1.1 результаты работы по увеличению расстояний границ прилегающих территорий;

1.2 изменения в законодательстве в области принятия органами местного самоуправления нормативных правовых актов, устанавливающих расстояние границ территорий, прилегающих к социально значимым объектам, на которых не допускается розничная продажа алкогольной продукции.

Приложение:

— Информация по муниципальным районам и городским округам по увеличению расстояний границ прилегающих территорий;

— Презентация «Актуальные вопросы с органами местного самоуправления»;

— Сравнительный анализ правовых актов, принимаемых органами местного самоуправления в связи с вступлением в силу Постановления Правительства РФ от 23 декабря 2020 года № 2220.

Решили:

1. Направить проекты нормативных правовых актов муниципальными районами «Балейский район», «Дульдургинский район» в РСТ Забайкальского края;

2. Провести анализ попадающих под ограничение объектов розничной продажи алкогольной продукции на территории городского округа «Город Чита»;

3. Предоставить информацию о ходе работы по изменению нормативных правовых актов в сфере определения границ прилегающих территорий муниципальным районам (городским округам) «Город Краснокаменск и Краснокаменский район», «Акшинский район», Городской округ «Город Петровск-Забайкальский»;

4. РСТ Забайкальского края направить информацию по изменениям процедуры принятия нормативных правовых актов органам местного самоуправления.

2. Изменения в законодательстве в области государственного контроля (надзора) за применением цен (тарифов) на топливо твердое (дрова) на территории Забайкальского края:

2.1. Схема взаимодействия с муниципальными районами, городскими округами.

Приложение:

— Письмо РСТ Забайкальского края от 17.09.2020 г. № 03/5097;

— Письмо РСТ Забайкальского края от 18.01.2021 г. № 03/194;

— Приказ РСТ Забайкальского края от 17.12.2020 г. № 582-НПА «Об установлении предельных максимальных уровней цен на топливо твердое (дрова), реализуемое гражданам, управляющим организациям, товариществам собственников жилья, жилищным, жилищно-строительным или иным специализированным потребительским кооперативам, созданным в целях удовлетворения потребностей граждан в жилье, на территории Забайкальского края, на 2021 год».

Решили:

1. Органам местного самоуправления предоставить информацию о наличии топливоснабжающих организаций на территории муниципальных районов, реализующих топливо твердое (дрова, уголь) с указанием стоимости за 1 скл. м3/тонну.

3. Актуализация схем теплоснабжения, действующих на территории муниципального образования.

Приложение:

— Поручение Губернатора Забайкальского края от 04. 09.2020 г. № ПП-135-20 «Для организации ежегодной работы по актуализации схем теплоснабжения муниципальных образований;

— Письмо РСТ Забайкальского края от 08.09.2020 г. № 03/4927;

— Письмо РСТ Забайкальского края от 11.01.2021 г. № 06/28.

Решили:

1. В срок до 1 февраля 2021 года актуализировать схемы теплоснабжения;

2. Направить в РСТ Забайкальского края информацию об актуализации в срок до 15 февраля 2021 года.

4. Передача объектов теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения по концессионным соглашениям, инвестиционной программе, программе «Энергосбережения и повышение энергетической эффективности в Забайкальском крае»

Приложение:

— Письмо РСТ Забайкальского края от 18.11.2020 г. № 03/6349;

— Письмо РСТ Забайкальского края от 19.11.2020 г. № 03/6354;

— Памятка по правилам согласования и утверждения инвестиционных программ № 1;

— Памятка по правилам согласования и утверждения инвестиционных программ № 2.

Решили:

1. Проводить работу по заключению новых соглашений в соответствии с представленными графиками;

2. Установить контроль за разработкой ресурсоснабжающими организациями инвестиционных программ и программ энергосбережения и повышение энергетической эффективности.

5. Оформление бесхозяйных объектов электросетевого комплекса в муниципальную собственность.

Приложение:

— Перечень бесхозяйных и необслуживаемых объектов, подключенных к электросетевому хозяйству ОАО «РЖД»;

— Презентация «Оформление бесхозяйных объектов электросетевого комплекса в муниципальную собственность.

Решили:

1. Принять к сведению информацию о необходимости организации процедуры оформления бесхозяйных объектов электросетевого комплекса в муниципальную собственность.

Видео рабочей встречи прилагаются:

— рабочая встреча часть 1

— рабочая встреча часть 2

Руководитель РСТ Забайкальского края Е.А. Морозова

Пензенский губернатор и Чрезвычайный и Полномочный Посол РБ в РФ подписали протокол по итогам рабочей встречи

Пензенский губернатор и Чрезвычайный и Полномочный Посол РБ в РФ подписали протокол по итогам рабочей встречи

Напомним, что Посол и представители делегации Республики Беларусь, в числе которых руководители белорусских предприятий, посещают Пензенскую область с официальным визитом. Промышленники уже успели ознакомиться с работой ряда пензенских производств, презентовать собственные возможности в организации сотрудничества с нашим субъектом РФ, и в частности, его промышленным сектором.

Открывая встречу с почётными гостями, глава исполнительной власти региона отметил, что Пензенскую область и Республику Беларусь соединяют давние торгово-экономические взаимоотношения, культурная и духовная общность.

«Наше братство скрепили подвиги предков в Великой Отечественной войне 1941 – 1945 годов и Великая Победа, 75-летие которой Россия и Беларусь праздновали в 2020 году. В Брестской крепости при защите западных рубежей Советского Союза летом 1941 года героически погиб выходец из Пензенской области, Герой Советского Союза Андрей Митрофанович Кижеватов. Пензенская 61-я стрелковая дивизия героически обороняла Днепровский рубеж на территории Гомельской области. Командующий 50-й армии, уроженец Пензенской губернии генерал-полковник Иван Васильевич Болдин освобождал от фашистских захватчиков город Могилев», — напомнил факты общей для двух братских народов истории Иван Белозерцев.

«Тысячи эвакуированных жителей Белоруссии нашли тёплый прием в Пензенской области. Они работали на заводах и фабриках, преподавали в учебных заведениях, спасали раненых в госпиталях. Сегодня мы укрепляем традиции дружбы и сотрудничества», — подчеркнул он.

Губернатор уточнил, что на протяжении ряда последних лет Правительством Пензенской области Российской Федерации были подписаны соглашения о торгово-экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве с Правительством Республики Беларусь, с исполнительными комитетами Минской, Брестской, Гомельской, Могилевской областей.

«В июне 2017 года на встрече с Президентом Республики Беларусь Александром Григорьевичем Лукашенко были обозначены новые направления сотрудничества между Беларусью и Пензенской областью, в том числе создание конкурентоспособных и перспективных производств. Результатом достигнутых соглашений, проведённых встреч, организованных визитов и бизнес-миссий стало стратегическое партнёрство Пензенской области и Республики Беларусь», — конкретизировал Иван Белозерцев

«У нашей области с Беларусью сбалансированный торговый оборот: экспорт практически равен импорту. Регион поставляет в РБ продовольственные товары и сельскохозяйственное сырье; мебель и изделия из стекла; машины и оборудование; целлюлозно-бумажные изделия. Мы закупаем оборудование и сельскохозяйственную технику», — дополнил он.

Глава субъекта Федерации обозначил заинтересованность Пензенской области в увеличении товарооборота, а также в реализации совместных инвестиционных проектов, во взаимовыгодном сотрудничестве и кооперации промышленных предприятий.

«Мы будем расширять взаимодействие в сфере здравоохранения, образования, культуры и искусства, молодежной политики, внутреннего туризма. Пензенская область также планирует активизировать отношения побратимства с городами Республики Беларусь», — озвучил планы совместной работы Иван Белозерцев.

По словам Чрезвычайного и Полномочного Посла Республики Беларусь в Российской Федерации, предприятия РБ могли бы усилить сотрудничество с Пензенской областью в сфере АПК и производства автотехники, в первую очередь сельскохозяйственной, а также в области обеспечения работы жилищно-коммунального хозяйства.

«Пензенская область является одним из тех регионов, с которыми мы активно работаем», — акцентировал Владимир Семашко.

«Впечатлили ваши результаты в сельском хозяйстве. Нам есть что предложить – есть результаты в сфере комплексной механизации сельскохозяйственного производства. Эта отрасль у нас эффективно развивается» — пояснил он.

По итогам рабочей встречи, в целях активизации сотрудничества Республики Беларусь и Пензенской области Российской Федерации, в рамках исполнения Соглашения между Правительством РБ и Правительством Пензенской области РФ о торгово-экономическом, научно-техническом и культурном сотрудничестве от 18 сентября 2015 года, подписан протокол. В соответствии с данным документом подтверждена готовность сторон к наращиванию объёмов товарооборота, углублению производственно-кооперационных связей, реализации совместных научных и инновационных проектов, а также принятию эффективных механизмов поддержки и стимулирования торгово-экономических отношений Республики Беларусь и Пензенской области Российской Федерации.

Решено принять меры по наращиванию в 2021 году объёмов взаимной торговли, усилить сотрудничество между промышленными предприятиями и компаниями АПК, активизировать взаимодействие в сфере ЖКХ и строительства, реконструкции объектов автотранспортной инфраструктуры. А также – оказывать взаимную помощь при внедрении современного оборудования и технологий в сфере глубокой переработки твердых коммунальных отходов и очистки воды.

В рамках мероприятия заключено трёхстороннее Соглашение о сотрудничестве между министерством сельского хозяйства Пензенской области, ООО «Торгово-производственная компания МТЗ — Татарстан» и ФГБОУ ВО «Пензенский государственный аграрный университет». Документ подписали первый заместитель министра сельского хозяйства Пензенской области Эдуард Каташов, коммерческий директор ТПК «МТЗ — Татарстан» Владимир Петухов и ректор ПГАУ Олег Кухарев.

Протокол рабочей встречи Министерство промышленности, транспорта и инновационных технологий Омской области, ФБУ «Омский ЦСМ» и НП «ЦПРЭ и КХ»

25. 04.2017 г.

Все письма в формате pdf можно скачать внизу страницы.

Владимир Семашко и Иван Белозерцев подписали протокол по итогам рабочей встречи — последние новости Пензы и области на сегодня

Открывая встречу, Иван Александрович отметил, что Пензенскую область и Республику Беларусь соединяют давние торгово-экономические взаимоотношения, культурная и духовная общность.

— Наше братство скрепили подвиги предков в Великой Отечественной войне и Великая Победа, 75-летие которой отметили в 2020 году. В Брестской крепости при защите западных рубежей Советского Союза летом 1941 года героически погиб выходец из Пензенской области, Герой Советского Союза Андрей Митрофанович Кижеватов, — сказал Иван Белозерцев. 

Чуть позже, на встрече с журналистами, Владимир Семашко отметил, что город Калинковичи Гомельской области, в котором он родился, освобождала в январе 1944 года 354-я стрелковая  дивизия, сформированная в Пензе.  

Владимир Семашко вручил пензенскому губернатору почетную медаль в честь 75-летия Победы советского народа над фашизмом. А губернатор, в свою очередь, подарил послу Пензенскую энциклопедию.  

Глава Пензенской области и Чрезвычайный и Полномочный Посол РБ в РФ подписали протокол по итогам рабочей встречи.  

На пресс-конференции, отвечая на вопрос о том, какие именно направления интересуют белорусскую сторону в первую очередь, Владимир Семашко, среди других направлений, выделил строительную сферу. И сказал, в частности, что есть желание построить на пензенской земле «белорусский квартал».  

Кроме того, белорусская стороны заинтересована продавать региону сельскохозяйственную технику, а областному центру – автобусы на газомоторном топливе для обновления городского общественного транспорта.

Автор: Марьям ЕНГАЛЫЧЕВА

Нашли ошибку — выделите текст с ошибкой и нажмите CTRL+ENTER

эффективных программ встреч с примерами — Notejoy

Когда встречи отклоняются от графика, участники прибывают неподготовленными, а темы неактуальны — эти проблемы часто возникают из-за плохой структуры повестки дня.

Повестки дня важны, потому что эффективный увеличивает продуктивность команды

Эффективная повестка дня повышает продуктивность собрания в целом, так как формирует ожидания относительно того, что должно происходить до, во время и после собрания. Это помогает собрать всех на одной странице по наиболее важным темам и позволяет команде быстро решать ключевые проблемы.

Что включить в повестку дня?

Как пишет Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей»: «Начните с конца». Повестки дня — это списки пунктов, которые участники надеются выполнить на встрече.

В повестку дня чаще всего входят:

• Информационные элементы — распространение обновлений по теме для группы.Например, менеджер может предоставить обновленную информацию о процессе планирования на конец года.
• Действия — вопросы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассмотреть во время собрания. Например, производительность за определенный период времени или траекторию при запуске продукта.
• Темы обсуждения — элементы, по которым вы хотите, чтобы группа оставила отзывы. Например, сбор информации о предстоящем изменении политики поездок на работу и вопросы, которые у команды есть по этому поводу.

В дополнение к этому они часто включают конкретные подробности о том, как будет проводиться собрание. Например, в темах повестки дня часто указывается, кто и как долго будет выступать, чтобы определить, кто будет отвечать за подготовку контента и сколько времени у них будет на его представление.

В зависимости от собрания повестки дня могут быть распространены задолго до собрания или переданы в начале собрания. Он устанавливает цель встречи и гарантирует, что все будут на одной странице в отношении того, чего вы хотите достичь в этот срок.

Повестки дня могут быть очень короткими или очень длинными

Насколько формальной должна быть ваша повестка дня? Часто люди не чувствуют, что у них есть время подготовиться к встрече, не говоря уже о том, чтобы написать полную официальную повестку дня встречи. Когда ставки высоки или ситуация очень формальная, может иметь смысл включить формальную заранее распределенную повестку дня, а также протокол собрания. Однако прагматический подход состоит в том, чтобы сделать повестку дня как можно более простой для решения поставленной задачи.

Пример неформальной повестки дня

1) Вступление (10 минут — все)
2) Просмотрите показатели продаж за квартал до текущей даты (10 минут) *
3) Обсуждение и одобрение предложения по продажам на следующий квартал (5 минут) *
4) Ознакомьтесь с планом предстоящей маркетинговой кампании (15 минут)

* Ежеквартальные фактические и прогнозируемые показатели см. В прилагаемых документах.

Пример формальной повестки дня

1. Постоянные вопросы — вопросы, которые всегда находятся в повестке дня очередного собрания

— Принять посещаемость
— Утвердить протокол предыдущего собрания
— Обновления статуса команды
— Так далее.

2. Дело последнего собрания — обсудите темы, которые не были завершены на предыдущем собрании, или пункты действий, которые необходимо выполнить

— Стефани — обновление квоты продаж (10 минут)
— Дэвид — вице-президент по продажам (5 минут)

3. New Business — новые темы встречи

— Сэм — Обсудить переезд объектов (20 минут)
— Рэнди — Результаты опроса вовлеченности сотрудников (30 минут)

4. Ведение домашнего хозяйства — постоянные вопросы по завершении собрания

— Клайд — Объявления
— Обзор мероприятий
— Дата следующей встречи
г. — И т. Д.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в зале заседаний, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими планами встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Связанные ресурсы

Как вести протокол собрания: примеры и шаблон протокола собрания

Документирование встречи — важный шаг для успешного и эффективного вызова по видеоконференции.Если вас выбрали священным писцом встречи, важно понимать все тонкости составления и обмена протоколами встречи с коллегами эффективно, интуитивно и легко. Но не беспокойтесь — вот все, что вам нужно знать о протоколах встречи, а также несколько советов и приемов, как запечатлеть наиболее важные части встречи.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это вещественные записи, сделанные на собрании, которые используются для информирования участников и не участников о том, что обсуждалось во время собрания, и определения требуемых дальнейших шагов для продолжения беседы или проекта.Протокол собрания позволяет людям, которые не присутствовали на собрании, увлечься тем, что обсуждалось. В этом сокращенном документе также предлагаются темы для повторного рассмотрения и обоснование будущих решений на последующих встречах.

4 причины взять протокол встречи

Протоколы собраний используются не только для сравнения ключевых тем, обсуждаемых на собраниях, они также используются в качестве записей, чтобы любой, кто не участвует в разговоре или в зале заседаний, мог наверстать упущенное из того, что обсуждалось, без предвзятости и светской беседы.Вот несколько веских причин, по которым протоколы заседаний улучшают ваше самочувствие:

Определите общую цель встречи

Люди встречаются не для развлечения. У созыва собрания всегда есть основная цель. Хорошие протоколы встречи не только говорят людям, почему встреча была проведена, но и пробуждают в памяти задачи, которые необходимо выполнить.

Подсчет голосов по принимаемым решениям

Записывая важные решения, принятые во время встречи, вы и ваши коллеги делаете шаг вперед для любых последующих встреч. Записывайте предложения или голоса, сделанные в зале заседаний, чтобы прояснить участникам и не присутствующим, когда, почему и как были приняты эти решения.

Планируйте следующие шаги для будущих встреч

Встреча никогда не бывает одной встречей — всегда есть последующие синхронизации и задачи, которые нужно выполнить людям. Записывая, что нужно сделать до следующей встречи, коллеги могут легко отслеживать, что им нужно сделать, чтобы подготовиться к следующему звонку.

Отслеживание действий

Регистрация того, какие элементы требуют действий на протяжении всего собрания, позволяет участникам легко узнать, что им нужно делать по окончании собрания, не отвлекая внимания от того, что в настоящее время обсуждается.

Как написать эффективный протокол собрания за 6 шагов

1. Предварительный план

Установив и отправив повестку встречи своим коллегам заранее, вы можете помочь вести беседу и исключить любые возможные противоречия. Вы можете использовать протокол собрания для настройки структуры собрания, а также для удобного ведения заметок и изменения темы. Это также позволяет вам создавать повестку дня в формате, подходящем для собрания.

2. Составьте протокол

Некоторые ключевые моменты, которые следует включить в протокол собрания: время и дата собрания, имена участников конференц-связи, принятых решений , новых тем внесенных вверх и следующая встреча время и дата.Если некоторые люди не смогли присоединиться, запишите их имена, чтобы убедиться, что они все еще в курсе.

3. Держите свои заметки чистыми

Легко отставать, делая заметки на собрании — разговоры идут быстро, и за ним может быть трудно угнаться. Сделайте мысленную пометку, прежде чем встреча станет объективной, и избегайте любых суждений или предвзятости. Вы даже можете вернуться после собрания и отредактировать свои протоколы, чтобы они имели смысл, исправить ваши времена, чтобы они были последовательными, и приложить любые дополнительные документы или информацию, на которые, возможно, ссылались.

4. Получите разрешение (при необходимости)

Если вы новичок в ведении протокола собраний, при необходимости попросите его утвердить начальство. Всегда приятно, когда вторая пара глаз смотрит на то, что вы собрали вместе.

5. Поделитесь протоколом

Отредактировав протокол, поделитесь им со своими коллегами. Если в вашей компании есть общая папка для ведения протокола, загрузите ее для быстрого доступа. Если участники встречи запрашивают физические копии, предоставьте их и сохраните дубликаты для себя — этими документами можно гордиться!

6.Оставить минуты для будущего просмотра

Убедитесь, что вы принесли свой протокол следующей встречи, чтобы вы могли начать ее с подведения итогов. Таким образом, вы можете проверить, выполнены ли задачи, и использовать эти минуты, чтобы направлять ход встречи.

Шаблон протокола собрания

Эффективные встречи — это результат хорошего лидерства, сплоченной команды, минимума болтовни и отличного ведения заметок. Используйте этот базовый шаблон записи минут максимально эффективно.Скопируйте приведенный ниже шаблон и используйте его на следующей встрече!

Цель встречи

[тип встречи] собрание [название группы или организации] было проведено [дата] в [место]. Оно началось в [время] и было созвано [руководителем собрания, человеком, созвавшим собрание] с [имя писца] в качестве писца.

Участники

[Список присутствующих членов команды]

[Список приглашенных]

[Список членов команды, которые не присутствовали]

Темы / Презентации

[Название темы / презентации] был представлен [ведущим / докладчиком].

Последующие задачи

Задача: вызывается [имя] для [имя исполнителя задачи] для [завершения задачи] до [дата]

Полезные инструменты для записи протоколов заседаний

С помощью такого инструмента видеосвязи, как Lifesize, мы можем предоставить вам шаблон для протокола вашей встречи, а также кое-что еще. Оптимизируйте свои собрания с помощью удобных заметок и записей с помощью этих функций и решений Lifesize.

Lifesize Record and Share

Lifesize Record and Share позволяет пользователям безопасно записывать свои вызовы по видеоконференции с любого из своих устройств или систем конференц-залов.Захватывайте общий контент и презентации одним щелчком мыши и начните создавать личный видеоканал своей компании в своем решении для видеоконференцсвязи. Таким образом, вы можете отправить полную запись вместе с протоколом встречи.

Lifesize Share Беспроводное совместное использование экрана

Lifesize Share — это решение для беспроводного совместного использования экрана и автоматизации помещений, которое позволяет докладчикам обмениваться презентациями в конференц-зале по беспроводной сети, а также иметь доступ к инструментам для создания заметок или справочным материалам на их собственном частном экране.С помощью этого решения вы можете одновременно делиться своей презентацией и делать заметки в отдельном окне — с одного устройства.

Интеграция с Microsoft, Google и Slack

В Lifesize мы делаем все возможное, чтобы упростить использование. Легко интегрируйте свое решение Lifesize с такими инструментами, как Microsoft, Google и Slack, чтобы поддерживать и улучшать ваш ежедневный рабочий процесс встреч. Планируйте встречи, отправляйте документы и начинайте групповые чаты с коллегами — все в одном решении.

Заключение

Написание протокола встречи не должно быть сложной задачей.Благодаря динамическому решению для видеоконференцсвязи с возможностью записи у вас есть надежный инструмент. Записываете ли вы конференц-звонок в масштабах компании или просто синхронизируете с командой текущего проекта, максимально используйте свое время, встречаясь более умно, организованно и сохраняя отличные протоколы встреч. Не забудьте подписаться на блог, чтобы узнать больше о продуктивности встреч.

Протоколы заседаний Часто задаваемые вопросы

В каком напряжении должен быть протокол собрания?

Вы всегда должны писать протоколы собрания в прошедшем времени. Их можно рассматривать как краткое изложение того, что произошло во время телеконференции, и поэтому они будут прочитаны коллегами после встречи. Обязательно вернитесь после встречи и исправьте напряжение, чтобы избежать путаницы.

Кто должен вести протокол собрания?

Идеально было бы иметь кого-то, кто будет присутствовать на всех собраниях, не будет присутствовать на телеконференции, умеет быстро делать заметки и понимает обсуждаемую тему.

Каким должен быть протокол собрания?

Продолжительность вашего протокола собрания зависит от того, как долго оно будет длиться, и сколько тем вы и ваша команда планируете охватить.Делайте предложения короткими и объективными — не нужно проявлять творческий подход!

Как написать отчет о протоколе встречи | Работа

Автор Lainie Petersen Обновлено 29 марта 2018 г.

Протоколы собрания отражают действия, предпринятые во время деловой или организационной встречи. Протоколы обычно записываются секретарем организации и становятся важной частью документации организации. Фактически, протоколы заседаний могут рассматриваться судами и государственными органами как юридический документ.

Цель протокола собрания

Цель протокола собрания — описать действия, предпринимаемые участниками собрания. Вопреки тому, что думают некоторые люди, запись протокола собрания — это не просто «делать заметки» или расшифровывать то, что люди говорят во время собрания. Как отмечает Бетани Прикуки, инструктор дополнительной школы Мичиганского государственного университета, в протоколах собрания следует описывать то, что было сделано на собрании, а не слова, сказанные отдельными членами.

Хотя протоколы собрания могут быть очень полезны для внутреннего использования, важно также понимать, что некоторые протоколы собрания, такие как протоколы собрания совета директоров или собрания руководителей публичной компании, являются юридическими документами. Это означает, что они могут использоваться юристами, судьями и государственными органами в судебных делах, спорах о налоговом статусе вашей организации, а также в различных деловых и юридических процессах. Когда вы составляете протоколы собраний, учитывайте, что кто-нибудь за пределами вашей организации может однажды их прочитать. Понимание этим человеком того, что вы написали, может иметь огромное влияние на вашу организацию.

Подготовка к встрече

Если на предстоящей встрече вы впервые занимаетесь минутами, поговорите со своим руководителем о ее ожиданиях.Может случиться так, что в вашей организации есть стандартный формат протокола собрания, такой как Правила регламента Роберта, который она хочет, чтобы вы использовали. Если это не так, ознакомьтесь с некоторыми шаблонами минут встречи, которые доступны в некоторых приложениях и пакетах программного обеспечения для управления офисом. Работа с шаблоном может облегчить вам несколько минут, а также обеспечить профессиональный макет.

Когда вы подойдете к месту встречи, убедитесь, что вы сидите в таком месте, где вы можете легко видеть и слышать участников встречи.Помните, что вам нужно записывать, что происходит во время встречи: вам нужно будет уметь узнавать присутствующих людей, чтобы вы могли описывать их действия в своих протоколах.

Основные компоненты протокола собрания

В зависимости от политики вашей организации вы можете иметь некоторую гибкость при выборе формата для протокола собрания. Тем не менее, протоколы могут служить юридическими документами, поэтому они должны включать информацию, которая может помочь читателю определить, когда и где состоялась встреча, кто присутствовал, цель встречи и что на ней было сделано.

• Черновик протокола собрания должен включать название вашей организации, тип состоявшегося собрания, дату собрания, место собрания и время его начала.
• Протокол собрания также должен включать имена членов совета директоров, руководителей или участников собрания. Этот список будет зависеть от типа записываемой встречи.
• В начале протокола отметьте, когда протокол предыдущего собрания был представлен и утвержден правлением или другими лицами, имеющими полномочия в организации.
• Если собрание хорошо организовано, оно обычно сопровождается повесткой дня, в ходе которой различные члены совета, руководители и другие стороны будут представлять информацию или предпринимать определенные действия. Ваш протокол должен отражать и документировать эти действия.
• При описании действия укажите также его разрешение, если оно есть. Если член совета директоров собирается принять участие в голосовании, отметьте, было ли оно поддержано, и было ли это предложение в конечном итоге принято или нет.

Протокол заседания Совета директоров
H.Ежеквартальное деловое собрание R. Brown Enterprises Протокол заседания совета директоров за второй квартал: 1 апреля 2018 г. Повар
Отсутствуют: Боб Люс, Дэвид Кейн
Кворум присутствует? Да

Другие присутствуют:
Поверенный-консультант: Мэри Батл

Ход работы:
Встреча, созванная в 9 утра генеральным директором, Дженнифер Браун
Протокол собрания за первый квартал 2018 года был представлен и утвержден

Отчет генерального директора:
— Отмечается, что текущий договор аренды компании будет продлен в 2020 году. Рекомендует компании создать комитет по поиску нового объекта.
— Сообщается, что недавний визит в Китай для обсуждения производства новой ювелирной линии компании имел большой успех. Браун принял поздравления от других участников встречи.

Прочие вопросы:
— Адвокат Мэри Бэттл сообщила о продолжающемся судебном процессе по патентному иску против Taylor, Ltd. Пока Бэттл готовится к судебному разбирательству, судье пришлось дважды откладывать рассмотрение из-за медицинских проблем. Бэттл пытается передать дело другому судье.
— Кэрол Кук упомянула, что дочь Дэвида Кейна недавно сломала ногу во время катания на лыжах. Кейн и его жена в это время находятся в Колорадо, ожидая выписки их дочери из больницы, чтобы они могли привезти ее домой. ДВИЖЕНИЕ отправить дочери Кейна букет и пожелать ей скорейшего выздоровления. Прикомандированный. Одобренный.

Заседание закрывается в 14:30.

Протокол предоставлен Летицией Кэннон, секретарем Правления.

После собрания

После собрания подготовьте проект протокола и вычитайте его.Помимо проверки грамматических и орфографических ошибок, особенно в именах участников собрания, также важно удалить любой язык, который:

• Указывает, что на собрании чего-то не произошло, например, не явился ожидаемый гость или ожидаемое обсуждение важного вопроса.
  
• Отражает ваши собственные предубеждения или чувства по поводу обсуждаемых вопросов.
  

Следуйте протоколу вашей организации или компании о распространении проекта протокола.Например, вам может потребоваться отправить протоколы по электронной почте всем членам совета директоров, руководству компании или участникам собрания. Это позволяет этим лицам просматривать протокол и задавать любые вопросы или исправления до того, как проект будет представлен на следующем собрании.

Пример черновика протокола электронного письма:

В приложении прилагается черновик ежемесячной деловой встречи 8 августа 2018 года, которая проходила в ресторане Washington’s. Просмотрите эти протоколы и ответьте мне с любыми вопросами или исправлениями до 15 августа.У меня будет обновленный проект для утверждения на встрече 7 сентября.

Спасибо за внимание к этому вопросу.

Совет

Протоколы собрания не следует подписывать или завершать до тех пор, пока они не будут представлены на следующем собрании и не будут утверждены сторонами, ответственными за собрание, такими как совет директоров или руководители, проводящие собрание.

Простой шаблон протокола собрания для удаленных собраний

Бесплатный шаблон — регистрация не требуется

Особенности

Если вам когда-либо было поручено записывать протоколы собраний, вы, скорее всего, боялись этой задачи.Все мы знаем, что отслеживать то, что обсуждалось, важно, но по какой-то причине никто не хочет быть тем, кто это сделает!

Итак, мы облегчили вам задачу. Воспользуйтесь нашим простым, наглядным шаблоном протокола совместной встречи (шаблон MoM), который вы можете использовать для всех своих встреч. Создавайте повестку дня, выделяйте пункты действий, записывайте обсуждения и соглашения в одном централизованном месте.

Это идеальный компаньон для всех удаленных встреч.

Что такое протокол собрания?

Во-первых, «протокол встречи» не означает буквально записывать каждую минуту каждой встречи.Вместо этого протокол собрания должен быть просто местом для записи ключевых моментов, решений, действий и следующих шагов.

Они также являются полезными справочными материалами для всех, кто не смог присутствовать на собрании, так что они могут быть в курсе любых решений. Кроме того, их можно использовать для напоминания членам команды о назначенных им задачах.

Шаблон протокола собрания

Хотя содержание протоколов собраний довольно стандартное, форма протоколов может быть различной. Если ваша команда по-прежнему использует документы Word или Excel для записи и сохранения протоколов встреч, возможно, пришло время сделать шаг в онлайн-мир.Использование цифрового шаблона протокола собрания для совместной работы означает, что во время собрания можно делать заметки в режиме реального времени, обеспечивая прозрачность и избегая путаницы.

Лучше всего то, что он всегда хранится в централизованном хранилище, так что любой может получить к нему доступ в любое время.

Рекомендации по составлению протоколов заседаний

до

• Поощряйте всех добавлять любые пункты повестки дня в правление заранее, чтобы собрание могло начаться как можно скорее.
• Определитесь с писцом, который будет вести протокол собрания.Было бы неплохо каждый раз делать эту задачу чередующейся.
• Быстро освежите все в памяти, если были какие-либо вопросы, связанные с последней встречей. Если вы просматриваете прошлую неделю или недавно завершенный проект, подумайте об использовании одного из наших ретроспективных шаблонов.

В течение

• Всегда записывайте основную информацию в начале встречи. Затем, в ходе собрания, после принятия решения или поднятого вопроса для обсуждения его можно добавить в правление.

Почта

• Назначьте задачи и перечислите все последующие пункты.
• Убедитесь, что вы предоставили ссылку на заметки к собранию как можно скорее после собрания для всех членов команды. А еще лучше добавить ссылку на доску к календарному приглашению, чтобы оно никогда не потерялось!
• Вы также можете загрузить доску в формате PDF, чтобы сохранить ее в автономном режиме.

Как структурировать протокол собрания

Информация о встрече

Включите основную информацию о встрече, включая темы, дату, участников и отсутствующих

Пункты повестки дня

Перед собранием перечислите ключевые темы, которые стоят в повестке дня собрания.Поощряйте всех добавлять в этот раздел темы, которые они хотят обсудить.

Обсуждение, соглашение и протокол

По мере продвижения собрания добавляйте сюда любые ключевые моменты обсуждения, достигнутые договоренности и любые другие ключевые протоколы собрания.

Действия

Если есть какие-либо действия, добавьте их сюда и назначьте их человеку, используя @Mention, вместе с датой выполнения.

Прочие примечания

В этот раздел можно добавить все, что угодно, например темы для следующей встречи или вещи, над которыми нужно работать.

Использование интерактивной доски

Поскольку многие команды перешли на удаленную работу, шаблон протокола собраний в цифровом формате очень важен. Использование интерактивной доски для написания заметок позволяет сделать это открытой и совместной практикой, доступной для всех. Кроме того, с помощью цифровых стикеров и ручек для каракулей вы можете легко записывать все, что угодно. Бесконечный холст позволяет вам легко создать парковку рядом с шаблоном, чтобы припарковать идеи и темы, которые не соответствуют временным рамкам встречи.

Продолжение

Если у вас еженедельная встреча, вы можете добавить несколько шаблонов минут встречи на одну доску, чтобы хранить все в одном центральном месте. Это позволяет легко отслеживать прогресс и просматривать заметки о встрече. Кроме того, вы можете пригласить членов команды к совместной работе в асинхронном режиме и задать дополнительные вопросы на следующей встрече.

Если вы хотите узнать больше о том, как Conceptboard может помочь улучшить ваши удаленные собрания, прочтите другие наши статьи о 5 шаблонах, которые можно использовать на удаленных собраниях, и о том, как повысить вовлеченность и участие в удаленных собраниях.

Кэт Барбер

Как лучше записывать встречи

Приходилось ли вам когда-нибудь усердно сидеть на собрании компании и забыть то, что вы обсуждали, как только вы покидаете конференц-зал?

Если да, то похоже, что вам нужно освежить свои навыки ведения заметок, чтобы вы могли следить за ними, записывая важную информацию, которую вам нужно знать.Но как?

В этом посте мы рассмотрим некоторые из лучших советов по созданию заметок на собраниях, чтобы вы могли стать их MVP.

Заметки о встрече или протокол?

Прежде чем мы продолжим, давайте сначала определим, какая у вас цель — улучшить заметок о собраниях или взять протоколов заседаний . Хотя оба они используются для резюмирования ключевых моментов встречи, они не полностью идентичны.

Заметки о встрече — это именно то, что следует из названия — заметки.Это быстрые ссылки на идеи, цели, сроки, данные и все остальное, что затрагивается на вашей встрече.

Протоколы, однако, носят более формальный характер и часто включают:

• Список всех участников собрания
• Заочный список
• Когда собрание началось и когда оно закончилось
• Ключевые темы, затронутые на собрании
• Любые действия принятые и / или решения, принятые во время собрания

Информация, содержащаяся в протоколе, не сильно отличается от записей собрания, но имеет более структурированный формат.Причина в том, что протоколы выступают в качестве юридической документации о том, что освещается на ваших встречах, и рассматриваются как таковые судом и аудиторами.

Как эффективно вести заметки на собрании

Протоколы выступают в качестве центрального документа, который касается всего важного на собрании, но иногда вы хотите делать свои собственные заметки отдельно от протокола собрания. Возможно, ведение заметок помогает в творческом процессе или позволяет записывать информацию таким образом, чтобы вам было легче ее понять.Вот здесь и пригодятся заметки о встречах.

Хотя заметки на собраниях не такие формальные и структурированные, как протоколы, вам все же нужно придерживаться определенной структуры при их написании. В противном случае ваш блокнот может оказаться загроможденным сбивающими с толку сокращенными предложениями, которые содержат очень мало контекста и информации.

Цель состоит в том, чтобы делать записи как можно проще, не теряя при этом важных деталей.

Давайте посмотрим на основную информацию, которую вам нужно записать, когда вы делаете заметки о встрече:

• Ключевые моменты в повестке дня: Запишите краткое изложение каждого пункта повестки дня и результатов, которые вы обсуждали.Постарайтесь ограничить каждый пункт не более чем тремя предложениями и не забудьте попросить подтверждение, прежде чем записывать какие-либо планы или решения.
• Предметы действий: Поскольку на собрании предлагаются задачи, обязательно запишите задание, кому оно поручено и срок его выполнения.
• Идеи : Если у вас есть идеи, вопросы или дальнейшие действия, которые вы хотите сделать после завершения встречи, включите раздел для записи таких заметок во время встречи, чтобы не забыть.

Внештатный консультант по проектам Клэр Эмерсон говорит, что есть несколько ключевых способов, которыми она научилась делать заметки о встречах на уровне A +: «Используйте повестку дня встречи, чтобы отразить то, что обсуждается, чтобы вы не дублировали эту информацию, дайте понять, что нужно сделайте это по итогам встречи, запишите аудио, чтобы ничего не пропустили, а затем разошлите свои заметки всем участникам, указав, кому нужно выполнить домашнее задание ».

Шаблон заметок к собранию

Следование шаблону может помочь уменьшить беспорядок, облегчая чтение заметок к собранию.Вот простой в использовании шаблон заметок о встрече, который вы можете попробовать для следующей встречи.

Используйте шаблон!

Дата собрания:

Участники

• Список людей, присутствовавших на собрании

Повестка дня собрания

Вопросы и ответы

• Записывайте все заданные вопросы и полученные ответы во время встречи

Действия

• Здесь вы перечисляете элементы действий, исполнителей и крайние сроки
• e.g .: Джеймс представит отчет о расходах к следующей пятнице

Идеи / общие примечания

• Идеи, которые возникают во время разговора, дальнейшие действия, которые нужно предпринять после завершения встречи

Теперь, когда у вас есть Представление о том, что входит в заметки о встрече, давайте посмотрим, как вы можете записывать эти заметки более эффективно.

Советы по написанию заметок к собраниям

Структура, безусловно, является важным элементом для написания хороших заметок, но вам также необходимо иметь хорошие навыки ведения заметок.В противном случае вам будет сложно успевать за темпом встречи, что может привести к тому, что вы отстанете и упустите важную информацию. Если вам сложно делать заметки и следить за обсуждениями на собрании, вот несколько советов, которые могут вам помочь.

Многим людям нравится делать заметки на своем ноутбуке или планшете, потому что их легче редактировать и систематизировать их заметки и задачи, но это может работать против вас. По словам исследователей, люди, делающие заметки на ноутбуках, чаще печатают стенографические заметки, тогда как люди, использующие ручку и бумагу, как правило, записывают ключевые моменты.Другими словами, этот ноутбук или планшет может замедлять вас. и загромождают ваши заметки нерелевантной информацией.

Используйте стенографию

Знаете ли вы, что существует целая система письма для заметок? Это называется стенографией, и ее обычно используют люди, которым приходится делать много заметок на работе, например, помощники по административным вопросам и стенографистки. В сокращенном виде вы можете писать со скоростью 225 слов в минуту после того, как освоите систему. Обратной стороной является то, что вам придется выучить немного другую систему письма, которая выглядит как каракули, и вам может потребоваться время, чтобы к ней привыкнуть.

Упростите свои сообщения с помощью кодов

Если у вас встреча в конце недели, у вас, вероятно, не будет времени выучить стенографию в следующие несколько дней. Вы по-прежнему можете ускорить написание, используя упрощенные коды.

• Если есть важная тема, добавьте «!» перед ним
• Вместо того, чтобы писать «задал вопрос», обозначьте вопросы знаком «?». Например. «Брайан? срок реализации проекта »
• По возможности сокращайте слова. Минимум становится минимальным, максимум становится максимальным, количество становится количеством и т. Д.

Если вы поклонник метода Bullet Journal, попробуйте делать заметки о встрече в Bullet Journal.У него уже есть собственная система кодирования, которой вы можете следовать. Если вы не знакомы с Bullet Journaling, у нас есть руководство, которое поможет вам начать работу.

Начало работы

Записывайте свои собрания

Один из подходов, который следует учитывать, когда дело доходит до заметок о собраниях или целых собраниях, — это поделиться ими в аудиоформате с остальной частью вашей команды.

Но что, если бы они могли их послушать? Голос более интересен, и его можно использовать во время простоя, например, пешком до обеда или по дороге на работу.

Все больше и больше компаний используют частный подкастинг и находят его отличным способом внутреннего общения со своей командой. Чтобы узнать, как это работает, ознакомьтесь с этим руководством о том, как настроить частный подкаст. Существует также ряд различных типов инструментов для совместной работы, которые позволяют превратить ваши текстовые или аудиозаметки в вики, где ваша команда сможет искать и ссылаться на них.

Делать качественные заметки о встрече проще, чем вы думаете.

Независимо от того, занимаетесь ли вы минутами или просто записываете ключевые моменты последней встречи команды, важно, чтобы ваши записи были как можно более организованными.Упомянутые выше рекомендации помогут вам не превратить ваш блокнот в неразборчивый беспорядок.

Помните, что хорошие навыки ведения заметок не означают уметь записывать разговор дословно. Это означает способность суммировать важную информацию в несколько предложений, сосредотачиваясь только на том, что необходимо знать.

Когда у вас появится такая возможность, вы сразу сможете делать качественные заметки о встречах. И если вы когда-нибудь дойдете до того, что будете проводить собрания вместо того, чтобы делать заметки, у нас также есть руководство по этому поводу.

Сделано с помощью бесплатного средства создания инфографики Easelly

12 советов по эффективному ведению протокола встречи

Встречи являются неотъемлемой частью любой компании, независимо от того, проводятся ли они онлайн или лично.

Мы привыкли посещать разные типы встреч на работе, но все они имеют одну общую черту — как только мы закончили с ними, мы склонны забывать огромный кусок информации, которым мы поделились всего несколько минут назад, даже если мы может показаться, что мы хорошо это помним.Следовательно, обычно позже пересматривают записи собрания, чтобы собрать важные фрагменты и части.

Это делает очень важным наличие эффективных протоколов или протоколов для заметок на каждой встрече. Это также эффективный способ для компаний вести учет всего, что обсуждается и выполняется на официальной встрече.

Что такое протокол собрания и почему он важен?

Протокол собрания содержит записи о том, какие действия были предприняты на собрании, какие важные моменты обсуждались и каковы были мнения различных сотрудников.Все это сохранено с единственной целью — вернуться к ним позже.

Протоколы фиксируют цель каждой встречи в чрезвычайно структурированной и легкой для понимания форме.

В компании работает несколько профессионалов, и у большинства из них есть свои тарелки, заполненные дневным заданием. Никто не может с точностью записывать в уме официальные вещи, включая все действия и решения.Это то место, где сияют протоколы встреч, поскольку они очень важны для сохранения важной информации и возможности оглядываться назад для любых ссылок или последующих действий в будущем.

Почему они важны?

Хотя кажется, что занятие протоколом собрания может занять очень много времени, на самом деле они в конечном итоге экономят время для бизнеса.

Например, если вы попадаете в ситуацию, когда вы и ваши коллеги по-разному понимаете, что обсуждалось во время встречи, вам может потребоваться повторить встречу, если о ней не было записи.Так что лучше записывать это в виде заметок о собраниях.

Протоколы заседаний служат мерой, позволяющей четко указать, кто несет ответственность за выполнение какой задачи и каков прогресс в принятии решений о заседаниях.

Советы по эффективному ведению протокола собрания

Ведение протокола собрания — это не просто запись всего, что говорится в зале заседаний. Протоколы собраний эффективны только в том случае, если они записаны должным образом и в стиле, который можно легко вернуть, передать другим людям или быстро понять любой, просто взглянув на него.

Чтобы протоколы заседаний были эффективными и беспрепятственными, вот несколько советов и приемов, позволяющих использовать протоколы заседаний.

1. Начните с основных деталей

Начните с самых основных деталей встречи, чтобы дать ей структуру и обзор, который может легко решить множество вопросов с одного взгляда.

Кроме того, не забудьте указать по мере необходимости:

• Дата и время встречи
• Место встречи
• Цель встречи
• Имена участников и не присутствующих, которые были приглашены, но не смогли присутствовать
• Пункты повестки дня

Эти пункты следует использовать в качестве шаблона для записи дополнительной информации, а внутри каждого пункта следует указывать контекст.

2. Используйте стандартный шаблон

Сделав более стандартизованный процесс, мы можем создать шаблон для протокола собрания, который можно просто заполнять для каждого собрания. Стабильность в минутах может здорово сэкономить время, когда вокруг плавает огромное количество нот.

Кроме того, любой, кто читает протокол собрания, может быстро перейти к определенному разделу, не задаваясь вопросом, где он написан, благодаря стандартному и простому в использовании шаблону.

Чтобы создать хороший шаблон, просто запишите основные элементы, которые необходимо записать, и по мере увеличения требований продолжайте добавлять еще несколько пунктов.Он должен быть не очень сложным, но кратким, по делу и лаконичным.

3. Напишите протокол собрания, пока вы его еще помните

Это простая задача. У всех нас ограниченная способность запоминать информацию, и при выполнении множества задач на собраниях очевидно, что мы постепенно начинаем забывать некоторые фрагменты информации.

Лучше писать протокол собрания по мере его проведения, а не ждать, пока разговор закончится или кто-то сделает паузу.Для написания минут можно использовать любой онлайн-редактор документов или приложение для создания заметок. Fireflies — одно из таких приложений, которое позволяет избавиться от традиционного метода ведения заметок.

4. Только факты

Ведущий должен понимать , что чье-то мнение, а что является очевидным фактом . Заметки о встрече не должны содержать чьих-либо личных взглядов, вместо этого следует учитывать все факты, которые остаются неизменными и могут быть легко проверены.

Приверженность фактам не только способствует стабильному росту, но и предотвращает профессиональные столкновения.

5. Запись действий и владельцев

Во время собраний выполняется множество действий, а задачи делегируются людям. Запишите все действия и людей, которым назначены эти задачи. Протоколы также должны содержать все сроки и ранее выполненные задачи, которые необходимо использовать для анализа на будущих встречах.

6. Включите изображения

На собраниях на досках нарисовано много всего, что упрощает объяснение и обсуждение. Просто сделайте снимок и вставьте их в документы.Другим это понравится, поскольку они могут получить чрезвычайно точный контекст обсуждения встречи.

Фотографии лучше всего объясняют то, что именно обсуждалось, по сравнению с тем, что вы пытаетесь объяснить то же самое словами.

7. Слушайте больше, резюмируйте позже

Очень важно больше слушать во время собрания, чтобы понять, что говорится и в каком именно контексте. Если вы продолжите писать, пока кто-то говорит, это может сделать ситуацию неясной. Постарайтесь четко и открыто выслушать все обсуждения и подвести итог позже, если потребуется, или подождите, пока кто-нибудь закончит свою точку зрения.Этот этикет, наряду с другими правилами встреч, важно соблюдать на каждой встрече, будь то онлайн или офлайн.

Наш помощник по искусственному интеллекту Фред поможет вам в этом, потому что, пока он записывает встречу, вы можете сосредоточиться на том, что говорят другие.

8. Сохраняйте нейтралитет

Протоколы собрания не должны содержать никаких предубеждений в отношении определенных людей или того, что «он сказал, а она сказала» в разговоре. Примечания должны быть больше касаться повестки дня собрания, того, что было обсуждено, предпринятых действий и дальнейших шагов.

Протокол должен четко отражать встречу без каких-либо предубеждений в отношении какого-либо сотрудника или определенного разговора. Не добавляйте лишних деталей и делайте это профессионально.

9. Будьте готовы и подготовьтесь до начала собрания

Убедитесь, что лицо, которому поручено вести протокол собрания, готово до начала собрания. Они должны знать и хорошо разбираться во всех инструментах, программном обеспечении или устройствах, которые им понадобятся для записи или выделения ключевых моментов во время встречи.Это один из важнейших способов повышения продуктивности встречи.

Это сделает человека более эффективным и продуктивным и не вызовет задержек во время встречи. Все протоколы записи и организации должны быть решены заранее.

10. Подведите итоги

Во время встречи вы можете писать все и что угодно, но в конце должно быть представлено краткое и ясное резюме встречи. Он хорошо подходит для обзора ключевых решений и действий, предпринятых во время встречи.

11. Корректируйте свои протоколы

Перед тем, как разослать всем протоколы собрания, они должны быть вычитаны разными людьми, чтобы убедиться, что все правильно и язык заметок правильный. Эти примечания чрезвычайно важны с точки зрения организации. Они не должны содержать ошибок, будь то языковые или фактические.

12. Быстро отправьте протоколы

В идеале, после собрания протоколы собрания следует разослать людям, которые не присутствовали, людям, занимающим важные руководящие должности, а также людям, которым может быть полезна обсуждаемая информация.Его нужно подготовить и отправить в течение нескольких часов. Перед отправкой должны быть выполнены все вышеупомянутые проверки, и это также может быть одобрено организатором встречи или основным организатором.

Запись протокола заседаний чрезвычайно утомительна и сильно зависит от вмешательства человека. Это увеличивает вероятность ошибки и недопонимания. Чтобы избежать этого и сделать весь процесс максимально гладким и безошибочным, существует множество инструментов, которые можно использовать для улучшения опыта.

Начало реализации этих советов по протоколу собрания

С помощью этих советов по протоколу собрания для новичков вы можете приступить к более эффективному процессу ведения заметок. Учет минут — очень важная работа для любого бизнеса. Все предыдущие протоколы можно использовать, чтобы убедиться, что следующая встреча не повторяет ту же повестку дня и может быть продолжена с того, что обсуждалось ранее. Это помогает бизнесу двигаться в правильном направлении.

Шаблон ageneda для встречи команды для высокопроизводительных команд

Независимо от того, являетесь ли вы новым менеджером, проводящим первое совещание команды, или опытным ветераном, желающим оживить существующие совещания, вот повестка дня командных совещаний, которую вы можете использовать, чтобы зажечь предметные беседы.

В этой статье мы рассмотрим:

Загрузите шаблон повестки дня собрания группы на 45 минут.

Цель встреч команды

Командные встречи — один из самых эффективных инструментов для создания команды, принятия решений и обеспечения того, чтобы команда всегда была согласована и двигалась в одном направлении. Это выделенное время для команды для синхронизации на еженедельной или двухнедельной основе, без перерывов. За это время коллектив может совместно:

• Просмотрите, как они отслеживают достижение целей
• Делитесь обновлениями по проектам, над которыми они работают
• Сообщайте о препятствиях и предлагайте лучшее решение
• Мозговой штурм идей, проектов или кампаний, которые помогут им в 10 раз больше
• Дайте признание других членов команды

Советы для эффективных командных встреч

В среднем сотрудник тратит 31 час на непродуктивные встречи каждый месяц.Неудивительно, что встречи имеют плохую репутацию. Итак, как лидеры могут проводить эффективные командные встречи?

Несмотря на то, что повестка дня у инженеров, продаж и маркетологов может отличаться, эти советы верны для каждого отдела.

Перейти к подсказке:

1. Определите цель встречи
2. Назначьте следующие шаги
3. Начинайте каждую встречу с ледокола
4. Подходите к каждой встрече с дистанционным мышлением
5. Запланируйте встречу на время, наиболее подходящее для всех
6. Распределите роли внутри собрание
7. Сделать участие доступным для всех
8. Поделитесь повесткой заранее

1.Определите цель достижения

Вопрос простой: что вы надеетесь получить от этой встречи? Если это еще не сделано, вместе со своей командой определите цель встречи. Когда вы коллективно решите, как лучше всего использовать время каждого, вам будет намного проще сохранять концентрацию во время встреч. Вот некоторые общие цели встреч команды:

• Найдите и поделитесь препятствиями и обсудите способы их решения
• Просмотрите работу команды в спринте (или время между этим и следующим совещанием) и проверьте, соответствует ли она общим целям команды
• Проведите мозговой штурм и выработайте стратегию для достижения командных целей
• Согласуйте, над чем все работают, и насколько далеко каждый человек продвинулся в своих проектах или кампаниях
• Просмотрите, как команда отслеживает цели: вы красный, желтый или зеленый?

Люблю их, @i_am_brennan 💯

DOs
✅ Определите четкую повестку дня встречи

✅ Поймите, каковы цели для каждого участника встречи

✅ Создайте пространство для идей, творчества и решений

НЕ ДОПУСКАЕТ
✅ Не рассчитывайте, что вы решите все проблемы сразу

✅ Не перебивайте людей, FFS

— Джон Томас Лэнг (@johnthomaslang) 22 января 2021 г.

2.Назначьте следующие шаги

Обеспечение ответственности команды за то, что было согласовано во время встречи, является ключом к тому, чтобы то, что вы хотите сделать, было выполнено. Документирование следующих шагов также является отличным способом для каждого члена команды отслеживать, насколько далеко другие продвинулись в выполнении своих задач. Однако не принимайте это за инструмент микроменеджмента. Когда вы продолжаете формировать культуру подотчетности в своей команде, это также помогает укрепить доверие среди членов команды.

3.Каждую встречу начинайте с ледокола

Хотя это звучит как неэффективное использование времени людей, ледоколы предлагают много долгосрочных преимуществ для вашей команды, в том числе:

• Развитие сочувствия
• Увеличение взаимодействия
• Создание чувства общности в команде

Кроме того, когда вы начинаете каждую встречу с ледокола, краткосрочные преимущества заключаются в том, что вы можете облегчить каждому разговор. Думайте об этом как о разминке перед большой игрой.Попробуйте задать один из этих ледокольных вопросов в начале следующего собрания команды:

• Что вас больше всего волнует на этой неделе, профессионально или лично?
• Если бы вы могли путешествовать в любую точку мира, куда бы вы поехали?
• Какая ваша наименее любимая еда?
• Как прошли выходные?

Профессиональные спортсмены стреляют перед началом игры. Перед началом шоу музыканты бегают вверх и вниз по весам. Почему бы вам не улучшить свои разговорные навыки перед началом встречи?

Ищете более конкретный шаблон повестки дня собрания группы? Мы подготовили для вас шаблоны для конкретных отделов:
👉 Встреча группы продаж
👉 Встреча маркетинговой группы
👉 Встреча руководителей
👉 Встреча инженеров по планированию спринта

4.Подходите к каждой встрече с дистанционным мышлением

Если вы распределенная команда, предлагаете привилегии для работы из дома или полностью удаленны, вам следует подходить к каждой встрече с мыслью, что все участники являются удаленными. Это создает более инклюзивную среду для всех в команде. Это выравнивает игровое поле и упрощает возможность услышать голос каждого, что, в свою очередь, улучшает совместную работу и продуктивность команды.

Проведение собраний с удаленным подходом сводится к нескольким вещам:

• Изменение мышления команды
• Использование подходящих инструментов и оборудования, например Soapbox, YAC и Zoom

5.Запланируйте встречу на время, удобное для всех

Хотя это кажется действительно очевидным, это определенно не первое, о чем вы думаете. Если ваша команда состоит исключительно из утренних людей, лучше всего запланировать повторную встречу на утро, когда люди наиболее продуктивны и вовлечены.

Но, если их нет, и вы заказываете повторяющиеся встречи команды каждый понедельник в 8 утра … Скорее всего, у вас не будет особого участия, и это не поможет всем тратить время.

📆 Подумайте о сроках — если вся команда не утренник, не записывайте его на повторение в понедельник утром

🎯 Четко обозначьте цель — это для обновлений / проверки статуса, для мозгового штурма / выработки стратегии, развития навыков , все вышеперечисленное? и т. д. (Лично мне нравится разделять их)

— 𝗯𝗿𝗲𝘁𝘁 (@brettreedd) 22 января 2021 г.

Лучший способ узнать наиболее оптимальное время? Спросите свою команду прямо, когда они предпочли бы провести собрание команды. То же самое следует сказать и о ваших личных встречах.

6. Распределение ролей на собрании

Тот факт, что вы являетесь организатором встречи, не означает, что вам нужно все диктовать. Например, если вам нужно придумывать новый ледокол каждую неделю, может стать непростой задачей придумывать новый и захватывающий вопрос о ледоколе.

Однако, если вы распределяете ответственность вокруг, это не только привлечет вашу команду к более активному участию в этих обсуждениях, но также станет отличным способом активизировать участие во время этих командных синхронизаций.

Разделите нагрузку. Раздайте роли людям:
— Icebreaker (свежий Q каждую неделю)
— Timecop (смотрите на часы и отключите людей)
— Notetaker (участвуйте и печатайте одновременно)
— Moderator (запускайте собрание)

Это освобождает мозговое пространство для мода. управлять такими вещами, как психологическая безопасность.

— Бреннан МакИкран 👨‍🚀 (@i_am_brennan) 22 января 2021 г.

7. Сделать участие доступным для всех

Давайте разберемся немного дальше:

Сделать собрания доступными для удаленных сотрудников

Во многих случаях гибридные группы проводят свои собрания так, как если бы они были полностью удаленными.Сотрудники на месте будут присоединяться к собранию виртуально из нескольких разных конференц-залов в офисе. Это гарантирует, что:

• У всех есть равные возможности для участия в собрании
• Случаются побочные разговоры с сотрудниками на месте, дальнейшая изоляция удаленных сотрудников
• Лидеры вынуждены учитывать качество встречи для каждого в команде

Теперь не у всех есть емкость (или пространство), чтобы удаленные и находящиеся на месте сотрудники могли подключиться к собранию, и это нормально.Если вы оказались в такой ситуации, не забудьте часто консультироваться со своими удаленными сотрудниками, чтобы понять, как можно улучшить работу (и как это исправить).

Дайте возможность каждому внести свой вклад, независимо от его стиля общения

Не всем удобно участвовать в собраниях команды, высказывая свое мнение, и это нормально. Фактически, некоторым людям нужно время и место, чтобы все обдумать и записать. Вот почему так важно, чтобы команды вкладывали средства в программное обеспечение для совместной работы, чтобы предоставить всем равные возможности для участия в совещаниях команды, независимо от того, хотят ли они записать свои мысли или поделиться ими устно.

— команды состоят из людей разных стилей. некоторые любят писать и читать. другие любят поговорить. спросите каждого человека, что он предпочитает

— все ценят предсказуемость и последовательность. установить ритм, в т.ч. начальные фразы, закрывающие вопросы и хронометраж

— никаких открытых циклов!

— Кили Дортон (@ kiley0) 22 января 2021 г.

8. Заранее поделитесь повесткой дня собрания

Имея общую повестку дня для совместной работы, доступную для всех членов команды перед каждой встречей, каждый имеет возможность внести в нее свой вклад.Когда у всех будет доступ к повестке дня до собрания, они наберут:

• Будьте готовы к каждой встрече
• Имейте возможность решать и решать определенные вопросы асинхронно, помогая команде двигаться быстрее
• Уметь вносить свой вклад в собрания команды так, как им удобнее, устно или письменно
• Имейте время, которое им нужно или они хотят обдумать, по каждому пункту повестки дня.

воспользуйтесь инструментом, который позволяет каждому создавать и вносить свой вклад в повестку дня до начала телеконференции!

, тогда вы можете сосредоточить встречу на обсуждениях и принятии решений вместо предоставления обновлений статуса

— Джанет Меш (@meshymind) 22 января 2021 г.

Шаблон повестки 45-минутного собрания команды

Если начинать повестку дня каждого собрания команды с помощью показателей, то это укрепляет то, как индивидуальные или командные KPI каждого поднимаются по лестнице до общей цели вашей компании.

Во-первых, повторите цель. Это позволит вашей команде сосредоточиться на общей картине. Затем просмотрите числа.

Не просматривайте подробный список показателей, вместо этого используйте его как возможность связать индивидуальные KPI вашей команды с общими целями компании. Каких двух вещей вы пытаетесь достичь как бизнес? Как продвигается работа других? Где мы сейчас по сравнению с тем, где мы прогнозировали?

Именно здесь тратится большая часть времени на встречи команды: над чем все работают в следующем спринте (или на неделе, или как бы часто ни были ваши встречи).

Чтобы не допустить, чтобы этот один пункт повестки дня высасывал жизнь из ваших собраний, попросите сотрудников поделиться этим обновлением и своим рабочим заданием до вашего собрания прямо в рамках вашей общей повестки дня собрания. Таким образом, вы будете проводить больше времени на собраниях, принимая решения, и меньше — на обсуждение контекста.

После получения обновлений по всем проектам выясните, есть ли препятствия и где они находятся.

Ваше время как менеджера блеснуть! Как можно лучше устраните препятствия во время встречи и получите представление о некоторых из более серьезных проблем, с которыми борется ваша команда.

Это может быть просто: «Я уезжаю на следующей неделе и беспокоюсь о завершении X» или «Нам нужен другой разработчик, если мы собираемся достичь X-цели.«Несмотря ни на что, это отличная возможность повысить продуктивность вашей команды к следующему спринту.

Поощряйте товарищей по команде благодарить друг друга за отличную работу. Это не только отличный способ завершить встречи вашей команды на позитивной ноте, но и помогает укрепить динамику и культуру вашей команды.

Примите к сведению эти благодарности и не забывайте призывать людей к отличной командной работе на индивидуальных встречах один на один.

Хотите добавить что-нибудь в повестку дня собрания вашей команды? Вот еще несколько проверенных победителей, которые мы рекомендуем:

• Как команда, что мы должны начать делать?
• Как команда, что мы должны прекратить делать?
• Какую информацию я могу вам предоставить, чтобы наша команда работала лучше?

Если вам нужны другие идеи тем для встреч, мы откопали наиболее часто задаваемые вопросы на собраниях с помощью нашего бота для предложений повестки дня.Взгляните на 10 самых популярных вопросов, которые большинство менеджеров добавили в повестку дня командных встреч.

Шаблон повестки дня для 45-минутной встречи группы Your Soapbox 👇