Правила переписки по электронной почте кратко – Этикет электронной почты | Интернет

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:»)   только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re)  является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера. 

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

life.mosmetod.ru

Правила переписки по электронной почте

1. Шрифт и оформление:

Избегайте в письме в письме слишком броских и вычурных шрифтов. Самым оптимальным шрифтом является шрифт без засечек, который с экрана монитора читается намного легче шрифта с засечками. Текст письма пишется одним шрифтом, размером и цветом. Исключение может составить только подпись.

В качестве формата писем по умолчанию должен быть установлен формат Text plain.

 

2. Обращение:

Письмо должно обязательно начинаться с обращения к человеку:

Иван, -(если вы хорошо знакомы и находитесь в довольно близких отношениях)

Здравствуйте, Иван -(если вы знакомы, но в отношениях соблюдаете определенную дистанцию

Здравствуйте/Уважаемый, Иван Алексеевич -(если вы соблюдаете субординацию)

Здравствуйте -(если вы не знаете получателя)

Тест письма должен располагаться через одну строку от обращение.

Нет необходимости выделять обращение из текста каким либо образом. Оно должно быть набрано тес же шрифтом и текстом, что и основной текст письма.

 

3. Подпись:

В конце письма обязательно должна стоят подпись. Подпись должна располагать через 2-3 строки после окончания основного текста письма.

Подпись должна быть разделена на несколько блоков:

1.ФИО, Должность, Организация

Получатель письма должен знать и видеть от кого ему пришло письмо, т.к. адрес электронной почты не всегда о говорит о том с кем идет переписка и какие вопросы можно с ним решать.

2.Контактные данные, адрес, телефон, факс

После получения письма может возникнуть необходимость перезвонить или отправить факс или груз, а поиск а вашего контакта может не быть в записной книжке или он может быть устаревшим. Так что не надо людей заставлять отправлять письмо с просьбой отправить им телефон.

3.Электронные и сетевые адреса

Иногда возникает желание больше узнать об организации или человеке который отправил письма и эти контакты и ссылки служат опорной точкой для того что бы рассказать о вас вашей компании.

Но при использовании электронной почты нужно быть корректным. Если у вас идет длительная переписка, то при ответе вы должны использовать укороченный вариант подписи, представляющий только вас, компанию и должность.

Полную подпись имеет смысл использовать при написании письма от вас или при первом ответе в цепочке, во всех остальных случаях укороченный вариант.

 

4. Вложения:

Не вставляйте в письма вложения большого размера, если не убедитесь что получатель сможет их получить.

В письме обязательно должно быть упоминание о том что в нем содержится вложение и что это за вложение.

Сжимая архиватором (особенной экзотическими) или отправляя вложение в редком формате (psd, vsd, prj или др.) вы должны убедиться, что получатель сможет его открыть иначе уточнить в каком формате его удобней прислать. Может оказаться, что проще самому переконвертировать схему Visio или рисунок Photoshop в png или jpeg, чем просить получателя установить себе Microsoft Visio или Adobe Photoshop.

 

5. Жаргонные выражение:

В письмах не должно быть жаргонных выражений. Во первых это не красиво смотрится, а во вторых не каждый получатель может их понять.

 

6. Тема:

Не отправляйте писем без темы. Все письма должны обязательно содержать тему.

Если в письме вы хотите обсудить несколько тем сразу, лучше отправьте несколько писем с разными темами. В таком случае и получателю будет легче на них ответить.

 

7. Различайте разницу между полями «Кому» («To») и «Копия» («CC»):

Как правило, чем большему числу людей вы посылаете эл. письмо, тем меньше вероятность того, что хотя бы один из получателей ответит, и, тем более, выполнит действие, на которое вы рассчитываете. В поле «Кому» («To») следует включать адреса людей, от которых вы ожидаете прочтения письма и выполнения дальнейших действий. Поле «Копия» («CC») следует использовать осторожно, включая в него адреса тех, кто должен принять во внимание информацию, содержащуюся в письме. Графу «Слепая копия» («BCC») используйте еще реже. Адреса, содержащиеся в ней, будут не видны остальным получателям.

 

8. Будьте кратки и не отходите от темы:

В первую очередь пишите о самом главном, затем сообщите о необходимых деталях. В начале ясно укажите цель своего письма. Нет ничего хуже для получателя, чем долго вчитываться в содержание, чтобы дойти до сути. А если вы посылаете длинные письма, вероятность того, что кто-то сделает что-либо просимое или ответит вам, приближается к нулю. Слишком большой труд! Вероятнее всего, ваше письмо пропустят, а затем и вовсе забудут о нем.

 

9. Ответы посылайте по мере необходимости:

Электронное письмо не требует мгновенного ответа. Отвечайте один или два раза в день, если только вы не работаете в отделе продаж, технической поддержки или в другой области, где ожидается быстрый ответ. Поэтому, отвечайте на письма постепенно, по мере необходимости, иначе вы разрушите свою репутацию и уменьшите эффективность.

 

10. Следите за тоном своих писем:

В отличие от встреч или даже телефонных переговоров, читатель вашего письма не имеет преимущества видеть и слышать ваше выражение лица, интонацию и получать другие невербальные сигналы. В результате, вы должны быть очень осторожны в тоне вашего письма. Особенно опасен сарказм. Если что-то будет потеряно при «переводе», вы рискуете обидеть читателя своего письма. Итак, чем вежливее вы будете, тем лучше.

 

11. Не используйте эл. почту, чтобы критиковать кого-либо:

Эл. почта – неподходящий для этого носитель. Есть большая вероятность того, что вы оскорбите собеседника, или он неверно поймет вас. Такой тип общения больше подходит для «живых» встреч или, в крайнем случае, для телефонных переговоров. И лучше никогда не критиковать в электронной переписке третью сторону. Такое письмо легко пересылается дальше. Вы можете вызвать «огненную бурю» и конфликт, если вы не были осторожны.

 

12. Не отвечайте в гневе:

В такой горячий момент можно написать много «чудных» ответов, которые никогда не произнесли бы при личной встрече. Такие письма почти никогда не служат своему предназначению и вашим долгосрочным интересам. Они уничтожают личные взаимоотношения быстрее, чем что-либо другое. Если вам станет легче, напишите такой ответ, но затем удалите его. Обычно через день-два вам уже не захочется писать гневный ответ, вы поймете, что сдержанность мудрее.

 

13. Не злоупотребляйте опцией «Ответить всем» («Reply to All»):

Прежде чем нажать «Ответить всем», подумайте, нуждаются ли они в этой информации.

 

14. Не пересылайте писем с непроверенной информацией:

Это только вносит сумятицу в работу. В девяти случаях из десяти в таких письмах содержатся сплетни. Если вы чувствуете, что просто обязаны переслать такое письмо, убедись в его правдивости.

 

15. Использование поле «Копия» («Copy»):

Поле копи служит только для информирования лиц непосредственно связанных с темой письма.

 

16. Не злоупотребляйте пометкой «высокий приоритет» («high priority»):

Большинство почтовых программ позволяют устанавливать приоритетность вашего письма. Пометкой «высокий приоритет» следует пользоваться только для действительно срочных сообщений. Если вы используете ее для всех писем (некоторые так и поступают), вас в дальнейшем будут попросту игнорировать. Это подобно той легенде о мальчике, который кричал «Пожар!» слишком часто.

 

17. Не пишите письма только ЗАГЛАВНЫМИ СИМВОЛАМИ:

Это электронный эквивалент крика. К тому же ЗАГЛАВНЫЕ СИМВОЛЫ труднее прочесть.

 

18. Не посылайте и не пересылайте эл. письма содержащие клевету, оскорбления, расистские или непристойные замечания:

Поступая таким образом, вы сильно рискуете «подмочить» свою репутацию. Вас могут дажепривлечь к ответственности, не смотря на то, что вы просто переслали письмо, не будучи его автором.

 

19. Помните о том, что рабочий эл. ящик не предназначен для личной переписки:

На него не распространяется защита частной переписки. Любой администратор с достаточными правами доступа может проверить вашу переписку на сервере компании. Если вы желаете послать личное сообщение, воспользуйтесь бесплатными службами вроде GMail. Почтовый ящик на таком сервере можно использовать как личный.

 

20. Предлагайте опцию «если-то»:

Хорошим тоном считается сопровождать письма вариантами для сокращения переписки.  Например, «Если вы выполнили поручение, то подтвердите это, пожалуйста, по эл. почте. Если же нет, сообщите приблизительный срок окончания». Или еще: «Я свободен для встречи в 10.00, 11.00 или в 14.00. Вам подойдет какой-либо вариант? Если нет, пришлите, пожалуйста, ваши предложения».

 

21. Используйте проверку грамматики:

Если вы безграмотно пишете письма, использую неправильные обороты, неверно расставляете знаки препинания, это непременно отражается на вас и на нашей компании. Опечатки и ошибки можно простить, но их легко и исправить. Убедитесь, что у вас включена проверка орфографии.

 

22. Перечитывайте ваши письма перед отправкой:

При быстром наборе пальцы часто не согласуются с разумом. Обычное дело пропустить слово или два, когда спешите выразить свою мысль. Поэтому, просто необходимо перечитать письмо до отправки и убедиться, что вы ясно выразили свою мысль и соблюли правила этикета электронной переписки.

Понравилось это:

Нравится Загрузка…

germakovskiy.wordpress.com

10 правил деловой переписки — Mailfit

Правило первое: любая переписка может стать публичной

Любая переписка в интернете, в том числе и по электронной почте, может стать публичной по желанию одной из сторон. Кроме того, она может иметь юридическую силу и использована в различных разбирательствах. Например, во внутренних расследованиях. Рекомендация простая: в любой деловой переписке ведите себя прилично и думайте о том, что пишете.

Правило второе: файлы в первую очередь

Начинайте любое письмо с прикрепления файлов. Это сэкономит время в будущем, когда письмо отправлено, а файлы не прикрепились. Старайтесь использовать общедоступные форматы файлов, типа .doc или .xls, а также называйте их латиницей и без пробелов — так ваши файлы смогут открыть 99,9% людей без всяких проблем.

Примечание автора: можно воспользоваться облачными хранилищами, например  Google Drive + Google Docs и прикреплять все документы в виде ссылок. Это удобно совместно редактировать, однако в этой ситуации существует проблема форматирования — документ, созданный в Microsoft Word не будет выглядеть на 100% так же, как и Google Docs. Будьте бдительны.

Правило третье: тема письма должна давать понимание о содержимом

После того, как вы прикрепили файлы и написали текст письма в приличной форме, стоит перейти к теме письма. Она должна содержать ключевые слова, по котором потом будет легко найти письмо. Тема письма должна давать понимание: Что это — задача? Форс-мажор? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование? Согласование в обычном режиме? Не стоит писать в теме письма односложные конструкции типа «Договор» или «Срочное» — подобных тем может быть огромное количество, и ваше письмо попросту потеряется в переписке собеседника.

Правило четвёртое: будьте аккуратны со списком адресатов

Когда файлы, текст, тема письма готовы — пора определиться, кому мы отправляем письмо. Если вам необходимо, чтобы письмо получили несколько человек, то в поле «Кому» вы вставляете главного, а в поле «Копия» — всем остальным. Если вы хотите, чтобы письмо получил кто-то ещё, но его не должны увидеть другие участники переписки — смело ставьте его в поле «Скрытая Копия». Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем». Потому что за обсуждаемый вопрос в переписке могут отвечать сразу несколько человек.

Правило пятое: один рабочий вопрос — одна тема письма

Всегда сохраняйте историю переписки в одной ветке. Если с одним адресатом вы обсуждаете несколько деловых вопросов — пожалуйста, создайте несколько переписок с разными темами. Это позволит не запутаться в обсуждаемых вопросах и не упустить важных деталей. Пишите коротко: длинные письма имеют значительно меньше шансов, что их дочитают до конца.

Все рабочие и важные вопросы следует направлять именно по почте, и ни в коем случае не в чат (скайп, воцап, вайбер, телеграм) — потому что в чате человек может не увидеть важного сообщения в массе других личных переписок.

Правило шестое: пишите коротко и по делу

Ваши письма, будь вы клиент, будь вы наёмный работник, будь вы фрилансер, будь вы хоть Владимир Владимирович, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl +V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту, сайту или баннеру. Напишите так, чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру или автору правки, никого не оскорбив. Не пишите «дизайнер мудак, пусть в жопу себе засунет логотип», потому что кто-то будет сидеть и редактировать ваше письмо в блокноте, чтобы потом отправить дизайнеру нормальную рабочую версию.

Правило седьмое: пишите грамотно

Всегда пишите рабочие письма грамотно:

1. новое предложение с большой буквы;
2. абзац с новой строчки;
3. всё с запятыми и точками на конце;
4. вопросительными знаками, если вы спрашиваете.

Правило восьмое: проверяйте то, что отправляете или пересылаете

Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их. Последствия могут быть фатальны. Вы можете запросто выслать клиенту внутренние расчёты и  тогда, например, все узнают про вашу маржу в 300%. Вы можете отправить неверный счёт и вам потом не вернут деньги. Всегда открывайте и проверяйте файлы, которые пересылаете.

Правило девятое: отвечайте на все письма в течение суток

Всё очень быстрое вокруг. Через сутки ваш ответ уже будет никому не нужен. Через двое — тем более. Если есть какие-то тяжелые, сложные вопросы — они очень быстро консервируются и становятся нерешаемыми, письма тонут под слоями новых писем. А это всё деньги.

Правило десятое: дожимайте переписку, даже если надо писать неприятные вещи

Все люди мигрируют из конторы в контору, из бизнеса в бизнес, из журналистов в бомжи, из пиарщиков в журналисты, из грязи в князи, из наёмников в боссов. Сегодня вы сольётесь перед человеком, а завтра он вам очень понадобится, и будет крайне неудобно всплывать в почте, и будут низкие шансы, что он пошевелится, чтобы вам помочь.

Рекомендация: старайтесь отправлять письма в рабочее время

Не отправляйте письма по ночам — это значит, что вы либо вкалываете на работе, либо тусуетесь в клубах или барах, либо у вас совсем нет личной жизни.

---

По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, сразу, моментально виден ваш уровень. Сразу видно, что вы не умеете работать с файлами.

mailfit.com

Правила деловой переписки по электронной почте

Правильная деловая переписка — залог успешного бизнеса. Не важно, работаете ли вы в фирме или занимаетесь частным предпринимательством, ваше письмо потенциальному партнёру или постоянному клиенту — это ваше «лицо» бизнесмена. В зависимости от того, как вы умеете соблюдать официальный этикет в обращении, лаконично и содержательно излагать просьбы, требования, предложения, будет выстраиваться ваш карьерный рост, прибыль, авторитет среди коллег, партнёров, покупателей.

Эта статья расскажет вам о правилах деловой переписки по электронной почте и некоторых тонкостях этики общения. Также в ней вы ознакомитесь с примерами правильного и неправильного оформления и содержания бизнес-писем.

Требования к e-mail

1. Почтовый ящик нужно использовать исключительно для ведения бизнеса. Не используйте его для общения с друзьями, любимым человеком, для регистрации на различных сервисах. Эти коммуникации можно без проблем осуществлять в другом профиле.

2. Создавая e-mail, тщательно продумывайте его название. Идеальный вариант — @ ([email protected]). Если же вы регистрируете профиль для деловой переписки по электронной почте на Gmail, Yandex, Mail.ru и других популярных сервисах, избегайте сленга, шуточных названий, прозвищ и прочих ников, использующихся в частных чатах. Что-то вроде «cerber», «kisska». Также не следует брать логины общего значения info@, mybox@, office@. К таким адресам пользователи относятся крайне насторожено: могут принять за спам.

3. Настройте в ящике сохранение переписки (если эта опция отключена), чтобы было удобней вести переговоры (просматривать предыдущие сообщения).

4. Создайте автоматическое размещение своей подписи в форме для отправки письма (в ней могут быть указаны ваше имя и фамилия, адрес, контактные данные). Когда будете переписываться, вам не нужно будет её оформлять при написании каждого письма. Существенно сэкономите время!

Правила оформления

1. Не оставляйте без внимания строку «Тема». Обязательно указывайте в ней заголовок — суть вашего послания. Не используйте абстрактные обозначения темы одним словом, например, «Вопрос», «К сведению», «Ответ». Пишите кратко и конкретно: «Отчёт о поставках /дата/», «Предложение фирмы N» и пр.

2. Не используйте в тексте различные средства стилистического редактирования — выделение цветом, жирным, курсивом, подчёркивание и т.д. За исключением редких случаев, когда нужно отметить главную мысль, важную информацию (дату, данные, объект). Подобные «украшения» отвлекают и снижают читабельность сообщения.

3. При наборе текста используйте строгие шрифты — Times New Roman, Arial.

4. Не набирайте текст только заглавными буквами (ДОБРЫЙ ДЕНЬ! …КОМПАНИЯ…). Эта считается правилом дурного тона. И не только в бизнес-переписке, но и в частных письмах. Оставляйте регистр «Caps Lock» выключенным.

5. Выдерживайте оптимальный для чтения размер шрифта. Буквы должны быть и не большими, и не слишком маленькими. В одной строке должно помещаться примерно 60-80 знаков.

6. Смайлы, анимированные стикеры в обращении к партнёру, клиенту тоже ни к чему. Оставьте их для чатов, соцсетей и прочих подобных веб-ресурсов.

7. Не употребляйте сокращения в тексте во избежание смысловых недоразумений.

8. Не злоупотребляйте объёмом текста. Лучший вариант — сообщение длиной в один экран.

9. Разбивайте письма на абзацы размером в 3-4 строки. А между ними вставляйте пустую строку. В таком виде информация визуально воспринимается намного легче.

10. Используйте подзаголовки и списки (нумерованные и маркированные), если предоставляете адресату объёмный документ.

11. Установите широкие поля в форме для текста.

12. Ссылки в тексте отмечайте синим (стандартное обозначение анкора).

Стиль и содержание

Правила переписки по электронной почте относительно написания и стиля изложения опираются на нормы русского языка и общепринятые положения в ведении деловой документации.

Ознакомимся с их особенностями подробно:
1. Одно письмо должно содержать один информационный повод или одно целевое действие (отчёт, заявление, просьбу, приглашение, предложение и т.д.).

2. Придерживайтесь следующей схемы изложения:

• введение;
• основная тема;
• заключение и подпись.

3. Используйте деловую лексику (исходя из, по той причине, вследствие того, учитывая и т.д.).

4. Уделяйте особое внимание приветствию. В нём также должен присутствовать официальный тон — без шуток, смайлов, сленга. Если письмо обращено к нескольким людям, подбирайте общие обращения: «Здравствуйте, уважаемые коллеги!», «… партнёры», «… клиенты». Это нужно, чтобы не перечислять всех поимённо – такой формат выглядит громоздко и отбирает больше времени на ознакомление.

5. В зависимости от цели сообщения выберите форму изложения:

• от первого лица (мы, я, наша, наш) — индивидуальное обращение, личная точка зрения на конкретную ситуацию;
• от второго лица (вы, ты) — формат для указаний, инструкций, просьбы или запроса;
• от третьего лица — позиция стороннего наблюдателя, информирование о происшествии, констатация фактов.

6. В повествовании не применяйте сленг и слова иностранного происхождения. Они могут быть не правильно восприняты адресатом.

7. Если вы пишите ответ, придерживайтесь лексики полученного письма.

8. Расписывайте подробно, но кратко ситуацию или предложение. Чтобы адресат имел чёткое представление о теме, содержании сообщения.

9. Не дополняйте основную суть изложения анекдотами, метафорами, косвенными темами и событиями, не имеющими никакого отношения к делу.

10. Чтобы раскрыть вопрос в развёрнутом виде, используйте один из следующих вариантов написания:

• общее → частное;
• частное → общее;
• хронология событий (по датам, времени).

11. Используйте знаки препинания по существу. В письме не должно быть конструкций «…!!!!», «…???» и т.д.

12. Не употребляйте фразы и словосочетания, которые могут быть восприняты как манипуляции «будем ждать ответа», «надеемся на плодотворное сотрудничество», «заранее спасибо».

13. Не используйте постскриптум. Пояснения, дополнения и выводы к обращению изложите во втором письме, но в первом сделайте ремарку, небольшое пояснение о том, что адресат может ознакомиться с некоторыми подробностями в следующем послании.

14. Обязательно указывайте контактную информацию (e-mail, логин Skype, телефоны).

15. Прикреплённые файлы обязательно сопровождайте комментариями (для чего, зачем, о чём).

16. Не отправляйте письма в выходные, праздники, в понедельник до обеда и пятничным вечером.

Отправка ответа

1. Перед отправкой проверьте текст на орфографические и грамматические ошибки, сверьте указанные данные, статистику и другую важную точную информацию, свои контакты (адрес ящика, мобильный).

2. Старайтесь отвечать незамедлительно. Рамки этикета — 3 часа, сутки.

3. Создавайте развёрнутые ответы, с объяснениями и комментариями. Если «нет», «да», то почему именно так. То есть обязательно расшифровуйте своё отрицание или согласие.

4. Деловой этикет предусматривает завершение переписки человеком, который её начал (обратился к собеседнику).

5. Цитируйте, дублируйте вопросы, фразы, когда даёте ответ. Это поможет вам и вашему партнёру по бизнесу избежать путаницы.

6. Отказы излагайте в вежливой, мягкой форме.

Придерживайтесь этих простых правил, и ваши письма будут вызывать доверие и располагать к серьёзному деловому диалогу!

Возникли сложности? Напишите об этом в комментариях и мы постараемся вам помочь.
А если статья оказалась вам полезной, не забудьте поставить лайк!

webereg.ru

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

• компактной;

• содержать ФИО или псевдоним автора;

• содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ] — С наилучшими пожеланиями, Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309 Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта? Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок? 2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

virtech.ru

Правила переписки по электронной почте

По жизни я использую электронную почту для всех случаев. Начиная от отправки интересной ссылки и заканчивая корпоративной перепиской.

Если сервисом пользуются люди, значит всегда будут ошибки, проблемы и прочее.

Хочется обсудить проблему “кривых” писем. Самая первая проблема – тема письма. Часто приходится видеть темы “вопрос…”, “хочу узнать”, “работа”, “срочно” или вообще без темы.

Давайте разберёмся, зачем нужна тема. Тема должна быть простой, однозначно отражать содержимое и не очень длинной. Хотя лучше длинная подпись “проект такой-то, задача такая-то, срок такой-то”, чем “надо сделать”. Если письмо по работе, то я бы рекомендовал в скобках [] указывать проект или какой-то тэг, по которому можно в дальнейшем сортировать письма и при первом взгляде определять к чему относится письмо.

После темы мы смотрим на содержимое. Важно чтобы письмо читалось просто и понятно. Не пишите всё сплошняком… Используйте разделение на абзацы, списки (маркер, цифры), соблюдайте правила языка и его пунктуацию (хотя бы на элементарном уровне, ставить заглавные буквы и точку/запятую в предложениях). Очень раздражает, когда используют “просто текст”, вместо HTML (письмо с форматированием как в word). Современные почтовые сервисы, такие как Live Hotmail, умеют понимать HTML-письма. Hotmail вообще по умолчанию всё в таком виде шлёт. Используйте ссылки с названием (вставить ссылку), вместо прямых ссылок (описание товара: http://).

Письмо не должно затрагивать несколько тем. Одно письмо – одна тема. Иначе будет через 2-3-4 письма очень сложно ориентироваться.

Письмо должно быть кратким, но без потери смысла.

Ответ на письмо должен находится сверху письма.

Создайте себе нормальную подпись, по которой можно вас опознать и знать как с вами связаться. Можете добавить ссылки на свой сайт или профиль в соц. сети, указать место работы и должность. Подписи типа “с уважением” совершенно бесполезны.
В идеале можно делать вложение визитной карточки. Например, почтовый клиент Live Mail позволяет это делать.
Если у вас в почтовом клиенте несколько ящиков (личный, рабочий, учебный) – сделайте для них разную подпись. Например, почтовый клиент Live умеет делать определять подписи для разных ящиков.

Не удаляйте никогда содержимое переписки.

Цитирование можно делать разные способами. Просто использовать символы “>>” перед текстом цитаты или использовать отступ, курсив (я так предпочитаю делать).

Теперь про функции.

Есть три поля адресатов: кому, копия и скрытая копия. Очень часто встречается ситуация, когда пишут одного адресата в поле “кому” и всех остальных в “копию”, но автор письма считает что на письмо должны ответить все и оно всем важно. Поле “кому” может содержать множество адресатов. Если в переписке должны участвовать больше одного человека – пишите их в “кому”. “Копия” это просто некое уведомление с возможностью вступить в переписку (зачастую личное, без участия других адресатов). “Скрытая копия” это вообще просто письмо-уведомление без необходимости даже вчитываться его. Имейте ввиду, что поле “кому” должно содержать только тех, от кого вы хотите получить ответ.

Не забывайте, что письму можно выставить статус.

Ответ на письмо можно сделать как одному (кнопка Ответить), так и многим (кнопка Ответить всем). Прежде чем жать “ответить всем” подумайте, действительно ли ответ будет интересен всем. Часто бывает, что хочется спросить что-то лично у кого-то, так и напишите только ему.

И так, давайте резюмируем:

1. Тема письма – простая и ясно отражающая содержимое
2. Содержимое – простое, понятное и с форматированием
3. Кому – адекватно заполняйте “кому”, “копия” и “скрытая копия”
4. Ответ – отвечайте только тем, кому это действительно нужно
5. Переписка – не удаляйте текст переписки, ответ пишите сверху
6. Подписи – используйте полезную подпись

Если вы планируете долгое время быть недоступными, то позаботьтесь настроить «ответ об отсутствии» с указание когда вы будите доступны. Но имейте ввиду, что это сообщение надо не всем слать. Например, почта Live Hotmail умеет отправить его только вашим контактам, но выборочно, например, для группы «работа» не умеет.

Принимаю дополнения, рекомендации и прочее.

vkuznetsov.wordpress.com

6 правил деловой переписки по электронной почте

Переписка с друзьями в социальных сетях может вестись в свободном стиле. Но в рабочей переписке существуют четкие правила, соблюдать которые обязательно. По стилю, оформлению письма, способу и времени отправки адресат составляет о вас определенной мнение. В бизнесе крайне важно произвести хорошее впечатление. Иногда, даже обращение и время отправления определяет, будет ли прочитано ваше письмо. От того, насколько сжато, четко и грамотно сформулировано предложение, зависит, ответят ли вам и пожелают ли поддерживать контакт в дальнейшем.

Соблюдение правил деловой переписки демонстрирует ваше уважение к адресату и экономит его время.

1. Тема письма. Она должна передавать основной смысл письма. Оформление и содержание темы чрезвычайно важно. От этого зависит, будет ли человек вообще открывать ваше сообщение. Не указывать тему письма – дурной тон. Безымянное сообщение может быть запросто отправлено в корзину, даже если адресату интересно ваше предложение. Потрудитесь написать хотя бы несколько слов, чтобы человек смог получить представление о содержании. Слишком длинная тема не уместится в строку, такое письмо также имеет высокие шансы уйти в корзину. Максимально допустимая длина – 7-8 слов.
2. Нужно переслать файлы большого размера? Не размещайте их в сообщении. Они не поместятся в почтовом ящике или самом письме. Для этого созданы файлообменники. Залейте их на надежный файлообменник, а в сообщении предоставьте ссылку. Конфиденциальные документы можно защитить паролем. Он также должен быть предоставлен в письме.
3. В выходные дни большинство отдыхает и очень редко вообще открывает почту. Представьте, сколько писем собирается в папке «Входящие» за два, а то и три дня. Открывая почту в начале трудовой недели, человек начинает быстро сортировать сообщения и удалять, не читая все, что не кажется действительно важным или срочным. Если вы отправили письмо в пятницу вечером, его шансы улететь в корзину резко повышаются.
4. Обязательно обращайте внимание, скольким людям адресовано письмо, которое вы получили. Высылая ответ нескольким адресатам, не забывайте отметить соответствующую функцию. Если этого не сделать, можно серьезно запутаться и создать неловкую ситуацию. Вы просто не ответите всем, кто ждет сообщения.
5. Метка «Важное» работает. Но этим приемом не стоит злоупотреблять. При интенсивной и длительной переписке адресат просто привыкнет, что каждое ваше сообщение сопровождается этим истеричным дополнением и в момент, когда письмо действительно должны быть прочитано срочно или содержит важную информацию, проигнорирует его. Кстати, репутация при таком поведении также серьезно страдает.
6. Отвратительная и очень неудобная для адресата привычка – бесконечное продолжение цепочки цитирования. Для того, кто вынужден читать ваши сообщения, это очень неудобно и отнимает массу времени. При длительной переписке принято разделять каждый из обсуждаемых вопросов на отдельные темы.

businessmens.ru