Протокол встречи с клиентом пример: Скачайте протокол встречи с клиентом и образцы с бланками

Скачайте протокол встречи с клиентом и образцы с бланками

С помощью данного протокола можно увеличить продуктивность многих рабочих процессов и повысить эффективность работников. Данный документ позволяет составить отчет по деловым встречам. Этот отчет фиксирует ход встречи, а также все договоренности, которые были приняты во время обсуждения, но он не считается официальным договором. Он помогает наладить отношения между заказчиком и исполнителем.

• Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком
• Содержание протокола
• Специфические особенности протокола
• Как составлять протокол встречи с клиентом
• Цели проведения встреч
• Другие формы
• Сбор информации
• Скачать бланк протокол встречи с клиентом:
• Скачать образец протокол встречи с клиентом:

Особенность этого протокола в том, что, благодаря ему вы сможете управлять временем. Ведь если что-то можно измерить – этим можно управлять. Вы сможете правильно распределять время и это заметно сократит время на проведение дополнительных встреч.

Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком

В самом центре бумаги пишите название протокола. Фиксируете дату, время и место проведения деловой встречи. Все эти данные в будущем могут быть полезны вам.

Также в самом начале документа указывается дата подписания. В лучшем случае дата подписания должна совпадать с датой проведения. Но бывают ситуации, когда другая сторона должна согласовать со своим руководством и в этом случае дата подписи будет отличаться.

В первой части документа прописываются компании, которые принимают участие. Указываются юридическое наименование организации, а также представители, которые пришли от имени компании. В документе указать ФИО и должность сотрудников присутствующих на встрече.
Если на встречу также пригласили третье лицо, в качестве специалиста (переводчик, консультант и т. д.) тогда его данные следует отметить в конце документа и дополнить в качестве примечания.

Содержание протокола

После перечисления сторон, которые принимали участие встречи, в документе содержится сокращенный список ключевых вопросов, которые необходимо обсудить на встрече. Обе стороны должны согласовать эту информацию. Для того, чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и другие возможности обеих сторон. Это будет идеальным вариантом для создания долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Стоит отметить, что данный документ не будет считаться официальным договором поставки или иным соглашением. Единственное, на что претендует хорошо написанный документ, — это возможность последующих слушаний и встреч не позднее установленного срока.

Специфические особенности протокола

Документ передается второй стороне по окончанию встречи. Конечно же, обеим компаниям будем удобно если протокол будет передан перед уходом, чтобы обе стороны могли согласовать принятые договоренности. Многие компании лучше воспринимают визуально информацию во время обсуждения. Точка соприкосновения, достигнутая между интересами сторон, немедленно подтверждается маркером на доске или любым другим способом. Позже протоколы должны быть разосланы обеим организациям, которые вели переговоры.

У всех присутствующих должны быть распределены обязанности. К примеру, спикер, модератор, секретарь, рядовой участник и т.д. Это позволит избежать путаницы и сделает встречу более продуктивной.

Как составлять протокол встречи с клиентом

Удобнее поместить каждую отдельную тему обсуждения в отдельную главу протокола.

Ответственное лицо, за составление протокола встреч с клиентом должен фиксировать все принципиальные моменты и важные мысли, которые будут озвучены во время встречи.

Документ считается официальным и поэтому должен составляться в деловом стиле. В нем недопускается использовать сленг или ненормативную лексику при составлении протокола. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. К примеру, «А. Н. Ребриков высказал идею..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерной сосредоточенности на личных вопросах и т.д.

Цели проведения встреч

В зависимости от того, какая встреча ожидается, поставщик и заказчик могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: заключить сделку по выгодным условиям. Однако данная встреча может и иметь более мелкие цели, такие как :

1. Определение готовности заказчика к сотрудничеству, заключение принципиального договора.
2. Определения потребностей клиента, которые удовлетворяются в процессе работы.
3. Примерный список товаров или услуг в ассортименте компании, которые соответствуют вашим интересам и спросу.
4. Продемонстрировать продукт во всей красе, предоставить образцы для использования, убедиться в качестве предлагаемых продуктов или услуг.
5. Получать «Feedback», выслушивать конструктивные комментарии о продукте\товаре от клиента, и таким образом приготовиться к обоснованному диалогу.

Другие формы

Если мы говорим о том, в какой еще форме может быть составлен протокол встречи с клиентом, мы можем классифицировать три наиболее важных:

1. Формируйте таблицы (или одну таблицу со многими строками и столбцами).
2. В свободном формате, без соблюдения графика, только дата и подпись.
3. В форме сокращенного «РЕЗЮМЕ» для каждого клиента (эта информация не предоставляется самой принимающей организации).

Помимо мотивирующих задач, задачей продавца может быть сбор информации о клиенте. Например, можно прояснить следующие вопросы:

1. Сфера действия.
2. Общая организация клиентов, годовой оборот активов.
3. Существует ли потребность в конкретном продукте или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
4. Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их продукт или услугу. Если да, то что ему подходило или не подходило.
5. Какими свойствами должен обладать поставщик, которые являются оптимальными для данного покупателя.

Короче говоря, протокол встречи с клиентом — важный листок бумаги для подтверждения предварительных договоренностей, для грамотной работы любого уважающего себя руководителя организации.

Скачать бланк протокол встречи с клиентом:

Скачать бланк протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец протокол встречи с клиентом:

Скачать образец протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

значение, пример и как составить протокол

Ведение протокола важно для каждой встречи. И если вы секретарь или вам поручили вести заметки во время встречи, важно понимать, что делать и чего не делать при ведении протокола. Здесь мы разбили концепцию протокола собрания на образец из пяти шагов, которые вы должны включить при написании протокола.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания представляет собой письменный отчет об обсуждениях и решениях, принятых на собрании. Они применимы к любому типу организации внутри корпорации, например к советам директоров, руководящим группам и инвесторам.

Протокол собрания должен быть написан для любого собрания, которое требует официальной записи. Затем этот письменный отчет можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, или для отслеживания вариантов выбора и действий, которые можно пересмотреть. В результате протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Некоммерческие организации, государственные органы, школы, государственные предприятия и профсоюзы входят в число групп, от которых обычно требуется вести протоколы собраний.

Почему они называются протоколами собраний?

Термин «минуты» не имеет ничего общего со временем, что является интересным фактом, касающимся протоколов собраний. На самом деле оно происходит от латинской фразы «minutia» (что означает мелочи или детали). Некоторые источники утверждают, что фраза «протокол собрания» первоначально возникла в 18 веке, непосредственно от латинского «minuta scriptura», что означает «небольшие заметки».

Другими словами, протокол встречи — это детали (или краткое изложение) того, что произошло во время встречи.

Для чего используются протоколы совещаний?

Протоколы собраний служат исторической записью разговоров, решений и долгосрочной стратегии компании. Участники могут использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы определить, какие типы прогресса произошли.

С другой стороны, лица, которые не присутствовали на собрании, но должны быть проинформированы о решениях и следующих шагах, могут обратиться к протоколу.

Какие существуют типы протоколов собраний?

Протоколы собраний делятся на три вида. Они следующие: действие, обсуждение и дословное.

№1. Минуты действий

Протоколы действий являются наиболее распространенным видом протоколов совещаний. Эта форма протокола, также известная как протокол только для принятия решений, содержит только сделанные выводы и действия, которые необходимо предпринять, а не обсуждение, имевшее место на протяжении всего процесса принятия решения. В протоколах действий содержится краткое изложение решений, принятых на собрании. Собрания, такие как заседания правления, совета или слушания, часто требуют протоколов действий.

Поскольку он передается только внутри страны, он имеет неформальный стиль и может быть записан в виде маркеров. Ведущий протокол часто участвует в дискуссиях на собраниях. Эти минуты просты, могут быть записаны быстро и точны.

№ 2. Дословные протоколы

Это стенограмма всех переговоров и решений. Дословный протокол собрания — это запись каждого произнесенного слова. Они часто бывают длинными и трудными для просмотра определенной части информации. Стенограмма собрания требуется редко, за исключением судебных слушаний и Конгресса.

Протоколы, взятые дословно, часто бывают довольно длинными. Ведущему заметки трудно фиксировать дословные протоколы, а запись диалога с помощью микрофона может быть очень полезна для корректировки протоколов. Дословные протоколы, в отличие от протоколов действий и обсуждений, сосредоточены на отдельных утверждениях, а не на общем согласии.

№3. Протокол обсуждения

Протоколы обсуждений, также известные как анекдотические протоколы, представляют собой записи договоренностей по переговорам, которые привели к необходимым выводам и действиям. В большинстве случаев рекомендуется вести протокол обсуждения. Ведущий протокол должен выделять важные идеи, поднятые группой, избегая записи личных замечаний. Протоколы обсуждений аналогичны протоколам действий в том смысле, что они включают обсуждения, происходящие в процессе принятия решений.

Протокол обсуждения — идеальный вариант для проведения собраний комитетов, собраний сотрудников и т.п. В результате протоколы будут иметь форму абзацев, четко разделенных на разделы и организованных в соответствии с последовательностью обсуждений.

К людям редко обращаются по имени в такого рода протоколах, поскольку действия и обсуждения будут проводиться правлением и, следовательно, в протоколе будут указаны как правление или комитет. Секретарь будет вести протокол, потому что она, скорее всего, не будет участвовать в разговоре и, таким образом, сможет вести протокол надлежащим образом.

Независимо от типа минуты, все минуты должны быть краткими и точными, а для этого записи должны быть написаны правильно, в правильном порядке и стиле. Как указывалось ранее, максимально упростите написание заметок, выполнив некоторые предварительные приготовления перед встречей.

Протоколы также должны помочь любому, кто не смог присутствовать на собрании, понять, что произошло, устраняя необходимость проведения еще одного собрания для разъяснения тех же обсуждений.

Почему важны протоколы совещаний?

Протоколы собраний свидетельствуют о том, почему и как корпорация сделала определенный выбор. Это может быть полезно при ответах на любые вопросы о принятых решениях или состоявшихся дискуссиях.

Важность протоколов собраний можно разделить следующим образом:

• Они представляют собой запись решений и действий группы.
• Они служат напоминанием о том, кому были поставлены задачи.
• Протоколы служат доказательством соблюдения сроков.
• Они полезны для людей, которых нет рядом, когда делается выбор.

Протоколы встреч могут обеспечить юридическую защиту вашей компании, а также служить официальной записью разговоров и выводов. Комплексная проверка часто документируется в протоколах компании. Затем это может быть официально оформлено и задокументировано, чтобы доказать этичность и добросовестность организации.

Какие пять шагов вы должны включить в написание протокола собрания?

Написание протокола собрания включает пять шагов:

№1. До планирования

Хорошо спланированная встреча способствует эффективному протоколу встречи. Записывать протокол намного проще, если председатель и секретарь или ведущий протокол совместно следят за тем, чтобы повестка дня и собрание были правильно продуманы. Например, в зависимости от структуры собрания и используемых инструментов, ведущий протокол может сотрудничать с председателем, чтобы установить формат документа, который служит как повесткой дня, так и планом протокола.

Этапы предварительного планирования включают в себя:

Оглашаем повестку собрания

По крайней мере, получите копию повестки дня собрания и используйте ее в качестве справочного материала или основы для ведения заметок, организации формата протокола собрания и создания протокола — с последовательностью и нумерацией элементов в протоколе собрания, совпадающими с теми, что указаны в протоколе собрания. повестка дня.

Кроме того, повестка дня и/или уведомления о собрании содержат информацию, которая должна быть включена в протокол, например, имена всех участников собрания, включая гостей или докладчиков. или печатная копия) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим, как будет определено собранием)

Определение ожиданий

Когда вы приступите к новой роли ведущего протоколов или секретаря, обязательно спросите у председателя комитета или совета, чего он или она ожидает от вашей роли во время собрания, а также уровня детализации, который он или она ожидает от вашей роли. минуты. Например, если ваш совет или комитет рассматривает предложения или голосует по пунктам/вопросам, определите, нужно ли вам указывать имена лиц, вносящих предложения, поддерживающих предложения и т. д. Если вы будете иметь дело с такими процедурами, вам (и вашему Председателю) следует ознакомиться с Правилами порядка Роберта.

№ 2. Делать заметки во время встреч

Прежде чем вы начнете делать заметки, очень важно понять, какую информацию вам нужно будет задокументировать во время встречи. Как было сказано ранее, в вашей организации могут быть обязательные материалы и определенный формат для мам, которым вы должны следовать, однако протокол собрания обычно включает следующее:

• Дата и время встречи
• Имена участников конференции и тех, кто не смог присутствовать 
• Принятие протокола предыдущего собрания или исправлений/поправок
• Решения по каждому вопросу повестки дня
• Новые бизнес-элементы должны быть задержаны
• Дата и время следующей встречи

Как делать хорошие заметки?

Вот несколько советов, которые помогут вам делать заметки лучше:

• Создайте план. Как отмечалось ранее, наличие плана (или шаблона), основанного на повестке дня, позволяет вам просто набрасывать комментарии, решения и т. д. под каждым пунктом по мере продвижения. Подумайте о том, чтобы оставить место под каждым пунктом вашего плана для рукописных заметок, а затем распечатать их и использовать для сбора минут, если вы делаете заметки от руки.
• Отмечайте участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их, когда они приходят; если нет, попросите людей представиться в начале собрания или распространите список участников, который они могут проверить сами.
• Записывайте суждения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы обеспечить точность.
• При необходимости обратитесь за разъяснениями. Например, если группа продолжает работу, не придя к решению или очевидному заключению, попросите разъяснить решение и/или последующие шаги. Вы не сможете идти в ногу, если попытаетесь записать диалог дословно, поэтому просто (и четко) напишите (или напечатайте) только варианты выбора, задания, действия и так далее.
• Запишите это — буквально, если вы беспокоитесь о том, что не сможете делать заметки, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. д.), но убедитесь, что участники знают, что они записываются. Хотя вы не должны использовать кассету для составления стенограммы собрания дословно, она может быть полезна, если вам нужны разъяснения.

№3. Написание или расшифровка протоколов

Когда собрание закончено, соберите свои заметки и составьте протокол. Вот несколько советов, которые могут быть полезны:

• Постарайтесь написать протокол как можно быстрее после встречи, пока все еще свежо в вашей памяти.
• Изучите свой план и внесите необходимые изменения или уточнения. Убедитесь, что все решения, действия и предложения полностью задокументированы.
• Убедитесь, что вы включили достаточно информации.
• Мы предлагаем дать краткое описание каждого совершенного действия, а также мотивировку принятого решения в протоколе Совета директоров.
• Если перед принятием предложения было много споров, изложите основные аргументы за и против.
• Отредактируйте для краткости и ясности, чтобы протоколы было легко читать.

Вот несколько моментов, которые следует учитывать при составлении протокола собрания:

• Сохраняйте объективность.
• Используйте одно и то же время повсюду.
• Кроме записи движений и секунд, избегайте упоминания имен.
• Следует избегать личных наблюдений; протокол должен содержать только факты.
• Не пытайтесь резюмировать другие документы, если вам нужно сослаться на них. Скорее просто укажите их местонахождение или прикрепите их как приложение.

№ 4. Совместное использование или распространение протоколов собраний

Прежде чем распространять протокол собрания, убедитесь, что председатель рассмотрел, обновил и/или утвердил протокол для распространения. Если и до тех пор, пока это не произойдет, они не являются официальным протоколом встречи. Протокол также может быть официально санкционирован до начала следующего собрания, в зависимости от вашего Правления.

Способ обмена или распространения будет определяться технологиями, используемыми вами и вашей компанией. Поскольку протоколы и другие документы могут потребовать большого количества бумаги, идеально использовать безбумажный подход к совместному использованию. Например, если вы используете программу обработки текстов (такую ​​как Microsoft Word), которая не поддерживает совместный доступ в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить его по электронной почте вместе с любыми вложениями или документами собрания. Если вы все используете Google Docs для приглашений на встречи, повесток дня и другого обмена документами, вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после его завершения. Члены комитета или правления могут просто просматривать документы онлайн, экономя при этом несколько деревьев!

Совместное использование облака

Если ваша организация использует облачную систему управления членством, вы можете опубликовать протокол в виде веб-страницы и ограничить доступ к комитету или членам правления в зависимости от ваших потребностей. Вы можете создать безопасную онлайн-интранет для своего Совета и комитетов, используя веб-страницы только для членов.

№ 5. Оформление/хранение протоколов собраний

Большинство комитетов и советов рассматривают и либо утверждают, либо изменяют протокол в начале следующего собрания. После того, как вы внесли какие-либо существенные изменения, протокол необходимо будет заархивировать для дальнейшего использования. Некоторые фирмы могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать их резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и хранить бумажные копии или представить их сотруднику или председателю для регистрации.

Образец протокола собрания

Вот пример того, как выглядит протокол собрания:

Есть ли шаблон протокола собрания?

Конечно, есть шаблоны протоколов собраний. Вот один:

Что не должно быть включено в протокол собрания?

Протокол собрания не должен содержать личных мнений или осуждающих замечаний. Каждое заявление должно быть максимально объективным. Избегайте делать заметки по каждому сказанному. Протокол должен быть кратким и содержать основные темы собрания.

В заключение, 

Протоколы совещаний имеют решающее значение — в конце концов, они фиксируют важную информацию о совещании. Но ведение и подготовка протоколов не должны быть обременительной работой. С учетом того, что мы сказали в этой статье, составление протоколов совещаний больше не должно доставлять вам особых хлопот. 

1. ФОКУС-ГРУППА: определение и подробное руководство по проведению обсуждения в фокус-группе
2. КАК GOOGLE ADS МОЖЕТ ПОМОЧЬ ВАШЕМУ БИЗНЕСУ?
3. СХЕМА БИЗНЕС-ПЛАНА: разработка схемы бизнес-плана за 6 простых шагов [скачать бесплатно]
4. ФУНКЦИИ ZOOM: значение, цены и способы их использования
5. КОММУНИКАЦИОННЫЙ ТРЕНЕР: Эффективное общение

Рекомендации

• Товарищ.приложение
• Wildapricot.com
• Legalzoom.com

Шаблоны заметок о встречах с клиентами, которые вы можете использовать сегодня

Итак, вам предстоит встреча с клиентом — потрясающе! Надеюсь, это положительный опыт для вас и приведет к продолжению отношений между вами обоими. Встречи с клиентами могут быть пугающими, особенно если вы только начинаете заниматься фрилансом и не имеете большого опыта ведения заметок. Знаете ли вы, что делать заметки на совещаниях – это не только для руководителей проектов или тех, кто работает в команде инженеров? Скорее, ведение заметок на встречах — это недооцененный навык, который очень полезен не только для людей, работающих на постоянной работе, но и для фрилансеров.

Будь то просто сеанс мозгового штурма, интервью с клиентом (или потенциальным клиентом) или просто групповая встреча с членами команды, ведение заметок о том, что произошло, жизненно важно. Это поможет вам понять поставленную задачу перед следующей встречей, а также предоставит вам необходимую документацию для протокола встречи, когда вам нужно просмотреть детали встречи. Итак, как вы делаете отличные заметки о встречах с клиентами? Вот лучшие советы от INDY, которые помогут вам лучше писать заметки для совещаний и научиться управлять собственными проектами.

Делайте заметки перед встречей

Подготовка повестки дня встречи является ключом к эффективным заметкам встречи. Это не займет много времени, но гарантирует, что вы будете работать наилучшим образом при встрече с вашим клиентом и другими членами команды. Это особенно поможет, если у вас нет опыта ведения заметок или составления протоколов встреч, или если это новый клиент. Создайте план встречи или повестку дня встречи, которая включает следующие важные моменты для вашей следующей встречи: 

• Дата встречи
• Цель встречи, чтобы все были на одной волне
• Кто проводит встречу и размер команды
• Любые ключевые вопросы для обсуждения с предыдущей встречи
• Любые обсуждаемые сроки и срок выполнения
• Любые действия обсуждаются вместе с датой выполнения
• Что необходимо сделать во время встречи.

Мы также рекомендуем вам заранее подготовить любые вопросы, которые могут у вас возникнуть, и включить их во все записи о встречах. Это позволит вам быть организованным во время общения с клиентом, а также обеспечит вам комфортное самочувствие на встрече. Всегда просматривайте ключевые моменты после собрания, чтобы вы понимали свои собственные заметки о собрании, пункты действий, следующие шаги, все сроки выполнения и записывали их в протокол собрания, чтобы раздать его участникам.

Не записывайте каждую деталь

Дословные заметки о встрече не нужны. Вместо этого сосредоточьтесь на ключевых моментах и ​​фразах, которые помогут вам четко понять, о чем говорилось в данный момент. Просто не забывайте записывать информацию, делая предложения короткими и содержательными, чтобы позже вы могли записать протокол встречи из своих собственных заметок. Вот несколько способов сделать это.

• Используйте маркеры вместо полных предложений.
• Расставьте приоритеты действий и следующих шагов, указав их числовым обозначением.
• Если вы записываете информацию прямо на свой ноутбук, одновременно добавляйте ссылки и даже делитесь своим документом с заметками о встрече в документе Google с опцией пометки участников. Любая форма основных заметок, которая работает для вас, поможет вам с протоколами встреч и последующими действиями.
• Если вам нужно, чтобы кто-то повторил ключевую фразу, просто спросите — не бойтесь просить разъяснений, чтобы вы могли делать четкие записи на встрече. Важно, чтобы вы и участники встречи команды или встречи с клиентом были на одной странице, записывая важные обсуждения, ключевую информацию, делая заметки и следя за тем, чтобы ваши записи встречи отражали это.

Другими примерами заметок, важных во время встречи, являются действия. Записав пункты действий, вы убедитесь, что вы записали все важные ключевые моменты, и не бросите мяч в будущем. Делая заметки о встрече, вы и ваш клиент будете знать, что нужно сделать после завершения встречи.

Держите свои заметки организованными и сфокусированными

Ваши заметки о собраниях и повестка дня собрания должны быть сосредоточены на требуемых от них действиях, поэтому постарайтесь организовать их таким образом. Ведя заметки, записывайте действия по мере их появления, а не после встречи, чтобы не терять время, пытаясь вспомнить, что было сказано. Запомните ключевые моменты и точно запишите то, что было сказано. Составьте список дел. Обязательно запишите всю полезную ключевую информацию со встречи, включая решения, рекомендации и последующие действия. Хорошие заметки важны. Если это помогает укрепить вашу память, напишите заметки о встрече своими словами. После встречи внесите необходимые элементы в CRM. Это может быть либо ваш личный, либо тот, которым вы поделились с вашим клиентом или членами команды. Запишите все необходимые моменты для обсуждения во время встречи, включая ключевые детали, ключевые идеи, ключевые идеи, задачи и сроки или сроки выполнения, а также график последующих действий, чтобы он был четким. Всегда записывайте, что причитается и ожидается от вас как от члена команды. Это также поможет вам управлять вашими проектами. Вы можете поделиться своими заметками о встрече или протоколом встречи со своим клиентом, предоставив ему краткое изложение того, что обсуждалось. Даже если это рукописные заметки, INDY предлагает набор шаблонов заметок о собраниях, а также шаблон протоколов собраний, из которых вы можете выбирать, чтобы помочь вам управлять проектами.

Хотите обновить свои документы и отправлять более качественные счета?

Шаблоны счетов Indy предлагают вам быстрый способ начать работу с профессиональным дизайном счетов. Добавьте информацию о своем бренде, работе и оплате, и вы готовы к работе.

Попробуйте Indy’s Invoice Templates бесплатно

Ключевым моментом здесь является ведение заметок о встречах и запись всей соответствующей информации, что является жизненно важным навыком при работе на фрилансе, чтобы помнить важные детали. Ведение заметок — это ключевой инструмент управления проектами, который можно использовать на любых встречах, от неформальных до более официальных. Следуя этим шагам, вы можете гарантировать, что ваши встречи пройдут гладко, потому что вы заранее подготовили план, отметили все необходимые вопросы и соответствующие сроки, сделали правильные заметки о встрече и отследили встречу, указав все сроки в CRM. Во время фриланса всегда стоит быть организованным, особенно во время официальной или неформальной встречи с клиентом или членами команды. Какой бы метод ведения заметок вы ни выбрали, просто не забывайте записывать все элементы обсуждения и ключевые обсуждаемые темы, всегда будьте на одной странице с вашим клиентом, и вы на пути к лучшим встречам. Обязательно ознакомьтесь с нашими шаблонами заметок о собраниях, шаблоном протокола собрания и планировщиками заметок о собрании на INDY.

LLC MINUTES — бесплатный первый шаблон протокола собрания LLC

Образец протокола первого собрания ООО

Воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном протокола первого собрания ООО. Эта форма и весь контент нашего веб-сайта предназначены для индивидуального использования.

Нужен другой шаблон? У нас также есть другие формы протоколов LLC, в том числе шаблон годового протокола и шаблон специального протокола собрания:

.

Почему я должен записывать протокол первого собрания ООО?

Как вы увидите в нашем первоначальном шаблоне протокола собрания LLC, первое собрание обычно включает в себя множество формальностей, которые, вероятно, просто подтверждают то, что вы уже изложили в письменной форме в других официальных документах, таких как ваш Устав и операционное соглашение. .

Запись официальных протоколов может показаться излишним, но первые протоколы могут пригодиться. Например, если позже возникнет спор, может быть полезно иметь несколько документов, демонстрирующих первоначальное согласие по вопросу.

И, если ваши учредительные документы LLC и операционное соглашение не очень сильны, хорошо задокументированные протоколы вашей первой встречи могут помочь покрыть ваши основания.

Конечно, вы хотите, чтобы все ваши документы, особенно формальные и операционные соглашения, были прочными и дополняли друг друга. Когда мы формируем ООО на Северо-Западе, мы разрабатываем ваш Устав и операционное соглашение. Язык наших протоколов собраний разработан таким образом, чтобы легко поддерживать эти другие документы. Мы формируем ООО за 100 долларов США плюс государственные сборы — возможно, вам стоит потратить время на то, чтобы мы создали ваше ООО для вас.

Что должен включать протокол первого собрания ООО?

Первое собрание ООО часто затрагивает множество вопросов, от избрания руководителей до выбора даты ежегодного собрания. Наш бесплатный шаблон протокола первого собрания LLC включает следующую ключевую информацию:

• Общая информация о собрании:  В нашем шаблоне есть поля для указания названия LLC, даты собрания, места собрания, присутствующих и не являющихся участниками.
• Выборы председателя и секретаря: LLC избирает председателя для проведения собрания и секретаря для заполнения шаблона протокола.
• Подтверждение кворума:  Председатель подтверждает, что собрание было созвано участниками, и определяет наличие кворума (минимальное количество) участников.
• Выборы менеджеров и заработная плата:  Если в ООО есть менеджеры, менеджеры должны быть избраны или утверждены. Их заработная плата также должна быть зафиксирована в это время.
• Принятие ключевых документов:  Председатель подтверждает, что Устав организации был подан и что все члены ознакомились с документом. Первоначальные резолюции и рабочее соглашение также должны быть одобрены, ратифицированы и приняты на этом собрании.
• Возмещение расходов:  Учреждение ООО не является бесплатным, поэтому в настоящее время может быть одобрено возмещение расходов организаторов (например, на подачу Устава).
• Взносы и доли участия: ООО должно быть профинансировано за счет первоначальных взносов в капитал. Эти взносы и соответствующие им членские интересы должны быть одобрены и зарегистрированы на этом собрании.
• Коммерческие операции и банковский счет: Члены ООО соглашаются начать коммерческую деятельность и открыть коммерческий банковский счет.
• Основа отчетности:  Доходы и расходы должны представляться на регулярной основе (например, ежегодно или ежеквартально). Основа отчетности должна быть согласована и зафиксирована в протоколе.
• Дата ежегодного собрания: LLC не обязаны проводить ежегодные собрания. Тем не менее, это все еще обычная практика. В своем протоколе отметьте, принимают ли члены решение о проведении ежегодных собраний. Следует выбрать конкретную дату для следующего ежегодного собрания, если таковое состоится.
• Прочие деловые вопросы:  Несмотря на то, что выше перечислены наиболее распространенные темы собраний, в шаблоне есть место для любых дополнительных дел.
• Подписей: 900:50  Участники подписывают протокол собрания. Кроме того, секретарь, составивший протокол, также должен поставить окончательную подпись.

Должны ли ООО с одним участником вести протокол первого собрания?

Для LLC с одним участником первоначальный протокол собрания будет в основном просто формально содержать ту же информацию, что и ваше операционное соглашение с LLC с одним участником. (У вас нет операционного соглашения? Ознакомьтесь с нашим шаблоном операционного соглашения LLC с одним участником.) Таким образом, запись протокола первого собрания LLC для встречи с вами, вероятно, является пустой тратой вашего времени. Тем не менее, некоторым людям удобнее чрезмерно документировать все, так что сделайте это, если хотите. В большинстве штатов действуют законы, в которых отмечается, что отсутствие внутренних формальностей, таких как первоначальный протокол встречи, не приведет к тому, что вы потеряете свою защиту с ограниченной ответственностью.