Порядок проведения совещаний: Порядок проведения совещаний в Росимуществе / КонсультантПлюс

Организация и проведение собраний, совещаний, деловых встреч

Собранием называется обязательное мероприятие, в котором принимают участие все члены какой-либо организации, например, ежегодное собрание акционеров или общее собрание членов кооператива. Порядок проведения собрания регламентируется уставом соответствующей организации, ход собрания и принятые решения фиксируются в специальном документе — протоколе собрания.

В отличие от собрания на совещании присутствует определенный фиксированный круг лиц, как правило, являющиеся представителями различных фирм или подразделений предприятия. Совещания обычно бывают регулярными, собираются в строго опре

деленное время, чаще всего раз в неделю, и предназначены для обсуждения текущих вопросов, хотя могут быть и неплановые совещания, вызванные производственной необходимостью. Ведение протокола совещания не обязательно, однако в конце совещания обычно принимается какое-либо решение.

Деловые встречи делятся на деловые беседы и переговоры. Деловые беседы проводятся в свободной форме, предназначены для обсуждения любых возникших вопросов и не обязательно заканчиваются принятием решения. Переговоры предназначены для решения серьезных вопросов совместной деятельности предприятий, разграничения сфер деятельности, выработки ценовой политики и т.п. Они заканчиваются принятием итоговых документов или устных деклараций.

В силу специфики своей работы любому коммерсанту достаточно часто приходится принимать участие в различных собраниях, совещаниях и деловых встречах, а также самому организовывать эти мероприятия. Необходимо соблюдать установившийся порядок их организации и проведения, т.к. часто от этого зависит успех всей коммерческой работы.

При подготовке собрания, совещания или переговоров необходимо:

1. Выбрать и четко сформулировать повестку дня. В повестке дня может быть два-три главных вопроса и три-четыре мелких. Если главных вопросов мало, то совещание будет протекать неторопливо и займет столько же времени, как и при достаточном их количестве, а при большом количестве вопросов обсуждение станет поверхностным.

2. Определить состав участников (для совещания, переговоров). Исключение составляют производственные совещания, которые проводятся регулярно (обычно один раз в неделю) с постоянным составом участников.

3. Выбрать день и время проведения мероприятия. При проведении переговоров день и время заранее согласовывается со всеми участниками.

4. Оповестить участников о дне и времени проведения. При проведении собрания желательно это сделать за 5—7 дней. О дне и времени проведения производственного совещания оповещают только приглашенных на него лиц, не являющихся постоянными участниками совещания.

5. Установить ожидаемую длительность мероприятия и предупредить об этом участников. Опыт показывает, что объявление времени окончания собрания или совещания сокращает его длительность на 10—15 %.

6. Подготовить основной доклад или сообщение и определить обязательных участников обсуждения. Доклад должен быть конкретным, отражать существо рассматриваемого вопроса, выводы необходимо обосновывать. Многословие и неконкретность доклада или сообщения вызывает безразличие у слушателей.

7. Выбрать и подготовить помещение. Необходимо позаботиться о том, чтобы помещение было достаточно удобным и могло вместить всех участников. Нехватки стульев быть не должно. При организации переговоров на столах перед каждым участником желательно поставить карточку с указанием фамилии, имени, отчества и наименования фирмы, которую он представляет. На столах также должны быть бумага и письменные принадлежности, можно поставить прохладительные напитка. Хорошим тоном считается подать при проведении переговоров чай или кофе с небольшим количеством выпечки.

Начинать работу нужно в точно назначенное время. Задержка начала собрания или совещания обычно приводит к тому, что при проведении следующего участники будут собираться с большим опозданием. Время начала переговоров принято соблюдать неукоснительно всеми сторонами, опоздание на переговоры рассматривается как крайнее неуважение к партнерам и может привести к нежелательным последствиям.

Обстановка во время собрания (совещания) или деловой встречи должна быть доброжелательной. Недопустимы личные выпады по отношению к участникам, выяснение отношений.

Для проведения собрания избирается председатель. Основными обязанностями председателя являются:

следить за регламентом;

объявлять фамилию и должность выступающего, наименование организации, представителем которой он является.

Председатель собрания должен удовлетворять определенным требованиям, основные из которых: компетентность, беспристрастность, умение выражаться четко и ясно и терпимость к чужому мнению. Председатель не имеет права выказывать свое предпочтение тому или иному мнению или участнику собрания, а так же навязывать свое мнение. Свои предложения он должен излагать после всех.

Важным этапом любого собрания или совещания является принятие решения. В такие моменты совещание часто становится беспомощным, как бы теряет энергию. Это происходит потому, что участники не в состоянии осознать, что пора принимать решение, или колеблются, не решаясь сделать выбор. В таких случаях лучше всего выбрать одно предложение и продолжать его рассматривать. Важно не пропустить момент, когда дебаты следует закрыть — тут нужен опыт и умение председателя. Хороший способ — промежуточное голосование. Оно подводит итог очередного этапа дискуссии. Не следует, однако, слишком спешить с окончательным голосованием, т.к. не исключено принятие решения, которое отвергается меньшинством. В этом случае члены меньшинства могут приступить к действиям, доказывающим неправоту большинства, что может привести к возобновлению обсуждения и потере уже достигнутых результатов.

Особый вид совещания представляет собой так называемый «мозговой штурм». Такое совещание проводится в случае, когда необходимо решить сложную проблему, найти выход из запутанной ситуации, принять ответственное решение.

Для проведения такого совещания, прежде всего, необходимо четко сформулировать задачу — только одну, самую сложную или самую важную. Желательно, чтобы в обсуждении принимали участие не более 7-12 человек. Стулья целесообразно расставить по кругу, чтобы не было «галерки» и «президиума». Необходимо жестко определить время обсуждения. Дефицит времени порождает стресс, стимулирующий мозговую деятельность. Оптимальное время такого совещания — около 30 мин. Никто не должен критиковать выдвигаемые предложения. Большинство людей не могут творчески работать в условиях моральной угрозы, если одного одернули, другие будут думать только о том, как бы не показаться глупее всех. В начале обсуждения, как правило, выдвигаются банальные, пустые идеи. Запрет на критику облегчает выдвижение любых идей, среди которых могут оказаться и весьма ценные. Целесообразно отбирать лучшие идеи, а не отбрасывать худшие, то, что показалось непригодным сейчас, может пригодиться впоследствии. Не нужно устанавливать авторства идей — лучшие идеи всегда продукт коллективного творчества.

Когда вроде бы найден выход из сложной ситуации, желательно разделиться на две группы — «сторонников» и «противников» и постараться найти слабые места в разработанном решении.

Окончательное решение необходимо четко сформулировать и записать.

Правила проведения совещаний — Энциклопедия по экономике

Какое из правил проведения совещания является наиболее важным  [c.267]

Улучшение существующих правил и процедур. Большинство организаций может разрабатывать внутренние правила и процедуры таким образом, чтобы они не приводили к возникновению разногласий. Например, в одной из компаний регулярно проводились рабочие совещания инженеров и исследователей. Одни отделы направляли на эти встречи по пять-шесть человек, другие — по одному. На этой почве возник конфликт, так как некоторые подразделения считали такой подход несправедливым. В компании были разработаны специальные правила проведения совещаний и определена численность представителей каждого отдела. Такое решение устроило все конфликтующие стороны.  [c.361]

ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ  [c. 297]

Определив состав участников совещания, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный -спад в понедельник и пятницу.  [c.315]

Руководитель предприятия определяет его структуру, в которую входят основные производственно-технологические производства, цеха, вспомогательное и обслуживающее производства. Функциональные службы (службы персонала, маркетинга, инвестиций, труда, финансов, юридический отдел, пресс-бюро и отдел связей с общественностью) решают поставленные перед ними задачи применительно ко всем участкам деятельности предприятия. В положениях о структурных подразделениях сформулированы их цели (задачи), функции, права и обязанности, взаимоотношения, реже — основания и виды поощрения, а также виды ответственности.

Различные регламентирующие документы касаются организации договорной работы предприятия и соответствующих полномочий служб и специалистов, использования информации, подготовки и оформления документов, принятия решений, проведения совещаний (оперативных, установочных, чрезвычайных, инструктивных), приема сотрудников. Такая юридическая упорядоченность управления позволяет придать ему высокую организованность, ритмичность и четкость.  [c.267]

Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада Прежде чем писать доклад, надо пройти стадию планирования , т.е. определить содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендаций относительно содержания доклада, но в отношении формы — другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.  [c.127]

При проведении совещаний по методу мозговой атаки целесообразно придерживаться ряда формальных правил  [c. 157]

Должностные обязанности. Выполняет справочно-библиографические работы. Составляет рекомендательные списки литературы, указатели, памятки, подготавливает и проводит устные обзоры литературы, ведет индивидуальную информацию специалистов о новой литературе. Разрабатывает проекты правил, инструкций, положений и других документов, регламентирующих информационно-библиографическую работу библиотеки. Принимает участие в научно-методической и исследовательской работе по вопросам информационно-библиографического обслуживания читателей, в организации и проведении совещаний, конференций, семинаров библиотечных работников.  [c.334]

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с указанием места проведения совещания и регистрации участников.  [c.145]

Правила подготовки и проведения совещаний.  [c.39]

Управление — это правила, нормы, принципы, с помощью которых организуется рассматриваемый процесс. Для совещаний таковыми могут быть регламент, очередность обсуждения вопросов, порядок принятия решений (голосование, консенсус и т. п.), нормы общения (официальные, дружеские, и т. д.) и другие регулирующие ход совещания стандарты. Скорее всего в карточке подготовки совещаний отразятся такие аспекты управления, как регламент, выносимые на совещание вопросы, ожидаемые результаты совещания. Обычные нормы проведения совещаний более удобно отразить в стандартах более высокого уровня.  [c.148]

Если в силу ваших должностных обязанностей или по сложившейся в организации традиции вам часто приходится выступать в роли ведущего (см. раздел 6.14) совещания, то, возможно, вам пригодятся следующие правила эффективного проведения совещаний  [c.297]

Внимательно прочитайте предложенные правила Какие из них вы бы дополнили, сделали бы более подробными и точными Возможно, вы могли бы предложить еще какие-нибудь правила, важные для эффективного проведения совещаний  [c.298]

Определитесь с датой, временем и местом проведения совещания. С плановыми совещаниями все просто — обычно они проводятся с определенной периодичностью в одни и те же дни недели, в одно и то же время (например, каждый первый четверг каждого месяца в 16.00). Как правило, сотрудники, чье участие в данных совещаниях обязательно, заранее включают запланированное совещание в свое рабочее расписание, и поэтому никаких проблем в его проведении не возникает.  [c.299]

Соблюдение каких из перечисленных правил организации совещаний дает, по вашему мнению, наибольшую экономию времени при проведении совещания  [c.300]

Какие из перечисленных правил соблюдаются (а какие не соблюдаются) в вашей организации Существуют ли в вашей организации собственные правила (традиции) организации совещаний Какие из этих правил ускоряют, а какие тормозят проведение совещаний  [c.301]

Какие из предложенных правил, по вашему мнению, наиболее способствуют экономии времени руководителя при проведении совещаний  [c.303]

Предложите собственные правила (3—4) проведения совещаний для руководителей, которые позволили бы ему минимизировать затраты времени и сил на это мероприятие  [c. 303]

Это подтверждает принцип Парето (известный также под названием Правило 80/20 ) менеджер был готов принять работу, выполненную на 80%, этого было достаточно для проведения совещания с партнерами. Остальные 20% (если бы стажер настоял на завершении работы) не добавили бы ничего существенного к конечному результату.  [c.16]

Для эффективного проведения совещания можно рекомендовать проект-менеджерам использовать следующие правила  [c.561]

ЭТИКЕТ РЕЧЕВОЙ — правила речевого поведения на службе. Выделяют Э.р. проведения деловых бесед, совещаний, публичных выступлений и написания деловых писем. Включает в себя устойчивые формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, способы аргументации с учетом сложившейся ситуации и т.п.  [c.444]

Демократичный менеджер при проведении деловых совещаний размещается, как правило, в середине групп. Это создает непринужденную обстановку при обсуждении проблем развития организации (рис. 10.1, б).  [c.245]

Как правило, местом проведения значительной части (более 70 %) деловых совещаний является кабинет руководителя организации. Однако заседания лучше созывать в специально оборудованных для этой цели помещениях.  [c.316]

В общей сумме положений и правил саратовской системы, направленных на повышение качества вкладываемого исполнителями труда, ведущее место занимает проведение еженедельных оперативных совещаний у директора института и у начальников отделов и цехов — Дней качества , с помощью которых осуществляется систематический контроль за деятельностью каждого подразделения и каждого исполнителя по повышению качества их работы.  [c.77]

Определение целей относится к этапу планирования работ и повторяет соответствующую процедуру внутрифирменного планирования. Существенным при реализации рассматриваемого метода является эффективность процедуры установления целей каждого руководителя путем детальной структуризации целей предприятия. Базой для структуризации служит цепь команд, определяемая линейными полномочиями руководителей всех рангов. Как и линейные полномочия, цели структурируются сверху вниз от высшего руководства до конкретных исполнителей. Движущей силой этого метода является активное участие в выработке целей руководителей всех уровней иерархии управления предприятием. Участие конкретных руководителей обеспечивается путем обсуждения целей обсуждениях на совещаниях и в процессе личного общения с вышестоящим руководителем. Проведенные исследования показывают, что максимальное участие в выработке собственных целей не всегда имеет место и не всегда приносит положительный эффект. При этом на практике прослеживается тенденция, когда такое участие, как правило,  [c.300]

Проведем небольшой эксперимент. Представьте совещания, регулярно проводимые под вашим председательством, на которые приходят, как правило, одни и те же люди вы вспомните, что каждый человек садится примерно на одно и то же место, причем на любом совещании, даже если место его проведения изменилось. На следующем заседании подстройте так, чтобы ваши сотрудники не смогли сесть на привычные места. Проследите их реакцию. Некоторые испытают крайнюю степень неудобства, некоторые — меньшую, но обязательно один человек, а иногда и больше, выскажут по этому поводу свое замечание. Вот что происходит, когда вы нарушаете границы зоны устойчивости. Дело в том, что, занимая всякий раз то же место, человек изолирует себя от некоторой степени новизны это неизменный час рабочего дня и неизменное рабочее место. Когда человек занимает привычное положение в пространстве и во времени, для него уже нет необходимости принимать какие-то решения.  [c.56]

Если же игра имеет учебные цели, то ведущий на примере проведения игры обобщает правила принятия групповых решений, указывает различные варианты поведений людей в ситуации принятия решения, дать рекомендации по проведению деловых совещаний в условиях реального управления, называет типичные ошибки мышления и поведения людей, проявляющиеся в нестандартных ситуациях и др.  [c.220]

Поясним значение термина ключевой специалист . На Западе этот термин обозначает работника столь высокого уровня профессионализма и умения организовать команду, что приобретение его в штат предприятия позволяет руководству не только закрыть направление деятельности организации, бывшее до этого неблагополучным, но и снять заботу о нем в будущем. По сути дела, в подчинении руководителя высшего звена должны быть такие ключевые специалисты, способные решать самостоятельно вопросы по своим направлениям и умеющие организовать работу подчиненных, а если нужно, то и набрать команду. Задание на привлечение ключевого специалиста дается службе управления персоналом в процессе разработки бизнес-плана, когда определяется наличие таких руководителей-специалистов на имеющихся и разворачивающихся направлениях деятельности. Заполнение вакансии ключевого специалиста связано с длительным временем и большими затратами, как правило, окупаемыми. Информация о профессионалах уровня ключевых специалистов общедоступна, сведения о них имеются в рекрутинговых фирмах, помещаются в печати, являются предметом разговоров бизнесменов. Найм на работу ключевого специалиста расценивается как большой успех службы управления персоналом. В процессе найма активное участие принимает глава фирмы. Так, еще в 30-е годы глава концерна Дженерал Электрик А. Слоун покидал совещания директоров компании ради проведения личной беседы с претендентом на ключевую должность. Ключевой специалист, как правило, получает возможность организовать труд по своему направлению так, как считает нужным, используя имеющийся персонал или набирая новую команду. По его требованию могут быть произведена и структурная перестройка организации. Естественно, что он несет полную ответственность за последствия своих решений. Прогрессивная кадровая политика предприятия способна удовлетворять потребности в ключевых специалистах, в основном за счет собственного персонала.  [c.212]

В распорядке рабочего дня мастера производственного участка в зависимости от специфики производства предусматриваются обход участка, прием и сдача смены, расстановка рабочих ознакомление рабочих со сменным заданием подготовка производства при переходе на изготовление новых изделий и проведении экспериментальных работ контроль за ходом производства и соблюдением правил техники безопасности инструктаж рабочих по выполнению производственных операций и показ работы устранение недостатков, выявленных при обходе инструктаж по технике безопасности выход по вызову на рабочие места для выяснения и устранения неполадок участие в производственных совещаниях вызов на участок работников функциональных служб для устранения неполадок сдача оборудования в ремонт и прием его из ремонта ознакомление новых рабочих с содержанием и условиями труда проверка качества работы и сдача готовой продукции работнику ОТК участие в планировании запуска деталей, (изделий) 1 в производство оформление и сдача нарядов, различных документов.  [c.168]

Рассмотрим подготовку деловых совещаний. Как правило, ее должен непосредственно возглавлять руководитель, организующий заседание. Подготовка включает в себя целую группу действий принятие решения о проведении заседания, определение тематики, задач заседания, приблизительного состава участников, ориентировочной длительности, даты н времени начала заседания, подготовку доклада и проекта решения, подготовку помещения. Действий много, они взаимосвязаны и влияют одно на другое.  [c.11]

Расширение прав коллективов в планировании, в частности изменение системы показателей и оценки их хозяйственной деятельности, может остаться лишь потенциальной возможностью, если не подготовлен должным образом субъективный фактор, если члены коллектива остаются в стороне от новых задач в области планирования. Включение коллектива в работу по совершенствованию планирования, как показывает практика предприятий, участвующих в эксперименте, может быть обеспечено благодаря системе организационных и воспитательных мер, включающих обсуждение этих вопросов на собраниях партийно-хозяйственного актива, проведение инструктивных совещаний-семинаров, организацию специальной учебы секретарей цеховых партийных бюро и идеологического актива, изучение этих вопросов в системе партийной учебы и экономического образования, в школах мастеров и бригадиров, в системе повышения квалификации, совершенствование внутризаводского планирования, уточнение норм, нормативов и показателей и т. п.  [c.135]

В объединении сложились определенные правила подготовки и проведения служебных совещаний. Участники предстоящего совещания заранее информируются о времени его проведения и повестке дня, обеспечиваются основными материалами, предназначенными для обсуждения. Совещание всегда начинается точно в назначенный срок. Продолжительность любого совещания ограничивается одним часом, а в самых редких случаях — полутора часами. Установлено, что через час внимание участников совещания снижается примерно на 20%, а после двух часов — на 30—40%. Поэтому с точки зрения результативности, оказывается, лучше провести два совещания по часу, чем одно продолжительностью два и более часов.  [c.110]

Для выявления проблем, идей и вариантов их реализации при исследовании СУ, а также при дальнейшем их совершенствовании следует привлекать внешних исследователей и специалистов различных отраслей знаний как своего предприятия, так и сторонних организаций. Рациональной формой работы выступает проведение непродолжительных творческих совещаний по обсуждению, как правило, одной из проблем.  [c.197]

Какие из предложенных правил соблюдаются (а какие не соблюдаются) при проведении совещаний в вашей организации Несоблюдение каких правил, по вашемумнению, приводит к наибольшим потерям времени  [c.298]

Для того, чтобы использовать преимущества специализации нужна эффективная интеграция организации. Для интеграции организаций, действующих в устойчивой окружающей среде и использующих технологии массового производства, подходят методы, связанные с разработкой и установлением правил и процедур, иерархическими структурами управления. Организации, действующие в более изменчивой окружающей среде и использующие разнообразные технологические процессы и технологи и выпуска отдельных изделий, зачастую считают более правильным проводить интеграцию путем установления индивидуальных взаимосвязей, организации работы различных комитетов и проведения межотдсль-ских совещаний.  [c.355]

Там же, где они сохраняются, необходимо соблюдать определенные правила их проведения. Круг участников следует ограничить самыми нужными работниками. Несравненно л-ишомпчнсе, когда вдруг в -гюм возникла надобность, дополнительно визваль на совещание предста-  [c.36]

Если понятие этикет» включает в себя обязанности людей по отношению друг к другу, нормы и правила их поведения и общения во всевозможных ситуациях, то понятие служебный этикет» действует в более узкой области — оно определяет нормы и правила поведения и общения людей только на службе. Речевой служебный этикет — это правила речевого поведения на службе. В книге не рассматриваются вопросы этикета проведения деловых бесед, совещаний, публичных выступлений1, а лишь этикет в деловом письме.  [c.93]

РЕГЛАМЕНТ (фр. reglement) -1) правила, устанавливающие и регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль над соблюдением таких правил называется регламентацией 2) назва-  [c. 618]

РЕГЛАМЕНТ (франц. reglement от regie — правило) — 1) правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Например, регламент проведения собраний, совещаний, конференций. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией 2) название некоторых актов международных конгрессов и конференций.  [c.329]

Большое развитие К. н. и т. и. получила в рамках СЭВ. С кон. 50 — нач. 60-х гг. она проводилась на отраслевой основе в соответствующих постоянных комиссиях СЭВ. Дальнейшее развитие сотрудничества и усложнение задач научно-технич. прогресса вызвали необходимость К. н. и т. и. на более широкой основе. Были разработаны сводные перспективные планы К. п. н т. н. сначала на 1964—65, а затем на 1966—70. Сводный план К. н. и т. и. на 1964—65 включал 46 проблем, ок. 160 тем, в разработке к-рых приняли участие ок. 700 псследоват. орг-ций стран СЭВ. Проведение предусмотренных планом исследований дало положит, результаты (был создан ряд уникальных приборов, получены новые лекарств, препараты, удобрения, разработаны новые технологич. процессы и т. д.). Сводный план К. н. и т. и. на 1966—70 включал 8 осн. направлений, 50 крупных проблем, ок. 200 тем фундаментальных н прикладных исследований. В их проведении участвовали исследоват. орг-ции стран СЭВ н Югославии. Наряду со сводным перспективным планом К. н. и т. и. на 1966—70 разработано 16 отраслевых планов К. н. и т. н. по осн. отраслям нар. х-ва. Всего в рамках СЭВ в указанное пятилетие К. н. и т. и. проводилась по 150 проблемам, охватывающим св. 500 тем, в разработке к-рых участвовали сотни исследоват. орг-ций стран СЭВ. Организационным мстодологнч. центром этой деятельности являлась Постоянная комиссия СЭВ по К. н. н т. и. (1962), а затем К-т СЭВ по научно-технпч. сотрудничеству (1971). По координируемым темам выделяются головная орг-ция н институты-соисполнители, к-рые разрабатывают рабочие планы исследований по отд. заданиям темы. Обсуждение хода исследований н обмен опытом проводятся на периодически созываемых научно-координационных совещаниях и симпозиумах. Каждая сторона проводит исследовании, как правило, своими силами, а обмен результатами исследований осуществляется между заинтересованными странами по каналам двустороннего сотрудничества.  [c.264]

Как проводить совещания правильно и эффективно: инструкция и рекомендации

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг

Узнать подробнее

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него. 

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании. 

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа: 

Плановые:

• 5- или 20-минутные планерки. Проводятся каждый день с утра. Руководитель распределяет задачи, обсуждает с сотрудниками результаты проделанной работы.
• Совещания. Проводятся еженедельно или ежемесячно и могут длиться несколько часов. Их цель — найти решение проблемы, разработать новое предложение. Работники заранее знают время и тему. 

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

1. У совещания нет ведущего.

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

1. Совещание без регламента.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением. 

1. Никто не готовился к собранию. 

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

1. Слабый состав. 

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

1. Собрание без плана и цели. 

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали. 

1. Непонятный итог. 

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Читайте также:

Принципы эффективных совещаний 

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры. 

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний 

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

1. Предупредите всех участников о совещании заранее. Можно отправить приглашения с темой и целью собрания. 
2. Выберете комфортное место для совещания. Проверьте температуру воздуха в помещении и насколько хорошо будет видно всех присутствующих. 
3. Составьте вопросы, которые собираетесь обсудить на собрании. Для спорных тем придумайте вопросы, которые направят разговор в нужное русло. 
4. Напишите план-структуру планерки и время на каждое выступление:

• вступление;
• цели и задачи;
• общие вопросы;
• общие результаты работы;
• выступления сотрудников;
• анализ результатов и подведение итогов.

1. Подготовьте необходимые материалы и форму протокола.

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

1. Огласите план собрания. Кратко зачитайте список вопросов, подробности начнутся при обсуждении.
2. Вспомните прошлое собрание. Какие задачи ставились, как идет работа, какие возникают трудности.
3. Начните обсуждение с самых простых задач, постепенно переходя к более сложным.

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

• Не бойтесь простоты. 

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму. 

• Будьте строгими. 

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

• Замечайте трудолюбивых сотрудников. 

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

• Отмечайте достоинства сотрудников.  

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

• Делайте перерывы. 

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

• время собрания;
• перечень задач;
• список исполнителей;
• сроки выполнения заданий;
• подписи участников совещания.

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде. 

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

• Громкие ссоры.  

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

• Страх перед сложной проблемой.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи. 

• Обсуждение одного вопроса слишком затянулось.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему. 

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса. 

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

• роли заранее распределены;
• тема собрания неизменна;
• встреча проходит в одно и то же время.

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

• обучение главных менеджеров;
• решение проблем при поиске новых сотрудников;
• достижения отдела;
• дальнейшее развитие отдела.

Читайте также:

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Коллтрекинг

Покажет, какая реклама приносит звонки, а какая просто тратит бюджет

• Отслеживайте все звонки с сайта с точностью определения источника рекламы выше 96%
• Отслеживайте звонки с оффлайн рекламы и визиток с помощью статических номеров
• Получайте чистый пул номеров, который выделяется именно вашей компании
• Анализируйте подробные отчеты по звонкам: источник перехода, браузер, девайс, гео и другое
• Слушайте записи звонков в удобном плеере для повышения качества работы колл-центра и отдела продаж

Координационные совещания руководителей органов государственной власти Калужской области и территориальных федеральных органов государственной власти по Калужской области

Версия портала для слабовидящих включает в себя: возможность изменения размеров шрифта, выбора цветовой схемы, а также содержит функцию «включить / выключить» изображения.

Посетитель портала может настраивать данные параметры после перехода к версии для слабовидящих.

Используя настройку «Размер шрифта», можно выбрать один из трех предлагаемых размеров шрифта.
При помощи настройки «Цветовая схема» пользователь может установить наиболее удобную для него цветовую схему портала (бело-черная, черно-белая и фиолетово-желтая).

Нажав кнопку «Выкл.» / «Вкл.» можно включить или выключить показ изображений, размещенных на портале. При выключении функции «Изображения», на месте изображений появится альтернативный тест.

Все настройки пользователя автоматически сохраняются в cookie браузера и используются для отображения страниц при каждом визите на сайт, при условии, что посетитель портала не выходил из текущей версии.

По умолчанию выбираются следующие параметры: размер шрифта – 22px, бело-черная цветовая схема и включенные изображения.

Для того чтобы вернуться к обычной версии, необходимо нажать на иконку.

Увеличить размер текста можно воспользовавшись другими способами: 

Включение Экранной лупы Windows: 

1. Через меню Пуск:

Пуск → Все программы → Стандартные → Специальные возможности → Экранная лупа.

2. Через Панель управления:

Панель управления → Специальные возможности → Центр специальных возможностей → Включить экранную лупу.

3. С помощью сочетания клавиш «Windows и ”+”».

Использование сочетания клавиш:

1. В браузерах Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrom, Opera используйте сочетание клавиш Ctrl + «+» (увеличить), Ctrl + «-» (уменьшить).

2. В браузере Safari используйте сочетание клавиш Cmd + «+» (увеличить), Cmd + «-» (уменьшить).

Настройка высокой контрастности на компьютере возможна двумя способами:

1. Через Панель управления:

Пуск → Все программы → Стандартные → Центр специальных возможностей → и выбираете из всех имеющихся возможностей «Настройка высокой контрастности».

2. Использование «горячих клавиш»: 

Shift (слева) + Alt (слева) + Print Screen, одновременно.

 

Типовые ошибки и “узкие места” совещаний

1	Повестка дня определяется (в т.ч., путем импровизации) на месте руководителем совещания	Заблаговременно подготовить и разослать участникам повестку дня совещания
2	Цели совещания не определены или непонятны участникам, неясно, зачем собираться	Уточнить цели конкретного совещания, установить цели совещаний при подготовке регламента или памятки совещаний
3	Повестка дня, отчеты и материалы совещаний отсутствуют или поздно рассылаются участникам	Заблаговременно проверить наличие материалов и их рассылку
4	Перегруженная повестка дня, содержит больше пунктов, чем можно обсудить в заданное время	Сократить повестку дня, при необходимости, провести дополнительное совещание
5	Слишком короткая повестка, содержит мало пунктов для приглашенных участников, для этих вопросов нет необходимости приглашать полный состав участников	Определить ядро постоянных участников совещания и приглашаемых по конкретным вопросам
6	Подготовленность докладчиков и наличие материалов совещания не проверяется	Заблаговременно проверить наличие материалов и готовность докладчиков, вести мониторинг исполнительской дисциплины
7	Не практикуются письменные отчеты по вопросам и поручениям совещания, из-за якобы больших трудозатрат	Письменные (очень краткие) отчеты позволят отойти от зачастую бесплодного разговорного жанра, занимающего почти 100% времени на иных совещаниях и заняться конкретным анализом документов
8	Помещение не заказано или не приспособлено к совещаниям, недостаточно стульев, слабое освещение, плохая акустика, и т. д.	Заблаговременно проверить и обеспечить готовность помещения
9	В помещении отсутствуют или не работают технические средства обеспечения совещаний (проектор, экран, компьютер, микрофон и т.д.)	Заблаговременно проверить и обеспечить готовность технических средств в помещении
10	Для участников совещания не приготовили воды, стаканчики для питья, ручки, бумагу и т.д.	Заблаговременно проверить и обеспечить готовность воды, ручек, бумаги и т.д. Затраты небольшие, а польза большая.
11	Внешние участники не предупреждены заранее, порядок прохода в организацию неизвестен, пропуска не заказаны и т.д.	Заблаговременно проверить состояние с пропусками и встречающими
12	В одной повестке дня замешиваются стратегические и проблемные вопросы, требующие хорошей подготовки и обсуждения, вместе с проходными, рабочими пунктами, что снижает концентрацию участников	Следует разделить зоны рассмотрения вопросов по уровням иерархии управления компании, а также стремиться разделить по разным совещаниям проблемные вопросы от текущих
13	Руководитель не проверил готовность и не переговорил с ключевыми докладчиками до совещания	Переговорить с ключевыми докладчиками, снизить возможность появления «неожиданностей» в обсуждении вопросов и принятии решений
14	Повестка дня не привязана к планам и актуальным проблемам организации	Формировать повестку дня исходя из планов компании и важных текущих вопросов
15	Повестка дня не структурирована по важности вопросов или по их длительности или по другим признакам	Структурировать типовую повестку дня на этапе организации совещаний с уточнениями при подготовке
16	На совещание приглашается слишком мало (много) участников	Определить ядро постоянных участников совещания и круг приглашаемых по конкретным вопросам
17	Не заданы ограничения на общую продолжительность совещания и на время выступления с докладами и прениями	Задать в регламенте (памятке), напомнить об этом перед совещанием, четко соблюдать по ходу
18	Иногда считают, что включить вопрос в повестку дня совещаний – значит затянуть важное решение. Они предпочитают действовать в обход совещания для решения «своих» вопросов	Не следует действовать в обход совещания ради некоторой экономии времени, надо соблюдать порядок формирования повестки дня совещаний
19	Назначенное совещание вдруг отменяется без объяснения причин	Выдерживать план-график совещаний, всегда пояснять основания для отмены совещания и принести извинения участникам

О проведении зональных совещаний по вопросам реализации законодательства о контрактной системе в сфере закупок

В целях реализации поручения главы администрации (губернатора) Краснодарского края В.И. Кондратьева, данного на расширенном планерном совещании 4 февраля 2019 г., департаментом по регулированию контрактной системы Краснодарского края совместно с министерством экономики Краснодарского края и Краснодарским УФАС России проводятся зональные совещания по вопросам реализации законодательства о контрактной системе в сфере закупок, развития конкуренции и внедрения внутреннего контроля соблюдения антимонопольного законодательства, законодательства, регулирующего закупочную деятельность (комплаенс).

В рамках данного совещания принимают участие следующие лица:

Тихенький Олег Леонидович – руководитель Краснодарского УФАС России с докладом на тему: «О практике применения Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и внедрение антимонопольного комплаенса органами местного самоуправления Краснодарского края»;

Новикова Елена Петровна – начальник отдела развития отраслей экономики и конкуренции министерства экономики Краснодарского края с докладом на тему: «Создание системы внутреннего обеспечения соответствия требованиям антимонопольного законодательства (комплаенса) в Краснодарском крае»;

Миланович Андрей Владимирович – руководитель департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края с докладом на тему: «Основные тенденции развития контрактной системы Краснодарского края»;

Семенюк Василий Николаевич – заместитель руководителя департамента по регулированию контрактной системы Краснодарского края с докладом на тему: «Модернизация и совершенствование системы закупок в Краснодарском крае».

29.03.2019 в городе Славянск-на-Кубани

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: Темрюкский, Красноармейский и Калининский районы.

10.04.2019 в городе-герое Новороссийск

В мероприятии приняли участие заказчики городов-курортов Геленджик и Анапа.

17.05.2019 в городе Армавир

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: город Армавир, Гулькевичский, Курганинский, Новокубанский, Успенский, Лабинский, Отрадненский, Мостовской районы.

19.06.2019 в станице Каневской

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: Брюховецкий, Ейский, Каневской, Крыловский, Кущевский, Ленинградский, Приморско-Ахтарский, Староминский, Щербиновский районы.

15.08.2019 в городе Сочи

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: город-курорт Сочи и Туапсинский район.

28.11.2019 в городе Тихорецк

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: Белоглинский, Выселковский, Кавказский, Кореновский, Новопокровский, Павловский, Тбилисский, Тимашевский и Тихорецкий районы.

24 декабря 2019 года в городе Краснодар прошло зональное совещание по вопросам реализации законодательства о контрактной системе в сфере закупок

В мероприятии приняли участие заказчики следующих муниципальных образований: Абинского, Апшеронского, Белореченского, Динского, Крымского, Северского, Усть-Лабинского районов, а также городов Краснодар и Горячий Ключ.

Путин раскрыл новый порядок совещаний по оборонно-промышленному комплексу — РБК

Президент России Владимир Путин на первом из традиционной серии совещаний по военной тематике заявил, что с этого года порядок проведения подобных мероприятий будет изменен, передает корреспондент РБК.

«Теперь вся серия совещаний будет посвящена определенному виду или роду войск вооруженных сил», — сказал президент.

По его словам, накануне таких рабочих встреч он вместе с руководством Минобороны будет посещать соответствующие воинские части и полигоны, а также предприятия Военно-промышленного комплекса (ВПК), где производится основная военная продукция для данного вида или рода войск.

Путин потребовал прорывных технологий в ОПК после выхода США из ДРСМД

«Это нам позволит глубже погрузиться в вопросы оснащения армии и флота по отдельным направлениям. Это будет касаться и производства необходимой техники, и принятия ее на вооружение, подготовки личного состава и инфраструктуры для того, чтобы не простаивала, а была использована максимально эффективно», — пояснил Путин.

Организация встречи – Skillmaker

Опубликовано SkillMaker в августе 2013 г.

Подготовка к собранию – это то, что необходимо сделать до того, как собрание состоится, чтобы гарантировать, что собрание может состояться, что все участники смогут присутствовать и что все ресурсы, необходимые для встреча доступна.

Как организовать встречу?

Подготовка к встрече похожа на подготовку к вечеринке. Вы бы не стали устраивать вечеринку, не приняв соответствующие меры заранее, так зачем же вам думать о встрече, не подготовившись к ней? Если вы подготовитесь к вечеринке заранее, то у вас будет меньше шансов получить неприятные сюрпризы; то же самое верно и для встречи.

Какова цель организации встречи?

Очень важно правильно организовать встречу, потому что если вы не сделаете правильную подготовку к встрече, может произойти что-то, что помешает проведению встречи, как планировалось.Например, если вы не обеспечили наличие проектора в комнате для совещаний, участник не сможет провести свою презентацию. Неспособность принять надлежащие меры может означать, что необходимо запланировать вторую встречу в дополнение к первой.

Какие существуют виды организации встречи?

Место – Место, где будет проходить собрание.
Участники — кто будет приглашен на собрание.
Оборудование. Нужны ли вообще какие-либо предметы специального оборудования в рамках собрания?
Повестка дня. Важно составить повестку дня перед собранием, чтобы убедиться, что собрание имеет соответствующую структуру.

Что связано с организацией встречи?

На начальном этапе подготовки к встрече решается, кто на ней будет присутствовать. Как только вы узнаете, кто планирует присутствовать, можно организовать достаточно большое пространство, чтобы вместить всех. Как только это будет сделано, вы можете сообщить участникам о месте встречи. Расположите любое специальное оборудование после того, как вы организовали место проведения. Если вы договариваетесь о встрече, рекомендуется прибыть на место заранее, чтобы убедиться, что все организовано правильно.В то время как некоторые встречи организуются самими участниками, многие крупные компании нанимают кого-то, кто организует их.

Где подготовка к встрече вписывается в процесс встречи?

Подготовка к собранию является важной частью процесса планирования, связанного с собранием. Перед собранием необходимо тщательно подготовиться, чтобы оно прошло гладко.

Как организация собрания влияет на участников?

Дата и место встречи могут повлиять на то, смогут ли они присутствовать на ней или нет.При планировании встречи важно учитывать потребности всех участников (включая физические потребности в случае участников с ограниченными возможностями), потому что это может повлиять на то, смогут ли они присутствовать на ней. Важно сделать встречу достаточно короткой, чтобы участники захотели ее посетить.

Какие термины используются при определении порядка проведения собрания?

Время – в какое время будет встреча.
Предполагаемая продолжительность — ожидаемая продолжительность.
Место проведения – Место проведения собрания.
Количество участников — сколько человек ожидается на собрании.
Кейтеринг – нужны ли еда и напитки.
Повестка дня – Что будет обсуждаться на собрании.

Где я могу найти дополнительную информацию о подготовке к встрече?

http://www.ehow.com/how_6600645_arrange-business-meeting.html

http://www.jobs.ac.uk/careers-advice/managing-your-career/844/holding-a-successful-business-meeting/

http://качество.wisc.edu/эффективные встречи-before.htm

Организация комнаты для успешной встречи

Подготовка комнаты для успешной встречи

Важная роль председателя комитета или фасилитатора заключается в обеспечении того, чтобы все присутствующие имели возможность участвовать в обсуждениях. Это означает возможность видеть и слышать друг друга. Некоторые условия помещения облегчают общение и взаимодействие больше, чем другие.

Для небольших групп идеальна форма в форме буквы «U» или открытый квадрат — каждый может видеть всех остальных, а форма сама по себе предполагает взаимодействие и равное участие. Однако те же формы могут быть смертельными, когда группы превышают 20 или около того. Внезапно огромное пустое пространство посередине зияет. Каждая сторона буквы «U» или квадрата становится настолько длинной, что люди на самом деле находятся довольно далеко друг от друга, что затрудняет слышимость и видимость других.По иронии судьбы, та же самая форма, которая создает такую ​​теплую атмосферу для небольших групп, становится контрпродуктивной для больших групп

.

Для групп более 20 человек рассмотрите расстановку столов и стульев елочкой по 4 или 5 человек за каждым. Эти механизмы позволяют людям легко видеть и взаимодействовать с другими не только за своим столом, но и за столами вокруг них. Имейте столько столов, сколько требуется, чтобы никто не сидел под неудобным углом и не видел, что происходит впереди.

Решения комитета часто выигрывают от обсуждения в небольшой группе, прежде чем группа в целом примет решение. Заранее подумайте, нужны ли отдельные комнаты отдыха. Если комната большая, участники могут рассредоточиться, переставив свои стулья в разные углы. Если нет места, чтобы рассредоточиться, уровень шума может сделать практически невозможным для групп выполнять свою работу. Этот уровень шума особенно неудобен для участников со слуховыми аппаратами.

---

Как ни странно, та же форма, которая создает такую ​​теплую атмосферу для небольших групп, становится контрпродуктивной для больших групп.

---

Комната для отдыха не обязательно должна быть еще одной формальной комнатой для совещаний. Размышляя об альтернативах, подумайте о том, чтобы группы выходили на работу на улицу, если позволяет погода. Могут быть лаунж-зоны или вестибюли, куда небольшие группы могут пойти для своей работы. На одной памятной встрече в холле, примыкающем к дамской комнате, собралась небольшая группа! Суть в том, чтобы заранее продумать, какое пространство требуется для выполнения работы.

Контрольный список для планирования вашей следующей большой встречи

Теоретически все понимают, что подготовка может решить важную встречу или разрушить ее. Чем больше работы вы сделаете до того, как войдете в комнату, тем продуктивнее и эффективнее вы будете. Но у кого есть время правильно подготовиться? Наш контрольный список позволяет быстро и легко подготовиться к собранию — обязательно распечатайте его или сохраните на потом.Каждый шаг более подробно описан ниже. Использование контрольного списка и принципов, лежащих в его основе, гарантирует, что вы рассмотрели все свои основы и что вы не будете тратить ничье время (включая свое собственное).

Определите цель встречи

Вам нужно принять решение, решить проблему, сплотить войска или сообщить вашей команде о новой инициативе? Уточнение цели вашей встречи — это первый и самый важный шаг планирования, от него будут зависеть все остальные элементы вашей подготовки.

Убедитесь, что вам действительно нужна встреча

Не навязывайте еще одну встречу , не подумав сначала о других способах достижения цели. Лучше не встречаться, если:

• у вас нет времени на подготовку
• другой способ связи будет работать так же хорошо
• вы имеете дело с деликатной темой или кадровым вопросом, который лучше решить один на один
• вам необходимо запросить мнения ряда лиц

Разработка предварительной повестки дня

Выложить последовательность для встречи.Запланируйте время для краткого введения, чтобы обеспечить контекст, и для обсуждения следующих шагов в конце. Решите, сколько времени посвятить каждому пункту и в каком порядке имеет смысл. Чем дольше ваша встреча, тем сложнее людям будет оставаться сосредоточенными, поэтому разумно недооценивать, сколько ваша группа может охватить за отведенное время.

Дополнительное чтение

Выберите правильных участников

Подумайте, кто может помочь вам в достижении цели и на кого повлияет результат встречи. Определите ключевых лиц, принимающих решения, людей, которые осведомлены (или заинтересованы) в рассматриваемой теме, тех, кто должен быть проинформирован для выполнения своей работы, и всех, кто будет обязан выполнять принятые решения. Как насчет размера? Совещания по решению проблем должны быть небольшими (около 8 человек). Привлеките больше людей для мозгового штурма (до 18 человек). Если вы предоставляете обновления или собираете войска, будьте настолько инклюзивными, насколько вы хотите. Но помните: время – деньги. Помните о волновых эффектах, которые ваша встреча может оказать на время людей в организации, и приглашайте только тех, кто абсолютно необходим.

Назначение ролей участникам

Предоставление участникам определенной роли может повысить концентрацию и вовлеченность. Рассмотрим следующие роли:

• Фасилитатор направляет обсуждение, следя за тем, чтобы обсуждались все стороны проблемы (это хорошая работа для тех, кто развивает лидерские качества и практикует нейтралитет).
• Писец записывает ключевые идеи и решения и раздает заметки (это дает застенчивым людям возможность участвовать.)
• Хронометраж помогает эффективно вести обсуждение.
• Участник поддерживает живое обсуждение и поддерживает его в нужном русле.
• Эксперт делится знаниями по конкретным вопросам. Одно преимущество: вы можете попросить эксперта присутствовать только на части собрания, сосредоточив внимание на его вкладе.

Решите, где и когда провести встречу и подтвердите наличие места

Конференц-зал помогает задать тон.Хотите, чтобы ваша встреча была неформальной и интимной? Выберите небольшую комнату и расставьте стулья по кругу. Формально и строго? Лучше всего подойдет конференц-зал. Будут ли участники присутствовать виртуально? Убедитесь, что ваше оборудование позволяет всем слышать, участвовать или видеть людей в комнате (при использовании видеоконференции).

Направить приглашение и предварительную повестку дня ключевым участникам и заинтересованным сторонам

Убедитесь, что участники знают цель собрания.Подумайте о том, чтобы отправить личное приглашение в дополнение к приглашению из календаря или лично пообщаться с приглашенным, если есть шанс, что приглашение останется незамеченным, или если вы хотите убедиться, что ключевой участник примет участие.

Присылайте любые отчеты, предварительное чтение или запросы материалов, которые могут потребовать подготовки от участников

Разошлите все материалы для предварительного чтения за день или два до встречи и дайте понять, что участники должны ознакомиться с материалами до их прибытия.Кроме того, будьте готовы выделить ключевые выводы из чтения для тех, кто не успел их выполнить.

Определите процесс принятия решений, который будет использоваться на собрании

Заранее выберите способ принятия решения, чтобы уходить со встречи с четким исходом.

• Голос большинства позволяет услышать каждый голос и обычно считается справедливым, но имейте в виду, что некоторым может быть трудно публично заявить о своем мнении.
• Групповой консенсус позволяет участникам делиться своим опытом и повышает шансы на участие всех сторон.
• Выбор лидера обычно является самым быстрым способом, поэтому он наиболее уместен в кризисной ситуации. Есть риск, что некоторые идеи останутся неуслышанными. В результате вам, возможно, придется приложить больше усилий, чтобы привлечь скептиков, особенно во время реализации.

 Определение, размещение и тестирование любого необходимого оборудования

Решите, будете ли вы использовать инструменты для совместной работы или повышения производительности (например, GoogleDocs, службу совместного использования экрана или устройство для записи звука) во время совещания.Подтвердите и проверьте помещение для встречи и заблаговременно настройте или протестируйте необходимое оборудование. Этот шаг кажется простым, но иногда трудно найти время для логистических деталей, и вы не хотите тратить впустую ни одну из ваших тщательно спланированных проблем с технологией устранения неполадок. Если у вас возникли трудности, попросите помощи у коллеги, который уже использовал это оборудование (или наймите представителя ИТ-службы).

Доработать повестку дня и разослать ее всем участникам

Если повестка дня изменилась, раздайте окончательный вариант участникам.Убедитесь, что вы готовы вести обсуждение по каждому пункту повестки дня или что вы назначили пункты соответствующим участникам.

При необходимости свяжитесь с приглашенными лично

Свяжитесь с людьми, которые не ответили на ваше приглашение или которым необходимо присутствовать в комнате, чтобы провести продуктивную встречу. Если вы распределили роли, убедитесь, что участники понимают, какую роль они будут играть.

Подготовьтесь

Вы разработали и отрепетировали свою презентацию, распечатали раздаточные материалы и позаботились о любых других деталях в последнюю минуту? Выполнение работы по подготовке повысит вашу уверенность и настроит вас на успешную встречу.

 

Эта статья была адаптирована из книги «Выполнение совещаний» (20-минутная серия для менеджеров).

Примеры положений об организации собраний | Law Insider

Связанный с

Соглашением о собрании

Соглашение о голосовании (a) Акционер соглашается с тем, что в течение срока действия настоящего Соглашения на любом собрании акционеров Компании («Собрание акционеров Компании» ), как бы оно ни было созвано, и при каждом его переносе или отсрочке он, она или оно должны (i) присутствовать на собрании или иным образом обеспечивать, чтобы его, ее или ее акции учитывались как присутствующие на нем для целей установления кворума, ( ii) голосовать или оформлять согласие в отношении его, ее или ее Акций, или обеспечивать голосование по его, ее или ее Акциям, или согласие на исполнение в отношении них, в пользу одобрения и принятия Соглашения о слиянии (включая любое пересмотренное или измененное Соглашение о слиянии между Материнской компанией, Слияющей дочерней компанией и Компанией, утвержденное Советом директоров Компании), и любые действия, необходимые для его реализации, и (iii) голосовать или оформлять согласия в отношении его, ее или его акции или кау поставить его, ее или ее Акции на голосование или дать согласие на исполнение в отношении них против (A) любого предложения или предложения, будь то в письменной или иной форме, от любой Третьей стороны о приобретении бенефициарного права (как определено в Правиле 13d- 3 в соответствии с Законом о фондовых биржах от 1934 г. с поправками («Закон о биржах»)) всех или более 15% активов Компании или 15% или более любого класса долевых ценных бумаг Компании в результате слияния , консолидация или другое объединение бизнеса, продажа акций, продажа активов, тендерное предложение, предложение обмена или аналогичная сделка или серия связанных сделок, структура которых позволяет такой Третьей стороне приобретать бенефициарное владение более чем 15% акций активы Компании, или 15% или более любого класса долевых ценных бумаг в Компании (каждая из которых «Конкурирующая сделка») или (B) любое изменение Свидетельства о регистрации Компании или Устава Компании или другое предложение, действие или транзакция с участием Компании или любого f Акционеры Компании, изменение или другое предложение, действие или сделка которых, как можно разумно ожидать, предотвратят, существенно затруднят или задержат выполнение Предложения, Слияния или других сделок, предусмотренных Соглашением о слиянии, или завершение сделок, предусмотренных настоящего Соглашения или лишить Материнскую компанию какой-либо существенной части выгод, которые Материнская компания ожидает получить от реализации Предложения, Слияния или других сделок, предусмотренных Соглашением о слиянии или настоящим Соглашением, или изменить каким-либо образом право голоса Обыкновенные акции Компании (совместно именуемые «Разочаровывающие сделки»), предоставленные Акционерам Компании (независимо от любой рекомендации Совета директоров Компании) или в отношении которых запрашивается голосование или согласие Акционера.

Механизмы отчетности 3. Государства будут ежегодно отчитываться о согласованных этапах в ходе действия настоящего Соглашения, как указано в Части 4 – Основные этапы проекта, отчетность и платежи.

Банковские соглашения Банковская деятельность Корпорации или любая ее часть, включая, помимо прочего, заимствование денег и предоставление обеспечения по ним, должна осуществляться с такими банками, трастовыми компаниями или другими юридическими лицами или организациями, как может время от времени назначаться советом или под его руководством.Такие банковские операции или любая их часть должны осуществляться в соответствии с такими соглашениями, инструкциями и делегированием полномочий, которые совет может время от времени предписывать или разрешать резолюцией.

Договоры аренды В течение срока действия настоящего Соглашения Продавец не будет заключать какие-либо договоры аренды, затрагивающие Имущество, или изменять или дополнять в любом существенном отношении или расторгать любой из существующих договоров аренды без предварительного письменного согласия Покупателя в каждом случае, в таком согласии не может быть необоснованно отказано, отсрочено или обусловлено, и которое считается предоставленным, если в нем не будет отказано посредством письменного уведомления Продавца в течение пяти (5) рабочих дней после получения Покупателем письменного запроса Продавца, каждый из которых должен сопровождаться копия любой предлагаемой модификации или поправки к существующему договору аренды или любому новому договору аренды, который Продавец желает заключить в период между Датой вступления в силу и Датой закрытия, включая, помимо прочего, описание любых Расходов на поощрение арендатора и комиссий по аренде, связанных с любым предлагаемым продлением или расширения существующего договора аренды или с любым таким новым договором аренды. Если Покупатель не уведомляет Продавца в письменной форме о своем одобрении или неутверждении в течение указанных пяти (5) рабочих дней, такой отказ Покупателя считается согласием Покупателя. При закрытии Покупатель возмещает Продавцу любые Затраты на привлечение арендатора или комиссионные за аренду, фактически понесенные Продавцом в связи с продлением или расширением любого существующего Договора аренды или нового Договора аренды, утвержденного (или считающегося одобренным) Покупателем в соответствии с настоящим Соглашением после Даты вступления в силу.

Заключительные соглашения Если каждый из Продавца и Покупателя нанимает юриста для заключения Соглашения о купле-продаже имущества, и если сделка будет завершена путем электронной регистрации в соответствии с Частью III Закона о реформе земельной регистрации, R .ТАК. 1990 г., глава L4 и Закон об электронной регистрации, S.O. 1991, Глава 44 и любые поправки к нему, Продавец и Покупатель признают и соглашаются с тем, что обмен закрывающими средствами, незарегистрированными документами и другими предметами («Необходимые поставки») и их передача Продавцу и Покупателю будет ( ) не происходить одновременно с регистрацией передачи/документа (и любых других документов, которые должны быть зарегистрированы в связи с завершением этой сделки) и (b) подчиняться условиям, согласно которым юрист(ы), получающие любое из Необходимые поставки должны будут храниться в доверительном управлении и не выдаваться, кроме как в соответствии с условиями соглашения о регистрации документов между указанными юристами. Продавец и Покупатель безоговорочно предписывают указанным юристам соблюдать соглашение о регистрации документов, которое время от времени рекомендуется Юридическим обществом Верхней Канады. Если иное не согласовано с юристами, такой обмен Необходимыми поставками будет происходить в соответствующем Управлении прав собственности на землю или в другом месте, приемлемом для обоих юристов.

Консультации по вопросам управления и распределения 4.1 Консультации и меры по управлению. В соответствии с требованиями применимого законодательства, которое время от времени действует, Доверительные собственники могут по своему усмотрению время от времени заключать договоры на консультационные, административные или управленческие услуги (включая, в каждом случае, один или несколько субконсультационных, субадминистративных или контракты на субуправление), в соответствии с которыми другая сторона любого такого контракта обязуется предоставлять Доверительным собственникам такие консультационные, административные и управленческие услуги в отношении Траста, которые Доверительные управляющие время от времени сочтут желательными, и все на таких условиях. как Попечители могут по своему усмотрению определить.Несмотря на какие-либо положения настоящей Декларации, Доверительные управляющие могут уполномочить любого советника, администратора или менеджера (в соответствии с такими общими или конкретными инструкциями, которые могут время от времени приниматься Доверительными управляющими) осуществлять инвестиционные операции в отношении активов от имени Доверительных управляющих для в полном объеме полномочий Доверенных лиц для осуществления таких сделок или может уполномочить любого должностного лица, сотрудника или Доверительного управляющего осуществлять такие сделки в соответствии с рекомендациями любого такого советника, администратора или менеджера (и все это без дальнейших действий со стороны Доверительных собственников).Любая такая инвестиционная сделка считается одобренной всеми Доверительными управляющими.

Финансовые соглашения (a) Собственник получит Ссуду на Проект, которая должна быть достаточной, вместе с долевыми взносами Собственника, для оплаты полной суммы затрат на строительство Проекта в соответствии с бюджетом развития. Владелец и Застройщик также исходят из того, что Недвижимость и Проект вместе со всеми приспособлениями, мебелью, оборудованием и предметами личного имущества, которые в настоящее время принадлежат или в будущем приобретаются Владельцем, которые являются или могут быть прикреплены или использованы в связи с Недвижимостью. или Проект, вместе с любыми и всеми его заменами и заменами, а также всеми доходами от него; и все настоящие и будущие арендные платежи, проблемы, аренда и прибыль от Имущества и Проекта будут служить обеспечением платежных обязательств перед любыми кредиторами, связанными с Проектным кредитом или иным образом, и что Владелец будет основным должником по погашению. всех финансовых обязательств по ним после передачи права собственности Владельцу.Таким образом, Владелец соглашается выполнить и передать все обязательства, векселя, ипотечные кредиты, залоговые переуступки, документы, сертификаты, письменные показания под присягой и другие письменные документы, необходимые для выполнения любым кредитором в связи с таким финансированием.

Деловые договоренности За исключением случаев, раскрытых в Заявлении о регистрации, Пакете информации о моменте продажи и Проспекте эмиссии, ни Компания, ни какая-либо из ее дочерних компаний не предоставили права на разработку, производство, производство, сборку, распространение, лицензирование, продажу или продавать свою продукцию любому другому лицу и не связана каким-либо соглашением, затрагивающим исключительное право Компании или такой дочерней компании на разработку, производство, производство, сборку, распространение, лицензирование, продажу или продажу своей продукции.

Механизмы финансирования Минимальные суммы/инкременты для японской национальной валюты Займы, погашение и предоплата: То же, что и в Кредитном соглашении.

Механизмы управления 9.1. Механизмы управления устанавливают механизмы стратегического управления отношениями между Органом и Подрядчиком, включая механизмы контроля за соблюдением Подрядчиком Заявления о требованиях, Уровней обслуживания, Процедур присуждения и условий настоящего Рамочного соглашения.

Услуги по организации встреч — Deveo

Назначать встречи с новыми горячими перспективами

Участие в выставках – ответственное и дорогостоящее решение, и вы должны оптимизировать свой маркетинговый бюджет. Посетив мероприятие, ваша компания отправит сообщение рынку, повысит узнаваемость бренда и облегчит установление контактов с существующими и потенциальными клиентами. Однако чаще всего это почти не приносит новых квалифицированных лидов. Ключевой целью посещения выставки должно быть также назначение встреч с новыми горячими перспективами и выявление потенциальных новых возможностей для бизнеса.

Получите хорошую отдачу от инвестиций

DEVEO может помочь вам добиться хорошей окупаемости инвестиций. Мы организуем квалифицированные встречи с новыми потенциальными клиентами из компаний или лиц, принимающих решения, с которыми ваш отдел продаж не смог связаться. Это наша основная специализация. Мы приносим пользу нашим клиентам, когда проводим маркетинговые кампании по организации заранее запланированных встреч.

Сотни довольных клиентов

Возможно, вы скептически относитесь к тому, как DEVEO может добиться этого? Как маркетинговое агентство может связаться с лицами, принимающими решения для вашей целевой аудитории, когда вам трудно? Тем не менее, у нас есть сотни довольных клиентов, которые работают с нами с 2005 года.Наши услуги по организации встреч ежегодно обеспечивают тысячи потенциальных клиентов для наших клиентов.

Посетителей каких выставок DEVEO отслеживает?

Мы принимаем участие в основных мероприятиях индустрии CSP с 2007 года. Наиболее известными из них являются MWC Barcelona и Los Angeles, AfricaCom, TMF Digital Transformation World, IBC, NAB Show, ANGA COM, Broadband World Forum… и многие другие.

Как мы можем предоставлять квалифицированные лиды?

Мы знаем, что каждую выставку посещают тысячи телекоммуникационных и вещательных компаний, поэтому мы можем помочь вам выбрать тех, кто соответствует вашим требованиям. Благодаря этому вы можете встретить новых квалифицированных потенциальных клиентов и максимизировать свое участие, независимо от того, есть ли у вас стенд или нет. Каждый год мы тщательно отслеживаем посетителей с помощью нашего собственного CRM-решения. Затем мы используем эту информацию, чтобы связываться с вашими точными целевыми профилями посетителей от вашего имени.

База данных 250 000 лиц, принимающих решения

Благодаря нашей базе данных о 250 000 лиц, ответственных за принятие решений среди поставщиков услуг связи со всего мира, включая тысячи телекоммуникационных компаний и вещательных компаний, которые, как мы знаем, посещали каждое мероприятие в предыдущие годы, мы можем связаться с руководителями, которые, скорее всего, посетят торговую выставку, которую вы будете принять участие и пригласить их встретиться с вами.Мы предоставляем услуги по организации встреч сначала по электронной почте, а затем по телефону.

Можем ли мы помочь вам с организацией встреч для вашей следующей выставки?

Узнайте, что мы можем сделать, чтобы максимально увеличить ваше присутствие на следующей выставке. Мы приглашаем вас связаться с нами сегодня, чтобы обсудить ваши потребности!

5 способов поддерживать расписание встреч с гибким графиком работы

Привет, друзья! Пожалуйста, наслаждайтесь этим гостевым постом о составлении графиков встреч в условиях гибкого рабочего графика от Лизы Майклс, преуспевающего консультанта по контент-маркетингу из Портленда, штат Орегон.

Pexels

В течение многих лет компании переходили на более гибкую рабочую среду. Облако и современные сверхскоростные интернет-соединения позволяют людям оставаться в курсе событий и оставаться на связи независимо от того, где они находятся.

Однако, хотя многие организации начали переходить на возможности удаленной работы, только в 2020 году мы увидели взрыв этой тенденции.

Пандемия 2020 года привела к тому, что многим компаниям пришлось выбирать между закрытием компании или поиском способа для сотрудников работать из дома.

По данным Gartner, события года навсегда разрушили парадигму стандартного рабочего графика.

Вопрос для сегодняшних компаний заключается не в том, нужны ли возможности для удаленной работы, а в том, как они могут обеспечить постоянную производительность своих сотрудников в удаленной среде, особенно когда речь идет об организации встреч между разрозненными сторонами?

Гибкая работа и современные встречи

Гибкий график работы — это нечто большее, чем просто предоставление людям возможности работать со своего ноутбука дома, а не посещать офис.

Некоторые компании позволяют сотрудникам самим выбирать часы работы, общаться через уникальный набор платформ и многое другое.

Согласно исследованиям, 99% опрошенных сотрудников хотят хотя бы в какой-то степени продолжать удаленную работу после пандемии.

Чем более естественной становится гибридная работа, тем больше вероятность того, что бизнес-лидеры будут продолжать нанимать удаленных сотрудников со всего мира и строить стратегии обслуживания на основе удаленных инициатив.

К сожалению, хотя удаленная работа имеет много преимуществ, таких как улучшение баланса между работой и личной жизнью и снижение накладных расходов для владельцев бизнеса, она также имеет ряд проблем, которые необходимо преодолеть.

Удаленные работники более рассредоточены и разъединены, чем сотрудники в офисе. Некоторые будут работать из разных часовых поясов, а другие будут работать по уникальному графику.

Это отключение означает, что планирование совещаний намного сложнее с удаленными сотрудниками, чем с офисными сотрудниками.

К счастью, есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы повысить свои шансы на успех при управлении собраниями и удаленными командами.

1. Создайте расписание переходов

В современном деловом мире существует множество различных способов поддержки удаленных сотрудников.

Одним из вариантов является использование гибридной рабочей силы, при которой люди часть времени работают удаленно, а часть времени находятся в офисе.

Другой вариант — попросить всех сотрудников следовать одинаковому графику, когда они работают вне офиса, что значительно упрощает назначение встреч.

Если вы хотите предоставить своим сотрудникам свободу выбора времени в определенной степени, убедитесь, что у вас есть хотя бы несколько «переходных часов», когда все должны быть доступны для встречи.

Например, люди могут выполнять большую часть своей работы в любое время, но они должны быть доступны в 13:00 каждую среду и пятницу для встреч.

2. Используйте правильную технологию

Огромная часть успешного проведения совещаний и деловых операций в эпоху удаленной работы — это доступ к правильным технологиям. Правильные инструменты позволят членам вашей команды оставаться на связи с помощью таких вещей, как чат, общий доступ к файлам и экранам или даже видеоконференции.

Некоторые технологии также могут помочь вам в планировании и проведении успешных совещаний. Например, система общего календаря означает, что каждый в вашей команде может проверять, когда другие люди доступны.

Вы можете поощрять своих сотрудников каждую неделю выделять время для совещаний, чтобы их коллеги знали, когда с ними можно связаться.

Некоторые инструменты планирования могут даже автоматически проверять календари двух человек при организации собрания и предлагать лучшее время на основе часовых поясов каждого участника.

Это помогает избежать некоторых распространенных головных болей, связанных с попыткой сбалансировать часовые пояса.

3. Используйте повторяющиеся встречи

Программное обеспечение и инструменты отлично подходят для преодоления разрыва между часовыми поясами. Тем не менее, вы также можете свести к минимуму головную боль, связанную с собраниями, если ваши сотрудники будут проводить определенный набор повторяющихся встреч каждую неделю или месяц.

Хотя ваши сотрудники могут не иметь возможности проводить внешние встречи в одно и то же время каждую неделю, вы можете, по крайней мере, постоянно планировать свои внутренние беседы.

Например, вы можете начать с еженедельной встречи по пятницам для всех ваших сотрудников. Отправляйте уведомления и напоминания, чтобы все знали, когда они должны быть доступны.

При настройке времени повторяющихся встреч будьте осторожны с такими вещами, как частота встреч. Как часто ваши удаленные сотрудники могут проводить собрания и как долго должны длиться эти обсуждения?

Ваши общие календари и расписания должны помочь вам точно определить время, когда все ваши сотрудники также доступны.

4. Правильно спланируйте встречу

Найти время для успешной встречи, с которой справятся все ваши удаленные сотрудники, достаточно сложно. Последнее, что вам нужно, — это длинные, плохо спланированные встречи, которые отвлекут продуктивное время вашей команды больше, чем следовало бы.

Чтобы избежать проблемных встреч и улучшить взаимодействие, убедитесь, что вы планируете обсуждение заранее.

Подумайте, какие темы вы хотите осветить, и определите повестку дня. Это позволит вам предоставить вашим сотрудникам любую информацию, которую им нужно знать о встрече, чтобы они могли задавать вопросы и решать проблемы заранее.

Старайтесь, чтобы собрание было максимально кратким, с минимальным временем подготовки. Это поможет, когда вы разговариваете с людьми поздно ночью или рано утром.

Если у людей нет времени сидеть и отвечать на вопросы в конце беседы, убедитесь, что у них есть место, куда они могут пойти, например Slack или другой инструмент для групповых собраний, где они могут обсудить любые действия или проблемы. .

5. Подготовьтесь к неявке

Иногда, независимо от того, насколько хорошо вы планируете встречу, у вас будут люди, которые просто не могут быть на ней.

Когда это произойдет, важно быть готовым.

Создание заметок о встрече — хорошее начало, так что вы можете отправить любую важную информацию своим сотрудникам после разговора. Для еще большего удовольствия после встречи вы можете рассмотреть возможность записи всего мероприятия.

Если ваши удаленные работники работают из разных часовых поясов и просто не могут присутствовать на важном объявлении, запись собрания поможет им не чувствовать себя обделенными.

Вы также можете связаться со своими неявившимися сотрудниками по телефону или электронной почте позже, чтобы убедиться, что они все поняли.

Запись совещаний также может быть полезна, если вы обсуждаете решения проблем во время разговора, но вам нужно вернуться и проверить свои идеи позже.

Правильно управляйте удаленной работой

Нельзя отрицать потенциал удаленной работы как решения для сокращения офисных расходов, повышения производительности сотрудников и повышения общей эффективности.

Однако, чтобы по-настоящему извлечь максимальную пользу из стратегии удаленной работы, компаниям необходимо убедиться, что они готовы к проблемам организации встреч с удаленными сотрудниками.

Воспользуйтесь приведенными выше советами, чтобы ваши сотрудники могли успешно проводить встречи в предстоящие годы.

Не забывайте контролировать каждый этап процесса удаленной работы, чтобы определить, какие из ваших стратегий лучше всего повлияют на вашу команду.

Найдите подходящее помещение для конференции или встречи

Вовлеченность и участие — два важных слова, которые каждый фасилитатор, организатор мероприятий и профессионал по встречам помнит и ставит перед собой цель при организации встреч, учебных занятий или конференций.

Обустройство комнаты играет большую роль в достижении этой цели. Настройка комнаты — это рассадка участников — место, где они получают контент и взаимодействуют друг с другом. Это критический аспект каждого мероприятия, потому что атмосфера, которую создает физическое пространство, будет влиять как на эффективность выступающего, так и на взаимодействие членов аудитории.

В каком-то смысле всегда существует невидимый барьер между говорящим и его аудиторией. Наряду с этим существует и психологический барьер между зрителями, особенно когда они плохо знают друг друга.

Продуманная организация конференции может свести к минимуму эти невидимые социальные барьеры и стимулировать взаимодействие и участие. Различные механизмы обеспечивают разнообразие как в обучении, так и в вовлечении, будь то встречи, личные или видеоконференции, тренинги и презентации или семинары и интерактивные обучающие мероприятия.

В этой статье мы обсудим различные настройки помещений, их эффективность и недостатки, чтобы помочь вам выбрать наиболее подходящую для вашей встречи, семинара или конференции.Мы покроем:

Экономия времени при планировании следующей конференции

Углубленный взгляд на организацию и стиль залов

Каждое расположение кресел соответствует различным целям, содержанию и потенциальному размеру мероприятия. Вот 10 самых популярных рассадок для различных типов мероприятий:

Какие существуют типы рассадки?

Рассадка в зрительном или театральном стиле

Рассадка в театральном стиле является классической: участники сидят рядами на стульях, как в театре или кинотеатре, чтобы смотреть и слушать выступающего или нескольких выступающих, а также визуальные и слуховые СПИД.Обычно посередине есть зазор, обеспечивающий легкий доступ к центральным сиденьям и большой сцене для размещения динамиков, визуальных и слуховых средств. Такой стиль, таким образом, характерен для мероприятий с большим количеством участников, где контент подается в виде лекции.

Рассадка в зрительном (или театральном) стиле

Pros :

• Рассадка в театральном стиле позволяет разместить большое количество участников.
• Максимальная вместимость зала может быть достигнута.
• Поскольку все стулья обращены к сцене, основное внимание уделяется выступающему.

Минусы:

• Поскольку внимание аудитории направлено на говорящего, а не друг на друга, участники не могут взаимодействовать друг с другом.
• Нет выделенных мест для участников, чтобы они могли делать заметки, доставать свои устройства и записывать заметки.
• Зрители, как правило, находятся слишком близко друг к другу, чтобы чувствовать себя комфортно, и есть тенденция проталкивать других людей, чтобы сесть или выйти с мест.
• Пространства для проходов необходимы для обеспечения доступа к сиденьям

Этот тип рассадки лучше всего подходит для конференций, ежегодных собраний совета директоров, презентаций продукции, лекций и представлений .Эти мероприятия требуют меньшего взаимодействия и больше внимания уделяют визуальным эффектам и прослушиванию спикеров и докладчиков.

U-образная рассадка

П-образная рассадка — это то, что описывает название — расстановка столов и стульев в форме буквы U, расположенных в форме открытого конца так, чтобы участники смотрели внутрь. Это классическая установка зала заседаний, которая позволяет участникам находиться лицом друг к другу и к выступающему.

Удаление столов и использование только стульев в форме буквы U обеспечивает открытое взаимодействие между тренерами и участниками.Эта версия часто используется для тренингов и семинаров по развитию навыков межличностного общения.

U-образное расположение сидений

Pros :

• Это позволяет выступающему тесно взаимодействовать с каждым участником.
• Участники могут взаимодействовать друг с другом.
• Открытую площадку можно использовать как зону для презентаций или как центр внимания.

Минусы :

• Количество сидячих мест в зале не максимальное, так как площадь не используется полностью.
• Большинство участников смотрят вперед (динамик и наглядные пособия) сбоку. Это может стать неудобным по ходу сеанса.

Как описано ранее, этот тип рассадки идеально подходит для заседаний совета директоров и видеоконференций с ограниченным числом участников, но также подходит для учебных занятий или интерактивных семинаров, если убрать столы .

Если вы храните таблицы, то эта настройка позволяет делать заметки с помощью ноутбуков и других цифровых устройств, которые помогают писать и учиться.

Оформление в банкетном стиле

Оформление зала в банкетном стиле представляет собой сервировку круглого стола, где участники сидят лицом друг к другу, как за обеденным столом. Это способствует полному взаимодействию между людьми, сидящими за одним столом. Он часто используется для интерактивных семинаров с групповыми обсуждениями и упражнениями.

Рассадка в банкетном стиле

Pros :

• Полный потенциал для взаимодействия между участниками, когда они стоят лицом друг к другу.
• Позволяет узнать друг друга большему количеству участников; полезно для сетевых целей.
• Позволяет максимально использовать пространство комнаты.

Минусы :

• Хотя общаться с другими участниками за столом легко, общаться с другими участниками за другими столами непросто.
• Имеет склонность к изоляции групп и формированию клик.

Обстановка банкетного типа хороша для официальных и неформальных встреч таких как свадеб , торжеств , сидячих ужинов , музыка и развлечения – вечеринок, где нет необходимости постоянно привлекать внимание сцена/центральная платформа.

Он также может подходить для больших групповых семинаров , где ожидается совместная работа команд в течение всего мероприятия.

Конференц-зал или конференц-зал

Конференц-зал или конференц-зал с одним большим столом, за которым могут разместиться от 7 до 20 человек, с местом для различного оборудования, такого как ноутбуки, мобильные устройства и устройства для проведения видеоконференций. Все участники смотрят в середину, чтобы обеспечить возможность обсуждения и взаимодействия со всех сторон.Стиль зала заседаний или конференции также можно изменить, включив в него множество столов, образующих полый квадрат/прямоугольник.

Рассадка в стиле зала заседаний

Pros :

• Позволяет напрямую взаимодействовать между участниками с любого направления
• Место за столом позволяет использовать ноутбуки и другие гаджеты, работать с документами и потреблять еду и напитки.

Минусы :

• В некоторых местах некоторые участники не могут четко просматривать слайды или другие визуальные презентации.
• Поскольку участники могут использовать свои ноутбуки и другие устройства, они могут легко отвлечься от собрания.
• Люди в дальнем конце стола могут чувствовать себя изолированными. Использование круглых или даже квадратных столов для переговоров может уменьшить эту изоляцию.

Этот тип рассадки идеально подходит для деловых встреч , видеоконференций, мозговых штурмов и открытых дискуссий .

Кресла в стиле классной комнаты

Это классическая рассадка в стиле классной комнаты, где столы и стулья расположены параллельными рядами лицом к передней части комнаты. Он характерен для лекций и в первую очередь поддерживает взаимодействие между докладчиком и аудиторией, а не между участниками. Хотя участники, сидящие за одним столом, могут выполнять упражнения в небольших группах или делиться своей работой друг с другом.

Рассадка в стиле классной комнаты

Pros :

• Столы или столы предназначены для ведения заметок и использования устройств.
• Максимально увеличивает пространство и планировку сидячих мест за счет столов/столов.

Минусы :

• Линия обзора для участников, сидящих рядом с передними или задними углами, нарушена
• Из-за углов некоторых сидений и столов некоторым участникам, возможно, придется поворачиваться или поворачиваться, чтобы иметь хороший обзор оратора или наглядного пособия.
• Взаимодействие и зрительный контакт маловероятны при такой настройке, а групповые обсуждения могут быть затруднены.

Сиденья в стиле классной комнаты идеально подходят для обучающих занятий и семинаров , где участники должны делать заметки или использовать ноутбуки, а поток обсуждения в основном идет от тренера/докладчика к аудитории. Тем не менее, выбор этой конфигурации комнаты требует продуманного дизайна повестки дня, чтобы участники должным образом были вовлечены в контент; сама установка комнаты не поддерживает интерактивное обучение.

Кресла в форме полумесяца или сидения в стиле кабаре

Как следует из названия, зрители сидят за круглым столом, оставляя пустое пространство по направлению к сцене или месту выступающего. Столы либо разбросаны, либо стратегически расположены, чтобы максимизировать взаимодействие, а также линию обзора. Настройка способствует упражнениям или обсуждениям в небольших группах, при этом основное внимание уделяется центрально отображаемой информации или динамику.

Расположение сидений в стиле кабаре

Профессионалы :

• Форма полумесяца создает фокус на сцене, чтобы инструктировать и инструктировать групповую работу.
• Поскольку прямой видимости оратора и визуальных эффектов нет, участникам не нужно принимать неудобные позы или поворачиваться, чтобы увидеть фронт.

Минусы :

• Оформление стола поощряет болтовню внутри группы, которая не имеет отношения к содержанию или целям мероприятия.
• Не такая компактная, как банкетная. Используется больше столов без максимального количества сидячих мест.

Кабаре полезно для учебных занятий, направленных на обсуждения и упражнения в небольших группах в сочетании с визуальными презентациями .Он также широко используется для наград и торжественных вечеров .

Рассадка в стиле ресепшн

Рассадка в стиле ресепшн похожа на банкетную, но с дополнительными коктейльными столиками между групповыми столами. Коктейльные или высокие столы без стульев предназначены для общения или общения. Они также хороши для дискуссий и сотрудничества между аудиторией, принадлежащей к разным группам.

Стиль стойки регистрации Рассадка

Плюсы :

• Позволяет проводить сфокусированные групповые упражнения за главными столами, а коктейльные столы предоставляют удобные возможности для бесед или общения с другими участниками группы/за столом.
• Динамичная установка, которая поощряет участие и предотвращает скуку.

Минусы :

• Пространство помещения может использоваться не полностью по сравнению с более традиционными тренировочными установками.
• Не всем зрителям может понравиться динамическая установка.

Лучше всего подходит для динамических и творческих тренировок с совместными упражнениями . Стиль приема также отлично подходит для тимбилдинговых мероприятий .

Установка в виде шеврона

Установка в виде шеврона или V-образной формы фактически аналогична расположению в классе, но столы и стулья расположены под углом для лучшего обзора и взаимодействия между самими участниками, а также с выступающим.

Расположение сидячих мест в форме шеврона

Pros :

• Это в основном имитирует расстановку в классе, но с улучшенным обзором с внешних сторон, чтобы участники могли лучше видеть друг друга.
• Столы позволяют участникам делать заметки и пользоваться своими устройствами.
• Максимальное количество сидячих мест и подходит для больших групп.
• Позволяет выполнять упражнения в небольших группах для людей, сидящих за одним столом.

Минусы :

• Участники не стоят лицом друг к другу, а некоторые будут позади других; это не поощряет активное слушание и может таким образом мешать обзору.

Как и в классной комнате, шевронная форма подходит для учебных занятий и семинаров, где преобладают инструкции и индивидуальная работа.

Формат «аквариум»

Формат «аквариум» используется для диалоговых событий. Четыре-пять стульев расставлены по внутреннему кругу — аквариуму, а остальные стулья расставлены концентрическими кругами вокруг средней зоны.

Спикеры занимают внутренние места и начинают обсуждение темы, предложенной модератором. В открытом аквариуме одно место остается свободным, и к разговору может присоединиться любой желающий из дальнего круга. В то же время другой член аквариума должен отказаться от своего места во внутреннем круге.

Этот стиль часто используется для форумов или дискуссий в больших группах, где участники могут открыто обсуждать темы, затронутые спикерами или экспертами. Это позволяет всей группе или всем членам активно участвовать и вовлекаться в содержание, то есть задавать вопросы, вносить предложения или делать свои собственные выводы.

Аквариум для сидения

Pros :

• Поощряет участие в больших группах.
• Выступающие занимают такое же положение, что и участники, то есть они находятся среди группы, а не во главе комнаты или на сцене.

Минусы :

• Эта установка может быть проблемой для застенчивых и замкнутых зрителей, которые боятся участвовать. Может быть труднее узнать их мнение или узнать, что они думают.
• Трудно разделить большую группу на более мелкие группы для более тесного обсуждения тем.
• Нет столов или места для заметок или использования ноутбуков.

Fishbowl лучше всего подходит для форумов, конференций и собраний больших групп , где ожидается большое количество участников.

Групповая установка или групповые столы

Групповые столы или групповые столы аналогичны банкетному стилю, но больше подходят для неформальных мероприятий. Вы можете выбрать между коктейльным стилем или высокими верхними столами и сидячими местами. Столы и стулья зависят от количества людей на мероприятии. Сидячий стол предназначен для тренировок в группах с большим количеством групповых дискуссий и упражнений, таких как построение команды, но с неформальной атмосферой и тенденцией к смешению или перемене мест.

Комната с командными столами

Профессионалы :

• Неформальная обстановка всегда хороша для установления взаимопонимания между участниками.
• Люди могут передвигаться и чувствовать себя комфортно на тренировке или мероприятии.
• Столы могут быть расставлены так, чтобы обеспечить максимальный обзор.

Минусы :

• В зависимости от размера комнаты или расположения столов линия обзора может быть затруднена.

Кластеры используются для обучения с большим количеством групповых обсуждений или упражнений .Это лучше всего подходит для тимбилдинга и сетевых мероприятий, где еще есть место для общения и передвижения.

Как лучше обустроить помещение для конференции, мероприятия или встречи?

Дизайн помещения для вашего мероприятия должен определяться целями, которых вы хотите достичь, и количеством участников. См. несколько примеров ниже:

• У вас большая аудитория? Рассмотрим одну из комнат, которую можно эффективно масштабировать даже до сотен участников.Например: Аудитория, Банкет, Полумесяц или Приемная
• Хотите облегчить нетворкинг? Приемные или вращающиеся банкетные столы могут стать полезным украшением помещения.
• Нужно, чтобы участники активно работали вместе во время мероприятия? Выберите конфигурацию, способствующую совместной работе: U-образная форма, банкет
• Хотите совместить эффективную доставку контента и работу участников на своих устройствах? Classroom или Chevron отлично подойдут.
• У вас есть группа из 5-10 человек, которым нужно принять решение по проекту? Выберите конфигурацию, которая поддерживает открытую коммуникацию, например U-Shape, Boardroom или Hollow Square.
• Планируете ли вы провести интерактивный тренинг по развитию социальных навыков? Вы можете выбрать U-образную форму без столов, что позволит вам представить информацию и облегчить групповую беседу, а затем позволить группе разбиться на меньшие круги, переставив стулья.

Знание ответа на эти два фактора — интерактивность и размер группы — поможет вам выбрать один из следующих вариантов конфигурации комнаты:

Характеристики различных конфигураций комнаты имеет разные дорожки, вы должны быть готовы по-разному обустроить помещение для разных сегментов/дней, если это необходимо.

Вот еще несколько соображений при выборе поддерживающего дизайна комнаты:

• Нужно ли будет менять расстановку сидений во время сеанса ? Если да, избегайте использования места, где столы закреплены на земле.
• Нужно ли участникам использовать ноутбуки или иметь место для заметок/зарисовок?
• Какой тип визуальных элементов вы планируете использовать. Слайды? Магнитно-маркерная доска? Видео-конференция? Убедитесь, что все участники имеют беспрепятственный обзор визуальных эффектов, чтобы им не приходилось крутиться и поворачиваться, чтобы увидеть визуальные эффекты.
• Обычно количество стульев должно совпадать с количеством участников, что позволяет использовать несколько дополнительных стульев, если у вас есть дополнительные участники.
• Подумайте, где будут подаваться закусок и блюд . Возможно, вы захотите выделить несколько дополнительных столов для кофе-брейков, когда комната отдыха недоступна.
• Блок питания и розетки : должно быть достаточно для зарядки ноутбуков и других электронных устройств, необходимых для обучения и упражнений, размещенных в доступном месте, но стратегически, чтобы не мешать выступающим, инструкторам и участникам. Вы не хотите, чтобы люди спотыкались о шнуры питания.
• Доступ в Интернет : Вы хотите/нужно ли вашим участникам иметь доступ в Интернет? Если да, убедитесь, что код WiFi хорошо виден всем по прибытии. И если вам нужно использовать интернет во время сеанса для какой-либо задачи, убедитесь, что пропускной способности достаточно для размещения всех.
• Отопление и охлаждение : В помещении должно быть достаточно тепло или прохладно. Для больших групп ожидайте, что температура будет повышаться со временем, когда в помещении будет больше людей.
• Дополнительная мебель : Помимо столов и стульев, какую другую мебель следует добавить или убрать из комнаты, чтобы обеспечить больший комфорт и удобство как для ведущих, так и для участников?
• Освещение: В помещении должно быть достаточно освещения, чтобы спикеры и участники могли видеть четко, но не слишком ярко.

Как правильно организовать конференцию и дизайн помещения?

Итак, вы организовали встречу, у вас есть план, и вы выяснили, какие помещения помогут вам пройти сеанс. Это означает, что вы закончили работу по планированию! Теперь пришло время пообщаться с персоналом заведения и убедиться, что то, что вы запланировали, будет реализовано так, как вы себе это представляли.

Что вы можете сделать, чтобы ваш план был должным образом реализован на практике? Вот несколько советов, которым следует следовать, чтобы подготовить запланированное помещение для вас:

• Заранее свяжитесь с заведением:
  • В большинстве случаев заведение позаботится о полной настройке желаемого помещения. договоренности и другие связанные с логистикой требования.Чтобы свести к минимуму вероятность недопонимания, лучше всего, если вы сможете показать примеры того, что вы хотите. (Например, покажите, как выглядит U-образная рассадка, и четко укажите, хотите ли вы столы перед сиденьями или нет.) сообщить об этом с точки зрения времени вашей повестки дня . Если вам нужны разные настройки комнаты, вы можете попросить несколько комнат, чтобы вы могли гибко перемещаться из одной комнаты в другую.
• Приходите на место заранее
  • Даже при наилучшем общении с вашей стороны и в отличном месте первоначальная установка, которую вы найдете на месте, может потребовать корректировок. Убедитесь, что у вас есть время сделать это до того, как начнут прибывать участники.
• Убедитесь, что места расположены достаточно близко к вам
  • Не размещайте участников слишком далеко от себя (докладчика/тренера/фасилитатора).
• Убрать ненужные места
• Проверить, видны ли всем участникам наглядные материалы (экран презентации, флипчарты).
• Подумайте, как ваша собственная позиция может повлиять на участие :
  • Если вам нравится передвигаться во время выступления, проверьте с разных мест, чтобы увидеть, какие места в комнате могут быть слепы для некоторых. Убедитесь, что все могут видеть вас в любое время.
• Создавайте визуальные элементы с учетом ограничений помещения :
  • Не используйте шрифты, которые маленькие и трудночитаемые ваши слайды.