Приветствие в деловой переписке: 13 вещей в деловой переписке, которые просто бесят
5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке 2018 года
Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.
Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.
Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства — это, несомненно, повлияет на мнение о вас.
Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый.
Лучшие приветствия в деловых письмах
«Hi [Name], …»
Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают, что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.
Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.
«Hi Mr. Houston, …»
Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.
«Hello [Name], …»
Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]».
Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.
«Dear [Name], …»
Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.
Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:
«Dear Mr. Houston, …»
Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:
«Dear Alex Houston, …»
Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»
«Greetings, …»
Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель.
С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.
«Hi, everyone …»
Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.
Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).
Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».
Худшие примеры приветствий в деловых письмах
«Hey!»
Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.
«To whom it may concern, …»
Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить.
Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.
Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.
«[Misspelled Name], …»
Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.
Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому». Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.
«Hi [Nickname], …»
Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin, то не стоит сокращать это имя до Ben.
Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью « Best regards, Ben».
«Dear Sir/Madam, …»
Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.
В завершении
Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.
Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.
Составление делового письма
Составление делового письма.
Обращение и приветствие.В этой статье – разговор пойдет о составлении делового письма, а именно об обращении и приветствии в деловом письме. Каких ошибок важно избежать, чтобы выглядеть в глазах делового адресата не забавно, а достойно? Поделюсь с вами своими правилами и наблюдениями.
1. Форма приветственной фразы.
Не стоит употреблять фразу «Доброго времени суток!». Даже если мы руководствуемся при этом желанием соответствовать часовому поясу адресата. Фраза звучит безвкусно и даже вульгарно. Лучше использовать нейтральные варианты: «Здравствуйте», «Добрый день». По возможности, хорошо добавить к этому приветствию имя адресата. Гораздо приятнее вместо безликого «Здравствуйте!» получить персональное: «Здравствуйте, Тамара!».
2. Форма имени.
Не следует употреблять при обращении к деловому партнеру/клиенту короткую форму имени: «Саш» вместо «Саша», «Ань» — вместо «Аня». Каким бы демократичным ни был стиль нашего письма, и сколь давней ни была бы переписка.
Если велико желание сохранить живость стиля устного общения и его неформальный характер – достаточно использовать простую форму имени: «Аня» вместо «Анна», «Саша» – вместо «Александр».
Несколько слов – об употреблении в письме имени или имени с отчеством.
Такой вопрос часто возникает. Здесь важно следовать той информации, которая у нас есть об адресате. Такой информацией может быть: визитка; поле «From»/ «От кого» или блок контактной информации с подписью, которой заканчивается письмо.
Если в визитке или в подписи к своему письму наш адресат указывает имя (а не имя с отчеством) – то все просто, вопросов нет, обращаемся по имени («Здравствуйте, Светлана!»).
А если в одном блоке – информация одна, а в другом – другая?
Например, в поле «From»/ «От кого» указано «Светлана Котова»:
Subject: Запрос информации
Date: Mon, 18 Oct 2010
From: Светлана Котова
To: Тамара Воротынцева
А в подписи в теле письма адресат написал:
С уважением,
Светлана Васильевна Котова
Менеджер по персоналу
ООО «Трензор»
Как в таком случае лучше обратиться в ответном письме: «Светлана» или «Светлана Васильевна»?
Я предпочитаю второй вариант.
Объясню почему: блок контактной информации с подписью адресат помещает в письмо собственноручно. Он подписывается так, как ему привычно и комфортно. Информация в поле «От кого» / «From» часто заполняется не самим владельцем данного e-mail адреса. Нередко в компаниях параметры почтового ящика сотрудника настраивают IT- специалисты. При этой настройке в основу могут быть положены иные основания, нежели комфорт и этические предпочтения пользователя данного e-mail адреса.
Правило, которому я следую: если хотя бы в одном из блоков информации фигурирует имя с отчеством – обращаюсь по имени и отчеству. Руководствуюсь простым соображением: из двух вариантов это предельно корректный.
3. Если имя адресата неизвестно.
Достаточно часто бывает, что письма, которые мы получаем, не содержат информации об имени адресата, а отвечать, тем не менее, нужно. В этом случае уместно употребить нейтральное «Здравствуйте!». А можно несколько персонифицировать это приветствие обращением к адресату (указав на принадлежность к тому или иному процессу, функции или др.
): «Здравствуйте, уважаемый пользователь нашего сервиса!» «Добрый день, уважаемый подписчик!». Я уверена, что любой из персонифицированных вариантов выигрышнее: это проявление внимательного отношения к человеку.
4. Ты или вы?
Ответ на этот вопрос изначально лежит в плоскости требований этикета (правил поведения). Согласно этим правилам, на «вы» следует обращаться к людям старшим по возрасту и служебному положению. Обращение на «вы» в данном случае является знаком уважительного отношения. Однако при этом вовсе не значит, что все, к кому мы обращаемся на «ты» (друзья, близкие люди, коллеги), не достойны нашего уважения. Дело в том, что помимо указания на почтение к возрасту и статусу, обращение на «вы» еще является способом обозначить межличностную дистанцию. Психологи говорят, что существует такое негласное правило (помогающее объяснить, к кому мы обращаемся на «ты», а к кому – на «вы»): если наше общение с человеком предполагает возможность физического контакта ( прикоснуться, похлопать по плечу, обнять и т.
д.) – органично и уместно использование «ты»-обращения. Если же наше общение — это только речевой вариант — лучше выбрать «вы». Как видите, формула достаточно простая. «Ты» указывает на близость отношений, «вы» — фиксирует наличие дистанции. Если вернуться к вопросам делового письма, то действие этой формулы также сохраняется. Как говорится, «думайте сами, решайте сами…». Я в письме отдаю предпочтение «вы»-обращению.
На сегодня это все, мои дорогие читатели.
Выбирайте уместные обращения и приветствия в вашей деловой и личной корреспонденции! Устанавливайте правила конструктивного и комфортного человеческого общения!
Тамара Воротынцева
Посмотрите фрагмент тренинга E-mail переписка в бизнесе. Мини-лекция «Три точки внимания в письме»:
Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:
Статьи по теме:
Приветствие в письме — 22 лучших примера для делового письма
Что обычно подсказывает покупателям, что письмо, которое они читают, отправлено с коммерческой целью?
Здравствуйте, меня зовут Иван Иванов, и я представитель Компании.
Да. Именно это.
С одной стороны, не нужно активно скрывать от покупателей свою должность, но позиционирование себя как консультанта, делового эксперта или заинтересованной стороны в приветствии создаст определенное впечатление и заставит потенциального клиента читать дальше.
Продающие заголовки. 14 примеров как писать продающие заголовки для E-mail
Те, кто испытывают трудности с написанием приветствия в письме, могут попробовать один из вариантов, представленных дальше, и посмотреть, насколько это будет эффективно.
Приветствие в письме, которое немедленно “зацепит” деловых читателей:
- Приветствие с использованием вопроса
- Приветствие, которое отсылается к триггерным событиям
- Приветствие, которое повышает самооценку получателя
- Приветствие, которое подчеркивает сходства
- Приветствие, которое добавляет ценность
Пример приветствия в официальном деловом письме с использованием вопроса
Открываемость писем: 3 тактики увеличения открытий писем в рассылке
1.
“X для вас сейчас в приоритете?”
Ничто не стимулирует разговор лучше, чем вопрос к потенциальному клиенту. Коммерческий директор HubSpot Майкл Пики рекомендует использовать вопросы в письмах продаж, чтобы вызвать у получателя интерес и подтолкнуть его к мыслям о текущем состоянии дел.
Этот в особенности может помочь продавцу получить представление о приоритетах и проблемах человека. Если удастся попасть в нужную точку, успех гарантирован.
2. “Вы знали [интересную статистику]?”
Возможно, потенциальный клиент пытается решить бизнес-задачу, решение для которой может предложить компания. Предложить статистику, касающуюся его проблемы, которая дает пищу для размышлений – отличная тактика.
3. “Что вы думаете о [отраслевом мероприятии]?”
Учитывая тот факт, что цель первого письма состоит в том, чтобы начать разговор, а не заключить сделку, подобный вопрос может подтолкнуть к весьма результативной беседе.
4.
“Что это значило бы для вас, если бы ваш бизнес смог достигнуть [выгоды]?”
Этот вариант любезно предоставлен InsideSales.com. Основное умение продаж – способность создать картину привлекательного будущего и описать, как дела могут пойти с самого первого взаимодействия, благодаря чему потенциальный клиент задумается об альтернативах существующему положению вещей. Для максимального воздействия стоит использовать конкретную выгоду, такую как “увеличение дохода на 50%” или “уменьшение затрат на 70%”.
5. “Вчера вы сделали X. Почему?”
Если потенциальный клиент посетил профиль компании в соцсети, добавил в избранное один из постов или взаимодействовал с компанией в социальных сетях каким-либо другим способом? Стоит связаться с ним и спросить, что вызвало это действие.
Если кажется, что эта вступительная строка могла бы произвести немного пугающее впечатление, есть вариант: “Я заметил, что вы поделились моим постом Вконтакте. Чем привело вас? Могу ли я вам чем-то помочь?” Иногда самые простые письма оказываются самыми эффективными.
Приветствие в письме, которое отсылается к триггерным событиям
Триггеры доверия: 6 принципов убеждения и триггеров в продажах
1. «Я заметил, что ваша компания недавно …»
При правильном подходе триггерные события невероятно эффективны для вступлений. Используя оповещения Google, можно следить за компанией и наблюдать за самыми значительными шагами. Если выясняется, что планируется какое-то важное событие – это отличный повод послать письмо, связывающее это событие с определенным продуктом или услугой.
2. «Поздравляю с [карьерным продвижением] …»
Потенциальный клиент недавно получил повышение или перешел в другую компанию? Это подходящее время, чтобы связаться и предложить свою помощь. Человек будет взволнован своим новым достижением, и начало с сердечного поздравления начнет взаимодействие на положительной ноте.
3. «У меня есть несколько предложений, как извлечь выгоду из [возможности]».
Если помочь покупателю использовать в своих интересах последний ход его компании, можно не только быстро заработаете доверие, но и узнать ценные детали об их ситуации в процессе сотрудничества.
Приветствие в письме, которое повышает самооценку получателя
Вовлечение аудитории: 3 способа вовлечения клиентов с помощью анимации
1. “Мне понравился ваш пост/фото/сайт на X.”
Все любят получать (искренние) комплименты. Эта вступительная строка не только начинает разговор на тему, которая интересует покупателя, но и показывает, что компания заинтересовалась им. В результате потенциальный клиент воспримет вопрос или предложение более серьезно.
2. “Отличные инсайты на конференции/выставке Y …”
Этот человек выступал на конференции, лекции или вебинаре? Можно начать разговор о его выступлении и коснуться любых проблемных вопросов, которые он затрагивал.
3. “Я долго был поклонником …”
Возможно, потенциальный клиент ведет превосходный блог или управляет филиалом компании, постоянно показывающим отличные результаты.
Опять же, искренний комплимент никогда не повредит. Заводя разговор о человеке, а не о себе, можно быстрее сблизиться и получить доверие.
4. “Надеюсь получить ваш совет относительно X.”
Это могло бы выглядеть плохим вариантом для письма продаж; в конце концов, не принято просить о чем-то, прежде чем предложить какую-то ценность. Но в случае совета все немного не так. Большинство людей любит давать советы.
Обращение за советом взывает к их эго, и становится трудно устоять перед таким вопросом. Главное, чтобы запрос был искренним, или потенциальный клиент может рассердиться.
Приветствие в письме, которое подчеркивает сходства
Эффективная рассылка: 5 советов для максимально эффективной email рассылки
1. «Откуда вы знаете [общего знакомого]? Мы вместе работали над …»
Можно использовать этот вариант, если с потенциальным клиентом есть общий знакомый, который конкретно не упоминал отправителя.
Эта строка помогает извлечь выгоду из социального доказательства, не игнорируя свое отношение к покупателю.
2. «[Общий знакомый] порекомендовал поговорить с вами».
Что люди делают в первую очередь, прежде чем идти в новый ресторан? Большинство из них читают отзывы. Социальное доказательство – мощная сила, которую нужно использовать в своих интересах, когда есть возможность. Чем ближе потенциальный клиент с общим знакомым, тем лучше, так как это вызовет больше доверия.
3. «Как и вы, я [люблю деятельность X, интересуюсь причиной Y, участвую в организации Z]».
Упомянув что-то общее между собой и покупателем, легко построить взаимопонимание. Люди психологически предрасположены доверять тем, кто похожи на них, поэтому подобная строка с большей вероятностью побудить получателя продолжить читать.
4. «Я видел ваш комментарий в [организации X, группе Facebook, и т.д.] и подумал, что это интересная идея».
Нужно заходить дальше, чем «Я вижу, что вы учились в [колледже X].
Это так интересно!» Создатель программы обучения Your SalesMBA™, Джефф Хоффман, рекомендует продавцам спрашивать потенциальных клиентов о чем-то, что они сказали, вместо произвольного заявления о том, что они сделали. Это более искренний подход к узнаванию человека, который приводит к более интересному разговору.
Приветствие в письме, которое добавляет ценность
Как писать email письма грамотно — E-mail этикет
1. «У меня есть идея относительно [проблемного вопроса]».
Если покупатель пытается справиться с проблемой, он будет рад любому совету о том, как решить ее. Эта вступительная строка привлекает внимание сразу же.
2) «Я недавно наткнулся на этот контент и подумал, что вас это может заинтересовать»
Если предложить что-то ценное с самого первого контакта, покупатель поймет, что не потратит свое время зря. Нужно найти интересный пост в блоге, электронную книгу или отчет, чтобы поделиться со своим потенциальным клиентом и узнать мысли об определенной области, к которой принадлежит это предложение.
3. «Я следил за Y, и мне хотелось бы узнать немного больше о X.»
Как выражается Джефф Хоффман, «Потенциальные клиенты более положительно реагируют на любопытство, чем авторитет. Каждый торговый представитель стремится изобразить из себя эксперта, но не многие берут на себя роль любопытного студента».
Покупатели любят говорить о себе и о том, что они делают. Если задать продуманный вопрос о проекте, над которым они работают, или подразделением, за которым они наблюдают, они с удовольствием ответят. И это открывает дверь к большему количеству вопросов, которые могут в конечном итоге подвести к продукту или услуге компании в качестве ответа.
4. «Я не знаю, что вы думаете о X, но для мне это…»
Вот пример того, как выглядит эта вводная строка на практике от Майка Маккормика:
Я не знаю, что вы думаете о прогулке на холодном рассвете вдоль ручья с пестрой форелью, но как по мне, это достаточно хорошее определение совершенства
По словам копирайтера Райана Макграта, у этого подхода есть два главных достоинства: это достаточно чувственно, и позволяет получателю высказать свое мнение.
Таким образом, отправитель не будет выглядеть чрезмерно настойчивым или неуважительным.
Человек может легко сказать: «Если честно, меня это действительно не интересует», не чувствуя себя виноватым, и продавец может перейти к следующей возможности.
5. «Я помогаю таким компаниям, как ваша, решить [проблему] с помощью…»
У покупателей не так много времени, и некоторые могут оценить прямой подход. Однако вместо того, чтобы заявить свое имя и компанию, лучше начать с ценностного предложения. Это сделает письмо релевантным для потенциального клиента с самого начала.
6. «Я недавно помог компании, похожей на вашу [увеличить доход на X процентов, начать экономить Y часов каждый месяц, производите на Z процентов больше продукта за квартал]».
Начиная с впечатляющей статистической величины, можно немедленно захватить внимание потенциального покупателя. Для дополнительного эффекта можно взять эту статистику из недавнего отчета и добавить ссылку на него.
Как грамотно вести деловую переписку на английском
Правила деловой переписки на русском и английском во многом похожи. Чем наши письма логичнее и уважительнее, тем выше вероятность, что общение с коллегами сложится. При этом у международной бизнес-переписки есть свои нюансы – в них нам помогла разобраться преподаватель бизнес-английского в EPAM Елена Рабинович. Она рассказала, как выбрать стиль и тон переписки, как грамотно структурировать письмо, каких ошибок лучше не допускать, а ещё поделилась списком полезных фраз и материалов по теме.
Стили делового письма
Существует несколько стилей письма – неформальный, нейтральный и формальный. Первый мы используем в личной переписке, два остальных характерны для делового общения. При этом сейчас в международной бизнес-переписке есть тенденция уходить от суперофициального тона и использовать нейтральный или полуформальный стиль.
Обычно тон переписки задает заказчик или старший коллега.
Если в их письмах низкий градус формальности, от вас тоже не ждут витиеватых конструкций и излишнего официоза, и наоборот.
Структура письма
Любое деловое письмо состоит из нескольких обязательных блоков: приветствие, основная часть и заключение.
Приветствие
Вот такими фразами можно начать письмо:
Если вы пишете письмо коллеге, с которым хорошо общаетесь, в блок приветствия можно добавить pleasantries – это что-то типа small talk или обмена любезностями на русском. Допустим, можно спросить, как дела (How are you doing?) или как прошли выходные (How was your weekend?). При этом я рекомендую избегать чрезмерных любезностей в более формальной переписке, например, когда вы общаетесь с заказчиком.
Читайте также: зачем и как вести small talk с иностранными коллегами
Основная часть
Это самая объемная часть письма, которая может состоять из нескольких параграфов.
В первом мы обязательно указываем, с какой целью пишем письмо.
В следующих параграфах мы можем запрашивать или сообщать детали, приводить примеры, обосновывать свою точку зрения, обозначать проблемы, задавать вопросы.
Заключение
Эта часть письма обычно включает вежливую фразу (например, о том, что вы ждете ответного письма, готовы ответить на вопросы собеседника или заранее благодарите его за помощь), прощание и подпись.
Вот примеры хорошо структурированных деловых писем.
Чек-лист для проверки письма
В идеале ваше письмо должно соответствовать этим критериям:
Грамотное оформление
Проверьте, чтобы тема вашего письма соответствовала содержанию, в списке адресатов стояли именно те люди, которым вы хотите отправить письмо, а все имена были написаны верно. Если вы прикрепляете документы во вложение, убедитесь, что не забыли этого сделать.
Четкая структура
Выражайте свои мысли последовательно и выделяйте абзацами смысловые блоки. В идеале параграфы не должны быть слишком большими – от двух до пяти предложений. И сами предложения лучше не делать слишком длинными, иначе адресату будет тяжело их читать, а вы можете допустить в них много ошибок.
Единый стиль и тон
Если вы выбрали для письма нейтральный стиль, старайтесь не использовать слова или фразы, которые характерны для формального стиля, и наоборот. Допустим, вы пишите коллеге: «Your assistance was invaluable. Thank you so much for helping out». Такие слова, как assistance и invaluable – признаки формального стиля, а фразовый глагол helping out обычно используют в менее официальных и, скорее, личных письмах.
В бизнес-переписке с фразовыми глаголами вообще нужны быть аккуратными. У них почти всегда есть простые глаголы-синонимы, которые безопаснее использовать, если не знаете точного значения. То же самое можно сказать о сленге.
Если говорить про тон письма, старайтесь избегать излишней эмоциональности и слов с яркой эмоциональной окраской, например, awesome, terrible или handsome. Их лучше заменять более нейтральными словами и выражениями, которые больше характерны для деловой переписки.
Вежливость
Стандарты вежливости в русском и английском языках немного отличаются. Прямота, с которой русскоязычные люди пишут письма, может показаться грубостью для иностранных коллег. Самый простой способ повысить градус вежливости – использовать непрямые конструкции I would или Could you.
Кроме того, вежливым считается использовать гендерно-нейтральный язык, который появился в результате борьбы за равные права мужчин и женщин. Переводя разговор на IT-рельсы, русскоязычные инженеры, упоминая компанию-заказчика в письмах, часто используют местоимение he, так как слово «заказчик» мужского рода. Если не хотите никого обидеть, употребляйте в своих письмах местоимение they: «We asked the customer what they would like to do».
Отсутствие ошибок и опечаток
Прежде чем отправлять письмо, стоит убедиться, что в нем нет проблем с орфографией и пунктуацией. Проверить себя можно на портале Grammarly.
Ошибки в письмах на английском
Одна из самых частых ошибок связана со знаками препинания в приветствии. В письмах на русском мы ставим запятую между приветствием и именем человека и восклицательный знак в конце строки. В английском мы не ставим запятую перед именем адресата, зато переносим её в конец строки.
Ещё одна ошибка – путаница с заглавными и строчными буквами. Русскоязычные люди нередко пишут местоимение you с большой буквы, считая, что так проявляют больше вежливости к адресату. Однако в английском языке это считается ошибкой, да и в русском языке форма написания «вы» с большой буквы уже устарела. Зато местоимение I (в значении «я») часто пишут с маленькой буквы по аналогии с правилами родного языка. Эта же ошибка часто встречается в написании названий дней недели и месяцев – их по правилам английской грамматики нужно писать с большой буквы.
И ещё довольно часто русскоязычные люди допускают ошибки в Indirect Questions – встроенных вопросах. Мы уже говорили о том, как важно соблюдать вежливый тон в деловых письмах, поэтому без этих вопросов никак не обойтись. Обязательно почитайте, как их правильно составлять. Если коротко: первая часть строится как вопрос, а вторая – как утверждение; если предложение начинается с вопросительной фразы, в конце ставится знак вопроса, если с утвердительной – точка.
Перечень ошибок можно перечислять до бесконечности, но начните замечать хотя бы эти три. Учитесь на своих ошибках, как можно чаще практикуйтесь, проходите курсы по деловой переписке, читайте полезные материалы по теме – всё это поможет набить руку и развить навык делового письменного общения.
Полезные материалы
Шесть правил деловой переписки во время вспышки коронавируса
Знайте свою аудиторию
Прежде чем отправить сообщение в групповом чате, внимательно изучите, кто в нем состоит и какие вопросы там обсуждаются. Это поможет избежать неловких ситуаций и неуместных тем, которые направят разговор в неподходящее русло. Кроме того, помните, что люди, которые будут добавлены в чат позже, смогут прочитать все ваши сообщения.
Держите коллег в курсе событий
Людям важно знать, что вы увидели их сообщение. Из недавнего исследования Facebook Messenger следует, что 60% американцев во время ожидания ответа проверяют, прочитана ли их реплика в чате. Если вы заняты, кратко скажите, что увидели ее и отреагируете позже. Постоянные уведомления могут утомлять: если вам нужно сосредоточиться на сложной задаче, отключите их и сообщите команде, что какое-то время будете недоступны.
Отправляйте по одному сообщению
Если собеседник долго не отвечает на одно сообщение, отправка дополнительных пяти вряд ли его ускорит. Наоборот, ему будет сложнее их обработать. Это подтверждают результаты опроса Facebook Messenger: 37% респондентов заявили, что одновременная отправка множества сообщений — это неудачная форма коммуникации. Выход? Запишите свои вопросы и идеи и поделитесь ими с коллегой, когда он выйдет на связь.
Пишите кратко
Чрезмерная краткость не лучший вариант, потому что она часто равняется холодности и запутанности. Тем не менее, в целом краткость — это отличный способ сделать коммуникацию эффективной, особенно если это сообщение в групповом чате или письмо для целого отдела. Если вам нужно сообщить нечто действительно объемное, выберите другой способ общения, например видеосвязь.
Здоровайтесь и прощайтесь с учетом текущей ситуации
Если ваши отношения с адресатом достаточно близкие, то приветствие и прощание в неформальном стиле уместны. В других случаях в качестве приветствия можно написать стандартные «Доброе утро/день/вечер», а в качестве прощания — «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением». В нынешних условиях приемлемым вариантом для прощания также стала фраза «Берегите себя» (Stay well).
Проверяйте текст
Что бы там ни было, но текст формирует мнение собеседника о вас. 38% опрошенных американцев согласились с тем, что плохо написанные ответы оставляют негативное впечатление, поэтому перед отправкой сообщения всегда стоит его перечитывать. Ясно ли вы выразили мысль? Все ли в порядке с орфографией и пунктуацией? Если это так, то получатель почувствует уважение с вашей стороны, а в этом и состоит суть этикета — как в виртуальном, так и в реальном пространстве.
Источник.
10 основных правил деловой переписки — СКБ Контур
Как обычно мы общаемся с коллегами?
Привет! Там клиент чего-то попросил сделать, я так и не понял. Сможешь к завтра?
Или так:
Кому: project@********.ru, manager@********.ru, kolya@********.ru, submissions@********.ru, superduper@********.ru, arinastepanovna@********.ru, kotik@********.ru, natasha1990@********.ru, klassnjiparen@********.ru, irrishka@********.ru, bigboss@********.ru, russiavpered@********.ru….
Ну что, мы договорились? Сделаешь?
Как показывает практика, коллеги забивают рабочую почту успешнее, чем партнеры, заказчики и спам вместе взятые. В день на рабочую почту офисного сотрудника приходят около 20 писем. Каждое нужно прочитать, на каждое — составить ответ. Если экономить на понимании смысла и формулировке ответа хотя бы минуту, высвобождается довольно много времени.
Поэтому предлагаю изучить правила внутрикорпоративной деловой переписки, которые можно отправить своим коллегам, повесить на пробковой доске, опубликовать на своей странице в LinkedIn.
Правила внутрикорпоративной деловой переписки
Содержание письма
Рабочая почта — для рабочих писем, поэтому лучше сразу ограничить круг тем, по которым стоит писать деловые сообщения:
- Письма-договоренности: уточнение смысла договоренности, времени, места, других вещей, о которых шла речь устно.
- Письма-резюме по итогам встреч.
- Письма-задачи.
- Письма-комментарии к задачам.
- Письма с файлами.
Для остальных мелких задач есть Skype и другие сервисы.
Тема
Тема в письме нужна по двум причинам:
- Она служит анонсом для всего письма и не дает отправить его в папку «Спам».
- Она облегчает поиск писем: проще искать в определенной теме, чем во всем ящике.
Тема — это фундамент порядка в почтовом ящике. Сформулируйте содержание письма в одном коротком предложении без ущерба смыслу и поставьте его в поле «Тема».
Тема: Договор → Прошу согласовать договор
Тема: Срочно → Пришли банковские реквизиты (срочно)
Тема: Важно → Резюме встречи по проекту ***
Если переписка ведется по конкретному проекту, есть смысл создать для него отдельную папку: настройки большинства почтовых ящиков позволяют это делать. В рамках почтового ящика можно делать подтемы: например, «Правки» или «Текущие задачи».
Важно: отправляя ответ, не меняйте тему и сохраняйте историю. Заботьтесь о порядке в ящиках своих коллег.
Адресация
В поле «Кому» ставят тех, от кого требуется ответ на письмо. Если получателей несколько, отписаться, как правило, должны все.
В поле «Копия» ставят тех, кто должен быть в курсе общения, но может не отвечать на письмо. Если в этом поле стоит кто-то из руководителей, переписка сразу становится конструктивнее, а ответы — быстрее. Поле «Скрытая копия» использовать не рекомендуется, оно так же неприлично, как перешептывания в присутствии третьего человека.
Важно: по возможности, не ставьте в поле «Кому» больше пяти человек. В этом случае электронный ящик за полчаса превращается в помойку, где невозможно разобраться.
Приветствие
Приветствие с именем («Игорь, здравствуйте!», «Олег, привет») – простая норма вежливости. Письмо без приветствия неуловимо меняет настроение получателя. Даже если вы пишете старому другу, поздоровайтесь с ним в первом письме дня.
Психологи давно доказали, что людям приятно слышать и читать свое имя.
Первое предложение — суть письма
Первый абзац — самое главное. В нем автор письма рассказывает, что хочет от получателя. Если пришли правки, в первых строках значится «Пришли правки по проекту****. Пожалуйста, посмотри и отпишись, когда сможешь все выполнить».
Если вопросов, которые предстоит решить, много, в начале стоит написать «Накопились вопросы по проекту. Прошу ответить в течение дня».
Обязательное прочтение всех вложений и пересылаемых комментариев
Если вы пересылаете вложения или чье-то длинное письмо, ознакомьтесь с ним (за исключением случаев, когда этот текст попал к вам по ошибке). Возможно, стоит сделать краткое резюме, указать на особо важные моменты или, наоборот, попросить не придавать значения. Это будет полезно, если письмо потребуется вам в дальнейшем.
Уточнения
Полезно задавать в письме вопросы-уточнения: сколько времени потребуется для выполнения задачи? Сможешь ли ты сделать все ко вторнику? Есть ли у тебя вопросы по письму? Уточнения подразумевают ответ на письмо, а значит, вы будете уверены, что до получателя информация дошла, и он не отложил задачу в долгий ящик.
Орфография и пунктуация
Перечитывайте письма, исправляйте ошибки и опечатки, даже если коллега-получатель — ваш старый друг, который понимает все с полуслова.
Для этого есть пара причин:
- Деловая почта — для делового общения, которое невозможно без правил. На работе вы коллеги, а не друзья. Это дисциплинирует.
- Ваш коллега может переслать письмо или процитировать его в другом сообщении.
Структура
Правило «один информационный повод — одно письмо» сегодня не работает: слишком большая повестка дня. Когда вопросов много и на каждый нужен ответ, пронумеруйте их. Это даже визуально облегчит понимание информации. Если развернутое письмо посвящено одной теме, каждую мысль оформляйте в отдельный абзац.
Важно: на письмо с кучей вопросов отвечайте по пунктам. В начале каждого пункта обозначайте цитату, на которую рассчитан ответ.
Оперативность ответа
Полчаса-час — нормальное время для ответа на рабочее письмо (в переписке с партнерами или другими лицами не из вашей компании это время увеличивается: как правило, им не нужно решать с вами срочные задачи). Если вы не можете ответить на письмо достаточно быстро, объясните это в ответном письме («Мне требуется время, чтобы собрать материал» или «Я подробно отвечу вам в течение трех часов»).
Важно: не отправляйте письма и не отвечайте на рабочие сообщения в нерабочее время. Пожалейте всех.
Тимур Асланов, главный редактор журнала «Управление сбытом», руководитель издательского дома «Имидж-Медиа», автор блога о продажах и маркетинге www.supersales.ru, автор и ведущий семинаров и тренингов по продажам, маркетингу и PR, автор книги «Арифметика продаж»
При написании письма, начало, то есть обращение к адресату, играет важную роль. Обращение в английском письме значительно отличается от обращения в русском. Поэтому для написания правильного с точки зрения этикета письма, необходимо знать некоторые правила. Всегда помните, что форма обращения в письме зависит от степени знакомства или родственных связей с лицом, которому вы адресуете письмо. Общая модель обращения: Dear /My dear + имя адресата (с вежливым обращением или без) + двоеточие где вежливое обращение – это формы Mr., Mrs., Miss, Ms., Sir, Madam, которые используются только с фамилией (точки после форм Mr., Mrs., Ms., как правило, ставятся). Основные правила обращения в английском письме. 1. Строго официальные по тону и содержанию письма следует начинать с Dear/My dear и вежливого обращения:
2. В официальных письмах к незнакомым людям, фамилий которых вы не знаете, используются следующие вежливые формы:
Последние два обращения употребляются как по отношению к замужним, так и к незамужним женщинам. Сочетание Dear Miss в качестве обращения в английском языке не употребляется. 3. В менее официальной и полуофициальной переписке можно встретить такие формы:
4. Если вы не знаете имени адресата, не следует употреблять фразы To whom it may concern (Кого это касается). Вместо этого следует указать должность или приветствие общего характера: Dear Recruiter: 5. Если вы не знаете пол адресата, напишите его полное имя, опустив вежливое обращение: Dear Dana Simms: 6. Если вы сомневаетесь в выборе обращения к женщине (Miss или Mrs.), употребляйте нейтральное Ms. 7. Если вы пишите двум лицам, обязательно укажите оба имени в приветствии: Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne: 8. Никогда не пишите полностью следующие вежливые обращения: Данные обращения, напротив, не следует сокращать: 9. Если вы пишете письмо не какому-то конкретному человеку, а организации, употребляйте в обращении ее название: Dear Syntax Training: 10. В упрощенных деловых письмах не используйте приветствие вообще. Вместо этого нужно указать тему заглавными буквами, после которой будет идти тело письма WAYS TO BEGIN A BUSINESS LETTER 11. В приветствии письма к малознакомым или незнакомым людям следует употреблять вежливое обращение и фамилию.
12. В неофициальных ситуациях, т.е. при обращении к знакомым, родственникам, друзьям, используются только имена (без вежливого обращения):
Вежливые обращения My dear Sir, My dear Madam, Sir, Madam являются строго официальными. Dear Sir, Dear Madam несколько менее официальны. Однако все эти формы употребляются в официальных ситуациях. Как видно из предыдущих примеров, после обращения может стоять как запятая, так и двоеточие. Запятая ставится в соответствии с британской традицией, а двоеточие – в соответствии с американской, однако в настоящее время это отличие почти не соблюдается. Кроме того, запятая используется в письмах менее официального стиля (social letters), к которым относятся письма с выражением сочувствия, благодарности, личные поздравления (со свадьбой, днем рождения, продвижением по службе и пр.), а двоеточие – в строго официальных письмах. 13. Обращение к женщине
Правила написания Email на английскомДля написания email официального стиля (электронное деловое письмо) следуйте всем выше перечисленным правилам, касающимся официального стиля (пункты 1-11). Неформальное электронное письмо начинается, как правило, следующим образом. Dear Han, Или просто начните первое предложение с имени: Bart, you were absolutely right about the matter. Сводная таблица обращений в письмах на английском языке.
Также о вежливых формах обращения и приветствиях см. Формы обращения в английском языке / English Titles Теги: business english | english titles | miss ms mr mrs | mrs miss ms отличия | деловое письмо на английском | обращение mr mrs ms miss | формы обращения английский |
Деловое письмо и Деловая электронная почта приветствия [Обновлено]
Уважаемый читатель! Уважаемый читатель, Привет, читатель, Добрый день, читатель: Эй, читатель!
Вас не смущает формирование приветствий в деловых письмах и деловой электронной почте?
Как начать письмо или электронную почту — один из наиболее часто задаваемых вопросов на курсах делового письма. Для начала выясним, в каких документах используется приветствие:
- Деловое письмо передает информацию за пределы организации и требует приветствия.
- Деловая записка передает информацию внутри организации и не включает приветствие.
- Деловая электронная почта передает информацию как внутри, так и за пределами организации и должна включать приветствие в первом сообщении.
Совет: Основывайте свой выбор приветствия непосредственно на получателе. Особенно сосредоточьтесь на ваших отношениях с получателем.
Деловое письмо Приветствие
Приветствия могут сбивать с толку.Мы выделили лучшие приветствия для разных ситуаций и отношений. Вы найдете дополнительную информацию о приветствиях по электронной почте во второй половине этой статьи.
Стандартное деловое письмо
Стандартным приветствием в деловом письме является приветствие «Уважаемый», за которым следует имя человека, а иногда и заголовок, заканчивающийся двоеточием .
Уважаемая г-жа Читатель:
Уважаемая Джанет:
Уважаемый адвокат Адамс:
Стандартное социальное письмо
Стандартное приветствие для более социального делового или личного письма — это приветствие «Уважаемый», за которым следует имя человека, а иногда и заголовок, заканчивающийся запятой .
Уважаемая г-жа писатель,
Уважаемый Эндрю,
Уважаемый пастор Аманси,
(Социальные деловые письма касаются поздравлений, благодарностей, соболезнований или других вопросов, не связанных с бизнесом.)
Самые официальные приветствия
Если вы плохо знаете человека или вступаете в первый контакт, всегда лучше склоняться к формальностям. Используйте название и фамилию.
Уважаемый г-н Санчеса:
Уважаемый доктор Аманси:
Если вы хорошо знаете получателя
Вы можете использовать только их имя.
Дорогая Карен:
Имя не известно
Если вы не знаете имени человека, попробуйте его найти. Если определить местонахождение невозможно, используйте положение человека в качестве приветствия.
Уважаемый руководитель:
Уважаемый налоговый инспектор:
Уважаемый родитель:
Двум или более женщинам:
Используйте название, которое каждый предпочитает. Если вы не знаете предпочтительный титул получателя, используйте нейтральный титул Ms.
Уважаемая госпожаАдамс, мисс Котт и мисс Коннор
Женщине и мужчине:
Перечислите первым получателей с наивысшим корпоративным рангом и расположите их в алфавитном порядке, если они равны по корпоративному рангу.
Уважаемые г-жа Фонг и г-н Мендл
Нескольким лицам:
Уважаемый мистер Макдональд, миссис Брэди и доктор Меллон:
Деловая электронная почта Приветствия
Соблюдайте те же стандарты письма для деловой электронной почты (т. Е. Электронной почты, которая функционирует как деловое письмо, например, первого ответа на запрос клиента, коммерческое письмо или предложение.) Для менее формальных писем воспользуйтесь следующим руководством.
Менее формальный адрес электронной почты
Сопоставьте свое приветствие и тон с вашими отношениями с получателем и завершите приветствие запятой, а не двоеточием:
Дэвид,
Привет, Дэвид,
Привет, Дэвид,
Доброе утро, Дэвид, *
* Используйте «Доброе утро, Дэвид», только если вы уверены, что Дэвид прочитает это письмо утром. См. Сообщение «Осторожное использование приветствий времени» для получения дополнительной информации.
Сленговое приветствие
Привет, Дэвид,
(Используйте жаргонный термин, эй, для самых неформальных писем с лучшими друзьями по работе.«Привет» слишком небрежно для более широкого использования в бизнесе.)
Пропуск приветствия
В неформальных ситуациях вы можете опустить приветствие, но вы все равно можете включить имя человека в начало сообщения:
Ты прав, Дэвид. Я забыл.
Дополнительные ресурсы о деловой электронной почте:
Примеры приветствия деловым письмом
Когда вы пишете деловое письмо, важно включить в его начало соответствующее приветствие.Это верно независимо от того, отправляете ли вы свое сообщение по электронной почте или по почте. Соответствующее приветствие задает тон вашему письму и показывает получателю, что вы понимаете основные правила делового этикета.
В то время как простое «Привет», «Привет» или даже «Привет» уместно в повседневной переписке, более формальное приветствие уместно, когда вы пишете по электронной почте по вопросам, связанным с бизнесом, таким как сопроводительное письмо, рекомендательное письмо или письмо-запрос.
Ниже приводится список примеров письма-приветствия, подходящего для деловой и служебной переписки.Позже мы объясним, как выбрать и отформатировать приветствие, а также как адресовать письмо тому, чье имя вы не знаете.
Примеры приветствия в деловом письме- Уважаемый г-н Смит
- Уважаемые мистер и миссис Смит
- Уважаемые г-н Уайт и г-жа Смит
- Уважаемый доктор Смит
- Уважаемый судья Смит
- Уважаемая г-жа Джонс
- Дорогая Джейн Доу
- Уважаемый доктор Хейвен
- Уважаемые д-р и миссис Хейвен
- Уважаемое имя (если хорошо знаете человека)
Все эти приветствия начинаются со слова «дорогой.«Хотя вы можете просто начать букву с имени человека, это может быть неверно истолковано как резкое или даже грубое. Всегда безопасно начинать приветствие со слова «дорогой» в деловом письме.
Одно исключение — это когда вы используете общее приветствие «Кого это может касаться», но об этом чуть позже.
Когда у вас нет контактного лицаЕсли у вас нет контактного лица в организации, вы можете либо прекратить приветствие и начать с первого абзаца вашего письма, либо использовать общее приветствие, например «Кого это может касаться».”
Однако, прежде чем использовать общее приветствие (или прекратить приветствие), постарайтесь узнать имя человека, с которым вы общаетесь. Если вы подаете заявку или спрашиваете о вакансии, а имя менеджера по найму не указано в списке вакансий, вы можете найти название работодателя или менеджера по найму на веб-сайте компании. Если есть контактный номер, вы также можете позвонить и спросить у административного помощника имя менеджера по найму.
Если вы отправляете письмо другого типа, вы все равно можете найти имя человека на веб-сайте компании, поговорить с помощником администратора или связаться с компанией, чтобы узнать имя человека, с которым вы пытаетесь связаться.
Общие приветствия для деловых писем- Уважаемый менеджер по найму
- Для кого это может касаться
- Уважаемый менеджер по персоналу
- Уважаемый господин или госпожа
В приветствии обычно следует использовать фамилию человека вместе с «Мистер». или «Мисс» В общем, избегайте использования «миссис». или «Мисс», если вы не уверены в том, как к женщине-получателю следует обращаться.В случае сомнений по умолчанию используется «Ms.»
Если вы пишете кому-то, у кого есть докторская или медицинская степень, используйте сокращенную форму: «Доктор». Однако для других титулов (например, «профессор», «судья», «раввин» и т. Д.) Укажите полное название и используйте его с заглавной буквы. Например, ваше приветствие в письме судье будет следующим: «Уважаемый судья Барнард». Или, если вы переписывались с раввином, вы можете написать: «Уважаемый раввин Уильямс».
Если ваше письмо адресовано более чем одному человеку, запишите все их имена отдельно, разделяя их запятыми.Например, «Уважаемый мистер Хоббс, мисс Люкс и мистер Хопман». Для супружеских пар, если один человек в паре изменил свое имя, вам нужно использовать фамилию только один раз. Например, «Дорогие мистер и миссис Смит».
Иногда пол человека неясен по имени — такие имена, как «Кори» или «Блейк», являются общими женскими и мужскими именами. Если это так, проведите небольшое расследование, чтобы определить пол, выполнив поиск в LinkedIn или на веб-сайте компании. Но если это остается неоднозначным, просто напишите полное имя человека, опуская заголовок.Например, «Дорогой Кори Мейер».
Как отформатировать письмо-приветствиеПосле приветствия поставьте двоеточие или запятую, пробел и начните первый абзац вашего письма. Использование двоеточия — более формальный вариант. Например:
Уважаемый мистер Смит:
[Первый абзац письма.]
Проверка орфографии именНаконец, прежде чем отправлять деловое письмо, убедитесь, что вы правильно написали имя человека.Еще раз проверьте правописание на сайте компании или в LinkedIn.
Вы можете попросить друга, которому вы доверяете, вычитать ваше сообщение перед отправкой, уделяя особое внимание написанию имен.
Ключевые выводы
СОХРАНИТЕ ВЕЩИ ФОРМАЛЬНЫЙ: При написании деловой переписки всегда начинайте свое сообщение формальным, а не случайным приветствием: «Уважаемый мистер Джонс», а не «Привет». «Уважаемый» всегда следует начинать с имени получателя, за исключением случаев, когда вы не можете найти контактную информацию и вам нужно использовать «Для кого это может касаться».”
УЗНАЙТЕ СВОЕГО ПОЛУЧАТЕЛЯ: Если у вас есть сомнения относительно имени, пола или профессионального звания получателя, изучите эту информацию, просмотрев их учетную запись LinkedIn или веб-сайт их компании. Кроме того, можно также позвонить в отдел кадров или на стойку регистрации своего работодателя и попросить эту информацию.
ПРОВЕРКА ЗАПИСИ: Подтвердите, что вы использовали правильное написание имени корреспондента, дважды проверив его написание на сайтах социальных сетей или на веб-страницах компании.
Как написать приветствие в деловом письме (с советами и примерами)
a Умение писать на профессиональном уровне может помочь вам улучшить ваше положение в компании и предоставить вам новые профессиональные возможности. Применяя хорошую тактику делового письма при общении с коллегами, клиентами и руководителями, вы демонстрируете свое уважение к своим профессиональным отношениям. В этой статье мы рассмотрим, что такое приветствия в деловых письмах, почему их важно использовать, когда они уместны, советы и примеры.
Описание изображения Формат делового письма
1. Дата
2. Имя и адрес
3. Приветствие
4. Начальный абзац
5. Заключительный абзац
6. Бесплатное закрытие и подпись
Что такое приветствие деловым письмом?
Приветствие в деловом письме — это официальное приветствие, используемое в профессиональных письменных документах. К ним относятся деловые письма, материалы для подачи заявления на работу и официальные электронные письма. Правильное использование приветствия в деловом письме важно в деловой переписке и в организационной практике.
Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)
Почему важно приветствие в деловом письме?
Использование приветствий в деловом письме в адрес получателя важно по трем причинам:
Это повышает профессионализм. Использование правильной формулировки, пунктуации и личного или профессионального названия в приветствии делового письма может продемонстрировать ваш профессионализм и силу в тактике делового письма.
Это делает его личным. Включение полного имени получателя в приветствие вашего делового письма может привлечь их внимание, продемонстрировать вашу инициативу, потратить время на поиск этой информации и потенциально сделать ваше сообщение более значимым.
Это демонстрирует ваши намерения. Формально приветствуя получателя, вы демонстрируете, что это письмо касается профессиональной темы.
Когда следует использовать приветствие в деловом письме?
Есть много случаев, когда вы должны включать соответствующее деловое приветствие, каждое со своими уникальными причинами:
Сопроводительное письмо
В сопроводительных письмах следует использовать приветствие деловым письмом.Часто это ваша первая возможность обратиться к потенциальному работодателю и продемонстрировать свои навыки делового письма. Возможность использовать правильное приветствие в сопроводительном письме может помочь работодателю определить, следует ли им рассматривать вас на эту должность.
Деловая электронная почта
Деловая электронная почта может быть адресована кому-либо в вашей компании или за ее пределами. Эта форма делового письма требует, чтобы вы использовали те же формальные приветствия, что и в бумажном формате.
Официальное деловое письмо
Деловой документ этого типа используется для обращения к кому-либо за пределами вашей компании. Это тот случай, когда было бы уместно использовать личный титул перед именем получателя.
Деловая записка
Деловая записка — это форма делового письма, используемая для обращения к коллегам внутри компании. Для служебных записок вы все равно должны использовать формальное приветствие, чтобы обратиться к отделу или группе лиц, которым вы отправляете служебную записку.
Связано: Профессиональные приветствия по электронной почте: советы и примеры
Советы по написанию приветствий в деловом письме
При написании приветствия в деловом письме следует учитывать множество правил и аспектов. Следуйте этим советам относительно правильного приветствия и общепринятой практики приветствия в деловом письме:
Начните со слова «Уважаемый»
Хотя в определенных ситуациях уместно использовать « Привет, » или « Привет, » до имя получателя, использование слова « Dear » в начале делового письма является предпочтительным и профессиональным подходом.В случае сомнений используйте « Уважаемый. »
Рассмотрите ваши отношения с предполагаемым получателем
Насколько хорошо вы знаете получателя? Если это ваш коллега, вы можете обращаться к нему, используя только «Уважаемый» и только его имя. Однако, если вы не знаете получателя достаточно хорошо или совсем не знаете его, используйте « Dear », а затем его полное имя.
Персонал исследовательской компании
Если вы подаете заявление о приеме на работу и в описании должности не указан предполагаемый получатель сопроводительного письма, вы можете провести собственное исследование, чтобы найти имя руководителя отдела, к которому вы подаете заявление, и адресовать свое письмо этому человеку.
Адрес получателя по должности
Если вы подаете заявление о приеме на работу и не можете найти имя менеджера по найму или лица, отвечающего за отдел, в который вы подаете заявление, вы можете начать свое приветствие с « Уважаемый «за которым следует должность старшего звена, наиболее тесно связанная с вашей потенциальной должностью.
Адрес получателя по личному титулу
Вы можете обратиться к получателю, начав с « Уважаемый, », за которым следует личное имя, например « Mr. »или« Ms. »Если у вас есть полное имя получателя вашего делового письма, вы можете усилить формальный характер письма, начав с« Уважаемый, », за которым следует личное приветствие, например« » Уважаемая мисс Леватсон. «
В случае сомнений используйте» г-жа «.
Если вы хотите использовать личный титул перед полным именем женщины-получателя, но не уверены в ее семейном положении, всегда лучше использовать титул « Ms. » с последующим именем получателя вместо « Miss » или « Mrs. «
Заполняется запятой или двоеточием
Есть два способа закрыть приветствие: вы можете закончить его запятой или двоеточием. Двоеточия могут быть популярным выбором при написании памяток.
Перепроверьте правильность написания
Используйте онлайн-ресурсы, такие как веб-сайты компаний и профили в социальных сетях, чтобы проверить написание имени получателя. Это поможет сохранить ваш профессионализм и проявить внимание к деталям, особенно для получателей, чьи имена имеют необычное написание.
В случае сомнений замените «Уважаемый (имя получателя)» на «Кого это может касаться»
Если вы не можете найти имя или подходящее название должности для использования в приветствии деловым письмом, вы можете использовать фразу « Для кого это может касаться «в качестве крайней меры.
Связано: Руководство по написанию памяток с советами и примерами
Примеры приветствий в деловых письмах
Вот несколько примеров соответствующих приветствий, которые можно применить к деловым письмам и сопутствующим документам:
- Уважаемый менеджер по маркетингу ,
- Уважаемый сэр или мэм,
- Уважаемая Маргарет Боуман,
- Уважаемый г-н./Ms./Mrs./Miss. Боумен,
- Уважаемый доктор Боуман,
- Уважаемые мистер и миссис Боумен,
- Уважаемые доктор и мистер Боумен,
- Уважаемые мистер Ю и мисс Боуман,
- Уважаемый офицер Ю,
- Уважаемая Маргарет , (если лично знаком)
- Уважаемый отдел по связям с общественностью:
Для тех, кого это может касаться,
Хотя в приведенных выше примерах используется слово «Уважаемый», вы также можете использовать «Привет», «Приветствую» или другое профессиональное приветствие. . Вам также следует по возможности избегать использования фразы «Кого это может касаться», поскольку она может показаться безличной и устаревшей в зависимости от аудитории.Также обычно лучше использовать нейтральные с гендерной точки зрения приветствия, чтобы не предполагать пол аудитории, например «Дорогая Маргарет Боуман» вместо «Дорогая мисс Боуман».
Лучшие 5 деловых поздравлений на 2021 год (+ примеры)
«Привет» звучит слишком неформально? «Дорогой» слишком официально? Начать электронное письмо может быть очень непросто, особенно если вы пишете деловое письмо незнакомому человеку.
Если вы считаете, что поздравления в деловом письме не так важны и нет необходимости на них сосредотачиваться, отложите эти мысли в сторону.Фактически, начало вашего электронного письма задает тон вашей дальнейшей переписке. Кроме того, правильная начальная строка может помочь вам произвести на получателя потрясающее первое впечатление. Это также может побудить их продолжать читать.
Барбара Пактер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают особое внимание на то, как к ним обращаются. Если ваше приветствие оскорбляет чьи-то чувства, оно, несомненно, повлияет на мнение человека о вас.
Лучший способ написать электронное письмо — максимально упростить приветствия и завершение делового письма.Конечно, это будет зависеть от того, кому вы пишете, но, как правило, это тот, кого вы почти не знаете. Чтобы помочь вам найти идеальное приветствие, мы собрали лучшие примеры приветствий в деловых письмах 2021 года. Мы также добавили несколько вводных строк, которых лучше избегать.
5 лучших деловых поздравлений на 2021 год
1. «Привет, [имя],…»
Когда дело доходит до деловой переписки, «Привет, [имя]» — явный победитель и одно из самых популярных приветствий в 2021 году.Эксперты говорят, что это простой, прямой и эффективный способ обратиться к кому-либо, независимо от того, знаете вы его или нет.
Хотя это звучит довольно неформально, «Привет» — одно из лучших официальных приветствий в деловых письмах. Добавив фамилию человека, вы сохраните соответствующий официальный тон.
«Привет, мистер Хьюстон,…»
Его также можно успешно использовать в холодном общении, когда вы не знаете имени получателя. Не стесняйтесь спросить человека, предпочитают ли он, чтобы его называли по имени или по фамилии.
2. «Здравствуйте, [имя],…»
Для тех, кто хочет придать электронному письму более формальный тон, есть альтернатива — «Привет, [имя]». Среди формальных приветствий по электронной почте это устраняет разрыв между «Привет» и «Уважаемый», обеспечивая правильный баланс между профессионализмом и легкостью знакомства.
3. «Уважаемый [Имя],…»
Приветствия и приветствия в деловом письме, начинающиеся с «Уважаемый», веками использовались для обращения к человеку и идеально подходят для официального письма.Однако сейчас это звучит довольно старомодно. Использование «Уважаемый» в электронном письме — это нормально, но это может показаться слишком формальным (особенно, если вы используете полное «дорогой сэр или мадам».
Используйте это приветствие, когда обращаетесь к кому-то или отправляете деловые документы, такие как сопроводительное письмо, чтобы показать свое уважение, профессионализм и вежливость. В этом случае вы можете использовать слово «Уважаемый», затем имя человека (г-н, г-жа) и его фамилию:
.«Уважаемый мистер Хьюстон,…»
Если вы не знаете пол получателя, используйте полное имя без названия:
«Дорогой Алекс Хьюстон,…»
Избегайте названий, в которых указывается семейное положение — вместо «миссис.», Используйте« Ms. »
Хотите научиться писать официальные письма? Ознакомьтесь с нашим удобным руководством по форматированию деловых писем.
4. «Приветствую,…»
Это отличная альтернатива фразе «Привет, [имя],…», если вы отправляете деловое письмо на общий адрес электронной почты или не знаете, кто ваш получатель. С другой стороны, мы рекомендуем сделать все возможное, чтобы узнать эту информацию.
5. «Привет всем…»
Если вы пишете группе, используйте этот вид приветствия.Кстати, это одно из самых популярных официальных приветствий в деловых письмах, которым обращаются сразу несколько человек.
Держитесь подальше от приветствий, таких как «Все», которое звучит грубо, или слишком специфичных для пола «Дамы» и «Джентльмены».
Совершенствуйте свои навыки делового письма — прочтите нашу последнюю статью « Как начать письмо и написать отличный крючок ».
5 худших деловых писем-поздравлений + примеры
1. «Эй!»
Начинает письмо с «Привет!» или «Привет, [имя],…» — отличный способ начать разговор с друзьями.Но когда дело доходит до рабочего места, использовать эти случайные приветствия в качестве приветствия в деловом письме на английском языке — это грубо и даже неуважительно. Это непрофессионально, особенно если вы пишете незнакомцу.
2. «Кому это может относиться…»
Это худший образец приветствия в деловом письме, который вы когда-либо могли себе представить. Получив электронное письмо с таким приветствием, получатель может подумать: «Это письмо меня не касается». Кроме того, большинство людей могут принять это за холодное письмо и сразу закрыть.
Приготовьтесь говорить уверенно
Улучшите свои языковые навыки с помощью последних статей, которые публикуются еженедельно.
Даже если вы не знаете, как зовут вашего получателя, проведите исследование, чтобы выяснить это. Например, вы подаете заявление о приеме на работу, но не знаете, к кому лучше обратиться. В этом случае вам следует узнать имя менеджера по найму компании. Не можете найти ничего в Интернете? Просто позвоните представителю компании и спросите.
3. «[Имя с ошибкой],…»
Золотое правило делового общения — никогда не ошибаться в написании имени получателя. Многие люди сразу же раздражаются, если их имя неправильно написано.
На всякий случай всегда дважды проверяйте написание имени человека. Вы можете найти их имя в блоке подписи или проверить строку «Кому». Люди часто используют свое имя или фамилию в адресе.
4. «Привет, [ник],…»
Если вы провели исследование и выяснили, что этого человека зовут, например, Бенджамин , не слишком знакомо, чтобы сократить его имя до Бен .Обращение к человеку по его нику может стать одним из хороших приветствий в деловом письме только в том случае, если вы уже встретили получателя или получили ответ с псевдонимом, написанным после С уважением, Бен .
5. «Уважаемый господин / госпожа…»
Почему ваши получатели должны интересоваться вашей электронной почтой, если вы не знаете, кто они? Фактически, такие формальные приветствия, как «Уважаемый господин / госпожа», показывают, что вас не интересуют получатели и, следовательно, то, что им нужно или что они ищут.
Найдите своего идеального репетитора для уроков один на один по видеочату и станьте профессионалом в области делового письма.
Сопроводительное письмо-поздравление
Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит понять. Вот несколько профессиональных поздравлений на выбор.
| Приветствие на сопроводительное письмо | Когда использовать |
| Для тех, кого это может касаться, | Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите нейтрального в гендерном отношении профессионального, но немного старомодного приветствия. |
| Менеджеру по найму, | Когда вы не знаете имя человека, который прочитает ваше письмо, и хотите формальное, но современное приветствие. |
| Уважаемая команда [название компании], | Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите получить профессиональное полуформальное приветствие |
| Уважаемый господин или госпожа, | Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо. Раньше это было очень распространенным явлением, но сейчас становится устаревшим, поскольку предполагается, что получателем будет мужчина или женщина, в то время как менеджер по найму не может четко идентифицировать себя с каким-либо полом. |
| Уважаемый [Имя Фамилия], | Когда вы знаете имя человека, который прочтет ваше письмо. По возможности, это всегда лучший вариант! Попробуйте узнать имя человека, которому вы пишете. |
Заключительные слова
Язык бизнеса постоянно меняется, стараясь идти в ногу с современными тенденциями. В то время как старомодное «Дорогой» уходит на второй план, «Привет» и «Привет» возглавляют список официальных приветствий в деловом письме.Поддерживайте деловое общение на профессиональном уровне, выбирая беспроигрышные приветствия.
Не знаете, как быстро улучшить свой английский? Подпишитесь и получайте полезные советы по развитию ваших навыков, которые будут приходить в ваш почтовый ящик каждую неделю.
Соответствующие примеры приветствия для писем и электронных писем
При написании письма, электронного письма или любого вида корреспонденции вы должны начать с правильного приветствия. Приветствие обычно включает в себя как приветственное слово или фразу, так и имя получателя.Но выбор приветствия зависит от того, кому вы пишете, о чем вы пишете и как вы это пишете.
Как понять ваше сообщение
Правильное приветствие имеет большое значение для определения тона сообщения. Прежде чем решать, как начать переписку, примите во внимание следующие факторы:
- Ваш читатель. Вы пишете своему лучшему другу? Ваш босс? Кого-то, кого вы никогда не встречали?
- Формат вашего сообщения. Это письмо? Благодарственная записка? Деловое письмо?
- Содержание вашего сообщения.Вы сообщаете плохие новости или делаете комплимент?
Понимание того, что вы собираетесь сказать, может помочь вам начать любое сообщение. Как только вы узнаете, какое письмо вы пишете, вы можете переходить к различным типам приветствий.
Знаки препинания задают тон
Может показаться, что это не имеет большого значения, но знаки препинания, которые вы используете после приветствия, имеют большое значение. Запятые передают нейтральный тон как в формальном, так и в неформальном приветствии. Деловые приветствия часто используют двоеточия для профессионального тона, а восклицательные знаки могут сделать дружеские сообщения знакомыми и полными энтузиазма.
Профессиональные приветствия
Рассмотрим разницу между этими тремя примерами, когда человек пишет своему коллеге.
- Уважаемый г-н Патель,
- Уважаемый г-н Патель:
- Уважаемый г-н Патель!
Какое из этих приветствий вы бы предпочли видеть в своем почтовом ящике? Первый пример может привести к любому типу сообщения, в то время как второй пример кажется гораздо более серьезным. Третий пример кажется неподходящим для деловой среды.
Личные сообщения
Теперь посмотрим, как знаки препинания могут повлиять на дружеские приветствия.
- Привет, Алисия,
- Привет, Алисия:
- Привет, Алисия!
Различия в пунктуации здесь могут определить цель сообщения еще до того, как друг его прочитает. Первый пример кажется нейтральным, второй пример может показаться конфронтационным, а третий пример предполагает, что сообщение приятное и захватывающее.
Примеры делового приветствия
Деловая переписка почти всегда носит формальный характер, независимо от того, в печатном ли она виде или по электронной почте.Отсутствие правильного тона в деловой электронной почте или письме может привести к плохому общению на рабочем месте. Вот несколько примеров бизнес-приветствий и когда их использовать.
- Кому это может быть интересно: Используйте это приветствие, если вы не знаете, кто будет читать ваше сообщение. Письма с жалобами — это хороший пример переписки с организацией в целом, а не с конкретным получателем.
- Уважаемые сэр или госпожа: Это очень формальная (и несколько устаревшая) версия «Для кого это может касаться.”
- Уважаемый менеджер по найму (или другое профессиональное название): Используйте это приветствие в письмах по интересам, когда вы хотите, чтобы ваше сообщение было адресовано конкретному человеку, но не имеет с ним личной связи. Однако в идеале вам следует попытаться найти настоящее имя. Это особенно актуально, например, при приеме на работу.
- Уважаемый господин / госпожа / госпожа / госпожа / доктор / профессор (и т. Д.) И их фамилия: Это приветствие лучше всего подходит для личных и профессиональных отношений с получателем.Двоеточие в этом приветствии делает его более формальным, чем дружеское использование слова «дорогой».
- Г-н / Мисс / Мисс / Мисс / Доктор / Профессор (и т. Д.) И их фамилия: Лучше всего, когда вы хотите перейти к сути, удаление слова «дорогой» дает профессиональное ощущение срочности, в то время как поддержание формального тона. Убедитесь, что у вас хорошие рабочие отношения с получателем, чтобы не показаться невежливым.
Человеческие отношения естественным образом становятся более привычными, делая эти приветствия подходящими для формальных ситуаций.Если ваше рабочее место более расслабленное, вы можете найти более дружеские приветствия.
Примеры дружеского приветствия
Даже слово «дорогой» может показаться слишком формальным в дружеском сообщении. Неформальные приветствия сразу устанавливают непринужденный и дружелюбный тон для получателя. Ознакомьтесь с некоторыми примерами приветствий, чтобы узнать, как начать письмо без слова «дорогой».
- Привет / привет / привет! Это приветствие может стоять отдельно или стоять перед именем читателя. Это отличное начало неформальной беседы по электронной почте или текстовому сообщению.
- Доброе утро / день / вечер! Подходящее с именем человека или без него, это приветствие с привязкой к конкретному времени — хороший способ задать благоприятный тон.
- С Днем недели или праздником! Отправляете ли вы праздничное сообщение или признаете, какой сегодня день, пожелать кому-то удачи прямо сейчас — хорошее начало сообщения.
Помните, что замена восклицательных знаков запятыми может немного снизить ваш тон (если вы этого хотите).Как только вы установили правильный тон, продолжайте его в своем сообщении. Использование неформального приветствия для сокрытия серьезного сообщения — это неправильный этикет.
Электронная почта против письменной корреспонденции
Письменные письма раньше были единственным методом междугородной переписки. Однако по мере того, как Интернет становится все более и более повсеместным в нашем обществе, электронная почта стала более быстрым и удобным способом связаться с кем-либо.
Может показаться, что электронные письма менее формальны, чем традиционные письма, но это зависит от того, как вы используете каждую форму общения.Официальное электронное письмо потенциальному работодателю может быть гораздо более формальным, чем письменное письмо с благодарностью вашей сестре.
Различные приветствия деловым письмом | Малый бизнес
Кимберли Леонард Обновлено 7 марта 2019 г.
В бизнесе отношения строят партнерские отношения и лояльных клиентов. При написании делового письма вы устанавливаете отношения с самого начала с приветствия. Независимо от того, отправляете ли вы деловые почтовые письма или электронную почту, существуют различные приемлемые методы обращения к читателю в приветствии.Убедитесь, что вы говорите профессионально и в соответствии с вашими профессиональными отношениями с получателем.
Формальные приветствия
Используйте формальные приветствия, если вы не знаете получателя, имеете более низкий титул или иным образом подчинены получателю. Формальные приветствия в деловых письмах являются традиционными и широко распространенными. Их следует использовать, когда вы не знаете, как обратиться к другой стороне.
- Неизвестный получатель: Есть два традиционно приемлемых приветствия, когда вы пишете деловое письмо неизвестному получателю. Кому это может относиться или Уважаемые сэр или госпожа проявите уважение ко всем, кто является предполагаемым читателем.
- Известный получатель: При отправке письма определенному человеку, чье имя у вас есть, вы должны начать с Уважаемый и использовать фамилию этого человека. По возможности укажите пол, семейное положение и профессиональное звание. Используйте идентификаторы Mr ., Ms ., Miss или Mrs . для определения пола и семейного положения.При обращении к врачу используйте Dr . перед фамилией. Обращаясь к профессору, используйте Prof . Идентификаторы используются между Уважаемым и фамилией. Например, Уважаемый профессор Джонс . Не используйте идентификатор пола, если у человека есть профессиональный идентификатор.
- Гендерные особенности: Бывают случаи, когда у вас есть полное имя человека, но вы не уверены, мужчина это или женщина. Языковые различия, уникальное написание и неоднозначные имена могут вызвать путаницу.Не угадай. Если вы не уверены в половой принадлежности получателя, откажитесь от идентификатора пола и используйте полное имя. Например, Уважаемый Ян Джонс .
По возможности узнавайте как можно больше о человеке, чтобы сделать приветствие как можно более представительным. Это может потребовать нескольких дополнительных минут работы, но часто дает лучшие ответы.
Использование полуформальных приветствий
Если вы находитесь в равных отношениях с получателем или имеете длительные отношения, которые позволяют вам быть более дружелюбными, вы можете использовать полуформальное приветствие.Это то же самое, что вы отправили бы другу для бронирования вечеринки по случаю дня рождения, но издает тон, соответствующий тому, как вы общаетесь с человеком в реальной жизни.
- Групповые получатели: При использовании программы слияния почты можно отправить письмо и настроить приветствие для каждого человека. Однако бывают случаи, когда письмо отправляется всей группе, а не индивидуально. В этом случае идентифицируйте группу вместе. Например, Уважаемые участники , Уважаемые коллеги или Уважаемая команда приемлемы.
- Индивидуальный мужчина или женщина: В менее формальном письме слово «Уважаемый» по-прежнему используется, но с именем человека. Никаких идентификаторов не требуется. Опять же, это должно быть в тех случаях, когда вы уже ведете переговоры с получателем по имени. Например, Dear Joe работает, если вы не позвоните Джо мистеру Джонсу лично.
- Стандартные цифровые приветствия: Электронная почта, как правило, соответствует более расслабленным правилам стиля. Еще раз, определите взаимосвязь и уместность использования менее формальных приветствий, таких как Hi или Добрый день .Если вы сомневаетесь, постарайтесь быть немного более традиционным, чтобы не раздражать кого-то, кто может воспринять ваше приветствие как неуважение. Как и во всем в бизнесе, поймите, с кем вы общаетесь, чтобы принять это решение.
Полуформальные приветствия используются как в почтовых письмах, так и в электронной переписке. Электронная почта по своей природе менее формальна, и эти приветствия используются в электронной почте чаще, чем формальные.
Учитывайте тон всего письма
Выбрать профессиональное приветствие — одно дело.Не менее важно, чтобы приветствие соответствовало тону письма. Вы можете быть дружелюбны с человеком, но если вы излагаете условия нового контракта, письмо будет формальным. Приветствие должно соответствовать тону и должно быть традиционным, например Уважаемый г-н Смит, .
Недостаточно выбрать приветствие, которое кажется правильным. Деловое письмо создается с определенной целью, и каждая его часть, от приветствия до приписки, создается с определенной целью.
Комплексная проверка получателя
Время, затрачиваемое на выяснение имени, должности и профессионального статуса человека, имеет большое значение в деловой переписке.Проявляет уважение и профессионализм. Позвоните в компанию, чтобы поговорить с администратором или другим представителем и спросить, кому следует адресовать письмо по теме. Люди часто рады предоставить вам необходимую информацию, хотя вы можете столкнуться с проблемами с привратниками, которые фильтруют коммерческую корреспонденцию для боссов.
Если вы не можете получить информацию по телефону, зайдите в Интернет и найдите справочник компании. Используйте свое суждение, чтобы решить, кому должно быть отправлено письмо.Даже если письмо отправляется не тому человеку, вероятность его пересылки выше, если оно не начинается с общего приветствия и без имени.
Правильное приветствие для вашего делового письма или электронной почты
Приветствие — это ваше рукопожатие с читателем. Вы хотите, чтобы он был твердым, уверенным и дружелюбным, а не слабым и влажный. Приветствие задает тон вашему письму или электронной почте. Эта статья поможет вам научиться писать приветствия это даст читателю ощущение, что он или она хочет услышать то, что вы хотите сказать.
Что писать в приветствии
Начинайте письма и электронные письма с приветствия. Не используйте только имя человека. Из-за этого буква звучит как вызов.
В письмах обычно используйте «Уважаемый». Если вы хорошо знаете этого человека, вы можете использовать «Привет» или другой такой неформальный слово.
В большинстве писем в приветствии используется слово «дорогой». Это старый обычай, перенесенный из 15 – годов, когда люди нежно начинали письма.Сегодня мы чаще всего пишем письма людям, к которым не привязаны, но подходящее начало приветствия — «Уважаемый». Вы можете использовать «Привет» или другое такое неформальное слово, если знаете человек хорошо.
В электронных письмах вы можете использовать «Привет», «Доброе утро», «Привет» или другое подобное неформальное приветствие. Для официальных писем вы можете использовать «Уважаемый».
Большинство писем более случайны.Если вы хорошо знаете читателя, вы можете написать «Привет» или «Доброе утро», но вы должны иметь достаточно отношений, чтобы быть уверенным, что читатель не сочтет ваше приветствие легкомысленным. Если вы пишете кто-то, кого вы не знаете, вы можете использовать более формальное «Дорогой», как в письмах.
По возможности отправьте физическому лицу.
Напишите имя человека, если вы знаете его или можете выучить его.Если переписка очень важна, сделайте некоторые ищут, кто будет получать корреспонденцию.
Обращайтесь к читателю так, как он подписывал предыдущие письма.
Если вы отвечаете на корреспонденцию человека, используйте его имя в форме, в которой читатель подписал переписку. Если читатель использовал любезный титул, такой как «Мистер», вы должны использовать любезный титул до тех пор, пока не последует переписка. когда читатель подписывает свою переписку именем.
Используйте общие слова, такие как «Привет всем», только при большом количестве получателей.
Если вы отправляете трем или четырем людям, напишите список их имен. Это придает вашей переписке больше внимания. личный и коллегиальный тон. Используйте такие слова, как «Привет всем», «Всем доброе утро», только если количество получателей больше.
Используйте название компании или должность, если у вас нет имени человека.
Если вы отправляете электронное письмо или письмо компании и не знаете имени человека, укажите название компании или должность получателя корреспонденции. «Уважаемые Pastel Draperies» или «Уважаемый представитель клиентов». Используйте все слова в приветствии с заглавной буквы.
Используйте имя, если вы хорошо знаете человека.
Если вы хорошо знаете этого человека и часто использовали имена друг для друга, следуйте за первым словом, которое вы выберите имя человека.
Используйте титул вежливости, если вы плохо знаете человека.
Если вы плохо знаете этого человека, используйте любезный титул: доктор, мистер, мисс, миссис и профессор или профессор. Ты можешь иметь положение человека, например «Президент Джонс». В Европе титул вежливости более задействован. Вы должны узнать, как человек настаивает на том, чтобы к нему обращались. У вас может быть «Господь», «Леди» и другие подобные титулы. Используйте только фамилию, а не имя и фамилии, если вы не знаете пол человека.если вы не знаете пол, вы можете указать первый и фамилии: «Дорогой Тейлор Бертон:»
Не используйте «Для кого это главное», «Сэр» или «Мадам».
Эти слова архаичны и звучат как начало письма.
Заканчивайте запятой, если вы использовали имя.
Заканчивайте запятой, если вы хорошо знаете человека и использовали его имя.