Правила переписки по электронной почте: Правила деловой переписки по электронной почте

Содержание

Этикет электронной почты: правила email-переписки

Электронная почта давно стала частью нашей жизни, и сложно встретить человека, который не знает, что такое email. Сегодня это такая же естественная среда повседневного общения, как личный или телефонный разговор.

Быть вежливым в цифровой среде так же важно, поэтому существует этикет электронной почты. Он включает и правила общего этикета (здороваться, прощаться), и технические нюансы, которые позволяют пользователям с комфортом читать ваши письма.

Электронная почта в основном используется для деловой переписки и рассылок. С друзьями мы редко обмениваемся письмами с помощью email — эта роль давно и прочно закрепилась за мессенджерами. Поэтому правила электронной переписки существуют в первую очередь для официального общения.

Получив письмо, пользователь тратит всего пару секунд на принятие решения: открыть его или отправить в корзину. И, как театр начинается с вешалки, письмо начинается с адреса отправителя и темы.

Адрес отправителя и тема письма

Адрес отправителя — это ваша визитная карточка, поэтому важно дать своему почтовому ящику правильное имя. Если вы пользуетесь личной почтой для работы, она должна иметь соответствующий адрес. Желательно, чтобы он включал ваши имя и фамилию.

К примеру, я могу использовать почту [email protected] для деловых целей, но если я создам ящик с адресом [email protected], то никто не будет воспринимать меня всерьез.

Во многих почтовиках есть функция настройки псевдонима, когда получатель видит не электронную почту, а имя и фамилию, написанную кириллицей, — это очень удобно и солидно. Также почти везде есть возможность выбрать аватарку — не поленитесь и установите свою фотографию в деловом стиле или логотип компании.

Если вы обращаетесь от имени бренда, старайтесь писать с корпоративного ящика с прописанным в адресе названием предприятия. Не шлите партнёрам письма с разных почт, это их запутает.

Следом за адресом следует тема письма. Каждый, кто разбирает почту — будь то секретарь или сам руководитель — обычно завален сотнями писем ежедневно. Поэтому правильно сформированная тема — один из главных факторов, решающих, будет ли ваше письмо открыто или затеряется среди других. Из-за огромного потока корреспонденции могут потеряться даже те письма, которых ждут, если тема не указана или не отражает сути обращения.

Примеры хороших тем: «Договор на согласование», «Материалы для подготовки презентации на тему…», «Дополнительные вопросы по проекту…».

Избегайте заголовков, которые выглядят как реклама, — именно так их и будут воспринимать. Письма, за которыми заметен живой человек, открывают чаще. Даже несколько коряво сформулированная тема «Предлагаю сотрудничество, я юрист» сработает лучше, чем заголовок а-ля «Только сегодня! 70% скидка на услуги юриста для вашей компании». Письмо с такой темой не только выглядит слишком продающим, но и может угодить в спам, так как в теме есть спам-слова: только сегодня и скидка.

Приветствие и обращение

Во-первых, они должны быть. Письма, в которых отправитель никак не здоровается и не обращается к получателю — это признак бескультурья. Никто не станет заходить в кабинет к партнёру или начинать разговор с собеседником, не здороваясь.

Приветствие «Здравствуйте!» вместе с обращением на «вы» остаётся признаком вежливого человека. Не нужно стремиться к витиеватости. Фразы «Доброго времени суток» или «Многоуважаемый Виктор Александрович» создадут впечатление, что по ту сторону экрана сидит какой-то странный человек в ливрее.

Некоторые компании используют в рассылках молодёжные приветствия и фразы — «Привет!», «Поехали!», «Не пропусти!», обращаются на «ты». Этикет электронных писем это допускает, но только если вы уверены, что целевая аудитория лучше воспринимает неформальный тон. В случае общения с конкретным человеком такого приёма лучше избегать.

Эмодзи

Читатели позитивнее реагируют на сообщения с эмодзи (смайликами) — они кажутся более тёплыми и дружескими. Пиктограмма в теме также поможет выделить ваше письмо среди других. Но будьте осторожны — некоторые эмоджи не отображаются в почтовых сервисах, и вместо мордашки можно получить бессмысленный квадратик.

Входящие письма с соблюдением основных правил email-этикета

Так выглядят некоторые входящие письма в моем ящике. Как видите, почти все отправители соблюдают этикет в электронной почте. В адресе прописано название компании или имя отправителя, в теме и самом письме ко мне часто обращаются по имени. Только Google Maps Timeline совершили небольшой прокол — их пиктограмму почтовый сервис не отобразил.

Стиль общения

Здесь также правит бал классика — излагать мысли нужно в деловом тоне с уважением к собеседнику. Формулируйте суть вопроса или предложения чётко и коротко.

Порой этикет электронной почты допускает более вольный стиль общения. К примеру, если вы работаете в молодёжной сфере или давно сотрудничаете с партнёром. Так, специалисты из IT больше склонны к неформальной переписке даже с незнакомыми партнёрами. Но и в этой ситуации не стоит перегибать палку. Лучше показаться слишком вежливым, чем излишне фамильярным.

Когда пишите письмо, всегда представляйте перед собой человека, которому его адресуете. Подумайте, как максимально классно донести ему то, что вы хотите сказать. Когда написали письмо, отложите, пусть оно отдохнет, а потом пересмотрите еще раз с точки зрения пользы для получателя. Иногда на этом этапе вы сможете понять, что подправить и слать ли вообще сообщение именно на эту тему. Лучше не отправить письмо вовсе, чем отправить непонятное сообщение.

Мария Ло

владелец агентства Emailix, Retention маркетолог, консультант

Ошибки в тексте

Это одно из самых серьезных нарушений правил этикета электронной почты. Никакие заманчивые предложения не спасут репутацию отправителя, если он составляет безграмотные тексты. В таком случае он выглядит как человек ленивый и невнимательный.

В серьезных фирмах существуют специальные редакторы, которые перечитывают всё, в том числе письма партнёрам и клиентам. Если вы отправляете сообщение с ошибками, значит, ваша компания переживает не лучшие времена, персонал работает на износ, некому следить за грамотностью корреспонденции…

Как видите, ошибки могут спровоцировать много неприятных умозаключений. К тому же, такие послания неудобно читать.

Размер письма

Письмо должно быть максимально коротким. Идеально, когда в нём содержится только суть обращения. Если получателю нужно почитать статью или ознакомиться с проектом — прикрепляйте их в виде файлов или добавляйте ссылки на источник. Длинную «колбасу» никто не осилит да и вряд ли захочет это делать. У вас есть минута, чтобы донести смысл письма до читателя.

Если же по какой-то причине текст должен быть большим, форматируйте его, разбивайте на абзацы, выделяйте ключевые слова полужирным шрифтом или цветом, вставляйте картинки. Однообразный текст читать сложно. Когда в письме есть заголовки и абзацы, сделаны акценты на самом важном, воспринимать его гораздо проще.

Дизайн письма

Существует много способов персонализировать письмо с помощью дизайна, создать корпоративную атмосферу, достучаться до сердца клиента.

К примеру, посмотрите как грамотно оформлено письмо от астролога, лежащее в моём спаме. Фон — звёздное небо, вверху расположено название сайта, подобрана тематическая картинка с затмением солнца, а из письма улыбается милый астролог.

Такие письма верстаются с помощью HTML. Если вы делаете рассылки для привлечения клиентов, есть смысл обратиться к специалистам, которые верстают HTML-письма, или воспользоваться конструктором писем.

Письмо, свёрстанное для рекламной рассылки

Ссылки

Помогают привести клиента на нужный ресурс. При этом важно научиться правильно оформлять их в виде гиперссылок. Во всех почтовиках есть эта функция: выделяете текст, нажимаете на значок ссылки (выглядит как звенья цепи) и вставляете URL в появившееся поле. Такой формат выглядит аккуратнее и более удобен для перехода.

На правильно оформленные ссылки даже смотреть приятнее

Призыв к действию

Каждое письмо отправляется с какой-то целью. Всегда чётко формулируйте, чего вы хотите от получателя: чтобы он прошел по ссылке и прочитал статью, ответил на предложение, посмотрел на новые товары.

Лучше всего работает кнопка с призывом или хотя бы гиперссылка с увеличенным цветным шрифтом.

В примере ниже рекламодатель не только предлагает зарегистрироваться на конференцию, но и объясняет, почему это важно.

Кнопка с призывом к действию в письме

Но следует заметить, что кнопки с призывом относятся к специфике рассылок и рекламных писем. Если речь идёт о деловой переписке с конкретным человеком, достаточно сформулировать свои пожелания в тексте письма и постараться обосновать их с выгодой для собеседника. Например: «Прошу сообщить о вашем решении до конца рабочей недели, чтобы мы успели передать ваш заказ в производство в этом месяце».

Подпись

Согласно правилам email-этикета, письмо логично заканчивать подписью. Обычно это фраза «С уважением» и имя с фамилией, также указывается должность и название компании.

Дополнительно не помешает вставить в подпись все возможные контакты: телефоны, адрес сайта, ссылки на соцсети. Читатель может захотеть поближе познакомиться с вашим бизнесом, но вряд ли станет просить выслать ему все ссылки. Оставляя контакты, вы расширяете возможности для обратной связи.

В большинстве почтовых сервисов предусмотрена функция автоматической подписи. Настройте её один раз и забудьте — теперь автоматика будет вежливой вместо вас.

Если вы отправляете массовые рассылки, в каждом письме обязательно должно быть уведомление о том, что получатель может отписаться от рассылки в любое время и ссылка на соответствующую процедуру.

Время отправки писем

Маркетологи исследовали этот вопрос, но волшебного рецепта так и не нашли. Сначала все решили, что лучше отправлять письма в понедельник с утра, поскольку в начале рабочей недели человек с отдохнувшей головой будет охотнее читать почту. Но поскольку так стали делать многие, по понедельникам почтовые ящики распухали от сообщений, и обрабатывать их все не удавалось. Сегодня большинство компаний предпочитает отправлять письма по вторникам или четвергам.

Лучшее время для рассылки индивидуально для каждой отрасли бизнеса и для каждой цели. Конечно, деловые письма нужно слать в рабочее время, а рекламу ресторана — перед выходными. Это логично.

Но чтобы узнать лучший час и день именно для вашего случая, нужно тестировать время отправки, учитывая дневное расписание вашей целевой аудитории.

Как выбрать день и время для рассылки

***

Этикет электронной почты — это полезный soft skill, от которого зависит многое в работе. Изучив эти несложные правила, вы повысите шансы улучшить позиции бизнеса, расширить клиентскую базу и создать позитивный имидж в глазах будущих партнёров еще до первой встречи.

Главные мысли

что это и как соблюсти сетевой этикет

Этикет электронной переписки — это комплекс правил, которых стоит придерживаться при общении с коллегами, партнерами и клиентами.

Это один из разделов сетикета — правил поведения в Интернете.

Этикет имейлов схож с общепринятыми правилами поведения в обществе: участник беседы должен заботиться о собеседнике и быть полезным, экономить его время, не отвлекать по пустякам и т. д.

Какие правила есть, как нужно составлять имейлы и когда следует отвечать на электронные письма — рассмотрим в статье.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Содержание статьи

Что такое сетикет?

Как составить e-mail?

Тема и e-mail адрес
Шапка
Приветствие
Содержание
Подпись
Прикрепляемые документы
История переписки

Как оформить письмо?

Оформление
Эмодзи
Грамотность

Когда отвечать на письма?

Как составлять деловые письма на английском?

Что такое сетикет?

Правила общения в сети называют сетикетом (англ. Netiquette). Этикет электронной почты — один из его разделов, объясняющий как вести переписку, чтобы не обидеть собеседника.

В 2008 году вице-президент по рекламе и публикациям IBM Чак Мартин опубликовал книгу, в которой рассказал о 50 практических правилах деловой коммуникации. Некоторые из них используют при общении по электронной почте.

Чтобы придерживаться принципов сетикета, достаточно применять общепринятые правила коммуникации:

Не создавать сложностей для других пользователей.
Не оскорблять и не обижать собеседников.
Поддерживать нормальный диалог.
Сначала читать, затем спрашивать.

Уважать персональные данные других.
Соблюдать правила орфографии и пунктуации.
Уважать время и технические возможности собеседника.
Допускать, что каждый может ошибиться.

Читайте также: Наиболее важные типы писем для успешного email-маркетинга

Как составить e-mail?

Электронные письма разделены на блоки, каждый из которых решает конкретные задачи:

Тема и e-mail адрес — привлекают внимание.
Шапка — вызывает узнавание.
Приветствие — подтверждает адресность обращения.
Содержание — рассказывает о цели обращения.
Подпись — напоминает об отправителе.
Вложения и ссылки — структурируют информацию.
История переписки — показывает историю контакта.

Сетевой этикет регулирует оформление каждого блока.

Тема и e-mail адрес

Тема и адресат — элементы делового письма, по которым пользователь принимает решение — тратить свое время на прочтение или нет.

Если в качестве отправителя указан неизвестный пользователь, а адрес кажется случайным набором букв, письмо могут попасть в спам.

Пользователь может не понять, о чем письмо, если в теме указывать общие фразы. Например, «сотрудничество», «договор», «макет».

Правильная тема — информативная, четко отражающая содержание письма. Например, «Иллюстрации на главную страницу сайта Х», «Договор компании Х по поставке копировальной техники».

Нужно формулировать тему с точки зрения пользы для клиента. Подумайте, зачем ему открывать имейл? Какая польза для него?

Адрес отправителя — его визитка. При оформлении этой части письма руководствуются следующими правилами:

Все письма отправляются с одного электронного адреса. Нельзя отправлять клиентам или контрагентам сообщения с разных электронных адресов. Они могут запутаться и потерять часть информации.
Для делового общения создают отдельный адрес. Если пользователь получит письмо от avisrara@…. или ptichka45@…., он не воспримет отправителя всерьез. Для деловых целей используют адреса, созданные по фамилии или названию компании: [email protected]
Если сообщения отправляются с личной почты, обязательно указывается имя и фамилия отправителя.
Если работник обращается от имени бренда, рекомендуется отправлять письма с корпоративного ящика от имени компании.

Читайте также: Руководство по эталонам и лучшим практикам email-маркетинга

Шапка

Шапка письма — это первое, на что обращает внимание собеседник при открытии файла.

Хорошая шапка должна быть информативной и содержательной.

Создавая дизайн шапки, нужно учитывать особенности восприятия пользователей и формат разных почтовых клиентов.

Если оформить шапку в корпоративном стиле, она станет еще одним инструментом, повышающим узнаваемость бренда.

Приветствие

В электронной переписке допускается пренебрегать приветствием и использовать полуофициальный стиль общения.

Например, если менеджер, согласовав по телефону условия, должен в сообщении подтвердить информацию, он может опустить приветствие.

При составлении приветственного письма незнакомому пользователю рекомендуется начинать с обращения «Уважаемый» или универсального «Здравствуйте».

«Добрый день», «Доброго времени суток» в имейл-переписке не используют. Это определители времени, которые применимы только в устной речи.

«Привет» — допустимый вариант приветствия, если компания придерживается неформального стиля общения.

Если нужно придерживаться официально делового стиля, правильным приветствием будет: «Уважаемый (уважаемая) + фамилия и имя адресата».

Письмо нужно адресовать конкретному человеку. Не рекомендуется составлять расплывчатые приветствия для всех руководителей или менеджеров компании. Такие письма не привлекут внимания и могут остаться непрочитанными.

Лучше использовать следующие комбинации:

«Здравствуйте, [название команды]».
«Здравствуйте, [название компании]».
«Здравствуйте, [имя]».
«Уважаемый, [имя]».
«Уважаемый менеджер по подбору персонала» — этот пример используйте с осторожностью. Он обезличен, хотя и объясняет, кому адресовано письмо.

Читайте также: 15 шаблонов писем для маркетинговой email-рассылки

Содержание

Общаясь по электронной почте, старайтесь писать кратко и по делу. Пространные рассуждения, отступления и мысли, которые не относятся к теме, опускаются.

Помните, что вы общаетесь с людьми, а не электронными системами. Подумайте, чем полезно ваше письмо для собеседника, сформулируйте цель контакта, а затем начинайте писать.

Если для решения вопроса предыстория не важна, опускайте. Старайтесь беречь время собеседника.
Если для принятия решения важна скорость ответа, напишите в письме точную дату и время, когда вы хотите получить ответ.

Подпись

По правилам сетевого этикета все письма подписываются. Обычно указывается имя и фамилия отправителя, название компании и контактные данные. Подпись «С уважением» добавляется по желанию.

Имейл без подписи кажется холодным. Пользователь не понимает, кто к нему обращается, и хуже запоминает сообщение.

Подпись «С уважением, команда…» тоже плохо. Хотя правило соблюдено и есть универсальное прощание «С уважением», непонятно, кто отправитель письма. Если у пользователя возникнет срочная проблема, к кому он может обратиться? Контактное лицо и телефон неизвестны.

Читайте также: Письмо с извинениями: как правильно извиниться перед клиентом

Прикрепляемые документы

В некоторых компаниях настроены ограничения по размеру входящих писем, а в сетевом этикете есть четкие рекомендации:

Письмо, пересылаемое через Интернет, должно быть в 2 раза короче написанного на бумаге.
К каждой ссылке или прикрепленному документу добавляют описание в тексте.
Если размер прикрепленных файлов превышает 200–500 Кб, рекомендуется предупредить респондента. Лучше отправлять документы большого размера через ftp-сервер или веб-интерфейс.

Изображения, графики и текстовые документы нельзя вставлять в текст письма. Их закрепляют вложением к письму или ссылкой.

Файлы с непонятными названиями нужно переименовать.

Тяжело понять, что спрятано под файлом IMG5663722204. Лучше, если по названию файла можно понять, что внутри — «Статистика посещаемости пользователей за март 2022 года».

История переписки

Историю переписки нужно сохранять, чтобы не потеряться в большом потоке информации. Собеседник всегда может перейти к прошлому письму, чтобы вспомнить о прошлых договоренностях.

Читайте также: Email-аутрич в B2B: хаки и советы по расширению базы лидов

Как оформить письмо?

Большинство компаний придумывают собственные правила оформления деловых писем. В них они прописывают структуру письма, правила обращения, стиль и даже дизайн отдельных блоков.

По этим правилам маркетологи и копирайтеры составляют рассылки. Например, «КонтурШкола» выпускает безадресную рассылку. В письмах школы нет личного обращения, информация разбита на блоки в виде карточек, тема оформлена в информационном стиле без кликабельных слоганов.

Оформление

Большинство почтовых систем оборудовано простым текстовым редактором. С его помощью можно редактировать письма, проверять ошибки и выделять информацию.

В длинном письме информацию делят на блоки — описывают ситуацию, проблему и варианты решения. Заголовки выделяют жирным.

Неструктурированный текст тяжело читается. Для удобства рекомендуется:

Делать отступ после каждого абзаца.
Имена и названия писать с большой буквы.
Не писать слова только прописными буквами. В Интернете такое сообщение воспринимается как крик.

Оставлять два отступа перед блоком с контактами в конце письма.
Ставить ссылки в конец письма.
Для каждой ссылки оставлять пояснение, объясняющее зачем читателю переходить по ней.
Использовать один вариант выделения в письме — жирный шрифт, курсив или выделение. Текст должен выглядеть спокойно.

Эмодзи

В электронной переписке можно использовать эмодзи, повторяющиеся восклицательные или вопросительные знаки в переписке с коллегами и в рассылке. Такие письма привлекают внимание и кажутся дружелюбнее.

При общении с клиентами и партнерами добавлять эмодзи стоит с осторожностью. Нельзя заставлять собеседника расшифровывать письмо, где слова заменили иконками.

Грамотность

Ошибки в тексте и опечатки могут спровоцировать негативную реакцию. Сообщения с ошибками могут указывать на низкую квалификацию собеседника, его загруженность или невнимательность. Получив письмо с ошибками, клиент может отказаться от сотрудничества.

Чтобы избежать грамматических ошибок, можно проверять текст в стандартном редакторе Word и в разных серверах, таких как text.ru, advego.com и других.

Читайте также: Средние показатели эффективности email-рассылок в разных отраслях

Когда отвечать на письма?

Общение по электронной почте не предполагает мгновенного ответа. Если собеседнику нужно срочно решить какой-то вопрос, он выберет другой способ коммуникации — позвонит по телефону или напишет в мессенджер.

Впрочем, правилом хорошего тона будет отписаться о получении письма в тот же день. Чтобы не заставлять собеседника гадать, напишите «Спасибо, ваше письмо получил(-а). Отвечу по мере возможности».

Старайтесь отвечать на электронные письма в течение 2–3 суток, иначе вы покажете свою незаинтересованность в деловом сотрудничестве. Достаточно выделять время утром и вечером для разбора электронной почты, чтобы не пропустить важное сообщение.

Читайте также: 15 забавных идей для автоматического email (при отсутствии на рабочем месте)

Как составлять деловые письма на английском?

При составлении письма на английском языке работают те же правила:

Не стоит писать Dear Sir/Madam («уважаемый господин/госпожа»), лучше обращаться лично — Dear Eric Bones.
Неуместно также использовать эти приветствия по отдельности Dear Sir и Dear Madam. Есть риск случайно перепутать пол собеседника.
Допустимо приветствовать всю команду — Dear Google Team («Уважаемая команда Google»), для клиентов — Dear Important Clients ( «Уважаемые важные клиенты»), и коллег — Dear Colleagues («Уважаемые коллеги»).

А что с подписью? Согласно опросу Huffington Post в качестве подписи пользователи чаще всего пишут:

Thanks — «Спасибо».
Просто имя и фамилия адресата.
Sincerely — «С уважением».
Regards — «Наилучших пожеланий».

Высоких вам конверсий!

25-05-2022

10 правил написания профессиональных электронных писем

Чтобы выяснить, насколько изменился этикет электронной почты, мы провели опрос с использованием форм Google и разослали его нескольким работающим профессионалам через социальные сети и другие платформы.

Здесь мы поделимся с вами своими выводами по результатам опроса и покажем, как изменились правила этикета.

Приветствие

Несколько лет назад даже мысль об использовании «Эй, ребята» для обращения к людям в профессиональной электронной почте была бы смешной и считалась бы неуместной.

Но с появлением более неформальных рабочих мест между повседневным и профессиональным этикетом появилось размытие.

Когда мы опросили несколько работающих профессионалов, мы обнаружили, что почти 46% людей считают уместным использование неформальных приветствий, таких как «Привет всем» и «Эй, ребята».

Тем не менее, есть еще много людей, которым неудобно такое небрежное приветствие в рабочей среде. Поэтому, если вы хотите перестраховаться, вы можете использовать такие слова, как «Уважаемый», «Привет», «Здравствуйте» и т. Д., Чтобы обратиться к человеку, которому вы отправляете электронное письмо.

В настоящее время некоторые люди даже отправляют электронные письма без приветствия в электронном письме, и хотя это может сработать для некоторых людей, это не для всех, поэтому лучше перестраховаться, пока вы не освоите свою рабочую культуру.

Эмоджи

Эмоджи когда-то считались слишком обычными, но теперь они приняты во многих офисах. Согласно проведенному нами опросу, целых 63% людей считают использование смайликов в электронных письмах приемлемым.

Они используют смайлики, чтобы сделать их более выразительными и добавить изюминку в свои электронные письма. И я уверен, что Джина Линетти одобрила бы этот этикет.

Но на самом деле она не известна своим профессионализмом. Поэтому, если вы не уверены, что ваш офис сочтет это приемлемым, воздержитесь от использования смайликов, если только другие коллеги не используют их в своих электронных письмах.

Подписание

Подтверждение — это один из аспектов электронной почты, который не стал слишком случайным. По крайней мере, пока.

Большинство людей изначально писали «Искренне Ваш», но электронные письма не являются официальными письмами, поэтому мы ушли от этого.

Теперь большинство людей используют такие слова, как «С уважением», «Приветствия», «Искренне искренне» в своих электронных письмах при подписании.

Однострочный ответ

Короткие однострочные ответы считались грубыми и резкими, но это стало приемлемым. Люди могут использовать такие короткие ответы, потому что они заняты и им нужно быстро донести суть.

Такие короткие ответы по электронной почте можно отправлять коллегам, но когда вы пишете электронное письмо кому-то вышестоящему, мы рекомендуем избегать однострочных выражений.

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Создайте и используйте официальный адрес электронной почты, который люди смогут запомнить. Ваш адрес электронной почты может быть вашим именем или комбинацией вашего имени и фамилии. Вы также можете использовать один или два номера в вашем адресе электронной почты. Не используйте странные имена и символы в адресе электронной почты.

Что можно

✔️ — [email protected]

Нельзя

❌ — [email protected]

2. Напишите четкие строки темы

Люди используют строки темы, чтобы решить, открывать ли электронное письмо или нет. Строки темы должны давать контекст копии электронной почты и не должны обманом заставлять пользователей нажимать на них.

Соблюдая этикет электронной почты, используйте короткие и четкие темы. Сообщите людям, что они могут ожидать от электронного письма, и никогда не отправляйте электронное письмо без строки темы.

Что делать

✔️ — Правила этикета электронной почты, которые вы должны знать

✔️ — Встреча отдела маркетинга завтра в 11:00

Запрещено

❌ — СВОБОДНАЯ ПРОДАЖА!!!!!! ПОЛУЧИТЕ СКИДКУ 50% СЕЙЧАС

❌ — Touch base вместе с вами!

3. Поддерживайте профессиональный тон

Важнее не то, что вы говорите, а то, как вы это говорите. Чтобы следовать этикету электронной почты, сохраняйте дружелюбный и вежливый тон при написании электронных писем.

Что делать

✔️ Предоставляйте информацию, основанную на фактах, а не на эмоциях.

Запрещается

❌ Никогда не пишите электронные письма ВСЕМИ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, так как они читаются как крики, а звучат резко.

❌ Избегайте негативных слов, юмора и сарказма в электронных письмах.

4. Текст должен быть четким и кратким

При написании копии вашего электронного письма лучше всего сначала начать с основного сообщения, а затем объяснить контекст того, почему вы отправляете электронное письмо. Не пишите длинные электронные письма со слишком большим количеством абзацев. Вместо этого вы можете использовать маркеры, чтобы сделать текст кратким и разборчивым.

5. Отметьте получателей соответствующими тегами

Люди, которые должны предпринять любые необходимые действия, связанные с электронной почтой, должны быть указаны в0057 Поле «Кому» .

Например, вы можете поместить своего помощника в раздел «Кому» при отправке электронного письма с просьбой изменить ваше расписание.

Люди, с которыми вы не хотите вступать в какие-либо действия, но которые должны знать об изменениях, могут быть включены в поле CC (копия) .

В поле BCC (скрытая копия) вы добавляете получателей, чьи личности должны оставаться скрытыми. Люди, добавленные в скрытую копию, не видны другим получателям электронной почты.

6. Дважды прочитайте копию перед отправкой

Это одно из самых игнорируемых правил этикета электронной почты. Отправка электронных писем с грамматическими или орфографическими ошибками может повредить вашей репутации.

Прочтите копию сообщения электронной почты и строку темы как минимум дважды, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

✔️ Проверка на грамматику, опечатки, ошибки контекста и ошибки форматирования.

7. Будьте внимательны с функцией «Ответить всем»

Все мы знаем, сколько электронных писем мы получаем каждый день. Использование функции «Ответить всем» только в случае необходимости может помочь избежать отправки ненужных электронных писем людям. Используйте «Ответить всем» только тогда, когда все люди должны знать о сообщении.

8. Не делитесь спорными темами

Если вы получили электронное письмо с оскорбительными выражениями (расистскими, сексистскими и т. д.), не пересылайте его другим, потому что это может повредить вашей репутации.

9. Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную или личную информацию

Ваша электронная почта остается на сервере даже после того, как вы удалили ее из своей учетной записи. Поэтому предпочтительнее обсуждать конфиденциальные материалы лично или по телефону, а не по электронной почте.

10. Этикет электронной подписи

Электронная подпись — это часть электронного письма, о которой чаще всего забывают. Добавление профессиональной подписи электронной почты может помочь вашей аудитории узнать о вас и вашем бизнесе.

Что делать

✔️ Добавьте полное имя и контактную информацию.

✔️ Вставьте фото, сайт компании и адрес. [Необязательно]

✔️ Добавьте ссылки на социальные сети. [Необязательно]

Запрещается

❌ Добавьте не более 4–5 строк

❌ Добавление подписей только к изображениям

❌ Неотзывчивые подписи

Связанное руководство : Узнайте, как создать лучшую подпись электронной почты

11. Избегайте чрезмерных сокращений

Воздержитесь от использования сокращений в деловых письмах, так как это считается нарушением этикета электронной почты. У работающих профессионалов не так много времени, чтобы читать электронные письма и отвечать на них. Так что пишите прямыми словами, а не используйте сокращения, которые знаете только вы.

12. Всегда сначала представляйтесь

Получатель не узнает вас, пока вы не представитесь. Упомяните, кто вы, что вы делаете и почему вы протягиваете руку помощи.

✔️ Сделайте вступление коротким.

✔️ Упоминание о вашей компании.

✔️ Назовите свой мотив.

Пример:

13.

Сократите URL-адрес или создайте гиперссылку.

Добавление полного URL-адреса к содержимому электронной почты будет выглядеть беспорядочно и повлияет на читабельность. Вместо этого сократите свои URL-адреса или используйте гиперссылки, чтобы ваши электронные письма выглядели чистыми и легко читаемыми.

14. Проверьте свои вложения

Отсутствие вложений электронной почты и вставка больших файлов влияют на этикет электронной почты и ухудшают работу пользователей.

✔️ Перед отправкой проверяйте почту на наличие вложенных файлов.

✔️ Загружайте большие файлы в облако и вставляйте URL-адреса файлов.

15. Проверьте форматирование

Доступность имеет решающее значение для соблюдения этикета электронной почты. Убедитесь, что ваш формат электронной почты доступен для всех пользователей и почтовых клиентов.

✔️ Используйте стандартные шрифты и правильный размер.

✔️ Черный цвет лучше других.

✔️ Проверьте свои письма на отзывчивость.

✔️ Не злоупотребляйте полужирным шрифтом и курсивом.

Читать дальше : 12 Рекомендации по доступности электронной почты для создания доступных электронных писем

Подведение итогов

Большое спасибо, что остаетесь с нами. Я полагаю, что теперь вы лучше понимаете этикет электронной почты и то, как писать деловые электронные письма без ошибок.

Убедитесь, что вы соблюдаете все правила, упомянутые в этой статье, чтобы обеспечить надлежащее общение и построить лучшие отношения.

35 правил этикета электронной почты, которым должен следовать каждый профессионал

Хорошо это или плохо, но почтовый ящик доминирует в наши рабочие дни. Подсчитано, что каждый день в почтовый ящик среднего американского работника приходит более 120 электронных писем. Это много времени тратится на чтение, письмо и ответы на электронные письма, поэтому само собой разумеется, что нужно делать все возможное, чтобы продвигаться вперед.

Что такое этикет электронной почты?

Этикет электронной почты охватывает широкий спектр стратегий, принципов и тактик. Но на высоком уровне он включает в себя руководящие поведенческие правила того, как следует отправлять сообщения электронной почты и отвечать на них.

Короче говоря, этикет электронной почты учит вас, как быть вежливым и эффективным при общении по электронной почте. Это может относиться как к личным, так и к профессиональным обязательствам.

Почему важен этикет электронной почты?

Существует ряд причин, по которым важно знать этикет электронной почты, некоторые из которых включают:

Профессионализм: хотя большая часть сегодняшней рабочей культуры перешла к неформальному стилю, по-прежнему важно производить хорошее впечатление о коллегах, клиентах и деловых партнерах.
Эффективность: отличный этикет электронной почты эффективен. Это экономит не только ваше время, но и время получателя. Таким образом, каждый может тратить больше времени на то, что он действительно хочет.
Долговечность: то, что вы завоевываете клиента или покупателя, не означает, что вы их сохраните. Наличие соответствующих коммуникаций помогает гарантировать, что вы сохраните отношения, приносящие доход, в течение более длительного периода.

Правила профессионального этикета электронной почты

Каждый профессионал должен знать основы почтового этикета. Если вы запомните эти 35 правил, вы обязательно будете выделяться в папке «Входящие» по всем правильным причинам в 2021 году

1. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Если у вас нет адреса электронной почты компании, ваш личный адрес электронной почты должен выглядеть со стороны профессионала. Лучше всего использовать свое имя в качестве адреса электронной почты, чтобы ваши получатели сразу знали, от кого оно пришло. Ознакомьтесь с этими 40 идеями для создания профессионального адреса электронной почты.

2. Включите четкую прямую тему письма

Сорок семь процентов людей решают, открывать ли электронное письмо, основываясь исключительно на строке темы. Будьте ясны и лаконичны, чтобы ваше сообщение было прочитано с большей вероятностью.

3. Создайте свой блок подписи

Блоки подписи электронной почты обычно содержат ваше имя, компанию, должность и дополнительную контактную информацию (например, веб-сайт, номер телефона и т. д.). Это поможет получателю узнать о вас больше и повысит доверие к вашему сообщению.

4. Не нажимайте «Ответить всем» автоматически

Тщательно подумайте: всем ли в ветке электронной почты нужно слышать ваши мысли или только отправителю? Бывают моменты, когда нажимать «Ответить всем» имеет смысл, но не позволяйте этому стать бездумной привычкой.

5. Корректируйте свои сообщения

Опечатки и ошибки в ваших сообщениях — это не только непрофессионально — ваш получатель также может осудить вас за это. Прочтите свое сообщение вслух, чтобы выявить возможные ошибки, прежде чем отправить его. Вы также можете использовать инструменты для корректуры, такие как Grammarly, чтобы выделить проблемы.

6. Будьте профессиональны

Не стоит слишком переходить на личности в электронном письме. Выбирайте профессиональный, но дружелюбный тон, чтобы не возникало вопросов о ваших намерениях.

7. Пишите так, как будто это прочтут все

Электронная почта не настолько конфиденциальна, как вам хотелось бы верить. Рекомендуется писать с мыслью о том, что это увидит больше людей, чем получатель, чтобы избежать включения чего-либо слишком личного или конфиденциального.
ADD_THIS_TEXT

8. Юмор? Действовать с осторожностью

Юмор легко потерять в переводе, особенно если вы плохо знаете адресата. То, что может быть забавным для вас, может быть неправильно воспринято кем-то другим. Лучше вообще избегать юмора, если вы не очень хорошо знаете человека и не можете предвидеть его реакцию.

9. Используйте правильную пунктуацию

Электронная почта не отправляет SMS. Даже при написании неофициального электронного письма вы должны писать в предложении с правильной пунктуацией. Это поможет вам представить профессиональный и полированный образ.

10. Отвечайте своевременно

Большинство людей ожидают ответа на электронное письмо в течение рабочего дня (или меньше). Не откладывайте ответ, особенно если он требует краткого ответа. В противном случае вы рискуете вообще забыть ответить.

11. Оставить ответ об отсутствии на работе

Если вы собираетесь в отпуск или по иным причинам не будете на работе, установите соответствующий автоответчик, чтобы ваши получатели не оставались в неведении. Если они не получат от вас ответа в течение нескольких дней, они заслуживают знать, почему. Кроме того, это может помешать им отправлять дополнительные электронные письма, которые в конечном итоге загромождают ваш почтовый ящик.

12. Не отправляйте электронное письмо, когда вы рассержены

Легко начать разглагольствовать, когда вы возмущены ошибкой или клиент отказывается оплачивать счет. Эти чувства часто могут проявляться в ваших письмах, поэтому обязательно подождите, пока вы не успокоитесь, прежде чем отвечать. Если вы поделитесь своим неприязнью по электронной почте, это может ухудшить ситуацию и не принесет пользы ни одной из сторон.

13. Подружитесь с BCC

Функция BCC скрывает адреса электронной почты других получателей и часто используется для защиты их конфиденциальности. Это позволяет вам массово отправлять электронные письма группам, не раскрывая адрес электронной почты каждого. Это также полезно, если вы не хотите включать кого-то во всю цепочку входящих сообщений.

14. Будьте краткими

Учитывая, что так много часов рабочей недели тратится на работу с электронной почтой, старайтесь, чтобы ваши сообщения были как можно короче, чтобы уважать время ваших получателей.

15. При необходимости добавьте четкий призыв к действию

Убедитесь, что вы сообщили получателю, что вы от него хотите. Вы ожидаете ответа? Будете ли вы следить за ними? Должны ли они обращаться к вам, если у них есть какие-либо вопросы? Упростите для них выполнение, указав, что будет дальше.

16. Сделайте ваше сообщение удобным для просмотра

Форматирование может иметь непосредственное отношение к тому, как ваше сообщение будет получено. Выбирайте короткие абзацы и маркированные или нумерованные списки, чтобы ваш контент было легче просматривать и понимать.

17. Используйте жирный шрифт вместо всех заглавных

Если вам нужно что-то выделить в своем сообщении, выберите жирный шрифт вместо всех заглавных. Использование заглавных букв целых слов или предложений может показаться криком и не пойдет на пользу вашему профессиональному имиджу.

18. По возможности прикрепляйте PDF-файлы

Во избежание возможных проблем с совместимостью рекомендуется по возможности отправлять файлы в формате PDF. Файлы PDF можно открывать в любой операционной системе, тогда как документы Word могут вызывать проблемы.

19. Сначала прикрепите файл

Если вы отправляете вложения, сначала прикрепите их, чтобы не забыть. Также рекомендуется обратить внимание на вложения где-то в теле письма.

20. Добавить последнего получателя

Сохранение поля «Кому» для последнего гарантирует, что вы случайно не отправите сообщение, которое не совсем готово.

21. Дайте получателю время на ответ

Не расстраивайтесь, если ваш контакт не отвечает сразу. Вы можете использовать почтовое приложение, такое как Right Inbox, чтобы узнать, открыл ли ваш получатель ваше письмо. Если да, подождите день или около того (если это не срочно), прежде чем отвечать. Возможно, они все еще думают над своим ответом.

22. Используйте правильное приветствие

Если вы отвечаете на текущую беседу со своими коллегами, то простого «Привет» или даже никакого приветствия может быть достаточно. Однако, если это новый контакт или потенциальный клиент, лучше ошибиться в сторону профессионализма и включить приветствие.

23. Добавляйте контекст при необходимости

Если кто-то присоединяется к вашему разговору по электронной почте, не думайте, что он понимает определенные термины или контекст. Например, вместо «Джон сказал мне, что это нужно сделать к четвергу», поясните дальше. «Джон сказал мне, что нам нужен новый рекламный постер , сделанный к четвергу».

24. Узнайте, является ли электронная почта подходящим средством

Прежде чем отправлять электронное письмо, спросите себя, является ли оно правильным каналом. Если ваш получатель не указал, то электронная почта является безопасным выбором. Но если они сообщили, что хотят общаться только через другую платформу, уважайте их пожелания.

25. Старайтесь ограничить потоки новых сообщений электронной почты

Люди и так имеют дело с перегруженностью почтовых ящиков. Последнее, что им нужно, — это дюжина новых тем, посвященных одному проекту или проблеме. Используйте кнопку ответа вместо того, чтобы создавать новую ветку электронной почты, когда это возможно.

26. Используйте стандартный текст и форматы

Лучше не изобретать велосипед. Вы не хотите, чтобы резкие цвета, размеры или форматы текста отвлекали от вашего сообщения. Придерживайтесь стандартного форматирования.

27. Ответить на каждое электронное письмо

Иногда электронное письмо может не нуждаться в ответе. Однако лучше все же ответить. Достаточно даже быстрого «понял» или «спасибо». Это позволяет отправителю узнать, что вы получили и поняли его сообщение.

28. Отправляйте электронные письма в рабочее время

Вы хотите установить правильные ожидания. Старайтесь отправлять электронные письма в обычные рабочие часы в соответствии с часовым поясом получателя. Таким образом, они смогут уделить больше внимания вашей электронной почте.

29. Понимание культурных различий

Учитывайте различные культурные нюансы при создании писем. То, что считается вежливым, профессиональным, дружелюбным или грубым, варьируется от культуры к культуре. Так что, если у вас есть международные контакты, уделите несколько минут изучению их этикета.

30. Избегайте GIF-файлов

В электронных письмах следует избегать анимированных изображений, таких как GIF-файлы. Во-первых, они непрофессиональны. Во-вторых, многие почтовые провайдеры неправильно отображают GIF, что может повлиять на форматирование и читабельность.

31. Избегайте навязчивых вопросов

Установление контакта с получателями электронной почты – это хорошо. Но избегайте лезть в их личную жизнь с вопросами о семье, здоровье, финансах или чем-либо в этом роде. Хотя у вас могут быть добрые намерения, это может показаться агрессивным.

32. Соблюдайте временные границы

Избегайте соблазна отправлять запросы в последнюю минуту. То же самое касается ожидания ответа в неразумные сроки — например, в выходные дни. Можно отправить электронное письмо в субботу днем, но не ждите ответа до понедельника.

33. Спросите разрешение, прежде чем поделиться своим адресом электронной почты

Возможно, вы хотите зациклить коллегу на своем разговоре. Или вы считаете, что можете способствовать плодотворной связи между двумя людьми. Надлежащий этикет заключается в том, чтобы спросить разрешения обеих сторон, просто в знак уважения.