Расставлять приоритеты это как понять: 16 способов правильно расставить приоритеты

Как правильно расставлять приоритеты — о схеме трех коробочек

На всякий случай и перед тем как начать…
Слово «приоритет» — не имеет множественного числа,
как минимум в русском языке.
В английском до недавнего времени тоже.
Поэтому фраза «расставить приоритетЫ»
на русском звучит примерно как
«составить список моих единственных жен».

 

«Как правильно расставлять приоритеты» — один из моих любимых вопросов. Очень часто, те, кто задают этот вопрос уже подсознательно ожидают какой-нибудь рассказ об очередной матрице 2х2 и всякими рассказами про важноенесрочное. Но нет…

В моей картине мира, приоритет – это то, что отвечает на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?». При чем здесь под задачей подразумевается конкретное небольшое четкое действие, которое мы способны выполнить максимум за полчаса с наполовину выключенным мозгом. Если что-то не выполняется за полчаса с наполовину выключенным мозгом, то это уже проект и с ними история отдельная.

Вариантов ответа на вопрос: «Когда нужно выполнить эту задачу?» в технике доведения дел до конца всего три (своего рода грубая временная шкала):

• Сегодня
• На этой неделе
• Не на этой неделе

Этот подход я позаимствовал у Майкла Линенбергера и он мне показался наиболее простым среди работоспособных. На самом деле у Линенбергера смысл коробочек слегка иной – они не привязаны ко времени, они отражают срочность. В оригинале эти коробочки назывались:

• Critical Now (Пипец как надо сейчас)
• Opportunity Now (Было бы не плохо сделать сейчас)
• Over the Horizon (Пока не парься об этом)

Главное отличие коробочек друг от друга – это частота их просмотра. Critical Now просматривается раз в час, Opportunity Now – как минимум раз в день и Over the horizon раз в неделю. Еще у Линенбергера есть одно хорошее правило: в Critical Now не более 5 задач.

Таким образом, все ваши задачи раскладываются по трем коробочкам.

Один-в-один такую схему коробочек поддерживает MaxDone и довольно близко MS Outlook. Если же вы используете инструмент, заточенный под ортодоксальное Getting Things Done (GTD), то там есть коробочки Next (их можно использовать как «На этой неделе») и Someday (их можно использовать как «Не на этой неделе»). Хотя в оригинале по замыслу Дэвида Аллена коробочка Someday / May be (Когда-нибудь / может быть) задумывалась больше как инкубатор идей, а по факту чаще всего используется как могильник несбывающихся мечт и похмельных фантазий…

На первый взгляд, у метода трех коробочек есть один недостаток: а что если мне нужно сделать задачу в определенный день Х? Почему мне нельзя просто назначить этой задаче нужный срок, чтобы до этого дня о ней вообще не думать?

Если вам так хочется, то, конечно же можно, но:

1. А если вдруг обстоятельства сложатся так, что у вас появится возможность выполнить задачу РАНЬШЕ этого срока, вы ими не воспользуетесь, ведь так?
2. А когда придет срок выполнить эту задачу, вы ее узнаете или будете судорожно вспоминать, что же конкретно имелось в виду?

Если вам не нужно выполнять задачу раньше срока и у вас нет проблем с описанием и формулировкой задачи, то можете назначить ее на конкретный день и скрыть с глаз долой. Но

Схема трех коробочек позволяет выполнять нужные задачи максимально быстро, но при условии регулярных периодических обзоров. Кстати, без регулярных периодических обзоров любая система перестанет быть актуальной и довольно быстро превратится в обузу.

 

Как расставить приоритеты в бэклоге продукта – Digital Enterprise

Каждый ответственный сотрудник в вашей компании, вероятно, имеет собственное мнение о том, что является наибольшим приоритетом бизнеса. Но какой проект на самом деле должен быть приоритетным? К счастью, есть отличные методы, которые помогут определить приоритет задач в бэклоге продукта.

Менеджер по продукту: безумству храбрых поём мы песню

Взгляните на менеджера по продукту как на невоспетого героя, который должен «пасти котов» и подталкивать всех по каждой задаче, чтобы обеспечить соблюдение сроков, закрытие задач, развёртывание кода и выпуск продуктов. Речь идёт не только о том, чтобы все были сосредоточены и уложились в срок, но и об обеспечении достаточной гибкости и упорства в работе над задачами при достижении целей в ситуации, когда требования заказчиков и пользователей меняются. Любой хороший менеджер по продукту должен отлично знать свой продукт, но как он решает, на чем и когда сосредоточиться?

В этой статье рассматриваются различные методы приоритизации. Тут не преследуется цель продвижения какого-то конкретного фреймфорка, подхода или идеологии. Это обзор различных способов интерпретации и расстановки приоритетов в бэклоге продукта.

Что такое бэклог продукта?

Бэклог продукта – это список задач, необходимых для выполнения стратегических планов дорожной карты развития продукта. Бэклог предназначен для того, чтобы приземлить бизнес-идеи на практические задачи, включающие инструкции что и кому делать. В то время как дорожная карта развития продукта представляет собой общую картину, описывая высокоуровневые цели и стратегии, предназначенные для ЛПР, бэклог продукта – это список конкретных дел, составленный (возможно) для тех, кто выполняет основную часть работы: продуктовой команды и разработчиков.

Какие задачи содержатся в бэклоге продукта?

Задачи в продуктовом бэклоге различаются в зависимости от особенностей работы команды. Те, кто использует идеологию Скрам, могут обратиться к формату пользовательских историй (user story). При таком подходе задачи в бэклог продукта ставятся с точки зрения конечного пользователя. Например:

«Как (тип пользователей) я хочу (чего они хотят достичь), чтобы я мог (результат, которого они хотят достичь)»

Вне зависимости от выбранного способа описания, типичные задачи или истории обычно включают:

• Исправление ошибок
• Инфраструктурные и функциональные обновления
• Разработка новой функциональности
• Изменения существующей функциональности
• Устранение технического долга
• Рефакторинг

Важность приоритезации бэклога

Бэклог продукта должен представлять собой список всех связанных с продуктом задач, которые необходимо выполнить команде, с указанием исполнителей и сроков. Проблема в том, что список не является исчерпывающим. Он должен быть гибким и обязательно будет меняться в зависимости от обстоятельств.

Например, быстрый выпуск продукта конкурентом может означать, что теперь нужно выпустить обновление продукта раньше, чем ожидалось, чтобы не утратить преимущества, а это означает, что всё остальное откладывается.

Даже такие события, как презентации на выставках (виртуальных или очных), могут означать, что команды меняют приоритет в сторону задач, необходимых для продаж и маркетинга, в надежде заполучить новых клиентов. Но возникает проблема, когда список задач продолжает пополняться, а менеджер по продукту изо всех сил пытается поддержать темп, необходимый для просмотра и организации всех задач по предпочтениям и приоритетам. Эффективный бэклог продукта должен быть хорошо структурирован, организован так, чтобы его можно было легко прочитать и понять, а также должен соответствовать актуальным стратегическим потребностям бизнеса.

5 вещей, которые никто не упоминает

Есть много людей, которые зарабатывают деньги на организации команд разработчиков и захотят продать вам свой «безотказный» метод. Ещё есть множество ресурсов, привязанных к службам, которые вы уже используете. Но хотелось бы отметить несколько важных моментов. Независимо от того, какие методы управления бэклогом продукта вы выберете, для того чтобы они заработали, необходимо пять вещей:

1. Разумный уровень функциональности у компании. Высокая текучесть кадров или прогулы затрудняют выполнение задач. Однажды я работала в компании, где в моем отделе за пять месяцев было пять разных менеджеров. И каждый раз, когда приходил новый, менялись задачи и приоритеты.
2. Уважение и авторитет менеджера по продукту. Это означает, что, когда он устанавливает крайние сроки или организует очередь задач, это воспринимается так, как если бы это проделал сам генеральный директор (или, если вы фрилансер, человек, который платит вам зарплату).
3. ЛПР / высшее руководство достаточно делегируют ответственность на менеджера по продукту и хороших коммуникаторов – если что-то нужно изменить, они могут сформулировать причины, а не просто понизить рейтинг.
4. Члены команды обладают соответствующей квалификацией для выполнения задач (или компания готова нанимать более квалифицированных фрилансеров).
5. Существует процесс управления техническим долгом, особенно если он замедляет работу команд, вызывает ошибки и задерживает выпуск новой функциональности. Если технический долг не является приоритетом, будет сложнее сократить бэклог продукта или выполнять задачи.

Методы приоритизации бэклога

1. Матрица «Влияние/усилия» (Impact Effort).

Задачи распределяются на матрице с двумя осями: уровень усилий и уровень влияния. Это легко проделать на собраниях с использованием доски и стикеров. Есть также специальные шаблоны в распространённых ресурсах Edraw, Miro и SketchBubble. Это упражнение хорошо проводить с участием членов продуктовой команды из разных подразделений, поскольку оно даёт возможность противопоставить разные приоритеты друг другу.

Дополнительно можно познакомиться с хорошим критичным анализом этого метода от Итамара Гилада.

2. Ранжирование по стеку

Повсеместно распространённый метод – это ранжирование по стеку. Составляется список элементов, которым требуется приоритезация, затем ранжируется от наиболее важных (верхняя часть стопки) к наименее важным (нижняя часть стопки). Получаем стек задач для обслуживания.

Преимуществ: номер один может быть только один. Этот метод гарантирует, что в поставке всегда максимальная ценность, и команда никогда не работает над малоценными задачами. Кроме того, им легко пользоваться. Недостатки: чаще всего приоритеты определяются субъективно, на основе интуиции, подкреплённой некоторой аналитикой.

3. Метод MoSCoW

Метод MoSCoW – альтернатива расстановке приоритетов в терминах «Важно/Нужно/Хочется» (High/Medium/Low).

Четыре категории:

• Должны сделать (Must have): эти задачи критически важны для поставки в текущем периоде для достижения целей. Если хотя бы одно обязательное требование не выполнено, выполнение этапа следует считать неудачным.
• Нужно сделать (Should have): важно, но не критично для поставки.
• Могли бы сделать (Could have): эти задачи желательны, но не обязательны и должны иметь приоритет только в том случае, если другие задачи уже выполнены.
• Можно обойтись (Won’t have): эти задачи наименее критичны.

Проблема с методом MoSCoW заключается в том, что он не помогает, если необходимо выбрать среди нескольких задач в списке обязательных. Кроме того, легко увидеть, что новые версии имеют приоритет над рефакторингом, если рефакторинг всегда делегируется категориям «могли бы сделать» или «можно обойтись».

4. Средневзвешенная кратчайшая работа выполняется первой

Принцип средневзвешенного кратчайшего задания (Weighted Shortest Job First, WSJF) используется в гибкой разработке программного обеспечения для определения приоритетов элементов работы на основе принципов бережливого производства. Определение достигается путём деления стоимости задержки (Cost of Delay) на время, необходимое для выполнения задачи.

Есть много разных математических способов вычислить это, но эмпирический способ – подумать о том, что потеряет компания в целом, если что-то не будет сделано или цель не будет достигнута. Это может означать финансовую и репутационную потерю, невозможность перепродать связанный продукт или узкие места, такие как задержка связанных релизов. Конечно, всегда будет определённый уровень субъективности, но, возможно, меньший, чем попытка определить, какая задача для пользователей является наиболее важной.

5. Приоритезация на основе данных

Возможно, вы поддерживаете коммуникации с отделом продаж, чтобы получить обратную связь через отзывы клиентов, или следите за настроениями пользователей в социальных сетях, чтобы понять, с какими проблемами они сталкиваются. Но есть ещё один инструмент, который помогает понять поведение клиентов, включая потоки пользователей и их болевые точки: данные. Использование прикладных инструментов для количественной оценки экономических последствий реализации задач может помочь при их приоритизации.

Хорошо, мы расставили приоритеты для нашего бэклога. Что теперь?

Примите во внимание платформы, которые уже используются для общения коллектива и управления задачами и проектами. Не увеличивайте когнитивную нагрузку команды, заставляя использовать ещё один инструмент организации рабочего процесса. Это тем более важно для удалённых команд, особенно работающих в разных часовых поясах, т. е. асинхронно. Интегрируйте бэклог продукта в инструменты, которые уже используются, такие как Jira , Trello, Monday.com, Asana, Stepsize и т.п.

Автор Cate Lawrence
Источник

Расставляем приоритеты в тратах

Я часто сравниваю эффективное управление семейным бюджетом с тайм-менеджментом. У нас есть определенные ресурсы, которыми необходимо грамотно управлять. От того, каким образом вы используете имеющиеся в вашем распоряжении средства, зависит и тот результат, который вы получаете.

Очень важным моментом в данном процессе, является умение расставлять приоритеты в тратах. Ведь деньги могут тратиться как с пользой, так и без пользы. Как же определить, насколько полезна нам будет та или иная трата?

Давайте попробуем разобраться с этим ниже.

Естественно, что наши траты зависят от того образа жизни, который мы ведем. А наш образ жизни зависит от тех целей и жизненных приоритетов, которые у нас есть.

Чем моложе человек, тем больше у него самых разнообразных целей и сложнее выбор. Мало опыта, мало знаний из-за чего происходит много ошибок. В том числе и финансовых.

В молодом возрасте хочется всего. Хочется красиво жить, стильно одеваться, тусоваться на модных вечеринках, много путешествовать, заниматься спортом, любить, веселиться и т.д.

Собственно отсюда и размытость целей.

Чем старше человек, тем меньше у него целей, так как с годами, многие нереальные цели отпадают сами собой. Либо ответственность перед другими людьми, например перед детьми и семьей, накладывает определенные обязательства, что ограничивает список целей.

Поэтому, взрослые люди живут более осознанно. Однако, это не гарантирует им правильную расстановку приоритетов в расходах.

Что же делать? Как привести дела в порядок?

Для начала, необходимо определиться с целями. Желательно выписать и зафиксировать их на бумаге. Далее, необходимо расставить приоритеты. Это нужно сделать для того, чтобы понять, какую из целей вы будете реализовывать в первую очередь, а какую во вторую, третью и т.д.

Ну а потом, отталкиваясь от полученного списка, проанализировать, куда и на что уходят ваши деньги. И в этом вам может помочь следующая таблица:

Обращаю ваше внимание, что это примерная таблица с приоритетами моих расходов. У вас она может быть иначе. И моя задача дать вам инструмент расстановки приоритетов в тратах.

1. Срочно и важно

В эту группу расходов можно отнести такие траты, как расходы на кредит, квартплату, продукты первой необходимости. То есть все то, без чего нам не обойтись. От этих расходов достаточно остро зависит наша жизнь, поэтому мы держим их всегда на первом плане.

Чтобы не случилось, но мы ежемесячно должны покрывать расходы по данным категориям и без этого не обойтись.

2. Не срочно, но важно

Сюда относятся все расходы, которые очень важны для нас как в настоящем, так и в будущем. Однако, мы можем обойтись без них в трудную минуту. По своей значимости – это самый главный квадрант из всех приведенных. От него зависит наше будущее, наши цели, наши мечты, наше внутреннее состояние.

Как видно из рисунка, в данный квадрант я отнес накопления и инвестиции, хотя кто-то из читателей может возразить, что логичнее было бы отнести данную категорию в первый квадрант. В идеале – возможно! Но в реальной жизни получается так, что не каждый месяц удается откладывать часть своих доходов в накопления. Потому что могут возникнуть какие-то непредвиденные расходы, которые по значимости приходится ставить на первый план. Но об этом подробнее в следующем квадранте.

Также, в данный квадрант я отнес такие категории расходов как Знания и все что связанно с Семьей. Это мое будущее. Это самое важное в моей жизни. Поэтому при составлении финансового плана, я отталкиваюсь от рассуждений, как это повлияет на мою семью, мои взаимоотношения, на мои знания и жизненный опыт. И если я вижу возможную пользу, то с удовольствием потрачу на это свои деньги.

3. Срочно, но не так важно

Сюда относятся все непредвиденные расходы, которые срочно необходимо совершить. Однако, они могут быть не так важны на данный момент времени. Например, ремонт автомобиля. Зачастую, это незапланированный расход, так как может произойти какой-нибудь форс-мажор.

Например, автомобиль, в моей жизни, не играет важную роль. Но он помогает мне оперативнее решать дела и вносит некоторое удобство в мою жизнь. Однако, в последнее время, автомобиль стал существенной категорией расходов в нашей семье, что меня не совсем устраивает.

Тоже самое можно сказать о неожиданной сломавшемся каблуке, вылетевшей пломбе из зуба, сломавшемся смесителе в туалете и т.д.

Эти траты, как занозы. Возникают неожиданно, но требуют срочного вмешательства.

4. Не срочно и не так важно

Наконец, в четвертый квадрант, я отношу такие расходы, как, например, посещение ресторана, покупка новой одежды, отпуск, различные деликатесы и т.д. На данном этапе моей жизни, они для меня менее важны и не представляют такой срочности, как например создание собственного бизнеса и финансовых активов, за счет которых, в будущем, я и смогу позволить себе все это.

Эти траты для меня второстепенны. В тайм-менеджменте, дела которые относятся к данному квадранту, еще называют “воры времени”. Соответственно в мани-менеджменте, такие расходы можно назвать “воры семейного бюджета”.

В зависимости от ваших жизненных ценностей и целей, такие расходы нужно сводить к нулю, либо избавляться от них.

Еще одним хорошим примером, который относится к данному квадранту, можно отнести сигареты и выпивку. Проку от них никакого, а вот тратимся мы на них очень часто.

Подведем итоги

На то, как и куда мы тратим свои деньги, влияют наши жизненные цели и ценности. Поэтому важно проработать их вначале. Если у вас много целей в жизни, то важно выделить, что вы будете решать в первую очередь и в какой последовательности.

Затем, стоит приступать к сортировке своих расходов по квадрантам важности и срочности. Важно знать о том, что ваши расходы могут с течением времени перетекать из одного квадранта в другой.

Например, на данном этапе своей жизни, я готов отказаться от слишком частого посещения ресторанов и увеселительных заведений, а также готов еще несколько лет поездить на старой машине.

Однако, сэкономленные деньги я направляю на создание активов с той целью, чтобы потом, на полученные от этих активов дивиденды, жить в свое удовольствие и тратить их на то, что мне приносит удовольствие.

Признать свои переживания и право их чувствовать – Новости – Вышка для своих – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Началась последняя в этом учебном году сессия. Справляться с большим количеством задач сейчас может быть еще сложнее, часто не хватает сил. Что с этим делать, как расставлять приоритеты и избавиться от чувства фантомного дедлайна, рассказывает руководитель Центра психологического консультирования Ирина Макарова.

Периодически так случается — наваливается огромное количество разных дел и проблем, которые надо решать прямо сейчас. Это происходит не только в учебе, это в принципе какая-то странная особенность жизни, которая заключается в неравномерности ее течения. Умение расставить приоритеты может сильно помочь в периоды сильного сгущения и ускорения темпа.

В этот момент возникают вопросы: «А как мне научиться расставлять приоритеты? Как это делать правильно?». Думаю, что каждый человек, осуществляя ежедневно большое количество дел, действий и операций, так или иначе распределяет их приоритетность и последовательность. То есть мы все умеем это делать и неплохо справляемся. Тогда в чем вопрос? Может быть речь об осознанности процесса и понимании того, почему мы отдаем первенство чему-то, а что-то оставляем на потом?

Попробуйте порефлексировать о том, как вы это делаете. Вы начинаете с легких для себя заданий, а сложные, непонятные, объемные оставляете на десерт? Тогда может так случиться, что и без того трудные для вас работы вы будете делать уже порядком утомившись.

Вы больше ориентируетесь на сроки, чем на сложность, и начинаете с того, что раньше по времени сдачи? Возможно, это продуктивная тактика, но если не держать в голове факторы объемности и трудности, то она может давать сбой. И здесь важно понять, что вы делаете, зачем вы это делаете, что для вас важно, а что — не очень. Понимание и ответы на эти вопросы дадут вам уверенность, с которой вы точно будете знать, что вам нужно сделать в первую очередь.  

Как справляться с эмоциями во время потока дедлайнов

Идеи минимизировать эмоции, вне зависимости от того, имеют ли они отношение к сессиям, дедлайнам, рейтингам или к каким-то другим событиям нашей жизни, работают плохо.

Прекрасны советы: «Не волнуйтесь! Просто не бойтесь и делайте! Перестаньте тревожиться!». Однако они малоэффективны. Если бы мы могли не бояться, не волноваться, не тревожиться, мы бы это делали и без советов окружающих людей. Что могло бы помочь в таких ситуациях, так это признание этих переживаний и права их чувствовать, даже если есть ощущение, что с ними невозможно справиться. Да, я боюсь, что не смогу написать хорошо, и я могу себя спросить, чего я боюсь: не смочь написать или сделать это хорошо или даже отлично, или может быть лучше всех. А почему я этого боюсь? И что будет, если это произойдет? Попробуйте построить с самим собой такой диалог, поищите ответы на заданные вопросы, подумайте, а что эти ответы значат в вашей жизни.

Эта тихая задушевная беседа с собой с целью узнать себя, а не оценить, пристыдить, отругать, успокаивает тревогу, приводит к состоянию понимания себя, своих страхов и беспокойств, своей неуверенности и желания быть лучше или лучшим.

Как справляться с прокрастинацией

Важно понять, что прокрастинация — это не лень и не состояние, в котором я могу, но не хочу делать. Это работа внутренних механизмов сопротивления, ограждающих нас от столкновения с переживаниями, которые представляют угрозу целостности, значительности, ценности нашего Я. И, конечно, всем нам интересно, откуда исходит угроза. Нам кажется, что от других людей: однокурсников, которые напишут лучше и талантливее, от преподавателя, скептически оценивающего не столько нашу работу, но нас, наш ум и способности, от всего мира, который только и ждет нашего проявления, чтобы посмеяться над нами, поиронизировать, или, что еще тяжелее, проигнорировать нас.

Но нет, мы же не даем им шанса сделать это, мы оттягиваем и прокрастинируем, запугивая себя ужасностью окружающих людей. Следовательно, основная угроза уже с нами, она внутри нас. И как же ее преодолеть и начать действовать? С ней надо договориться. Если в этом поможет «техника маленьких шагов», то хорошо, если таймер с фиксацией времени, отведенного на написание текста — просто отлично, если правило «первые 2 часа я не читаю и не перечитываю то, что написал», — великолепно.

Дедлайны преследуют, даже когда их нет — как избавиться от постоянного ощущения тревоги

Фантомный дедлайн — это сильное чувство тревоги тогда, когда реальной причины ее испытывать уже точно нет. И как последствие сильного эмоционального и интеллектуального напряжения мы имеем право его переживать и понимать, что это абсолютно нормально. Мы, как большой и тяжеловесный поезд, разогнавшись, не можем сразу и резко остановиться. Но мы можем наблюдать за тем, как эта тревога ослабевает и уходит. А если мы чувствуем, что время идет, а мы все еще в напряжении, то можно подумать об обращении к специалисту.

Пять ошибок, которые совершают уставшие люди

Уставшие и перегруженные люди совершают ошибки, неправильно реагируя на ситуацию или не замечая важных закономерностей. Вот пять самых распространенных ошибок. Каждую из них можно исправить и за счет этого оставаться в курсе всех дел и лучше справляться с самыми важными задачами и проблемами.

1. Вы думаете, что на действия, которые могут изменить ситуацию, нет времени. У многих рождаются отличные идеи, которые позволили бы им почувствовать себя лучше и вернуть контроль над ситуацией: например, нанять помощника по хозяйству, заняться здоровьем, посетить психотерапевта, взять отпуск или организовать встречу с друзьями. Однако люди зачастую отказываются от таких планов, потому что думают, что это потребует слишком много времени, или предпочитают подождать более подходящего момента, который обычно никогда не наступает.

Если не реализовывать свои идеи, это вызовет ощущение бессилия или недовольства. Порой вы тратите массу времени и энергии, вновь и вновь размышляя об одних и тех же проблемах. Бездействуя, вы упускаете массу возможностей, которые получили бы, начав реализовывать планы. Вместо того чтобы размышлять о некоем идеальном развитии событий, выберите наилучший вариант из множества доступных. Чтобы помочь себе, необходимо действовать – только так вы сумеете найти эффективные решения, поверите в собственные силы и быстрее воспользуетесь всеми открывающимися возможностями.

2. Вы недостаточно используете подсознание. Сосредоточенность на проблемах – не единственный способ их решить: ваше подсознание тоже может отлично с этим справиться. Когда я отправляюсь на прогулку, мои мысли блуждают. Я не пытаюсь думать о чем-то конкретном – скорее позволяю разуму плыть по течению, не слишком им управляя. Безусловно, это может мешать работе, но в то же время приносит пользу. Решения проблем приходят в голову волшебным образом, и мне легко удается расставлять приоритеты.

Но даже осознавая все преимущества такого подхода, сложно позволить себе прогуляться в начале рабочего дня. Интересно, что, когда я иду на прогулку перед работой, мое беспокойство по поводу дел, которые предстоит выполнить, как только я вернусь домой, усиливается. Однако это не мешает мне лучше осознавать проблемы и расставлять приоритеты.

Подсознание – такой же ценный инструмент решения сложных задач и творческого мышления, как и ум. Оно помогает выполнять важные дела без особых усилий и необходимости постоянно концентрироваться на различных вопросах, пытаясь не отвлекаться.

Люди, которые испытывают перенапряжение, порой пытаются отвлечься от постоянных мыслей о работе, одолевающих их в свободное время, с помощью музыки, подкастов и прочих развлечений. Но это может помешать продуктивной деятельности подсознания. Лучше попытаться понять, во время каких действий ваш разум естественным образом переключается с одной мысли на другую и решает проблемы за вас. Например, подходят вождение автомобиля, физические упражнения, принятие душа и отдых на свежем воздухе.

3. Вы принимаете чувство усталости за слабость. Часто мы испытываем перенапряжение просто потому, что над нами висит важная или незнакомая задача. Это не всегда доставляет нам неудобства – зачастую мы можем справиться с трудностями, несмотря на тяжелое психологическое состояние.

Однако иногда мы слишком критично относимся к своим ощущениям, думая: «Но ведь это не так уж сложно. Я должен справиться, не напрягаясь и без лишнего стресса». Когда вы слишком самокритичны, вы с большей вероятностью откладываете дела на потом, потому что задача вызывает не только чувство беспомощности, но и стыд или беспокойство по поводу этого чувства. Важно заменить самокритику доверительным разговором с самим собой.

4. Вы мало используете свои сильные стороны. У всех есть сильные стороны, и, если вы чувствуете, что не справляетесь с ситуацией, убедитесь, что используете свои сильные черты характера. Можно ли решить эту проблему или задачу с помощью вашего сильного качества (например, внимательности, уверенности в себе, находчивости и т. д.)? Или в данных обстоятельствах лучше применить другой подход?

5. Вы отказываетесь от того, что действительно важно. Если вы испытываете перегрузки и усталость, вероятно, причина в нехватке энергии. Это способно привести к изменениям в поведении и в эмоциональных реакциях. Такие перемены могут быть незаметными – возможно, обычно вы крепко обнимали ребенка, а теперь делаете это мимоходом, продолжая думать о чем-то другом.

Таким образом вы вредите сами себе, поскольку упускаете возможность наполниться необходимыми эмоциями, когда это нужно больше всего, а также рискуете отношениями с близкими.

Определите лучшие способы для общения с теми, кто поддерживает вас, даже если чувствуете в это время нехватку эмоциональной энергии. Скажем, специально выделите часы в определенные дни недели – например, решите, что всегда будете готовить завтрак с ребенком в субботу утром.

Если вы замечаете за собой что-то из пяти описанных здесь типов поведения, не впадайте в самокритику. Поймите, в какие ловушки вы можете угодить, и действуйте так, чтобы постепенно обойти их.

Об авторе: Элис Бойес – клинический психолог, автор книг «Набор инструментов здорового разума» и «Набор инструментов тревожности»

Статья впервые опубликована в «Harvard Business Review Россия». Оригинал статьи здесь

Расстановка приоритетов

В жизни каждого из нас постоянно возникает масса дел различных по степени важности. Что сделать в первую очередь, что оставить на потом и как сэкономить при этом драгоценное время – задача, которая сродни искусству. И для ее решения не обязательно штудировать многотомные пособия по тайм-менеджменту. Достаточно грамотно расставить свои приоритеты.

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

• вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
• на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
• вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

1. Важно
2. Срочно
3. Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

1. Важное и срочное
2. Важное, но не срочное
3. Не важное, но срочное
4. Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

• А — жизненно важное;
• Б – важное;
• В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2,.. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

 

Как выбраться из долговой ямы по кредитам, как не упасть

Ситуации бывают разные. Потеря работы, лечение или дорогостоящая, но важная покупка могут привести к закредитованности. Так называется состояние, когда у человека много кредитов одновременно, и по каждому из них надо платить. Это довольно неприятно: нужно держать в голове сразу несколько обязательств и выплачивать каждое в срок. Легко запутаться и допустить просрочку — а это увеличит сумму обязательств и может стать причиной дополнительных проблем. Такая ситуация не уникальна, и эксперты по финансовой грамотности знают, как с ней справиться. Понадобится немного внимательности и времени, а еще — высокий уровень ответственности. Если сделать все правильно, кредиты перестанут быть такой серьезной проблемой, а закрыть их получится быстрее и без просрочек.

Содержание статьи

Способы погашения нескольких кредитов

Существуют две стратегии, которые часто рекомендуют людям с несколькими кредитными обязательствами. Основная идея — одно из них погашается досрочно, пока по остальным вносятся только минимальные платежи. Когда досрочно погашенный кредит закрывается, заемщик начинает активно выплачивать другой. Способы различаются подходом: по какому принципу распределять кредиты.

«Лавина»

Идея в том, чтобы в первую очередь погашать обязательства, по которым выше процент. Кредит с самой высокой ставкой гасится досрочно, так быстро, как можно. После этого эстафета переходит к обязательству с самой высокой ставкой из оставшихся. Главный плюс подхода — так меньше переплата, но количество кредитов уменьшается не так быстро, как при подходе «снежный ком». Это вариант для тех, кто хочет переплатить как можно меньше.

«Снежный ком»

Смысл немного другой: в первую очередь погашать кредит, по которому осталось меньше выплат. Если по одному обязательству нужно заплатить еще 100 тысяч, по второму 50, а по третьему 80 — выбирать надо второй. После его погашения начните досрочно выплачивать заем на 80 тысяч и в последнюю очередь переходите к самому дорогому. Количество кредитов при таком подходе уменьшается довольно быстро, но общий срок погашения даже немного больше, чем у «лавины». Это происходит за счет того, что человек долго не гасит самый дорогой кредит. Переплата получается выше, чем у «лавины». Способ подходит тем, кто хочет быстро уменьшить количество обязательств.

Читайте также: Стратегия погашения кредитов «Снежный ком»

Ведение бюджета — способ избежать проблем

У ЭОС есть цикл статей о финансовой грамотности, где тема бюджета описывается более подробно. Идея в том, что надо внимательно учитывать доходы и расходы и задавать лимиты по каждой категории трат. Это поможет рациональнее тратить, больше сохранять и не терять деньги в никуда. Принцип ведения бюджета такой:

• Составить график, расписать статьи доходов и расходов.
• Поделить траты на обязательные и необязательные, регулярные и нерегулярные. Разделение может быть таким, как Вам удобно. Оно нужно, чтобы было проще расставлять приоритеты.
• Прикинуть, сколько денег уходит на разные категории каждый месяц.
• На основании этого составить план расходов так, чтобы не тратить лишнего, но и не отказывать себе в жизненно важных вещах.
• Крупные покупки планировать отдельно.
• Если денег не хватает, урезать необязательные расходы.

Бюджет можно вести через специальные приложения, например, «Дребеденьги» или «Дзен-мани».

Как расставить финансовые приоритеты

Деление трат на обязательные и необязательные нужно, чтобы расставить приоритеты. Важные расходы надо учитывать в первую очередь, неважными можно пренебречь. Проблемы с выплатой кредитов порой связаны с тем, что люди выплачивают их уже после необязательных трат — по остаточному принципу. Так делать не нужно: надо расставлять приоритеты. Подскажем, как это сделать.

Обязательные траты

• На первом месте должны находиться регулярные обязательства. Это оплата коммунальных услуг, кредитов, арендной платы, если Вы живете на съеме. Такой подход поможет не допустить просрочек.
• Такую же важность имеют вещи, без которых Вы не сможете прожить: еда, бытовые предметы, лекарства, которые Вы пьете на постоянной основе.
• Некоторые траты возникают внезапно, но имеют большое значение. Это, например, оплата похода к врачу, вызов сантехника или ремонт машины. Такие расходы тоже важны, на них нельзя экономить. Если пренебречь врачом или ремонтником, можно столкнуться с еще большими проблемами в будущем.
• Покупка новых вещей может быть обязательной статьей расходов, если эти вещи Вам нужны. Например, испортилась старая куртка, а на улице холодно.
• Накопления помогут Вам иметь подушку безопасности на несколько месяцев, если что-то пойдет не так. Копите, даже если это 5 % от зарплаты.

Необязательные траты

• Запланированные, но несрочные покупки можно перенести, если ситуация сложная. Если Вы сможете прожить без нового смартфона, просто хотите его купить, лучше откладывать на него несколько месяцев, чем покупать в ущерб обязательным тратам.
• Баловать себя можно, если у Вас есть на это деньги, но в сложной финансовой ситуации такими вещами лучше пренебречь. Речь о кафе и ресторанах, походах в кино и театры, заказе готовой еды и необязательных покупках для души. Все это делает жизнь приятнее, но приоритет у таких трат должен быть ниже других расходов.

Помощь от ЭОС: Как составить грамотное резюме?

Что делать, если платить нечем

Существуют способы договориться с кредитором, если обстоятельства изменились, и Вы больше не можете выплачивать кредиты в том же объеме. Не надо игнорировать проблему, брать новые займы или поступаться обязательными расходами. Можно воспользоваться «подушкой безопасности», если ситуация разовая, но при длительных проблемах лучше обратиться в банк или коллекторское агентство. Кредитные каникулы в случае с несколькими кредитами не подходят — они распространяются только на одно обязательство. Значит, возможностей остается две.

Реструктуризация

Это изменение условий по кредиту. После реструктуризации ежемесячный платеж становится меньше, а срок увеличивается. Если Вы практикуете стратегии снежного кома или лавины, способ Вам не подойдет. Но в сложных ситуациях он поможет снизить финансовую нагрузку.

Рефинансирование

Для тех, у кого несколько кредитов, это привлекательный выход. Банки предлагают клиентам перекредитоваться: погасить старые обязательства за счет новых и выплачивать их по более низкой ставке. Таким образом можно превратить несколько займов в один. А это удобнее и часто дешевле, чем выплачивать несколько обязательств одновременно.

Если кредит в ЭОС

Если Ваш кредит находится в агентстве ЭОС, можете быть спокойны. Мы входим в ситуацию каждого из своих клиентов и стараемся подобрать комфортные условия выплат. Часть задолженности ЭОС может простить, а остальное распределить так, чтобы погашать обязательства человеку было удобно. Условия и график выплат индивидуальны для каждого и составляются после консультаций и беседы с клиентом. Не бойтесь с нами общаться: мы заинтересованы в том, чтобы Вы успешно избавились от финансовых проблем.

Приоритет жизни

Это не ежедневное увеличение, а ежедневное уменьшение. Взломайте несущественное. — Брюс Ли

Слишком много задач? Сделайте глубокий вдох и расставьте приоритеты.

В конце туннеля есть свет, но вам может потребоваться помощь, чтобы найти его, прежде чем вы его увидите. Изучение того, как, что, когда и почему расставлять приоритеты, — это первый шаг к тому, чтобы помочь вам сориентироваться.

Что такое расстановка приоритетов?

Вот как работает Businessdictionary.com определяет приоритетность:

Как правило, это означает «сначала делать главное»; как процесс, это означает оценку группы элементов и их ранжирование в порядке важности или срочности.

Уловка состоит в том, чтобы определить, какая задача важна для выполнения, а какая — срочна. Часто мы считаем, что добиваемся результатов, просто будучи занятыми. По правде говоря, занятость имеет тенденцию накапливать все больше и больше работы, большая часть которой может быть совершенно ненужной для результатов, на которых мы должны сосредоточиться.Хуже того, без продуманного плана атаки мы можем позволить действительно важным задачам не выполняться, пока они не превратятся в кризис, вынуждающий нас отказаться от всего остального и «потушить огонь» в режиме паники. Это не только неприятный способ ведения бизнеса, он просто небрежный и непрофессиональный.

Как эффективно расставить приоритеты

По словам Тима Уилсона, создателя time-management-success.com:

Многие советы о том, как расставить приоритеты в работе, заключаются в том, чтобы упорядочить все ваши задачи по буквам A, B и C или другим методом цифр / букв.

Не надо.

Почему? Потому что сложно мотивировать себя на задачи C — они просто не имеют значения. В любом случае, оставленные на достаточно долгое время, эти задачи C в любом случае имеют неприятную привычку превращаться в срочные проблемы.

Если что-то есть в вашем списке, вы помещаете его туда, потому что это действительно важно.

Вместо этого начните с расстановки приоритетов только в том, что связано с дедлайном, особенно если что-то в вашем списке на сегодня или завтра.

Уилсон выступает за трехэтапный подход, когда вы только начинаете расставлять приоритеты:

1.знать, из чего на самом деле состоит ваша работа, и составить список (включая крайние сроки),

2. разбить свой список на три типа работы — отдельные задачи, повторяющиеся задачи и проекты, и

3. расставить приоритеты только для срочной работы, определяемой сроками сначала, пока вы не разберетесь с вещами, и все будет работать более гладко.

Суть совета Уилсона — как решать отдельные задачи:

Сделай это завтра. Да, вы правильно прочитали — завтра. Этот метод обучения расстановке приоритетов в работе основан на системе управления временем «Сделай завтра» Марка Форстера.Подчеркните список нерешенных отдельных задач. Это ваше отставание. Каждый день работайте над своим ограниченным количеством невыполненных отдельных задач. Начните с задач, которые вы считаете наиболее важными. Работайте со списком каждый день столько, сколько хотите. С каждым днем ​​отставание будет сокращаться. Через несколько дней вы его очистите. С сегодняшнего дня запланируйте любые задачи на следующий день (если они действительно не срочны в тот же день). Запишите их под датой следующего дня в дневнике ежедневных задач.Это даст вам ограниченный список задач, которые нужно выполнить на следующий день. Завтра займись этими делами. Основываясь на всех факторах в момент выбора (срочность, важность, доступное время, местоположение, мотивация, уровень энергии и т. Д.), Какую задачу вы хотите выполнить в первую очередь? Сделайте это, вычеркните это из своего списка и выберите следующий. Ваша цель — всегда работать над запланированными на этот день задачами. Если вам не удалось его заполнить, добавьте его в список на следующий день. Повторяйте до завершения. Итак, как правило, отдельные задачи выполняются на следующий день после их появления.Это означает, что у вас есть четкое представление о задачах, которые вы должны выполнять в каждый день. Ваш список также ограничен не более чем вчерашними входящими задачами (помните, все, что приходит сегодня, делается завтра).

По сути, Уилсон дает план, как идти по правильному пути и оставаться в правильном направлении. Ознакомьтесь с его серьезным подходом к расстановке приоритетов в полной статье «Как расставить приоритеты в работе и добиться ее выполнения».

Когда и чему отдавать приоритет

Но как вы определяете важность каждой задачи и когда выполнять каждую задачу, которую вы определили?

В своей статье «Как правильно расставить приоритеты за 10 минут и работать в 10 раз быстрее» для лайфхака.org Леон Хо объясняет свой метод весов для измерения важности задачи по ее стоимости и выгоде, как если бы вы метафорически взвешивали каждую задачу на весах. Он пишет:

Это работает так: взгляните на все задачи, которые вы делаете, и оцените важность каждой из них. В частности, измеряйте важность задачи по ее стоимости и выгоде. Под стоимостью я имею в виду усилия, необходимые для выполнения задачи (включая время, деньги и другие ресурсы). Преимущество состоит в том, насколько близко задача может способствовать достижению вашей цели.

Ho предлагает четыре комбинации затрат и выгод, «… которые позволят вам быстро и легко определить приоритет каждой из ваших задач». Это:

Низкая стоимость + высокая выгода. Выполняйте эти задачи в первую очередь, потому что они самые простые для выполнения, но помогают вам приблизиться к вашей цели.

Высокая стоимость + высокая выгода. Разбейте дорогостоящие задачи на более мелкие. Другими словами, разбейте большую задачу на небольшие, выполнение которых займет меньше часа.А затем еще раз оцените эти небольшие задачи и установите для них правильный уровень приоритета.

Низкая стоимость + низкая выгода. Эта комбинация должна иметь самый низкий приоритет. Либо дайте себе 10-15 минут, чтобы справиться с этой задачей, либо поместите такие задачи между важными задачами в качестве полезного перерыва. Это, вероятно, необходимые задачи (например, рутинные задачи, такие как проверка электронной почты), но они не способствуют достижению желаемой цели. Держите их в нижнем списке приоритетов.

Высокая стоимость + низкая выгода. Проверьте, действительно ли эти задачи необходимы. Подумайте о способах снижения затрат, если вы решите, что выполнение задачи необходимо.

Ознакомьтесь с полной статьей Хо здесь.

Почему вам следует начать сейчас — преимущества расстановки приоритетов

В статье «Важность и преимущества приоритезации задач» для colorservices.mobi указывается, что приоритезация задач дает следующие преимущества:

1. Снижает стресс и увеличивает производительность. «Осознание того, что вам не нужно выполнять все задачи сразу или за один день, даст вам более гибкий график, чтобы сосредоточиться в первую очередь на самом важном».

2. Это поможет вам освободить место для проверки ошибок. «Приоритизация задач гарантирует, что вы выделяете достаточно времени для выполнения задач, а также вносите необходимые изменения, чтобы сэкономить время и стать более продуктивными».

3. Это дает вам больше времени для отдыха. «Когда вы выполняете запланированные задачи раньше назначенного времени, у вас будет достаточно времени, чтобы расслабиться и зарядиться энергией для будущих задач.Вы даже можете делать перерывы между своими задачами ».

4. Это поможет вам избежать откладывания на потом. «Промедление — это препятствие номер один для продуктивности… потому что оно заставляет вас тратить время зря…»

5. Это поддерживает вашу мотивацию. «Когда вы расставляете приоритеты в своих задачах и видите положительные результаты, у вас появляется мотивация выполнять еще больше задач…»

Как вы думаете?

• Когда дело доходит до выполнения задач, вы откладываете на потом или стараетесь?
• Какие у вас есть советы по расстановке приоритетов задач?

Как сохранить мотивацию для выполнения задач?

Как правильно овладеть искусством расстановки приоритетов

Стало труднее оставаться на работе и не отвлекаться.К сожалению, огромные преимущества современных технологий также стали главными врагами целенаправленных действий. Пандемия, конечно же, внесла свои коррективы в то, как мы распоряжаемся своим временем, бизнесом, семьей и жизнью. Знаете ли вы, что к 2025 году рынок учета рабочего времени вырастет во всем мире примерно на 21 процент?

В связи с тем, что в нашей повседневной жизни появляется все больше и больше отвлекающих факторов, понятно, что люди продолжают заставлять себя выжать каждую минуту из дня. Но лишь немногие осознают, что внешних отвлекающих факторов довольно легко избежать по сравнению с нашими внутренними триггерами.

По ошибке мы виним только посторонние отвлекающие факторы, думая, что они мешают нашей способности оставаться на работе и делают практически невозможным их избежать. Однако наши внутренние триггеры — это то, что играет самую большую роль в целенаправленных и продуктивных действиях. В то время как внешние триггеры — это сигналы из нашей среды, которые говорят нам, что делать дальше, внутренние триггеры — это сигналы изнутри нас. Например, когда мы голодны, нам предлагают что-нибудь поесть и так далее. Понимание того, какой триггер преследует вас для совершения определенных действий, поможет вам определить лучшее решение, чтобы продолжать выполнение задачи.

Хотя отвлекающие факторы есть повсюду, свести их к минимуму невозможно. Само по себе отвлечение — это длинная, широкая и глубокая тема, по крайней мере, для книги. Только на Amazon существует более 9000 книг с надписью «отвлекающий маневр». Это еще раз доказывает нашу потребность в надежных инструментах, системах и новых подходах, которые помогут нам не отвлекаться от задачи и не отвлекаться.

Вот моя формула, чтобы вы не отвлекались. Это не обычный список типа «выключите телефон» и «закройте электронную почту».Эта формула была создана на основе многолетнего опыта, исследований и знаний. Он выглядит глубже, чем внешние пинги, звонки и звонки.

Я стремлюсь дать вам другую точку зрения на то, как вы управляете своим временем, вниманием и процессом принятия решений. Если использовать ее единодушно и с готовностью по-настоящему развить навык, чтобы не отставать от задачи, эта формула может быть для вас правильным прочтением.

1. Управляйте своим вниманием, прежде чем пытаться управлять своим временем

Мы сможем лучше управлять своим временем, если сможем управлять своим вниманием.Управление временем во многом зависит от внимания, сосредоточенности и управления потоком, а не от планирования и составления расписания. Хотя техническая поддержка является важной частью целенаправленных действий, если нам не хватает расстановки приоритетов и внимательности, мы, в конечном итоге, так или иначе будем тратить время впустую и усложним выполнение задачи. Таким образом, понимание нашего намерения, стоящего за задачей, имеет решающее значение, чтобы не отвлекаться от нее и не отвлекаться.

Вы хотите быть более продуктивным и чувствовать себя хорошо от того, что вы делаете в конце дня? Вы хотите иметь время, чтобы изучить новый навык, улучшить сервис, чтобы вы могли оказывать большее влияние? Вы хотите защитить себя от отвлекающих факторов, нежелательной информации и лишней траты времени? Какими бы ни были ваши рассуждения, если вы сможете сосредоточиться, вы сможете выполнять более важные дела за меньшее время.Таким образом, основной упор делается на «взлом продуктивности».

У нас у всех одинаковые 24 часа. Но важнее, чем время, которое вы вкладываете в задачу, — это интенсивность сосредоточения, потому что, если у вас есть интенсивная концентрация, вы можете уменьшить количество времени, затрачиваемого на выполнение задачи, чтобы получить такие же или лучшие результаты. Даже если вы не в потоке, сосредоточенность поможет вам получить больше от дня.

Исследование Калифорнийского университета в Ирвине показало, что в среднем участники (которые работали в сфере технологий) могли работать над проектом только 11 минут, прежде чем отвлечься.Что еще хуже, им потребовалось более 25 минут, чтобы восстановить концентрацию.

Focus поможет вам продуктивно. Это то, что определяет, будете ли вы делать то, что хотите, или отвлекаться на день. Но дело обстоит гораздо глубже.

Сосредоточенность позволяет нам выбирать ту жизнь, в которой мы хотим жить, а не просто реагировать на то, что происходит вокруг нас. Итак, позвольте мне дать вам несколько идей о том, как повысить вашу внимательность. Если вы хотите улучшить свое внимание, вам нужно сделать больше, чем просто заставить себя обратить внимание.Сосредоточенность — это столько же на том, на что вы обращаете внимание, так и на то, что вы блокируете, потому что, к сожалению, мир вокруг нас невероятно отвлекает, и нашему мозгу сложно сосредоточиться на задаче.

Узнайте, как взять под свой контроль свои технологии

От технологий никуда не деться, но мы должны понимать, что они здесь, чтобы служить нам, а не наоборот. Многие настройки по умолчанию на наших устройствах отвлекают наше внимание, и вы можете их изменить.

Создайте рабочую среду, благоприятствующую сосредоточению внимания

Это играет огромную роль в вашей способности сосредотачиваться, но большинство из нас не думает об этом много. Избавление от беспорядка, систематизация вещей так, чтобы вы не тратили время на поиски вещей, избегание постороннего шума и ненужных перерывов — вот что поможет вам сосредоточиться на задаче.

Прекратите многозадачность

Если вы еще не слышали это достаточно раз, то многозадачность — это миф. Когда мы пытаемся делать более одного дела одновременно, мы просто быстро переключаемся между задачами.Это не очень эффективно и заставляет нас нервничать. Хуже того, чем больше вы выполняете одновременно несколько задач, тем больше ваш мозг ищет, чем заняться одновременно. Это похоже на то, что вы тренируете свой мозг, чтобы быть непродуктивным. Однако сосредоточение внимания на одной задаче восстанавливает ваше внимание, снижает стресс и даже может сделать вас более творческими.

2. Избавьтесь от беспорядка в уме и на столе

Свободное пространство создает ясную голову. Это увеличивает продуктивность и избавляет нас от отвлекающих факторов. Но убирать на столе очень сложно.Это довольно легко сделать и повторить. Если у вас есть система, которая вам нравится, вам нужно будет избавиться от беспорядка только один раз, а затем вы просто последуете своей дорогой, где беспорядок будет регулярно выбрасываться. Это позволяет постоянно вращать творческую энергию, давая вам пространство для развития.

Тем не менее, чистое пространство на самом деле может удержать вас в задаче только на время. Это может дать вам лишь небольшую часть ясной головы и свободное пространство без отвлекающих факторов. Хотя это безмерно помогает сдвинуть энергию, это не заставит вас отвлекаться навсегда, и именно здесь на помощь приходит ваше мышление.«Чистое пространство создает ясную голову» верно лишь отчасти.

Свободное пространство дает нам больше ясности в этот момент, но это не ваше долгосрочное решение. Если бы вам удалось сохранить свое рабочее место в чистоте и без беспорядка, у вас все равно были бы мысли. Согласно исследованиям, у среднестатистического человека ежедневно возникает 6000 мыслей!

Сможет ли свободное пространство помочь вам со всеми этими проблемами? Нет! Но здесь на помощь приходит работа с установкой. Никакие инструменты, подсказки, уловки или хитрости не смогут решить ваши проблемы со временем или фокусом.Только вы можете это сделать, потому что вы отвечаете за свое время, свои обязательства, свое расписание, свой план, а также свой разум.

Если вы когда-либо пытались медитировать, вы знаете, что требуется время, чтобы очистить голову от мыслей, успокоить ум и преуспеть в присутствии. И это определенно одна практика, которая поможет вам понять, как работает ваш ум. Если вам сложно выполнять задачу, пора искать причину.

Если вы думаете, что еще одно отличное новое приложение для повышения продуктивности решит ваши проблемы и вы, наконец, сможете сосредоточиться на задаче, это не поддержит ваше долгосрочное видение.Да, это может помочь на месяц или два, но что потом? Готовы ли вы вернуться и поискать другие решения, в то время как ваш список дел продолжает расти, а ваше свободное время не существует?

Замечательно начать с освобождения ума от беспорядка. Обеспечьте его свободным пространством, чтобы вы могли сосредоточиться и продуктивно работать. Спросите себя: что блокирует вас от безраздельного внимания? Вы когда-нибудь думали, что можете занять себя, чтобы чувствовать себя достойным своего дохода? Это ключ к вашим ограничивающим убеждениям! Представьте, если бы вы могли заменить это мышлением на успех, как бы вы сосредоточились? Нужно взять по одному блоку мышления и проработать его.

3. Работайте над своей болью

Какое отношение боль имеет к сосредоточению внимания? Мы тратим свое время, когда отвлекаемся, и мы отвлекаемся все время. Представьте, чего бы вы могли достичь, если бы сосредоточились на задаче в течение запланированного времени, посвятили себя этой задаче и выполнили ее. Кто знает? Вы можете даже закончить его вдвое быстрее, чем планировали.

Но позвольте мне объяснить вам кое-что о боли. Мы позволяем себе отвлекаться, потому что это наше решение проверить эти звонки, звонки и звонки.Мы решаем сосредоточиться где-нибудь еще, когда это кольцо стучит. Мы делаем этот выбор из-за боли. Мы чувствуем дискомфорт, и все мы любим комфорт, правда? Наш естественный способ избежать боли и дискомфорта — это то, что заставляет нас отвлекаться, а не оставаться на работе. Стоит посмотреть глубже и понять, каких проблем вы пытаетесь избежать, когда отвлекаетесь.

Работа над этой болью поможет вам сосредоточиться и посвятить себя даже самым сложным задачам. Если вы настроены на рост во всех сферах, ваша задача — продолжать выполнять задачу, даже если вам этого не хочется.

Я призываю вас посмотреть, откуда исходит эта боль, которая заставляет вас отвлекаться. Найдите это и отпустите, чтобы вы могли быть внимательными, присутствовать и сосредоточиться.

4. Перепишите свои привычки

Мы отвечаем за формирование наших привычек к успеху, так что над чем вы работаете сегодня, чтобы позволить себе выполнять задачу с минимальными усилиями? Ниже приведены наиболее распространенные отвлекающие привычки, которые, вероятно, также стали появляться в вашем распорядке дня.

Перестаньте добавлять что-то в свой список дел

Списки дел дают вам слишком большую гибкость, слишком большую свободу выбора и слишком много места для прокрастинации.Все, что вы планируете сделать, вместо этого запланируйте в своем календаре. Планируйте свои задачи и указывайте время для каждой задачи. Таким образом, вы создадите пространство для важных задач, расставите приоритеты мудрее и не сможете потратить лишнее время.

Если подумать, занесение задач в календарь создает заслуженное душевное спокойствие, дает гораздо больше свободы и позволяет продуктивно работать. Вас больше не затмевает нескончаемый список дел, который продолжает расти по минутам и никогда не завершается.Привязанность к календарю — это часть, которой нельзя избежать, если вы хотите сосредоточиться на задаче. Если это есть в вашем календаре, значит, вы уже взяли на себя обязательство это сделать. Вы уже решили, что что-то достаточно важное, чтобы попасть в наш календарь, поэтому вам стоит сосредоточиться на нем.

Перестаньте уведомлять себя и прокручивать экран

Проверять уведомления, электронные письма, сообщения по мере их поступления. Этот звуковой сигнал отвлекает вас за доли секунды, но, к сожалению, требуется гораздо больше времени, чтобы вернуться в творческий поток после невинного «Я быстро проверю — может быть, срочно.”

Для повышения производительности вы должны установить определенное время, когда вы позволяете себе проверять электронную почту, и это не должно быть чаще двух раз в день. Серьезно, достаточно раз (я говорю по опыту). В прокрутке социальных сетей нет ничего нового, но все же это самая большая трата времени. Вы попадаете в случайные сообщения только для того, чтобы понять, что прошло еще 20 минут, а результаты на ваше будущее не принесли. Думайте о своем бизнесе (буквально) и создавайте, прежде чем потреблять.

Перестаньте вести себя так, как будто вы сверхчеловек

Многозадачность — не замечательная способность, это деструктивное поведение.Вы, наверное, слышали об этом, но позвольте мне еще раз напомнить вам: попытка делать несколько дел одновременно снижает вашу продуктивность. Человеческий мозг просто не предназначен для одновременного выполнения нескольких задач. Ваш мозг замедляется при переключении между задачами, что занимает больше времени и снижает вашу эффективность.

Сосредоточение внимания на чем-то одном сделает вас более эффективным. Если вы делаете слишком много перерывов, вы в конечном итоге будете медлить и не сможете снова сосредоточиться. Запланируйте перерыв, чтобы держать себя под контролем и сосредоточиться.Слишком много перерывов приводят к потере времени. Часто это означает работу в утомленном состоянии. Все это создает еще больше утомления и ошибок. Вы также можете столкнуться с выгоранием.

Сделайте себе одолжение и сделайте сон своим приоритетом. Время, проведенное в отдыхе, окупится, когда вы проснетесь и будете готовы покорить мир. Как только вы поймете, на что зря потратили ваше время, составьте список того, чего нельзя делать, чтобы прояснить то, чего, как вы знаете, делать не следует.

5. Найдите тягу

Мы привыкли думать, что противоположностью отвлечения является сосредоточенность, когда мы полностью присутствуем, внимательны и сосредоточены на том, что мы делаем.Но противоположностью отвлечения на самом деле является «тяга», а тяга в переводе с латыни — это действие, которое тянет вас к тому, что вы хотите сделать. Итак, отвлечение — это действия, которые уводят вас от того, что вы хотите сделать, а притяжение — это действия, которые подталкивают вас к тому, что вы хотите сделать. Это означает, что любое действие может быть либо отвлечением, либо увлечением в зависимости от того, что вы собираетесь делать со своим временем.

Нет ничего плохого в том, чтобы прокручивать ленту Facebook, смотреть видео на YouTube или играть в видеоигры, если это то, чем вы собираетесь заниматься.Когда вы делаете что-то непреднамеренно, у вас возникают проблемы. Когда вас отвлекают от того, что вам нужно делать, чтобы избежать дискомфорта, избежать тяжелой работы или давления, связанного с конкретной задачей, именно тогда вы позволяете себе отвлечься.

Итак, если вы спрашиваете, можно ли не отвлекаться, ответ — да. Но ты не хочешь этого делать! Вы хотите замечать эти моменты дискомфорта и понимать, что вас отвлекает. Чего вы пытаетесь избежать? Почему вы позволяете себе отвлекаться от того, что вам нужно делать?

Если копнуть глубже, мы сможем увидеть вещи такими, какие они есть, включая нас самих, наши убеждения, наши мысли и все, что саботирует нашу сосредоточенность, но мы этого не осознаем.

Последние мысли

Отвлекающие факторы — это очень широкий круг вещей. Они повсюду, ищут, чтобы вы привлекли к ним внимание. Хорошая новость заключается в том, что вы можете не отвлекаться от задачи, если только захотите. Вы отвечаете за все, и теперь, когда вы лучше понимаете свои триггеры, мы надеемся, что это позволит вам меньше отвлекаться и быть более сосредоточенным.

Независимо от того, что вас отвлекает, вы контролируете свое время, что вы с ним делаете и где его тратите. Обязательно держите этот контроль в своих руках.

Дополнительные советы по привлечению внимания

Изображение предоставлено: Surface через unsplash.com

Как расставить приоритеты, когда каждая проблема имеет высший приоритет

Этот пост был первоначально опубликован 30 августа 2017 г. и последний раз обновлялся 18 февраля 2021 г.

Расстановка приоритетов для ваших задач — важный компонент каждой работы. Но как управлять растущей рабочей нагрузкой, когда каждая проблема кажется высшим приоритетом?

Когда дело доходит до вашей команды, каждый несет ответственность за отслеживание своей работы и выполнение задач по расписанию.Но работа становится беспокойной. Вот почему вам нужно проявлять инициативу, а не реагировать.

Как однажды сказал покойный бизнесмен, педагог и писатель Стивен Кови: «Главное — не расставлять приоритеты в вашем расписании, а планировать свои приоритеты». Это бесценный урок, когда каждая работа является первоочередной потребностью какого-либо отдела.

Преимущества расстановки приоритетов не ограничиваются только вами. Как описала редактор Geckoboard Шеннон Бирн: «Сохраняя сосредоточенность и организованность, я могу быть сосредоточенным и организованным со своими командами.Короче говоря, расстановка приоритетов положительно влияет на всю команду. Сделайте это для них и для себя.

Эти советы помогут вам расставить приоритеты в стрессовых ситуациях.

Составить список

Когда работа становится невыносимой, сделайте шаг назад и запишите, что у вас на столе. Оттуда вы можете начать отслеживать свою пропускную способность в соответствии с рабочими потребностями.

Создавая список, вы позволяете своему мозгу перейти в режим оценки, где он начинает подсознательно решать, что важно.Думайте о своем мозге как о лучшем средстве отслеживания проблем.

Чтобы составить качественный список, обдумайте все, что вам нужно сделать. Затем определите, что вы реально можете сделать за день. Подумайте о факторах, которые могут повлиять на вашу работу, например:

• Отвод времени: Сколько времени у вас в день? Каждая деталь требует времени, от встречи до расстановки приоритетов в жизни. Примите во внимание все это.
• Ключевые события: Встречи, обзоры и ключевые события подпадают под вышеуказанный пункт.Однако это выдающиеся моменты дня. Обозначьте их как таковые.
• Суточная изменчивость: Возникают рабочие кривые. Гибкость расписания снижает влияние кривых на проблемы, которые вы в настоящее время отслеживаете.

Приоритет срочности и усилий

Размещение вашей работы — это только начало. Когда у вас есть список, пора оценить важность каждого вопроса. Чтобы тщательно расставить приоритеты в своей работе, отслеживайте эти две ключевые области:

Приоритет задания

У каждой задачи есть приоритет.Однако каждая команда определяет приоритет по-своему. Некоторые факторы, влияющие на приоритет, включают:

• Срочность
• Значение
• Стоимость
• Сроки
• Рентабельность инвестиций (ROI)

Определите, какие факторы наиболее важны для вашего проекта.

Время и усилия

Определите масштаб вашего проекта и ваше участие. Независимо от того, планируете ли вы командный проект или планируете свои собственные задачи, топ-менеджеры проекта учитывают время и свое участие в работе.Ресурсы и производительность также играют важную роль. Чтобы понять T&E, менеджеры проектов задают себе такие вопросы, как:

• Можете ли вы делегировать работу или вам нужны практические навыки?
• Насколько способно человек выполняет свою работу? Потребуется ли им дополнительная поддержка?
• Насколько продуктивна команда до сих пор?
• Какие ресурсы у нас есть?

Если вы все еще не знаете, как ранжировать свои задачи, укажите перекрестные ссылки на эти две области.Вы можете столкнуться с конфликтами между временем и приоритетами, которые позволят вам найти баланс между пунктуальностью и производительностью. Освоение этого трюка сэкономит ваше время при планировании задач для себя или вашей команды.

Узнай обо всем возможном

Чем больше вы знаете о своем бизнесе, тем лучше вы справляетесь со всеми аспектами своей работы. Это включает расстановку приоритетов. Имея твердое представление о целях, внутреннем устройстве и недостатках вашей организации, вы будете знать, как правильно оценивать работу.

Вы должны найти время, чтобы узнать о своей компании и отрасли. Нет никакого способа обойти это. Чтобы оставаться в курсе, рассмотрите эти небольшие домашние задания:

• Прочтите о своей отрасли. Сюда входят публикации, мысли и даже идеи, с которыми вы можете не согласиться. Цель состоит в том, чтобы иметь всестороннюю перспективу.
• Спросите свою команду об их работе. Понять, как их рабочие процессы и проект в целом работают вместе.
• Поговорите с начальниками отделов. Узнайте, что наиболее важно для каждого отдела и вашего менеджера по менеджменту.
• Сеть. Общение с коллегами из вашей отрасли — отличный способ получить совет из первых рук.

Сделать графики видимыми и прозрачными

Прозрачность проекта полезна по двум причинам. Во-первых, в гибком управлении проектами прозрачность проекта означает такие методы, как ведение журнала отставания по продукту Agile и хранение всего в одном месте. Как вы можете распределять приоритеты, если вы не знаете обо всей работе, которую нужно выполнить? Прозрачность задачи сводит к минимуму вероятность ошибки при делегировании работы.Оттуда команда отвечает за назначение основных задач в зависимости от времени, необходимого для завершения работы с текущей пропускной способностью.

Во-вторых, это позволяет членам вашей команды брать на себя ответственность за отслеживание проблем без необходимости микроменеджмента. Сделав работу прозрачной, приоритеты каждого станут очевидными. Если рабочие процессы кажутся рассинхронизированными, команды могут быстро поговорить и изменить сроки, чтобы гарантировать, что основные задачи решаются должным образом. Это также помогает во всем, от планирования встреч до назначения дополнительных задач.

Не бойтесь сокращать задачи

Время от времени ваш список дел становится слишком длинным. Но теперь, когда вы расставили приоритеты в работе, сокращение задач не должно быть таким трудным решением.

Иногда работа устаревает при внесении изменений в проект. В других случаях это все равно нужно сделать, несмотря на ваши временные ограничения. В этом случае не забудьте соответствующим образом делегировать полномочия.

Баланс между работой и личной жизнью

Очевидно, что ваша работа и успех вашей команды чрезвычайно важны для вас.Хотя это часто бывает сложно, особенно для тех, кто работает в сфере технологий и разработки, вы должны осознавать, что переутомляете себя. При расстановке приоритетов важно не перегружать себя. Вы никому не сделаете ничего хорошего, если вы так нервничаете, что не можете правильно мыслить. Приоритетность задач и проектов иногда должна включать в себя расстановку приоритетов для себя.

Заключение

Реализуя эти пять предложений, вы создадите разумную практику расстановки приоритетов для себя и своей команды. Найдите время, чтобы правильно разбить задачи, оценить их ценность для проекта и соответствующим образом делегировать полномочия оттуда.

Программное обеспечение

для управления задачами также пригодится здесь, особенно когда списки задач начинают становиться огромными. Быстрые визуальные представления работы, такие как диаграммы Ганта и Burndown, помогают каждому в команде узнать, что в работе, что в ближайшее время и что наиболее важно завершить сейчас.

Сотрудничайте и воплощайте свои проекты в жизнь с помощью Backlog

Отставание Отставание является членом Nulab, создателя Backlog.

Расстановка приоритетов: важная исполнительная функция

Исполнительная функция определения приоритетов направляет два типа задач. Приоритезация — это то, что происходит, когда мозг отделяет основные идеи от малоактуальных деталей. Это также важно, когда студенты планируют, как вложить свое время и усилия.

В предыдущем посте «Развитие мозга и всплески подросткового роста» я предложил способы развития у учащихся организационных навыков. На этот раз я хочу помочь им развить навыки расстановки приоритетов, управления временем и целенаправленного планирования.Мое внимание по-прежнему уделяется раннему подростковому возрасту (10–12 лет), но стратегии можно изменить, чтобы помочь учащимся всех возрастов стать более компетентными в распознавании более приоритетной информации и самостоятельно планировать свое время.

Во-первых, давайте рассмотрим, почему учителя занимают критическое положение, предоставляя мозгу учащихся управляемый опыт, активирующий нейронные сети управляющих функций. В школьные годы дети становятся более рациональными и эффективными. Нейропластичность, процесс, который быстро сокращает неиспользуемые схемы и укрепляет наиболее часто используемые схемы, означает, что, когда вы даете учащимся способы активировать их исполнительные функции, эти высшие управляющие сети становятся сильнее.

Студенты должны быть четко обучены и иметь возможность практиковать наборы управленческих навыков при расстановке приоритетов. При планировании обучения используйте следующие рекомендации, чтобы помочь учащимся развить понимание того, что такое расстановка приоритетов, и методы, которые укрепляют их способность расставлять приоритеты.

Приоритезация релевантности

1. Признать навыки, которые у них уже есть: Расстановка приоритетов важна для учащихся по всем предметам. Они используют его при планировании эссе, выборе информации для включения в заметки или оценке словесных задач в математике для соответствующих данных.Начните с того, что попросите их поразмышлять над тем, что из этого они уже делают успешно, и проведите обсуждение в классе, чтобы поделиться стратегиями и ознакомить учащихся с навыками, которыми они уже обладают. Подсказки включают:

• Как вы выбираете, что записывать, когда делаете заметки в классе или учебнике?
• Когда вы успешно прошли тест, который вы изучали, как вы решили, какая информация является наиболее важной для изучения и изучения?

2. Расставьте приоритеты, не опасаясь «ошибиться»: Покажите учащимся различные фотографии, картины или видеоклипы и предложите им высказать свое мнение о том, что они считают наиболее важной деталью или большой идеей.Напомните им, что в большинстве произведений искусства зрителя поощряют высказывать и отбирать идеи, которые являются личными, и не обязательно идеями автора.

3. Расставьте по приоритетам «лучшее»: Покажите учащимся системы, которые они уже используют для определения приоритета качества. Это помогает им осознать критерии, по которым они могут расставить приоритеты в отношении актуальности, обоснованности и качества в рамках учебной программы и за ее пределами. Вот пример задания:

• Студенты выбирают три печатных объявления, которые они считают хорошими.
• Они разместили объявления в порядке: лучшее, второе и третье.
• После этого ранжирования попросите их подумать и перечислить качества, которые они использовали для определения лучших.

4. Работа с отредактированными заметками: Это отличная основа для помощи студентам в выборе приоритетной информации из лекций или текстов, которые они должны записывать, а затем анализировать.

• Создайте примерный план или используйте подробные записи учащихся за предыдущие годы, в которых четко обозначены приоритетные основные темы и второстепенные подтемы.
• Создайте три разных версии этого контура.
• Заблокируйте только небольшую часть контента, чтобы учащиеся начали развивать навыки ведения заметок. Для более продвинутых студентов удалите больше текста. Например, если в схеме указаны типы облаков, а в схеме с лесами перечислены три различных типа, выделите один тип облаков для ученицы, которая только развивает свои навыки ведения заметок.

Расстановка приоритетов при планировании

Расстановка приоритетов для планирования — это то, что помогает учащимся оценить порядок, в котором они будут подходить к частям более крупной задачи, и на какие части нужно потратить больше времени и планирования.

Дайте учащимся возможность сделать собственный выбор приоритетов и испытать последствия невыполнения целей в установленные ими сроки. Следуйте этому руководству через метапознание и возможность пересмотра, чтобы извлечь уроки из своих просчетов. Укрепляйте их построение сетей приоритезации, заставляя их оценивать, вести записи о своем прогрессе и пересматривать свои планы, когда они не достигают своих промежуточных целей.

Вот пример расстановки приоритетов при планировании:

• Дайте задание с четкими ожиданиями результата и аналитической рубрикой требований, каждое из которых оценивается в баллах.
• Студенты составляют индивидуальные списки того, что они видят как отдельные задачи, и последовательность их выполнения до завершения.
• Предоставьте шаблон, который студенты будут использовать для планирования, устанавливая даты для каждого шага на пути к цели.
• Студенты оценивают каждое задание в процентном соотношении. Например, если в рубрике указано, что заключительный абзац оценивается в 15 процентов, а титульная страница — в 5 процентов от оценки книжного отчета, они должны использовать это в качестве руководства для определения приоритета количества времени, отводимого на каждую задачу.
• По мере выполнения своего плана учащиеся записывают фактическое затраченное время (а затем результат в баллах, полученных за каждый аспект проекта).
• Выделите время урока для учащихся, чтобы они могли оценивать успеваемость и при необходимости пересматривать планы.
• Когда задание будет выполнено, предложите учащимся возможность метапознания, чтобы записать, какие задачи нужно изменить приоритеты, чтобы добавить больше времени, и подумать о стратегиях, которые они сочли наиболее полезными для своих успешных планов.

Планирование инструкций и учебных модулей, которые активируют обработку управляющих функций, отнимает время учителя и ученика, а это время уже облагается большими налогами. Тем не менее, это время является мощным вложением, поскольку учащиеся развивают свои управленческие функции, чтобы стать самостоятельными учениками, которые могут расставлять приоритеты, планировать и упорствовать с дальновидностью в достижении долгосрочных целей.

3 способа расставить приоритеты | Центр академического успеха

Определение того, как вы собираетесь расставить приоритеты для своих обязательств, сроков, проектов, работы — всего, — может стать отличным шагом к повышению вашей эффективности и результативности.

Когда мы говорим со студентами о том, что им нужно делать и что они хотят делать, мы обнаруживаем, что есть много совпадений: ученикам нужно , чтобы есть и спать, ходить в класс, учиться, приходить на работу и уделять время себе, тренировкам и общению. Но студенты хотят, чтобы тоже занимался этими делами, потому что при интенсивности дня / недели / семестра потребности приносятся в жертву. По мере нарастания стресса и переутомления мы можем сократить время сна, забыть о приеме пищи, не тратить время на тренировки или встречи с друзьями, чтобы вместо этого удвоить время учебы и т. Д.Это сложно, это обычное дело и может быть нездоровым.

Именно здесь расстановка приоритетов может оказаться весьма полезной. Потратьте время не только на то, чтобы спланировать свой день (на основе ваших обязательств / потребностей на неделю (которые, вероятно, будут отражены в вашем долгосрочном календаре)), но и на то, чтобы выяснить, что нужно сделать в первую очередь. То, что вы используете для взвешивания этих вариантов, может варьироваться в зависимости от ситуации и может включать сроки, влияние на ваш статус в школе, то, что вы предпочитаете делать, какое сейчас время дня, вашу способность концентрироваться / сосредотачиваться и т. Д.Ниже вы найдете несколько разных способов определения приоритетов. Взгляните на них, подумайте, что вы уже делаете и что хотели бы попробовать, а затем перейдите в режим приоритезации.

ПЕРВЫЙ: Срочность и важность (из книги Стивена Кови «Принципы личного управления» в его книге 7 навыков высокоэффективных людей )

Учитывайте важность (или «вес») пунктов в вашем списке и срочность («нужно ли / когда?»).Стивен Кови разбивает приоритезацию на четыре квадранта и рекомендует проводить большую часть времени в квадрантах 1 и 2 (и как можно меньше времени в квадранте 4). Взгляните:

QUADRANT 1 : Важно + Срочно. Примерами этого могут быть дела, которые должны быть выполнены сегодня или завтра, или нуждающиеся в чрезвычайных ситуациях или кризисах. Это вещи, о которых невозможно перестать думать или которые имеют большой вес / влияние.

QUADRANT 2 : Важно + не срочно. Примерами этого могут быть долгосрочные проекты, планирование заранее, предварительное обучение (да!) И раннее начало (рад!).

QUADRANT 3 : Не важно + Срочно. Примеры этого квадранта могут состоять из прерываний, отвлекающих факторов, возникающих забавных событий, социальных приглашений и т.д. Что означает, что они происходят! Верно! Теперь!

QUADRANT 4 : Не важно + не срочно. Здесь вы можете заниматься расточительством времени (намеренно или непреднамеренно), занятой работой, прокрастинацией (вам, , нужно , чтобы готовить / убирать / планировать / и т. Д. В данный момент?), Бесцельным просмотром интернета …

Чтобы использовать этот подход, вы можете создать фактическую сетку на своей бумаге и использовать ее, чтобы назначить задачи из списка дел в соответствующие квадранты.

ВТОРОЙ: Метод ABC (Алан Лейкин)

Метод ABC был первоначально разработан Аланом Лакейном и заключается в присвоении статуса приоритета «A», «B» или «C» каждому пункту в вашем списке дел или списке задач.

«A» Элементы статуса — «Что необходимо сделать» : элементы с высоким приоритетом | очень важные предметы | критические предметы | немедленные или очень близкие сроки и / или высокий уровень важности в противном случае (высокие ставки)

«B» Элементы состояния — «Следует сделать» : элементы со средним приоритетом | может стать очень важным со временем | не так критично, как предметы категории «А», но все же важно тратить время на выполнение / работу над ними.

«C» Элементы состояния — «Приятно сделать» : элементы с низким приоритетом в настоящее время | несколько негативных последствий, если их не сделать в этот момент (низкие ставки).

Чтобы использовать этот подход, вы должны создать свой список дел, а затем просмотреть и поставить отметки рядом с каждым. Чтобы его было еще легче увидеть, вы можете использовать цветовой код. Если вам не нравятся буквы, создайте серию символов, которые заменяют «A», «B» и «C.»

ТРЕТИЙ: Прочие соображения. . . (адаптировано с веб-сайта и информационного бюллетеня Дэвида Аллена «Getting Things Done»)

Когда вы составляете свой список дел, вы также учитываете следующее, и это повлияет на то, как вы упорядочиваете свои задачи:

• Что я могу делать там, где я ? Подумайте о месте.Что ты можешь делать там, где ты сейчас? Иногда у нас появляются неожиданные карманы времени. Как вы можете использовать их в своих интересах?

• Сколько у меня времени и когда мне нужно заняться чем-нибудь еще ? Будьте реалистичны в том, что можно сделать. Ваш список дел может меняться в зависимости от того, сколько у вас свободного времени.

• Сколько у меня энергии и концентрации ? Что реально можно взять на себя прямо сейчас? Когда вы лучше всего работаете? Как вы можете использовать это в своих интересах?

• Что принесет мне наибольший выигрыш, если я сделаю это ? Еще один способ подумать о важности, весе или приоритетах.

Помните, что ваш выбор приоритетов может отличаться от чужого. Но использование приоритезации как части вашего процесса управления временем может помочь вам повысить вашу эффективность, что, в свою очередь, также может помочь вам повысить эффективность. Получите представление о том, что должно произойти в течение семестра, решите, как это отразится на вашей неделе, а затем углубитесь в детали для каждого дня, уделив время определению приоритетов ваших задач.

Ниже приведены несколько полезных инструментов.Проверь их! А потом зайдите и поговорите с нами в ASC. Вот где вы можете нас найти и когда мы будем работать:

Уолдо Холл 125 | С понедельника по пятницу | С 9:00 до 17:00

Если все это работает, отлично, но если это еще не совсем работает, или если вам нужно продумать адаптацию / корректировку вашего текущего подхода к расстановке приоритетов, или если вы просто хотите кричать о том, насколько радикально все это идет для вас , пожалуйста, приходите и посетите. Мы хотим вас видеть! Нам нравится говорить об этом, и мы здесь, чтобы поддержать вас в вашей работе, чтобы выяснить, какой процесс лучше всего подходит для вас.

Что такое управление приоритетами? 5 советов по приоритизации запросов

Что такое управление приоритетами?

Управление приоритетами — это практика сосредоточения времени и ресурсов на работе, проектах и ​​задачах, которые влияют на важные проекты, счета и долгосрочные цели.

Управление приоритетами является неотъемлемой частью управления временем и проектами, когда менеджеры проектов корректируют ресурсы, графики и задачи, чтобы выполнять проекты вовремя и в рамках.

Шаги для эффективного управления приоритетами

1. Понимать главные цели компании

Для эффективного управления приоритетами важно попрактиковаться в выравнивании вверх, прежде чем пытаться выравнивать вниз. Вы могли бы управлять самой сплоченной и продуктивной командой на планете, но если цели, которые они достигают, не способствуют достижению целей, наиболее важных для заинтересованных сторон, что это вам даст?

Вы не хотите быть командой, которая тратит время на ускорение вывода на рынок дюжины новых продуктов, когда руководство более заинтересовано в реинвестировании во флагманский продукт.

Если вы не уверены в общих бизнес-целях, не говоря уже о целях вашего начальника для вас и вашей команды, это может быть ошибкой со стороны высшего руководства. Но сидеть сложа руки и ждать, пока ясность уплывет с высоты, навредит вам больше, чем им.

Так что говорите. Быть смелым. Проактивно управляйте своим боссом, пока у вас не появятся инструменты и информация, необходимые для достижения успеха.

2. Согласование целей команды с целями компании

Вооружившись ясностью в отношении предполагаемого пункта назначения компании, пора направить всех членов вашей команды в одно и то же направление.Согласно одному исследованию Harvard Business, цитируемому в недавнем официальном документе Workfront, 95 процентов сотрудников компании не знают или не понимают стратегический план своей компании.

Чтобы бороться с этой ошеломляющей статистикой в ​​вашей команде, начните с четкого и частого общения, особенно о главных целях компании. Установите командные и индивидуальные цели, которые соответствуют целям компании, и убедитесь, что вы оцениваете сотрудников по достижению этих целей.

Затем рассмотрите невысказанные предположения о повседневной приоритизации.

У всех нас есть личные предубеждения в отношении того, что является наиболее важным. Некоторые будут определять приоритеты задач в зависимости от того, кто их запросил — чем выше в организационной диаграмме запрашивающий объект или громче он кричит, тем важнее проектный запрос.

Другие больше зависят от того, когда товары должны быть к оплате — чем раньше срок, тем больше внимания они уделяют. Третьи будут полагаться на свои собственные домашние причины — если они будут соответствовать их личным пристрастиям и предпочтениям, они будут выполнены в первую очередь.

Вместо этого научите свою команду в первую очередь учитывать ценность проекта.Проекты, которые обеспечат высокую рентабельность инвестиций для предприятия, имеют наивысшее значение, независимо от того, кто их поручил и насколько срочными они могут казаться.

Но кто определяет, что ценно? Вот где появляется секрет номер три.

---

Подробнее : Как решить проблему с помощью анализа 5 почему

---

3. Стандартизация и оценка рабочих запросов

Создавайте стандартизированные процессы, чтобы каждый раз запускать проекты в одном и том же формате.

Программные решения

для управления работой имеют эти встроенные возможности, чтобы сотрудники не тратили драгоценное время на просмотр электронных и голосовых сообщений, заметок и протоколов встреч, чтобы выяснить, чего от них ждут.Они будут знать, что у них есть одна рабочая очередь, чтобы проконсультироваться, где основные детали легко доступны.

Институт управления проектами (PMI) сообщает, что организации с успешными показателями эффективности работы (вовремя, в соответствии с бюджетом и достигнутыми целями) почти в три раза чаще, чем организации с низкой производительностью работы, используют стандартизованные методы во всей организации и имеют лучшие результаты в результате.

Одних стандартных запросов недостаточно, если они не содержат каких-либо указаний на важность, ценность или приоритет.Согласно результатам нового исследования Business Improvements Architects, только 32 процента респондентов заявили, что у них есть процесс определения приоритетности проектов. В том же исследовании 68 процентов организаций заявили, что у них нет систематического подхода к определению приоритетов проектов или их увязке с корпоративными и стратегическими целями.

Решение? Внедрите систему показателей, которая присваивает стратегические значения всей работе, помогая каждому легко определить, какие проекты являются важными, а какие более гибкими.Поощряйте открытый диалог, поскольку приоритеты меняются и возникают противоречия на протяжении всего рабочего цикла.

4. Поощряйте команду уделять время важной, но не срочной работе

Семь знаменитых привычек Стивена Кови находятся в обращении уже 27 лет — целая жизнь для многих сегодняшних рабочих предприятий. Но никогда не помешает напоминание об испытанных принципах.

Кови предложил разделить работу на четыре квадранта:

1. Важное и срочное

2. Важно и не срочно

3. Не важно и срочно

4. Не важно и не срочно

Легко обнаружить, что вы проводите слишком много времени в третьем квадранте (неважное и срочное), и без системы оценочных карточек, которая поможет вам определить универсальные стандарты «важности», многие члены вашей команды будут.

В конце концов, «срочность» — это одно качество, которое легко определить, в то время как другие качества могут быть более субъективными. Убедитесь, что ваша система управления приоритетами спроектирована так, чтобы большую часть времени ваша команда находилась в первом и втором квадрантах, а в четвертом квадранте — крайне редко.

5. Корректировать курс

После того, как вы усвоили стратегические цели компании, создали ряд дополнительных целей для своей собственной команды и выяснили, как оценить каждый входящий проект с точки зрения ценности, ваша работа только началась.Теперь вам нужно убедиться, что у вас есть хороший обзор того, что происходит с вашей командой, с высоты птичьего полета, чтобы вы могли предлагать отзывы и вносить коррективы по ходу дела.

Если вы следуете гибкому подходу к управлению проектами, ваше еженедельное совещание — отличное место для этого, но оно не всегда требует встречи. Решения для управления работой на основе облака позволяют поминутно предлагать обратную связь и вносить поправки в курс.

Важно высказаться, когда вы видите, что члены команды работают над неважной, несрочной работой перед важными проектами, но, возможно, даже более важно предложить похвалу и положительное подкрепление, когда вы видите:

• Члены команды отдают предпочтение наиболее ценным предметам в первую очередь.

• Члены команды находят время для важной, но не срочной работы.

• Члены команды отчитываются друг перед другом о высших приоритетах.

• Члены команды вносят предложения по улучшению процесса.

Управление приоритетами — постоянная работа

Подобно еде и организации, управление приоритетами не из тех вещей, которые можно сделать «раз и навсегда». Это постоянное усилие, требующее постоянной бдительности.

Но вы обнаружите, что практика согласования в обоих направлениях, стандартизация и оценка рабочих запросов, выделение времени для важной, но не срочной работы, а также внесение поправок в курс и положительная обратная связь более чем оправдывают затраченные усилия.

В конце концов, лодка, полная людей, гребущих в одном направлении, уйдет намного дальше, намного быстрее, чем если бы все были сосредоточены на разных направлениях. Ваша задача — указать им на нужный порт, дать им необходимые инструменты, а затем держаться подальше от их пути.

Хотите добиться большего? Узнайте, как расставить приоритеты для своего дня

24 янв.2019 г.

Расстановка приоритетов — это ключевой элемент организации, который поможет вам получить контроль над своими рабочими обязанностями. Чтобы эффективно расставить приоритеты, вы должны научиться распознавать разницу между важным, срочным и ненужным. Может показаться, что все срочно и нужно действовать в первую очередь, но это не обязательно так. При правильном планировании и расстановке приоритетов неотложные ситуации будут становиться все реже и реже.

Первый шаг: составьте список «дел»

• Выделите 15 минут в конце каждого дня, чтобы подготовить «список дел» из тех задач, над которыми вам нужно действовать завтра. Они будут поступать из вашего основного списка вместе с новыми задачами, созданными в течение дня, которые, скорее всего, являются результатом телефонных звонков, новых заданий, электронной почты и почты.
• Оцените каждый пункт в вашем списке на предмет его важности и срочности и исключите ненужное.
• Выберите три самых важных задачи, которые необходимо выполнить, что бы еще ни случилось в этот день.Пронумеруйте их 1, 2 и 3. Обязательно укажите их в порядке важности. Днем может разразиться неожиданный кризис. Любое количество непредвиденных происшествий отнимет ваше время. Но вы будете знать, что об этих трех основных задачах нужно позаботиться, несмотря ни на что!
• Выберите в порядке важности вторые три наиболее важных задачи и пронумеруйте их 4, 5 и 6. Однако над этими тремя нельзя действовать до тех пор, пока не будут выполнены первые три. Следование этому процессу дает вам возможность контролировать свой список «дел».

Дополнительные советы по списку дел:

• Делайте список дел небольшим — не более восьми пунктов. В конце концов, это ежедневный список «дел». Когда вы отмечаете выполненные задачи, у вас будет чувство выполненного долга.
• Примите тот факт, что вы не можете сделать все за один день. То, что не может быть во главе сегодняшнего списка приоритетов, вполне может оказаться №1 в завтрашнем списке. Если вы ежедневно выполняете пять или шесть задач из своего списка дел, считайте этот день очень продуктивным.Помните, что 5 или 6 задач в день составляют от 25 до 30 задач, выполняемых каждую неделю.

Расставляя приоритеты для своего дня, вы будете каждый день знать три самых важных задачи, которые нужно решить, прежде чем приступить к работе утром.

.