Приоритеты в работе: Срок регистрации домена закончился

Содержание

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра — №3 (март 2013) — Внауке.by

Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

Срочные дела, как правило, не самые важные,

а важные — не самые срочные.

Дуайт Эйзенхауэр.

Существующий на сегодня ритм жизни вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Большинство из нас каждый день ставит перед собой грандиозные задачи, планирует переделать кучу дел, и когда нерешённые вопросы приходится переносить на следующий день, и они растут как снежный ком, возникает аврал, жесткий цейтнот.

Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности. Возникающее при этом эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии.

Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Тайм-менеджмент (управление временем) – наука позволяющая достигать поставленных целей в этом сумасшедшем скоростном мире

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

В управлении временем может помочь ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов.

Одним из инструментов тайм-иенеджмента тайм-менеджмента является, так называемая, матрица Эйзенхауэра, позволяющая правильно расставить приоритеты в делах. Авторство принадлежит 34-му президенту США Дуайту Дэвиду Эйзенхауэру.

У Эйзенхауэра был живой и пытливый ум. Он интересовался историей, спортом, математикой, его привлекали устройство вещей и мотивы поведения людей. Свою немалую энергию он направлял на то, чтобы известное работало лучше, а не иным способом. И внутренне Дуайт был более ориентирован на самосовершенствование, а не на переделку самого себя.

Итак, в чём же заключается суть метода?

Начнём с того, что одним из важнейших навыков правильного планирования работы, повышения личной результативности, экономии времени и других ресурсов является умение классифицировать дела по степени их срочности и важности.

Согласно предложенному Дуайтом Эйзенхауэром правилу, приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

A Важное и срочное. К данной категории следует отнести наиболее важные дела, требующие немедленного выполнения.
B Важное, но несрочное. Сюда входят дела важные, выполнение которых может подождать.
C Срочное, но неважное. В данную категорию входят не очень важные дела, которые, однако, нуждаются в срочном выполнении.
D Не срочное и не важное
. К этой группе относятся вопросы, которые можно вообще не решать, поскольку никакой отдачи они не принесут.

Распространенной ошибкой многих людей, терпящих неудачи в планировании, является именно нехватка умения расставить приоритеты в задачах, требующих решения.

Люди склонны заниматься прежде всего, тем, что им нравится, а затем переживать периоды цейнтнотов, вгоняющие человека в стресс и приводящие к синдрому эмоционального выгорания.

Важность дела определяется тем, насколько результат его выполнения влияет на Вашу работу.

Срочность — тем, насколько быстро надо выполнить это дело.

A Важное и срочное. Если большинство дел и задач попали именно в этот сектор, то стрессы и кризисы – это ваше обычное расписание. Надежда, что дела из квадранта 1 будут закончены и потом начнется новая, наполненная смыслом и более размеренная жизнь, — это огромное заблуждение.

Как показывает практика, зачастую такая ситуация является следствием:

нерационального планирования: весь день мы заняты работой, однако почему-то начинаем выполнение дел «с конца», откладывая всё важное «на потом»;
отсутствия самодисциплины, неумения заставить себя заниматься делами, которые действительно имеют значение;
ленью;
в целом плохой организации работы кафедры, отдела, подразделения, в котором не ведется планирование, и ситуация аврала считается «нормальной».

Скорее всего, неправильно расставляются приоритеты, или не делегируются обязанности (нет доверия в коллективе). При таком положении вещей вы всегда будете заняты важными проблемами сегодняшнего дня. Суть системы в том, чтобы не допускать попадания дел в эту категорию. Для этого достаточно заранее начинать выполнение важных, но не срочных дел.

В данную категорию дел могут входить:

Незапланированный поход к стоматологу, вызванный, как всегда, внезапной зубной болью.
Написание статьи, подготовка отчета, срок сдачи которых вот-вот наступит. Разумеется, о статье вы знали еще неделю назад, об отчете – еще раньше, но все как-то руки не доходили…
Срочный звонок.
Хроническая усталость, явившаяся следствием отсутствия режима дня, полноценного сна и отдыха, перегрузок и т.д.

Необходимо научиться делегировать обязанности, найти и «воспитать» себе помощника, который заменит вас при необходимости. Подготовьте список обязанностей, которые Ваши подчиненные и коллеги могут выполнять вместо вас. Пересмотрите лист приоритетов. Перенесите «центр тяжести» Вашей деятельности в квадрант 2.

B Важное, но не срочное. Данную категорию дел можно назвать очень важной, поскольку именно ей успешные люди уделяют больше всего времени и сил. Своевременно начать выполнение важного задания означает не только избавить себя от стрессов, но и получить удовольствие от сложной, но интересной задачи. Ведь у вас есть время, чтобы обдумать дело, а затем не спеша, без суматохи начать его выполнение. Кстати, такой подход исключает ошибки или, по крайней мере, минимизирует их вероятность. Но даже если они возникают, у вас есть время все исправить.

Если не начать выполнение этих дел вовремя, со временем они перейдут в категорию «А». И вот тогда придется крутиться, вертеться, вздыхать, жаловаться на жизнь и возненавидеть свою работу.

Примеры дел для квадранта B:

Написание статей, тезисов, отчетов по науке, отчетов о деятельности кафедры и др.
плановая работа;
своевременная оплата автомобильной страховки, за коммунальные услуги и т.д.;
регулярные обращения к врачу – с целью профилактики и предупреждения заболеваний.

C Срочное, но не важное. К данной категории относятся вынужденные дела, которые вам приходится выполнять, даже если они не приближают вас к поставленной цели. Сюда относится временное выполнение обязанностей другого сотрудника, который ушел в отпуск или на больничный, устранение внезапно возникших неполадок (например, вода из стиральной машины затопила соседей). Подобные дела только отвлекают от работы и не дают сконцентрироваться на главном. Увы, ни один человек не застрахован от их появления.

Обычно люди, занимаясь деятельностью, перечисленной в квадранте 3, считают, что они находятся в квадранте 1. Их деятельность представляется им не только действительно срочной, но и чрезвычайно важной. В силу каких-то причин вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные.

Причем вы сами определили, что для вас является основным делом, и что – суета сует.

Просто перенесите «центр тяжести» ваших дел в квадрант 2, выполнение срочных, но не жизненно важных задач из квадранта 3, вы просто обязаны делегировать. Для этого надо немедленно пересмотреть список приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Именно эти способы помогут вам получить солидный запас времени, которое вы потратите на действительно важные мероприятия, которые приведут вас к намеченной цели.

D Не срочно и не важно. Дела данной группы не приносят человеку никакой практической пользы. К ним можно отнести:

бесцельное хождение по магазинам «просто посмотреть», хотя в действительности вам ничего не нужно – просто хотите улучшить настроение;

бесцельное чтение интернет-страничек – развлекательное, но абсолютно бесполезное;
зависание в аське, скайпе и других месседжерах;
компьютерные игры;
долгие телефонные разговоры;
просмотр телешоу, развлекательных программ, музыкального канала; бесцельное переключение каналов, когда вы по чуть-чуть смотрите все подряд;
чтение анекдотов, забавных историй и др.

Дела данной категории не приносят человеку никакой пользы, однако они очень приятны. Главная рекомендация специалистов по тайм-менеджменту сводится к тому, чтобы уделять данным делам как можно меньше времени или использовать их для кратковременного отдыха между выполнением важных дел. К сожалению, немало людей начинают свой рабочий или выходной день с этих занятий, нерационально растрачивая свой утренний заряд энергии.

Расстановка приоритетов: как это сделать правильно

1. Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

3. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5. Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Нужно уяснить себе раз и навсегда, что у нас никогда не хватит времени на все то, что нам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от нас остальные. Необходимо использовать свое время лишь на действительно важные для нас вещи, которые могут приблизить поставленную нами перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Кроме того, чтобы быть более продуктивным в своей деятельности и не жить в промежутках между стрессами и кризисами, надо уметь делегировать обязанности и не тратить время на решение чужих проблем.

Таким образом, идеальное расписание на день должно по большей части содержать дела и задачи, которые попадают в квадрант 2 (важные/не срочные) матрицы Эйзенхауэра.

Комментарии отсутствуют

Добавление комментариев доступно только зарегистрированным пользователям

Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать

Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.

Как расставить приоритеты в работе

Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.

Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:

Мнимая рассеянность. Это физиологическая особенность мозга. В коре возникает сильный очаг возбуждения, который блокирует все соседние зоны. Проще говоря, человек заостряет внимание на одном задании и ничего кроме него не замечает. Его внимание отличается избирательностью и трудной переключаемостью. Такие люди в любой момент могут уйти в себя или зациклиться на одной задаче, в том числе малозначимой.
Подлинная рассеянность. Слабая интенсивность и переключаемость внимания, вызванная переутомлением и чрезмерным эмоциональным возбуждением. На физиологическом уровне это объясняется слабым развитием процесса торможения и легко протекающими реакциями возбуждения.

Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

Планируйте каждый день с вечера. Делайте это в конце рабочего дня вместе с подведением итогов. На это уйдет 15-20 минут. Заранее определяйте одно важное дело на день и остальные по приоритетности. Начинайте день с выполнения главного дела. Если всего задач на день больше 5, то обязательно составляйте письменный анализ. Мозгу сложно концентрироваться устно более чем на 4 задачах. Но лучше все дела расписывать в ежедневнике, неважно одно это дело или десять. Кстати, больше 10 задач на день ставить не рекомендуется.
Научитесь жертвовать второстепенным. Это похоже на игру в шахматы: чтобы победить, нужно в процессе пожертвовать несколькими фигурами. Второстепенные дела можно сделать частично, не делать совсем или перенести на другой день. На каждый день у вас должен быть план-минимум и план-максимум. При составлении списка дел указывайте приоритет от 0 до 10. То задание, которое получило 0, можно исключить, если не будете успевать.
Не путайте срочные и важные задачи. При расстановке приоритетов описывайте серьезность последствий от невыполнения, а не сроки.
Не поддавайтесь эмоциям. В ходе дня неизбежно будут возникать новые задания и поручения, просьбы коллег. Казалось бы, мелочь (позвонить, найти информацию и т. д.), но за всем этим вы можете забыть о своих задачах. А эмоции, возникающие при общении и столкновении с чем-то новым, только усилят эту вероятность. Возьмите за правило каждое дело вносить в свой список и сравнивать с другими. Возможно, оно автоматически отправится на последние места, и за день вы до него дойти не сможете.
Поручите часть дел другим людям. Но при этом помните о двух правилах: час вашей работы стоит больше, чем вы платите за услугу; человек выполняет поручение так же, как вы, или лучше.
Планируйте перерывы: один утром, один во второй половине дня и полноценный обед вдали от рабочего места (стола). Если не будете во время обеда отвлекаться от работы, то мозг не успеет понять, что он отдохнул. Лучше нормально отдохните и подумайте, что вы уже успели сделать, что еще сделаете, все ли идет по плану, если нет, то почему.
Научитесь отказывать. Безотказные люди чаще других сталкиваются с проблемой нехватки времени и сил на свои дела. Ведь им постоянно подкидывают чужие задачи, конечно, в форме милых просьб. Вы не обязаны углубляться в подробности отказа, просто скажите «не могу помочь по личным причинам». Иногда не стоит углубляться в причины, потому что для другого человека они могут иметь меньшую ценность, чем для вас. Но старайтесь не отказывать постоянно и всем. Сравнивайте просьбы и свой план. Если можете помочь без ущерба себе и другому человеку или если отношения с конкретным человеком для вас приоритетнее, чем другие дела, то почему бы не сделать этого.

Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.

Как расставить приоритеты в жизни

По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.

Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.

Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:

важность – неважность;
срочность – несрочность;
главное – второстепенное;
быстрый и короткий результат – перспективы, отсроченный результат и выгода.

Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:

К любому делу задайте вопрос: «Что будет, если я этого не сделаю?»
Оцените значимость последствий. Где они серьезней для вас (хуже, опаснее), то дело и важнее, то есть приоритетнее.

Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.

Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.

Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.

Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.

Как расставить приоритеты в отношениях

Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.

Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».

Пример работы личных границ в дружбе:

Коллега просит подвести ее до дома (живет рядом). Вы соглашаетесь, но каждый раз подруга задерживается. Вам приходится ее ждать, что нарушает ваши дальнейшие планы. В итоге вы жертвуете чем-то своим.
Достаточно сказать о своих границах, и проблема исчезнет. Как тактично сказать: Ольга, я не могу ждать тебя дольше 5 минут. Если ты не сможешь подойти, то я уеду.

Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.

В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.

Упражнения

Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.

На развитие внимания

Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:

Сядьте на стул, поднимите голову, держите шею прямо, а плечи расправленными и опущенными. Поднимите правую руку, указывая пальцами направо. Поверните голову (только шея, не туловище) и одновременно сконцентрируйтесь на пальцах. Удерживайте руку и взгляд в течение минуты. Повторите то же левой рукой.
Займите удобное положение, закройте глаза, представьте кувшин и шарик. Представьте, как шарик заходит в кувшин. Повторите несколько раз. Тщательно следите за действиями. Результат упражнения – повышение концентрации внимания и разгрузка мыслей.
Возьмите лист и ручку. Начните вести прямую линию. Делайте это плавно, думайте только о линии. Если заметили, что отвлекались, то нарисуйте ответвление вверх и снова вернитесь к прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

На планирование времени

Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:

срочные и важные;
срочные, но неважные;
важные, но несрочные;
несрочные и неважные.

Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.

На расстановку приоритетов

Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:

с – срочные;
н – несрочные.

Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:

А – самые важные дела. От них зависит ваше будущее. Пример важного и срочного дела: сходить к врачу при острых болях, сдать отчет по работе. Пример важного и несрочного дела: выучить иностранный язык для продвижения по работе.
Б – менее важные дела, от которых в экстренной ситуации можно отказаться. Невыполнение этих дел повлечет неприятные последствия, но в целом для будущего это некритично. К делам группы Б нельзя приступать, пока не выполнены все дела из группы А.
В – малозначимые дела, от невыполнения которых ничего не будет. Пример: прочитать новости или книгу на досуге. К делам группы В приступаем только после выполнения дел из группы А и Б.
Г – ненужные дела и привычки, от которых вы давно хотели избавиться.

Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».

Расстановка приоритетов в работе и жизни, или Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Как правильно расставить приоритеты

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

Важные и срочные;
Важные, но несрочные;
Срочные, но неважные;
Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
у нас отсутствует самодисциплина;
элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Пожалуй, этой категории дел отдают приоритет люди, которые не добиваются успехов ни в одной сфере деятельности.

Что же это за дела?

многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
просмотр лишенных смысла телепередач;
хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
«Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Расстановка приоритетов.

Руководитель во многом определяет характер, набор и критерии действий подчиненных. Не все он решает единолично, но на то он и руководитель – он влияет на подчиненных. Зачастую руководители недовольны тем, как подчиненные принимают решения и как они действуют.

«Человеку важно определить для себя жизненные приоритеты. В жизни должен быть распорядок, согласно которому вы расходуете время и энергию»

Как управлять удаленным выбором? Именно удаленным, потому что руководитель не может постоянно «стоять над сотрудником» – в этом случае он, безусловно, предотвратит неправильные шаги. Как управлять действиями сотрудников, которые работают самостоятельно и научить их расставлять приоритеты?

Основа основ: система координат

Александр Фридман рекомендует начать управление с создания системы координат:

«Как сотрудник делает выбор? На основании каких-то критериев. Человек всегда действует предельно рационально. «Нерациональные» вымерли, не оставив потомства. Человек рационален всегда, но весь вопрос в том, что он берет во внимание, принимая те или иные решения. Да, он может действовать под влиянием эмоций. Но это значит, что эмоции являются частью его системы принятия решения. Принимая решение, он неосознанно учитывает эмоции. Но каким набором критериев он при этом руководствуется и как действует: подсознательно или неосознанно?

Если руководителю кажется, что сотрудник действует неправильно, следует понимать, что у подчиненного просто другая система координат. Руководитель мыслит в одной системе координат, а подчиненный – в другой. Поэтому его действия кажутся руководителю неправильными. Как же научиться управлять выбором подчиненных, находящихся не рядом с руководителем?

Один из способов – создать единую систему координат. В каком случае она будет полезной и эффективной для управления? Какие требования к ней предъявить?

Она должна быть абсолютно прозрачной, каждый ее элемент должен быть виден и понятен, должны отсутствовать скрытые элементы.
Каждый элемент должен быть четко описан. Но «четкость» не всегда значит «краткость». Пытаясь описать ситуацию кратко, может потеряться ее смысл. Поэтому лучше стремиться к ясности, чем к краткости. Экономия места и букв приводит к тому, что фраза получается краткая, литая, но имеет множество истолкований. Не стремитесь сразу к «латинской литой прозе». Сначала вам нужно все описать понятно и четко.
Логичность происхождения: для чего предназначен тот или иной элемент. Причем хорошо, если логичность опирается на интересы дела, а не на «выпад» руководителя. Мы ведь с вами на работе в интересах дела? «Нравится» или «не нравится» – вторичные процессы.
Согласованность элементов. Нет ничего страшнее системы, в которой элементы противоречат друг другу. Например, какие-то красивые лозунги противоречат правилам компании. Они красиво звучат, но они не реализуются в практических действиях сотрудников. Лозунги могут говорить одно, тогда как правила компании гласят совершенно другое.
Достаточность. Конструкция нашей операционной системы решает все задачи, которые возникают в процессе работы.
Актуальность. Наши элементы должны отвечать сегодняшним задачам, они должны быть своевременно обновлены, верифицированы, они должны быть актуальными, не устаревшими и не отвечать на вопросы вчерашнего дня.
Всеохватность. Система действует по всей территории компании: персонал знает о ее пунктах и руководствуется ими. Тогда первое лицо компании будет спокойно за принятие решений своими подчиненными, а все подразделы компании будут синхронно и правильно работать.

Идеально, когда система работает в автоматическом режиме. Но также всегда должна быть возможность «ручного привода» для руководителя. Важно: операционная система будет приносить пользу, если ее критерии будут соблюдать и подчиненные, и руководитель. Тогда она будет мотивирующей и эффективной».

Управляем приоритетами

«Самые важные дела, как суфле – нужно подавать вовремя»

В процессе расстановки приоритетов нужно обязательно использовать многомерную систему координат. Если она будет применяться систематично, это войдет в привычку как у руководителя, так и у подчиненных, и ее использование не будет вызывать никаких сложностей. Возникает вопрос: как правильно расставить приоритеты?
Поможет разделение дел на поддерживающие и развивающие.
Поддерживающие – это такие дела, не сделав которые ситуация уходит вниз. Это сегодняшние клиенты и те задачи, которые выступают, можно сказать, в качестве «хребта» – поддерживают тело.
Развивающие – то, что способствует развитию (методология, квалификация и т. д.), это некие изменения в чем-то.

Приоритетными делами выступают поддерживающие (в сравнении с развивающими), так как «хлеб важнее масла». Развивающие дела более склонны к эластичности: их можно сделать сегодня, а можно и завтра.
Как расставить приоритеты и на каких этапах это нужно делать? Когда перед нами возникает несколько задач, мы начинаем думать, какой из них присвоить приоритетную роль. И это правильно. В управленческом планировании сначала требуется выбрать первостепенную стратегическую цель, а затем расставлять приоритеты. И делать это нужно на следующих этапах:

перед формулированием целей,
перед декомпозицией,
после декомпозиции.

Декомпозиция — это метод разделения целого на части, позволяющий заменить решение одной большой задачи решением серии меньших задач, пусть и взаимосвязанных, но более простых.

Точный и объективный взгляд на ресурсы после анализа привлекательности результата в процессе проведения декомпозиции может привести к изменению приоритетов. Возможно, понадобится корректировка не только задач и параметров, но и критериев, влияющих на их достижение. Придется вернуться к задачам планирования и пересмотреть базовые факторы (сроки, стоимость и действия, которые приводят к качеству). Они тесно взаимосвязаны между собой и не всегда сохраняются под влиянием определенных обстоятельств. Поэтому в процессе планирования мы можем поменять свои приоритетные позиции как на старте, так и после декомпозиции, так как степень их важности под влиянием процесса может кардинально измениться.

Как правильно расставить приоритеты в работе? Нужно думать, думать регулярно, выделяя для этого достаточное количество времени. Не спеша расставлять приоритеты критериев, верно формировать приоритеты самих целей. Такой подход позволит выявить факторы, которые влияют на конкретную ситуацию и подобрать несколько вариантов для ее решения. Попытка расставить приоритеты на ходу в решении сложных вопросов может привести к неправильным выводам, которые негативно скажутся на всей работе. Точно так же опасно бесконтрольное развитие деятельности, когда о целесообразности смены приоритетов и стоимости конечных результатов не задумываются вообще.

(По материалам видео Александра Фридмана «О планировании и приоритетах», «Как управлять выбором подчиненных». Также использованы материалы из книги А. Фридмана «Вы или Хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента»).

Более подробно узнать о том, как расставлять приоритеты для эффективного управления, а также как управлять действиями и мыслями сотрудников вы сможете на курсе Александра Фридмана «Управление выбором подчинённых: как заложить основу для правильной корпоративной культуры» (с программой курса можно ознакомиться по ссылке).

Поделиться в социальных сетях:

Зарегистрироваться

11 способов расставить приоритеты дел в работе

Те, кто расставил приоритеты правильно, знают, что любой, даже мизерный, шанс изменить свою жизнь стоит того, чтобы им воспользоваться.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Оцените, насколько вы удовлетворены тем, как проводите свое время.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, здоровье, семье.

Оцените каждую область с точки зрения того, насколько она важна для вас. Используйте шкалу с 1 до 10, где 1 — совершенно не важна, а 10 — жизненно важна.

Теперь оцените свои успехи по каждой из областей. Насколько вы удовлетворены тем, сколько времени тратите на нее? От 1 до 10.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
Какой области я бы хотел уделять больше времени?
Где мне нужно тратить меньше времени?
Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Примеры

Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:

Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?

Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.

Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на что-то одно. Что лучше купить?

Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является чем-то необходимым.

Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?

Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.

Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?

Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.

Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.

Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.

Также важно понимать, что приоритет какой-либо задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.

Советы

Рассмотрите возможность разбить объемную задачу на несколько более мелких. За мелкие дела не так страшно браться и завершать их проще.
Давайте себе время на отдых, расслабление и восстановление.
Будьте реалистичны в отношении того, какой объем вы можете выполнить за определенный период времени.
Попросите о помощи. По возможности поручите выполнить членам семьи или друзьям часть дел из вашего списка.
В случае со школьными заданиями в верхней части списка должны стоять те, которые принесут вам больше баллов и у которых скоро истекает срок сдачи.
Оставляйте запас времени на случай непредвиденных обстоятельств.
Если у двух задач одинаковая степень важности или срочности, рассмотрите ту, на выполнение которой требуется меньше усилий.
Делайте перерывы каждые полчаса-час.
Сложным задачам, на выполнение которых уйдет больше времени и усилий, уделяйте особое внимание.
Используйте текстовый редактор или редактор таблиц на своем компьютере. Тогда вам не придется заново копировать список.
Помогайте и учите этому других. Если вы закончили дела раньше времени, предложите помощь своим родным и друзьям и научите и их расставлять приоритеты. Ваши родители могут поощрить вас дополнительными деньгами на карманные расходы.
Пропустите или отложите дела, которые не так важны и требуют много времени и сил.
Подчините себе время, планируя дела заранее, сохраняя положительный настрой и не откладывая дела в долгий ящик.
Управляйте временем, заблаговременно планируйте и не медлите.
Запомните мантру: «Я могу, я должен и я сделаю это!» — и не жалуйтесь на загруженность.
Терпение и усердный труд, безусловно, будут вознаграждены.

Как расставить приоритеты в работе

Мнимая рассеянность. Это физиологическая особенность мозга. В коре возникает сильный очаг возбуждения, который блокирует все соседние зоны. Проще говоря, человек заостряет внимание на одном задании и ничего кроме него не замечает. Его внимание отличается избирательностью и трудной переключаемостью. Такие люди в любой момент могут уйти в себя или зациклиться на одной задаче, в том числе малозначимой.
Подлинная рассеянность. Слабая интенсивность и переключаемость внимания, вызванная переутомлением и чрезмерным эмоциональным возбуждением. На физиологическом уровне это объясняется слабым развитием процесса торможения и легко протекающими реакциями возбуждения.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

Планируйте каждый день с вечера. Делайте это в конце рабочего дня вместе с подведением итогов. На это уйдет 15-20 минут. Заранее определяйте одно важное дело на день и остальные по приоритетности. Начинайте день с выполнения главного дела. Если всего задач на день больше 5, то обязательно составляйте письменный анализ. Мозгу сложно концентрироваться устно более чем на 4 задачах. Но лучше все дела расписывать в ежедневнике, неважно одно это дело или десять. Кстати, больше 10 задач на день ставить не рекомендуется.
Научитесь жертвовать второстепенным. Это похоже на игру в шахматы: чтобы победить, нужно в процессе пожертвовать несколькими фигурами. Второстепенные дела можно сделать частично, не делать совсем или перенести на другой день. На каждый день у вас должен быть план-минимум и план-максимум. При составлении списка дел указывайте приоритет от 0 до 10. То задание, которое получило 0, можно исключить, если не будете успевать.
Не путайте срочные и важные задачи. При расстановке приоритетов описывайте серьезность последствий от невыполнения, а не сроки.
Не поддавайтесь эмоциям. В ходе дня неизбежно будут возникать новые задания и поручения, просьбы коллег. Казалось бы, мелочь (позвонить, найти информацию и т. д.), но за всем этим вы можете забыть о своих задачах. А эмоции, возникающие при общении и столкновении с чем-то новым, только усилят эту вероятность. Возьмите за правило каждое дело вносить в свой список и сравнивать с другими. Возможно, оно автоматически отправится на последние места, и за день вы до него дойти не сможете.
Поручите часть дел другим людям. Но при этом помните о двух правилах: час вашей работы стоит больше, чем вы платите за услугу; человек выполняет поручение так же, как вы, или лучше.
Планируйте перерывы: один утром, один во второй половине дня и полноценный обед вдали от рабочего места (стола). Если не будете во время обеда отвлекаться от работы, то мозг не успеет понять, что он отдохнул. Лучше нормально отдохните и подумайте, что вы уже успели сделать, что еще сделаете, все ли идет по плану, если нет, то почему.
Научитесь отказывать. Безотказные люди чаще других сталкиваются с проблемой нехватки времени и сил на свои дела. Ведь им постоянно подкидывают чужие задачи, конечно, в форме милых просьб. Вы не обязаны углубляться в подробности отказа, просто скажите «не могу помочь по личным причинам». Иногда не стоит углубляться в причины, потому что для другого человека они могут иметь меньшую ценность, чем для вас. Но старайтесь не отказывать постоянно и всем. Сравнивайте просьбы и свой план. Если можете помочь без ущерба себе и другому человеку или если отношения с конкретным человеком для вас приоритетнее, чем другие дела, то почему бы не сделать этого.

2 Создай план действий

Пришло время привести свои мысли в действие. Потрать несколько минут, чтобы составить план того, каким ты хотел бы видеть себя в ближайшие пару месяцев или лет. Конкретизируй мечты в соответствии с выбранными приоритетами, чтобы помочь себе сосредоточиться на осуществлении желаний.

Для этого постарайся нарисовать в голове как можно более четкую картинку. Так, если ты хочешь найти новую работу, подумай о желаемой зарплате, местоположении офиса и своей роли, а также о том, в чем твои сильные стороны и что тебе стоит узнать/изучить в течение следующих 12 месяцев.

Затем создай план действий: настрой оповещения о заданиях. Пересмотри свое резюме. Откликайся на пару вакансий каждую неделю и так далее.

Для чего нужно расставлять приоритеты

Расстановка приоритетов — это универсальный принцип тайм-менеджмента. Он отлично работает на всех уровнях планирования: от выполнения ежедневных дел, до определения жизненной стратегии.

Вот основные преимущества, которые дает этот принцип:

1. Эффективное использование ресурсов. Наши запасы времени, сил и других ресурсов всегда ограничены. Выполняя свои задачи, мы постепенно устаем, теряем мотивацию и начинаем хуже думать. В сутках у нас только 24 часа, из которых 8 часов приходится на сон. Кроме того, нам постоянно не хватает денег, материалов, инструментов, рабочих рук и т. д.

Расстановка приоритетов позволяет распоряжаться этими ресурсами с максимальной пользой. Мы не растрачиваем их на мелочи, а направляем на выполнение самых важных для нас задач.

2. Улучшение результатов. Стоящие перед нами задачи очень неоднородны: некоторые оказывают большое влияние на нашу жизнь, другие — почти ни на что не влияют. Если мы, например, овладеем новым профессиональным навыком, это благоприятно отразится на нашей карьере. А если мы протрем пыль с тумбочки, то в нашей жизни вряд ли что-то изменится.

Сосредоточившись на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь, мы можем добиваться более высоких результатов и быстрее достигать своих целей.

3. Наведение порядка в делах. На современного человека обрушиваются десятки, а иногда и сотни задач. В результате он регулярно испытывает стресс, «утопает» в делах и не знает за что хвататься.

Расстановка приоритетов — это своеобразный фильтр задач. Он отделяет те дела, которые действительно нужно выполнять, от тех дел, которые можно безболезненно отложить или не делать вовсе. Эта «фильтрация» снижает уровень стресса и помогает относиться к своим задачам более спокойно.

4. Достижение гармонии в жизни. Счастье людей во многом зависит от их умения «ходить путями своего сердца». И если они занимаются тем, что им не по душе, то даже самые выдающиеся результаты в этой области не сделают их счастливыми.

Расстановка приоритетов помогает нам сосредоточиться на тех сферах, которые для нас являются самыми важными. Благодаря этому, мы можем получать от жизни именно то, чего действительно хотим.

2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня

Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.

Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать. Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.

Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.

Как расставить приоритеты

Мы оснастим вас несколькими простыми, но эффективными методами для расстановки приоритетов. Они помогут принимать правильные ежедневные решения и станут интересными мысленными упражнениями.

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

Представьте себя и свою жизнь через год.
Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях. Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о матрице, но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

Важные и срочные.
Важные и не срочные.
Неважные и срочное.
Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно планировать и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.

Дальше присвойте задачам статус.

Задачи А — наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.

3 Назначь конкретные временные интервалы для выполнения задач

Что такое приоритеты в жизни человека? Это цели, которые не только наиболее важны для него, но и имеющие дедлайны, установленные им самим.

Мы не можем с точностью предугадывать, как сложится наша судьба, и какие испытания мы встретим на своем пути, но важно пытаться планировать достижение желаемого и ставить перед собой конкретные временные отрезки на реализацию задуманного.

Благодаря им, тебе будет проще справиться с прокрастинацией и разбить масштабную цель на маленькие ежедневные задачи, которые помогут уложиться в срок.

Предупреждения

Главным приоритетом всех задач должна быть ваша собственная безопасность и безопасность окружающих.
Ваша личная жизнь, счастье и честность должны стоять во главе списка приоритетов.

Шаг второй — вдумчивый анализ

Для успеха не на одном направлении, а с учетом каждого из них, сил и времени хватит с запасом. Главное, правильно определить и расставить приоритеты в жизни. Сначала нужно выделить конечную цель, а потом, как опытный полководец, рассмотреть варианты ее достижения, проинспектировав имеющиеся ресурсы и изыскав возможности пополнить недостающее.

Нельзя действовать сгоряча, не продумав каждый нюанс. Так можно только разрушить уже имеющееся, ни на йоту не продвинувшись к желаемому.

Как определить свои приоритеты?

Для того чтобы научиться расставлять приоритеты в жизни, все что вам необходимо – это уделить время анализу собственных мыслей и собственных желаний.

Секрет весьма прост – найдите для себя время, а затем подумайте о ряде таких вопросов:

Чего я хочу?
Каковы мои цели?
На что я готов(ва) ради их достижения?
От чего могу я отказаться на ближайшие 5 лет?

Такие простые на первый взгляд вопросы помогут вам, однако, в полной мере понять важность некоторых составляющих, которые приводились ранее. Отвечая на эти вопросы, человек, возможно сам того, не осознавая уже знает, как расставить приоритеты в жизни: что нужно поместить в первую тройку, а от чего можно и вовсе отказаться.

Задавайтесь главными вопросами хотя бы раз в год

Но не стоит проделывать такую процедуру единожды, поскольку жизнь не стоит на месте, а значит то, что было актуально для вас сейчас, может оказаться совсем ненужным уже на следующий день. Возьмите за правило каждые полгода заниматься самоанализом подобного рода, а затем фиксировать результат вашего сеанса по прикладной психологии. После истечении некоторого срока, у вас будет возможность проанализировать возможные изменения, что сыграет вам в будущем только на руку. Поскольку смена приоритетов не проходит просто так, а только под влиянием трех факторов, вышеописанных.

Начните вести свой календарь, планируя его на основе приоритетности задач: сперва самые важные, которые не терпят отлагательств, а затем второстепенные, с выполнением которых можно и повременить. Поддавая свою ежедневную жизнь подобного рода планировке, каждый человек, с легкостью сможет в момент изменения своей жизненной позиции не растеряться, а применить этот же навык и в более глубоких планах на гораздо длительные сроки.

При любой расстановке приоритетов, единственное что должно волновать человека, то главное, чем необходимо руководствоваться в первую очередь – это собственные внутренние помыслы: «Чего я хочу на самом деле?» или же «Действительно к этому я хочу стремиться?». Задайте себе несколько вопросов подобного рода – и вы поймете, какую лучше стратегию вам выбрать, каким образом расставить приоритеты в жизни. Главное соблюдать своего рода баланс, а не впадать из крайности в крайность.

Идеальным вариантом, разумеется будет равномерная временная отдача, правда это что-то из области фантастики, достигнуть такого в принципе невозможно. Хорошим советом станет также и то, что можно использовать собственный опыт для реализации собственных желаний, которые несомненно влияют и на приоритеты. Опыт – это то преимущество, которое дает возможность принимать те решения, которые попросту недоступны для остальных. Не отказывайтесь от желания быть лучшим, просто учитесь действовать тактично и главное не забывайте оставаться человеком в любой сложившейся ситуации.

Методы расстановки приоритетов

В настоящее время существуют десятки (если не сотни) способов расстановки приоритетов. Здесь перечислены лишь те из них, которые чаще всего используются в личном тайм-менеджменте. Для удобства список поделен на две части: в первой части мы рассмотрим методы приоритизации задач, а во второй — методы приоритизации целей и ценностей.

Заметим, что все эти методики носят скорее рекомендательный характер. Окончательное решение по расстановке приоритетов всегда остается за самим человеком.

Приоритизация задач

Описанные здесь техники помогают наводить порядок в текущих делах, эффективно планировать свой день и выявлять первоочередные задачи в различных проектах. Техники расположены в порядке возрастания сложности начиная с наиболее простых.

1. Самая важная задача (метод MIT: most important task). Определяем самую важную на данный момент задачу и выполняем ее. Затем определяем следующую самую важную задачу и т. д.

Метод MIT — это самый простой и естественный для человека способ расстановки приоритетов, которым многие пользуются интуитивно. Обычно эту технику выполняют мысленно, не делая никаких записей.

2. Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально.

3. Метод 1-3-5. Планируем за один раз только 9 задач: одну очень важную, три средней степени важности и пять второстепенных. Выполняем их в порядке важности.

Читайте также: Метод 1-3-5.

4. Матрица Эйзенхауэра. Самый популярный в наши дни способ расстановки приоритетов. Суть его в том, чтобы сортировать задачи по их важности и срочности. Для сортировки используется таблица из четырех квадратов (см. рисунок ниже), где по вертикальной шкале оценивается важность задач, а по горизонтальной — их срочность. В результате самые приоритетные задачи попадают в квадрат, А («важно — срочно»), а самые незначительные — в квадрат D.

Читайте также: Матрица Эйзенхауэра.

5. Матрица «усилия — отдача» (вариант: усилия — влияние). Служит для оценки эффективности предстоящих дел.

Здесь тоже используются две шкалы: по одной оценивают усилия, необходимые для выполнения задачи, а по другой — влияние этой задачи на общий результат (например, на достижение целей). Приоритетными считаются те задачи, которые помогают получать максимальный результат с минимальными усилиями.

6. Метод АБВГД. Задачи разбивают на пять групп и каждой группе присваивают свою букву:

А — очень важные дела. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой серьезные последствия.
Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие существенные.
В — необязательные дела, которые неплохо было бы сделать. Особых последствий не имеют.
Г — то, что лучше делегировать (поручить другим).
Д — то, что можно не делать вообще.

Затем задачи нумеруются в пределах своей группы: самая важная — А1, вторая по важности — А2 и т. д.

7. Принцип Парето и АБВ-анализ. Согласно принципу Парето, 20% наших усилий обеспечивают 80% результата, а остальные 80% усилий — только 20% результата. Следовательно, самым эффективным делам нужно уделять как можно больше времени, а «неэффективным» — как можно меньше.

Для реализации этого подхода в тайм-менеджменте есть специальная техника — АБВ-анализ. Суть ее в следующем:

Составляем список дел.
Расставляем дела в порядке их важности.
Первые 15% задач обозначаем буквой, А, следующие 20% — буквой Б, а остальные — буквой В.
Распределяем свое время так, чтобы на задачи, А приходилось 65% времени, на задачи Б — 20% времени, а на задачи В — оставшиеся 15%.

8. Метод многокритериальной оценки. Полезен в тех случаях, когда перед нами стоит сложный выбор. Например, мы решили купить новую стиральную машину, но не знаем, какую лучше взять. В такой ситуации можно оценить доступные модели стиральных машин сразу по нескольким критериям и выбрать наиболее приемлемый вариант.

Метод работает так:

Составляем список важных для нас критериев (не больше 5–7).
Назначаем каждому критерию свой «вес» исходя из его важности. В сумме должна получиться единица.
Оцениваем все варианты по каждому критерию, используя 3-балльную шкалу (3 — хорошо, 2 — удовлетворительно, 1 — плохо).
Умножаем оценки на веса соответствующих критериев и складываем результат.

Такие расчеты удобнее всего выполнять в электронных таблицах (Excel, LibreOffice Calc и т. д.).

Приоритизация целей и ценностей

Свои приоритетные цели и ценности люди обычно определяют интуитивно, и в большинстве случаев такой подход вполне оправдан. В сложных ситуациях можно воспользоваться одной из перечисленных ниже техник.

1. Матрица целей и ценностей. Техника похожа на метод многокритериальной оценки (см. выше). Она помогает понять, какие цели для нас действительно важны, а какие не очень. Алгоритм следующий:

Записываем свои цели и ценности.
Составляем из них таблицу как на иллюстрации внизу (лучше пользоваться Excel и аналогичными программами).
Каждой ценности присваиваем свой «вес» в зависимости от того, какую роль она играет в нашей жизни.
Оцениваем каждую цель в контексте той или иной ценности. Можно использовать такую шкалу:
- 2 — сильно влияет;
- 1 — влияет слабо или косвенно;
- 0 — не влияет.
Умножаем оценки на соответствующие веса и подсчитываем результат.

2. Взаимосвязь целей. Наши цели обычно тесно связаны друг с другом. Например, чтобы достичь цели «купить квартиру», нужно сперва «найти хорошую работу», а для этого, в свою очередь, потребуется «получить востребованную профессию». Самой важной будет та цель, которая оказывает наибольшее влияние на остальные.

Определить ее можно так:

Рисуем на листочке все свои цели в виде блоков.
Определяем, как они связанны друг с другом и обозначаем эти связи стрелочками. Слабое и косвенное влияние можно показать пунктирной линией.
Анализируем, на какое количество других целей влияет каждая отдельная цель.

3. Колесо жизненного баланса. Техника помогает выявить те сферы, над которыми следует работать для достижения гармонии в жизни.

Алгоритм следующий:

Рисуем сетку как на рисунке ниже или распечатываем готовый бланк.
Записываем в сетку сферы, из которых состоит наша жизнь. Список, который используется в примере выше, следует подогнать под себя (например, заменить «карьеру» на «бизнес»).
Оцениваем успехи в каждой сфере по 10-балльной шкале.
Выявляем самые «слабые» сферы и думаем, как привести их в норму.

Об этой статье

Эту страницу просматривали 21 370 раз.

6 Составь план своих ежедневных задач

Ты когда-нибудь чувствовал себя достаточно мотивированным, чтобы изменить свою жизнь, но затем всего за несколько дней вернулся к своим старым привычкам? Предотврати это, наметив, что нужно делать каждый день, чтобы сохранить мотивацию и сосредоточенность.

Кроме того, оцени время, необходимое для каждой задачи, и реши, что ты можешь делать ежедневно, чтобы оставаться на выбранном пути.

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

Оставайтесь при своих интересах несмотря ни на что

Главное, что хотелось бы подчеркнуть, для того, чтобы расставить приоритеты в жизни главное оставаться самим собой, не попадаясь под влияния, так называемых советчиков. Нужно понять, что правильная, а самое главное гармоничный выбор приоритетов – это залог успеха в любом начинании, поскольку вы сами знаете, чего именно желаете достигнуть.

Завершающим штрихом, будет то, что, не смотря на советы друзей или различных тренеров, не пытайтесь примерить на себя маску того, кем вы не являетесь. Если вы трудоголик и мизантроп, то для вас явно не будет в приоритете отношения и социальное общение. Следуйте собственным стремлениям и тогда все что вы для себя спланируете обязательно будет достигнуто.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству тайм-менеджмента, уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

«На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
«Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
«Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
«Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
«Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
«Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
«Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
«К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

7 Устрани отвлекающие факторы

Если ты хочешь правильно расставить приоритеты, тебе нужно избавиться от отвлекающих факторов. Выключи телевизор и переведи телефон в беззвучный режим — пришло время сосредоточиться на улучшении своей жизни и оставить беспорядок за дверью.

Шаг пятый — научиться искусству жонглирования

Поняв, что такое ставить приоритеты в жизни и какие они бывают, становится гораздо легче выстроить их по важности, двигаясь вперед и не упуская из виду основной. Судьба преподносит сюрпризы и придется научиться реагировать на них, не теряя главного. Цели напоминают хрустальные шары, наполненные светом. Нельзя допустить, чтобы они упали и разбились, но иногда нужно их менять местами, образно говоря, перехватывать из одной руки в другую.

Теперь при любой неожиданности будет готов план действий, который позволит относительно безболезненно и оперативно переместить акценты, чтобы потом снова выровнять курс и уверенно двигаться в выбранном направлении. Расстановка приоритетов в работе и жизни поможет сделать путь к самой главной цели простым и понятным, разделив его на временные отрезки, определив для каждого протяженность и объем усилий.

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

Maxim Виталий 27 января 2020
обновлено Как расставить:
5 / 5 (1 голос)

Поделитесь

https://goal-life.com/page/method/kak-rasstavit-prioritety, 4226609394

Примечания:

По материалам блога rescuetime.com

Ещё почитать:

Правильная расстановка

На первый взгляд все довольно просто, если взять за аксиому, что важное дело не терпит отлагательств. Но тогда есть риск захлебнуться в лавине неотложных проблем, требующих немедленного решения. Для оптимизации усилий есть опробованные на практике инструменты.

10. Делайте, то, что получается хорошо

Ищите свое призвание. Наиболее важные задачи для нас те, которые максимально задействуют наши таланты. Отдавайте предпочтение тем делам, которые у вас хорошо получаются и вы делаете их очень хорошо. И наоборот не занимайтесь тем, что не нравится или это не ваше. Процесс — этот небыстрый, но необходимый. Я искал себя около 15 лет, пробуя разные сферы деятельности, пока не определил свое призвание. Слова Джона Кейнса: «Мы должны думать о будущем, ведь там мы проведем весь остаток своей жизни».

Помощь психолога Дарьи Милай

Записывайтесь ко мне на личную консультацию и я помогу:

выявить приоритетность задач;
пользоваться методами расстановки целей по степени важности;
эффективно планировать время и распределять силы;
стойко переносить психологические трудности на пути к заветной мечте.

В сложных жизненные ситуациях, возникает ощущение безысходности и отчаяния. Самым действенным способом является личная консультация.

Часовая встреча по вашему уникальному запросу в Москве.

Записаться на консультацию

Интенсивный ритм жизни?
Получите он-лайн консультацию из любого уголка мира.

Skype, Viber.

Записаться на консультацию

Как расставлять приоритеты | КонсультантПлюс

Одна из заповедей тайм-менеджмента звучит так: «Успевать главное, а не всё!». Как научиться расставлять приоритеты, чтобы тратить бесценное время жизни на действительно важные вещи?

Один из самых простых и хорошо работающих подходов – матрица Эйзенхауэра. С ее помощью можно провести классификацию задач по критериям «Важность» и «Срочность» и выстроить приоритет выполнения задач.

Все стоящие перед вами задачи можно разместить в четырех квадратах матрицы Эйзенхауэра.

В первую очередь мы, разумеется, выполняем важные и срочные задачи из квадрата I. Ликвидация аварии или острая зубная боль, дела, которые нужно было выполнить «еще вчера», дела, которые тормозят выполнение других важных задач или командную работу. Обратите внимание! Если весь ваш день проходит в режиме аврала, когда вы заняты выполнением только срочных и важных задач, это верный путь к стрессу. И верный признак того, что вам необходим тайм-менеджмент, чтобы изменить ситуацию.

Срочные, но неважные дела из второго квадрата чаще всего поступают извне. Например, просьбы и поручения, исходящие от значимых для вас людей. Такие задачи тоже являются приоритетными, их нужно выполнить, как только появится возможность. Некоторые задачи только кажутся важными из-за своей срочности, например, частые прерывания для проверки почты. Если задача кажется вам совершенно не важной, навязанной, если кто-то пытается переложить на вас выполнение своих обязанностей, советуем вежливо, но твердо отказаться от выполнения такой задачи. Это сэкономит вам время и силы для выполнения несрочных, но важных лично для вас задач.

От выполнения большинства несрочных и неважных задач из третьего квадрата можно просто отказаться. Просматривая очередную серию бессмысленного сериала или часами выравнивая столбцы в таблице, подумайте о смысле жизни, о том, на что вы тратите бесценное и невосполнимое время!

В четвертом квадрате расположились важные, но несрочные задачи: регулярные спортивные тренировки, приобретение полезных для работы навыков, научная работа. На самом деле, это и есть наиболее приоритетные задачи. Их выполнение ведет вас к вашим стратегическим целям, способствует вашему росту. И именно на них вам чаще всего не хватает времени. Почему? Мешают задачи из других трех квадратов.

Как выделять время на важное, но несрочное

1. Планировать и бюджетировать. Мы уже писали о том, что в вашем ежедневном плане нужно зарезервировать бюджет времени на выполнение задач, ведущих вас к вашим стратегическим целям. Это время для развития и творчества. Выделяйте для таких задач самый плодотворный отрезок дня, старайтесь минимизировать прерывания. Если задача крупная (а мелких стратегических задач не бывает), разбейте ее на этапы, двигайтесь небольшими шагами. Но двигайтесь!

2. Боритесь с поглотителями времени, откажитесь от выполнения неважных и несрочных задач.

3. Ведите хронометраж. Фиксируйте время, которое вы посвятили выполнению важных несрочных задач. Мы уже рассказывали, как работает этот метод.

Ваша цель в работе со стратегическими задачами состоит в том, чтобы не допускать перехода важных, но несрочных задач в важные и срочные. От спешки страдаете и вы сами, и качество выполнения задач. А это не входит в ваши планы, не правда ли?

По материалам книг Г. Архангельского

работа, семья и другие. Как выбрать и получить желаемое?

Почти каждой женщине хотя бы раз в жизни приходил в голову вопрос «что же самое главное в моей жизни?». И часто он возникал вместе с ощущением, что ей обязательно нужно выбрать что-то одно, причем немедленно.

Одни говорят, что главное для женщины – это дом, семья и дети, а без них она непременно будет несчастной. Их оппоненты доказывают, что всем нужно непременно реализовывать свои таланты в профессиональной сфере. Есть много других мнений, категоричных и не очень, обоснованных и взятых с потолка. И приверженцы разных взглядов постоянно сталкиваются в спорах – на просторах Интернета, лично и даже в головах читателей.

Но действительно ли необходимо делать выбор и втискивать себя в те или иные стандарты, неважно, современные или традиционные?

Я придерживаюсь мнения, что это не обязательно. Женщина не должна выбирать между работой и отношениями, карьерой и привлекательностью для мужчин, детьми и самореализацией. Вполне возможно совмещать – не все подряд, конечно, а то, что вам действительно важно и интересно.

Но чтобы делать это хорошо и всегда получать желаемое в результате, необходимо хорошо понимать, что такое работа и что важно для достижения успеха в любой сфере – будь то профессия, отношения или воспитание детей.

Момент истины или годы усилий?

Многие думают, что самое главное – в один прекрасный момент принять сознательное решение: определиться, что все-таки в жизни важно. Но в реальности далеко не всегда требуется делать какой-то судьбоносный выбор и он не всегда определяет все.

Действительно очень важно формулировать цели и определять приоритеты – чтобы не распыляться и понимать, чего хочешь. Но главное для успеха все-таки не решения, а наши конкретные действия. Что бы мы ни выбрали, мы все равно должны работать, если, конечно, хотим получить результаты. Наш успех определяется не мгновением выбора, а длительными усилиями, которые мы после этого предпринимаем.

Часто нужно делать то, что требует ситуация в данный момент, работать с тем, что есть. Если есть отношения – стараться сделать их как можно лучше, если есть интересная работа – попробовать достичь в ней совершенства.

Можно ли получать результат, не напрягаясь?

Вторая важная и, к сожалению, не для всех очевидная мысль – если вы хотите получить желаемое, достичь результатов в любой сфере – домашнем хозяйстве, карьере или хобби, придется постараться. Иначе никак. Если вы не хотите делать усилия и развиваться, к сожалению, не получится ничего – в том числе и крепкие отношения.

Возможно, меня спросят: а как же люди, которые превратили хобби в источник дохода или нашли работу мечты? И как насчет жен и подруг обеспеченных людей? Они ведь не работают? Или, по крайней мере, не напрягаются?

Это – большая иллюзия. Если вы думаете, что быть домохозяйкой или матерью детей при успешном мужчине – это просто, или что кому-то случайно повезло найти хорошую работу – это заблуждение. Эти люди очень много сделали для того, чтобы получить свои результаты. И они продолжают прилагать усилия и развиваться, чтобы сохранить и улучшить то, что имеют.

Вообще есть две крайних точки зрения. Одна из них – будто можно выбрать какое-то дело по душе и тогда не нужно будет напрягаться. Другая – что работа это обязательно что-то тяжелое и неприятное. Обе они слишком категоричны и потому не отражают действительность.

В реальности успех в любой сфере требует труда и постоянного развития. Они могут быть вдохновляющими и интересными, но это все-таки определенное напряжение и иногда – преодоление себя. Вопрос в отношении к делу. Рутину и усилия можно воспринимать как тяжкую повинность, а можно – как ступеньку на пути к цели и вызов вашим способностям.

Иными словами: «Работа – это каторга» – негативное ограничивающее убеждение, а «можно получать кучу денег, ничего не делая» – иллюзия. И то и другое – крайности, которые одинаково опасны и ведут к разочарованиям. Работа может быть в радость, но она остается работой.

Какая работа проще?

Важно понимать, что развитие в сфере отношений может оказаться сложнее, чем что бы то ни было. Делая карьеру и зарабатывая деньги, человек работает с внешним миром, а вкладываясь в построение отношений – занимается внутренними преобразованиями. А самое сложное – это всегда работа с собой. Потому что строить отношения мешают такие вещи, которые не то что прорабатывать, а даже видеть не хочется. Это гордыня, самолюбие, эгоизм, страхи и неуверенность в себе.

Но и внешняя работа не проста, и зачастую тоже требует проработки внутренних блоков и проблем – пусть и не на таком тонком уровне.

Как работа повлияет на мою женственность?

Это вопрос, который просто нельзя обойти в статье об отношениях женщины и работы. Многие усматривают в работе настоящую опасность.

Если у женщины есть амбиции и желание реализовываться в профессии, или у нее в данный момент так сложились обстоятельства, что она вынуждена думать о деньгах, часто она может быть напугана печальной перспективой – превратиться в «мужчину в юбке». Обоснованы ли эти страхи?

Первое, на что стоит обратить внимание – в каждом из нас есть и мужские, и женские качества, и это совершенно естественно. И ради даже женственности не обязательно отказываться от своего внутреннего мужчины. Другое дело, что для гармоничной жизни лучше, когда мужских качеств в женщине меньше, чем женских.

Второе – важно чувствовать разницу между работой и пахотой. Можно много работать и оставаться привлекательной, по-женски слабой. Более того, любимая работа и деятельность делает женщину яркой, энергичной и интересной мужчинам. А вот пахота – превращает в рабочую лошадь, изможденную, серую и не следящую за собой.

Чем они отличаются? Расстановкой приоритетов. Старательно работать – это замечательно, особенно, если вы получаете от этого удовольствие. Но пусть работа будет для вас, а не вы для нее. Трудитесь для себя, чтобы получать результаты, становиться счастливой, успешной, богатой, реализованной или какой вы еще хотите быть.

Пахота – это когда вы забыли, зачем работаете, забыли, кому все это нужно, что именно вы желаете получить в результате, и не можете остановиться. Когда вы загоняете себя и не позволяете себе никаких развлечений, не даете возможности отдыха. Когда вы работаете, чтобы порадовать других или психологически замещаете в семье мужчину.

Баланс между работой и отдыхом

Многое в вопросе работы завязано на гармонию наших внутренних состояний – взрослый, родитель, ребенок. Ребенок желает и занимается творчеством, взрослый – строит планы, формулирует цели и действует, а родитель – проверяет качество сделанного и контролирует процесс. А также заботится о вас.

Подробнее о психологических гранях нашей личности в статье «Три состояния личности – родитель, взрослый, ребенок».

Очень важно соблюдать баланс между работой и отдыхом, а также между усилиями для достижения целей и моментами, когда мы даем расслабиться своему внутреннему ребенку. В случае женщин это внутренняя девочка. Если она будет ущемлена, то либо не даст вам действовать, либо рано или поздно устроит бунт, либо, если у вас достаточно силы воли, вы сможете ее подавить, но будете чувствовать себя несчастной и постоянно утомленной.

Наш внутренний ребенок не очень любит работать, он предпочитает играть. Но даже если это состояние в вас сильно, с ним можно договориться.

Пример, как это можно сделать, описан в статье «Как доводить начатое до конца. Лекарство от рутины».

Еще еще один метод, который поможет вам действовать и при этом чувствовать себя комфортно – перевод «надо» в хочу». С его помощью мы находим ресурсное состояние и не тратим силы на преодоление себя.

Перевод «надо» в «хочу» – практика

Главная цель – убрать ощущение «должна» и поймать состояние удовольствия, осмысленности своих действий.

Например, вам надо помыть посуду. Начните с вопроса:

— Зачем мне мыть посуду?

— Чтобы было чисто.

— Зачем мне, чтобы было чисто?

— Чтобы было приятно.

— Зачем мне, чтобы было приятно?

— Чтобы быть радостной.

— Зачем?

— Чтобы быть счастливой.

Так мы дошли до ресурсного состояния. Получается, я мою посуду, чтобы стать счастливее. После этого открытия отношение к делу тут же меняется: сразу хочется скорее мыть эту посуду.

То же самое с любыми другими делами – маленькими и большими. Нелюбимая работа закрывает какие-то ваши жизненные потребности, неприятный разговор может стать ступенькой в понимании себя, утомительные занятия спортом делают вас красивее и так далее. Возьмите свой собственный пример и, задавая вопросы, идите до ресурсного состояния – счастья, радости или любви.

Вадим Куркин

Как расставить приоритеты в работе, когда все важно

ПРЕДЛОЖЕНИЕ ДЛЯ НОВОГО УЧАСТНИКА

Попробуйте WeWork All Access по специальной цене в течение первых 3 месяцев

Узнать больше

В течение рабочего дня задачи часто распределяются по приоритетам (или нет) в соответствии с потребностями других или срочность сроков. Это может произойти и в нашей личной жизни, когда ограниченное время тратится на действительно важные дела, а больше энергии тратится на «занятость». Эффективная расстановка приоритетов задач — с намерением и в соответствии с будущими целями — может изменить это, гарантируя, что каждая задача, которую вы решаете, повышает ценность, и не позволяя неважным задачам загромождать ваш список дел.

Реализуя стратегии приоритезации, вы можете кардинально изменить характер своего рабочего дня, чтобы максимально использовать время в офисе — и дома. Независимо от того, являетесь ли вы индивидуальным предпринимателем или руководителем компании из списка Fortune 500, эти стратегии помогут вам оценить и установить свои главные приоритеты.

Семь стратегий приоритизации задач на работе

Продуманная расстановка приоритетов обычно включает в себя создание повестки дня, оценку задач и распределение времени и работы для получения максимальной отдачи за короткий промежуток времени.Приоритезация должна быть гибкой, так как вам может потребоваться прервать выполнение низкоприоритетных задач для срочных дел.

1. Составьте список, содержащий все задачи в одном.

Эффективная приоритезация зависит от понимания всего объема того, что вам нужно сделать — даже самые обычные задачи должны быть записаны и рассмотрены. Чтобы представить себе полную картину, рекомендуется включить как личные, так и повседневные задачи в один список.

Все, от приема химчистки до встречи с начальником один на один, должно быть зафиксировано в одном месте.После того, как все записано, обычно происходит расстановка приоритетов в зависимости от важности, срочности, продолжительности и вознаграждения каждой задачи.

Примечание: для этого содержимого требуется JavaScript.

2. Определите, что важно: понимание ваших истинных целей

Хотя это может показаться стратегией немедленного управления временем, расстановка приоритетов является ключом к достижению долгосрочных целей. Понимание того, над чем вы работаете на самом деле, будь то продвижение по службе, завершенный проект или смена карьеры, поможет вам определить задачи, наиболее подходящие для этих будущих результатов.Может быть хорошей идеей разбить эти более крупные цели на более мелкие, связанные со временем. Например, годовая цель может быть разбита на ежемесячные списки дел, которые затем приводят к еженедельным задачам, ежедневным приоритетам и т.д. Ему 26 лет в Мехико, ставя долгосрочные цели, он настраивает и мотивирует свою команду в начале каждого года. «Мы говорим об их личных и профессиональных целях и устанавливаем график того, как мы собираемся их достичь», — говорит Сереседо.

Такое видение общей картины жизненно важно для эффективной расстановки приоритетов: распространено заблуждение, что занятость приравнивается к прогрессу. Однако наполнять свой день задачами, не влияющими на конечную цель, — потеря времени. Будьте честны с собой в отношении непреходящей ценности каждой задачи и всегда помните о конечной цели.

3. Выделите то, что срочно.

Ваш список дел должен обеспечивать полную видимость крайних сроков, помогая вам определить, какие задачи должны быть выполнены в кратчайшие сроки, и спланировать заранее в соответствии с будущими сроками.

Создание крайних сроков, даже если они формально не требуются, также важно; в противном случае вы продолжите откладывать важные задачи просто потому, что они не зависят от времени. (Эта стратегия также может быть полезна для повышения продуктивности и сокращения откладывания на потом.)

4. Расставьте приоритеты на основе важности и срочности

В своей книге 1989 года 7 навыков высокоэффективных людей бизнесмен и основной докладчик Стивен Кови предлагает задачи, которые должны быть выполнены. быть категоризированы (а затем распределены по приоритетам) в соответствии с важностью и срочностью.

Срочно и важно: сначала нужно выполнить эти задачи.
Важно, но не срочно: отметьте время в своем календаре, чтобы сделать это без перерыва.
Срочно, но неважно: делегировать. Делегат. Делегат.
Ни срочно, ни важно: удалите из списка дел

Другая стратегия обеспечения приоритета важных задач — даже вышеупомянутые запросы от настойчивых заинтересованных сторон или «срочные» специальные запросы — это методология наиболее важных задач (MIT). .Эта стратегия включает в себя создание отдельного списка всего из трех задач, которые должны выполнить в этот день. Эти задачи следует выбирать скорее из-за их важности, чем их срочности. Чтобы принять решение, задайте себе целевые вопросы: какие задачи окажут наибольшее влияние на конечный результат? Что я могу сделать сегодня, чтобы продвинуться к этой цели?

5. Избегайте конкурирующих приоритетов

Когда задачи, над которыми вы работаете, не особенно сложны, ими относительно легко управлять в тандеме.Однако по мере увеличения сложности исследования показывают, что люди, занимающие руководящие должности, с большей вероятностью будут уделять приоритетное внимание одной цели, в то время как люди, занимающие более низкие должности, будут продолжать пытаться управлять несколькими приоритетами. Эта двухзадачная стратегия связана со снижением производительности, что означает, что самые важные задачи не выполняются на высшем уровне.

Тактика, позволяющая сосредоточиться на одной важной задаче за раз, заключается в выявлении вероятных отвлекающих факторов — одновременных задачах или специальных запросах — и их активном избегании в течение дня.Это означает, что если вам нужно получить данные для проекта одновременно с созданием слайдов для презентации, вы должны расставить приоритеты для одной задачи и избегать любой работы, электронных писем, сообщений или подготовки, связанных с другой.

6. Подумайте об усилиях

Глядя на длинный список дел, легко увлечься работой, которую нужно выполнить — это чувство снижает продуктивность и приводит к откладыванию на потом. Стратегия преодоления этого заключается в оценке задач в соответствии с усилиями, необходимыми для их выполнения.

Если ваш список дел становится слишком обременительным, расставьте приоритеты в тех задачах, которые требуют минимума времени и усилий, и быстро выполняйте их. Это освобождение от задач даст вам немного передышки и вызовет чувство выполненного долга, которое будет двигать вас в течение дня.

7. Постоянно анализируйте и будьте реалистичны.

Один из шагов пятиступенчатой методологии «Get Things Done» (GTD), предложенной консультантом по производительности Дэвидом Алленом, включает критическое размышление. Аллен утверждает, что частый пересмотр списка задач и приоритетов — ключ к «восстановлению контроля и сосредоточения».

WeWork Coda в Атланте.
Быстрые советы по эффективной расстановке приоритетов
Когда вы осознаете необходимость правильной расстановки приоритетов, это может внезапно оказаться более сложным — и более напряженным — чем создание простого списка задач. Ключевые стратегии, упомянутые выше, кратко изложены ниже, чтобы помочь вам целенаправленно расставить приоритеты.
Запишите все: Личные и рабочие задачи должны быть собраны в одном месте.
Оцените долгосрочные цели: Обдумайте свои более масштабные долгосрочные цели и работу, которую вам необходимо проделать для их достижения.
Разбейте более крупные цели: Чтобы понять, как достичь ваших долгосрочных целей, разбейте их на годовые, ежемесячные и еженедельные достижения.
Установите четкие дедлайны: Дайте себе полное представление о сроках и создайте для себя сроки, когда они формально не требуются.
Используйте метод «срочное или важное»: Расставьте приоритеты срочными и важными задачами; установить конкретное время для работы над важными несрочными задачами; и делегировать или удалить все другие задачи.
Создайте ежедневный список MIT: Запишите три важных задач, которые необходимо выполнить в этот день. Эти задачи всегда должны быть связаны с вашими более крупными будущими целями. ТЕСТ
Избегайте отвлекающих факторов: Намеренно избегайте соперничающих задач, особенно при возрастании сложности задачи.
Подумайте об усилиях: Когда ваш список задач становится слишком большим, расставьте приоритеты в соответствии с усилиями и быстрее выполняйте эти более простые задачи.
Расставляйте приоритеты для своего времени и будьте реалистами
Неважно, насколько хорошо вы расставляете приоритеты, за один день вы можете достичь лишь определенного количества вещей, и некоторых отвлекающих факторов избежать невозможно. Важно реалистично подходить к постановке целей и расстановке приоритетов. В противном случае вы создадите ложные ожидания у окружающих и будете постоянно чувствовать, что отстаете.
Помните, цель расстановки приоритетов — потратить время на работу над важными задачами, теми вещами, которые будут иметь значение в долгосрочной перспективе и двигаться в правильном направлении.Когда вы правильно расставляете приоритеты, вы будете чувствовать себя менее реактивным и более целенаправленным и целенаправленным. Цель состоит в том, чтобы завершить работу, которая означает истинный прогресс, и позволить всему остальному — всей «занятости» — отойти на второй план.
Кейтлин Бишоп — писатель WeWork’s Ideas от We из Нью-Йорка. Ранее она была журналистом и редактором в Mamamia в Сиднее, Австралия, и корреспондентом в Gotham Gazette .
9 практических методов, когда «все важно»
Одна из самых старых проблем на рабочем месте — это знать, как расставить приоритеты в своей работе .
Из-за большего количества задач, непрерывных электронных писем и более высоких ожиданий решение о том, что заслуживает вашего внимания, может быстро стать непосильным.
Однако умение расставлять приоритеты может изменить вашу жизнь. Знание своих приоритетов снижает стресс, помогает сосредоточиться и игнорировать FOMO, может улучшить продуктивность и управление временем и даже помочь сбалансировать работу и личную жизнь, поскольку вы устанавливаете более четкие границы для своего рабочего дня.
Как только вы узнаете, как расставить приоритеты для своих задач и времени, вы поймете, что большая часть работы, которую считал срочной, на самом деле не требует вашего внимания.По крайней мере, не сразу.
Но хотя элементы расстановки приоритетов в вашей работе просты (т. Е. Знайте, какие задачи необходимо выполнить, и ранжируйте их по важности), это далеко не простое упражнение.
Когда приоритеты накапливаются, вам нужна четкая система, которая поможет вам перейти от подавленности к контролю. В этом руководстве мы собрали лучшие стратегии на , как расставить приоритеты для ежедневных задач , оптимизировать свое время и сосредоточиться на работе, которая имеет наибольшее значение.
Как расставить приоритеты для ваших задач (и вашего времени)
Запишите все в главный список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день
Отделите срочное от важных задач с помощью матрицы Эйзенхауэра
Оцените свои ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
Разделяйте задачи со схожими приоритетами с помощью метода ABCDE
Задайте продуктивный тон дня, «съев лягушку».
Вырезайте «достаточно хорошие» цели с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков
Помните об ошибке невозвратных затрат при выборе того, что заслуживает вашего времени (т.е. быть достаточно гибким, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои ежедневные часы
Расставьте приоритеты для вашей самой важной работы в наиболее продуктивные часы
1. Запишите все в основной список, а затем разбейте его по целям на месяц, неделю и день.
Невозможно расставить приоритеты задач, если они все крутятся у вас в голове.
Вместо этого начните с того, что запишите все и систематизируйте в основной список .
Считайте это свалкой мозгов. Вы хотите получить все возможные вещи , которые привлекают ваше внимание из вашей головы и превращаются в документ.
Отличный способ сделать это — методика Дэвида Аллена Get Things Done (GTD) — пятиступенчатый процесс, для которого мы написали подробное руководство.
Инструмент, который вы используете для хранения этих задач, не имеет значения (он может быть таким же простым, как лист бумаги или сложным, как инструмент управления проектами), если он легко доступен и легко обновляется при появлении новых приоритетов.
Как только вы создадите свой Главный список, вы быстро заметите, что разные задачи заслуживают разного уровня внимания. У вас есть задачи, которые нужно выполнить сегодня. Проекты, над которыми нужно работать на этой неделе или в месяце. И долгосрочные цели, которые заставят вас почувствовать себя выполненным и уполномоченным.
Составив свой основной список, начните расставлять приоритеты по задачам на месяц, неделю и день.
Как объясняет консультант по продуктивности Брайан Трейси, ваш ежемесячный список берется из вашего основного списка.Ваш еженедельный список берется из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, ваши ежедневные приоритеты всегда совпадают с вашими более крупными целями.
Этот метод расстановки приоритетов также помогает бороться с предвзятым отношением к завершению — нашей склонностью сосредотачиваться на завершении небольших задач, а не на работе над более крупными и сложными.
Когда ваши ежедневные задачи выбираются из большого списка, вы можете быть уверены, что всегда работаете над значимыми вещами. Не только срочные.
2.Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра
Ваш основной список поможет вам понять, как расставить приоритеты для всех ваших задач. Но все еще может быть сложно решить, что нужно сделать сейчас, а что позже. Есть несколько методов приоритизации, которые вы можете использовать, чтобы отделить срочные задачи от важных.
Во-первых, есть так называемый принцип Парето или правило 80/20, согласно которому 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов.Ищите те задачи, которые не просто проверяются, но которые приносят вам реальные результаты.
Принцип Парето основан на опыте. Но что, если вы работаете на новой работе или просто не знаете, какие задачи должны быть приоритетными? В этом случае вы можете использовать матрицу Эйзенхауэра .
Матрица, разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, представляет собой простую четырехквадрантную рамку с ответами, которая помогает отделить «срочные» задачи от «важных».
Говоря простым языком, срочные задачи — это вещи, на которые вы чувствуете, что вам нужно немедленно реагировать, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости.Хотя важные задачи — это те, которые способствуют вашей долгосрочной миссии, ценностям и целям.
Выбирая, как лучше всего расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят:
Срочно и важно: Выполняйте эти задачи как можно скорее
Важно, но не срочно: Решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это
Срочно, но не важно: Передайте эти задачи кому-нибудь else
Ни срочно, ни важно: Удалите их из своего расписания как можно скорее
Одна из самых сложных задач здесь — исключить срочные, но не важные задачи из вашего списка приоритетов.Вот тут-то и вступает в игру умное делегирование .
Делегирование начинается с поиска нужного человека и правильного объяснения задачи. Но это также включает в себя предоставление этому человеку достаточно времени и указаний, чтобы полностью снять задачу с вашей тарелки (и вашего ума).
В этом случае следуйте правилу 30X — бюджет 30X столько времени, сколько обычно требуется для выполнения задачи для обучения.
Например, если у вас есть задача, выполнение которой занимает 5 минут, вы должны выделить 150 минут на делегирование и обучение кого-то нового.Может показаться, что это много времени, но за год вы сэкономите себе 1100 минут в год. (5 минут в день X 250 рабочих дней в году = 1250 минут, потраченных на выполнение этой задачи.)
3. Распределите ежедневные задачи по их истинному приоритету с помощью метода Айви Ли
Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список срочных и важных задач, которые нам нужно выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копнуть глубже и понять их истинную важность.
Один из лучших способов сделать это был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности по имени Айви Ли.Так называемый метод Айви Ли заставляет вас расставлять приоритеты в течение дня, следуя простому набору правил:
В конце каждого рабочего дня записывайте шесть самых важных дел, которые вам нужно сделать завтра. Не записывайте более шести задач.
Расставьте приоритеты для этих шести пунктов в порядке их истинной важности.
Когда вы приедете завтра, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте, пока не будет выполнено первое задание, прежде чем переходить к следующему.
Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом.В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из шести задач на следующий день.
Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
Ограничение себя шестью (или менее) задачами в день создает ограничение, которое заставляет вас правильно расставлять приоритеты, а затем сосредоточиться, выполняя одну задачу по своему списку.
4. Разделите задачи со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.
Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетов ежедневных задач, есть еще одна неясная часть: Как узнать «истинную важность» задачи?
Самое большое неизвестное, когда речь идет о том, как расставить приоритеты, — это различать задачи, которые кажутся находящимися на одном уровне важности.Когда вы работаете над сложными задачами или совмещаете несколько ролей, принцип Парето и матрица Эйзенхауэра не решают полностью.
Вот где метод ABCDE Брайана Трейси творит чудеса. Вместо того, чтобы держать все задачи на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровней для каждой задачи.
Вот как это работает:
Просмотрите свой список и дайте каждой задаче буквы от A до E (A — высший приоритет)
Для каждой задачи, имеющей A, дайте ей номер, который определяет порядок, в котором вы ее будете выполнять в
Повторить пока все задачи не будут содержать буквы и цифры
Опять же, это обманчиво простая стратегия приоритезации.Хотя в большинстве случаев почти невозможно отличить задачу B1 от задачи A3, если дать каждой задаче несколько уровней приоритетов, их истинная важность внезапно становится намного яснее.
5. Задайте продуктивный тон в течение дня, «Ешьте лягушку» (т.е. сделайте в первую очередь свою самую важную работу).
После того, как вы расставили приоритеты для своей самой важной работы (каким бы методом вы ни выбрали), самое время выбрать, как атаковать день.
То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному.И часто устранение большой, сложной, но важной задачи первым делом дает вам импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.
Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают ежедневно уделять время самой важной задаче (MIT). Или, как написал Марк Твен:
«Если вам нужно съесть живую лягушку, не стоит сидеть и смотреть на нее очень долго!»
Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка.
Когда вы думаете о том, как расставить приоритеты в своей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало вашего списка. Это не только избавит вас от этой задачи, но также может побудить вас продолжить работу над остальной частью вашего списка.
Фактически, когда профессор Гарварда Тереза Амабиле изучила дневники сотен работников умственного труда, она обнаружила, что:
«Из всего, что может повысить эмоции, мотивацию и восприятие в течение рабочего дня, наиболее важным является достижение прогресса в осмысленной работе.”
Сделайте небольшой выигрыш в начале дня, и вы будете мотивированы на весь оставшийся день.
6. Избегайте «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета из двух списков.
Неважно, насколько вы эффективны и результативны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему рекомендуется периодически пересматривать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути.
Вот отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.
(Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.)
Первый шаг — записать 25 ваших главных целей. Это могут быть жизненные, карьерные, образовательные цели или что-то еще, на что вы хотите потратить свое время.
Теперь обведите пять своих главных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, обведите кружком, прежде чем двигаться дальше).
Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «Избегать любой ценой».
Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вам следует их активно избегать. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслужить вашего внимания, но на самом деле они не продвигают вас к вашим долгосрочным приоритетам.
7. Помните об ошибке невозвратных затрат (т.е. будьте достаточно гибкими, чтобы изменить свое мнение и отказаться от приоритетов)
Выполняя эти упражнения по расстановке приоритетов, важно помнить о гибкости.Никто не знает, что нас ждет в будущем. И, в конце концов, расстановка приоритетов и планирование — это всего лишь предположение.
Иногда вы можете расставить приоритеты задачи только для того, чтобы ваши ожидания или результаты изменились. На этом этапе трудно не разочароваться. Но вы не можете допустить, чтобы это исказило ваше суждение.
Люди особенно подвержены «ошибке невозвратных затрат» — психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже потратили на это время и усилия .
Но реальность такова, что , чем бы вы ни занимались, вы никогда не вернете это время назад . И любое время, потраченное на то, чтобы работать над неправильным приоритетом, — это просто потраченное время.
Иногда наши усилия лучше использовать для смены лодки, чем пытаться устранить утечку.
8. Используйте множители времени, чтобы максимально использовать свои дневные часы
Приоритезация — это не только задачи. Пора тоже.
Работа над правильными задачами может либо дать вам больше времени в будущем, либо отнять его у вас.Когда вы научитесь расставлять приоритеты, четко осознавайте влияние вашего выбора на ваши будущие обязательства.
Лучшее, что вы можете здесь сделать, — это сосредоточиться на множителях времени .
Как мы писали в другом посте, множители времени — это стратегии или инструменты, которые создают для вас больше времени в будущем. Как объясняет консультант по лидерству Рори Ваден в блоге TED:
«Вместо того, чтобы спрашивать:« Что самое важное я могу сделать сегодня? », Множители времени спрашивают:« Что самое важное, что я могу сделать сегодня, чтобы сделать завтра лучше? »
«Другими словами, , думая о том, как мы используем наше время сегодня, мы можем освободить наши часы в будущем. .”
Стратегии расстановки приоритетов, описанные выше, являются частью этого. Но то же самое с вашей рабочей средой и привычками. Установив приоритет правильных привычек и создав рабочую среду, не отвлекающую вас, вы дадите себе дополнительное время в будущем.
9. Расставьте приоритеты для самой важной работы в наиболее продуктивные часы
Наконец, вы можете повысить свою продуктивность, объединив приоритеты задач и времени.
Мы все проходим через естественные подъемы и спад энергии и сосредоточенности в течение дня (мы называем это кривой продуктивности , и вы можете узнать, как ее найти здесь).
Другими словами, есть определенные моменты в течение дня, когда вы, естественно, на более продуктивны.
Если вы можете найти время максимальной продуктивности, а затем запланировать на него свои самые высокие приоритеты, вы настроите себя на самый лучший день из возможных.
Вот где может помочь такой инструмент, как RescueTime.
RescueTime автоматически наблюдает за вашей работой в течение дня и предоставляет подробные отчеты о вашей производительности. По прошествии нескольких дней вы можете начать определять тенденции, когда вы наиболее продуктивны.
В приведенном выше примере вы можете увидеть четкую суточную тенденцию продуктивности с часами пик с 10 утра до полудня.
С этими данными вы можете начать создание ежедневного расписания с блокировкой по времени, которое соответствует вашей работе с наивысшим приоритетом и вашим часам максимальной продуктивности.
Вот как это может выглядеть:
Приоритеты большие. Но не забывайте реалистично оценивать, сколько работы вы на самом деле можете делать каждый день.
Если вы правильно расставите приоритеты в работе, у вас гарантированно будет хороший день.
В конце дня увидеть, что вы выполнили какую-то важную работу, — это потрясающее чувство. Но это не всегда возможно.
Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Возникают прерывания. А наши дни наполняются встречами и беседами. Поэтому, хотя знать, как расставить приоритеты для самой ценной работы, полезно, вы также должны реалистично оценивать, сколько на самом деле можно сделать.
Таким образом, вы закончите день с чувством удовлетворения от достигнутого вами прогресса в и , как будто вы можете отойти и сделать заслуженный перерыв.
Что вам больше всего подходит? Сообщите нам, как вы расставляете приоритеты в своей работе, в комментариях ниже или в Twitter.
Как определить приоритеты на рабочем месте | Работа
Автор Fraser Sherman Обновлено 17 сентября 2020 г.
Определить наиболее приоритетную работу в вашей работе не всегда легко. У вас может быть ваш менеджер, его менеджер и пара менеджеров проектов, которые назначают несколько задач и настаивают, что все они — работа первая, и ее нужно выполнить немедленно.Установка уровней приоритета задач может предотвратить постоянные требования выполнить полдюжины задач как можно скорее.
Совет
Чтобы определить свою приоритетную работу, перечислите все, что вам нужно сделать. Разберите самые важные и срочные задачи и сконцентрируйтесь на них в первую очередь. Основывайте свои приоритеты не только на том, что вы считаете важным, но и на том, что ваши руководители считают важным для организации.
Рабочий лист приоритезации задач
Первый шаг, советует Rescue Time, — это составить полный список того, что необходимо сделать.Составьте общий список каждой задачи на следующий месяц или три месяца. Затем разбейте список на дела, которые нужно сделать завтра, или на этой неделе, или на следующей неделе, и так далее. Любой инструмент для создания рабочего листа приоритезации задач полезен, если он работает для вас, будь то бумажный бюллетень или программное обеспечение для управления проектами.
Что важно, так это то, что ваш главный список включает всю приоритетную работу, требующую внимания, в вашем мозгу и устанавливает его там, где вы можете ясно видеть вещи.Вы можете понять, что, хотя вы в первую очередь беспокоились о заполнении отчета о проделанной работе для своего босса, вы должны проверить табели учета рабочего времени своей команды к концу недели, иначе им не будут платить.
Вы также можете просмотреть свой рабочий лист с расстановкой приоритетов, чтобы узнать, что вам нужно делать сейчас для достижения ваших ежемесячных целей. Если вам нужно выполнить три или четыре важных шага, чтобы завершить крупный проект к сроку, вы можете включить их в свои ежемесячные, а затем и еженедельные списки целей.
Уровни приоритета задач
После того, как у вас есть главный список, Liquid Planner рекомендует отличать дела, которые должны быть выполнены, от задач, которые вы можете позволить себе.Один из способов уточнить, какие задачи относятся к какой категории, — это матрица приоритезации задач, также известная как матрица Эйзенхауэра.
Rescue Time хвалит матрицу за разбиение ваших приоритетных рабочих заданий на четыре блока в зависимости от сочетания срочности и важности:
Срочно и важно: эта работа является задачей наивысшего уровня приоритета. Вам нужно выделить место в своем расписании, чтобы сделать это как можно скорее.
Важно, но не срочно: эту работу нужно выполнить, но вы можете включить ее в свой график, когда вам будет удобно.
Срочно, но не важно: у этих задач приближается крайний срок, но они не должны отнимать время у важной работы. Если вы можете делегировать эту работу кому-то другому, это идеально.
Не важно и не срочно: эти задачи можно игнорировать. В идеале вы должны исключить их из своего расписания, чтобы у вас не возникало соблазна возиться с ними.
В современной бизнес-среде можно столкнуться с множеством дел, которые являются первоочередными задачами, как срочными, так и важными.Одно из решений для их организации — составить ежедневный список из шести задач из рабочего листа приоритезации задач, ранжируя их в порядке приоритетности на день. Когда вы начинаете работу, полностью сосредоточьтесь на первой задаче, пока она не будет выполнена. Затем запустите вторую и так далее по списку.
Общая картина
Важно помнить, что вы работаете как часть более крупной организации. Когда вы понимаете, насколько что-то важно или срочно, то, чего хочет ваш работодатель, должно влиять на уровень приоритета ваших задач.Workfront рекомендует вам понимать приоритеты высшего руководства при определении своих собственных. Если их приоритетом является обновление флагманского продукта компании, задачи, связанные с созданием новых продуктов, могут быть для них несрочными или важными.
Поддержание связи с высшим руководством и клиентами помогает понять их приоритеты. Хорошее общение с вашей командой также может помочь им понять. Это помогает иметь стандартный процесс, такой как матрица приоритезации задач, который поможет вам оценить срочность и важность запросов от вашего начальства.Если ваше руководство не говорит об этом однозначно, спросите себя, какие задачи представляют наибольшую ценность для организации.
Если вы имеете дело с несколькими уровнями управления и несколькими клиентами, вы можете столкнуться с огромным количеством задач, которые, по их мнению, являются срочными и важными. Для их оценки специалисты по рабочим процессам Process Street рекомендуют более подробную матрицу приоритизации задач с использованием процесса шести сигм для повышения эффективности. Эти матрицы требуют больше усилий, чтобы правильно взвесить приоритеты, но мелкие детали могут прорезать туман всего важного.
Let’s Get Real
Ни матрица приоритезации задач, ни какой-либо другой метод взвешивания приоритетной работы не может добавить больше часов в день. Многие вещи могут отвлекать вас от продуктивных часов, например, длительные встречи или люди, которые отвлекают вас из-за неважных, несрочных дел. Даже не отвлекаясь, скорость работы вашей команды ограничена. Clarizen предупреждает, что если вы отбрасываете несрочные, неважные вопросы и по-прежнему видите больше приоритетных работ, чем вы и ваша команда можете выполнить, список необходимо изменить.
Если вы ставите нереалистичные цели и стремитесь к их достижению, это может сработать против вас. Ваш клиент разочарован, потому что вы не уложились в срок. Ваша команда изо всех сил старается не отставать, работает допоздна, пока полностью не выйдет из строя. В какой-то момент вам, возможно, придется поговорить со своим руководителем о сокращении или делегировании некоторых пунктов списка. Успех проекта важнее, чем попытки произвести впечатление на руководство, взяв на себя больше, чем вы можете выдержать.
Важно сохранять гибкость.Ваш список — это инструмент для достижения конечной цели ваших различных проектов, а не самоцель. Если меняются приоритеты, клиенты сдвигают сроки или руководство ведет компанию в новом направлении, подумайте, не меняет ли это положение элементов в матрице Эйзенхауэра. Если вы обнаружите, что не можете завершить проект в срок или осознаете, что он бесполезен, вкладывать в него больше энергии, возможно, будет не лучшим вариантом использования вашего времени.
Держите свою команду сфокусированной
Если вы отвечаете за команду или отдел, следите за тем, чтобы они соответствовали приоритетам компании и вашим приоритетам.Если вы видите, что они отвлекаются на неважную, несрочную работу, напомните им, на каком участке матрицы им следует сосредоточиться. И наоборот, если вы видите, что они уделяют приоритетное внимание срочным важным работам и находят время для важной, несрочной работы, дайте им понять, что вы это цените.
Регулярные встречи команды — это один из способов узнать о работе команды и дать обратную связь. Даже без встречи вы можете использовать онлайн-инструменты, такие как Slack, чтобы оставаться на связи и предлагать корректировки курса для вашей команды, когда это необходимо.
Как расставить приоритеты для задач и управлять временем на работе • Asana
Если вы похожи на большинство людей, вы обычно начинаете работу с намерением быть максимально продуктивным. Тем не менее, по прошествии дня вы обнаруживаете, что отправляете несколько срочных запросов и наблюдаете, как растет ваш список задач. То, что вы изначально намеревались достичь, всегда, кажется, отодвигается в сторону.
Если это звучит знакомо, вы не одиноки. У многих из нас нет процесса определения приоритетов задач на работе, и мы всегда чувствуем, что играем в догонялки.Мы рискуем пропустить ключевые сроки и постоянно беспокоимся о том, чтобы не сбиться с пути или потерять концентрацию. Но хватит. Вы можете опередить игру и не отставать от дедлайнов с помощью простых методов, позволяющих устанавливать приоритеты и управлять своей рабочей нагрузкой.
Работайте откуда угодно с Asana
Когда вы принимаете меры по расстановке приоритетов в своей работе, вы можете действовать проактивно, а не реагировать — и в конечном итоге повысите свою продуктивность, уложитесь в сроки и лучше распорядитесь своим временем на работе. Ознакомьтесь с приведенными ниже советами и найдите процесс, который поможет вам расставить приоритеты для ваших задач на работе:
Начните со сбора ваших дел и создайте список задач
Вы не можете решить, как расставить приоритеты для задач, если у вас нет единого представления обо всем, что вам нужно сделать в первую очередь.Это может показаться элементарным, но это то, что часто пропускают в спешке, чтобы погрузиться в проекты. Вместо этого найдите время, чтобы перечислить, над чем вам нужно работать во всех ваших проектах. Обязательно разбивайте большие задачи на подзадачи, чтобы не перегружать их.
После того, как ваши задачи будут собраны и перечислены в одном месте, добавьте дополнительную информацию, такую как время, необходимое для выполнения, уровень важности или срочности и срок выполнения. Собрав все свои задачи в одном месте, вы сможете получить общее представление о том, что нужно сделать, получить представление о том, сколько работы вы выполняете в целях управления временем, и что, скорее всего, требует вашего внимания. сейчас же.Пока не беспокойтесь об организации ваших задач; для начала просто соберите их всех в одном месте. Собирать все вместе — важный первый шаг, потому что, если вы можете организовать себя в начале проекта или квартала, гораздо легче оставаться организованным в течение более длительного периода времени.
[Загрузить электронную книгу: Что такое управление работой и зачем это нужно вашей команде]
Совет по Asana: Мои задачи — это функция Asana, которая автоматически объединяет все назначенные вам задачи в одном окне.Он служит основным контрольным списком, который позволяет вам сосредоточиться на правильных частях работы и позволяет вам организовывать задачи и расставлять приоритеты в зависимости от срока выполнения.
Используйте метод приоритизации задач, чтобы организовать свой рабочий список дел
То, как вы в конечном итоге расставите приоритеты для своих задач, будет зависеть от характера вашей работы и вашего личного стиля работы, но есть несколько общих методов определения приоритетов, которые могут сработать для вас. Давайте рассмотрим несколько методов приоритизации задач:
1.Съешь лягушку
Метод «Съешьте лягушку» — это не буквальное предложение, а система, основанная на цитате из мудрого Марка Твена. Он сказал: «Если твоя работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра». В мире управления работой это означает сначала решать большие или сложные задачи, а затем переходить к менее важным или чувствительным ко времени задачам.
Важные задачи, которые служат высшей цели и связаны с целями верхнего уровня или OKR, должны быть первыми в списке приоритетов, когда вы начинаете свой день.После того, как вы съели свою лягушку в течение дня, вы можете распределить другие задачи в зависимости от таких факторов, как сроки, и чувствовать меньше стресса, поскольку ваша самая важная работа уже сделана.
[Загрузить электронную книгу: Как правильно установить OKR]
Съешьте лягушку в действии: Завершите большую презентацию, которую вы будете делать руководству в конце недели, прежде чем отвечать на электронные письма, работать над формой обзора, звонить клиентам или согласовывать изменения в контракте. Погрузившись в большой проект, прежде чем заняться чем-либо еще, вы не потеряете концентрацию и не отвлечетесь на случайные задачи или вопросы, и вам будет легче выполнить большую часть работы.
2. Матрица решений Эйзенхауэра
Другой метод, Матрица решений Эйзенхауэра или Матрица срочно-важных, начинается с распределения задач по четырем квадрантам, в зависимости от того, являются ли они важными, срочными, и тем, и другим, или нет. Будучи пятизвездным генералом во время Второй мировой войны, а затем президентом Соединенных Штатов, Дуайт Д. Эйзенхауэр умел быстро принимать важные решения и придумал этот метод, чтобы помочь ему.
Этот подход помогает вам решить, что делать сейчас (важно и срочно), что вам нужно запланировать (важно, но не срочно), что вы можете делегировать (не важно, но срочно) и что вы можете удалить ( не важно и не срочно).Это отличный инструмент для определения приоритетов задач, быстрого принятия решений и поддержания организованности.
Матрица решений Эйзенхауэра в действии: Коллега только что отправил вам электронное письмо с просьбой помочь с презентацией продаж. Этот запрос срочен, потому что он должен быть выполнен сегодня, но достаточно ли он важен (для вас), чтобы отложить другую работу? Оценивайте важность и срочность каждой задачи в своем ежедневном списке, чтобы решить, можете ли вы перенести задачи, чтобы помочь коллеге, или же отложить ее на потом.Знание своих обязательств также поможет вам сказать «нет», когда вам нужно.
3. Метод ABCDE
При использовании метода ABCDE вы берете созданный вами список задач, присваиваете каждой задаче буквенное значение в соответствии с ее уровнем важности, а затем соответствующим образом выполняете задачи. Это способ быстро оценить важность задачи, чтобы помочь вам расставить приоритеты и распределять время. Это сравнимо с выставлением оценок за ваши задачи от A (очень важно) до E (по возможности исключите). Убедитесь, что вы всегда работаете в первую очередь над задачами А и Б, потому что именно они будут способствовать или мешать вашему успеху на работе.
Метод ABCDE также хорошо работает в сочетании с Eat the Frog. Если вы начинаете свой день с задач A и B, то вы можете потратить остаток дня на задачи меньшей важности, такие как C, D и E.
ABCDE в действии: Сегодня у вас есть восемь рабочих часов, но в вашем списке есть задачи на пятнадцать часов. Однако, когда вы даете каждой задаче букву, только две квалифицируются как задачи A, и большинство из них относятся к задачам D, которые вы можете делегировать или перенести. Теперь вы знаете, что нужно сосредоточиться только на задачах A, а задачи D отложить на потом или передать другому товарищу по команде.Вы только что перешли от перегруженности к списку приоритетных задач, в котором основное внимание уделяется тем, что нужно сделать в течение дня.
4. Разделение на части
Для метода фрагментов фрагмент определяется как целенаправленная рабочая деятельность. Он может быть самодостаточным (очистка вашего почтового ящика), частью более крупного проекта (завершение первого черновика документа) или набором небольших, не связанных между собой задач. Ваш ключ здесь — сделать эти фрагменты сфокусированными, непрерывными отрезками времени.
Отключите отвлекающие факторы и сообщите другим о том, что вы недоступны, воспользовавшись инструментами для совместной работы с такими функциями, как «Не беспокоить».Кроме того, вы можете использовать свой календарь, чтобы выделить время для более глубокого сосредоточения, а также сигнализировать людям, что им не следует планировать эти важные блоки времени для сосредоточения. Если вы находите этот метод полезным, подумайте о том, чтобы установить для себя и своей команды правило «Не встречаться в среду», если это возможно. Тем не менее, делать перерывы между перерывами также важно, чтобы расслабиться и освежиться.
[Читать: Как найти фокус и уменьшить цифровое отвлечение]
Фрагменты в действии: Вы можете начать свой день с часа работы над дизайном, за которым следует перерыв на кофе.Затем два часа запланированных встреч, обед и тридцать минут ответа по электронной почте. Затем вы переходите к часу исследования нового клиента. Вы отмечаете все свои действия в своем календаре, чтобы держать себя в руках и гарантировать, что никто не нарушит ваш план. Вы заканчиваете свой день коротким перерывом в социальных сетях, отправляетесь на собрание команды, а затем заканчиваете последним часом дизайнерской работы.
Совет по Asana: Если вы используете Asana для управления своими задачами, вы можете создавать настраиваемые поля для добавления дополнительной информации, такой как буквенная оценка (если вы используете метод ABCDE), срочность и важность (если вы ‘ re using Матрица решений Эйзенхауэра), уровень приоритета (если вы собираетесь с Eat the Frog) или оценки того, сколько времени потребуется для завершения.
Используйте календарь для планирования задач
Независимо от того, занимает ли задача у вас минуты или недели, у нее всегда есть начало и конец. Итак, когда у вас есть список, добавьте дату начала и дату окончания для каждой задачи. Это гарантирует, что ничего не пропадет, когда появятся новые вещи и придется сменить приоритеты.
Если задача назначена вам без четких дат начала и окончания, обязательно запросите эту информацию, чтобы вы могли запланировать время для работы над ней и установить ожидания.Зная эти даты, вы можете даже установить свою личную дату окончания раньше, чем фактический крайний срок, чтобы учесть неожиданные проблемы или сдать работу раньше. Думайте о своей работе как о головоломке: вам нужно знать, что части будут соответствовать друг другу, а даты начала и окончания — это края этих частей.
[Читать: 4 способа управления рабочим процессом с помощью Asana]
Продолжая метафору, если задачи представляют собой кусочки головоломки, края которых отмечены датами начала и окончания, то ваш календарь — это доска головоломки, на которой вы собираете большую картину.Используйте его, чтобы составлять график работы, балансировать между трудоемкими и высокоприоритетными задачами таким образом, чтобы это не перегружало вас, и убедитесь, что вы соблюдаете сроки. Если вы применяете один из вышеперечисленных методов приоритезации или комбинацию ваших любимых, используйте эту структуру, чтобы заполнить свое расписание и управлять временем.
Совет по Asana: Используя представление календаря в Asana, вы сможете определять дни, когда вы можете быть перегружены, а также видеть открытые отрезки времени. Воспользуйтесь этим представлением, чтобы перераспределить задачи и распределить свою работу более равномерно.Когда вы активно управляете своим календарем, вы можете оставаться организованным и начинать каждый день, точно зная, какие важные задачи необходимо выполнить.
Сообщайте о ходе выполнения задачи своим товарищам по команде
Наконец, не забывайте включать в цикл товарищей по команде, которые могут ждать, пока вы выполните задание, или соревнуетесь за ваше время. Проактивно сообщая товарищам по команде обновления статуса о ходе выполнения задачи, о том, когда вы планируете ее выполнить, или о любых задержках или блокировщиках, которые возникают, вы можете сократить количество получаемых запросов на обновление.Вместо того, чтобы постоянно отвечать на эти запросы, вы можете продолжать выполнять свою работу продуктивно и эффективно.
[Прочтите: Как создавать эффективные отчеты о статусе проекта и делиться ими]
Совет Asana: функция комментариев к задачам Asana позволяет вам делиться обновлениями и задавать уточняющие вопросы непосредственно по задаче, чтобы поддерживать связь с реальной работой, которую вы выполняете. Или вы можете использовать обновления статуса в проекте, чтобы уведомить всех заинтересованных лиц о вашем прогрессе в конкретном проекте, а не только о задаче.
Приоритетным трудом является продуктивный труд
Когда вы четко расставляете приоритеты в своей работе, вы можете повысить продуктивность, лучше управлять своим временем и быть уверенным, что каждый раз уложитесь в срок. Повысьте производительность еще больше, используя инструмент управления работой, такой как Asana, для организации и управления всеми вашими задачами — независимо от того, насколько они велики или малы — в одном месте.
20 советов о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки
автор Дункан Мугуку
В этой статье вы найдете полезные советы о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки.Приоритезация влечет за собой определение того, что должно быть сделано в первую очередь из множества конкурирующих приоритетов.
Когда все кажется высшим приоритетом, когда вы постоянно торопитесь закончить свою работу и когда вы слишком растянуты, может быть трудно выбрать, что делать в определенное время, а что делать позже.
Требуется планирование и усилия, чтобы решить, что нужно делать в первую очередь, а также придумать последовательность или порядок действий.
Расстановка приоритетов помогает, когда вы сталкиваетесь с переполненным списком дел и постоянно меняющимися целями.
Освоение управления временем улучшается путем проб и ошибок, прежде чем вы успокоитесь в удобном ритме, в котором вы сможете эффективно управлять своим рабочим процессом и выполнять больше работы.
Когда вы выполняете свои задачи эффективно, это дает вам душевное спокойствие, личное удовлетворение и повышает вашу надежность и авторитет на рабочем месте.
Вы можете быстро просмотреть все 20 советов по расстановке приоритетов в приведенном ниже оглавлении, а затем щелкнуть любой совет, чтобы прочитать подробности.Пожалуйста, наслаждайтесь чтением. Спасибо.
СОДЕРЖАНИЕ
Внесение задач в основной список дел
Расстановка приоритетов в работе
Рейтинг ваших приоритетов
Разбивая большие задачи на более мелкие
Оценка времени и усилий / реалистичность того, что вы можете сделать за день
Управление сроками
Работа с прерываниями
Обращение за помощью на работе
Подготовка повестки дня для собраний
Отправка обновлений статуса / отчет о ходе работы
Как поддерживать приоритеты своего босса
Управление долгосрочными приоритетами
Изучение советов по приоритизации других людей
Обработка повторяющихся процессов и проектов
Управление перфекционизмом и прокрастинацией
Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим
Работа с изменением сроков и приоритетов
Почему пропускаются дедлайны
Преимущества соблюдения сроков
Что делать, если вы пропустили дедлайн
1.Внесение задач в главный список дел
Первым логическим шагом перед началом задания по приоритизации является перечисление всех конкретных задач, которые вы хотите выполнить. Это дает вам полное представление о вашей повседневной рабочей нагрузке.
В своем списке дел запишите все ежедневные задачи, которые вы надеетесь выполнить. Кроме того, перечислите как краткосрочные, так и долгосрочные действия, которые вам необходимо выполнить. Они могут включать в себя задачи, которые необходимо выполнить в течение следующей недели, месяца, квартала, года или более одного года.
Определите сроки выполнения задач в вашем списке, они также могут быть указаны в скобках.
В простом списке дел может быть четыре столбца, в которых указаны номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.
Важно поддерживать в актуальном состоянии список дел, а также вести электронную резервную копию своего списка дел. Ваш основной список дел служит текущим журналом того, что вам нужно выполнить с течением времени.
Поскольку главный список дел может быстро меняться, им легче управлять и регулярно обновлять его в электронном формате.
Хорошая практика — обновлять список дел в конце каждого дня, когда вы удаляете уже выполненные элементы и добавляете новые задачи, над которыми нужно работать. Это также дает вам предварительное представление о том, как будет выглядеть расписание на следующий день.
Если вы не можете обновить свой список дел вечером, следующий лучший вариант — обновить его утром, когда вы приступите к работе.
Преимущества составления списка дел включают следующее:
Помогает вам отслеживать все, над чем вам нужно работать.
Помогает оставаться организованным и управлять временем.
Помогает нашей памяти, поэтому нам не нужно изо всех сил вспоминать все, над чем нам нужно работать.
Хорошее напоминание о повторяющихся или повторяющихся задачах.
Повышает эффективность и производительность.
Личное удовлетворение от выполнения задач.
2. Расстановка приоритетов в работе
Что произойдет, если вы не расставите приоритеты в своей работе? Вы чувствуете, будто постоянно тушите пожары и все должно быть сделано вчера? Вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы закончить список дел, даже если вы работаете так быстро, как только можете?
Может быть утомительно пытаться выполнить все, что есть в вашем главном списке дел за один день.
Чтобы помочь вам правильно распоряжаться своим временем, следующим шагом после подготовки списка дел является определение приоритетов ваших задач, где вы выбираете, что следует сделать в первую очередь или немедленно и почему.
Расстановка приоритетов помогает визуально видеть задачи с наивысшим и самым низким приоритетом.
Приоритезация — это постоянная деятельность; это можно делать один раз в день, а иногда даже несколько раз в день, поскольку в течение дня меняются приоритеты.
Всегда следите за сроками выполнения каждой задачи, расставляя приоритеты в своей работе.Некоторые работы нужно начинать задолго до крайнего срока, чтобы их завершить. Некоторые другие типы задач требуют ввода от других, поэтому выделите достаточно времени в своем расписании и создайте буфер на случай возможных задержек.
Ниже приведены несколько вопросов и соображений, которые следует учитывать при расстановке приоритетов, а также при оценке вашего прогресса.
Вопросы, которые помогут вам при расстановке приоритетов:
Что нужно делать немедленно?
Каковы последствия невыполнения задачи?
Когда начинать работу над задачей?
Какие ресурсы и вклад мне нужны для выполнения этой задачи?
Что не было сделано, что следовало сделать?
Вопросы, которые помогут вам отслеживать прогресс в вашем списке приоритетов:
Какие задачи я выполнил?
Каков результат, когда задача выполнена?
Что я постоянно откладываю в своем списке? Почему?
Чего не должно было быть в списке в первую очередь?
Как мне сократить список дел?
Актуален ли этот список дел? Время от времени переписывайте новый основной список дел, по крайней мере, раз в месяц или два.
3. Расстановка приоритетов
Простой метод определения приоритетов задач — это ранжирование с использованием простых уровней приоритета ABC, а именно: категория A (сделай это сейчас), категория B (сделай это как можно скорее) и категория C (сделай в свободное время).
Если элементы в категории A должны быть выполнены немедленно (сделайте это сейчас), элементы в категории B могут подождать пока, но должны быть выполнены в ближайшее время (сделайте это как можно скорее), а элементы в категории C можно выполнить, когда у вас простои или когда путевки (делаю на досуге).
Пункты категории A являются объектами высокого приоритета — действиями, которые необходимо выполнить в первую очередь, включая те, которые имеют немедленные, срочные или самые близкие сроки, а также наиболее важные проекты с наибольшей отдачей и значительными последствиями, если они не будут выполнены.
Пункты категории B — позиции среднего приоритета, у которых более поздние сроки. Эти позиции переходят в категорию A по мере приближения сроков выполнения. Важно со временем начать работать над частями задач со средним приоритетом, чтобы они были готовы к сроку.Это могут быть долгосрочные проекты, которые можно выполнять в течение длительного периода времени, например написание годового отчета или планирование конференции.
Пункты категории C являются объектами с низким приоритетом, которые имеют незначительные последствия, если они не будут выполнены или не будут выполнены сейчас, то есть вещи, которые я хотел бы сделать, когда позволит время.
Как упоминалось ранее в Разделе 1, простой главный список дел может иметь четыре столбца, в которых отображаются номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.
Два простых способа управлять своими приоритетами, чтобы у вас не было слишком много списков, — это во-первых, добавить ранг рядом с задачами в вашем главном списке дел. Затем вы можете отсортировать список по уровню приоритета.
Второй способ: после того, как вы оценили элементы в своем основном списке, вы можете извлекать элементы с высоким приоритетом каждый день и помещать их в небольшой список для элементов, над которыми вы будете работать в течение определенного дня.
Держите приоритеты перед собой и регулярно просматривайте список в течение дня, чтобы ничего не забыть.Это ваш ежедневный компас.
Типичная последовательность действий в конце дня для выполнения ваших задач может включать в себя следующие шаги:
Обновление вашего основного списка дел путем удаления элементов, выполненных каждый день, и добавления новых задач.
Обновление уровней приоритета задач.
Извлечение ключевых предметов, над которыми вы будете работать на следующий день.
Распределите свои главные приоритеты в той последовательности или порядке, в котором вы предпочитаете выполнять задачи в течение дня.
4. Разбиение больших задач на более мелкие
Мысль об одновременном решении большой задачи или проекта может быть непосильной, поэтому рекомендуется разбить большие проекты на более управляемые компоненты, а затем начать работу над одним маленьким шагом за другим.
Разбивка проектов помогает не упускать из виду будущие задачи, которые необходимо начинать на ранней стадии, чтобы уложиться в срок.
Например, если вы готовите ежегодный семинар, его можно разбить на этапы, такие как предварительные действия, которые необходимо выполнить за 9 месяцев до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за 3 месяца до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за месяц до мероприятия. до мероприятия, действия, которые необходимо выполнить в фактический день семинара, и действия после мероприятия или задачи, которые необходимо выполнить после завершения мероприятия.
Под каждой вехой будет определенный список разовых или повторяющихся задач, которые нужно обрабатывать. Когда вы выполняете каждую небольшую задачу одну за другой, медленно и верно она закладывает основу для подготовки и проведения успешного мероприятия.
Подобно тому, как кладка одного кирпича за другим помогает построить дом, точно так же, когда основные этапы сочетаются с минимальными сроками, и когда они достигнуты, они в совокупности приводят к выполнению более крупной задачи или проекта.
5. Оценка времени и усилий / реалистичность того, что вы можете сделать за день
Оценка времени и усилий, которые потребуются для выполнения задачи, помогает в организации ваших приоритетов и позволяет вам составить реалистичный план относительно того, что вы можете решить за один день.
Когда список приоритетов слишком длинный и часто не заполняется, со временем это может вызвать разочарование. Попытка сделать слишком много за один раз может иметь противоположный эффект с точки зрения чрезмерных обещаний и невыполнения сроков, повторения работы для исправления ошибок, снижения производительности, беспокойства и выгорания.
Чем реалистичнее список дел, тем лучше. В идеале, планирование ежедневных приоритетов должно фиксировать, сколько вы можете сделать в имеющееся время, с учетом вашего обычного рабочего темпа или скорости.
Трудно точно оценить, сколько времени потребуется, чтобы выполнить задачу, которую вы никогда раньше не выполняли. Вы можете положиться на свою лучшую оценку, а также узнать у других, кто это сделал, сколько времени это обычно или разумно занимает.
Для задач, которые вы выполняли раньше, вы можете определить из своего прошлого опыта, сколько времени потребуется для завершения задачи и, наоборот, сколько задач вы можете выполнить в течение дня.
Реалистичные ожидания помогают укрепить и сохранить вашу надежность и авторитет. Кроме того, он отвечает не только личным ожиданиям, но и ожиданиям вашего начальника, членов команды и других.
Ниже приведены несколько советов о том, как лучше всего планировать и выполнять свои приоритеты:
Визуализируйте, как будет выглядеть окончательный результат каждой выполняемой вами задачи.
Планируйте вместе работать над аналогичными задачами.
Попытаться начать и работать над задачей, пока она не будет завершена.
Запланируйте время для работы в своем календаре.
Делайте хорошо одно дело за раз.
Набирайте обороты, плавно переходя от одной выполненной задачи к новой.
Начните работать над своими приоритетами достаточно рано, чтобы не торопиться в последнюю минуту, чтобы уложиться в сроки.
Делайте небольшие перерывы, чтобы омолодиться.
Продолжение делегированной работы.
Обязуюсь выполнять свои задачи.
Предвидьте проблемы, с которыми вы можете столкнуться.
Поразмышляйте над выполненными задачами.
При необходимости найдите партнера по подотчетности, который поможет вам не сбиться с пути в достижении ваших приоритетов.
6. Управление сроками
Многие рабочие задачи связаны с соблюдением сроков. Сроки помогают в управлении приоритетами, а также дают представление о том, сколько времени у вас есть на выполнение конкретной задачи. Это помогает соответствующим образом регулировать свои усилия и скорость.
Крайние сроки создают постоянное давление на выполнение, которое прекращается, когда крайний срок соблюден.Они также стимулируют действия, направленные либо на соблюдение, либо на превышение срока.
Когда проект будет завершен, начните с анализа необходимой работы и определите, есть ли у вас вся информация и ресурсы для успешного завершения деятельности. Заранее обратитесь за разъяснениями, чтобы полностью понять требования к работе.
Визуализируйте шаги, необходимые для достижения конечной цели, разработайте план, дорожную карту или стратегию, разделите работу на более мелкие задачи и начните работать над ней по частям.
При соблюдении крайних сроков можно отслеживать и оценивать прогресс и достижения.
Способы управления и соблюдения сроков включают:
При планировании задач ставьте себе ранние сроки завершения — они действуют как буфер или на случай непредвиденных обстоятельств, корректировок в последнюю минуту и дают время для доработки окончательного результата.
Вести текущий список сроков всех внешних фирм — регулярно обновлять список.
Регулярно просматривайте и соответствующим образом готовьтесь к приближающимся срокам.
Установить напоминания о сроках.
Работая с другими над делом, регулярно отправляйте всем напоминания о приближающихся сроках.
Обратите внимание на конкретные детали крайнего срока подачи, такие как лицо, которому будет отправлен окончательный проект, формат окончательной работы, средства доставки, срок и время выполнения, а также различия в часовых поясах.
7. Работа с прерываниями
Перерывы — неизбежная часть рабочего дня. Слишком частые перерывы могут сказаться на вашей производительности и отнять драгоценное время, которое можно было бы направить на ваши приоритеты.
Типичные прерывания включают электронную почту, телефонные звонки, текстовые сообщения, уведомления приложений, мгновенные сообщения, просмотр веб-страниц, частые встречи, общение с коллегами, громкие разговоры коллег и постоянное движение, особенно если ваш стол находится рядом с общими принтерами и копировальными аппаратами.
Когда вас прерывают, вы теряете импульс, и требуется время, чтобы вернуться к устойчивому рабочему темпу или ритму. Когда вы регулярно запускаете и останавливаете задачу из-за перерывов, это может вызвать разочарование и увеличить время, необходимое для выполнения задачи.
Оцените, с какими перебоями вы часто сталкиваетесь. Выясните, существуют ли определенные закономерности, и придумайте решения, позволяющие максимально контролировать прерывания. Например, если это конкретный коллега, который всегда заходит в чат, или если вас втягивают в собрания, которые не имеют отношения к делу.
Важно отметить, что не все прерывания — это плохо; вы можете получать или получать важную информацию, которая может помочь вам в выполнении ваших приоритетов.И наоборот, вы могли бы спасти кого-то от серьезной ошибки, просто выслушав его просьбу и предложив быстрый ответ.
Вот несколько способов справиться с постоянными прерываниями:
Отключить уведомления для электронной почты, голосовой почты, приложений, мгновенных сообщений, текстовых сообщений и т. Д.
Если вас кто-то прервал, быстро выслушайте, в чем состоит запрос, чтобы определить срочность.
Если для обработки запроса потребуется время, попросите поговорить позже и фактически выполните.
Если вы можете быстро ответить на запрос, дайте свой ответ и вернитесь к своим приоритетам.
Сообщите своим коллегам, когда вы работаете в сжатые сроки, чтобы дать вам немного места.
Надеть наушники.
Поделитесь своим расписанием или календарем, чтобы держать других в курсе, когда вы заняты, чтобы помочь им определить лучшее время для разговора, когда вы доступны.
Проверяйте электронные и голосовые сообщения и отвечайте на них через определенные промежутки времени.
Если одобрено, работайте удаленно — используйте работу из дома для выполнения срочного или подробного проекта.
Работа в тихом месте в офисе.
Посещайте встречи, на которых вы можете повысить свою ценность.
8. Обращение за помощью на работе
Как бы нам ни хотелось уверенно решать все наши задачи без сучка и задоринки, бывают моменты, когда это невозможно.
Время от времени требуется помощь в выполнении заданий. Главное, о чем следует помнить, — это не бояться просить о помощи, когда она нужна.
Лучше обратиться за помощью, чем пропустить важные сроки, которые могут повлиять на вашу производительность, репутацию и компанию.
Чтобы другим было легче помогать вам, регулярно вкладывайте средства в помощь своим коллегам. Это создает доброжелательность.
Всегда не забывайте искренне благодарить всех, кто вам помогает.
Вот советы по обращению за помощью на работе:
Укажите конкретную помощь, которая вам требуется.
Обращайтесь за помощью вовремя, а не в последнюю минуту, когда срок почти истек.
Обращаясь за помощью, опишите, что вы уже сделали.
Укажите любые подходы, которые вы пробовали, но которые не помогли, чтобы сэкономить время и помешать другим использовать аналогичные методы или ошибки.
Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы помощника.
Определите коллег, которые с наибольшей вероятностью предоставят необходимую помощь и знания.
Четко укажите, когда задача должна быть выполнена, чтобы все работали в один и тот же срок.
Если вы делегировали работу другим, проверяйте ее в определенные периоды, чтобы убедиться, что все идет хорошо.
Обращаясь за советом к другим, внимательно слушайте и делайте заметки, чтобы помнить, что делать в следующий раз, когда вы столкнетесь с аналогичной проблемой.
Если вы не можете принять решение, придумайте несколько вариантов и представьте их своему боссу, чтобы он помог вам выбрать лучший вариант.
Долгосрочная стратегия предполагает работу с наставником, который поможет вам в вашей работе, и вы сможете извлечь выгоду из их многолетнего опыта.
Точно так же широко общайтесь внутри своей компании с коллегами из других отделов, чтобы познакомиться с ними, узнать, чем они занимаются, и даже сотрудничать в межведомственных проектах.
9. Подготовка повестки дня встреч
При отсутствии повестки дня собрание может легко отклониться в разных направлениях и тратить время участников.
При планировании встречи повестка дня помогает расставить приоритеты для обсуждения важных вопросов.
Повестка дня также действует как компас при проведении дискуссий, чтобы гарантировать эффективное использование времени встречи.
Постарайтесь разослать участникам собрания повестку дня и любые справочные материалы как минимум за несколько дней.
Принесите достаточное количество экземпляров повестки дня для распространения во время собрания.
Также поощряйте других составлять повестки дня для собраний, которые они созывают.
Когда вас просят о встрече, попросите повестку дня. Это также может помочь отсеять ненужные встречи, которые вам не нужно посещать.
Просматривая повестку дня, вы можете определить ценность встречи и необходимость вашего участия или участия, тем самым помогая расставить приоритеты для вашего времени.
Типичная повестка дня собрания включает:
Название повестки дня.
Цель или задачи собрания.
Дата встречи.
Время встречи (время начала и окончания).
Место встречи или место проведения.
Список участников также может быть включен в качестве опции.
Пункты для обсуждения перечислены в порядке важности.
Вы также можете указать приблизительное время, отведенное для каждой встречи.
Дополнительным шагом является включение имени человека, который будет обсуждать или вести конкретный пункт повестки дня.
Если некоторые участники будут подключаться удаленно, повестка дня может включать информацию о телефонном подключении / конференц-вызове.
10. Предоставление обновлений статуса / отчет о ходе работы
Важнейшие компоненты для хороших отношений с вашим начальником и другими заинтересованными сторонами включают регулярное общение и предоставление обновлений статуса.
Это обычно достигается посредством регулярных запланированных встреч с вашим руководителем, а также встреч с другими людьми.
Сообщение об обновлениях статуса может быть достигнуто с помощью различных режимов, таких как обновление электронной почты, телефонный разговор, текстовое сообщение, мгновенное сообщение, еженедельные отчеты об обновлении статуса, сводный отчет о ходе выполнения, подробный отчет о ходе работы, утреннее совещание в чате и т. Д. презентация, посещение объекта и т. д.
Старайтесь регулярно предоставлять заинтересованным сторонам информацию о ходе выполнения задач, над которыми вы работаете, выполненных задачах, предстоящих приоритетах, проблемах, решениях, обратной связи и отвечать на любые возникшие вопросы, чтобы гарантировать, что все стороны находятся на одной странице в отношении ожиданий.
Частое обновление информации о других, особенно о вашем непосредственном начальнике, помогает привлечь внимание к вашей работе и усилиям и хорошо подготовить вас к стабильной работе в течение периода оценки эффективности.
Кроме того, обновления статуса дают вашему руководителю спокойствие, потому что он регулярно знает, как идут дела.
11. Как поддерживать приоритеты своего босса
Как вы можете помочь своему менеджеру добиться успеха в своей роли?
Как правило, с некоторыми боссами работать намного проще, чем с другими.
В значительной степени успех работы и личное удовлетворение от работы зависят от того, какие отношения у вас есть с вашим непосредственным руководителем.
Ваш начальник может помочь вам расти в вашей работе и продвигаться в компании.
Хорошие рабочие отношения с начальником могут побудить вас с нетерпением ждать выхода на работу каждый день.
Один из способов подпитывать и укреплять ваши профессиональные рабочие отношения с руководителем — это изучать их приоритеты и помогать им управлять своими приоритетами.
Вот несколько способов поддержать приоритеты вашего начальника:
Обсуждение и поиск согласования между вашими приоритетами и приоритетами вашего начальника — проведение регулярных встреч для согласования.
Предвидеть потребности вашего босса.
Помогаем им быть более организованными.
Изучите краткосрочное и долгосрочное видение вашего руководителя своей роли, команды, отдела и т. Д.
Понимание того, как ваш руководитель определяет и измеряет успех на работе.
Изучите предпочтительный метод и частоту общения вашего начальника.
Предлагаем альтернативные решения проблем.
Волонтерство, чтобы помогать в задачах, которых избегают другие.
Уважение к времени начальника.
Держите вашего начальника в курсе.
Задавать хорошие вопросы.
Открытость к предложениям и отзывам.
Соблюдение сроков.
Позвольте им услышать от вас о ваших ошибках и предлагаемых решениях, прежде чем услышать об этом от других.
Проявлять инициативу и прилагать все усилия.
Представление вашего босса на встречах и мероприятиях.
Повышение ваших навыков и знаний с помощью тренингов.
Углубление знаний о компании.
Отчет о ключевых моментах обсуждения важных встреч, в которых вы участвовали.
Уделять внимание деталям и хорошо справляться с небольшими задачами.
В хороших отношениях с другими.
Сохранять хорошее отношение.
Помощь и сотрудничество с членами команды.
Помощь в планировании и выполнении приоритетов отдела.
Поддержка босса вашего босса.
Обучение и наставничество новых сотрудников и стажеров.
Помогаем другим расставить приоритеты.
12. Управление долгосрочными приоритетами
В списке дел могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные приоритеты. У краткосрочных приоритетов есть небольшое окно до того, как они должны быть выполнены или должны быть выполнены, от нескольких минут до нескольких часов, до дня, нескольких дней, недели, месяца, квартала до одного года.
Долгосрочные приоритеты имеют более длительные временные рамки, например, более одного года для завершения.
Примеры долгосрочных приоритетов включают написание двухгодичного отчета по проекту, планирование семинара, конференции или мероприятия, составление годового бюджета и внедрение новой системы.
Подумайте, когда будет выполнен приоритет и как должен выглядеть конечный продукт, а затем работайте в обратном направлении. Ниже приведены несколько рекомендаций по управлению долгосрочными приоритетами:
Ясно перечислите, чего вы хотите достичь.
Как будет измеряться успех?
Определить дату завершения приоритета.
Найдите ресурсы, необходимые для выполнения задания.
Определите небольшие вехи, которые вы можете выполнить на своем пути, чтобы приблизиться к достижению конечной цели.
Оцените, сколько времени займет каждый шаг или этап.
Кто еще будет задействован в выполнении приоритета?
С какими проблемами вы, вероятно, столкнетесь?
Как вы можете преодолеть трудности?
Будьте готовы вносить коррективы в свою исходную стратегию по мере необходимости — проявляйте гибкость при изменении методов, если они не работают, как предполагалось, и продолжайте улучшать свою тактику.
Приступайте к работе как можно скорее и набирайте обороты.
Регулярно отслеживайте свой прогресс.
Дайте себе буфер или подушку в конце, постарайтесь завершить работу немного раньше, чтобы дать время для обзоров или исправлений.
13. Изучение советов по приоритизации других людей
У разных людей разные способы управления приоритетами. Некоторые люди могут выполнить больше работы за день, чем другие.
Хорошая идея — поговорить с коллегами, особенно с высокопрофессиональными сотрудниками, чтобы узнать советы и приемы, которые они используют, чтобы держать свой список дел под контролем и добиваться большего результата.
Можно задать следующие вопросы:
Какую систему вы используете для определения приоритетов в своей работе?
Какие приложения вы используете, чтобы не отставать от своих задач или работать более продуктивно?
С какими типичными проблемами вы сталкиваетесь при соблюдении сроков?
Что делать, если дедлайн внезапно сокращается?
Как вам удается оставаться сосредоточенным весь день?
Какие лучшие практики вы рекомендуете для управления приоритетами?
Как вы справляетесь с перебоями и отвлекающими факторами?
Каков твой распорядок дня?
Чем вы можете посоветовать, чтобы оставаться продуктивным в течение всего дня?
Как вы справляетесь с перегрузкой электронной почты?
14.Обработка повторяющихся процессов и проектов
По мере того, как вы снова и снова работаете над определенной задачей, действием, процессом или проектом, могут появиться возможности или области для внесения улучшений и повышения эффективности.
Один из вопросов, который следует задать, — как сократить процесс или цикл проекта без ущерба для результатов?
Оптимизация процессов может помочь эффективно использовать ваше время и ресурсы для достижения той же цели.
Первым шагом в обработке повторяющихся или рутинных процессов является планирование всех шагов, необходимых для выполнения действия.Это можно зафиксировать с помощью стандартных рабочих процедур вместе с контрольными списками.
Затем поищите области, в которых нужно исключить или объединить шаги, где это возможно и с надлежащими авторизациями, без ущерба для конечного результата.
Экономия времени также может быть достигнута за счет подготовки таких шаблонов, как шаблоны еженедельных отчетов, шаблоны отчетов о проделанной работе, шаблон списка дел, шаблон бюджета, шаблон стандартной операционной процедуры и т. Д.
Кроме того, подготовка стандартных ответов на часто задаваемые вопросы или подготовка списка часто задаваемых вопросов и ответов помогает сэкономить время в долгосрочной перспективе.
Внедрите контрольные точки контроля качества, такие как стартовые встречи в начале крупных проектов, чтобы объяснить требования, сроки и отчеты, необходимые для обеспечения того, чтобы все были на одной странице, прежде чем продолжить.
В конце процесса проведите вскрытие или извлеченные уроки, когда проект будет завершен, чтобы изучить, как улучшить следующий проект.
Области для улучшения могут включать улучшение коммуникации, чтобы гарантировать, что все будут на одной странице в отношении ожиданий, частоты встреч команды и работы над улучшением оборачиваемости или времени отклика.
Другие области, требующие улучшения, включают в себя обучение более совершенным методам и использование программного обеспечения для улучшения и автоматизации процессов.
15. Управление перфекционизмом и прокрастинацией
С одной стороны, управление перфекционизмом заключается в том, чтобы знать, когда нажать на тормоз, когда вы достигли пункта назначения, вместо того, чтобы продолжать движение.
С другой стороны, управление прокрастинацией влечет за собой принуждение себя нажимать на педаль газа, чтобы достичь желаемой конечной точки.
15.1 Управление перфекционизмом
Перфекционизм — это стремление, желание и практика делать что-то все лучше и лучше. Это может проявляться в чрезвычайно высоких личных стандартах совершенства, например, никогда не допускать ошибок или неудач.
Стремление к перфекционизму может увеличить количество времени, затрачиваемого на деятельность в стремлении сделать ее идеальной, в ущерб потере времени на выполнение других конкурирующих приоритетов.
Точно так же стремление к перфекционизму может замедлить вас и привести к нерешительности и тратить слишком много времени на простую задачу, не зная или не имея возможности перестать работать над чем-то, и так увлекаться полировкой деталей и чрезмерной обработкой.
Шаги по управлению перфекционизмом включают в себя гибкость, изучение приемлемых норм и стандартов для завершенной работы и использование этого в качестве руководства, к которому нужно стремиться, приложить максимум усилий к задаче, а затем отпустить ее, отгрузить задачу, когда она будет готова, соответствует приемлемому стандарту и достаточно хорош, тогда переходите к следующей задаче.
На противоположном конце континуума перфекционизм может аналогичным образом препятствовать соблюдению сроков, когда кто-то считает, что для выполнения действия в соответствии с желаемыми стандартами потребуется слишком много времени и усилий, что они просто откладывают выполнение работы или даже избегают ее до тех пор, пока не появится нет другого выбора, кроме как сделать это, и, как правило, по прошествии большого количества времени, вызывая лихорадочную спешку, чтобы завершить его.
15.2 Управление прокрастинацией
Промедление может привести к тому, что список дел будет содержать определенный набор задач, которые всегда присутствуют, и постоянно переходить от одного списка дел к другому, постоянно отягощая вас от осознания того, что у вас так много незавершенной работы, которая должна быть взялся в какой-то момент.
Прокрастинация может проявляться в привычке постоянно откладывать дела, которые вам не нравятся, и делать что-то в последнюю минуту — когда вы боитесь начать или недостаточно мотивированы и просто избегаете задач, пока у вас не останется другого выбора, кроме как выполнить их, потому что задачи не исчезнут сами по себе.
Как упоминалось ранее, прокрастинация также может быть вызвана перфекционизмом, когда вы откладываете работу, потому что потребуется слишком много времени, чтобы выполнить ее в соответствии с вашими желаемыми стандартами.
Избавьтесь от страданий, вызванных прокрастинацией, проведя инвентаризацию задач, которые вы регулярно избегаете, проанализируйте, почему вам не нравится их выполнять, разбейте их на более мелкие части и заставьте себя атаковать каждую часть в течение определенного периода времени и удерживать повторяя этот процесс до тех пор, пока большое действие не будет завершено.
Набирайте обороты, выполняя одну небольшую задачу за другой, вы можете потерпеть неудачу несколько раз, однако со временем вы сможете войти в устойчивый ритм.
При выполнении задач, которые мы откладывали, возникает чувство облегчения. Пусть это чувство удовлетворения подтолкнет вас к выполнению всех незавершенных задач из вашего списка приоритетов.
16. Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим
Часть ролей руководителя, менеджера или руководителя группы заключается в планировании и расстановке приоритетов в работе для других для достижения целей отдела или организации.
Ниже приведены несколько шагов, которые необходимо выполнить при установке приоритетов групп:
В максимально возможной степени привлекайте свою команду с самого начала к разработке сроков и крайних сроков.
Получите идеи от членов команды и узнайте, что у них на тарелках / текущие рабочие нагрузки.
Сообщите команде о важности соблюдения сроков и о том, как они влияют или поддерживают отдел или компанию.
Подготовьте и сообщите приоритеты и сроки.
Справедливо распределяйте задачи.
Убедитесь, что все понимают задачи, сроки и крайние сроки.
Будьте доступны для любых вопросов и отзывов; поощряйте членов команды задавать вопросы в случае сомнений.
Регулярно проверяйте прогресс.
Регулярно напоминайте команде об общей картине, общих целях и почему важно их достигать.
Признать усилия, искренне хвалить и благодарить членов команды за достижение вех.
В случае несоблюдения согласованных сроков выяснить, почему не соблюдались процессы.
Выполните корректирующие действия и процессы, чтобы предотвратить повторение прошлых ошибок.
17. Работа с изменением сроков и приоритетов
Когда сроки и приоритеты меняются в мгновение ока, это может привести к нарушению ваших хорошо продуманных планов. Это может увеличить вашу рабочую нагрузку и усилить необходимость выполнять работу в сжатые сроки.
Гибкость и адаптируемость имеют решающее значение при навигации по сценариям, в которых перемещаются целевые стойки. Стремитесь переключать передачи как можно более плавно, несмотря на ограниченное время, необходимое для регулировки.
Когда сроки сокращаются, просто остается меньше времени на завершение работы и нужно прилагать больше усилий.
Когда меняются приоритеты, нужно перестать сосредотачиваться на том, что они делают, или отложить это в сторону и сосредоточиться на другой задаче.
Сроки и приоритеты могут сдвигаться или меняться из-за многих факторов, таких как запрос клиента, ваш менеджер или руководители высшего уровня, запрашивающие, чтобы работа была отправлена раньше, чем запланировано, объем работ может увеличиваться или уменьшаться, проект может быть отменен или другие деятельность или проекты могут стать более заметными.
Столкнувшись с изменением сроков и приоритетов,
Сохраняйте хладнокровие, сохраняйте спокойствие.
Получите хорошее представление о требованиях и желаемых результатах для новых приоритетов.
Вместе со своим менеджером расставьте приоритеты для нового проекта или сроков и измените приоритеты для существующей работы.
Если возможно, договоритесь о продлении существующих сроков, чтобы учесть приоритеты чрезвычайных ситуаций.
Определите лучший способ выполнить новые задачи как можно быстрее и эффективнее.
Прервите работу и немедленно приступайте к работе.
При необходимости обратитесь за помощью в сжатые сроки, включая делегирование полномочий другим лицам.
По возможности вежливо постарайтесь понять необходимость изменения сроков или приоритетов.
Тесно сотрудничать с другими членами команды, которые имеют решающее значение для соблюдения новых сроков.
Понаблюдайте, как другие коллеги справляются с внезапными изменениями, и изучите их передовой опыт.
18.Почему пропускаются дедлайны
Есть много причин, по которым сроки не соблюдаются. Регулярное несоблюдение критических сроков может иметь негативные последствия и повлиять на сотрудника, команду, начальника и даже компанию.
Несоблюдение сроков может иметь эффект цепной реакции: если вы пропустите крайний срок по одному мероприятию, это может задержать выполнение других задач.
Точно так же невыполнение крайнего срока для командного действия может задержать других, которые ждут вашего участия, для выполнения своих задач.
Некоторые причины пропуска сроков включают следующее:
Плохие навыки тайм-менеджмента.
Отсутствие планирования и организации.
Страх неудачи и страх не уложиться в срок.
Откладывать, постоянно откладывать работу, которую необходимо сделать.
Отвлекаюсь.
Поздно приступаю к работе и торопится ее закончить.
Работа связана с бюрократизмом, например, в ожидании рассмотрения и утверждения.
Ожидание ввода от других.
Конкурирующие приоритеты.
Недооценка количества времени, необходимого для выполнения действия.
Непредвиденные обстоятельства.
Непонимание требований задачи или того, как выполнять работу.
Неадекватная информация для выполнения задач.
Неясные инструкции.
Несерьезно к сроку.
Нереальные сроки.
Работа выполнена неправильно, ее необходимо переделать.
выгорание и истощение.
Чрезмерное усердие и перенапряжение.
Объем работ увеличивается.
Нехватка ресурсов, включая сокращение бюджета.
Работа с просроченными работами.
19. Преимущества соблюдения сроков
Крайний срок фокусирует действие как лазер. Это помогает эффективно управлять временем. Когда вы доставляете работу вовремя, это увеличивает вашу мотивацию уложиться в еще более сжатые сроки.
Типичные преимущества соблюдения сроков включают:
Чувство выполненного долга и личное удовлетворение после соблюдения срока.
Своевременное завершение работы дает возможность проводить контроль качества, анализировать и исправлять любые ошибки. Это создает возможности для совершенствования и внесения вклада вами и другими.
Увеличивает вашу производительность и производительность, вы выполняете больше работы.
Делает вас надежным. Повышает ваш личный авторитет и репутацию и делает вас надежным сотрудником.
Крайние сроки указывают конкретную дату окончания действия, вехи, цели или проекта.
Сроки повышают концентрацию внимания.Они задают направление и держат вас на курсе.
Помогает уменьшить или устранить отвлекающие факторы.
Укрепляет командную работу и подотчетность, когда члены вашей команды знают, что они могут положиться на вас в вашей работе.
Соблюдение сроков может помочь в сбережении и экономии ресурсов, например, в рамках бюджета и во избежание перерасхода средств из-за дополнительного рабочего времени.
Делает счастливыми внутренние и внешние заинтересованные стороны, включая начальников, членов команды, клиентов, поставщиков и продавцов.
20. Что делать, если вы пропустите дедлайн
Несмотря на наши лучшие намерения уложиться в сроки, бывают моменты, когда мы их не выполняем. Иногда это наша вина, а иногда — внешние обстоятельства или даже неизбежные обстоятельства.
Это неприятная мысль, когда мы видим приближение крайнего срока, но не можем его уложиться.
Наихудший сценарий — полное упущение сроков.
Что делать, если они не уложились в срок? Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять в подобной ситуации, чтобы вернуться на правильный путь:
Приносим извинения за несоблюдение срока.
Заблаговременно предупреждать о возможных задержках.
Предложите план смягчения последствий того, как вы будете выполнять требуемую задачу.
Представить или доставить уже выполненную часть работы.
Запрос на продление срока.
Убедитесь, что вы соблюдаете продленный срок.
Если вы изначально забыли срок, признайте ошибку, попросите прощения и предложите решение.
Сделайте все возможное, чтобы выполнить работу как можно быстрее и точнее.
При необходимости обратитесь за помощью в соблюдении сроков.
Используйте полученный урок как возможность учиться в будущем, чтобы избежать повторения ошибок.
Пожалуйста, оставьте отзыв о ThriveYard
Считаете ли вы, что ресурсы ThriveYard по вопросам карьеры были полезными? Мы хотели бы услышать ваше мнение. Проверка займет всего пару минут.
Что вам понравилось в статье / ресурсе карьеры?
Как это вам поможет? или
Как вам это помогло? или как это помогло другим?
Или оставьте свой отзыв / комментарий.
Пожалуйста, отправьте свой отзыв, нажав на ссылку ниже:
Оставьте свой отзыв о ThriveYard здесь ... Большое вам спасибо
Дополнительные ресурсы о том, как расставить приоритеты и уложиться в сроки
10 способов… Расставить приоритеты для вашей рабочей нагрузки
Как расставлять приоритеты в задачах и выполнять только ту работу, которая имеет значение
12 советов по тайм-менеджменту
7 советов, как эффективно расставлять приоритеты задач
Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1
Как расставить приоритеты в задачах и работе на рабочем месте, спланировать свою работу и уложиться в сроки
12 простых стратегий для соблюдения сроков
Как безжалостно расставить приоритеты в списке задач, чтобы выполнить больше
Как расставить приоритеты для нескольких проектов
14 основных советов по соблюдению сроков
8 способов эффективно расставить приоритеты в вашем списке дел
Как эффективно расставить приоритеты в работе и сосредоточиться на своих целях
6 мин.Читать
Ступица
Производительность
Как эффективно расставить приоритеты в работе и сосредоточиться на своих целях
Расстановка приоритетов в работе — важный навык управления временем для малых предприятий и фрилансеров, которые часто работают над несколькими проектами одновременно для разных клиентов. Чтобы эффективно расставить приоритеты для ваших проектов, вам необходимо определить, насколько срочны и важны все ваши различные рабочие задачи, и соответственно их ранжировать. Важная работа должна соответствовать вашим долгосрочным целям и миссии, тогда как срочная работа просто должна быть выполнена как можно скорее.Изучив правильные методы расстановки приоритетов, вы станете более продуктивным в своей рабочей жизни и будете более сосредоточены на своих целях.
Эти темы покажут вам, как расставить приоритеты в работе и повысить эффективность:
Как расставить приоритеты в работе
Как вы сосредотачиваетесь на своих целях?
Как расставить приоритеты в работе
Расстановка приоритетов в работе подразумевает принятие трудных решений о важности вашей текущей работы. Выполните следующие семь шагов, чтобы узнать, как эффективно расставлять приоритеты в работе:
Определите свои цели
Чтобы правильно расставить приоритеты в своей работе, вам сначала необходимо установить цели, чтобы иметь полное представление о том, над чем вы работаете каждый день.Ставьте долгосрочные цели, которые четко демонстрируют, чего вы надеетесь достичь в своей карьере и личной жизни. Вы также можете установить краткосрочные цели, которые вы хотите достигать каждый месяц, которые помогут продвинуться к вашим долгосрочным целям. Записав цели, держите их под рукой, чтобы вы могли легко к ним относиться. Когда нужно, пересматривайте и пересматривайте свои долгосрочные цели.
Создайте список ваших задач
Следующим шагом в определении приоритетов работы является определение всех задач, которые у вас есть впереди.Создайте общий список, включающий все ваши текущие и будущие задачи. После того, как вы занесли все свои вакансии в общий список, разбейте их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные задачи. Начните с создания ежемесячного списка из основного списка, который определяет все, что вы надеетесь достичь за месяц. Он может включать личные приоритеты в дополнение к рабочим обязанностям. Из своего ежемесячного списка выделите задачи, которые вы можете выполнять каждую неделю, в недельный список и оттуда создавайте ежедневные списки дел.
Оцените важность и срочность
Теперь, когда вы понимаете все задачи, стоящие перед вами, пора определить, насколько важна и насколько срочна каждая задача.Срочные задачи — это те, которые нужно выполнить быстро, например, отчет, который нужен клиенту к концу дня. Хотя они могут быть не важны; на самом деле многие срочные задачи не важны. Важные задачи — это те, которые приближают вас к вашим долгосрочным целям и миссии. Обычно они отнимают больше времени и могут не иметь четких сроков завершения. Рекомендуется как можно скорее заняться неотложными задачами из вашего списка. Тогда вы сможете запланировать более длительные периоды времени в своем календаре, чтобы сосредоточиться на важной работе.
Значение меры
Если у вас есть список срочных задач и вам нужно решить, какой из них отдать приоритет, это может помочь оценить ценность каждой задачи. Например, если одна из ваших срочных задач — это проект для ваших клиентов, а другая — внутренний отчет, который вам нужно создать для своего бизнеса, отдайте приоритет клиентскому проекту.
Упорядочить похожие задачи по усилию
Если у вас все еще есть задачи, которые кажутся связанными по приоритету, оцените, сколько времени займет каждая задача, чтобы помочь вам расставить приоритеты.Вы можете почувствовать себя более мотивированным и энергичным, если сначала возьметесь за задачи с равным приоритетом, выполнение которых требует минимального времени.
Будьте открыты для изменений
Важно понимать, что ваши приоритеты не статичны; они могут меняться в течение недели или в середине дня. Может быть, клиент обратится к вам и попросит помощи в новой срочной работе, которую нужно выполнить к концу дня, и вы не хотите отказывать ему. Просто убедитесь, что вы можете сосредоточиться на общей картине и при необходимости изменить порядок своих приоритетов, чтобы быстро вернуться в нужное русло.
Знайте, что бросить
У вас так много времени в день, и вы не всегда сможете добраться до всего сразу. Когда вы установили свои главные приоритеты и распланировали их на день, сократите оставшиеся задачи и сосредоточьтесь на них в другой день, когда они станут более приоритетными. Затем сосредоточьтесь на проектах дня и приступайте к работе, решая свои приоритеты.
Как вы концентрируетесь на своих целях?
Сосредоточение внимания на долгосрочных целях — один из ключей к сохранению мотивации и управлению своим временем.Вот пять советов, которые помогут вам сосредоточиться на своих целях:
Определите всего несколько целей
У вас может возникнуть соблазн составить длинный список целей, которые вы мотивированы достичь, но вам нужно сузить круг своих интересов. быть максимально эффективным в своей работе. Если у вас длинный список целей, следуйте совету Уоррена Баффета: обведите пять главных целей из своего списка и сосредоточьтесь на них. Остальные цели в вашем списке? Избегайте их любой ценой, пока не достигнете пяти главных целей.
Разбейте свои цели
Если у вас есть ряд крупных целей, которые вы пытаетесь достичь, вы легко можете быть ошеломленными и неуверенными в том, как начать работать над ними. Чтобы ваши цели казались более достижимыми, можно разбить их на более мелкие этапы с конкретными задачами. Таким образом, вы будете точно знать, что вам нужно делать для достижения каждой цели.
Измерьте свой прогресс
Каждую из поставленных вами целей следует измерить, чтобы вы могли отслеживать свой прогресс в их достижении.Регулярно записывайте действия, которые вы предпринимаете для достижения цели, и измеряйте свой прогресс. Например, если одна из ваших целей — заработать 50 000 долларов в год, вы можете установить контрольные точки в течение года и регулярно измерять свой прогресс в достижении конечной цели дохода.
Найдите партнера по подотчетности
Мы работаем более продуктивно, когда у нас есть кому отвечать, а самозанятые работники и фрилансеры не всегда имеют кого-то, кто привлекает их к ответственности. Поделитесь своими целями с другом или коллегой и попросите их помочь вам нести ответственность за них.Запланируйте регулярные проверки, чтобы сообщить партнеру о проделанной работе для достижения своей цели и любых проблемах, с которыми вы сталкиваетесь. Дополнительным бонусом является то, что ваш партнер по подотчетности может дать вам идеи и идеи, о которых вы могли не думать, которые могут помочь вам в вашей работе.
Избегайте отвлекающих факторов
Уберите отвлекающие факторы на рабочем месте, чтобы не откладывать на потом. Промедление — это большой отстой, поэтому сделайте все возможное, чтобы его предотвратить. Закрепляйте смартфон в ящике стола в течение рабочего дня, чтобы не возникало соблазна его использовать.Используйте расширение браузера, чтобы заблокировать сайты социальных сетей и другие сайты, которые вас отвлекают. Чем лучше вы отвлекаетесь, тем легче вам сосредоточиться на своих целях.
СТАТЬИ ПО ТЕМЕ
7 секретов установления приоритетов на работе и сообщения о них
Определение приоритетов на работе — это не просто выбор одного дела другому; речь идет о выборе в первую очередь важных дел, чтобы вы могли достичь своих долгосрочных целей. После того, как приоритеты установлены, они помогают нам оставаться организованными и выполнять задачи.
Мы лично знакомы с постановкой индивидуальных целей, выбором приоритетов и составлением списков задач. Команды и организации тоже должны это делать.
Высшее руководство тратит много времени на обсуждение, переговоры и планирование стратегии и целей компании. После того, как эти приоритеты установлены, их необходимо четко передать и распределить по всей организации. Эти семь шагов помогут вам сосредоточиться.

1. Согласовать со стратегическим планом
Во многих крупных компаниях вы можете наблюдать исчезновение действий высшего руководства, когда они переходят к стратегическому планированию на следующий финансовый год.Этот процесс может занять несколько месяцев, и на выходе вы сможете получить двухдюймовую папку и серию встреч с участием всех сотрудников или вебинаров. В небольших компаниях это может просто потребовать однодневного выездного совещания и привести к разумной презентации PowerPoint для сотрудников.
В любом случае, есть продуманный план роста. Стратегии могут включать запуск нового продукта, слияние или поглощение или выход на новый географический целевой рынок. И наоборот, план может включать вывод продукта из эксплуатации, продажу подразделения или закрытие рынка.Каким бы ни был план, он будет выполняться группами сотрудников, которым необходимо понимать план и согласовывать свои усилия с ним.

2. Запишите
В идеале, высшее руководство должно составить краткое изложение стратегического плана, которое можно будет распространить среди сотрудников. Это может быть даже бренд с названием плана или аббревиатурой. Распечатка этих материалов и развешивание их по офису может помочь донести до каждого и закрепить приоритеты.
В процессе записи есть что-то такое, что придает нашим идеям ощущение постоянства и важности.Будьте как можно более конкретными и конкретными. Когда вы мысленно создадите свой собственный список приоритетов, запишите их. Некоторым сотрудникам нравится видеть свой список на бумажном контрольном списке или на своей небольшой доске. Сохранение списка на виду помогает вам сосредоточиться на правильных задачах.

3. Установите временную шкалу
Один водитель любого приоритета должен быть сроком. Управление графиком является важным компонентом управления проектом. Это помогает привлекать людей к ответственности и организовывать задачи.Что-то зависит от другой задачи или может выполняться одновременно? Можете ли вы оценить количество времени, необходимого для работы? Сколько членов команды требуется для выполнения этой части проекта? Какие вехи предшествуют сроку родов?
Распространенный подход к успешному достижению ваших целей — постановка целей SMART. Буква «T» означает «ограниченный по времени». Если вы не устанавливаете крайний срок для задачи или проекта, другие приоритеты выскакивают вперед и вытесняют их. Это становится «приятно иметь» позади «must-have» проектов.

4. Встреча с заинтересованными сторонами
Обмен информацией о плане и приоритетах должен включать живые встречи с ключевыми заинтересованными сторонами. Письменный план может служить основой для встреч как при запуске, так и при регулярных обновлениях на протяжении всей временной шкалы. Встреча высшего руководства с менеджерами. Встреча руководителей с сотрудниками. Сотрудники могут даже разделять приоритеты с внешними поставщиками, партнерами и агентствами.
Запуск электронной почты для всех сотрудников является односторонним и может оставить сотрудников неуверенными в следующих шагах.Создание видео гарантирует, что каждый получит последовательное сообщение. Если вы можете развернуть видео в своей системе управления обучением, вы сможете отслеживать просмотры и составлять отчеты по ним. Живые встречи позволяют вести открытый диалог о видео, плане и приоритетах. Лично или посредством онлайн-встреч и конференц-связи, диалог является ключом к обсуждению и согласованию индивидуальных приоритетов как части более широкого плана. Члены команды могут поднять неожиданные вопросы, которые потребуют дальнейшего обсуждения с руководством и изменения сроков или проектов.

5. Уточните виды деятельности и роли
После того, как был запущен стратегический план и поставлены цели, они должны быть преобразованы в практические элементы для всех сотрудников. Это может быть очень тактический разговор, в котором рассматриваются существующие проекты и списки задач, чтобы убедиться, что они соответствуют новым целям. Могут быть проведены дополнительные сеансы мозгового штурма для определения новых программ для достижения новых целей.
По мере того, как менеджеры разъясняют роли своей команде, они также получают обязательство сосредоточиться на приоритетах, делать все возможное для достижения своих целей и оставаться на месте.Если у сотрудников нет ясности в отношении приоритетов, они могут отвлечься на новый крутой проект или «что-то блестящее». Во время переадресации могут быть потеряны дни или недели.

6. Проверьте и оцените
После того, как вы установили и сообщили приоритеты, найдите время, чтобы измерить прогресс, отслеживать результаты и оценить прогресс. Просмотрите вехи и сроки. Все идет по плану? Вам может потребоваться некоторая гибкость для поворота.
Произошли ли изменения в окружающей среде, которые повлияли на ваши планы? Конкурент сделал неожиданное объявление? Была ли текучесть кадров среди ваших сотрудников выше среднего? Представилась новая возможность? Любой из этих факторов может потребовать от вас пересмотра приоритетов вашей команды.

7. Своевременное общение
Регулярно просматривая и оценивая, вы также общаетесь.
Усиление плана и целей.
Отчет о проделанной работе.
Признать успех.
Просмотреть изменения.
На ej4 команда руководителей по очереди записывает ежемесячное обновленное видео. Мы используем наш собственный инструмент разработки электронного обучения для создания видео и развертывания через Thinkzoom, нашу LMS, чтобы мы могли отслеживать просмотры (как упоминалось выше).Иногда мы прячем неожиданный тест или вызов в описании или в конце видео, чтобы добавить интерес и веселье!
Мы проверяем цели и сообщаем о достижениях каждого отдела. Благодаря офисам в Канзас-Сити и Сент-Луисе, штат Миссури, эти обновления помогли всем оставаться на связи и сосредоточиться. Кроме того, мы проводим два собрания всех сотрудников в год, по одному в каждом месте. Личное общение доставляет много удовольствия и укрепляет отношения. Это также дает нам возможность проводить мозговой штурм в больших группах и участвовать в упражнениях по построению команды.
Биг Рокс
Мы все слышали урок о больших камнях в каменной кувшине. Большие камни представляют ваши самые большие приоритеты и проекты. История учит нас, что если вы освободите место для больших и важных вещей, останется место и для «мелочей», но не наоборот.
Потратив время на расстановку приоритетов для ваших сотрудников, вы убедитесь, что они знают, что такое большие камни, и предоставите им место для заполнения небольших камней, песка и воды.
Обучение поддерживает этот процесс
Библиотека бизнес-навыков от ej4 предлагает широкий выбор курсов, которые могут помочь вам на протяжении всего пути определения и передачи ваших приоритетов.Вот несколько примеров:
Миссия, видение и ценности: надежное место для начала процесса стратегического планирования.
SMART Goals: руководство по постановке конкретных, измеримых, достижимых, актуальных и привязанных ко времени целей.
Управление проектами: эта серия статей охватывает документирование устава проекта, установление сроков, измерение и отслеживание.