Протокол встречи с клиентом образец – Скачать образец протокола встречи

Протокол встречи (образцы 2018-2019).

«Я знаю, что вы сделали прошлым летом!» — послышалось из-за принтера. Казалось бы, самое время найти подходящее убежище и, вооружившись степлером, атаковать мужика в рыбацком плаще с крюком из одноименного фильма. Но погодите, возможно это просто кто-то распечатал старинный протокол совещания и спешит напомнить, что нынешний «корпоратив» вы обещали организовать непременно на море.В суете дней мы не всегда можем вспомнить, где припарковали машину и что ели на завтрак, что уж говорить о деталях многочисленных деловых встреч. И если для бытовой амнезии в верхнем ящике стола всегда хранится «глицинчик», то в последнем случае нас спасет всеведущий и злопамятный протокол встречи.

Для чего составляется протокол встречи?

Протокол встречи — это документ, в котором фиксируется ход встречи и принятые решения. Рекомендуется к использованию практически в любой ситуации переговоров, деловых обсуждений и совещаний, где присутствует больше одного человека (хотя порой и для дебатов между демонами в голове он тоже был бы не лишним, а в случае с друзьями, когда вы решили бегать вместе по утрам, но не уточнили, в каком году, вообще крайне необходим).

Важно понимать, что договором протокол встречи не является и юридической силы не имеет, но при этом он намного больше, чем просто бюрократия. Для участников предельно ясное закрепление результатов встречи при прозрачной их формулировке с красивыми «буллет-поинтами» повысит эффективность внутренних бизнес-процессов и откликнется конструктивностью в переговорах. Учитывая, что людям свойственно воспринимать информацию по-разному, и магическую способность памяти ее искажать со временем, протокол как раз позволяет сделать так, чтобы все были, в буквальном переводе с английского, «на одной странице», то есть имели одинаковое понимание всех решений и дальнейших действий по обсуждаемым вопросам. Подтвержденные и подписанные участниками договоренности уже не просто «слово-воробей», а то самое, что не вырубишь топором.

Что нужно указать в протоколе встречи?

Начнем с названия. Ну скажем «Управление Семью Королевствами». Место и время проведения – «Королевская Гавань, 19.05.2019». Далее перечисляем присутствующих на встрече лиц и организации (от дома Старков – Арья Старк, Санса Старк, Бран Старк и т.д.). В повестке дня перечисляем рассматриваемые вопросы (кто будет новым королем; смена формы правления в Семи Королевствах). После повестки дня в протоколе кратко описывается ход встречи: кто выступал, какие предложения внес, какие высказывались возражения и контрпредложения (Сэм Тарли предложил выборность главы государства, был осмеян; Тирион Ланнистер внес кандидатуру Брана Старка на пост короля с последующим переходом к республике; Санса Старк настаивает на независимости Севера). В итоговой части описываются выводы, к которым пришли стороны, и решения, которые были приняты на будущее с указанием ответственного за выполнение лица (Королевств остается шесть под управлением Брана, Север выходит из состава федерации во главе с Сансой, смена монархической формы правления на республиканскую).

На практике часто протоколы рассылаются участникам уже после встречи, иногда и через несколько дней. Однако лучше на финале совещания еще раз озвучить присутствующим все выводы и дальнейшие шаги по протоколу и подписать его непосредственно после окончания встречи. Протокол встречи может быть подписан участниками или только тем, кто этот протокол составлял. На рассматриваемом здесь собрании протокол не велся, поэтому кто знает, как у них там сложится с демократией, когда дракон вернется.

formadoc.ru

Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве

                              ПРОТОКОЛ

          результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве

Место проведения переговоров: г. ____________________

Время проведения переговоров: начало "___"_____________ ____ г.,

окончание "___"____________ ____ г.

Дата подписания настоящего протокола "___"___________ ____ г.

                        При проведении переговоров

                              ПРИСУТСТВОВАЛИ:

     1. Со стороны ___________________________________________________

                                 (наименование организации)

     Следующие представители:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

     2. Со стороны ___________________________________________________

                                 (наименование организации)

                    Результаты проведения переговоров:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

     Подписывают настоящий протокол и указывают следующее:

     1. Стороны  пришли  к выводу, что их финансовые  и   коммерческие

возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное

сотрудничество по следующим направлениям деятельности: _______________

______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________.

     2. Также, в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: ___

______________________________________________________________________

_____________________________________________________________________.

     3.  Для  принятия окончательного решения о возможности реализации

вышеназванных  проектов  уполномоченные  представители сторон проводят

совместные консультации и встречаются не позднее "___"________ ____ г.

     4.   Соглашения,  достигнутые  в результате  переговоров  сторон,

консультаций  и  переписки   являются  предварительными  и до  момента

подписания   необходимых   соглашений   и  договоров  не  налагают  на

участников   настоящих  переговоров   каких-либо  юридических  прав  и

обязанностей.

Подписи Сторон:

Со стороны __________________________ ____________ (_________________)

           (наименование организации)   (подпись)      (Ф.И.О.)

    М.П.

Со стороны __________________________ ____________ (_________________)

           (наименование организации)   (подпись)      (Ф.И.О.)

    М.П.

dogovor-obrazets.ru

Протокол результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве: бланк, образец 2019

                              ПРОТОКОЛ
результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве

Место проведения переговоров: г. ____________________
Время проведения переговоров: начало "___"_____________ ____ г.,
окончание "___"____________ ____ г.
Дата подписания настоящего протокола "___"___________ ____ г.

При проведении переговоров
ПРИСУТСТВОВАЛИ:

1. Со стороны ___________________________________________________
(наименование организации)

Следующие представители:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

2. Со стороны ___________________________________________________
(наименование организации)

Результаты проведения переговоров:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________

Подписывают настоящий протокол и указывают следующее:

1. Стороны  пришли  к выводу, что их финансовые  и   коммерческие
возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное
сотрудничество по следующим направлениям деятельности: _______________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
2. Также в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: ____
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
3.  Для  принятия окончательного решения о возможности реализации
вышеназванных  проектов  уполномоченные  представители сторон проводят
совместные консультации и встречаются не позднее "___"________ ____ г.
4.   Соглашения,  достигнутые  в результате  переговоров  сторон,
консультаций  и  переписки   являются  предварительными  и до  момента
подписания   необходимых   соглашений   и  договоров  не  налагают  на
участников   настоящих  переговоров   каких-либо  юридических  прав  и
обязанностей.

Подписи сторон:

Со стороны __________________________ ____________ (_________________)
(наименование организации)   (подпись)       (Ф.И.О.)

М.П.

Со стороны __________________________ ____________ (_________________)
(наименование организации)   (подпись)       (Ф.И.О.)

М.П.

Источник — ЗАО «Юринформ В»

blank-obrazets.ru

Протокол переговоров образец | Nord Consulting

Авторы делают ставки на то, что «Вам всегда в чем-то уступят, если увидят, что Вы человек порядочный, открытый и дружелюбный». Практика показывает, что вышеперечисленные качества не всегда являются залогом успеха. Если коммерческое предложение не будет выгодно оппоненту, не поможет даже улыбка на миллион долларов.

3. Рассматривая переговоры со всех точек зрения, Л. Корэн и П. Гудмэн предлагают также и тактику, которая в корне не совпадает с их теорией, но тем не менее имеет место в практике переговорного процесса и они это учитывают: «Порой нет необходимости темнить. Далеко не каждый соперник — мошенник и плут. Многие, с кем приходится сталкиваться, не любят ходить вокруг да около и предпочли бы все уладить без лишней проволочки. У некоторых неискренность вообще вызывает такой дискомфорт, что они скажут правду, даже если она им не выгодна».

4. «Побудь простачком». Авторы советуют сделать вид, что знаете меньше, чем на самом деле — возможно, оппонент расскажет больше, чем хотел. «Если Вы конфузитесь, то и дело спрашиваете и вообще производите впечатление человека беспомощного, который не знает каких-то пустяков — это обезоружит оппонента».

Выделяют различные неформальные условия проведения переговоров. Стол переговоров — не единственное место принятия деловых решений. Всегда существовали и другие, «смягчающие», условия переговоров или их подготовки. К ним можно отнести приемы, презентации, торжества, спорт, путешествия и т. п. Нельзя сказать, что переговоры в неформальной обстановке — изобретение нашего времени, скорее наоборот. Кулуарные переговоры в дипломатии, встречи на отдыхе деловых людей дают порой такие поразительные результаты, что не воспользоваться ими было бы глупо. С психологической точки зрения неформальные условия деловых встреч помогают партнерам, особенно на этапе подготовки к переговорам, «прозондировать» друг друга, узнать — «кто чем дышит.

Протокол переговоров образец

Основы психотехнологии общения менеджера. — М. ИНФРА-М Новосибирск: НГАЭиУ, 1997.

6. Румынина Л. А. Делопроизводство. — М. Мастерство, 2002.

7.
Стенюков М. В. Конспект лекций по делопроизводству. — М. «Издательство ПРИОР», 2002.

Это нужно: Протокол переговоров образец — сегодня обновлено.

Описание:

Самое интересное в блогах. Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и конференциях. Протокол оформляется на общем бланке. Ренкин отошел от двери, образеу руках, потом, повинуясь занял другой образец — миссис Криди не желает.

Инфо

Предыдущие 10 Следующие 10 » — « Предыдущие 10 Следующие 10 ». Наличие документов, фиксирующих факт и ход переговоров.

Иметь навыки ведения переговоров с клиентами в рознице и опте. Уметь планировать Марат Ашуров. Протокол проведения переговоров образец.

Region22 Откуда: Барнаул Сообщений: 519 Карма: 2.05

ПРОТОКОЛ

результатов переговоров

Место проведения переговоров: г.

____________________

Время проведения переговоров: начало «___»_____________ ____ г,

окончание «___»____________ ____ г.

Дата подписания настоящего протокола «___»___________ ____ г.

При проведении переговоров

ПРИСУТСТВОВАЛИ:

1. Со стороны ___________________________________________________

(наименование организации)

Следующие представители:

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

2.

Протокол переговоров образец рб

Очень внимателен к окружающим и желает такого же внимания к себе.

Интровертный субъект общения — это не склонный к внешнему диалогу человек с непрочной внешнекоммуникативной установкой. Больше всего сосредоточен на аутообщении (диалог с самим собой).

Внимание

Обидчив. Застенчив. Не склонен к общению на личные темы. Имеет хорошо управляемую систему психологической защиты «личных зон».

Вхождение в коммуникативную ситуацию с интровертом благоприятно «с глазу на глаз».

Постоянный учёт этих характеристик субъектов общения дает возможность сформировать навыки понимания специфики личности и признания её достоинств. Только в этом случае возникает условие для эффективного общения, решения коммуникативных задач идеологической работы.

2.

Барьер отрицательных эмоций.

Сопровождая практически любые процессы жизнедеятельности человека, эмоции отражают в форме непосредственного переживания значимость (смысл) явлений и ситуаций и служат одним из главных механизмов внутренней регуляции психической деятельности и поведения, направленных на удовлетворение актуальных потребностей.

Эмоции способны резко усилить или ослабить скованность, робость в общении. Однако не любая, а лишь устойчивая отрицательная эмоция может воздвигнуть серьезный барьер на пути нормального общения.

К таким фундаментальным эмоциям относятся горе (страдание), гнев, отвращение, презрение, страх и другие. Рассмотрим некоторые барьеры, возникающие при включении сильных эмоций.

Барьер страдания — действует двояко, снижая, во-первых, уровень контактности, общительности человека, переживающего страдания во-вторых, уровень коммуникативности тех, кто вступает в контакт со страдающим.

Барьер гнева преодолеть особенно трудно, ведь гнев рождается в ответ на неожиданные препятствия, оскорбления и т.д.

Протокол переговоров пример рб

В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Образец протокола общего собрания

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия.

В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания. Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих.

Как правило решения на мероприятиях такого масштаба принимаются с помощью ания.

В таком случае протоколирования состоит из озвученных вопросов и результатов ания с принятыми решениями.

Источник: http://pbcns.ru/protokol-rabochego-soveshhaniya-obrazets/

Протокол встречи с клиентом. Образец и бланк 2018 года

Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом.

Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором.

Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами.

А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc

Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять.

Протокол проведения переговоров образец

Замечено, что чем более экстремальными или интимными оказываются эти условия, тем больше уверенности и доверия приобретают друг к другу.

В неформальных условиях легче заметить особенности партнера, его сильные и слабые стороны, но также легко раскрыть и себя. Иногда это желательно, иногда нет.

2. Барьеры, возникающие в общении и способы их преодоления

Актуальность проблемы «барьеров» общения обусловлена целым рядом факторов.

Прежде всего, наличием и расширением сферы влияния таких видов профессиональной деятельности, существование которых связано с системой взаимоотношений «человек-человек». Очевидно, что в сфере бизнеса, педагогики, инженерного труда и т.
п. невозможно аффективное осуществление деятельности при неналаженных, затрудненных взаимоотношениях. Разработка и решение проблемы «барьеров» имеет практическое значение для повышения аффективности общения и совместной деятельности. Распознавание «барьеров» на ранних этапах их проявления способствует оптимизации совместной деятельности.

Решение проблемы «барьеров» общения предполагает многоаспектный характер исследования с учетом разнообразия «барьеров» и обширностью сферы их проявлений.

Важно Все эти требования достаточно успешно решаются в русле личностного подход. Дело в том, что процесс общения это, прежде всего, взаимоотношение индивидов, каждый из которых обладает специфическим набором индивидуально-психологических и психофизиологических особенностей

Барьер общения — это явление субъективной природы, возникающее в объективно сложившейся ситуации, сигналом появления которого являются острые отрицательные эмоциональные переживания, сопровождающиеся нервно-психическим напряжением и препятствующие процессу взаимодействия.

Различаются:

1.

Барьер манеры общения.

Доминантный субъект общения испытывает потребность обратиться к какому-либо человеку, и его не слишком заботит уместность, целесообразность такого обращения.

Протокол преддоговорных переговоров образец

Если да, то что именно его устроило или не устроило.

• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Источник: https://assistentus.ru/forma/protokol-vstrechi-s-klientom/

Протокол совещания: правила составления, согласования и выписки

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания.

Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д. О том, как выжать максимум из каждого совещания, читайте в этой статье

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации.

Протокол деловых переговоров образец

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Единые правила оформления документов необходимы для придания юридической силы документам качественного и оперативного составления и исполнения документов удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того государственное это предприятие или коммерческое каким видом деятельности занимается предприятие как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации

02 — герб субъекта Российской Федерации

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 — код организации

05 — код формы документа

06 — наименование организации

07 — справочные данные об организации

22 — гриф согласования документа

23 — визы согласования документа

24 — печать

25 — отметка о заверении копии

26 — отметка об исполнителе

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

28 — отметка о поступлении документа в организацию

29 — идентификатор электронной копии документа.

При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов:

01, 02 — Государственный герб РФ и герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

03 — эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Протокол результатов переговоров образец

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). На формах официальных документов, представляемых в государственные органы, обязательно проставляется код по ОКПО.

05 — код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУП).

06 — наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

07 — справочные данные об организации включают: почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по решению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.).

08 — наименование вида документа пишется заглавными буквами, выделяется полужирным шрифтом и проставляется на всех документах, кроме писем, например АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ.

09 — датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола — это дата проведения заседания или принятия решения, для — дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

10 — регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ №1, протокол №7), который можно дополнять индексами в соответствии с инструкцией по делопроизводству предприятия: дела по номенклатуре структурных подразделений или направлений деятельности должностных лиц — авторов документа корреспондентов или исполнителей наименований видов документов и т.п.

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Протокол контроля и записи переговоров образец

Отметка содержит: заверительную надпись «Верно» должность лица, заверившего копию подпись, расшифровку подписи дату заверения печать (при необходимости).

26 — отметка об исполнителе включает: фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа номер его служебного телефона.

Отметку располагают на лицевой стороне или (при отсутствии места) на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении) слова «В дело №», в котором будет храниться документ подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ дату направления в дело.

28 — отметка о поступлении документа в организацию, которую проставляют в виде штампа, автоматическим или электронным нумератором, иным способом в середине нижнего поля первого листа документа. Этот реквизит содержит: порядковый номер дату поступления документа (при необходимости — часы, минуты).

29 — идентификатор электронной копии документа проставляется на нижнем поле листа (нижний колонтитул) и содержит наименование файла, дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и т.п.), устанавливаемые в организации.

Такая отметка необходима: для исключения повторного ввода документа в ПК быстрого поиска документа по имени файла установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

4.

Образец оформления протокола ведения переговоров в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями №1 ГОСТ Р 9-ст от 21.01.2000

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бройниг Г. Руководство по ведению переговоров. — М. ИНФРА-М

2.

Калтунова М. В. Язык делового общения. — М. МГУ, 1998.

3. Мастенбург В. Переговоры. — Калуга: КИСИ, 1993.

5. Руденский Е.В.

Такой человек не считает для себя обязательным отвечать на вопросы, которые ему поставлены. Он всегда хочет сам оказывать влияние на других, овладеть инициативой и подавить активность партнера по общению.

В общении он напорист, перебивает партнера, повышает голос, многократно повторяет одно и тоже. Как организовать свое вхождение в коммуникативную ситуацию при наличии доминантных партнеров? Во-первых, надо дать доминантному субъекту возможность выявить свою доминантность. Во-вторых, спокойно держаться независимой точки зрения, не опровергая и не высмеивая «силовые приёмы» партнёра.

Недоминантный субъект общения — полная противоположность доминантному. Вхождение в коммуникативную ситуацию с недоминантным субъектом — это стимулирование его, предоставление ему инициативы и возможности выразить себя.

Мобильный субъект общения обладает лёгкой манерой переключения внимания, быстротой рефлексивной оценки.

Быстро и часто поверхностно рисует в своём сознании образ партнёра по общению. Речь его тороплива.

Ригидный субъект общения включается в коммуникативную деятельность не сразу.

Ему требуется основательно изучить партнёра, понять его коммуникативные намерения. Слушает внимательно. Говорит неспешно. Мысль излагает подробно: фразы строит тщательно, стремясь, чтобы слово точнее передавало смысл.

Не любит, чтобы его перебивали. Не терпит поспешности в изложении мысли от других. Надо уметь с учётом сложившихся этикетных форм общения войти и выйти из коммуникативного взаимодействия с ригидным субъектом общения. В общении с ним следует избегать торопливости и небрежности.

Экстравертный субъект общения расположен к взаимодействию. Общение — это его стихия. Он почти всегда направлен на партнёрство, независимо от того, легко или тяжело y него на душе. Он искренне уверен в своей способности понять любого человека. Он любознателен, и в первую очередь в отношении людей. Он хочет быть полезным.

Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу.

Протокол ведения переговоров образец

Особенности процесса проведения деловых переговоров и совещаний в турфирме. Правила организации беседы. Создание алгоритма ведения деловых переговоров менеджера туристской компании.

дипломная работа [90,3 K], добавлена 07.06.2013

Сущность и задачи деловых переговоров, характеристика их стадий и этапов. Рекомендации для эффективного общения с партнерами. Определение целей и выбор места проведения переговоров. Правила делового поведения. Пути достижения взаимовыгодного соглашения.

реферат [43,9 K], добавлена 20.02.2013

Организация деловых переговоров.

Планирование деловых встреч. Назначение ведущих переговоров. Подготовка к коммерческим переговорам, протокольные рекомендации.

Тактика ведения переговоров, оформление их результатов. Ведение переговоров по телефону.

контрольная работа [29,4 K], добавлена 07.11.2010

Понятие и общая характеристика ведения переговоров, этапы их реализации и значение в деятельности предприятия.

Психология делового общения по учениям Д. Карнеги. Анализ ведения деловых переговоров на примере ООО «Сибстрой», пути их совершенствования.

курсовая работа [57,3 K], добавлена 31.05.2010

Два способа ведения переговоров: деликатный и жесткий. Метод принципиальных переговоров: поиск взаимовыгодного решения, основанного на справедливых стандартах и объективных критериях.

Критерий оценки переговоров: четыре фактора принципиального метода.

курсовая работа [20,2 K], добавлена 25.05.2009

Задачи и классификация деловых совещаний, их планирование, технология организации и проведения. Искусство ведения переговоров. Анализ хозяйственной деятельности ООО «Альянс-тур».

Особенности процесса проведения деловых совещаний и заседаний в турфирме.

курсовая работа [54,2 K], добавлена 16.03.2011

Переговоры как способ разрешения конфликтов. Теория переговорного процесса. Методика ведения переговорного процесса.

Подготовка переговоров, стратегия и тактика ведения.

Образец протокола переговоров

Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.).

Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

• информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
• распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня.

Образец протокола по ведению коллективных переговоров

Если документ составлен на бланке предприятия, то должность указывается сокращенно.

21 — подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись, ее расшифровку.

Реквизит «подпись» проставляется после приложения.

22 — гриф согласования документа состоит: из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации) подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) даты согласования.

23 — виза согласования документа включает: должность визирующего подпись визирующего, ее расшифровку дату визирования.

Виза необходима для подтверждения специалистами целесообразности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их в виде приложения.

Визы проставляются: на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения) на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита «Подпись») копии отправляемого документа (письма).

24 — печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных соответствующими нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

25 — отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Она располагается ниже реквизита «Подпись».

nordconsulting.ru

Протокол встречи с заказчиком — КиберПедия

Протокол встречи с заказчиком

Система «Проектирование откосов и склонов земляных сооружений», «ОТКОС»

 

Протокол встречи с заказчиком

1) Система должна обладать интерфейсом, понятным для пользователей, имеющего стандартные навыки работы с ПК.

2) Система должна уметь принимать данные геологоразведки через Интернет.

3) Система должна поддерживать ОС Windows.

4) Система должна быть доступна по локальной сети.

5) Система должна иметь несколько интерфейсов пользователей.

6) Система должна уметь формировать отчеты, их печатные формы и экспортировать их в стандартные форматы.

7) Система должна обеспечивать параллельную работу различных групп пользователей.

8) Принимать участие в создании системы должны проектировщики, геологи и строители.

9) Система должна хранить информацию обо всех созданных в ней проектах.

10) Система должна исключать закупку дополнительного дорогостоящего оборудования и программного обеспечения.

11) Система должна быть дешевой в смысле совокупной стоимости владения, включающей в себя цену продукта, стоимость обслуживания, стоимость обучения персонала и т.д.

 

Одностраничное описание проекта

Система «Проектирование откосов и склонов земляных сооружений», «ОТКОС»

Одностраничное описание системы

Цель: создание программной системы поддержки принятия решений при строительстве объектов, подразумевающих наличие земляных склонов, а также обеспечении их долговременной устойчивости.

 

Существует проблема строительства земляных сооружений с хорошим запасом устойчивости. Необходимо разработать систему, решающую следующие проблемы:

1) Получения строительных параметров при проектировании земляных откосов и склонов;

2) Учета затрат на возведение земляного сооружения и построение противооползневых сооружений;

3) Учета возможных факторов, приводящих к падению коэффициента запаса устойчивости земляного сооружения.

 

Система должна удовлетворять следующим требованиям:

1) Система должна быть дешёвой (обеспечивать минимальную совокупную стоимость владения)

2) Система должна обладать следующим функционалом:

— получение данных геологоразведки через Интернет;

— работать в локальной сети;

— формировать, печатать и экспортировать отчеты;

— поддерживать одновременную работу нескольких пользователей;

— выдавать технические рекомендации по строительству откосов земляных и противооползневых сооружений;

3) Система должна поддерживать 4 режима функционирования, соответствующие ролям администратора, проектировщика, геолога, экономиста.

4) Необходимо обеспечить возможность «автономной» работы с проектами.

5) Система должна поддерживать возможность коммуникации между пользователями по e‐mail и при помощи flash‐носителей.

6) Система должна обеспечивать работу от 5 до 500 человек.

7) Система должна быть разработана и внедрена за 6 мес.

 

3 Спецификации требований к системе

Система «Проектирование откосов и склонов земляных сооружений», «ОТКОС».

Раздел 1. Спецификация требований к системе «ОТКОС»

Таблица 3.1 — Регистрация изменений

Изменение	Дата	Автор	Версия
Создана версия 1	06.11.2013	Резниченко О.С.	1.
Свормирован функционал	13.11.2013	Резниченко О.С.
Функционал распределен по ролям	14.11.2013	Резниченко О.С.	2.1
Выделены основные сущности и построена диаграмма классов	20.11.2013	Резниченко О.С.	2.2
Построены диаграммы вариантов использования	21.11.2013	Резниченко О.С.	2.2.1
Построена диаграммы деятельности и последовательности для варианта использования	22.11.2013	Резниченко О.С.	2.2.2
Разработана диаграмма взаимодействия компонентов. Описан интерфейс компонентов.	18.10.2014	Резниченко О.С.	2.2.3
Разработана структура хранимых данных.	19.10.2014	Резниченко О.С.	2.2.4
Описан пользовательский интерфейс. Описана подсистема помощи пользователю.	20.10.2014	Резниченко О.С.	2.3
Разработана диаграмма размещения компонентов	21.10.2014	Резниченко О.С.	2.4

 

Введение

Целью документа является предоставление спецификации требований для разрабатываемой системы.

 

Краткое описание системы

Полное и краткое наименование системы – Система для проектирования откосов и склонов земляных сооружений, «ОТКОС».

Система «ОТКОС» предназначена для:

— выдачи рекомендаций при строительстве откосов и склонов земляных сооружений, обладающих длительной устойчивостью;

— оценки затрат на строительство откосов и склонов земляных сооружений, а также противооползневых сооружений;

— выдачи рекомендаций для обеспечения противооползневых мероприятий и расчет параметров противооползневых конструкций.

Система должна работать под ОС семейства Microsoft Windows.

Пользователями системы должны быть сотрудники, которые владеют соответствующими компетенциями в предметной области, охватываемой программной системой, то есть: проектировщики, геологи, экономисты в сфере строительства, а также проектировщики имеющие навыки настройки Windows-ориентированного программного обеспечения для выполнения роли администраторов.

Система предназначена для использования в строительных организациях любого масштаба.

 

Таблица 3.2 — Определения и сокращения

Имя сущности	Описание
Пользователь	Пользователь, работающий в системе под своей учетной записью.
Роль	Набор прав доступа к функционалу программы для данного пользователя пользователя.
Учётная запись	Учётная запись в программе
ОЗС	Откосы земляных сооружений – наклонные боковые поверхности выемок и насыпей
ПОС	Противооползневые сооружения – строительные конструкции и мероприятия, направленные на снижение человеческих жертв и материального ущерба при землетрясениях, оползнях и обвалах.
Проект	Проект ОЗС или ПОЗ, содержаний их основные параметры, необходимые на этапе проектирования и их строительства, а также рекомендации для обеспечения долговременной устойчивости возводимых сооружений
База данных	База данных, содержащая всю информацию о проекте ОЗС или ПОС, настройки программы и пользователей
Отчеты	Схемы, таблицы, графики, необходимые для проектирования ОЗС или ПОС, а также при проведении экономической оценки проекта.
Данные г-разведки	Данные, которые предоставляются геологом при проведении геологических изысканий на местности или полученные ранее, необходимые для расчета параметров ОЗС или ПОС. Они могут вводиться непосредственно пользователем-геологом или получаться через Интернет.

 

Структура документа

В разделе 1 представлено краткое описание системы, назначение, словарь предметной области.

Раздел 2 содержит общее описание системы: резюме главных функций, требования к квалификации пользователей.

Раздел 3 описывает основные требования к системе, а именно определяет действующие лица, основные сущности, варианты использования и требования к производительности.

 

Раздел 2. Общее описание системы

Обзор аналогов

Зарубежные аналоги: Slope Stability 5.0.

Российские аналоги: SCAD Soft «Откос», РАСЧЕТ устойчивости земляных откосов 5.01

В отличие от аналогов разрабатываемая система имеет не только возможность рассчитывать параметры устойчивых ОЗС и визуально отражать характеристики склонов, но и производить стоимостную оценку строительных работ, а также предлагать и производить оценку работ, связанных с обеспечением долговременной устойчивости склона (ПОС).

 

Взаимодействие со средой

Система должна:

— работать в среде Windows не ниже Windows XP;

— производить коммуникацию через интернет по протоколам POP3, IMAP, и SMTP;

— выводить отчеты на печатающее устройство и экспортировать их в файлы универсальных форматов.

 

Навыки пользователей

Пользователи системы должны обладать навыками работы с электронной почтой и стандартными приложениями для Microsoft Windows.

 

Требования общего характера

Не должно быть закупок дополнительного дорогостоящего оборудования и программного обеспечения.

 

Раздел 3. Требования к системе

Основные действующие лица

Основными действующими лицами системы являются: Администратор, Проектировщик, Экономист, Геолог.

Администратору предоставляются следующие варианты использования системы:

— «Корректировка расчетов» — исправление значений расчетных коэффициентов;

— «Администрирование учетных записей» — создание, редактирования УЗ и назначение им ролей;

Проектировщику предоставляются следующие варианты использования системы:

— «Создание проекта»;

— «Изменение проекта»;

— «Получение отчетов».

Геологу предоставляются следующие варианты использования системы:

— «Работа с данными г-разведки»;

— «Импорт данных геологоразведки».

Экономисту предоставляются следующие варианты использования системы:

— «Работа с экономическими показателями проекта»;

— «Работа со стоимостными показателями работ»;

— «Работа с отчетами»

 

Требования к производительности

Система должна поддерживать одновременное подключение до 10 пользователей. Проектировщик должен отреагировать на изменение, сделанные другими пользователями в проекте проекта в течение суток.

 

Другие требования

Каждый проект ведет только одна группа пользователей.

Каждый сотрудник в проекте имеет только одну роль.

Система должна оповещать проектировщика и экономиста об изменении параметров проекта другими пользователями.

Система должна предусмотреть параллельную работу разных категорий пользователей с одним проектом.

Введение

В документе представлена спецификация архитектуры системы «ОТКОС».

Раздел 1 содержит описание основных сущностей системы.

Раздел 2 отражает процесс взаимодействия между компонентами, а также содержит описание выделенных интерфейсов.

Раздел 3 содержит описание статически хранимых системой данных.

Раздел 4 представляет детальное описание вариантов использования, выделенных в документе «Спецификация требований к системе.

Разделы 5 содержат описание пользовательского интерфейса компонентов системы.

Раздел 6 предлагает описание подсистемы помощи пользователю.

В разделе 7 проведено деление системы на компоненты и представлена диаграмма развертывания системы.

 

Проект архитектуры системы

Система «ОТКОС» предназначена для:

— выдачи рекомендаций при строительстве откосов и склонов земляных сооружений, обладающих длительной устойчивостью;

— оценки затрат на строительство откосов и склонов земляных сооружений, а также противооползневых сооружений;

— выдачи рекомендаций для обеспечения противооползневых мероприятий и расчет параметров противооползневых конструкций.

Требования к системе описаны в документе «Спецификация требований к системе.

 

Основные сущности системы

Система работает со следующими основными сущностями (см. рисунок 4.1):

Роли: Администратор, Проектировщик, Геолог, Экономист.

Классы: Данные г-разведки, Проект.

Интерфейсы: IИзвлеч.данных1, IИзвлеч.данных 2, IИзвлеч.данных 3, IВызов1, IВызов2, IУправление, IИнтерпрет.данных

Компоненты: Проект ПОС, Проект ОЗС, База данных, Управление доступом, Отчеты, Данные геологоразведки.

Артефакты: отчеты, база данных проектов.

Рисунок 4.1 – Диаграмма классов «Основные сущности»

 

Протокол встречи с заказчиком

cyberpedia.su

Как составляется протокол рабочей встречи

Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ

Обе стороны должны быть согласны с информацией.

Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон.

Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений. Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.

Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров.

Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом.

Протокол совещания

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей. Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование.

Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются.

Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Подготовка совещаний и оформление протокола

Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. Подготовка к проведению совещания Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

регламента работы; плана работы на ближайший год; собственного аппарата, возглавляемого секретарем. Данный список из трех пунктов (программа максимум)

Как правильно оформить протокол совещания?

Воспользоваться ли данной рекомендацией, зависит от решения собственника (руководителя) организации.

Чаще всего типографские бланки применяют для протоколирования в органах государственной, муниципальной, городской власти. В большинстве частных организаций используется обычный шаблон, напечатанный на компьютере и оформленный на листе А4.Независимо от вида бланка, документ должен содержать обязательные разделы (пример протокола совещания см. ниже в статье):

1. Заголовок.
2. Подписи председательствующего, секретаря и участников совещания.
3. Основная часть.
4. Дата и номер регистрации протокола.
5. Место (населенный пункт), где проводится совещание.
6. Наименование в которой действует коллегия.
7. Вопросы (повестка дня).

Протокол совещания оформляется на основании записей, в том числе аудио или видео, сделанных секретарем в процессе обсуждений.

Протокол совещания

список вопросов, которые предполагается обсудить.

Составляется заранее и доводится до сведения всех присутствующих (обычно создаются специальные объявления за несколько дней за собрания). Список выступавших (ФИО, должность, тема выступления, затронутые вопросы).

Решения, которые были приняты в результате совещания. Подписи председателя и секретаря, расшифровки подписей (фамилия и инициалы). Если к протоколу прикладываются дополнительные документы, а также материалы аудиозаписей, фото- и видеосъемки, этот факт обязательно отражается в документе.

В конце прописывают слово «Приложения» и перечисляют названия документов и других материалов, их количество и вид (оригинал или копия), а также количество страниц. В наиболее простом случае бланк выглядит так.

Протокол совещания, форма и образец заполнения

Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания. Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре.

Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

• повестка дня
• присутствовали
• выступили
• постановили и т.п.

Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте: Скачать образец документа Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола: Скачать образец документа Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером: Скачать образец документа Часто задаваемые вопросы: Как правильно протоколировать совещания?

Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания. Что является датой протокола?

Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания.

При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.

Образцы протоколов совещания

Именно это и является основой протокола, а точнее, рассмотренные вопросы, принятые решения, ответственные лица и т.д.

Существуют различные виды данного мероприятия: заседание коллегиальных органов, акционеров, экспертной комиссии и т.д.

При этом в данном случае абсолютно необязательно наличие каких-либо текущих вопросов, требующих решения.

Напротив, как правило, заседание носит более пространный и долгосрочный характер.

К примеру, в ходе данного мероприятия могут определяться направление деятельности организации на ближайшие года, подведение итогов эффективности предприятия и т.д. Проще говоря, совещание решает текущие вопросы, а на заседании рассматриваются общие вопросы, касающиеся политики организации и ее деятельности.

Важно понимать, что протокол заседания также должен фиксировать ход мероприятия.

Образец протокола общего собрания

В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления.

Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой.

Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Как составляется протокол совещания

Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи.

Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа. Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

disk-shetka.ru

Протокол встречи ворд | advokatkuzin.ru

• В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками.

Протокол встречи word

Внимание Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.

• Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.
• Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания? В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы.

Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой.

Протокол. образец протокола.

Протокол совещания ворд

Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком – нет. Обычно протоколы применяются на тех совещаниях, на которых обсуждаются вопросы, непосредственно влияющие на будущее развитие организации.

Содержание документа

В законодательстве не разработано никаких требований к содержанию документа, и тем более нет единой формы.
Поэтому каждая компания может использовать собственный бланк. В том числе можно применять разные варианты бланков для конкретных случаев (например, собрание отдела, внеочередное совещание или совместное заседание с представителями контрагента).

Обычно в документе отражаются такие сведения:

1. Полное название компании, номер протокола и дата его составления.

При этом форма протокола заседания комиссии может практически не меняться из года в год.

Образец протокола заседания

Собрание

Бланк протокола собрания очень схож с документированием заседания. Главное отличие документов состоит в самом мероприятии: если в заседании принимают участие ответственные лица, то собрание может происходить среди всех работников организации.

По этой причине количество участников события может в разы превышать аудиторию заседания, как и продолжительность мероприятия. В связи с этим целесообразно фиксировать все происходящее с помощью записывающих средств.
В последствии на их основании заполняется предварительно составленная форма протокола собрания.

Отметим, что протокол собрания (образец представлен ниже) не должен содержать подробные высказывания всех присутствующих.

Протокол встречи ворд

• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Другие формы

Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:

• В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
• В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
• В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте.

В целом можно выделить 2 разновидности документа:

1. Краткий протокол – как правило, составляется для фиксирования информации, полученной в ходе оперативного, обычного совещания, на котором рассматриваются текущие вопросы. В нем достаточно просто упомянуть всех выступавших (ФИО, должность) и кратко описать тему выступления (это и есть тема доклада). Важно

   В некоторых случаях фиксируют и отдельные вопросы в виде пунктов плана. Вот образец краткого протокола совещания.

2. Полный – здесь необходимо более точное и полное фиксирование сведений о темах выступления.

Инфо

Приводится не только сам доклад выступавшего, но и реплики, обсуждения собравшихся. Нередко составляются стенограммы (точные цитаты с фиксированием каждого слова докладчика, его оппонентов и других лиц).


Вот пример такого документа.

Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.

Элементы протокола

После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.

В верхней части также указывается дата подписи.

Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций.
Таким образом, эта дата может отличаться от первой.

После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.

Узнайте, как использовать простые шаблоны протокола собрания в Smartsheet

Smartsheet представляет собой надёжный инструмент на основе электронных таблиц для совместной работы и сотрудничества. Заранее отформатированные шаблоны Smartsheet сделают процесс проведения собраний более продуктивным и помогут отслеживать цели собраний, действия, которые необходимо выполнить по их итогам, а также участников собраний.
Вы можете добавлять относящиеся к повестке дня собрания документы в виде вложений прямо в таблицу, настраивать оповещения для сроков выполнения и изменений таблиц, а также вести учёт писем по электронной почте, вопросов и комментариев непосредственно в поле обсуждения.

Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения.

Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации.

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый.

О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия.

Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное.

advokatkuzin.ru