Примеры деловой переписки: 5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке + Примеры [2021 год]
5 наиболее популярных приветствий в деловой переписке + Примеры [2021 год]
Приветствие «Hey» звучит слишком неформально, а «Dear» — слишком официально? Начать электронное письмо правильно – непростая задача, особенно, когда письмо предназначено незнакомому человеку.
Если вы считаете, что правильно подобранное приветствие не столь значительно и этому вопросу нет необходимости уделять особое внимание, то отложите эти мысли на время. Фактически начало письма устанавливает последующий тон переписки. Кроме того, правильно подобранное приветствие также может оказать положительное первое впечатление на адресата и побудить продолжить прочтение письма.
Барбара Пачтер, эксперт по деловому этикету, считает, что многие люди обращают внимание на то, как к ним обращаются. Если приветствие оскорбляет чьи-то чувства — это, несомненно, повлияет на мнение о вас.
Лучший способ написания письма – придерживаться наиболее простых вариантов приветствия и прощания. Они зависят от получателя письма и, как правило, это человек малознакомый.
Чтобы помочь вам определиться с наиболее подходящим вариантом приветствия мы подобрали лучшие приветствия деловой переписки 2018 года. Кроме того, мы добавили несколько вариантов, которых следует избегать.
«Hi [Name], …»
Когда дело доходит до деловой переписки, приветствие «Hi [Name]» является одним из наиболее популярных и используемых в 2018 году. Эксперты считают, что это простой и эффективный способ обращения к кому-либо независимо от близости знакомства.
Хотя приветствие «Hi» и звучит довольно неформально — оно является одним из лучших приветствий для деловых писем. Добавив к этому приветствию фамилию человека, вы сможете сохранить формальный тон.
«Hi Mr. Houston, …»
Также такое приветствие – отличный выбор при отправке «холодных» сообщений, когда фамилия получателя не известна. Не стесняйтесь уточнить как именно получатель предпочитает, чтобы к нему обращались.
«Hello [Name], …»
Для желающих добавить более формальный тон существует отличная альтернатива: «Hello [Name]».
Среди всех приветствий, это — золотая середина между приветствиями «Hi» и «Dear», обеспечивающая оптимальный баланс между профессионализмом и дружественным отношением.
«Dear [Name], …»
Приветствие «Dear» в деловых письмах используется уже на протяжении многих лет. Однако сегодня такое приветствие звучит достаточно старомодно. Использовать приветствие «Dear» при электронной переписке – не ошибка, но в определенных случаях такое приветствие может показаться слишком формальным.
Используйте такое приветствие в таких деловых документах как сопроводительное письмо, чтобы выразить свое уважение, профессионализм и вежливость. В таком случае после «Dear» можно использовать обращение (Mr., Ms.) и фамилию:
«Dear Mr. Houston, …»
Если вы не знаете пол получателя письма, то используйте полное имя без обращения:
«Dear Alex Houston, …»
Избегайте обращений, определяющих семейное положение – вместо «Mrs.» используйте «Ms.»
«Greetings, …»
Это отличная альтернатива приветствию «Hi [Name], …», если вы отправляете деловое письмо на общий почтовый ящик или не знаете, кто именно получатель.
С другой стороны, мы рекомендуем приложить максимум усилий и узнать эту информацию.
«Hi, everyone …»
Если вы отправляете письмо группе людей — используйте это приветствие. Оно является одним из самых популярных деловых приветствий, используемых при отправке письма более чем одному получателю.
Избегайте таких приветствий как «All», поскольку такие приветствия звучат грубовато, или слишком подчеркивающих пол получателей («Ladies», «Gentlemen»).
Улучшите навыки деловой переписки – ознакомьтесь с одной из новейших статей «Как начать письмо и привлечь внимание».
Худшие примеры приветствий в деловых письмах«Hey!»
Начинать письмо со слов «Hey!» или «Hey [Name], …» — отличный способ начала разговора с друзьями, но, когда дело касается деловой переписки, использование подобных приветствий является грубым и неуважительным. Такие приветствия выглядят особенно непрофессионально, если письмо отправляется незнакомому человеку.
«To whom it may concern, …»
Такое приветствие – худший пример, который только можно вообразить. Получив письмо с подобным приветствием, получатель может подумать: «Это письмо не мне». Также большинство людей могут принять подобные письма за рекламу и не открывать их.
Даже если вы не знаете, как зовут получателя письма, проводите некоторые исследования, чтобы узнать эту информацию. Например: вы подаете заявку на работу, но не знаете к кому лучше с ней обратиться. В таком случае лучше всего разузнать как зовут специалиста по подбору персонала в данной компании. Не получается ничего найти в Интернете? Просто позвоните в компанию и узнайте напрямую.
«[Misspelled Name], …»
Золотое правило делового общения: никогда не пишите имя или фамилию получателя письма с ошибками, поскольку это очень раздражает.
Чтобы избежать данной проблемы, всегда проверяйте правильность написания имени и фамилии адресата. Правильное написание имени и фамилии можно найти в подписи или строке «Кому».
Также люди часто используют свои имя и фамилию в адресе электронной почты.
«Hi [Nickname], …»
Если вы провели исследование и узнали, как зовут получателя письма, например, Benjamin, то не стоит сокращать это имя до Ben. Использование уменьшительного имени может быть уместно только если вы уже знакомы с адресатом или же получили ответ с подписью «Best regards, Ben».
«Dear Sir/Madam, …»
Почему получатели ваших писем должны заинтересоваться ими, если вы не знаете кто они? Фактически подобное «Dear Sir/Madam» формальное приветствие демонстрирует, что вы не особо заинтересованы вашими получателями и, следовательно, не знаете об их потребностях и пожеланиях.
Приветствия в сопроводительных письмах
Мы рассмотрели лучшие и худшие приветствия для общих деловых писем, но как насчет сопроводительных писем? Это отдельный жанр, и в этом стоит разобраться.
Вот несколько профессиональных приветствий на выбор.
| Приветствие в сопроводительном письме | Когда использовать |
| To Whom It May Concern, | Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочтет ваше письмо, и хотите получить нейтральное с гендерной точки зрения, профессиональное, но немного старомодное приветствие. |
| To the Hiring Manager, | Когда вы не знаете имя человека, который прочтет ваше письмо, и хотите написать формальное, но современное приветствие. |
| Dear [company name] Team, | Когда вы не знаете, как зовут человека, который прочитает ваше письмо, и хотите получить профессиональное полуофициальное приветствие. |
| Dear Sir or Madam, | Когда вы не знаете имя человека, который прочитает ваше письмо. Раньше это было очень распространенным явлением, но сейчас становится устаревшим, поскольку предполагается, что получателем будет мужчина или женщина, в то время как менеджер по найму может не сильно отождествлять себя с каким-либо полом. |
| Dear [Firstname Surname], | Когда вы знаете имя человека, который прочитает ваше письмо. По возможности, это всегда лучший вариант! Попробуйте узнать имя человека, которому вы пишете. |
Деловой язык постоянно меняется, пытаясь соответствовать современным тенденциям. Пока старомодное обращение «Dear» угасает, приветствия «Hi» и «Hello» набирают все большую популярность при деловой переписке. Поддерживайте профессионализм в деловом общении выбирая беспроигрышные варианты приветствий.
Полезная статья: Сайты и курсы по изучению бизнес английского
Не знаете, как быстро улучшить навыки владения английским языком? Подпишитесь на нашу рассылку и еженедельно получайте полезные советы по улучшению навыков на электронную почту.
Деловое письмо. Образец делового письма 2021 года
Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса.
Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc
Какие деловые письма бывают
Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:
Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.
Кто должен выступать в роли автора письма
Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.
Общие правила написания деловых писем
Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.
В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:
- дата написания,
- реквизиты отправителя и получателя,
- вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),
Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).
К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.
Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).
Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.
Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.
На что обращать внимание при составлении письма
При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.
д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.
Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.
Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.
Чего нельзя допускать в деловом письме
В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.
В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.
Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.
Как отправить письмо
Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.
- Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.
Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).
- Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.
Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.
- Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
фразы и советы / Хабр
Елена Соловьева, менеджер проектов в компании Лаборатория Касперского, специально для блога Нетологии поделилась советами о том, как вести деловую переписку с иностранными коллегами и партнерами на английском языке. Статья участвует в конкурсе.Электронные сообщения дают возможность быстро обмениваться информацией на больших расстояниях. По скорости передачи идеи это приравнивает их к телефонному разговору. Однако электронные письма сохраняются на почтовых серверах и используются как печатное свидетельство наших слов. Поэтому электронная переписка требует ответственного отношения.
Задача становится сложнее, если вы общаетесь на неродном английском языке с представителями других культур. В статье я поделюсь, на что в этом случае обратить внимание, как избежать ошибок и достичь взаимопонимания с иностранными коллегами и партнерами.
Этикет
Вне зависимости от того, с кем и на каком языке вы ведете переписку, не забывайте про правила email-этикета.
1. Четко укажите тему письма (Subject).
По результатам исследования агентства Radicati Group, представители бизнеса получают до 80 электронных писем в день. Как убедить прочитать именно ваше письмо? Составьте заголовок, который полностью отражает содержание. Чем понятнее, о чем идет речь, тем быстрее собеседник прочитает сообщение.
Нет: «Idea».
Да: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
2. Используйте профессиональное приветствие и избегайте панибратства.
Нет: «Hey», «Yo», «Hiya».
Да: «Dear», «Hello», «Hi».
3. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и опечатки негативно повлияют на ваш образ в глазах собеседника.
4. Если вы вводите в переписку нового собеседника, кратко опишите предысторию вопроса. Не заставляйте его пролистывать вниз и читать все сообщения по теме. Опишите суть вопроса, что обсуждалось, что вы хотите об этом сказать.
5. Отвечайте на сообщения. Если у вас нет сейчас времени провести исследование темы, подтвердите, что письмо получено, и укажите, когда вы сможете заняться вопросом.
6. Не используйте красный цвет для привлечения внимания к идее. Красный говорит об опасности и вызывает негативные эмоции. Для выделения используйте специальные слова и фразы, а не графику или цвет:
- I would like to underline → Я бы хотел подчеркнуть.
- I would like to draw your attention → Я бы хотел привлечь ваше внимание.
- Please pay attention → Пожалуйста, обратите внимание.
- Please note → Пожалуйста, имейте в виду.
Аудитория
Английский язык — универсальный язык общения людей из разных стран. Но это не значит, что стиль переписки будет всегда одинаковым. Рассмотрим отличия.
Китай, Япония, арабские страны
При общении с коллегами и партнерами из этих стран, особенно в начале знакомства, используйте максимально вежливые формы. Каждое письмо начинайте с вежливого приветствия и форм этикета, к примеру:
- Hope this email finds you well → Надеюсь, у вас все хорошо,
- Sorry for bothering you → Прошу прощения за то, что отвлекаю.
- Might I take a moment of your time? → Могу я занять у вас минуту?
Используйте максимально вежливые формы запроса:
- I would be grateful if you could… → Я бы был очень признателен, если бы вы могли…
- Could you please be so kind… → Будьте так добры…
Германия, Великобритания
Уменьшите модальность фраз, но не отказывайтесь от вежливых форм и форм этикета:
- Should you have any further questions, please do not hesitate to contact me. → Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь,
- I would appreciate your help in this matter. → Буду признателен за вашу помощь.
- I await a response at your earliest convenience. → Ответьте при первой возможности.
→ Если у вас появятся вопросы, пожалуйста, обращайтесь, США
Опустите формы этикета, если только вы не общаетесь со стоящим выше вас коллегой или партнером. Четко опишите, что произошло, и что вам нужно. Чем меньше конструкций с
would, could, might, тем лучше.
Африка, Южная Америка
Если вы уже знакомы с коллегой или партнером из этих стран, поинтересуйтесь, как у него дела, как поживает его семья. Обращение к личному не воспринимается как плохой тон, наоборот, помогает установить хорошие отношения.
Языковые принципы
Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.
Сокращайте
В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение.
Поэтому все, что может затруднить понимание, должно быть удалено.
Нет
You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нем еще был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.
Да
John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над над новой партнерской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.
Откажитесь от жаргонизмов
Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе.
Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.
Обратите внимание на титул, имя и пол собеседника
В русском языке все просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке все не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чем не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:
Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.
Откажитесь от шуток и личных комментариев
Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.
Уберите предлоги там, где это возможно
Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо
The meeting on December 1 about the marketing strategy→ «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите
The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».
Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.
Избегайте восклицательных знаков
Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.
Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.
Ограничьтесь пятью предложениями
По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.
Используйте короткие слова, предложения и абзацы
Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.
Откажитесь от страдательного залога
Нет
:
The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.
Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.
Используйте списки
Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное
Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.
Поставьте дедлайн
Если вам нужна обратная связь к определенной дате, укажите ее в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.
Структура письма
Электронное письмо состоит из пяти смысловых частей:
- Приветствие.
- Сообщение.
- Закрытие.
- Прощание.
- Подпись.
Рассмотрим стандартные фразы для каждой части.
Приветствие
Используйте слова
Dear, Hello, Greetings(если вы еще не знакомы с собеседником) и
Hi (ближе к неформальному).
Сообщение
Это самая информативная часть. В ней мы сообщаем информацию, даем детали, спорим, предлагаем идеи и т.д. Рассмотрим полезные фразы для разных типов сообщения.
Как открыть сообщение
Используйте нейтральные фразы для повседневного общения с коллегами и формальные фразы для сообщений начальству, клиентам и партнерам.
| Формально | Полуформально | Нейтрально |
|---|---|---|
| I am writing to… Пишу, чтобы… |
Just a quick note to tell you that… Короткая ремарка, … |
Thank you for your mail… Спасибо за письмо… |
| In accordance with your request… В соответствии с вашим запросом… |
This is to… Это письмо, чтобы… |
Thank you for your mail regarding… Спасибо за письмо относительно… |
| We refer to our mail regarding … Ссылаясь на наше письмо относительно … |
I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотел сообщить, что…/рассказать о…/спросить вас… |
In reply to your mail … В ответ на ваше письмо… |
| I am writing with regard to… Пишу насчет… |
Referring to your email dated … Ссылаясь на ваше письмо от … |
|
| Thank you for your e-mail of (date) regarding… Спасибо за ваше письмо от (дата)… |
||
| With reference to our telephone conversation on Friday, I would like to let you know that… Ссылаясь на наш телефонный разговор в пятницу, я бы хотел вам сообщить, что … |
||
I am writing to enquire about… /in connection with. ../to let you know that…/to confirm… Я пишу, чтобы узнать/Я пишу в связи с /Я пишу, чтобы сообщить о…/Я пишу, чтобы подтвердить… |
Как уточнить дедлайн
Укажите час и часовой пояс. Без этого дедлайн размывается и воспринимается как пожелание:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET
→ Пожалуйста, пришлите ваш отчет/ответ 10 марта до конца рабочего дня по среднеевропейскому времени.
Как просить и давать детали
Даем детали:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We would also like to inform you… Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
I’ll keep you in the loop. Я буду держать вас в курсе. |
| In answer to your question (enquiry) about… В ответ на ваш вопрос (запрос) о… |
I’ll keep you posted. Я буду держать вас в курсе. |
I will include you in the loop. Я включу вас в переписку. |
|
| Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о… |
Просим детали:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| I would be grateful if you could… Я был бы признателен вам, если бы вы могли… |
For further details… Более подробно/для более подробной информации… |
| Could you possibly explain… Не могли бы вы объяснить… |
I do not fully understand what… Я не до конца понял, что… |
| Could you please let me know… Не могли бы вы мне сообщить… |
I also wonder if… Меня также интересует, если… |
| Please could you send me… Не могли бы вы выслать мне… |
Как сообщить о проблеме
1. Для ввода проблемы часто используют глагол to flag в значении «указывать, подчеркивать»:
Flagging you about the issue on…
→ Указывая вам на проблему с…
With this letter, I want to flag one problem to you…
→ Своим письмом я хочу указать вам на одну проблему…
2.
Для уточнения или получения комментариев используйте фразы on my/our/your end или from my/our/your side — «с моей/нашей/твоей стороны».
3. Часто в контексте обсуждения проблем используется существительное workaround — выход из ситуации, обходное решение.
Как поставить коллег в копию
1.
Чтобы попросить поставить вас с в копию, используйте фразу
Cc me, где
Ccвыступает в качестве глагола «копировать», т. е. ставить в строку
Cc. От слова
Ccобразуется причастие
cc’ed— обратите внимание на написание. Фраза
I was cc’edпереводится как «Меня поставили в копию».
2. Чтобы указать собеседнику, что вы добавляете кого-то в обсуждение, напишите Adding (name) to the thread — Добавляю (имя) в разговор.
3. Используйте знак @, если обсуждение идет с несколькими коллегами, но вам нужно обратиться к одному из них: @ Steve, I believe the next step is on you, right? — @Стив, думаю, следующий шаг твой, так?
Как принести извинения
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We regret to inform you that… К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
Unfortunately… К сожалению… |
| I am sorry to inform you that… Мне тяжело сообщать вам, но… |
I am afraid that… Боюсь, что… |
| Please accept our apologies for… Пожалуйста, примите наши извинения за… |
I would be glad / delighted to/happy to… Я был бы рад /Я был бы счастлив… |
| I sincerely regret that… Я искренне сожалею, что… | I’m sorry, but I can’t make it tomorrow. Прошу прощения, но я не смогу прийти завтра. |
| I would like to apologize for any inconvenience caused. Я прошу прощения за причиненные неудобства. |
Thank you for your understanding. Спасибо за понимание. |
| We apologize for… Мы извиняемся за… |
|
| I am (extremely) sorry that/for… Прошу извинить за то, что… |
Как просить и предлагать помощь
Предлагаем помощь:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| If you wish, I would be happy to… Если хотите, я с радостью… |
If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. Если у вас возникли вопросы, смело пишите мне. |
| We are willing to arrange another meeting with… Мы бы хотели назначить еще одну встречу с… |
Would you like me to…? Могу ли я (сделать)…? |
Should you need any further information/assistance, please do not hesitate to contact me. Если вам нужна еще какая-либо информация/помощь, пожалуйста, обращайтесь. |
How about I come and help you out? Может я приду и помогу? |
| If you would like to continue this conversation, please feel free to call (contact) with me. Если вы хотите продолжить нашу беседу, прошу без колебаний связаться со мной. |
|
| Please do let me know if I can be of further assistance. Пожалуйста, сообщите, если вам нужна еще какая-либо помощь. |
|
| Let me know whether you would like me to… Сообщите, если вам понадобится моя помощь… |
Просим помощи:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| Could you please… (for me)? Не могли бы вы… |
Can I ask you to…? Могу я вас попросить? Could I ask you a favor? Могу я попросить вас об одолжении? |
Could you possibly. ..? Не могли бы вы… |
Please let me know… Пожалуйста, сообщите… |
| I would appreciate… Я был бы очень признателен |
Would you mind…? Могли бы вы… |
| I was wondering if you could come. Скажите, могли бы вы прийти. |
Could you do me a favor? Можете оказать мне услугу? |
Переговоры
Часто электронная переписка носит характер полноценных деловых переговоров. Для их оформления используйте следующие фразы.
Выражаем удовлетворение:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We were very pleased to… Нам было очень приятно… |
We are delighted that… Мы очень рады, что… |
| Your help is highly appreciated… Мы будем очень признательны… |
I am pleased to… Рад (что-то сделать)… |
| I will be happy to discuss with you… Буду рад обсудить с вами.  .. |
|
| We are glad/happy to inform you… Мы рады/счастливы сообщить… |
Предлагаем:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We’d like to propose that… Я бы хотел предложить… |
We propose / suggest… Я предлагаю… |
| Maybe it would be better to… Возможно, было бы лучше… |
|
| May we offer an alternative? Мы можем предложить альтернативу? |
Соглашаемся:
- I agree with you on that point. → Я согласен с вами по этому пункту.
- You have a strong point there. → Здесь вы правы.
- I think we can both agree that… → Я думаю, мы оба согласимся, что…
- I don’t see any problem with that. → Я не вижу в этом проблемы.
Не соглашаемся:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
I’d have to disagree with you there. Вынужден с вами не согласиться здесь. |
From my perspective… С моей точки зрения… |
| I’m afraid that doesn’t work for me. Я боюсь, мне это не подходит. |
Приглашаем:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| We’d be glad to have you accompany us. Мы были бы рады, если бы вы к нам присоединились. |
I’d like to invite you to… Я бы хотел вас пригласить… |
| Would you like to join us for (event) at (time)? Не хотите ли присоединиться к нам на (событие) в (время). |
Выражаем недовольство:
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| I am writing to express my dissatisfaction with… Я пишу, чтобы выразить свое неудовольствие… |
I’m sorry to say that you’re… Вынужден сообщить, что вы… |
| I was not completely satisfied with… Я не совсем доволен… |
I hope you won’t mind me saying that… Надеюсь, вас не обидят мои слова о том, что… |
Как приложить к письму дополнительные материалы
Если вы прикладываете к письму документ, обратите на это внимание собеседника с помощью фраз:
- Please find attached → К настоящему письму прилагается.
- You can find in attachment… → Вы можете найти в приложении…
- I am enclosing… → Я прикладываю…
- I forward to you… → Я пересылаю вам…
- We are pleased to enclose… → Мы рады выслать вам…
- Attached you will find… → В прикрепленном файле вы найдете…
Закрытие
Прежде чем попрощаться собеседником, поблагодарите его за уделенное время, выразите свою готовность помочь и/или предоставить разъяснения и детали.
| Формально | Нейтрально |
|---|---|
| I look forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
Looking forward to hearing from you. Жду вашего ответа |
| I look forward to your reply. Жду вашего ответа |
Hope to hear from you soon. Надеюсь скоро получить от вас сообщение. |
Do not hesitate to contact me if you need any assistance. Обращайтесь, если вам понадобится какая-либо помощь. |
Let me know if you need anything else. Дайте мне знать, если вам понадобится что-то еще. |
| Should you have any question, please feel free to let me know. Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь. |
Have a nice day/weekend. Хорошего дня/недели. |
| Thank you for your kind assistance. Спасибо большое за помощь. |
Thank you for your help. Спасибо за помощь. |
| Thank you in advance! Заранее благодарю. |
Thanks for your e-mail, it was wonderful/great to hear from you. Спасибо за письмо, очень рад был получить от вас весточку. |
| Apologize for the inconvenience! Приношу свои извинения за неудобства! |
Как разобраться в аббревиатурах
Обратите внимание на аббревиатуры, которые используют иностранные собеседники в электронной переписке вне зависимости от стиля:
- EOB (end of business day) → конец рабочего дня.
- SOB (start of business day) → начало рабочего дня.
- EOQ (end of quarter) → к концу квартала.
- TBD (to be determined) или TBA (to be announced), используем, когда информация по срокам или дате еще не известна.
- PTO (paid time off) → отпуск.
- OOO (Out of office) → вне офиса, не на работе. Фраза используется в автоответах.
- FUP (follow up) → проследить, взять на контроль.
- POC (point of contact) → контактное лицо.
- FYI (for your information) → для вашей информации.
- AAMOF (As A Matter Of Fact) → в сущности.
- AFAIK (As far as I know) → насколько я знаю.
- BTW (By The Way) →кстати.
- CU (see you) → увидимся
- F2F (face to face) → наедине.
- IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → по моему скромному мнению.
Прощание
Для прощания используйте фразы:
best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours (формально).
Подпись
Укажите свое имя, фамилию, должность и контактный телефон. Этим вы дадите собеседнику возможность связаться с вами напрямую и выяснить нужные детали.
Шаблоны
Если вы плохо владеете английским или часто пишите однотипные письма, удобно иметь под рукой несколько готовых шаблонов. Приведем некоторые из них.
Объявление о продвижении по службеSubject Line: Firstname Lastname — New PositionI am pleased to announce the promotion of [Firstname Lastname] from [Old Position] to [New Position]. [Firstname] has been with [Name of Company] for [X years] and has worked in [insert Names of Departments/Positions]. S/he will be gaining these new responsibilities [list].
[Firstname] attended [Name of University] and came to [Name of Company] after graduation.
During her/his tenure here, [Firstname] has implemented protocols which have improved efficiency in the [Name of departments] and has frequently been recognized for outstanding achievement.
Please join me in congratulating [Firstname] on her/his promotion, and welcoming her/him to the New Department/Position.
Warm Regards,
Name
Title
Тема: Имя, фамилия — новая должность
Я рад сообщить о продвижении (имя, фамилия) с должности (название) на позицию (название). (Имя) работает в компании (имя компании) (количество лет) лет в отделе (название отдела).
(Имя) учился в (имя университета) и пришел в (название компании) после его окончания.
За время его/ее работы здесь, (имя) запустил протоколы, которые повысили эффективность в (название департамента), и часто получал признание за свои достижения.
Давайте вместе поздравим (имя) с новой должностью и поприветствуем его/ее в новом отделе (название отдела).
С уважением,
Имя
Должность
Поздравление с новой должностьюSubject line: Congratulations on Your Promotion
Dear [Firstname],
Congratulations on your promotion to [insert Names of Departments/Positions].
I heard about your well-deserved promotion through LinkedIn. You have done a fine job there for many years, and you deserve the recognition and responsibility of the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title
Тема: Поздравляю с новой должностью
(Имя), поздравляю с продвижением на должность/в отдел (название должности/отдела). Я узнал о вашем заслуженном повышении через LinkedIn. Вы хорошо работали на предыдущем месте много лет и заслужили признания и ответственность новой должности.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для соискателя)Subject line: Welcome!
Dear
[Firstname],
I was pleased to hear that you accepted the position with our firm, and that you’ll be joining us September 7. Welcome aboard!
You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.
I’m looking forward to hearing your ideas. Don’t hesitate to call, text, or email me if you have any questions before your first day.
Best wishes,
Name
Title
Тема: Добро пожаловать!
(Имя), я рад, что вы приняли приглашение на позицию в нашей компании, и вы присоединитесь к нам 7 сентября. Добро пожаловать!
Мы будем тесно работать вместе первые пару недель, пока вы не познакомитесь с нашими порядками.
Жду ваших идей. Звоните, пишите смс, присылайте емейлы, если у вас появятся вопросы до вашего первого дня.
С уважением,
Имя
Должность
Прием на работу (для коллег)
Dear Staff:
[Firstname, Lastname]
is joining our team on May 1.
[Firstname]will work as a
[insert Names of Positions]in the
[insert Names of Departments]department.
So, if you see a new face on May 1, let [Firstname] know that you are excited about his/her joining our team.
[Firstname] has worked at two other [insert name] companies over the past ten years, so he/she brings a wealth of knowledge about [insert name].
[Firstname]’s Bachelor’s degree is from [University name] where he/she majored in [insert name].
[Firstname] has a passion for [insert name].
I appreciate you joining me in providing a warm welcome for [Firstname].
With excitement,
Name of Department Manager / Boss
Уважаемые коллеги,
(Имя, фамилия) присоединится к нашей команде 1 мая. (Имя) будет работать в качестве (название должности) в (название отдела).
Поэтому, если вы увидите новое лицо 1 мая, дайте понять (Имя), что вы рады видеть его/ее в своей команде.
(Имя) работал в двух других (название компаний) компаниях в течение последних десяти лет, поэтому он/она принесет нам богатые знания о (название области).
(Имя) имеет степень бакалавра (название дисциплины) (название университета).
(Имя) увлекается (название).
Присоединяйтесь к моим теплым приветствиям (Имя).
С волнением,
Имя руководителя департамента/начальника.
Уход из компании
Dear colleagues,
I’d like to let you know that I am leaving my position at
[insert name]on
[date].
I have enjoyed my tenure at[insert name], and I appreciate having had the opportunity to work with you. Thank you for the support and encouragement you have provided me during my time at
[insert name].
Even though I will miss you, clients, and the company, I am looking forward to starting a new phase of my career.
Please keep in touch. I can be reached at my personal email address [insert email] or my cell phone [insert number]. You can also reach me on LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It’s been a pleasure working with you.
Best Regards,
Your [Firstname]
Дорогие коллеги,
Хочу сообщить, что я покидаю свой пост в компании (название компании) (дата).
Я был рад работать в (название компании), и ценю предоставленную возможность
работать с вами. Спасибо за поддержку и вдохновение, которые вы давали мне во время
моей работы в (название компании).
Но не смотря на то, что мне будет не хватать вас, клиентов и компании, я хочу начать
новый этап моей карьеры.
Пожалуйста, оставайтесь на связи. Со мной можно связаться по личному имейлу (адрес
электронной почты) или телефону (номер). Меня также можно найти в LinkedIn: (адрес страницы).
Еще раз спасибо. Я был рад работать с вами.
С уважением,
Ваш (имя)
День Рождения
Если нужно поздравить коллегу с днем рождения, полезно иметь под рукой несколько дежурных фраз:
- May all your wishes come true → Пусть все твои мечты сбудутся.
- I wish you a happy birthday → Желаю тебе счастливого дня рождения.
- Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → С Днем Рождения! Наслаждайся своим чудесным днем.
- I want to wish you all the best! I hope it is as fantastic as you are, because you deserve the best →Я хочу пожелать тебе всего самого наилучшего! Надеюсь, что этот день такой же чудесный, как и ты, ведь ты заслуживаешь самого лучшего.
- Have a wonderful day! I wish you many nice presents and a lot of fun! → Пусть у тебя будет чудесный день! Желаю тебе много приятных подарков и массу удовольствия!
Перенос или отмена встречи/звонка
Hi everyone,
Due to
[name of a problem], the time of the
[name of a meeting]has been changed from
[date]at
[time]in
[venue]to
[date]at
[time]in
[venue].
If you have any questions, please feel free to contact me.
Best regards,
Name
Всем привет!
Из-за (название проблемы) время (название мероприятия) меняется: с (дата) (время) в (место встречи) на (дата) (время) в (место встречи).
Если у вас есть вопросы, пожалуйста, обращайтесь.
С уважением,
Имя
Dear colleagues,
Because of some unavoidable circumstances, I have to reschedule our meeting to [date & time] at [venue]. I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. If you/any of you have a problem with this new program, please inform me at your earliest convenience.
Sorry for the inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title
Уважаемые коллеги!
В силу неустранимых обстоятельств, я вынужден перенести нашу встречу на (дата, время) в (место проведения). Я надеюсь вам/всем подходит новое расписание. Если вам/кому-либо не подходит новая программа, пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее.
Прошу прощения за неудобства!
С уважением,
Имя
Должность
Подробные советы по принципам построения стандартных писем и другие шаблоны доступны на сайте
https://www.
thebalance.com.
Работа с языком
Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Если плохо владеешь языком, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле?
Используйте толковые словари
Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идет о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и дается описание ситуаций использования слова.
Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн :https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращенная версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращенной вполне достаточно.
Строение словарной статьи:
- часть речи,
- транскрипция с возможностью прослушать произношение,
- определение,
- примеры использования,
- синонимы,
- часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.
Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами.
Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.
Используйте словари-активаторы
Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.
Сегодня словарь-активатор выходит под маркой Longman: Longman Language Activator.
Проверяйте сочетаемость слов с помощью Google поиска
Если в русской фразе слова сочетаются, их совместный перевод на английский не всегда корректен.
Забейте фразы на английском языке в поисковик и проверьте, встречаются ли слова рядом.
Проверяйте грамматику текста
Если вы плохо владеете языком, используйте специальные сервисы для проверки грамматики и пунктуации, к примеру,
Grammarly.
Заключение
Если вы ведете электронную переписку с иностранными коллегами, партнерами и клиентами, но английским языком владеете не очень хорошо, воспользуйтесь чеклистом:
- Определите свою аудиторию. Учитывайте ее специфику при составлении сообщения.
- Проверьте, нельзя ли адаптировать существующий шаблон для вашей цели. Возможно, вы хотите поздравить коллегу с днем рождения? Используйте шаблон.
- Составьте план письма. Опирайтесь на стандартную структуры электронного сообщения. Убедитесь, что вы ничего не пропустили.
- Выберите распространенные фразы, которые будете использовать. При выборе стиля фраз ориентируйтесь на аудиторию.
- Заполните построенную структуру своими словами и предложениями.
- Проверьте все сообщение на корректность языка через сервисы, словари и Google поиск. Вы учли стиль выбранных слов? Они сочетаются друг с другом?
- Убедитесь, что вы не нарушили принципы составления электронного письма. Можно его сократить без потери смысла? В нем есть жаргонизмы?
- Перечитайте сообщение. Проверьте, что имейл этикет соблюден. Четко указана тема письма? Исправлены все опечатки?
- Нажмите Send!
От редакции
Курсы «Нетологии» по теме:
Деловая переписка | Блог Envybox
Словом можно ранить и исцелить, деловая переписка – это хороший пример волшебного воздействия грамотности и стилистики на ваших партнеров.
Вы можете ненароком сильно обидеть коллег по бизнесу и испортить себе деловую карьеру. Ознакомьтесь, пожалуйста, с указанными ниже ошибками при составлении деловых писем, чтобы в дальнейшем при ведении переписки поступать ровно наоборот. Уверяем, что оформление письма играет не меньшую роль, чем его содержание.
Смотрите, какие ляпы допускают чаще всего. Старайтесь никогда не повторять их. Напишите черновик делового письма и три раза перечитайте его. В процессе чтения выбрасывайте всю «воду» из текста. Сразу переходите к сути дела. Прямо с первых строк. Ваш деловой партнер не имеет безлимитного времени на чтение писем. Поэтому не стоит рассказывать о предыстории события. Например, в резюме не нужно описывать все свои 25 предыдущих мест работы. Укажите три, правдиво описав период работы и причину увольнения. В коммерческом предложении не стоит начинать письмо с восхваления вашей фирмы. Да, вы, как сотрудник, гордитесь вашим предприятием, но контрагенту на это попросту наплевать. Ему нужно пять вагонов леса по цене на 20% ниже рыночной, поэтому предложите это сразу же, прямо в первом абзаце. Если партнер сразу не увидит своей выгоды, он с высокой вероятностью потеряет интерес в вашему письму. Важно! Чем длиннее ваш текст, тем меньше желания его читать. Вы думаете, что резюме на 15 страницах полностью расскажет о вас и вы получите желаемую вакансию.
На самом деле, его с высокой вероятностью просто не прочитают. Не растекайтесь мыслью по древу и вы получите преимущество в переписке перед конкурентами. Ведь, скорее всего, ваше письмо не будет единственным. Вы пишите деловое письмо, а не рассказ о проведенном лете в 5 классе. Поэтому никаких ласкательно-уменьшительных слов: «вагончики», «бревнышки» и «деньки» оставьте для игры с сыном в сборную железную дорогу. Если вы продаете лес вагонами, то пишите в таком духе: «Мы готовы поставить вам 20 вагонов оцилиндрованного бревна через 3 дня». Неверная мысль, что просторечные и панибратские слова расположат к вам партнера. Большинство деловых людей просто увидят вашу несерьезность даже в одном таком случайно промелькнувшем слове. Наметанный глаз опытного менеджера сразу заметит стилистическую безграмотность, после чего ваше письмо бросит тень на репутацию компании. Нужно избегать «брудершафтов» — это резкий переход на просторечную лексику в деловом письме. Это с высокой вероятностью отнимет баллы вашей деловой репутации в глазах визави.
Даже если вы простой человек по своему характеру и любите фамильярное общение, пожалуйста, не делайте этого в деловой переписке. Вы думаете, что можно поздороваться в официальном стиле, а закончить переписку закадычными друзьями. Это неверный подход. Вы должны выдерживать сухое и официальное повествование на протяжении всей переписки. Подобный подход покажет вашу культуру и знание делового этикета. В бизнесе это ценится высоко. Таким обращением вы покажете свою вопиющую безграмотность и незнание элементарных правил русского языка курса средней школы. Запятая после слова «уважаемый» — показатель незнания правильного оформления обращения. Обращением здесь является не слово «уважаемый», а все предложение целиком. Поэтому знак препинания будет лишним. Оптимальная длина предложения – это две строки. Не стоит писать сложноподчиненные предложения. Даже идеальная с точки зрения русского языка пунктуация сделает текст крайне неудобным для прочтения. Но и не стоит опускаться до стиля «Ночь. Улица.
Фонарь. Аптека». Этим вы натолкнете на мысль, что просто не умеете ставить запятые и тире. Прием слишком коротких предложений часто используют для скрытия своей безграмотности. Идеальный вариант – чередовать предложения разной длины. Этим вы покажете свою культуру письма, умение излагать свои мысли и заботу о читателе. Правильно относитесь к форматированию текста. «Простыни» из предложений без списков и подзаголовков выглядят неинформативно и сложно воспринимаются. Создайте нумерованные или маркированные списки, выделите подзаголовки, используйте выделение жирным или курсивом главных слов. Ваше письмо должно дать его получателю основную мысль послания при первом беглом взгляде на текст. Хорошо, если в глаза бросятся цифры, статистические данные, выводы экспертов и другая проверенная и конкретная информация. Информация, размещенная в маркированных списках, читается очень охотно. Поэтому получатель письма сразу поймет, что именно вы хотели сказать своим посланием. Виной этой ошибки обычная лень, которая появилась при переписке в социальных сетях.
Для неформальных сообщений допустимо начинать предложение со строчной буквы, но в деловом письме – это огромная безграмотность. Человек, прочитавший это письмо, увидит неуважение к себе. Его о чем-то просят, делают выгодное предложение, но при этом даже не соизволили написать первое слово в предложении с большой буквы. Это верх хамства в деловом общении. Если сотрудник позволил себе подобный ляп в резюме, то он вряд ли получит работу менеджера, не говоря уже о более высокой вакансии. Такое оформление письма свидетельствует о низкой культуре, незнании русского языка и нежелании разобраться даже в азах деловой переписки. Поэтому претендовать такой «специалист» сможет на работу грузчика, дворника или водителя, где сведена к минимуму работа с бумагами и общение с людьми. Без профессиональной лексики не обойтись, глупо заменять устоявшуюся фразу «оцилиндрованное бревно» словосочетанием «бревно в форме цилиндра». Такой заменой вы покажете свою профессиональную безграмотность. Но не нужно в деловом общении слишком часто использовать малопонятные для большинства людей заимствованные аналоги.
Например, «воркплэйс» — вместо этого заимствованного слова можно применить более приемлемое для русскоязычной аудитории выражение «рабочее место». Другой пример – геймер. Вместо этого есть понятное русское слово «игрок». Если вы насытите ваше деловое письмо подобными словами и оборотами, то с высокой вероятностью получатель поймет вас неправильно. То есть, он поймет, какой смысл вы закладывали в слова, но составит о вас свое, не очень лестное для вас впечатление. Когда вы употребляете в деловом письме заимствованные, устаревшие или жаргонные слова, то, скорее всего, хотите блеснуть своей грамотностью и начитанностью. Получатель письма оценивает ситуацию совершенно иначе. Перед глазами возникает образ человека, умеющего выделиться исключительно парой не очень удачно вставленных редких слов. Пример из неудачного резюме: «Мой предыдущий воркплейс был в центре города». Согласитесь, что намного лучше бы звучала фраза: «Моя предыдущая работа была в центре города». Надо ли оно вам, умничать? Сложный рабочий день и трудности накладывают отпечаток на стиль написания делового письма.
Ваше возбуждение, злость и негодование может легко выплеснуться на бумагу. Например: «Если вы не хотите платить больше, то покупайте у нас 5 вагонов оцилиндрованного бревна в течение 3 дней. Скидка 20%». Автор фразы хотел сделать выгодное деловое предложение, от которого не захочется отказаться. Но получатель вполне обоснованно увидел в этой фразе приказ. Почему он должен срочно купить 5 вагонов оцилиндрованного бревна? Может оно ему и не нужно сейчас. К указанной выше фразе логически хочется добавить продолжение: «В противном случае наложим санкции». Партнера не просят приобрести товар, а буквально заставляют сделать это, используя приемы ультиматумов и давления на психику. Лучше было бы составить коммерческое предложение следующим образом: «Уважаемый партнер, ознакомьтесь, пожалуйста, с нашими новыми ценами. Вы сможете заказать 5 вагонов оцилиндрованного бревна со скидкой 20%. Предложение действительно на протяжении 3 дней. Спасибо за внимание». Если ваше письмо посвящено коммерческому предложению о продаже оцилиндрованного бревна, то не нужно в конце добавлять, что ваша фирма попутно занимается изготовлением мебели.
Для этого серьезные люди отправят отдельное письмо. Важно! Для деловой переписки является актуальным правило: одно письмо – одна тема. Ценится точность и конкретика. Предлагать «сразу все» — это удел бизнесменов низкого пошиба. Если в рамках одного коммерческого предложения рассматривается несколько вопросов, то рекомендуется их пронумеровать. Например:- Сроки доставки оцилиндрованного бревна.
- Порядок расчетов за товар.
- Прием претензий.
- Гарантия на продукцию.
Не стоит писать заглавными буквами, чтобы выделить важный фрагмент текста. Обилие заглавных букв создает у собеседника впечатление, что на него кричат. Об успехе такого делового письма можно забыть вовсе. Троеточие – символ загадочности и недосказанности. Художественный прием часто используется в романтической переписке, когда девушка хочет создать тайну в глазах молодого человека. Для делового общения такой подход неприемлем. Здесь нет места тайнам – все должно быть четко, ясно и понятно. Аналогично со скобочками в конце слова и смайликами. Вы хотите показать человеку свою дружелюбие и расположенность, а по факту он видит несерьезность и полное игнорирование устоявшегося этикета делового общения. Пожалуйста, запомните эти простые правила деловой переписки и не дайте безграмотности поломать вашу карьеру. Грамотность всегда в цене и будет воспринята с восклицательным знаком. Безграмотность с высокой вероятностью поставит жирную точку в вашей деловой карьере. 4. Некоторые примеры деловой переписки
Читайте также
Кто первым использовал криптографию для переписки?
Кто первым использовал криптографию для переписки?
Наиболее ранний достоверно установленный факт использования криптографии для переписки имел место в Спарте около 400 года до нашей эры.
Для секретной переписки между военачальниками спартанцы применяли шифровальный
Глава 5 ЭТИКЕТ ПЕРЕПИСКИ
Глава 5 ЭТИКЕТ ПЕРЕПИСКИ Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно! Д. Хэррис Современные правила составления писем — это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной
Деловой макияж
Деловой макияж Другой разновидностью дневного макияжа является макияж деловой. Это своеобразный кодекс деловой женщины, которая хочет иметь естественный и свежий вид и выглядеть ухоженной и привлекательной.Деловой макияж мало чем отличается от естественного, но здесь
Деловой этикет
Деловой этикет Мода существует для женщин, которым недостает вкуса, этикет – для женщин, которым недостает воспитания.
Мария, королева Румынии
В профессиональной или деловой сфере так же, как и в обычной жизни, существуют правила хорошего тона. Если ты хочешь найти для
Тайна переписки и иных сообщений
Тайна переписки и иных сообщений ТАЙНА ПЕРЕПИСКИ И ИНЫХ СООБЩЕНИИ — одно из конституционных личных прав человека; согласно ч. 2 ст. 23 Конституции РФ каждый имеет право на тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Соответствующие
Приложение 2. Правила переписки с банком
Приложение 2. Правила переписки с банком
Чтобы отстоять свои права, надо грамотно вести переписку с банком.1. Очень важное правило: обо всем банк уведомляете в письменном виде, регистририруя каждое письмо. Все письма в банк пишем в 2-х экземплярах.
2. Все письма (в сам
§ 23. Понятие деловой переписки
§ 23. Понятие деловой переписки Если дипломатическая документация составляет один вид официальной переписки, то ко второму, несравненно более распространенному в современном мире, относится деловая корреспонденция, широко использующаяся в контактах между
Глава 5 Этикет переписки
Глава 5 Этикет переписки Если ваши слова достаточно важны, чтобы быть написанными, тогда они также действительно важны, чтобы быть написанными правильно! Д. Хэррис Современные правила составления писем — это по существу все те же формальности, соблюдаемые в письменной
Нормы и правила деловой переписки
Нормы и правила деловой переписки
Не посылайте письмо, не обдумав его содержание.
Обязательно перечитайте его текст, прежде чем отправить.Если вы пишете письмо при помощи компьютера, то пользуйтесь программой Word, потому что в этой программе имеется опция проверки
Деловой этикет
Деловой этикет Деловой этикет — это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Всем известно, что любой сотрудник фирмы — лицо компании, и важно, чтобы это лицо было одновременно симпатичным и профессиональным, доброжелательным и
НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ТОСТОВ
НЕКОТОРЫЕ ПРИМЕРЫ ТОСТОВ Предлагаемые ниже тосты предназначены лишь для того, чтобы дать представление о том, что может быть сказано по разным поводам. Текст, естественно, необходимо менять, исходя из конкретных обстоятельств, а несколько слов о ваших чувствах и
Этикет мобильной переписки
Этикет мобильной переписки
Одной из самых распространенных форм общения в мобильной связи является текстовый обмен сообщениями — SMS.
Но иногда этот сервис доставляет пользователям много неудобств. Чаще всего это происходит из-за того, что владельцы мобильных телефонов
1.14. Некоторые примеры устройств, нейтрализуемых «глушилками»
1.14. Некоторые примеры устройств, нейтрализуемых «глушилками» 1.14.1. Беспроводной датчик тока Беспроводной датчик c трансформаторным принципом измерения силы переменного тока, представленный на рис. 1.28, не требует разрыва провода, аналогично измерительному прибору
Русский стиль деловой переписки
Русский стиль деловой переписки
Теряет форму
В молодости Нина Ермилова писала по заказу подруг любовные письма. Успех, при том что адресатов она не знала, был абсолютный.
В более зрелом возрасте Нина Григорьевна решила использовать свое мастерство в другой сфере и повесила в Интернете объявление: “Пишу деловые письма”. В этот раз взаимности не получилось — за год на предложение никто не отреагировал. Россияне свято верят, что умеют писать деловые письма. Лингвисты же считают, что с деловым письменным общением в стране сложилась очень печальная ситуация.
В том, что в России не умеют писать деловые письма — начиная от служебной записки и заканчивая сопроводительным письмом к резюме, — согласны и лингвисты, и люди, работа которых непосредственно связана с деловой перепиской. Вице-президент управляющей компании “Ренессанс Капитал” Вячеслав Давиденко согласен с выводами специалистов на 110%. “Дело в том, что в нашем обществе вообще не принято пользоваться деловым письмом как инструментом”, — говорит он.
Однако, понимание того, как должна выглядеть деловая письменная речь, у лингвистов и бизнесменов совершенно разное. Языковеды, например, считают, что современный деловой русский язык теряет все свои лучшие свойства, подвергаясь агрессивному воздействию западного письма.
Менеджеры, напротив, называют это естественным процессом по замене неудобного удобным.
Тлетворное влияние
Алексею Олиферу западная привычка стоила удачной вакансии. Привыкнув обращаться к своему американскому начальнику запросто — “Энтони”, в письме к потенциальному работодателю российского происхождения он обратился так же “фривольно”: “Уважаемый Николай!” “Какой же он вам Николай? — оскорбились в отделе по работе с персоналом. — Николай Георгиевич так не любит”. Дальнейших контактов не последовало, а менеджер долго думал, на кого обижаться.
Языковеды считают подражание западным стандартам в этикетных правилах и формулах деловых писем серьезной проблемой. Даже организуют кампании в защиту отчества. Проанализировав материалы сегодняшних газет, языковеды обнаружили, что на долю сочетания полного имени и фамилии сегодня приходится 72% употреблений, упоминание только одной фамилии составляет 22,2%, на долю имени-отчества остается 5,8%.
“Официальное обращение по имени диктуют сегодня западные компании, которые приходят на российский рынок, — говорит кандидат психологических наук, эксперт по вопросам документалистики и бизнескоммуникаций Мария Колтунова. — Но этикетные знаки освящены традицией, которая не возникает на пустом месте”. Обращение по отчеству — это знак уважения и способ дополнительной дифференциации. Однако в деловом сообществе довольно быстро закрепляется западный стандарт. “Я сторонник американской манеры обращения, — говорит Давиденко. — Стараюсь обращаться на вы, но по имени: это демократичнее”.
Президент Magram Market Reserch Марина Малыхина считает, что западный стиль обращения приживается у нас не случайно. Российский бизнес очень молодой, и обращение по имени-отчеству иногда выглядит довольно смешно. Это не вопрос культуры, а вопрос возраста, считает она.
Заграница не поможет
У ученых на этот счет своя точка зрения. В России деловое письмо формировалось без малого тысячелетия, приводя языковые средства к единому стандарту и оттачивая деловые формулы.
Естественно, арсенал таких средств у нас очень велик, говорит Колтунова: “Регламентация делового письма настолько вошла в нашу кровь, что нам трудно бывает порой оторваться от нее даже в рекламных текстах. Что говорить о деловой переписке, которая по определению стандартизирована и формализована. Мы ориентируемся на коллективное сознание, на стандарт”. В России письменное общение тяготеет к использованию клишированных фраз, их строгой закрепленностью в текстовой структуре документа. У американцев, напротив, деловое письмо продолжает традиции устной публичной речи. В их деловой переписке можно встретить цитаты из Библии или стихов, риторические вопросы и восклицания. У них составление делового письма — настоящее творчество, поэтому когда Рон Теппер, автор известной книги “Как овладеть искусством делового письма. 250 писем и записок в помощь менеджеру”, говорит, что хорошее деловое письмо — это произведение искусства, он не преувеличивает.
В деловой письменной речи отражается разница поведенческих национальных стереотипов.
Например, оценка среднего американца несколько завышена, оценка среднего россиянина, напротив, занижена. Поэтому американец может в собственном резюме на пяти страницах писать себе лестные характеристики, что будет странно для нас. Эти отличия нужно иметь в виду, но не ориентироваться на них, считает Колтунова.
Учиться, учиться и учиться
По словам Вячеслава Давиденко, отсутствие четких стандартов и единообразия — это то, с чем он постоянно сталкивается в ежедневной переписке. Сегодня деловая переписка — явление достаточно пестрое с точки зрения речевой культуры.
Кстати, отсутствие общей формы составления деловых писем интересным способом отражается на письмах, отправленных по электронной почте. “У меня был опыт, когда серьезные деловые письма принимали за спам, — рассказывает Олифер. — Но как только такие письма приобрели строгую стандартную форму по примеру бумажных, проблемы закончились”.
Не только Нина Ермилова стала жертвой недальновидности соотечественников: консалтинговые компании, предлагающие услуги по обучению навыкам делового письма, жалуются на то, что такие тренинги совершенно не пользуются популярностью.
Да и в российских вузах деловому письму отводят, по словам Колтуновой, не более 20 часов — больше не положено. “У нас почему-то считают, что умению деловой переписки не нужно учить так же, как, например, менеджменту, — говорит Колтунова. — И это при том, что любой менеджер — профессиональный коммуникатор. Владение устной и письменной деловой речью для него — профессиональное занятие, а не любительское”.
Правила составления деловых писем довольно просты, однако следуют им далеко не все.
Точность. Как ни странно, это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают и слэнгизмы, и профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Такие слова, как “торговая накрутка” или “неучтенка”, не имеют юридически зафиксированного значения и могут создать проблему в конфликтной ситуации. Не так давно, составляя заключение по поводу нового закона о страховании автомобильных средств, Колтунова обнаружила, что в документе спутаны понятия “технические” и “эксплуатационные характеристики”.
Отсюда ряд возможностей двойного и тройного толкования.
Лаконичность. “Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трех предложениях, — считает адвокат Дмитрий Шустов. — Совершенно обычное явление”.
Деловые письма должны содержать ту информацию, которая интересна адресату. Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет прочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса.
Убедительность. Это требование, по словам Колтуновой, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.
Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма.
Поставьте себя на место адресата. Письмо нужно писать с точки зрения интересов того человека, которому оно направлено. Даже в том случае, если это письмо, которое должно принудить человека выполнит некие обязательства.
Юлия А. Васильева
vedomosti.ru
| Азербайджанский | с азербайджанского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на азербайджанский 2.2 ₽/слово ~550 ₽/страница с русского на азербайджанский $0.085/слово ~$21.25/страница |
| Албанский | с албанского на русский 2. ~600 ₽/страница с русского на албанский 2.8 ₽/слово ~700 ₽/страница с русского на албанский $0.1/слово ~$25/страница |
| Английский | с английского на русский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на английский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на английский $0.11/слово ~$27.5/страница |
| Арабский | с арабского на русский 3. ~900 ₽/страница с русского на арабский 4 ₽/слово ~1000 ₽/страница с русского на арабский $0.12/слово ~$30/страница |
| Армянский | с армянского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на армянский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на армянский $0.1/слово ~$25/страница |
| Болгарский | с болгарского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на болгарский 2. ~600 ₽/страница с русского на болгарский $0.1/слово ~$25/страница |
| Боснийский | с боснийского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на боснийский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на боснийский 0.1€/слово ~25€/страница |
| Венгерский | с венгерского на русский 2.3 ₽/слово ~575 ₽/страница с русского на венгерский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на венгерский $0. ~$25/страница |
| Вьетнамский | с вьетнамского на русский 5 ₽/слово ~1250 ₽/страница с русского на вьетнамский 5 ₽/слово ~1250 ₽/страница с русского на вьетнамский $0.12/слово ~$30/страница |
| Греческий | с греческого на русский 3.4 ₽/слово ~850 ₽/страница с русского на греческий 3.7 ₽/слово ~925 ₽/страница с русского на греческий $0. ~$27.5/страница |
| Грузинский | с грузинского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на грузинский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на грузинский $0.11/слово ~$27.5/страница |
| Датский | с датского на русский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на датский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на датский 0. ~47.5€/страница |
| Иврит | с иврита на русский 4.8 ₽/слово ~1200 ₽/страница с русского на иврит 4.8 ₽/слово ~1200 ₽/страница с русского на иврит 0.1€/слово ~25€/страница |
| Индонезийский | с индонезийского на русский 7.5 ₽/слово ~1875 ₽/страница с русского на индонезийский 8 ₽/слово ~2000 ₽/страница с русского на индонезийский $0. ~$35/страница |
| Испанский | с испанского на русский 2.3 ₽/слово ~575 ₽/страница с русского на испанский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на испанский 0.09€/слово ~22.5€/страница |
| Итальянский | с итальянского на русский 2.8 ₽/слово ~700 ₽/страница с русского на итальянский 2.9 ₽/слово ~725 ₽/страница с русского на итальянский 0. ~22.5€/страница |
| Казахский | с казахского на русский 2.2 ₽/слово ~550 ₽/страница с русского на казахский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на казахский |
| Киргизский | с киргизского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на киргизский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на киргизский |
| Китайский | с китайского на русский 4.9 ₽/слово ~1225 ₽/страница с русского на китайский 4.9 ₽/слово ~1225 ₽/страница с русского на китайский $0.12/слово ~$30/страница |
| Корейский | с корейского на русский 4.9 ₽/слово ~1225 ₽/страница с русского на корейский 5 ₽/слово ~1250 ₽/страница с русского на корейский $0.15/слово ~$37.5/страница |
| Латышский | с латышского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на латышский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на латышский $0.08/слово ~$20/страница |
| Литовский | с литовского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на литовский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на литовский 0.07€/слово ~17.5€/страница |
| Македонский | с македонского на русский 3.5 ₽/слово ~875 ₽/страница с русского на македонский 3.5 ₽/слово ~875 ₽/страница с русского на македонский $0.12/слово ~$30/страница |
| Молдавский | с молдавского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на молдавский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на молдавский $0.08/слово ~$20/страница |
| Монгольский | с монгольского на русский 3.6 ₽/слово ~900 ₽/страница с русского на монгольский 3.8 ₽/слово ~950 ₽/страница с русского на монгольский $0.12/слово ~$30/страница |
| Немецкий | с немецкого на русский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на немецкий 2.7 ₽/слово ~675 ₽/страница с русского на немецкий 0.09€/слово ~22.5€/страница |
| Нидерландский | с нидерландского на русский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на нидерландский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на нидерландский 0.12€/слово ~30€/страница |
| Норвежский | с норвежского на русский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на норвежский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на норвежский 0.13€/слово ~32.5€/страница |
| Персидский | с персидского на русский 4.2 ₽/слово ~1050 ₽/страница с русского на персидский 4.2 ₽/слово ~1050 ₽/страница с русского на персидский $0.11/слово ~$27.5/страница |
| Польский | с польского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на польский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на польский 0.08€/слово ~20€/страница |
| Португальский | с португальского на русский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на португальский 3.2 ₽/слово ~800 ₽/страница с русского на португальский 0.1€/слово ~25€/страница |
| Румынский | с румынского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на румынский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на румынский $0.08/слово ~$20/страница |
| Сербский | с сербского на русский 4 ₽/слово ~1000 ₽/страница с русского на сербский 4 ₽/слово ~1000 ₽/страница с русского на сербский 0.1€/слово ~25€/страница |
| Словацкий | с словацкого на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на словацкий 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на словацкий 0.1€/слово ~25€/страница |
| Словенский | с словенского на русский 3.4 ₽/слово ~850 ₽/страница с русского на словенский 3.8 ₽/слово ~950 ₽/страница с русского на словенский 0.095€/слово ~23.75€/страница |
| Турецкий | с турецкого на русский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на турецкий 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на турецкий $0.09/слово ~$22.5/страница |
| Украинский | с украинского на русский 1.6 ₽/слово ~400 ₽/страница с русского на украинский 1.8 ₽/слово ~450 ₽/страница с русского на украинский |
| Финский | с финского на русский 4.9 ₽/слово ~1225 ₽/страница с русского на финский 4.4 ₽/слово ~1100 ₽/страница с русского на финский $0.12/слово ~$30/страница |
| Французский | с французского на русский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на французский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на французский 0.085€/слово ~21.25€/страница |
| Хорватский | с хорватского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на хорватский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на хорватский 0.08€/слово ~20€/страница |
| Черногорский | с черногорского на русский 2 ₽/слово ~500 ₽/страница с русского на черногорский 2.4 ₽/слово ~600 ₽/страница с русского на черногорский 0.1€/слово ~25€/страница |
| Чешский | с чешского на русский 3.2 ₽/слово ~800 ₽/страница с русского на чешский 3.2 ₽/слово ~800 ₽/страница с русского на чешский 0.08€/слово ~20€/страница |
| Шведский | с шведского на русский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на шведский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на шведский $0.11/слово ~$27.5/страница |
| Эстонский | с эстонского на русский 2.6 ₽/слово ~650 ₽/страница с русского на эстонский 3 ₽/слово ~750 ₽/страница с русского на эстонский 0.11€/слово ~27.5€/страница |
| Японский | с японского на русский 4.5 ₽/слово ~1125 ₽/страница с русского на японский 4.7 ₽/слово ~1175 ₽/страница с русского на японский $0.11/слово ~$27.5/страница |
4 ₽/слово
6 ₽/слово
4 ₽/слово
1/слово
11/слово
19€/слово
14/слово
09€/словоThe Basic Business Letter // Purdue Writing Lab
Написание основного делового письма
Части делового письма
Этот ресурс организован в том порядке, в котором вы должны написать деловое письмо, начиная с адреса отправителя, если письмо написано не на фирменном бланке.
Адрес отправителя
Адрес отправителя обычно указывается на фирменном бланке. Если вы не используете фирменный бланк, укажите адрес отправителя в верхней части письма на одну строку над датой.Не пишите имя или титул отправителя, так как они указаны в конце письма. Включите только почтовый адрес, город и почтовый индекс.
Дата
Линия даты используется для обозначения даты написания письма. Однако, если ваше письмо будет заполнено в течение нескольких дней, используйте дату, когда оно было написано в строке даты. При письме в компании в США используйте американский формат даты. (Согласно принятому в США соглашению о форматировании даты месяц перед днем.Например: 11 июня 2001 г.) Напишите месяц, день и год на расстоянии двух дюймов от верхнего края страницы. В зависимости от того, какой формат вы используете для своего письма, выровняйте дату по левому краю или сделайте табуляцию до центральной точки и введите дату. В последнем случае укажите адрес отправителя в бланке, а не по левому краю.
Внутренний адрес
Внутренний адрес — это адрес получателя. Всегда лучше писать конкретному человеку в фирме, которой вы пишете.Если у вас нет имени этого человека, проведите небольшое исследование, позвонив в компанию или поговорив с сотрудниками компании. Включите личный титул, например мисс, миссис, мистер или доктор. Следуйте предпочтениям женщины, когда к вам обращаются как мисс, миссис или мисс. Если вы не уверены, что женщина предпочитает, чтобы к вам обращались, используйте мисс. существует вероятность того, что человек, которому вы пишете, является доктором или имеет другое звание, используйте это звание. Обычно люди не возражают, когда к ним обращаются с более высоким титулом, чем они на самом деле обладают.Чтобы написать адрес, используйте формат почтового отделения США. Для международных адресов введите название страны заглавными буквами в последней строке. Внутренний адрес начинается на одну строку ниже даты. Его следует выровнять по левому краю, независимо от того, какой формат вы используете.
Приветствие
Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая личный титул. Если вы знаете человека и обычно обращаетесь к нему по имени, в приветствии можно использовать только имя (например: Дорогая Люси :).Однако во всех остальных случаях используйте личные титулы и фамилию / фамилию, за которыми следует двоеточие. После приветствия оставьте одну строку пустой.
Если вы не знаете пол читателя, используйте несуществующее приветствие, например название должности, за которым следует имя получателя. Также допустимо использовать полное имя в приветствии, если вы не можете определить пол. Например, вы можете написать «Дорогой Крис Хармон: если вы не уверены в половой принадлежности Криса».
Кузов
Для блочного и модифицированного блочного форматов: одиночный пробел и выравнивание по левому краю каждого абзаца в теле письма.Между каждым абзацем оставляйте пустую строку. При написании делового письма помните, что краткость очень важна. В первом абзаце рассмотрите дружеское начало, а затем изложите основную мысль. Следующий абзац должен начать с обоснования важности главного пункта. В следующих нескольких абзацах продолжите обоснование, указав справочную информацию и вспомогательные детали. В заключительном абзаце следует повторить цель письма и, в некоторых случаях, требовать каких-либо действий.
Закрытие
Закрытие начинается в той же вертикальной точке, что и ваша дата, и через одну строку после последнего основного абзаца. Используйте только первое слово с заглавной буквы (например: «Спасибо») и оставьте четыре строки между закрытием и именем отправителя для подписи. Если после приветствия следует двоеточие, после закрытия должна стоять запятая; в противном случае после закрытия знаки препинания не ставятся.
Корпуса
Если вы приложили к письму какие-либо документы, например, резюме, вы указываете это, просто набрав Приложения под закрытием.Как вариант, вы можете указать название каждого документа, который вы вкладываете в конверт. Например, если вы включили много документов и хотите убедиться, что получатель знает о каждом документе, может быть хорошей идеей перечислить имена.
Инициалы машинистки
Инициалы машинистки используются для обозначения человека, который напечатал письмо. Если вы набрали письмо самостоятельно, не указывайте инициалы машинистки.
Примечание о формате и шрифте
Формат блока
При написании деловых писем необходимо обращать особое внимание на используемый формат и шрифт.Наиболее распространенный формат делового письма известен как блочный формат. При использовании этого формата вся буква выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойного пробела между абзацами.
Модифицированный блок
Другой широко используемый формат известен как модифицированный блочный формат. В этом типе тело письма, а также адреса отправителя и получателя выравниваются по левому краю и разделяются одинарным интервалом. Однако для даты и закрытия перейдите к центральной точке и начните вводить текст.
Полублок
Последний и наименее используемый стиль — полублок. Он очень похож на модифицированный стиль блока, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.
Имейте в виду, что разные организации предъявляют разные требования к формату профессионального общения. Хотя примеры, предоставленные OWL, содержат общие элементы для основного делового письма (жанровые ожидания), формат вашего делового письма, возможно, должен быть гибким, чтобы отражать такие переменные, как бланки и шаблоны.Наши примеры — просто ориентиры.
Если на вашем компьютере установлен Microsoft Office 2000, можно использовать Мастер писем, чтобы не гадать при форматировании деловых писем. Чтобы получить доступ к мастеру писем, щелкните меню «Инструменты» и выберите «Мастер писем». Мастер представит три упомянутых здесь стиля и введет дату, адрес отправителя и адрес получателя в выбранный формат. Letter Wizard следует использовать только в том случае, если у вас есть базовые представления о том, как написать деловое письмо.Его шаблоны применимы не для всех настроек. Поэтому вам следует обратиться к руководству по деловому письму, если у вас возникнут какие-либо вопросы или вы сомневаетесь в точности Мастера писем.
Шрифт
Еще одним важным фактором читабельности буквы является шрифт. Общепринятым шрифтом является Times New Roman, размер 12, хотя могут использоваться и другие шрифты, такие как Arial. Выбирая шрифт, всегда учитывайте свою аудиторию. Если вы пишете в консервативную компанию, вы можете использовать Times New Roman.Однако, если вы пишете в более либеральную компанию, у вас будет немного больше свободы при выборе шрифтов.
Пунктуация
Пунктуация после приветствия и закрытия — используйте двоеточие (:) после приветствия (никогда не запятую) и запятую (,) после закрытия. В некоторых случаях вы также можете использовать менее распространенный формат, известный как открытая пунктуация. В этом стиле после приветствия и закрытия знаки препинания исключены.
Какие семь частей делового письма? — Процветающий малый бизнес
Написание профессионального делового письма — важная часть делового общения.
Письменное общение с клиентами, поставщиками или другими предприятиями — это развитый навык, требующий практики.
Понимание правильного формата делового письма, частей делового письма и практика написания являются ключом к эффективной деловой переписке.
Деловое письмо немного более формально, чем другие письменные деловые сообщения, такие как электронная почта, служебные записки или текстовые сообщения.
Важно знать аудиторию, чтобы тон письма был профессиональным, но не слишком формальным.
При составлении письма автор должен исходить из предположения, что у читателя ограничено время, и что они ищут итоги и их отношение к ним.
Убедитесь, что суть письма ясна, конкретна и по существу, чтобы читатель мог быстро оценить письмо.
Во многих случаях деловое письмо является первым впечатлением, поэтому важно обеспечить точность содержания и отсутствие ошибок.
Сюда входит проверка письма на предмет ясности и опечаток.
Все деловые письма должны быть напечатаны на фирменном бланке.
Если официальный бланк недоступен, название компании с адресом, контактным телефоном и адресом электронной почты должно быть напечатано вверху по центру листа.
Итак, каковы семь частей делового письма?
1. Дата
Дата ставится вверху страницы при любом деловом общении.
Дата — это важная часть информации, указывающая на то, когда была отправлена корреспонденция.
Это важно для переписки, которую можно сохранить для использования в будущем.
2. Адрес
Адрес лица, получающего корреспонденцию, включает официальное имя, почтовый адрес, город, штат и почтовый индекс.
Не забывайте дважды проверять написание имени человека.
Имя с ошибкой написано небрежно, непрофессионально и может негативно повлиять на ответ на письмо.
3. Приветствие
Приветствие — это формальный способ обращения к человеку.
Общие приветствия: Уважаемый или Для кого это может касаться .
Некоторые люди чувствительны к тому, какое имя используется при обращении к ним, поэтому обязательно найдите время, чтобы определить наиболее часто используемое имя человека.
Например, если человека зовут Роберт, попытайтесь выяснить, кто его зовет: Роберт, Роб или Боб. Например — Уважаемый Боб,
4. Введение
Первые несколько предложений письма являются вводными.
Во введении описывается тема письма.
Это краткое изложение в одном или двух предложениях, объясняющее цель письма.
Например, введение может выглядеть примерно так:
Я пишу сегодня, чтобы подробнее изучить отношения поставщика с XYZ Corporation.
5. Тело письма
В теле письма передается основная часть информации.
В тексте письма подробно объясняются все аспекты сообщаемой информации.
Это будет включать подробную информацию об общей информации.
Например, тело может быть примерно таким:
Мы понимаем, что XYZ Corporation может предоставить инструменты на 10% меньше, чем у других конкурентов. И что ориентация на обслуживание после продажи — одна из лучших в отрасли.
6. Закрытие
В конце письма кратко излагается суть письма и любые следующие шаги или действия.
Этот раздел предупреждает читателя о том, что общение подходит к концу.
Например, закрытие может быть примерно таким:
Пожалуйста, позвоните мне при первой возможности, чтобы обсудить отношения с поставщиками и узнать, сможем ли мы прийти к взаимовыгодным отношениям. Я с нетерпением жду встречи с вами в ближайшее время.
7. Подпись
Раздел подписи имеет бесплатное закрытие.
Примеры: С уважением, С уважением, R С уважением, Искренне Ваш, или С уважением .
Обязательно оцените аудиторию при выборе бесплатного закрытия.
После приветственного закрытия остается место для подписи над напечатанным именем и титулом лица, отправившего письмо.
Деловое письмо из 7 частей
Жизнь стала случайной, и большая часть бизнеса также приняла более спонтанный подход ко многим аспектам своей деятельности.
Однако бывают случаи, когда хорошо написанное деловое письмо сообщает о намерении организации вести бизнес.
Когда придет время, еще более важно знать, как правильно структурировать такое письмо.
Примеры формата делового письма. — The Writing Center — UW – Madison
В этом разделе вы найдете множество учебных материалов, которые мы разработали для обучения в нашем Центре письма.
Однако у этих материалов есть ограничения. Задания различаются, и разные преподаватели хотят разных вещей от студентов-писателей. Поэтому приведенный здесь совет может относиться или не относиться к вашей письменной ситуации.
Наконец, раздаточные материалы могут дать лишь часть индивидуальных рекомендаций, которые может предоставить индивидуальная конференция с инструктором Центра письма. Если у вас есть вопросы по поводу информации, содержащейся в наших раздаточных материалах, запишитесь на прием к инструктору Центра письма.
Форма блока
5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700
15 марта 2005 г.
Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234
Уважаемая госпожаДжонс:
Ах, формат деловых писем — есть форматы блоков, форматы с отступом и измененные форматы блоков. . . и неизвестно какие другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат блока, один из двух наиболее распространенных форматов. Для получения авторитетных советов обо всех вариациях мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (Нью-Йорк: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте. Кажется, нет единого мнения по поводу таких тонких моментов, как пропускать строку после вашего обратного адреса и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы это сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо будет успешным, независимо от того, какой выбор вы сделаете!
Когда вы используете блочную форму для написания делового письма, вся информация печатается по левому краю, с полями в один дюйм по периметру. Сначала укажите свой собственный адрес, затем пропустите строку и укажите дату, затем пропустите еще одну строку и укажите внутренний адрес стороны, которой адресовано письмо. Если вы используете фирменный бланк, на котором уже указан ваш адрес, не вводите эту информацию повторно; просто начните с даты.В официальных письмах по возможности избегайте сокращений.
Пропустить еще одну строку перед приветствием, после которого следует двоеточие. Затем напишите текст письма, как показано здесь, без отступов в начале абзацев. Пропускайте строки между абзацами.
После написания текста письма введите закрытие, затем запятую, оставьте 3 пустые строки, затем введите свое имя и заголовок (если применимо), все влево. Подпишите письмо в пустом месте над напечатанным именем.Разве это не выглядит профессионально?
С уважением,
Джон Доу
Помощник по административным вопросам
Форма с отступом
5 Hill Street
Мэдисон, Висконсин 53700
15 марта 2005
Г-жа Хелен Джонс
Президент
Jones, Jones & Jones
123 International Lane
Boston, Massachusetts 01234
Уважаемая мисс Джонс:
Ах, формат делового письма — есть форматы блоков, форматы с отступом
и модифицированные форматы блоков.. . а кто
знает что другие. Чтобы упростить задачу, мы демонстрируем на этой странице формат
с отступом, один из двух наиболее распространенных форматов
. Для получения авторитетного совета обо всех вариантах,
, мы настоятельно рекомендуем The Gregg Reference Manual, 9-е изд. (New
York: McGraw-Hill, 2001), отличный справочный инструмент для общения на рабочем месте
. Похоже, нет единого мнения относительно таких тонкостей
, например, следует ли пропускать строку после вашего обратного адреса
и до даты: некоторые рекомендации предполагают, что вы
это сделаете; другие нет.Будем надеяться, что ваше деловое письмо
увенчается успехом, независимо от того, какой выбор вы сделаете!
Если вы используете форму с отступом, поместите свой адрес на
вверху, выровняв левый край адреса с центром
страницы. Пропустите строку и введите дату так, чтобы
совпало с вашим адресом. Введите внутренний адрес и приветствие
слева; после приветствия ставится
двоеточие. В официальных письмах избегайте сокращений.
Сделайте отступ первой строки каждого абзаца на полдюйма.
Пропускать строки между абзацами.
Вместо того, чтобы размещать строки закрытия и подписи
заподлицо влево, введите их в центре, даже с адресом
и датой выше, как показано здесь. Разве это не выглядит
профессионально?
С уважением,
Джон Доу
4 типа стилей делового письма [и когда их использовать]
Мир делового письма может показаться огромным. Кажется, что в каждом офисе есть разные документы, каждый со своими индивидуальными шаблонами и отраслевой направленностью.Различные сценарии требуют разных форм делового письма. Однако бесчисленные документы можно разделить на четыре основные категории стилей.
Каждая категория имеет свою общую цель. Исходя из цели, каждый из множества деловых документов попадает в эти четыре широких сегмента. Понимание этих концептуальных разделов поможет вам принять решение о выборе документа и его цели.
1. Инструктивное деловое письмо
Деловое письмо с инструкциями предоставляет читателю информацию, необходимую для выполнения задачи.Задача может быть выполнена немедленно или может быть использована в будущем.
Этот тип документа должен разбивать процесс на шаги, понятные читателю. Письменный отчет должен учитывать знания читателя об области, объеме задачи, а также учитывать вариации или потенциальные проблемы.
Примеров инструктивного делового письма:
- Руководство пользователя : руководство, позволяющее покупателю использовать продукт. Эффективные руководства пользователя имеют решающее значение для хорошего пользовательского опыта и счастливых клиентов.Руководства пользователя часто считаются частью технического письма, которое тесно связано с деловым письмом.
- Спецификации : технический документ, в котором описывается продукт или процесс, позволяющий создавать или реконструировать его незнакомым, но знающим пользователем, обеспечивая эффективное распространение.
- Заметка : короткое уведомление о новой информации, предоставленной большой группой в организации. Памятка может включать прямые инструкции или быть справочником о том, как выполнять будущие задачи.
2. Информационная деловая переписка
Не все деловые письма требуют действий. Большой объем письма создается для справки или записи. В эту категорию могут входить менее привлекательные, но все же важные документы.
Точная и последовательная запись деловой информации важна для оценки прогресса, прогнозирования будущей работы, а также для соблюдения юридических и договорных обязательств.
Примеров деловой переписки:
- Отчет: Возможно, основная часть информационного письма — это написание отчета.Организации полагаются на отчеты, чтобы действовать, передавать деловую и техническую информацию, фиксировать выполненную работу, регистрировать инциденты, завершать проекты и рекомендации и действовать как архив. Хорошо составленный отчет позволяет читателю легко понять содержание и, если возможно, принять обоснованное решение.
- Финансы: документов, описывающих финансовое состояние компании. Эти отчеты предоставляют финансовую картину компании за определенный период.
- Протокол: Краткое изложение протокола собрания.Запись обсуждений, решений и заданий для участников и других лиц.
3. Убедительное деловое письмо
Когда люди думают о деловом письме, они часто думают о категории убедительного письма. Эти документы обычно связаны с продажами. Убедительное письмо может быть прямым, с акцентом на конкретный предмет, или косвенным, с упором на развитие отношений с клиентом.
Задача двоякая: передать информацию и убедить читателя в том, что представленная информация предлагает наилучшую ценность.Текст написан, чтобы произвести впечатление на читателя и повлиять на его решение.
Примеры убедительного делового письма:
Предложения: в этих документах излагается предложение продукта или услуги конкретному потенциальному клиенту. В предложении обычно представлен обзор проекта, преимущества, сроки, затраты и компетенция.
Электронное письмо по продажам: электронное письмо, адресованное большому количеству людей с целью продвижения продукта или услуги. Узнайте, как написать коммерческое письмо.
Пресс-релиз: текст, написанный для журналистов и СМИ, представляющих новую информацию. Текст направлен на то, чтобы убедить читателя поделиться контентом через свои собственные каналы.
4. Транзакционные деловые письма
Повседневное общение подпадает под транзакционное деловое письмо. Большая часть этого письма отправляется по электронной почте, но также включает официальные письма, формы и счета-фактуры. Простой способ быстро улучшить свое деловое письмо о транзакциях — это пройти онлайн-курс.
Эти документы используются для выполнения общих операций. Они также используются для передачи хороших и плохих новостей, часто связанных с процессами управления персоналом.
Примеры транзакционного делового письма:
Стильные напоминания для профессионального письма
Хотя цель документа меняется, суть делового письма — нет. Вот несколько полезных напоминаний о стиле.
- Эффективное профессиональное письмо написано с четко определенной аудиторией и целью.Это письмо, ориентированное на результат. Текст помогает читателю что-то сделать или узнать.
- Стиль письма должен быть кратким, актуальным и понятным. Избыточным формулировкам, жаргону или посторонней информации нет места ни в каком деловом письме. Каждый элемент документа поддерживает сообщение цели читателю.
- Конечно, хорошее письмо не содержит грамматических и орфографических ошибок и неточной информации.
Каждый деловой документ относится к одной из этих четырех категорий.Определив категорию, вы лучше поймете цель своего документа. Это понимание улучшит ваше деловое письмо.
Напишите убедительные письма-запросы: формат делового письма, образцы и советы
Если ваша работа связана с деловой перепиской, то вы обязательно напишете писем-запросов , время от времени или регулярно. Это может быть запрос о работе, продвижение по службе или приглашение на встречу, запрос информации или рекомендации, письмо с просьбой о предоставлении услуги или упоминание персонажа.Такие письма сложно писать, и еще труднее писать так, чтобы получатели отвечали охотно и с энтузиазмом.
Что касается писем с запросом денег , всевозможных запросов на спонсорство, пожертвование или сбор средств, вы согласитесь, что часто требуется чудо, чтобы получить ответ 🙂 Конечно, я не могу гарантировать, что наши советы и образцы писем вам будут творите чудо, но они определенно сэкономят вам время и сделают вашу писательскую работу менее болезненной.
Совет для экономии времени ! Если вы общаетесь по электронной почте, вы можете сэкономить еще больше времени, добавив все эти образцы деловых писем прямо в свой Outlook. И тогда вы сможете вставить любой образец в сообщение, которое вы составляете или на которое отвечаете, щелчком мыши!
Все, что требуется, — это плагин Outlook Template Phrases, который вы можете увидеть на снимке экрана справа. После того, как вы его установите, вам не придется набирать одни и те же фразы снова и снова.
Просто дважды щелкните шаблон на панели надстройки и мгновенно найдите текст, вставленный в тело сообщения. Все ваше форматирование, гиперссылки, изображения и подписи будут на месте!
Не стесняйтесь проверить это прямо сейчас; Полнофункциональная 15-дневная ознакомительная версия доступна для загрузки.
Ну, вернемся к написанию деловых писем, далее в статье вы найдете:
Формат делового письма
Деловое письмо — это формальный способ общения, поэтому он требует особого формата.Возможно, вы не слишком заботитесь о формате письма, если вы отправляете электронное письмо, но если вы пишете традиционное бумажное деловое письмо, приведенные ниже рекомендации могут оказаться полезными. Считается хорошей практикой распечатать деловое письмо на стандартной белой бумаге размером 8,5 x 11 дюймов (215,9 x 279,4 мм).
- Адрес отправителя. Обычно вы начинаете с ввода собственного адреса. В британском английском адрес отправителя обычно пишется в правом верхнем углу письма.В американском английском адрес отправителя помещается в верхнем левом углу.
Вам не нужно писать имя или должность отправителя, так как они указаны в конце письма. Введите только почтовый адрес, город и почтовый индекс, а также, при желании, номер телефона и адрес электронной почты.
Если вы пишете на бланках на фирменном бланке, пропустите это.
- Дата . Введите дату на несколько строк под бланком или обратным адресом. Стандарт — это 2-3 строки (допустимы от одной до четырех строк).
- Справочная линия (необязательно) . Если ваше письмо связано с какой-либо конкретной информацией, такой как ссылка на вакансию или номер счета-фактуры, добавьте ее под датой. Если вы отвечаете на письмо, обратитесь к нему. Например,
- Re: Счет-фактура № 000987
- Re: Ваше письмо от 01.04.2014
- Уведомления о прибытии (необязательно) . Если вы хотите включить запись о частной или конфиденциальной переписке, введите ее под строкой ссылки в верхнем регистре, если это необходимо.Например, ЛИЧНО или КОНФИДЕНЦИАЛЬНО.
- Внутренний адрес . Это адрес получателя вашего делового письма, физического или юридического лица. Всегда лучше писать конкретному человеку в компании, которой вы пишете.
Стандарт — это 2 строки ниже предыдущего введенного вами элемента, допускается от одной до шести строк.
- Линия внимания (необязательно). Введите имя человека, с которым вы пытаетесь связаться. Если вы написали имя человека во внутреннем адресе, пропустите строку для внимания.
- Приветствие . Используйте то же имя, что и внутренний адрес, включая заголовок. Если вы знаете человека, которому пишете, и обычно обращаетесь к нему по имени, вы можете ввести его имя в приветствии, например: Dear Jane. Во всех остальных случаях обычно обращаются к человеку с личным титулом и фамилией, за которыми следует запятая или двоеточие, например:
- Мистер Браун:
- Уважаемый доктор Браун:
- Уважаемая госпожаСмит,
Если вы не знаете имя получателя или не знаете, как его написать, используйте одно из следующих приветствий:
- Дамы
- Господа
- Уважаемый господин
- Уважаемый господин или госпожа
- Кого это может касаться
- Строка темы (необязательно): Оставьте две или три пустые строки после приветствия и введите суть письма в верхнем регистре, с выравниванием по левому краю или по центру. Если вы добавили справочную строку (3), строка темы может быть избыточной.Вот несколько примеров:
- ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
- ПОКРЫТИЕ ПИСЬМА
- ЗАПРОС НА ЗАМЕНУ ИЗДЕЛИЯ
- ЗАПРОС РАБОТЫ
- Кузов . Это основная часть вашего письма, обычно состоящая из 2-5 абзацев, с пустой строкой между абзацами. В первом абзаце напишите дружеское вступление, а затем изложите свою главную мысль. В следующих нескольких абзацах представлена справочная информация и вспомогательные детали. Наконец, напишите заключительный абзац, в котором вы повторно излагаете цель письма и требуете каких-либо действий, если применимо.Дополнительные сведения см. В советах по написанию убедительных деловых писем.
- Закрытие. Как вы знаете, есть несколько общепринятых дополнительных закрытий. Какой из них вы выберете, зависит от тона вашего письма. Например,
- С уважением (очень формально)
- С уважением или С уважением (полезнейшие заключения в деловых письмах)
- С уважением, С уважением (немного более личный и дружелюбный)
Закрытие обычно печатается в той же вертикальной точке, что и дата, и через одну строку после последнего основного абзаца.Используйте только первое слово с заглавной буквы и оставьте три или четыре строки между закрывающим блоком и блоком подписи. Если за приветствием следует двоеточие, добавьте запятую после закрытия; в противном случае знаки препинания после закрытия не требуются.
- Подпись. Как правило, подпись ставится через четыре пустых строки после Бесплатного закрытия. Введите свое имя под подписью и при необходимости добавьте заголовок.
- Корпуса. Эта строка сообщает получателю, какие еще документы, например, резюме, прилагаются к вашему письму.Ниже приведены общие стили:
- Прилож.
- Прикрепить.
- Количество корпусов: 2
- Корпуса (2)
- Инициалы машиниста (необязательно) . Этот компонент используется для обозначения человека, который напечатал письмо за вас. Если вы набрали письмо самостоятельно, опустите это. Обычно идентификационные инициалы включают три ваших инициала в верхнем регистре, затем два или три инициала машинистки в нижнем регистре. Например, JAM / dmc , JAM: cm .Но в наши дни этот компонент используется довольно редко, в очень официальных деловых письмах.
Ниже вы можете увидеть образец письма-пожертвования в правильном формате. На примерах всегда легче понять, не правда ли?
10 советов по написанию убедительных писем-запросов
Ниже вы найдете 10 стратегий написания писем-запросов таким образом, чтобы они убедили вашего читателя ответить или действовать.
- Знай своего адресата . Прежде чем приступить к составлению письма-запроса, задайте себе эти вопросы.Кто мой читатель и как именно они могут мне помочь? Они принимают решения или просто передадут мой запрос старшему офицеру? И стиль, и содержание вашего письма-запроса будут зависеть от позиции читателя.
- Не говорите подробностей . Будьте ясны, кратки и по делу. Практическое правило таково — не используйте два слова, когда достаточно одного. Вспомните известную цитату Марка Твена: «У меня не было времени написать короткое письмо, поэтому я написал длинное».Человек в его положении мог себе это позволить, и … он ничего не просил 🙂
- Сделайте письмо удобным для чтения . При написании письма с просьбой не отвлекаться и не сбивать читателя с толку, отклоняясь от основной мысли. Избегайте длинных, переполненных предложений и абзацев, потому что они пугающие и трудные для восприятия. Вместо этого используйте простые декларативные предложения и разбивайте длинные предложения запятыми, двоеточиями и точками с запятой. Начинайте новый абзац, когда меняете мысль или идею.
Вот очень плохой пример сопроводительного письма:
« Во всех отношениях моя квалификация, похоже, соответствует желаниям, выраженным в вашей рекламе, и, судя по голосу блогов вашей компании, я действительно думаю, что я должен был быть [Должность] в вашей компании «.И это хороший номер:
« У меня хорошие навыки и опыт в [вашей области знаний], и я был бы очень благодарен, если вы подберете меня на любую подходящую должность».Помните, если ваше письмо-запрос выглядит легко читаемым, у него больше шансов быть прочитанным!
- Добавить призыв к действию .По возможности указывайте действия в письмах с запросами. Самый простой способ — использовать глаголы действия и активный голос, а не пассивный.
- Убедите, но не требуйте . Не относитесь к адресатам так, как будто они вам что-то должны. Вместо этого привлеките внимание читателя, упомяните точки соприкосновения и подчеркните преимущества актерской игры.
- Не обременительна . Предоставьте читателям всю необходимую информацию и скажите, что именно вы от них хотите. Упростите задачу, чтобы человек мог ответить — укажите контактную информацию, прямые номера телефонов, дайте ссылки или прикрепите файлы, что подходит
- Пишите дружелюбно и вызывайте чувства читателя .Хотя вы пишете деловое письмо, не будьте излишне деловыми. Дружественные письма заводят друзей, поэтому пишите письма-запросы дружелюбно, как если бы вы разговаривали со своим настоящим другом или старым знакомым. Мы все люди, и было бы неплохо обратиться к человечности, щедрости или сочувству вашего корреспондента.
- Оставайтесь вежливыми и профессиональными . Даже если вы пишете запрос на отмену заказа или письмо с жалобой, оставайтесь вежливыми и вежливыми, просто укажите проблему (ы), предоставьте всю необходимую информацию и обязательно избегайте угроз и клеветы.
- Следите за грамматикой ! Перефразируя известную поговорку — «грамматика важна для первого впечатления». Плохая грамматика, как и плохие манеры, могут все испортить, поэтому обязательно вычитайте все отправляемые вами деловые письма.
- Проверьте перед отправкой . Когда вы закончите составлять письмо, прочтите его вслух. Если ваш ключевой момент не совсем ясен, перепишите его. Лучше потратить некоторое время на то, чтобы переписать и получить ответ, чем сделать это быстро и сразу выбросить свое письмо в корзину.
И, наконец, если вы получили ответ на письмо с просьбой или желаемое действие было предпринято, не забудьте поблагодарить человека. Здесь вы можете найти образцы благодарственных писем на все случаи жизни.
Образцы писем-запросов
Ниже вы найдете несколько примеров писем-запросов для разных случаев.
Образец рекомендательного письма-запроса
Уважаемый мистер Браун:
Надеюсь, у вас все хорошо. У меня остались теплые воспоминания о вашем замечательном руководстве и поддержке учителей во время моей работы в старшей школе XYZ.
В настоящее время я подаю заявление в школьный округ XYZ и должен предоставить три рекомендательных письма. Я пишу, чтобы спросить, не могли бы вы написать рекомендательное письмо от моего имени.
Я хотел бы предоставить вам некоторую справочную информацию, которая может помочь вам, если вы решите написать это письмо <ваша справочная информация>.
В приложении вы найдете копию моего последнего резюме. Пожалуйста, свяжитесь со мной, если вам понадобится дополнительная информация.Я с нетерпением жду вашего ответа и заранее благодарю вас за ваше время.
Запрос информации
Спасибо, что отправили свое резюме в ответ на <позицию>, которую мы рекламировали. Помимо вашего резюме, нам также понадобятся три ссылки и список прошлых работодателей за последние три года, а также их номера телефонов.
Наша политика заключается в тщательном изучении биографических данных каждого кандидата, чтобы выбрать наиболее подходящего человека для этой работы.
Спасибо за вашу помощь. Ждем с нетерпением вестей от вас.
Запрос ссылки на персонажа
<Заявитель> подал заявку в нашу компанию на вакансию в нашем <Отделении>. Он / она дал ваше имя в качестве ссылки на персонажа. Не могли бы вы предоставить нам свою письменную оценку этого человека.
Будьте уверены, что ваш ответ будет конфиденциальным. Заранее спасибо.
Запрос на пожертвование
Я отправляю это вам как одному из членов нашего сообщества.Я уверен, что вы, как и я, цените жизнь в таком тихом и спокойном районе.
Знаете, иногда, чтобы сохранить тишину и спокойствие в своей общине, нужно действовать. Как вы, возможно, знаете, наш местный комитет сообщества собирался в течение последних двух месяцев, чтобы попытаться найти способы снизить уровень взломов в нашем районе. На прошлой неделе они выпустили свои рекомендации о том, как лучше всего бороться с этой проблемой.
Их основная рекомендация призывает к усилению патрулей полиции и служб безопасности в дополнение к местной программе Neighborhood Watch.К сожалению, необходимая сумма не включена в ассигнования из муниципального бюджета в этом году.
Поэтому, как заинтересованный член этого сообщества, я решил, что мой бизнес будет жертвовать $ за каждый $, собранный в сообществе, для покрытия дополнительных затрат на безопасность. Я призываю вас присоединиться ко мне сегодня и поддержать это достойное дело нашего общего блага.
Чтобы сделать пожертвование сегодня, вы можете зайти в один из двух наших магазинов и положить пожертвование в ящики, расположенные рядом с кассами.Если вы не можете добраться до магазина, отправьте чек или денежный перевод на адрес «XYZ» и отправьте его по адресу, указанному выше.
Заранее благодарю.
Просьба об услуге
Я пишу вам, чтобы попросить вас об одолжении, которое, я надеюсь, вы могли бы сделать для меня.
Менее чем через три месяца я буду сдавать <экзамен> с надеждой поступить в <университет или колледж>, где у них лучшая программа аспирантуры по интересующему меня курсу.
Школа уделяет чрезвычайно большое внимание успешности учащегося на экзамене, поэтому я чувствую огромное давление, чтобы получить результат выше среднего на экзамене Graduate Record Examination.
Поскольку вы недавно получили диплом по <естествознанию>, вы, естественно, первый человек, о котором я подумал, когда задумывался о том, к кому я мог бы обратиться за помощью. Я не прошу слишком много времени, я был бы очень признателен за любые советы, которые вы могли бы мне дать, и несколько уроков по
Надеюсь, вы дадите мне положительный ответ. Заранее спасибо.
Запрос на возврат / замену товара
<дата> я разместил заказ на <продукт>, получил его <дата>. Я обнаружил, что у приобретенного продукта есть следующая проблема: <добавить подробности>
Поскольку доставленный вами товар неудовлетворительного качества <не соответствует назначению>, я имею право на его <ремонт / замену> и прошу вас подтвердить, что вы сделаете это в течение следующих семи дней.Я также прошу вас подтвердить, организуете ли вы доставку
Я с нетерпением жду вашего удовлетворительного предложения по урегулированию моей претензии в течение семи дней с даты этого письма.
*****
И это все на сегодня. Надеюсь, эта информация поможет вам составить правильно оформленное деловое письмо в целом и убедительные письма-запросы в частности, и всегда получить желаемый ответ.Спасибо за чтение!
Вас также может заинтересовать
примеров деловой электронной почты | Поиск контактной информации
Результаты листинга Примеры деловой электронной почты
Электронная переписка в деловом общении:…
9 часов назад Пример из электронной почты . Собственная электронная почта , корреспонденция . Вот пример , на который можно получить много разных ответов. Предположим, вы оплачиваете товар онлайн через свой кредит…
Расчетное время чтения: 4 минуты
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Образец электронного письма с новой контактной информацией Показать подробности
Формат делового письма с примерами
3 часа назад Деловые письма также используются для профессиональной переписки между физическими лицами.Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой корреспонденции , распечатанные деловых писем все еще используются для многих важных, серьезных типов корреспонденции , включая справочные письма , подтверждение трудоустройства, предложения о работе, и более.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Примеры бесплатной деловой электронной почты Подробнее
88 Формат деловой корреспонденции с примерами 101
8 часов назад Деловая переписка Письмо.В повседневном процессе ведения бизнеса требуется деловая корреспонденция , для решения вопросов заказа и отправки товаров, предоставления предложений и оценок, информирования клиентов об изменениях цен, запросов и т. Д.
Расчетное время чтения : 1 мин.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Профессиональная переписка по электронной почте Показать подробности
27 Примеры и шаблоны деловой электронной почты, которые вы должны попробовать…
Только сейчас Хорошая практика продаж — всегда следовать -до телефонных звонков звонков с электронным письмом повторением пунктов, которые вы обсуждали во время разговора.Это не только хороший способ отслеживать разговор, но также дает вам возможность отправить любые соответствующие документы или данные. Вот шаблон корпоративной электронной почты , который вы можете использовать для этого:
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Образец электронного письма для корреспонденции Подробнее
Примеры и шаблоны электронной почты для персонала и клиентов
Только сейчас Что сделала ваша business , чтобы изменить вашу деятельность, чтобы клиентам или клиентам было безопаснее взаимодействовать с вами? Вот пара электронных писем шаблонов примеров , которые вы можете скопировать и вставить для личного или делового использования .Шаблон для внутреннего служебного письма. Тема: Сотрудники, добро пожаловать обратно в офис 5 июня 2020 г. Привет, команда,
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Ответ на деловую электронную почту Показать подробности
Написание писем для переписки FXUA
8 часов назад Letters можно использовать в официальных случаях, включая письмо политическому деятелю, письмо, сопровождающее резюме / CV («сопроводительное письмо»), переписку между предприятиями и т. д.Эти письма предполагают формальные отношения между корреспондентами и используются для ведения бизнеса , поиска / предоставления информации и установления рабочих отношений с кем-либо.
Preview / Show more
См. Также : Business Show details
Как профессионально закончить деловые письма с примерами
3 часа назад Для начала легко оставить много электронных писем закрытий позади .В некотором смысле, электронная почта и является продолжением многовекового наследия письма, от деловых писем до более повседневной корреспонденции . Однако некоторые традиционные подписи теряются при переводе с бумаги на пиксель. «Искренне Ваш» звучит как ваш приятель по переписке из детства букв .
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business Подробнее
150+ полезных фраз для электронной почты, которые сделают вашу жизнь проще
8 часов назад Загрузите его и используйте в любое время, когда вам это нужно, или практикуйтесь с учителем.Что касается полезных фраз электронной почты , мы разделили их на три категории: начальные строки для начала вашего электронного письма , основные строки для передачи сообщения и закрывающие строки для завершения. # 1 Вступительные строки. …
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Телефонный номер Показать подробности
Контексты и язык корпоративной электронной почты
7 часов назад 2 1. Введение В 21 веке письменное слово претерпевает серьезные изменения. изменения формы и функции.Сообщения, которые раньше доставлялись устно лично или с помощью тщательно сформулированных официальных писем , теперь пересылаются в электронном письме .
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Номер телефона Показать подробности
7+ Примеры официальных писем для переписки Примеры в формате PDF
3 часа назад Письма переписки — отличное средство связи между бизнесом и другой внешний объект.Телефон Телефон Звонки, электронные письма и текстовые сообщения часто слишком безличны и непрофессиональны для успешного выполнения работы в некоторых случаях. Вот где бизнес может положиться на…
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : номер телефона, подробные сведения о компании
8 рекомендаций по этикету деловой электронной почты Indeed.com
Просто Теперь Деловая электронная почта Этикет — это обычный набор манер, используемых в профессиональном общении по электронной почте и .Соответствующий этикет электронной почты включает в себя включение необходимых элементов сообщения, таких как четкая строка темы, приветствие, закрытие, хорошо организованные абзацы основного текста и правильный язык.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business, Communications Показать подробности
Лучшие шаблоны электронной почты для ознакомления с бизнесом, которые работают [С
8 часов назад Я забыл поделиться с вами своей визиткой business , Итак, вот моя контактная информация: [ электронная почта ] [ телефон номер] Жду возможности поговорить с вами.С уважением, [Ваше имя] Взаимная связь. Уважаемый [имя лидера], я [ваше имя] и коллега [или друг] по [взаимным связям].
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Номер телефона, обращение в службу поддержки Показать подробности
Как правильно отформатировать деловую электронную почту Indeed.com
7 часов назад Деловой адрес электронной почты соответствует корреспонденции вы отправляете через по электронной почте для бизнес-целей . Обычно они отправляются через учетную запись вашей компании или профессиональную учетную запись электронной почты .Отправляя электронные письма Business , создайте запоминающийся и профессиональный адрес. Организации обычно имеют заранее определенные форматы для своих членов.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business Show details
Деловая переписка — Образцы писем — письма, которые
3 часа назад Образец письма с жалобой на неправильный выставление счетов. Как только вы заметите, что в счете указана неверная сумма, вам следует немедленно связаться с соответствующим отделом business , чтобы они могли скорректировать итоговую сумму.…. Продолжить чтение. Образец Письмо-жалоба о неправильном выставлении счетов.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Связаться со службой поддержки, Бизнес Показать подробности
ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Humber College
Только сейчас ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ Центр письма Отделение английского языка 1 До недавнего времени двумя основными типами деловой корреспонденции были служебные записки и писем . Письма передают сообщения за пределами организации, а заметки передают сообщения внутри организации.В последнее время, однако, новый тип корреспонденции занимает место обеих: электронная почта.
Preview / Show more
См. Также : Business Show details
Примеры деловых писем: благодарственные письма, принятие
1 час назад Примеры деловых писем : принятие приглашения. Дорогая мисс Райс, Спасибо за приглашение выступить на вашем церковном посвящении 8 декабря в 9:00. Я счастлив принять предложение и собираю пожертвования на рост церкви, как вы предложили.Пожалуйста, позвольте…
Preview / Show more
См. Также : Business Show details
Деловая электронная почта: язык, структура и стиль
5 часов назад БЕСПЛАТНЫЙ ПРОБНЫЙ ПРОБНЫЙ ПЕРИОД / ПРОМО нажмите на изображение 4 Деловая электронная почта: Язык, структура и стиль Издатель: The Language Key Ltd Business Консультанты по обучению английскому в Гонконге с 1994 г.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business, Trains Показать подробности
10+ Образец и пример бесплатного делового письма (FAQ)
2 часа назад Лучший способ общаться с другими предприятиями и профессионалами — это официальное письмо бизнес письмо Образец .Независимо от того, пишете ли вы о новом приеме на работу, или информируете своего начальника о некоторых событиях, или общаетесь с вашими клиентами, деловых писем — идеальный способ передать информацию. номер телефона и адрес электронной почты для будущего
Предварительный просмотр / Показать больше
См. Также : Номер телефона, подробности о компании
Как эффективно связаться с клиентами, используя бизнес
9 часов назад Способ написания электронных писем бизнес — бизнес или бизнес очень уникален.В business у вас есть главная цель — получить прибыль. В результате заголовок, введение, тело, заключение и подпись вашего рабочего электронного письма должны быть ориентированы на эту цель.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Обратиться в службу поддержки, Бизнес Показать подробности
9+ Примеры написания деловой электронной почты Примеры PDF
Just Now Советы по написанию деловой электронной почты . Неизбежно, что написание и получение электронной почты стали частью повседневной жизни, как в частной, так и в деловой переписке .Когда вы пишете письмо по электронной почте своей семье или друзьям, вы можете вести себя как угодно непринужденно. Однако это не тот случай, когда вы пишете письмо своему клиенту или даже своему начальнику.
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business Показать подробности
Деловая переписка Longman: Путеводитель по повседневной…
9 часов назад Деловая переписка . Задание 1. Попросите учащихся подчеркнуть или обвести обсуждаемый грамматический вопрос буквами на протяжении всей главы.Задание 2: Попросите учащихся написать предложение, подобное тем, которые они отметили. Стиль практики Цель: сосредоточиться на общих стилистических приемах в деловой переписке .
Предварительный просмотр / Показать еще
См. Также : Business Показать подробности
B U S I N E S S C O R E S P O N D E N C E L A N G U A G E
2 часа назад Деловая электронная почта язык Начало и завершение бизнеса.A d d r e s i ng m o r e t h a n o ne p e r s o n s al u t at i o n c o m p l i m e nt ar y c l o s e Ge n t l e m e n [f o r m a l, t o s e v e r a l m a l e c o l e a gu e t h a n o ne p e r s o n s o n s al u t at i o n c o m p l i m e n t ar y c l o s e Ge n t l e m e n [f o r m a l, t o s e v e r a l m a l e c o l l e a gu e s e r a l m a l e c o l l e a gu e s e v e r a l m a l e c o l e a gu e s e r a l m a l e c o l l e a gu e s e v e r a l m a l e c o l l e a gu e s e v e r a l m a l e c o l l e a gu e s e v e r a l m a l e c o l l e a gu e s e v e r a l m a l e c o l l e a gu e s e? 1 час назад На сегодняшнем уроке вы выучите 30 фраз для деловой переписки .Чтобы представить тему письма или электронного письма, вы можете сказать: Я пишу в отношении… [тема] Я пишу, чтобы узнать о… [теме, по которой вы запрашиваете информацию] Если это письмо или электронное письмо mail is… Preview / Show more См. также : Business Показать подробности 6 часов назад Для примера , копирование вашего начальника на электронную почту к неотзывчивому коллеге может побудить сотрудника ответить.Однако имейте в виду, что когда вы отправляете сообщение более чем на один адрес с использованием поля «Копия:», как исходный получатель, так и все получатели копий могут видеть все адреса в полях «Кому:» и «Копия:». Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Связь Показать подробности 9 часов назад Как написать рабочее письмо Подтверждение заказа клиента даже Если вы разместили заказ онлайн или по телефону , электронное письмо с заказом — хороший способ изложить детали важного заказа business в письменной форме.В мире деловой переписки и существуют некоторые разногласия относительно того, нужно ли отвечать на все электронные письма , связанные с бизнесом . Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Номер телефона, Служба поддержки клиентов Показать подробности 5 часов назад Большая часть деловой переписки электронных писем не более пара коротких абзацев. Если ваш адрес электронной почты и длиннее, вы можете рассмотреть возможность отправки сообщения электронной почты и назначить встречу с человеком для обсуждения проблемы.Никто не хочет читать письмо из 50 000 слов только для того, чтобы выяснить свою проблему в конце письма электронной почты . Расчетное время чтения: 7 минут Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business Показать подробности 9 часов назад Вы Вам нужно часто читать вслух свой адрес электронной почты вслух в business , поэтому убедитесь, что это легко и не требует много объяснений.3. Выберите собственный домен. Если вы используете службу электронной почты , Gmail считается более актуальным и актуальным, чем AOL, например , и этот выбор может повлиять на то, как получатели видят вашу компанию . Preview / Show more См. Также : Business Show details Just Now из вашего электронного письма подходит для виртуальной переписки — как только вы нажмете Отправить, любой может его прочитать. Отвечайте на электронные письма в течение того же промежутка времени, в течение которого вы звоните по телефону . . Используйте профессиональный шрифт, а не декоративный. Будьте осторожны при отправке личной информации. Предварительный просмотр / Показать больше См. Также : Телефон Показать подробности 7 часов назад Деловая переписка .Ожидается, что как профессионал вы будете писать профессионально. На этом этапе карьерного роста вы должны получать возможности для собеседований, а также предложения о работе. Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в самых разных ситуациях. Здесь вы найдете рекомендации для различных типов Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Подробности бизнес-шоу 6 часов назад Переписка просто означает писем, отправлено или получено.Другое слово для « Корреспонденция » — «Почта». В наших офисах и на предприятиях мы получаем писем , посылки, телеграммы, внутренние записки, факс, электронную почту, текстовые сообщения или SMS (служба коротких сообщений) и другие документы, которые мы все знаем как почту или корреспонденцию . Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business, Office Показать подробности 3 часа назад Вы повышаете свои шансы на то, что ваше сообщение будет прочитано, добавив прямая тема во всей вашей деловой переписке .Используйте как можно меньше слов, чтобы выразить свою точку зрения, оптимальным будет диапазон от трех до семи слов. Примеры включают «Новое расписание встреч», «Последующие действия по вашему предложению» и «Результаты маркетинга за третий квартал». Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Бизнес, коммуникации Показать подробности 6 часов назад Письмо поставщику, жалоба писем , письмо от запрос, заявление о приеме на работу писем некоторые из его примеров .Важность Деловая переписка . Деловая переписка имеет важные числа. Его самая важная особенность — простота установления контакта и общения с разными сторонами. Не всегда можно встретиться лицом к лицу с Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business Show details 7 часов назад Автор tracybowens. Написание электронных писем Business на английском языке стало проще.Сколько деловых писем вы пишете за день? Много? Если да, то вы не одиноки. Электронная почта невероятно важна в мире бизнеса .. 92% людей в исследовании 2013 года считали, что адрес электронной почты был ценным инструментом для работы с другими .. Но 64% людей также обнаружили, что электронное письмо может вызвать случайное замешательство или гнев на рабочем месте. Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business Показать подробности 1 час назад Отвечайте по электронной почте в те же сроки, в которые вы отправляете телефонных звонков .Это может быть не всегда реалистично, но люди хотят знать, что вы получили их корреспонденцию . Включите действие, которое требуется от получателя, в строку темы сообщения электронной почты . Для , например, , «Требуется ответ или только для справки». Проверьте орфографические, пунктуационные и грамматические ошибки. Используйте Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Номер телефона Показать подробности 5 часов назад Начните вводить имя для адреса электронной почты в поле Электронная почта .Если это ваш первый адрес электронной почты , вы можете просто создать его для себя, используя свое имя, например [адрес электронной почты защищен], или вы можете создать бизнес , используя его, например, [адрес электронной почты защищен] 4. Введите… Предварительный просмотр / Показать больше См. Также : Business Show details 5 часов назад Иногда люди уделяют меньше внимания орфографии и грамматике при составлении электронных писем, чем при написании реальных букв , так традиционно ведется деловая переписка .Но правда в том, что правильное правописание и грамматика по-прежнему имеют значение даже в виртуальном мире. Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business Show details 5 часов назад Электронная почта перегрузка! Многие люди в бизнесе получают больше сообщений электронной почты, чем они могут обработать.Чтобы убедиться, что ваши сообщения электронной почты business будут хорошо приняты, вам нужно сделать их четкими, краткими и действенными.Кроме того, используя соответствующий формат и зная Просмотры: 472K Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Business Show details 7 часов назад Значение из корреспонденции — это деятельность по написанию писем, или электронных писем кому-либо. См. Еще значения корреспонденции . Как использовать соответствие в предложении. Предварительный просмотр / Показать еще См. Также : Номер телефона Показать подробности За все время (38 результатов) Последние 24 часа Прошлая неделя Прошлый месяц Когда будет уместно возобновить работу, ваша компания захочет дать четкое сообщение как сотрудникам, так и клиентам, информируя их о том, чего ожидать.Хотя это не является исключительной обязанностью отделов кадров, вам стоит выделить ключевые моменты обмена сообщениями. Специфика каждого электронного письма будет отличаться от бизнеса к бизнесу и от компании к компании, но есть несколько основных элементов, которые любой бизнес должен будет сообщить своему сообществу. Вот несколько примеров шаблонов электронных писем, которые вы можете скопировать и вставить для личного или коммерческого использования. Тема: Сотрудники, добро пожаловать в офис 05 июня 2020 г. Привет, команда, Мы рады сообщить, что наша руководящая группа в соответствии с местными и федеральными законами сочла безопасным и целесообразным вновь открыть наш главный офис для избранной группы сотрудников. Офис будет открыт с 5 июня 2020 года с 9:00 до 17:00. К завтрашнему дню вы получите электронное письмо от вашего непосредственного руководителя с конкретными инструкциями для вашей должности, но взгляните на эти отделы, которым разрешено снова работать в офисе, соблюдая новые правила поведения в офисе, чтобы обеспечить безопасность наших сотрудников. вся команда: Вот группы сотрудников, которым мы советуем пока не работать из дома: Обратите внимание, что наши решения по этим группам были основаны исключительно на том, насколько хорошо эти группы могут выполнять свои служебные обязанности удаленно по сравнению с командой, насколько хорошо наши бизнес-инвестиции в цифровую инфраструктуру, и не отражают какого-либо фаворитизма.Кроме того, мы изменили конфигурацию офиса, чтобы позволить каждому сотруднику офиса находиться в радиусе 6 футов от любого другого сотрудника, что на данный момент уменьшило нашу общую вместимость офиса. Мы продолжим работать, используя менталитет удаленной работы и инклюзивность, чтобы всегда работать как единая команда. Любой сотрудник, который не чувствует себя комфортно, возвращаясь на работу, может поговорить с вашим начальником один на один о ваших обстоятельствах. Точно так же, если вы чувствуете, что есть веские основания полагать, что ваша роль должна быть в офисе, свяжитесь с нами. Это тоже не последнее из наших изменений. Мы внедрили новые корпоративные правила в отношении чистоты комнат, поведения сотрудников, того, как мыть руки, как и когда использовать конференц-залы, и сколько людей может находиться в одной комнате одновременно. Ознакомьтесь с новой политикой в нашем справочнике для сотрудников здесь. Кроме того, мы ожидаем, что политики, процедуры и операции будут продолжать развиваться по мере того, как мы понимаем, что работает, а что нет. Мы просим всех сотрудников быть проворными, терпеливыми и любопытными, когда мы приступаем к внедрению наших новых процедур, и чтобы они знали, что мы участвуем в этом вместе. Если у вас есть вопросы или вы хотите уверенно поговорить с руководством или отделом кадров, пожалуйста, сделайте это: [адрес электронной почты защищен] — кадровые вопросы [адрес электронной почты защищен] — Генеральный директор Или вы всегда можете задать вопросы своему менеджеру. Мы рады идти с вами по этому пути выздоровления. А теперь приступим к работе! — Имя Subject Line: Присоединяйтесь к нам, мы снова откроем двери 5 июня 2020 г. Уважаемый покупатель, Мы безмерно благодарны за вашу постоянную поддержку и преданность нашему бренду и услугам. В настоящее время я с гордостью могу объявить об открытии нашего бизнеса 5 июня 2020 года. В последние несколько месяцев дела шли неустойчиво, и именно благодаря обязательствам, которые вы нам дали, мы можем держать наших сотрудников на работе и открывать двери. За это мы благодарим вас от имени всех сотрудников Нашего Бизнеса. Так что дальше? Мы готовим социально-дистанцированную грандиозную вечеринку по случаю открытия 5 и 6 июня. Приходите зайти. Мы открыты в обычное рабочее время с 9 до 17 и продлеваем часы работы для групп повышенного риска с 8 до 9 утра. Вот еще кое-что, что мы сделали, чтобы защитить вас, наших клиентов: Если вы считаете, что нам необходимо принять меры предосторожности, сообщите нам об этом. В остальном, мы рады видеть вас на нашей грандиозной вечеринке по случаю открытия, где вы можете забрать товары со скидкой 20%, помочь украсить наш тротуар мелом для тротуаров и пообщаться с местным населением на безопасном расстоянии. От имени всех малых предприятий в этом сообществе мы благодарим вас за вашу постоянную поддержку, — Имя Еще нет аккаунта? Зарегистрировать Об авторе Жан Спенсер — старший.Интегрированный менеджер кампаний в Zenefits. Она бывший журналист, нынешний маркетолог и всегда предприниматель. Ее первая работа заключалась в продаже самодельных пазлов (картонные коробки, раскрашенные, нарезанные и собранные в пластиковые пакеты) внизу подъездной дорожки за 0,25 доллара. Английских фраз для деловых писем и электронных писем
Эффективное общение по электронной почте — Центр письма
Как написать деловое письмо с подтверждением заказа клиента
Как создать электронную почту для профессиональной переписки
40 Идеи для создания профессионального адреса электронной почты [2021
Написание формального электронного письма Колледж лесных ресурсов
Деловая переписка — Центр развития карьеры
Офисная переписка (типы корреспонденции): Использует и
Онлайн-курс: эффективное общение по электронной почте на рабочем месте
Деловая переписка: значение и виды бизнеса
Написание деловых писем на английском языке стало проще FluentU
12 Правила этикета профессиональной электронной почты
Как создать профессиональный адрес электронной почты для вашего бренда
Рекомендации по профессиональному этикету электронной почты в Every
Как писать деловые электронные письма: 11 шагов (с изображениями
Соответствие Определение и значение MerriamWebster
Пожалуйста, оставьте свои комментарии здесь:
Примеры и шаблоны электронных писем для сотрудников и клиентов
Письмо для внутреннего персонала
Письмо внешнего покупателя
Шаблон для внутреннего служебного письма
Шаблон письма внешнему персоналу
Пожалуйста, войдите, чтобы добавить закладку
Жан
Спенсер