Образец повестки дня совещания: Оформление повестки дня образец. Подготовка к совещанию и оформление протокола

Оформление повестки дня образец. Подготовка к совещанию и оформление протокола

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания

. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «

Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать протокол — инструкции и примеры. Советы по составлению, структура, шаблоны (10+)

Протокол совещания. Пример, шаблон, образец

Структура, шаблон протокола совещания

• Дата, время и место проведения мероприятия
• Инициатор
• Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
• Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
• Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)

Перечень материалов, которые направлялись к совещанию

Стенограмма выступления первого докладчика

• Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
• Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
• Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на последний вопрос (Стенограмма)

Стенограмма выступления второго докладчика

Принятые решения

• Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
• Результаты голосования (обобщенные — при тайном, подробные — при поименном)

• Второе внесенное предложение
• Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
• Результаты голосования
• Принято / отклонено / направлено на доработку

Подпись секретаря (председателя секретариата)

Материалы к совещанию

Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 — 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

Лицо, организующее собрание: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич ([email protected], вн. т. 07703)

Список участников

• Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
• Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)
• Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)
• Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)

Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

К совещанию направлялись:

• Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
• Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом

Доклад начальника службы безопасности

В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

Вопросов по выступлению задано не было.

Доклад начальника службы информационных технологий

Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты — для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.

Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

Ответ . Возражений нет.

Принятые решения

Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.

В чем отличия делового формата текста и речи? Формальная лексика…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник,…
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем…

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру…
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя…

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып…
План-график. Образец, советы по составлению….

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

• реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
• оглавление;
• дата проведения и регистрационный номер документа;
• город, где проводится совещание;
• перечисление рассматриваемых вопросов;
• ключевая часть;
• роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04. 11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

• рассматриваемый вопрос;
• фамилия и инициалы докладчика;
• решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др. ).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

1. основной.

В вводной части указываются:

ФИО председателя (председательствующего),

ФИО секретаря,

ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А. А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А. А.

ПОСТАНОВИЛИ:

Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

Шаблон повестки совещания (служебного, официального, организационного) • Asana

Планируйте и управляйте совещаниями с помощью нашего шаблона повестки совещания

Наш шаблон повестки поможет вам правильно провести совещание с самого начала. Сделайте так, чтобы ваши встречи были хорошо организованными и продуктивными, фиксируйте поручения, координируйте работу на местах и делайте всё это централизованно. Начните проект по нашему шаблону повестки совещания уже сегодня.

Для составления повестки следующего совещания воспользуйтесь этим шаблоном повестки и советами о том, как адаптировать его под ваши нужды:

• Составьте список тем и тезисов для обсуждения. Создайте задачу (или несколько задач) по фиксированию вопросов, рассматриваемых на совещании. В проекте повестки совещания можно создавать новые задачи или добавлять туда уже имеющиеся задачи из других проектов для обсуждения и обмена мнениями. Но в любом случае в описании задач необходимо приводить подробности, чтобы все пришли подготовленными.
• Распределите тезисы выступления по участникам. Даже если вы сами будете вести совещание, вы можете просить других участников затронуть те или иные вопросы. Определите, кто и о чем будет говорить, и предупредите их об этом через проект повестки совещания на тот случай, если им понадобится время на подготовку.
• Пропишите цель совещания. Настройте участников совещания на нужный лад, определив и чётко сформулировав, что вы ожидаете от этого совещания. Что вы хотите обсудить? Какие результаты вам нужны от этого обсуждения? Почему присутствуют именно эти люди?
• Заранее делитесь повесткой с участниками. Распространите среди участников повестку совещания, чтобы они знали, что предполагается обсуждать. Это позволит перейти к делу сразу после начала совещания.

Примеры повесток совещаний, которые можно спланировать с помощью Asana

Вы новичок в составлении повесток для совещаний в Asana?

Вот ответы на все ваши вопросы:

• Для чего нужна повестки совещания? Повестка совещания содержит цели, тезисы и поручения для вашей группы в рамках разовых и регулярных совещаний. Для достижения наилучших результатов поделитесь повесткой совещания с коллегами, чтобы они могли подготовиться к встрече и проработать все поручения по её итогам.
• Что необходимо отразить в повестке совещания? В повестке должны быть разделы в соответствии с её пунктами. Например, можно предусмотреть такие разделы, как «Вопросы для обсуждения», «Поручения» и «Справочные материалы». Кроме того, в шаблоне повестки совещания Asana задачи можно располагать в нужном порядке методом перетаскивания.
• Как составить повестку совещания? При планировании повесток в Asana каждый участник вашей группы может добавлять темы для обсуждения. При необходимости можно легко определить приоритетные темы с учётом созданных задач, а затем поделиться повесткой совещания, чтобы каждый участник вашей группы имел возможность подготовиться. Также можно создать раздел для поручений, которые необходимо будет выполнить после совещания.
• Как составить повестку для проведения эффективного совещания? Сделайте так, чтобы повестка призывала к действиям, создав её в виде проекта Asana. В результате каждый пункт повестки будет задачей со сроками выполнения и назначенным исполнителем. Чётко определите, кто что и когда будет делать, чтобы не упустить ничего важного.

Также стоит подумать и о месте публикации повестки совещания. Разместив её в инструменте для управления совместной работой, таком как Asana, вы сможете своевременно приглашать коллег ознакомиться с повесткой и дополнить её, а также добавить поручения по итогам совещания. Начните работу с нашего шаблона повестки совещания уже сегодня.

Использовать шаблон

Как оформить повестку дня совещания образец

Особенности заполнения и готовый пример документа можно найти ниже. По ходу проведения совещания всегда составляется протокол, причем руководство само решает, каким образцом лучше воспользоваться. Этот документ выполняет сразу несколько функций:. Таким образом, основная задача документа — зафиксировать факт проведенного совещания и всех решений, которые были приняты по результату. Не все заседания протоколируются, поэтому руководство компании вправе самостоятельно решать, в каком случае составлять отчетный документ, в каком — нет.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Пример формулировки вопросов повестки дня ОСЧ ТСЖ

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Повестка дня делового собрания (оранжевый дизайн)

Поручено вести протокол совещания? Будь то заседание совета директоров, собрание рабочей группы или совещание по проекту, с помощью этого удобного шаблона для записей вы сократите свою работу наполовину. Уже вошли в аккаунт? Получить шаблон. Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание. Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его.

При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски. Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня.

Поскольку документ создан в Dropbox Paper, его можно привязать к календарю и использовать горячие клавиши для экономии времени. Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Перед началом совещания предоставьте доступ к документу с повесткой дня другим участникам. Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами.

Через мобильное приложение Paper можно сделать снимок интерактивной доски или стикера, который автоматически будет добавлен в протокол. В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать. Эта информация помогает контролировать ход исполнения к следующему совещанию. Для назначения исполнителей просто наберите имя коллеги с символом перед ним. Paper предлагает функции редактирования в режиме реального времени, а также списки заданий, повестки дня для совещаний, графики работ, что упрощает планирование проектов, мозговые штурмы, проведение совещаний, распределение задач, контроль и рецензирование рабочих документов.

Для использования Dropbox Paper необходимо иметь аккаунт Dropbox. В настоящее время документы Paper не учитываются в вашем ограничении на объем места, а также нет ограничения по количеству документов Paper, которые можно создавать или хранить.

Вы можете получить доступ к документам Paper в Интернете, нажав на вкладку Paper на сайте dropbox. Вы также можете использовать мобильное приложение Paper для доступа, создания и редактирования документов Paper. Да, в Paper можно работать в автономном режиме через мобильное приложение Dropbox Paper.

В мобильном приложении Paper можно создавать новые документы, редактировать существующие, добавлять комментарии и делиться содержимым с участниками рабочей группы. В автономном режиме можно просматривать, редактировать и комментировать помеченные звездочкой и последние документы или создавать новые; при этом все внесенные изменения будут синхронизированы, когда вы снова выйдете в сеть.

Продуктивное рабочее совещание требует ведения протокола, из которого все смогут узнать, что на нем обсуждалось, находясь на общей странице. Лучший способ обеспечить эффективное ведение протокола — предварительно подготовить его продуманную схему. Для этого нужно просто создать документ Paper с повесткой дня, добавить в него ссылки, относящиеся к вопросам, и предоставить к нему доступ тем, кто приглашен на совещание.

Протокол также должен содержать информацию о принятых решениях и сроках их исполнения. Для этого в Paper можно использовать удобную функцию упоминания исполнителей при помощи символа и назначения сроков исполнения. Шаблон протокола совещаний создается в Dropbox Paper очень просто.

При работе в Paper через веб-браузер можно использовать существующий шаблон протокола совещания. Вы также можете создать шаблон протокола или повестки дня согласно своим потребностям. Документ Paper сохранится как шаблон, который можно будет использовать в дальнейшем.

Нужно создать собственный протокол к следующему совещанию? В Paper можно создать собственный профессионально оформленный шаблон протокола или повестки дня совещания с необходимыми вам заголовками и разделами. Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями.

Paper позволяет легко делать заметки для совещаний, назначать задачи, развивать творческие идеи и управлять проектами.

Используя Paper в качестве центрального узла для создания проекта, вам не нужно находиться в одной комнате с остальными участниками, чтобы эффективно организовать общую работу. Dropbox Что такое Dropbox Совместное использование содержимого Шаблон протоколов совещаний. Образец протокола собрания Поручено вести протокол совещания? Попробовать Paper бесплатно Уже вошли в аккаунт? Организуйте эффективную общую работу. Просто добавьте ваше содержимое Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание.

Пригласите вашу рабочую группу в документ Этот облачный шаблон для заметок упрощает совместное использование документов.

Не нужно больше сохранять документ на жесткий диск или прикреплять его к сообщению электронной почты. Просто пригласите участников совещания в документ. Выполняйте совместное редактирование в режиме реального времени Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его.

Подготовьте документ для ведения протокола до начала совещания Будь то официальный или неофициальный характер совещания, этот шаблон помогает эффективно организовать работу всех участников на одной странице еще до утверждения повестки дня.

Добавьте ссылки для контекста Если у вас есть дополнительные документы, вы можете вставить ссылки на них, чтобы рабочая группа могла с ними ознакомиться. Выделите основные моменты Для наглядности к протоколу можно добавить изображения или файлы Dropbox с доказательствами и примерами. Отметьте решения и задачи В шаблоне есть раздел решений, в котором отражается то, что вы и ваша рабочая группа должны будете сделать.

Что такое Dropbox Paper? Как использовать Dropbox Paper? Можно ли работать в Dropbox Paper в автономном режиме? Как составить эффективный протокол совещания с Dropbox Paper? Как создать шаблон протокола совещания с помощью Dropbox Paper?

Создайте свой шаблон заметок для совещаний Нужно создать собственный протокол к следующему совещанию? Создавайте и делитесь первоначальными идеями Этот шаблон повесток дня создан в Dropbox Paper, совместном рабочем пространстве, в котором рабочие группы могут создавать и делиться первоначальными идеями.

Образцы протоколов совещания

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным. Вы можете скачать заполненный образец пример протокола рабочего производственного совещания или заседания:. В любой компании регулярно происходят различные совещания.

Активировать демодоступ. Каждое заседание, совещание и деловая встреча требуют процедуры протоколирования. В данном материале мы подробно рассмотрим образцы протоколов, а также расскажем о правилах их оформления.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Приближающиеся праздники активно стимулируют. Правовой статус руководителя в организации — двойственный. С одной стороны, он руководит организацией и действует в ней как одно из главных лиц, с другой — так же, как и другие работники, получает зарплату, уходит на больничный, в отпуск и т.

Как организовать совещание и вести протокол

Поручено вести протокол совещания? Будь то заседание совета директоров, собрание рабочей группы или совещание по проекту, с помощью этого удобного шаблона для записей вы сократите свою работу наполовину. Уже вошли в аккаунт? Получить шаблон. Используйте готовый текст этого бесплатного шаблона для заполнения даты, участников, повестки дня, обсуждения и решений, как только начнется совещание. Участники рабочей группы, которых вы пригласите в документ, смогут ознакомиться с протоколом и комментировать его. При наличии доступа с правом редактирования можно даже внести изменения в текст или добавить снимок с интерактивной доски.

Протокол совещания

Протокол совещания — документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим. Открыть и скачать онлайн. Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой.

Одна из священных обязанностей секретаря — подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней. В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий.

Все важные решения, принимаемые на общих собраниях, обязательно должны протоколироваться. Документальная фиксация того, как проходило мероприятие, может в дальнейшем понадобиться при возникновении разногласий — вплоть до обращения в вышестоящие инстанции. Образцы протоколов общего собрания должны соответствовать ряду требований, которые мы и рассмотрим в нашей статье.

Протокол совещания: только то, что вам надо о нем знать

.

.

Образец протокола собрания

.

Поручено сделать заметки на совещании? Используйте этот готовый образец протокола собрания для заполнения участников, тем обсуждения и​.

.

.

.

.

.

.

План идеальной встречи (включая шаблоны)

Вы когда-нибудь получали приглашение на встречу на работе и просто чесали голову? Вы задаетесь вопросом, о чем конкретно идет речь, что будет обсуждаться и, возможно, даже почему вас пригласили. Вы смотрите на других приглашенных, надеющихся на подсказку, но все еще не понимаете.

Некоторые говорят, что если вы получаете расплывчатое приглашение на собрание, вам следует просто отклонить его. Теперь, согласны ли вы с этим или нет, если вы являетесь координатором, стоит ли рисковать тем, что головные уборщики будут отклоняться только потому, что они сбиты с толку?

Немного задумавшись и выбрав правильные инструменты, вы сможете убедиться, что цель вашей встречи ясна

и уменьшите риск отклонения участников из-за неясного запроса встречи.

План впереди с 5 Вт

Прежде чем вы случайно отправите приглашение на собрание, подумайте, используя кто, что, когда, где и почему.

1. Кого пригласить

Часто люди посылают приглашения на собрания, которые включают слишком много участников или просто не тех. Сделайте свою работу заранее, чтобы ответить на следующие вопросы:

• Кто должен быть приглашенным?
• Кто необходимо к обсуждению?
• Кто имеет знания, необходимые для этой цели?

Не просто волей-неволей приглашать всех

в отделе, потому что вы не уверены.

2. О чем идет речь

Это самая важная часть вашего планирования. Подумайте, о чем конкретно идет речь, какова цель и каков должен быть ожидаемый результат. Если вы не можете сами определить смысл встречи, то это скорее всего преждевременно.

3. Когда состоится встреча

Это может не показаться важной частью, если вы работаете в небольшом офисе. Но для более крупных компаний или крупных встреч это очень важно. Есть ли у вас удаленные участники, находятся ли они в другом часовом поясе и работают ли они в те же часы, что и другие?

Убедитесь, что вы выбрали время, доступное для всех

,

4. Где будет проходить собрание

Это также важно при планировании вашей встречи, если у вас есть сторонние участники. Потребуется ли конференц-связь? Если веб-встреча

быть запланированным? Или вам просто нужно забронировать конференц-зал на месте? Обязательно подумайте заранее, чтобы учесть тех, кого вы ожидаете посетить.

5. Зачем нужна встреча

Это так же важно, как вопрос. Зачем встреча необходима? Может ли цель быть решена без комнаты людей? Может ли небольшое исследование дать ответ? Достаточно ли у вас информации, чтобы провести встречу на этом этапе?

Помните, что встречи отнимают время у всех участников. Последнее, что вы хотите сделать, это тратить время ваших посетителей

,

Создать программу встречи

Теперь, когда вы ответили на пять вопросов, используйте их для работы над приглашением на встречу и повесткой дня. И да, повестка дня встречи почти всегда необходима по разным причинам.

Программа встречи позволяет участникам:

• Знайте цель и цель встречи.
• Посмотрите на вопросы для обсуждения и сможете заранее планировать свою часть или готовить вопросы.
• Посмотрите, что ожидается в конце собрания или что должно решить собрание.
• Следуйте на протяжении всей встречи и оставайтесь на ходу.

Начать с шаблона

Лучший способ создать свою повестку дня — начать с шаблона. Это не только экономит ваше время, но уже содержит план, который вам нужен для деталей. Вот лишь несколько вариантов шаблонов повестки дня встречи.

Вы можете проверить на Microsoft Word. Они достаточно гибки для любого типа встречи или размера.

Этот шаблон повестки дня хорош, потому что он включает в себя хорошо отформатированный шаблон протокола собрания. С одной загрузкой вы получаете оба. С хорошим расположением стола каждый может четко видеть цель, список участников и повестку дня. Другой полезный раздел показывает, что участники должны принести на собрание, что часто является забытой частью.

Следующий шаблон повестки дня также является хорошим вариантом. Как и другой, вы можете легко увидеть цель, темы повестки дня и любые предыдущие пункты действий. Но он также включает области для новых элементов действий, которые вы можете записать во время встречи, а также место для заметок.

Вот еще один шаблон, чтобы взглянуть на это чисто и понятно. Как и первый показанный, он имеет базовый формат таблицы с легко читаемыми разделами. Плюс, это предлагает область для того, что участники должны принести на встречу.

Как подготовить эффективную повестку дня

После того, как вы определились с шаблоном повестки дня собрания, важно эффективно его заполнить. Будьте ясны, точны и делайте все возможное, чтобы ничего не оставалось открытым для интерпретации. Раздел для посетителей — самая простая часть, но остальные должны быть хорошо проинформированы.

Цель встречи

Это должно быть просто одно-два предложения (самое большее) цель встречи. Это происходит из того, что вопрос сверху, который вы зададите себе. Например, скажем, ваша встреча должна рассмотреть три варианта макета пользовательского интерфейса для нового веб-сайта.

Ваша цель должна указывать именно это, а не что-то вроде «говорить о новом сайте». Последний является расплывчатым, не указывает на часть сайта для обсуждения и, как правило, неясен.

Повестка дня встречи

Здесь вы перечислите каждую часть, которую вы собираетесь обсудить. Опять же, это должно быть ясно, так что те, кто, как ожидают, затронут тему, могут подготовиться.

Используя приведенный выше пример, если веб-разработчик Билл должен предоставить плюсы, минусы и три варианта макета, скажем так. Не просто констатируйте: говорите о макетах. Будет ли Билл знать, что именно вы хотите обсудить? Если вы заявите это, он будет.

Предметы, которые нужно принести

Если вы ожидаете, что ваши участники предоставят информацию, материалы, фотографии или что-либо еще, используйте этот раздел. Не думайте, что это просто потому, что посетитель показывает, что он предоставит то, на что вы надеетесь.

Что касается нашего примера с Биллом, вы четко поняли тему повестки дня, которая идеально подходит. Однако, чтобы убедиться, что он приносит список плюсов и минусов для каждого макета вместе с изображениями этих макетов, добавьте его в соответствующий раздел повестки дня.

Предоставить предметы заранее

Если возможно, приложите повестку дня к приглашению на собрание при его отправке. Это позволяет вашим участникам иметь это под рукой, когда наступает время встречи, и позволяет им точно знать, чего ожидать. Это еще более важно, если вы планируете встречу в последнюю минуту.

Изображение предоставлено: Thinglass через Shutterstock

Если вы отправляете приглашение на собрание заблаговременно, вы можете подождать в повестке дня. Это может быть работа в процессе или вы могли бы ожидать дальнейших подробностей для этого. Если это так, просто включите цель встречи, краткое изложение тем и предварительные пункты, чтобы внести запрос.

Затем укажите, что официальная повестка дня будет отправлена ​​на Икс дата, которая должна быть как минимум за три дня до встречи. Если вы можете, это также хорошая идея, чтобы напечатать копии повестки дня

и привести их на встречу. Кажется, всегда есть один участник, который забывает их.

Подготовьтесь захватить протокол встречи

Если вы до сих пор следовали этому плану, то ваша встреча уже началась. Но есть еще одна вещь, которую вы должны сделать заранее. Приготовьтесь запечатлеть минуты встречи.

Здесь снова, использование шаблона идеально. Вы можете распечатать эти параметры шаблона Microsoft Word

если вы предпочитаете писать от руки или использовать их на своем цифровом устройстве, если это применимо.

Этот шаблон, который вы можете найти в Microsoft Word, является потрясающим вариантом, поскольку он расширяет каждую тему повестки дня. Для каждого элемента вы можете включить примечания к темам для обсуждения, выводам, элементам действий, ответственным сторонам и срокам, конкретным для каждой темы.

Если вы предпочитаете шаблон протокола собрания, в котором не детализируются вопросы для обсуждения, это хороший вариант. Вы можете перечислить пункты повестки дня, которые фактически обсуждались, кем и на какой срок. Затем вы можете записать принятые решения и новые пункты действий с ответственными сторонами и сроками.

Делать хорошие заметки

У всех нас есть способ делать заметки во время встречи. Но если вы являетесь координатором, вы обязательно должны делать сильные записи. Нет ничего хуже, чем записать записку, чтобы потом посмотреть на нее и поинтересоваться, что говорится или что значит.

Изображение предоставлено: Пресс-мастер через Shutterstock

Захватите как можно больше во время собрания, а затем просмотрите его перед закрытием. Вы должны рассмотреть то, что обсуждалось, все, что было решено, и, самое главное, новые пункты действий. Кратко обсудите это с вашими участниками в качестве обзора для вас, а также для них. Если что-то пропущено или ошибочно, лучше выяснить, прежде чем все покинут комнату.

Идти дальше и встретиться

Хотя, возможно, не существует точного или позитивно совершенного способа обеспечить эффективную встречу

этот план может помочь вам. Делайте все возможное, чтобы подготовить себя и своих посетителей заблаговременно.

Какие у вас есть советы по планированию встречи? Есть ли что-то, что вы делаете в качестве координатора, который помогает? Дайте нам знать ваши предложения в комментариях ниже!

Как составить повестку дня для эффективного совещания, митапа?

Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Большинство тем повестки дня — это всего лишь несколько слов, которые складываются вместе для формирования таких фраз как «перераспределение офисных помещений». Это заставляет участников совещания задаться вопросом: «А что насчет перераспределения офисных помещений?» Когда вы сформулируете тему как вопрос, на который нужно ответить, он будет выглядеть следующим образом: «При каких условиях, если таковые имеются, мы должны перераспределить офисные помещения?».

Вопрос дает возможность членам команды лучше подготовиться к дискуссии и на ходу следить за своими и чужими комментариями. Во время встречи любой, кто считает что началось обсуждение не по теме, может сказать что-то вроде: «Я не понимаю, как ваши слова связаны с обсуждаемым вопросом». Помогите мне понять связь?» Наконец, команда будет знать когда на вопрос был дан исчерпывающий ответ и обсуждение нужно завершить, чтобы не терять время и перейти к следующему вопросу.

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Создайте первую тему «Изменение повестки дня при необходимости»

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

• Была ли повестка эффективно распределена по времени для подготовки каждого?
• Насколько хорошо члены команды подготовились к встрече?
• Насколько хорошо мы оценивали время, необходимое для каждого вопроса повестки дня?
• Хватило ли выделенного времени на принятие решений и обсуждений?
• Насколько хорошо мы погрузились в тему? Замечали ли участники моменты когда кто-то уходил от темы?
• Насколько эффективен процесс обсуждения для каждой темы повестки дня?

Если вы разрабатываете повестки дня, используйте эти советы.

Свободное совещание Шаблон Повестка дня для Excel

опубликованный: 2014-05-10

Хорошо провели совещание, которое производит результаты случиться из-за надлежащего планирования и составления расписаний. Хорошая встреча должна иметь повестку в виду и обсуждения в рамках этой встречи должны вращаться вокруг повестки дня, чтобы предотвратить чрезмерно длительные совещания, которые идут по кругу или потерять свою точку зрения. Свободное Повестка дня совещания Шаблон для Excel является хорошее управление и планирование встречи шаблон для официальных встреч.

Этот шаблон встреча поможет вам сохранить вашу встречу работать вовремя, максимизируя участие и графиков участников. Это поможет вам провести совещание, которое является эффективным и не контрпродуктивно, так как некоторые встречи ошибка быть.

Провести хорошо спланированная совещание

Хороший и продуктивная встреча может придумать решений и решений, которые помогли бы улучшить операции или решать проблемы. Это бесплатное Повестка дня совещания Шаблон для Excel позволяет создать единую документацию повестку дня собрания, что вы или ваша компания может использовать каждую встречу. Эта встреча также позволяет планировать встречи, поставив в вашей Повестка дня совещания, Дата, Название совещания, Место и фактическая дата собрания.

Этот шаблон будет также выполнять функции руководства, чтобы держать вас на пути различных точек, которые будут обсуждаться в связи с вашей повестки дня. Этот шаблон содержит таблицу, которая содержит график проведения совещаний и различных мероприятий, таких как презентации PowerPoint, которые будут проводиться в заседании.

Фильтр времени активности и контакт

Это бесплатное совещание Шаблон Программа позволяет планировать встречи в соответствии с графиком. Вы можете разместить различные мероприятия, встречи и выделить время для каждого из деятельности. Этот шаблон Excel также указывает контактное лицо, участвующее в каждой деятельности.

Этот шаблон позволяет легко для тех, кто делать заметки или планировать встречу, потому что он выходит со встроенными фильтрами для справки или для отображения предпочтений. Вы также можете ввести время начала и окончания каждого вида деятельности и шаблон автоматически вычисляет количество минут или часов каждое мероприятие будет принимать.

Перейти к загрузке свободного собрания Шаблон для Excel Повестка дня

Протокол совещания на английском языке

BUREAU OF THE COMMITTEE
6th meeting London, 16 June 2001 (9.30 a.m.) Room 2
DRAFT AGENDA
1.	Opening of the meeting by the Chair
2.	Adoption of the agenda [document XX (2001) 3]
3.	Discussion of the main themes of the campaign
4.	Exchange of views on the contribution of the IT LOGO NETWORK (ITLW) to the campaign [documents XX (2001) 3 ]
5.	Date and place of the next meeting
6.	Other business
КАК НАПИСАТЬ ОТЧЕТ ИЛИ ПРОТОКОЛ — HOW TO WRITE REPORT OR MINUTES Структура отчета и протокола повторяет повестку дня. Различие отчета и протокола заключается в том, что в повестке дня содержатся, помимо краткого изложения хода обсуждения,  сведения о принятых решениях, ответственных за их выполнение и сроки.
ОБРАЗЕЦ 2
CAMPAIGN – DISCUSSION MEETING 6th meeting London, 16 June 2001 (9.30 a.m.) Room 2
DRAFT REPORT
1.	Opening of the meeting by the Chair The meeting was opened by the Head of the PR Department (PRD), who outlined the key areas of the campaign.
2.	Adoption of the agenda The agenda was adopted without any change.
3.	Discussion of the main themes of the campaign The representatives were in favor of an approach that highlighted a European dimension to the continent’s diversity. As for the campaign’s message, the representatives agreed that the principle of shared responsibility should be included.
4.	Exchange of views on the contribution of the IT LOGO NETWORK (ITLW) to the campaign The Head of the PRD noted the important role played by the ITLW in developing the business action. He called for co-ordination between the branches to ensure that the campaign was successful. The branches wished to be closely involved in organizing the campaign and approved of using the existing structures. The various networks already in operation whose work had proved to be useful and of high quality, were called upon to put forward projects for inclusion in the program of events and transnational projects.
5.	Date and place of the next meeting It was agreed that the next meeting would be held in September 2001 in London.
6.	Other business The projects proposals submitted to the Secretariat would be presented at the next meeting.
ЧИТАЕМ СПЕЦИАЛЬНУЮ ПРЕССУ — ОБ ЭКОНОМИКЕ США Прежде чем Вы прочтете статью об экономике США, ознакомьтесь со словами и фразами, которые помогут достаточно быстро понять суть текста. Если большая часть лексического материала незнакома, лучше стараться запомнить его частями: весь список разбит на три блока, что соответствует абзацам статьи. Методическая рекомендация: не следует торопиться, осваивая новые слова, лучше прочесть фразу или слово несколько раз, можно записать их на бумаге. На это потребуется до 1 мин., а всего на один блок – 10-15 мин. После этого можно читать статью в оригинале, но делать это также следует частями. Начинаем!
Часть 1	1.  Cost of borrowing — цена заимствования 2.  to raise interest rate — повышать процентные ставки 3.  hike — резкое повышение, подъем 4.  to labour hard to square smth with — усердно работать/прилагать усилия, чтобы сбалансировать что-л. с чем-л. 5.  to keep an eye on smth — присматривать за чем-л 6.  an indicator of economic performance — показатель функционирования экономики 7.  gross domestic product (GDP) — валовый внутренний продукт (ВВП) 8.  inflation — инфляция 9.  unemployment rate — процент безработных 10. economy is doing admirably — экономика функционирует превосходно 11. output has kept up its moderate pace — объем производства сохраняется на среднем уровне/сохраняет средний темп роста 12. inflation remains well-contained — инфляция остается регулируемой 13. to break its measured stride — нарушить размеренный шаг 14. internal/external balance — состояние внутренних/внешних расчетов 15. balance of payments — платежный баланс 16. trade deficit — внешнеторговый дефицит 17. net foreign capital — чистый иностранный капитал 18. share  — акция, доля рынка 19. bond  — облигация Теперь можно перейти к чтению первых трех абзацев оригинала >>>.
В следующем выпуске Вы узнаете, как составляется контракт. Смежные темы   Если вам понравился выпуск, перешлите его своим друзьям! Использование материалов рассылки возможно только с активной ссылкой на сайт www.english-2days.narod.ru. До встречи в следующем выпуске. Нина Григорьевна ©english3days2009

Шаблон повестки дня собрания команды ➜ Word / Google Doc

Несмотря на то, что каждая команда индивидуальна, для большинства встреч будет лучше, если она будет придерживаться схожей структуры. Так что, хотя этот шаблон повестки дня относительно прост, не обманывайтесь. Это отличная основа для обсуждения повестки дня практически любой команды.

Подумайте об этом иначе. Ваша команда — ваше самое важное вложение. Но внутренние встречи стали отравой современных компаний. Это позор. По правде говоря, ничто не укрепляет доверие и не связывает вашу команду лучше, чем хорошо организованная командная встреча.Этот простой шаблон групповой встречи поможет вашим групповым встречам быть более полезными, чем когда-либо.

Без повестки дня собрания часто требуют больше времени, усилий и людей, чем необходимо. Они дезорганизуются и в конечном итоге становятся пустой тратой времени. Людям становится скучно, и они отключаются.

Эту гибкую повестку дня собрания можно настроить для любого типа собрания группы, чтобы вы могли сосредоточиться на идеях и инициативах, которые вам нужны, не тратя впустую никаких ресурсов.

6 советов по заполнению повестки дня собрания команды

Укажите цель собрания команды.

Если у собрания вашей команды нет цели или цели, зачем вообще кому-то приходить? Вместо того, чтобы иметь пустую причину для присутствия на собрании, сформулируйте четкую цель.

Запись цели встречи помогает по двум причинам. Это очень ясно дает понять, для чего вы собираетесь использовать время встречи. Это также проясняет, для чего НЕ предназначена встреча, помогая сохранить предмет обсуждения. Если обсуждение встречи заходит в тупик, вы можете указать на цель встречи как на причину отложить это обсуждение на другой раз.

Отмечайте даже небольшие победы

Замечательно начинать собрание сотрудников с некоторого позитивного настроя. Маленькие торжества не обязательно должны быть значительными стратегическими достижениями или завершенными проектами. Этот раздел повестки дня посвящен тому, чтобы увидеть шаги на пути к этим победам, а также увидеть сами победы.

Поместите свои данные в документ повестки дня.

Если возможно, не включайте в повестку дня только ссылки на данные. Введите также и действительные числа.Эти данные помогают убедиться, что у всех в вашей команде есть возможность увидеть их до встречи. Также полезно иметь данные в повестке дня на тот случай, если вы захотите вернуться к ним позже.

Попросите всех заранее подвести итоги своих обновлений.

Для части собрания за круглым столом, посвященной обновлениям, поделитесь повесткой дня собрания в виде документа, который каждый может редактировать. (Hugo — отличный инструмент для этого.) Попросите членов команды поставить 2-5 пунктов в повестку дня, суммируя их обновления. Эти маркеры в заметках о собрании помогут ускорить обновление (и в результате сделать его менее утомительным).

Фразовые темы обсуждения собрания в форме вопроса или действия

Распространенная ошибка при составлении повестки дня — слишком общие темы. Что-то вроде «PR-агентства» почти не дает указания на то, что может обсуждаться. «Решите, продлевать ли контракт с нашим PR-агентством», однако, позволяет каждому на встрече точно знать, что необходимо сделать.

Назначьте все элементы действий до того, как собрание закончится.

Каждая задача, выходящая из собрания, должна иметь владельца.Владелец не обязательно должен быть человеком, который в конечном итоге сделает всю работу. Но кто-то должен нести прямую ответственность за каждое действие. Поместите имя человека в заметки о встрече рядом с его делом.

Как составить повестку дня встречи: шаблоны и примеры

Встречи — важная часть эффективного командного сотрудничества, но все мы были на собраниях, которые были пустой тратой времени. Участники приходили неподготовленными, обсуждение уходило в тупик, а решения не принимались часами.

В то время как некоторые встречи просто не должны происходить вообще — например, обновления статуса или ежедневные стендапы — другие необходимы. А когда вам действительно нужно встретиться со своей командой, эффективная повестка встречи имеет первостепенное значение. .

Какова повестка дня собрания команды?

Повестка дня собрания — это список действий, которые участники надеются выполнить во время собрания. Он служит нескольким целям:

• Он дает участникам предварительное уведомление о том, что будет обсуждаться.

• Это устанавливает четкие ожидания того, что должно произойти до и во время встречи.

• Это позволяет участникам сосредоточиться на теме под рукой.

• Он задает темп встречи .

• Он действует как инструмент управления временем .

При правильном составлении повестка дня собрания может предотвратить непродуктивные собрания, сэкономив много времени всей команде.Независимо от того, является ли ваша встреча большим официальным мероприятием или обычным обсуждением в небольшой команде, повестка дня — лучший способ сосредоточиться и эффективно использовать время, которое у вас есть.

Пример повестки дня встречи (созданной в Nuclino)

Как написать эффективную повестку дня встречи

Составление повестки дня встречи может показаться простой задачей, но это не всегда так. Если повестка дня составляется поспешно прямо перед собранием и слишком расплывчата или неструктурирована, она не принесет никакой пользы.

Вот несколько советов по планированию эффективной повестки дня для следующего собрания команды:

Четко сформулируйте цели собрания

Дайте краткий обзор того, что будет рассмотрено на собрании, не вдаваясь в конкретные пункты повестки дня. Хотите поделиться новостью со своей командой? Вам нужен отзыв или мнение коллег? Хотите вместе принять решение? Чем больше ясности вы предложите о целях встречи, тем больше у вас шансов достичь их быстрее.

Перечислите темы повестки дня как вопросы или задачи

Избегайте расплывчатых пунктов повестки дня — сразу же проясните цель обсуждения.Добавление вспомогательных вопросов или задач — отличный способ сделать это. Например, если вы хотите поделиться со своей командой предложением по продажам на следующий квартал, укажите, что вы хотите узнать.

Уточните ожидания и обязанности

Хотите, чтобы участники встречи что-нибудь подготовили заранее? Кто за какую тему отвечает? Если вы хотите, чтобы кто-то из вашей команды предоставил контекст для темы или объяснил некоторые данные, сообщите им об этом заранее и дайте им время на подготовку, а не выкладывайте их на месте во время встречи.

Оцените реальное количество времени для каждой темы

Одна из самых распространенных ошибок — это заполнение повестки дня слишком большим количеством пунктов и недооценка времени, которое потребуется на их рассмотрение. Постарайтесь быть реалистами, если хотите, чтобы обсуждения были содержательными, а не излишне торопливыми. Подумайте, сколько времени потребуется, чтобы представить тему, ответить на вопросы, оценить возможные решения и договориться о дальнейших действиях.

Получите обратную связь от своей команды

Актуальны ли выбранные вами темы для всех участников? Вам не хватает важного вопроса, который нужно обсудить? Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена во время собрания, запросит их отзывы и рассмотрите возможность включения их предложений по темам в повестку дня собрания.Многие инструменты для совместной работы с документами позволяют легко обмениваться отзывами с коллегами. Например, если вы используете Nuclino в качестве своей внутренней вики, вы можете просто @-упомянуть своих товарищей по команде в комментарии и пригласить их поделиться своим мнением.

Поделитесь повесткой дня встречи с вашей командой (Nuclino)

Что включить в повестку дня встречи

Темы, которые вы должны включить в повестку встречи вашей группы, конечно же, зависят от цели встречи. Однако, независимо от того, является ли ваша встреча сеансом мозгового штурма или ежеквартальной ретроспективой, большинство повесток дня включают следующее:

• Информационные элементы. Сюда входят все обновления, которыми вы, возможно, захотите поделиться с группой.

• Действия. Это задачи, которые ваша команда должна выполнить во время или после собрания.

• Вопросы для обсуждения. Это все темы, по которым ваша команда должна давать отзывы.

Явное разъяснение, в какую категорию попадает каждый пункт повестки дня, поможет вашей команде предоставить именно тот вклад, который от них ожидается.

Не забудьте включить дополнительную полезную информацию, например, кто будет представлять каждую тему и сколько времени займет каждая презентация.

Примеры повестки дня собрания команды

В зависимости от специфики случая повестка дня собрания команды может выглядеть по-разному. Это официальное заседание правления? Один на один с недавно нанятым членом команды? Общее собрание?

Вот несколько примеров повестки дня собрания, которые вы могли бы использовать для вдохновения при создании своей:

Повестка дня собрания проекта

Эта повестка дня собрания группы следует универсальному формату и может использоваться для всех видов полуофициальных встреч.

Пример повестки дня собрания по проекту (создан в Nuclino)

Ретроспективный план собрания

Некоторые собрания не обязательно проводить в одно и то же время или в одной комнате. Вместо этого участники могут делиться друг с другом своими идеями и обновлениями асинхронно, в своем собственном темпе — отличным примером являются ретроспективы спринтов. В этом случае особенно важно иметь четкую повестку дня встречи и удобный инструмент для совместной работы с документами.

Пример ретроспективной повестки дня встречи (создан в Nuclino)

Повестка дня исполнительной встречи

Встречи исполнительной команды являются частью повседневной жизни как для крупных предприятий, так и для небольших стартапов.Из-за формального характера встречи ключевым моментом является наличие четко структурированной повестки дня.

Пример повестки дня собрания для руководителей (созданный в Nuclino)

Теперь, когда вы ознакомились с множеством примеров повестки дня собрания, пора составить свою собственную. Хотя обычно включают повестку дня собрания в приглашение календаря или прикрепляют его как документ Word, это часто приводит к потере важной информации. Повестка дня собрания сохраняет свою ценность даже после его окончания.Это позволяет вашей команде вернуться и отследить истоки тех или иных решений и помогает новичкам быстрее освоиться.

Храните повестку дня собрания организованной и доступной в одном месте — например, на корпоративной вики-странице или на корпоративном портале в интранете.

Nuclino: единый источник истины для вашей команды

Nuclino — это единое рабочее пространство, которое помогает вам организовать всю работу вашей команды в одном месте. Вместо того, чтобы копаться в хаосе файлов и папок и тонуть в бесконечных встречах и уведомлениях, Nuclino позволяет вашей команде выйти из разрозненности и более вдумчиво сотрудничать.

• Создавайте совместных документов в реальном времени для каждой темы или проекта и легко систематизируйте их, связывая связанные документы вместе.

• Общайтесь с помощью вдумчивых подробных описаний и тратите меньше времени на душераздирающие встречи и хаотичные каналы Slack.

• Непосредственно встраивайте презентации, электронные таблицы, проекты и другие файлы, сохраняя доступность и синхронизацию всех ресурсов проекта.

• Создайте центральную базу знаний , чтобы обеспечить прозрачность всей вашей команды по всему, что имеет значение, и положить конец повторяющимся вопросам.

Попробовать сейчас

19 примеров повестки дня встреч [и утвержденных экспертами шаблонов]

Любая успешная встреча начинается с составления эффективных повесток дня встречи. Без написания целей собрания, создания пунктов повестки дня, пунктов действий и написания протокола собрания будет очень сложно провести продуктивное собрание. Командные собрания требуют времени на подготовку и времени на создание повестки дня, чтобы обсуждение не превратилось в пустую трату времени.

Существует множество различных шаблонов повестки дня собрания, которые вы можете использовать в зависимости от типа собрания, которое вы проводите, и того, что вы и члены вашей команды пытаетесь выполнить. Чтобы подчеркнуть важность повестки дня собрания и сделать вас максимально организованным и продуктивным, Fellow создал 19 примеров и шаблонов повестки дня, которые вы можете попробовать. Продолжайте прокручивать, чтобы проверить их!

Важность повестки встречи

Повестка дня командных встреч важна, потому что они обеспечивают основу, которая помогает вам организоваться, идти по плану и вовремя.Независимо от того, проводите ли вы официальную встречу или неформальное обсуждение, каждой теме повестки дня отводится определенное количество времени, чтобы вы могли достичь целей встречи в отведенные вам временные рамки. Когда вы создаете повестку дня встречи и совместно с участниками встречи над ней работаете, каждый может вносить свои предложения, чтобы каждый голос был услышан. В целом, повестка дня встреч позволяет вашей команде быть организованной, подготовленной и вовремя.

Какие вопросы включить в повестку дня?

Теперь, когда мы подчеркнули важность использования повестки дня встречи, давайте взглянем на некоторые не подлежащие обсуждению вопросы, которые следует включить в повестку дня встречи:

1 Очки для разговоров

Участники встречи должны заполнить повестку дня темами для обсуждения или темами для обсуждения до встречи.Это поощряет сотрудничество и гарантирует, что каждый имеет право голоса и высказывать свое мнение относительно того, что будет обсуждаться во время встречи. Эти темы для обсуждения затем могут быть преобразованы в пункты повестки дня собрания, которые являются основными темами для обсуждения.

2 Вспомогательные документы и графика

Дополнительные документы и графика являются отличной справочной информацией. Если они отправлены заранее, они могут подготовить участников встречи к предстоящему обсуждению. Если документы и графики не могут быть отправлены заранее, они все равно становятся ценным материалом для раздачи перед встречей, чтобы дать участникам более глубокое понимание того, что обсуждалось.

3 Прошлые решения

Прошлые обсуждения предыдущих собраний должны быть затронуты на вашем предстоящем собрании, чтобы дать некоторую предысторию того, где команда в настоящее время находится в достижении целей собрания и более широких, всеобъемлющих целей. Это дает ценный контекст и позволяет вашей встрече начать с того места, на котором она остановилась в прошлый раз.

4 Действия пользователя Раздел

Наряду с прошлыми решениями вы должны просмотреть пункты действий, которые были назначены на предыдущем собрании.Это покажет вам и вашей команде, что было достигнуто, что еще нужно сделать, и какие проблемы возникли после последней встречи.

Бонус: вопросы и комментарии

Если вы хотите сделать свои собрания еще более ценными, заранее просмотрите темы для обсуждения и повестку дня собрания, чтобы вы могли написать свои собственные вопросы и комментарии. Таким образом, если ваши вопросы не будут затронуты во время встречи, вы будете готовы участвовать и вносить свой вклад в беседу, уточняя, о чем идет речь.

Примеры повестки дня для 19 типов встреч

1 Еженедельное собрание команды

Еженедельное собрание команды — это повторяющееся обсуждение со всей командой для обсуждения прогресса и обновлений. Встречи с персоналом также являются идеальной возможностью отпраздновать победы, собрать отзывы и проверить настроение своей команды. Создание и совместное использование повестки дня командного собрания будет стимулировать участие остальной части вашей команды.

2 Встреча один на один

Индивидуальная встреча — это отведенное время в вашем календаре, чтобы индивидуально поговорить с вашими непосредственными подчиненными об их приоритетах, проблемах и профессиональном развитии.Обычно это происходит ежеквартально. Используйте шаблон повестки дня собрания, чтобы поддерживать единообразие в своей команде и гарантировать, что вы (и другие лидеры в вашей команде) говорите о правильных вещах.

3 Стартовое совещание по проекту

Стартовое совещание по проекту проводится, когда вы собираетесь начать новый проект, и пора встретиться со своей командой, чтобы обсудить, как успешно выполнить поставленную перед вами миссию. Цель стартовой встречи вашего проекта — чтобы все участвующие стороны покинули встречу с четким видением проекта и результатов, которые потребуются для успешного выполнения.

4 Встреча по статусу проекта

Цель встречи по статусу проекта — понять текущее состояние вашего текущего проекта. Это хорошее время, чтобы праздновать победы, решать проблемы, повышать эффективность и укреплять уверенность в команде. Отправка повестки дня встречи по статусу проекта позволяет вашей команде знать, что вы пунктуальны, подготовлены и готовы к эффективному обновлению статуса.

5 Ретроспективное собрание проекта

Ретроспективные встречи проекта проводятся для проверки завершенного проекта.Этот ретроспективный анализ позволяет вам и вашей команде извлекать уроки из успехов и недостатков и предлагать новаторские подходы для продвижения вперед и поиска улучшений для будущих проектов.

6 Стенд-ап митинг

Ежедневные встречи (также известные как ежедневные схватки) могут помочь вашей команде избавиться от препятствий и более эффективно работать вместе. Если вы хотите проводить ежедневные стендапы как профессионал, первое, что вы можете сделать, — это настроить шаблон встречи, который ваша команда может заполнить до встречи.

7 Встреча руководителей

Встреча руководства проводится, когда высшее руководство или группа менеджеров организует повторяющееся собрание и принимает участие в нем, как правило, раз в неделю. Распространяется важная информация, необходимая для принятия ключевых решений в отношении бизнеса. Это собрание, на котором принимаются решения, решаются проблемы, а руководство обсуждает важные вопросы, такие как операции, текущие процессы и ключевые показатели.

8 Заседание Совета директоров

Заседание совета директоров — это официальное обсуждение с исполнительным директором, советом директоров и председателем совета директоров организации.Совет директоров — это группа членов совета директоров, которые встречаются для обсуждения стратегических решений и планирования развития и успеха компании. Совет обычно обсуждает текущее положение организации, занимается постановкой целей и стратегическим планированием для достижения основных целей.

9 Общее собрание / Ратуша

Общее собрание (также известное как ратуша) — это мероприятие, на котором собираются все сотрудники вашей компании.Если все сделано правильно, то это может стать отличным инструментом для обеспечения прозрачности, формирования чувства общности и поддержания открытого взаимодействия между командами.

10 Пропускное собрание

Индивидуальные встречи с пропуском уровня — это встречи, на которых руководители верхнего уровня «пропускают» менеджмент среднего уровня, чтобы напрямую поговорить с людьми, которые работают на два уровня от них. Другими словами, если ваш прямой подчиненный управляет командой, вы будете встречаться с непосредственными подчиненными этого человека.

11 Первое собрание команды (новые менеджеры)

Первая командная встреча между вами и вашей новой командой должна иметь 3 цели:

1.Произвести первое впечатление на вашу команду.

2. Установление доверия, уважения и взаимопонимания.

3. Задавая тон и ожидания для вас и вашей команды, чтобы вместе добиться успеха в долгосрочной перспективе.

Для этого сделайте первую встречу короткой и непринужденной. Не поддавайтесь желанию с головой окунуться в деловые разговоры и воспользуйтесь возможностью, чтобы познакомиться со своей командой и по-настоящему выслушать ее. Вы можете связаться со своей командой для более подробного обсуждения на последующих встречах один на один.

12 Продажи и маркетинг 1: 1 Встреча

Регулярные еженедельные или двухнедельные встречи по продажам и маркетингу 1: 1 чаще всего происходят между руководителями отдела продаж и маркетинга, обычно начальником отдела маркетинга и продаж или вице-президентом / директором по маркетингу и вице-президентом / директором по продажам. В других случаях организации назначают и согласовывают руководителя из каждого отдела, который будет отвечать за эти регулярные контрольные встречи.

13 Совещание по анализу результативности

Ежеквартальные обзоры эффективности — это возможность поразмышлять о работе вашего непосредственного подчиненного, признать достижения и предоставить им конструктивную обратную связь.Проведение эффективных ежеквартальных обзоров производительности может быть сложной задачей как для ваших сотрудников, так и для вас самих, но они имеют решающее значение для роста и успеха вашей команды.

14 Встреча по постановке целей OKR

Квартал подходит к концу, и как менеджер вы знаете, что это может означать только две вещи: пришло время оценить цели, которые ваши товарищи по команде поставили 90 дней назад, а также пора поставить цели на ближайшие 90 дней. . Как менеджер, вы, вероятно, знаете, что согласование индивидуальных целей с целями компании имеет решающее значение, но это сложно.Чтобы помочь вам в этом, мы разработали этот шаблон OKR, который вы можете использовать для постановки целей с вашими непосредственными подчиненными.

15 Совещание отдела продаж

Встреча группы продаж посвящена текущим клиентам, привлечению потенциальных клиентов и выработке стратегии. Ищете советы и идеи, чтобы составить идеальный план встреч по продажам? Мы вас прикрыли! Этот шаблон поможет проводить собрания отдела продаж, которые приносят отличные результаты.

16 Встреча маркетинговой группы

Встреча вашей маркетинговой команды служит для демонстрации прогресса в достижении соответствующих показателей и целей.Это возможность поддержать друг друга в оценке успеха ваших кампаний и тестирования, выявлении проблем и возможностей для новых стратегических итераций и, наконец, в намечении дальнейших действий.

17 Первое собрание нового сотрудника 1: 1

В Fellow мы считаем, что встречи один на один — самый мощный инструмент, который есть у менеджера, чтобы выстроить взаимопонимание, мотивировать людей и стать лучшим лидером. Если вы только присоединяетесь к команде или недавно наняли нового сотрудника, одна из самых важных вещей, которую вы можете сделать, — это запланировать первую встречу с ним один на один и убедиться, что встреча один на один проходит. плавно.

18 Мозговой штурм

Вы когда-нибудь посещали сеанс мозгового штурма, когда в разговоре доминировала пара откровенных участников… или сотни идей были разбросаны по комнате, но никто не записал задания? Провести мозговой штурм непросто. Однако предварительная подготовка повестки дня поможет вам структурировать беседу и даст возможность каждому члену вашей команды высказаться и поделиться своими идеями.

19 Официальная повестка дня собрания

Ведение протокола на официальной встрече — важная роль.Этот официальный шаблон повестки дня собрания поможет вам создать эффективный отчет о решениях и обсуждениях собраний.

Полезные советы (для всех типов встреч)

Шаблоны повестки дня

— отличные инструменты для поддержания организованности, продуктивности и, в конечном итоге, эффективности вас и вашей команды. Вот несколько последних советов, которые мы хотим оставить вам сегодня, и которые вы должны учитывать при каждой встрече, которую вы организуете или посещаете:

1. Определите четкую цель встречи
2. Подготовьте повестку дня заранее (без повестки дня, без присутствия!)
3. Поощряйте участие всех участников
4. Следуйте повестке дня встречи, чтобы не сбиться с пути
5. Записывать решения и пункты действий
6. Конец каждого встреча с подведением итогов

Мы надеемся, что эти примеры и шаблоны повестки дня будут полезны вам и вашей команде.Попробуйте и сообщите нам, как это происходит! Если вы нашли эту статью полезной, обязательно поделитесь ею со своими друзьями или коллегами.

Искусство повестки дня собрания: шаблоны, советы и примеры

Все мы знаем, как выглядит плохая встреча. Повестки дня собрания нет. Разговор идет повсюду. Нет никакой реальной цели или цели относительно того, почему вы вообще встречаетесь. Он начинается поздно или превышает отведенное время. Или, может быть, вы уезжаете, не имея четкого плана, что делать дальше.

Все сводится к тому, что у вас есть (или нет) повестка дня собрания.

Как бы то ни было, «плохие» собрания, на которых вы присутствовали, были, скорее всего, непродуктивными и пустой тратой времени, потому что не было повестки дня, на которую можно было бы согласиться.

Это ошибка новичков, которую мы все, вероятно, в какой-то момент совершали, но проще, чем когда-либо, а также крайне важно, чтобы вы включали повестку дня перед каждой встречей.

---

Какова повестка дня собрания?

Повестка дня собрания состоит из списка тем, тем для обсуждения, действий и действий, которые вы хотите обсудить во время собрания.Он должен включать четкое и исчерпывающее описание того, что должно происходить во время встречи, кто является владельцем каждого пункта и сколько времени должно занять каждый пункт обсуждения или задача.

Абсолютно критически важно для успеха встречи вашей команды, чтобы эта информация была предоставлена ​​всем участникам встречи заранее и по мере того, как встреча проходит, чтобы иметь наилучшие шансы на максимальную продуктивность встречи.

---

Важность эффективной повестки дня

Когда ваши сотрудники или коллеги посещают встречу, они ожидают, что она будет организованной и продуктивной с содержательными беседами.В противном случае встреча могла быть электронной.

Когда эффективная повестка дня собрания уже создана, вероятность этого намного выше. Мы не можем достаточно подчеркнуть, насколько важно подготовить повестку дня встречи до того, как все соберутся на встречу.

Вот несколько причин, по которым настоятельно рекомендуется иметь готовые пункты повестки дня.

1 Придает собранию ясную цель

Прежде всего, будь то быстрая регистрация или официальная встреча, повестка дня устанавливает четкие цели встречи, которые повышают продуктивность.Ваши сотрудники и коллеги будут понимать все темы для обсуждения, и каждый поймет, что почему — то есть цель, почему все собираются вместе, чтобы встретиться в первую очередь.

2 Позволяет каждому вносить свой вклад

Хорошая повестка дня встречи также гарантирует, что все члены команды смогут внести свой вклад в обсуждение. Поскольку они заранее знают темы для обсуждения и действия, они могут подготовить идеи, вопросы и вещи, которые следует рассмотреть.

3 Позволяет не сбиваться с пути и не отвлекаться

Если заранее не подготовить четкую повестку дня, велика вероятность, что встреча может стать небольшой… повсеместной. Если вы хотите не сбиться с пути, не отвлекаться и поддерживать обсуждение, вам может помочь повестка дня собрания.

В противном случае вы рискуете назначить еще одну встречу, что может привести только к выгоранию и еще меньшей производительности.

4 Создает единый источник истины для решений

Помните ту встречу, которая состоялась в прошлую среду? Вы помните, о чем шла речь? Или вы можете вспомнить, какие решения были приняты в итоге?

Наверное, нет.Если у вас есть повестка дня встречи, на которую стоит оглянуться, она создает единый источник истины и четкую точку отсчета для всех протоколов встречи. Он также отслеживает решения, принятые в ходе обсуждений, а также записи собрания, которые можно использовать в качестве напоминания в любой момент.

5 Разъясняет ожидания и обязанности

Помимо помощи в отслеживании решений, повестка дня встречи также проясняет ожидания и обязанности не только до начала встречи, но и после ее завершения.

С четкой повесткой дня, вопросы, касающиеся целей встречи, кто за что отвечает, а также любые темы для обсуждения, все объясняются до, во время и после встречи.

---

Кому принадлежит повестка дня?

Хорошо, теперь, когда вы знаете, почему повестка дня встречи так важна… кто отвечает за ее создание?

Владелец повестки собрания находится на плечах организатора собрания . Этот человек (или группа людей) должен создать шаблон, но помните, что каждый должен добавлять темы для обсуждения и различные действия, которые необходимо обсудить.

Если только менеджер найдет время, чтобы добавить темы для разговора, это будет говорить только менеджер. Это не только не продуктивно и не способствует эффективному использованию времени, но также велика вероятность того, что участники встречи будут зевать.

Профессиональный совет

Поощряйте всех членов команды добавлять темы для обсуждения в повестку дня перед встречей. Вы даже можете назначить конкретных владельцев для каждого раздела вашего шаблона собрания, чтобы гарантировать активное участие каждого участника собрания.

---

Что включать в повестку дня собрания

Если вы организатор встречи и вам решать, как создать повестку дня, вот несколько обязательных вещей, которые вам нужно включить, чтобы сделать ее максимально полной:

• Основные темы
• Темы для обсуждения
• Вспомогательные документы
• Решения
• Действия

Насколько подробно вы вникнете в каждый из этих компонентов, будет зависеть от типа совещания, которое вы проводите, но повестка дня всегда должна охватывать эти пять элементов.

Pro Tip

Включите вспомогательные ссылки, документы и изображения в повестку дня собрания, чтобы у людей было время заранее подготовить свои мысли и вопросы.

---

Как пользоваться повесткой дня

Вы знаете все преимущества, вы все написали, теперь пора применить всю эту тяжелую работу на практике. Вот как эффективно использовать повестку дня встречи.

1 Создайте шаблон с заголовками

Создавая повестку дня, обязательно создавайте шаблон с заголовками, которые имеют мало общего или базового значения.Таким образом, вы можете повторно использовать созданную вами повестку дня для различных типов встреч.

Или зачем создавать шаблон с нуля, когда доступно так много шаблонов? Библиотека шаблонов Fellow позволяет вам выбирать шаблоны повестки дня для стандартных совещаний, удаленных совещаний, чатов один на один и даже может похвастаться шаблонами, одобренными экспертами, которые выходят за рамки возможностей.

Имея так много вариантов, вы обязательно найдете шаблон, который соответствует типу встречи, которую вы планируете провести.

2 Сохранить как повторяющийся шаблон для встреч

Мы намекали на это выше, но как только вы создадите различные типы шаблонов для разных типов собраний, которые планируете проводить, вы сэкономите время, энергию и стресс, связанные с постоянным начинанием с нуля.

Как только вы найдете рабочую повестку дня, сохраните ее как повторяющийся шаблон для этого типа собрания. Это не только удобнее, но и участники собрания привыкнут к внешнему виду шаблона и будут точно знать, чего ожидать в деталях собрания.

3 Разрешите товарищам по команде добавлять темы для обсуждения в каждый раздел шаблона

Повестка дня вашей встречи должна быть живым, дышащим документом. Обязательно используйте его как таковой. Для этого предложите своим товарищам по команде добавлять свои собственные темы для обсуждения в каждый раздел шаблона в течение недели.

Это может быть что угодно, например вопросы, которые у них есть о проекте или к группе, небольшие узкие места, с которыми они столкнулись, предложения, которые у них есть, или любые новые идеи, которые они придумали в перерывах между собраниями.

Это не только позволяет задействовать всю команду, но и обеспечивает максимально продуктивную встречу.

4 Заблаговременно предлагать людям внести свой вклад в повестку дня

Не можете заставить вашу команду внести свой вклад в повестку дня?

Мы вас слышим. Необходимость постоянно напоминать своей команде о необходимости добавить свои темы для обсуждения или вопросы перед присоединением может занять много времени.

Чтобы не повторяться, позвольте Fellow’s Slack Integration сделать это за вас! Эта функция побудит участников собрания заранее внести свой вклад в повестку дня, поэтому у них будут постоянные напоминания о том, чтобы использовать повестку дня в полной мере.

5 Во время встречи отмечайте темы для разговора по ходу дела

Чтобы сделать созданную вами повестку дня максимально полезной, не забывайте держать ее открытой во время собрания.

Совет от профессионалов

Используйте интеграцию Google Meet для товарищей, чтобы получить доступ к повестке дня встречи прямо из Google Meet.

Если вы используете инструмент управления совещаниями, такой как Fellow, вы можете не только отмечать темы для обсуждения при их обсуждении, но и делать заметки о вопросах и комментариях команды, вы также можете узнать, сколько времени у вас осталось. оставил на собрании в представлении календаря .

Таким образом, вы никогда не удивитесь, что у вас осталось всего пять минут, чтобы обсудить последние несколько вопросов, и вы также не рискуете продлить встречу на время, которое вы запланировали. Нет ничего хуже, чем думать, что вы посещаете 30-минутную встречу, только для того, чтобы приблизиться к 40-минутной отметке.

6 Записать в повестку дня вопросы с ответственными лицами

Чтобы привлечь всех к ответственности и убедиться, что вы можете достичь целей, которые вы ставите как команда, обязательно записывайте пункты действий, которые вы обсуждали на встрече.Также отметьте, кто из товарищей по команде отвечает за выполнение каждого конкретного действия прямо в повестке дня.

Таким образом, если прошло несколько месяцев, а вам что-то не хватает для выполнения задания, вы можете вернуться к повестке дня, найти человека, которому было поручено каждое действие, и быстро увидеть, кто проиграл.

Это еще один способ привлечь внимание вашей команды к выполнению своей части проекта или задания.

7 Выделите ключевые решения

Чем продуктивнее повестка дня, тем продуктивнее будет собрание.И вместе с этим необходимо принимать более разумные ключевые решения как для вашей команды, так и для организации в целом.

Чтобы не забывать о решениях, которые были приняты, кто их принимал, и о том, что необходимо для выполнения этих решений по мере продвижения вперед, убедитесь, что все это выделено в повестке дня!

Это не только сохранит все в порядке, но и предоставит место, к которому вы и ваша команда всегда можете обратиться в качестве ориентира, если вам это понадобится в будущем.

8 Поделиться заметками к собранию

В идеальном мире вы нашли золотую середину в календаре каждого, которая позволяет всем присутствовать на вашей встрече.

К сожалению, идеальный мир — это не то место, где мы живем, и всегда будут люди, которые просто не смогут прийти. Может быть, их нет в офисе в тот день или у них уже запланирована конфликтная встреча, это не значит, что они должны оставаться в неведении.

Обязательно поделитесь итогами встречи после не только с участниками, но и с людьми, которые не смогли присутствовать. Таким образом, каждый понимает, что обсуждалось и какие решения были приняты.

Лучше всего то, что вы можете делать эти заметки прямо в повестке дня собрания, чтобы все было в одном месте.

---

Важность экспериментов и повторений

Помните, что мы говорили о повестке дня вашей встречи, как о живом, дышащем документе?

Хотя да, мы поддерживаем это утверждение. Но даже в этом случае не бойтесь выбросить это в мусорную корзину и начать все заново.

Нет идеальной повестки дня для встреч, и независимо от размера вашей компании или отрасли, в которой она работает, все меняется.Повестка дня, которая сработала в первом квартале, может больше не подходить к третьему кварталу.

Точно так же, как вам нужно время от времени думать «действительно ли мне нужна эта встреча?», Относитесь к своим повесткам дня точно так же. Не бойтесь засучить рукава, повторять и улучшать свою повестку дня время от времени, чтобы достичь максимальной продуктивности встречи.

---

Примеры повестки дня собрания

Теперь, когда вы являетесь экспертом по повестке дня встреч, пора вам увидеть несколько примеров лучших из лучших, как они выглядят и как вы можете немного их настроить, чтобы они лучше всего работали для вашей организации и ее уникальности. потребности.

Ниже приведены 4 примера того, как может выглядеть шаблонный план:

---

1 Еженедельное собрание команды

• Обновления [5 минут]
• Цели и KIP [5 минут]
• Приоритеты [20 минут]
• Контрольные вопросы [5 минут]
• Сообщения [5 минут]
• Действия [5 минут]

---

2 Ратушное собрание

• Празднования / Хорошие новости [5 мин]
• Объявления и информация [5 мин]
• Презентации [20 мин]
• Приветственные сообщения [5 мин]
• Вопросы [10 мин]

---

3 Встреча руководителей

• Прибытие [5 минут]
• Оценочная таблица [5 минут]
• Обзор горных пород [5 минут]
• Заголовки клиентов / сотрудников [5 минут]
• Список дел [5 минут]
• Определить, обсудить, решить [60 мин]
• Заключение [5 мин]

---

4 Встречи один на один

• Что на уме?
• Вещи, которые шли хорошо
• Уроки
• Приоритеты с момента нашего последнего достижения
• Приоритеты до новой встречи
• Проблемы / препятствия
• Отзывы

---

Программа для заметок о собраниях

Внедрение инструмента повестки дня собрания — отличный способ гарантировать, что ваша организация имеет культуру значимых и продуктивных собраний.Инструмент повестки дня собрания может помочь в процессе:

• Создание повесток дня для собраний
• Ведение протокола собрания
• Содействие принятию решений или обсуждению
• Обрисовка пунктов действий собрания
• Создание шаблонов собраний в масштабах всей организации

Почему партнер?

Fellow — это инструмент повестки дня встреч, который помогает командам по всему миру совместно работать над повесткой дня встреч, записывать решения и развивать культуру подотчетности.

С Fellow у вашей команды будет один источник истины для каждой встречи, повысит прозрачность и подотчетность, и вы никогда не забудете то, что обсуждалось.

Простой в использовании конструктор повестки дня

Fellow гарантирует, что ваши встречи начнутся с ясности, и каждый будет вдохновлен внести свой вклад.

Fellow решает три ключевые проблемы, связанные с проведением собраний. Во-первых, создание повестки дня. Затем, благодаря возможности делать заметки, управление встречами становится намного проще.И, наконец, отслеживание действий, возникающих на каждой встрече. Наличие всего в Fellow означает, что мы можем отслеживать это и следить за этим ».

— Мишель Моллот, директор по маркетингу Solace

Планирование — это все

Когда вы потратите время на то, чтобы составить отличную повестку дня встречи, это действительно может изменить правила игры для вашего уровня продуктивности. Это может превратить вашу встречу из неорганизованной и неэффективной в успешную и полезную.

Неважно, какую встречу вы собираетесь провести, без повестки дня, велика вероятность, что вы зря тратите не только свое время, но и время своей команды.

эффективных программ встреч с примерами — Notejoy

Когда встречи отклоняются от графика, участники прибывают неподготовленными, а темы неактуальны — эти проблемы часто возникают из-за плохой структуры повестки дня.

Повестки дня важны, потому что эффективный увеличивает продуктивность команды

Эффективная повестка дня увеличивает продуктивность собрания в целом, поскольку формирует ожидания относительно того, что должно происходить до, во время и после собрания.Это помогает собрать всех на одной странице по наиболее важным темам и позволяет команде быстро решать ключевые проблемы.

Что включить в повестку дня?

Как пишет Стивен Кови в своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей»: «Начните с конца». Повестки дня — это списки пунктов, которые участники надеются выполнить на встрече.

В повестку дня чаще всего входят:

• Информационные элементы — распространение обновлений по теме для группы.Например, менеджер может предоставить обновленную информацию о процессе планирования на конец года.
• Действия — вопросы, которые, как вы ожидаете, группа захочет рассмотреть во время собрания. Например, производительность за определенный период времени или траекторию при запуске продукта.
• Темы обсуждения — элементы, по которым вы хотите, чтобы группа оставила отзыв. Например, сбор информации о предстоящем изменении политики поездок на работу и вопросы, которые у команды есть по этому поводу.

В дополнение к этому они часто включают конкретные сведения о том, как будет проводиться собрание. Например, в темах повестки дня часто указывается, кто и как долго будет выступать, чтобы определить, кто будет отвечать за подготовку контента и сколько времени у них будет на его представление.

В зависимости от собрания повестки дня можно распространять задолго до собрания или сообщать в начале собрания. Он устанавливает цель встречи и гарантирует, что все будут на одной странице в отношении того, чего вы хотите достичь в этот срок.

Повестки дня могут быть очень короткими или очень длинными

Насколько формальной должна быть ваша повестка дня? Часто люди не чувствуют, что у них есть время подготовиться к встрече, не говоря уже о том, чтобы написать полную официальную повестку дня встречи. Когда ставки высоки или ситуация очень формальная, может иметь смысл включить формальную заранее распределенную повестку дня, а также протокол собрания. Однако прагматический подход состоит в том, чтобы сделать повестку дня как можно более простой для решения поставленной задачи.

Пример неформальной повестки дня

Еженедельная синхронизация продаж

1) Вступление (10 минут — все)
2) Просмотрите показатели продаж за квартал до даты (10 минут) *
3) Обсуждение и одобрение предложения по продажам на следующий квартал (5 минут) *
4) Ознакомьтесь с планом предстоящей маркетинговой кампании (15 минут)

* Ежеквартальные фактические и прогнозируемые показатели см. В прилагаемых документах.

Пример формальной повестки дня

Исполнительный бизнес-обзор

1. Постоянные вопросы — вопросы, которые всегда находятся в повестке дня очередного собрания

— Принять посещаемость
— Утвердить протокол предыдущего собрания
— Обновления статуса команды
— Так далее.

2. Дело последнего собрания — обсудите темы, которые не были завершены на предыдущем собрании, или пункты действий, которые необходимо выполнить

— Стефани — обновление квоты продаж (10 минут)
— Дэвид — вице-президент по продажам (5 минут)

3.New Business — новые темы встречи

на этой неделе

— Сэм — Обсудить переезд объектов (20 минут)
— Рэнди — Результаты опроса вовлеченности сотрудников (30 минут)

4. Ведение домашнего хозяйства — постоянные вопросы по завершении собрания

— Клайд — Объявления
— Обзор мероприятий
— Дата следующей встречи
г. — И т. Д.

Notejoy — более эффективный способ управления совещаниями

Проведение эффективных и продуктивных встреч — это больше, чем просто создание отличного шаблона — это управление передачей информации во время встречи.Все ли согласны с тем, каковы темы и цели встречи? Были ли решения доведены до сведения всех, кому нужно знать? Если вы пропустили встречу, как узнать подробности? Обеспечение того, чтобы нужные люди имели доступ к информации как в конференц-зале, так и после него, жизненно важно для успешной работы организации.

Notejoy — эффективное решение для команд, которые хотят управлять своими повестками дня встреч и заметками, чтобы оставаться на одной странице. Это коренным образом меняет способ выполнения работы.

Управление собраниями в Notejoy отличается по трем причинам:

Совместная работа в реальном времени — В качестве облачного решения Notejoy позволяет заранее делиться повесткой дня встречи с внутренними и внешними сотрудниками. Эти соавторы могут просматривать, обсуждать и комментировать повестки дня встреч, а также просматривать последнюю версию.

Always in Sync — Вместо того, чтобы управлять разными версиями повесток дня или несколькими потоками разговоров, Notejoy позволяет всей команде всегда видеть повестки дня, включая изменения и обсуждения, одновременно.

Улучшенный поиск и видимость — Благодаря заметкам о собраниях и комментариям к обсуждениям, задокументированным непосредственно в повестке дня, команды могут хранить детали в контексте и поддерживать единую систему записи всего, что произошло. Управляйте тем, у кого к какой информации есть доступ, и позволяйте старым и новым членам команды выполнять поиск по прошлым и текущим собраниям.

Начните работу бесплатно с Notejoy

Связанные ресурсы

Шаблон повестки дня собрания

— Документ

Похожие шаблоны

Искусство ведения протокола встреч с персоналом

Если есть что-то, что людям не нравится больше, чем посещение собраний, так это необходимость вести протокол собрания.Если вы ведете протокол собрания сотрудников, во время собрания не нужно обедать, как это делают 24% сотрудников, или отвечать на электронные письма, как это делают 55%. Вместо этого вы сосредоточены на обсуждениях, независимо от того, насколько они не по теме или скучны. Затем, после встречи, вы должны оформить протокол и раздать его. Неудивительно, что никто не хочет отвечать за протоколы собраний сотрудников.

Зачем нужны минуты

Однако выделение минут не должно быть сложной задачей. С небольшой подготовкой потратить несколько минут может быть больше, чем просто обязательная задача; фактически, это может способствовать более продуктивным собраниям персонала.Итак, почему так важны минуты? Они служат:

• Напоминание о том, что было решено и какие этапы должны быть выполнены
• Ссылка , которая гарантирует, что все помнят, что было согласовано с
• Руководство к тому, что было и что произойдет
• Инструмент повышения производительности , который сводит к минимуму необходимость обсуждения тем, которые были затронуты ранее
• Запись о том, как и кем принимались решения

Протокол собрания содержит подробную информацию о решениях, задачах и назначениях.Когда сотрудники делятся протоколами собраний, каждый имеет более четкое представление об ожиданиях отдельных лиц и групп.

С чего начать

Первое, с чего нужно начать при подготовке протокола, — это повестка дня собрания. Если фасилитатор встречи не разработал повестку дня, позовитесь, чтобы помочь составить ее. Наличие представления о том, как будет организована встреча, упрощает систематизацию информации во время встречи. Образцы протоколов собраний сотрудников также могут дать направление.

Готовясь к минутам, помните, почему минуты важны для записи важной информации. Поскольку протоколы служат записью того, что обсуждалось, что было решено и что должно быть сделано, все сроки, задания и ответственные стороны должны быть включены в протокол собрания.

Не менее важно, чтобы протокол раздавался как можно скорее после собрания. Своевременный обмен минутами гарантирует, что все останутся на одной странице и сосредоточены на назначенных им задачах.Это усиливает назначение и позволяет при необходимости вносить исправления.

Теперь давайте рассмотрим несколько шаблонов, которые помогут начать работу.

Протокол заседания

Повестка дня собрания или уведомление о собрании должны содержать краткое описание того, что будет рассмотрено на собрании. В нем также должны быть указаны имена участников встречи. Любые раздаточные материалы, на которые будут ссылаться на собрании, должны быть включены в повестку дня. Эти документы должны храниться в том же месте, что и протоколы собрания, поэтому существует центральное хранилище для всех связанных материалов.

Перед тем, как делать заметки, просмотрите образцы протоколов собраний персонала, которые включают следующее:

• Дата, время и место собрания
• Имена участников
• Имена тех, кто не смог явиться
• Разъяснение обсуждений предыдущих встреч, при необходимости
• Темы для обсуждения
• Дата, время и место следующей встречи, если известно.

Иногда вопрос с предыдущей встречи требует дальнейшего уточнения.В таких случаях следует указать исходную тему, а затем элементы, требующие пояснения. Затем следует включить краткое изложение уточняющей информации.

Образец протокола собрания с заданиями

Большинство шаблонов протоколов собраний включают краткое изложение каждой темы повестки дня с указанием ключевых моментов, упомянутых в ходе обсуждения. Любые действия должны быть перечислены вместе с лицами, ответственными за их выполнение, и сроками. Вот пример протокола собрания с заданиями.

Тема 3: Отправка окончательной сборки в QA

Чтобы уложиться в предстоящую дату выпуска, окончательная сборка программного обеспечения должна быть отправлена ​​в отдел контроля качества не позднее 15 июля. Модуль проверки пользователей не готов и не был включен в окончательную сборку. Ресурсы были перераспределены на другой проект, который отложил разработку. Требуются дополнительные ресурсы, чтобы вернуть работу в срок. Как команда, мы должны определить, что требуется для встречи с датой 15 июля.

Действия

Имя Назначение Дата

Счет Определите, какие ресурсы необходимы для завершения модуля Пятница, 4 июня

Билл, Джо Встреча для обсуждения перераспределения ресурсов Понедельник, 7 июня

Будь то таблицы или маркированные списки, убедитесь, что в шаблоне протокола собрания персонала есть место для ввода элементов действий по каждой теме. Форматирование может зависеть от формальности встречи.

Протокол профессиональных встреч Формат

Протокол может служить юридической записью того, что происходило во время заседаний, таких как заседания Исполнительного совета или местных органов власти.Их можно использовать на собраниях персонала, в которых участвуют представители разных организаций. Поскольку команда может использовать эти протоколы во время внешних слушаний, они должны отражать профессиональные протоколы в формате собрания. Опытные люди используют следующий формат.

• Дата и место собрания
• Время созыва собрания по порядку
• Имена присутствующих
• Имена отсутствующих
• Исправления к протоколу предыдущего собрания
• Дополнения к текущей повестке дня
• Наличие кворума

Кворум — это минимальное количество лиц, которые должны присутствовать на собрании для ведения дел.Это требование является частью парламентских процедур, изложенных в Регламенте Роберта. Изучение правил поможет объяснить терминологию и ключевые части процесса, которые должны быть отражены в протоколе.

При наличии кворума на обсуждение выносятся перечисленные в повестке дня темы, обычно разделенные на старые и новые дела. Каждая тема должна включать краткий синопсис, за которым следует:

• Поданных и поддержанных ходатайств
• Итоги голосования
• Необходимые действия
• Дополнительные ступени

В протоколе должны быть отражены вопросы, которые будут перенесены на следующее собрание.Таким образом, в конце протокола должны быть указаны дата, время и место следующего собрания, за которым следует время перерыва.

Как и все протоколы, распространение протоколов собрания должно происходить как можно быстрее после собрания. Повестку дня и протокол собрания следует сохранить для дальнейшего использования.

Протокол собрания простого персонала Образец

Большинство протоколов собраний персонала менее формальны, особенно когда среди участников есть только внутренний персонал.Для этих встреч команды могут использовать шаблон неофициальных протоколов встреч. Поскольку большинство собраний персонала проводится по аналогичной схеме, использование шаблонов имеет смысл. Образец простого протокола собрания персонала начинается со следующего:

• Дата, время и место собрания
• Имена участников
• Имена тех, кто не смог явиться

После того, как основная информация записана, собрания персонала могут включать любую из следующих тем в любом порядке. Это просто зависит от того, что важно для группы.

1. Текущие проекты
2. Последние выступления
3. Голы в следующей четверти
4. Новости отрасли
5. Ближайшие события
6. Обновления процесса
7. Отзывы клиентов
8. Обзор дизайна
9. Обучение работе с продуктом
10. Текущая стратегия
11. Доработка бэклога
12. Годовой бюджет

Что входит в собрание персонала, также зависит от компании и ее культуры. Какой бы подход ни использовался, группа должна составить простой протокол собрания персонала.Образец простого протокола собрания персонала может включать следующее:

Встреча персонала «Развлечения на солнце»

14 июля 2020 г., Восточный Атриум, 13:00

Участники: Сэм, Джек, Лейла, Тодд, Кристи, Салли

Отсутствуют: Джон, Сьюзан

Награда за лучшие оттенки

Лейла получила награду за лучшие оттенки за свои белые оправы 1960-х годов.

Тема 1: Панель управления

Christie необходимо получить отзывы о последних разработках приборных панелей к пятнице.Она не может отправить проекты до крайнего срока утверждения без комментариев всех.

Предмет для действия: Джек, Лейла и Тодд предоставят отзыв не позднее конца рабочего дня в пятницу.

Тема 2: Обновление службы поддержки клиентов

Тодд собрал данные об обслуживании клиентов с существующих информационных панелей и представил результаты в отдел обслуживания клиентов. Он работает с CS, чтобы установить ключевые показатели эффективности, которые будут использоваться для оценки новых информационных панелей при их развертывании.КПЭ должны быть введены в действие к концу месяца.

Следующая встреча

21 июля, 14:00 в зале заседаний 200

Как отсчитывать минуты

минут готовятся после собрания с использованием записей, сделанных во время собрания. Вот подсказки для заметок.

Совет 1. Не пытайтесь записать встречу дословно. Если требуется такой уровень детализации, рассмотрите возможность видеозаписи или записи встречи.

Наконечник 2 .Составьте план того, что будет рассмотрено на встрече. Это дает структуру для ведения заметок.

Совет 3. Заранее подготовьте список участников и отметьте тех, кто отсутствует. Это сэкономит время, особенно если участников несколько.

Совет 4. Разработайте тип стенографии, чтобы уменьшить количество слов, которые необходимо записать. Например, используйте PD для разработки продукта или инициалы для отдельных имен.

Совет 5. Не пишите полными предложениями, за исключением ясности.

Совет 6. Используйте шаблон, чтобы упростить систематизацию информации во время заметок.

Выбор лучших шаблонов повестки дня и протоколов может значительно снизить стрессовые нагрузки на собрания. Шаблоны повестки дня могут помочь начать встречу с правильного начала, а шаблоны протоколов могут гарантировать, что важная информация не будет упущена. Изучите наши бесплатные протоколы совещаний и шаблоны повесток дня, чтобы узнать, как сделать каждое совещание продуктивным.

Форма

Официальная повестка дня собрания — Документ

Похожие шаблоны

Что такое официальная встреча?

Официальные встречи — это заранее запланированные мероприятия, когда несколько человек собираются для достижения общей цели посредством устного взаимодействия.У них есть определенные характеристики:

• Темы определены заранее.
• Цели встречи заранее определены.
• Оформлены официальные приглашения.

Заседания проводятся в определенное время в определенном месте и подчиняются повестке дня. На собрании есть председатель, который ведет собрание, и секретарь, отвечающий за подготовку и распространение протоколов собрания. Официальные собрания могут включать собрания правления, собрания комитетов, конклавы, собрания совета, собрания акционеров, встречи на высшем уровне или симпозиумы.Степень формальности зависит от культуры организации. Некоторые компании могут чувствовать себя комфортно, проводя более формализованные встречи, в то время как другие довольны неформальной структурой.

Официальные встречи могут способствовать подотчетности и прозрачности. Протокол официального собрания служит записью того, что обсуждалось, какие решения были приняты и как голосовали члены. В некоторых организациях требуются официальные встречи.

Шаблон повестки дня деловой встречи

Официальные встречи проходят в стандартном формате, который отражен в повестке дня встречи.Перед официальным заседанием повестка дня должна быть разослана всем приглашенным. Из-за характера обсуждения участники могут захотеть заранее изучить тему или темы. Пример формального шаблона повестки дня собрания включает следующее:

Позвоните, чтобы заказать

Согласно регламенту Роберта, президент или координатор начинает собрание, объявляя всем, что собрание вот-вот начнется. В протоколе следует записывать время начала встречи и лицо, призывающее к порядку.Фасилитатор может коротко приветствовать вас.

Посещаемость

Лицо, ответственное за протокол собрания, принимает участие. В некоторых случаях это требует устного ответа от каждого участника. Те, кто не присутствуют, отмечены. При голосовании участники голосования отделяются от гостей. Список участников не включается в шаблон повестки дня деловой встречи.

Утверждение протокола

Протокол предыдущего собрания должен был быть роздан участникам вместе с повесткой дня собрания для ознакомления.Фасилитатор спросит, есть ли какие-либо поправки или изменения. В противном случае протокол утверждается.

Отчеты

На этом этапе собрания могут быть представлены различные типы отчетов. Представляются отчеты сотрудников, за которыми следуют отчеты комитетов. Специальные отчеты представляются в последнюю очередь.

• Офицер. Могут быть предоставлены стандартные отчеты, такие как казначей или руководитель. После отчета могут быть предложены рекомендации с последующим обсуждением. Затем предложения делаются и поддерживаются до голосования.
• Комитет. Председатель комитета или назначенное ему лицо представляет отчет для группы. Рекомендации могут быть сделаны. Если не будет обсуждения, председатель делает ход. Затем предложение ставится на голосование.
• Другое. На этом этапе собрания могут быть представлены специальные отчеты, например, предоставленные консультантами.

Должностные лица, комитеты и специальные докладчики должны быть указаны в повестке дня.

Стандартный порядок ведения дел

Стандартный порядок дел делит темы на Старый и Новый бизнес.Под старыми делами понимаются любые вопросы, которые не были решены на предыдущем собрании. Новый бизнес включает темы, которые ранее не были представлены участникам. Любая документация или подтверждающие материалы должны быть включены в повестку дня, чтобы у участников было время для ознакомления.

Объявления

Перед закрытием фасилитатор должен спросить, есть ли какие-нибудь объявления, которые нужно передать группе. Это может быть напоминание о предстоящем событии или указание на то, что новый проект готовится к запуску.

Отсрочка

Координатор спрашивает, есть ли какие-либо дополнительные дела, прежде чем попросить ходатайство о переносе. Предложение сделано, поддержано и принято. Протокол должен отражать время перерыва.

Темы повестки дня собрания

Темы встреч предоставляют информацию, инициируют обсуждения или предусматривают действия. Информационный отчет может превратиться в обсуждение, результатом которого станет решение, требующее принятия мер, поэтому важно следить за временем. Не каждый пункт повестки дня получит должное освещение.

• Информация. Эти элементы включают обновления статуса, отчеты должностных лиц или комитетов или результаты исследований. Цель состоит в том, чтобы поделиться ключевыми моментами с членами команды.
• Обсуждение. Темы для обсуждения могут включать, какие функции необходимы для решения по замене CRM или что должно быть в новой форме расхода.
• Действие. Это область, где людям даются задания со сроками выполнения. Кого-нибудь могут попросить составить новую форму расхода.

Независимо от темы, любые материалы, которые будут использоваться в качестве справочных во время собрания, должны распространяться вместе с повесткой дня. Лучшие шаблоны повестки дня собрания могут помочь организовать возможные темы.

Образец повестки дня встречи

Ниже приводится пример официальной повестки дня собрания. Если нет отчетов или старых дел, их не нужно включать в повестку дня.

Ежемесячная повестка дня заседания Совета директоров

25 июля 2021 г., 14:00, конференц-зал 300

Позвоните, чтобы заказать

Добро пожаловать

Протокол утверждения

Отчеты

• Финансовый
• Продажа
• Устойчивое развитие

Старый бизнес

• Статус предстоящей демонстрации
• Участники демонстрации

Новый бизнес

• Программное обеспечение для контроля версий
• Гибридный график работы

Отсрочка

Шаблоны официальных встреч

Официальные встречи могут показаться пугающими со всей специальной терминологией и процедурами, но это не обязательно.