Приветствие в деловом письме: Составление делового письма

Содержание

Составление делового письма

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня».

Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

<div id="yandex_rtb_3" class="lazy lazy-hidden yandex-adaptive classYandexRTB"></div> <script type="text/javascript">if(rtbW>=960){var rtbBlockID="R-A-743947-3";} else{var rtbBlockID="R-A-743947-5";} window.yaContextCb.push(()=>{Ya.Context.AdvManager.render({renderTo:"yandex_rtb_3",blockId:rtbBlockID,pageNumber:3,onError:(data)=>{var g=document.createElement("ins");g.className="adsbygoogle";g.style.display="inline";if(rtbW>=960){g.style.width="580px";g.style.height="400px";g.setAttribute("data-ad-slot","9935184599");}else{g.style.width="300px";g.style.height="600px";g.setAttribute("data-ad-slot","9935184599");} g.setAttribute("data-ad-client","ca-pub-1812626643144578");g.setAttribute("data-alternate-ad-url",stroke2);document.getElementById("yandex_rtb_3").appendChild(g);(adsbygoogle=window.adsbygoogle||[]).push({});}})});window.addEventListener("load",()=>{var ins=document.getElementById("yandex_rtb_3");if(ins.clientHeight =="0"){ins.innerHTML=stroke3;}},true);</script>

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

Приветствие в деловом письме на английском языке

Если имя человека известно

Dear (уважаемый(-ая)) Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr + фамилия
Например: Dear Mr Miller

Также возможно написать полное имя человека. Такое написание предпочтительно, если неизвестен пол человека.
Например: Dear Chris Miller

Если имя человека неизвестно

Есть несколько способов обратиться к человеку, когда имя неизвестно:

Приветствие	Использование
Dear Sir / Dear Sirs	обращение к лицу мужского пола (особенно в британском английском)
Gentlemen	обращение к лицу мужского пола (особенно в американском английском)
Dear Madam	обращение к лицу женского пола (особенно в британском английском)
Ladies	обращение к лицу женского пола (особенно в американском английском)
Dear Sir or Madam	когда пол неизвестен (особенно в британском английском)
Ladies and Gentlemen	когда пол неизвестен (особенно в американском английском)
To whom it may concern	когда пол неизвестен (особенно в американском английском)

Деловые партнеры часто обращаются друг к другу по имени. В этом случае приветствие пишется так: Dear Sue (Jack, Antony, и т.д.).

Пунктуация

В британском английском знаки пунктуации в приветствии либо вообще не используются, либо используется только запятая.
Например: Dear Mr Miller / Dear Mr Miller,

В американском английском в приветствии используется двоеточие.
Например: Dear Mr. Miller:

Разница между Ms, Miss и Mrs

Mrs используется по отношению к замужней женщине.

Miss используется по отношению к незамужней женщине.

Ms используется, когда семейное положение женщины неизвестно, а также может использоваться по отношению к незамужней женщине.

Примечания: сокращения Ms, Mrs, и др. обычно пишутся без точки в британском английском, и с точкой в американском английском (например: Mr.).

Как правильно составлять профессиональные письма

В деловом мире профессиональные отношения могут привести к долгосрочному партнерству или помочь повысить лояльность клиентов. Когда дело доходит до деловой переписки, следует начать с подходящего приветствия. Отправляете вы сопроводительное или электронное письмо – профессиональное приветствие всегда должно присутствовать!

Чтобы помочь вам в этом вопросе, мы подготовили подборку советов и приемов, которые используют профессиональные маркетологи, директора по инвестициям и офисные сотрудники. Давайте начнем с нескольких полезных рекомендаций о том, как правильно указать получателя письма.

Лучшие советы о том, как правильно указать получателя письма

Хотите, чтобы ваше благодарственное письмо добралось лично до адресата? Тогда вам следует правильно указать получателя письма. Существует несколько правил, которым необходимо следовать, особенно когда вы отправляете письмо в крупную компанию со множеством отделов.

Если вы хотите, чтобы письмо добралось до правильного адресата, укажите всю необходимую информацию, выполнив следующие действия:

Укажите контактную информацию

Если вы не используйте конверты с предварительно напечатанной информацией, то укажите свое имя, должность, название компании и ее адрес в верхнем левом углу.

Имя получателя. Укажите имя получателя в верхней строке раздела для адреса. Оно должно быть в центре конверта, на несколько строк ниже вашего адреса.

Должность. Если вы знаете должность адресата, то укажите ее в следующей строке. В случае отсутствия данной информации, укажите название отдела адресата.
Название компании. В следующей строке укажите название компании или организации, где работает адресат. Без указания данной информации на конверте ваше письмо будет выглядеть менее профессионально, а то и вовсе не дойдет до адресата.
Точное указание улицы. Адрес компании должен быть размещен в одну строку. Если адрес слишком длинный – укажите его, используя две строки. В таком случае укажите название улицы в первой строке.
Город, штат и почтовый индекс. Укажите эти данные в нижней строке. Используйте два пробела между штатом и почтовым индексом.

(805S — здание; Arlington boulevard — название улицы; Apt 1A — комната; Arlington — город; VA — штат)

Ознакомьтесь с другими вариантами указания адресов на конвертах и попробуйте написать собственный адрес, чтобы понять, как его правильно указывать.

Конечно, сегодня мало кто отправляет письма в конвертах, однако деловая переписка все еще основывается на этом.

Следуйте этим советам о том, как профессионально обратиться к адресату в письме.

Как обращаться к адресату в официальном письме

Вот пошаговое руководство, которое поможет овладеть искусством формальной переписки и улучшить навыки письма. Ознакомьтесь с тем, как выбрать наиболее подходящее приветствие для деловой переписки.

Укажите вверху свою контактную информацию

Если вы хотите, чтобы адресат моментально понял кто вы и как вам быстро отправить ответ, то не забудьте указать свою контактную информацию. Это чрезвычайно важно, особенно, если вы хотели бы получить ответ от адресата.

Есть множество людей, которые не уделяют должного внимания правильному обращению в сопроводительном письме, и они осознают это слишком поздно, когда шанс на получение работы мечты уже упущен.

Укажите дату

Это очень простой шаг, не так ли? Просто проверьте календарь еще раз и не ошибитесь с датой.

Укажите адрес получателя

Это простая, но очень важная деталь. Укажите адрес получателя в верхнем левом углу письма, на несколько строк ниже даты. Вот полезный пример, который можно использовать для правильного указания адреса в деловом письме:

Укажите приветствие

Независимо от того, готовите ли вы рекомендательное или деловое электронное письмо, формальное приветствие необходимо для любого вида онлайн- и офлайн-переписки. Итак, давайте подробнее рассмотрим основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться при выборе приветствия.

Прежде всего, эта часть должна быть максимально простой. Не используйте такие неформальные приветствия как «Hey!». Вместо этого выберите один из проверенных вариантов приветствий при деловой переписке:

«Dear [Name], …»

«Hello [Name], …»

«Hi [Name], …»

Хотя вариант обращения «Dear» звучит слишком формально и старомодно, оно все еще отлично подходит для заявления об отставке, резюме или письма о заинтересованности. Если вы знаете пол адресата, используйте приветствие «Dear» за которым последует обращение к человеку (г-н, г-жа) и фамилия:

«Dear Ms. Partridge, …»

Если вам известно только полное имя, используйте его без обращения. Такой подход формален и гендерно нейтрален:

«Dear Monica Partridge, …»

Как обращаться к женщине, если вы не знаете замужем ли она? Ответ прост: избегайте обращений, указывающих на семейное положение. Вместо «Mrs.» всегда используйте «Ms.». Если женщина имеет профессиональное звание (доктор, профессор и т.д.), то выберите его в качестве обращения.

Хотите оставаться в курсе последних тенденций деловой переписки? Ознакомьтесь со статьей «5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года».

Как вы обращаетесь в электронном письме к малознакомому человеку? Имя адресата может быть неизвестно, особенно, если вы отправляете письмо кому-то в организации, с которой никогда не работали. Чтобы узнать к кому попадет ваше письмо, проведите небольшое расследование.

Вы всегда можете позвонить в компанию и запросить эту информацию. Еще один эффективный подход – поиск информации в Интернете через Facebook или LinkedIn. Что бы вы ни выбрали, избегайте этих раздражающих приветствий при переписке по электронной почте:

«To whom it may concern, …»

«Dear Sir/Madam, …».

Если вам интересно какой вариант приветствия выбрать для множества различных адресатов, используйте «Hi, everyone …». Это приветствие – всегда отличный выбор для деловой переписки любого формата. В конце концов вы хотите произвести положительное впечатление.

Не забывайте о двоеточии и запятой

При обращении поставьте запятую или двоеточие в конце. Некоторые специалисты полагают, что запятая при деловой переписке – лучший выбор. Другие же предпочитают ставить двоеточие. Какой вариант лучше? Решать вам.

В заключение

Существует множество формальных писем разного формата с различной структурой и целями. Но когда дело доходит до обращения в деловой переписке – они все выглядят схоже. С правильным указанием данных на конверте и индивидуальным приветствием вы на пути к профессиональной переписке. Просто воспользуйтесь нашим руководством и составьте письмо правильно.

Подпишитесь на наш блог и еженедельно получайте практические советы по совершенствованию навыков деловой переписки.

Как правильно начать письмо? — Говорим и пишем правильно — ЖЖ

Как правильно начать письмо?	19 мар, 2012 @ 23:36

Дорогие сообщники, может растолкуете?!
Почему в деловой переписке сейчас принято приветствовать человека словами «Добрый день».
«Здравствуйте» вообще в дурной тон превратилось.
«Приветствую» можно при частом общении.
Почему?

Про какие такие дела переписка, где «здравствуйте» считается дурным тоном…

Можно и вовсе избежать приветствия, начав с «Уважаемый ….!»

Я, например, когда общаюсь с редакторами, всегда вижу в начале письма «Добрый день» (даже если в этот момент утро или вечер).
Спросила нескольких людей, которые в силу деятельности тоже часто обмениваются письмами (финансовая сфера, банковское дело, журналистика) — такие же ситуации. На вопрос почему так пишут? Отвечают примерно так: «Такие правила», «Этикет», это меня не убедило, поэтому пишу сюда.

1. Добрый день, Марина.
2. Марина, здравствуйте.
3. Марина, приветствую вас.

ИМХО, ключевые слова — «деловая переписка».

Кстати, я обычно использую вариант «дурного тона», второй.

И я. Не вижу в этом ничего криминального. Самый нейтральный вариант из возможных.

Никогда о таком не слышала, вся деловая переписка, которую доводилось видеть, как правило начиналась со слов «Уважаемый такой-то!» Но можно предположить что это образовалось, в связи с развитием переписки в соц.сетях в интернете. Люди, чаще всего друг с другом не знакомые и вовсе не желающие быть «милыми» в общении, т.к. это тоже стало «модно», заменяют пожелание здравствовать сухим «добрый день». Иногда это так и есть, а порой просто привычка.

Странно, что Вы так чувствуете. Мне вот «здравствуйте» кажется более сухим и обыденным, а «добрый день» — более личностным. 🙂 Это ведь, по сути, тоже пожелание — доброго, хорошего дня.
Никогда не задумывалась об этом, но интуитивно действительно предпочитаю вариант «добрый день (утро, вечер)».

From:	rbng1
Date:	Март, 19, 2012 21:32 (UTC)

(Link)

Деловая переписка ведется в рамках государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Стандартом описано, что автором и адресатом письма являются организации, а не конкретные люди.
Поэтому здрасьте заменено на «уважаемый(ая)», а пока-пока на «с уважением..»»

Вот именно. Отсебятина со «Здрасьте», «Добрый день» — это от того, что безграмотное поколение вошло в жизнь. Или, точнее, от того, что за выполнением ГОСТов никто не следит.

Сколько себя помню, вся деловая переписка начиналась с «Уважаемый …» и заканчивалась » С уважением…»

From:	dariel
Date:	Март, 19, 2012 21:55 (UTC)

(Link)

боятся ошибиться с таком сложном слове? 🙂

вообще, «здравствуйте» кажется слишком длинным и тяжеловесным, а бизнес нынче быстрый-быстрый, может, поэтому…

с другой стороны, «добрый день» тоже не фонтан, когда пишешь в два часа ночи, а клиент прочитает в 9 утра… 🙂

Не совсем понятно, что имеется в виду, потому что даже в деловой переписке степень знакомства определяет форму письма.

Например, вы сами как приветствуете?

Начинаю с «добрый день, Colored_way», а в последующем общении пытаюсь подстроиться под собеседника.

From:	jak40
Date:	Март, 19, 2012 22:16 (UTC)

(Link)

> Почему?
— По глупости.

А я думаю, что «Здравствуйте» не имеет никакого отношения к «дурному тону», наоборот это офицальное приветствие, а вот «Добрый день» звучит как неформальное обращение. Избегая официоза в переписке, автор старается расположить к себе с первых слов, обращаясь к адресату как к давно знакомому человеку.

Точно! Абсолютно согласна.

Что по-настоящему бесит, так это первая строчка «Доброго
времени суток!» А «Здравствуйте!» — вполне нормально: кого
коробит от пожелания быть здравым и здоровым? ))

From:	ziavra
Date:	Март, 20, 2012 05:05 (UTC)

(Link)

Почему бесит?

Edited at 2012-03-20 05:06 (UTC)

From:	vvolod
Date:	Март, 20, 2012 02:17 (UTC)

(Link)

Я пишу «здравствуйте», а кто считает это дурным тоном, меня как-то не волнует.

Приветствую — чудовищно.

Если вы пишете человеку, чья должность выше вашей, то единственное правильное приветствие — «Ку!». 🙂

Деловые письма никогда не начинают приветствием, а только обращением:

Уважаемый г. Пупкин!
Ваше предложение было рассмотрено…

Dear Mr. Pupkin:
Your proposition was considered…

Cher M. Pupkin,
Votre proposition a été examinée…

А как обращаться не к конкретному лицу, а к организации?

возможно, в силу места жительства я воспринимаю «здравствуйте» как более разговорный вариант.

собственно, я его и устно практически не использую.
«доброго времени суток» не люблю, пишу «добрый день» даже когда отсылаю сделанную работу ночью, а заказчик увидит письмо утром.
но у меня не слишком официальная переписка.

From:	rbng1
Date:	Март, 20, 2012 12:56 (UTC)

(Link)

Если в реквизите адресат вы написали: «Генеральному директору ЗАО ТРУЛЯЛЯ Д.А. Пряникову-конфетину», то обращение Уважаемый Денис Александрович» уместно.

Деловое письмо на английском

Содержимое страницы:

Деловое письмо на английском языке должно быть кратким и простым, как любое деловое послание. Не стоит беспокоиться, что ваши знания английского языка недостаточны для написания письма. Эффективное письмо в бизнесе использует короткие, простые предложения и простую лексику.
Чем проще написано, тем легче читать.

Приветствие в деловом письме на английском языке

В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин. В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
Если вы не знаете имя человека и не можете найти эту информацию, вы можете написать: TO WHOM IT MAY CONCERN: (Для того, кого это может касаться).
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке).
Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
Вот некоторые обращения:

Уважаемый господин Хансон
Уважаемая госпожа Хансон
Уважаемые дамы
Уважаемые господа
Уважаемые дамы
Уважаемые дамы и господа
Господа!
Уважаемый клиент

Dear Mr Hanson
Dear Ms Hanson
Dear Sir
Dear Sirs
Dear Madam
Dear Sir or Madam
Gentlemen
Daer Customer

Содержание делового письма на английском языке

Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.

После короткого вступления в первом абзатце формулируется основнная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях.
Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения. Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

Используйте разговорный язык, задавайте простые и прямые вопросы.
Очень важен вежливый тон письма.
Пишите от своего лица (т.е. используйте местоимение «Я»). Не используйте «Мы», чтобы не вводить в заблуждение получателя послания. Ему будет непонятно, кто это «Мы».

В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание.

Стиль делового письма

При написании делового письма на английском языке используйте формальный стиль письма:

старайтесь не использовать восклицательные знаки и скобки, эти знаки чаще всего используют в неформальных, дружеских письмах,
не употребляйте сокращенные формы, такие как it’s, don’t, you’ll и подобные,
не употребляйте вводные слова слова well, you know, это неформальный, не деловой стиль письма на английском языке,
избегайте начинать предложения со слов, характерных для дружеского стиля письма: also, and, but.

В деловом письме на английском языке принято писать с большой буквы:

слова в названиях отделов, компаний и организаций (Cambridge School of Languages, Apple Inc.)
слова, обозначающие занимаемую должность (Director, Captain),
слова, обозначающие государственную и национальную принадлежность (Russian, English),
слова, входящие в адрес делового письма на английском языке (London, Street, Room),
названия товаров, брендов, документов (Iron, Letter of Garantee),
названия месяцев и дней недели (Mondey, March).

В деловом письме на английском языке с большой буквы пишутся все сокращения слов, перечисленных выше. Все союзы, предлоги и артикли, связанные со словами, которые в письме пишутся с большой буквы, наоборот, пишутся с маленькой буквы.

Завершение делового письма на английском языке

В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (искренне).
Для писем в Великобританию, которые начинаются с фраз Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam, завершающая фраза — Yours faithfully (с уважением).
Для США подходит вежливая и нейтральная фраза — Very truly yours (Искренне Ваш).
Если вы пишите старому знакомому наиболее подходящей завершающей фразой будет — Cordially yours (сердечно Ваш).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы.

Образцы деловых писем на английском

Здесь представлены некоторые образцы деловых писем и другой корреспонденции на английском языке, которые помогут Вам составить свое эффективное деловое письмо на английском языке.

Устойчивые фразы, используемые в деловом письме на английском языке

При составлении делового письма на английском языке мы иногда испытываем затруднения с подбором необходимых фраз.

Здесь приведены некоторые фразы, наиболее распространенные в английском деловом языке, которые помогут вам составить качественное деловое письмо.

Образцы писем администрации англоязычных сайтов

Все нижеперечисленные письма взяты из реальной переписки с администраторами англоязычных PTC-сайтов. Может быть эти письма не идеальны с точки зрения грамматики английского языка. Но все просьбы, которые прозвучали в них, были выполнены администраторами.

Использование электронных переводчиков в деловых письмах

Онлайн переводчики (они же электронные или программные переводчики) обладают множеством недостатков. Самое главное — программа онлайн переводчик не понимает контекст (смысл) переводимой фразы и переводит выражение дословно.
Смотри по теме: Смотри также:

10 основных правил деловой переписки — СКБ Контур

Как обычно мы общаемся с коллегами?

Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?

Или так:

Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….

Ну что, мы договорились? Сделаешь?

Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.

Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.

Правила внутрикорпоративной деловой переписки

Содержание письма

Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:

Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
Письма-резюме по итогам встреч.
Письма-задачи.
Письма-комментарии к задачам.
Письма с файлами.

Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.

Тема

Тема в письме нужна по двум причинам:

Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.

Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».

Тема: Договор → Прошу согласовать договор

Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)

Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***

Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».

Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.

Адресация

В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.

В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.

Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.

Приветствие

Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.

Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.

Первое предложение — суть письма

Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».

Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».

Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев

Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.

Уточнения

Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.

Орфография и пунктуация

Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.

Для этого есть пара причин:

Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.

Структура

Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.

Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.

Оперативность ответа

Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).

Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.

Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»

Правила написания деловых писем

Современная жизнь диктует свои правила, и обмен электронными письмами — это уже давно часть ежедневной рутины для большинства. Впечатление о нас складывается с первых строчек нашего e-mail, поэтому важно помнить, кому мы пишем и как именно следует составлять письмо. Особенно это важно, когда мы говорим о формальных имейлах на английском, которые нам писать немного сложнее, чем на нашем родном языке. Друзьям и знакомым мы обычно пишем в дружественном, неформальном стиле, который допускает легкий, иногда полушутливый тон.

При составлении делового письма нужно быть максимально корректным и исключать моменты, где адресату нужно будет о чем-то догадываться самостоятельно. Деловые письма сейчас почти никто не пишет в устаревшем formal style, его заменяют на более мягкий neutral, правилам составления которого посвящена эта статья.

Что же отличает деловое письмо от неформального и дружественного?

Сomplete sentences: subject + verb — полные предложения, с подлежащим и сказуемым.
I saw your last e-mail, а не Saw your last e-mail (Подлежащее I опущено).
No contractions — без сокращений.
I am Julie and I have finished your course, а не I’m Julie & I’ve finished your course.
Conjunctions (but, if, and) — союзы. Использование корректных союзов, а не запятых или тире в каждом предложении.
I have already been to all the presentations you have mentioned, but if you insist, I am ready to watch them again online.
Fully spelled words — полностью прописанные слова, без сокращений. Ur — это недопустимо, допустимо your.
Transition words (before, besides, however) — переходные слова, такие как до, кроме того, однако и т.д. Это то, что нужно добавлять в ваше формальное письмо для плавных переходов от одной мысли к другой.
Paragraphs – абзацы. Разбивайте ваше письмо на абзацы, чтобы его было легче читать.
Punctuation – пунктуация. Пунктуация — это та специя, без которой деловое письмо не подают. При написании деловых писем следует придерживаться «правил открытой пунктуации», то есть не использовать те знаки препинания, без которых можно обойтись.
Например:
— в приветствии и концовке письма можно опускать запятые:
Dear John (вместо Dear John,)
Sincerely (вместо Sincerely,)
— не ставить точки в адресах (опущены запятые после слов Towers, Avenue):
#04-67 Hilton Towers
358 Green Avenue
New York 6455
— писать сокращения без точки в конце:
Mr Dr вместо Mr. Dr.
Подробнее о правилах пунктуации можно прочитать по этой ссылке:
https://grammarway.com/ru/punctuation
Special greetings and sign-offs — специальные приветствия и фразы для прощания. Приветствия и прощания в формальных и неформальных письмах отличаются. И дальше мы поговорим о них более подробно.
No Slang /Emoticons and emojis /Profanity /Jokes — нет сленгу, эмоджи, смайлам , брани, шуткам. Иначе говоря — ваши личные эмоции просто неуместны в деловом письме.

А теперь давайте рассмотрим структуру формального или нейтрального e-mail.

Subject Line
Это тема письма, которая суммирует в паре слов, о чем письмо, но не описывает его. Делайте тему лаконичной и понятной.

Хороший пример темы:

Important — need you to choose the best option
To all — confirm your presence…
Black Friday Discounts
Answer needed ASAP
Useful links for teachers

Так писать не стоит:

Re Re Re Re — UNGENT!! REAd And Answer! — не пересылайте цепочки писем таким образом, лучше убрать лишние слова из темы и подкорректировать сам e-mail.
Quick Question… — все письма так или иначе содержат в себе вопрос.
for you only — человек может пропустить такие «личные» письма как спам.
Meeting is rescheduled to 5th of May, 5th floor, room 18 — коротко и емко, но в теме письма уже написана вся нужная информация, открывать его не будут.

Более подробно о самых популярных темах e-mails можно прочитать по этой ссылке — www.digitalmarketer.com

Salutation
Приветствие того, кому адресовано письмо.
Примеры формальных приветствий:

Good afternoon! — универсальный вариант, подходящий во всех случаях.
To whom it may concern — (дословно: тому, кого это может касаться) не пишите так, если вы в поиске работы, лучше потратить пару минут и выяснить имя менеджера или HR, который будет рассматривать ваше резюме.
Dear First name Last name (ставьте запятую или двоеточие после этой фразы).
Dear First name (если мы знаем имя, кому пишем).
Dear Mr./Ms. Last name
Dear Dr. Last name — обращение как к профессионалу, письмо по рабочим вопросам.
Dear Human Resources Manager /Dear Hiring Manager — если нужно обратиться конкретно к человеку определенной должности.
Dear All / Dear team — обращение к нескольким людям/команде.

Intro/Purpose
Введение или описание цели письма.
Без кучи деталей, они буду в самом теле письма. Дайте понять адресату, кто вы и по какому поводу вы пишите. Прочитав эти пару строк, адресат должен понять, от кого и о чем будет сам e-mail.

Примеры:

I am writing with the regard to your recent email… — я пишу в ответ на ваше письмо…
I am writing with reference to our order number… — я пишу по поводу номера заказа…
Concerning your request… — по поводу вашей просьбы…
Could you give me some more information…. — могли бы вы дать больше информации по поводу…
I am writing to enquire about… — я пишу узнать о…
To follow up on our meeting — в продолжение нашей встречи…
I am writing back to you about… — я пишу вам в ответ на ..
As promised I am…— как и я обещал я..
As we discussed in our call… — как мы обсудили во время нашего звонка…

Detail-Body
Основная часть.
В данной части вы раскрываете детали: описываете проблемы, делитесь информацией или выражаете просьбу. What? When? Where? How? Why? — вопросы, на которые отвечает эта часть письма. Учтите, если ваш e-mail превращается в статью на пару страниц, то следует подумать о личной встрече. Будьте лаконичны и профессиональны и излагайте мысли ясно, чужой человек может не понять того, что для вас очевидно.

Фразы и вопросы из основной часты письма:

What is the final cost of your services and where can I find some legal information about your company?
(Какая финальная стоимость ваших услуг и где я могу найти правовую информацию о вашей компании?)
Where are you planning to have your experiment carried out? 
(Где вы планируете проводить ваш эксперимент?)
Why are the expenses given without any detailed information?
(Почему расходы даны без детальной информаци?)
I would like to inform you, that the experiment is to be carried out next week. We will let you know the exact time later this week and provide you with the detailed report. (Я бы хотел сообщить, что эксперимент проводится на следующей неделе. Мы сообщим вам точное время позже на этой неделе и дадим детальный отчет.)
I have decided that I am not able to join your expediction, due to the fact, that my sponsors are not willing to cover the expenses. (Я принял решение, что не смогу присоединиться к вашей экспедиции, так как мои спонсоры не желают брать на себя расходы.)
We have decided to relocate closer to the city center and this is the main reason, why we are looking for a new office. (Мы решили перебраться ближе к центру города, и это основная причина, почему мы ищем новый офис.)

Ask/Action
Самая важная часть e-mail. которую многие, к сожалению, могут вообще опускать. Здесь вы пишите, что конкретно вы ждете от адресата, в какие сроки и т.д. Будь то ответ на письмо, обратный звонок или конкретные действия.

Например:

Could you resend the information about the participants once more and give us a a call after?
(Могли бы вы переслать информацию об участниках и перезвонить после?)
Will you be so kind and look though my plan before the presentation?
(Будете ли вы столь любезны пересмотреть мой план перед презентацией?)
Would appreciate your honest opinion on the looks I have chosen for the show. What would you change?
(Я буду благодарен за честное мнение о луках, которые я подобрал для шоу. Что бы вы изменили?)

Closing/Sign-off
Вежливое завершение письма, где вы указываете ваши контактные данные и пожелания, обычно выглядит следующим образом:

Sincerely,(вежливое прощение, обратите внимание на запятую в конце, которую можно опустить)
John Black (полное имя)
Sales manager, CBM group (должность и название компании)
[email protected] (электронная почта)
555-127349 (контактный телефон)

Возможные фразы для завершения вашего письма:

Regards / Best Regards — с наилучшими пожеланиями
Sincerely yours, David / Yours sincerely — искренне Ваш Дэвид /Ваш искренне..
Respectfully — с уважением. ..
Cordially/Cordially yours — сердечно ваш
With sincere appreciation — с искренней благодарностью
Looking forward to hearing from / meeting with you/ seeing you soon — жду с нетерпением ответа от вас/встречи с вами
Looking forward to your reply / response on this matter — жду с нетерпением вашего ответа по данному вопросу
We look forward to your continued participation / support / assistance on this matter / situation — мы ждем вашего участия/поддержки/помощи в данном вопросе/ситуации
Thank you for your patience and cooperation — спасибо за ваше терпение и сотрудничество
Thank you for your consideration — спасибо за ваше внимание
If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know — если у вас есть вопросы или беспокойство, не сомневайтесь и дайте мне знать

Если вам нужно приложить документ или фото к вашему e-mail, сообщите об этом подобной фразой:

Attaching a copy of my resume and portfolio — прикрепляю свое резюме/портфолио
You will find my resume attached below — ниже вы найдете мое резюме

Не забывайте перед отправкой письма proofread — перечитать его на наличие опечаток.

Теперь давайте рассмотрим пример формального письма.

Subject line: Regarding your interview (тема письма)
Greeting: Dear,Elma! (официальное обращение к человеку, имя которого известно)
Intro: I am writing with the regard to your resume and the call we had last Saturday. (Intro — вводная часть, дать понять, о чем будет письмо)
Body: Unfortunately, at the moment we are not hiring for a position of the main HR manager.. But, taking into account the skills your have and your experience in this sphere, our company may have another interesting offer for you. We would like to invite you for a meeting at our main office. (основная часть письма) Possible days are Friday and Saturday, 12-15 p. m.
Action: Please, let us know your decision and contact us to confirm the date. (action part — какие действия мы ждем в ответ на письмо)
Goodbye: (прощание)
Best Regards,
Steve Black
HR dept.

Еще один пример. Мистер Блек пишет Мисс Грин и благодарит за приглашение на работу.

Subject line: Position of the Assistance Editor
Greeting: Dear Mrs Green,
Intro:Thank you very much for offering me the position of Assistance Editor in your magazine. I have for a long time admired the high level of professionalism that your magazine displays, and therefore I consider it the privilege to work with you.
Body: I intend to demonstrate your that you made no mistake by hiring me by performing my job the best way I can. I have already contacted the HR department and they provided me with the details I need to start the project right away.
Action: Look forward to cooperating with you in the nearest time.
Goodbye:
Yours sincerely,
John Black

А чтобы написать жалобу, при этом грамотно сформулировать свои претензии и подобрать тон сообщения — проходи краткий курс от Booyya, в котором есть все на тему How to complain — https://bit. ly/3bwsJZ9

И, в завершение статьи, полезные ссылки, для тех, кто будет писать formal e-mails.

По данной ссылке grammar.yourdictionary.com вы можете пополнить свой запас transitive words.
Здесь www.yesware.com вы найдете примеры формальных писем с разбором.
Книга — «Email English» Emmerson Paul— содержит много примеров деловых писем, с разбором конкретных кейсов, оттуда можно брать и копировать прямо себе в письмо.
Готовые примеры деловых писем — www.examples.com.

16 примеров и описаний деловых приветствий

Руководство по карьере
Развитие карьеры
16 примеров и описаний деловых приветствий

Редакционная группа Indeed

22 февраля 2021 г.

Выбор правильного делового приветствия для вашей ситуации имеет важное значение в целом исполнение вашего сообщения. Будь то общее введение или благодарственный ответ, то, как вы начинаете сообщение, имеет значение и ценность для получателя. Принятие решения о том, кто является получателем и когда он может получить сообщение, также имеет решающее значение.В этой статье мы обсудим, что такое деловое приветствие, а также перечислим и опишем 16 вариантов делового приветствия на выбор.

Что такое деловое приветствие?

Деловое приветствие — это официальное приветствие в письме или по электронной почте с точки зрения бизнеса. Деловые приветствия часто напрямую обращаются к получателю по имени или излагают причину сообщения. Они предлагают получателям четкое представление о том, кто к ним обратился и почему, чтобы побудить их продолжить чтение текста сообщения.В зависимости от намерения и цели вашего сообщения можно выбрать один из нескольких типов деловых приветствий.

Связано: 15 профессиональных приветствий голосовой почты для привлечения ваших абонентов

Деловые приветствия для общих представлений

Следующий список включает общие приветствия, которые подходят для большинства ситуаций:

Привет, [имя],
Привет [имя ],
Уважаемый [Имя],
Привет,

Привет [Имя],

Это самый простой, но формальный вариант приветствия для предприятий. Он мгновенно обращается к получателю по имени формальным тоном и сразу попадает в сообщение. Подобное приветствие лучше всего подходит для более коротких сообщений, поскольку краткое введение устанавливает ожидание короткого сообщения для получателя.

Hello [Name],

Использование hello — это более формальный вариант приветствия. Он обращается к получателю по имени и остается коротким, чтобы проникнуть в тело сообщения намного быстрее, чем другие формы приветствия. Поскольку приветствие короткое по длине, создается предположение, что следующее сообщение также является коротким и низким приоритетом.

Уважаемый [Имя],

Это наиболее формальный вариант для общего знакомства. Он обращается к получателю по имени и втягивает его прямо в сообщение. Основное отличие этого приветствия от других заключается в том, что, хотя оно формальное, фраза также устарела. Подумайте о своей аудитории или получателе и о том, как они могут отреагировать на подобное приветствие.

Greetings,

Если вы не уверены в имени вашего прямого получателя, это простой, но формальный вариант, который стоит попробовать.Он выполняет быстрое приветствие и перемещает читателя в короткий основной абзац. В целях электронного маркетинга создание личного контакта с использованием имени получателя часто дает наилучшие результаты. Если их имя недоступно, достаточно этой опции.

Деловые приветствия для продолжения

В этот список включены несколько наиболее подходящих вариантов для продолжения предыдущего взаимодействия:

«Чтобы продолжить нашу встречу»,
«Я проверяю… «
» Я возвращаюсь к вам по поводу … «
» Как и обещал … «

Чтобы продолжить нашу встречу,

Такое приветствие сразу переходит к сути сообщения и не упоминает имя получателя. Предполагается, что обе стороны знакомы друг с другом из-за предыдущего взаимодействия и что это сообщение предназначено исключительно для отслеживания. В этом приветствии также прямо упоминается, что сообщение является продолжением встречи, что часто оказывается полезным для получателя.

Подробнее: 15 шаблонов бизнес-рассылки

Я проверяю …

В качестве дополнительного ответа в этом сообщении говорится, что это простая проверка после предыдущего взаимодействия. Он работает практически в любой ситуации, касающейся продолжения, и позволяет затронуть основную тему в самом приветствии, что делает его очень универсальным вариантом. Например:

«Я проверяю, как у вас дела после нашего последнего обсуждения».
«Я проверяю, как продвигается ваш новый проект.«
« Я проверяю, нужна ли вам какая-либо другая помощь ».

Я возвращаюсь к вам по поводу …

Это приветствие позволяет вам выразить намерение вашего сообщение прямо сейчас. Это универсальный вариант, который позволяет учесть практически любые обстоятельства, связанные с последующим сообщением. Это приветствие также предполагает, что оно относится к определенному моменту, упомянутому в предыдущем взаимодействии, сужая возможности и отправка четкого сообщения получателю.

Как и было обещано …

Этот вариант — не только продолжение, но и выполнение обещания. Подобное приветствие очень характерно для определенных ситуаций, например, для обсуждения в рамках предыдущего взаимодействия. Используйте подобное приветствие умеренно и только в вышеупомянутых ситуациях, поскольку это гарантирует, что получатель вот-вот получит подарок.

Деловые приветствия, если вам что-то нужно

Если вам что-то нужно от получателя, вот несколько вариантов дружеского начала вашего запроса:

«Я обращаюсь к вам, потому что… «
» Жду вашего совета по … «
» Надеюсь, у вас все хорошо, [имя] «
» Надеюсь, вам понравились выходные, [ Имя] «

Я обращаюсь к вам, потому что …

Это приветствие быстро переходит к сути. Оно сообщает получателю в первом предложении цель сообщения и обрисовывает в общих чертах то, что хочет отправитель. получателя и тон сообщения с этим приветствием. Хотя оно быстро переходит в суть сообщения, оно часто звучит грубо.

Я с нетерпением жду вашего совета по …

Зарезервируйте подобное приветствие для конкретных ситуаций, поскольку оно относится к совету. Это частый вопрос на рабочем месте, поскольку коллеги сталкиваются с незнакомыми сценариями. Используя это приветствие, просто обрисуйте ситуацию, в которой вам нужен совет. Используйте текст сообщения для обсуждения деталей. Примеры правильного использования этого приветствия:

«Я очень хочу получить ваш совет по правильному развертыванию этого кода.«
« Я с нетерпением жду вашего совета о том, как правильно сформулировать это предложение для клиента ».
« Я очень хочу получить ваш совет о том, как изменить этот счет ».

I надеюсь, у вас все хорошо, [Имя]

Это приветствие передает добрые пожелания получателю и обращается к нему по имени. Это дружеское приветствие и предпочтительный вариант, если вам что-то нужно от получателя. Оно обеспечивает нейтральную тему для разговора перед тем, как начать в смысле сообщения.

Надеюсь, вам понравились выходные, [Name]

Такое приветствие обращается к получателю по имени и начинает сообщение дружественным тоном. В нем конкретно указано время, в которое это происходит. Обдумайте время и потенциальную реакцию получателя на него, будь то время дня, например утро, или определенное время недели, например выходные. Указав время, в которое вы отправили сообщение, вы сможете облегчить разговор с помощью нейтральной темы для разговора.

Деловое приветствие для ответов

Если получатель ответил на ваш первоначальный запрос, эти варианты описывают, как вернуть его натурой:

«Спасибо за вашу помощь, [имя]»
«Спасибо за ваш ответ, [Имя] «
» Спасибо за быстрый ответ, [Имя] «
» Спасибо, что связались, [Имя] «

Спасибо за вашу помощь, [Имя]

Это приветствие благодарит получателя за помощь в решении предыдущей проблемы и обращается к нему по имени. Это дружеское приветствие, которое включает в себя цель сообщения без дополнительного контекста. Используя это приветствие, выразите свою благодарность и помощь. Хотя общее выражение благодарности работает в большинстве ситуаций, такое короткое приветствие само по себе может показаться холодным или грубым.

Подробнее: 100 способов поблагодарить кого-то за уделенное время

Спасибо за ваш ответ, [Имя]

Поблагодарить кого-то за ответ или ответ является стандартным ответным приветствием.Он также обращается к получателю по имени, персонализируя сообщение и выражая искреннюю благодарность за обращение. Это отличный вариант для большинства, если не для всех, ответных сообщений.

Спасибо за быстрый ответ, [Имя]

Это приветствие специально предназначено для быстрого ответа, который часто помогает предприятиям быстрее удовлетворять потребности отдельных лиц. Он также добавляет индивидуальный подход к сообщению, поскольку адресуется имя получателя.

Спасибо, что связались, [Имя]

Подобное приветствие относится к конкретному сценарию, в котором получатель обратился первым. С добавлением личного имени это становится отличным приветствием, которое можно использовать практически для любого ответа. Это одновременно дружелюбно и увлекательно, если начать сообщение соответствующим образом, прежде чем углубляться в цель сообщения.

Топ-5 лучших и худших писем-поздравлений на 2021 год + примеры

«Привет» звучит слишком неформально? «Дорогой» слишком официально? Начать электронное письмо может быть очень непросто, особенно если вы пишете деловое письмо незнакомому человеку.

Если вы считаете, что поздравления в деловом письме не так важны и нет необходимости на них сосредотачиваться, отложите эти мысли в сторону.Фактически, начало вашего электронного письма задает тон вашей дальнейшей переписке. Кроме того, правильная начальная строка может помочь вам произвести на получателя потрясающее первое впечатление. Это также может побудить их продолжать читать.

Барбара Пактер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают особое внимание на то, как к ним обращаются. Если ваше приветствие оскорбляет чьи-то чувства, оно, несомненно, повлияет на мнение человека о вас.

Лучший способ написать электронное письмо — максимально упростить приветствия и закрытие делового письма.Конечно, это будет зависеть от того, кому вы пишете, но, как правило, это тот, кого вы почти не знаете. Чтобы помочь вам найти идеальное приветствие, мы собрали лучшие примеры приветствий в деловых письмах 2021 года. Мы также добавили несколько вводных строк, которых лучше избегать.

5 лучших деловых поздравлений на 2021 год

1. «Привет, [имя],…»

Когда дело доходит до деловой переписки, «Привет, [имя]» — явный победитель и одно из самых популярных приветствий в 2021 году.Эксперты говорят, что это простой, прямой и эффективный способ обратиться к кому-либо, независимо от того, знаете вы его или нет.

Хотя это звучит довольно неформально, «Привет» — одно из лучших официальных приветствий в деловых письмах. Добавив фамилию человека, вы сохраните соответствующий официальный тон.

«Привет, мистер Хьюстон,…»

Его также можно успешно использовать в холодном общении, когда вы не знаете имени получателя. Не стесняйтесь спросить человека, предпочитают ли он, чтобы его называли по имени или по фамилии.

2. «Здравствуйте, [имя],…»

Для тех, кто хочет придать электронному письму более формальный тон, есть альтернатива — «Привет, [имя]». Среди формальных электронных приветствий это устраняет разрыв между «Привет» и «Уважаемый», обеспечивая правильный баланс между профессионализмом и легкостью знакомства.

3. «Уважаемый [Имя],…»

Приветствия и приветствия в деловом письме, начинающиеся с «Уважаемый», веками использовались для обращения к человеку и идеально подходят для официального письма.Однако сейчас это звучит довольно старомодно. Использование «Уважаемый» в электронном письме — это нормально, но это может показаться слишком формальным (особенно, если вы используете полное «дорогой сэр или мадам».

Используйте это приветствие, когда обращаетесь к кому-то или отправляете деловые документы, такие как сопроводительное письмо, чтобы продемонстрировать свое уважение, профессионализм и вежливость. В этом случае вы можете использовать слово «Уважаемый», затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:

«Уважаемый мистер Хьюстон,…»

Если вы не знаете пол получателя, используйте полное имя без названия:

«Дорогой Алекс Хьюстон,…»

Избегайте названий, в которых указывается семейное положение — вместо «миссис.», Используйте« Ms. »

Хотите научиться писать официальные письма? Ознакомьтесь с нашим удобным руководством по форматированию деловых писем.

У нас есть онлайн-репетиторы по более чем 50 языкам.

Preply — одна из ведущих образовательных платформ, предлагающая уроки один на один с сертифицированными преподавателями через эксклюзивный видеочат.

4. «Приветствую,…»

Это отличная альтернатива фразе «Привет, [имя],…» в случае, если вы отправляете деловое письмо на общий адрес электронной почты или не знаете, кто ваш получатель.С другой стороны, мы рекомендуем приложить все усилия, чтобы узнать эту информацию.

5. «Привет всем…»

Если вы пишете группе, используйте этот вид приветствия. Кстати, это одно из самых популярных официальных приветствий в деловых письмах, которым обращаются более чем к одному человеку.

Держитесь подальше от приветствий, таких как «Все», что звучит грубо, или слишком специфичных для пола «Дамы» и «Джентльмены».

Совершенствуйте свои навыки делового письма — прочтите нашу последнюю статью « Как начать письмо и написать отличный крючок ».

5 худших деловых писем-поздравлений + примеры

1. «Эй!»

Начинаем письмо с «Привет!» или «Привет, [имя],…» — отличный способ начать разговор с друзьями. Но когда дело доходит до рабочего места, использовать эти случайные приветствия в качестве приветствия в деловом письме на английском языке — это грубо и даже неуважительно. Это непрофессионально, особенно если вы пишете незнакомцу.

2. «Кого это может касаться…»

Это худший образец приветствия в деловом письме, который вы когда-либо могли себе представить. Получив электронное письмо с таким приветствием, получатель может подумать: «Это письмо меня не касается». Кроме того, большинство людей могут принять это за холодное письмо и сразу закрыть.

Даже если вы не знаете, как зовут вашего получателя, проведите исследование, чтобы выяснить это. Например, вы подаете заявление о приеме на работу, но не знаете, к кому лучше обратиться. В этом случае вам следует узнать имя менеджера по найму компании. Не можете найти ничего в Интернете? Просто позвоните представителю компании и спросите.

3. «[Имя с ошибкой],…»

Золотое правило делового общения — никогда не ошибаться в написании имени получателя. Многие люди сразу же раздражаются, если их имя неправильно написано.

На всякий случай всегда дважды проверяйте написание имени человека. Вы можете найти их имя в блоке подписи или поставить галочку в строке «Кому». Люди часто используют свое имя или фамилию в адресе.

4. «Привет, [ник],…»

Если вы провели исследование и выяснили, что этого человека зовут, например, Бенджамин , не будьте слишком знакомы, чтобы сократить его имя до Бен . Обращение к человеку с его ником может стать одним из хороших приветствий в деловом письме только в том случае, если вы уже встретили получателя или получили ответ с псевдонимом, написанным после С уважением, Бен .

5. «Уважаемый господин / госпожа…»

Почему ваши получатели должны интересоваться вашей электронной почтой, если вы не знаете, кто они? Фактически, такие формальные приветствия, как «Уважаемый господин / госпожа», показывают, что вас не интересуют получатели и, следовательно, то, что им нужно или что они ищут.

Приготовьтесь говорить уверенно

Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.

Сопроводительное письмо-поздравление

Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит понять. Вот несколько профессиональных поздравлений на выбор.

Приветствие к сопроводительному письму	Когда использовать
Для тех, кого это может касаться,	Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочитает ваше письмо, и хотите нейтрального в гендерном отношении профессионального, но немного старомодного приветствия.
Менеджеру по найму,	Когда вы не знаете имени человека, который прочитает ваше письмо, и хотите формальное, но современное приветствие.
Уважаемая команда [название компании],	Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите получить профессиональное полуформальное приветствие
Уважаемый господин или госпожа,	Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо. Раньше это было очень распространено, но сейчас становится устаревшим, поскольку предполагается, что получателем будет мужчина или женщина, в то время как менеджер по найму не может четко идентифицировать себя с каким-либо полом.
Уважаемый [Имя Фамилия],	Когда вы знаете имя человека, который прочтет ваше письмо. По возможности, это всегда лучший вариант! Попробуйте узнать имя человека, которому вы пишете.

Заключительные слова

Язык бизнеса постоянно меняется, стараясь идти в ногу с современными тенденциями. В то время как старомодное «Дорогой» уходит на второй план, «Привет» и «Привет» возглавляют список официальных приветствий в деловом письме.Поддерживайте деловое общение на профессиональном уровне, выбирая беспроигрышные приветствия.

Не знаете, как быстро улучшить свой английский? Подпишитесь и получайте полезные советы по развитию ваших навыков, которые будут приходить в ваш почтовый ящик каждую неделю.

21 Примеры приветствий профессиональной голосовой почты

Зачем вашему бизнесу нужны профессиональные приветствия голосовой почты

Хотя пропущенные вызовы не идеальны, вы можете сообщить вызывающему абоненту, что вы все еще на связи, с помощью отличного приветствия голосовой почты.Лучшие деловые приветствия голосовой почты позволят вашим клиентам (и потенциальным клиентам) узнать, почему вы недоступны, и как им лучше всего связаться с вашей компанией. Они также короткие и по существу. Обычно продолжительность приветствия составляет от 6 до 24 секунд, чтобы звонящие не повесили трубку на полпути.

Ищете руководство о том, как записать идеальную голосовую почту? Узнайте, как записывать приветствия на профессиональной голосовой почте.

Хотите образцы сообщений деловой голосовой почты? Ниже приведен 21 предварительно записанный пример приветствия для деловой голосовой почты, чтобы вы могли начать работу.Вы найдете примеры голосовой почты для основного номера телефона вашей компании, прямой линии связи, вашей голосовой почты в нерабочее время (или в нерабочее время), некоторых праздничных поздравлений и линии обслуживания клиентов. Более того, все эти приветствия голосовой почты бесплатны, и вы можете скачать mp3-файл голосовой почты!

Примеры приветствий для деловой голосовой почты

Если у вас есть основной рабочий номер телефона, который доступен клиентам или публично указан, вам нужно убедиться, что он имеет профессиональное голосовое сообщение для приветствия вызывающих абонентов.Вот примеры приветствий, которые вы можете использовать, чтобы создать свой собственный.

1. «Привет! Спасибо, что позвонили [название компании / ваше имя]. Пожалуйста, оставьте короткое сообщение, и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Хорошего дня!»

Простое голосовое приветствие для вашего основного направления бизнеса

2. «Привет! Мы рады, что вы позвонили [название компании]. Мы рады помочь, но мы либо на связи с другим клиентом, либо в пути! Сообщите нам свое имя, номер телефона и причину вашего звонка сегодня.Как только мы станем доступны, мы вам перезвоним. Спасибо!»

Попросите ваших абонентов оставить короткое сообщение, чтобы вы могли определить, когда им перезвонить.

3. «Вы достигли [название компании]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, позвольте нам перезвонить! Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона, причину вашего звонка и лучшее время, чтобы вам перезвонить — мы больше не хотим по вам скучать. До скорого.»

Сообщите своим абонентам, что вы не хотите упускать возможность поговорить с ними, попросив удобное время, чтобы перезвонить им.

4. «Спасибо, что позвонили [в вашу компанию]. Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами. Позвольте нам перезвонить вам, как только мы будем доступны, указав ваше имя, контактную информацию и причину вашего звонка. Хорошего дня.»

Простое, лаконичное и, конечно же, дружелюбное голосовое приветствие для вашего основного направления деятельности.

5. «Здравствуйте, вы связались с [название компании]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но мы перезвоним вам, как только будем на связи. Пожалуйста, оставьте ваше имя, номер телефона и причину вашего звонка.Мы знаем, что ваше время ценно, поэтому, чтобы не переключаться между ними, оставьте несколько раз в день, которые лучше всего подходят вашему расписанию, и мы сделаем все возможное, чтобы связаться с вами! Хорошего дня.»

Это приветствие сообщает вашему собеседнику, что не только ваше время дорого, но и вы понимаете, что его время тоже дорого.

6. «Спасибо, что позвонили [название компании]. Вы, должно быть, звоните, когда узнали о нашем новом [новом продукте, сделке, предложении]. Мы тоже очень этому рады. Оставьте нам свое имя, номер телефона и лучшее время для звонка, и мы свяжемся с вами и ответим на любые ваши вопросы.Мы с нетерпением ждем возможности поговорить с вами и сообщить вам о новостях [название компании]. Хорошего дня!»

Кратко сообщите вашим абонентам о любых рекламных акциях, обновлениях или новостях, которые у вас проводятся. Вы можете даже неосознанно ответить на их вопрос!

Профессиональное приветствие голосовой почты для вашего служебного номера мобильного телефона

Для каждого члена вашей команды рекомендуется иметь свой личный рабочий телефонный номер. Есть много причин, по которым им не следует использовать свой личный номер мобильного телефона для бизнеса, поэтому вы захотите дать им свой номер телефона через своего провайдера VoIP или телефонную систему.

Вот несколько примеров приветствий голосовой почты для вашего прямого бизнес-направления, как личного, так и профессионального. Наслаждаться!

7. «Здравствуйте, вы связались с [ваше имя] в [вашей компании]. Извини, я пропустил твой звонок. Сегодня я особенно занят, но если вы оставите мне свое имя, номер телефона и короткое сообщение, я свяжусь с вами в течение дня. Спишемся!»

Ваши абоненты хотят услышать от вас в ближайшее время. Перезвонив в течение рабочего дня, они узнают, что вы надежны, несмотря на вашу занятость.

8. «Спасибо, что позвонили [ваше имя] в [вашу компанию]. Я не хотел отправлять вам голосовую почту, но я либо на связи с другим клиентом, либо в пути. Оставьте свое имя, номер телефона, причину звонка сегодня и время, когда вам перезвонить. Я скоро с тобой поговорю!

Вероятно, звонящий хотел дозвониться до вас, а не до вашей голосовой почты. Сообщите своему абоненту, что вы просто разговариваете с другим абонентом, и вы будете правы с ним.

9. «Привет, это [ваше имя] из [вашей компании] — спасибо, что позвонили! Мне не терпится поболтать.Просто оставьте свое имя, номер телефона и я вам перезвоню, как только представится возможность. А еще лучше отправьте мне текстовое сообщение с указанием наилучшего времени для связи с вами и причины вашего звонка. С нетерпением жду Вашего ответа.»

Текстовое общение сейчас становится все более актуальным. Направьте абонента, чтобы он написал вам, если у него есть вопрос, на который вы можете легко ответить с помощью текстового сообщения. Кто знает, они могут также предпочесть текстовые сообщения телефонным звонкам.

(Хотите знать, как получать текстовые сообщения от звонящих по телефону? Попробуйте приложение OpenPhone прямо сейчас)

10.«Привет, это [ваше имя] в [компании X]. Сейчас у меня отпуск, и я вернусь в офис только через [месяц]! Пожалуйста, оставьте мне свое имя, номер телефона и причину, по которой вы звоните, и я свяжусь с вами тогда. Если это срочно, вы можете отправить подробную информацию на [адрес электронной почты компании], и один из наших сотрудников свяжется с вами. Хорошего дня.»

Да, всем нам время от времени нужен перерыв. Сообщите вызывающему абоненту, что вы вернетесь и будете готовы удовлетворить его потребности после того, как вернетесь из отпуска.

Приветствие клиента голосовой почтой Телефон службы поддержки

В конечном итоге клиентам потребуется помощь вашего предприятия.Если ваша группа обслуживания клиентов недоступна для звонков, вы можете использовать записи голосовой почты службы поддержки клиентов ниже.

11. «Здравствуйте! Вы обратились в службу поддержки [название компании]. Мы будем рады помочь с вашим запросом. А пока вы заходили на наш [веб-сайт, справочный форум и т. Д.]? Возможно, в нем есть ответ, который вы ищете. Если нет, оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка. Мы свяжемся с вами в течение дня. Спасибо, что позвонили [название компании] ».

Иногда звонящему нравится находить ответ на свои вопросы.Пусть они узнают, перенаправив их на ваш веб-сайт или справочный форум, если он у вас есть.

12. «Здравствуйте, вы обратились в службу поддержки клиентов [название компании]. В данный момент мы не можем ответить на ваш звонок. Мы знаем, что ваше время ценно, поэтому вместо того, чтобы удерживать вас, позвольте нам перезвонить вам! Пожалуйста, оставьте свое имя, номер телефона, причину вашего звонка и два разных времени, когда вам будет удобно получить от нас ответный звонок. Спасибо!»

Получите лучшее представление о расписании звонящего, спросив его несколько раз, когда вы можете перезвонить.Их время тоже важно!

13. «Здравствуйте, вы обратились в [название отдела] в [вашей компании]. Мы не можем ответить на ваш звонок прямо сейчас, но, пожалуйста, оставьте свое имя, контактную информацию и причину обращения. Один из членов нашей команды свяжется с вами в течение дня. Чтобы мы больше не скучали по вам, вы также можете сообщить нам, когда лучше всего вам перезвонить. Спасибо и хорошего дня.»

Это приветствие позволяет вашему абоненту узнать, что ваша служба поддержки работает так же эффективно, как и вы.

Приветствие голосовой почты для звонков, полученных в нерабочее время

Вы не хотите отвечать на звонки 24/7 (если вы не обслуживаете клиентов по всему миру, и ожидается, что поддержка будет 24/7). Если вы недоступны в определенные часы дня, используйте приведенные ниже примеры голосовой почты для звонков в нерабочее время.

14. «Спасибо, что позвонили! Мы обещаем, что для [название компании] сейчас никогда не бывает плохих времен, но вы связались с нами в нерабочее время. Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и время, когда с вами лучше всего связаться, и мы позвоним вам, когда мы откроемся.

Посмотрим правде в глаза, вы не всегда открыты. Но это не значит, что вы не хотите помогать звонящему. Дайте им знать, что вы перезвоните им, когда снова откроетесь.

15. «Привет! Спасибо, что позвонили! Извините, но мы сейчас закрыты. Пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и удобное время для связи, и мы свяжемся с вами в течение дня. Спасибо.»

Это наше приветствие OpenPhone в нерабочее время. Просто, лаконично и дружелюбно.

16. «Привет, вы связались с [название компании]. Извините, вы просто соскучились по нам! Мы открыты с ([час] до [час] [часовой пояс]) с понедельника по пятницу [необязательно: каждый час по выходным].Тем временем вы также можете посетить наш веб-сайт [URL-адрес веб-сайта], чтобы связаться с нами через чат, текстовое сообщение или электронную почту [адрес электронной почты]. Если вы хотите оставить нам сообщение, сообщите нам свое имя, номер телефона и причину звонка после звукового сигнала. Мы перезвоним вам сегодня же «.

Сообщите вызывающему абоненту ваше точное рабочее время, чтобы вы пропустили «телефонную бирку». Они будут признательны за то, чтобы знать, когда им следует ожидать ответного звонка. Просто имейте в виду, что сроки должны быть реалистичными, чтобы вы соответствовали ожиданиям клиентов.

Голосовое приветствие праздников

Вы можете понадобиться вашим клиентам в праздничные дни. Если вы владелец бизнеса, вы это уже знаете. 🙂 Управляйте ожиданиями клиентов и дайте им знать, как получить помощь.

Наличие специального контактного лица для экстренных случаев поможет позаботиться обо всех важных событиях. Другой вариант — направить вызывающих абонентов в отдельную службу автоответчика.

Для вдохновения ознакомьтесь с этими примерами праздничных приветствий голосовой почты.

17. «Поздравляю с праздником от [название компании]. В этот праздничный сезон наши часы немного отличаются. [Список часов]. Мы надеемся, что это не чрезвычайная ситуация, но если это так, мы вас прикрыли. Свяжитесь с нами по [адресу электронной почты компании / по другим линиям поддержки], и мы свяжемся с вами как можно скорее. По всем остальным вопросам мы свяжемся с вами, когда вернемся из отпуска — мы можем быть на несколько фунтов тяжелее, но будем рады поговорить с вами! Счастливых праздников.»

Мы знаем, что что-то случается во время праздников. Дайте знать своим абонентам, что вы все еще там, на всякий случай!

18.«Спасибо, что позвонили [название компании / ваше имя]. Надеемся, вам понравился праздничный сезон. В данный момент мы недоступны из-за выходных. Оставьте свое имя, номер телефона и причину звонка, и мы свяжемся с вами как можно скорее! Спасибо за звонок.»

Каждый заслуживает перерыва. Сообщите своим абонентам, даже если они вам тоже нравятся, что их потребности важны.

19. «Привет, вы связались с [ваше имя] в [X company]. Сожалеем, но наш офис закрыт до [дата]. Пожалуйста, оставьте нам свое имя и номер телефона, и наша команда свяжется с вами в ближайшее время.Наслаждайтесь [праздником] и спасибо, что позвонили в [название компании]!

Если вы действительно открыты в сезон праздников, важно указать часы выходных. Особенно, если ваши часы работы отличаются от обычных.

20. «Привет! Спасибо, что позвонили в [компанию]. Мы не можем ответить на звонок прямо сейчас, но свяжемся с вами сразу после праздников. Мы надеемся, что это не чрезвычайная ситуация, но если это так, мы вас прикрыли. Свяжитесь с нами по [адресу электронной почты компании / по другим линиям поддержки], и мы свяжемся с вами как можно скорее. Не забудьте указать свое имя, номер телефона и короткое сообщение, чтобы сообщить нам причину вашего звонка.Спасибо Вам и хорошего дня.»

Доступен даже во время праздников? Сообщите своим абонентам через приветствие голосовой почты.

В качестве бонуса вот пример нашего собственного праздничного приветствия голосовой почты здесь, в OpenPhone:

21. «С праздником. Спасибо, что позвонили в OpenPhone. Во время курортного сезона наши часы немного отличаются. Пожалуйста, внимательно прислушайтесь к следующим изменениям. Служба поддержки клиентов доступна 23, 27 и 30 декабря, а также 2 и 3 января с 11:00 до 17:00 по восточному стандартному времени.24, 31 декабря и в праздничные дни с 21 по 5 декабря мы открыты с 12:00 до 15:00 EST. Мы закрыты 25, 26 декабря, а также 1 января. В случае возникновения чрезвычайной ситуации, оставьте сообщение, и мы свяжемся с вами в ближайшее время. Вы также можете написать по электронной почте по адресу [электронная почта защищена]. Спасибо за использование OpenPhone и желаю вам приятных праздников! »

Так как наши праздничные часы короче, сразу связаться с нами немного сложнее. Это означает, что для удобства наших абонентов нам нужно быть максимально подробными.Тем не менее, мы по-прежнему держали его кратким и дружелюбным.

* Примечание. Некоторые из ваших пользователей отмечают не все праздники, как вы. Помните, что эти приветствия голосовой почты должны быть нейтральными 🌟

Запишите свое приветствие в приложении OpenPhone

OpenPhone — это современное приложение для обслуживания телефонных звонков, предназначенное для стартапов, малых предприятий и частных лиц. OpenPhone разделяет ваше профессиональное и личное общение и позволяет вам персонализировать свой номер, чтобы он отражал ваш собственный бренд. Используйте свой служебный номер прямо со своего мобильного телефона!

С OpenPhone вы можете записывать свои собственные приветствия голосовой почты прямо в приложении, загружать собственные голосовые клипы или просто вводить сценарий голосовой почты.

С функцией преобразования текста в речь вы можете скопировать один из 21 образца голосовой почты выше и вставить его в интерфейс голосовой почты OpenPhone, чтобы мгновенно получить профессиональное приветствие голосовой почты. Кто думал, что система голосовой почты может быть такой забавной?

Вы можете скопировать и вставить один из приведенных выше сценариев в интерфейс голосовой почты OpenPhone и мгновенно создать профессиональный голос за кадром.

Хотите узнать больше о возможностях OpenPhone?

Нет приложения OpenPhone? Загрузите его здесь сегодня.

Деловой этикет: Приветствия | Малый бизнес

Автор Chron Contributor Обновлено 8 сентября 2020 г.

Стандартный деловой этикет устанавливает общепринятые принципы приветствия. Хотя правила делового этикета для приветствий и представлений могут хорошо работать в большинстве ситуаций, имейте в виду, что может быть важнее быть в курсе и реагировать на конкретные ситуации, чем следовать твердому правилу.

Личный этикет

Соблюдение приветственного этикета при входе в комнату может помочь вам произвести положительное первое впечатление.Деловой этикет при приветствии предполагает, что люди, уже находящиеся в комнате, будут вставать, когда их представляют вновь прибывшим. Обращайте внимание на имена и всегда представляйте «менее важного» человека «более важному».

Если по какой-то причине вы не можете встать, чтобы поприветствовать делового партнера, извинитесь и объясните, почему. Улыбнитесь, установите зрительный контакт и представьтесь. Не думайте, что знакомство возьмет на себя кто-то другой.

Деловой этикет диктует, что клиентов следует считать «более важным человеком», даже в большей степени, чем начальником.Однако поручите это своему боссу заранее. Не называйте людей по именам, если вас не пригласили.

Этикет делового приветствия

Правильно сформулированное приветствие является признаком надлежащего этикета приветствия. Традиционное деловое общение должно быть формальным и сопровождаться двоеточием, например «Уважаемый мистер Смит:», написанным в верхней части письма, как рекомендовано Институтом Эмили Пост.

Используйте фамилию получателя, перед которой стоит «г-н» или «г-жа». или другое название, например «Dr.«Если вы не уверены в предпочтительных местоимениях пола получателя, просто используйте их полное имя и фамилию», — предлагает нижняя строка. Также избегайте использования фразы «Кого это может касаться».

Этикет деловой электронной почты

Электронная почта открыла новую эру неформальности, но деловой этикет по-прежнему диктует, что электронная почта должна начинаться с приветствия. Пропуск приветствия по электронной почте может рассматриваться как безличный, поэтому обязательно включите краткое приветствие с использованием приветствия этого человека. имя

По мнению эксперта по бизнес-этикету Лидии Рэмси, деловые электронные письма должны включать описательную тему и четкое, краткое сообщение.Сложные вопросы следует обсуждать лично или по телефону.

Международный этикет

Овладение искусством этикета делового приветствия может показаться достаточно сложным без дополнительного рассмотрения международного общения, но все же уместно исследовать культурные ожидания для бизнеса при работе с клиентами из других стран. Например, Kwintessential утверждает, что французские деловые приветствия носят формальный характер, и ожидается, что вы будете стоять, пока не скажете, где сесть.

В Японии поклон считается подходящей формой приветствия, хотя иностранцам может быть разрешено заменить кивок головой, согласно TripSavvy. В каждой стране есть уникальные обычаи делового этикета, которым нужно учиться и которым нужно следовать.

Деловые приветствия Faux Pas

Объятия и поцелуи обычно считаются нарушением делового этикета при приветствии в США и могут вызвать смущение. Если вы не наблюдаете, как коллеги обнимаются в более неформальной рабочей среде, избегайте этого в пользу более формальных рукопожатий, рекомендует Home Business Magazine .

40 различных приветствий по электронной почте, которые можно использовать в следующем сообщении

Вы знаете, чем я занимался слишком долго? Прокрутка всех отправленных сообщений.

Я понял две очень важные (и немного смущающие) вещи:

Первое: я отправляю слишком много писем. Я имею ввиду , способ многовато.
Два: Я начинаю почти каждую с «Надеюсь, у тебя все хорошо!» Шутки в сторону. Каждый. Одинокий. Один.

Кто-нибудь когда-нибудь был полон надежд больше, чем я?

Шутки в сторону, вы не подумаете, что ваше электронное приветствие будет так сложно написать.

Но я понял, что посадка на это идеальное предложение, которое плавно переходит в остальную часть моей заметки, сама по себе является формой искусства.

Вы так же озадачены, как я? Тебе повезло. Я собрал 40 различных электронных сообщений, которые вы можете использовать, чтобы начать свое сообщение. Потому что, давайте посмотрим правде в глаза — на самом деле никто не означает «счастливого понедельника!»

Если вам нужно что-то формальное

Позвольте мне представиться
Добрый день
Доброе утро
Как дела?
Надеюсь, это письмо вас хорошо устроит
Надеюсь, вам понравились выходные
Надеюсь, у вас все хорошо
Надеюсь, у вас отличная неделя
Надеюсь, у вас прекрасный день
Это Рад вас слышать
Я очень хочу получить ваш совет. ..
Я обращаюсь к …
Спасибо за вашу помощь
Спасибо за обновление
Спасибо за то, что связались
Спасибо за быстрый ответ

Если вы подписаны Что-то в курсе

Как и обещал, я …
Как мы обсуждали во время нашего звонка …
Не могли бы вы предоставить мне обновленную информацию о …
Я проверяюсь ..
Я возвращаюсь к вам по поводу …
Чтобы продолжить нашу встречу…

Если вы хотите получить (соответственно) личное

Поздравляю с [недавним достижением]
Чем закончился [недавний проект]?
Надеюсь, вам понравилось ваше [мероприятие или отпуск]
Мне понравилось ваше недавнее [фото / статья / сообщение в социальных сетях]
На днях я просто смеялся над [внутренней шуткой]
Я просто думал о тебе и [общая память]
Было приятно видеть вас на [мероприятии]
Эта [статья / видео / GIF] заставила меня вспомнить о вас
[Взаимный контакт] рекомендовал Я свяжусь с вами

Если вы ‘Re Feeling Funny

Счастливого «не понедельника»
Привет с другой стороны
Хорошие новости: осталось всего [число] дней до пятницы
Надеюсь, вы переживете еще одну рабочую неделю
Надеюсь, что вы’ я уже выпил свой кофе
Это снова я
Я буду краток
Прошу прощения, если это сообщение саботировало «нулевой почтовый ящик» для вас
Как раз то, что вы хотите: еще одно электронное письмо!

Важно помнить, что не все эти вводные строки подходят для каждого отправляемого вами электронного письма. Например, важному клиенту или вашему начальнику, вероятно, потребуется что-то из категории «формальных». Но, близкий коллега или давний друг? Что ж, он или она могут получить удовольствие от забавного приветствия, которое отклоняется от испытанных стандартов.

В любом случае, нет необходимости идти по моим стопам и начинать каждое свое сообщение с одного и того же приветствия. Теперь, когда у меня есть этот список, можете поспорить, что я буду использовать его как источник вдохновения для всех своих писем — и, думаю, вам тоже стоит.

Есть еще одна вводная фраза, которую вы любите использовать? Сообщите мне в Твиттере, что я пропустил.

Поздравляем! Приветствия на деловом английском, которые вызывают самое лучшее первое впечатление

Очевидно, вы будете нервничать, когда впервые встретитесь с кем-то.

Всегда хочется произвести хорошее впечатление .

Неважно, встречаетесь ли вы с потенциальным клиентом, новым работодателем или коллегой.

И неважно, на собеседовании ли это, на конференции или в первый день работы.

Даже когда вы говорите на своем родном языке, эти первые встречи могут вызвать стресс.

Использование английского языка для первого приветствия добавляет стресса.

Но мы здесь, чтобы исправить ситуацию. Сейчас.

Ни нервов, ни стресса.

Мы собираемся сделать так, чтобы приветствие на английском языке выглядело как кусок пирога.

Ключ к действию (успеху) в чем-либо в жизни уверенность .

Возможно, у вас очень важная встреча или деловая сделка, но это все еще актуально.

Ваш успех лишь частично зависит от того, насколько хорошо вы говорите на определенном языке или насколько вы его знаете.

Остальное все дело в том, насколько уверенным и подготовленным вы кажетесь слушателю.

Итак, вот первый секрет хорошего приветствия на деловом английском. Препарат .

Когда вы впервые собираетесь поприветствовать кого-то на деловом английском на встрече, вы должны быть очень, очень хорошо подготовлены.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Как подготовиться к деловому английскому Приветствия

Есть поговорка: «Будьте готовы, так что вам не нужно готовиться». Чтобы всегда быть готовым к приветствиям на деловом английском языке, вот четыре вещи, на которых вы должны сосредоточиться как можно чаще.

1. Выучите все нужные слова

Первое, что вам нужно подготовить, — это ваш словарный запас.

Вы должны знать правильный словарный запас для приветствий и представлений.

Прямо сейчас посмотрим, сможешь ли ты рассказать о себе и своей работе целых пять минут. Каждый раз, когда вы делаете паузу, потому что не можете придумать нужные слова, запишите в блокнот, какие слова вам не хватает. Записывайте все, что вы не можете выразить полностью. Позже вы сможете найти английские слова и фразы, которые вам понадобятся, чтобы рассказать об этих вещах.

Постарайтесь выучить как можно больше английской лексики, чтобы описать свою работу и компанию. Вы всегда можете проверить Google на наличие синонимов и значений.Иногда лучше иметь возможность описать свою работу по-разному, чем трепать простое и скучное определение.

2. Совершенствуйте свое произношение

Вы всегда можете проверить произношение определенного слова, набрав его на этом веб-сайте HowtoPronounce или Forvo . Будь то слово в описании вашей должности или на веб-сайте компании, вы никогда не совершите ошибку, неправильно произнося английские слова.

Самый простой способ научиться наилучшему произношению — это, конечно, учиться у носителей языка.

Вы можете начать с просмотра онлайн-видео о деловом английском, обращая внимание на то, как произносятся слова, — и один отличный ресурс, где можно найти эти видеоролики с носителями языка, — это FluentU .

3. Продолжайте практиковаться и совершенствоваться

Найдите друга

Конечно, вы всегда можете практиковаться самостоятельно, сделав запись или поговорив с собой в зеркало в ванной.

Но еще лучше поиграть с партнером.

Перед тем, как встретиться с кем-то в первый раз, как можно яснее визуализируйте сценарий в своей голове и попробуйте попрактиковаться в том, как он пойдет, либо сами в зеркале, либо с кем-то еще.

Если члены вашей семьи и друзья не говорят по-английски, вы можете попросить друга в Интернете, который будет практиковаться с вами во время видеозвонка. Отличное место для поиска онлайн-друга — Verbling . Что ж, «друг» может быть неподходящим словом, потому что вам придется заплатить человеку, с которым вы разговариваете — этот сайт предназначен для поиска частных репетиторов и учителей.

Вы сможете познакомиться с сотнями и сотнями учителей иностранных языков и найти именно того, кто вам подходит.При поиске вы сможете выполнять поиск по ценам, доступности и даже по другим языкам, на которых они говорят, поэтому, если ваш родной язык — китайский или немецкий, вы можете найти учителя делового английского, который обучит вас этому языку.

Развивайте свои социальные навыки

Обращайте внимание на язык тела. Даже если вы напуганы, вы все равно хотите производить впечатление уверенного в себе человека.

Одевайтесь соответственно. У большинства компаний есть дресс-код, и они ожидают, что вы его будете придерживаться.

Будьте хорошим слушателем и следите за языком тела — как своим, так и языком тела человека, с которым вы разговариваете.

Смотрите в глаза. Это показывает, что вы вовлечены в разговор.

И даже если вы ошиблись, не бойтесь сразу извиниться.

Прежде всего, будьте скромными и вежливыми.

Смотрите контент в Интернете и расширяйте свои фразы

Хотя вы можете быть уверены в своих представлениях после прочтения этого блога, важно оставить неизгладимое впечатление, когда вы встречаетесь с кем-то новым, используя правильное прощание. Чтобы получить лучшее руководство по прощанию на английском, обязательно посмотрите видео ниже! С помощью онлайн-ресурсов вы можете продолжать расширять свои знания английских фраз.

Чтобы быть в курсе всех последних новостей по изучению английского языка, не забудьте подписаться на канал FluentU English на YouTube и нажать на кнопку уведомлений.

До сих пор велика вероятность, что вы выучили много английского из таких забавных вещей, как телешоу и фильмы.

Просмотр телешоу и фильмов на английском отлично подходит для овладения общими знаниями английского языка и для развлечения, но от них мало толку, когда дело доходит до разговора по-английски в официальных ситуациях .

В большинстве деловых ситуаций требуется формальный английский.

Как человек, для которого английский не является родным, возможно, вы не сможете ощутить (увидеть) большую разницу между разговором на обычном английском и разговором на формальном английском. В конце концов, слова, которые мы используем, практически одинаковы. Есть лишь некоторые тонкие различия в нюансах языка. Чтобы быть формальным, мы используем немного другие слова и фразы, а также немного более вежливую и отточенную грамматику.

Кроме того, весь наш словарный запас и грамматика должны быть правильными в формальном английском — в повседневном английском мы иногда используем менее правильный язык и играем с грамматикой.

Итак, как вы можете говорить более формально для своего делового приветствия?

1. Всегда начинайте с «привет» и имени человека.

Мы не используем «привет» или «привет» в формальном английском языке — это более непринужденно.

Начните приветствие со слова «привет». Простой! Это небольшое изменение имеет большое значение.

Вот пример:

Вы: Здравствуйте, г-н Браун
Г-н Браун: Здравствуйте.

Для делового приветствия вы также можете использовать «доброе утро», «добрый день» или «добрый вечер» в зависимости от времени суток.

Просто имейте в виду, что фраза «спокойной ночи» используется только во время прощания ночью.

Вы: Доброе утро, мистер Браун.
Мистер Браун: Доброе утро, мистер Джонс.

Вы можете либо остановиться на «привет», либо продолжить, чтобы полностью представиться, если вам нужно предоставить дополнительную информацию о себе:

Вы: Здравствуйте. Я мистер Джонс, ваш новый координатор проекта.

Если вы не знаете их имени, вы можете добавить: «Не думаю, что мы встречались» или «Не думаю, что нас познакомили.

Вы: Здравствуйте. Я мистер Джонс, ваш новый координатор проекта. Не думаю, что мы еще встречались.

Это побудит собеседника назвать вам свое имя или рассказать о себе.

Иногда за «привет» может следовать «как дела?» или «как поживаете?», особенно когда вы разговариваете с американцами.

В таких случаях всегда лучше отвечать так вежливо и положительно.

Вы: Добрый вечер, мистер Браун.
Мистер Браун: Добрый вечер.Как дела?
Вы: Хорошо, спасибо. Как дела?

Ни при каких обстоятельствах вы не должны поддаваться соблазну сказать что-то вроде «что случилось?» или «как дела?»

Это строго запрещено. Эти фразы настолько случайны, что производят плохое впечатление. Однако не стесняйтесь пожимать руку человеку, с которым вы встречаетесь.

2. Будьте краткими и позитивными

После того, как вы начнете приветствовать вас, вас могут попросить представиться группе или, в частности, другому человеку. Не вдавайтесь в историю своей жизни или резюмируйте свое резюме. Просто скажите одно или два предложения о том, кто вы и ваше положение или почему вы здесь.

Другой пример:

Мистер Браун: Здравствуйте, мистер Джонс. Мы так рады, что вам удалось это сделать, и с нетерпением ждем, когда вы станете частью нашей команды.
Вы: Рад познакомиться, мистер Джонс.

Или:

Мистер Браун: Доброе утро. Я мистер Браун, и я хотел бы поприветствовать вас в команде.
Вы: Приятно познакомиться, мистер Браун.

Или:

Mr.Браун: Вот наш последний новобранец. Почему бы вам не представиться, мистер Джонс?
Вы: Спасибо, мистер Браун. Всем привет. Я мистер Джонс, и я только что присоединился к нам в качестве координатора проекта. Я с нетерпением жду сотрудничества со всеми вами.

Конечно, в зависимости от сценария, вы можете сделать немного более длинное введение, упомянув, откуда вы пришли и почему / как вы попали на эту работу.

Затем всегда добавляйте тот факт, что вам нравится работать со всем. Вот где нам пригодится фраза «Я с нетерпением жду возможности сотрудничать со всеми вами».

Короче говоря, производите впечатление экстраверта, любящего командную работу, но не переусердствуйте до такой степени, что вы не будете честны с людьми.

3. Продолжить разговор

Если вы чувствуете, что в разговоре возникла пауза или неловкий перерыв, не бойтесь проявлять инициативу и поддерживать разговор.

Работодатели любят активных сотрудников. Вы можете спросить простые вещи об их профиле работы, как долго они работают на месте или общей информации о компании.

Изначально ограничьте темы профессиональными темами, которые актуальны для всех вас.

Как только вы узнаете их достаточно или если кто-то поднимет эту тему, вы можете говорить на другие темы, такие как новости, погода, поп-культура и т. Д.

Просто держитесь подальше от деликатных вопросов, таких как религия и политика, так как вы можете непреднамеренно обидеть кого-то, изложив свои личные взгляды. Даже если кто-то поднимает эти более личные темы в разговоре, лучше не относиться к ним нейтрально и безлично.

Например:

Мистер Браун: Здравствуйте, мистер Джонс.
Вы: С удовольствием. Так чем же вы занимаетесь в Jackville Consulting?
Г-н Браун: Я бизнес-менеджер.
Вы: Прекрасно. Итак, как долго вы здесь работаете?
Мистер Браун: В ноябре два года. Это твоя первая работа после окончания колледжа?
Вы: Да, я получил предложение от моего университета. Я проходил здесь стажировку в третьем семестре колледжа.

Готово!

Благодаря регулярной практике и целеустремленности вы сможете быстро овладеть деловым английским языком и сделать карьеру лучше.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

Арчита Миттра — писатель-фрилансер, художник, идеатор и говорящий по-итальянски-самоучка. Свяжитесь с ней по адресу [email protected] по вопросам бизнеса.

Как начать электронное письмо: 6 безошибочных представлений и 6, которых следует избегать

Мы говорили о лучших способах завершения электронного письма; А теперь поговорим о начале.

Вы можете задаться вопросом, действительно ли нужно много думать о том, как начинать электронную почту и другую переписку. Если вы когда-либо игнорировали письмо, потому что оно начиналось с «Кого это может касаться», стонали из-за неправильного написания вашего имени или задавались вопросом, был ли отправитель человеком или собакой, потому что их приветствие было слишком восторженным, тогда вы знаете, что Правильное обращение по электронной почте — это большое дело. Например, в электронных письмах о поиске работы неправильное приветствие может сделать вас менее компетентным и даже стоить вам собеседования.

Вот шесть лучших способов начать электронное письмо, за которыми следуют шесть, которых следует избегать любой ценой.

Шесть лучших способов написать электронное письмо

1 Привет [Name],

Во всех случаях, кроме самых формальных, это электронное приветствие является явным победителем. Это просто, дружелюбно и прямо. Если вам нужен более формальный тон, подумайте о замене hi на hello .

Подсказка: Стоит ли ставить запятую после «Привет»? Ну, технически да.. . но никто этого не делает. Когда приветствие начинается с прямого адреса, такого как «Привет» или «Привет», некоторые сторонники советуют ставить после него запятую, а также ставить запятую после имени человека, которому вы обращаетесь. Но, поскольку опускание запятой стало стандартной практикой, это нормально.

2 Уважаемый [Имя],

Хотя дорогой может показаться скучным, он подходит для официальных электронных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением (например,g., Уважаемый лейтенант Смит) и в официальных деловых посланиях, таких как сопроводительное письмо к резюме.

3 Привет,

Есть несколько полезных альтернатив, когда вы не знаете имени получателя или пишете на общий почтовый ящик, например, на feedback @ [company] .com. Привет — один из них. Но нам тоже нравится. . .

4 Привет,

Преимущество Hi there заключается в том, что он хорошо работает, если вы отправляете массовую электронную почту или используете функцию слияния с настраиваемыми полями имени.Вы можете настроить свои поля следующим образом:

Привет [Имя],

Таким образом, когда вы укажете «там» в поле [Имя], получатель увидит неспецифическое приветствие: «Привет».

Вот совет: Будьте осторожны с слиянием писем и массовыми рассылками. Лучше всего использовать только имена. Люди, скорее всего, сочтут электронные письма с приветствием вроде «Привет, Алекса Дж. Рот» как спам.

5 Здравствуйте, или Здравствуйте, [имя],

Эта модель заполняет пробел между легким hi и более формальным dear . Однако его используют реже, поэтому имейте в виду, что он может выделяться, и не используйте его, если хотите, чтобы ваше приветствие было ненавязчивым.

6 Всем привет,

Если вы обращаетесь к группе людей, это лучший вариант. Мы предпочитаем его более резким приветствиям, таким как «Все» или слишком специфичным для пола «Джентльмены» или «Дамы».

Шесть худших способов написать электронное письмо

1 [Имя с ошибкой],

Не пишите имя получателя неправильно. Всегда.

Дважды проверьте правильность написания имени человека и либо поймите его правильно, либо опустите его и используйте обычное приветствие, например Привет. Хотя неспецифическое приветствие может показаться безличным, неправильно написанное имя — это красный флаг, который говорит о вашей небрежности.

2 Уважаемый господин или госпожа,

Вы когда-нибудь читали и отвечали на письмо, в котором вас поприветствовали Dear Sir or Madam ? Мы собираемся пойти дальше и предположить, что вы этого не сделали. Это приветствие не только жесткое и формальное, но и показывает, что вам не нужно беспокоиться о том, чтобы найти контактное имя и обратиться к кому-то конкретному.

3 Кого это может касаться,

Здесь применимы те же чувства, что и к Уважаемые сэр или мадам .Если ваше письмо начинается с To Whom It May Concern, , мы, вероятно, предположим, что это не касается us .

Подсказка: Не используйте это приветствие в сопроводительных письмах к заявлению о приеме на работу. Найдите имя менеджера по найму, даже если для этого нужно позвонить в компанию и спросить. Если вы не можете найти имя, подойдет вариант «Уважаемый менеджер по найму:» или «Уважаемая команда [компании]:».

4 Привет! или Привет, [Имя]!

Забронируйте этот для своих друзей и близких коллег.В остальном, эй выглядит явно неформально и даже может показаться неуважительным. Вы когда-нибудь чувствовали, что вас тепло приветствуют, говоря: «Эй, ты!»?

5 С пятницей !!! Или добро пожаловать в понедельник!

Если вы золотистый ретривер, возможно, вам удастся отделаться таким ярким приветствием. В противном случае вы сочтете, что слишком стараетесь. Забудьте о милых приветствиях или, по крайней мере, сохраните их для самой неформальной переписки между вами и вашими близкими друзьями.

6 Привет [Ник],

Если вы провели исследование и обнаружили, что вашего получателя зовут Майкл Мактавиш, не предполагайте, что он вам знаком, и сократите его имя до Майк.Однако, если он подпишет свой ответ Майку, можно будет обращаться к нему таким же образом в будущем. На самом деле, ему может показаться немного странным, если вы решите придерживаться более формального прозвища.