Электронная деловая переписка. О теме письма

Эта статья о заполнении поля «Тема письма» в электронной деловой переписке.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Простая, казалось бы, вещь. Пишешь партнеру о сроках отправки документов – напиши в теме «О сроках отправки Договора». Пишешь об изменении юридического адреса – напиши в теме «Об изменении юридического адреса». Но, как показывает практика переписки, не все, очевидное для нас, столь же очевидно для других…

На днях моя подруга и коллега (Наташа) в очередной  раз облегченно вздохнула, получив письмо от своего делового партнера. И сказала: «Красота! Не письмо, а песня! Еще не открыла его, а уже знаю, о чем пишет!». А потом добавила: «Да и  отыскать любое из его писем в моем ящике теперь минутное дело!»

«И что в этом особенного?» — справедливо спросите вы. И тогда я расскажу Вам, почему нынешний порядок в переписке с адресатом так радует мою подругу.

Наташа – специалист по работе с клиентами и партнерами в тренинговой компании.

Чуть более 2-х месяцев назад у нее началась переписка с новым деловым партнером компании. (Назовем его «Вася»). В начале предстоящей совместной  работы всегда много вопросов, которые надо обсудить, прояснить, уточнить, закрепить и пр. В день Наташа и Вася обменивались большим количеством сообщений. Но если бы вы заглянули в Наташину папку с входящими письмами и посмотрели на ветку переписки с Васей, то обнаружили бы совершенно незамысловатую картину. Писем много, но вся информация сводится к двум смысловым моментам: в поле «От кого» значится  «Вася», а в поле тема  — «Сотрудничество с Пермью» (Имя Наташиного  делового партнера и название города по понятным причинам мною изменены. Как говорится, всякие совпадения прошу считать случайностью).

Представьте себе ситуацию: первое письмо имеет тему «Сотрудничество с Пермью». Из этого письма Наташа узнает информацию об адресате, о его компании,  знакомится с его  коммерческим предложением. Отвечает. В следующих письмах уточняются детали работы, специфика проведения выездных тренингов, обсуждаются финансовые, организационные аспекты и пр. (В  конце недели в Наташином ящике 17  писем  от Васи). При этом все письма: от первого до последнего — имеют один вариант темы: «Сотрудничество с Пермью». А теперь представьте, что приходится делать, если срочно нужно, например,  найти в этой переписке одно конкретное письмо с конкретной информацией. Как говорится, « и ежу понятно», что  приходится делать:  открывать письма наугад и пытаться  приблизительно вспомнить, в какой из дней недели этот вопрос обсуждался. Говорить о временных затратах, результативности такого поиска и сопутствующих эмоциях не стану. И так все понятно.

Выводы:

1.Помните, что поле «Тема» – важная часть электронного письма.

2.Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно информативной.

Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»

3. По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему (используйте расширение).

Например,

Сотрудничество с Пермью→Сотрудничество с Пермью.Даты→ Сотрудничество с Пермью.Договор

4. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема» достаточно ограничено)

Например,

Сотрудничество с Пермью → Пермь.Даты → Пермь.Договор

5. Если в переписке с деловым партнером/клиентом вы видите, что поле «Тема» заполняется им произвольно/не заполняется вовсе, возьмите инициативу в свои руки и попробуйте один из двух сценариев:

— При ответе корректно меняйте содержание поля «Тема»/сами заполняйте его. Если адресат внимателен, возможно, уже этого действия будет достаточно чтобы привести переписку  в нормальный вид. Если же адресат по-прежнему продолжает (скорее всего, просто по привычке) игнорировать содержимое этого поля – воспользуйтесь другим сценарием (читайте ниже):

— Напишите адресату письмо с просьбой/предложением приблизительно следующего содержания: «Вася, мне очень хочется,  чтобы наша переписка была эффективной и мы могли предельно оперативно решать все наши деловые вопросы. Предлагаю в поле «Тема» сразу указывать  предмет и содержание письма.  Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

Наташа воспользовалась моими советами. И вот уже второй месяц наслаждается прозрачностью и четкостью получаемых писем!

Такого же наслаждения желаю и вам, мои уважаемые читатели!

www.training-partner.ru

Правила деловой переписки по e-mail

Деловые люди в современном мире все меньше уделяют внимание написанным от руки документам и письмам, предпочитая им более удобную и практичную альтернативу – электронную переписку. Она удобна, проста и позволяет сэкономить кучу времени. Однако, желая построить себе репутацию действительно успешного и делового человека, очень важно даже в таком деле как отправка e-mail соблюдать правила деловой переписки. Понятно, что их существует огромное множество, но остановимся на самых главных из них.

Правила деловой переписки: на что надо обратить внимание?

Составляя очередное электронное письмо, адресованное своему деловому партнеру, обратите внимание на то, что:

1. Очень важно указывать тему письма. Прописанная тема e-mail позволит адресату легко выделить его среди множества других и прочитать практически сразу после получения, если оно окажется, тем, что было необходимо. Поэтому не забывайте указывать тему своего послания, отображая ее в наиболее лаконичной форме.
2. Не забывайте о персональном обращении. Как бы это надоедливо не звучало, в очередной раз, отправляя письмо делового характера, обязательно начинайте его с приветствия и персонального обращения к получателю. Личное обращение вызывает доверие, тогда как его отсутствие считается некорректным со стороны отправителя.
3. Излагайте свои мысли лаконично. Несмотря на то, что электронные письма сегодня практически не ограничены в размерах, пишите в письме только краткую суть его обращения. Если же ваше сообщение велико либо представляет собой форму некого документа, прикрепите его к письму в виде отдельно вложенного документа. При этом не забывайте о том, что самым первым следует указывать даты, место встречи либо контакты для обратной связи – это очень ценится среди деловых людей, так как помогает им быстрее сориентироваться и сопоставить свой график с каким-либо новым предложением.
4. Избегайте применения сленга и принятых внутри компании сокращений, если письмо адресовано клиенту либо деловому партнеру. Некоторые слова, англоязычные сокращения и понятные между сотрудниками одной организации условные обозначения значительно сокращают скорость обмена информацией между коллегами, но это никак не относится к тому случаю, когда речь идет об отправке сообщения какому-либо бизнес-партнеру либо клиенту. Составляя подобное письмо, следите за тем, чтобы все слова имели правильное написание, избегайте двусмысленных фраз и наводящих на размышление сокращений.
5. Следите за грамотностью речи. Деловая переписка потому и называется деловой, что предполагает сохранение сухого, делового тона, лишенного эмоциональной окраски. Поэтому, сев за написание делового e-mail откажитесь от чрезмерного применения восклицательных знаков, разнородных шрифтов и тому подобного. Присутствие подобных знаков в письме способно несколько пошатнуть с трудом выстроенную репутацию серьезного делового человека.
6. Заведите для деловой переписки отдельный ящик. Устроившись на новую работу и начав вести диалоги c множеством деловых людей, откажитесь от использования э-мейлов, содержащих в названии всяческие слова по типу konfetka@…, zaya@… и тому подобное. В данном случае более разумно завести отдельный почтовый ящик, название которого не вызовет ни у кого нелепых ассоциаций и тому подобного.
7. Заведите привычку отвечать сразу же после получения важного письма. Как только к вам на почту поступило что-либо важное и играющее для вас решающую роль, старайтесь писать ответ человеку в самые крайние строки. Это позволит вам прослыть весьма активным человеком, отличающимся оперативностью работы.
8. Позаботьтесь о наличии подписи и контактной информации. Сегодня в каждом почтовом ящике есть функция готовой подписи, которую просто необходимо использовать всем тем, кто крутится в деловых кругах. Кроме нее каждое ваше письмо должно сопровождаться контактной информацией, чтобы в случае чего потенциальный клиент или партнер мог запросто вам позвонить и обсудить все интересующее его вопросы. Рядом с именем и контактами также надо правильно указывать название своей должности.
9. Отвечайте в том же письме, что вам прислали, не создавая новый диалог. Если вы будете каждый раз писать ответное письмо, открывая для этого новую тему, это создаст своеобразные трудности для получателя. Последнему будет сложно отследить последовательность получения писем от вашего имени. Лучше всего нажиматься в полученном письме на кнопочку «Ответ» и, тем самым продолжить ранее начатый диалог.

Как видно, правила этики существуют в деловом мире даже касаемо электронной переписки. А потому их надо помнить и использовать на практике. Это позволит зарекомендовать себя в глазах окружающих как надежного и крайне ответственного бизнес-партнера, с которым выгодно вести дела.

Читайте также

Опубликовано: 27.07.2015

dolio.ru

50 золотых правил деловой переписки + чек-лист — Студия Дениса Каплунова

Автор: Денис Каплунов

4143

Письмо, которое вы отправляете от своего имени (или от имени своей компании) — это «точка контакта», формирующая впечатление. Вот и думайте сами, какое впечатление вы желаете о себе сформировать, и что для этого делаете.

Эта статья уже давно напрашивалась. И чем чаще мы в своей работе сталкиваемся с проектами по деловой переписке (например, разработка типовых шаблонов писем), понимаем, что очень мало людей и компаний обращают внимание на (казалось бы) мелочи, имеющие печальные последствия.

В деловой переписке «спрашивают» за каждое слово. Официальное письмо — это документ, а не просто текст.

Существуют разные формы писем деловой переписки. Сейчас мы поговорим о печатных письмах. Думаю, в следующий раз я подготовлю отдельный материал по тонкостям деловой email-переписки, потому что там есть свои специфические моменты.

Перед вами — статья, вошедшая в материалы моей новой книги «Бизнес-копирайтинг», над которой я сейчас очень плотно и тщательно работаю. Желаем приятного чтения и полезного внедрения.

Итак, встречайте 50 золотых правил деловой переписки:

1. Письмо должно отправляться на официальном бланке.
2. Официальные письма не должны быть «креативными».
3. В шапке письма указывайте не только логотип и название компании, но и реквизиты (почтовые — всегда, платежные — при необходимости).
4. Письмо должно иметь четкую и точную дату.
5. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
6. Исходящий номер приветствуется, особенно в «очень официальной» переписке.
7. Если ваше письмо является ответом на письмо получателя — об этом нужно указать в части с исходящим номером (например, «№ _______ от ________ в ответ на письмо № _____ от ________»).
8. Подбирайте хорошо читабельный шрифт, избегайте фрагментов текста в мелком шрифте при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
9. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
10. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
11. Никогда не используйте в тексте письма места для заполнения от руки (например «Уважаемый ______________!»).
12. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
13. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
14. В деловых кругах принято отвечать на официальное письмо в течение 10 дней.
15. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
16. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
17. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», а не на «вы».
18. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
19. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
20. Длинные письма никто читать не любит; если вам нужно отправить большой объем информации — используйте формат: основной текст  (не больше 1,5 страницы) + приложения.
21. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
22. Приветствуется краткий заголовок в начале текста письма (перед обращением и приветствием), сообщающий вкратце цель письма.
23. Классическая структура любого письма предусматривает три элемента: вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
24. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
25. Пишите так, чтобы абзац не превышал 4-5 строк.
26. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — «красную строку» или пустую строку.
27. Перечисления оформляйте в нумерованные и маркированные списки.
28. В печатной официальной переписке не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте его смайликами.
29. В деловых официальных письмах нет места следующим «штучкам»: жаргонизмы, народный сленг, анекдоты (впрочем, любой юмор), пословицы, афоризмы и метафоры.
30. Старайтесь минимизировать количество слов иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
31. Аккуратней с аббревиатурами и сокращениями — они должны быть понятны для получателя.
32. Важную мысль текста выделяйте (полужирный шрифт или подчеркивание) — желательно этим в письме не злоупотреблять.
33. Если вы отвечаете на конкретное письмо, можете цитировать отправителя в своем ответе — это поможет ему вспомнить важные моменты.
34. Никогда не делитесь в письме деликатной информацией — помните, текст случайно может оказаться в руках человека, которому не адресован.
35. Используйте три варианта изложения в письмах — от общего к частному, от частного к общему и хронологический порядок.
36. В конце письма указывайте свою контактную информацию — указывайте данные, по которым вы быстро отвечаете.
37. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
38. В деловой переписке не принято использовать постскриптум.
39. Внимательно проверьте документ на опечатки и ошибки — грустно будет, если маленькая неосторожность будет иметь печальные последствия.
40. Подписывайте текст от имени первых лиц компании (уполномоченных его подписывать).
41. Подпись должна быть «мокрой», никакого факсимиле — и лучше подпишите его синей ручкой: на фоне печатного черного текста она будет смотреться достоверно.
42. Официальное письмо желательно скреплять мокрой печатью (даже если при наличии текста на официальном бланке по законодательству этого не требуется).
43. Нумерация страниц осуществляется в нижнем правом углу.
44. Если к вашему письму имеются приложения — сообщайте о них в главном тексте и обязательно используйте в приложениях названия и точную нумерацию.
45. Распечатывайте документ на хорошей плотной бумаге.
46. Официальные письма распечатываются только на бумаге формата А4; даже если они краткие и запросто помещаются в формате А5 — распечатывайте на А4.
47. Убедитесь, что в принтере достаточно краски для четкой печати — ваше письмо не должно содержать размытость, следы от печати и прочие визуальные признаки неряшливости.
48. Не лишним будем с помощью скрепки присоединить к письму свою визитную карточку, только не забудьте загнуть ее правый верхний уголок — это подскажет, что визитка оставлена лично вами.
49. Маленькая хитрость — вложите документ в фирменный «файлик», так вы сможете к «файлику» приклеить какую-то стороннюю важную информацию; более того, мало кто вообще использует «файл» в конвертах, это покажет вашу заботу.
50. Еще одна маленькая хитрость — попробуйте важное письмо написать «от руки»: гарантируем, вы произведете очень серьезное впечатление, и получатель внимательно ознакомится со всем письмом, а также будет его ставить в пример.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости. Если вас интересуют виды писем деловой переписки, они перечислены в описании предоставляемых нами услуг.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

И маленький бонус для тех, кто внимательно читал эту статью. Предлагаем вам ее в PDF-формате, чтобы вы смогли использовать этот материал в качестве чек-листа.

Качайте, распечатывайте и работайте!

Желаем, чтобы ваши новые письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — делиться «фишками» всегда готова.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

kaplunoff.com

Правила деловой переписки по электронной почте с соискателями

Как вести внутреннюю и внешнюю переписку, соблюдая рамки делового общения? Как составить письменное уведомление об отказе в работе и не нарушить правила деловой переписки по электронной почте? Как вести деловую переписку, читайте в статье.

Из статьи вы узнаете:

Деловая переписка по электронной почте отнимает много времени у HR-специалистов всех рангов. При общении с соискателями по e-mail возникают проблемы с выбором стиля, содержания и оформления письма. Хорошим тоном в HR-среде считается быстрый ответ на любые письменные обращения соискателей: сопроводительные письма к резюме, уточняющие вопросы, а также выполненные тестовые работы.

Этика деловой переписки по электронной почте подразумевает высокую скорость ответа на любые типы писем. Отвечайте на каждое обращение кандидата, старайтесь делать это в течение 1 часа после поступления письма. Правила корпоративной переписки по электронной почте также подразумевают использование форм стандартных писем различного характера. Смотрите видео-инструкцию о современные требования к оформлению организационного-распорядительных документов в «Семинар-Кадры».

Основные правила внутренней переписки по электронной почте

Общаясь с коллегами, подчиненными, руководством, соблюдайте основные правила внутренней переписки по электронной почте. Это позволит сократить время создания исходящих писем и обработки входящей корреспонденции.

Как оформить внутреннее письмо:

1. Укажите тему письма, чтобы облегчить адресату его обработку и сортировку.
2. Обезличенное письмо походит только для обращений «в отдел».
3. Для остальных писем указывайте имя и отчество адресата. Чтобы понять, как обращаться к человеку, изучите подпись в его письме: если там указаны только имя и фамилия, смело обращайтесь по имени, но «на вы».
4. Если вы пишете непосредственному начальству, допустимо только обращение «на вы» по имени и отчеству, если другое не предусмотрено в компании.
5. Даже если вы общаетесь с коллегой или клиентом «без отчеств», не используйте сокращенные варианты имени. «Оль», «Коль», «Наташ» недопустимы в деловой переписке.
6. Начинайте письмо с официального приветствия «Здравствуйте, Анна!», «Добрый день, Виталий Алексеевич!».
7. В поле «кому» отмечайте одного или нескольких адресатов письма, в поле «копия» — получателей, которых нужно держать в курсе.
8. В теле письма используйте стандартные шрифты, не применяйте цветные маркеры для выделения важных на ваш взгляд деталей, делите текст на небольшие абзацы для повышения «читаемости» текста.
9. Во внутренней деловой переписке придерживайтесь двух правил: коротко и содержательно. Ваши коллеги и руководство будут признательны за то, что вы экономите их время.

Как писать от лица компании, читайте в электронном журнале «Директор по персоналу»

Внимательно изучайте правила ведения деловой переписки по электронной почте, принятые в вашей компании, при трудоустройстве. Соблюдайте этикет деловой переписки по электронной почте, чтобы избежать недовольства коллег и руководства.

Как вести переписку с соискателями, клиентами и партнерами компании?

Многие HR-специалисты задаются вопросом, как вести деловую переписку по электронной почте с соискателями. Как отказать соискателю в письме, так чтобы не задеть его чувства и перейти черту, когда отказ могут посчитать дискриминацией? Как отвечать партнерам и клиентам компании: в деловом стиле или можно использовать сокращения, сленг, обращение «на ты»?

Универсальных правил деловой переписки не существует, если только они не предусмотрены внутренним регламентом компании-работодателя. В каждой конкретной ситуации нужно смотреть на то, как пишут вам коллеги, а также изучать стиль общения с клиентами других специалистов.

Деловая переписка: примеры писем для общения по электронной почте

Пишите от лица компании, или группы специалистов, особенно если вам нужно отказать соискателю в трудоустройстве. Используйте общие формулировки.

К сожалению, мы не можем вам сделать предложение о работе сейчас, но в дальнейшем будем рассматривать вашу кандидатуру на свободные вакансии.

Или стандартное:

Спасибо за проявленный интерес к вакансиям компании «МегаСтрой»! В данный момент вакансия закрыта, конкурс завершен. Мы будем держать вас в курсе новых вакансий.

Возможен и персонализированный отказ без указания причин, по которым компания не может принять на работу кандидата. Ниже приведен пример деловой переписки по электронной почте с одним из кандидатов на вакансию компании.

Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!

Благодарим за участие в конкурсе на вакансию «Системный администратор» в компании «Глобус» и интерес, проявленный к нашей вакансии. Мы внимательно рассмотрели Ваше резюме, сопроводительное письмо, портфолио (и далее по списку), но, к сожалению, не готовы в данный момент сделать Вам предложение о работе.

Как пригласить на собеседование и избежать недовольства кандидатов от двухэтапного интервью:

 Здравствуйте, Марина! Спасибо за интерес к вакансии «Менеджер по сопровождению клиентов». Мы изучили Ваше резюме и портфолио и приглашаем на собеседование, которое пройдет в главном офисе компании «ИнвестПроект» по адресу:…

Собеседование на данную вакансию проходит в два этапа:

1. Первая беседа со специалистом по кадрам позволит определить насколько Ваш опыт соответствует требованиям вакансии. Она состоится 15 мая, в кабинете № 555.

Просьба при себе иметь паспорт, или водительские права.

2. Вторая беседа пройдет с руководителем компании. О дате мы сообщим Вам в дополнительном письме в случае успешного прохождения первого этапа отбора.

Если Вы готовы участвовать в двухэтапном конкурсе на данную вакансию, подтвердите свое присутствие на собеседовании 15 мая, в 12:00 в кабинете 555 в ответном письме. С нетерпением ждем Вашего решения.

С помощью такого ответа на отклик соискателя вы сможете сразу отсечь тех специалистов, которые не готовы проходить интервью на условиях компании.

Как составлять различные виды писем, читайте в «Системе Кадры»

Как писать и отвечать на письма партнеров и клиентов компании?

Официальная переписка по электронной почте с партнерами и клиентами компании выстраивается по схемам и алгоритмам, принятым для данного типа корреспонденции. Даже если вы давно знаете клиента или партнера компании, и он обращается к вам «на ты», всегда обращайтесь к клиентам «на вы». Как правило, в крупных компаниях есть внутренняя инструкция, которая включает требования к стилю и оформлению деловой переписки. Правила переписки по электронной почте изучайте в первую очередь. Ниже — стандартный набор правил, который встречается в инструкциях крупных компаний.

Скачайте шаблоны внешних писем компании!

Общие правила внешней переписки по электронной почте

1. Обращайтесь к конкретному человеку, персонализируйте письмо, используйте имя и отчество адресата.
2. Отправляйте письмо в рабочее время, лучшее время — рано утром, в интервале между 08:00-09:00.
3. Не злоупотребляйте флажками: «срочно», «важно», если письмо не относится к разряду важных для адресата.
4. Не используйте постскриптум, заранее тщательно продумайте содержание и структуру письма.
5. Уведомление о прочтении используйте только для писем, которые включают документы на срочное согласование.
6. Недопустимо использовать сленг и все виды сокращений во внешней корпоративной переписке.
7. Общаясь с иностранными клиентами, учитывайте особенности менталитета адресата;
8. Не применяйте фразы «доброго времени суток», «хорошего дня».
9. Не используйте корпоративную почту для личных целей.
10. Не пересылайте внутренние документы компании, в том числе вашу переписку с клиентами, на личную почту.
11. Не обсуждайте подробности переписки с сотрудниками компании, к которым не относится предмет обсуждения.

В ответах на письма клиентов и партнеров компании будьте внимательны и вежливы, проявляйте свою заинтересованность в скорейшем решении задачи. Сохраняйте цепочки писем, задавайте тему цепочек, если отправитель забыл об этом. Правила корпоративной переписки по электронной почте могут включать и правила поведения для переписки по электронной почте. Если в компании существует такой регламент, задача HR-специалистов довести его до каждого нового сотрудника. Для наглядности используйте образец деловой переписки по электронной почте одного из опытных сотрудников компании.

Вывод

Всегда соблюдайте правила корпоративной переписки по электронной почте, чтобы выстроить качественное и быстрое взаимодействие с коллегами и руководством. Применяйте правила деловой переписки по электронной почте, при общении с соискателями на вакантные должности. Следуйте общим правилам делового общения и при большой загруженности используйте шаблоны приглашений, отказов, уведомлений о получении обращения.

www.hr-director.ru

Правила деловой переписки | Статьи

Деловая переписка, будь то электронная или на традиционных бумажных носителях, имеет ряд правил, которых следует придерживаться. От этого во многом зависит не только имидж и профессионализм отдельных сотрудников, но, зачастую, и всей компании. Именно поэтому в данной статье мы обратим подробное внимание на правила деловой переписки.

Из данной статьи вы узнаете:

• какие бывают разновидности деловой переписки;
• основные правила ведения деловой переписки;
• особенности ведения электронной переписки.

Деловая переписка, как правило, необходима в том случае, если партнеры компании (или возможные партнеры) не имеют возможности регулярно общаться вживую или по телефону либо такое общение нецелесообразно. В основном такие проблемы могут возникнуть из-за размещения компаний в разных городах (странах), что говорит о разнице во времени и дороговизне непосредственного общения. Именно поэтому деловая переписка должна быть построена таким образом, чтобы полностью отвечать всем требованиям и не доставлять неудобств обеим сторонам. Давайте рассмотрим, как следует ее организовывать.

Разновидности деловой переписки

Как уже понятно, деловая переписка бывает двух видов: электронная и традиционная бумажная. Электронная деловая переписка имеет ряд неоспоримых преимуществ, главным из которых является возможность ведения ее в режиме онлайн. То есть, в отличие от традиционных писем, электронные письма доставляются в течение считанных минут адресату, что позволяет оперативно получить ответ на интересующий вопрос или решить какую-либо проблему. Однако, вместе с этим, электронная деловая переписка менее надежна, так как известны случаи взламывания корпоративной электронной почты и, соответственно, потери важной информации.

Также подобная проблема может стать причиной разглашения материалов, не предназначенных для этого, что также может привести к потере прибыли или репутации. Поэтому, если деловая переписка содержит важные сведения или документы, то рекомендуем использовать для этого обычные бумажные носители и воспользоваться услугами курьерской доставки.

Деловое письмо: правила оформления и порядок работы

Несмотря на большую популярность электронной переписки, нельзя полностью исключить традиционные бумажные письма. Как правило, многие компании регулярно получают посредством обычной почты письма от контролирующих органов и различных инстанций. Более того, доставка таких документов осуществляется посредством курьера или первым классом. Это гарантирует доставку писем до адресата, что является немаловажным фактором для данной категории деловых писем. Более того, зачастую требуется ответное подтверждение о получении документа.

Основные правила деловой переписки

Следует знать, что каждое письмо должно быть оформлено подобающим образом, независимо от того, оформляется оно в электронном виде или на бумаге. Наилучшим вариантом станет разработка единого фирменного бланка для письма. Такая мера позволит избежать оплошностей и ошибок в ходе оформления письма собственноручно, а также позволит вашим партнерам по переписке выделять и неизменно узнавать письма из вашей организации. Данный бланк должен содержать такие реквизиты, как наименование вашей организации, логотип, контакты и остальные данные по желанию. Как правило, многие компании также указывают такие реквизиты, как ИНН/ОГРН, БИК и ОКПО на случай, если переписка подразумевает денежные переводы.

Классификация деловых писем

Следует отметить, что каждое деловое письмо должно относиться только к одному вопросу, либо к нескольким взаимосвязанным. Каждый отдельный вопрос лучше оформить на отдельном письме, чтобы организация, получившая письма, могла передать соответствующие вопросы компетентным работникам. Такой способ ведения деловой переписки обоснован не только практичностью, но и тем, что у вашей компании складывается образ компетентных профессионалов.

Особенности электронной переписки

Каждый современный офисный работник обязан уметь вести деловую электронную переписку. Способ подачи информации, формулирования мысли и оформления сообщения позволяет сделать заключение о компетентности и уровне общей культуры сотрудника. Более того, неправильное ведение электронной переписки от лица компании может испортить деловой имидж организации или даже стать причиной потери деловых партнеров.

Хранение электронной почты

Подача информации в деловой переписке подчиняется определенным правилам, первое из которых жестко ограничивает объем электронного сообщения. Мысль должна быть изложена максимально коротко, четко и последовательно. Лаконичность и доступность информации при минимальном объеме письма — не просто правило хорошего тона. Такой способ подачи информации наиболее эффективен. Адресат с большей вероятностью внимательно прочитает письмо, укладывающееся в страницу формата А4, чем будет разбираться в многостраничном документе.

www.sekretariat.ru