Основное отличие внешней переписки от внутренней: Внутренняя переписка и ее особенности

Содержание

Внутренняя переписка и ее особенности

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА»

Институт сервиса (г. Москва) (филиал)

Кафедра «Иностранных языков и речевых коммуникаций»

Реферат по дисциплине «Русский язык в профессиональном общении» на тему:

«Внутренняя переписка и её особенности»

Москва 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

На сегодняшний день деятельность делового человека трудно представить без работы с документами. Служебная переписка является неотъемлемой частью делового этикета.

Умение составлять деловые письма – крайне важный навык в повседневной жизни. Без этого умения невозможны нормальные деловые отношения.

В данной работе будут рассмотрены разновидности переписки, а именно внутренняя и внешняя, и принципы ведения деловой переписки в целом.

Деловая переписка — один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем, и играющая большую роль в деловом общении.

Актуальность данной темы очень возросла последнее время, так как расширилась сфера деловых контактов.

Структура реферата содержит введение, две главы, заключение, список использованных источников и литературы, а также приложения.

В первой главе речь пойдет о видах деловой переписки и вариантах её отправления.

Во второй главе данной работы — общее определение понятия «внутреннее деловое письмо».

В заключение говорится о необходимости овладения навыком составления деловых писем, из-за их незаменимости в профессиональной сфере деятельности и растущего количества поводов для их написания.

В приложении к реферату содержатся пример делового письма.

ГЛАВА 1. ПЕРЕПИСКА: ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ

Письма — одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений.

Для переписки используются письма и потовые карточки.

Одним из способов связи организаций, учреждений, предприятий с внешним миром является деловое письмо. С его помощью идет обмен взаимовыгодной информацией, ведутся переговоры, излагаются претензии, выясняются отношения между предприятиями, выражаются просьбы, делаются предложения, оформляются приглашения принять участие в каких-либо мероприятиях. Письма сопровождают важные документы.

Без переписки вести деловые отношения практически невозможно. Практически все договоренности, как телефонные так и телеграфные требуют письменного подтверждения: при налаживании деловых контактов, правильно составленное, хорошо сформулированное письмо может представить фирму лучшим образом и создать наиболее благоприятное о ней впечатление у возможного партнера.

Деловая переписка хранится как в одной организации так и в другой, в виде входящая и исходящая документация. Это немаловажно, потому что деловое письмо выступает в роли инструмента, который регулирует социальные и экономико-правовые отношения между участниками социальных отношений, партнерами, контрагентами.

По фактору доставки документации разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между подразделениями одной организации, и между должностными лицами. При этом адресат документа и адресант состоят в отношениях должностного соподчинения. Такую документацию называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными учреждениями, организациями, частными и должностными лицами, которые не стоят по отношению друг к другу в прямом подчинении. Документы, которыми организации обмениваются, называют официальными письмами.

Доставка писем осуществляется по почте.

Почтовые отправления можно разделить на:

внутренние почтовые отправления — отправления, принимаемые и пересылаемые в государства;
международные почтовые отправления — отправления, которые являются объектом почтового обмена между государствами.

ГЛАВА 2. ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА

Деловое внутреннее письмо представляет собой официальную корреспонденцию, и применяется для решения многочисленных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности компании.

Внутренняя переписка поддерживается в письменной форме между сотрудниками одной и той же фирмы. Подобная переписка может осуществляться при помощи внутренних почтовых отправлений внутри одного отделения, между различными отделениями фирмы, а также главным офисом или другими отделениями, включая отделения, существующие в таких городах.

Внутренние почтовые отправления подразделятся на местные отправления и на иногородние отправления. Местными называются внутренние почтовые отправления, пересылаемые и доставляемые в пределах территории одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — в пределах территории, обслуживаемой одним предприятием связи.

Это может быть:

Простое почтовое отправление — отправление, которое принимается без выдачи квитанции отправителю. Простое почтовое отправление, пересылка которого не оплачена отправителем или оплачена не полностью, называется доплатным почтовым отправлением.

Заказное почтовое отправление — отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.

С объявленной ценностью — почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. Письма с объявленной ценностью могут посылаться наложенным платежом.

Во внутренних простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, служебные письма, деловые бумаги и др.

Одним из наиболее часто используемых видов корреспонденции во внутренней переписке являются служебные письма. Их пишут кратким, точным языком, письмо должно быть лаконичным.

Письмо принято делить на следующие части:

сведения об отправителе: название, почтовый адрес, телефон/телефакс;
адрес получателя или внутренний адрес;
дата отправления;
вступительное обращение;
содержание письма;
заключительная формула вежливости;
подпись отправителя с расшифровкой фамилии отправителя и указанием должности;

ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.

При составлении делового письма необходимо соблюдать несколько требований:

письмо должно быть логичным, конкретным, простым и не содержать двусмысленной информации;
фразы в письме должны легко читаться, нежелательно использование большого количества деепричастных и причастных оборотов;
письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом текст письма надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
письмо должно быть достаточно аргументированным и убедительным;
письмо должно быть написано в нейтральном тоне, так же нежелательно употребление эмоционально-экспрессивных фраз и метафор;
объем делового письма не должен превышать более двух страниц печатного текста;
деловое письмо, с точки зрения грамматики, не должно содержать орфографических, синтаксических и стилистических ошибок;

деловое письмо должно быть корректным, и написано вежливым тоном.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Целью данной работы являлось рассмотрение деловых писем, в частности внутренней переписки.

В заключение моей работы хотелось бы отметить, что изучение особенностей написания деловых писем крайне важный навык для современного человека, так как без него невозможно полноценно работать и общаться с другими людьми.

В то же время нужно заметить, что деловая переписка сегодняшний день носит более личный и динамичный характер.

Умение четко изложить положение дел, суть вопроса, однозначно сформулировать требование, предложение, просьбу, убедительно обосновать свою позицию не приходит само собой. Для того, что бы искусно составлять деловые письма, требуется практика и знание большого количества речевых средств.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

Введенская Л. А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. Серия «Учебники, учебные пособия» [Текст] : учебное пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2004.
Делопроизводство: учебно-справочное пособие для вузов / И. Н. Кузнецов.—М.: Дашков и К*: 2006.—520 с.
Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка им. В.В. Виноградова.-4-е изд., дополненное.-М.:Азбуковник, 1999. ISBN 5-89285-003-X

Справочник по деловой переписке. — М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. — 250с.
Таможенный кодекс Российской Федерации: Закон Российской Федерации от 28.05.03 61-ФЗ // М.: Эксмо, 2004.
Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1.-С.17-24.
Виды услуг почтовой связи —

(http://ru.wikisource.org/wiki/Почтовые_правила_от_22.04.1992/Глава_2)

ПРИЛОЖЕНИЕ

Как внутренние коммуникации поддерживают сотрудников и компанию в нестабильные времена

Сколько компаний, столько и мнений — кто же должен отвечать за внутренние коммуникации. Есть организации, в которых это направление находится в зоне ответственности HRBP, и тогда специалисты вынуждены постоянно переключаться между ролями массовика-затейника и стратега. Кто-то предпочитает делегировать заботу о сотрудниках PR-службе или отделу маркетинга, полагая, что это тоже история про цифровизацию и общение, а значит, нет большой разницы, с кем коммуницировать — с внешней аудиторией или сотрудниками. И с каждым годом становится больше компаний, где внутренние коммуникации выделяют в отдельную бизнес-единицу, поскольку осознают — у этих специалистов есть конкретный блок задач, и для их решения требуются определённые компетенции.

В широком смысле внутриком отвечает за информирование, развитие горизонтальных связей между топ-менеджментом и сотрудниками, а также влияет на бизнес-результат. С одной стороны, эти специалисты, как и HRBP, понимают ценностное предложение (EVP) компании и могут самостоятельно его построить с нуля, с другой — наравне с маркетологами фокусируются на целевую аудиторию, её боли и потребности, выбирают эффективные каналы коммуникации и инструменты. Но, в отличие от HR-бизнес-партнёров и PR-специалистов, внутриком больше ориентирован на чувства людей, его миссия — поддерживать и удерживать. Именно поэтому очень важно, чтобы он постоянно находился в рабочей среде, понимал, что происходит с командой. Неформальное общение и пульс-опросы — его главные инструменты. Безусловно, есть примеры, когда специалист по внутренним коммуникациям может работать удалённо и успешно решать поставленные задачи, но в этом случае также необходима регулярная обратная связь от руководителей и сотрудников, генерация гипотез и их проверка. Внутриком должен держать руку на пульсе вне зависимости от того, где он находится.

Важный вопрос, который рано или поздно встаёт перед каждым собственником бизнеса, — в какой момент в компании должен появиться менеджер по внутренним коммуникациям. Многие СЕО, чьи стартапы с успехом перекочевали в категорию среднего бизнеса, пребывают в уверенности, что они, как это было на старте, могут «дотянуться» до каждого сотрудника. Однако, если численность компании перевалила за 50 человек, сделать это уже невозможно. Тогда требуется привлечение внутрикома. Как показывает практика, на каждую 1 000 сотрудников в компании необходимо 2−3 человека, которые будут отвечать за внутренние коммуникации. Как правило, это специалисты, вышедшие из PR-среды, бывшие журналисты, социологи.

Если речь идёт о построении технобренда, то у внутрикома должны быть уже более специфические компетенции. Например, точно пригодятся знания project-менеджера (как строится команда, организуются процессы) и технический бэкграунд. Ксения Степанова, руководитель направления корпоративной культуры и внутренних коммуникаций hh.ru, отмечает, что для лидера коммуникаций в первую очередь важна выстроенная стратегия.

Простой пример: в hh.ru идёт реорганизация. Это большой процесс, который напрямую влияет на мою работу. Сначала мы вместе с директором по операционному развитию и с HR-бизнес-партнёром выстраиваем модель коммуникации с сотрудниками.

Иначе говоря, мы формируем план, с которым приходим к людям: что, когда и каким образом будем им рассказывать. Если мы начинаем с Q&A-сессии с топ-менеджментом, то сначала нам нужно понять, какие могут возникнуть вопросы. Мы должны найти правильные, честные и убедительные аргументы. Потом я иду к топ-менеджеру и прошу его рассказать новым сотрудникам о том или ином процессе, держа в голове ключевые моменты. Это всегда совместная работа.

Команда — то, что держит на плаву лидера внутренних коммуникаций и в хорошие, и в кризисные для компании времена. Причём речь идет не столько о подчинённых, сколько о людях из разных департаментов и отделов, которые каждый день помогают внутрикому решать бизнес-задачи. Одни рассказывают о новых проектах и продуктах, вторые делятся информацией о происходящем в командах, третьи готовы поддерживать инициативы и быть амбассадорами изменений внутри компании. На примере совместной работы PR-службы и внутренних коммуникаций hh.ru можно показать разделение зон ответственности между пиарщиком и внутрикомом.

Один из наших больших проектов — это пиар спикеров компании. Пресс-служба взаимодействует с коммуникационным агентством, оно, в свою очередь, делится информационным поводом со СМИ, а наша задача состоит в том, чтобы найти людей внутри компании, готовых делиться экспертизой. Мы их обучаем, вдохновляем, поддерживаем. Это наши звёзды!

Внутренние коммуникации — то самое связующее звено внутри компании, которое не просто объединяет разрозненные элементы, но и работает на бизнес-результат. Только благодаря кросс-функциональному взаимодействию внутрикому удаётся решать десятки задач разной сложности.

Направление внутренних коммуникаций в большинстве компаний причисляют к HR-департаменту, где точно подскажут, как ведётся подбор, насколько продуктивна работа над брендом работодателя. Находясь в структуре HR, менеджер по коммуникациям будет лучше понимать портрет целевой аудитории, ориентируясь не только на базовые параметры — пол, возраст, количество детей, — но и на культурные особенности, ценности людей.

Бывает и так, что роль внутреннего коммуникатора выделяют в маркетинге или в digital-направлении, поскольку, во-первых, в работе используются цифровые каналы, во-вторых, специалист должен уметь пользоваться современными маркетинговыми инструментами и оценивать эффективность своей работы.

В каком бы направлении ни мыслила компания, работа любого менеджера по коммуникациям начинается с погружения в организационную структуру, знакомства с топ-менеджерами и лидерами функций и далее — с сотрудниками. Специалисту важно понимать, кого ищет и нанимает компания, про кого он должен писать, с кем делиться информацией. Только так можно сформировать целостную картину происходящего — к кому с какими вопросами обращаться, кто за что отвечает, — поэтому внутрикому пригодятся не только коммуникативные навыки, но и аналитические.

Вторая важная составляющая в работе внутрикома, о которой уже упоминалось, — стратегия. Любые новости, мероприятия, инфосессии должны перекликаться с целями бизнеса, миссией и ценностями компании. Хаотичные активности не приведут к желаемому результату. Ключевую идею необходимо вести сквозь каждую коммуникацию.

Если человек приходит в компанию и не понимает, куда она движется, если у бизнеса нет долгосрочного планирования на 5–10 лет, значит, и у самого сотрудника не будет целей на будущее. Он не будет задумываться, как ему развиваться, не станет строить амбициозных планов. Скорее всего, скоро он захочет сменить работодателя.

Внутренние коммуникации помогают осознать роль каждого сотрудника в жизни компании. Понимание миссии на всех уровнях — от линейного специалиста до топ-менеджера — позволяет задавать нужный вектор развития бизнеса.

Третий фактор, влияющий на то, какой человек будет занимать позицию внутрикома, — открытость. Помимо того, что специалист транслирует идеи, ценности, миссию компании, делится важными корпоративными событиями, он является «единым окном» для всех сотрудников, своего рода «справочником», в котором, возможно, нет ответов на все вопросы, но он обязательно подскажет, к кому и куда обратиться. Внутренние коммуникации — тот самый отдел, который первым должен знакомиться с новичками и активно их поддерживать информационно, развивать программы адаптации, не ограничиваясь пересмотром приветственных боксов — приятных бонусов при приёме на работу. В компании может быть множество информационных сервисов, при этом сотрудники должны знать, что они в любой момент могут обратиться к внутрикому и получить помощь. Ксения Степанова справедливо отмечает, что лидер этой функции является неким буфером между топ-менеджментом и людьми.

Я очень часто рассказываю коллегам, какие возможности есть в компании. Ко мне приходят с разными запросами. Кто-то хочет перейти в другую команду и не понимает, что для этого нужно сделать, кто-то стремится получать новые знания.

Я направляю коллег: подтянуть компетенции — сюда, обучиться новому — туда. Это одна из самых трудоёмких и важных задач в работе менеджера по внутренним коммуникациям, она отнимает много времени, зато любой сотрудник знает, что найдет здесь ответ. Это упрощает жизнь и работу всем.

Помимо информационной и поддерживающей функций, внутриком даёт сотрудникам пищу для ума. Его задача — подтолкнуть работника к принятию решения или к действиям. Вместе с тем это всегда незаметная коммуникация, которая не про лобовую атаку, а про витающие в воздухе идеи, лёгкие и прозрачные смыслы.

В последнее время мы делаем рассылки, в которых говорим об экономических показателях компании. Всё из-за усложняющейся ситуации на рынке. Мы пошли на это сознательно, чтобы сотрудники понимали, как они влияют на бизнес-результат. Если всё идет хорошо — могли увидеть в этом часть своего вложенного труда, если вдруг начинается стагнация платежей, обращений — делали всё возможное, чтобы помочь.

Когда работа внутрикома представляет собой не разрозненные активности, а систему, в которой есть стабильность, логика и структура, то бизнес получает вовлечённых и мотивированных сотрудников. Хотя не каждый СЕО готов признать, что сила слова может повлиять как на настроения в компании, так и на финансовые результаты.

Внутренние коммуникации — это всегда игра вдолгую, нельзя провести единичный опрос или сессию вопросов и ответов с топ-менеджментом компании и разрешить все противоречия. После стадии анализа, как правило, и начинается основная работа как отдела коммуникаций, так и HR. Напрямую оценить влияние внутрикома на бизнес-показатели довольно сложно, это понимают все. Как и то, что наём высококвалифицированных специалистов с каждым годом становится всё дороже, конкуренция за звёзд — всё выше, а высокая текучесть негативно сказывается не только на прибыли компании, но и на людях. Именно поэтому многие, несмотря на кризис, направляют фокус внимания на удержание.

Многочисленные исследования подтверждают, что работа внутрикома на перспективу даёт свои плоды на горизонте 5−10 лет. Откуда такие цифры? Достаточно взглянуть на путь сотрудника в компании — сначала он адаптируется, понимает направление движения компании, начинает развиваться, строит планы и реализует их. На протяжении всего этого маршрута его сопровождают внутренние коммуникации.

То, на что ещё влияет внутриком и что сложно поддаётся оценке, — корпоративная культура. В одних компаниях она буквально насаждается, и в офисах зачастую можно увидеть плакаты с ценностями а-ля «Мы любим клиентов», но большинству сотрудников не всегда ясно, как это проявляется на практике. В других есть внутренний tone of voice (от англ. — голос бренда), который определяет, каким образом строится общение с сотрудниками, партнёрами, клиентами. Иначе говоря — определены простые правила, которым все безоговорочно следуют. Один из отличных примеров, как можно оценить корпоративную культуру — определить культурный код компании. И это тоже одна из задач внутрикома.

Мы запустили опрос о культурных особенностях нашей компании. В нём было два ключевых вопроса. Смысл в том, чтобы сотрудник выбрал из перечисленных культурных особенностей наиболее близкие ему самому, а потом — близкие компании. Сравнивая эти параметры, мы находим культурные базисы, которые выделяют hh.ru среди других. Так мы понимаем, что люди видят и что хотят видеть в нашей компании.

Если можно перевести на язык бизнеса — цифр и фактов — даже такие неосязаемые вещи, как корпоративная культура, что говорить о традиционных вещах, вроде мероприятий, рассылок, дайджестов и прочем. Другое дело — по каким параметрам их оценивать.

Онлайн- и офлайн-мероприятия. По итогам мероприятий следует проводить опросы удовлетворённости, из которых можно узнать, насколько они важны сотрудникам, чем полезны, что нового узнали люди.

Новости и информационные дайджесты. Измерять не только количество выпускаемых материалов, но и уровень вовлечённости читателей — сколько сотрудников прочли новость, из каких подразделений, какова динамика, на какие инфоповоды люди реагируют лучше. В работе внутрикома очень важна структура и системность. Например, в hh.ru рассылки, где рассказывают о новичках, днях рождения и важных событиях приходят каждое утро в одно и то же время, а большой информационный дайджест выпускается в пятницу. Это больше чем традиция, это уже часть информационной политики компании.

Рассылки о «плюшках» в компании. Стоит сделать календарь на весь год, где будут расписаны коммуникации на всех сотрудников о возможностях, которые даёт компания. Это и поэтапный рассказ о ДМС (что в него входит, как воспользоваться, какие есть дополнительные опции), о спортивных активностях, познавательных вебинарах и многом другом. Не стоит ограничиваться единственной новостью, выпущенной в январе, приходят новые сотрудники, и им важно знакомиться с компанией с разных сторон. При этом все материалы по теме должны храниться в одном месте и регулярно обновляться, чтобы у каждого работника был к ним доступ.

Популяризация бренда. Это всевозможные выступления на профессиональных конференциях, участие в премиях и конкурсах, а также PR-активности, направленные на привлечение внимания соискателей.

На YouTube-канале мы ведём блог «оhhнные истории». Кандидаты приходят на собеседование и говорят: «Я о вас узнал через „оhhнные истории“, увидел, как вы делитесь опытом, и понял — хочу здесь работать!» Это же классно! В наше сообществе на Хабре входит более 35 авторов, которые постоянно пишут для нас статьи. За последние полгода мы увеличили количество подписчиков до 10 000, хотя до этого наш блог читали не более 2 500 пользователей. Эти результаты мы начинаем превращать в OKR — в конце каждого квартала делаем прогноз по подписчикам, мероприятиям, статьям.

Социальные сети. Не всегда очевидно, кто должен вести социальные сети в компании — направление работы над HR-брендом, внутренние или внешние коммуникации. В любом случае метрик для оценки работы, как и в любом digital-канале, здесь множество: от количества подписчиков, просмотров и лайков до привлечённых с помощью соцсетей кандидатов.

Опросы. Важно на первом этапе определиться, сколько людей хочется привлечь к исследованию, какие каналы для этого использовать, какой результат считать победным. Сюда же входит опрос удовлетворённости внутренними коммуникациями, чтобы специалисты понимали, чего сотрудникам не хватает, что необходимо подтянуть.

В целом менеджер по внутренним коммуникациям, как и HR-менеджер, это не только про людей, но и про деньги. Любая компания должна знать, сколько средств она тратит на сотрудника за год. В зависимости от потребностей и возможностей одни вкладываются в электронные библиотеки и программы обучения, другие — в строительство целых городов для сотрудников. Несмотря на разность подходов и бюджетов, внутриком из всего имеющегося арсенала старается извлечь максимальную пользу для людей и бизнеса, и на этом пути, как и на любом другом, есть свои камни преткновения.

Лидеру направления внутренних коммуникаций должен быть выдан карт-бланш на принятие решений. Если у него нет влияния в компании, тогда его роль сводится к нулю. Согласование каждого шага с руководством говорит либо о некомпетентности специалиста, либо о недоверии со стороны СЕО. И в том, и в другом случае об эффективной работе не может быть и речи.

Вторая распространённая ошибка — расслоение каналов коммуникации. Собрания проходят в Zoom, новости публикуют на корпоративном портале, рабочие переписки ведутся в трёх разных мессенджерах — знакомая картина, не правда ли? Задача внутрикома — по возможности перенести все активности в один канал и объяснять коллегам, которые пытаются создать очередной чат с полезной информацией, что такая рассредоточенность в лучшем случае превратит всю коммуникацию в белый шум, в худшем — приведёт к ошибкам в восприятии информации.

Следующая ошибка внутрикома, которая грозит компании обернуться репутационными потерями, — неумение хранить тайны. Учитывая, что этот специалист очень тесно взаимодействует с топ-менеджментом и одним из первых узнает обо всех грядущих событиях, может быть велик соблазн выдать информацию коллегам или друзьям. Внутриком — хранитель секретов, а слишком общительные представители профессии становятся источниками слухов.

Ещё одни возможные грабли на пути к эффективным внутренним коммуникациям — не считать результаты работы и никак не освещать их в компании. Хороший внутриком точно знает, как рассказать о проекте, человеке, событии так, чтобы это заинтересовало многих. Даже слабый проект можно подать как возможность для развития. Многие боятся пиара своей работы, однако это отличный шанс поделиться эмоциями, получить обратную связь и заручиться поддержкой коллег.

Сейчас сотрудникам всё сложнее фокусироваться на задачах и работать с полной самоотдачей, многих парализует страх будущего. Мы собрали рекомендации от Ксении Степановой, которые могут стать «подорожником» в условиях нынешней экономической и эмоциональной нестабильности. Даже если в компании нет внутрикома, эти задачи на время может подхватить HRD.

Проводить регулярные встречи с топ-менеджментом и руководителями. Сотрудникам нужно дать возможность задавать прямые вопросы СЕО и получать на них честные ответы. Важно заранее проговорить с топ-менеджером, что люди сейчас как никогда нуждаются в искренности. Стоит связаться и с лидерами команд, чтобы узнать, какие настроения и запросы в коллективе, как можно помочь участникам команд справиться с проблемами.

Организовывать встречи экспертами: финансистами, психологами и т. д. Подобные мероприятия были актуальны и до потрясений, учитывая, что в России уровень финансовой грамотности остаётся на критически низком уровне. Сейчас же, на фоне экономических сложностей, мошенники особенно активизировались. Чаще всего они пользуются замутнённым от обилия негативной информации сознанием людей, поэтому важно рассказывать сотрудникам о безопасности, о том, что делать с деньгами, чтобы работники чувствовали себя более спокойно.

Создавать полезные чек-листы. Можно собрать и оформить в небольшие памятки всё, что может пригодиться сотрудникам и руководителям в стрессовых ситуациях: что делать при панических атаках, куда обращаться в случае беды, как спланировать рабочий день, как справиться с тревогой и т. п.

Подключать сервисы психологической помощи. Ряд компаний, включая hh.ru, перешли на полную оплату сессий сотрудников с психологами, для этого можно заключить договор с одним из сервисов или привлечь на проектную работу штатного психолога. Это помогает выровнять эмоциональный фон в командах и в целом помочь людям быть более эффективными в решении ежедневных задач в рабочей и личной жизни. При этом внутрикому не менее важно, чем остальным сотрудникам компании, ежедневно поддерживать своё ментальное и физическое здоровье — только надев маску на себя, можно помочь другим.

К другим статьям

Разница между внутренней и внешней коммуникацией (+Примеры)

Бизнес процветает благодаря надежной коммуникации.

Предоставление обновлений о проектах, планирование встреч и отправка мгновенных сообщений о том, что на кухне торт ко дню рождения, — все это дает людям в организации знания, необходимые им для продвижения вперед (или для того, чтобы насладиться сладким угощением).

А как же люди снаружи? Клиенты, поставщики и инвесторы также нуждаются в информации, чтобы решить, вести бизнес с организацией или нет. Они в равной степени вовлечены в успех бизнеса, и с ними необходимо общаться для поддержания позитивных отношений и репутации.

Все деловые коммуникации происходят между двумя объектами с целью отправки и получения информации. Однако вовлеченные стороны определяют, происходит ли общение внутри или снаружи.

Независимо от типа связи или конкретного используемого канала, деловая коммуникация происходит либо внутри, либо снаружи.

В чем разница между внутренней и внешней связью?

Внутренняя коммуникация происходит, когда члены организации обмениваются информацией друг с другом. Внешняя коммуникация имеет место, когда эти члены взаимодействуют и общаются с внешней стороной.

Эффективная внутренняя и внешняя коммуникация имеют решающее значение для успеха бизнеса. Давайте погрузимся в каждый из них, когда они используются, и некоторые примеры каждого из них.

Внутренняя связь

Внутренняя коммуникация имеет место, когда люди, не входящие в организацию, отправляют и получают информацию друг другу. Это эксклюзивно для коллег, сотрудников или любого другого лица, которое является участником бизнеса. Ничем не делится с общественностью.

Есть много ситуаций, требующих внутреннего общения. Некоторые более серьезные, чем другие, но успешная передача информации должна быть никогда нельзя занижать. Правильное общение может иметь большое значение в любой ситуации.

Внутренняя связь может быть отправлена между разными людьми по широкому кругу каналов связи. Вы можете использовать программное обеспечение для внутренних коммуникаций, чтобы обмениваться мгновенными сообщениями с коллегами о собрании персонала, одновременно получая электронное письмо от своего начальника о новых сотрудниках, которые начнутся на следующей неделе. Предприятия в основном используют внутренние коммуникации для поддержания работоспособной рабочей среды. Здесь слово «функционирование» охватывает как простые повседневные действия на рабочем месте, так и общие функции.

Ниже приведен пример внутреннего сообщения в виде электронного письма. Кто-то обращается к команде и предоставляет им простую, но полезную информацию о подписке на хедшот. Это полностью внутренняя функция, и никакая информация не разглашается никому за пределами организации.

Внутренняя коммуникация также является отличным инструментом для повторения общих целей, миссии, видения и ценностей бизнеса. В то время как у каждого есть личные цели и общее представление о том, что представляет собой компания, фактические заявления часто могут быть забыты.

Связано: Узнайте, как обмениваться сообщениями на рабочем месте и почему это так важно для современного офиса.

Ниже приведен пример обновления целей на месяц. Сотрудники должны помнить о масштабных проектах, когда они занимаются своей работой. Предоставление напоминания в презентации, заметке, приглашении на собрание или вложении электронной почты является хорошей практикой внутреннего общения.

Надежная стратегия внутренних коммуникаций может изменить ситуацию между бизнесом, работающим как хорошо смазанная машина, или рухнувшим, как тонущий корабль.

Внешняя связь

Внешняя коммуникация — это передача информации между бизнесом и другим объектом за пределами организации. Люди внутри организации могут по-прежнему иметь доступ к сообщению, но оно предназначено для внешней аудитории.

Внешняя коммуникация является функцией маркетингового плана. Отправляемые сообщения создаются для определенной аудитории с целью привлечения новых клиентов и увеличения доходов. Правильное сообщение может быть разработано внутри организации или поставщиками маркетинговых услуг, которые подберут для вас материалы.

Внешняя связь включает множество различных типов сообщений. Рекламные объявления, пресс-релизы, сообщения в социальных сетях и даже веб-сайт вашей компании подпадают под категорию внешних коммуникаций.

Ниже приведен пример твита от G2, предназначенного для широкой публики. Информация, собранная внутри организации, была собрана, а затем передана внешней аудитории. Будем надеяться, что информирование этих внешних организаций поможет им познакомиться с бизнесом и заинтересоваться тем, что они предлагают.

Методы массовой коммуникации полезны, когда члены большой аудитории могут извлечь выгоду из одной и той же информации, но у предприятий также есть методы для прямого общения с отдельными лицами. Ниже приведен пример окна чата, где любой желающий может задать вопрос и в конечном итоге получить необходимую ему информацию.

Внешняя коммуникация — это то, что держит потребителей в курсе последних событий. Независимо от того, искали ли они информацию изначально или нет, обеспечение того, чтобы полезная информация дошла до внешней аудитории, может привести к тому, что они поймут ваш бизнес и станут постоянными клиентами.

Поговори об этом

Предприятия нуждаются в навыках активного внутреннего и внешнего общения, чтобы выжить. Неинформированный человек не может повысить ценность бизнеса. Сотрудники не смогут выполнять свою работу, если они не знают целей компании, и люди не смогут купить ваш новый продукт, если вы не сообщите им о его существовании заранее. Найдите подходящие средства коммуникации для внутренней и внешней аудитории и поддерживайте поток информации.

Хотите узнать больше о том, как общаться на рабочем месте? Ознакомьтесь с нашим ресурсом о типах общения и советах по использованию каждого из них!

Мэри Клэр Новак (Mary Clare Novak) — специалист по контент-маркетингу в компании G2, расположенной в Берлингтоне, штат Вермонт, где она в настоящее время изучает темы, связанные с продажами и управлением взаимоотношениями с клиентами. В свободное время вы можете найти ее за разгадыванием кроссвордов, прослушиванием кавер-групп или поеданием тако с рыбой. (она/ее/ее)

Разница между внутренней и внешней связью (со сравнительной таблицей)

Когда члены организации общаются друг с другом, это называется внутренней связью . Однако, когда между членами организации происходит общение с внешней стороной, говорят, что это внешнее общение . Это два типа общения, которые можно увидеть в корпоративном мире. Этот отрывок статьи предоставит вам все важные различия между внутренней и внешней коммуникацией.

В процессе управления коммуникация играет первостепенную роль, потому что при отсутствии эффективной коммуникации не будут процветать отношения между начальником и подчиненным, а также от этого зависит приверженность сотрудников организации. Это передача информации между двумя сторонами, которая может происходить как с использованием слов, так и без них. Эти два типа коммуникации очень важны для успеха и роста предприятия.

Содержание: внутренняя связь и внешняя связь

Сравнительная таблица
Определение
Ключевые отличия
Заключение

Сравнительная таблица

Основание для сравнения	Внутренняя связь	Внешняя связь
Значение	Внутреннее общение подразумевает общение между членами организации.	Тип связи, которая происходит между организацией и внешней стороной/организацией, известен как внешняя коммуникация.
Форма	Как формальная, так и неформальная	В основном формальная
Цель	Для передачи информации между различными подразделениями и отделами.	Для поддержания отношений или обмена информацией с внешними сторонами.
Участники	Сотрудники и руководство	Клиенты, акционеры, инвесторы, клиенты, широкая общественность, поставщики, кредиторы и т. д.
Частота	Высокая	Сравнительно низкая
Поток	Течет внутри организации.	Он течет в обширной деловой среде.

Определение внутренней коммуникации

Коммуникация называется внутренней, когда обмен информацией, сообщениями, фактами, мнениями и т. д. происходит между членами организации или различными подразделениями организации в деловых целях целей. Это может происходить между отдельными лицами, группами, отделами или подразделениями. Это может быть:

Официальное общение : Общение, которое проходит по заранее определенным каналам, является формальным общением.
Неформальное общение : Общение, происходящее во всех направлениях и возникающее из социальных и личных потребностей, является неформальным общением.

Внутренняя коммуникация направлена на установление и распространение целей предприятия, разработку планов их достижения, оптимальную организацию ресурсов. Он помогает в отборе, обучении и оценке участников внутри организации. Это бизнес-инструмент, который ведет и мотивирует сотрудников работать с максимальной отдачей.

Внутренняя коммуникация использует меморандумы, циркуляры, новостные письма персонала, факсы, уведомления, протоколы собраний, видеоконференции, презентации, семинары, повестку дня, руководства и т. д. в качестве способа общения.

Определение внешней коммуникации

Внешняя коммуникация может пониматься как обмен информацией между компанией и любым другим физическим или юридическим лицом из внешней среды, т. е. клиентами, поставщиками, инвесторами, клиентами, дилерами, обществом, государственными учреждениями, широкой общественностью. и т. д. В целом внешнее общение носит формальный характер и в значительной степени документируется.

Внешняя коммуникация определяет способ, которым организация связывает или распространяет информацию среди аудиторий, внешних по отношению к бизнесу. Они оказывают большое влияние на сознание стейкхолдеров, так как от этого во многом зависит их мнение о компании, бренде и его вариантах.

Основное внимание уделяется содействию сотрудничеству с группами для создания и поддержания хорошего общественного имиджа посредством взаимоотношений. Рекламные объявления, материалы с отзывами клиентов, звонки в службу поддержки, пресс-релизы, приглашения, проспекты, руководства по прайс-листам, индивидуальные отчеты и т. д. — вот некоторые из методов внешней коммуникации.

Ключевые различия между внутренней и внешней коммуникацией

Различия между внутренней и внешней коммуникацией могут быть четко обозначены на следующих основаниях:

Внутренняя коммуникация относится к коммуникации, которая происходит между участниками внутри бизнес-организации. Напротив, внешняя коммуникация — это коммуникация, которая происходит между организацией и другими людьми, группами или организациями.
Внутреннее общение может быть формальным или неформальным, но внешнее общение в основном формальное и хорошо документировано.
Внутренняя коммуникация направлена на передачу информации между различными подразделениями и отделами. И наоборот, внешнее общение направлено на поддержание отношений или обмен информацией со сторонами, внешними по отношению к бизнесу.
Участниками внутренней коммуникации являются работники и руководство компании. В отличие от этого, сторонами внешней коммуникации являются клиенты, акционеры, инвесторы, клиенты, широкая общественность, поставщики, кредиторы и т.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»