Протокол совещания как вести – Правила организации совещаний и ведения протокола.

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Совещания проводят во многих организациях, какая бы форма собственности у них ни была. На них работники и руководители обмениваются важными сведениями, принимают решения. Чтобы мероприятие было эффективным, создается протокол совещания. Образец этого документа в организациях примерно одинаковый. О правилах составления протокола рассказано далее.

Типы совещаний

Эти мероприятия могут пройти неудачно, если не подготовиться к ним. Данная функция ложится на руководителя. Он должен определить характер мероприятия. Специалистами выделяется несколько типов совещаний:

1. Учебное (конференция), целью которого считается предоставление сотрудникам знаний, повышение их квалификации.
2. Информационное. Мероприятие требуется для обобщения информации и изучения разных точек зрения на появившиеся вопросы.
3. Разъяснительное. При таких совещаниях руководители убеждают работников в правильности выполняемой хозяйственной политики.
4. Проблемное. Мероприятие проводят для разработки метода решения актуальных проблем.

Каким бы ни был вид совещания, его обязательно оформляют документально. Это позволяет грамотно и организованно его проводить.

Подготовка

Чтобы совещание было эффективным, руководящим сотрудникам нужно знать о следующих правилах:

1. Нужно четко определить тему и желаемые итоги. Это позволит организованно провести мероприятие.
2. Тщательная разработка повестки дня. Нужно установить последовательность рассмотрения вопросов. При этом начинать лучше с легких вопросов, переходя к более сложным.
3. Необходимо ознакомить участников с фактами, которые будут обсуждаться. Это лучше делать до совещания.
4. Нужно заранее отправить приглашение лицам, которые должны присутствовать. Если некоторые не смогут помочь в решении вопросов, но должны знать результаты мероприятия, то им нужно предоставить протокол.
5. Место совещания должно выбираться на основе его целей. Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.

Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию. При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.

Зачем требуется протокол совещания?

В каждой организации регулярно проводятся совещания. Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись. Им же устанавливается, где это делать необязательно.

Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы. Кроме того, нужно фиксировать содержание встреч с предприятиями и работниками госучреждений. Образцы протоколов совещаний для разных форм мероприятий подобны, есть лишь незначительные отличия.

Ведение

Протокол совещания ведет руководитель предприятия. Но эта функция может выполняться и другим работником. До этого мероприятия секретарю передается список приглашенных и примерный список вопросов. Участниками предоставляются тезисы докладов. Это позволит подготовить шаблон документа для ускорения работы по составлению документа. Образцы протоколов совещаний при таких мероприятиях на всех предприятиях подобные.

Когда участников много, лучше завести регистрационный лист, где будут фиксироваться Ф. И. О. явившихся. С началом совещания секретарем утверждается перечень присутствующих. Запись сведений фиксируется секретарем во время мероприятия. Для повышения точности протоколирования применяются диктофонные записи. Все слова записываются на цифровой носитель, а затем воспроизводятся при окончательном оформлении протокола.

Если на собрании много участников, то для ведения протокола приглашается 2 секретаря. Такая работа ускоряет процесс, если мероприятие затягивается. Реплики, замечания, комментарии, которые не относятся к теме заседания, не включаются в содержание документа. Протокол включает общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно фиксируются решения, поручения, которые предоставляются руководителем отдельным работникам.

Если руководителю необходимы точные сведения, то он может потребовать отчет за подписью ответственного лица. На совещаниях обсуждается положение вещей в общем, поэтому не нужно делать детальные записи. В результате протокол включает ход заседания: обсуждаемые темы, вопросы, решения. Иногда руководители требуют дословной фиксации всех фраз. Это происходит на совещаниях современных организаций, на которых решается множество оперативных вопросов.

Оформление

Как составить протокол совещания? Образец включает основную информацию, которая должна вноситься в документ. В государственных ведомствах протоколы ведут на основе специальных бланков. Обычная форма образца протокола совещания состоит из:

1. Обязательных реквизитов (даты, номера, названия предприятия, вида документа с обозначением мероприятия, места проведения).
2. Списка присутствующих (Ф. И. О., должностей участников). Может применяться явочный лист, в котором расписываются все, кто пришел.
3. Если на мероприятии присутствовали лица из других учреждений, то они должны быть вписаны в раздел «Приглашенные».
4. Основной части. В ней указываются 3 части: слушали (Ф. И. О. и должности докладчиков, темы выступлений, изложение сути), выступили (Ф. И. О. и должность лица, задававшего вопросы или предоставлявшего комментарии), решили (руководителем даются поручения или накладывается резолюция, устанавливаются сроки выполнения заданий).
5. В конце подписи ставит секретарь и руководитель. Печать не нужна.

По такому образцу протокола получится составить грамотный документ. Его обязательно нужно нумеровать для контроля за ходом совещания. Окончательная бумага подготавливается спустя некоторое время после заседания. На это может уйти несколько часов или даже дней, все зависит от количества информации.

Образец протокола совещания при директоре точно такой же, как и тот, который проводится без него. Потом документ подают на подписи начальнику, руководящему мероприятием. Протокол рассылают заинтересованным лицам или создают официальные выписки с поручениями для исполнителей.

Если составляется протокол технического совещания, образец его может включать специфические нюансы этого мероприятия. Но в целом он должен содержать основную суть, проблемы и вопросы, обсуждаемые участниками. Образец протокола рабочего совещания, представленный в статье, может служить примером в составлении этого документа.

Оперативное совещание

Данное мероприятие обладает следующими особенностями:

1. Конкретная периодичность, к примеру, каждую неделю.
2. Определенный состав присутствующих.
3. Подобные темы и вопросы.
4. Небольшая длительность.

Образец протокола оперативного совещания действует такой же, как и для обычного мероприятия. Только секретарь предварительно знакомится с алгоритмом работы, вопросами для обсуждения. Это ускоряет работу над документом, ведь большая его часть формируется заранее. Протокол готовится быстро, документ сразу подают на подпись руководству.

Хранение

Для решения вопроса хранения протоколов секретарю требуется ознакомиться с внутренними документами организации. Это зависит от специфики предприятия. Документы по совещаниям советов директоров или акционеров АО хранятся постоянно. Протоколы оставляют в месте расположения действующего органа организации. Документы собраний обычно хранятся 3 или 5 лет, а затем сдаются в архив и уничтожаются на основе инструкций.

Вывод

Протокол собраний позволяет участникам помнить о повестке дня и выполнить поручения в положенный срок. Сейчас есть электронные ресурсы по оперативной подготовке и рассылке этой документации. Поэтому секретарю будет удобно представить версию протокола заинтересованным лицам.

fb.ru

протоколирование | Консалтинговая компания «Правила игры»

А в чем собственно проблема?

Вам, наверняка, приходилось хотя бы один раз (для многих, конечно, гораздо чаще, если не постоянно) участвовать в совещании, которое проходило примерно следующим образом. 

В ходе совещания издается множество указаний и поручений, все энергично кивают и усиленно записывают что-то в свои ежедневники. Секретарь совещания, конечно, пишет больше всех. 

Последние вопросы совещания, как правило, обсуждаются «в попыхах», так как время уже закончилось и все участники торопятся по своим делам. 

В итоге, в конце совещания председатель быстро проговаривает что-то вроде «нувсемспасиботеперьвыполняйте» и все устремляются по своим срочным делам, в том числе и секретарь совещания. 

Лишь спустя какое-то время каждый участник совещания, разбирая свои дневные записи, попытается вспомнить, «а что я, собственно, должен сделать-то?». 

Сквозь смутные воспоминания многих дневных событий, встреч и совещаний, он вспомнит происходящее на совещании и запишет себе пару стикеров на столе, может быть, напишет несколько писем. И даже если протокол совещания будет прислан потом секретарем, то это, как правило, будет уже следующий день, и это будет совсем не то, что будут ожидать участники совещания — многие личные формулировки уже успели по-своему уложиться в головном мозгу, за ночь решения укрепились (так уж работает долговременная память нашего головного мозга) и в протоколе будет «все не так и не то». 

Знакомо?

К каким последствиям приводит отсутствие онлайн-протоколирования, как в вышеописанном примере:

• Теряется чувство срочности. Участники не начинают выполнять решения совещания сразу же после совещания. А действительно — зачем, если финальные формулировки могут измениться? Лучше подождать, пока все утрясется. 
• После совещания у участников нет четкого понимания, кто, что и когда должен сделать. Каждый ведь по своему записал решения совещания в своем ежедневнике
• Договоренности и обещания после совещания не выполняются в срок
• Появляется ощущение, что все говорят на разных языках
• После совещания участники не чувствуют прилива бодрости и энергии. Скорее наоборот. Многие задают себе вопрос «А что я должен сделать» (прямо как в нашем любимом мультике), есть неуверенность в точном понимании вопроса.
• На следующем совещании много времени уходит на то, чтобы проконтролировать решения предыдущего совещания. Случаются споры на тему «вы говорили не так», «мы договаривались о другом», «вы сделали не то, о чем вас просили»
• Как следствие — ослабление корпоративной культуры и доверия друг к другу команды менеджеров, присутствующих на совещании.

В этой статье мы расскажем о том, как с этим справиться с помощью настройки системы онлайн-протоколирования.

Негативный кейс из практики автора

Однажды мы вели переговоры с одной крупной российской корпорацией. Мы уже настроили систему онлайн-протоколирования в нескольких филиалах организации, все были очень довольны, и возник интерес к настройке системы онлайн-протоколирования для Первого лица в центральном офисе в Москве. Там было над чем работать: протоколы Правления появлялись в согласованном виде только через 3-4 недели, что, конечно, было просто недопустимо для такой солидной и уважаемой организации, учитывая удачный опыт филиалов.

Мы начали проводить диагностику. Оказалось, что есть своя специфика: в организации не принято было говорить что-то против указаний Первого лица. Первое лицо очень не любил, если кто-то не понимал его и начинал задавать уточняющие вопросы. Все должны были смиренно выслушивать поручения и делать вид, что все будет сделано. Поручения Первого лица, как правило, были очень абстрактными, возвышенными, расплывчатыми. Что поделаешь — ему постоянно приходилось думать о стратегии огромной организации. 

Протоколирование совещаний вели сразу два секретаря. А вот потом получалась интересная история: сформированный уже к концу дня протокол отправлялся по кругу согласования, и каждый «смягчал», «конкретизировал», «уточнял» и делал реалистичными расплывчатые, нереалистичные и жесткие формулировки протокола. 

Через 3-4 недели Первое лицо уже не помнил, что конкретно и на каком из своих многочисленных совещаний он говорил, и протокол проходил согласование. Длинный срок согласования был платой за невозможность дать обратную связь руководителю и конкретизировать сразу поставленную от Первого лица задачу. Длинный срок был своеобразным демпфером, фильтром, который отшлифовывал и делал решения конкретными, понятными и, к сожалению, иногда слишком комфортными для выполнения.

И так как Первое лицо изменяться не планировало, то от проекта нам пришлось отказаться.

Принципы онлайн-протоколирования

Для того, что бы повысить результативность своих совещаний с помощью онлайн-протоколирования, нужно понимать основные принципы. Сформулируем их:

1. Никто, кроме самих участников, не сможет лучше и быстрее сформировать решения совещания.

Комментарий принципа: никакой секретарь не обладает так же глубокой компетенцией обсуждаемого вопроса, как участники, и не сможет правильно сформулировать точное решение. Не мучайте секретарей, не экономьте время, говорите им конкретно, что нужно записать.

2. Если решения совещания согласовывать на следующий день, то каждый участник будет разочарован, так как у него успеет сформироваться свое видение результатов совещания.

Комментарий принципа: во время ночного сна главная оперативная информация, полученная за день, архивируется в долговременной памяти. А если совещаний было несколько за один день, то они будут наслаиваться друг на друга и не всегда можно будет вспомнить, где и что обсуждалось.

3. «Понятно ≠ записано». Нет лучшего времени для формирования и согласования итогов совещания, кроме самого совещания.

Комментарий принципа: очевидно, что когда все включены в вопрос, гораздо проще сразу же прийти и сформулировать конкретное решение. Можно сэкономить несколько секунд на том, что бы не дожимать точную формулировку решения, сказав «ну здесь вроде всем понятно что делать, следующий вопрос». Но уже на следующий день вы получите разное понимание вопроса всеми участниками, и весь набор негативных последствий, указанных выше.

4. Для формирования онлайн-протокола должен быть выделен отдельный человек — секретарь. Желательно, чтобы он не был участником совещания.

Комментарий принципа: Задача секретаря — фиксировать решения максимально близко к тексту. Он не должен додумывать или перефразировать слова участников по своему усмотрению. И желательно, что бы он не был участником совещания, то есть не докладывал и не принимал на себя поручения, чтобы его внимание было сфокусировано на одной задаче. Так же полезно наделить секретаря полномочиями и ответственностью не давать участникам совещания возможности переходить к рассмотрению следующего вопроса, пока не будет принято и не зафиксировано решение по предыдущему вопросу. Соответственно, отсюда следующий принцип.

5. Следующий вопрос начинается только тогда, когда зафиксировано и принято всеми решение по предыдущему вопросу.

6. Для согласования и принятия итогового протокола совещания в конце должно быть выделено отдельное время — не менее 10% от общей длительности всего совещания.

Комментарий принципа: Как говорил Сократ, «чтобы тебя поняли, сначала расскажи, о чем ты будешь говорить, потом, собственно, расскажи, а в конце расскажи кратко, о чем же ты рассказал». Крайне важно еще раз повторить в конце совещания решения, распечатать протокол совещания, подписать всеми участниками и сразу отправить всем участникам на почту. Только представьте себе — пришел с совещания, а во Входящих уже согласованный всеми протокол, с финальными, принятыми всеми, конкретными задачами и ответственными. Можно приступать к выполнению!

Итак, как же этого добиться?

Расскажем о нашем опыте и двух простых способах онлайн-протоколирования.

Первый способ 

Применение трех флипчартов для онлайн-протоколирования

Вы замечали, что часто на совещании разговор очень быстро «перепрыгивает» с одной темы на другую, не завершая предыдущую тему никаким решением? И как непросто бывает вернуться обратно, чтобы дожать предыдущую тему? Иногда про предыдущую тему даже забывают (особенно когда у совещания нет письменной повестки), углубившись в решение «неожиданно» всплывшей темы.

Это происходит из-за ассоциативной природы нашего мышления: мы мыслим образно, нелинейно, когда одна мысль может вытянуть другую мысль совершенно неожиданно и неуправляемо для нас (подробнее о майнд-менеджменте).

Поэтому все решения совещания очень эффективно разделить на три группы:

• Принятые решения: это те решения, которые приняты всей группой и распространяются на всю компанию сразу же после совещания.
• Задачи: здесь фиксируются действия, кто, что и когда должен конкретно сделать.
• Вопросы к обсуждению позже: а вот сюда как раз фиксируются мысли, которые всплывают по ходу обсуждения основных вопросов повестки. Ведь почему случайные мысли начинают обсуждать сразу на самом совещании, даже если участники к этому не готовы и половины участников они не касаются? Потому что потом про эти вопрос просто забудут. Поэтому важно, чтобы мысли были зафиксированы и вошли отдельным подпунктом в протокол. 

Многие из этих вопросов заслуживают подготовки и проведения отдельного совещания, да еще и часто в другом составе, поэтому их неэффективно рассматривать на самом совещании. А когда они зафиксированы, все будут спокойны, чтобы про ценные мысли не забудут.
Такое протоколирование можно вести на обычных отдельных трех листах флипчарта, которые секретарь совещания может повесить на стене переговорной. Например, вот так это выглядит до совещания:

Так это выглядит во время самого совещания:

А вот так это может выглядеть после совещания:

Очень важно отметить некий магический эффект именно от рукописного протоколирования совещаний. В наш цифровой век многие привыкли относится к электронной информации как к виртуальной, немного необязательной для выполнения. Всегда можно без следов удалить любой электронный файл, любой текст на экране. А рукопись можно только «сжечь», что, согласитесь, сейчас очень затруднительно. 

Поэтому решения, зафиксированные на бумаге, да еще и с от руки поставленной подписью, воспринимаются гораздо серьёзнее и убедительнее, и чувство ответственности за их выполнение формируется гораздо сильнее.

Еще раз повторим свою мысль, что в конце совещания обязательно нужно выделить 10% времени от общей длительности, чтобы еще раз прочитать и уточнить все записанное. Потом можно попросить каждого участника поставить свою подпись под листами флипчарта, и пока участники идут на свои рабочие места, секретарь быстро сфотографирует на смартфон протокол и отправит его участникам. Оцифрованная версия, один в один повторяющая решения совещания придёт по электронной почте всего через полчаса. Можно начинать выполнять!

А можно сделать так, что электронная, распечатанная, согласованная и подписанная всеми версия протокола с фирменной печатью на красивом корпоративном бланке будет готова сразу в конце совещания, и не нужно будет ждать полчаса на оцифровку! Это можно сделать с помощью специально настроенного шаблона онлайн-протоколирования Mindjet MindManager.

Второй способ

Применение специально настроенного шаблона Mindjet MindManager для онлайн-протоколирования

Согласно методологии майнд-менеджмента, любая прочитанная нами информация или формирует в нашей голове визуальный образ и запоминается, или быстро стирается и бесследно забывается как ненужная. 

Протокол совещания не является исключением. Его можно представить в виде древовидной структуры в специальной программе Mindjet MindManager, высветить через ноутбук на экран переговорной комнаты и заполнять в ходе совещания усилиями секретаря. Вот так может выглядеть специально настроенный для компании корпоративный шаблон.

Все решения совещания заполняются в режиме реального времени и отображаются на экране переговорной. В конце совещания после согласования с участниками информация из интеллект-карты с протоколом MindJet одной кнопкой мышки экспортируется в Microsoft Word и получается, например, вот такой корпоративный протокол на специальном фирменном бланке.

Остается только отправить этот протокол на печать на принтер, который находится здесь же в переговорной комнате, подписать бумажную версию протокола и начать действовать!

Позитивный кейс из практики автора

С помощью MindManager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Резюме

Какой результат Вы получаете, если внедрите правила онлайн-протоколирования?

• Появится «чувство срочности». Участники начнут выполнять решения совещания сразу же после совещания, и у них не будет возможности потом сказать «я слишком поздно получил протокол»

• Однозначное и точное выполнение решений совещания в соответствии с ожиданиями участников друг от друга

• Разговор на одном языке — языке однозначно сформулированных и принятых всеми решений

• Регулярное повышение энергетики совещаний и уровня доверия друг к другу благодаря достижению принятых результатов совещания

• Возможность быстрого и однозначного контроля решений, принятых на совещании.

Правда, следует отметить, что онлайн-протоколирование — это лишь часть корпоративной культуры подготовки, проведения и фиксирования итогов совещаний. Ведь еще важно, чтобы совещание было правильно подготовлено, чтобы участники были заблаговременно подготовлены, чтобы каждый понимал свою роль на совещании, чтобы участники умели укладываться в отведенное им время и многое другое.

Для того, чтобы сформировать эту культуру, нужно договориться о едином понимании на уровне топ-менеджмента о том, как именно у вас в компании будет принято готовить, проводить, фиксировать итоги и отслеживать результаты совещаний. Мы это называем — сформировать свои правила игры проведения совещаний. Подробнее об этом Вы можете узнать на наших спецкурсах по фасилитации: http://bekhtereva.ru/

p.s. В качестве завершения предлагаем Вам посмотреть наш любимый мультик на тему неэффективного (первые 1,5 минуты) и эффективного (вторая половина мультика) проведения совещания. 

Мультик называется «Кардебалет» от несравненных Смешариков.

rulesplay.ru

❶ Как вести протокол заседания 🚩 протокола главного судебного разбирательства 🚩 Оформление документов

27 декабря 2018

Автор КакПросто!

Заседание – очень важная и ответственная форма делового общения, это не просто встреча, на которой происходит обмен мнениями. Заседание, как правило, готовится заранее, и тема его посвящена решению одного или нескольких вопросов, которые необходимо обсудить коллегиально, чтобы исключить их двоякое толкование и придти к консенсусу. Поэтому очень важно вести протокол заседания, в котором будет зафиксирован подробно его ход и те решения, которые были приняты.

Статьи по теме:

Инструкция

Основанием для оформления протокола являются черновые записи, которые во время заседания ведет «от руки» специально назначенный для этого секретарь. В качестве основания могут также использоваться стенограмма или звукозапись заседания и те материалы, которые были подготовлены его участниками: тезисы докладов, информационные справки, проекты решения, повестка дня и список приглашенных.

В протоколе обязательно укажите наименование организации, номер и дату, вид документа. В конце его должны стоять подписи секретаря и участников заседания, которые этим самым подтверждают верность его содержания.

Текст протокола заседания должен состоять из вводной и основной частей. В вводной части укажите фамилии председателя и секретаря заседания, а также перечислите участвующих в нем должностных лиц. Если это количество больше 15, то оформляется отдельный список, на который в тексте обязательно дайте ссылку. В вводной части также перечислите полностью все пункты обсуждаемой на заседании повестки с указанием докладчика и его должности. Вопросы на повестку выносятся по степени важности, начиная с самого насущного.

В основной части протокола каждый вопрос освящается отдельно, по каждому существует единая схема изложения: какой вопрос слушали, кто выступал, что решили или постановили. В разделе «Слушали» укажите фамилию докладчика и дайте краткие тезисы его выступления или ссылку на его текст, ели он имеется в бумажном виде.

В разделе «Выступили» перечислите выступавших и изложите краткую суть их выступления, в том числе и вопросы к докладчику. В разделе «Постановили» запишите принятое по существу данного вопроса решение. Сформулируйте его кратко и четко, его суть должна не допускать трактовок и двусмысленностей. В том случае, когда вопрос ставился на голосование, отразите его результаты.

Подпишите протокол и проставьте дату. Его датой является дата события, которое отражено в протоколе, а не дата создания этого документа.

Совет полезен?

Распечатать

Как вести протокол заседания

Статьи по теме:

Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru

Как составить протокол совещания 🚩 образец повестка дня совещания 🚩 Оформление документов

Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.

Визуально документ состоит из следующих частей:

1. общие сведения;


2. повестка дня заседания;


3. обсуждение и принятые решения.

В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, совещание рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.

Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.

При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.

Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.

В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».

Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.

То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».

В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.

Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.

В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание. 

www.kakprosto.ru

Как вести протокол собрания 🚩 Оформление документов

Во время собрания не всегда удобно набирать текст на компьютере, поэтому протокол можно сначала написать на черновике. Некоторые данные можно внести до начала собрания. Сверху напишите слово «Протокол», чуть ниже – название собрания и дату. Еще ниже слева напишите слово «Присутствовали». Если предполагается, что решение должно приниматься квалифицированным или простым большинством голосов от списочного состава, укажите, сколько человек должно было присутствовать. Это важно, например, если речь идет о собрании собственников жилья, которые должны принять решение о способе управления домом, сборе денег на капитальный ремонт и т.д. Еще ниже впишите повестку дня. Если предполагается обсудить проблемы, о которых вы пока не знаете, внесите пункт «Разное». В некоторых случаях следует указать регламент.
Впишите, сколько человек присутствует и сколько должно быть. Под повесткой дня напишите слово «Слушали» и поставьте двоеточие. По пунктам выпишите вопросы, фамилии докладчиков и краткое содержание выступлений. Можно попросить докладчиков заранее представить тексты выступлений. Занесите в протокол вопросы, которые задавали каждому докладчику, и ответы. Что касается решений, то их можно заносить после каждого вопроса или единым блоком в нижней части протокола. Обязательно укажите, сколько человек проголосовало «за», «против», сколько было воздержавшихся. Под решениями напишите фамилии председателя и секретаря, поставьте дату. В некоторых случаях требуется указать фамилии всех членов президиума.
При наборе на компьютере секретарь обычно редактирует текст. Постарайтесь отредактировать его так, чтобы не нарушить смысл. Это особенно касается решений. Единой формы оформления протоколов нет, но обычно применяются следующие правила:
— текст набирается 14 кеглем через один или полтора интервала;
— выравнивание основного текста – по двум сторонам;
— выравнивание заголовка – по центру, количества присутствующих – по правому краю;
— абзацы начинаются с красной строки.
Наберите текст, не забудьте оставить место для подписей председателя и секретаря, а также поставить расшифровки подписей. Внизу поставьте дату. Распечатайте протокол и дайте его подписать председателю и секретарю. Есть случаи, когда собрание поводится заочно. Тексты выступлений в этом случае не пишутся. В остальном протокол оформляется точно так же.

www.kakprosto.ru

Как вести протокол собрания образец

Протокол собрания трудового коллектива. Образец документа и основные нюансы оформления

Помимо этого, необходимо иметь общий список участников собрания, который оформляется отдельным документом.Информация о председателе и делопроизводителе собрания, о его теме, вынесенной на повестку, выступавших работниках, вынесенных предписаниях.Результат заседания, который устанавливается путем подсчета голосов.Протокол должен быть заверен подписями председателя и секретаря.

Также необходимо указать реквизиты всех задействованных работников с указанием должности каждого.

Если на повестке несколько вопросов, то каждый из них обсуждается отдельно.

По окончании заседания в протоколе должны быть отражены все вопросы и решение по ним.Протокол собрания трудового коллектива, образец которого представлен в статье, является основной распорядительной бумагой коллективного управления и оформляется как документ, где указаны основные реквизиты организации.Типовая форма протокола

Как составляется протокол совещания

Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений.

Протокол совещания

Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник.

Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям. Обратите внимание! Доклады и вопросы не нужно записывать слово в слово. Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника.

При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол. С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации. Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании.

При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.

Протокол общего собрания (образец).

Как составляется протокол общего собрания?

Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

1. Дата и место проведения собрания.
2. Повестка дня.
3. Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
4. Фамилия и имя председателя собрания.
5. Состав президиума.
6. Число голосов, которыми владеют участники.

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Протокол общего собрания – излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально.

Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов.

Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.

Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Образец протокола общего собрания работников

Более того ст.

, УК РФ предусмотрена уголовная ответственность за разглашение коммерческой, государственной и служебной тайны. Протокол общего собрания работников по сути является обычным протоколом и обязан содержать следующие сведения: Дату, место и время его составления. Общее число работников предприятия и фамилии присутствующих, в том числе и для определения присутствия необходимо количества участников общего собрания.

Краткие сведения об избрании председателя собрания и секретаря.

Повестка дня и её утверждение. Тема собрания, либо её краткое содержание, если она оформлена отдельным документом, в последнем случае копия документа должна быть приложена к протоколу. Решение общего собрания, а также количество проголосовавших «за» и «против» принятого решения.

При решении нескольких вопросов решение по каждому из выдвинутых вопросов

Образец протокола общего собрания

В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия.

Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия. Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы.

Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Образцы протоколов совещаний. Как составить протокол совещания: образец

Условия размещения людей имеют важное значение в создании деловой обстановки.Эти нюансы являются основными в подготовке к совещанию.

При их соблюдении мероприятие будет проведено эффективно и организованно.В каждой организации регулярно проводятся совещания.

Этот вид мероприятий помогает разрешить многие острые проблемы, своевременно принять решение по сложным задачам, создать стратегию развития фирмы. Часто совещания не фиксируют протоколом, что считается нормой. Руководство может самостоятельно определить список мероприятий, в процессе которых ведется запись.

Им же устанавливается, где это делать необязательно.Основным назначением протокола считается фиксация в письменной форме всех вопросов, задач и мнений, звучащих на заседании, а также совместное принятие решений. Лучшей формой считается детализированный протокол. Обычно такой документ используется на мероприятиях, которые повлияют на будущее развитие фирмы.

Как составить протокол общего собрания: общие правила оформления

Если в ходе мероприятия будет выявлено, что бланк был составлен или заполнен неверно, все решения, которые фиксировала документация, признаются недействительными. В состав протокола обязательно должны входить сведения о:

1. времени проведения встречи;
2. лицах, входящих в состав президиума;
3. списке проблем, которые выносятся на повестку дня.
4. адресе проведения мероприятия;
5. ФИО лица, которое является председателем собрания;
6. количестве голосов, которыми обладают участники;
7. общее число голосов с учетом членов, которые не смогли посетить мероприятие;

Основные вопросы, которые необходимо решить во время мероприятия, фиксируются в бланке документации в виде тезисов.

Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.

Протокол общего собрания трудового коллектива

действий.

• За несколько дней до события все работники коллектива извещаются о назначенной дате общего собрания. Уведомляя сотрудников, желательно коротко обозначить и тему мероприятия.
• В определенное заранее время работники собираются в установленном месте, среди них обязательно должны присутствовать председатель и секретарь собрания. Первый, обычно управляет ходом мероприятия, второй производит письменную фиксацию всего происходящего в специальном протоколе и ведет подсчет голосов при голосовании. При этом оба эти человека должны быть работниками той же организации, собрание трудового коллектива которой проводится и иметь определенный авторитет.

В большинстве случаев избрание председателя и секретаря проводится сроком на один год.

ukpravoedelo.ru

Как оформить протокол совещания 🚩 Офисная жизнь

17 августа 2011

Автор КакПросто!

Протокол совещания – это документ, в котором содержится поэтапная запись обсуждения вопросов и того, какие решения были приняты. Документ составляется в течение последующих трех дней после совещания. Основные правила оформления протокола следующие.

Статьи по теме:

Инструкция

Документ оформляется на основе черновых рукописных записей, аудиозаписи или стенограммы, которые секретарь ведет в ходе совещания, используются также материалы, подготовленные непосредственно для заседания: тексты выступлений, проекты решений, повестка дня и списки присутствующих. На первой строке протокола записывается официальное название предприятия или организации. На второй – заглавными буквами вид документа ПРОТОКОЛ. Ниже – дата совещания (не день оформления записей), номер, присвоенный при регистрации, и место составления документа. Далее в нижнем левом углу заглавными буквами делается запись о виде совещания. Не забудьте согласовать в родительном падеже со словом «протокол». Например, «совещания руководителей отделов».

В вводной части документа указываются следующие данные: ФИО председателя и секретаря, количество участников совещания и специально приглашенных людей, повестка совещания. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, имеющих право голоса, записываются строго по алфавиту. При указании общего количества присутствующих, без перечисления фамилий в самом протоколе, сноска на список регистрации обязательна («список прилагается»). Список должен быть в приложениях к протоколу. В последнюю очередь записывается номерной перечень вопросов, обсуждаемых на совещании, с указанием фамилий докладчиков и выступающих.

Основная часть данного вида документа состоит из трех структурных частей, по количеству вопросов в повестке дня. Каждая часть строится по схеме: «слушали» или «выступили», «решали», «постановили» или «решили». В них записывается ход совещания и обсуждения по каждому пункту повестки. В части «выступили» иногда записываются вопросы и ответы. Например:
«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать)
В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» — 10, «против» — 4, «воздержались» — 3. Текст решения записывается в форме повелительного наклонения, обязательно указывается срок исполнения и исполнитель.

В конце оформленного протокола ставится подпись председателя и секретаря.

Совет полезен?

Распечатать

Как оформить протокол совещания

Статьи по теме:

Не получили ответ на свой вопрос?
Спросите нашего эксперта:

www.kakprosto.ru