Правила деловой электронной переписки: Новые правила деловой переписки и цифровой этикет

почта и мессенджеры — Wazzup

Деловая переписка. Как много нюансов таит этот вариант коммуникации. Самый верный способ разочароваться в правилах ведения деловой переписки — постигать их самостоятельно. Как подсказывает сердце. Или интуиция.

Как бы там ни было, одни участники бизнес-общения выбирают сервисы электронной почты, другие все чаще предпочитают мессенджеры, потому что с их помощью гораздо быстрее отправлять информацию и получать ответы. Мы, кстати, относимся ко второй категории и любим мессенджеры, потому что за ними будущее, а сообщения получаются менее формальными и передают самую суть. К тому же у этих сервисов больше возможностей, и по статистике их открывают намного чаще.

Читайте в статье про основные приемы и проблемы деловой коммуникации с помощью e-mail и мессенджеров. Так вам будет проще сохранить не только лицо и профессиональную репутацию, но и хорошие отношения с коллегами и клиентами.

Использовать электронное письмо или писать сообщение в мессенджере: что лучше

Корпоративное общение внутри компании или проекта строится в удобном для руководителя и сотрудников формате. А как, тем не менее, клиент поймет, что вы заинтересованы в том, чтобы работать с ним? В общении важно учитывать, что собеседник ждет от переписки, что предпочитает — почтовые сервисы или мессенджеры. Главное — понимать, что у данных каналов связи есть как свои плюсы, так и минусы.

Возможности e-mail:

• Письмо, отправленное на электронный почтовый ящик, вызывает больше уважения и выглядит солиднее.
• Поможет сделать скрытыми определенных получателей, например, если отправляете письмо нескольким адресатам.
• Часто на своих сайтах организации и бренды указывают электронный адрес как контакт, поэтому клиенты готовы получать письма именно на почту, так психологически проще.

Недостатки e-mail:

• После обращения по почте письмо может автоматически оказаться в папке «Спам».
• Без дополнительного расширения вы не сможете узнать наверняка, открыл адресат письмо или нет.
• Не всегда понятно что к чему, когда в ветке писем несколько собеседников.
• Отправка писем друг другу обычно занимает больше времени, чем реакции на сообщения в приложениях.

Возможности чатов в мессенджерах:

• Процесс переписки гораздо оперативнее.
• Вложения помогают максимально быстро и легко найти документы и медиа, которые есть в истории диалога.
• Обширное поле для действий с сообщениями — в некоторых приложениях во время беседы можно редактировать и удалять послания даже после отправки.

Недостатки чатов в мессенджерах:

• Иногда клиентам кажется, что если вы обращаетесь к ним в чате, то переписка нарушает их личные границы.
• Бывает, что нужное сообщение «убегает» вверх в процессе переписки, но его можно найти через функцию поиска (по ключевому слову).

Электронная почта: правила деловой переписки

Существует целый список причин, по которым контакт по электронной почте с коллегами и клиентами не задается. Как сделать так, чтобы риски стали минимальными, когда дело доходит до отправки писем по e-mail?

• Старайтесь отвечать в течение пары часов. Если сложный вопрос требует больше времени на ответ, потому что нужно собрать какую-либо информацию, обязательно предупредите об этом, чтобы адресату было понятно: вы получили его письмо.
• Используйте кнопку «Ответить всем». Но это уместно, только если в ветке взаимодействие с несколькими людьми, при этом каждый из них должен получить ваш ответ. Если же нужно обсудить какую-то тему лично, воспользуйтесь функцией «Ответить», чтобы отправить письмо кому следует.
• Кому? Указывайте в поле «Кому» тех людей, от которых рассчитываете получить ответ. Остальных можно добавить в поле «Копия».
• Внесите адреса в поле «Скрытая копия», если получателей больше десяти. Делайте это, чтобы сократить список адресатов. Или в случае, когда им лучше не знать об остальных.
• Перед отправкой письма заполняйте поле «Тема». Так у письма больше шансов не попасть в спам, а получатель сможет сразу понять суть, если написать формулировку темы четко и по делу. В идеале 5-7 слов. Например, «Договор. Счет. Акт».
• Пожалуйста, здоровайтесь в начале послания и называйте получателя по имени. Основная задача при этом — показать уважительное отношение. К тому же собеседник увидит, что это не автоматическая рассылка.
• Грамотное оформление делового письма требует правильного написания имен, названий компаний и продукции. Проверьте это перед отправкой. Таким образом вы покажете, что серьезно относитесь к сотрудничеству.
• Когда вы ставите главную мысль в самое начало письма, читатель сразу поймет, с какой целью вы ему написали.
• Структура делового письма подразумевает заголовок (тему), обращение по правилам вежливости, вводный абзац, основную часть, раскрывающую смысл письма, заключение и подпись.
• Одна тема для одного письма. Чтобы сообщить адресату свои мысли по нескольким темам, лучше создать несколько писем. Так ему удобнее будет ориентироваться в большом объеме информации.
• Call To Action. Не будет лишним написать в заключительной части делового письма призыв к действию. Если его в тексте нет, человеку сложнее определить, чего вы от него хотите.
• Подпись. Обычно она должна выглядеть так: в конце письма указываете должность, имя, фамилию отправителя, название организации и контакты, чтобы получатель знал, к кому обращаться в своем письме.
• Вычитывайте письмо перед отправкой. Случайные буквы, лишние знаки препинания, неверные речевые конструкции портят впечатление о вас как о специалисте.
• Проверьте, что все вложения на месте. В письме поясните, что именно содержат прикрепленные файлы.

Мессенджеры: правила деловой переписки

Как и в случае с электронной почтой, у коммуникации в мессенджерах с коллегами и клиентами есть свои нюансы.

• Грамматика. При деловой переписке важны не только формулировки, но и банальные орфография и пунктуация. Перед тем, как отправить сообщение, желательно перечитать его, чтобы избежать ошибок и неловких ситуаций, которые иногда может создать функция автозамены.
• Не забывайте о дистанции. Общение в чатах часто воспринимают не таким официальным, как в других каналах, например, в письмах, поэтому легко нарушить личные границы собеседника. Чтобы этого не случилось, лучше заранее уточнить, не против ли человек обсуждать рабочие моменты в чате мессенджера.
• Оформите свою мысль одним сообщением. Деловая переписка — не место для километров отдельных бесполезных сообщений, таких как «Привет», «Можешь говорить?», «Есть один вопрос…» и т.д. Людей это раздражает. Чтобы не тратить чужое время, пишите сразу в одном сообщении то, что хотите донести. В деловых сообщениях избегайте художественных средств выразительности, двусмысленности, канцеляризмов. Сообщение должно быть четким и по делу.
• Стикеры и эмодзи применяйте с осторожностью.
  Обычно эти графические элементы не очень уместны в общении с клиентом, потому что каждый по-своему воспринимает смысл таких картинок. Вас могут неправильно понять.
• Деловой стиль общения. Мессенджеры — пространство непринужденного общения. Но когда речь заходит о деловой коммуникации, юмор, пренебрежение правилами русского языка, сокращения слов могут сыграть против вас.
• Не используйте голосовые и видеосообщения. Кому-то может быть неудобно их слушать/смотреть. К тому же человек может сделать вывод: вы поленились набрать текст, потому что думаете только о своем комфорте.
• Не забудьте представиться, если отправляете сообщение получателю в первый раз. Человек мысленно скажет вам спасибо, потому что ему не придется обращаться к услугам гадалки, чтобы узнать, кто это пишет.
• Хештеги. Некоторые приложения позволяют использовать специальные метки для поиска нужной информации в переписке. С ними проще ориентироваться в диалоге, когда понадобились какие-то данные из сообщений.
• Табу на общение в нерабочие часы. Делу — время. Помните, что у людей есть личная жизнь, не все хотят и готовы работать в любое время суток. Даже в телефоне.

Общие правила ведения деловой переписки

• Формальное обращение на «вы». В деловом письме предпочтительнее обращаться к собеседнику на «вы», но все зависит от конкретной ситуации. Как правило, внутри компаний взаимодействие через чаты может строиться более непринужденно.
• Термины без ошибок. Если не знаете, как правильно написать и уместно ли использовать какое-то понятие, стоит объяснить смысл другими словами.
• Понятный человеческий язык. Избегайте витиеватых фраз, сложных речевых конструкций, узкоспециальных терминов, слишком длинных предложений, потому что все это мешает донести главную мысль письма.
• Конкретика и четкость. Пишите просто. Так, чтобы получатель понимал, что вы имеете в виду.
• Один инфоповод. Если вам необходимо обсудить с коллегами несколько рабочих задач, лучше составить отдельное письмо под каждую, чтобы не получилось путаницы.
• Отредактируйте текст. Перед тем, как отправить письмо, проверьте его и исправьте стилистические, орфографические и другие ошибки и опечатки.
• Используйте рабочий e-mail. Личную почту оставьте для личных переписок и интересных рассылок.

Работа над ошибками в деловой переписке

• Не здороваетесь. Пишите приветствие, если создаете деловое письмо. Ведь это документ, который можно отнести к официальным. В бизнес-общении принято быть вежливым.
• Сокращаете слова. В деловых письмах откажитесь от модного сленга соцсетей — ок, кнч (конечно), спс (спасибо). Это одна из граней русского языка, которая в деловом общении неуместна.
• Юмор. Иронию и сарказм лучше оставить для своего блога или для чатов с друзьями, потому что шутки все воспринимают по-разному. Деловая переписка — не лучшее место для юмористических выплесков.
• Восклицательные знаки и многоточия. «!!!!!!» и флер некоторой недосказанности после каждой фразы лучше приберечь для общения с близкими. В рабочих сообщениях эксцентричность и эмоциональность совсем неуместны.
• Канцелярский язык. Информацию сложно воспринимать, когда текст состоит из речевых штампов.
• Заглавными буквами . Так сложилось, что в Интернете фразы, написанные капслоком, считываются так, будто вы кричите на собеседника. Согласитесь, не лучшее решение для деловой переписки?
• Досрочная благодарность. Словосочетание «заранее спасибо» — манипуляция. Так вы пытаетесь вынудить адресата что-то сделать и ставите его в неудобное положение.
• Неочевидная тема. Старайтесь, чтобы тема отражала суть письма. Не вводите человека в заблуждение.

Выводы

Кто-то может решить все бизнес-вопросы с помощью электронных писем, кто-то в качестве канала связи с коллегами и клиентами выбирает мессенджеры. При этом в чатах удобнее обсуждать срочные задачи и сроки. Но полностью переносить деловую переписку туда нецелесообразно.

Деловая коммуникация — важный элемент имиджа и репутации компании и конкретного сотрудника, поэтому так важно соблюдать правила переписки в деловой среде.

Содержание

Показать

Еще статьи по теме:

Как написать деловое письмо: основные правила деловой переписки

Изображение от creativeart на Freepik

• Общие правила переписки и язык делового письма

• Как писать деловые письма

• Деловые письма по электронной почте

• Цифровой этикет: как стоит и как не стоит вести переписки

Деловыми письмами считаются письма с деловыми целями – например, с целью запроса информации или действий, с целью подготовки и реализации заказа, указания на ошибку, ответа на запрос. Деловая переписка может идти между сотрудниками одной компании и представителями разных фирм, а также просто между гражданами. 

Общий стиль делового письма зависит от отношений между сторонами, от корпоративной этики в компании, темы переписки и других факторов. Но существуют и общие правила.




Общие правила переписки и язык делового письма

Изображение от wirestock на Freepik

Первое правило этикета деловой переписки – краткость. Письмо должно быть лапидарным – то есть максимально коротким, но при этом ясным, содержательным. Язык деловой переписки должен быть простым: эмоции и красноречивые обороты следует оставить для личных разговоров. 

Еще одно важное правило – информативность. Сотрудник, который получает деловое письмо, должен понимать, кто ему пишет, почему и с какой целью. Незнакомого человека стоит коротко ввести в курс дела – представиться, указать, откуда у автора контакты адресата, обозначить тему общения. Письмо, которое подталкивает получателя искать дополнительную информацию, считается проявлением неуважения.

Третье правило деловой переписки – вежливость. Автору не стоит забывать о таких словах, как «спасибо», «прошу Вас», «пожалуйста». Но и перебора с этими фразами допускать не следует. Так, например, в последние годы предложение «Заранее спасибо за ответ!» считается проявлением пассивной агрессии – будто автор не оставляет за адресатом выбора: удовлетворять просьбу или нет. Еще несколько негативных клише «вежливой» деловой переписки – это фразы «доброго времени суток!», «извините за беспокойство», «я вас услышал» и другие. Такие слова не несут содержательного смысла и не выражают уважения к собеседнику. 

Четвертое правило – грамотность. Деловая переписка не терпит орфографических и пунктуационных ошибок. Перед отправлением автору следует перечитать письмо на предмет опечаток, а если он не обладает должной компетентностью – проверить текст по специальным ресурсам, либо призвать к помощи штатного редактора компании. Деловые письма с ошибками расцениваются как удар по имиджу и репутации компании. Получатели подсознательно начинают относиться к неграмотным партнерам предвзято и несерьезно.




Как писать деловые письма

Изображение от jannoon028 на Freepik

Приведем два примера. Ситуация – hr ищет сотрудника на должность редактора и приглашает кандидата на собеседование. Пример первый: 

«Татьяна, здравствуйте! Приглашаем Вас пройти собеседование на должность редактора в нашу компанию. Завтра в 14.00 было бы удобно?

С уважением, Оксана» 

Вроде бы, письмо написано грамотно, вежливо и кратко. Но у Татьяны, которая прочитает это сообщение, сразу возникнет ряд вопросов: «В какую компанию меня приглашают?», «Какие условия мне предлагают?», «Почему спрашивают про время, хотя я еще даже не ознакомилась с вакансией?» Скорее всего, такое письмо вызовет у Татьяны лишь недоверие – и она его проигнорирует.  

А вот другой пример делового письма в такой же ситуации: 

«Татьяна, здравствуйте! Меня зовут Оксана, я hr-менеджер издательства «Компания». 

Наша фирма ищет редактора. Подробнее с вакансией можно ознакомиться здесь.

Я увидела Ваше резюме на сайте «Про Работу» и изучила его. Ваша кандидатура показалась мне перспективной. 

Скажите, Вы сейчас в поиске работы? Могу ли я предложить Вам приехать на собеседование?

С уважением, Оксана Иванова,

hr-менеджер издательства «Компания»

Второй вариант намного лучше! Письмо структурировано, в нем, несмотря на краткость, есть три составляющие – вводная часть, в которой автор представляется, основная часть, в которой описана ситуация, и конкретный вопрос получателю – без требований и ультиматумов. Теперь Татьяна понимает, кто ей пишет, из какой компании и по какой задаче – в письме указана должность отправителя, а также ссылка на вакансию, которую получатель может изучить. Скорее всего, Татьяна с радостью ответит на это письмо.




Деловые письма по электронной почте

Изображение от creativeart на Freepik

Далее поговорим о переписке по электронной почте. Важной составляющей электронного письма является его тема. Тема должна быть, как и само письмо, краткой и информативной, например, «Приглашаем пройти собеседование на должность редактора». При соблюдении краткости в теме письма стоит избегать размытых понятий, например, «Собеседование», «Приглашаем на работу», «Вопрос». Письмо вовсе без темы отправлять некорректно. 

Письмо следует писать с официальной почты компании. Если же сотрудник работает на аутсорсинге и пользуется домашней почтой, то в названии почтового ящика следует отказаться от никнеймов, уменьшительных форм имени отправителя и прочей неофициальной информации. Едва ли получатель серьезно воспримет деловой запрос, пришедший с адреса, например, oksanochka93. 

Деловое письмо по электронной почте должно быть написано единым шрифтом, без использования Caps Lock и других видов выделения информации – если только на это нет крайней необходимости. Текст желательно разбивать на смысловые абзацы. Вся информация, находящаяся в деловом письме, должна быть проверена на актуальность и грамотность. 

В некоторых ситуациях деловые письма требуется писать в соответствии с ГОСТом.




Цифровой этикет: как стоит и как не стоит вести переписки

Изображение от Drazen Zigic на Freepik

В последние годы мы все чаще ведем деловые беседы в мессенджерах. Такие средства связи удобны тем, что дают возможность решить вопрос быстро. Но есть и обратная сторона медали – часто из-за доступности и простоты использования мессенджеров сотрудники нарушают деловой этикет. 

Какие правила следует соблюдать при общении в мессенджерах? 

1.  Отвечать на деловые сообщения стоит максимально оперативно. Если нет возможности ответить на сообщение сразу, то желательно предупредить отправителя, что вы не на связи, например, написать: «Я сейчас на конференции, отвечу ближе к концу дня».  

2.  Если не оговорены другие условия, то вести деловую переписку следует в рабочее время. Не стоит отправлять коллеге несрочный вопрос по работе в 23.00, оправдываясь тем, что получатель «утром прочитает и ответит». Скорее всего, коллега расценит такое действие как неуважение – и будет прав. 

3.  При общении в мессенджерах старайтесь излагать всю суть запроса в одном сообщении. 

4.  Не дублируйте сообщение, если не получили на него ответ. Допустимо напомнить коллеге о том, что он не ответил, например, написать: «Николай, повторяю свой вопрос». 

5.  Если вы используете «голосовые сообщения», то обговорите заранее, удобен ли получателю такой формат. Не начинайте голосовую переписку по собственной инициативе – скорее всего, вы получите ответ: «Не могу послушать, что случилось?» В идеале такой непринужденный стиль общения лучше полностью оставить для бесед с друзьями.  

6.  Если в сообщениях вы указываете ссылку – проверьте, есть ли у получателя доступ. 

7.  В деловых сообщениях с непрямыми коллегами избегайте профессионального сленга, «корпоративных» сокращений и профессионализмов в целом – не каждому будут понятны те термины, которые понятны вам. Если избежать профессионализма не получается – кратко расшифруйте собеседнику суть. 

8.  При деловой переписке следует максимально воздержаться от проявления эмоций – излишнего использования смайликов и восклицательных знаков, применения эмоционально-оценочных слов. 

Здесь мы обозначили лишь основные правила деловой переписки. Все они продиктованы, прежде всего, уважением коллег и партнеров – друг к другу, к рабочему и личному времени, личным границам, – а также вопросами продуктивного и рационального распределения деловых задач.

Этика ведения делового общения, конечно, намного шире, чем та информация, которую мы предоставили в статье. Убедиться в этом можно на нашем онлайн-курсе по новым тенденциям делового общения. Курс расскажет не только о правилах ведения деловой корреспонденции, но и о психологии общения, тактике проведения переговоров. Обучение будет полезно руководителям, менеджерам по работе с клиентами, hr-специалистам и всем, кто хочет профессионального и личного развития.

Основы этикета деловой переписки — Этикет деловой переписки

Профессионалы общаются профессионально, независимо от способа общения. Если вы непревзойденный профессионал, вы знаете, что делать все возможное с каждым прикосновением — это именно то, что вы делаете.

Когда дело доходит до вашей деловой переписки по электронной почте, вам необходимо произвести впечатление, которое может доказать, что вы являетесь заслуживающим доверия профессиональным предприятием. Кроме того, вы хотите, чтобы вас рассматривали как партнера, который сделает общение легким и приятным для ведения бизнеса.

У вас есть только один шанс произвести первое впечатление, бесценное для укрепления доверия и уверенности. Итак, как вы это делаете? Читай дальше.

Вот критические вопросы этикета деловой переписки, которые должны применяться к каждому коммерческому электронному письму. Это вопросы, о которых владельцы бизнеса, их сотрудники и сетевые предприниматели должны знать в своем повседневном онлайн-общении, чтобы обеспечить наилучшие возможные результаты.

Профессиональное поведение на рабочем месте

Использование вашей электронной почты, адреса электронной почты компании или технологий работодателя — серьезная проблема, которую многие недооценивают. Тем не менее, часть ваших должностных обязанностей состоит в том, чтобы не тратить драгоценное рабочее время на отвлекающие факторы.

Например, вы отправляете не связанные с бизнесом электронные письма, шутки, пересылки или комментарии в рабочее время. Подобные действия говорят о непрофессионализме.

Или посещение веб-сайтов, не связанных с вашими должностными обязанностями, будет свидетельствовать об отсутствии уважения к вашему работодателю. В рабочее время не думайте, что у вас есть конфиденциальность при использовании ресурсов и оборудования компании.

Поле «Тема»

Поле «Тема» — это окно в вашу электронную почту. То, что вы вводите в это поле, может определить, откроет ли получатель ваше электронное письмо. Например, на основе запроса через ваш сайт или иным образом новые контакты хотят, чтобы их признали важными и достойными вашего времени, чтобы ответить на их требования.

Визуальные суждения выносятся, когда мы сканируем наши почтовые ящики. Бьюсь об заклад, вы тоже это делаете. Создайте соответствующее поле «Тема:», чтобы не быть ошибочно идентифицированным как спам. Короткая тема, которая ясно указывает, что ваше электронное письмо является ответом на их запрос.

Опечатки, все заглавные или все мелкие буквы могут создать впечатление непрофессионализма. Или что вы можете быть спамером.

Уровень формальности

Избегайте преобладающего предположения, что электронная почта по самой своей природе позволяет вам вести деловую переписку по электронной почте в неформальной обстановке. Только время и усилия по построению отношений определят, когда вы сможете предложить более спокойный тон в деловой электронной почте.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Хорошее эмпирическое правило — всегда общаться так, как если бы ваша электронная почта была на фирменном бланке вашей компании. Это означает черный текст и стандартные шрифты. Никаких сокращений, а также ввод общего количества слов и предложений. (Например, u vs. you.)

В конце концов, это ваш деловой имидж, который вы создаете.

Адресация

Вначале обращайтесь к новым контактам с высочайшим уровнем вежливости: Здравствуйте, мистер Андерсон, дорогая мисс Джонс, доктор Осборн и т. д. В какой-то момент они вполне могут прокомментировать: «Зовите меня Энди» или «Вы можете звать меня Дайан».

Вы также сможете узнать, когда можно вести себя более расслабленно. Опять же, это легко сделать, отметив, как контакты обращаются к вам и как они подписываются.

Большинство деловых людей не возражают против того, чтобы их называли по имени. Однако в глобальной экономике это может быть воспринято как преждевременная вольность в отношениях, если использовать ее слишком рано.

Кому:, От:, СК, Копия Поля

В поле Кому: введите официальное имя контакта. Джон Б. Доу – не Джон Б. Доу или ДЖОН Б. ДОУ. Используйте правильный регистр и знаки препинания.

В поле From : обратите внимание на ваше полное имя. Пример: Джейн А. Джонс. Не: Джейн Джонс или Джейн Джонс. Последние два дают представление об отсутствии образования или ограниченном опыте работы с технологиями.

BCc: используйте это поле , когда отправляете электронное письмо группе контактов, которые не знают друг друга лично. Нарушением конфиденциальности считается перечисление в полях «Копия» или «Кому» адресов электронной почты, которые не знают друг друга или никогда не встречались. Когда вы делаете это, это способствует публикации их адреса электронной почты для незнакомцев.

При налаживании партнерских отношений явное указание адреса электронной почты с группой незнакомцев является тонким признаком того, что отправитель не знает или обеспокоен проблемами конфиденциальности. Какие другие вопросы конфиденциальности вы не уважаете или не понимаете?

Копия: используйте это поле, когда в обсуждении участвует несколько контактов. Все они должны быть на одной странице.

Эти контакты знают друг друга или были представлены друг другу. Поэтому у них не будет проблем с раскрытием своих адресов электронной почты вовлеченным сторонам.

Предположим, вы не уверены, что деловой партнер не будет возражать против того, чтобы его адрес был обнародован. Контактная информация является важным товаром. Тот, кого вы хотите дать понять, вы будете ценить и уважать.

Ответить всем

Используйте эту кнопку с большой осторожностью. Тщательно подумайте, действительно ли «всем» необходимо знать о вашем ответе для ведения бизнеса.

Никогда не используйте эту кнопку для CYA или e-Tattle на сослуживца или коллегу. Этот подход служит только тому, чтобы вы казались мелочными. Не хороший вид.

Форматирование

Воздержитесь от использования форматирования в повседневных деловых сообщениях по электронной почте. Например, не делайте этого при отправке электронной почты с целью получения коммерческой выгоды, если только вы не напечатаете что-то жирным малиновым шрифтом на деловом бланке.

В данном случае меньше значит больше. Вы хотите, чтобы ваше сообщение было донесено без отвлекающего форматирования или ненужных встроенных изображений. Все это может увеличить ваш потенциальный рейтинг спама.

Даже такая простая вещь, как использование другого шрифта, может затруднить чтение ваших электронных писем. Знаете ли вы, что если на другой стороне нет того конкретного шрифта, который вы указали для электронной почты в своей системе, по умолчанию используется шрифт их системы?

Вот почему рекомендуется использовать шрифт по умолчанию, предоставленный вашим программным обеспечением электронной почты. Этот выбор шрифтов основан на том, что является универсальным и удобным для пользователя.

Вложения

Чтобы показать, что вы понимаете, технологии являются частью формирования онлайн-бизнес-партнерства. Например, ошибочный шаг, такой как отправка презентации PowerPoint размером 10 М, которую ваш контакт не запрашивал. Что, если вы заполните их почтовый ящик? А как насчет их ресурсов данных?

Если у них нет PowerPoint, они, вероятно, не смогут открыть файл. Разумно не предполагать, что у ваших потенциальных клиентов есть программное обеспечение или данные, которые есть у вас. Спросите сначала, чтобы подтвердить.

При отправке по электронной почте файла (или комбинации файлов) размером более 500 000 КБ используйте утилиту архивации или сжатия, чтобы минимизировать размер загружаемого файла. Это просто сделать.

Хотите произвести впечатление? Отражайте необычную деловую вежливость, сначала спросив, прежде чем отправлять большие файлы. Вы также можете подтвердить, что у них есть то же программное обеспечение и версия, что и у вас в то время.

Затем спросите, в какое время суток лучше отправлять файл(ы). А потом довести до конца.

Последнее, что вы хотите сделать, это отправлять большие вложения без предупреждения, в выходные или в нерабочее время. Если, конечно, вы не договорились об этом заранее.

Использование предыдущей электронной почты для новой корреспонденции

Чтобы создать ощущение лени, найдите предыдущее электронное письмо от вашего контакта и нажмите «Ответить». Затем продолжайте общаться о чем-то совершенно не относящемся к теме старого письма.

Вы всегда хотите начать новое электронное письмо для новой темы. Возьмите за привычку добавлять свои контакты в адресную книгу, чтобы вы могли создать новое электронное письмо одним щелчком мыши.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Когда текущие разговоры меняют направление, измените поле Тема, чтобы отразить новую направленность темы.

Вниз Редактируйте свои ответы

Не нажимайте ответ, а затем начните печатать. Это называется размещением в топе. Мы хотим отредактировать.

Редактирование вниз — это умение, которое оценят те, с кем вы общаетесь. Это придает ясность вашим сообщениям, показывая вам уважение к их времени.

Вы устраняете беспорядок, удаляя части предыдущего электронного письма, которые больше не относятся к вашему ответу (включая заголовки электронного письма и файлы подписи). Кроме того, редактирование вниз позволяет вам отвечать пункт за пунктом, что поддерживает разговор в нужном русле с меньшим количеством недоразумений.

Общий номер

Здравствуйте, добрый день, спасибо, искренне, с наилучшими пожеланиями. Вступление и подписание, которые являются основным продуктом профессиональных деловых коммуникаций, также должны быть интегрированы в ваши деловые электронные сообщения. В противном случае ваши сообщения могут быть неверно истолкованы как требовательные или краткие.

Всегда добавляйте приветствие и подпись, отображающую ваше имя в каждом электронном письме. Опять же, подумайте о деловом бланке.

Вежливость также требует, чтобы вы приложили усилия для общения как образованный взрослый. Введите полные предложения с правильной структурой предложения. Не все заглавные, не все маленькие.

Правильная расстановка заглавных букв и пунктуация обязательны, чтобы вы выглядели образованным профессионалом. Все заглавные или маленькие буквы попахивают отсутствием образования, техническими/деловыми знаниями или ленью.

Ни один из них не способствует укреплению доверия. Или побуждает других хотеть иметь с вами дело.

Файлы подписи

Файлы подписи должны быть короткими и понятными. Не более 5-6 строк. Мы не хотим, чтобы нас считали эгоцентричными. Поэтому ограничьте свою подпись своим именем, ссылкой на веб-сайт, названием компании, слоганом/предложением или номером телефона.

Вот почему вы включаете ссылку на свой веб-сайт. Получатель может получить всю вашу контактную информацию от A до Z там. Именно для этого создан ваш сайт.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Включайте «HTTPS://» при вводе адреса веб-сайта в сообщениях электронной почты и файле подписи. Это гарантирует, что URL-адрес распознается как интерактивный независимо от программного обеспечения или платформы пользователя.

Оперативно отвечать

Вы должны делать все возможное, чтобы отвечать на ваши деловые сообщения как можно быстрее. Однако не стоит недооценивать эту жизненно важную точку взаимодействия с клиентами.

Не отвечая быстро, вы кажетесь неорганизованным или равнодушным. Хуже того, вы рискуете проиграть своим конкурентам, которые понимают важность того, чтобы выглядеть эффективно и на высоте.

Поднимитесь над большинством

Эти фундаментальные вопросы, несомненно, позволят вашим деловым коммуникациям подняться над большинством, которое не тратит время на то, чтобы понять и освоить эти темы.

Хотя текстовые сообщения — это не электронная почта, у меня есть для вас статья для ознакомления, поскольку все больше и больше деловых людей используют текстовые сообщения в своем деловом общении.
ПРОЧИТАЙТЕ: Этикет делового текстового сообщения: 10 советов для профессионалов

Когда вы устанавливаете новые деловые отношения и укрепляете уже существующие партнерские отношения, уровень профессионализма и вежливости, которые вы демонстрируете в своей деловой переписке по электронной почте, всегда будут привлекать клиентов. Особенно по сравнению с вашими конкурентами, которые могут быть анемичными, неосведомленными или просто ленивыми в этой области.

И это только верхушка айсберга. Ознакомьтесь с моей электронной книгой по этикету деловой электронной почты и правильному использованию технологий, чтобы получить полную информацию, чтобы иметь под рукой справку по мере необходимости. Продажа электронных книг напрямую связана с поддержкой этого веб-сайта.

Независимо от используемого способа общения профессионализм и вежливость никогда не выходят из моды, когда дело касается бизнеса. Вместо этого он идет к вашей прибыли.

15 правил этикета электронной почты, которые вы должны знать

Перейти к разделу

В чем разница между формальными и неформальными электронными письмами?

Что такое электронный этикет и почему он так важен?

15 правил этикета электронной почты

Начните писать с уверенностью

Мы проводим значительную часть нашего рабочего дня в наших почтовых ящиках. В 2022 году средний офисный работник получает примерно 32 электронных письма в день, помимо мгновенных сообщений, конференций и телефонных звонков один на один, а также составления собственных электронных писем.

Много сообщений.

Когда вы чувствуете, что перегружены постоянными сообщениями, вы можете испытать искушение отказаться от правил этикета электронной почты в своих ответах. В любом случае, что одно плохое письмо может сделать с вашей карьерой?

Но вы знаете, что хорошая коммуникация на рабочем месте является важнейшей опорой любого бизнеса. Надежное общение создает прочные связи, которые улучшают эмоциональное благополучие и повышают производительность.

В этом руководстве мы рассмотрим важность соблюдения надлежащих правил этикета электронной почты. Затем мы разберем ситуации, в которых создаются официальные электронные письма или неофициальные сообщения, почему они имеют решающее значение для ваших профессиональных отношений и карьерного роста, а также предложим советы и шаблоны по форматированию и этикету электронной почты.

В чем разница между формальными и неформальными сообщениями электронной почты?

Разница между формальными и неформальными сообщениями электронной почты заключается в получателе. Скорее всего, вы пишете официальные электронные письма коллегам, коллегам, менеджерам или клиентам вежливым, профессиональным языком и соблюдаете лучший этикет электронной почты. Неофициальные электронные письма отправляются друзьям и семье с непринужденным языком, личными анекдотами и небольшими требованиями к структуре или форматированию.

Отслеживание того, что делает электронную почту официальной, не всегда интуитивно понятно. Вот несколько общих правил этикета электронной почты, которые следует помнить при создании неформальной или официальной электронной почты.

Официальные электронные письма

Официальные электронные письма предназначены для профессиональной корреспонденции, отправляемой кому-то, кого мы не знаем лично, коллеге или клиенту, с которым у нас есть деловые отношения или с которым мы пишем впервые. Деловая электронная почта всегда требует хорошего этикета электронной почты, соответствующего форматирования и стилей шаблонов, а также правильного тона.

Вот четыре характеристики официального электронного письма:

1. Структура: Уважение ко времени получателя имеет решающее значение для делового этикета электронной почты. Официальное электронное письмо должно эффективно обобщать информацию и позволять получателю быстро и четко понять причину вашего письма.

Соответствующий формат включает:

• Убрать строку темы
• Приветствие и приветствие по электронной почте
• Краткое сообщение электронной почты
• Закрытие
• Подписать
2. Тон: Язык официальных электронных писем должен быть уважительным, профессиональным и вежливым. Подумайте, как бы вы представили презентацию клиенту или обсудили бы задачу с менеджером. Тот же тон должен применяться к вашему общению по электронной почте.
3. Настройка: Официальные сообщения электронной почты используются в деловых и профессиональных целях. Примеры включают:
• Холодная электронная почта потенциальному клиенту
• Запрос на встречу с менеджером
• После получения предложения о работе
• Обращение за помощью к профессору колледжа

4. Этикет: Наше онлайн-общение является продолжением нас самих и говорит получателю, чего ожидать от продолжения рабочих отношений. Вместо рукопожатий, зрительного контакта, мимики и языка тела, которые мы наблюдаем при личных встречах, официальные электронные письма требуют формулировки, которая свидетельствует о профессионализме. Вам следует избегать использования эмодзи, восклицательных знаков или сокращений, которые могут быть незнакомы получателю.

Неофициальная электронная почта

Неформальная электронная почта используется для личной корреспонденции, отправляемой тем, с кем у нас дружеские отношения, например, друзьям и семье. Личное электронное письмо написано простым и непринужденным языком и может иметь игривый или личный тон. В отличие от профессиональной электронной почты, неформальная электронная почта не имеет формата или шаблонов, которых можно было бы придерживаться.

Официальный шаблон электронной почты должен соответствовать четырем основным правилам:

1. Структура: Нет никакой истинной структуры, которой нужно следовать, так как неформальное электронное письмо может быть быстрым ответом без приветствия или длинным извилистым электронным письмом.
2. Тон: Язык неофициального электронного письма является случайным и может включать шутки, изображения и обмен личной информацией.
3. Настройка: Неофициальная электронная почта используется в личных целях. Примеры включают:
• Приглашение друга на день рождения
• Объявление о новом переезде члену семьи
• Встреча со старым другом

4. Этикет: В неофициальных электронных письмах нет особого этикета — он полностью зависит от типа ваших отношений с получателем.

Что такое электронный этикет и почему он так важен?

Этикет электронной почты — это набор принципов, которые определяют надлежащее деловое общение при переписке с потенциальными и существующими клиентами, деловыми партнерами, коллегами, менеджерами и знакомыми в вашей профессиональной сети.

Прочные коммуникативные навыки помогут вам в профессиональном росте. Пишите с уважением, ясностью и эффективностью, чтобы установить лучшие связи в вашей команде и избежать недопонимания, которое одновременно контрпродуктивно и плохо отражается на вас и вашей организации.

Вот четыре профессиональных преимущества изучения правильного этикета электронной почты:

1. Повышает профессионализм . То, как вы пишете и общаетесь, является отражением того, как вы работаете. Наш стиль общения формирует ожидания относительно того, каково будет работать с нами. Правильный тон, правильная структура и соответствующий язык говорят вашему читателю, что вы заслуживаете доверия, серьезны и профессиональны.
2. Улучшает связь . Здоровое общение является ключом к построению прочных отношений и командной динамики. Четкое, уважительное и эффективное общение улучшит отношения с менеджерами, коллегами или сотрудниками и может улучшить сотрудничество, связь, удержание и креативность.
3. Экономит время. Обучение профессиональному написанию электронных писем избавит вас от писательского ступора, научив вас, что говорить. Меньше времени, потраченного на то, чтобы безучастно смотреть на электронную почту, означает больше времени, потраченного на другие задачи.
4. Избегайте недоразумений. Онлайн-коммуникации противоречат нашей природе. Люди зависят от невербальных сигналов, чтобы понять поведение и намерения другого человека. Написание с правильным языком и тоном позволяет избежать межличностных недоразумений, которые напрягают профессиональные отношения.

15 правил этикета электронной почты

1. Используйте соответствующее приветствие

Важно знать, как профессионально начать электронную почту. Начните электронное письмо с правильного приветствия, которое будет меняться в зависимости от ваших отношений с получателем. Вам не нужно заниматься творчеством. Основные приветствия «Привет» и «Здравствуйте» менее формальны, или вы можете выбрать более традиционное «Уважаемый»: 

Если вы пишете напрямую коллеге или кому-то, с кем у вас дружеские профессиональные отношения, вы можете начать со следующего: «Здравствуйте» или «Привет». Кого-то, кого вы никогда не встречали и с кем у вас не было официальных профессиональных отношений, например, менеджера по найму или нового или потенциального клиента, следует приветствовать словом «Уважаемый».

2. Не допускайте неправильной идентификации или неправильного определения пола

«Уважаемый господин», «Уважаемая госпожа», «Уважаемый господин». или «Дорогая миссис». может непреднамеренно изменить пол и обидеть кого-то. Если вы не знаете, как кто-то предпочитает, чтобы к нему обращались, соблюдайте гендерную нейтральность и используйте его имя или полное имя. Нейтральные приветствия, такие как «Привет», «Привет, ребята» или «Привет еще раз», также позволяют избежать предположений о поле.

3. Добавьте профессиональное приветствие

Сразу к делу не означает, что вы не должны приветствовать кого-либо. Будь проще. Вот несколько приемлемых приветствий:

• Я надеюсь, что это письмо дошло до вас.
• Как дела?

4. Используйте профессиональный адрес электронной почты

Наличие профессионального адреса электронной почты свидетельствует о профессионализме и серьезности. Если вы представляете компанию, всегда используйте электронную почту вашей компании. Если вы фрилансер или подрядчик без профессионального веб-сайта, создайте Gmail со своим полным именем. Оставьте никнеймы для неофициальных писем.

Если вы пересылаете всю свою корреспонденцию в один почтовый ящик, убедитесь, что вы отправляете сообщения с правильного адреса электронной почты.

5. Ответьте на все ваши электронные письма

Если кто-то нашел время, чтобы написать вам, проявите уважение и ответьте. Отзывчивость должна быть главным приоритетом. Выделите время для просмотра электронных писем в начале и в конце дня. Если вы не отвечаете, это не просто неуважение — это, скорее всего, заставит людей считать вас ненадежным и непрофессиональным.

6. Сообщите людям, когда вы недоступны

Если вы собираетесь в отпуск, создайте автоответчик об отсутствии на работе, чтобы управлять ожиданиями людей. Они не подумают, что вы игнорируете их электронные письма, и не расстроятся, если не получат от вас ответа. Будь краток:

• Привет! Я буду отсутствовать на рабочем месте с [дата начала до даты окончания]. Если у вас есть срочные вопросы, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой по [адрес электронной почты]. Спасибо.

7. Дважды подумайте, прежде чем нажимать «ответить всем»

Обратите особое внимание на ветки электронной почты. Когда вы используете кнопку «ответить всем», вы можете отправить электронное письмо получателю, который больше не участвует или хочет быть исключенным из переписки. Дважды проверьте, кому вы отвечаете, прежде чем нажать «Отправить».

8. Слепая копия — ваш лучший друг

Если вы пишете новое электронное письмо многим получателям, используя скрытую копию или скрытую копию, эта функция лучше всего подходит. Добавление адресов электронной почты в поле скрытой копии делает эти адреса невидимыми для других получателей. Это соблюдает конфиденциальность ваших получателей и позволяет избежать нежелательных потоков электронной почты, когда кто-то нажимает «ответить всем».

9. Используйте соответствующие знаки препинания

Использование большого количества тире, точек с запятой или скобок для объяснения ситуации указывает на то, что ваше электронное письмо лучше подходит для телефонного звонка или встречи. Не злоупотребляйте ненужной пунктуацией. Восклицательные знаки подходят для определенных ситуаций, таких как:

• Сообщаем интересные новости
• Поздравить кого-то
• Делимся успехами сложного проекта

Для повседневного разговора придерживайтесь проверенного периода времени и не забывайте, что он должен быть кратким.

10. Избегайте ненужных украшений

Выберите удобный для чтения шрифт и избегайте ненужных украшений, таких как мемы, гифки и смайлики. Они просто будут отвлекать от вашей точки зрения.

11. Сокращение URL-адресов и гиперссылок

Копирование и вставка всей ссылки выглядит неаккуратно и демонстрирует отсутствие внимания к деталям. Всегда сокращайте URL-адреса или гиперссылки поверх текста.

12. Сообщите людям, что вы отправляете вложение

Если вам нужно приложить документ, не забудьте сообщить получателю, что вы отправляете вложение, и дважды проверьте, правильно ли оно работает. Если вы отправляете большой файл через стороннюю платформу, убедитесь, что получатель получил уведомление.

13. Вычитка

Вычитка, чтобы ваше сообщение было ясным, кратким и вежливым. Дважды проверяйте наличие опечаток и грамматических ошибок и всегда запускайте функцию проверки орфографии. Если у вас нет профессиональных навыков редактирования текста, загрузите приложение для проверки грамматики, чтобы убедиться, что вы перечеркнули свои цифровые буквы и расставили точки над i.

14. Правильное написание имени получателя

Неправильное написание чьего-либо имени — быстрый способ произвести плохое первое впечатление. Если его полное имя не указано в адресе электронной почты, проверьте его профиль в LinkedIn или наведите указатель мыши на его адрес электронной почты.

15. Используйте подпись электронной почты

Блок подписи — ценное место для предоставления дополнительной информации о себе и своем бренде. Подходящая для работы подпись электронной почты может включать следующую информацию о вас:

• Полное имя
• Позиция
• Название компании с гиперссылкой на сайт компании
• Дополнительная контактная информация, например номер телефона

Ссылки на соответствующие платформы социальных сетей, такие как LinkedIn. Используйте Instagram и Twitter только в том случае, если вы используете свои учетные записи в социальных сетях для продвижения своего личного бренда.