Основное отличие от внешней переписки от внутренней – Деловая переписка Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя
Деловая переписка Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя
Деловая переписка
Виды деловой переписки Внешняя Внутренняя Официальная Адресат: внешний контрагент. Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная. Личная Адресат: внешний контрагент. Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность. Адресат: сотрудник Вашей организации. Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.
Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами: на бумажных носителях; по электронной почте.
Структура делового письма 1. Обращение 2. Преамбула 3. Основной текст 4. Заключение 5. Подпись 6. Постскриптум 7. Приложения
Обращение • Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. • Стандартным считается обращение “Уважаемый”, которое пишут с большой буквы и по центру листа.
Пример обращения Генеральному директору ООО «Конкорд» Добровольскому П. И. Уважаемый Павел Ильич! или Уважаемый господин Добровольский!
Преамбула • Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. • Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Основной текст • В 2 х – 4 х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложениях
Заключение • Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.
Подпись • Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением» . • При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.
Постскриптум • Постскриптум (P. S. ) служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.
Приложения • Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. • Какие-либо правила их написания отсутствуют.
Оформление делового письма Бланк. Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация: • название организации; • физический адрес организации; • телефон и факс; • web-сайт и e-mail.
Оформление делового письма Поля. Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около 3 см, справа – около 1, 5 см.
Оформление делового письма • Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. • Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. • Пример: Исх. № 546 от 28. 07. 2011 на вх. № 321 от 25. 07. 2011
Оформление делового письма • Шапка письма • Содержит обращение к адресату, • Размещается чуть ниже регистрационного номера • Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. • Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. • Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
Оформление делового письма • Шрифт должен быть одинаковым на всём протяжении письма. • Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12 -м размером кегля и единичным интервалом между строками.
Оформление делового письма • Нумерация листов • для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. • При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word лучше пользоваться функцией «Колонтитулы» – «Вставить автотекст» – «Стр. № из всего» . • Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.
Оформление делового письма • Информация об исполнителе • должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. • должна содержать ФИО (желательно полностью) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. • Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Оформление делового письма • Приложения. • Оформляются на отдельных листах. • Нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. • Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Пример: К данному письму прилагается 2 документа на 3 -х листах: акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах; счёт-фактуры. С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Заря» Никитина Н. К.
Этические нормы деловой переписки При составлении деловых писем НЕ рекомендуется: • начинать послание с констатации отказа; • навязывать адресату ожидаемый исход вопроса; • побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами “срочно”, “незамедлительно”, “в более короткие сроки”; • намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа “Предлагаю внимательно изучить…”.
Этические нормы деловой переписки Для получателя деловых писем обязательными требованиями являются: • отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией; • оперативный и четкий ответ организацииотправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.
Виды деловых писем • • • Благодарность Сопроводительное письмо Гарантийное письмо Письмо-запрос Письмо-предложение Письмо-ответ Сообщения, извещения, уведомления Информационное письмо Письма-напоминания и письма-требования Претензионное (рекламационное) письмо Рекламное письмо
Благодарность • Благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. • Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. • Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации.
Сопроводительное письмо • Используют для отправки документов • Текст письма может начинаться словами: Направляем…, Высылаем…, Представляем… • Иногда начинается с обоснования или обозначения цели • Обязательным является отметка о наличии приложения
Гарантийное письмо • Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: “Настоящим письмом гарантирую…”. • Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы.
Письмо-запрос • Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. • Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса • Письмо-запрос требует письма-ответа.
Письмо-ответ • В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме. • Не следует включать в текст письма-ответа ссылку на поступившее письмо (”На Ваше письмо от_______№__…”). Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа. • Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: “В связи с…”
Письмо-подтверждение • Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: «Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на …)» . • При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов – следует назвать их и т. д.
Информационное письмо • Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. • Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи.
present5.com
Внешняя и внутренняя переписка по электронной почте
Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.
Электронная переписка стала, как принято говорить, обычаем делового оборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций, но пользоваться этим инструментом тоже нужно уметь.
В статье мы рассмотрим основные правила сетевого этикета в отношении писем и коснемся юридической стороны как внешней, так и внутренней электронной переписки.
Заводим почтовый ящик
У подавляющего большинства организаций есть сайты, но почему-то до сих пор сотрудники многих из них ведут переписку по рабочим вопросам с личных адресов или с корпоративного адреса, зарегистрированного на бесплатном почтовом сервисе (Google, Yandex, Mail.ru и т.п.). Это нужно исправлять. Те же Yandex и Google могут «привязать» к домену (названию сайта) сколько угодно адресов электронной почты, и разобраться с этим для уверенного пользователя не составит никакого труда.
Наибольшее доверие получателей вызывают почтовые адреса, во-первых, с названием сайта организации после знака «@», во-вторых, содержащие имя, фамилию, инициалы или, в крайнем случае, должность отправителя, например:
Вряд ли получится вести серьезную переписку по производственным вопросам с людьми, скрывающимися за адресами [email protected], [email protected] и подобными им. Скорее всего, получатель просто не откроет такое письмо из соображений простейшей техники безопасности пользователя сети.
В настройках почтового ящика следует указать свои имя и фамилию, чтобы получатель видел, от кого пришло письмо. В переписке с клиентами или в массовой рассылке допускается ввести вместо имени и фамилии наименование организации.
Затем нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой, в несколько строк, и информативной, например:
С уважением,
Петрова Анастасия,
помощник генерального директора ГК «Горизонт»
(123) 456-78-90
или
Куликова Мария Викторовна,
офис-менеджер ООО «Рассвет»
(234) 567-89-01
+7 (987) 654-32-10
www.rassvet.com
В подписи не должно быть забавных фраз, статусов, рисунков и прочих «милых глупостей».
Фотографии в аккаунте электронной почты во многих организациях только приветствуются. Конечно, это должно быть тщательно отобранное фото, на котором хозяин аккаунта изображен в подобающей одежде и в рабочей обстановке.
Читайте также:
Хорошо смотрятся электронные письма, оформленные в корпоративном стиле: с фоном фирменного цвета, с соответствующими шрифтами и логотипом. Только здесь не должно быть самодеятельности: подобные настройки должны быть внесены в почтовый клиент на общекорпоративном уровне и быть одинаковыми и у директора, и у инженера. Только тогда брендирование почты имеет смысл.
Пишем письмо
Как и бумажное деловое письмо, электронное имеет собственные «реквизиты». Конечно, никакого стандарта для них пока нет, но правила элементарной вежливости и уважения к получателю письма требуют указания:
- имени отправителя;
- темы письма;
- текста письма.
О том, что в настройках следует указать имя и фамилию отправителя, мы говорили выше.
Более подробно о том, как правильно писать и отвечать на письмо, о внутрикорпоративной электронной переписке, а также о способах придания электронной переписке юридической силы читайте в №11 2014 журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера».
Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
www.sekretariat.ru
Внутренняя переписка и ее особенности — реферат
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТУРИЗМА И СЕРВИСА»
Институт сервиса (г. Москва) (филиал)
Кафедра «Иностранных языков и речевых коммуникаций»
Реферат по дисциплине «Русский язык в профессиональном общении» на тему:
«Внутренняя переписка и её особенности»
Москва 2011
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
На сегодняшний день деятельно
Умение составлять деловые письма – крайне важный навык в повседневной жизни. Без этого умения невозможны нормальные деловые отношения.
В данной работе будут рассмотрены разновидности переписки, а именно внутренняя и внешняя, и принципы ведения деловой переписки в целом.
Деловая переписка — один из видов письменной речевой коммуникации, реализующийся, прежде всего в различных видах писем, и играющая большую роль в деловом общении.
Актуальность данной темы очень возросла последнее время, так как расширилась сфера деловых контактов.
Структура реферата содержит введение, две главы, заключение, список использованных источников и литературы, а также приложения.
В первой главе речь пойдет о видах деловой переписки и вариантах её отправления.
Во второй главе данной работы — общее определение понятия «внутреннее деловое письмо».
В заключение говорится о необходимости овладения навыком составления деловых писем, из-за их незаменимости в профессиональной сфере деятельности и растущего количества поводов для их написания.
В приложении к реферату содержатся пример делового письма.
ГЛАВА 1. ПЕРЕПИСКА: ВНЕШНЯЯ И ВНУТРЕННЯЯ
Письма — одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых отношений.
Для переписки используются письма и потовые карточки.
Одним из способов связи организаций, учреждений, предприятий с внешним миром является деловое письмо. С его помощью идет обмен взаимовыгодной информацией, ведутся переговоры, излагаются претензии, выясняются отношения между предприятиями, выражаются просьбы, делаются предложения, оформляются приглашения принять участие в каких-либо мероприятиях. Письма сопровождают важные документы.
Без переписки вести деловые отношения практически невозможно. Практически все договоренности, как телефонные так и телеграфные требуют письменного подтверждения: при налаживании деловых контактов, правильно составленное, хорошо сформулированное письмо может представить фирму лучшим образом и создать наиболее благоприятное о ней впечатление у возможного партнера.
Деловая переписка хранится как в одной организации так и в другой, в виде входящая и исходящая документация. Это немаловажно, потому что деловое письмо выступает в роли инструмента, который регулирует социальные и экономико-правовые отношения между участниками социальных отношений, партнерами, контрагентами.
По фактору доставки документации разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между подразделениями одной организации, и между должностными лицами. При этом адресат документа и адресант состоят в отношениях должностного соподчинения. Такую документацию называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными учреждениями, организациями, частными и должностными лицами, которые не стоят по отношению друг к другу в прямом подчинении. Документы, которыми организации обмениваются, называют официальными письмами.
Доставка писем осуществляется по почте.
Почтовые отправления можно разделить на:
- внутренние почтовые отправления — отправления, принимаемые и пересылаемые в государства;
- международные почтовые отправления — отправления, которые являются объектом почтового обмена между государствами.
ГЛАВА 2. ВНУТРЕННЯЯ ПЕРЕПИСКА
Деловое внутреннее письмо представляет собой официальную корреспонденцию, и применяется для решения многочисленных вопросов, которые возникают в коммерческой и управленческой деятельности компании.
Внутренняя переписка поддерживается в письменной форме между сотрудниками одной и той же фирмы. Подобная переписка может осуществляться при помощи внутренних почтовых отправлений внутри одного отделения, между различными отделениями фирмы, а также главным офисом или другими отделениями, включая отделения, существующие в таких городах.
Внутренние почтовые отправления подразделятся на местные отправления и на иногородние отправления. Местными называются внутренние почтовые отправления, пересылаемые и доставляемые в пределах территории одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — в пределах территории, обслуживаемой одним предприятием связи. Иногородними — являются внутренние почтовые отправления, пересылаемые за пределы города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности — за пределы территории, обслуживаемой одним предприятием связи.
Это может быть:
Простое почтовое отправление — отправление, которое принимается без выдачи квитанции отправителю. Простое почтовое отправление, пересылка которого не оплачена отправителем или оплачена не полностью, называется доплатным почтовым отправлением.
Заказное почтовое отправление — отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.
С объявленной ценностью — почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку. Письма с объявленной ценностью могут посылаться наложенным платежом.
Во внутренних простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, служебные письма, деловые бумаги и др.
Одним из наиболее часто используемых видов корреспонденции во внутренней переписке являются служебные письма. Их пишут кратким, точным языком, письмо должно быть лаконичным.
Письмо принято делить на следующие части:
- сведения об отправителе: название, почтовый адрес, телефон/телефакс;
- адрес получателя или внутренний адрес;
- дата отправления;
- вступительное обращение;
- содержание письма;
- заключительная формула вежливости;
- подпись отправителя с расшифровкой фамилии отправителя и указанием должности;
- ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.
При составлении делового письма необходимо соблюдать несколько требований:
- письмо должно быть логичным, конкретным, простым и не содержать двусмысленной информации;
- фразы в письме должны легко читаться, нежелательно использование большого количества деепричастных и причастных оборотов;
- письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом текст письма надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса;
- письмо должно быть достаточно аргументированным и убедительным;
- письмо должно быть написано в нейтральном тоне, так же нежелательно употребление эмоционально-экспрессивных фраз и метафор;
- объем делового письма не должен превышать более двух страниц печатного текста;
- деловое письмо, с точки зрения грамматики, не должно содержать орфографических, синтаксических и стилистических ошибок;
- деловое письмо должно быть корректным, и написано вежливым тоном.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью данной работы являлось рассмотрение деловых писем, в частности внутренней переписки.
В заключение моей работы хотелось бы отметить, что изучение особенностей написания деловых писем крайне важный навык для современного человека, так как без него невозможно полноценно работать и общаться с другими людьми.
В то же время нужно заметить, что деловая переписка сегодняшний день носит более личный и динамичный характер.
Умение четко изложить положение дел, суть вопроса, однозначно сформулировать требование, предложение, просьбу, убедительно обосновать свою позицию не приходит само собой. Для того, что бы искусно составлять деловые письма, требуется практика и знание большого количества речевых средств.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК
- Введенская Л.А., Черкасова М.Н. Русский язык и культура речи. Серия «Учебники, учебные пособия» [Текст] : учебное пособие. — Ростов н/Д: Феникс, 2004.
- Делопроизводство: учебно-справочное пособие для вузов / И. Н. Кузнецов.—М.: Дашков и К*: 2006.—520 с.
- Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений/Российская академия наук. Институт русского языка им. В.В. Виноградова.-4-е изд., дополненное.-М.:Азбуковник, 1999. ISBN 5-89285-003-X
- Справочник по деловой переписке. — М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. — 250с.
- Таможенный кодекс Российской Федерации: Закон Российской Федерации от 28.05.03 61-ФЗ // М.: Эксмо, 2004.
- Чуковенков, А.Ю. Требования к деловому письму / А. Ю. Чуковенков. //Секретарь-референт.-2007.-№1
.-С.17-24. - Виды услуг почтовой связи —
(http://ru.wikisource.org/
ПРИЛОЖЕНИЕ
referat911.ru