Описать бизнес процесс примеры: Описание бизнес-процессов: примеры

Содержание

BPM для чайников: открываем инструментарий описания бизнес-процессов

Внедрение процессного управления в компаниях, как правило, сопровождается определением ключевых бизнес-процессов и их последующим описанием, анализом и оптимизацией. В бизнес-процессах участвует множество исполнителей от разных подразделений, создается множество документов, а главное присутствует сложная логика взаимодействия исполнителей между собой, что требует отображения процесса формате, удобном для восприятия и анализа.

Описание существующего состояния бизнес-процесса в статусе «как есть» позволяет не только зафиксировать состояние дел, но и провести первичный анализ бизнес-процесса. Тогда как описание бизнес-процесса в статусе «как должно быть» позволяет формализовать и, главное, регламентировать новое состояние бизнес-процесса для его последующего внедрения в практику компании.

Текстовый формат описания бизнес-процесса

Существует множество примеров регламентов бизнес-процессов, которые достигают сотни листов, однако, чем больше по объему такой документ, тем меньше шансов, что его прочтут, и тем более станут исполнять.

Именно поэтому необходимо описывать бизнес-процессы предельно короткими документами в формате структурированного текста, фокусируясь на том, кто, что делает и в какой срок.

Секретом описания бизнес-процессов в виде структурированного текста является следование четкой структуре: сначала фиксируется, кто и когда исполняет операцию, а далее в подпункте, уровнем ниже, описываются сами действия, после чего указывается кому и в каком случае передается результат.

Таким образом шаг за шагом описывается весь бизнес-процесс с указанием перечня документов, которые передаются по процессу, и информационных систем, которые используются для выполнения той или иной операции.

На практике даже очень «масштабные» бизнес-процессы могут быть легко описаны в такой структуре, при этом преимуществом текстового подхода являются его простота и доступность не только бизнес-аналитикам, но и любому сотруднику компании. Используя эти простейшие правила структуризации текста в компании, можно легко создать систему регламентов, стандартизирующих ключевые бизнес-процессы.

Недостатком текстового описания является возможность «спрятать» в нем недосказанности и неточности в бизнес-процессе, которые можно обнаружить лишь внимательно вычитывая получившийся документ. Однако, несмотря на недостатки, на начальных этапах управления бизнес-процессами структурированное текстовое описание позволяет провести первичный анализ бизнес-процессов в компании, а также закрепить их целевое состояние в виде утвержденного регламента.

Табличный формат описания бизнес-процесса

Относительно варианта описания процессов в текстовом формате, использование табличной формы добавляет «структурированности» создаваемому описанию бизнес-процесса.

Бизнес-процесс описывается в виде таблицы, где строки описывают операции в бизнес-процессе, при этом каждая строка содержит не только номер и название операции, но и входящие и исходящие документы, временные нормативы исполнения, исполнителя, используемые информационные системы и логику дальнейших действий. Фактически при описании бизнес-процесса в табличной форме создаются технологические карты, подробно описывающие все необходимые действия с указанием их окружения.

В зависимости от поставленных задач, в табличном описании можно отображать различные элементы окружения бизнес-процесса, например, если в компании идет работа с операционными рисками, можно добавить дополнительный столбец, в котором указать существующие операционные риски с их привязкой к операциям процесса.

С использованием единого шаблона таблицы и простой инструкции по ее заполнению достаточно легко описать ключевые бизнес-процессы в компании силами сотрудников бизнес-подразделений, при этом качество полученного описания безусловно будет выше, чем в текстовом формате, однако результат будет иметь недостаточную визуализацию, относительно описания процесса в виде графической модели.

Единственным недостатком табличной формы является сложность отображений логики бизнес-процесса, так как для каждой операции в таблице приходится описывать в каком случае какое действие выполняется, например, «если документ согласован, то далее выполняется операция 5, а если не согласован, то выполняется операция 6», что не всегда удобно для понимания особенностей бизнес-процесса и его анализа.

Графическая модель бизнес-процесса

В последнее время многие компании описывают бизнес-процессы в формате графических моделей. Это может быть схема, нарисованная на флипчарте, а может быть модель, созданная в специальном инструменте, в соответствии с утвержденной в компании нотацией.

Для большинства компаний, описывающих процессы в графической форме, инструментарием моделирования бизнес-процессов является MS Visio или MS PowerPoint. Эти инструменты входят в стандартный офисный пакет, что позволяет создавать модели бизнес-процессов широкому кругу лиц.

В дополнение к существующим инструментам, относительно недавно появились облачные бесплатные средства моделирования бизнес-процессов, в которых можно нарисовать модель в браузере, при этом сохранить результат, либо на диске, либо в облачном хранилище.

Учитывая бесплатность и легкость начала использования облачных средств моделирования бизнес-процессов, они быстро завоевывают поклонников, как среди бизнес-аналитиков и ИТ-специалистов, так и среди сотрудников и руководителей компании.

С помощью графической модели бизнес-процесс может быть описан наиболее качественно, ведь в ней можно отразить не только все необходимое окружение операций, но и визуализировать саму логику бизнес-процесса с помощью логических операторов и событий.

Правда, в случае использования графической формы моделирования бизнес-процессов, количество сотрудников в компании, создающих модели бизнес-процессов может серьезно уменьшиться, так как некоторых из них оттолкнет сложность инструментария и дополнительные трудозатраты на создание графических моделей, относительно текстового и табличного описания.

Для того чтобы среди тех, кто моделирует бизнес-процессы в компании. было как можно больше представителей бизнес-подразделений, необходимо выбирать инструменты моделирования с удобным и простым интерфейсом, а также использовать простейшие нотации для отображения процессов.

Система моделирования бизнес-процессов

Некоторые компании, имеющие большое количество сотрудников и высокую зрелость в области управления бизнес-процессами, переходят от простейших инструментов моделирования бизнес-процессов к системам класса Business Process Analysis, которые позволяют моделировать бизнес-процессы в едином репозитории, что позволяет не только создать целостную взаимосогласованную модель описания деятельности организации, но и получать на ее основе регламентирующие документы с помощью настраиваемой отчетности.

Как правило, если количество нарисованных в компании моделей бизнес-процессов начинает превышать несколько тысяч, возникает необходимость обеспечить их интеграцию между собой, а также получить возможность создания регламентирующей документации на базе созданных моделей, именно в этом случае применение инструментария Business Process Analysis является оправданным.

Работа в инструментах Business Process Analysis требует жесткой дисциплины при моделировании бизнес-процессов, которая достигается через нормализацию справочников организационной структуры, документов и информационных систем, а также утверждение нотации моделирования бизнес-процессов и аудит соответствия создаваемых моделей утвержденной нотации или на уровне инструментария, или с помощью процедур согласования.

Использование средств Business Process Analysis имеет и определенные риски, связанные как раз с необходимостью жесткой дисциплины при создании моделей и со сложностью интерфейса инструментария. Это приводит к уменьшению числа моделирующих бизнес-процессы среди представителей бизнес-подразделений. В результате достаточно часто работа в инструментарии Business Process Analysis становится прерогативой бизнес-аналитиков и ИТ специалистов, что сужает возможные ресурсы для моделирования бизнес-процессов в компании, и приводит либо к расширению штата бизнес-аналитиков, либо к привлечению внешних консультантов. При этом, бизнес часто не желает работать с полученными моделями и возвращается к текстовому или табличному формату описания бизнес-процессов, полученному с помощью отчетов из инструментария Business Process Analysis.

От моделирования к автоматизации

Не секрет, что несмотря на созданные регламенты бизнес-процессов, сотрудники компании часто работают по своим правилам, ведь проконтролировать правильность исполнения регламента достаточно непросто, а проводимые аудиты требуют дополнительных трудозатрат.

Совершенно логично переложить контроль правильности исполнения бизнес-процессов на автоматизированную систему, в которой заложить всю необходимую логику его исполнения. При использовании специализированных систем класса Business Process Management Suite, модель бизнес-процесса становится исполняемой, и информационная система сама управляет бизнес-процессом в соответствии с правилами, описанными в модели, назначая исполнителей операций и маршрутизируя заявки в соответствии с логикой бизнес-процесса.

В данном случае модель становится необходимым условием для автоматизации бизнес-процесса, однако данная модель бизнес-процесса требует куда более подробной проработки, ведь она должна быть «понятна» информационной системе, автоматизирующей процесс.

Столь специфичный «потребитель» модели бизнес-процесса делает ее разработку непростым занятием, для которого, как правило, привлекается системный аналитик или даже ИТ-разработчик, которой хорошо знает систему автоматизации. Представители бизнеса или бизнес-аналитики в данном случае могут представить лишь прототип такой модели, после чего согласованный прототип необходимо серьезно дорабатывать с учетом особенностей BPMS системы.

Что же выбрать?

Что бы определиться с форматами описания бизнес-процессов нужно проанализировать размер организации, ее зрелость в области управления бизнес-процессами, а также определить потребителей создаваемого описания.

В компании от 50 до 500 человек для совершенствования и регламентации бизнес-процессов вполне достаточно текстового или табличного описания процессов, при этом, описание может вестись силами сотрудников и руководителей, прошедших специализированное обучение по теме управления бизнес-процессами.

В компании от 500 до 5000 человек, также можно ограничится текстовым или табличным описанием, используя графические нотации для визуализации особо «запутанных» бизнес-процессов с большим количеством участников. В компаниях такого масштаба для систематизации создаваемого описания необходимо уже вести реестр бизнес-процессов и регламентов, а также создать шаблоны, как для регламентов, так и для графических моделей.

В крупных компаниях с численностью от 5000 человек, с развитым процессным офисом и высокой зрелостью в управлении бизнес-процессами, можно задуматься о применении средств Business Process Analysis для моделирования бизнес-процессов, в рамках которых создать единый репозиторий моделей бизнес-процессов, после чего формировать на его основе регламенты бизнес-процессов и другую нормативную документацию.

Системы BPMS наиболее эффективны там, где важна скорость и контроль логики исполнения бизнес-процессов, поэтому их чаще всего можно встретить в тех процессах, где обрабатываются клиентские заявки, заказы, жалобы и договора, вне зависимости от масштаба компании.

Источник: http://www.docflow.ru/news/analytics/detail.php?ID=32509

Бизнес-процесс: основные понятия и определения

Автор: Bлaдиcлав Анaтoльeвич Гaгаpcкий, независимый консультант по управлению, эксперт в области оптимизации и регламентации бизнес-процессов и анализа издержек, преподаватель программы МВА АНХ при Правительстве РФ.

Бизнес-процесс — это регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий (операций, процедур, действий), при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается ему результат.

Потребитель может быть как внешним, так и внутренним по отношению к организации. Внешний потребитель — это потребитель, который не входит в состав данной организации, а внутренний — тот потребитель, который находится в рамках данной организации.

Важно знать потребителя бизнес-процесса потому, что именно он явным или неявным образом задает требования к процессу и может оказывать влияние даже на сам факт существования конкретного процесса.

Если мы рассматриваем в качестве примера предприятие, производящее шины, то производство шин — это бизнес-процесс, причем основной для данного предприятия. Почему? Производство шин (как процесс) включает в себя множество взаимоувязанных операций, потребляет определенные ресурсы (сырье и материалы, электроэнергию, труд персонала и т. п.) и выдает определенный результат потребителю — готовую шину. Потребителем для этого процесса будет одна или несколько оптовых торговых фирм, которые организуют распределение товара до конечных потребителей.

Другой пример бизнес-процесса — закупка сырья для производства тех же шин. Такой процесс также соответствует данному выше определению, но потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят резиновую смесь, обрезинивают металлокорд и т. д.

Результат бизнес-процесса — это самая наиболее важная его составляющая. Деятельности без результата не бывает; иначе это не деятельность, а бесцельное времяпрепровождение. Без достижения результата (причем с требуемыми потребителю характеристиками) деятельность бессмысленна. А от того, как процесс выстроен, зависят в том числе и издержки этого процесса.

У бизнес-процесса должен быть единый менеджер, который управляет процессом и отвечает за его результат. На практике часто бывает (это характерно для крупных компаний), что у бизнес-процесса есть так называемые владелец и менеджер процесса. Обе эти фигуры отвечают за результаты, но при этом владелец процесса обладает полномочиями изменять сам порядок выполнения процесса, а менеджер процесса осуществляет оперативное управление. Чтобы это было более понятно, эти различия проиллюстрируем на примере.

Есть процесс «Материально-техническое обеспечение». Менеджером процесса является начальник отдела снабжения — должностное лицо, непосредственно участвующее в процессе и отвечающее за результат. Владельцем же процесса является заместитель генерального директора по закупкам — фигура вышестоящая и, что называется, «с весом». Знать, кто является менеджером и владельцем процесса, надо как минимум потому, что именно у этих людей потребуется собирать информацию о текущем состоянии процесса и согласовывать с ними предполагаемые изменения.

Существует некоторое количество классификаций бизнес-процессов. Мы приведем две из них. Более подробная детально отражает нюансы процессов, а более краткая обычно применяется консультантами при комплексном описании бизнес-процессов предприятий.

Итак, более подробная классификация бизнес-процессов имеет следующий вид:

основные процессы;
сопутствующие процессы;
вспомогательные процессы;
обеспечивающие процессы;
управляющие процессы;
процессы развития.

Основными бизнес-процессами являются процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся целевыми объектами создания предприятия и обеспечивающие получение дохода. Так, для завода древесно-стружечных плит и деталей (ДСП и Д) основным бизнес-процессом является производство ламинированной древесно-стружечной плиты.

Сопутствующие процессы — процессы, ориентированные на производство товара или оказание услуги, являющиеся результатами сопутствующей основному производству производственной деятельности и также обеспечивающие получение дохода. Так, для автотранспортного предприятия процесс ремонта стороннего транспорта на собственной ремонтной базе является сопутствующим процессом.

Вспомогательные бизнес-процессы — процессы, предназначенные для обеспечения выполнения основных БП и поддержания их специфических черт. Так, для ТЭЦ или ГЭС вспомогательным бизнес-процессом является процесс ремонта производственного оборудования.

Обеспечивающие бизнес-процессы — процессы, предназначенные для жизнеобеспечения всех остальных БП и ориентированные на поддержку их универсальных черт. На предприятиях любой отрасли это процесс финансового обеспечения деятельности, процесс кадрового обеспечения, инженерно-технического обеспечения и т. п.

Бизнес-процессы управления — это процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого БП и бизнес-системы в целом. Это процессы стратегического, оперативного и текущего планирования, формирования и осуществления управленческих воздействий.

Бизнес-процессы развития — это процессы совершенствования производимого товара или услуги, технологий, модификации оборудования. Например, это проведение научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР) в машиностроении, процесс технического перевооружения в электроэнергетике и т. п.

Более простая классификация бизнес-процессов состоит из следующих типов:

управляющие процессы;
основные процессы;
вспомогательные процессы.

При этом, чтобы не путаться в определениях, проще показать, как эти две классификации соотносятся между собой (табл. 1).

Таблица 1. Соответствие классификаций бизнес-процессов.

Подробная классификация	Простая классификация
Основные процессы Сопутствующие процессы	Основные процессы
Вспомогательные процессы Обеспечивающие процессы	Вспомогательные процессы
Управляющие процессы Процессы развития	Управляющие процессы

Хотелось бы сразу подчеркнуть, что эти процессы можно классифицировать не только таким образом. В реальной практике встречались, например, отдельно процессы взаимодействия с клиентами. Выбор классификации не столь принципиален, важно лишь понимать, зачем вообще нужна классификация. Дело в том, что в деятельности компании можно насчитать как минимум несколько десятков бизнес-процессов. Чтобы их как-то структурировать, и вводят определенные классификации.

С классификациями вообще все не так однозначно. Классический пример — процесс «Управление персоналом». К какому из типов по простой классификации его отнести? Ответ на этот вопрос будет неоднозначный. Процесс управления персоналом, если его проанализировать, состоит из ряда относительно независимых подпроцессов.

Так, подпроцесс «Подбор персонала» явно относится к вспомогательным, поскольку при его реализации снабжаются все процессы организации ресурсами — сотрудниками. А вот подпроцесс «Планирование штатного расписания» следует отнести к управляющим, поскольку он задает, по сути, план набора персонала, т. е. создает некоторое управляющее воздействие для службы набора персонала. Примерно аналогичная ситуация будет с бухгалтерским учетом. Подготовка установленной бухгалтерской и налоговой отчетности — это обеспечивающий процесс. А подготовка первичных документов, из которых и собирается отчетность, — это вообще не процесс, а отдельные процедуры в основных бизнес-процессах.

Классификация бизнес-процессов помогает определить, как именно можно выделять конкретный процесс из общей массы.

Основные процессы мы выделяем исходя из результата, ценного для потребителя. Вспомогательные процессы мы выделяем по ресурсу, которым они снабжают компанию. Наконец, управляющие процессы мы выделяем по объекту, над которым осуществляется управляющее воздействие.

При этом важно не допускать классической ошибки: не выделять бизнес-процессы по принципу деятельности конкретного подразделения. В подавляющем большинстве случаев бизнес-процессы являются сквозными для организации, т. е. затрагивают несколько подразделений. Ведь подразделения не могут не взаимодействовать друг с другом, так как являются элементами одной системы. А это взаимодействие и есть, попросту говоря, бизнес-процессы.

Логично задаться вопросом: существуют ли универсальные модели бизнес-процессов, и если да, то какие они? Ответ также будет неоднозначен — и да, и нет.

С одной стороны, каждая организация имеет свою специфику деятельности, свою продукцию и услуги, определенных поставщиков и покупателей, действует на определенной территории, в определенном правовом поле и т. п. Поэтому говорить о типовых бизнес-процессах нельзя. На любой набор типовых бизнес-процессов можно привести контрпример, показывающий, что такой типовой набор будет неприменим к какому-либо конкретному предприятию.

С другой стороны (и многие консультанты по бизнес-процессам об этом знают), можно говорить об определенном типовом наборе бизнес-процессов применительно к отдельно взятой отрасли, в определенном регионе, в определенном временном промежутке. Причем все равно конкретная реализация бизнес-процессов будет несколько отличаться от типового набора.

Для наглядного описания бизнес-процессов компании на верхнем уровне используют так называемую карту процессов. На ней отображаются процессы верхнего уровня компании и показываются ключевые связи между ними. Как правило, процессы на карте подразделяются по типам в соответствии с выбранной классификацией. Карта процессов дает лишь общее представление о процессах компании, но для выявления издержек, связанных с процессами, ее явно недостаточно.

Получить практические навыки стратегического управления, и научиться обеспечивать выживание компании в долгосрочной перспективе вы можете с помощью курса «Стратегический менеджмент»:

Стратегический менеджмент: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Что такое бизнес-процесс: определение, виды, характеристика

Бизнес-процесс — это один из популярных и давно устоявшихся инструментов решения задач в коммерческих и некоммерческих организациях. Он распределяет и оптимизирует работу сотрудников компании над поставленными целями. Этот инструмент используется как для работы с клиентами, так и для внутренних операций компании, что делает его универсальным для решения проблем. В статье рассмотрим, что такое бизнес-процессы предприятия и как они классифицируются.

Что такое бизнес-процессы компании

Бизнес-процесс — это деятельность рабочего коллектива, направленная на создание качественного продукта или получение иного результата. Каждый сотрудник отвечает за разные аспекты: одни за управление и контроль, другие за выполнение функций.

У бизнес-процесса может быть внешний и внутренний потребитель по отношению к организации. Первый характерен для материального взаимодействия, например, продажа товара или оказание услуги клиенту, который и будет выступать внешним потребителем. Внутренний находится в самой организации и решает отдельные задачи внутри коллектива, например, подбор кадров.

Рассмотрим это на примере типографии. Печать полиграфической продукции — это основной бизнес-процесс для данного предприятия. Печать (как процесс) включает множество операций, потребляет ресурсы (сырье, материалы, труд персонала и т.п.) и выдает результат потребителю — готовую книгу. Потребителем для этого процесса будут оптовые компании, которые распределяют товар до конечных потребителей.

Другой пример бизнес-процесса — закупка материалов для печати книжной продукции. Потребитель конечного результата процесса будет внутренним — это производственные цеха предприятия, в которых готовят бумагу, краски и т.д.

Эта же модель используется и в некоммерческих целях, например, в благотворительных фондах для организации сбора пожертвований или для оказания бесплатных медицинских услуг.

Характеристики бизнес-процессов

Для того, чтобы наглядно понять, что включает в себя этот бизнес-инструмент, необходимо разобраться в основных и дополнительных характеристиках.

Основные характеристики обязательны. К ним относятся:

Часто эти элементы объединены в одно, так как из названия операции четко видна цель. Они должны быть конкретными и понятными для участников. Например: название «Заключение договора купли-продажи с клиентом» и аналогичная цель.

Его называют владельцем инструмента. Это лицо, выполняющее или отвечающее за выполнение цели. В компании это сотрудник из управленческого отдела или начальства. В его обязанности входит составление и донесение плана до сотрудников, а также контроль за их деятельностью.

Это инструменты, которые используются для достижения цели. Они остаются неизменными по ходу выполнения работы, а лишь оказывают воздействие на конечный продукт. Например: машинка на швейной фабрике.

Это тоже ресурсы, но, в отличие от предыдущих, они преобразуются во что-то новое в результате деятельности компании. Обычно это любой вид сырья. Например: ткань, из которой шьют одежду на швейной фабрике.

Это результат проделанной работы — товар или услуга. На выходе не всегда получается то, что было изначально запланировано. Цель может измениться.

Дополнительные характеристики не обязательны, поэтому их может не быть в структуре. К ним относятся:

Классификация бизнес-процессов

Бизнес-процессы классифицируются в зависимости от факторов:

По содержанию:

Основные бизнес-процессы. Это задачи, ориентированные на производство товара или оказания услуги, которые в дальнейшем принесут прибыль. Например: для мебельного завода основной бизнес-процесс — изготовление предметов интерьера.
Сопутствующие процессы. Не служат главным источником прибыли, составляют только часть деятельности. Например: для магазина электроники сопутствующим процессом станет ремонт техники.
Вспомогательные процессы. Направлены на поддержание основного процесса. Например: обслуживание и ремонт производственного оборудования на заводе.
Обеспечивающие процессы. Направлены на поддержание жизнедеятельности исполнителей и возможности производства. Например: финансовое обеспечение, кадровая деятельность.
Управляющие процессы. Направлены на контроль. Например: работа управляющих менеджеров по планированию и распределению кадров.
Процессы развития. Направлены на улучшение производительности. Например: замена оборудования, опросы сотрудников о качестве рабочего процесса.

По форме:

Внешние процессы. Основная работа субъекта на рынке непосредственно с потребителем (ведение переговоров с клиентом, рекламная деятельность и пр.)
Внутренние процессы. Направлены на решение задач внутри коллектива (бухгалтерский учет, кадровая деятельность, охрана труда и пр.)

По функции:

Функциональные процессы. Направлены на выполнение поставленной задачи (изготовление товара, поиск клиентов, продвижение продукции).
Структурные процессы. Направлены на поддержку рабочего процесса и его оптимизации (управление информацией, подбор кадров, контроль финансов).

Описание бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса — это описание определения действий, которые должны выполнить сотрудники для достижения поставленной задачи.

Этот инструмент не может существовать без описания. Но не каждый шаг сотрудника на работе требует подробной инструкции. Его создают для определенной задачи и он должен соответствовать следующим характеристикам:

Необходимо четко сформулировать конечный результат деятельности. Возможно в процессе работы цель немного изменится и результат уже будет другим, но это не важно на этапе описания. Здесь должен быть четкий и идеальный план.

В описании не должно быть лишних элементов, отвлекающих от сути поставленной задачи. Нужно четко и кратко сформулировать основные этапы работы, распределение нагрузки на сотрудников. Также стоит избегать непонятных терминов, чтобы описание бизнес-процесса было понятно всем, в том числе и заказчику. Меньше деталей — больше конкретики.

Существуют специальные программы нотаций с условными обозначениями, которые понятны пользователям. Бизнес-процесс — это совокупность большого количества специфических действий, которые сложно представить наглядно. Для этого используют программы, такие как BPMN, IDEF3, UML и EPC, которые преобразуют задачи в удобные схемы и таблицы.

Нужно четко распределить задачи между кадрами, чтобы каждый понимал, чем заняться и какой блок задач закреплен за ним.

Качественное описание требует от руководителя понимания задачи. Необходимо собрать участников, включая сотрудников клиента, и презентовать бизнес-план в виде схемы на основе нотаций. Можно прокомментировать важные моменты и этапы проекта. Выступление не должно длиться более 10-15 минут.

Управление бизнес-процессами

Бизнес-процесс — это совокупность нескольких важных ступеней, без которых не получится реализовать весь потенциал компании. Управление бизнес-процессом состоит из четырех этапов, за прохождением которых следят менеджеры-управленцы:

Моделирование.

Включает в себя определение бизнес-процессов, которых может быть много и в небольшой компании. К моделированию также относится описание операций. На этом этапе важно разграничить сферы ответственности управляющего персонала. Каждый менеджер и его подчиненные должны отвечать за свой отдел, чтобы добиться хорошего результата.

Исполнение.

После получения задач персонал начинает выполнение своих рабочих функций. Таких функций может быть много, но все они должны быть выделены и распределены в описании проекта.

Контроль.

Этап включает контроль за персоналом и учет расходов. Все действия, зафиксированные в описании проекта, должны отражаться во внутренней сети компании. Менеджер обязан ежедневно следить за выполнением плана: соблюдены ли сроки, качество работы, загрузка работников.Также контроль ведется за дополнительными расходами, понесенными сотрудниками (почтовые, судебные и др.). Решить вопрос о возмещении этих трат, о премировании за выполнение и перевыполнение плана, штрафах за несоблюдение сроков.

Улучшение.

По закону Мерфи (или закону подлости, который гласит, что все, что должно пойти не так, пойдет не так) невозможно выполнить план идеально, поэтому после завершения основного бизнес-процесса необходимо произвести анализ сбоев в работе, выявить ошибки и на их основании оптимизировать работу персонала для успешного выполнения будущих проектов.

Бизнес-процессы в организации — это прежде всего вопрос качественного управления. Без квалифицированных управленческих кадров, которые правильно поставят задачу и проконтролируют выполнение, результативность работы будет под вопросом.

Заключение

Бизнес-процессы — эффективный инструмент для организации работы персонала в крупных и небольших, коммерческих и некоммерческих компаниях. Главное — правильно сделать описание бизнес-процесса с использованием понятных схем и терминов. Не стоит забывать и о контроле за качеством выполнения задач и анализе ошибок.

Что такое нотация BPMN. Основные понятия с примером

О бизнес-процессах, что такое BPM

Разговаривать о процессном подходе, методологии BPM и нотации BPMN невозможно без понятия бизнес-процесса.

Управление процессом – вот что предполагает методология BPM. Существует множество определений, что такое бизнес-процесс, и выбрать какой-то один сложно. Но можно выделить ключевые свойства бизнес-процесса:

Повторяемость. Выполнение одних и тех же экземпляров по одному шаблону. Например, бизнес-процесс «Ремонт автомобиля». Каждый заказчик, который хочет отремонтировать автомобиль, проходит ряд этапов: приходит в офис, оформляет заявку, отдает в ремонт, оплачивает услуги, получает отремонтированный автомобиль, т. е. шаблон процесса один, но заказчик, автомобиль и сам ремонт различны.
Предсказуемость. Все задачи, события, развилки известны наперед. Хочется обратить внимание на это свойство. Сейчас не всегда бизнес-процесс «предсказуем» и мы можем определить реально ВСЕ развилки. Поэтому тут лучше сказать не предсказуемы, а полуформальны, для вариантов действий используется понятие «кейсы». Например, поведение пациента в больнице. Бизнес-процесс ли это? Да, но все ли развилки мы можем сразу определить, их может быть миллион.
Кросс-функциональность – участвует несколько бизнес-функций (подразделений).
Сквозной – история рассказана от начала и до конца. Бизнес-процесс должен иметь старт и финиш (результат его выполнения).

Методология BPM позволяет выстроить работу компании с помощью бизнес-процессов. Содержит в себе набор основных принципов и подходов к построению нотации BPMN, что решает поставленную задачу.

Нужно уметь реагировать на изменчивую сущность бизнес-процессов. Прежде всего, это связано с давлением внешней среды (изменение законодательства, стандартов и норм, растущие требования клиентов, недремлющие конкуренты, слияния и поглощения компаний), прогрессом в информационных технологиях, стремлением к совершенствованию внутри компании (сокращение издержек, увеличение продаж за счет повышения качества для потребителя, улучшение финансовых показателей). Поэтому говорить о внедрении как о разовом процессе – сделали и забыли как это позиционирует классический реинжиниринг, не приходится.

В методологии BPM рассматриваются следующие понятия:

Видение – образ глобального будущего. Это мир условно через 5 лет.
Миссия – глобальные шаги Компании. Что нужно делать Компании, чтобы соответствовать этому будущему миру. Место в этом мире.
Стратегия – конкретные шаги для достижения миссии.
Процессы – детализированные шаги стратегии.
BPM позволяет более гибко реагировать на изменчивость мира. Процессы изменчивы и это данность, в схему процесса могут и должны вноситься изменения. Отсюда возникает цикл «PDCA (Plan-Do-Check-Act)»:
Планирование
— Анализ процесса — Проектирование процесса
Действие
— Внедрение процесса — Исполнение процесса
Проверка
— Измерение эффективности — Сравнение с целевыми показателями
Корректировка
— Вмешательство в ход процесса — Изменение схемы процесса

В век цифровой трансформации методология BPM как никогда становится востребованной. Те компании, кто способен гибко и во время перестраивать свои бизнес-процессы повышают эффективность своего бизнеса.

Каким компаниям подходит использование BPM

Не все компании готовы к BPM. Трудно представить необходимость внедрение такой технологии для компании в 5 человек, так как все процессы понятны сотрудникам, а главное легко поддаются управлению. Поэтому на разных этапах зрелости компании должны применяться разные технологии:

0 уровень. Для этого уровня характерно небольшое количество сотрудников, которые горят идеей. Процессы понятны, сложностей в руководстве нет.
1 уровень. Это компании до 50 человек. На этом этапе руководить процессами становится тяжелее и на помощь приходит их жесткая регламентация. Трудности на этом этапе ‒ это устаревание регламентов. Также, надо понимать, что чем подробнее и жестче регламент, тем меньше людей заставишь работать по нему.
2 уровень. На этом уровне Компания автоматизирует свои бизнес-процессы. Всё «зашивается» в ERP систему, и из-за этого сложно ‒ гибко и быстро реагировать на изменения, поменять бизнес-процесс сложно.
3 уровень. На этом уровне компания готова управлять сквозными бизнес-процессами, ей жизненно необходима гибкость в этом. На этом этапе имеет смысл использовать методологию BPM.

Получите консультацию эксперта для вашей компании

Нотация BPMN

BPMN – система условных обозначений (нотация) и их описания для моделирования бизнес-процессов. Для исполнения смоделированных бизнес-процессов с помощью BPMN существует инструмент BPMS. Ярким представителем является BizAgi.

Сегодня использования BPMN как одного из методов для описания бизнес-процессов очень распространено. Нотация BPMN понятна как представителям бизнеса, так и программам, работающим с бизнес-моделями, это стандартный язык, позволяющий связать управление бизнесом и создание исполняемых алгоритмов.

BPMN это не единственная нотация, которая сейчас используется, и некоторые из нотаций заметно упрощают понимание, чем BPMN. Но на моменте автоматизации, когда задача стоит не просто нарисовать удобную схему бизнес-модели, а еще и возможность экспортировать ее в исполняемые алгоритмы программных продуктов без BPMN сложно обойтись.

Но важно понимать следующее, BPMN – это не язык, который описывает IT системы. Предназначение BPMN нотации в другом – это возможность понятным языком описать для бизнес-заказчика предметную область.

В BPMN наравне задействованы и программные системы, и люди (клиенты, поставщики, сотрудники организации). Это основное отличие нотации BPMN от графических инструментов для описания программ.

В регламентированном описании бизнес-процессов в нотации BPMN используется примерно 10 значков без привязки к методологии, она не сложнее других нотаций, таких как (IDEF, DFD, Aris, EPC, UML, BPEL), понятна без специализированного обучения (базовый уровень) и идеальна для коммуникаций Аналитик — Бизнес.

Для исполнения процесса в нотации BPMN используется примерно 100 значков и модификаторов, нотация BPMN позволяет точно и однозначно описывать процесс, используется строгая семантика – возможность исполнения, последовательность шагов внутри процесса, межпроцессное взаимодействие, переносимый формат на основе XML (XPDL, BPDM) и идеальна для коммуникаций Аналитик — Программист.

К преимуществам BPMN следует также отнести открытый стандарт Object Management Group (omg.ru) и признания ее всеми ведущими поставщиками ПО.

К недостаткам нотации BPMN можно отнести коллективное авторство в рамках «не привязки» к методологии, не хватает стройности, что ведет к сложности освоения и реализации в BPMS. Решается данный недостаток соглашением о моделировании – своде правил, чем пользуемся в организации, в рамках проекта.

Читать бизнес-процесс, отрисованный с помощью нотации BPMN, проще, чем его рисовать. При этом читать Заказчику проще СВОЙ процесс. К принципам описания следует также отнести итерационный подход – сначала делается эскиз бизнес-процесса, а затем постепенно наращивается сложность. По сути своей BPMN — это блок-схема, и стремится нужно к простоте ее понимания, а не к усложнению. Схема в идеале должна помещаться на формат A4.

В нотации BPMN можно выделить базовые значки, которые используются во всех бизнес-моделях. Именно их я рассмотрю дальше. Этого будет достаточно, чтобы познакомиться с нотацией BPMN и понять основные принципы для работы с ней. Палитру значков при необходимости можно расширить, прочитав более подробно об этом в документации BPMN.

При описании бизнес-процесса в нотации BPMN необходимо получить ответы на следующие вопросы: что сделать; кто должен сделать; последовательность действий; по какой информации, объекту данных.

Ниже описаны базовые объекты для описания бизнес-процессов, которые используются нотацией BPMN.

— Event

Событие, которое произошло в описании процесса. События делятся на начальные, промежуточные или конечные.

Старт необязателен при описании бизнес-процесса, не запрещено также использовать несколько стартов. Завершение также необязательно, т.к процесс может, например, заканчиваться ошибкой. Также как стартов, завершений может быть больше одного. Хорошим стилем считается использование одного старта, несколько завершений.

— Task

Это задачи, выполняющиеся в бизнес-процессе на определенном этапе. Со стороны модели – это шаг процесса. Глазами пользователя – это выглядит как задание в рамках определенного бизнес-процесса. Для текстового описания задачи используется глагол, а не существительное. Например, «Заполнить заявку», а не «Заполнение заявки». Задачи могут быть не делимыми на более элементарные действия или требующие подробной детализации последовательности более простых действий. Если задачу можно детализировать, но на общей схеме это не требуется, ее можно оформить как подпроцесс.

— Gateway

Развилки появляются в случае условного ветвления бизнес-процесса. Например, если заявка на расход проходит согласование, то она включается в реестр платежей на день, если отклоняется, то она корректируется Инициатором или отклоняется совсем и т. д. Развилки могут быть «или/или» – идем только по одному из исходящих потоков; могут быть параллельными, тогда движение продолжается по ВСЕМ потокам, в случае параллельной развилки используют сходящуюся развилку, то есть ожидание выполнения последнего входящего потока.

— Flow

Поток обозначается стрелками, показывает последовательность выполнения действий.

Сontrol – последовательность выполнения задач внутри потока работ,
Message – передача сигналов и информации между потоками работ,
Association – используется для визуализации связи между элементами потока и объектами, не являющимися элементами потока.

— Date

Объекты данных – показывает либо результат выполненного действия, либо какие данные, объекты требуются для запуска действия.

— Pool

Пул описывает один бизнес-процесс на диаграмме. Пул есть всегда, но в явном виде может не изображаться. Допускается несколько пулов на одной диаграмме. Пул бывает белый – изображает поток работ, которым можно управлять и черный – внешняя сущность, например, Заказчик.

Для пула характерно выделение дорожек для определения лиц, кто участвует в бизнес-процессе. Семантика произвольная — подразделение, роль, группа, пользователь.

Пример применения BPMN

Для примера возьмем бизнес-процесс обеспечения заявки на потребность. Финишем (результатом) будет считаться получение сотрудником заказанных товаров.

Бизнес-процесс в компании выстроен так:

Сотрудник на портале сотрудника заполняет заявку на потребность, где указывает номенклатуру и необходимое ему количество товара.
Данная заявка проверяется на необходимость Менеджером в системе.
Если потребность подтверждена, Менеджер проверяет, есть ли заказанный товар на складе. При наличии — резервирует. Если товара на складе нет, Менеджер отправляет заявку на согласование.
Сотрудник отдела Закупок, если заявка подтверждена, создает заказ поставщику. Иначе — бизнес-процесс закупки завершается.
После получения товаров от поставщика, Кладовщик приходует и выдает Сотруднику со склада заказанные наименования.

Не все процессы нужно детализировать при описании с помощью нотации BPMN. Что-то можно опустить. Например, я не рассматриваю в примере описание процесса оплаты товары, согласование цены и количества в заказе поставщика. Первоначально, нужно показать процесс «крупными мазками», не углубляясь и не закапываясь в детализирование. Если есть потребность любой подпроцесс можно показать детальнее.

Нотация BPMN при моделировании бизнес-процессов позволяет самому Аналитику регулировать глубину детализации в описание бизнес-процесса, что-то выносить за пределы описания.

Начало процесса, точкой входа является получение заявки на потребность от Сотрудника на портале. Точка выхода – получение заказанных товаров Сотрудником. В схеме я использовала как развилки, так и подпроцессы. Например, использование подпроцесса «Зарезервировать товар» после развилки «Есть на складе» позволяет, отдельно детализировать последовательность действий, которые выполняет менеджер в этом процессе.

Какие преимущества дает такое описание бизнес-процесса? Можно наглядно продемонстрировать бизнес-клиентам функциональную связь между подразделениями в части максимального покрытия внутренних потребностей компании. На схеме видны бизнес-процесс, последовательность выполнения, источники информации, показывается доступом к каким процессам или документам должен обладать пользователь.

Лично мне описание бизнес-процессов в BPMN позволяет лучше структурировать описание и понять узкие места в процессах клиента. В заключение хочется сказать, что ключ к успеху овладения нотацией BPMN – это конечно же практика, но те преимущества, которые дает описание BPMN, безусловно, стоят этого времени.

Получите консультацию эксперта для вашей компании

Реинжиниринг: выстраиваем бизнес-процессы заново — Сбербанк

Без осмысления каждого этапа бизнес-процесса руководство может считать, что проблема не в процессе, а в сотруднике на конкретной должности, и вместо реинжиниринга проводить кадровые перестановки.

Увольнение всех продавцов-консультантов не поможет, если проблема в организации процесса обучения новичков. Придут другие, но лучше не станет.

Товары из интернет-магазина A доставляют всего два курьера, которые часто опаздывают. У нового онлайн-магазина B шире ассортимент, больше курьеров, они вежливы и всегда приезжают в срок. В ответ на это в компании A создают отдел контроля за курьерами, которые постоянно им звонят, чтобы узнать местоположение. А нужно пересмотреть систему выдачи заказов курьерам и точнее рассчитывать фактическое время доставки.

Сотрудники проектной команды не заинтересованы в изменениях или слишком увлечены распределением ролей в команде, из-за чего долго определяют и классифицируют этапы бизнес-процессов и упускают цели, которых должны достичь.

Коллектив компании, из которого собиралась команда для реинжиниринга, до этого был не слишком сплочённым или не имел финансовой мотивации для того, чтобы работать качественно. В такой команде каждый сотрудник будет просто перетягивать одеяло на себя.

На это уходит больше времени и денег.

Продажи пекарни падают. Для того чтобы исправить ситуацию, владелец решает продавать не только круассаны, но и хачапури. Придётся сменить вывеску, дизайн заведения, меню, нанять новых поваров и уволить работающих сейчас, найти новых поставщиков, купить специальную печь. А ведь можно просто разработать стандарт общения с клиентами, создать программу лояльности и добавить сезонное меню.

Распространённая ситуация, когда руководство понимает, что у компании есть проблемы, но для радикальных изменений недостаточно ни штатных специалистов, ни денег на оплату услуг консультантов.

Предприниматель — производитель мыла ручной работы понимает, что нуждается в реинжиниринге, но весь штат состоит из технолога — создателя компании и его помощницы, которая выполняет механическую работу и подключается только в случае крупного заказа. Обороты не позволяют пригласить эксперта, а знаний одного сотрудника недостаточно для коренных изменений.

Руководство отступает, встречая сопротивление сотрудников, которые не видят необходимости в реинжиниринге или хотят избежать его последствий. Такое возможно, если управление строится не на принципах делового сотрудничества и финансовой мотивации, а на дружеских связях.

Двое приятелей открыли кафе. Один стал директором, другой — шеф-поваром. Через год работы первый заметил, что поток клиентов уменьшился, и обнаружил большое количество жалоб на качество блюд и сервис. Тогда он предложил партнёру провести реинжиниринг и изменить процессы на кухне. Но шеф-повар и его подчинённые отказались воспринимать критику «авторской концепции» кафе. Ещё через полгода владельцам пришлось закрыть заведение из-за убытков.

Что такое BPMN-схема и как ее создать?

Теперь вы имеете представление об элементах, входящих в состав BPMN-схемы, поэтому пора научиться создавать собственные схемы в Lucidchart. Чтобы упростить для вас начальную работу, мы подготовили ряд шаблонов, которые можно легко отредактировать под нужды своего проекта. Достаточно войти в свою учетную запись и выполнить инструкцию ниже. Если вы еще не зарегистрировались, спешите ознакомиться с возможностями Lucidchart бесплатно!

1. Выберите шаблон BPMN-схемы

Откройте раздел «Документы», нажмите на стрелку «вниз» на оранжевой кнопке «+ документ» и дважды щелкните мышкой по пустому шаблону BPMN 2.0.

2. Задайте название схемы

Нажмите на заголовок «BPMN 2.0» в верхнем левом углу экрана. Когда откроется всплывающее окно, введите название своей схемы в поле для текста и нажмите кнопку «OK». Новое название BPMN-схемы появится в левом верхнем углу экрана.

3. Начните BPMN-процесс

В нашем шаблоне представлена схема платежного процесса. Мы покажем вам, как преобразовать ее в BPMN-схему входящего счета. Первым делом нужно создать круг, который будет символизировать начало процесса. Выделите зеленый круг нажатием и измените его цвет. Для этого достаточно нажать на иконку заливки на панели меню и выбрать вместо зеленого белый.

Совет: нажав на круг, вы можете превратить его в непрерывающее событие. Для этого нужно всего лишь поставить галочку напротив опции «Непрерывающее событие» во всплывающем окне. Там же можно задать и тип события.

Не забудьте переименовать событие. Дважды щелкните мышкой по тексту «Start Event» («Начальное событие»), удалите его кнопкой Delete на клавиатуре и введите новое название.

4. Добавьте действия

В шаблоне уже имеются действия, но их можно изменить. Если действия находятся в нужной части схемы, просто отредактируйте их текст, предварительно дважды щелкнув по нему мышкой.

Чтобы дополнить схему другими действиями, перетащите на холст фигуры и символы BPMN-нотации. Их можно найти на боковой панели в левой части экрана. Для вашего удобства мы уже создали подборку символов для BPMN-схем. Прокрутив ее вниз, вы также увидите коллекцию фигур для схем по стандарту BPMN 2.0. Это исчерпывающий набор символов для построения BPMN-схем. (Примечание: наведите курсор на фигуру, чтобы увидеть, что она символизирует, — задачу, операцию, процесс, данные, развилку, разделительную дорожку или пул.)

Совет: элементы, помещаемые на схему, можно настроить дополнительно, указав, для чего именно необходимо то или иное действие (задача, развилка и так далее). Для этого достаточно выбрать подходящую опцию во всплывающем окне. Открыть это окно можно в любое время: просто нажмите на элемент схемы, а затем — на значок шестеренки.

5. Добавьте развилки

В нашем шаблоне уже имеется развилка, но если вам потребуется добавить новую, выберите значок развилки из набора инструментов BPMN 2. 0 и перетащите его на нужный участок. Не забудьте выбрать тип события из выпадающего меню всплывающего окна. Соответствующий значок появится в треугольнике развилки.

6. Добавьте связки

Дважды щелкните мышкой по действию или развилке. Удерживайте нажатие на одной из точек с оранжевым контуром и протяните из нее линию до другой фигуры. Связка между двумя объектами автоматически изображается в виде стрелки.

Задайте название связки. Для этого достаточно нажать на полученную стрелку (поверх нее появится текстовое поле) либо на значок «T» в разделе «Стандартные» в меню фигур в левой части экрана. Если вы решили воспользоваться вторым вариантом, поместите курсор в тот участок схемы, где требуется текст, щелкните мышкой — и перед вами появится текстовое поле. Введите желаемый текст.

7. Добавьте пул или разделительную дорожку

Возможно, в вашей организации разные группы и отделы выполняют разные действия, входящие в состав одной BPMN-схемы. Чтобы наглядно показать эту особенность устройства компании, воспользуйтесь пулами или разделительными дорожками.

Выберите значок пула из набора инструментов BPMN 2.0 и перетащите его на нужный участок схемы. Не забудьте выбрать тип события из выпадающего меню всплывающего окна. Соответствующий значок появится в треугольнике развилки. Дважды щелкните мышкой по пулу или разделительной дорожке, чтобы изменить их содержимое.

Совет: чтобы изменить количество или ориентацию разделительных дорожек, нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу пула.

После этого вам, скорее всего, придется заново упорядочить события, чтобы они оказались по правильную сторону разделительной дорожки. Чтобы переместить несколько объектов, нажмите на один из них и, удерживая клавишу Shift, щелкните мышкой по дополнительным объектам, а затем перенесите полученную группу в необходимую полосу. Связки между объектами подстроятся автоматически.

8. Добавьте своей схеме индивидуальности с помощью цвета и шрифтов

Когда базовый вариант схемы будет готов, вы сможете настроить цвет фигур и изменить шрифт текста. Что сделать, чтобы…

Настроить цвет: нажмите на элемент схемы, а затем на значок заливки на панели меню и выберите нужный цвет.
- Совет: чтобы изменить цвет сразу нескольких фигур, нажмите на одну из них и, удерживая клавишу Shift, щелкните мышкой по остальным объектам. Затем нажмите на значок заливки и выберите желаемый цвет.
Изменить шрифт: в меню раздела «Правка» укажите опцию «Выбрать все». Нажмите на блок шрифтов и выберите новый шрифт. Он будет применен ко всему тексту в вашей схеме. Чтобы настроить другие параметры текста, используйте остальные опции (цвет, размер, начертание, курсив, подчеркивание и выравнивание).

9. Поделитесь полученной BPMN-схемой с коллегами

Название, которое вы указали в начале урока, будет отображаться вверху схемы. Если вы довольны полученным результатом, вы можете поделиться своей BPMN-схемой с другими участниками проекта по электронной почте, с помощью ссылки, через соцсети (Facebook, Twitter, Google+ или LinkedIn) или прямо на своем сайте, куда ее легко можно встроить. Нажмите на голубую кнопку «Поделиться» в правом верхнем углу экрана — и перед вами откроется окно с опциями публикации. Укажите, как вы хотите поделиться своей схемой, и введите необходимую информацию.

Стоит предоставить другому участнику проекта доступ к своей BPMN-схеме посредством электронного письма со специальной ссылкой — и вы оба сможете одновременно редактировать ее и координировать работу в нашем встроенном чате (ищите желтый значок в правом верхнем углу экрана).

Настройка этапов и шагов бизнес-процесса в реальном времени в Power Apps — Power Apps

Статья
09/06/2021
Чтение занимает 8 мин

Оцените свои впечатления

Да Нет

Хотите оставить дополнительный отзыв?

Отзывы будут отправляться в корпорацию Майкрософт. Нажав кнопку «Отправить», вы разрешаете использовать свой отзыв для улучшения продуктов и служб Майкрософт. Политика конфиденциальности.

Отправить

В этой статье

Примечание

С ноября 2020 г.:

Common Data Service переименована в Microsoft Dataverse. Подробнее
В Microsoft Dataverse изменена часть терминов. Например, сущность стала таблицей, а поле — столбцом. Подробнее

Эта статья вскоре будет обновлена с учетом новой терминологии.

При создании бизнес-правил у вас есть возможность реализовать требуемую логику в этапах и действиях.

ЭТАПЫ
Стадии бизнес-процесса в реальном времени облегчают чтение логики бизнес-процесса и объясняют логику бизнес-процесса в реальном времени. Однако стадии не влияют на логику или поведение бизнес-процессов. Если процесс включает стадии, все шаги процесса должны включать стадию.

Шаги
Шаги представляют собой единицу бизнес-логики без бизнес-процесса. Шаги могут содержать условия, действия и другие шаги либо сочетание этих элементов.

Действия, которые могут выполняться бизнес-процессами в реальном времени

Бизнес-процессы в реальном времени могут выполнять действия, перечисленные в следующей таблице.

Действие	Описание:
Создать строку	Создает новую строку для таблицы и назначает выбранные значения атрибутам.
Обновить строку	Можно обновить строку, в которой выполняется бизнес-процесс реального времени, любые строки, связанные с этой строкой отношением N:1, или все строки, созданные на предыдущих шагах.
Назначить строку	Можно назначить строку, в которой выполняется бизнес-процесс реального времени, любые строки, связанные с этой строкой отношением N:1, или все строки, созданные на предыдущих шагах.
Отправить электронное письмо	Отправляет эл. сообщение. Можно создать новое сообщение электронной почты или использовать шаблон электронной почты, настроенный для таблицы строки, в которой выполняется рабочий процесс реального времени или любые таблицы, находящиеся в отношении N:1 с таблицей, или таблицу для любых строк, созданных на предыдущих этапах.
Запустить дочерний бизнес-процесс	Запускает бизнес-процесс в реальном времени, настроенный в качестве дочернего.
Изменить состояние	Изменяет статус строки, в которой выполняется процесс, любых строк, связанных с этой строкой в отношении N:1, или всех строк, созданных на предыдущих шагах.
Остановить бизнес-процесс	Останавливает текущий бизнес-процесс. Можно задать состояние как Успешно или Отменено и указать сообщение о состоянии. Если бизнес-процессы реального времени настроены для события, остановка бизнес-процесса в реальном времени со статусом «Отменено» не позволит действию события завершиться. Перейдите в раздел Использование бизнес-процессов в реальном времени для получения дополнительных сведений.
Настраиваемый шаг	Разработчики могут создавать пользовательские шаги бизнес-процесса реального времени, определяющие действия. По умолчанию не доступны никакие пользовательские шаги.

Установка значений строки

При создании строки можно задать для нее значения. При обновлении строки можно задавать, добавлять, наращивать, уменьшать, умножать и удалять значения.

Если выбрать кнопку Задать свойства, откроется диалоговое окно, показывающее форму по умолчанию для данной таблицы.

Внизу диалогового окна можно просмотреть список дополнительных столбцов, не присутствующих в форме.

Для любого столбца можно задать статическое значение, которое будет установлено бизнес-процессом.

С правой стороны диалогового окна Помощник по созданию форм вы можете настроить или добавить динамические значения из контекста текущей строки. Сюда относятся значения из связанных строк, доступ к которым может быть осуществлен из отношений N:1 (многие к одному) для таблицы.

Параметры, доступные в Помощник по созданию форм, зависят от столбца, выбранного в форме. При задании динамического значения отобразится желтый местозаполнитель (поле динамических данных), который покажет, куда будут включены динамические данные. Если требуется удалить значение, выберите поле динамических данных и удалите его. Для текстовых столбцов можно использовать статистические и динамические данные в сочетании.

С динамическими значениями точно не известно, имеет ли столбец или связанная таблица значение, которое требуется задать. Можно задать число столбцов, а затем попытаться задать значение и сортировать их в нужном порядке с помощью зеленых стрелок. Если в первом столбце нет данных, попробуйте второй столбец и т. д. Если ни в одном из столбцов нет данных, можно указать для использования значение по умолчанию.

Условия задания действий бизнес-процесса реального времени

Применяемые действия часто зависят от разных условий. Бизнес-процессы реального времени предоставляют несколько способов задания условий и создания логики ветвления для получения нужных результатов. Можно проверить значения строки, относительно которой выполняется бизнес-процесс реального времени, любых строк, связанных с этой строкой отношениями N:1, или значения внутри самого процесса.

Тип условия	Описание:
Проверить условие	Логическое утверждение «if <condition> then». Можно проверить текущие значения для строки, в которой выполняется рабочий процесс реального времени, любых строк, связанных с этой строкой отношением N:1, или всех строк, созданных на предыдущих шагах. На основе этих значений можно определить дополнительные шаги, если условие имеет значение true. В утверждении «if <condition> then» можно использовать следующие операторы: Равно, Не равно, Содержит данные, Не содержит данные, Менее и Не менее. Примечание. Менее и Не менее являются иерархическими операторами. Их можно использовать только в таблицах, для которых определены иерархические отношения. При попытке использовать эти операторы в таблицах, для которых не определены иерархические отношения, отобразится сообщение об ошибке: «Используется иерархический оператор в таблице, для которой не определены иерархические отношения. Либо сделайте таблицу иерархической (отметив связь как иерархическую), либо используйте другой оператор.» Дополнительные сведения об иерархических отношениях см. в разделе Определение и запрос иерархически связанных данных. На снимке экрана после таблице приводится пример определения бизнес-процесса реального времени, в котором используются иерархические операторы Менее и Не менее.
Условная ветвь	Логическое утверждение «else-if-then», редактор использует текст «Otherwise, if <condition> then:» Выберите условие проверки, определенное ранее, и добавьте условное ветвление, чтобы указать дополнительные шаги, когда условие проверки возвращает значение false.
Действие по умолчанию	Логическое выражение else («иначе»). В редакторе используется текст «В противном случае:» Выберите условие проверки, условное ветвление, условие ожидания или параллельную ветвь ожидания, определенные ранее, чтобы использовать действие по умолчанию для указания действий для всех обращений, которые не соответствуют условиям, определенным в элементах условия или ветвления.
Условие ожидания	Позволяет приостановить работу бизнес-процесса реального времени до того момента, когда будут соблюдены критерии, определенные в условии. Как только критерии, заданные в условии ожидания, будут соблюдены, выполнение бизнес-процесса реального времени возобновится автоматически. Бизнес-процессы реального времени не могут использовать условия ожидания.
Ожидание в ходе параллельного процесса	Определяет альтернативное условие ожидания для бизнес-процесса реального времени и соответствующий набор дополнительных действий, выполняемых только в случае удовлетворения начальным критериям. Можно использовать параллельные ветви ожидания, чтобы определить предельное время в логике бизнес-процесса реального времени. Это позволит избежать бесконечного ожидания бизнес-процессом реального времени удовлетворения критериев, определенных в условии ожидания.
Настраиваемый шаг	Разработчики могут создавать пользовательские шаги бизнес-процесса реального времени, определяющие условия. По умолчанию не доступны никакие пользовательские шаги.

На следующем снимке экрана приводится пример определения бизнес-процесса, в котором используются иерархические операторы Менее и Не менее. В этом примере применяется две различные скидки к двум группам организаций. В разделе Добавить шаг выберите Проверить условие, чтобы указать условие если, то, содержащее операторы Менее или Не менее. Первое условие если, то применяется ко всем организациям «Альпийский лыжный курорт», к которым применяется оператор Менее. Эти организации получают 10% скидки на приобретаемые товары и услуги. Второе условие если, то применяется ко всем организациям «Альпийский лыжный курорт», к которым применяется оператор Не менее. Они получают скидку 5%. После этого выберите Обновить строку, чтобы определить действие, которое требуется выполнить в зависимости от условия.

Инициирование бизнес-процессов в реальном времени до или после изменения статуса

При настройке Параметры для автоматических процессов для бизнес-процессов реального времени параметр Условия запуска для событий изменения статуса позволяет выбирать время изменения статуса — После или До. Параметр по умолчанию — После.

При выборе До пользователь как-бы заявляет. что логика бизнес-процесса реального времени должна применяться до сохранения данных, меняющих статус. Это позволяет проверять значения до того, как другая логика будет применена после совершения операции, и не допускать реализации дальнейшей логики. Например, в подключаемом модуле или пользовательском действии бизнес-процесса реального времени может реализовываться дополнительная логика, инициирующая действия в другой системе. Остановив дальнейшую обработку, можно избежать случаев, влияющих на внешние системы. Применение бизнес-процессов реального времени до этого события также означает, что другие действия бизнес-процесса реального времени или подключаемого модуля, которые могут иметь сохраненные данные, не требуется «откатывать» в случае отмены операции.

Действие	Начать, когда	Пояснение
Строка создана	После	Доступно только После. Строка не будет иметь уникального идентификатора до завершения внутреннего этапа MainOperation, поэтому не может возникнуть до создания строки.
Изменения состояния строки	Перед После	Соответствует операции обновления, которая предоставляет возможность применять логику би-нес-процесса реального времени после или до изменения статуса. Перед соответствует предоперационному этапу. После соответствует этапу после операции.
Строка назначена	Перед После	Соответствует операции обновления, которая предоставляет возможность применять логику би-нес-процесса реального времени после или до изменения статуса. Перед соответствует предоперационному этапу. После соответствует этапу после операции.
Столбцы строки изменены	Перед После	Соответствует операции обновления, которая предоставляет возможность применять логику би-нес-процесса реального времени после или до изменения статуса. Перед соответствует предоперационному этапу. После соответствует этапу после операции.
Строка удалена	Перед	Доступно только До. Удаление строки соответствует этапу PreOperation. После выполнения MainOperation строка удаляется, и дальнейшее изменение статуса не может произойти.

Для получения дополнительной информации об этапах до операции, основной операции и после операции см. Конвейер выполнения событий.

Использование бизнес-процессов реального времени

Можно настраивать бизнес-процессы реального времени, однако делать это нужно с осторожностью. Фоновые бизнес-процессы, как правило, рекомендуются, потому что система может применять их, когда доступны ресурсы на сервере. Это оптимизирует работу сервера и позволяет поддерживать оптимальную производительность системы для всех пользователей. Недостаток в том, что действия, определенные фоновыми бизнес-процессами, не являются непосредственными. Невозможно предсказать, когда они будут применяться, однако обычно на это требуется несколько минут. Для большинства случаев автоматизации бизнес-процессов это нормально, потому что пользователям системы не нужно точно знать, что процесс выполняется.

Используйте бизнес-процессы в реальном времени, если требуется, чтобы пользователь немедленно видел результаты процесса или если нужна возможность отменить операцию. Например, нужно настроить определенные значения по умолчанию для строки во время первого сохранения либо требуется убедиться, что некоторые строки точно не будут удалены.

Преобразование между бизнес-процессом реального времени и фоновым бизнес-процессом

Можно изменить бизнес-процесс в реальном времени на фоновый бизнес-процесс, выбрав на панели инструментов команду Преобразовать в фоновый бизнес-процесс.

Можно изменить фоновый бизнес-процесс на бизнес-процесс в реальном времени, выбрав на панели инструментов команду Преобразовать в бизнес-процесс реального времени. Если фоновый бизнес-процесс использует условие ожидания, он станет недопустимым, его не удастся активировать до тех пор, пока не будет удалено условие ожидания.

Инициирование бизнес-процессов в реальном времени до или после изменения статуса

Использование действия «Остановить бизнес-процесс» в работе с бизнес-процессами в реальном времени

При применении действия Остановить бизнес-процесс к бизнес-процессу реального времени у вас есть возможность указать условие статуса: Выполнено или Отменено. При установки статуса «Отменено» операция выполняться не будет. Сообщение об ошибке, содержащее текст из сообщения статуса остановки действия, отобразится пользователю с заголовком Ошибка бизнес-процесса.

Следующие шаги

Мониторинг бизнес-процессов и управление ими в реальном времени
Рекомендации по бизнес-процессам в реальном времени

35 процессов, которые нужны бизнесу • Проверьте

Чем занимается HR? Немного странно называть людей «человеческими ресурсами», но HR несут ответственность за ваш самый важный актив — персонал. Очень важно сделать их счастливыми и здоровыми, поскольку они способствуют успеху в бизнесе.

Пример бизнес-процесса HR-процессов:

Планирование человеческих ресурсов (HRP)

Планы по найму в будущем. HR необходимо сбалансировать как долгосрочные, так и краткосрочные кадровые потребности.

Набор и отбор кандидатов

Набор и отбор лучших кандидатов на должность.

Объявление о вакансии, описание должности, требования к кандидату, трудовой договор, кадровая документация, предварительный прием на работу и процесс приема на работу.

Наем и адаптация сотрудников

Предложение работы Процесс подачи официального предложения о работе.

Сотрудник Процесс адаптации новых сотрудников является ключом к их началу и работе и удержанию талантливых сотрудников.Представляя их команде, помогая им понять свою роль и помогая им чувствовать себя уверенно в новых рабочих отношениях .

Здоровье и безопасность новых сотрудников и ознакомление с персоналом.

Управление производительностью

Управление производительностью — это процесс анализа того, насколько хорошо каждый сотрудник выполняет свою работу, и разработки способов, которые помогут им стать лучше.

Управление успехом, производительность, планирование оценки, мониторинг, анализ, а затем вознаграждение за производительность.

Обучение, обучение и развитие

Расширяйте возможности сотрудников, чтобы они могли работать как можно лучше. Обучение, обучение и развитие помогают развивать новые навыки и повышать квалификацию на благо бизнеса.

Отпуск сотрудников и запросы на отпуск

Всем нужен выходной, будь то праздничные дни (ежегодный отпуск), отпуск по беременности и родам и отпуск по уходу за ребенком или даже отпуск по болезни.

HR Compliance

HR Compliance имеет решающее значение для обеспечения соблюдения законов и нормативных требований.

Например, перед приемом на работу, который покрывает право на работу.

Политики и процедуры

Кадровые политики и процедуры защищают как работодателя, так и работника.

Дисциплинарный процесс и жалоба на неприемлемое или ненадлежащее поведение.

Планирование преемственности

Процесс планирования преемственности заключается в наличии плана на случай непредвиденных обстоятельств, если ключевой сотрудник решит покинуть бизнес.

Выезд сотрудников

Сотрудники уходят и переходят на новые роли

Резервирование

Это может быть сложно, поскольку никто не хочет проходить процесс резервирования, но существуют строгие правила его выполнения.

Что такое бизнес-процесс? — Типы, преимущества и примеры

Как и любой другой процесс, бизнес-процессы также требуют, чтобы вы четко понимали, каких результатов вы хотите достичь. Это поможет вам создать основу вашего процесса и придать ему подходящее направление. Прикрепите к своей цели количественные показатели, чтобы вы могли узнать результаты после ее реализации.

Например, предположим, что у вас есть курьерский бизнес, и вы хотите подготовить бизнес-процесс для своих курьеров.Ваша цель может заключаться в сокращении времени в пути на 30 минут каждого из ваших курьеров. Вы должны определить эту цель и предпринять все дальнейшие шаги для ее достижения.

2. Создание и анализ альтернатив

После того, как вы определили, что именно вы хотите в качестве результата, половина проблемы решена. Теперь вам нужно создать все альтернативы, которые вы можете придумать. Каждая из этих альтернатив будет связана с потерей возможностей.Задача — найти наиболее подходящий вариант с наименьшими альтернативными издержками.

Например, есть несколько решений, позволяющих сократить время в пути ваших курьеров, например, разделить их на смены, дать им скейтборды, настроить их маршруты таким образом, чтобы им не нужно было объезжать, но только некоторые из них будут подходящими и достижимый. Выбери из них лучшее.

3. Привлечение и назначение заинтересованных сторон

Это один из самых важных шагов в создании бизнес-процесса.После того, как вы разработали процесс, исходя из всех альтернатив, вы должны вовлечь всех и заставить их понять процесс. Они принимают непосредственное участие в управлении процессом. Поэтому необходимо, чтобы они понимали все аспекты процесса. Это поможет вам сэкономить время в долгосрочной перспективе.

4. Протестируйте процесс

После того, как процесс полностью разработан, вы должны запустить его в меньшем масштабе. Практический опыт поможет вам найти пробелы, которые вы упустили при создании процесса.Вы можете заполнить эти небольшие пробелы решениями и сделать свой процесс официальным.

5. Запустите процесс

Заполнив все пробелы и устранив все мелкие неудобства, следует внедрить процесс в свой бизнес. Поскольку об этом знают участники процессов, шансы на расхождения будут сведены к минимуму.

6. Анализируем результаты

Когда вы разрабатывали процесс, у вас была цель.Теперь, когда вы его внедрили, смогли ли вы достичь тех результатов, которые планировали получить? Вам нужно провести сравнение между предыдущим процессом и текущим. В этом вам поможет количественный показатель.

Например, вы можете сравнить время, затраченное вашим доставщиком до и после выполнения процесса. Это даст вам представление о том, смогли ли вы достичь желаемых результатов или нет.

Если результаты достигнуты, все готово.Созданный вами процесс работает эффективно. Если это не так, вам нужно что-то изменить, либо сделать ваши цели более достижимыми, либо сделать ваш процесс более эффективным. Одним словом, идите на оптимизацию бизнес-процесса. При достаточном количестве проб и ошибок вы сможете добиться оптимальных результатов.

Что такое бизнес-процесс? — Определение с сайта WhatIs.com

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации.Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, помогающий достичь бизнес-целей. Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO). Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.

Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса, т. Е. Контрольных показателей, или достижение конечной точки процесса. Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в рамках графика или имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений. Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов для выявления проблем с производительностью или выполнением процессов.

Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес. Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.

История и развитие
Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.
Смит, автор книги Богатство народов , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами — может привести к повышению производительности.
Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.
Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.
Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата. Согласно Давенпорту, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.
Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией
В то время как бизнес-процесс представляет собой серию связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко оговоренный способ выполнения бизнес-процесса. Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.
Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.
Категории бизнес-процессов
В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто разделяются на разные категории.Эти категории включают:
Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости. Эти процессы приносят пользу потребителю, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации. Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте. Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят напрямую пользу клиентам.
Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью.Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.
Управление бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в проверке со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.
Действия по управлению бизнес-процессами включают такие шаги, как моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов.
Мониторинг бизнес-процессов
Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.
Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем наблюдения и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.
Категории бизнес-процессов
Видимость бизнес-процессов
Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами, и правильно ли работают сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным.
Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.
Моделирование или отображение бизнес-процессов
Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Отображение или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.
Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.
Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы описаны в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет серию действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее установленной временной шкалы.
Бизнес-процесс, управляемый статусом: Бизнес-процесс, управляемый статусом, не имеет строгих начальных и конечных точек. Эти процессы могут завершиться на любом этапе в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или корпоративной культуры.Кроме того, для процессов, управляемых статусом, типично повторяться или циклически повторяться на одном и том же этапе процесса.
Параллельный бизнес-процесс: когда операции в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. В этом типе выполнения бизнес-процесса действия во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий шаг в бизнес-процессе.
Что такое бизнес-процесс?
Введение
Каждая информационная система предназначена для улучшения бизнеса.Однако, прежде чем вносить улучшения, очень важно понять текущий бизнес-процесс. В этой главе мы разработаем методику построения схем бизнес-процессов. Сначала мы изобразим текущий бизнес-процесс — так называемый процесс «как есть». Изучив этот процесс, мы сможем предложить и наметить будущий процесс — так называемый процесс To-Be. Если мы хорошо выполнили свою работу, процесс To-Be улучшит процесс As-Is, сделав его более эффективным, действенным, удобным для пользователя и т. Д.Другими словами, каждое улучшение процесса должно приближать бизнес к достижению поставленных целей.
Где мы находимся в жизненном цикле?
Многие проекты информационных систем задуманы в рамках жизненного цикла, который поэтапно переходит от анализа к реализации. На диаграмме ниже показаны этапы, которых мы касаемся в текущей главе:
Целенаправленная деятельность.
В каждом текущем и будущем состоянии подразумевается один или несколько бизнес-процессов.Бизнес-процесс — набор целенаправленных действий. представляет собой набор целенаправленных мероприятий. Другими словами, процесс описывает действия, которые должны быть предприняты для выполнения задачи. Например, подача заявления в университет, налоговая декларация и оценка сотрудников — все это процессы. Шаги по подаче заявления в университет могут включать в себя заполнение онлайн-формы, отправку платежа по кредитной карте, запрос на отправку результатов тестов и запрос на отправку стенограммы средней школы.
Обратите внимание, что все вышеупомянутые процессы имели место еще до появления компьютеров.Попробуйте представить, как это сделать. Информационные системы просто трансформируют процессы с целью сделать процесс более эффективным, удобным, действенным, надежным и т. Д.
Во-первых, мы представляем текущее (обычно неполноценное) состояние процесса как есть. Как процесс функционирует прямо сейчас, перед любым вмешательством или перепроектированием .. Просмотр схемы процесса как есть выявляет очевидные области для улучшения процесса. Например, много лет назад студенты записывались на занятия лично.Процесс «как есть» в ту эпоху мог показывать студента, стоящего в очереди перед большой аудиторией. Когда подходит его очередь, студент входит в аудиторию. Есть таблицы, представляющие каждый отдел, в котором работают преподаватели этого отдела. Для каждого курса, который студент хочет пройти, он должен найти соответствующую таблицу кафедры и добавить свое имя в список для этого класса. Покупка билетов на концерты происходила аналогично до того, как такие сервисы, как Ticket Master, стали онлайн. Раньше люди разбивали лагерь на несколько дней перед билетной кассой.
Иногда информационные технологии могут улучшить процессы, в других случаях технология не требуется. Иногда решение настолько простое, как предоставление информации лицам, завершающим бизнес-процесс в нужное время, или просто перегруппировка шагов в бизнес-процессе, и в этом случае новые информационные технологии не нужны.
Обновленный и улучшенный бизнес-процесс называется To-BeThe способ, которым процесс будет функционировать после редизайна.процесс. Этот процесс учитывает недостатки, выявленные в процессе «как есть», и цели бизнеса. Область работы, направленная на улучшение бизнес-процессов, называется редизайном бизнес-процессов. Люди, выполняющие эту работу, сосредотачиваются на понимании процесса как есть и как улучшить его в процессе будущего.
Примеры бизнес-процессов:
Обратите внимание, что большинство бизнес-процессов включают в себя другие бизнес-процессы. Одна из самых сложных задач — знать, на каком процессе сосредоточиться и с какой степенью детализации увеличивать масштаб процесса.Никогда не теряйте местонахождение проблемы, которую вы пытаетесь решить, и используйте это как свой фильтр.
Первая встреча с клиентом
Очевидно, вы не можете построить бизнес-процесс без понимания бизнеса. Для этого потребуются встречи с клиентом. Лучше входить на эти встречи с готовностью выслушать, а не делать вид, будто вы знакомы с делом клиента. Задавайте открытые вопросы и делайте много заметок.
Тех, кто занимается проектированием систем, называют бизнес-аналитиками или консультантами.Аналитики начинают свою работу с первой встречи с клиентом. Качество вопросов, заданных на этой встрече, вполне может определить успех или провал проекта. В этой консультационной ситуации могут помочь следующие четыре открытых вопроса (Starr, 2010):
Текущее состояние: что клиент видит как текущее состояние ситуации / проекта?
Будущее состояние: каково видение клиента конечной точки ситуации / проекта?
Барьеры: Какие препятствия, по мнению клиента, будут препятствовать достижению видения?
Факторы влияния: Что клиент уже делает для достижения видения? Что, по мнению клиента, поможет?
Обратите внимание, что эти вопросы отражают устремления клиента, а также воспринимаемые препятствия и возможности для достижения этого видения.Предполагается, что клиент хорошо знает свое дело, и цель первой встречи — закрепить ее знания и видение, не прибегая к решению.
Первая встреча с клиентом по проекту ремонта дома, добавляющего в дом второй этаж. Обратите внимание на препятствия, время и деньги, а также вспомогательные средства, кран и рабочую силу. Бизнес-проблемы требуют подобного анализа. Никогда не предполагайте, что вы знаете эти предметы. Дайте клиенту возможность объяснить.В конечном итоге это сэкономит вам много времени.
Основные выводы
Бизнес-процесс — это набор целенаправленных действий
Процесс «как есть» включает анализ текущего состояния бизнеса
Процесс «Быть» отражает требования клиента к будущему состоянию бизнеса. В конечном итоге процесс «Быть» станет той мерой, по которой вы будете оценивать законченную систему.
Вопросы и упражнения
Определите три бизнес-процесса, связанных с покупкой автомобиля.
Опишите, как процесс свидания изменился с появлением сервисов онлайн-знакомств, таких как Match.com. В чем вы видите плюсы и минусы?
Что такое процесс? • ProcessModel
Улучшение процесса — Стандартное определение процесса
Процесс — это серия шагов и решений, связанных с выполнением работы.Мы можем этого не осознавать, но процессы присутствуют везде и во всех аспектах нашего досуга и работы. Вот несколько примеров процессов:
Приготовление завтрака
Оформление заказа
Составление бюджета
Составление наряда на работу
Отбор пациента
Уборка комнаты
Замена масла в машине
Привязка грузовика
Заправка самолета
Заливка газа в машину
Чего не хватает в стандартном определении процесса?
Очень много! Позвольте мне привести пример того, почему часто используемое стандартное определение процесса не описывает большинство процессов и почему оно терпит неудачу во время проекта по улучшению процессов.В ESPN существует базовый процесс подачи справки о новом найме. Процесс описан ниже:
Процесс кажется простым, без права на ошибку. Однако за основным определением скрывается ключевая информация, которая освещает проблему и решение для улучшения процесса.
Сроки и взаимозависимость
Время и взаимозависимость являются ключом к пониманию реального поведения процесса. В описанном выше процессе проверки биографических данных отправитель отправлял данные только во вторник с 15:00 до 15:30.Это означает, что ожидающая проверка биографических данных может оставаться в очереди до 7 дней перед отправкой. Три других подобных задержки в процессе проверки биографических данных могут добавить 14 ненужных дней задержки. Понимание сроков действий в рамках процесса имеет решающее значение для любой методологии улучшения. все же остается невидимым, потому что базовое определение не описывает его. Базовое определение процесса не включает структуру, описывающую, когда процесс происходит.
Изменчивость
Обычно (без каламбура) для описания времени обработки изучаемой деятельности используются средние значения.Средние значения хорошо подходят для описания бизнес-процесса без изменения во времени (или направления процесса), без использования людей и без перерывов. Другими словами, средних значений скрывают критическое поведение бизнес-процессов . Почему средние значения маскируют поведение процесса? Это все равно что пытаться объяснить динамику семьи с помощью одной фотографии. Вы получаете некоторую информацию из изображения, но не имеете ни малейшего представления о том, что произошло непосредственно до или после щелчка затвора. Переменное время вызывает потерю пропускной способности, потому что систему невозможно точно сбалансировать.Это означает с точки зрения сущности; ожидание будет происходить на разных этапах процесса. Иногда ожидания больше, чем обработки. Бенджамин Франклин кратко изложил этот принцип, когда сказал: «Потерянное время больше никогда не будет найдено». Если игнорировать изменчивость «времени и направления», реальные возможности системы будут скрыты. Понимание влияния изменчивости в упомянутом выше «процессе проверки биографических данных» привело к появлению новых решений, которые уменьшили крайнюю изменчивость.
Если сроки, взаимозависимость и изменчивость так важны, почему они игнорируются в определениях процессов?
Традиционные инструменты не имеют основы для захвата или наблюдения за эффектом этих критических факторов процесса . Без структуры для сбора и использования информации ее проигнорируют почти все. Рамки открывают глаза экспертам по улучшению процессов, чтобы они могли принимать эффективные решения.
«Если у вас нет« слова »для описания чего-либо, вы не сможете его увидеть.Если ты этого не видишь, ты не можешь управлять этим ».
Новое определение «Что такое процесс?»
Процесс состоит из четырех основных элементов:
Шаги и решения — блок-схема. Серия шагов и решений, описывающих способ завершения работы.
Изменчивость времени обработки и потока — образец времени обработки.
Время и взаимозависимость — когда приходят люди, когда люди работают и т. Д.
Назначение ресурсов — сколько и где они назначены.
Расширенное определение процесса описывает поведение текущей системы. Используя эту информацию, связанную в модели, характеристики системы могут быть изменены, а ключевые показатели проверены … прежде, чем вкладывать копейки!
Хотите увидеть, как элементы расширенного определения процесса связаны друг с другом в простую для понимания модель? Подробнее…
Связанные
3 примера реинжиниринга бизнес-процессов
T-Mobile перестает быть оператором связи, заново изобретая процесс обслуживания клиентов
У
T-Mobile была одна цель — сделать клиентов счастливыми.Просто, скромно, некоторые могут сказать очевидным, но в мире телекоммуникаций довольные клиенты не заботились о представителях службы поддержки KPI.
Структура оплаты и успех обслуживания клиентов в целом измерялись в основном Время первого ответа (FRT) и Среднее время обработки (AHT) . Два показателя, которые кричали: «Быстрее!» Не «Будьте добры, помогайте, делайте клиентов счастливыми!»
Определение проблемы
T-Mobile оказалась в ряду ключевых показателей эффективности: придерживаться отраслевого стандарта быстрого обслуживания по низкой цене или найти новый процесс обслуживания клиентов и изменить способ измерения ценности с точки зрения производительности услуг?
В связи с появлением порталов самообслуживания клиенты больше не использовали колл-центр T-Mobile для выполнения основных транзакционных задач, таких как запрос баланса и изменение адреса.
Теперь клиенты звонили по сложным вопросам, которые представители службы поддержки клиентов с их существующим уровнем подготовки, низким уровнем полномочий и отсутствием связи с местными рынками не могли решить.
Решение № 1: Заставьте тех, кто использует результат процесса, выполнить процесс
T-Mobile намеревается реинжиниринг процесса обслуживания клиентов с учетом новых потребностей клиентов, путем оптовой трансформации цеха завода из в знание-работа.
«Не привязанные к устаревшим метрикам, таким как время обработки, [представители службы поддержки клиентов] вместо этого думают о том, как лучше всего решить проблему каждого звонящего и, в конечном итоге, как лучше всего улучшить удержание клиентов, долю кошелька и лояльность.»- Harvard Business Review
В рамках инициативы по реинжинирингу бизнес-процессов компания T-Mobile приступила к изменению структуры команды — основы того, как предоставляется обслуживание клиентов.
Как и в большинстве центров обработки вызовов, здесь была одна длинная очередь, и клиенты были связаны с агентами через часто разочаровывающее телефонное дерево. Вместо того, чтобы оптимизировать существующее телефонное дерево или инвестировать в ботов, которые могли бы лучше понимать запросы человеческого голоса, T-Mobile реорганизовала команды на основе типичного формата «именованных учетных записей» B2B.
Они назвали эту структуру TEX — Team of Experts model.
Были сформированы кросс-функциональные группы из 47 человек, которые обслуживали специализированный рынок с географической точки зрения. Структура TEX дала представителям власть над всем процессом обслуживания клиентов. Они были уполномочены и обучены решать проблемы клиента от начала до конца.
«Передачи редки; единственный раз, когда представитель передает клиента, — это когда… необычно сложная проблема требует помощи технических специалистов команды.Даже в этом случае представитель останется на телеконференции, чтобы узнать, как решать подобные вопросы в будущем ». Harvard Business Review
Business Operations — Обзор, примеры, как улучшить
Что такое бизнес-операции?
Деловые операции — это виды деятельности, которыми предприятия ежедневно занимаются для увеличения стоимости предприятия и получения прибыли. Действия могут быть оптимизированы для получения достаточной выручки. Доход: Доход — это стоимость всех продаж товаров и услуг, признанных компанией за период.Доход (также называемый продажами или доходом) для покрытия расходов и получения прибыли для владельцев бизнеса. Сотрудники помогают в достижении бизнес-целей, выполняя определенные функции, такие как маркетинг, бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет Бухгалтерский учет — это термин, который описывает процесс консолидации финансовой информации, чтобы сделать ее ясной и понятной для всех, производство и т. Д.
Бизнес-операции развиваться по мере роста бизнеса, и руководство должно планировать внесение изменений, чтобы предотвратить возникновение сбоев в системе.Например, как малый бизнес: малые и средние предприятия (МСП) МСП или малые и средние предприятия во всем мире определяются по-разному. Страна, в которой работает компания, обеспечивает рост, она должна быть готова решать возникающие проблемы, такие как юридические, маркетинговые и проблемы с производительностью. Если бизнес не будет развиваться вместе с изменениями в бизнес-операциях, возникнут сбои, такие как ошибки и упущения.
Деловые операции в разных отраслях
Операции бизнеса различаются в зависимости от отрасли, и они структурированы в соответствии с требованиями конкретных отраслей.Освоение операций в конкретной отрасли может помочь бизнесу добиться успеха. Вот анализ бизнес-операций в различных отраслях:
1. Отрасль розничной торговли
Одна из основных целей розничного бизнеса — запасать товары, которые ищут клиенты, по цене, которую клиенты готовы платить. . Это означает, что бизнес должен поддерживать эффективную систему инвентаризации, чтобы знать, что есть на складе в любой момент времени, при одновременном сокращении случаев мертвого запаса.Дедсток относится к товарам, которые есть на складе компании, но которые не пользуются большим спросом.
Чтобы максимизировать прибыль, бизнес должен иметь складские запасы товаров повседневного спроса (FMCG) Быстро перемещающиеся потребительские товары (FMCG), также называемые потребительскими товарами в упаковке (CPG), относятся к продуктам, пользующимся большим спросом. , продается быстро и по доступной цене, за которую клиенты готовы и счастливы платить. Бизнесу также следует согласовывать дружественные условия кредитования с поставщиками, чтобы они могли получить необходимые продукты в кредит, чтобы предотвратить их дефицит.
2. Сфера услуг
Бизнес-операции в сфере услуг делятся на внешнюю и внутреннюю стороны бизнеса. Руководство должно обеспечить эффективную работу двух подразделений, чтобы предотвратить небрежность с одной стороны, которая может помешать достижению целей компании. На начальном этапе бизнесу следует сосредоточиться на оптимизации предоставления услуг клиентам, чтобы повысить их удовлетворенность. Следует также сформулировать способы получения отзывов и жалоб от клиентов, чтобы знать их ожидания и способы улучшения предоставления услуг.
На заднем плане руководство должно нанимать нужных людей в каждый отдел. Например, компания должна назначить обученный и опытный персонал для подготовки прогнозов для клиентских проектов, чтобы не допустить превышения фактических затрат над бюджетами клиентов.
3. Обрабатывающая промышленность
Производственные компании занимаются превращением сырья в физические продукты, которые затем продаются потребителям. Одна из вещей, которые производственная компания может сделать для достижения эффективности, — это закупать качественное сырье у надежных поставщиков.Что касается скоропортящихся и съедобных продуктов, бизнесу следует изучить, как сырье хранится, обрабатывается и отправляется потребителям.
Компания также может устранить узкие места, которые увеличивают время обработки, чтобы сэкономить время при производстве и доставке. Если компания борется с логистикой доставки, она может отдать транспортировку на аутсорсинг и сконцентрироваться на других областях бизнеса, в которых она преуспевает.
4. Технологическая отрасль
Ключ к оптимизации операций технологической компании — это наем правильного персонала и обучение их тому, как выполнять поставленные перед ними задачи.Это означает, что компания должна установить критерий приема на работу, который поможет им нанять лучших кандидатов на эту работу. Компания также должна разработать внутреннюю программу обучения и наставничества, в которой старшие сотрудники работают рука об руку с младшими, чтобы помочь им усовершенствовать свои навыки.
Другой способ повышения эффективности — совместная работа различных инструментов, таких как приложения, веб-сайты и системы, которые использует компания. Руководство компании должно постоянно контролировать внутренние и внешние процессы, чтобы обнаруживать любые сбои и быстро решать эти проблемы.
Как улучшить бизнес-операции
Ниже приведены некоторые предложения, которые компании могут использовать для улучшения бизнес-операций:
1. Измерение эффективности
Бизнес должен найти реалистичные и действенные средства измерения основных показателей своего бизнеса . Процесс измерения эффективности начинается с этапа постановки целей. Руководство компании должно ставить достижимые цели с четкими целями. Например, цель увеличения доходов на 30% более действенна, чем постановка цели заработать больше денег в следующем финансовом периоде.Затем компания должна внедрить систему измерения, которая определяет, насколько хорошо бизнес работает с целевыми показателями.
2. Будьте в курсе последних тенденций
Бизнес должен быть в курсе того, что происходит в отрасли, чтобы получать идеи о том, как стать лучше конкурентов. Тенденции могут принимать форму новых инноваций, изменения законов штата и федеральных законов или изменений в местной экономике. Знание последних тенденций и изменений в операциях может помочь компании найти новые системы, которые улучшают производительность и сокращают расходы или помогают компании соблюдать новые правила.
3. Оптимизация процессов
Еще один способ улучшить бизнес-операции — это развиваться вместе с изменениями в отрасли для повышения производительности. Руководство должно постоянно искать новые инструменты, программное обеспечение и оборудование, которые улучшают и упрощают критически важные процессы.
Например, если бизнес использует ручные методы управления запасами, руководство может приобрести программу управления запасами, которая автоматизирует большинство процессов и экономит время и затраты.
Ссылки по теме
CFI предлагает аналитика финансового моделирования и оценки (FMVA) ™. Стать сертифицированным аналитиком финансового моделирования и оценки (FMVA) ® Сертификат CFI по анализу финансового моделирования и оценки (FMVA) ® поможет вам обрести уверенность в себе. необходимость в вашей финансовой карьере. Запишитесь сегодня! программа сертификации для тех, кто хочет вывести свою карьеру на новый уровень. Чтобы продолжить обучение и продвинуться по карьерной лестнице, вам будут полезны следующие ресурсы CFI:
Текущие надлежащие производственные процессы (CGMP) Текущая надлежащая производственная практика (CGMP) Текущая надлежащая производственная практика (CGMP) относится к правилам, установленным Управлением по контролю за продуктами и лекарствами США. Управление по лекарствам (FDA), которое направляет дизайн,
LogisticsLogisticsLogistics, или логистическое планирование, относится к процессу, который компания использует для координации операций своей цепочки поставок.

Описать бизнес процесс примеры: Описание бизнес-процессов: примеры

BPM для чайников: открываем инструментарий описания бизнес-процессов

Бизнес-процесс: основные понятия и определения

Что такое бизнес-процесс: определение, виды, характеристика

Что такое бизнес-процессы компании

Характеристики бизнес-процессов

Классификация бизнес-процессов

Описание бизнес-процесса

Управление бизнес-процессами

Заключение

Что такое нотация BPMN. Основные понятия с примером

О бизнес-процессах, что такое BPM

Каким компаниям подходит использование BPM

Получите консультацию эксперта для вашей компании

Нотация BPMN

Пример применения BPMN

Получите консультацию эксперта для вашей компании

Реинжиниринг: выстраиваем бизнес-процессы заново — Сбербанк

Что такое BPMN-схема и как ее создать?

Настройка этапов и шагов бизнес-процесса в реальном времени в Power Apps — Power Apps

Оцените свои впечатления

В этой статье

Действия, которые могут выполняться бизнес-процессами в реальном времени

Установка значений строки

Условия задания действий бизнес-процесса реального времени

Инициирование бизнес-процессов в реальном времени до или после изменения статуса

Использование бизнес-процессов реального времени

Преобразование между бизнес-процессом реального времени и фоновым бизнес-процессом

Инициирование бизнес-процессов в реальном времени до или после изменения статуса

Использование действия «Остановить бизнес-процесс» в работе с бизнес-процессами в реальном времени

Следующие шаги

35 процессов, которые нужны бизнесу • Проверьте

Что такое бизнес-процесс? — Типы, преимущества и примеры

Что такое бизнес-процесс? — Определение с сайта WhatIs.com

Что такое бизнес-процесс?

Введение

Где мы находимся в жизненном цикле?

Целенаправленная деятельность.

Примеры бизнес-процессов:

Первая встреча с клиентом

Основные выводы

Вопросы и упражнения

Что такое процесс? • ProcessModel

Чего не хватает в стандартном определении процесса?

Сроки и взаимозависимость

Изменчивость

Если сроки, взаимозависимость и изменчивость так важны, почему они игнорируются в определениях процессов?

Новое определение «Что такое процесс?»

3 примера реинжиниринга бизнес-процессов

T-Mobile перестает быть оператором связи, заново изобретая процесс обслуживания клиентов

Business Operations — Обзор, примеры, как улучшить

Что такое бизнес-операции?

Деловые операции в разных отраслях

1. Отрасль розничной торговли

2. Сфера услуг

3. Обрабатывающая промышленность

4. Технологическая отрасль

Как улучшить бизнес-операции

1. Измерение эффективности

2. Будьте в курсе последних тенденций

3. Оптимизация процессов

Ссылки по теме

Добавить комментарий Отменить ответ