Протокол встречи с клиентом образец: Протокол деловых переговоров (преддоговорный документ)

Содержание

Протокол встречи образец

По результату проведения заседания, собрания или совещания почти всегда составляется протокол по соответствующему образцу. Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже.

Основное назначение

По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:

Фиксирует информацию обо всех присутствующих и выступавших.
Содержит все ключевые решения, принятые в ходе данного совещания.
Отражает фактическое состояние переговорного процесса, фиксирует ключевые договоренности на данном этапе.

Таким образом, основная задача документа – зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы. Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

Полное название компании, номер протокола и дата его составления. Нумерацию можно проводить сквозную – с началом отсчета с каждого календарного года.
Состав присутствующих:

председатель комиссии;
ответственный секретарь, фиксирующий записи в протоколе;
остальные присутствующие – обычно список выносится в конец документа.

Повестка дня – т.е. список вопросов, которые предполагается обсудить. Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания).
Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).
Решения, которые были приняты в результате совещания.
Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы).
Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе. В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц.

Бланк и образец 2018

В наиболее простом случае бланк выглядит так.

А в качестве образца можно выбрать такую форму:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. В разделе «ПОСТАНОВИЛИ» с описанием решения нередко приводятся и результаты процедуры голосование, если оно было проведено на собрании. Результаты фиксируются простым суммированием голосов «ЗА», «ПРОТИВ» и воздержавшихся.

Краткая и полная разновидности

Поделись, пожалуйста, ссылкой

В одной и той же организации могут проводиться разные совещания. Важность того или иного собрания зависит от вопросов, которые на нем рассматриваются. И они же определяют выбор того или иного образца, по которому будет составлен протокол. В целом можно выделить 2 разновидности документа:

Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.
Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления. Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц). Вот пример такого документа.

Выписка из протокола

В случае необходимости получения некоторых сведений из протокола, составляется выписка. Этот документ представляет собой точную копию части протокола. В выписке обязательно фиксируется дата составления основного документа, его номер, название компании. Верность копии заверяется личной подпись, секретаря и/или председателя собрания.

Особенности ведения

В случае отчетных собраний по итогам года обычно выбирают расширенные формы документа. Если же речь идет о собрании отдельного структурного подразделения, руководители, как правило, выбирают наиболее простой шаблон.

Особенности фиксирования фактов и хранения протокола следующие:

Образец протокола совещания утверждает руководство компании или конкретного структурного подразделения организации.
Ведется непосредственно в момент проведения собрания. Назначается специальный сотрудник, ответственный за оформление документа. В большинстве случаев это секретарь, который также исполняет обязанности секретаря собрания.
Во избежание неточностей, некорректного толкования фраз выступающих нередко производится дополнительное фиксирование всех событий, происходящих во время собрания. Применяются средства аудио- и видеозаписи. Впоследствии при необходимости в приложение к протоколу приводятся стенограммы выступлений – точные цитаты того, что говорили сотрудники и другие приглашенные лица.
Количество оригинальных экземпляров составляется в зависимости от ситуации. Как правило, достаточно одного оригинала. Однако в случае проведения собрания с участием партнера (представителей другой фирмы) возникает необходимость составления 2 оригиналов. Обычно такие собрания проводятся на разных этапах деловых переговоров.
Что касается копий документа, можно составить любое их количество. Такая необходимость возникает при проведении собраний, решения которых обязательны для всех отделов организации. Тогда копии рассылаются во все структурные подразделения. Как правило, они заверяются оригинальной печатью и собственноручной подписью руководителя.

Чтобы избежать возможных неточностей, применяют средства аудио- и видеозаписи, чтобы впоследствии стенографически точно воспроизвести выступление каждого сотрудника или приглашенного лица.

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.

Формулировка

После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.

Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.

Что должно быть зафиксировано

Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.

Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.

Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

Сфера деятельности.
Размер организации клиента, годовой оборот активов.
Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Как писать протокол совещания
Как оформить протокол совещания
Как составить протокол совещания

Образец протокола заседания технического совета

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

Общие сведения

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Обсуждение и принятия решений

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.

Ошибка исполнения CGI приложения

Русское описание

Пользователь превысил лимит на количество одновременно исполняемых CGI. В данный момент исполнение невозможно. Попробуйте позже.

English description

Site has exceeded maximum processes limit Execution of CGI is impossible, try again later.

В случае, если вы не можете решить проблему самостоятельно — напишите о ней на [email protected] (Unix хостинг) или [email protected] (Windows хостинг)

Хостинг предоставлен компанией AGAVA. Другие проекты компании:

Источники: 2ann.ru, assistentus.ru, www.kakprosto.ru, www.grandars.ru

Скачайте протокол встречи с клиентом и образцы с бланками

С помощью данного протокола можно увеличить продуктивность многих рабочих процессов и повысить эффективность работников. Данный документ позволяет составить отчет по деловым встречам. Этот отчет фиксирует ход встречи, а также все договоренности, которые были приняты во время обсуждения, но он не считается официальным договором. Он помогает наладить отношения между заказчиком и исполнителем.

Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком
Содержание протокола
Специфические особенности протокола
Как составлять протокол встречи с клиентом
Цели проведения встреч
Другие формы
Сбор информации
Скачать бланк протокол встречи с клиентом:
Скачать образец протокол встречи с клиентом:

Особенность этого протокола в том, что, благодаря ему вы сможете управлять временем.

Ведь если что-то можно измерить – этим можно управлять. Вы сможете правильно распределять время и это заметно сократит время на проведение дополнительных встреч.

Как правильно оформить протокол встречи с заказчиком

В самом центре бумаги пишите название протокола. Фиксируете дату, время и место проведения деловой встречи. Все эти данные в будущем могут быть полезны вам.

Также в самом начале документа указывается дата подписания. В лучшем случае дата подписания должна совпадать с датой проведения. Но бывают ситуации, когда другая сторона должна согласовать со своим руководством и в этом случае дата подписи будет отличаться.

В первой части документа прописываются компании, которые принимают участие. Указываются юридическое наименование организации, а также представители, которые пришли от имени компании. В документе указать ФИО и должность сотрудников присутствующих на встрече.
Если на встречу также пригласили третье лицо, в качестве специалиста (переводчик, консультант и т. д.) тогда его данные следует отметить в конце документа и дополнить в качестве примечания.

Содержание протокола

После перечисления сторон, которые принимали участие встречи, в документе содержится сокращенный список ключевых вопросов, которые необходимо обсудить на встрече. Обе стороны должны согласовать эту информацию. Для того, чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и другие возможности обеих сторон. Это будет идеальным вариантом для создания долгосрочных и взаимовыгодных отношений.

Стоит отметить, что данный документ не будет считаться официальным договором поставки или иным соглашением. Единственное, на что претендует хорошо написанный документ, — это возможность последующих слушаний и встреч не позднее установленного срока.

Специфические особенности протокола

Документ передается второй стороне по окончанию встречи. Конечно же, обеим компаниям будем удобно если протокол будет передан перед уходом, чтобы обе стороны могли согласовать принятые договоренности. Многие компании лучше воспринимают визуально информацию во время обсуждения. Точка соприкосновения, достигнутая между интересами сторон, немедленно подтверждается маркером на доске или любым другим способом. Позже протоколы должны быть разосланы обеим организациям, которые вели переговоры.

У всех присутствующих должны быть распределены обязанности. К примеру, спикер, модератор, секретарь, рядовой участник и т.д. Это позволит избежать путаницы и сделает встречу более продуктивной.

Как составлять протокол встречи с клиентом

Удобнее поместить каждую отдельную тему обсуждения в отдельную главу протокола.

Ответственное лицо, за составление протокола встреч с клиентом должен фиксировать все принципиальные моменты и важные мысли, которые будут озвучены во время встречи.

Документ считается официальным и поэтому должен составляться в деловом стиле. В нем недопускается использовать сленг или ненормативную лексику при составлении протокола. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. К примеру, «А. Н. Ребриков высказал идею..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерной сосредоточенности на личных вопросах и т.д.

Цели проведения встреч

В зависимости от того, какая встреча ожидается, поставщик и заказчик могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: заключить сделку по выгодным условиям. Однако данная встреча может и иметь более мелкие цели, такие как :

Определение готовности заказчика к сотрудничеству, заключение принципиального договора.
Определения потребностей клиента, которые удовлетворяются в процессе работы.
Примерный список товаров или услуг в ассортименте компании, которые соответствуют вашим интересам и спросу.
Продемонстрировать продукт во всей красе, предоставить образцы для использования, убедиться в качестве предлагаемых продуктов или услуг.
Получать «Feedback», выслушивать конструктивные комментарии о продукте\товаре от клиента, и таким образом приготовиться к обоснованному диалогу.

Другие формы

Если мы говорим о том, в какой еще форме может быть составлен протокол встречи с клиентом, мы можем классифицировать три наиболее важных:

Формируйте таблицы (или одну таблицу со многими строками и столбцами).
В свободном формате, без соблюдения графика, только дата и подпись.
В форме сокращенного «РЕЗЮМЕ» для каждого клиента (эта информация не предоставляется самой принимающей организации).

Помимо мотивирующих задач, задачей продавца может быть сбор информации о клиенте. Например, можно прояснить следующие вопросы:

Сфера действия.
Общая организация клиентов, годовой оборот активов.
Существует ли потребность в конкретном продукте или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.

Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их продукт или услугу. Если да, то что ему подходило или не подходило.
Какими свойствами должен обладать поставщик, которые являются оптимальными для данного покупателя.

Короче говоря, протокол встречи с клиентом — важный листок бумаги для подтверждения предварительных договоренностей, для грамотной работы любого уважающего себя руководителя организации.

Скачать бланк протокол встречи с клиентом:

Скачать бланк протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

Скачать образец протокол встречи с клиентом:

Скачать образец протокол встречи с клиентом (в формате Doc, редактируется в Word)

6 Примеры протоколов совещаний (+Бесплатные шаблоны)

Ведение протоколов совещаний является обычной практикой во многих организациях. Это то, как организация отслеживает, что происходило во время собрания и как принимались решения.

Но то, что именно должно быть написано в протоколе собрания, может сбивать с толку, если у вас нет примера.

В этой статье мы приведем вам примеры протоколов собраний, чтобы вы могли увидеть, как составлять протоколы собраний вашей организации.

Протокол протоколов заседания В этой статье:

Протокол встречи без форматирования
Простой шаблон встречи
Шаблон совещания
Executive Merstrally
Планирование спринта
One-On-One Meetings
. Советы по написанию протоколов собраний
Прежде чем мы перейдем к примерам протоколов собраний, вот несколько рекомендаций, на которые стоит обратить внимание:
Делайте протоколы краткими и лаконичными0010 . Полный час обсуждения должен занять около половины страницы или даже меньше, в зависимости от того, сколько информации вам нужно включить.
Укажите, кто присутствовал на собрании, а также их роль (если применимо).
‍ Обратите внимание на принятые решения . Если что-то решено, всегда указывайте, какое решение было принято, чтобы можно было назначить будущие действия и привлечь к ответственности.
Следить за голосами . Если возникло разногласие или спор, обязательно отметьте, как было принято окончательное решение (т. е. кто за какой вариант проголосовал).
Повторите все действия , которые необходимо выполнить в конце собрания, чтобы люди знали, за что они несут ответственность.
Как видите, составить протокол встречи довольно просто.
Если вы изложите всю необходимую информацию в ясной и краткой форме, все будет в порядке.

Вот несколько примеров того, как составлять протоколы для ваших собственных собраний. Внизу каждого образца протокола собрания находится ссылка для бесплатной загрузки шаблона протокола собрания в формате Word Doc, Google Doc или для его использования в Fellow (бесплатное программное обеспечение для управления собраниями).
Узнайте, что *не* следует включать в протокол собрания
{{start-having-better-meetings=»/blog-inserts»}}
1
Пример протокола собрания: без повестки дня или форматирования
Собрание началось в 11:00, на нем присутствовали Джон Смит, Джейн Доу и Роберт Браун. Протокол встречи вел Джеймс Тейлор.
После обзора того, как продвигается проект и чего мы надеемся достичь на следующей неделе, мы обсудили, как лучше всего разделить наши задачи на предстоящую неделю. В первый день мы решили поработать над задачей А и Б.
Мы также пришли к соглашению, что завершим обсуждение вопроса C на следующей неделе вместо того, чтобы пытаться решить его сейчас.
{{simple-meeting-minutes=»/blog-inserts-6″}}
Преимущества стиля ведения протокола собрания без повестки дня
Ведение протокола собрания без повестки дня или форматирования не является идеальным, но у него есть преимущества из-за того, что вообще не вел протокол собрания. Так что, если вы делали это до сих пор, это хорошее начало. Вы вели записи, которые могут служить в какой-то степени записью. И они могут освежить чью-то память.
Преимущества включают в себя:
По крайней мере, вы ведете протоколы совещаний
Вы можете сделать это мгновенно, без какой-либо подготовки
У вас есть какие-то записи, даже если они не идеальны
Вы можете легко копировать, вставьте и поделитесь информацией
Это может сработать для очень маленьких команд, у которых не так много встреч (скажем, ежеквартальные собрания крошечного местного парусного клуба. )
минут совещаний на следующий уровень, чтобы дать себе больше власти, улучшить репутацию и помочь своей команде добиться еще большего.
Поднять его на следующий уровень проще, чем не сделать стиль без повестки дня, без форматирования.
Причина в том, что небольшая организация упрощает любую работу, особенно такую задачу, как ведение протокола собрания.
Низко висящие плоды в альтернативных издержках
Прежде чем мы рассмотрим простой способ лучше организовать протокол собрания, давайте подробно рассмотрим недостатки ведения протокола собрания без какой-либо повестки дня или форматирования. Иногда, если метод работает нормально и удовлетворяет заинтересованные стороны, полезно непосредственно взглянуть на недостатки.
Взгляд на возможности, которые вы упускаете, с очень простым подходом к ведению заметок может быть очень мотивирующим. Вы найдете много простых вещей, которые могут улучшить ваше положение и производительность вашей команды.
Недостатки протокола собрания без повестки дня
Они выглядят непрофессионально. Простая текстовая форма протоколов совещаний очень неформальна — и не обязательно в хорошем смысле, потому что основная повестка дня и простое форматирование настолько просты в наши дни, когда доступно так много бесплатных приложений и так много отличных бесплатных шаблонов.
Их трудно прочитать. Форматирование, шрифты, дизайн и шаблоны существуют по очень хорошей деловой причине. Они облегчают чтение и усвоение информации. Когда протокол встречи остается неформатированным, его труднее читать. Все представляет собой одну большую массу текста, даже если он разбит на короткие абзацы и предложения.
Доступ к ним может быть затруднен. Неформатированные протоколы совещаний без повестки дня обычно отсутствуют в других передовых методиках для протоколов совещаний. Например, легкий доступ к облаку. Могут ли нужные люди получить доступ к протоколам совещаний в любое время, безопасно и с любого устройства?
Они могут быть слишком легкодоступными для не тех людей. Опять же, неформатированные протоколы совещаний часто не получают должного внимания при управлении доступом, что приводит к тупому контролю доступа к инструментам. Установлены ли они в простых Документах Google как «Все, у кого есть ссылка, могут получить доступ»? Это случается слишком часто. И это не профессионально и не безопасно.
Заметки расфокусированы. Причинно-следственная связь ясна. Встречи без повестки дня не сфокусированы. Это означает, что человек, пытающийся делать заметки, не знает, на чем сосредоточиться, и разговор все равно идет в разные стороны. Таким образом, заметки будут расфокусированы.
Они будут отражать постоянную нехватку внимания на собраниях. И они являются звеном в цепи — они являются частью причины отсутствия внимания.
Это означает, что они тоже лечит от отсутствия фокуса. Форматированные протоколы собраний, основанные на профессионально оформленном шаблоне повестки дня, могут внести высокий уровень порядка в деловую встречу, особенно в серию встреч. Вы можете привлечь внимание к регулярным встречам, просто регулярно создавая форматированную повестку дня.
Когда вы делаете заметки без повестки дня, вы не знаете, на чем сосредоточиться
Вы или кто-либо другой, ведущий собрание, не можете придерживаться расписания (поскольку его нет)
Легче отформатировать, чем продолжать использовать неформатированные заметки о встрече
Хорошая новость заключается в том, что очень легко выполнить эти первые два «лучших практических» шага:
Начните с повестки дня
Отформатируйте заметки
Но как? Верно?
В следующем разделе объясняется, как именно вы можете начать работу. Это сделает ваши заметки лучше, ваши встречи более продуктивными, а ваша репутация улучшится.
Как сделать следующий шаг
Чтобы сделать следующий шаг, вам нужна всего одна вещь.
Вам нужен профессионально оформленный шаблон повестки дня. (Вы можете делать заметки прямо в шаблоне повестки дня.)
Прокрутите вниз, чтобы увидеть несколько примеров профессионально отформатированных бесплатных повесток дня, которые вы можете загрузить и использовать прямо сейчас.
Получите именно тот шаблон повестки дня, который вам нужен прямо сейчас — бесплатно
Пока вы переходите от неформатной повестки дня, вы также можете выбрать шаблон повестки дня, разработанный специально для того типа встречи, которую вы собираетесь делать заметки для.
Это просто.
Просто прокрутите вниз, чтобы найти наиболее часто используемые шаблоны.
Не можете найти то, что соответствует вашим потребностям? Попробуйте нашу коллекцию из более чем 80 профессиональных шаблонов для встреч с повесткой дня.
2
Пример протокола собрания: простой шаблон собрания
ты. Он ставит перед собой цель собрания, переходит к пунктам повестки дня и завершается разделом «Следующие шаги».
‍
Этот шаблон протоколов собраний идеально подходит для настоящих Простых совещаний, поскольку он фокусирует всех на Цели собрания, для чего, в конце концов, и нужны простые собрания. На простом собрании никого не интересуют Правила порядка Робертса, кворум, учет голосов в соответствии с принятой парламентской процедурой.
‍
Участники Simple Meeting собираются быстро обсудить конкретный вопрос, решить конкретную проблему, ответить на конкретный вопрос и достичь определенной бизнес-цели.
‍
Это означает, что этот Простой шаблон собрания отлично подходит для того, для чего он хорош, но его возможности могут быть ограничены, когда речь идет о других видах собраний.
Когда вы увидите, что ваши потребности лучше удовлетворяются за счет более детального дизайна, продолжайте прокручивать, чтобы увидеть другие популярные примеры протоколов совещаний, каждый из которых имеет бесплатный шаблон, или воспользуйтесь функциями поиска или фильтрации в нашем каталоге бесплатных шаблонов повестки дня совещаний.
‍
3
Протокол собрания Пример: шаблон собрания совета директоров
Этот шаблон собрания совета директоров включает все основные компоненты собрания совета директоров, чтобы лицо или лица, делающие записи, могли иметь четкую направленность.
‍
Начинается с Призыва к порядку, включает Присутствие членов с правом голоса и других лиц, Утверждение протокола предыдущего собрания, Отчеты, Предложения, Объявления и Отсрочку.
‍
Подготовка к ведению протокола заседания правления
‍
Заседания совета директоров относятся к собраниям высшего уровня, на которых вы можете нести ответственность за ведение записей. Важно сделать домашнее задание, чтобы подготовиться.
‍
Поговорите с кем-нибудь, кто делал это раньше в вашей компании, или с председателем совета директоров. Убедитесь, что вы понимаете, чего ожидают от ведущего протокол собрания, и как это делалось раньше.
Ознакомьтесь с Правилами порядка Роберта, где вы узнаете о наличии кворума, внесении предложений, проведении и записи голосования и многом другом в соответствии с самой уважаемой методологией проведения собраний по парламентской процедуре.
Убедитесь, что вы знаете особые правила вашей компании в отношении повестки дня и протоколов заседаний совета директоров. особые правила вашего правления.
Если вы впервые записываете протокол заседания совета директоров, рекомендуется попрактиковаться наедине с примерами заседаний совета директоров, которые вы можете найти на YouTube, или с предыдущими заседаниями совета директоров вашей компании, если они доступны для вас в аудиоформате. или видео в репозитории компании.
4
Протокол собрания Пример: Ежемесячное собрание руководителей
Поскольку еженедельные (или даже ежемесячные) собрания руководящего состава безжалостно повторяются в календаре, создание протоколов для них может быстро ошеломить человека, у которого еще нет хорошей системы.
‍
Хорошая система для еженедельных совещаний руководителей включает в себя встроенные способы:
‍
Совместная работа над пунктами повестки дня0014
Передача ответственности за ведение заметок на лету
Безопасные и простые способы совместного использования протоколов совещаний
Безопасные и простые способы хранения и поиска всей серии протоколов совещаний
‍
Участник предлагает конец до конца простая система для управления всеми этими функциями.
‍
Но любая такая система начинается с шаблона повестки дня, профессионально разработанного для Еженедельного собрания руководителей. Ознакомьтесь с бесплатным, мгновенно доступным шаблоном ниже. Он служит шаблоном для ведения протокола собрания.
5
Протокол собрания Пример: планирование спринта
Спринты, которые достигают целей, требуют эффективного планирования спринта, что требует эффективных совещаний спринта. При правильном выполнении совещание по планированию спринта не только запускает новый спринт, но также обеспечивает: Повестка дня поможет избежать непредвиденных препятствий и убедиться, что все знают, кто за что отвечает и кто уполномочен принимать решения по любому вопросу, который может возникнуть.
‍
Цель спринта
Приведенный ниже пример профессиональной программы/протокола собрания для собрания по планированию спринта начинается с цели , чтобы все знали, какова цель собрания. Сотрудничайте с другими заинтересованными сторонами для определения цели.
‍
Бэклог спринта
Затем уточняйте свой Бэклог по мере создания повестки дня. Бэклог — это полный список того, что требуется продукту и в каком хронологическом порядке. Представление бэклога является частью отображения прогресса в проекте на данный момент.
‍
Epics to be Delivered
Этот шаблон поможет вам естественным образом перейти от того, где находится проект, к тому, что будет дальше.
‍
Объем работ
После этого собрание перейдет к уточнению Объема работ , чтобы убедиться, что все согласны с тем, что означает «сделано» в этом спринте.
‍
Ключевые риски и опасения
В разделе «Ключевые риски и опасения» описаны возможные препятствия, которые могут возникнуть, способы их преодоления и кто может помочь с ними справиться.
‍
Примечания и выводы и Действия
В разделе Примечания и выводы и в разделе Действия подтверждается принятое решение и кто несет ответственность за обработку той или иной части.
‍
Последующее
Последующие действия точно определяют, как будут нести ответственность владельцы задач и как заинтересованные стороны могут помочь и быть в курсе событий.
‍
‍
6
Протокол встречи Пример: встречи один на один
Общие встречи один на один, ежемесячный коучинг, встречи с наставниками, еженедельные встречи менеджеров один на один и многое другое.
‍
(Чтобы просмотреть полный список профессиональных шаблонов для совещаний один на один, выберите фильтр «Один на один» в хранилище Hugo, включающем более 80 бесплатных профессиональных шаблонов для совещаний.)
‍
Но один Вещь, которую требуют встречи один на один и которую часто упускают из виду, — это повестка дня. Необходимость в повестке дня встречи один на один может быть упущена из виду, потому что встреча один на один может показаться простой, потому что это только между двумя людьми.
‍
Почему для встреч один на один нужны повестки и протоколы
‍
Но реальность такова, что встреча между двумя людьми или между 2000 человек на собрании всех участников требует руководства.
‍
Для встречи один на один требуется повестка дня. И для этого требуется протокол встречи, чтобы каждый участник мог знать, в чем суть встречи, что было решено и каковы дальнейшие действия.
‍
Самое худшее во встречах — любых встречах, даже встречах один на один — это их плохое управление. Плохое управление совещанием тратит время людей и истощает их энергию. И людям это, естественно, не нравится.
‍
С другой стороны, хорошо организованные собрания умножают достижения человека как члена команды и, таким образом, представляют собой , противоположный пустой трате времени. Люди естественно процветают благодаря таким встречам.
‍
Встречи один на один не являются исключением. Когда вы посещаете встречу один на один, у вас больше возможностей, чем на любой другой встрече, повлиять на результат. Он может быть целенаправленным, направленным, документированным и заряжающим энергией.
‍
Все, что вам нужно, это правильный, профессионально разработанный шаблон.
Эта повестка дня полезна для общих встреч один на один. (Для получения более конкретных типов шаблонов повестки дня встречи «один на один» щелкните фильтр «Один на один» в нашем хранилище более 80 и постоянно растущих шаблонов встреч.) Шаблоны протоколов (бесплатная загрузка)
Все эти примеры протоколов собраний взяты из нашей бесплатной библиотеки шаблонов повестки дня, только в них добавлено больше информации.
На самом деле все шаблоны повестки собрания в нашей библиотеке можно использовать для протоколов собрания. В конце концов, протокол собрания — это, по сути, повестка дня собрания, просто заполненная кратким изложением того, что произошло в этой части собрания.
Найдите эти и многие другие шаблоны в нашей большой галерее шаблонов, включая собрания руководителей, заседания совета директоров, собрания по продажам, звонки клиентов, собрания команды и собрания персонала.
Получите бесплатные шаблоны протоколов собраний
‍
{{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}
12 лучших шаблонов протоколов совещаний для профессионалов верный способ держать всех в курсе того, что произошло и что будет дальше. Чтобы упростить запись протоколов совещаний, вы можете выбрать один из множества шаблонов, предназначенных для различных приложений.
Ниже приведены 12 замечательных вариантов, которые помогут вам начать использовать формат протокола собрания (MoM) для своих заметок. Вам также нужно приложение для планирования встреч? Не смотрите дальше!
Почему важны протоколы собраний?
Протокол собрания — это заметки, которые делаются во время собрания. Хотя они могут быть не первыми в вашем списке дел на собраниях, вот несколько причин, по которым вам следует подумать о ведении протоколов на каждом собрании:
Протокол собрания позволяет вам установить повестку дня перед собранием, которая охватывает все, что необходимо обсудить во время собрания.
Кроме того, в протоколах совещаний администраторы записывают обязательства и обязанности каждого члена команды, а также конкретные инструкции и сроки.
Они делают рабочий процесс прозрачным. Вы можете поделиться протоколом с участниками, которые не присутствовали на собрании, а также сохранить его для корпоративной защиты в будущем.
Поскольку протоколы совещаний позволяют отслеживать выполнение обязательств каждого участника, их также можно использовать для измерения прогресса отдельных членов команды.
Шаблоны протоколов собраний для Vertex42
Этот базовый шаблон от Vertex42 содержит всего несколько разделов, которых достаточно для небольших совещаний. Этот стиль хорошо подходит для совещаний по статусу команды, встреч один на один и неформальных встреч в последнюю минуту.
Вы можете легко вставить краткую повестку дня, включая пункты действий, добавить участников и написать другие примечания по мере необходимости.
Для подробного шаблона протоколов собраний эта опция также от Vertex42 позволяет добавлять информацию для дополнительных официальных собраний. Независимо от того, собираетесь ли вы вместе со своим отделом, персоналом или комитетом, эти дополнительные детали придают документу больше формальности, чем базовый шаблон MoM.
Вы можете указать имена тех, кто созвал собрание, хронометриста и ведущего заметок. Вы также можете добавить цель и тип собрания, а также решения, принятые во время сеанса.
Шаблоны протоколов собраний для Microsoft Word
Microsoft Word, вероятно, является одним из самых популярных приложений для шаблонов протоколов совещаний, и доступных вариантов шаблонов предостаточно. Вот лишь несколько эффективных и полезных шаблонов.
Microsoft Word 2021
Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2021, вы можете воспользоваться преимуществами шаблонов протоколов собраний в приложении. Выберите File > New , чтобы открыть раздел шаблона. В поле поиска введите слова Протокол встречи , чтобы найти соответствующие результаты.
Этот подробный шаблон протокола собрания не только добавит красок вашему документу, но и отформатирует его в красивую, аккуратную таблицу. Вверху вы увидите раздел для добавления имен, как и в подробном шаблоне от Vertex42.
Этот пункт также разбивает каждую тему повестки дня на отдельный раздел. Затем вы можете добавить обсуждение, выводы, крайний срок, ответственное лицо и действия для каждой темы отдельно. Этот формат MoM в Word предлагает отличную организацию заметок для проектных совещаний, на которых назначаются задачи, а сроки имеют решающее значение.

Еще один привлекательный и полезный шаблон в Word 2021 относится к категории собраний PTA. Он включает в себя все необходимые разделы для основных отчетов и отчетов комитетов, сведений о бюджете и информации для правления. Каждая область имеет четкое разделение для удобства чтения, и вы можете добавлять информацию в формате абзаца или маркера.
Созданный явно для собраний PTA, вы также можете использовать этот шаблон для деловых встреч, конференций или собраний комитетов добровольцев, изменив лишь несколько названий разделов. С некоторой настройкой оба эти шаблона могут работать как форматы электронной почты MoM по умолчанию.

Microsoft Word Online
Если вы предпочитаете использовать Microsoft Word Online, вы можете получить доступ к нескольким шаблонам протоколов собраний на веб-сайте Microsoft Office. Когда вы зайдете на сайт, просто выберите минут в разделе Browse by Category слева.
Одним из вариантов является формальный шаблон MoM, который включает призыв к распоряжению, утверждение протоколов, отчеты и разделы перерыва. Внизу есть место, где секретарь может поставить подпись и дату. Этот тип шаблона с его формальными разделами подходит для заседаний комитетов, исполнительных органов и советов.
Еще один хороший вариант шаблона для Word Online имеет более простой формат профессионального протокола встречи с небольшим количеством цвета. С разделами для участников, дискуссиями, объявлениями и круглым столом — это универсальный формат протоколов собраний. Вы можете легко использовать его для районных, командных или отделных совещаний.

Хотя вы можете редактировать и добавлять свои данные в эти шаблоны с помощью Word Online, вы также можете сохранять их и получать к ним доступ из Microsoft OneDrive для дополнительной гибкости. Это помогает сделать их идеальными образцами электронной почты MoM для работы.
Шаблоны протоколов собраний для Microsoft OneNote
Microsoft OneNote — прекрасный инструмент для записи протоколов совещаний в формате MoM. В зависимости от версии OneNote вы можете получить доступ к пяти встроенным шаблонам для деловых заметок и выбирать от простого до формального оформления с соответствующими разделами.
К сожалению, в приложении для Windows 10 вам по-прежнему необходимо загрузить нужный шаблон собрания Microsoft OneNote или создать свой собственный. Хорошей новостью является то, что в Интернете есть много надежных источников.

Однако для доступа к шаблонам в OneNote 2016 просто выберите Вставить в верхней панели навигации, а затем щелкните Шаблоны страниц . Затем вы увидите список недавно использованных шаблонов и возможность открыть их все, выбрав Шаблоны страниц в раскрывающемся списке.
Для более старых версий OneNote начните с открытия новой вкладки в записной книжке. Затем вы увидите Новая страница с правой стороны, и когда вы нажмете стрелку, вы увидите раскрывающийся список, в котором вы можете выбрать Шаблоны страниц .
Базовые шаблоны протоколов собраний OneNote идеально подходят для небольших групповых совещаний или даже для встречи с вашим начальником. Два простых шаблона для OneNote имеют всего три раздела, в которые вы можете добавить повестку дня, участников и действия.

Неформальные, но подробные шаблоны протоколов совещаний идеально подходят для совещаний между небольшой командой и большой группой руководителей. Наряду с основной информацией эти шаблоны включают разделы для объявлений, обсуждений, предыдущих действий и сведений о следующей встрече.
Шаблоны протоколов официальных собраний обычно используются для заседаний руководства, совета директоров или официальных совещаний с большим количеством тем для обсуждения. Этот шаблон OneNote включает в себя разделы для открытия и закрытия собрания, нерешенных вопросов, новых дел и утверждений в дополнение к основам.
Шаблоны протоколов собраний для Evernote
Если вы предпочитаете делать заметки в Evernote, на веб-сайте Evernote есть несколько шаблонов протоколов совещаний. Приятной особенностью этих шаблонов является то, что они включают в себя как повестку дня собрания, так и протокол собрания.
Чтобы сохранить и использовать шаблон, выберите Использовать шаблон или Сохранить копию в Evernote в правом верхнем углу страницы предварительного просмотра шаблона. Вам нужно будет войти в Evernote, если вы еще этого не сделали. Затем вы увидите, как шаблон появляется прямо в заметке Evernote, которую вы можете использовать. Ознакомьтесь с инструкциями, выделенными зеленым цветом, а затем удалите их, чтобы использовать шаблон.
Первый шаблон представляет собой расширенный вариант протокола собрания, который включает повестку дня и пункты действий, каждый из которых находится в четкой структуре таблицы, а также с флажками для завершенных элементов. Также есть небольшой раздел для заметок в свободной форме.
Этот тип формата полезен для большинства небольших и средних совещаний, которые считаются неформальными, например групповые или еженедельные собрания обновлений.
Второй шаблон очень стандартный, с тремя основными разделами для повестки дня, заметок и действий. Этот вариант более удобен для очень неформальных или быстрых встреч один на один из-за его простой структуры.
Удобство использования Evernote для протоколов совещаний заключается в том, что вы можете легко делиться ими с участниками непосредственно через приложение Evernote. Кроме того, вы можете воспользоваться функциями вложений и напоминаний Evernote.
Шаблоны протоколов собраний для Документов Google
Если вы предпочитаете использовать Google Docs для своих деловых документов, легко доступны шаблоны протоколов собраний. Чтобы получить доступ к своим параметрам, войдите в свою учетную запись Google Docs и вверху, в разделе Создать новый документ , выберите стрелки Галерея шаблонов , чтобы развернуть раздел.
Затем прокрутите вниз до раздела Work , и вы увидите несколько шаблонов заметок о собраниях.
Эти три шаблона имеют несколько неформальный вид, поэтому их можно использовать практически для любого типа встречи, от обычной до официальной.