Протокол совещания как оформить: Протокол совещания. Образец 2021 года

Содержание

Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

Поехали!

Протокол — это оформление коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Протокол относится к организационно-распорядительной группе документов, так как принятые на совещании решения носят распорядительный характер.

Решение о составлении протокола принимает руководитель.

Протокол фиксирует факт проведения заседания, ход обсуждения, принятые решения и сроки их выполнения.

Подготовка к ведению протокола:

Подготовьте к совещанию повестку дня, регламент. В них есть важная для вас информация: время, вопросы, выступающие.
Распечатайте или попросите экземпляр докладов участников. В них уже сформулированы тезисы выступлений и в конце есть предлагаемые решения. Иногда тезисы выступлений выделяют в отдельный документ, что тоже удобно.
Сделайте список регистрации (ФИО, должность, прибыл/отсутствует). Он также понадобится для оформления протокола.
Подготовьте чистые листы бумаги, канцтовары, диктофон.
Набросайте черновой вариант протокола на основании материалов к совещанию, а после совещания внесите изменения, добавления.

Образец протокола совещания>>

Что делать на совещании:

Включите диктофон.
Запишите основные моменты: СЛУШАЛИ (докладчик), ВЫСТУПИЛИ (задающий вопрос), РЕШИЛИ (принятые решения).
Отмечайте с указанием фамилий: кто задавал вопросы, кто дополнял, кто отвечал помимо основного докладчика, кого пригласили во время совещания.
Фиксируйте итоги и решения, подведенные руководством.

Образец протокола экспертной комиссии>>

Оформление протокола

Протоколы оперативных совещаний оформляются 1–2 дня. Полные протоколы заседания не более 3–5 дней.
Если у вас готов черновик, будет намного проще. Нужно будет только внести изменения и дополнения.
Составьте документ на основе материалов к совещанию и своих записей.
Прослушайте запись диктофона и внесите изменения, дополнения.
Отдайте документ на визирование и внесите корректировки.
Отдайте протокол на подпись руководителю.
Зарегистрируйте протокол датой проведения заседания.
Разошлите протокол на ознакомление участникам совещания, решения по протоколу на исполнение, выписки из протокола для приглашенных из сторонних организаций.

Контролируйте сроки исполнения принятых решений. Это просто сделать в СЭД. Там исполнителям и создателям поручения приходят напоминания. В бумажном виде придется делать себе записи со сроками или периодически «поднимать» протокол и обзванивать исполнителей.

Подробнее о правилах оформления протокола>>

Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол — неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.

Что представляет собой протокол совещания

Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ — тоже немаловажный вопрос.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке. Что касается фиксации истории принятия решений — это признак информационно-справочного документа.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протокола совещания — это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

Структура протокола совещания

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.

Как оформить заголовочную часть

Начинайте сразу с шапки. Укажите полностью, как называется ваша организация (организационно-правовая форма). Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе. Если у организации есть зарегистрированное сокращенное название, допустимо его упомянуть в скобках, сразу же после полного наименования.

Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.

Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.

Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.

Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.

Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

Акционерное общество «Энергия».
(АО «Энергия»).
ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
04.02.2020 № 2.
Тюмень.

Как оформить вводную часть

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель — это тот, кто проводит совещание. Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь — это тот, кто ответственен за документирование совещания. Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности.

Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.

На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.

Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

Председатель — Вишневский А. И.
Секретарь — Романенко Л. Е.
Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
Приглашенные: исполнительный директор ОАО «Абсолют» Петров О. В., коммерческий директор ОАО «Подъем» Синицын А. Б.

Задача секретаря — заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем. На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня. Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.

Пример протокола совещания на данном этапе:

ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О результатах финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
Выступление Вишневского А. И.
2. О разработке стратегии экономического роста на 2020-2021 годы.
Выступление Иванец М. О.

Как оформить основную часть

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.
Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:

СЛУШАЛИ:
1. Вишневского А. И. Доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
2. Иванец М. О. Предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется «ВЫСТУПИЛИ». Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

СЛУШАЛИ:
1. А. И. Вишневский доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
2. Иванец Марина Олеговна предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
ВЫСТУПИЛИ:
1. Щеткова А. Г. предложила меры продвижения организации на региональном рынке на 2020-2021 годы.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания — секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.

Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.

Задача секретаря — оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию. Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров — исключительно арабские цифры. Дефисы и кавычки не допускаются.

Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше). Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей — секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов. Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как «секретарь» и «председатель», нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Что такое выписка из протокола

Это абсолютно точная выдержка из текста протокола. Она содержит реквизиты бланка, вводную часть, конкретный вопрос повестки дня, дискуссию по данному вопросу и окончательное решение. Заверяет выписку секретарь. Он пишет от руки слово «Верно», указывает свою должность, расписывается, указывает фамилию и инициалы, ставит дату заверения.

Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.

Как следует хранить протокол совещания

В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку «Дело», которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в «Дело» приложить внутреннюю опись.

Составляем протокол совещания

– Попрошу факт продажи Родины зафиксировать в протоколе.

фильм «Гараж»

Из этой статьи вы узнаете, зачем нужны протоколы, какие они бывают и как их правильно создавать. Мои советы по осваиванию процесса протоколирования пригодятся начинающим сотрудникам сферы делопроизводства. Я поделюсь личным опытом ведения, согласования и оформления протокола оперативного производственного совещания производственно-коммерческой фирмы. Я ни в коем случае не претендую на истину в последней инстанции, так как часто в любой крупной организации протоколы совещаний ведут по индивидуальным строгим правилам.

ЗАЧЕМ НУЖНЫ ПРОТОКОЛЫ

Важность протоколов для делопроизводства любой организации неоспорима. В этом документе фиксируют выступления и решения участников того или иного делового мероприятия. Раньше нельзя было даже представить съезд, конференцию, производственное совещание и другие рабочие собрания без протокола. В организациях, которые существуют уже давно, поддерживают былой порядок ведения дел. Они сохранили традицию протоколирования. Иначе дела обстоят в организациях, которые возникли недавно. Молодые работники не знают, что в прошлом, например, на совещании, все предложения, возражения, а также решения закрепляли в протоколе. Многим никогда не приходилось составлять протокол на практике.

Кроме этого, в некоторых новых организациях существует серьезная проблема: их руководители считают бессмысленным ведение документооборота, называют его лишней «бюрократией». Из-за этого страдает общее дело: задачи не документируют, поручения не исполняют, многие важные решения упускают, забывают, игнорируют.

ВИДЫ ПРОТОКОЛОВ

Видов документов, содержащих в названии слово «протокол», в системе делопроизводства организации может быть несколько:

протокол совещания/заседания какого-либо коллегиального органа (например, аттестационной или экзаменационной комиссии, ассортиментного комитета, комитета по новой технике и т.д.) составляют во время заседания соответствующего органа; в нем отмечают управленческие решения по определенным вопросам;

протокол о намерениях составляют во время переговоров сторон; в нем фиксируют достигнутые договоренности;
протокол разногласий составляют во время заключения договоров; в него включают список пунктов, по которым стороны, заключающие договор, не смогли достичь взаимопонимания;
протокол согласования разногласий составляют во время урегулирования вопросов, отраженных в протоколе разногласий; документ содержит результаты достигнутых договоренностей по перечисленным вопросам.

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ

Протокол совещания – это документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов, выработку и принятие решений по этим вопросам во время совещаний, собраний, заседаний и конференций. Кстати, такие мероприятия могут проводить не только постоянно действующие коллегиальные органы, совещания которых обычно имеют определенную периодичность и частоту. Случается, что в организации происходят незапланированные совещания с разным составом участников.

Протокол совещания имеет признаки и информационно-справочного документа (фиксирует историю принятия решения) и распорядительного документа (содержит решения, подлежащие обязательному исполнению).

Реквизиты протокола совещания, оформление

При оформлении любого документа рекомендуем руководствоваться
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях. Несмотря на название этого документа, пользоваться им могут и коммерческие организации.

В оформлении протокола совещания обычно используют следующие реквизиты:

«Эмблема» (реквизит 02). Эмблему, логотип или товарный знак организации размещают в верхней части документа.
«Наименование организации – автора документа» (реквизит 05).
Если организация имеет и сокращенное наименование, в скобках указывают и его.
«Наименование структурного подразделения – автора документа» (реквизит 06). Этот реквизит используют в протоколах структурных подразделений и размещают под названием организации. Чаще всего указывают название подразделения: например, «Отдел главного технолога», «Отдел информационных технологий». При оформлении протоколов совещаний руководителей или специалистов из разных подразделений этот реквизит не используют. Если составляют протокол совещания какого-либо постоянно действующего коллегиального органа, утвержденного приказом организации, то вместо наименования структурного подразделения иногда пишут название соответствующего коллегиального органа: например, «Ассортиментный комитет», «Комитет по новой технике».
«Наименование вида документа» (реквизит 09). Обычно слово «Протокол» пишут с прописной буквы и выравнивают его по центру документа. В разных организациях приняты свои правила оформления наименования вида документа: кто-то пишет его прописными буквами или вразрядку, а кто-то задает ему полужирное начертание.

«Дата документа» (реквизит 10). Дата протокола – календарная дата протоколируемого мероприятия. Если совещание длится несколько дней, то указывают две даты через тире.
«Регистрационный номер документа» (реквизит 11). Чтобы упростить систематизацию, протоколы заседаний каждого коллегиального органа или других регулярных совещаний с относительно постоянным составом участников нумеруют в пределах календарного года. У каждой линии протоколов должна быть отдельная нумерация, даже если все совещания организации протоколирует один и тот же секретарь.
«Место составления (издания) документа» (реквизит 13). Он указывает на населенный пункт, в котором прошло совещание.
«Заголовок к тексту» (реквизит 17).
Заголовок протокола может содержать тему совещания или название совещания: «О результатах финансовой деятельности компании за I квартал 2019 года».
«Текст документа» (реквизит 18). Текст протокола начинают после реквизита «Место составления (издания) документа» и выравнивают по левому краю. Текст документа начинают со слова «Председатель», напротив которого указывают фамилию и инициалы председателя. На следующей строке пишут слово «Секретарь», напротив которого указывают фамилию и инициалы секретаря. Следующую строку начинают словом «Присутствовали», после которого ставят двоеточие и в строку перечисляют присутствовавших на заседании, указывая их фамилии и инициалы в алфавитном порядке. Иногда в скобках указывают их должности.

На совещании могут присутствовать работники из других организаций или работники вашей же организации, которые не входят в состав коллегиального органа. Список приглашенных оформляют так же, как и список присутствующих, только вместо «Присутствовали» пишут

«Приглашенные». Помимо их фамилий, инициалов и должностей указывают наименование организации, которую они представляют.

Далее в тексте протокола следует написать «Повестка дня» и поставить двоеточие, после которого оформить список вопросов, которые нужно было рассмотреть на собрании. Список нумеруют арабскими цифрами. Пункты списка располагают в порядке обсуждения. После каждого вопроса повестки указывают докладчика.

Л.А. Назарова,
делопроизводитель

Образец протокола собрания, заседания в 2021 году

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

«__»________ 20__ г.

№ ______________

г. ______________

______________________________________________________

(заголовок)

Председатель — _________________________________ (ФИО)

Секретарь — _____________________________________ (ФИО)

Присутствовали: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: _____________________________________________________

(должности, фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

2. ___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

СЛУШАЛИ:

______________________________ ___________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы (содержание доклада)

______________________________ _______________________________________

(должность, фамилия, инициалы) (содержание доклада)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

2. _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

Председатель ________________ / /(подпись) (ФИО)

Секретарь ________________ / /(подпись) (ФИО)

В дело № _____

«__»________ 20__ г. _____________________

(подпись исполнителя)

Совещания

При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:

быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.

Подготовка совещания

Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, длительности, месте и участниках автоматически переносится в документ.

Чтобы забронировать время на совещание и отправить приглашения всем участникам, из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook. В окне встречи поля автоматически заполняются данными из карточки совещания. Также добавляются ссылки на документы по совещанию.

Оформление результатов совещания

Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.

Создание поручений по протоколу

Поиск документов по совещанию

Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:

Контроль работ по совещаниям

Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Для упрощения контроля используйте следующие возможности:

закладка «Поручения» в карточке совещания позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
реестр совещаний позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
список протоколов позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
отчет позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

Закладка «Поручения»

Оптимизируйте совещания с Directum RX

Directum RX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:

сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
ускорить передачу решений на исполнение;
получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
упростить контроль исполнения решений совещания.

Каков образец оформления протокола совещания в организациях

Несмотря на форму собственности в организационных структурах, как правило, проводятся совещания, и они действительно необходимы и эффективны. Целью проведения таких совещаний является обсуждение вопросов, возникаемых в производственной деятельности, а также постановка стратегических задач, направленных на выполнение плана.

Как проводить совещание

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
Участкам в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком. Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Основные моменты по ведению протокола

При ведении протокола следует знать, что:

Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
Только общий смысл можно записывать в документе.
Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

Темы обсуждения.
Вопросы, обсуждаемые на заседании.
Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Оформление протокола совещания при директоре

Совещание при директоре протоколируется

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

Номер по порядку и дата проведения собрания.
Полное наименование организационной структуры.
Каков вид документа о проведении собрания.
Указать какое мероприятие проводится.
Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
Перечислить, кто являлся слушателями.
После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

О заполнении протокола совещания при учреждении

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

Алгоритм заполнения:

Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
Далее дата и место проведения.
Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Образец

Чтобы иметь представление, как правильно заполнить документ, рекомендуется воспользоваться представленным ниже образцом:

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
Тематика совещаний примерно одна и та же.
Выступающие все, кто приходит на совещание.
Продолжительность поведения оперативки небольшая.
Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Как правильно оформить протокол собрания, образец, заседание комиссии

Протокол

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке.

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

вводную;
основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 1).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 2).

Рис. 1. Пример оформления краткого протокола

Рис. 2. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ» излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3).

Рис. 3. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества, не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

1. Что такое идеальное протоколирование?

В этой статье мы продолжим популярную тему результативного проведения совещаний, описанную в предыдущей статье.

Разберем подробно, что такое протокол совещания, зачем он нужен и как уйти от бюрократии к энергичному получению результата.

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих ежедневниках во время совещания	Все сфокусированы на экране или доске, на которой ведется онлайн-протоколирование
Все по-разному понимают итоги встречи	Все одинаково понимают итоги встречи, кто и что должен сделать для достижения нужного результата
Участники уходят менее энергичные, чем пришли на совещание	Участники уходят с совещания более энергичные, сфокусированные на конкретных задачах
Необязательность выполнения принятых на совещании решений	Обязательность выполнения принятых к выполнению задач — ведь все видели и слышали, что ты обещал сделать задачу в срок
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания	Следование визуальной повестке совещания
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется в лучшем случае на следующий день, а чаще — еще позже	Протокол согласуется, распечатывается и подписывается сразу в конце совещания!
На контроль принятых решений уходит много времени	На контроль принятых решений уходит минимум времени, ведь они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач

Идеальное протоколирование можно организовать с помощью обычных листов флипчарта и маркеров, а можно с помощью более сложных и современных инструментов. Главное – следовать правильной методологии и соблюдать правила игры.

В этой статье мы с Вами разберем семь составляющих идеального протоколирования совещания с помощью нашего специального, разработанного по итогам более ста реализованных проектов шаблона протоколирования совещаний с помощью MindJet Mind Manager.

2. Семь составляющих идеального протокола совещания

Идеальное протоколирование совещания выглядит так: протокол совещания согласуется, распечатывается и подписывается сразу же на самом совещании. Пока участники идут из переговорной комнаты на свои рабочие места, им назначаются задачи, и, придя на рабочее место, они должны получить на электронную почту финальную версию протокола, а так же назначенные им к исполнению задачи в корпоративной системе управления задачами. И это возможно! Давайте узнаем, как.

Для того, чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, мы будем использовать специальный шаблон MindJet Mind Manager. Вот так он выглядит целиком.

Рис.1. Общий вид шаблона MindJet для осуществления онлайн-протоколирования

Мы рекомендуем его заполнять постепенно в ходе совещания. Этот шаблон мы создавали много лет по итогам наших проектов внедрения сильной культуры проведения совещаний в самых разных компаниях. Познакомим Вас с этим шаблоном подробнее.

2.1. Отслеживайте время начала и окончания совещания Многие совещания начинаются и заканчиваются не вовремя. Одним из способов борьбы с этим является отслеживание и фиксирование времени начала и окончания совещания. Следование простому принципу «Если измеряешь – значит управляешь»:

Рис.2. Внесите организационные детали

Так же мы рекомендуем в отдельной ветке обязательно фиксировать тех, кто опоздал на совещание, чтобы все это видели. Эффект производит просто волшебный: никто не хочет, чтобы его указали как опоздавшего. А еще можно потом подвести статистику и вывести рейтинг самых часто опаздывающих.

2.2. Укажите и распределите роли участников совещании

Самые работающие и эффективные инструменты часто являются и самыми простыми. Удивительно, но факт: участники большинства совещаний не до конца понимают роли участников, кто и что из них должен делать для эффективного проведения совещания и достижения результата.

Рис.3. Распределите роли участников

Мы рекомендуем обязательно указать ответственных за выполнение следующих ролей:

Председатель совещания – отвечает за выполнение установленных правил подготовки и проведения совещаний. Именно от него зависит, будет ли совещание эффективным и энергичным
Докладчик совещания – отвечает за качественную и заблаговременную подготовку и донесение информации, актуальной для участников совещания.
Участник совещания – отвечает за самостоятельную подготовку и активное участие в совещании
Секретарь совещания – отвечает за протоколирование совещание.
Хранитель энергии – отвечает за энергию совещания. Если в кабинете душно, давно не было перерыва, общая динамика низкая, то хранитель энергии должен остановить совещание и провести повышающую энергию мероприятие.
Хранитель знаний – отвечает за фиксирование информации, чтобы не было потеряно ни одной ценной мысли. Как правило, именно этот человек указывает секретарю, что ту или иную мысль надо зафиксировать
Хранитель контекста – отвечает за соблюдение повестки совещания. Сигналит всем в случае нарушения повестки совещания.
Хранитель времени – отвечает за соблюдение временных границ совещания. За 2 минуты до окончания обсуждения вопроса сигналит о том, что пора принимать решение и фиксировать итог.

2.3. Укажите цели, сформируйте повестку совещания

У большинства совещаний обычно нет письменной повестки. Это означает, что большинство участников не очень точно понимают, а зачем вообще они пришли на совещание. Это приводит к большим потерям времени в начале совещания, на включение всех участников

Рис.4. Зачем мы собираемся?

Поэтому укажите повестку, заполнив специально подготовленное для этого поле протокола MindJet Mind Manager. Так же мы рекомендуем в соответствии с принципом, указанным в п.2.1., вести хронометраж времени, сколько времени планировалось на вопрос повестки и сколько времени реально на это потратилось. Вот увидите, что уже через 3-4 недели целенаправленного измерения процент законченных вовремя совещаний существенно улучшится.

2.4. Зафиксируйте решения

Следующие три пункта тесно связаны друг с другом. Речь идет о результате совещания. Вообще, зачем люди собираются вместе? Для того, чтобы договориться о том, что делать дальше. Эти договоренности могут быть трех видов:

Решения, которые касаются всех
Задачи, которые назначены конкретным исполнителям
Вопросы, которые поднялись на совещании, по которым не удалось на совещании прийти к точному решению или конкретной задаче. Обычно это случается, когда поднимается вопрос вне повести совещания, или когда вопрос недостаточно подготовлен, что бы по нему можно было принимать решения.

Итак, решения.

Рис.5. Введите текст решений.

Новые регламенты, бизнес-процессы, поощрения, наказания, информация и многое другое обсуждается на совещании и должно быть зафиксировано в виде решение, которые относятся ко всем присутствующим на совещании. Все это мы рекомендуем записывать в блок «Принятые решения».

2.5. Назначьте задачи Как говорил еще мудрый Бисмарк, если Вы хотите, чтобы задача была сделана, за ее исполнение должен отвечать один и только один человек.

Для этого используйте раздел для фиксирования задач, а так же закладку Task Info справа в MindJet Mind Manager

Рис.6. Введите задачи.

Важно, чтобы у задачи обязательно был текст, срок и ответственный исполнитель. Во время заполнения этих полей данные отражаются на экране, и все участники совещания видят, кто, за что и какую ответственность на себя берет.

2.6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже

Так как мы ассоциативно мыслим, то на любом совещании обязательно возникнут вопросы, которые были не запланированы в повестке совещания. Если эти вопросы не удается быстро решить (например, с помощью правила «трех реплик»), то мы рекомендуем их обязательно зафиксировать в раздел «Вопросы для обсуждения позже».

Рис.7. Запишите вопросы для обсуждения позже.

Очень важно эти вопросы зафиксировать. Во-первых, участники увидят, что вопрос не потерян и он обязательно будет поднят позже. Во-вторых, это позволит переключиться на вопрос из повестки. В-третьих, сам ритуал фиксирования вопроса позволяет переключиться с обсуждаемой темы на другую. Если не фиксировать, то все будут мысленно обдумывать нерешенный вопрос.

2.7. Согласуйте решения совещания, распечатайте и подпишите протокол! Назначьте задачи в системе контроля задач (Microsoft Outlook)

И самое главное. В конце совещания, когда повестка обсуждена, решения приняты, задачи назначены, а вопросы для обсуждения позже зафиксированы, нужно обязательно подвести итоги. То есть еще раз проговорить принятые решения из протокола. После этого с помощью нашей специальной надстройки Rules play для программы MindJet Mind Manager нажмите на кнопку «Сформировать протокол»

Рис. 8. Экспортируйте решения в протокол MicrosoftWord и назначайте задачи в MicrosoftOutlook

И Вы получите протокол совещания, который можно сразу же на совещании отправить на печать и подписать у участников!

Рис. 9. Пример протокола MicrosoftWord, полученного автоматически.

А после того, как протокол подписан, совещание завершено и все участники направились на свои рабочие места, воспользуйтесь еще одной возможностью нашей программы – за 5 секунд назначьте все задачи с помощью корпоративной системы контроля задач Outlook! Для этого нажмите на кнопку нашей программы «Назначить поручения».

Рис.10. Задачи Outlook, автоматически полученные из программы онлайн-протоколирования.

Все, что Вам нужно – это еще раз проверить правильность формулировок и нажать на кнопку «Отправить» в каждой из задач! И теперь каждый участник совещания, придя на сове рабочее место, получит в Microsoft Outlook согласованный протокол и назначенные задачи!

3. Вы можете проводить идеальные совещания сами с помощью нашего шаблона для MindJet Mind Manager!

Мы предлагаем Вам скачать совершенно бесплатно описанный выше шаблон, а так же методику его настройки и использования! Для этого просто заполните форму ниже, и мы все пришлем Вам!

Этот шаблон настроен таким образом, что Вы можете убирать из него ненужные блоки (например, если в совещании не было вопросов из категории «Вопросы для обсуждения позже») – все что Вам нужно, просто удалить этот блок, и в финальной версии протокола этого блока просто не будет.

Отзывы:

С помощью Mind Manager наши заседания стали эффективнее в качественных параметрах и в затратах времени на проведение. Четкая структура, обеспеченная правилами Стандарта и техническая реализация в виде шаблона Mind Manager перевели наши заседания на другой уровень. Согласованный протокол теперь появляется сразу же в завершении совещания. По нашей оценке, на момент окончания проекта выигрыш во времени за счет внедрения майнд-менеджмента в проведении заседаний коллегиальных органов составил около 2 часов в неделю.

Максим Владимирович Бароменский, Заместитель председателя правления,

Московский Банк Сбербанка России

Теперь на совещаниях принимаются конкретные решения с измеримым результатом и сроком исполнения, а задачи назначаются исполнителям в Outlook сразу по завершении совещания. Протоколы совещаний автоматически согласовываются в конце собрания. Обзорная карта обсуждаемых вопросов в Mind Manаger позволяет не отклоняться от повестки и двигаться к принятию конкретного решения по тому или иному вопросу. Благодаря правилам заблаговременного планирования в Календаре и подготовки мы начинаем совещания всегда точно вовремя, а заканчиваем даже раньше намеченного времени!

В.В.САЛМИН

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ БАЙКАЛЬСКОГО БАНКА

Также обращаем Ваше внимание на то, что пока данная надстройка действует для версии MindJet MindManager 14.1. Для более поздних версий эта надстройка пока не действует, но мы можем ее адаптировать под Вашу Компанию, если Вы пришлете нам запрос с помощью формы ниже!

Протоколируйте свои совещания результативно!

Интересные публикации

Как вести протокол на заседании совета директоров

Хороший протокол заседания совета директоров — важная и полезная роль. Протокол заседаний совета директоров — это больше, чем общий отчет о обсуждениях совета директоров; они служат официальным и юридическим протоколом заседания Совета директоров. Минуты используются по-разному, в том числе для отслеживания прогресса, подробного описания планов на будущее и использования в качестве ориентира. Среди прочего, ваш протокол собрания должен отражать записей о предложениях, , голосах и воздержавшихся.

Ведение протокола заседания совета директоров — шаг за шагом

В вашей роли секретаря у вас будет четыре шага, связанных с записью эффективных минут встречи. Вам нужно будет потратить немного времени на планирование перед встречей, делать заметки во время встречи и написать официальный отчет после встречи. Вы также будете нести ответственность за хранение и передачу протоколов каждой встречи.

Шаг 1: Подготовка к заседанию Совета директоров

Изучая, как вести протокол собрания для собрания совета директоров, важно отметить, что каждая организация ведет протокол немного по-своему.Обсудите с президентом правления любые текущие или ожидаемые форматы, которые вы, как ожидается, будете использовать. Просмотрите протоколы прошлых собраний, чтобы использовать их в качестве шаблона. Попросите президента совета предоставить копию повестки дня собрания, включая имена всех участников, включая гостей или выступающих.

Шаг 2: Запись заседания Совета директоров

Если ваша организация не требует, чтобы вы вводили заметки на собрании, вы можете либо напечатать их, либо написать от руки. Использование надежного шаблона протокола собрания может помочь вам вести более структурированный протокол.Две самые важные вещи, которые нужно знать при понимании того, как вести протокол на заседании совета директоров, — это то, какую информацию записывать и как ее представлять.

Чтобы использовать протокол заседания совета директоров, необходимо указать:

Дата встречи
Время созыва собрания по порядку
Имена участников собрания и отсутствующих
Исправления и дополнения к протоколу предыдущего собрания
Дополнения к текущей повестке дня
Наличие кворума
Ходатайства приняты или отклонены
Голосование — что было предложение и второе, и результат голосования
Предпринятые или запланированные действия
Следующие шаги
единиц хранения более
Новый бизнес
Открытое обсуждение или участие общественности
Дата и время следующей встречи
Время задержки

То, как вы детализируете обсуждения во время собрания совета директоров, так же важно, как и не забудьте включить всю информацию в маркеры, указанные выше.По каждому пункту повестки дня напишите краткое изложение каждого действия, предпринятого советом директоров, вместе с кратким объяснением причины своего решения. Если есть обширные аргументы, напишите краткое изложение основных аргументов.

Объективно записывайте обсуждения, избегая подстрекательских замечаний и личных наблюдений. Хороший способ сделать это — по возможности избегать прилагательных и наречий. Проверьте свой язык, чтобы убедиться, что он ясный, недвусмысленный и полный.

Как отмечалось ранее, протокол является официальным и юридическим документом заседания совета директоров .В юридической сфере протоколы собраний считаются правильными и могут использоваться как юридическое доказательство фактов, о которых они сообщают. Документируйте обсуждения в совете директоров, чтобы точно отразить действия и намерения директоров. Советы несут юридическую ответственность, поэтому старайтесь, чтобы информация была простой и простой, чтобы избежать каких-либо юридических сложностей, которые ставят организацию в невыгодное положение в любых судебных разбирательствах. Используйте имена только при записи движений и секунд.

После встречи вы захотите написать официальную запись, когда все еще свежо в вашей голове, поэтому подготовьте запись как можно скорее после встречи.

Загрузите полный комплект протоколов заседаний!

Шаг 3. Составление официального протокола заседания совета директоров

Просмотрите повестку дня, чтобы получить представление о собрании в полном объеме. Добавляйте примечания для пояснения. Просмотрите действия, предложения, голоса и решения для ясности. Отредактируйте запись так, чтобы протоколы были краткими, ясными и удобными для чтения.

Лучше приложить к окончательной копии раздаточные материалы собрания и документы, упомянутые во время собрания, чем резюмировать их содержание в протоколе.

Шаг 4. Подписание, подача и отправка протоколов

После того, как ваш протокол собрания полностью составлен, вы должны сделать его официальным, попросив секретаря совета директоров подписать его. Ваша организация также может потребовать подпись президента.

В рамках знания того, как вести протокол заседания совета директоров, вы всегда должны соблюдать правила и протоколы вашей организации по хранению протоколов. Рекомендуется иметь резервные копии в распечатанном виде, на жестком диске или (в лучшем случае) на портале платы .

Секретарь также отвечает за ведение протокола. Убедитесь, что президент утвердил протокол, прежде чем опубликовать его в печати или в Интернете.

Полезные советы по ведению протокола заседаний совета директоров

Использовать шаблон
Отъезд участников по прибытии
Провести представление или разослать список присутствующих
Записывать движения, действия и решения по мере их возникновения
При необходимости попросите разъяснений
Делайте четкие, короткие заметки — не полные предложения или дословные формулировки
Сохранять одно и то же время глагола

Распространенные ошибки при ведении протокола заседания совета директоров

Отсутствие кворума
Неоднозначное описание действий доски
Включая информацию, которая может нанести вред совету с юридической точки зрения
Длительные задержки в предоставлении минут после встречи
Задержки в утверждении протоколов прошлых собраний — пропущенные ошибки
Отказ подать документы и управлять ими
Отсутствие подписания документов, чтобы они служили официальной и юридической записью

Всегда помните, что цель протоколов заседаний — отразить истинные намерения совета директоров и что они являются официальным и юридическим документом.Учитывая широту деталей и сложность процесса, связанного с надлежащим документированием протоколов заседаний, при изучении того, как выделить минуты для заседания совета директоров, многие организации обнаруживают, что использование такого инструмента, как программное обеспечение портала , помогает упростить эту работу и многое другое. эффективен и, в конечном итоге, повышает эффективность организации. Какой бы серьезной ни была работа, задача выделить и подготовить минуты — полезный и поучительный опыт.

Как написать эффективный протокол встречи (с шаблонами и образцами)

Новичок в написании протокола собрания?

Независимо от того, получили ли вы задание делать записи для комитета или назначили вас секретарем правления вашей организации, подготовка протокола собрания не должна быть сложной задачей.Вот несколько советов и идей, которые помогут вам начать писать и подготовить эффективные протоколы собраний, а также образец протокола собрания и шаблон протокола собрания, которым вы можете следовать.

Это руководство о том, как писать протоколы собраний, было подготовлено Wild Apricot, чтобы помочь волонтерам и / или персоналу небольших некоммерческих и членских организаций, которые могут быть новичками в ведении и подготовке протоколов заседаний комитетов или советов директоров. .

Обратите внимание, что, поскольку требования к формату, стилю и содержанию протоколов собрания различаются в зависимости от организации и типа комитета или правления, эта статья предлагает только общие рекомендации, которые помогут вам начать работу.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания или мама (для протокола собрания) можно определить как письменную запись всего, что произошло во время собрания. Они используются для информирования людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло, или для отслеживания того, что было решено во время собрания, чтобы вы могли вернуться к нему и использовать его для обоснования будущих решений.

Что следует включать при составлении протокола собрания?

Пять шагов, которые вы должны включить:

Предварительное планирование
Запись — при встрече
Минуты записи или расшифровки
Распространение или распространение протоколов собрания
Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

Подробнее о каждом шаге читайте дальше!

Или, если вы просто ищете список шаблонов протоколов встреч, посмотрите этот пост.

Для чего нужен протокол собрания?

Термин «минуты» вас не пугает, поскольку он вводит в заблуждение. В конце концов, ваш комитет или Правление не хотят и не нуждаются в поминутной записи заседаний! Но важно уловить суть встречи, включая такие детали, как:

принятых решений (ходатайств, голосований и т. Д.)
Запланированы следующие шаги
идентификация и отслеживание действий

Протокол — это реальный отчет собрания для его участников и источник информации для членов, которые не смогли присутствовать.В некоторых случаях протокол собрания может служить ориентиром, например:

, когда результаты встречи влияют на другие совместные действия или проекты в организации
минут могут служить для уведомления (или напоминания) людей о назначенных им задачах и / или сроках

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами и узнайте, как лучше использовать протокол.

Почему они называются протоколами собрания?

Согласно «Сегодня я узнал», «минуты» «минут собрания» относятся не к минутному измерению времени, а к «минутным» (my-newt) заметкам, сделанным во время встреч.

Что включает в себя протокол собрания?

Как упоминалось выше, протокол собрания состоит из пяти этапов:

Предварительное планирование
Запись — при встрече
Минуты записи или расшифровки
Распространение или распространение протоколов собрания
Хранение или хранение протоколов для дальнейшего использования

1. Протокол предварительного собрания:

Хорошо спланированная встреча помогает обеспечить эффективный протокол встречи.Если председатель и секретарь или составитель протокола работают вместе над тем, чтобы повестка дня и встреча были хорошо продуманы, это значительно упрощает отвод минут. Например, в зависимости от структуры собрания и инструментов, которые вы используете, составитель протокола может работать с председателем, чтобы создать формат документа, который также работает как повестка дня и план протокола.

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня встречи = план:

По крайней мере, важно получить копию повестки дня собрания и использовать ее в качестве руководства или плана для заметок, настройки формата вашей мамы и подготовки протоколов — с порядком и нумерацией пунктов в протоколе встречи в соответствии с повесткой дня.

Кроме того, повестка дня и / или уведомление о собрании также содержат информацию, которая должна быть включена в протокол, например:

имена всех участников собрания, включая гостей или выступающих
документов, которые рассылаются вместе с повесткой дня или раздаются на собрании — копии (цифровые или бумажные) раздаточных материалов должны храниться вместе с протоколом собрания для дальнейшего использования и для передачи тем, кто не смог присутствовать на собрании (и другим лицам). как определено Председателем собрания).

Уточняющие ожидания:

Когда вы берете на себя новую роль протоколиста или секретаря, обязательно спросите председателя комитета или совета, каковы их ожидания от вашей роли во время собрания, а также какие детали он / она ожидает от минут. Например, если ваш Совет или комитет будет заниматься рассмотрением предложений или голосованием по пунктам / вопросам, четко укажите, нужно ли вам называть имена тех, кто вносит предложения, поддерживает их и т. Д. Если вы будете иметь дело с процедурами такого типа, вы (и ваш председатель) можете сослаться на Правила порядка Роберта.

2. Что следует включать в протокол собрания?

Прежде чем вы начнете делать заметки, важно понять, какую информацию вам нужно записывать на собрании. Как отмечалось ранее, у вашей организации может быть необходимый контент и особый формат, которому вы должны следовать, но обычно протоколы собраний обычно включают следующее:

Дата и время проведения
Имена участников собрания и тех, кто не смог присутствовать (e.г., «сожалеет»)
Принятие или исправления / дополнения к протоколу предыдущего собрания
Решения, принятые по каждому пункту повестки дня, например:
- Предпринятые или предпринятые действия
- Следующие шаги
- Результаты голосования — например, (при необходимости, подробные сведения о том, кто сделал ходатайства; кто поддержал и одобрил, поднятием рук и т. Д.)
- Ходатайства приняты или отклонены
- единиц хранения более
- Новый бизнес
- Дата и время следующей встречи

Дополнительные шаблоны и подробные сведения о форматировании протокола собрания можно найти здесь.

Советы, которые могут помочь вам делать заметки:

Создайте схему — как обсуждалось ранее, наличие схемы (или шаблона) на основе повестки дня позволяет вам просто записывать заметки, решения и т. Д. По каждому пункту по мере продвижения. Если вы делаете заметки от руки, подумайте о том, чтобы оставить место под каждым элементом вашего плана для рукописных заметок, затем распечатайте их и используйте для записи минут.
Отъезд участников, когда они входят в комнату — если вы знаете участников собрания, вы можете отмечать их по мере их прибытия, если люди не представятся в начале собрания или распространят список присутствующих, который они могут проверить. от себя.
Записывайте решения или примечания по пунктам действий в своем плане, как только они появляются, чтобы убедиться, что они записаны точно
При необходимости попросите разъяснений — например, если группа уходит, не приняв решения или очевидного вывода, попросите разъяснений по поводу принятого решения и / или следующих шагов.
Не пытайтесь запечатлеть все это — вы не успеете, если попытаетесь записать беседу дословно, поэтому обязательно просто (и четко) напишите (или напечатайте) только решения, задания, действия , так далее.
Запишите это — буквально, если вас беспокоит возможность вести заметки, рассмотрите возможность записи встречи (например, на свой смартфон, iPad, записывающее устройство и т. Д.), Но обязательно сообщите участникам, что они ведутся записи. Хотя вы не хотите использовать запись для дословной расшифровки стенограммы встречи, запись может пригодиться, если вам нужны пояснения.

Загрузите наш Контрольный список протокола собрания для ассоциаций и некоммерческих организаций с примерами протокола собрания и узнайте, как лучше использовать протокол.

Протокол собрания Шаблон:

Вот простой шаблон, к которому вы можете обратиться в следующий раз, когда вам понадобится протокол собрания.

Вы также можете найти другие шаблоны протоколов собраний, созданные для Microsoft Word, здесь.

Протокол собрания Образец:

Все еще сомневаетесь, правильно ли вы делаете заметки? Вот пример того, как может выглядеть протокол собрания совета директоров.

3. Процесс написания протокола

По окончании встречи самое время собрать записи и написать протокол.Вот несколько советов, которые могут помочь:

4. Нужно ли утверждать протокол собрания?

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, убедитесь, что председатель просмотрел, отредактировал и / или утвердил протокол для распространения. Они не являются официальным протоколом встречи, если она не состоялась. В зависимости от вашего Совета, протокол также может быть официально утвержден в начале следующего собрания.

5. Распространение или обмен протоколами собрания

В качестве официального «делопроизводителя» или секретаря ваша роль может включать распространение протоколов.

Обмен в Интернете

Метод совместного использования или распространения будет зависеть от инструментов, которые используете вы и ваша организация. Поскольку протоколы и другая документация могут превратиться в груду бумаги, было бы здорово, если бы вы могли использовать безбумажный процесс обмена. Например, если вы используете текстовый редактор (например, Microsoft Word), который не поддерживает обмен в Интернете, вы можете создать PDF-файл документа и отправить это и другие вложения или документацию к собранию по электронной почте. В качестве альтернативы, если вы все используете документы Google — для приглашений на собрания, повестки дня и дополнительного обмена документами — вы можете просто «поделиться» документом с этой группой после того, как он будет завершен.Члены комитета или совета могут просто прочитать документы в Интернете и сохранить несколько деревьев!

Совместное использование в облаке?

Если ваша организация использует облачную систему управления членством (например, Wild Apricot), вы можете опубликовать протоколы в виде веб-страницы и предоставить доступ только членам комитета или Совета, в зависимости от потребностей вашей организации. С помощью веб-страниц, предназначенных только для членов, вы можете создать безопасную онлайн-сеть для своего Совета и комитетов.

Инструменты для протоколов заседаний:

Если вам интересно, какие инструменты вы можете использовать специально для протоколирования собраний, вот несколько инструментов, которые организации, с которыми мы работали, сочли полезными:

Google Docs: Также поддерживает совместное ведение заметок.[Вот несколько примеров шаблонов минут встречи в документах Google. Если вы отправляете приглашение на встречу с помощью Календаря Google, вы можете прикрепить план повестки дня документа Google. После составления минут (с использованием схемы) вы можете просто поделиться документом с группой, используя их адреса электронной почты.]
OneNote: (если вы пользователь Microsoft) — очень быстро и позволяет систематизировать заметки. Также поддерживает аудиозапись с соответствующей отметкой времени примечания.
Lucid Meetings: Фантастический инструмент для встреч для автоматизации таких процессов, как заметки, посещаемость и организация.
Evernote: Отличный инструмент для создания заметок.
Agreedo : поддерживает создание протоколов встреч и отслеживание результатов.
minutes.io: позволяет быстро использовать минуты встречи с помощью горячих клавиш и возможности работать онлайн или офлайн.

6. Хранение протоколов заседаний

Большинство комитетов и советов проверяют и утверждают протоколы в начале следующего собрания или вносят в него поправки.После того, как вы внесете все необходимые изменения, протокол необходимо будет сохранить для дальнейшего использования. Некоторые организации могут хранить их в Интернете (например, в документах Google или SkyDrive), а также создавать резервные копии на внешнем жестком диске. Вам также может потребоваться распечатать и сохранить бумажные копии или предоставить их сотруднику или председателю для хранения.

И … Если вы некоммерческая организация с регулярным советом и собраниями членов

Если вы некоммерческая организация с регулярными собраниями совета и членов и хотите сэкономить время и деньги, управляя своей организацией, получите бесплатную пробную версию Wild Apricot, универсального программного обеспечения для управления членством, которое позволяет вам:

С легкостью планируйте онлайн-мероприятия с помощью мгновенной обработки онлайн-платежей и автоматических счетов-фактур.
Создайте потрясающий веб-сайт с онлайн-заявками для участников.
Доступ к базе данных контактов с простым поиском и фильтром.
Рассылайте профессионально оформленные информационные бюллетени и электронные письма.
и многое другое.

Узнайте обо всех функциях бесплатного программного обеспечения для управления членством Wild Apricot здесь.

Wild Apricot также является программным обеспечением №1 для управления членством, которое ежедневно используют более 20 000 организаций. Получите бесплатную пробную версию прямо сейчас.

В заключение… Наслаждайтесь своей новой ролью

Протокол встречи важен — в конце концов, он фиксирует важную информацию о встрече. Но выделение и подготовка минут не должно быть сложной задачей. Мы надеемся, что эта статья поможет новичкам в создании эффективных протоколов встреч для вашей организации.

Спасибо, что прочитали наше руководство по написанию протокола собрания!

Как писать протокол собрания в 2021 году + шаблон

Что такое протокол собрания?

Встречи — это популярные инструменты, используемые для продвижения вперед в организациях.Однако они также печально известны своей неэффективностью.

‍

‍ Согласно отчету стипендиата от 2021 года, 51% людей все еще записывают заметки о встречах индивидуально, а не используют совместный документ.

‍

Протокол собрания является официальным протоколом собрания для его участников. Они также являются источниками информации для товарищей по команде, которые не смогли присутствовать.

Несмотря на название, протокол собрания не обязательно должен записывать каждую минуту, это инструмент, позволяющий включать в документ только самую важную информацию.

‍

Почему важны протоколы собрания?

Протокол встречи — невероятно удобный инструмент, который может предложить вашей команде множество преимуществ. Включив их в свой обычный рабочий процесс, вы больше никогда не вернетесь.

‍

1. Они делают встречи более эффективными

Протоколы встреч помогают избежать бесконечных дискуссий и разговоров, потому что они делают работу более эффективной.

‍

Кроме того, вы избежите жужжания и бормотания, потому что у вас будет список того, что именно нужно обсудить и применить на практике прямо перед вами.

Структура протокола собрания также помогает в этом, поскольку пункты повестки дня часто помещаются в таблицы, в которых назначаются контактные лица, планы действий и т.п.

‍

2. Они описывают структуру собрания

Как правило, руководитель собрания никогда не должен идти на собрание без точного плана, в котором излагается, что необходимо обсудить.

Если вы составляете обычные протоколы собрания, у вас появляется привычка заранее определять пункты повестки дня.

Это добавит структурированности вашим собраниям и гарантирует, что все будет обсуждаться тщательно, но эффективно.

‍

3. Держите всех в курсе событий

Вы можете просто разослать участникам собрания копии соответствующих протоколов собрания, и они сразу же начнут действовать.

Это преимущество особенно удобно, если вы используете такое программное обеспечение, как Slite, где все сохраняется и легко доступно для общего доступа из одной центральной рабочей области.

‍

4.Не забывайте о важных темах

Протокол заседаний гарантирует, что на ваших собраниях ничего не будет забыто.

Вы сможете ссылаться на пункты повестки дня, уже отмеченные в вашем черновике, и даже проверять протоколы прошлых встреч.

Протоколы собрания — это также удобный документ, который можно просмотреть до завершения собрания, просто чтобы убедиться, что все освещено.

‍

6. Повышение ответственности

Наконец, протоколы собраний добавляют степень ответственности как к тому, что обсуждается на собраниях, так и к самим собраниям.

Когда тема обсуждается на собрании, человек, ведущий протокол собрания, обычно записывает команду, контактное лицо или лидера, которые связаны с этим пунктом собрания.

Это дает конкретному лицу (лицам) ответственность за эту тему и позволяет избежать путаницы в отношении того, кто «отвечает» за ту или иную задачу.

‍

7. Улучшает отношения с клиентами

Протоколы встреч могут быть отличным инструментом отчетности для клиентов. Если когда-либо возникают какие-либо сомнения относительно того, обсуждался ли какой-либо вопрос на собрании (или оно вообще проводилось), протокол собрания — это удобный документ, который можно вернуть, чтобы внести ясность и избежать разочарования.

‍

Что включать при составлении протокола собрания?

Содержание вашего протокола собрания будет зависеть от потребностей вашей компании и типа встреч, которые вы обычно проводите. Однако в большинство протоколов встречи обычно включаются следующие элементы:

‍

1. Основные сведения о встрече, такие как имя, место, дата и время ‍

. Документ протокола собрания.Это гарантирует, что все будет организовано и ваше собрание будет легко идентифицировано.

2. Список участников встречи

Затем вам нужно включить список всех, кто присутствовал на вашей встрече.

Это идентифицирует всех, кто работает или участвует в данном проекте или теме, а также отмечает, какие сотрудники о чем информированы.

‍

3. Цель собрания

Каждое собрание должно преследовать одну главную цель.Вы можете обсуждать самые разные темы, но в повестке дня должна быть одна главная цель.

Важно отметить это, потому что это помогает определить направление встречи и прояснить ее цель.

‍

4. Пункты повестки дня

Большой протокол собрания должен включать все пункты повестки дня, которые были рассмотрены на собрании.

Если возможно, было бы неплохо поговорить с руководителем собрания и записать эти пункты повестки дня до начала собрания для максимальной эффективности ведения заметок.

‍

5. Дата и место следующей встречи

В конце встречи ваша команда должна определить, сколько времени пройдет до того, как всем потребуется снова встретиться. Обязательно запишите дату и время в протоколе встречи.

‍

6. Документы для включения в отчет о собрании

У вас могут быть дополнительные документы собрания, которые вы захотите приложить к своему отчету и использовать в будущем. Это могут быть отчеты, презентации, документация и т. Д. Нет предела.

‍

Эффективность и советы по созданию отличных протоколов встреч:

Введите прямо на своем ноутбуке , чтобы вам не пришлось набирать все заново позже.
Если что-то неясно, говорите и сразу же попросите разъяснений, чтобы вам не пришлось ковыряться после встречи. Не допускайте двусмысленности.
Захватывайте только важные точки. Кратко запишите основные решения и действия и не пропустите ни одного.У вас всегда будет время вернуться к своим заметкам по завершении встречи, если вы захотите добавить некоторые подробности.
8 советов по организации эффективных встреч команды: Если вам нужны дополнительные советы о проведении отличных встреч, мы написали специальное руководство, которое поможет вам.

‍

Используйте Draft by Slite , чтобы начать делать заметки прямо в новой вкладке браузера (Firefox или Chrome)

‍

Как мне подготовиться к встрече?

Хорошая встреча начинается задолго до того, как вы начнете писать свои протоколы.

Чтобы обеспечить максимальную эффективность, вы всегда должны разъяснять, что ожидается от вас как от ведущего, особенно если для вас это новая роль.

Также важно уточнить у владельца собрания, что повестка собрания установлена заранее. Это не только важный шаг для проведения эффективного командного собрания, но и отличный способ быть более эффективным:

Используйте свои пункты повестки дня, чтобы подготовить набросок для протокола собрания и заполнить список участники собрания
При необходимости включите ссылки на элементы предыдущих собраний, о которых участники должны знать
И последнее, но не менее важное: если вы используете программное обеспечение для создания заметок (например, Slite), вы можете настроить встречу шаблоны протоколов для различных встреч и предварительно приложить соответствующие документы (презентации встреч, отчеты для обсуждения…)

Таким образом, когда вы действительно попадете на встречу, вы будете готовы к работе и не пропустите ни одного важного события.

‍

Связанное содержимое : Узнайте, как проводить эффективные встречи с помощью Slite

Пример шаблона протокола собрания

Вы захотите структурировать протоколы встречи в соответствии с типом встречи, которую вы проводите. Ниже приведен пример протоколов неформальной встречи. Вы также можете найти полностью настраиваемые шаблоны заметок о собраниях.

‍

Завершение протокола встречи

Вы должны завершить свои заметки сразу после завершения встречи, пока все еще свежо в вашей памяти:

Заполните свои записи встречи и проясните моменты при необходимости
Double -проверьте, чтобы решения и действия были точно отмечены.
Сохраняйте информацию как можно более краткой и удобоваримой.
Корректируйте с осторожностью. В настоящее время вы можете использовать автоматизированные средства проверки грамматики, такие как Grammarly, чтобы помочь вам в этом.
При необходимости отправьте свой черновик руководителю собрания, прежде чем делиться им с другими участниками.Это особенно важно для более официальных встреч, таких как заседания Совета директоров или комитетов.

Обмен протоколами встречи

Вы сделали это! Этот последний шаг имеет решающее значение: обязательно поделитесь протоколом встречи со всеми участниками встречи и соответствующими заинтересованными сторонами.
Кроме того, вы можете сохранить протоколы собрания в таком средстве для совместной работы, как Slite, чтобы у всех был легкий доступ к нему.

‍

Узнайте больше о том, как Slite может помочь вам проводить отличные встречи с вашей командой, или

испытайте его бесплатно и начните создавать свои первые заметки.

Проведение продуктивных командных встреч с помощью Slite

Продуктивные и эффективные командные встречи — это не только хорошие минуты встречи: вам необходимо убедиться, что нужные люди имеют доступ к нужным знаниям до, во время и после ваших встреч и могут легко сотрудничать Это.

Slite поможет вам улучшить ваши командные встречи:

Сэкономьте время на подготовке командных встреч. Подготовьте собственные шаблоны встреч и начните делать красивые заметки за секунды.
Совместная работа в режиме реального времени. Каждый член вашей команды или внешние участники могут редактировать или комментировать один и тот же документ синхронно и асинхронно.
Обменивайтесь документами за секунды. Определите, кто может получить к ним доступ и делиться ими по электронной почте, в Slack или даже в календаре на лету.
Организуйте и централизовайте документацию для собраний вашей команды . Slite предоставляет мощное, но простое рабочее пространство, которое служит единым источником правды для общения в вашей команде.

‍

Как писать протоколы заседаний

Часто во время собраний компании обсуждается много важных деталей и действий.Когда посетители уходят или отсутствуют какие-либо сотрудники, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и предпринятых действиях. Вот почему полезно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные для своих сотрудников вопросы.

В этой статье мы объясняем, что такое протокол собрания, как составлять протокол собрания, а также приводим советы о том, как составлять эффективный протокол собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметка, в которой указывается, что произошло во время собрания компании.Обычно во время встречи сотрудник делает заметки, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как заметки будут заполнены, они внесут их в официальный протокол собрания, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протокол нужным сотрудникам.

Протокол собрания часто служит записью того, какие действия имели место во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте. Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на встрече, запомнить, что обсуждалось.Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, о чем говорилось, чтобы они не упустили никакой важной информации.

Что включать в протокол собрания

При документировании протокола собрания вы должны включить определенные детали, которые могут быть полезны для сотрудников, которым потребуется ссылаться на них в будущем. Вот элементы, которые следует включить при составлении протокола собрания:

Почему было проведено собрание
Имя и фамилия участников
Дата и время проведения собрания
Назначенные проекты, кому они были назначены и сроки
Решения, принятые сотрудниками и руководством во время собрания
Любые исправления в протоколе предыдущего собрания
Движения, которые были приняты или отклонены
Дата и время следующего собрания, если применимо

Как составлять протокол собрания

В приведенных ниже инструкциях описывается, как составлять протоколы собраний и как распространять их среди сотрудников.

Подготовьте шаблон до начала собрания.
Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях.
Соберите копии любых отчетов или презентаций.
Просмотрите свои записи и задайте заключительные вопросы.
Печатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.
Запросить одобрение у руководства.
Отправьте протокол своему списку сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания

Чтобы убедиться, что вы готовы к встрече, вы можете сделать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до собрания, либо сразу после того, как вы сядете на него. зона для встреч.Вы можете заранее создать шаблон, в котором есть заполнители для конкретных элементов собрания и информации.

Возможно, будет проще создать этот шаблон, если вы обсудите, какая информация важна для вас, чтобы включить ее в протокол, с руководителем собрания. Вы также можете попросить просмотреть прошлые собрания, чтобы узнать предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Как только вы знаете, что включить в протокол, вы можете создать свой шаблон и начать заполнять пробелы.

Вот общие заполнители в шаблоне, который вы можете использовать:

Название организации
Цель встречи
Время начала и окончания
Дата и место
Список участников и отсутствующих, при необходимости
Место для важных информация, такая как принятые ходатайства или предоставленные крайние сроки
Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания
Повестка дня, если руководитель собрания предоставил вам один

Возможно, будет легче прийти на собрание раньше, чтобы заполнить как можно больше шаблон по возможности до начала встречи.

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и обсуждениях

После начала встречи вы можете начать делать заметки о важных встречах. Может быть проще отмечать только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники пытаются передать какие-либо движения, задокументируйте это, написав, кто просил передать движение, каким было движение и было ли это движение принято. Вы также должны задокументировать каждый раз, когда проводится голосование.

Запишите любые имена или важные моменты людей, выступающих с докладами или презентациями. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые назначения, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату сдачи. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если да, вам следует записать их объективно и постараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.

3.Соберите копии любых отчетов или презентаций.

Если во время собрания были сделаны какие-либо отчеты или презентации, вы должны запросить эти документы у докладчика после собрания. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания о посетителях встречи. Это также поможет отсутствующим лучше понять важную информацию, которую они пропустили на встрече.

4. Просмотрите свои записи и задайте любые заключительные вопросы

После завершения собрания отметьте время его закрытия. Быстро просматривайте свои заметки, чтобы увидеть, не была ли упущена какая-либо важная информация, пока вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще присутствует в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.

Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональное электронное письмо с просьбой предоставить эти данные вскоре после встречи.

5. Напечатайте свои заметки о встрече в легко понятных абзацах.

. Как только вы закончите писать заметки и встреча будет отложена, вы должны ввести протокол встречи, пока он еще свеж в вашей памяти. Запишите каждое важное решение или действие с необходимыми подробностями в отдельных абзацах. Сохраняйте протокол собрания в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что набор слов объективен и понятен участникам.Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.

После того, как вы напечатали свои минуты, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Приложите все важные подтверждающие документы и вычитайте их на предмет ясности, орфографии и грамматики.

6. Запросить одобрение у руководства

После того, как вы напечатали свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания для утверждения. Спросите их, нужно ли кому-нибудь еще просмотреть и утвердить этот документ.Отправьте протокол собрания всем необходимым людям и получите их одобрительную подпись. Если они читают протокол и запрашивают какие-либо исправления, быстро примените их и отметьте в протоколе, что они были исправлены и одобрены, прежде чем отправлять их.

7. Отправьте протоколы своему списку сотрудников

Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите ведущего собрания, как вам следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола собрания может быть электронная почта.Изучите метод, который предпочитает руководство, и отправьте его с приложенными всеми необходимыми документами.

Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим из вашего списка. Вам также следует сверить этот список с руководителем собрания и спросить, не хотят ли вы, чтобы вы отправили протокол собрания каким-либо дополнительным сотрудникам.

Связано: Написание дополнительного электронного письма: советы, шаблон и пример

Советы по написанию протокола собрания

Необходимо тщательно составить протокол собрания, чтобы убедиться, что вся необходимая информация включена для справка сотрудников.Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол собрания.

При необходимости раздайте ведомость учета рабочего времени.
Записывайте только важные события встречи.
Используйте стенографию, чтобы писать быстрее.
При желании возьмите записывающее устройство.
Найдите готовый шаблон.

Раздайте лист посещаемости при необходимости

Поскольку вам часто требуется знать участников каждого собрания, чтобы отправить им документ позже, вы должны знать каждого участника собрания.Если вы не знаете всех присутствующих и не знаете их контактную информацию, вы можете передать лист посещаемости после начала встречи. Здесь будут собраны их имена и контактная информация, чтобы вы могли легко отправить документ нужным сотрудникам.

Записывайте только важные вопросы встречи

Многие менеджеры или руководители встреч редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на встрече. Вы можете заранее проверить, какие предметы они хотели бы записать.Как только вы знаете, что нужно задокументировать, вы можете писать только важные элементы встречи, такие как предпринятые действия или принятые решения. Это избавит вас от чрезмерного напряжения при ведении заметок и позволит вам подготовиться к тому, что вам нужно задокументировать важные действия.

Используйте стенографию, чтобы писать быстрее

Если сразу сказать много важных вещей, может быть сложно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию.Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания вместо полных имен или создание сокращений, которые вы легко понимаете, для обозначения общих фраз, регулярно используемых во время собраний. Это поможет вам не отставать от встречи.

Связано: Как делать заметки

Принесите записывающее устройство, если хотите

Чтобы помочь вам лучше запечатлеть встречу, особенно если руководитель встречи запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете принести записывающее устройство.Вы можете обратиться к этому устройству позже, когда будете набирать протокол собрания, чтобы убедиться, что ничего важного не было упущено. Убедитесь, что это одобрено вашим руководителем собрания, и сообщите участникам собрания, что они будут записаны, и при необходимости получите их согласие.

Найдите готовый шаблон

Если вы никогда раньше не брали минуты на собрания и не можете получить протоколы предыдущих собраний, вы можете найти готовый шаблон в Интернете для работы. Вы можете найти его в Интернете, сохранить и отредактировать, чтобы он соответствовал желаемому формату.Создав шаблон протокола собрания, вы можете регулярно использовать его для каждого собрания, чтобы оставаться последовательным и помогать участникам легко извлекать информацию из каждого собрания.

Как писать протоколы заседаний

Существует так много информации о том, как составлять эффективные протоколы встреч, что это сбивает с толку. Из-за такого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок может показаться обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о встречах являются мощным ресурсом для команд и важным средством обмена и распространения информации в вашей организации.

Поскольку написание протоколов встреч так важно, Fellow создал лучший пример протоколов встреч в игре. Мы подошли к делу и исключили всякую ерунду, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протокол собрания, какова его цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры повестки дня собрания: формальные и неформальные протоколы заседаний (вместе с полезные шаблоны). Мы также включили список из 7 важных вещей, которые нужно учитывать при написании протокола встречи, чтобы не упустить ни одной детали.Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их делать правильно.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет о разговоре и решениях, принятых в ходе собрания. Протоколы заседаний применимы к любому типу группы внутри компании, в том числе к заседанию совета директоров, в котором участвующие стороны включают советы директоров.

Этот тип заметок о собраниях может быть написан для любого собрания, для которого требуется официальный протокол.Затем эту письменную запись можно использовать для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать на том, что произошло, или для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих встреч можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Узнайте, как сотрудник может помочь вам управлять протоколами встреч

Для чего нужен протокол собрания?

Так что же такое шумиха вокруг протоколов заседаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании.У участников есть возможность использовать протокол собрания в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какие виды прогресса имели место.

Протокол также обеспечивает юридическую защиту организации. Часто комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть оформлены и задокументированы для подтверждения этической и добросовестной практики организации. Заметки о встречах также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье о том, как использовать лучшие минуты, Business Training Works подчеркивает важность протоколов встреч:

Они представляют собой записи о решениях и действиях группы
Они напоминают о том, кому были даны задания
Они свидетельствуют о соблюдении сроков
Они являются преимуществом для людей, которые отсутствуют при принятии решений сделаны

Протоколы заседаний Примеры

1 Пример протокола официального собрания

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения.Эти протоколы собраний составлены на формальном языке и составлены таким образом, чтобы впоследствии их можно было передать всем участникам собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. Фактически, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил Роберта.

Если вы составляете протокол для официального собрания, важно задокументировать как можно больше информации и поддерживать одинаковый формат встречи от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более формального разговора, чтобы придать им необходимую структуру. Организация заметок является ключевым моментом, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Официальный протокол собрания [Пример]

Название компании + отдела

Дата

1. Звоните для заказа

[Координатор собрания] вызвал для объявления очередного собрания [Организации] в [время] [дата] в [месте].

2. Перекличка

[Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица:

[Список участников]

3. Утверждение протокола последнего заседания

[Секретарь] зачитал протокол последнего заседания. Протокол утвержден.

4. Открытые выпуски

Открытый выпуск + Краткое содержание обсуждения
Открытый выпуск + Краткое содержание обсуждения

5. Новый бизнес

Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения
Новый бизнес + Краткое содержание обсуждения

6.Отсрочка

[Координатор собрания] закрыл собрание в [время окончания собрания].

Протокол предоставил: [Имя]

Протокол утвердил: [Имя]

2 Пример протокола неформальной встречи

Протоколы неофициальных встреч служат в качестве краткого справочника по важным темам, которые были затронуты на вашей встрече, например, к целям, препятствиям, срокам или появившимся идеям.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон.В отличие от формального шаблона протокола собрания, никто не должен утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон неформального протокола собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициальной встречи [Пример]

Участники встречи

Дата

1. Достижение цели

Назовите цель встречи: чего вы планируете достичь?

2.Вопросы для обсуждения

Новая тема для разговора
Новая точка для разговора

3. Действия

Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель
Новый элемент действия, срок выполнения и исполнитель

7 вещей, которые следует учитывать при написании протокола собрания

1 Дата и время собрания

Прежде чем вы начнете писать протокол собрания, отметьте дату и время собрания. Кажется очевидным, но об этом стоит упомянуть, поскольку так важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было достигнуто, а что еще не сделано.

2 Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и всех людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале собрания есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущего собрания, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в последний раз, и получить черновой вариант списка участников. А еще лучше использовать приглашение в календаре, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для составления повестки дня собрания и написания протокола собрания, дата, время и участники собрания будут отображаться автоматически! (A.K.A: одним поводом для беспокойства меньше) .

3 Цель собрания

Очень важно, чтобы «почему», стоящее за этой встречей, было задокументировано и стало очевидным. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь.Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4 Обсужденные пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания как общий план для заметок собрания и используйте каждый пункт повестки дня как раздел для записи заметок, включая любые результаты или важные решения, которые были приняты.

Рекомендуется заранее разослать повестку дня встречи, чтобы каждый мог внести свои предложения и внести свой вклад.Это также означает, что никто не входит в комнату, не замечая того, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии, а также поможет вам познакомиться. В недавней статье Стивена Рогельберга в Harvard Business Review он подчеркивает, почему повестка дня так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней, и то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня.”

Расписание встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной манере. Определенно пища для размышлений.

Отличный протокол встречи начинается с совместной повестки дня

Встречи заказываются без цели или совершенно не по теме? Коллективный подход Fellow превращает встречи в продуктивные рабочие встречи, на которых вы захотите присутствовать.

5 Действия

Результатом продуктивных встреч является распределение задач между участниками.Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли записать их с точностью.

Захватить все будет невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были определены.

Запись действий на собрании позволит вам как группе нести ответственность друг перед другом за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению ваших более крупных организационных целей.

6 Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальный протокол встречи, для участников встречи важно знать, когда следует объявить о следующей встрече в связи с этим проектом или темой обсуждения. Это дает вам общий график того, как долго вы должны выполнять возложенные на вас обязанности.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распорядиться своим временем и правильно расставить приоритеты для всех ваших задач.Не менее важно знать место встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение или, если это личная встреча, вы рассчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — , и в этом случае вам, вероятно, следует загрузить подкаст и подготовить его к работе. идти!

7 Документы для включения в отчет

Последнее, что нужно включить, — это дополнительные документы, которые вы должны разослать вместе со своим протоколом в отчете о собрании.Подумайте, использовались ли на собрании какие-либо документы или упоминались ли они, которые могут быть полезны для включения членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, ключевые показатели эффективности, обновления или изменения проекта. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протокола собрания как можно скорее:

«По окончании встречи пора привести в порядок свои записи и передать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все в вашей голове свежо.Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам связаться с участниками встречи, если у вас возникнут вопросы ».

Даже если вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо записываете протокол, уделяя особое внимание качеству, поскольку это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Сводка

Написание протокола встречи не должно вызывать стресса. Фактически, вся их цель — сделать вашу жизнь менее стрессовой, имея возможность вернуться и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты.В этой статье Fellow рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили формальные и неформальные шаблоны протоколов встреч, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания:

Дата и время встречи
Имена участников
Цель встречи
Пункты повестки дня и темы для обсуждения
Действия
Дата и место следующей встречи
Документы для включения в отчет о встрече

Возвращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам нужно руководство по составлению эффективных протоколов встречи — и не забудьте попробовать один из наших шаблонов встреч, чтобы вы могли поддерживать единообразие и никогда не пропускать какие-либо необходимые детали.До скорого!

Как быстро и легко писать протокол собрания

Составление хорошего протокола собрания может сэкономить время и деньги. Краткий протокол, отражающий цель встречи и ее согласованные результаты, представляет собой запись, к которой можно вернуться и использовать для последующих целей позже. Хорошие минуты краткие и по существу, но в то же время они не упускают из виду важную информацию.

Зачем составлять протокол собрания?

Написание минут может занять время и может показаться несущественной задачей по сравнению с «реальной работой», но на самом деле отказ от протоколов встреч может быть дорогостоящим как с точки зрения времени, так и ресурсов.Если не уделить минутку, вы обнаружите, что у ваших коллег другие воспоминания о встрече, чем у вас. У них также могут быть разные представления о том, что было согласовано. Если минут нет, то важные задачи будут забыты или не выполнены в срок.

Создание протокола собрания обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на собрании. Хорошие протоколы собрания сообщают людям, что было решено, чего им нужно достичь и к какому сроку. Получение протокола собрания пробуждает воспоминания о задачах, которые нужно выполнить людям.Если задача не выполнена, вы можете вернуться к протоколу встречи и продолжить работу. Без протокола собрания у вас нет права на защиту, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не написан, вам может потребоваться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого является то, что местный устав требует этого для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для дисциплинарных встреч с сотрудниками.Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Что нужно включить?

Когда вы пишете протокол собрания, вам необходимо включать различную информацию. Вы должны указать причину встречи, ее цель, место и время проведения. Важно включить список участников — их имена и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно попросить убедиться, что вы правильно написали имена, иначе ваши протоколы собрания могут стать источником раздражения для посетителей.Если кто-то не присутствовал, но это было важно, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

В протокол следует включить еще три основных элемента:

Что было достигнуто в ходе встречи.
Решения, принятые на собрании. Ваш протокол будет служить письменной записью о том, что эти решения были приняты.
Любые действия, которые были согласованы. В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было назначено, и дату, к которой оно должно быть завершено.

Наконец, если была достигнута договоренность о последующей встрече, об этом следует упомянуть.

Чем может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые могут помочь улучшить ваше минутное время, в том числе:

Возможность делать заметки и ставить задачи в одном приложении
Запись в стиле пули
Минут в один клик по окончании встречи
Один центральный актуальный документ (минуты не теряются во входящих или на сервере)
Легкий доступ для всех участников для предоставления обновлений и комментариев
Платформа для доставки материалов по поставленным задачам
Связь задач между собраниями
Одно место для всех вложений
Повестка дня служит шаблоном для протокола
Используется в качестве основы для заметок и протокола собрания
Приглашенным НЕ требуется иметь учетную запись MeetingKing

Хотите узнать больше? Узнайте, как MeetingKing упрощает составление протоколов встреч.

✍ Как писать протоколы собрания [+5 бесплатных шаблонов]

Протокол собрания — это официальная сводка того, что произошло во время собрания.

Они служат в качестве плана, письменного отчета для всех, кто не может присутствовать, и для использования в будущем. Протоколы документируют, что произошло и какие решения были приняты.

При правильном написании и использовании хорошего шаблона протокола собрания протоколы являются важным средством коммуникации для вашей организации.

В этом руководстве вы узнаете и получите доступ ко всему, что вам нужно для составления эффективных официальных и неформальных протоколов встреч.У нас есть ряд шаблонов, передовых практик и ответов на общие вопросы.

О чем идет речь (содержание):

Примеры — Примеры протоколов встречи
Советы — Советы по написанию протоколов встреч
Шаблоны — Бесплатные шаблоны для Word, Google Docs и Hugo
Часто задаваемые вопросы — Часто задаваемые вопросы о заметках

Что следует включать в протокол собрания?

Вот некоторая необходимая информация, содержащаяся в большинстве протоколов собраний.

Название группы, на которой проводится собрание, или самого собрания
Дата и время, а также место проведения или конференц-зал, если применимо
Кто присутствует и кто ведет протокол
Встреча повестка дня
Какие решения были приняты и кем
Подвижки и подсчет голосов (если применимо)

Примеры протоколов собрания

Чтобы проиллюстрировать, что такое протокол собрания, ниже представлены два образца документов, созданных на основе шаблонов.

ПРИМЕЧАНИЕ. В конце этой статьи есть 5 бесплатных шаблонов протоколов заседаний , которые вы можете загрузить как профессионально оформленные документы Word, скопировать как документы Google или просто скопировать и вставить из них. Эти шаблоны также доступны из бесплатной библиотеки шаблонов в вашей учетной записи Hugo.

Образец протокола официального собрания

Шаблон официального протокола собрания

ACME Corp.

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

5 сентября 2021 г.

Заседание Совета директоров (« Совет ») ACME Corp., California C-Corporation («Компания»), состоялась 5 сентября 2021 года в офисах Компании.

Присутствующие
— Члены с правом голоса: Ларри Эмерсон, Марк Брэнсон
— Гости: Эми Холмс, Том Эйвери
— Отсутствующие члены с правом голоса: Нет

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего собрания от 5 августа было сделано Ларри Эмерсоном и поддержано Марком Брэнсоном.

Призыв к порядку
‍Ларри Эмерсон объявил собрание в 14:00. и Том Эйвери записал протокол. Кворум директоров присутствовал, и собрание, которое было созвано должным образом, было готово к продолжению дела.

Отчет генерального директора
‍Ларри Эмерсон ознакомился с повесткой дня и поприветствовал всех на встрече. Затем Ларри Эмерсон обсудил текущее состояние компании и ее прогресс. Был задан ряд вопросов, и последовала обширная дискуссия.

Отчет о продажах и развитии бизнеса
‍Марк Брэнсон затем представил обновленную информацию об общем прогрессе продаж и воронке продаж Компании. Он также представил статус обсуждения развития бизнеса.

Отчет о финансовом обзоре
‍Марк Брэнсон представил полную обновленную информацию о финансовом плане и прогнозе Компании. Марк Брэнсон также проанализировал основные показатели финансовой деятельности компании.

Предложение № 1: Утверждение опционных грантов
‍Эми Холмс представил Совету директоров список предлагаемых опционов, которые должны быть предоставлены сотрудникам Компании на утверждение, после чего предложение было принято, поддержано и единогласно принято; опционные гранты были одобрены, как показано в Приложении. А.

Объявления
‍Нет

Перенос
‍Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было прервано в 14:45.

Протокол неформальной / простой встречи Образец

Протокол: контрольная встреча по проекту

Наша цель

Разработать стратегию измерения, которая позволит команде по работе с клиентами отслеживать прогресс в достижении ключевых показателей эффективности и измерять этот прогресс в сравнении с заявленными целями отдела.

Сроки / этапы Стратегия

должна быть готова к развертыванию к 4 кварталу 2021 года.

Круглый стол по обновлению проекта

Граб

Поговорили с заинтересованными сторонами группы CS и пришли к соглашению о соответствующих ключевых показателях эффективности.
Получены отзывы от команды CS о текущих стратегиях измерения.

Кристина

Смоделированные три варианта приборной панели, которые циркулируют внутри для обратной связи.
Работа с аудитом текущих источников данных CS.

Мишель

Только что вернулся после четырехдневной болезни; догонять.

Препятствия на пути и риски

Roadblock: Кристине требуется обратная связь по информационным панелям, прежде чем она сможет продолжить. Все члены команды должны предоставить обратную связь как можно скорее.
Риск: аудит Кристины может выявить разрозненные данные, которые могут помешать нам установить базовый уровень производительности.

Следующие шаги

@Michelle просмотрите и оставьте отзыв о макетах приборной панели Кристины до 5 июня.
@Rob обобщить и распространить отзывы команды CS о текущих стратегиях измерения до 7 июня.
@Christina проверьте статус текущих источников данных CS до 8 июня.

Как писать протоколы собрания — основы

✅ Выделите минуты в реальном времени или делайте заметки после каждой темы.

Начните с повестки дня собрания в виде наброска. Заполняйте пункты повестки дня более подробно, пока информация еще свежа в памяти — в режиме реального времени.

✅ Будьте лаконичны.

Ваши творческие навыки письма должны отойти на второй план (пока).

Пишите протокол, как если бы вы журналист. Задокументируйте, что происходит на встрече.

Это письменная запись, но только в общих чертах. Вам не нужен дословный отчет всего сказанного.

✅ Заполните документы протокола собрания, чтобы их мог понять тот, кто не смог присутствовать.

Как вы могли догадаться, при составлении минут необходимо соблюдать баланс. Вы должны составлять протоколы кратко, но при этом обеспечивать достаточный контекст для использования в будущем.

Помните, что часто бывает принято просматривать записи собрания в начале следующего собрания. Например, собрание совета директоров обычно начинается с утверждения протокола предыдущего собрания.

Объем контекста, который вы включаете в качестве записывающего на собрание, — это вопрос суждения.

✅ Просто обратите внимание на факты.

Избегайте личных наблюдений при написании протокола собрания. Если вы хотите делать отдельные записи, вы можете это сделать. Но протокол собрания должен содержать фактическую запись того, что обсуждалось.

✅ Используйте шаблон протокола собрания для правильного формата.

Если вы пишете официальный протокол встречи, следуйте определенному формату.От профсоюзов, школ, городских и окружных управлений и других, возможно, потребуется следовать Правилам порядка Роберта.

Но с неофициальными протоколами встреч у вас больше гибкости. Подумайте о том, что нужно вашей организации и что было сделано в прошлом. Затем улучшите этот процесс.

НЕЛЬЗЯ: Чего не включать

Сложным аспектом ведения протокола собрания является сдержанность — выбор не только того, что включать в протокол, но и того, что не учитывать.

🚫 Не пытайтесь записывать все дословно. Минут — это не транскрипция; они резюме. (Если вам нужна дословная транскрипция, см. Лучшее программное обеспечение для записи встреч.)

🚫 Не включайте личные мысли или наблюдения. Если во время встречи у вас возникнут мысли и идеи, запишите их отдельно от официального протокола.

🚫 Не повторяйте информацию, которая уже есть. Особенно, если в повестке дня четко указана тема обсуждения (например, «Обсуждение бюджета на 2021 год»), вам не нужно делать лишнюю заметку в протоколе, например, «Обсуждался бюджет на 2021 год.”

🚫 Не пишите свои записи от руки. Поскольку протокол является записью того, что произошло на собрании, с тех пор следует использовать цифровой формат. В конечном итоге эти заметки о встрече необходимо сохранить и поделиться ими.

Дополнительные советы: уловки для более быстрого ведения заметок

Во время разговора может случиться много чего, и ведущему может быть трудно уследить за ним.

💡 Используйте инициалы вместо полных имен людей. Если есть одна подсказка для заметок, которая сэкономит вам массу времени, это сокращение имен участников встречи.

💡 Используйте сокращения там, где это возможно, не жертвуя ясностью. Как и в случае с именами, аббревиатуры могут быть очень полезны. Например, у нас есть серия материалов, которые мы называем «За командой». Каждый раз, когда мы обсуждаем это, вместо того, чтобы записывать все слова, мы просто пишем BTT.

💡 Используйте фрагменты предложений, если они все еще имеют смысл. Нет нужды в совершенной грамматике. Вместо полных предложений делайте заметки в протоколе, например: «Решение двигаться вперед» или «Пересмотрите стратегию через 6 недель.”

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты.

‍

Бесплатные шаблоны протоколов заседаний

Для наглядного ученика мы создали образцы протоколов обоих типов. Если вы хотите сразу перейти к нашим шаблонам, прокрутите немного дальше.

Используйте их, чтобы направлять свои письма. Но помните: для ваших встреч может потребоваться другая информация.Не увлекайтесь копированием образцов настолько, чтобы забыть написать протокол собрания так, чтобы это было полезно для вас и вашей команды.

В правом нижнем углу любого шаблона нажмите кнопку «Получить этот шаблон», чтобы выбрать один из трех форматов:

Шаблон документа Word
Документ Google (Сохранить копию)
Шаблон протокола встречи в Hugo ( Бесплатная учетная запись)

Шаблон официального протокола собрания

Как уже упоминалось, официальные протоколы собрания обычно составляются на основе правил Роберта.Приведенный ниже шаблон построен на основе этих правил.

Если вы начинаете с нуля, это идеальная отправная точка.

Еще поправьте. Если в вашей организации раньше использовались протоколы встреч, попросите кого-нибудь показать копию того, что было сделано в прошлом. Вносите улучшения по своему усмотрению.

Шаблон официального протокола собрания

[Название компании]
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

Месяц XX, 20XX

Призыв к заказу
[тип встречи] собрание [название организации] было проведено [дата] в [место].Он начался в [время] и проходил под председательством [имя председателя], а [имя секретаря] выполнял функции секретаря.

Присутствие

Члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса]
Гости: [Укажите имена гостей]
Отсутствующие члены с правом голоса: [Указать имена членов с правом голоса, не присутствующих]

Утверждение протокола
Предложение об утверждении протокола предыдущего [дата] собрания было внесено [имя] и поддержано [имя].

‍Официальные отчеты

Прочие отчеты

Движение

Предложение [имя] и поддержано [имя], [изложившее здесь движение]. Ходатайство [поддержано или отклонено] с [#] за и [#] против.

Объявления

Отчет о финансовом обзоре
Поскольку до собрания не было никаких дел, собрание было перенесено в [время].

Шаблон протокола неформального собрания

Следующий шаблон является очень простым. Он устанавливает цель, повестку дня встречи и записывает следующие шаги для любого типа встречи. И он также служит шаблоном сводки встречи.

Не стесняйтесь создавать его по своему усмотрению, добавляя элементы формального шаблона или свои собственные идеи.

Шаблон протокола неформальной встречи

Тип встречи
Отметьте все подходящие варианты.

Обновление
Обсуждение
Решение

Цель
‍ Запишите здесь цель встречи.(Например, обсудите результаты деятельности агентства и решите, стоит ли продлевать срок еще на один год.)

Повестка дня

Позиция первая
Пункт два
Элемент три

Следующие шаги

Шаблон простого протокола собрания

А вот шаблон, основанный на образце неофициального протокола собрания в верхней части этой статьи:

Встреча по прибытии в проект

Наша цель

Повторите цель проекта

Сроки / вехи

Включить в повестку дня основные вехи

03 9025 Обновить круглый стол -5 обновлений здесь, в повестке дня

Обобщите 1-5 обновлений здесь, в повестке дня

Препятствия и риски

Где вы заблокированы? Чем может помочь команда?

Следующие шаги

Шаблон протокола собрания персонала

Предстоит ли вам собрание всех сотрудников? Вот бесплатный шаблон, который вы можете скачать или скопировать.

Совещание персонала всех рук

Видение компании

Начните каждый раз с повторения видения компании — где мы находимся, во что мы верим и куда мы идем.

Ключевые показатели

Посмотрите на высокоуровневые показатели и объясните, что они означают в контексте бизнеса и рынка в целом.

Обновления для клиентов / сотрудников

Пригласите руководителей из групп / отделов для кратких обновлений.Сосредоточьтесь на высокоуровневых идеях и анекдотах клиентов.
Приложите усилия, чтобы включить новые знания — что прошло хорошо, а что нет, и как это меняет ситуацию.

Глубокое погружение (важные темы и масштабные изменения)

Необязательный пункт повестки дня для того, чтобы время от времени углубляться в то, что происходит в компании. Примеры включают изменения в стратегии, позиционировании и найме / реструктуризации.

AMA (Спросите меня о чем угодно)

Оставьте время в конце собрания, чтобы ответить на вопросы сотрудников.

Признательная награда

Многим компаниям нравится чествовать команды или отдельных лиц во время их All Hands. Часто эти награды назначаются коллегами и не присуждаются исполнительной командой.

Шаблон протокола собрания группы

Этот пример повестки дня основан на шаблоне, который мы используем в Hugo для многих встреч нашей команды.

Шаблон встречи команды

Объектив

Какова цель этой встречи группы? Включите любые цели и темы для обсуждения. ‍

Повестка дня

Есть ли у этого собрания заранее запланированная повестка дня или структура? Включите его сюда для удобства. ‍

Очки обсуждения

Обобщите все важные вопросы для обсуждения здесь. ‍

Основные выводы

Какие основные выводы были сделаны на этой встрече группы? Включите ключевые принятые решения, отчеты о ходе работы и любые возможности, проблемы или опасения, которыми следует поделиться с коллегами. ‍

Прочие важные примечания

Есть ли другая ценная информация, которой стоит поделиться? Это не обязательно должно иметь прямое отношение к теме встречи. ‍

Поделиться

Перечислите всех отсутствующих ключевых заинтересованных сторон и другие отделы, с которыми следует поделиться этой информацией. ‍

Принять меры

Уточните следующие шаги, кто их выполняет и когда они должны быть выполнены.Отметьте эту информацию здесь, чтобы поделиться и назначить. ‍

Последующая деятельность

Как мы будем оставаться на связи и оставаться в курсе прогресса? Нам стоит назначить еще одну встречу?

Протоколы заседаний. Часто задаваемые вопросы.

. Как вы составляете задачи?

При добавлении задач и элементов действий в заметки о собрании необходимо выполнить пять шагов.

⚡ Начните действие с глагола. Распространенная ошибка, позволяющая сэкономить время, заключается в том, что вы слишком кратко отмечаете задачу, забывая включить в элемент действия часть «действие».

😒 Плохо: данные за 2021 год
😀 Хорошо: получить данные за 2021 год, чтобы поделиться с командой

⚡ Назначьте каждое действие ответственному за . Участник собрания должен взять на себя ответственность за каждую задачу, иначе эта задача может быть не выполнена.

⚡ Не включайте больше необходимой информации . Ответственное лицо должно отслеживать детали. Эти детали не должны загромождать заметки о встрече.

⚡ Отметьте срок платежа, если он есть. Даже если нет четкой даты, часто произвольная дата, например одна неделя, помогает создать срочность для выполнения задачи.

⚡ Выполните действия на следующем собрании. Если обновления статуса по пунктам действий пока не поступали, быстро просмотрите протокол предыдущего собрания, чтобы убедиться, что пункты действия были выполнены.

Кто составляет протокол собрания?

Ведущим протокола может быть множество людей:

Участник собрания
Участник, который не будет вносить свой вклад, но знает информацию
Профессиональный делопроизводитель

В формальных ситуациях , делающим заметки часто бывает секретарь, помощник руководителя или администратор.

На менее формальных собраниях человек, ведущий протокол, может быть просто добровольцем. Этого человека, который составляет протокол собрания, иногда называют «писцом».

Начни лучше встречаться с Хьюго сегодня.

Подключите свой календарь, пригласите свою команду и проведите лучшие встречи за считанные минуты

Каков правильный порядок повестки дня?

Если вы следуете Правилам порядка Роберта, расставьте приоритеты в повестке дня в следующем порядке:

Минуты с предыдущей встречи
Отчеты
Ситуации, чувствительные ко времени
Незавершенные дела
Общие вопросы
Новые дела

Если вы не соблюдаете строгие парламентские процедуры на своих собраниях, многие из этих советов все равно будут полезны.Начните с переноса любых обсуждений с предыдущей встречи, а также больших дискуссий или дел, требующих срочного решения. Более второстепенные пункты повестки дня оставьте на конец.

Как составить идеальный план встречи?

‍
Идеальная повестка дня — краткая, но описательная. Он предоставляет всю необходимую информацию, не будучи настолько длинным и громоздким, что никто не захочет его читать.

Чтобы составить эффективную повестку дня собрания, выполните следующие действия:

Подготовьте повестку дня перед собранием; минимум за 24 часа.
Четко определите цель встречи, чтобы все знали, зачем они на нее.
Расставьте приоритеты по пунктам повестки дня в зависимости от их важности.
Перечислите темы для обсуждения как вопросы, на которые необходимо ответить.
Отведите разумное количество времени на каждую тему.
Включите необходимую справочную информацию для принятия решений.
Поделитесь повесткой дня с участниками, чтобы они могли внести свой вклад и прийти подготовленными.

Дополнительные советы по созданию эффективных повесток дня собраний см. Здесь.

Какой формат шаблона лучше всего подходит для протокола собрания?

Следует ли вам использовать Word Doc, Google Doc, Excel, PDF, электронную почту или что-то еще для шаблонов протоколов встреч?

При выборе типа файла или документа для встречи наиболее важным фактором является то, как вы будете сохранять и делиться своими протоколами.

Стандартные файлы, такие как документы Word, электронные таблицы Excel и PDF-файлы, имеют те же ограничения, что и шаблоны для протоколов собраний — для их использования или совместного использования требуется дополнительный шаг.Для открытия любого из этих типов файлов требуется специальная программа, доступ к которой может быть не у всех.

Кроме того, обычные файлы, такие как документы Word и PDF-файлы, необходимо бережно хранить в облаке, обращая внимание на то, чтобы не возникало разногласий по поводу нескольких версий одного и того же файла.

Часто протоколы собраний также отправляются по электронной почте, но электронная почта не должна быть единственным местом, где протоколы собраний находятся в прямом эфире. Протоколы также следует хранить где-то централизованно, чтобы их можно было найти позже, если потребуется.

Лучшим решением часто является облачный тип документа, например Google Doc. Еще лучше — это документ в бесплатной системе управления встречами, такой как Hugo, где заметки легко делятся (или остаются конфиденциальными) и автоматически организуются.

В каком времени следует составлять протокол собрания?

Прошедшая форма.

Протокол собрания — это отчет о том, что произошло на собрании. Их следует читать как описание прошлого, а не как диктор, называющий спортивную игру, как она разыгрывается.

Неправильно: Правление утверждает бюджета на 2021 год.
Правильно: Правление утвердило бюджет на 2021 год.

Какие сокращения используются в протоколе собрания?

MoM означает Протокол собрания.

MM означает протокол собрания.

Примечание. Использование этих сокращений может сбивать с толку людей, которые с ними не знакомы.

Как произносится протокол собрания?

Хотя слово «минуты» происходит от понятия «что-то маленькое» или my-newt , минуты встречи произносятся как слово «минута времени».

Чтобы сказать: «Пожалуйста, уделите этому собранию несколько минут», вы должны произнести это слово так же, как если бы вы сказали: «В часе шестьдесят минут».

Нужно ли утверждать или подписывать протокол собрания?

Определенные официальные протоколы собрания должны быть каким-либо образом заверены, чтобы быть официальным протоколом собрания. Часто председателю необходимо просмотреть и утвердить протокол, прежде чем его можно будет распространить. Или, для многих организаций протокол просматривается и утверждается группой в начале следующего собрания.

Однако, помимо этих ситуаций, вопрос о том, утверждены ли ваши протоколы или нет, зависит от руководителей организации и от того, как они хотят управлять своим процессом.

Неофициальные и официальные протоколы

В чем разница?

Официальные протоколы

Некоторые организации, такие как некоммерческие организации, государственные компании, местные органы власти и школы, по закону обязаны составлять официальные протоколы собраний.

Например, в Калифорнии многие государственные и местные органы власти штата должны делать протоколы собраний общедоступными.Аналогичным образом, публичные компании должны составлять протоколы заседаний Совета директоров и собраний акционеров.

Или, если вы подали заявку на ссуду ГЧП во время пандемии COVID-19, одним из необходимых документов является официальный протокол заседания совета директоров, санкционирующий получение ссуды.

Поскольку эти типы протоколов собраний требуются по причинам соответствия или по юридическим причинам, они должны иметь четкий и профессиональный формат.

Неофициальные протоколы

Часто протоколы заседаний гибкие и несколько неформальные.Они по-прежнему должны быть четкими, профессиональными и последовательными. Но вас не подадут в суд, если вы не предоставите всю нужную информацию.

Думайте о неофициальных протоколах собрания как об итогах собрания. Выбор шаблонов и форм, которые вы используете, в конечном итоге зависит от вас. То, что они менее официальные, не означает, что неформальные протоколы менее полезны.

Дополнительные шаблоны бесплатных минут (Word, Google docs) 🙌

Помните, что протоколы ваших встреч нужны для того, чтобы ваша организация стала более прозрачной и эффективной для совместной работы.Имейте это в виду, и любая форма или шаблон, который вы выберете, будут работать нормально.

Единственный дополнительный документ, связанный с встречей, о котором вам нужно беспокоиться сейчас, — это повестка дня. Хорошо, что у нас есть более 80 шаблонов протоколов встреч, из которых вы можете выбирать.