Протокол совещания как написать: Материалы не найдены • Asana

Совещания

Раздел Совещания предназначен для организации совещаний различных типов, в том числе в удаленном формате. Решение содержит процессы для решения следующих задач, связанных с проведением совещания:

• организация совещания, оповещение его участников;
• отправка и включение в повестку вопросов от сотрудников;
• формирование файла повестки совещания и ее согласование;
• постановка поручений исполнителям;
• согласование отдельных вопросов;
• формирование файла протокола совещания и его согласование.

Страница приложения Совещания с элементами, отсортированными по фильтру Еще не завершены, может выглядеть так:

Ниже приведен пример отображения страницы приложения Вопросы с добавленными элементами:

Карточка совещания может выглядеть следующим образом:

• вкладка Вопросы к совещанию;

• вкладка Параметры совещания.

Первичная настройка решения

1. Импортируйте готовое решение из каталога ELMA365 Store или файла формата .e365.
2. При необходимости скорректируйте значение следующих параметров:

• Проверка списка вопросов до совещания (в часах) — на форме создания совещания автоматически высчитывается крайний срок отправки вопросов участниками. Если этот параметр не заполнен, по умолчанию применяется значение «2», то есть за 2 часа до начала совещания секретарю будет поставлена задача проверить список вопросов к совещанию и сформировать повестку;

• Время, за которое необходимо оповестить участников совещания (в часах) — если параметр не заполнен, по умолчанию применяется значение «1», то есть за 1 час до начала совещания участникам будет направлено оповещение о скором начале совещания.

Для настройки этих параметров:

1. Перейдите в раздел Совещания.
2. Нажмите на значок шестеренки рядом с названием приложения Совещания и выберите пункт Настройки Приложения.
3. Нажмите на ссылку Дополнительные параметры.
4. Раскройте список параметров.
5. Наведите курсор на нужный параметр и нажмите на значок карандаша.
6. В появившемся окне введите данные.
7. Сохраните настройки, нажав на значок галочки.

Работа с решением

Приложение «Совещания»

С помощью приложения Совещания можно организовать проведение совещаний, рабочих встреч, планерок.

Чтобы создать новое совещание в системе, сотруднику нужно:

1. Перейти в приложение Совещания.
2. Нажать на кнопку +Совещание в правом верхнем углу.
3. Заполнить открывшуюся форму: выбрать вид совещания ( например, Оперативное совещание бухгалтерии или Квартальный отчёт), что позволит автоматически заполнить данные, указанные в карточке вида совещания; указать тему совещания; выбрать собственную компанию; форму, время и место проведения совещания; участников; параметры организации совещания; параметры проведения голосования по итогам совещания.

Карточку вида совещания, нашей компании и переговорной можно выбрать из списка или создать, не покидая формы.

4. В параметрах организации совещания можно выбрать варианты формирования повестки (подачи вопросов к совещанию):

• Заранее — все вопросы к совещанию должны быть добавлены заранее, чтобы у Секретаря была возможность сформировать файл повестки до совещания. Если при этом в поле Отправить участникам запрос на вопросы вы установили переключатель «Да», в оповещении участникам о созданном совещании будет указан срок, в который они могут добавить свои вопросы к совещанию. Если же в этом поле выбран вариант «Нет», вопросы к совещанию добавляет Секретарь совещания;
• Свободная подача вопросов.

5. Если создаваемое совещание является регулярным, можно при создании совещания запланировать последующие: выбрать нужную периодичность, дату завершения (то есть дату, до которой нужно создать совещания в календаре), и вариант действий в случае, если дата создаваемого совещания приходится на нерабочий день.
6. После заполнения всех полей нажмите на кнопку Сохранить в нижнем левом углу формы. Карточка совещания будет сохранена, и будет запущен связанный с приложением бизнес–процесс «Уведомить участников и запланировать следующие совещания», в ходе которого будут созданы следующие совещания (если на форме создания совещания выбран вариант запланировать совещания), участникам будет направлено оповещение о предстоящем совещании.

Организация совещания

1. При получении оповещения о предстоящем совещании участники могут перейти по ссылке в карточку совещания и добавить свои вопросы. Для этого на вкладке Вопросы к совещанию необходимо нажать кнопку +Вопрос.

2. Кроме того, каждый пользователь системы может добавить вопрос в приложении Вопросы без указания совещания, на котором вопрос должен быть рассмотрен. В этом случае пользователю, назначенному на роль Секретарь совещаний в настройках групп раздела, придет задача указать совещание в карточке вопроса.

3. Если при создании совещания в поле Формировать повестку совещания выбрана опция Заранее, Секретарю будет назначена задача сформировать повестку совещания. Даже если эта опция не выбрана, Секретарь или Председатель совещания имеют возможность сформировать файл повестки, нажав на кнопку Сформировать повестку на карточке совещания.

Формирование повестки

1. Для формирования повестки совещания необходимо, чтобы в карточку совещания уже были добавлены вопросы. Если вопросов к совещанию еще нет, инициатору формирования повестки придет оповещение добавить вопросы. Затем в карточке совещания необходимо нажать кнопку Сформировать повестку.
2. В ходе бизнес-процесса «Сформировать повестку» будет автоматически сгенерирован файл повестки, и Секретарю совещания будет поставлена задача проверить этот файл.
3. Затем повестка будет направлена на согласование с Председателем.
4. После согласования участникам совещания придет оповещение о формировании повестки.
5. Если в сформированную повестку необходимо внести изменения, Секретарь или Председатель совещания могут нажать кнопку Внести изменения в повестку на карточке совещания, после чего повторно будет запущен процесс генерации файла повестки и ее согласования.

Проведение совещания

1. Перед началом совещания участникам будет направлено оповещение о его скором начале.
2. Когда все участники совещания будут в сборе, Секретарь или Председатель совещания нажимают кнопку Начать совещание в карточке совещания.
3. По ходу обсуждения вопросов совещания Секретарь или Председатель заносят принятые решения по каждому вопросу на вкладке Вопросы совещания, нажимая на соответствующие кнопки напротив вопроса:

• Отправить на голосование — если необходимо провести электронное голосование по вопросу;
• Ввести решение — если окончательное решение по вопросу принято;
• Отложить вопрос — если вопрос не может быть решен на текущем совещании;
• Отклонить вопрос — если вопрос не будет рассмотрен.

4. Если необходимо создать задачу/поручение по вопросу, Секретарь или Председатель могут перейти в карточку вопроса и добавить задачу на вкладке Задачи.

Завершение совещания

1. По окончании совещания Секретарь или Председатель совещания нажимают на кнопку Завершить совещание.
2. В открывшемся окне необходимо указать, требуется ли сформировать протокол совещания.
3. Если на этот момент не по всем вопросам совещания принято какое-либо решение, появится соответствующее оповещение. При этом можно закрыть совещание, и ввести решение по данным вопросам позже. Секретарю совещания придет соответствующая задача.
4. Для создания нового совещания со всеми параметрами текущего: в карточке совещания перейдите на вкладку Параметры совещания и в панели Организация совещания нажмите +Запланировать следующее совещание.
5. Видеозапись совещания, презентации и подобные материалы к совещанию можно добавить на вкладке Файлы в карточке совещания.

Подготовка и согласование протокола

1. Если требуется подготовка протокола совещания, в ходе бизнес-процесса «Сформировать протокол совещания» будет автоматически сгенерирован файл протокола, и Секретарю совещания будет поставлена задача проверить этот файл.
2. Затем если при создании совещания в параметрах голосования был выбрана опция Требуется электронное голосование > Провести электронное голосование > По всем вопросам повестки, протокол будет направлен на согласование. При этом если в карточке совещания в поле Голосовать будут все участники указан вариант «Нет, отдельные пользователи», согласовывать протокол будут пользователи системы, указанные в поле Участники голосования. В противном случае — Участники совещания.
3. Аналогично проходит согласование решений по вопросам, если выбрано Провести электронное голосование > Отдельно по каждому вопросу, но решение принимается по каждому вопросу в отдельности. Затем формируется протокол совещания, который отправляется на согласование с Председателем.
4. После принятия решения согласующими Председателю назначается задача принять окончательное решение по протоколу совещания: согласовать либо отправить протокол на доработку Секретарю и повторное согласование.
5. После того как протокол согласован, участникам совещания приходит задача ознакомиться с протоколом.

Адаптация решения под ваши потребности

В каждой компании формируются свои практика и правила проведения совещаний. Поэтому весьма вероятно, что вам будет необходимо внести изменения в логику бизнес–процессов данного решения и отредактировать формы карточек приложений для соблюдения требований вашей компании.

Настройка доступа

Определите роли пользователей и добавьте их в группы. Для это напротив названия приложения Совещания нажмите на значок шестеренки и выберите пункт меню Группы и роли.

Группы и роли используются:

• для ограничения видимости раздела;

• при настройке доступа к приложениям;

• для определения участников бизнес–процессов.

По умолчанию у всех пользователей системы есть доступ к данному разделу и ко всем приложениям, входящим в его состав. Доступ можно ограничивать на уровне приложений. Например, все пользователи смогут просматривать файлы, хранящиеся в приложении Протоколы, но редактировать и создавать их сможет только Секретарь совещаний. Подробнее об ограничении доступа читайте в статье «Настройка доступа».

Формы приложения

На карточке совещаний, вопросов и других приложений раздела можно скрывать поля или добавлять. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Формы элемента приложения».

Процессы

Процессы можно дорабатывать под ваши потребности. Вы можете удалить или добавить операции в бизнес-процесс, изменить сроки выполнения задачи или настроить их формы. Для этого:

1. Перейдите в раздел Совещания.
2. Выберите приложение и нажмите на значок шестеренки рядом с его названием.
3. В открывшемся меню выберите пункт Бизнес–процессы.

Подробнее о настройке бизнес-процессов читайте в статье «Введение в бизнес-процессы».

Шаблоны документов

В решении предусмотрена возможность генерации повестки совещания и протокола по шаблону. Вы можете добавить свой шаблон либо внести изменения в шаблон, имеющийся в решении.

При необходимости вы можете также изменить список переменных для генерации документа по шаблону. Для этого в соответствующем бизнес–процессе («Сформировать повестку» или «Сформировать протокол совещания») зайдите в настройки блока Генерация по шаблону и выберите нужную переменную процесса. Если в новом шаблоне используются те же переменные, что в имеющемся шаблоне решения, в процесс не требуется вносить изменений.

Статусы 

Для того, чтобы отслеживать текущее состояние по вопросам, удобно использовать статусы. Например, после создания вопроса он получит статус Не запланировано, если не указано совещание, на котором нужно рассмотреть вопрос, или статус Ожидает включения в повестку, если совещание указано. После формирования и согласования повестки совещания, статус изменится на Включен в повестку.

Вы можете задать свои собственные статусы, разрешить или запретить пользователям выставлять их вручную. Подробнее об этом читайте в статье «Статусы документов как инструмент контроля».

Хранение, поиск, настройки отображения

Все совещания отображаются на странице приложения Совещания. Чтобы быстро ориентироваться и находить нужные события, можно воспользоваться строкой поиска.

При необходимости можно легко настроить фильтры. Например, при помощи фильтра можно отобразить все совещания со статусом Запланировано, а остальные скрыть. Можно сохранить настроенные фильтры, чтобы пользоваться ими в дальнейшем. Подробнее об этом мы написали в статье «Поиск и фильтры».

Вы можете изменить способ отображения карточек вопросов — их можно отображать в виде плитки или таблицы. Кроме того, на плитку каждого вопроса можно добавить статусы, название совещания и другую полезную информацию.  Подробнее о настройках отображения карточек читайте в статье «Канбан-доска».

На страницу приложения можно добавить кнопку запуска настроенного бизнес–процесса. Подробнее о том, как это сделать, читайте в статье «Кнопки на карточках элемента приложения».

Шаблоны для генерации названий

В состав решения входит настроенный шаблон для генерации названия совещаний. Он содержит тему совещания и его дату. Это упрощает процесс создания совещаний, делает поиск нужного совещания более быстрым и обеспечивает единообразие. Подробнее о формировании названий по шаблону читайте в статье «Название элемента».

Интерфейсы

Для отображения информации о вопросе на форме просмотра карточки совещания использован пользовательский виджет Отображение вопросов совещания, который в свою очередь, содержит виджет Отображение вопроса для совещания. Вы можете изменить состав отображаемых полей вопроса, перейдя в конструктор виджета Отображение вопроса для совещания.

correspondence-setup.html compliance-management.html

Была ли статья полезной?

ДаНет

Выберите вариантРекомендации не помоглиТекст трудно понятьНет ответа на мой вопросСодержание статьи не соответствует заголовкуДругая причина

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас

Система управления совещаниями | Citeck ECOS

Решение позволяет:

Автоматически оповещать всех участников совещания

Контролировать поставленные задачи и исполнителей

Просто и удобно планировать и провoдить совещания

Быстро и легко организовать совещание с сотрудниками из разных офисов

Описание решения

Приходилось ли вам бывать на многочасовых совещаниях, где каждый вопрос превращался в бесконечное обсуждение, а итоговое решение так и не принималось? Бывает ли в вашей компании, что приходя на совещание, вы не всегда знаете, какие вопросы будут обсуждаться? Часто ли протокол теряется после совещания или вообще не ведется, так что через несколько дней никто не помнит, что обсуждалось, а ответственных за выполнение тех или иных заданий становится невозможно найти?

Если хотя бы на один вопрос вы ответили положительно, то скорее всего проведение совещаний и дальнейшее исполнение выработанных указаний работает в вашей компании не так эффективно, как могло бы. Модуль «Управление совещаниями» предназначен для оптимизации проведения совещаний и автоматизации процесса ведения протокола, регистрации участников, определения обсуждаемых вопросов, контроля за принимаемыми решениями. Он может использоваться как в небольших компаниях с одним офисом, так и в крупных корпорациях, имеющих множество офисов в разных городах и странах.

Функциональные возможности

Удобная карточка совещания

&nbsp

Все документы, относящиеся к совещанию, сотрудники, принимающие участие, протоколы и принятые решения зафиксированы в одной карточке. К карточке совещания можно вернуться в любой момент: до начала совещания, чтобы освежить в памяти вопросы, которые стоит затронуть, или через некоторое время после, чтобы проверить, какие из вынесенных решений выполнены.

Хранение файлов

&nbsp

Все подготовленные документы: доклады, планы, предложения – могут быть заранее или в процессе совещания добавлены в карточку. Таким образом, организатор может определить сколько времени потребуется на совещание и расставить приоритеты. Для остальных сотрудников будет так же возможен доступ ко всем документам.

Выбор участников совещания и назначение тем докладов

&nbsp

Для того, чтобы выбрать и оповестить тех, кто должен участвовать в совещании, вам потребуется не более двух минут. Выбор сотрудников осуществляется через удобную форму. Там же можно указать какие доклады или вопросы должны осветить выбранные сотрудники. Приглашения будут разосланы автоматически. При этом процесс подготовки совещания не пойдет дальше, пока выбранные сотрудники не подтвердят, что ознакомились с предстоящим совещанием.

Постановка задач, создание поручений и контроль их выполнения – основное условие успешной деятельности организации. Автоматизация управления задачами сделает механизм контроля выполнения задач сотрудников прозрачным и эффективным, позволит в режиме реального времени отслеживать статусы тех или иных задач или бизнес-процессов.

Протокол совещания

&nbsp

Ведение протокола неотъемлемая часть любого совещания. Система позволяет сразу же занести все данные о результатах совещания, зафиксировать выбранные решения. Вся эта информация так же будет доступна в последующее время.

Согласование протокола

&nbsp

После того, как протокол составлен, его можно согласовать с участниками совещания. Для этого в действиях появляется кнопка «отправить на согласование». Нажав на нее можно будет выбрать согласующих лиц. Уведомление им также придет на почту, а в разделе задач будут отображены новые элементы.

Постановка, контроль и исполнение задач

&nbsp

В процессе совещания или после него система позволяет сразу назначать исполнителей на конкретные задачи. Таким образом, все поставленные задачи будут контролироваться организатором, а исполнителям придет уведомление. Список задач и исполнителей будет доступен в карточке совещания.

История событий

&nbsp

Вся история событий — от начала организации совещания до рассылки протоколов после его окончания — фиксируется в карточке.

Нам доверяют:

Как составить протокол собрания: примеры и лучшие практики

7 основных моментов, которые необходимо включить при написании протокола собрания, а также конкретные примеры формальных и неформальных шаблонов.

Существует так много информации о том, как составить эффективный протокол собрания, что это немного сбивает с толку. Из-за этого притока информации, которая не всегда прямолинейна, написание заметок о встречах может показаться немного обременительным. Это позор, потому что верно обратное: заметки о собраниях — это мощный ресурс для команд и важное средство для обмена и распространения информации в вашей организации.

Так как составление протоколов совещаний очень важно, Fellow создал лучший пример протоколов совещаний в игре. Мы сделали это по существу и исключили лишнее, чтобы вы могли раз и навсегда понять, что такое протоколы собраний, какова их цель, и посмотреть на некоторые конкретные примеры повестки дня официальных и неформальных протоколов собраний (вместе с полезные шаблоны). Мы также включили список из 7 важных моментов, которые необходимо учитывать при написании протокола собрания, чтобы не упустить ни одной детали. Заметки о встречах не должны быть сложными, поэтому давайте посмотрим, как их правильно составить.

Протокол собрания — это письменная запись разговора и решений, принятых в ходе собрания. Протоколы собраний применимы к любой группе внутри компании, в том числе к собраниям совета директоров, на которых участвующие стороны включают советы директоров.

Этот тип заметок о собрании может быть написан для любого собрания, требующего официальной записи. Затем этот письменный отчет можно использовать либо для информирования членов команды, которые не смогли присутствовать, о том, что произошло, либо для отслеживания решений и действий, которые можно пересмотреть. Таким образом, протоколы предыдущих собраний можно использовать для принятия будущих организационных решений.

Узнайте, как Fellow может помочь вам управлять протоколами совещаний

Итак, что за шумиха вокруг протоколов совещаний? Для начала они предоставляют исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. Участники имеют возможность использовать протокол встречи в качестве записи для дальнейшего использования, чтобы понять, какой прогресс имел место.

Протоколы также обеспечивают правовую защиту организации. Во многих случаях комплексная проверка фиксируется в протоколах собраний компаний, которые затем могут быть официально оформлены и задокументированы для подтверждения этических и добросовестных практик организации. Протоколы совещаний также служат доказательством того, почему и как компания пришла к определенным решениям. Это поможет ответить на любые вопросы, возникающие в связи с принятыми решениями.

В недавней статье Business Training Works о том, как лучше вести протокол, подчеркивается важность протоколов совещаний:

• Они представляют собой запись решений и действий группы
• Они служат напоминанием о том, кому были даны задания
• Они свидетельствуют о сроках
• Они являются пособием для людей, которые отсутствуют во время принятия решений

1.

Официальный протокол собрания Пример

Официальные протоколы собраний используются для документирования важных или официальных решений, которые часто требуют утверждения. В этих протоколах собраний используется формальный язык, и они составлены таким образом, чтобы впоследствии ими могли поделиться все участники собрания.

Официальные протоколы собраний обычно используются некоммерческими организациями, правительством, школами и государственными компаниями. На самом деле, большинство профсоюзов, школ, городских и окружных властей составляют протоколы своих собраний на основе Правил порядка Роберта.

Если вы пишете протокол официальной встречи, важно задокументировать как можно больше информации и сохранять формат встречи неизменным от встречи к встрече.

Разумно использовать шаблон встречи для более официальных разговоров, чтобы придать им нужную структуру. Организация заметок имеет ключевое значение, так как впоследствии вы будете делиться заметками со всеми.

Протокол официального собрания [Пример]

=

• Звонок для заказа : [Координатор собрания] созвал очередное собрание [Организации] в [время] [дата] в [место].
• Перекличка : [Секретарь] провел перекличку. Присутствовали следующие лица: [Список участников]
• Утверждение протокола последнего собрания : [Секретарь] зачитал протокол последнего собрания. Протокол утвержден.
• Открытые вопросы : Открытые вопросы + Резюме обсуждения
• Новое дело : Новое дело + Резюме обсуждения
• Перерыв : [фасилитатор собрания] объявил перерыв на [время окончания собрания]. Протокол представлен: [Имя]

Подробнее об этом шаблоне

Протокол неформальной встречи служит кратким справочником по важным темам, затронутым на встрече, таким как цели, препятствия, сроки или появившиеся идеи.

Если ваша организация не требует от вас использования определенного шаблона протокола собрания, вы можете использовать и настроить более простой шаблон. В отличие от официального шаблона протокола собрания, никому не нужно утверждать протокол для этого типа собрания, и он служит только для документирования ключевых моментов и следующих шагов.

Вот шаблон протокола неофициального собрания, который вы можете использовать для записи решений на собраниях вашей команды:

Протокол неофициального собрания [Пример]

• Цель собрания : Укажите цель вашего собрания: что вы планируете достичь ?
• Темы для обсуждения : Новая тема для обсуждения
• Действия : Новое задание, срок выполнения и ответственный

1. Дата и время собрания

дату и время встречи. Казалось бы, ничего сложного, но стоит упомянуть об этом, поскольку очень важно иметь возможность вернуться к предыдущим встречам и понять, когда они произошли, что было сделано, а что еще предстоит сделать.

2. Имена участников

Следующим шагом является документирование имен всех участников и любых других людей, которые не смогли присутствовать. Обычно в начале встречи есть время, посвященное принятию или изменению протокола предыдущей встречи, чтобы вы могли посмотреть, кто присутствовал в прошлый раз, чтобы получить черновую версию списка участников. Еще лучше использовать приглашение календаря, чтобы проверять имена, когда участники присоединяются или входят в комнату.

Если вы используете Fellow для создания повесток дня собраний и написания протоколов собраний, дата собрания, время и участники будут отображаться автоматически! (также известный как: одной проблемой меньше) .

3. Цель встречи

Очень важно, чтобы «почему» эта встреча была задокументирована и стала очевидной. В этой части протокола собрания постарайтесь подробно объяснить, почему это собрание было созвано и чего оно пытается достичь. Это будет особенно полезно для тех, кто не смог присутствовать на собрании, и для всех, кто использует результаты этого собрания для принятия решений.

4. Обсуждаемые пункты повестки дня и темы

Попробуйте использовать повестку дня собрания в качестве общего плана для своих заметок о собрании и используйте каждый пункт повестки дня в качестве раздела для записи заметок, включая любые результаты или важные принятые решения.

Рекомендуется заранее разослать повестку дня собрания, чтобы каждый мог внести предложения и внести свой вклад. Это также означает, что никто не войдет в комнату, не зная, что будет обсуждаться.

Использование шаблона протокола собрания, который вы можете использовать на регулярной основе, также сэкономит вам много времени и энергии и укрепит знакомство. В недавней статье Стивена Рогельберга, опубликованной в Harvard Business Review, он подчеркивает, почему повестка дня собрания так важна:

«Важна не сама повестка дня, а актуальность и важность того, что в ней указано, а также то, как руководитель способствует обсуждению пунктов повестки дня».

Повестка дня встречи не стоит вашего времени, если вы не собираетесь обсуждать самые актуальные и актуальные темы в увлекательной форме. Определенно пища для размышлений.

5. Действия

Продуктивные собрания приводят к назначению действий разным участникам. Записывайте любые решения или действия, как только они происходят, чтобы вы могли точно расшифровать их.

Зафиксировать все было бы невозможно, поэтому вместо этого прислушивайтесь к действиям, которые необходимо предпринять в отношении основных решений, рекомендаций, проблем или решений, которые были выявлены.

Запись действий на собрании позволит вам, как группе, возлагать друг на друга ответственность за свои обязанности и поддерживать друг друга в выполнении задач, которые приближают вас к достижению более крупных организационных целей.

6. Дата и место следующей встречи

Если вы ведете официальные протоколы собрания, важно, чтобы участники собрания знали, когда объявляется призыв к порядку проведения следующего собрания в отношении данного проекта или темы обсуждения. Это дает вам общий график того, сколько времени у вас есть для выполнения возложенных на вас обязанностей.

Понимание того, когда у вас следующая встреча, поможет вам правильно распоряжаться своим временем и правильно расставлять приоритеты для всех ваших задач. Не менее важно знать место вашей встречи, будь то онлайн или лично.

Убедитесь, что у вас загружено соответствующее программное обеспечение, или, если это личная встреча, что вы рассчитали, как долго вы собираетесь сидеть на шоссе — в этом случае у вас, вероятно, должен быть подкаст загружено и готово к работе!

7. Документы, которые должны быть включены в отчет

Последнее, что нужно включить, это дополнительные документы, которые вы должны отправить вместе с вашим протоколом в отчет о собрании. Подумайте, использовались ли какие-либо документы или упоминались ли они на собрании, которые могут быть полезны для членов вашей команды. Это может включать журнал действий или проблем, KPI, обновления или изменения в проекте. В статье, опубликованной G2, подчеркивается важность отправки протоколов совещаний как можно скорее:

«После окончания собрания пришло время привести в порядок ваши записи и раздать их вашей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы».

Несмотря на то, что вы отправляете этот отчет как можно быстрее, убедитесь, что вы хорошо пишете протокол, уделяя особое внимание качеству, так как это служит минутной записью, на которую будут ссылаться в будущем.

Написание протоколов совещаний не должно вызывать стресса. На самом деле, вся их цель состоит в том, чтобы сделать вашу жизнь менее напряженной, имея возможность вернуться назад и сослаться на то, что обсуждалось, и каковы были ключевые результаты. В этой статье Феллоу рассказал, что такое протокол собрания и почему он так важен. Мы предоставили шаблоны формальных и неформальных протоколов совещаний, чтобы вы могли протестировать их и посмотреть, подходят ли они вам. Наконец, мы перечислили 7 вещей, которые обязательно нужно включить в протокол встречи:

1. Дата и время собрания
2. Имена участников
3. Цель собрания
4. Вопросы и вопросы повестки дня для обсуждения
5. Действия
6. Дата и место следующего собрания
7. Документы для включения в отчет

Обращайтесь к этому руководству всякий раз, когда вам понадобится руководство по эффективному составлению протоколов совещаний, и не забудьте попробовать один из наших шаблонов совещаний, чтобы сохранить согласованность и не пропустить ни одной необходимой детали. До скорого!

Об авторе

Кейт Дагер, бакалавр коммуникаций и управления бизнесом, имеет опыт управления и корпоративного консультирования, работая в государственном секторе, продажах и корпоративных финансах. Сейчас она переключается с бизнеса на психологию и объединяет свои знания из обеих областей, поскольку она получает степень магистра психологии в Тринити-колледже в Дублине. Кейт очарована тем, как наша физическая среда влияет на наши мысли, поведение, действия и благополучие. Она сертифицированный преподаватель йоги, страстный писатель и путешественник.

Первоначально опубликовано по адресу https://fellow.app 28 октября 2020 года. Протоколы собраний, которые нельзя упускать из виду или недооценивать, содержат исторические записи, институциональные знания и информацию для тех, кто не смог присутствовать.

Ведение заметок на совещании требует сосредоточенности, внимания к деталям, предельной точности и способности преобразовывать информацию в соответствующие концепции. Это означает, что подготовка в порядке.

Добавьте это руководство в закладки и поделитесь им со всеми, кто отвечает за ведение протоколов собраний. Это высокоуровневый взгляд на основные советы, которые могут помочь сохранить согласованность действий команды и ее выполнение.

Рассмотрим подробнее:

• Цель протокола собрания
• Пять шагов, которые должен выполнить каждый, кто ведет заметки
• Советы по продуктивному ведению заметок
• Два бесплатных инструмента для протоколов совещаний

 

Что такое протокол собрания и зачем он нам нужен?

Протокол собрания представляет собой запись в режиме реального времени обо всем, что происходит во время собрания. Назначенный ведущий обычно записывает протокол встречи, или команда может менять эту роль.

Целью протокола собрания (также называемого протоколом) является предоставление официального отчета о собрании для дальнейшего использования любой заинтересованной стороной. Он может предложить историю учреждения, напоминание о действиях для участников собрания и заметки для тех, кто не смог присутствовать.

Отслеживание действующего протокола собрания:

• Групповые обсуждения и решения
• Присутствие участников собрания
• Действия, их исполнители и их сроки

 

Как вести протокол встречи: пошаговое руководство

Независимо от того, заменяете ли вы кого-то, кто обычно ведет заметки, или взяли на себя эту роль на постоянной основе, эти пять шагов помогут вам разобраться минут на следующей встрече:

🗓 1. Планирование протокола встречи

Председатель и секретарь или секретарь должны встретиться заранее, чтобы ведущий понимал, что будет происходить во время встречи, и был готов зафиксировать основные моменты.

Принятие решения о структуре встречи и вспомогательных инструментах для улучшения опыта участников. Это может включать в себя отправку опроса заранее, чтобы получить мнение команды и сделать пункты повестки дня собрания более инклюзивными. Опрос фиксирует мгновенную обратную связь внутри вашей команды и без проблем работает со Slack, Zoom или Teams.

📝 2. Делайте заметки во время встречи 

Будет циркулировать много информации, поэтому полезно знать, на чем наиболее важно сосредоточиться в своих заметках. Обязательно соблюдайте любые предоставленные форматы или шаблоны протоколов собраний. Или, если у вас еще нет шаблона, начните с включения этой ключевой информации:

• Дата и время встречи
• Имена членов правления, участников собрания, а также записи тех, кто не смог присутствовать
• Любые поправки к протоколу предыдущего собрания
• Решения по каждому вопросу повестки дня. Они могут включать:
• Принятые меры
• Дополнение к протоколу последней встречи
• Новый бизнес
• Сроки для новых действий
• Итоги голосования (предложения приняты или отклонены)
• Дата и время следующей встречи

Используйте бесплатные шаблоны протоколов совещаний, чтобы сделать заметки очень простым.

🧑‍💻 3. Напишите протокол встречи

После встречи пришло время обобщить всю информацию, чтобы вы могли поделиться протоколом с группой. Как ведущий заметок, ваша работа состоит в том, чтобы редактировать протоколы для ясности и выделять драгоценные камни в обсуждении, особенно когда происходит много болтовни.

Используйте форматирование, чтобы выделять или отличать важные решения или действия от остальных протоколов собрания.

Постарайтесь закончить составление протокола собрания вскоре после первоначального собрания правления или собрания команды, чтобы не забыть ни одной детали.

📫 4. Распространите или поделитесь протоколами собрания

Важно, чтобы руководитель группы рассмотрел и утвердил их, иначе протокол собрания не будет считаться официальным.

Протоколом можно поделиться в устной форме в начале следующей встречи или отправить заранее по электронной почте или через Google Docs. В последнем случае убедитесь, что разрешения установлены правильно, чтобы посетители могли свободно получать доступ к документу без каких-либо хлопот или ненужных действий.

Многие группы голосуют за утверждение протокола в начале следующего собрания.

🗂 5. Файл протокола для дальнейшего использования

После того, как вы внесете изменения в соответствии с заметками руководителя группы, совета директоров, председателя или комитета и получите одобрение, пришло время их сохранить.

В зависимости от размера организации, в которой вы работаете, вы можете использовать один или несколько из следующих способов хранения:

• Google Docs или Notion
• Другой облачный диск или диск на основе приложения
• Физический жесткий диск
• Распечатанные бумажные копии для физического хранения в файловой системе

 

Советы по продуктивному ведению заметок

Независимо от того, любите ли вы делать заметки или новичок в этой роли, вот главные советы для четких заметок:

• Создайте план или найдите идеальный шаблон , и освойтесь с ним задолго до собрания, чтобы вы могли свободно делать заметки организованным образом.
• Отслеживайте участников собрания, когда они входят в собрание, чтобы сэкономить время позже.
• Даже если вы думаете, что вспомните позже, записывайте решения и действия в режиме реального времени.
• Прежде чем двигаться дальше, проясните все вопросы, которые у вас есть, пока они еще свежи в памяти.
• Сосредоточьтесь на самых важных темах, решениях, заданиях и действиях, а не пытайтесь записать каждое слово.
• Старайтесь сохранять объективность при записи протокола встречи.
• Сохраняйте время глагола одинаковым во всем документе.
• Записывайте только имена, относящиеся к движениям и секундам.
• Ведите протоколы только на основе фактов и оставляйте личные наблюдения участников вне документа.
• Ссылаясь на другие документы, указывайте, где участники могут их найти, или прикрепляйте их в виде приложений, вместо того чтобы вдаваться в подробности о документах в протоколах собрания.

 

2 бесплатных инструмента для протоколов совещаний

Давайте закончим несколькими практическими советами, которые помогут вам максимально эффективно использовать протоколы совещаний. Вот два вспомогательных инструмента, которые вы можете попробовать бесплатно и которые принесут вам душевное спокойствие.

1. Документы Google

Мы уже упоминали Документы Google выше. Тем не менее, лучшая часть Google Workspace заключается в том, что она обеспечивает отличный пользовательский интерфейс, который позволяет участникам сотрудничать в режиме реального времени, но практически не требует обучения.

2. Otter.ai

Otter.ai — это инструмент, который помогает превратить аудиозапись совещания в расшифровку стенограммы с возможностью поиска, чтобы ваши ведущие могли сосредоточиться на участии в обсуждении. Начните бесплатно с базовыми функциями и обновлениями, чтобы получить больше минут.

Соберите отзывы о встречах с Полли

Лучшее мы оставили напоследок. Полли может помочь во всем, от заседаний правления до неформальных встреч. Это помогает собрать необходимые данные, позволяя участникам добавлять свои заметки в шаблоны повестки дня, помогая создать значимый опыт встречи. Затем вы можете собирать отзывы о встречах после их завершения и узнавать, что важнее всего для вашей команды, чтобы постоянно улучшать структуру собраний.

Polly прекрасно синхронизируется с инструментами, которые уже использует ваша команда (Microsoft Teams, Slack и Zoom), и обеспечивает упрощенный и удобный интерфейс.

Протоколы совещаний всегда более эффективны с правильными инструментами

Протоколы совещаний не должны отнимать вашу энергию или казаться однообразными. Понимание цели, стоящей за ними, а также того, как улучшить свои заметки и повысить их точность, может помочь любому ведущему заметок создавать содержательные записи. с гордостью вспоминать о хорошо выполненной работе в будущем. Чтобы получить больше идей о том, как получить максимальную отдачу от ваших совещаний, следите за блогом Polly. Или используйте Polly бесплатно на следующей встрече, чтобы увидеть, как она может поддержать всю команду.

 

Попробуйте Polly бесплатно, чтобы мгновенно повысить вовлеченность сотрудников.

   

 

Подпишитесь на нашу рассылку и получите скидку 25% на новую подписку Polly!

 

Автор Бриана Бьянколин

Будучи кочевым писателем-фрилансером, любителем историй и профессиональным перекусчиком из Торонто, Канада, любовь Брианы к письму (и предпринимательству) началась еще в детстве, когда она брала выручку от своего лимонадного киоска, чтобы покупать блокноты и ручки. Проработав 5 лет в творческой сфере, она окунулась в жизнь фрилансера, переехала в Европу и начала писать на полную ставку на такие темы, как стартапы, здоровье, дизайн, путешествия и технологии.