Приветствие в деловом письме: О правилах деловой переписки

Содержание

О правилах деловой переписки

Уважаемые студенты!

Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.

О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:

В начале содержать приветствие и обращение. Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
Содержание письма должно быть лаконичным.
В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
Придерживайтесь корректного, делового тона.
Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным.
Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
Четко формулируйте вопросы.
Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
В письме обязательно указывается дата.
Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС
Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.

Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1».

Папка называется датой «16.04».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к 16.04».

Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).

Составление делового письма

Составление делового письма. Обращение и приветствие.

В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.

1. Форма приветственной фразы.

Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».

2. Форма имени.

Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка. То, что хорошо и привычно звучит в устной речи, на письме выглядит слишком просторечным вариантом. Не берусь говорить о любом адресате, но мне такое обращение напоминает простецких героев песни Высоцкого: «Ой, Вань, гляди, какие клоуны!».

Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».

Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.

Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.

Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).

А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?

Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:

 Subject: Запрос информации

Date: Mon, 18 Oct 2010

From: Светлана Котова

To: Тамара Воротынцева

А в подписи в теле письма адресат написал:

С уважением,

Светлана Васильевна Котова

Менеджер по персоналу

ООО «Трензор»

Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?

Я предпочитаю второй вариант. Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.

Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.

3. Если имя адресата неизвестно.

Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др. ): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.

4. Ты или вы?

Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.

д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.

На сегодня это все, мои дорогие читатели.

Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!

Тамара Воротынцева

Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями
E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)
Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Статьи по теме:

Правила электронной деловой переписки О теме письма
Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
Простые правила русского языка
Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
Этика электронной деловой переписки
Как грамотно написать письмо-отказ
Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу

«Привет» звучит слишком неформально? Является ли «Уважаемый» слишком официальным? Начать электронное письмо может быть настоящим испытанием, особенно если вы пишете деловое письмо кому-то, кого плохо знаете. Если вы изучаете английский как второй язык, это может быть еще сложнее.

Если вы считаете, что деловые письма-поздравления не так уж важны и на них не нужно акцентировать внимание, отложите эти мысли в сторону. По сути, начало вашего письма задает тон вашей дальнейшей переписки. Кроме того, правильная вступительная фраза может помочь вам произвести первое впечатление на получателя. Это также может мотивировать их продолжать чтение.

Барбара Пачтер, специалист по деловому этикету, считает, что многие люди обращают особое внимание на то, как к ним обращаются. Если ваше приветствие оскорбляет чьи-то чувства, оно, несомненно, повлияет на мнение человека о вас.

Лучший способ написать электронное письмо — максимально упростить приветствие и завершение делового письма. Конечно, это будет зависеть от того, кому вы пишете, но, как правило, это тот, кого вы едва знаете. Чтобы помочь вам найти идеальное приветствие, мы собрали лучшие примеры приветствий в деловых письмах 2023 года. Мы также добавили несколько вступительных строк, которых лучше избегать.

Когда дело доходит до деловой переписки, «Привет, [Имя]» является явным победителем и одним из наиболее часто используемых приветствий. в 2021 году. Эксперты говорят, что это простой, прямой и эффективный способ обратиться к кому-то, знаете ли вы его или нет.

Для тех, кто хочет придать письму более официальный тон, есть альтернатива — «Здравствуйте, [Имя]». Среди официальных приветствий по электронной почте это заполняет пробел между «Привет» и «Уважаемый», обеспечивая правильный баланс между профессионализмом и оттенком фамильярности.

Приветствия и приветствия в деловых письмах, начинающиеся с «Уважаемый», веками использовались для обращения к человеку и идеально подходят для официального письма. Однако в наши дни это звучит довольно старомодно. Нет ничего плохого в том, чтобы использовать «Уважаемый» в своем электронном письме, но это может показаться слишком формальным (особенно если вы используете полное «уважаемый сэр или мадам»).

Используйте это приветствие, когда вы обращаетесь к кому-то или отправляете деловые документы например, сопроводительное письмо, чтобы показать свое уважение, профессионализм и вежливость.В этом случае вы можете использовать «Уважаемый», за которым следует титул человека (господин, госпожа) и его фамилия:

Это отличная альтернатива «Привет, [Имя], …», если вы отправляете деловое письмо на общий электронный ящик или не знаете, кто ваш получатель. С другой стороны, мы рекомендуем сделать все возможное, чтобы узнать эту информацию.

Начиная электронное письмо со слов «Эй!» или «Привет, [имя]…» — отличный способ начать разговор с друзьями. Но когда дело доходит до рабочего места, использование этих случайных приветствий в качестве приветствия в деловом письме на английском языке является грубым и даже неуважительным. Это непрофессионально, особенно если вы пишете незнакомцу.

Это худший образец приветствия в деловом письме, который только можно себе представить. Получив электронное письмо с таким приветствием, ваш получатель может подумать: «Это письмо меня не касается». Кроме того, большинство людей могут принять это за холодное электронное письмо и немедленно закрыть его.

Даже если вы не знаете, как зовут получателя, проведите исследование, чтобы выяснить это. Например, вы откликаетесь на вакансию, но не знаете, к кому лучше обратиться. В этом случае вам следует узнать имя менеджера по найму компании. Не можете ничего найти в Интернете? Просто позвоните представителю компании и спросите.

Если вы провели исследование и узнали, что человека зовут Бенджамин , например, не будьте слишком фамильярны, чтобы сократить его имя до Бен . Обращение к человеку по его нику может стать одним из хороших приветствий в деловом письме только в том случае, если вы уже встречались с адресатом или получили ответ с ником, написанным после 9.0021 С уважением, Бен .

5. «Уважаемый господин/госпожа, …»

Почему ваши получатели должны интересоваться вашим письмом, если вы понятия не имеете, кто они? На самом деле, такие формальные приветствия, как «Уважаемый господин/госпожа», показывают, что вас не интересуют получатели и, следовательно, то, что им нужно или что они ищут.

Подготовьтесь говорить уверенно

Совершенствуйте свои языковые навыки с помощью последних статей, доставляемых еженедельно.

Приветствие в сопроводительном письме

Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для обычных деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и это стоит сделать правильно. Вот несколько профессиональных приветствий на выбор.

Приветствие для сопроводительного письма	Когда использовать
Кого это может касаться,	Когда не знаешь имени человека, который будет читать твое письмо, и хочешь гендерно-нейтральное, профессиональное, но немного старомодное приветствие.
Менеджеру по найму,	Когда вы не знаете имени человека, который будет читать ваше письмо, и хотите формального, но современного приветствия.
Уважаемая команда [название компании],	Когда вы не знаете имени человека, который будет читать ваше письмо, и хотите профессионального, полуофициального приветствия
Уважаемый господин или госпожа,	Когда ты не знаешь имени человека, который прочитает твое письмо. Раньше это было очень распространено, но сейчас становится устаревшим, потому что предполагается, что получателем будет мужчина или женщина, тогда как менеджер по найму может не идентифицировать себя ни с одним из полов.
Уважаемый [Имя Фамилия],	Когда ты знаешь имя человека, который прочитает твое письмо. Если возможно, это всегда лучший вариант! Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете.

Заключительные слова

Язык бизнеса постоянно меняется, чтобы не отставать от современных тенденций. В то время как немного старомодное «Дорогой» отходит на второй план, «Привет» и «Здравствуйте» находятся в верхней части списка официальных приветствий в деловых письмах. Поддерживайте деловое общение на профессиональном уровне, выбирая беспроигрышные приветствия.

Заинтересованы в корпоративном обучении английскому языку с вашей командой? Узнайте, как Preply Enterprise может вам помочь!

Деловое письмо и приветствие по электронной почте [обновлено в 2022 г.

]

Уважаемый читатель! Уважаемый читатель, Привет читатель, Добрый день, Читатель! Привет, читатель!

Вы запутались в формировании приветствий в деловых письмах и деловых электронных письмах?

Как начать письмо или электронную почту — один из наиболее часто задаваемых вопросов на курсах делового письма. Для начала уточним, в каких документах используется приветствие:

Деловое письмо передает информацию за пределы организации и требует приветствия.

Деловая записка передает информацию внутри организации и не включает приветствие.
Деловая электронная почта передает информацию как внутри, так и за пределами организации и должна включать приветствие в первое сообщение.

Совет: При выборе приветствия ориентируйтесь непосредственно на получателя. Особое внимание уделите своим отношениям с этим получателем.

Приветствия в деловых письмах

Приветствия могут сбивать с толку. Мы наметили лучшие приветствия для разных ситуаций и отношений. Дополнительную информацию о приветствиях по электронной почте вы найдете во второй половине этой статьи.

Стандартное деловое письмо

Стандартным приветствием для делового письма является приветствие Уважаемый, за которым следует имя человека, а иногда и должность, завершающаяся двоеточием .

Подсказка: используйте «Уважаемый» при адресовании сопроводительного письма.

Уважаемая госпожа Читатель:
Уважаемая Джанет:
Уважаемый адвокат Адамс:

Стандартное социальное письмо

Стандартным приветствием для более социального делового или личного письма является приветствие Уважаемый, за которым следует имя человека, а иногда и должность, завершающаяся запятой .

Уважаемая госпожа Писательница,
Уважаемый Эндрю,
Уважаемый пастор Аманчи,

(Социальные деловые письма адресованы поздравлениям, благодарностям, соболезнованиям или другим вопросам, не связанным с бизнесом. Это для более неформальной переписки.)

Официальное деловое письмо

Если вы плохо знаете человека или устанавливаете первый контакт, всегда лучше склоняться к официальному приветствию. Используйте профессиональный титул и фамилию для вашего официального письма.

Уважаемый г-н Санчеса:
Уважаемый д-р Аманчи:

Если вы хорошо знаете получателя

Вы можете использовать только его имя.

Дорогая Карен:

Имя неизвестно

Что делать, если вы обращаетесь к неизвестному получателю? Если вы не знаете имени человека, попытайтесь его найти. Если определить местонахождение невозможно, используйте положение человека в качестве приветствия.

Уважаемый директор:
Уважаемый налоговый инспектор:
Уважаемый родитель:

Двум или более женщинам:

Используйте имя, которое каждая из них предпочитает. Если вы не знаете предпочтительный титул получателя, используйте нейтральный титул Ms.

Уважаемые миссис Адамс, мисс Котт и мисс Коннор

Женщине и мужчине:

Сначала укажите получателя с самым высоким корпоративным статусом и расположите в алфавитном порядке, если они равны по корпоративному статусу.

Уважаемые г-жа Фонг и г-н Мендл

Нескольким лицам:

Уважаемые мистер Макдональд, миссис Брейди и доктор Меллон!

Деловые приветствия по электронной почте

Придерживайтесь тех же стандартов письма для деловой электронной почты (т. е. письма, которое функционирует как деловое письмо, например, первый ответ на запрос клиента, коммерческое письмо или предложение). Для менее формальных электронные письма используют следующие рекомендации.

Менее формальное электронное письмо

Соотнесите ваше приветствие и тон с вашими отношениями с получателем и завершите приветствие запятой, а не двоеточием:

Дэвид,
Привет, Дэвид,
Привет, Дэвид,
Доброе утро, Дэвид,*

* Используйте «Доброе утро, Дэвид» только в том случае, если вы уверены, что Дэвид прочитает это письмо утром.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»