Примеры деловые переписки: Шаблонные фразы для деловой переписки / Законодательная Дума Томской области

Содержание

Деловая переписка: примеры и образцы писем

Деловое письмо – это один из главных инструментов общения в любом бизнесе. Правильно составленное деловое письмо поможет создать положительное впечатление о компании. А одно неграмотно написанное письмо способно убить вашу всю репутацию. О правилах деловой переписки мы уже писали, теперь давайте посмотрим на конкретные примеры деловых писем.

Образцы деловых писем

Типов деловых писем много — деловые предложения, письма-претензии, письма-благодарности, письма-отказы, сопроводительные письма, гарантийные письма, информационные и так далее. Принципы их составления практически не отличаются друг от друга. Посмотрите еще раз на правила написания деловых писем, чтобы не допускать ошибок.

Примеры благодарственных писем

Пример гарантийного письма

Образец письма-ответа

Это наглядный пример того, каким может быть вежливое письмо, содержащее отказ:

Пример информационного письма

Пример письма-претензии

Примеры писем на английском в деловой переписке

Высоким уровнем владения английским языком обладают, увы, не все. И часто менеджеры несколько теряются, когда им нужно написать деловое письмо на английском языке. Если даже на русском люди в переписке не всегда могут понять друг друга, то что тогда говорить об иностранном языке? Лучшим выходом в этой ситуации будет поиск похожих писем и употребление в своем письме подходящих из них фраз. Вот для примера три образца деловых писем на английском языке: письмо-благодарность клиенту, письмо с выяснением условий сделки и письмо-ответ на предложение о покупке. В каждом файле представлен вариант письма на английском языке и его перевод на русский.
Скачать письмо-благодарность клиенту на английском.
Скачать письмо с условиями сделки на английском.
Скачать письмо-ответ на предложение о покупке на английском.

Структура делового письма

Четкая структура – это обязательная характеристика делового письма. Она поможет получателю быстрее понять смысл написанного и уменьшить время на его прочтение. Деловое письмо состоит из таких основных частей:

1. Заголовок (тема письма). В заголовке письма следует писать его краткую цель или суть. Здесь нельзя использовать какие-то абстрактные фразы. Адресату по одному только заголовку должно быть ясно, о чем письмо. Например, «Об изменении цен на поставку продукции» или «Деловое предложение о торговом сотрудничестве с компанией XXX».

2. Приветствие. Традиционным в деловых письмах считается приветствие «Уважаемый + Имя Отчество!». Однако, использовать имя не обязательно. Можно также обратиться к адресату через его должность: «Уважаемый господин директор!». Однако, учтите, что обращение по имени несколько уменьшает психологическую дистанцию и подчеркивает налаженность деловых отношений. Если письмо адресуется группе лиц, то допустимо писать «Уважаемые дамы и господа!», «Уважаемые партнеры!» и так далее. Использование сокращений «г-н», «г-жа» или инициалов воспринимается как проявление неуважения, поэтому старайтесь этого избегать.

3. Изложение цели написания письма, его сути, главной мысли. Это основная часть письма. Здесь вы пишете непосредственно о самой причине написания письма.

4. Ваши предложения по решению данной проблемы, рекомендации, просьбы, жалобы. Деловые письма почти всегда предполагают определенную реакцию адресата (кроме чисто информативных писем). Поэтому важно описывать не только саму проблему, но и предлагать свои варианты ее решения. Если вы пишете жалобу, то попросите принять соответствующие меры, если делаете предложение сотрудничества, то опишите его возможные варианты. Словом, получатель вашего письма должен не только понять «что» вы от него хотите, но и понять «как» вы предлагаете это осуществить. Тогда это будет настоящим деловым письмом.

5. Краткий итог и выводы. В самом конце можно подвести итог всего вышесказанного. Однако, сделать это очень кратко не всегда удается. В таком случае, писать в несколько предложений то, что вы и так описали в первых двух абзацах, не стоит. Помните, что лучший друг делового письма – это краткость. Поэтому в большинстве случаев достаточно ограничиться фразами «Надеюсь на успешное сотрудничество», «Жду Вашего ответа по данному вопросу» и так далее.

6. Подпись. Подписывается деловое письмо должностью, именем и фамилией отправителя с традиционной фразой «С уважением». Возможны и другие варианты: «С наилучшими пожеланиями», «Искренне Ваш» и так далее, в зависимости от близости вашего контакта с получателем. Фраза «С уважением» является самой универсальной, поэтому если сомневаетесь, как будет уместнее подписаться, то используйте эту фразу и точно не промахнетесь.

Также не лишним будет добавить в подпись варианты контактов с вами: другие email-адреса, рабочие номера телефона, skype. Польза этого не только в том, что получатель при желании сможет быстро связаться с вами удобным ему способом, но и в том, что так вы продемонстрируете свою открытость и готовность к общению с адресатом.

И не забывайте, что официальное письмо – это прежде всего документ. Поэтому пренебрегая правилами его составления, вы безвозвратно губите репутацию своей компании и себя как специалиста.

Шаблонные фразы для деловой переписки: примеры и подсказки

Что важнее всего в деловой переписке? Элементарно, Ватсон: ясность мысли и уместная форма её донесения! Именно поэтому письменное общение с партнёрами и контрагентами во многом состоит из клише и устойчивых прижившихся выражений. Но так ли плохо использовать шаблонные фразы для деловой переписки?

Скорее, удобно — не нужно лишний раз придумывать что-то новое, тем более, когда на счету каждая минута.

Однако важно правильно и к месту употреблять стандартные фразы для деловой переписки.

Кроме того, есть разница: кто-то осваивает навык делового письма очень и очень быстро. Для кого-то же написать обычный email — это до сих пор архисложная задача.

В этом случае можно воспользоваться шаблонами, которые составлены в этой статье: обороты и приёмы к твоим услугам.

А ещё тебя ждёт подарок, если дочитаешь статью до конца 😉

Содержание статьи:

1 Общие правила деловой переписки
- 1. 1 Адресность
- 1.2 Следование типовым требованиям оформления документации
- 1.3 Краткость
- 1.4 Точность
2 Универсальные фразы и выражения
- 2.1 Объяснение причины
- 2.2 Когда необходимо на что-то сослаться
- 2.3 Как обозначить цель письма
- 2.4 Извещение
- 2.5 Объяснение мотива
- 2.6 Просьба
- 2.7 Благодарность
- 2.8 Извинение, сожаление
- 2.9 Выражение надежды
- 2.10 Выражение удовлетворения
- 2.11 Выражение неудовлетворения
- 2.12 Подтверждение и предложение
- 2.13 Отказ от предложения
- 2.14 Вопросы и уточнения
- 2.15 Предложение, обещание
- 2.16 Приглашение
- 2.17 Напоминание
- 2.18 Гарантии
- 2.19 Выражение своей позиции
- 2.20 Заключительная фраза
3 Фразы для электронного письма
- 3.1 Обращение
- 3.2 Основная часть
- 3.3 Подпись
4 Синонимы
5 Фразы для переписки в мессенджерах и чатах
- 5. 1 Предпринимателям
- 5.2 Клише, которых лучше избегать
6 Полезные фразы и выражения на английском
- 6.1 Приветствие
- 6.2 Вступление
- 6.3 Основная часть
- 6.4 Переход к прощанию
- 6.5 Прощание
7 Заключение

Общие правила деловой переписки

Когда речь заходит об этикете деловой переписки, то есть определённые правила, которых нужно придерживаться, ведя общение по электронной почте, через мессенджеры или любым иным способом.

В первую очередь, нужно понимать, что любое отправленное письмо становится своего рода документом, поэтому нужно ответственно подбирать слова и выражения. Правильное письмо партнеру составляется в официально-деловом стиле, просторечные выражения и разговорная лексика исключена. Что еще рекомендуется согласно правилам деловой этики?

Адресность

К адресату письма нужно обращаться лично по имени отчеству. Если ты не знаешь, как зовут человека, это нужно выяснить.

Так, отправлять запрос в отдел продаж нужно на имя руководителя, а не просто «в отдел продаж». Не стоит писать «Дорогой Игорь Иванович, здравствуйте!» или «Уважаемый Марчуков И. А.» — в приветствии нужно опустить инициалы и эмоционально-окрашенные слова. Самым оптимальным будет «Добрый день, Игорь Иванович!» или «Уважаемый Игорь Иванович!».

Следование типовым требованиям оформления документации

Они говорят, что обращаться к адресату можно тремя способами:

от первого лица во множественном числе «рекомендуем вам»;
от первого лица в единственном числе «рекомендую вам»;
от третьего лица в единственном числе «компания просит вас».

Обращения на «ты» недопустимы.

Краткость

Никаких витиеватых фраз и длинных оборотов, минимум эпитетов, эмоций, вводных фраз, причастий и других средств выразительности русского языка — писать нужно кратко. Предложения должны быть понятными. Для сокращения объема текста можно использовать готовые клише. Типовой шаблон для написания всегда можно скачать из интернета.

Точность

Все, что ты написал в деловом письме, должно иметь только одно значение — никаких двойных трактовок или намеков. Нужно писать так, чтобы после прочтения письма у получателя не осталось вопросов.

Если ты понимаешь, что адресат может не знать значение какого-то термина, замени его. Пусть это будет длиннее, но понятнее.

Универсальные фразы и выражения

Я подготовил для тебя список выражений и шаблонные фразы для деловой переписки на русском языке, которые можно употреблять в служебных письмах.

Для удобства сгруппировал их по разделам. Многие из них пригодятся для ведения переговоров, а также при оформлении резюме.

Объяснение причины

По причине отсутствия нужных документов…
Ввиду задержки оплаты…
Учитывая, что продажи снизились, наш специалист по СММ предлагает…
Вследствие изменения объема заказов…
Ввиду несоответствия счета и счет-фактуры…

Когда необходимо на что-то сослаться

Согласно Вашей просьбе, подготовка к отгрузке началась…
В продолжение нашего диалога…
На основании устной договоренности…
Согласно внутренним нормативам компании…
В ответ на запрос, полученный от Вашей организации, сообщаем, что бронирование…

Как обозначить цель письма

И для скорейшего решения вопроса…
В целях избежания ошибок в документации…
Для ускорения расследования…
Чтобы составить план дальнейших действий…
Во избежание недопонимания с работодателем…

Извещение

Доводим до Вашего сведения…
Пишу, чтобы подтвердить наличие…
Ставим Вас в известность, что руководством было принято…
Сообщаем, что задержка ответа связана с…
Позвольте сказать, что…

Объяснение мотива

В соответствии с выбранной моделью поведения…
В целях увеличения объема продаж…
В порядке оказания информационных услуг…
В подтверждения устной договоренности…
В связи с полученными данными…

Просьба

Прошу сообщить нам…
Просим Вас принять к сведению…
В дополнение ко всему прочему прошу…
Прошу принять меры в отношении…
Я был бы Вам благодарен, если…

Благодарность

Пользуясь случаем, хотим выразить Вам благодарность…
Спасибо за оперативный ответ!
Благодарим Вас за сообщение о…
Мы признательны Вам за…
Благодарим за большой вклад, который Ваша фирма…

Извинение, сожаление

Хочу принести самые искренние извинения от лица компании…
Мы искренне сожалеем, что поводом обращение в компанию стала столь неприятная ситуация…
К большому сожалению, вынужден сообщить, что…
Прошу прощения за задержку ответа.
Примите наши самые искренние извинения за…

Выражение надежды

Мы надеемся, Вы понимаете…
Мы рассчитываем услышать от Вас характерные…
Я искренне надеюсь, Вы сможете…
Я очень жду Ваше предложение, и рассчитываю получить его…
Мы уверены, Вы сделаете все возможное…

Выражение удовлетворения

Мы рады направить Вам…
С удовольствием готов Вам предложить формулу успеха для…
Мы очень рады, что Ваша компания приняла решение…
Мы рады сообщить, что можем…
Нам было приятно получить от Вас…

Выражение неудовлетворения

Это может потянуть за собой расторжение договора.
К сожалению, выраженная Вами позиция нам не близка.
Это может вызвать определенные трудности.
К сожалению, мы так и не получили от Вас ответа.
Я не могу понять, почему Вы не предупредили о задержке заранее.

Подтверждение и предложение

Настоящим письмом подтверждаем…
Мы можем Вам рекомендовать…
Подтверждаем получение от Вас формы заявления…
Мы можем предложить Вам следующие условия…
В подтверждении устной договоренности…

Отказ от предложения

К сожалению, мы вынуждены Вам отказать, потому что…
Ваш запрос не может быть исполнен по причине…
Подготовленный проект не может быть утвержден по следующим причинам…

Вопросы и уточнения

Правильно ли я понял, что…
Мы будем крайне благодарны, если Вы сможете дать определение…
Хотим уточнить, можете ли Вы потом…
Вы очень выручите меня, если направите…
Можно ли как-то решить этот вопрос?
Может ли это характеризоваться как…

Предложение, обещание

Мы сделаем все возможное, чтобы вопрос был решен как можно скорее.
Если у Вас сохраняются вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной любым удобным Вам способом.
Мы рады предложить Вам…
Если Вам нужно что-то еще, прошу сообщить нам об этом.
Можете быть уверены, наша компания…
Высылаем Вам образец…

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в торжественном мероприятии, которое состоится…
Приглашаем Вас присоединиться к читательской встрече…
Просим Вас принять участие…

Напоминание

Хотелось бы Вам напомнить…
Напоминаем, что в соответствии с договором…
Согласно договору от 05.08.2021 Вы должны…
Напоминаем, что по достигнутой договоренности…
Напоминаем о необходимости внести оплату до…

Гарантии

Своевременную оплату счетов гарантируем.
С нашей стороны мы обязуемся…
Отсутствие задолженности гарантируем.
Мы гарантируем не менее Х заказов каждую неделю.
Гарантируем своевременное выполнение заказа.

Выражение своей позиции

Нарушение сроков может привести к…
Возражений против вашей позиции не имеем.
Наши обращения по данному вопросу никак не изменили ситуацию.
Мы не можем доставить товар ранее указанного срока, потому что…
Задержка оплаты может негативно сказаться на дальнейшем сотрудничестве.

Заключительная фраза

Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С наилучшими пожеланиями…
Благодарим за уделенное время!
Будем признательны за оперативный ответ!
С уважением…

Фразы для электронного письма

Для начала рассмотрим структуру делового электронного письма. Любой email состоит из:

темы письма;
тела письма.

Тема письма — это своеобразный заголовок, выжимка из главных мыслей письма. Она должна отражать то, о чем пойдет речь в письме.

Тему можно полностью или частично менять, если не оговорено обратное. «Фиксированная» тема может быть обусловлена тем, что организация очень большая, и при изменении или удалении темы будет сложно найти письмо по поиску.

В теме также могут присутствовать различные обозначения, например, номера контрактов, заказов, спецификаций, идентификационные номера сотрудников и т.д.

Тело письма состоит из обращения, основной части, подписи.

Это деление справедливо как для общения на русском, так и на других языках.

А вот, собственно, и шаблонные фразы делового письма.

Обращение

В обращении очень важно указать имя собеседника, например:

Добрый день, Анастасия!

Добрый день, Елизавета Петровна! (Так, если нет уверенности в субординации, или известно, что собеседник так желает.)

Можно указать «Доброго времени суток» — если нет уверенности, когда адресат прочитает письмо, или, у адресата разные часовые пояса. Но злоупотреблять этой фразой не стоит — это громоздкая конструкция, которая загружает.

Четкое указание на время суток, например, «Доброе утро, Анастасия» допустимо, но лучше все-таки придерживаться стандарта.

Некорректно:

«Утро доброе!» — это может быть воспринято как панибратство в переписке.

Приведу еще несколько примеров обращения к адресату:

Здравствуйте, коллеги!
Уважаемый Имя Отчество!
Уважемые коллеги!

Основная часть

В основной части письма важно дать понять собеседнику, с какой целью написано это письмо.

ВАЖНО! Желательно, при общении с собеседником на «Вы», всегда писать это местоимение с большой буквы. Например: «Ждем ответа от Вас».

Примеры фраз:

Позвольте проинформировать Вас о задолженности, образовавшейся по договору №…
Прошу рассмотреть возможность сотрудничества с…
Довожу до Вашего сведения, что…
Хочу (хотим) сообщить Вам…
Спешу (спешим) сообщить Вам о новых…
Обращаемся к Вам с просьбой…
Информирую Вас о…
Рады сообщить, что…
Требуется согласование касательно…
В связи с…
Вынуждены сообщить… (при проблеме)
Настоящим извещаем о…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Считаю необходимым сообщить Вам…
Просим Вас направить к нам…
Предлагаю Вам перейти к обсуждению этого вопроса…
Рад сообщить, что наша компания подготовила для Вас…
Предлагаем Вам уникальную возможность…
Прошу Вас рассмотреть возможность…
Хочу обсудить с Вами условия…
Спешу поблагодарить Вас за оперативное решение вопроса.

Можно описать предысторию и поблагодарить, например:

Благодарим Вас за предоставление документов! На данный момент не хватает следующих данных…
Мы общались с Вами сегодня утром, и на основании данного разговора…
Мы обсуждали с Вами условия сотрудничества, и решили перенести переговоры на…
Резюмируя наш диалог…
Мы искренне рады, что Вы воспользовались услугами нашей компании!

Далее необходимо описать более конкретные предлагаемые действия: предложения, приказы, просьбы. В них должен быть заключен основной смысл.

Например:

Просим Вас в кратчайшие сроки погасить задолженность…
Прошу отправить скан-копии следующих документов…
В случае неоплаты до ДД.ММ.ГГГГ, будем вынуждены применить штрафные санкции, согласно пункту №… Договора №…
Просим Вас принять решение…
Согласно нашей устной договоренности прошу направить актуальный прайс-лист ответом на это письмо.
Прошу Вас оказать содействие…
В связи с последней информацией прошу подготовить коммерческое предложение для наших клиентов в кратчайшие сроки.
Благодарю за помощь в решении вопроса! Я подготовил для Вас все необходимые данные, и прошу Вас оформить их согласно законодательству.

Можно добавить нотку человечности:

К сожалению, в случае неисполнения с Вашей стороны пунктов Договора №…, будем вынуждены…
Мы благодарны за предоставленные Вами данные, и просим…

Подпись

Подпись в электронном письме — это своеобразная визитная карточка.

Не стоит сокращать или писать только инициалы. Вероятно, адресат письма захочет перезвонить — в этом случае, у него должна быть соответствующая информация.

Телефон лучше писать сразу в международном формате, начиная с + (код страны) (код города) (номер).

Многие предприниматели могут позвонить прямо с мобильного телефона, открыв рабочую почту на нём же. Это удобно. Когда телефон скрыт или написан без кода города/страны, то приходится всё вбивать вручную, а это уже не очень комфортно.

Кроме того, в подписи нужно указать должность. Это избавит от многих вопросов, касающихся полномочий и компетенций.

Приведу несколько примеров подписи.

С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________

Искренне Ваша,
С наилучшими пожеланиями,
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
E-mail _________

Благодарю за уделенное время!
Светлана Подугольникова, менеджер отдела закупок.
E-mail _________________________
Контактный телефон +7ХХХХХХХХХХ
Сайт ______________________
Мы в соцсетях ______________

Синонимы

В деловой переписке не обойтись без синонимов, то есть слов со схожим понятием. Их основная цель — сделать текст более естественным и живым. К тому же слишком частое употребление одного и того же слова неприятно слуху.

Сравни два отрезка текста — какой, на твой взгляд, лучше звучит?

В прошлом месяце мы купили у Вас 2 тонны песка. Руководство компании оказалось довольно покупкой, поэтому в этом месяце мы хотим купить у Вас еще 3 тонны песка. И если эта покупка нас устроит, мы хотим заключить договор на регулярные поставки песка.

Сразу прокомментирую: здесь слова «купить» и «песок» употребляются слишком часто. Попробуй заменить их синонимами. Например, так:

25.08.2021 мы купили у Вас 2 тонны песка. Качество продукции нас полностью устроило, и мы хотим оформить новый заказ — в этот раз на 3 тонны. Если все пройдет хорошо, мы готовы рассмотреть условия сотрудничества с Вами на постоянной основе.

Вот ещё несколько примеров синонимов слов именно в контексте деловой лексики:

Просить — пожалуйста, будьте любезны, будем рады, хотелось бы попросить, мы надеемся, обращаюсь к Вам с просьбой.
Сообщать — доводить до сведения, держать в курсе, говорить, рассказывать, показывать, уведомлять, объявлять, писать.
Заключать договор — согласовать договор, подписать договор, заключить контракт, заключать соглашение, достигнуть соглашения, скрепить договоренность печатями.

Фразы для переписки в мессенджерах и чатах

Многие сервисы давно перешли на чаты и электронные мессенджеры. Это удобно как для сотрудников, так и для клиентов. Отличием общения с электронным письмом является то, что, скорее всего, общение происходит в реальном времени.

Клиент, видя чат технической поддержки на сайте, хочет получить мгновенный ответ, и не готов ждать несколько часов, как, например, допустимо для формата общения по электронной почте.

Нижеперечисленные фразы помогут сотрудникам клиентской и технической поддержки сориентироваться в переписке.

Часто в чатах необходимо оставить свое имя, для продолжения беседы. Имя, которое оставил клиент, очень важно. Именно с обращения нужно начинать разбирать тикет (запрос из чатов).

Кроме того, здесь будет более уместно уточнять время суток: «Добрый день, Иван.», «Добрый вечер, Иван.», и даже «Доброй ночи, Иван.», если чат — круглосуточный.

Если вопрос можно решить оперативно, например, подобрать тот или иной товар, и рабочее время сотрудника это предполагает, то следует использовать уточняющие фразы и вопросы:

Уточните, пожалуйста, для каких целей подбираете…
Для грамотного подбора, мне необходима следующая информация…
Могли бы Вы уточнить…
Для решения вопроса мне потребуется дополнительная информация.
Я сейчас ознакомлюсь с данными и вернусь к Вам буквально через две минуты.
Мы сделаем все возможное для решения Вашего вопроса.
Я свяжусь сейчас с соответствующим подразделением компании и сразу Вам перезвоню. По какому номеру Вам будет удобно ответить на звонок?
Не могли бы Вы прислать мне скриншот экрана?

В мессенджерах правила особенно не отличаются. Важно отвечать быстро (в указанное рабочее время), по существу. Однако мессенджер — это более краткое общение. Если требуется переслать какие-то громоздкие (по мегабайтам) документы, то лучше перевести с клиентом общение в электронную почту, спросив его email.

Предпринимателям

Тем, кто обращается в чаты компаний, представляя не физическое, а юридическое лицо, следует «держать марку», т.к. по одному сотруднику порой могут судить о целой компании, отрасли бизнеса.

Важно поздороваться, кратко описать проблему и решение, которое ожидается от взаимодействия с сотрудником чата.

Приведу пример:

Добрый день!
Прошу проверить качество связи по адресу г. Воронеж, ул. Карельская, д. 3 стр. 5. С 22.09.2021 примерно с 14:00 сигнал полностью отсутствует. Это затрудняет работу нашей компании.
По всем вопросам, а также по решению данной ситуации Вы можете связаться со мной по телефону +7ХХХХХХХХХХ.
С уважением,
Бальева Марина,
менеджер по работе с персоналом компании «Аланком».
E-mail ________________________

Клише, которых лучше избегать

За десятилетия в русском письменном деловом языке сформировались устойчивые выражения, клише, которые многим «режут слух».

Думаю, тебе они знакомы.

Например, «Я Вас услышал». Это выражение, возможно, и было популярно в начале 2000-х, когда сервис во всех сферах не был на столь высоком уровне. Сейчас же эта фраза предполагает свое прямое значение — да, пожелания клиента услышаны. Но она не предполагает конкретных действий. Т.е. можно слышать, но не слушать.

Лучше заменить на «Информацию получили», или «Информацию приняли».

В общем, не бойся шаблонов фраз для деловых писем, а бойся банальностей среди них.

Полезные фразы и выражения на английском

Может возникнуть такая ситуация, когда потребуется написать деловое письмо на английском. Не бойся использовать унифицированные образцы — это поможет избежать ошибок.

К тому же, многие иностранцы иначе смотрят на деловую переписку, и любое отклонение от шаблона для них является странным.

Характерной чертой делового иностранного письма является четкая структура:

Приветствие.
Вступление.
Основная часть.
Заключение.
Прощание.

Используй при написании этот алгоритм. И давай разберем типовые фразы для каждого раздела.

Приветствие

Письмо должно начинаться с приветствия. Не нужно изобретать велосипед. Гораздо лучше написать стандартное приветствие, которое будет уместно в конкретной ситуации.

Dear Sir/Madam — уважаемый/уважаемая.
Dear Mr/Ms — уважаемый мистер/уважаемая мисс.

После обращения можно указать фамилию адресата.

Чуть меньшей формальностью характеризуются фразы:

Good morning — доброе утро.
Good afternoon — добрый день.
Good evening — добрый вечер.

Чтобы показать свое почтение, можно соединить стандартное приветствие «dear» и фамилию. При обращении к женщине, когда не знаете, замужем она или нет, пишите «Mrs», то есть «мисс».

В случае, если не понятно, где имя, где фамилия, используй и то, и то.

К группе лиц можно обратиться следующим образом:

Dear all — дорогие коллеги;
Dear colleagues — дорогие коллеги;
Dear partners — дорогие партнеры.

Не используй восклицательные знаки, чтобы письмо не получилось слишком эмоциональным.

И помни, что выражение «To whom it may concern» давно устарело. Лучше замени его на «Dear Victoria Team», что переводится как «Дорогая команда Victoria».

Вступление

Между приветствием и основной частью должно быть вступление. Здесь ты можешь напомнить, когда вы общались или встречались ранее. Например:

I am Olga Haustova from HiTake. We have met at the book event last month. — Это Ольга Хаустова из HiTake. Мы пересеклись на презентации книги в прошлом месяце.

Если вы ранее уже общались посредством писем, можешь это указать:

Если вы с адресатом виделись или разговаривали по телефону, это также можно обозначить.

Основная часть

Далее можно смело переходить к тому, ради чего это письмо и было направлено.

Если нужно проинформировать иностранного партнера или коллегу о чем-либо, можешь использовать следующие шаблонные фразы.

Когда у собеседника необходимо что-то узнать или запросить, используй эти фразы и выражения.

Если ты хочешь договориться о планах, возможно, тебе подойдут эти шаблоны.

Если что-то осталось для тебя непонятным, обязательно уточни это. Иностранцы лояльно относятся к вопросам. Согласись, лучше переспросить чем допустить ошибку.

Если приходится отказать, используй что-то из этих вариантов.

Обязательно поясни, почему компания вынуждена отказать. Например, можно написать такую фразу:

Для извинений можно использовать одну из стандартных фраз:

Эти фразы помогут указать, что к письму прикреплен файл.

Переход к прощанию

Покажи собеседнику, что ты и/или твоя компания всегда рады помочь.

Прощание

Финальная часть делового письма. Нельзя просто написать «Good Bye» — это невежливо.

Заключение

Вот мы с тобой и разобрали столь обширную тему как язык деловой переписки. Надеюсь, что после этой статьи ты сможешь свободно и легко общаться с коллегами, решать сложные вопросы с контрагентами и договариваться с партнёрами.

Всё-таки ведение деловой переписки не такая уж и простая задача, как кажется.

А ещё держи обещанный подарок: мини-руководство «‎5 рецептов цепляющих заголовков» — скачать бесплатно. Используй его, чтобы делать максимально привлекательные и кликабельные рекламные объявления, рассылки и статьи!

Успехов в карьере и труде 😉

Комментарии (1)

Более 100 бесплатных примеров деловой переписки

Просмотры сообщений: 15 022

Как написать корреспонденцию? В повседневном процессе ведения бизнеса деловая переписка необходима для решения вопросов заказа и отправки товаров, предоставления котировок и оценок, информирования клиентов об изменениях цен, направления запросов и т.

д. Кажется, сотни вещей, которые могут возникнуть и служебные письма корреспонденции должны быть написаны, чтобы иметь дело с ними. Более 100 бесплатных примеров деловой переписки и образцов служебной корреспонденции доступны здесь.

Почему навыки письма важны в коммерческой переписке?

Счета-фактуры, выписки, квитанции, кредит-ноты, чеки и другие готовые формы широко используются при решении рутинных задач. Кроме того, необходимо заполнить сведения о товарах, платежах и т. д. Однако при заполнении форм могут быть допущены ошибки, товары могут быть повреждены в пути, чеки могут быть отклонены и могут произойти другие непредвиденные вещи. Это обычные повседневные явления. Хотя многие проблемы можно быстро решить лично или по телефону. Тем не менее письма все равно нужны для формальности, для исправления ошибок или для прояснения ситуации. Таким образом, эффективные письма имеют первостепенное значение. Помимо всего прочего, плохо написанное письмо может усугубить плохую ситуацию и, среди прочего, привести к ухудшению бизнеса.

Письма продавцам и поставщикам

В этой главе приведены примеры писем, которые обычно пишут продавцам и поставщикам. Повод для написания этих писем может быть самым разным: от чего-то такого простого, как размещение заказов, до вопросов, требующих тщательного рассмотрения,
таких как жалобы на продавцов или товары. Приведенные здесь письма служат моделями, которые профессионалы могут использовать в своих отношениях с продавцами и поставщиками.

Образец деловой переписки 1 – Письмо о размещении заказа

Образец письма о размещении заказа был написан для размещения простого заказа в компании. Автор письма четко излагает, что он хочет заказать, указывая название продукта, количество и общую стоимость. Он также указывает, что прикладывает чек к заказу, и указывает читателю письма, куда отправить его заказ.

Ваше имя
Название компании
Адрес улицы
Город, ST Почтовый индекс
Дата

Имя получателя
Должность
Название организации
Адрес улицы
Город, ST Почтовый индекс

Уважаемый получатель Имя:

Пожалуйста, пришлите мне следующие книги, рекламируемые в вашем каталоге Fall 20X7:

5 экземпляров The Commercial Loan    $245,00
6 экземпляров Bank ing Dictionary                                294,00
3 экземпляра Bank Seller’s Directory 105. 00
Итого                                                                                     644,00
Les 1 Скидка 0% на 10 и более книг 64,40
Причитающаяся сумма    579,60 долл. США

Я приложил чек компании на сумму 579,60 долл. США. Пожалуйста, отправьте заказ мне по адресу: Big Bank Company, 186-A Grampian Road, Gloucester, New Jersey 43456.

Спасибо за помощь.

С уважением,

Ваше имя

Письма с комплиментами продавцам

Письмо, подобное этому, во многом укрепляет расположение торгового представителя и продавца.
Этот тип приветственного письма имеет большое значение для создания доброй репутации и прочных отношений с продавцом. Это также помогает поставщику, поскольку дает ему возможность показать другим, кто может быть заинтересован в использовании его услуг.

Образец деловой корреспонденции 2 – Письмо с благодарностью продавцам

Ваше имя
Название компании
Почтовый адрес
Город, ST Почтовый индекс
Дата

Имя получателя
Должность
Название организации
Почтовый адрес
Город, ST Почтовый индекс

Уважаемый получатель Имя:

Теперь, когда наш продукт — солнцезащитные спортивные очки — сходит с конвейера, я счел уместным написать вам записку. Все в компании, начиная с председателя правления и ниже, в восторге от продукта. Ваш дизайн нашей упаковки превосходит все, что мы когда-либо ожидали.

Я думаю, мы можем отдать должное подходу Omram Design Studios к коммуникационному дизайну. Вместо того, чтобы создавать красивую коробку, ваша команда создала «окружение» для нашего продукта, которое действительно показывает, насколько особенными мы себя чувствуем
продукт и компания, стоящая за ним.

Окружающая среда напрямую влияет на успех на оптовом и розничном уровнях. Когда мы начали проект, компания Boonton Optical Company, Inc. была новичком в бизнесе по производству солнцезащитных очков. В прошлом году мы заработали около 120 000 долларов на солнцезащитных очках. В настоящее время в этом году, после всего лишь трех месяцев продаж, мы имеем фактические продажи более чем на 500 000 долларов США и ожидаем достичь 1,5 миллиона долларов до конца года.

Поскольку линейка продуктов, отдел продаж и реклама остались прежними, похоже, что упаковка доносит до розничной торговли правильное сообщение.

Еще раз спасибо за приложенные усилия. Мы очень хотим начать работу над следующим проектом. Нам нравится, как Omram Design Studios представляет продукцию Boonton Optical торговым представителям и широкой публике.

С уважением,

Ваше имя

Формат деловой корреспонденции

Образцы писем, приведенные в этой главе, охватывают широкий спектр писем, касающихся ведения бизнеса.

Дополнительные образцы деловых писем

Форматы официальных писем

Деловая переписка: смысл и важность

Письменное общение необходимо для передачи информации ключевым заинтересованным сторонам в вашем бизнесе. Деловое письмо может включать переписку между бизнесом и клиентом, различными предприятиями и внутри бизнеса.

Каждый день предприятия используют ту или иную форму письменного общения для передачи сообщений соответствующим заинтересованным сторонам.

Проблема с деловой перепиской заключается в том, что многие владельцы бизнеса, руководители и даже сотрудники не знают, как написать четкое деловое письмо , которое эффективно передает их сообщение.

Четкое деловое письмо необходимо для устранения недоразумений. Тем не менее, деловое письмо — непростая задача, особенно если вы не являетесь носителем английского языка.

Эта статья научит вас основам эффективной деловой переписки, включая полезные советы для четкой, безошибочной и профессиональной деловой переписки.

Начнем.

Значение деловой переписки

Деловая переписка — это любая форма общения в деловом мире, которая передает сообщения между организациями или внутри них.

Деловой человек пишет или получает письма в ходе своей повседневной деятельности на рабочем месте. Это могут быть письма-жалобы, письма-запросы, письма с заявлениями о приеме на работу, официальные деловые письма или другие письменные сообщения.

Деловая переписка охватывает все формы письменного общения, возникающие в результате деловых отношений между деловыми партнерами или посредством внутреннего общения внутри организации.

В основном деловая корреспонденция оформляется в виде писем. Это дает человеку в любом деловом общении уникальную возможность выразить себя и добиться ясности по вопросам, беспокоящим его в организации.

На предприятиях письменное общение служит эффективным средством коммуникации. Сила этой среды в том, что обмен информацией не влияет на профессиональные отношения между организациями и внутри них.

Источник: Sketchbubble

Важность деловой переписки

Деловая переписка предлагает многочисленные преимущества для вашего делового общения, особенно легкость установления контактов и общения внутри и за пределами структуры вашей организации.

Очное общение не всегда возможно, , и именно здесь ваша деловая переписка помогает эффективному общению.

1. Помогает поддерживать правильные отношения

Иногда вашему предприятию или организации может показаться трудным связаться с конкретным человеком или другой организацией, когда это необходимо. Если это происходит часто, это может дорого стоить вашему бизнесу или организации.

В этом случае деловой переписки будет достаточно как наилучшая мера для спасения таких ситуаций, как помогает поддерживать надлежащие отношения между всеми соответствующими сторонами.

Деловая переписка – эффективный инструмент укрепления вашего бизнеса. Улучшая внутреннюю коммуникацию вашего бизнеса, ваше деловое общение становится более очевидным и точным.

Источник: Actimo

2. Служит доказательством

Деловая переписка помогает вашему предприятию вести учет всей своей деятельности. Эти письменные записи могут служить доказательством, когда это необходимо, , как и любая другая письменная форма общения.

3.

Создание и поддержание репутации

Деловая переписка помогает в создании и поддержании репутации и надлежащих отношений между вашим бизнесом и его клиентами.

Какой бы отрицательной она ни была, деловая переписка в письмах-запросах, письмах-жалобах, предложениях или отзывах используется для того, чтобы помочь вашей организации расти и поддерживать репутацию.

Идея состоит в том, чтобы видеть прежде всего недостатки и искать конкретные области жалоб, над которыми вашей организации необходимо работать, чтобы предлагать более качественные продукты и услуги своим клиентам.

4. Дешево и удобно

Деловая переписка обычно очень дешева и удобна в использовании как способ общения. Это экономит ваши ценные ресурсы с точки зрения времени и денег, чего не делают другие способы связи.

Этот способ связи очень удобен для интеграции предприятий, поскольку не требует создания новой структуры перед использованием.

5.

Официальное общение

Деловая переписка служит формальным общением между двумя сторонами, , и его язык формальный и логичный.

При деловой переписке сомнения и проблемы в умах лиц, вовлеченных в ваш бизнес, подавляются, поскольку передаваемый язык делает ваш бизнес более приемлемым для других.

6. Помогает в расширении вашего бизнеса

Деловая переписка может помочь вашей организации в достижении организационных целей , поскольку она не оставляет места для растраты ресурсов, позволяя вашему бизнесу расширяться быстрее.

Типы деловой переписки

Существует множество типов деловой переписки, которые вы можете выбрать из , поскольку все они имеют свои основные уникальные функции в зависимости от того, что лучше всего подходит для вашей организации.

Вот популярные виды деловой переписки.

1. Внутренняя переписка

Внутренняя переписка относится к потоку информации между отдельными лицами, отделами, филиалами и подразделениями внутри одной компании.

Этот тип деловой переписки может быть формальным в виде рекламного письма или меморандума, распечатанного на бумаге, или неофициальным в виде инструкции от высшего заинтересованного лица к заинтересованному лицу более низкого ранга, обычно рассылаемой по электронной почте.

Источник: Happeo

2. Внешняя корреспонденция

Внешняя корреспонденция — это официальное общение между двумя организациями или организацией и ее клиентами. Любая переписка за пределами организации подпадает под этот тип деловой переписки.

Этот тип деловой корреспонденции обычно направляется клиентам и поставщикам, правительственным ведомствам, существующим и потенциальным клиентам и другим организациям, не связанным с вашей собственной.

Источник: The-Business-Связь

3. Текущая корреспонденция

Текущая корреспонденция осуществляется на основе заранее определенной процедуры и не отклоняется от этой установленной процедуры на протяжении всего ее выполнения.

Обычно деловая корреспонденция для запросов, заказов, ответов, приглашений, подтверждений и писем о назначении является типичным примером обычной корреспонденции.

Этот тип деловой корреспонденции идентифицируется по тому, как эта корреспонденция происходит регулярно и хорошо структурирована.

4. Корреспонденция по продажам

Корреспонденция по продажам — это тип корреспонденции, относящейся к операциям по продажам вашего бизнеса. Это относится не только к продаже продукта или услуги, но и к другим видам деятельности.

Письма о доставке, маркетинговые письма, счета-фактуры, письма о скидках и выписки со счетов — вот некоторые известные примеры переписки по продажам.

5. Персональная переписка

Среди всех видов деловой переписки персональная переписка является единственным типом, основанным на физических и эмоциональных факторах, который обеспечивает чувство привязанности и принадлежности к обеим сторонам на каждом конце переписки.

Письма-запросы, рекомендации, благодарности и поздравления, рекомендательные письма, а также предоставление и отказ в условиях — все это яркие примеры этого типа деловой переписки.

6. Циркуляры

Если ваша компания хочет донести обыденное дело или основную идею до широкой аудитории, циркуляры — это ваша основная деловая переписка, среди других видов деловой переписки.

Уведомление о тендерах, изменение контактной информации, изменение адреса, открытие нового филиала или запуск нового продукта или услуги — все это подпадает под сценарии, в которых обычно издаются циркуляры.

Источник: Englet

Письмо на английском: 5 простых советов для четкой и профессиональной деловой переписки

При создании деловой переписки необходимо помнить о некоторых вещах, чтобы придать деловой переписке аутентичный и профессиональный вид.

Вот пять простых советов для точной и профессиональной деловой переписки.

1. Рассмотрите тип деловой корреспонденции, которую вы собираетесь вести

Вам необходимо вернуться назад и рассмотреть особенности ситуации в вашей организации и сделать вывод о том, будет ли записка, электронное письмо, служебная записка или письмо лучше всего передать сообщение, которым вы хотите поделиться, получателю вашего делового корреспондента.

Заметки

Записка обычно пишется в спешке когда получателю срочно нужна письменная информация. Примечания позволяют использовать сокращения и неформальные знаки препинания, поскольку они написаны в непринужденной и дружелюбной манере.

Электронная почта

Электронная почта является отличным средством для делового общения , поскольку она быстрая и может быть легко отправлена или переадресована нескольким людям одновременно.

Когда вы уверены, что читатель увидит сообщение вовремя, электронное письмо лучше подходит для передачи информации, чем заметка, так как нет гарантии, когда получатель получит новость.

Источник: Wordstream

Памятки

Памятки пишутся для того, чтобы проинструктировать сотрудников и сделать объявления о новых правилах , которых должны придерживаться все сотрудники.

Несмотря на то, что заметки отправляются на бумаге или в виде вложений в электронные письма, они различаются. В электронных письмах сообщения рассылаются большой аудитории в зависимости от сплоченности сотрудников в компании.

Источник: Blog-hubspot

Письма

Деловые письма передаются между различными организациями и , как правило, представляют собой официальное общение в позитивном тоне, , поскольку они представляют собой постоянно записываемые записи.

Если вы хотите ответить на заметку, электронное письмо или письмо, вы должны относиться к строке темы так же, как и к сообщению. Деловое письмо может быть сопроводительным письмом к деловым материалам или важным документам.

Источник: Smart-business-box

2. Будьте вежливы

Вежливость граничит с выбором правильного тона и ответом тем же . Вы должны иметь в виду читателя, когда пишете свою деловую корреспонденцию.

Как правило, отношения, которые вы разделяете с получателем, определяют тон, который вы будете использовать при ответе на его фактическое сообщение. Если вы не уверены, какой тон использовать, выберите нейтральный тон, , так как слишком формальный тон лучше, чем не менее формальный.

Заметки адресованы только одному человеку, и, поскольку они короткие и подробные, вы можете начать свое сообщение только с имени человека, за которым следует краткая причина, по которой вы пишете заметку.

Электронные письма, деловые письма и служебные записки являются более формальными документами и требуют темы, будь то адрес электронной почты получателя или хорошая строка темы.

Если у вас нет официальных отношений с получателем, вы можете использовать «Уважаемый господин или Уважаемый господин» для обращения к получателю, если он мужчина, а для заметок «Уважаемые все» подойдет.

3. Планируйте и придерживайтесь его

Написание не дает вам роскоши времени во время устного общения, поэтому вам нужен план письма, чтобы сэкономить время вашего читателя.

В основной части деловой переписки разделите основные мысли на отдельные абзацы.

В первом абзаце вашей деловой переписки должно быть подробно описано, почему вы отправляете почту. Очень важно, чтобы получатель знал, что его ждет в почте.

В заключительном абзаце вы завершаете свое сообщение и благодарите получателя за уделенное время. Если есть потребность в ответе, попросите получателя сделать это в кратчайшие сроки.

4. Закончите на позитивной ноте

Даже если ваше сообщение является жалобой, вы должны быть формальным и вежливым. Разозлить вашего читателя — не лучший способ получить от него ответ, так как вы, скорее всего, будете проигнорированы.

Если ваше сообщение предназначено для кого-то, с кем у вас были предыдущие отношения, к кому вы обращались в начале своего сообщения по имени, с уважением, с уважением и с наилучшими пожеланиями, это подходящие конечные обозначения для вашей корреспонденции.

Для официальной деловой переписки с самого начала, с искренним уважением или с уважением, за которыми следует ваше имя и должность, а ваш блок подписи является положительным способом завершения вашего сообщения.

После заключительного абзаца введите свое имя, должность, название компании и подпись.

5. Перекрестная проверка на наличие ошибок и ошибок

После написания деловой корреспонденции вам необходимо вычитывать ее и следить за орфографическими, словарными, грамматическими и пунктуационными ошибками, чтобы убедиться, что ваше сообщение не содержит грамматических ошибок.

Использование инструмента проверки орфографии для перепроверки всех ваших правописаний особенно полезно, поскольку орфографические ошибки могут дискредитировать вас в глазах читателя.

Была ли эта статья полезной?

5.0

Рейтинг 5 из 5

5 из 5 звезд (на основании 2 отзывов)

Отлично100%

Очень хорошо0%

Среднее0%

Плохо0%

Ужасно0%

Ваш общий рейтингВыберите рейтинг5 звезд4 звезды3 звезды2 звезды1 звезда

Название вашего отзыва

Ваш отзыв

Ваше имя

Этот отзыв основан на моем собственном опыте и является моим искренним мнением.