Протокол заседания совета директоров фиксирует действия и решения совета директоров. Они являются официальной и законной записью заседаний совета директоров. Это означает, что они должны включать больше, чем просто обзор обсуждений. Основная цель протоколов заседаний правления — показать, что члены правления сделали следующее:

• Выполнены соответствующие процедуры.
• Соответствует законам штата, относящимся к вашему типу организации.
• Соблюдение собственных уставов организации и согласование решений с ее миссией.

По сути, протокол заседания совета директоров представляет собой отличные заметки, в которых фиксируются все наиболее важные детали вашего заседания совета директоров. Давайте углубимся в то, что включают в себя эти детали, чтобы вы могли начать создавать более эффективные протоколы заседаний совета директоров, а не просто читать о том, что они из себя представляют.

2.

Итак, вы знаете, что такое протокол заседания совета директоров, но, что более важно, почему стоит тратить время и усилия на ведение отличных заметок?

Как мы уже упоминали, в протоколе правления документально подтверждено, что собрание действительно имело место, но это выходит за рамки этого. Прежде чем вы сможете самостоятельно вести эффективные протоколы заседаний совета директоров, вам нужно понять, почему вы тратите так много времени на документирование всех соответствующих действий и разговоров. В противном случае вы можете задаться вопросом, почему вы тратите свое внимание на совершенствование своих навыков ведения заметок.

Цель использования исключительных минут на совете директоров сводится к следующим основным преимуществам:

1. После утверждения протокол правления становится официальной записью того, что произошло на собрании. В случае судебного иска протокол заседания правления может быть вызван в суд, а члены правления могут быть привлечены к ответственности. Если важные детали отсутствуют или голоса зарегистрированы неправильно, ваша организация может столкнуться с серьезными юридическими последствиями. Хотя маловероятно, что это произойдет, всегда лучше быть готовым.
2. Действующие протоколы заседаний совета директоров служат отправной точкой для принятия будущих решений. Решения являются частью членства в совете директоров. Убедитесь, что вы можете вернуться к прошлым, записав, что обсуждалось на собрании, кто что сказал, какие были намечены следующие шаги и кто берет на себя ответственность за какие предстоящие проекты.
3. Потенциальные спонсоры , доноры и другие спонсоры могут получить доступ к протоколам заседаний правления. Как руководители совета директоров, мы должны понимать нашу обязанность обеспечивать наши организации достаточными ресурсами. Спонсоры используют протокол правления, чтобы определить, насколько эффективно правление ведет организацию к достижению ее целей. Другими словами, вы не хотите, чтобы кто-то решил отказаться от финансовой поддержки вашего дела из-за плохо сделанных заметок.

Протоколы заседаний совета директоров являются важным ресурсом не только для дальнейшего использования самим советом, но и для юридических целей. Сила отличной документации простирается еще дальше, но эти три причины должны быть вашими главными целями для инвестирования времени и ресурсов в лучшее ведение протоколов. Теперь давайте углубимся в передовой опыт создания последовательных, хорошо организованных протоколов заседаний.

3. Как вести протокол заседания совета директоров

А теперь ответ на вопрос, на который мы все хотим получить ответ: как составить протокол заседания совета директоров, в котором будут отражены все ключевые детали без написания полной стенограммы?

Было бы здорово, если бы мы могли сделать несколько заметок и на этом закончить, но протоколы заседаний должны быть всеобъемлющими. Создание полных протоколов заседаний совета директоров, отвечающих потребностям всех, кто их использует, имеет решающее значение для эффективного принятия решений и ведения учета в вашей организации.

Несмотря на то, что не существует универсального подхода к ведению эффективных протоколов заседаний совета директоров, мы обнаружили, что многие выдающиеся секретари используют несколько распространенных приемов. Результат? Четкий и точный отчет о действиях вашего правления. Давайте взглянем на некоторые из этих стратегий:

1. Используйте свою повестку дня в качестве шаблона собрания совета директоров

Надлежащее планирование совещаний жизненно важно для продуктивности ваших совещаний. Многие администраторы советов составляют план протокола, который смешивается с повесткой дня за несколько дней до собрания. Запись протоколов на доске становится невероятно простой и гораздо менее подверженной ошибкам.

Можно попробовать использовать повестку дня собрания в качестве шаблона. Это отличный способ наметить все заранее, чтобы члены вашего совета могли продолжить разговор, не дожидаясь, пока секретарь наверстает упущенное. Ваш секретарь может тратить больше времени на прослушивание и точную запись разговора, а не пытаться начать с нуля и записывать все на лету.

2. Заблаговременно назначьте счетчик минут

Представьте себе: вы приходите на собрание совета только для того, чтобы узнать, что никто не хочет вести протокол. Появление члена правления на месте может стать неприятным сюрпризом. На самом деле, это почти наверняка поставит под угрозу качество вовлеченности и уровня участия этого члена совета директоров. Это может даже дойти до того, чтобы поставить под угрозу качество протоколов на доске. Вот почему у вас всегда должен быть наготове счетчик минут заранее.

Пусть один и тот же человек будет вести протокол на каждой встрече. Затем назначьте резервного человека, который возьмет их на себя, когда обычный секретарь не сможет это сделать. Это почти всегда приведет к более сильным и четким протоколам на доске, потому что у вашего ведущего будет время ознакомиться с процессом.

3. Расширение ожиданий от протоколов Совета директоров

У вас есть назначенный секретарь. Этого достаточно, чтобы начать вести более эффективный протокол, верно? Не совсем! Возможно, вы захотите установить для этого человека несколько основных правил, например: 9. 0003

1. Какой формат следует использовать — Ваша организация может придерживаться определенного формата протоколов заседаний. Может быть, это меняется с каждым новым стулом. Может быть, это усовершенствованная традиция, передаваемая будущими поколениями секретарей. Все зависит от вашей доски. Включите некоторую базовую информацию в свою структуру, например, как записывать движения и голоса. Использование протоколов прошлых заседаний в качестве шаблона может быть эффективным вариантом.
2. Как они должны принимать минуты — Большинство выбирает платформу Minutes Maker, подобную той, что находится в Boardable. Однако даже после инвестирования в платформу ваша технология эффективна только в том случае, если вы ее эффективно используете. Ведущий протокол должен знать, как работать с системой протоколов заседаний. Во время встречи не самое лучшее время для изучения этих инструментов, поэтому убедитесь, что ваш протоколист прошел обучение и знаком с ними заранее.
3. Должны ли они участвовать – Некоторые советы поощряют участие своих протоколистов. Другие просят не делать этого. Это зависит от одного: являются ли они членами правления. В противном случае они не должны участвовать, если их специально не пригласили.

Это может показаться слишком много указаний. Тем не менее, предварительное сообщение об этих ожиданиях поможет любому, кто ведет протокол заседания совета директоров, создавать выдающиеся заметки.

3. Пишите объективным голосом

Ваш секретарь совета директоров должен всегда помнить о протоколе заседания совета директоров должно быть написано объективно. Когда вы сталкиваетесь со спорными вопросами или спорными мнениями, постарайтесь обобщить дебаты и аргументы, не добавляя ненужных комментариев или суждений. Отсейте эмоциональные заявления, следуя этим советам:

• Придерживайтесь фактов, включая голоса за предложение, голоса против предложения, воздержавшихся и соответствующие подробности обсуждений. Внимательно выслушайте основные темы и задокументируйте существенные части обсуждения.
• Попросите третье лицо — кого-то, кто не входит в состав правления — прочитать протокол доски, чтобы высказать вам непредвзятое мнение. При этом убедитесь, что третье лицо не имеет доступа к какой-либо конфиденциальной информации. В идеале вы можете попросить кого-нибудь, например, исполнительного директора или сотрудника.
• Перечитайте их на следующий день. Поскольку секретарь также является членом совета с правом голоса, запись информации объективно может быть сложной задачей. Если вы не уверены, объективны ли ваши протоколы, отдохните и перечитайте их на следующий день на свежую голову.

Следуя этим советам для обеспечения объективности, вы будете создавать беспристрастные заметки, содержащие важную информацию для дальнейшего использования. В противном случае, если вы позволите своим мнениям проникнуть в протокол вашего совета, это может повлиять на авторитет и профессионализм вашей заметки.

4. Включите соответствующие сведения

Протоколы заседаний правления являются предметом закона для организаций. Они служат официальной записью, показывающей, что собрание действительно состоялось и обсуждались важные вопросы. Таким образом, всегда важно зафиксировать все необходимые детали.

Несмотря на то, что юридических правил относительно того, что должен включать в себя протокол собрания информационного совета, не существует, большинство советов основывают свои планы на правилах порядка Роберта. Полное использование этих обширных правил было бы обременительным для большинства организаций, но ограниченное использование может быть полезным для поддержания порядка и быстрого решения вопросов повестки дня. При следовании Правилам порядка Роберта протокол правления должен включать:

• Тип встречи
• Дата, время и место встречи
• Список участников, включая участников без права голоса, с указанием их имен, должностей и причин посещения
• Когда собрание было созвано и когда оно было закрыто
• Запись движений, секунд и того, прошло ли движение

В целом, стремитесь составлять протоколы собраний совета директоров, которые достаточно конкретны, чтобы отражать направленность и решения совета, но не настолько разрежены, чтобы вы не могли расшифровать, что на самом деле произошло во время собрания через несколько месяцев. Кроме того, скудные протоколы совета директоров могут привести к проблемам с ответственностью совета директоров, поэтому вы никогда не хотите, чтобы они были настолько минимальными, что вызывали подозрения.

Подумайте об этом так: основные решения и вопросы для обсуждения всегда должны быть зафиксированы, но в «короткой и понятной» форме.

5. Вычитывайте протоколы и безопасно делитесь ими

Когда все сказано и сделано, вы захотите просмотреть протокол собрания совета директоров, прежде чем делиться им. Убедитесь, что они последовательно отформатированы и представлены. Если есть дополнительные примечания, которые необходимо переписать в протокол, сделайте это сразу после собрания.

С этого момента протокол доски должен быть завершен и разослан участникам как можно скорее, пока собрание еще свежо в памяти доски и протоколиста. Как мы узнаем позже, Minutes Maker от Boardable позволяет безопасно делиться своими минутами за считанные секунды. Благодаря обширным возможностям хранения документов вы можете предоставить членам совета директоров доступ к протоколам заседаний совета, повестке дня и любым другим соответствующим документам.

4. Что не следует включать в протокол заседания совета директоров

Знать, что не включать в протокол заседания правления, так же важно, как и знать, что включать. Помните, что многое зависит от минут, и запись неправильных вещей может вызвать скептицизм среди заинтересованных сторон, юридических лиц и других лиц.

Имея это в виду, давайте рассмотрим пять вещей, которые секретари обычно записывают в протоколы заседаний, но не должны:

1. Не указывайте, как люди голосовали

На каждом собрании вашего совета у вас, вероятно, будет несколько вопросов, по которым нужно проголосовать. В то время как вы должны назвать тех, кто сделал и поддержал предложение, вы не должны указывать, как люди проголосовали. Исключите их имена и просто отметьте количество тех, кто за, кто против и кто воздержался. Как правило, запись должна быть обезличенной.

Однако из этого правила есть исключение. Если всплывают финансовые операции с участием членов совета директоров или если устанавливается заработная плата исполнительного директора, пусть в протоколе собрания совета отражается то, как проголосовали отдельные лица и их обоснование. В случае каких-либо юридических проблем, обоснование будет поддерживать разумность.

СВЯЗАННО: голосование — это гораздо больше, чем то, что отражено в протоколе правления. Если вы хотите узнать больше об усовершенствовании процесса голосования, ознакомьтесь с нашим руководством по голосованию на доске, еще одним полным пособием, составленным командой Boardable!

2. Не включать мнения отдельных членов правления

Как упоминалось ранее, протоколы заседаний совета директоров должны быть беспристрастными. По этой причине протоколы правления должны быть сосредоточены на решениях, а не на обсуждениях.

Иногда несогласные участники могут прямо заявить, что хотят, чтобы их несогласие было зафиксировано. Избегайте этого, а вместо этого просто отметьте, что это произошло — никаких дальнейших объяснений не требуется.

Точно так же, если были дебаты, упомяните об этом, но не делайте самоуверенных замечаний. В конце концов, протоколы заседаний совета директоров — это открытые документы, которые можно использовать в любой потенциальной правовой ситуации. Последнее, чего вы хотите, — это без необходимости открывать правление для ответственности, не придерживаясь фактов.

3. Не включайте резюме документов или презентаций

Между уставами, годовыми бюджетами и новой организационной политикой советы директоров пересматривают множество важных документов. Каждый раз, когда вы просматриваете документ на собрании, вы должны упомянуть представленные материалы в протоколе заседания. Однако не стоит вдаваться в подробности о его содержании. Вместо этого отметьте, где ее можно получить, чтобы участникам не приходилось копаться в лишней информации в протоколах собраний.

Благодаря комплексным инструментам презентации легко найти в любой точке. В частности, с помощью таких решений, как Центр документов Boardable, вы можете организовывать и хранить соответствующие записи, презентации и другие документы вместе с протоколами заседаний совета директоров.

Plus, Boardable совместим с широко используемыми облачными системами хранения, такими как Dropbox, Google Drive и OneDrive. Это упрощает создание централизованного хранилища, в котором хранятся все ресурсы, необходимые вашей доске, и ссылки на них.

4. Не включайте вещи, которые могут подвергнуть освобожденную от налогов организацию проверке

Несмотря на то, что на каждом собрании совета директоров есть обычные отвлекающие факторы, их запись может быть проблематичной в ходе судебного расследования. Вы захотите исключить эти отвлекающие факторы. Например, вычеркните из протокола заседания следующее:

• Похвала или недовольство
• Светская беседа или политические шутки
• Отрицательный спин
• Ненужные юридические термины

Если сомневаетесь, оставьте это. Это относится ко всему, что может привести к осложнениям, если позже его просмотрят другие. Если был сделан юридический комментарий или если юрист организации консультировал правление, просто отметьте, что это произошло в протоколе правления. Не записывайте содержание юридической консультации.

5. Не включайте неофициальные разговоры

Сторонние обсуждения обязательно будут, но их нельзя записывать. Эти неофициальные комментарии и обсуждения, безусловно, разрешены, но они должны быть четко обозначены как неофициальные. Если член правления поднимает вопрос, который стоит прояснить, но не фигурирует в повестке дня, его обычно не нужно детализировать в протоколе правления.

Вместо этого обратите внимание, что директора уделили время обсуждению вопросов, не включенных в повестку дня. Ни о каких тангенсах больше ничего не должно быть записано.

Чтобы избежать этих сложностей, создайте папку Запросы повестки дня в Центре документов. Таким образом, будущие темы для обсуждения правильно запланированы на будущие встречи.

5. Шаблон протокола заседания Совета директоров

Несмотря на то, что содержание протокола вашего совета директоров будет меняться от одного собрания к другому, следование стандартному плану поможет процессу ведения протокола обеспечить согласованность и точность. Не существует «правильного способа» составления протоколов заседаний совета директоров, и у каждой организации есть свои предпочтения относительно того, как должны выглядеть эффективные протоколы. Тем не менее, есть несколько деталей, которые каждый совет директоров должен записывать во время заседаний.

Если вы новичок в этом процессе, вы, вероятно, не знакомы с этими компонентами и можете не знать, с чего начать при создании многократно используемой схемы. Чтобы помочь, мы создали шаблон протокола собрания совета директоров, основанный на Правилах порядка Роберта, который можно эмулировать, чтобы делать заметки во время собраний вашей организации:

Шаблон протокола заседания Совета директоров в текстовом формате

Если вы не можете просмотреть приведенный выше шаблон протокола заседания правления, вот разбивка основных элементов, на которые ссылается схема:

• Открытие собрания:  указать посещаемость и указать дату и время начала собрания
• Старое дело:  утвердить протокол предыдущего собрания и обсудить нерешенные вопросы с предыдущих собраний
• Новое дело: должностные лица и председатели комитетов представляют свои отчеты, а любые другие вопросы повестки дня рассматриваются
• Закрытие собрания: укажите время перерыва, информацию о следующем собрании и подписи секретаря и председателя

Приведенный выше шаблон протоколов заседаний совета директоров послужит надежной отправной точкой, но вам потребуется адаптировать его в соответствии с конкретными потребностями вашего совета. Следуя плану, вы настроите свою команду на успех и убедитесь, что все важные обсуждения и предложения во время совещаний записываются связным, четким и последовательным образом.

Хотя создание шаблона протокола заседания правления вручную может работать, это не оптимально. Вот почему Boardable оснащен полезными инструментами, которые позволяют вам записывать минуты непосредственно в ваших планах.

6. Чем могут помочь инструменты протоколов заседаний совета директоров

Как вы теперь знаете, ведение протоколов заседаний правления требует серьезной работы и непоколебимого внимания к деталям. Как и большинство ваших повседневных задач, этот процесс можно упростить с помощью правильной технологии, такой как Boardable!

Укрепив свою цифровую стратегию и инвестировав в специальные инструменты для ведения заметок, вы даже сможете подготовить готовые к распространению протоколы заседаний для всех через несколько минут после завершения собрания.

Для тех, кто хочет улучшить свои протоколы заседаний совета директоров и в целом упростить процесс, Boardable’s Minutes Maker — отличный вариант. Наша команда работала вместе над созданием удобного для пользователя решения, позволяющего невероятно легко записывать всю нужную информацию. Он работает без проблем независимо от того, встречаетесь ли вы лично, удаленно или и то, и другое.

С нашими специальными инструментами вы можете потратить несколько минут, используя уже созданную повестку дня, чтобы не упустить ни одной детали. Просто откройте свою повестку дня и быстро вводите заметки, назначайте задачи и записывайте голоса. Отсюда любые задачи будут отображаться на панели инструментов назначенного лица в качестве напоминания.

Кроме того, никогда еще не было так просто делиться протоколами заседаний! После того, как вы закончите их и подпишете с помощью наших инструментов электронной подписи, опубликуйте их и мгновенно распространите среди желаемой аудитории. При желании вы можете сделать протокол собрания совета общедоступным, и он всегда будет связан с собранием и его участниками. Вы можете сохранить запись в Центре документов или отправить PDF-файл по электронной почте, чтобы все были в курсе.

Лучше всего то, что вы можете связать протоколы, повестку дня и задачи прошлых совещаний с материалами для следующего, что упрощает утверждение, рассмотрение и подготовку к предстоящим обсуждениям! Посмотрите, как просто сгруппировать информацию о собрании:

Использование специальных инструментов управления платой может помочь защитить вашу плату от ответственности и неэффективности, гарантируя, что вы получите все важные детали. Позвольте Boardable сделать всю тяжелую работу, чтобы вы могли сосредоточиться на создании эффективных протоколов, которые эффективно фиксируют ваши встречи.

Между документированием обсуждений, важными голосованиями и последующими заданиями многое уходит на эффективные протоколы заседаний совета директоров. Напомним, что это больше, чем общий отчет о разговорах и действиях вашей доски. Они служат отправной точкой для будущих дискуссий, информируют тех, кто не смог присутствовать, и служат официальной и юридической записью ваших встреч, поэтому к работе нельзя относиться легкомысленно.