие пространства Bit — это разумный способ сохранить все ваши знания и работу в одном пространстве для доступа вашей команды. Вы можете создать множество рабочих мест. Будь то для личного использования, для команд, отделов, клиентов или для всей компании.

Использование bit.ai принесет немного счастья в ваш рабочий день, а также поможет сделать деловое письмо более эффективным!

Заключительные слова

Знаете ли вы, что бумажное общение более запоминающееся и обогащающее, чем общение через экран?

Еще одна причина для отправки печатного делового письма!

Да, электронная почта может быть самым быстрым и удобным способом делового общения, но печатное деловое письмо никогда не потеряет своего очарования и эффективности.

Кроме того, теперь, когда вы знаете, что делаете, написание деловых писем станет для вас легкой прогулкой.

Разве это не проще, чем вы себе представляли?

Вы готовы написать деловое письмо с помощью bit.ai? Сообщите нам, как это происходит, написав нам в Твиттере @bit_docs.

Далее читает:

План действий в чрезвычайных ситуациях: что, зачем и как его создать?

Официальное письмо: что это такое и как его составить?

Бизнес-отчет: что это такое и как его написать? (Шаги и формат)

Пригласительное письмо: что это такое и как писать!

Документ о бизнес-требованиях (BRD): что, зачем и как писать?

Как написать бизнес-кейс: пошаговое руководство

Письмо об отсутствии: что это такое и как его написать?

Сравнение типов деловой переписки — видео и стенограмма урока

Letters

Самая формальная форма общения для большинства деловых целей — это письмо .В зависимости от цели письмо может принимать самые разные формы. Чаще всего они принимают форму общения одного объекта с другим. Например, при работе с клиентами большая часть вашего общения будет в форме писем. Эти сообщения могут принимать форму чего угодно: от письма, сопровождающего заявку, до контракта, до письма с благодарностью клиента за выбор вашей компании, но в любом случае это будет письмо.

Тем не менее, некоторые письма пишутся внутренне.Когда вы подали заявку на работу, вы, вероятно, написали краткое сопроводительное письмо, чтобы объяснить, почему вы считаете себя привлекательным кандидатом. Точно так же, когда вам предложили работу, вы, вероятно, получили письмо с предложением, в котором указаны ожидания и зарплата. Наконец, когда вы уходите с работы, вы, скорее всего, напишете заявление об увольнении с указанием причин ухода.

Заметки

Конечно, в некоторых случаях письма пишутся для внутренних целей. Тем не менее, наиболее формальное письмо, которое имеет место в организации, имеет форму меморандума .Памятка — это официальный документ, который описывает изменения или политику для членов команды. Эта команда может быть целой организацией или просто отделом, в то время как изменение или политика могут быть чем угодно, от нового сотрудника до новой политики в отношении запроса отпуска. В любом случае записки составлены определенным образом, чтобы их можно было быстро прочитать и обработать, но при этом они должны считаться официальными для целей официального оформления.

Электронная почта

Тем не менее, вам не нужна памятка, чтобы попросить начальника уйти пораньше.Вместо этого вы, вероятно, сделаете это с помощью электронного письма . В зависимости от вашей организации электронная почта может быть чем угодно, от замены всех, кроме самых официальных писем и записок, до чего-то, что считается неофициальным и неформальным. Самым большим преимуществом электронной почты является ее скорость: после отправки она мгновенно оказывается там. Однако эта легкость вызывает недовольство некоторых организаций. Другими словами, всегда полезно проконсультироваться с вашей компанией, чтобы узнать о передовых методах работы с электронной почтой.

Мгновенные сообщения и текстовые сообщения

Наконец, есть мгновенные сообщения и текстовые сообщения.Это наименее формальные формы общения в офисе, но они все же жизненно важны. Для быстрой консультации по документу немного лучше, чем мгновенное сообщение, отправленное человеку, с которым вы работаете над ним. Это позволяет быстро и бесшумно общаться, не мешая работе окружающих. Однако мгновенные сообщения никогда не используются как способ распространения официальной информации из-за такого неформального характера.

Точно так же текстовые сообщения никогда не заменят официальные деловые письма, но они все равно могут быть полезным способом передачи информации.Это особенно актуально во время встреч или когда люди находятся вне офиса. Конечно, бывают случаи, когда писать текстовые сообщения, а иногда — не писать текстовые сообщения своим контактам, когда они находятся на встрече со своим начальником о будущем их работы, — не лучшее время! Тем не менее, если вы напишете клиенту сообщение о том, что вы опаздываете на встречу на десять минут, это покажет, что его время ценно и вы это признаете.