• В течение недели (34%, 41 Голосов)
• Не получаю совсем (23%, 27 Голосов)
• На следующий день (18%, 22 Голосов)
• В конце того же дня (13%, 16 Голосов)
• Сразу, по завершении совещания (12%, 14 Голосов)
• Получаю на следующем совещании (9%, 11 Голосов)
• Всего голосов: 119

Эффективный руководитель должен стремиться завершить совещание подписанием согласованного протокола и раздачи его участникам немедленно, после чего распускать совещание. И судя по статистике опросов, простор для совершенствования совещаний в данном направлении имеется.

Что же можно порекомендовать руководителю для того, чтобы достичь этого результата?

1. По ходу совещания, завершая очередной пункт, спрашивать участников, есть ли какие замечания, и снимать их, по возможности не переходя к следующему пункту. Тогда к моменту согласования протокола большинство вопросов будут разрешены.
2. Завершая совещания, следует сделать обзор всей повестки и еще раз запросить участников о возможных уточнениях протокола. Конечно, для этого необходимо иметь на руках проект протокола, что можно сделать с помощью системы автоматизации совещаний. Но здесь обычно не следует детально обсуждать уже закрытые пункты повестки дня, упомянув, что возможность для этого уже имелась у всех участников.
3. Далее, открывается возможность для руководителя, в случае, если остаются несогласные с решениями по повестке дня, принять волевое решение, утвердив протокол прямо на совещании, напомнив всем еще раз о дисциплине дискуссий.
4. Подписи участников на протоколах желательны, но не обязательны. Достаточно указать в тексте, что решение принято всеми участниками. Но чтобы не затыкать рот несогласным (обычно, такие находятся), лучше предложить им сделать запись типа особого мнения, прямо на протоколе, о тех или иных формулировках решений совещания.
   А такие любители излагать свое особое мнение на бумаге на практике быстро сникают.

При такой технологии ко времени завершения совещаний обычно по всем вопросам повестки дня будут найдены решения и люди будут более внимательно и активно работать в процессе проведения совещаний.

В части эффективности подготовки протоколов совещаний уместно привести несколько исторических примеров.

1. Как известно, Л.П. Берия являлся руководителем многих стратегических оборонных проектов, в т.ч., по созданию систем противовоздушной обороны. Однажды, на совещании под его руководством, возникла коллизия между участниками совещания — двумя большими начальниками, которые никак не могли согласовать план совместных работ по созданию соответствующей радиолокационной техники.

Л.П. Берия недолго слушал взаимные пререкания и упреки этих руководителей, прервал их перебранку и сказал примерно следующее: если два коммуниста, два крупных начальника, не могут долго найти согласие по важнейшим оборонным вопросам, значит один из них — саботажник, и значит, враг народа.

Нечего и говорить, что документы были во время и по существу согласованы до истечения назначенного времени. Хотя Л.П. Берия в то время уже не руководил структурами госбезопасности, а был «простым» заместителем председателя правительства страны.

2. Этот пример из деятельности руководителя нашей космической программы, С.П. Королева. Во время подготовки первых лунных запусков, разработчики не могли определиться с грунтом Луны, какой он, мягкий или твердый, сыпучий как песок или как щебенка и т.д. От этого решения зависела конструкция и дальнейшая программа разработки прилуняемого космического аппарата. Конструкторы спорили, доказывали, сомневались, писали докладные записки, но дело затормозилось.

Когда вопрос дошел до Генерального конструктора, С.П. Королев, прочитал различные докладные, не стал собирать очередные совещания, а просто написал на схеме аппарата «Луна твердая», и поставил свою подпись, сняв, таким образом все сомнения.

Эти примеры свидетельствуют о незаменимой роли руководителя совещаний в принятии решений и их персональной ответственности за последствия этих решений. Чего в настоящее время не часто увидишь…

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Подписывайтесь на наш

Подписывайтесь на наш

Закрыть

Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса

Попробовать бесплатно

Протокол собрания: лучшее руководство по написанию, примеры (+ бесплатный шаблон) в 2023 году

Встречи играют решающую роль в компаниях и организациях, выступая в качестве платформы для обсуждения и решения проблем и управления внутренними делами для достижения прогресса. Чтобы уловить суть этих встреч, будь то виртуальные или личные, Протокол заседаний имеют решающее значение для ведения заметок, обобщения основных обсуждаемых тем и отслеживания принятых решений и резолюций.

Эта статья поможет вам составить эффективный протокол собрания с примерами и шаблонами для использования, а также с рекомендациями, которым нужно следовать.

• Что такое протокол собрания?
• Кто такой хронометрист?
• Как написать протокол встречи
• Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)
• Основные выводы

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это письменный отчет об обсуждениях, решениях и действиях, происходящих во время собрания. 

• Они служат справочным материалом и источником информации для всех участников и тех, кто не может присутствовать.
• Они помогают гарантировать, что важная информация не будет забыта и все будут в курсе того, что обсуждалось и какие действия следует предпринять.
• Они также обеспечивают подотчетность и прозрачность, документируя решения и обязательства, принятые на собрании.

Кто такой хронометрист?

Ведущий протокол отвечает за точную запись дискуссий и решений, принятых во время встречи.

Это может быть административный сотрудник, секретарь, помощник или менеджер или член команды волонтеров, выполняющий задание. Очень важно, чтобы протоколист хорошо организовывал и делал заметки, а также мог эффективно подводить итоги обсуждения.

Веселое посещение встреч с AhaSlides

Собирайте людей в одно и то же время

Вместо того, чтобы подходить к каждому столу и «проверять» людей на случай, если они не появятся, теперь вы можете привлечь внимание людей и проверить посещаемость с помощью веселых интерактивных викторин с AhaSlides!

🚀 Получите бесплатные шаблоны ☁️

Как написать протокол встречи

Для эффективных протоколов совещаний, во-первых, чтобы они были объективны, были фактическим протоколом встречии избегайте личных мнений или субъективных интерпретаций дискуссий. Следующий, оно должно быть кратким, четким и легким для понимания, сосредоточьтесь только на основных моментах и ​​избегайте добавления ненужных деталей. Окончательно, она должна быть точной и обеспечивать актуальность и актуальность всей записанной информации.

Давайте углубимся в детали написания протокола встречи со следующими шагами!

8 основных компонентов протокола собрания: 

1. Дата, время и место встречи
2. Список участников и извинения за отсутствие
3. Повестка дня и цель встречи
4. Резюме обсуждений и принятых решений
5. Проведенные голосования и их результаты
6. Действия, включая ответственную сторону и крайний срок выполнения
7. Любые следующие шаги или последующие действия
8. Заключительные замечания или перерыв в заседании

Шаги для написания эффективных протоколов совещаний

1/ Подготовка

Перед собранием ознакомьтесь с повесткой дня собрания и любыми соответствующими справочными материалами. Убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, такие как ноутбук, блокнот и ручка. Также рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих собраний, чтобы понять, какую информацию следует включать и как ее форматировать.

2/ Ведение заметок

Во время встречи делайте четкие и краткие записи обсуждений и принятых решений. Вы должны сосредоточиться на том, чтобы зафиксировать ключевые моменты, решения и действия, а не расшифровывать всю встречу дословно. Не забудьте указать имена докладчиков или любые ключевые цитаты, а также любые действия или решения. И избегайте использования аббревиатур или сокращений, которые могут быть непонятны другим.

3/ Организуйте протокол

Просмотрите и систематизируйте свои заметки, чтобы создать последовательное и краткое изложение ваших протоколов после собрания. Вы можете использовать заголовки и маркеры, чтобы протоколы было легко читать. Не принимайте личные мнения или субъективные интерпретации обсуждения. Сосредоточьтесь на фактах и ​​на том, что было согласовано во время встречи.

4/ Запись деталей

В протоколе встречи должны быть указаны все важные детали, такие как дата, время, место и участники. Упомяните любые важные обсуждаемые темы, решения и назначенные действия. Обязательно записывайте все голоса, которые были проведены, и результаты любых обсуждений.

5/ Действия

Обязательно перечислите все назначенные действия, включая ответственных и крайний срок выполнения. Это важная часть протокола собрания, поскольку она гарантирует, что каждый знает свои обязанности и сроки их выполнения.

6/ Обзор и распространение

Вы должны проверить протокол на точность и полноту и внести необходимые изменения. Убедитесь, что все ключевые моменты и решения отмечены. Затем вы можете разослать протокол всем участникам лично или по электронной почте. Храните копию протокола в централизованном месте для быстрого доступа, например, на общем диске или в облачной платформе хранения.

7/ Последующие действия

Убедитесь, что действия, принятые на собрании, выполняются и выполняются быстро. Используйте протоколы для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения решений. Это поможет вам сохранить подотчетность и обеспечит продуктивность и эффективность встречи.

Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)

1/ Пример протокола собрания: простой шаблон собрания

Уровень детализации и сложности простого протокола собрания зависит от цели собрания и потребностей вашей организации. 

Как правило, простые протоколы собраний используются для внутренних целей и не должны быть такими формальными или всеобъемлющими, как другие типы протоколов собраний. 

Итак, если вам срочно нужно, а встреча вращается вокруг простого, не слишком важного контента, вы можете использовать следующий шаблон:

2/ Пример протокола собрания: шаблон собрания совета директоров

Протоколы заседаний правления записываются и распространяются среди всех членов, обеспечивая запись принятых решений и указаний организации. Поэтому он должен быть четким, полным, подробным и формальным. Вот образец протокола заседания правления:

Это всего лишь базовый шаблон собрания совета директоров, и вы можете добавлять или удалять элементы в зависимости от потребностей вашего собрания и организации.

3/ Пример протокола встречи: шаблон управления проектом 

Вот пример протокола собрания для шаблона управления проектом:

Основные выводы

Цель протоколов собрания — предоставить общий обзор собрания для тех, кто не смог присутствовать, а также зафиксировать результаты собрания. Поэтому протоколы должны быть организованы и понятны, а самая важная информация должна выделяться четко и лаконично.

4 бесплатных шаблона протоколов совещаний (+советы и рекомендации)

Ведение протоколов совещаний — непростая задача.

Хорошо ведите протоколы совещаний, и вас не хвалят. Люди могут даже не заметить, что вы делаете заметки. В лучшем случае ты молчаливый герой.

Но если вы плохо справляетесь с протоколами совещаний, это большой риск.

Важная информация может быть потеряна. Если это так, это на вас.

В крайних случаях плохо составленный протокол собрания может нарушать устав организации или юридические требования.

Настоящая цель протоколов собраний — дать всем уверенность в том, что все важное будет записано. Зная, что на встрече делаются заметки, участники могут сосредоточиться на самой встрече, не беспокоясь о том, смогут ли они вспомнить все детали.

Самый простой способ упорядочить заметки для любой встречи — использовать шаблон протокола встречи.

Перейти к шаблонам в этом руководстве (содержание):

• Протокол официального собрания
• Протокол неофициального собрания
• Простой протокол собрания
• Базовый протокол собрания
  

Определение: Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметки, которые делаются во время собрания. Они подводят итог тому, что обсуждалось и было принято решение, и каковы следующие шаги.

Как правило, повестка дня собрания составляет основу протокола собрания. Некоторая дополнительная информация добавляется на основе того, что произошло во время встречи.

Протоколы совещаний часто следуют формальной структуре, но иногда эти протоколы совещаний принимаются в произвольной форме. Большинство протоколов совещаний находятся где-то в диапазоне от полностью формальных до совершенно неформальных.

Официальные протоколы собраний

В некоторых организациях протоколы собраний должны соответствовать определенным стандартам записи информации, включая информацию о том, кто присутствует на собрании, какие темы обсуждаются и проводятся ли какие-либо голосования.

Поскольку «протокол собрания» является довольно формальным выражением для начала, обычно все, что называется протоколом собрания, имеет хотя бы некоторый формальный аспект, хотя иногда протокол является формальным из-за использования шаблона протокола собрания, в котором есть место для всех ожидаемая информация. Чтобы быть совместимым, все, что вам нужно сделать, это следовать шаблону.

Неофициальные протоколы собраний

В некоторых неофициальных случаях «протокол собрания» представляет собой не более чем причудливый способ сказать «заметки о собрании». Это может быть просто вопрос выражения лица человека, с которым вы разговариваете.

В других протоколы совещаний довольно структурированы и детализированы, но не настолько, чтобы создавалось впечатление, что их писал сержант-инструктор.

Независимо от того, являются ли они простыми и базовыми или просто информационными, протоколы или заметки о собрании должны по-прежнему включать резюме обсуждений, решений и следующих шагов по мере их появления на собрании. Но в этих менее формальных ситуациях то, как записывать эту информацию, в основном зависит от человека, ведущего протокол собрания, которого иногда называют «писцом» собрания.

Почему протокол собрания называется протоколом?

Хотя вы можете подумать, что «минуты» относятся к измерению времени, слово «минуты» на самом деле происходит от латинского minuta scriptura , что означает «маленькие ноты».

Обратите внимание (каламбур) на слово small здесь. При правильно составленном протоколе собрания нет необходимости дословно записывать каждое сказанное на собрании слово. Как и minuta scriptura , протоколы должны представлять собой сжатую версию того, что произошло, заметки, дающие адекватное краткое изложение, которое легко просмотреть.

‍

4 Шаблоны протоколов собрания

В порядке от наиболее формального к наименее формальному, вот несколько различных шаблонов протоколов собрания:

9 0021 Официальный Шаблон протокола неформального собрания
• Шаблон протокола неофициального собрания
• Шаблон простого протокола собрания
• Шаблон основного протокола собрания
  

Каждый шаблон можно копировать и вставлять, загружать как документ Google Doc или Word или использовать в Hugo (программное обеспечение для управления собраниями). ).

Что должно быть в шаблоне официального протокола собрания?

Официальный шаблон протокола собрания обычно включает следующую информацию:

1. название , дата и время собрания
2. список участников всех, кто присутствует на собрании (и кто отсутствует)
3. A Призыв к порядку
4. Сводки докладов офицеров и др.
5. Список из предложения , внесенные на собрание, независимо от того, были ли они поддержаны или нет, и подсчет голосов
6. Объявления
7. Отсрочка
   

Эти методы взяты из Правил порядка Роберта , фреймворк для проведения совещаний, завоевавший популярность в конца 19 века и в какой-то степени сохранились до наших дней.

Вот пример шаблона заметок для официальных совещаний:

Тем не менее, многие люди, которые хотят писать протоколы совещаний, не ищут таких жестких рамок. Им всегда нужен четкий, профессионально выглядящий итог встречи. Их собрание не проводится в соответствии с Правилами Роберта или другими процедурами или уставами, которые требуют такой строгой документации.

В этих случаях более уместны протоколы неформальных встреч.

Что входит в шаблон протокола неофициальной встречи?

Тот факт, что ваши заметки о встрече носят неформальный характер, не означает, что они должны быть непрофессиональными.

Протоколы неофициальных совещаний по-прежнему документируют все обсуждения и решения, происходящие на совещании. Просто они не составлены так, будто на кого-то подадут в суд, если информация неверна.

Для довольно подробного шаблона протокола неформального собрания, вот что должно быть включено:

1. название , дата и время собрания
2. имена кто посетил встречу
3. Что темы повестки дня обсуждались
4. резюме обсуждений , если применимо
5. Включите любые принятые решения в протокол собрания
6. Примечание кто отвечает за действия
   

Как видите, большая часть этой информации аналогична официальному шаблону протокола собрания.

Другим отличием является способ записи этой информации. Для неформальных протоколов обычно также можно использовать менее формальный язык, форматируя большинство протоколов с помощью маркеров и простых резюме.

Вот образец шаблона протокола неформальной встречи. Как видите, писец оставляет много места для решения, куда поместить информацию:

Что входит в простой шаблон протокола собрания?

Для более простых совещаний можно удалить некоторые ненужные части шаблона, если эта информация очевидна.

Например, для небольших повторяющихся совещаний название собрания и участники собрания могут каждый раз совпадать с одними и теми же людьми. Для простого шаблона протокола собрания вы можете удалить его из шаблона и сосредоточиться в основном на повестке дня и действиях.

<дел>

Однако в этот шаблон мы добавляем некоторую информацию о типе встречи (обновление, обсуждение или решение), а также о цели встречи. Это помогает убедиться, что все четко понимают цель встречи, прежде чем они появятся.

Какой самый простой шаблон протокола собрания?

Самая большая разница между простым шаблоном протокола собрания и супербазовым шаблоном заключается в том, сколько вы заполняете. 

Оба шаблона примерно одинаковы, но в случае очень простого протокола собрания вам даже не нужно обобщать обсуждения. Вместо этого используйте этот шаблон, чтобы сосредоточиться исключительно на результатах встречи.

Используйте этот шаблон для встреч с низкими ставками, которые еще необходимо задокументировать. Скажем, у вас совещание по поводу того, где устроить праздничную вечеринку или что делать по конкретному вопросу. Может быть, это встреча с другим человеком для принятия решения.

В случае очень простого протокола собрания все, что вам нужно из ваших заметок, — это напоминание о том, что вы обсуждали, и запись о том, что вы решили.

1. Темы для обсуждения («повестка дня») 
2. Обратите внимание на итоги встречи: Решения и действия, а также ответственные лица

Общие советы по ведению протокола собрания

• Используйте один и тот же шаблон для повестки дня собрания и протокола собрания. Сэкономьте себе немного работы. Установите повестку дня в шаблоне протокола и просто заполняйте его дополнительной информацией по мере составления протокола собрания.
• Назначить писца. Даже если вы используете онлайн-документ, доступный всем участникам собрания, обычно полезно, чтобы один человек отвечал за протокол собрания.
• Делайте заметки в цифровом виде и онлайн . Поскольку протоколы совещаний должны безопасно храниться и делиться ими, разумно вести протоколы совещаний онлайн. Хотя блокноты и документы Microsoft Word могут быть привлекательными, такие документы требуют дополнительных действий для сохранения и обмена.
• Используйте шаблон. Поскольку протоколы собраний составляются в одинаковом формате для каждого собрания, небольшое вложение в шаблон сэкономит вам массу времени в будущем. Вы можете использовать бесплатные шаблоны протоколов собраний из этой статьи в виде Google Doc, Word Doc или Hugo — или, конечно же, копировать то, что вам нравится, или создавать свои собственные.

{{vital=»/blog-inserts»}}}

Как вы делитесь протоколами после собрания?

Во-первых, в зависимости от того, для какой организации предназначен протокол, исполнительному директору или председателю может потребоваться утвердить протокол для распространения. Поэтому убедитесь, что вы следовали всем существующим процессам.

Что касается самих документов, фактический способ, которым вы решите поделиться протоколом собрания, скорее всего, зависит от того, насколько технически подкованны участники собрания.

Для более старых, более традиционных организаций протоколы обычно распечатываются или отправляются по электронной почте в виде документа PDF или Word. Хотя этот метод работает на поверхности, с ним сложно оставаться организованным или со временем возвращаться к минутам.

Лучше хранить все протоколы собраний в централизованном месте. Некоторые организации используют приложения для обмена файлами на основе папок, такие как Google Docs или Google Drive, но есть некоторые неотъемлемые проблемы с использованием папок для организации документов, которые следует рассмотреть, прежде чем идти по этому пути.

Если вы часто встречаетесь или с разными группами людей, рассмотрите возможность обмена данными в Интернете, при котором протоколы хранятся централизованно в облаке для лучшей организации и доступа. Например, Hugo — это программное обеспечение для управления собраниями, которое позволяет вам легко хранить, сохранять и делиться протоколами собраний. Hugo автоматически упорядочивает ваши заметки на основе вашего календаря, поэтому вам не нужно беспокоиться о том, чтобы поместить протоколы встреч в нужную папку.

Резюме

• Протокол собрания — это заметки, которые подводят итоги собрания
• Лучше всего назначить одного человека в качестве писца для ведения заметок на собрании
• Используйте шаблон повестки дня для своих протоколов. Будь то формальный, неформальный, простой или базовый шаблон протокола собрания, зависит от типа собрания, которое вы проводите‍
• Храните и делитесь своими протоколами в Интернете, чтобы они оставались организованными и не могли потеряться

{{go -further-with-hugo=»/blog-inserts»}}

Как составить протокол встречи? [с 5 примерами бесплатных шаблонов]

1. Руководство отдела кадров
2. Протоколы совещаний

Совещания. Мы все были на длительных встречах чаще, чем нам хотелось бы. Будь то деловые встречи, индивидуальные проверки, групповые обсуждения, ежедневные встречи Scrum или еженедельные проверки, встречи являются частью нашего рабочего процесса. И нет ничего более неприятного, чем когда каждый участник вспоминает разные версии встречи или не имеет четкой памяти об обсуждаемых темах. Здесь на сцену выходят протоколы собраний.

Содержание:

• Что такое протокол собрания?
• Преимущества составления протокола собрания
• Как составить протокол собрания?
• Общие советы по эффективному ведению протоколов совещаний
• Бесплатные шаблоны протоколов совещаний
• Шаблон протоколов неформальных/простых совещаний
• Пример протоколов совещаний
• Пример протоколов деловых совещаний
• Протокол совещаний по проектам с Пример
• Пример протокола еженедельного обзора

Что такое протокол совещания?

Протокол собрания представляет собой письменный отчет о собрании. Они включают в себя все, что происходит во время встречи, от пунктов обсуждения до предложений, решений, действий, прогресса, планирования задач, будущих шагов и так далее. Протоколы собраний лаконичны, просты и хорошо организованы. Это не повествование о встрече, а скорее подробное резюме.

Часто протокол собрания составляет назначенное лицо. В зависимости от типа собрания это может быть секретарь или помощник (например, деловые встречи), член команды (например, собрания команды) или сотрудник отдела кадров (например, дисциплинарные собрания). После встречи протокол встречи рассылается участникам и используется в качестве отправной точки для будущих встреч.

Преимущества ведения протоколов собраний

Основная цель протоколов собраний — записывать то, что обсуждалось и какие решения принимались во время собрания. Участники могут получить доступ к заметке в любое время и четко понять суть встречи. Кроме того, у них у всех одинаковая запись встречи. Протокол собрания поможет вам избежать путаницы, ошибок и конфликтов. Они способствуют прозрачности, доступу к данным и общению.

Протокол собрания имеет дополнительное преимущество. Люди, пропустившие встречу (например, сотрудники, которые взяли отпуск), или руководители могут быть в курсе хода выполнения задач и бизнес-действий, читая протокол встречи. Вы также можете использовать их, чтобы подготовить нового сотрудника, объяснить решение или составить повестку дня следующей встречи.

Протокол собрания является официальной записью. В результате их можно использовать в юридических ситуациях. Некоторые типы организаций (например, правительственные, некоммерческие организации, государственные компании и т. д.) по закону обязаны вести протоколы собраний.

На практике важность протоколов совещаний можно резюмировать следующим образом:

• Обеспечение прозрачности решений и последующих действий
• Запись ключевых моментов обсуждения и результатов
• Выделение поставленных задач, ответственных лиц и сроков
• Предоставьте информацию о присутствии и отсутствии на собрании.

Как составить протокол встречи?

Протокол собрания должен быть точным, четким и по существу. Они должны записывать всю соответствующую информацию в хорошо структурированной форме. Протокол собрания часто включает следующие элементы:

• Дата и время собрания
• Имена участников (и организации, если они внешние)
• Ведущий протокол
• Пункты повестки дня
• Вопросы для обсуждения
• Принятые решения
• Действия
• Последующие действия (с ответственными лицами и сроками).

Язык простой и понятный. Структура документа воздушная и простая для восприятия. Ведущий протокол делает записи во время собрания и внимательно следит за обсуждениями. Он или она не пишет заранее и не заканчивает записи после окончания встречи. Информация должна быть точной, обезличенной и уважительной. Тон протоколов нейтральный и обычно формальный.

Общие советы по эффективному ведению протокола собрания

Несколько простых советов помогут вам начать вести протокол собрания. Вы можете подготовиться и спланировать свои действия, если вам назначена роль секретаря перед встречей. Например, вы можете запросить повестку собрания и включить ее в протокол, отформатировать документ протокола собрания и указать информацию, которую вы уже знаете (дата, время, место и цель собрания, участники и т. д.). Во время встречи вы обновите только исходные данные (например, отметите, если кто-то пропал или кто-то другой занял его место).

Итак, примите во внимание следующие советы, прежде чем взять на себя роль ведущего протоколов:

Подготовьтесь заранее : запросите повестку дня собрания, имена участников и другую важную и известную информацию. Когда вы начинаете с плана встреч, у вас уже есть участники в документе и вы знаете, какие пункты повестки дня будут, вы выиграете время и будете менее напряжены. Использование шаблона протокола, подобного тем, которые доступны ниже, будет полезным.

Создайте структуру и последовательно ей следуйте : Найдите подходящий формат документа для протокола собрания и обсудите его с председателем собрания или ответственными лицами. Получив структуру, придерживайтесь ее и используйте на всех будущих встречах. Вам проще работать с привычным форматом, а участникам легче следовать ему.

Делайте заметки по-умному : Вы можете пользоваться ручкой и бумагой, но скоро отстанете от динамиков. Следующим лучшим способом будет делать заметки с помощью ноутбука. Но вам все равно придется поделиться документом с участниками. Лучше всего использовать онлайн-документы и поделиться ими в конце встречи или инструменты для совместной работы и пригласить участников работать с вами над документом.

Подведите итоги : Не пишите все, что слышите. Делайте краткие и лаконичные заметки, но убедитесь, что они точны. Используйте сокращения и списки, чтобы ускорить процесс. Помните, что тон протоколов нейтральный и обычно формальный.

Принять к сведению во время встречи . Ведущий протокол делает записи во время собрания и внимательно следит за обсуждениями. Правки, орфография и грамматика могут быть исправлены после завершения собрания.

Запросить разъяснения : Если вы что-то пропустили или не уверены, что правильно поняли, попросите разъяснений. Можно уважительно прервать и попросить более точных выводов или более объясненных решений.

Запросить отзыв : После одной или двух встреч выделите время, чтобы спросить своих коллег, что они думают о протоколе встречи и как вы можете его улучшить. Вы не только получите ценные советы, но и выработаете прозрачную политику и откроете канал связи.

Ниже вы можете найти несколько примеров протоколов собраний. Точнее, для неформальных встреч, собраний команды, деловых встреч, совещаний по проектам и еженедельных обзоров. Вы можете определить все необходимые элементы протокола собрания, загрузить шаблоны слов или просто скопировать и вставить формат в свое последующее электронное письмо, чтобы поделиться ключевыми выводами со своими коллегами.

Образец протокола неформального/простого собрания группы

Дата : 20 февраля 2023 г.

Цель собрания : Для обсуждения процесса адаптации

Участники : Алекс, Мария, Джон, Джуди, Виктор, Сол

Повестка дня

• Тема 1, включая основные моменты, результаты, следующие шаги
9002 1 Тема 2, включая основные пункты, результаты, следующие шаги
• Тема 3, включая основные моменты, результаты, следующие шаги
• Заключительные вопросы круглого стола

Последующие действия:

• Ко вторнику:
  • Джон для рассмотрения плана адаптации для предстоящих новых сотрудников и сообщите, если какие-либо блокировки существуют
  • Саул, чтобы подготовить компьютер + учетные данные
  • Джуди, чтобы завершить оформление документов.

Загрузить шаблон протокола неофициального/простого собрания группы

Неформальные собрания полезны, когда несколько коллег встречаются для обсуждения конкретной проблемы на разовой основе или в рамках сектора. Они неформальны, потому что не будут рассматриваться как формальные. Коллеги могут встретиться за чашечкой кофе или в чьем-то офисе, чтобы обсудить конкретную цель или предстоящую веху.

Пример протокола собрания команды

Протокол собрания команды [название группы / HR] для [тема обсуждения / приветствие новых сотрудников]

Дата и время : 20 ноября 2023 г.

Местонахождение : Отдел кадров

Посещаемость : Александра, Джон, Билл, Мария

Хьюго (отсутствует), Валери (Оправданная)

Протокол заседания. Министерство встречи : Мария

Задача встречи : Обсуждение гостеприимной процедуры для трех новых сотрудников в маркетинге и его .0003

Повестка дня : Существующая процедура приветствия (Александра), почему ее нужно изменить и как (Джон), представление новой процедуры приветствия (Джон), утверждение изменений, будущие шаги

Отчет :

• Александра представила существующая процедура отдела кадров
• Джон объяснил, почему она устарела и какие изменения необходимо внести
• Билл представил свои доводы в пользу другой процедуры приветствия для членов ИТ-команды
• Принятые изменения: 
  • Новые ИТ-сотрудники пройдут техническое задание
  • Все новые сотрудники пройдут обучение использованию программного обеспечения и инструментов управления персоналом
  • Все новые сотрудники будут встречены своими командами в неформальной обстановке (бюджет обсуждается)
  • Политика компании должен включать изменения.

Планирование задач:

• Мария: обновить политику компании и разослать ее всем сотрудникам
• Счет: техническое задание для новых сотрудников ИТ
• Александра: бюджет на приветственные угощения
• Джон: обучение программному обеспечению и инструментам HR

Следующие шаги : Встреча через две недели, чтобы обсудить прогресс и результаты.

Загрузить шаблон протокола собрания команды

Собрания персонала или собрания команды — это регулярные собрания, на которых коллеги собираются, чтобы быть в курсе прогресса команды, предстоящих инициатив, необходимой поддержки, признавать тяжелую работу, приветствовать новых участников или совместно принимать решения о стратегиях и Тактика должна быть собрана и реализована для достижения желаемых результатов.

Пример протокола деловой встречи

Протокол деловой встречи для [Тема обсуждения / Сотрудничество между сторонами]

Дата и время : 15 сентября 2023 г.

Место : Конференц-зал

Посещаемость : Деловая группа (члены ) и Организация (члены)

Ведущий протокол : Мария Джонсон, помощник менеджера по организации

Цель встречи : Обсуждение сотрудничества между частями проекта/продукта

Повестка дня : Протокол сотрудничества, новое коммерческое предложение, бюджет, сроки

Основные обсуждаемые вопросы :

• Тема для обсуждения #1
• Тема для обсуждения #2
9002 1 Тема для обсуждения #3

Решения :

• Утвержден шестимесячный договор о сотрудничестве 
• Организация будет играть ведущую роль в маркетинге и рекламе
• Бизнес-группа назначит эксперта для работы с Организацией на месте во время проекта

Планирование задач

• Создание бизнес-плана и контракта для утверждения (Организация)
• Обсуждение вариантов бюджета и сроков с советом директоров (Бизнес-группа)
• Обсуждение юридических условий с юридическим отделом (Организация и бизнес-группа)

Следующие шаги : Встреча через две недели для обсуждения прогресса и результатов.

Скачать шаблон протокола деловой встречи

Деловые встречи обычно собирают представителей двух или более организаций для совместного ведения бизнеса. Человек должен что-то предложить или нуждается в услуге, чтобы другая сторона могла стать покупателем, или иметь решение, доступное на рынке. Они следуют примерно той же структуре, что и внутренние встречи, однако тон немного более формальный, а детали, касающиеся присутствия, немного более подробные.

Пример протокола совещания по проекту

Протокол совещания по проекту [название проекта / Национальная медицинская конференция — НКМ] для [тема / место обсуждения]

Дата и время : 15 апреля 2023 г., 10:00

9000 7 Местонахождение : Центральный офис СДС, Лиссабон

Присутствующие : Александра Джон, Мария Гутьеррес, Хуан Ривас

Составление протокола собрания : Хуан Ривас, секретарь комитета СДС

Цель собрания : Поиск места для проведения 3-го выпуска NCM в Лиссабоне, Португалия ария Гутьеррес)

Отчет :

• Александра Джон представила необходимые помещения для предстоящей конференции (400 мест, 4 зала, видеопроекторы, питание, удобный доступ)
• Мария Гутьеррес представила бюджет (2000 долларов США в день) и существующие варианты

Принятые предложения:

• Расширенный бюджет до 2500 долларов США в день

Планирование задач:

• Мария Гутьеррес: поиск финансирования варианты увеличения бюджета
• Александра Джон: Переговоры с третьими лицами
• Хуан Ривас: Обращение к участникам по вопросам пищевой аллергии и предпочтений.

Будущие шаги : Встреча через неделю для обсуждения прогресса и результатов.

Загрузить шаблон протокола совещания по проекту

Управление проектами является сложной задачей, в которой задействовано множество участников. Поскольку существует также временная шкала, особое внимание необходимо уделить отслеживанию того, чтобы все обсуждения и результаты отслеживались ответственными сотрудниками. Протоколы совещаний по проекту помогают удовлетворить такие потребности, независимо от того, происходят ли они физически или в виде виртуальной встречи в Zoom, Teams или Meet.

Протокол еженедельного обзора Пример

Протокол еженедельного собрания [название команды / HR]

Дата и время : 15 июня 2023 г .; 10:00

Местонахождение : Отдел кадров

Присутствие : Александра, Джон, Билл, Мария

Составление протокола собрания : Мария

90 007 Цель собрания : Обсуждение еженедельных задач

Повестка дня :

• Ход процедуры приветствия (Александра),
• Новые сотрудники (Джон),
• Ход внедрения новых кадровых процедур (Счет)

Отчет :

• Александра представила ход процедуры приветствия (30%)
• Джон представил двух новых нанимает как часть групп ИТ и бухгалтерии
• Билл представил ход внедрения кадровых процедур (65%)

Принятые предложения: 

• Билл поможет Александре завершить процедуру приветствия
• Джон начнет искать двух новых людей для ИТ-команды
• Политика компании должна включать изменения, внесенные в процедуры управления персоналом
• Обучение новым сотрудникам программному обеспечению для управления персоналом

Планирование задач:

• Мария: обновить политики компании и разослать ее всем сотрудникам
• Счет: завершить внедрение кадровых процедур
• Александра: приемная процедура до 70%
• Джон: обучение программному обеспечению и инструментам кадрового делопроизводства

Загрузить шаблон протокола еженедельного собрания по обзору

Наличие четкой записи с результатами еженедельного собрания гарантирует, что все согласны с тем, что обсуждалось, каковы последующие действия, кто за что отвечает.