Образец деловая переписка правила деловой переписки: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Содержание

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так: Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес. Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.

Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.

Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.

Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10.12».
Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00».

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.

Правила и особенности этикета деловой переписки

Время ответа на письмо
Персональное обращение
Выражение признательности
Позитивное завершение письма
Подпись и контактная информация

Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты создают хорошее впечатление от делового письма.

Вот бывает же так, получаешь ответ на свое письмо и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.

Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно, чтобы ваше деловое письмо производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

1. Время ответа на письмо.

Образец делового письма

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно, то в течение 3-х часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

Если и этот срок по объективным обстоятельствам затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…..включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority и Тема/Subject. Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является ваш ответ.

Помните, что задержка с ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие своевременного ответа может затруднить работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

Как не копить неотвеченные письма?

Проверенный прием — Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут, отвечайте сразу. И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

2. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия, отражает индивидуальную направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

Сравните варианты ответов:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……

Совет № 2:

Обязательно используйте в деловых письмах персональное обращение.

Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

Слова признательности являются отражением вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо», демонстрирует клиенту, что вы его цените и дорожите его выбором. Это хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

Сравните :

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.……

Совет № 3: Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

Варианты фраз признательности в начале письма:

Спасибо за Ваш интерес к…

Спасибо за Ваше письмо…

Спасибо, что обращаетесь к нам…

Спасибо, что выбрали нас…

Спасибо, что выбрали нашу компанию…

Мы признательны Вам за Ваш интерес…

Позитивное завершение письма

Финальные фразы – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма. Закрепите в последних фразах эмоционально-позитивную атмосферу делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение, чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

Сравните:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо.…..	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

Совет № 4: Настраивайте адресата на продолжение диалога. Проявляйте уважение! Создавайте и укрепляйте настроение комфортного сотрудничества! Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием продолжить деловое взаимодействие!

Образец делового письма

Варианты финальных фраз:

Буду рад сотрудничеству!

С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

С искренним уважением,

С уважением,

С уважением к Вам,

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

5. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

Для чего это нужно?

Имя и фамилия – дает возможность вести персональное общение.

Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Координаты – обеспечивают возможность дополнительной оперативной связи в случае необходимости.

Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие к информации.

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова

Вариант ответа 1

Вариант ответа 2

Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте! Мы уверены, что Вы останетесь довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста, ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С уважением,

С уважением,

Анна Иванова

Менеджер-администратор

Институт иностранных языков

тел. (495) 777 77 77

моб. 777 77 77

Совет № 5: Определите содержание блока персональной контактной информации. Внесите эту информацию в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам. Украсьте ваше письмо надежным индикатором хорошего делового тона и профессионализма.

Итак, вот пять коротких практических советов по этикету деловой переписки и созданию хорошего впечатления у адресата.

Буду рада видеть вас на наших тренингах по переписке:

Статьи по теме:

Тамара Воротынцева

3. Правила деловой переписки. Стандартные фразы и выражения деловых писем. Письмо — предложение о совместном сотрудничестве (собственный пример). Азбука делового этикета

Деловая переписка на английском | Медиа Нетологии

Рассмотрим общие принципы составления электронного письма.

В деловой переписке нет места фигурам речи, сложным конструкциям и составным временам. Основная задача письма — без потерь донести ваше сообщение. Поэтому всё, что может затруднить понимание, должно быть удалено.

Нет

You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ты, наверное, помнишь Джона, которого мы встретили на конференции, на нём ещё был его смешной пиджак, и он громко разговаривал. Недавно я у него поинтересовался, как у него дела, и он ответил, что работает над очень интересным проектом, и попросил меня ему помочь.

Да

John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон сейчас работает над новой партнёрской программой для своей компании. Он предложил нам стать подрядчиком по этому проекту.

Откажитесь от жаргонизмов даже если вы общаетесь с коллегами, которые разбираются в вопросе. Вашу переписку могут переслать людям, которые не знакомы с темой.

В русском языке всё просто: Иванова, — женщина, Иванов — мужчина. В английском языке всё не так однозначно. К примеру, Jody Jonson, это мужчина или женщина? Фамилия нам ни о чём не скажет. Более того, имя Jody носят и мужчины, и женщины:

Если вы не уверены, кто ваш собеседник, уточните у коллег, найдите его аккаунт в социальных сетях. Назвав Mr Johnson Mrs Johnson, вы поставите себя в неудобное положение.

Строго формальный стиль не обязателен, но важно звучать профессионально.

Большое количество предлогов затрудняет понимание и создает эффект «воды» в тексте. К примеру, вместо The meeting on December 1 about the marketing strategy → «Встреча первого декабря на тему маркетинговой стратегии», напишите The December 1 Marketing strategy meeting → «Встреча по маркетинговой стратегии 1 декабря».

Вместо фразовых глаголов come up with — придумать, и find out — выяснить, используйте их беспредложные синонимы generate и determine.

Передать эмоции через электронное письмо сложно. Восклицание в тексте воспринимается как повышение тона.

Если в сообщении много восклицательных знаков, они обесцениваются. Собеседник перестанет их воспринимать как призыв обратить внимание.

По словам Гая Кавасаки, если сообщение состоит менее чем из 5 предложений, оно звучит грубо, если более — это потеря времени.

Этот принцип особенно актуален для тех, кто работает с почтой с телефона или планшета: нужно быстро прочитать письмо, понять и ответить, размер экрана вносит ограничения. Чем короче текст в сообщении, тем быстрее его прочитают.

Нет: The information was sentme by Peter → Информация была отправлена мне Петром.

Да: Peter sent me this information → Петр отправил мне эту информацию.

Если вы интересуетесь мнением коллеги по вопросу и предлагаете ему выбор из альтернатив, перечислите их в виде нумерованного списка. Иначе вы рискуете получить в ответ односложное Yes. Собеседник хочет быстро ответить на сообщение. Ему удобнее сказать да, нет или указать цифру понравившегося варианта. В других ситуациях списки структурируют текст и помогают пониманию.

Если вам нужна обратная связь к определённой дате, укажите её в письме. Это дисциплинирует собеседника, и он не будет затягивать с ответом.

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Расскажем о нюансах деловой переписки и типовых фразах, которые помогут сделать письмо вежливым и естественным.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1584/og_cover_image/4e70fb28078af2c268495216fe6ca712

Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.

При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.

Общий стиль делового письма

Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.

Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).

В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.

Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.

Wouldn’t — would not
I’m — I am
I’d like to — I would like to

Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.

Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.

Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.

Обращение в деловом письме

Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.

Dear Sir or Madam

Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.

Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.

Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)

Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:

Mr — обращение к мужчине;
Mrs — к замужней женщине;
Ms — к женщине без обозначения семейного положения;
Miss — к незамужней женщине.

Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.

Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.

В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.

Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:

Dear Dr. Black

Dear Prof. Black.

Dear John

Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.

Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.

Dear Valued Customer

Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.

Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.

Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.

Пунктуация и орфография в обращении

В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.

В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:

Mr Black,

Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.

Mr. Black:

Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.

Mr Black

Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.

Тело письма

Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:

I am writing to enquire about… (Я пишу Вам, чтобы выяснить о…)
In reply to your request… (В ответ на Ваш запрос…)
Further to our conversation… (В продолжение нашего разговора)
I would be grateful if… (Я буду очень рад, если)
I received your address from… and I would like to… (Мне дал Ваш адрес… и я бы хотел…)
Thank you for your email from 14 May… (Спасибо за Ваше письмо от 14 мая)

Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.

Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.

Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.

Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.

Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.

Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.

В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.

Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:

Looking forward to your answer. (С нетерпением жду ответа)
I look forward to your reply. (Жду Вашего ответа.)
If you require more information, please contact me. (Если Вам нужно больше информации, напишите мне об этом.)
Please respond at your earliest convenience. (Прошу ответить как можно быстрее.)
Feel free to contact me by email. (Вы можете свободно связаться со мной по электронной почте.)
Thank you for taking it into consideration. (Спасибо, что приняли это во внимание.)
I would appreciate your immediate attention to this matter. (Буду признателен за Ваш скорый ответ).

Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.

В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.

Enclosed you will find… (К письму прилагается…)
Attached to the letter is… (В приложении к письму есть…)
Please find attached… (Пожалуйста, найдите в приложении…)

Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.

Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».

Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.

В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:

Best wishes

Kind regards

Warmest regards

Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».

Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.

Пример правильно составленного делового письма:

Dear Mr Black

Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.

I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.

Looking forward to your answer.

Yours sincerely,

Jack White

Дорогой мистер Блэк,

В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.

Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.

Искренне Ваш,

Джек Уайт.

Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.

Бонусы для читателей

Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.

Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!

Успехов вам!

Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

В каждой стране существуют свои правила и представления о способах делового общения. В некоторых случаях меньший акцент придается письменному языку и больше внимания уделяется устному общению.

В американской практике доклады, письма и сообщения электронной почты играют важнейшую роль в создании деловой репутации человека.

Давайте узнаем, какие существуют приемы для эффективного делового общения в Северной Америке, в особенности письменной его составляющей.

Подача основной идеи/смысла

В американской деловой среде вопрос «so what is your point» (так в чем суть вашего дела) широко распространен. Дело в том, что американцы предпочитают узнать основную идею дела заранее, чтобы знать, чего ожидать.

Объясняется это тем, что время является важнейшим фактором для бизнесменов и у большинства его просто нет. Если вы пишете деловое письмо, обозначьте основную цель в самом начале документа.

Вот пример скрытой подачи основной идеи при обращении к начальнику:

On December 10, I was requested by Mrs. Jane Carter from Boston, who used to take a secretary position at your office in Miami. She also worked in the department of…

В этом примере вы видите, что автор, написав несколько предложений, так и не раскрыл сути дела и цели своего обращения. Занятой директор по кадровым вопросам может просто проигнорировать этот запрос или не придать ему значения.

А вот пример, как правильно обозначать цель своего обращения в письме в Америке:

Would you regard Mrs. Jane Carter as the candidate for the secretary position in our department? She was taking the same position at your Miami office…

Очень часто авторы писем раскрывают суть дела только в конце документа, если сообщают плохие новости или боятся, что их предложения будут отвергнуты.

Между тем, эксперты в области делового письма советуют упоминать о плохих новостях в самом начале документа.

Также следует помнить, что обращаясь с какой-либо идеей или предложением к начальству не следует использовать слишком агрессивный стиль. Например:

We must hire a new engineer now. – Мы должны нанять нового инженера немедленно.

Вместо этого нужно описать вашу идею более корректно:

We know current situation is not apt for hiring a new employee, but we really believe we need another engineer. Please let us explain the reasons for that. – Мы осознаём, что текущая ситуация неблагоприятна для найма нового сотрудника, но мы искренне полагаем, что нам необходим ещё один инженер. Пожалуйста, позвольте нам объяснить причины.

Есть сложности в изучении английского языка?

Ответьте на несколько вопросов, и мы подскажем, чем можем быть вам полезны

Оцените свой уровень английского языка

Только начал

Знаю только пару слов и фраз на английском

Уже что-то понимаю

Знаю популярные слова и могу задавать вопросы

Средний

Могу вести диалог на бытовые темы и читаю книги

Высокий

Смотрю фильмы и общаюсь с иностранцами

Не знаю свой уровень

Затрудняюсь ответить

Есть сложности в

изучении английского языка?

Ответьте на несколько
вопросов и мы подскажем
чем можем быть вам
полезны

Простота языка

Вы, наверное, не раз слышали от своего преподавателя рекомендацию не увлекаться сложными предложениями и яркими фразами. То же самое уместно и в деловом письме.

Старайтесь не использовать в письме слишком витиеватые выражения, чтобы адресату не пришлось ломать голову над тем, что вы пытались сказать.

Употребление активного и пассивного залога

Для пассивного залога в английском языке характерно следующее:

Форма глагола to be (be, am, are, is, was, were, been, being).
Причастие прошедшего времени (глагол с окончанием -ed, кроме неправильных глаголов).
Предложная фраза, обычно начинающаяся с предлога by (хотя и не всегда).

Рассмотрим примеры:

The presentation was arranged by the marketing department.
It was stated that the winter was going to be warm.

Использование пассивного залога нередко позволяет более ясно выразить вашу мысль, хотя некоторые авторы порой увлекаются его употреблением.

Пассивный залог позволяет скрыть действующее лицо или подлежащее в предложении, чтобы написанное выглядело более дипломатично. Например:

Активный залог: Mr. Parker asked that everyone should take away his car.
Пассивный залог: It has been asked that everyone should take away his car.

В примере с пассивным залогом действующее лицо опускается, так что читатели не смогут прямо обвинить кого-либо в определенных действиях.

Автор Эдвард Бейли предлагает использовать пассивный залог в следующих трех случаях:

Если действующее лицо неизвестно.
Если действующее лицо не так важно для смысла написанного.
Если акцент делается на совершаемом действии, а не на лице, которое его совершило.

Если ваша идея не укладывается в один из трех вариантов, лучше употребить активный залог. Однако и здесь нужно проявить осторожность, чтобы не быть слишком прямолинейным.

Непредвзятость в письменной речи

Важно соблюдать непредвзятость в речи, устной или письменной, избегать дискриминирующих слов и намеков.

В американском деловом письме равенство и уважение всех индивидуумов имеет огромное значение. Такой стиль письма позволяет наладить понимание между автором и читателем.

Убедитесь, что ваше письмо не содержит намеков на гендерные стереотипы или дискриминацию по расовому, этническому, религиозному, возрастному признаку. Также недопустима предвзятость в отношении людей с инвалидностью и представителей гендерных меньшинств.

Нейтральные названия должностей:

Некорректно: Chairman
Корректно: Chairperson

Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:

Некорректно: Managers and their wives
Корректно: Managers and their spouses

Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:

Некорректно: As soon as the girls see new clients in the hall, they have to serve them within 5 minutes.
Корректно: Once new clients appear in the hall, they are to be served in 5 minutes.

Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:

Некорректно: Jane Atkinson made a good speech though she was apprentice.
Корректно: Jane Atkinson made a good speech.

Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:

Некорректно: Dear Gentlemen:
Корректно: Executive Manager Jack Murphy:

Не используйте только мужские местоимения:

Некорректно: Each senior manager must have his own vision of business strategy.
Корректно: Each senior manager must have his or her own vision of business strategy.

Читаем дальше:

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой этикет в США

Презентация на английском

Деловой этикет в Британии

Такие интересные английские традиции и обычаи

Деловая переписка на английском: как вести

Диана Акчурина

пишет письма на английском

Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте

Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».

В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.

Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.

Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.

Структура письма

В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:

Обращение.
Благодарности за письмо.
Сути письма.
Завершающей фразы.
Подписи и контактов.

Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.

Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.

Слева — пример письма на английском языке с четкой структурой. Справа — письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает Пример письма на английском языке с четкой структурой Письмо на русском сплошным текстом: такой формат обычно никого не смущает

Обращение

Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».

В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.

Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:

Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;

Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;

Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;

Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;

To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.

Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.

Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.

Допустимые варианты обращений для формального (слева) и менее формального письма Допустимые варианты обращений для формального письма Допустимые варианты обращений для менее формального письма

Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.

Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.

Так можно написать более-менее знакомому человеку

Благодарность за письмо

Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.

В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.

Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:

Как поприветствовать и поблагодарить собеседника

На английском	На русском	Пример
Trust this email finds you well (формально)	Надеюсь, у вас все хорошо	—
I hope you are doing well (полуформально)	Надеюсь, у вас все хорошо	—
I trust your week is off to a good start (неформально)	Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо	—
I am glad to connect with you (неформально)	Рад с вами связаться	—
I appreciate you getting back to me (неформально)	Я ценю, что вы мне написали	—
Thank you for the details (нейтрально)	Спасибо за детали, подробности	Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования
Thank you for your reply (нейтрально)	Спасибо за ваш ответ	Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ
Thank you for your cooperation (нейтрально)	Спасибо за сотрудничество	—

Trust this email finds you well (формально)

На русском

Надеюсь, у вас все хорошо

I hope you are doing well (полуформально)

На русском

Надеюсь, у вас все хорошо

I trust your week is off to a good start (неформально)

На русском

Надеюсь, что ваша неделя началась хорошо

I am glad to connect with you (неформально)

На русском

Рад с вами связаться

I appreciate you getting back to me (неформально)

На русском

Я ценю, что вы мне написали

Thank you for the details (нейтрально)

На русском

Спасибо за детали, подробности

Пример

Thank you for the details of the booking — Спасибо за детали бронирования

Thank you for your reply (нейтрально)

На русском

Спасибо за ваш ответ

Пример

Thank you for your prompt reply — Спасибо за оперативный ответ

Thank you for your cooperation (нейтрально)

На русском

Спасибо за сотрудничество

Содержание письма

В деловой переписке сразу переходят к сути письма. Невежливо заваливать собеседника ненужной информацией о своей жизни или новостями, которые не относятся к делу.

В первом абзаце обычно обозначают, с какой целью пишется письмо, а во втором и последующих — детали и дополнительные моменты. В зависимости от смысла примеры ниже подойдут как для описания сути письма, так и для описания деталей.

Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном и неформальном Два письма с одной сутью, но в разных стилях — формальном А это пример неформального письма

Когда нужно представиться. Фразы в таблице подходят, когда вы пишете впервые и сначала необходимо познакомиться.

Фразы для знакомства

На английском	На русском	Пример
I am writing to introduce myself (формально)	Я пишу, чтобы представиться	I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X
I am (name) from… (полуформально)	Я (имя) из…	I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х
It was a pleasure meeting you… (полуформально)	Было приятно встретить вас…	It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе
This is… (полуформально)	Это…	This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х
Let me introduce myself… (неформально)	Позвольте представиться…	Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

I am writing to introduce myself (формально)

На русском

Я пишу, чтобы представиться

Пример

I am writing to introduce myself. My name is Ken Adams. I am an IT specialist in company X — Я пишу, чтобы представиться. Меня зовут Кен Адамс. Я ИТ-специалист в компании X

I am (name) from… (полуформально)

На русском

Я (имя) из…

Пример

I am Ken Adams from X company — Я Кен Адамс из компании Х

It was a pleasure meeting you… (полуформально)

На русском

Было приятно встретить вас…

Пример

It was a pleasure meeting you on conference last week — Было приятно встретить вас на конференции на прошлой неделе

This is… (полуформально)

На русском

Это…

Пример

This is John Smith — new IT specialist in company X — Это Джон Смит, новый ИТ-специалист компании Х

Let me introduce myself… (неформально)

На русском

Позвольте представиться…

Пример

Let me introduce myself. My name is John Smith — Позвольте представиться, меня зовут Джон Смит

Там, где примера нет — на английском полноценное предложение, его можно использовать просто так.

С чего начать смысловую часть. Фразы ниже подходят, чтобы сообщить информацию, уточнить детали, написать предложение. Некоторые выражения в зависимости от контекста могут быть использованы как в деловом письме, так и в повседневном общении.

С какой фразы перейти к сути письма

На английском	На русском	Пример
I kindly inform you… (формально)	Любезно сообщаю…	I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу
I regret to inform you that… (формально)	Я с сожалением сообщаю, что…	I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт
Kindly advise if you… (формально)	Предупредите (сообщите), если вы…	Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече
I am writing in reference to… (формально)	Я пишу относительно…	I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом
Regarding your request… (формально)	Касательно вашего запроса…	Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас
I am interested in working with you… (неформально)	Мне интересно с вами поработать…	I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

I kindly inform you… (формально)

На русском

Любезно сообщаю…

Пример

I kindly inform you are hired — Я любезно сообщаю, что вы приняты на работу

I regret to inform you that… (формально)

На русском

Я с сожалением сообщаю, что…

Пример

I regret to inform you that tomorrow is a holiday and the shop will be closed — Я с сожалением сообщаю, что завтра выходной и магазин будет закрыт

Kindly advise if you… (формально)

На русском

Предупредите (сообщите), если вы…

Пример

Kindly advise if you will be on time for the appointment — Пожалуйста, сообщите, будете ли вы вовремя на встрече

I am writing in reference to… (формально)

На русском

Я пишу относительно…

Пример

I am writing in reference to collaboration with brand ABC on a new product — Я пишу относительно сотрудничества с брендом ABC над новым продуктом

Regarding your request… (формально)

На русском

Касательно вашего запроса…

Пример

Regarding your request for a room number on the ground floor we will see what we can do for you — Касательно вашего запроса по поводу номера на первом этаже: мы посмотрим, что можем сделать для вас

I am interested in working with you…(неформально)

На русском

Мне интересно с вами поработать…

Пример

I am interested in working with you as a photographer — Мне интересно поработать с вами как с фотографом

Уточняющие фразы. Следующие фразы будут уместны, чтобы задать дополнительные вопросы, показать заинтересованность в сотрудничестве, сообщить что-то, указать, что будете ждать ответа — уже после того, как вы сообщили, зачем написали.

С какой фразы уточнить детали

На английском	На русском	Пример
Would it be fine if…? (неформально)	Будет ли хорошо, если…?	Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)
I just wanted to update you on… (неформально)	Я хотел дополнить, что…	I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье
Please find attached…(формальность зависит от контекста)	Пожалуйста, посмотрите во вложении…	Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении
		Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)
		Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Would it be fine if…? (неформально)

На русском

Будет ли хорошо, если…?

Пример

Would it be fine if I meet you? — Будет ли удобно, если я встречу тебя? (неформально)

I just wanted to update you on… (неформально)

На русском

Я хотел дополнить, что…

Пример

I just wanted to update you on the photoshoot we are having on Sunday — Я просто хотел сообщить о фотосессии, которая планируется в воскресенье

Please find attached… (формальность зависит от контекста)

На русском

Пожалуйста, посмотрите во вложении…

Пример

Please find attached the itinerary — Пожалуйста, посмотрите маршрут во вложении

Please find attached some of my suggestions as to the list of themes — Прилагаю свои предложения по списку тем (формально)

Please find attached my photos — Пожалуйста, посмотри мои фотографии во вложении (неформально)

Фразы для извинений. Если в письме нужно попросить прощения, помогут следующие фразы.

С какой фразы начать извинение

На английском	На русском	Пример
I am writing to offer my apologize for… (формально)	Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…	I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства
I would like to apologize for… (формально)	Приношу извинения за…	I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза
Please accept my sincere apologies for… (формально)	Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…	Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства
We regret any inconvenience caused by…(формально)	Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…	We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса
I am sorry for… (неформально)	Извините за…	I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание
Please sorry for… (неформально)	Пожалуйста, извините за…	Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки
I owe you an apology (неформально)	Я должен перед вами извиниться	—

I am writing to offer my apologize for…(формально)

На русском

Я пишу, чтобы выразить свои извинения за…

Пример

I am writing to offer my apologize for any inconvenience — Я пишу, чтобы выразить свои извинения за причиненные неудобства

I would like to apologize for… (формально)

На русском

Приношу извинения за…

Пример

I would like to apologize for delayed delivery of cargo — Приношу извинения за задержку поставки груза

Please accept my sincere apologies for… (формально)

На русском

Пожалуйста, примите мои искренние извинения за…

Пример

Please accept my sincere apologies for any inconvenience — Пожалуйста, примите мои искренние извинения за причиненные неудобства

We regret any inconvenience caused by…(формально)

На русском

Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине…

Пример

We regret any inconvenience caused by flight delay — Мы сожалеем о причиненных неудобствах, вызванных по причине задержки рейса

I am sorry for… (неформально)

На русском

Извините за…

Пример

I am sorry for misunderstanding — Извините за недопонимание

Please sorry for… (неформально)

На русском

Пожалуйста, извините за…

Пример

Please sorry for our mistakes — Пожалуйста, извините за наши ошибки

I owe you an apology (неформально)

На русском

Я должен перед вами извиниться

Фразы для высказывания недовольства. Эти фразы пригодятся, чтобы подать жалобу, указать на ошибки и недочеты, прийти к компромиссу.

Как показать недовольство

На английском	На русском	Пример
I am writing to complain about… (формально)	Я пишу, чтобы пожаловаться…	I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании
I suggest finding a solution that works on both sides (формально)	Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам	—
I assume we can sort this matter out amicably (формально)	Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем.	—
We would like to express our dissatisfaction with… (формально)	Мы выражаем свое недовольство касательно…	We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования
I feel we deserve… (неформально)	Полагаю, мы заслужили…	I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию
I am afraid I am not happy with… (неформально)	Боюсь, что мне не нравится…	I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

I am writing to complain about… (формально)

На русском

Я пишу, чтобы пожаловаться…

Пример

I am writing to complain about the employees of your company — Я пишу, чтобы пожаловаться на сотрудников вашей компании

I suggest finding a solution that works on both sides (формально)

На русском

Предлагаю найти решение, которое подойдет обеим сторонам

I assume we can sort this matter out amicably (формально)

На русском

Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем…

We would like to express
our dissatisfaction with… (формально)

На русском

Мы выражаем свое недовольство касательно…

Пример

We would like to express our dissatisfaction with new equipment — Мы выражаем свое недовольство касательного нового оборудования

I feel we deserve… (неформально)

На русском

Полагаю, мы заслужили…

Пример

I feel we deserve moral compensation — Полагаю, мы заслужили моральную компенсацию

I am afraid I am not happy with… (неформально)

На русском

Боюсь, что мне не нравится…

Пример

I am afraid I am not happy with material quality — Боюсь, что мне не нравится качество материала

Фразы для высказывания положительных эмоций. Фразы ниже подойдут для одобрения собеседника: с их помощью можно показать, что вы согласны с его высказыванием или предложением.

Как показать радость

На английском	На русском	Пример
We are pleased to announce that… (формально)	Мы рады сообщить, что…	We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена

You will be pleased to learn that… (неформально)	Вам будет приятно узнать, что…	You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин
I take pleasure in…(неформально)	С удовольствием…	I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег
I am happy to announce… (неформально)	Я рад сообщить…	I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

We are pleased to announce that…(формально)

На русском

Мы рады сообщить, что…

Пример

We are pleased to announce that transaction has completed successfully — Мы рады сообщить, что сделка успешно завершена

You will be pleased to learn that… (неформально)

На русском

Вам будет приятно узнать, что…

Пример

You will be pleased to learn that we are opening a new store — Вам будет приятно узнать, что мы открываем новый магазин

I take pleasure in… (неформально)

На русском

С удовольствием…

Пример

I take pleasure in conveying greetings to you from the colleagues — С удовольствием передаю вам привет от коллег

I am happy to announce… (неформально)

На русском

Я рад сообщить…

Пример

I am happy to announce you are accepted — Я рад сообщить, что вы приняты

Фразы для просьбы или запроса. Подобные фразы необходимы, чтобы попросить собеседника об услуге или о чем-то еще.

Как попросить

На английском	На русском	Пример
Would you kindly… (формально)	Будьте любезны…	Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу
We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)	Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе	—
We would appreciate it if you would… (формально)	Мы были бы признательны, если вы…	We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры
Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)	Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы	—
Could you do me a favor?(неформально)	Не могли бы вы сделать мне одолжение?	—

Would you kindly… (формально)

На русском

Будьте любезны…

Пример

Would you kindly send us the review of the literature — Будьте любезны отправить нам обзор на литературу

We shall appreciate your cooperation in this matter (формально)

На русском

Мы будем благодарны за содействие в данном вопросе

We would appreciate it if you would…(формально)

На русском

Мы были бы признательны, если вы…

Пример

We would appreciate it if you would bring the present letter to the attention of the prosecutor’s office — Мы были бы признательны, если вы доведете настоящее письмо до сведения прокуратуры

Please do your best to bring this matter to a fast positive end (полуформально)

На русском

Пожалуйста, сделайте все возможное, чтобы прийти к положительному решению проблемы

Could you do me a favor? (неформально)

На русском

Не могли бы вы сделать мне одолжение?

Фразы для того, чтобы что-то предложить. Помогут написать предложение о сотрудничестве, помощи, рассказать о проекте, показать, что вы довольны сотрудничеством.

Призывы к действию

На английском	На русском	Пример
Please do not hesitate to contact us if you need any further assistance (формально)	Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи	—
Let us know whether you would like to… (формально)	Сообщите нам, хотели бы вы…	Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника
I am sending a response to… (формально)	Я отправляю отклик на…	I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера
We look forward to doing business with you again (неформально)	С нетерпением ждем продолжения работы с вами	—

Please do not hesitate to contact us if
you need any further assistance
(формально)

На русском

Пожалуйста, не стесняйтесь попросить о дополнительной помощи

Let us know whether you would like to… (формально)

На русском

Сообщите нам, хотели бы вы…

Пример

Let us know whether you would like to remain till Monday — Сообщите нам, хотите ли вы остаться до понедельника

I am sending a response to… (формально)

На русском

Я отправляю отклик на…

Пример

I am sending a response to vacancy of engineer — Я отправляю отклик на вакансию инженера

We look forward to doing business with you again (неформально)

На русском

С нетерпением ждем продолжения работы с вами

Конец письма

Обычно выглядит так:

Завершающая фраза.
Подпись.
Имя и контакты.

Завершающая фраза показывает призыв к действию, например надежду на скорый ответ. Они тоже могут быть формальными и неформальными.

Варианты завершающих фраз

На английском	На русском	Пример
I look forward to your reply (формально)	С нетерпением жду ответа	—
Looking forward to hearing from you (формально)	Надеюсь на скорый ответ	—
Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)	Дайте мне знать, если что-то нужно изменить	Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании
Bear with me или us (неформально)	Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно	—

I look forward to your reply (формально)

На русском

С нетерпением жду ответа

Looking forward to hearing from you (формально)

На русском

Надеюсь на скорый ответ

Kindly let me know if anything needs to be amended (формально)

На русском

Дайте мне знать, если что-то нужно изменить

Пример

Kindly let me know if anything needs to be amended in schedule — Дайте мне знать, если что-то нужно изменить в расписании

Bear with me или us (неформально)

На русском

Пожалуйста, отнеситесь к нам (или ко мне) снисходительно

Подпись. Я имею в виду сочетание вроде «С уважением», как часто пишут в деловой переписке на русском языке. На английском свои варианты.

Варианты подписи

На английском	На русском
Sincerely (нейтрально)	С уважением
Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)	С нетерпением жду ответ
Yours Sincerely (больше формально)	Искренне ваш
Kind regards (формально)	С добрыми пожеланиями
Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)	С наилучшими пожеланиями
Be well (неформально)	Будьте здоровы

На английском

На русском

Sincerely (нейтрально)

С уважением

Looking forward to hearing from you или to your response (нейтрально)

С нетерпением жду ответ

Yours Sincerely (больше формально)

Искренне ваш

Kind regards (формально)

С добрыми пожеланиями

Best wishes или warm wishes (не так формально, как best или kind regards)

С наилучшими пожеланиями

Be well (неформально)

Будьте здоровы

Имя и контакты. Сначала пишется имя, а затем фамилия. В моем примере ниже можно разглядеть ошибку и так не делать. Можно указывать Mr, Mrs или Ms, но это необязательно.

Также, если вы пишете от лица компании, то после имени и фамилии укажите должность, а затем название компании. Контакты пишутся следующей строкой. В контактах указывают почту, телефон, ник в социальных сетях.

Как видно, я подписалась Akchurina Diana, хотя следовало Diana Akchurina А это пример подписи от редактора журнала, с которым я сотрудничала

Что почитать о деловой переписке

Твиттер-аккаунт Internal Tech Emails со скриншотами переписки известных предпринимателей вроде Стива Джобса и Билла Гейтса. Пригодится для пополнения словарного запаса.

«Новые правила деловой переписки», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева. В книге описано, как вести деловые переписки четко и без воды. Книга о русском языке, но основные правила можно применять и в переписке на английском.

«Переписка с деловым партнером на английском языке: учебное пособие», Ольга Мазурина. Учебное пособие, в котором собраны примеры деловых писем на английском и русском языках. В пособии объясняются правила составления деловых писем, нормы ведения деловой переписки.

«Проще говоря», Джей Салливан. Эта книга поможет правильно подавать информацию и заинтересовать собеседника.

форматов деловых писем — Университет Галлодета

Большинство деловых писем должны включать обратный адрес (бланк или ваше имя и адрес), дату, внутренний адрес (имя и адрес получателя), приветствие, основные абзацы и закрытие. Однако есть несколько способов отформатировать эту информацию. Например, адреса возврата могут быть центрированы или начинаться с левого поля или начинаться с центра по горизонтали.

Существует четыре основных формата деловых писем.

Features Образец полного блока письма Все части букв начинаются с левого поля. Полный блок Измененный блок Абзацы с отступом Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все абзацы основного текста имеют отступ. Абзацы с отступом Заблокированные абзацы Дата, подпись и закрытие начинаются в центре страницы по горизонтали. Все основные абзацы начинаются с левого поля. Упрощение заблокированных абзацев Все части букв начинаются с левого поля. Этот формат включает строку темы, но опускает приветствие и подпись.Упрощенное

Формат для написания профессиональных писем

Существует несколько форматов написания профессиональных писем. Существует два основных стиля букв: блочная форма и форма с отступом. Приведенные ниже образцы помогут вам определить, какой стиль вы предпочитаете.

Проверьте написание букв для получения более подробной информации о печатных буквах, буквах с отступом и упрощенных буквах.

Полная форма блока

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием блочной формы отступы отсутствуют.Укажите свое имя, адрес и номер телефона, по которому с вами можно связаться, а также дату. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В новых абзацах просто пропустите строку вместо отступа.

Добавьте свой номер телефона, по которому с вами можно связаться, в последнем абзаце. Если получателю необходимо использовать службу ретрансляции, чтобы позвонить вам, кратко объясните, что вы глухой / слабослышащий и что он / она может позвонить вам через ретранслятор. Сообщите получателю его / ее номер государственного реле и объясните, что ему / ей нужно будет сообщить оператору ваш номер.Затем дайте ему / ей свой номер.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма абзацев с отступом

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма в форме с отступом делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

В конце письма поставьте свою подпись в правой части страницы. Не забудьте при необходимости предоставить любую информацию о реле.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя

Ваш титул

Форма заблокированных абзацев

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

Уважаемый __________:

При написании письма с использованием заблокированной формы делайте отступ в каждом абзаце.Сначала укажите свое имя, адрес, номер телефона и дату. Эта информация должна быть расположена вверху страницы, по центру или с отступом на правой стороне листа. Затем вы включаете имя и адрес человека, которому вы отправляете письмо.

С уважением,

Ваша подпись

Ваше имя
Ваше имя

Форма упрощенного стиля

Ваше имя
Адрес
Номер телефона
Электронная почта (необязательно)

Дата

Имя получателя
Должность
Название компании
Адрес

СТРОКА ТЕМА (используйте заглавные буквы)

При написании письма с использованием упрощенного стиля формы ставьте дату слева.Затем введите имя получателя, его / ее должность, название компании и адрес.

Напишите тему сообщения вместо приветствия. Строка темы должна быть написана заглавными буквами.

В конце письма укажите свое имя и титул заглавными буквами.

ВАШЕ ИМЯ
ВАШЕ НАЗВАНИЕ

ДРУГИЕ ОПЦИИ

Если вы используете формат блока , вы можете разместить свой адрес в любом месте письма.Вы можете разместить его вверху страницы (вверху по центру или вверху справа) или вы можете указать свой адрес в конце письма после вашей подписи и имени, независимо от того, какой формат вы используете.
Если вы используете форму блока , вы можете разместить дату слева, в центре или справа. Однако, если вы используете форму с отступом , обычно лучше разместить дату справа или слева. Не кладите его в центр.
В форме с отступом вы можете поставить свою подпись справа или слева на странице.
Если вы хотите, чтобы ваше письмо выделялось, смело набирайте свое имя крупным шрифтом в верхней части буквы и введите свой адрес чуть ниже его меньшим шрифтом. Пример:
Missy Gold
1345 Main Street
Anytown, VA 22879
В текстовом редакторе на вашем компьютере могут быть стандартные шаблоны писем, которые могут вам помочь.Эти программы обычно имеют много разных стилей и форматов. Обратитесь к функции шаблона или в справочной службе вашего текстового редактора, чтобы узнать о возможных вариантах. Вот несколько ключевых слов, которые вы можете попробовать:
- письма
- создать письмо
- написать письмо
- возобновляет
Список литературы
Источник: Janel Muyesseroglu
Gallaudet Interpreting Services (июнь 1999 года).GIS Web. [Онлайн]. Доступно: http://www.gallaudet.edu/~gisweb/ [23 июня 1999 г.].
Маджио Р. (1990). Как это сказать. Энглвуд Клиффс, Нью-Джерси: Прентис Холл.
Справочник профессионала Webster’s New World Office. (5-е изд.). (1996). Нью-Йорк: Макмиллан.
Йейт, М. (1997). Сопроводительные письма, которые убивают их. Холбрук, Массачусетс: Adams Media Corporation
Разработано Патриком Петерсом
и Кун Вей Хо

правил для многостраничного делового письма | Малый бизнес

Джеймс Грин Обновлено 6 марта 2019 г.

При написании делового письма нет официальных «правил», но есть соглашения, которых вы должны придерживаться.Эти правила также применимы к деловым письмам на нескольких страницах, так как вы должны указывать номер страницы на каждой странице, кроме первой, чтобы соответствовать профессиональному этикету. Дальнейшие соглашения регулируют правила сшивания скоб. Однако точное соглашение может варьироваться в зависимости от бизнеса и отрасли.

Условные обозначения стиля письма

Для любого делового письма первое, что вы должны написать, — это обратный адрес и дату в правом верхнем углу. При желании вы можете заменить его на фирменный бланк вашей компании.После этого оставьте пробел и укажите адрес получателя. Затем оставьте два пробела и напишите приветствие, например «Дорогой мистер Смит». По возможности всегда следует использовать имя конкретного человека.

После приветствия следует тело письма, которое вы разделяете на три части. В первой части вы представляетесь, объясняя, кто вы и почему пишете получателю. Во второй части подробно описывается основная тема письма, а в третьей части указывается, какое действие вы хотите, чтобы получатель предпринял.

Затем вы должны завершить письмо словами «С уважением», если вы пишете конкретному человеку, или «С уважением», если вы не знаете его имени и адресовали письмо, используя «Уважаемый господин или госпожа» или что-то подобное. Оставьте три пробела и укажите свое имя и титул. Подпишите свое имя над своим именем и титулом. Для большинства деловых писем есть отступ, и вам следует выровнять текст по левому краю.

Правила нумерации страниц

Если вы пишете многостраничное деловое письмо, вы должны маркировать страницы номерами.Сюда входят все страницы, кроме первой. Вы не нумеруете первую страницу, потому что она содержит либо фирменный бланк вашей компании, либо ваши контактные данные. По традиции бланк делового письма является первым печатным изданием.

Кроме того, если внизу первой страницы нет подписи, то для читателя совершенно очевидно, что эта страница не является концом письма. Для второй страницы и далее вы должны указать номер страницы в числовой форме вверху страницы.

Конвенция о нумерации писем

Вы также можете указать адресата письма и дату, если хотите; точный используемый метод может отличаться. Один может просто поместить номер страницы вверху по центру страницы, в то время как другие могут указать адресата вверху слева, номер страницы вверху в центре и дату вверху справа. Другие могут указать адресата, дату внизу и номер страницы под датой в верхнем левом углу страницы. Применяется множество вариаций условных обозначений.

Кроме того, если вы хотите соблюдать самые традиционные правила, не печатайте двусторонние страницы. Однако это соглашение постепенно меняется, поскольку компании пытаются экономить бумагу.

Сшивание страниц вместе

Нет четкого соглашения относительно сшивания нескольких страниц. Некоторые рекомендуют не скреплять страницы вместе, в то время как другие говорят, что условности более мягкие. Если вы хотите придерживаться самых строгих правил, никогда не скрепляйте оригинальную копию письма.

Порядок букв будет знаком читателю, если вы правильно промаркируете страницы цифрами. Однако вы можете скрепить копии письма. Если действительно необходимо переплести страницы оригинала письма, ничего против использования скрепки.

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

Письмо?

В 21 ^-й век?

Разве бизнес не пишет об электронных письмах, отчетах и записках?

Что ж, деловые люди на самом деле все время пишут и читают деловые письма.

Вы можете отправить деловое письмо по электронной почте (в виде вложения или по электронной почте) или в виде бумажной копии (напечатанной на бумаге).

Деловые письма более формальны, чем деловые. В деловой ситуации они сообщают что-то более официальное.

Важно правильно писать деловые письма, потому что впечатление, которое вы создаете, зависит от того, как вы их пишете.

Мы поможем вам написать отличное деловое письмо на английском языке с меньшим количеством ошибок.

Вот список из восьми шагов, которым нужно следовать при написании делового письма, а также множество ценных советов.

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Скачать)

1. Решите, какое письмо вам нужно написать.

Деловые письма имеют отправителя и получателя (человека, который получает письмо). Отправителем может быть человек или группа (например, компания), а получателем может быть другое лицо или группа.

В зависимости от причины, по которой отправитель пишет, существует несколько типов писем. Ознакомьтесь с основными типами деловых писем:

Письмо с жалобой : Деловое письмо, написанное кем-то (физическим лицом или компанией), которое недовольно продуктами или услугами, предлагаемыми компанией. При написании письма с жалобой важно сохранять вежливый тон, даже если вы очень расстроены или у вас много жалоб.

Письмо-запрос : Письмо этого типа написано кем-то, у кого есть вопросы о деятельности другой компании.Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь получить как можно больше информации, прежде чем писать. Затем составьте контрольный список со всем, что вам нужно узнать, чтобы не забыть некоторые важные моменты.

Сопроводительные письма : они написаны людьми, ищущими работу. Их обычно отправляют вместе с резюме. Хорошее сопроводительное письмо может дать вам работу, но люди, пишущие сопроводительные письма, часто совершают ошибки или слишком стараются произвести впечатление на читателя.

Письма о корректировке : Эти письма отправляются как ответы на письма с жалобами. Их бывает сложно написать, потому что ваш читатель, как правило, недовольный покупатель, который надеется извлечь максимальную пользу из плохой деловой ситуации.

Заказные письма : Деловое письмо этого типа отправляется для размещения заказа в компании. В заказных письмах должна быть указана правильная информация, поэтому вам необходимо перепроверить все цифры перед их отправкой.Ваш язык должен быть точным, чтобы не было места для ошибок. Лучше использовать простой и понятный язык. Длинные предложения могут быть двусмысленными (неопределенными) и трудными для понимания.

Прочие письма : Могут существовать всевозможные другие деловые ситуации, в которых люди могут писать письма. Например, человек может написать письмо…
, чтобы убедить других покупать их товары или услуги.
рекомендовать сотрудников на работу.
о своей отставке.

Независимо от типа делового письма, которое вы пишете, читайте дальше, чтобы узнать больше советов и конкретных фраз, которые можно использовать, чтобы звучать более профессионально!

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?
Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?
Представьте себе … вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.
Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?
Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?
Это называется Creativa.
Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.
Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.
Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.
Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.
Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.
2. Напишите краткий план
После того, как вы решили, какое письмо вы собираетесь написать, важно остановиться и подумать. Напишите план, прежде чем начать печатать. Если вы этого не сделаете, вы потеряете много времени. В конце концов, вы можете легко внести незначительные изменения, но большие изменения сделать сложнее. Если у вас есть хороший план, вам не нужно будет вносить много трудоемких изменений.
Итак, прежде всего, начните собирать всю возможную информацию о ситуации, о которой вы пишете.Если вы пишете письмо с жалобой, вы должны точно знать, в чем заключалась проблема и чего вы надеетесь достичь в результате вашего письма. Если вы пишете заказное письмо, не забудьте собрать всю информацию о продукте, который вам нужен.
Затем запишите основные идеи, которые вы хотите включить. Вы можете записывать полные предложения или просто ключевые слова, если спешите. Например, если вы пишете сопроводительное письмо, ваши основные идеи могут выглядеть так:
На какую работу вы претендуете.
Почему, по вашему мнению, вы бы подходили для этой работы / почему компания должна вас нанять.
Почему эта работа вам подойдет.
Когда вы готовы к собеседованию.
Если вы знаете основные идеи, вы знаете, сколько абзацев вы собираетесь написать. Помните, что в абзаце должна быть только одна основная идея. Это поможет читателю легче понять ваши мысли, а ваше письмо будет структурированным и логичным. Ваш читатель также будет счастлив (а вы хотите, чтобы ваш читатель был доволен), если ваши идеи хорошо связаны между собой.Не забудьте использовать соединители для перехода внутри и между абзацами.
Вы можете увидеть соединители и слова перехода в действии на FluentU .
FluentU поможет вам улучшить свой деловой словарный запас естественным и увлекательным способом. Попробуйте бесплатно, и ваши деловые письма никогда не будут выглядеть так же, как раньше!
3. Используйте правильный макет и приветствие
Деловые письма имеют довольно строгие правила в отношении макета (формата и порядка). Вам необходимо указать адреса отправителя и получателя и следовать некоторым простым правилам:
Начните с адреса отправителя. Вы можете написать это в правом верхнем или левом углу. Не указывайте свое имя или титул, потому что они будут в конце письма.
Оставьте пустую строку и укажите дату сразу под адресом отправителя. Если вы пишете в компанию в США, не забудьте использовать американский формат даты: месяц, число, год.
Оставьте еще одну пустую строку и напишите титул, имя, должность и адрес получателя. Обратите внимание на заголовки.Мы используем Mr. для мужчин, Miss для незамужних женщин, Ms. для женщин, которых мы не уверены, замужем и Mrs. для замужних женщин. Всегда безопаснее использовать Ms. для женщин. Вот пример:
14 Bridge Street
Baviera, California 92908
11 марта 2016 г.
Ms. Jane Smith
Менеджер по работе с клиентами
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522
Начните письмо с правильного приветствия , в зависимости от того, знаете ли вы получателя и насколько хорошо вы его знаете.В американском английском мы используем двоеточие после приветствия в официальных деловых письмах. В британском английском мы используем запятую. Вот несколько примеров:
Уважаемая мисс Смит: (Если вы знаете имя получателя.)
Уважаемая Джейн: (Если вы хорошо знаете получателя и называете друг друга по имени.)
Уважаемый сэр или Мадам: (Если вы не знаете имя получателя.)
Кому это может быть интересно: (Если у вас нет конкретного человека, которому вы пишете. Это немного более общее, чем «Уважаемые сэр или мадам» .«Лучше всего попытаться найти контактное лицо при написании делового письма.)
Закройте письмо соответствующим образом , в зависимости от приветствия, которое вы использовали в начале:
(Уважаемая мисс Смит 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,
(Дорогая Джейн 🙂 С наилучшими пожеланиями / С уважением,
(Уважаемый господин или госпожа: / Кого это может касаться 🙂 С уважением / С уважением / С уважением,
Подпись ваше имя , если вы отправляете бумажную копию, а затем укажите свое имя (ваше название не обязательно) и вашу должность:
[Подпись]
[Ms.] Ребекка Смит
Директор по закупкам
4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете
В зависимости от типа делового письма, которое вы пишете, вы можете использовать некоторые из предложений и фраз, предложенных ниже.
Пишу, чтобы пожаловаться на…
Пишу, чтобы обратить ваше внимание на…
Я недавно купил… у вашей компании.
Не только… (товар прибыл поздно), но… (он тоже был неисправен)
Как вы понимаете, я был весьма разочарован / расстроен, когда…
Предлагаю получить Полный возврат.
Я считаю, что имею право на возмещение.
Буду признателен, если вы вернете мне деньги.
Я был бы признателен, если бы вы могли заменить продукт.
Надеюсь получить быстрый ответ.
Я пишу, чтобы узнать о…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о …
Я был бы признателен, если бы вы помогли мне узнать…
Не могли бы вы подскажите, будет ли…
Меня также заинтересуют…
Пишу, чтобы подать заявку на должность…
Пишу в ответ на ваше объявление…
Я хотел бы подать заявку на должность…
Меня особенно интересует эта работа, потому что…
Как вы можете видеть из моего резюме,…
Как вы заметили в моем резюме,…
I в настоящее время я работаю в…
Я очень хочу продолжить карьеру в…, потому что…
Мои основные сильные стороны…
Я буду доступен для собеседования s tarting…
Если вам потребуется дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Примите наши извинения за…
Мы искренне приносим свои извинения за…
Очевидно, ошибка произошла из-за…
В настоящее время мы работаем над…
Чтобы это не повторилось ,…
Мы понимаем, как вы, должно быть, расстроились, когда… но, к сожалению…
Мы хотели бы разместить заказ на…
Мы с нетерпением ждем вашего предложения на…
Не могли бы вы подтвердить цены на…
Ждем вашего подтверждения.
5
. Проверьте правописание
При написании делового письма безупречное правописание имеет важное значение. По возможности используйте проверку орфографии, чтобы убедиться в правильности написания.
Если вы пишете деловое письмо в рамках экзамена, постарайтесь избегать орфографических ошибок. Вы можете просто заменить слова, в которых вы не уверены, другими словами. Например, если вы не знаете, как записать , встретиться , вы можете использовать вместо этого , произойти .
Еще одна полезная вещь, особенно если вы пишете сопроводительное письмо или если вы пытаетесь произвести впечатление на своего читателя, — это подумать о том, используют ли они американское или британское правописание. Есть много слов, которые пишутся по-разному, поэтому может быть полезно взглянуть на этот сайт, который дает вам основные отличия.
6. Проверьте свою грамматику
Грамматические ошибки возникают немного сложнее. Конечно, самый безопасный путь — изучить правила и как можно больше их применять.Вы можете использовать книги по грамматике или онлайн-упражнения или и то, и другое, в зависимости от того, что вам удобнее.
Еще вы можете узнать свои слабые места в грамматике. Например, не забываете ли вы добавлять s для единственного числа от третьего лица при использовании Present Simple? Или вы злоупотребляете ? Тогда пришло время перепроверить эти ошибки.
Наконец, вот список типичных грамматических ошибок, которые люди допускают в английском языке. Убедитесь, что вы понимаете, почему это ошибки, чтобы не делать их сами!
Ошибка: Ваш уважаемый клиент, и мы приносим свои извинения за доставленные неудобства.
Правильно: Вы уважаемый клиент, и мы приносим извинения за доставленные вам неудобства.
Правильно: Ваш интерес важен для нас.
Пояснение: Ваш используется для выражения владения. Ты = Да.
Ошибка: Это важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.
Правильно: важно, чтобы мы получили ответ как можно скорее.
Правильно: Мы не получили электронное письмо, а — его вложение .
Пояснение: Его используется для выражения владения. Это = Это так.

Ошибка: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Верно: Отсутствие мотивации сотрудников связано с их низкой заработной платой.

Пояснение: С существительными в единственном числе мы добавляем , чтобы выразить владение.К существительным множественного числа, оканчивающимся на s, , мы просто добавляем ‘.

Настоящее простое против настоящего непрерывного

Ошибка: Я работаю с детьми, и я люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с детьми и люблю свою работу.

Правильно: Я работаю с этими детьми, пока их учительница находится в декретном отпуске.

Объяснение: Мы используем Present simple для обозначения постоянных общих действий, таких как работа.Мы используем настоящее непрерывное с временными действиями.

Ошибка: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо, когда вы его отправили.

Правильно: Я прочитал ваше сопроводительное письмо и хотел бы связаться с вами.

Объяснение: Мы используем настоящее, идеально подходящее для действий, которые произошли в прошлом и все еще влияют на настоящее. Мы используем прошлое для действий, которые произошли в прошлом, когда говорящий знает, когда они произошли.

Ошибка: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году .

Правильно: Наша прибыль на ниже, чем в прошлом году.

Верно: Мы проанализировали ваш запрос и , затем связались с вами.

Объяснение: Мы используем , а не , чтобы формировать сравнения, и , затем , чтобы указать, когда что-то произошло.

Не волнуйтесь, если это покажется сложной задачей. Грамматика английского языка сложна, и даже носители английского языка иногда испытывают трудности с грамматикой.Чтобы гарантировать, что в вашем деловом письме нет грамматических ошибок, вы можете использовать Grammarly . Это инструмент для проверки грамматики, который выделяет ошибки и предлагает исправления.

Он не идеален на 100%, и он все равно может пропускать ошибки, которые может увидеть человек.

Если вы собираетесь рассылать очень важные деловые письма, то стоит инвестировать в профессиональные услуги корректуры. В конце концов, вы хотите, чтобы ваше письмо было безупречным, когда вы отправляете деловое письмо всей своей компании, потенциальному работодателю или самым ценным клиентам.

В таких ситуациях мы рекомендуем вам обратиться за помощью к Proofreading Services , онлайн-команде профессиональных редакторов с огромными знаниями и опытом — они предлагают комбинированную корректуру и редактирование для более чем 5000 клиентов в 93 странах. Только не забудьте сообщить им секретный пароль: FLUENTU15 . Этот код дает вам 15% скидку на ProofreadingServices.com!

7. Проверяйте свою пунктуацию

Очень сложно сразу сосредоточить внимание на разных типах ошибок — орфографии, грамматике и пунктуации.Так что постарайтесь выделить время на то, чтобы вычитать свое письмо, отдельно от ошибок пунктуации.

Вот некоторые из наиболее частых ошибок пунктуации, на которые следует обращать внимание:

Ошибка: Мы попытались написать им по электронной почте, но ответа не было.

Правильно: Мы пытались написать им по электронной почте , , но ответа не было.

Объяснение: Если вы не уверены, использовать ли запятую, попробуйте разбить предложение на более мелкие части: Мы попытались отправить им электронное письмо.Ответа не последовало. Работает, правда? Если вы все еще не уверены, попробуйте произнести предложение вслух. Если вы делаете небольшую паузу, вам, вероятно, следует использовать запятую.

Использование восклицательных знаков или смайлов

Ошибка: Я был очень расстроен, когда получил неисправный товар ! 🙁

Верно: Я был очень расстроен, когда получил бракованный товар.

Пояснение: Восклицательные знаки и смайлики делают ваше письмо довольно неформальным, поэтому вам следует избегать их при написании деловых писем.

Используется слишком много или недостаточно мест

Ошибка: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Правильно: Раньше я не подавал заявку на работу, но сейчас попробую. Однако я не уверен, квалифицирован ли я.

Объяснение: При вводе мы используем только один пробел после запятых или точек и без пробелов перед ними.

8.Отформатируйте свое письмо

Оставьте форматирование на конец; это требует меньше времени. Большинство деловых писем используют блочный формат, выравниваются по левому краю и имеют одинарный интервал. Вы должны использовать двойной интервал между абзацами, чтобы было ясно, где заканчивается абзац и где начинается другой. Самый распространенный шрифт — Times New Roman 12, но Arial также отлично работает.

Вот и все! Деловые письма станут менее сложными, если вы выполните эти простые шаги.

Помните, что независимо от того, знаете вы своего читателя или нет, писать деловые письма «по-дружески» означает писать их «профессионально».

Тем из вас, кто очень старается улучшить свои навыки письма на английском языке, мы рекомендуем вам ознакомиться с курсами и книгами Inklyo . Они были разработаны, чтобы научить студентов английского языка, как улучшить свое письмо, и могут быть именно тем, что вам нужно, чтобы продолжать двигаться вперед!

Если вы сомневаетесь, еще раз взгляните на восемь шагов, указанных выше, и продолжайте писать!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, в приложении FluentU он есть.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи.Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите весь словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров.Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете. Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то мне подсказывает, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

11,5 Письма — Деловые письма для успеха

Цели обучения

Опишите пятнадцать частей стандартного делового письма.
Получите доступ к образцам деловых писем и напишите образец делового письма.

Письма

Письма — это короткие сообщения, отправляемые получателям, которые часто находятся за пределами организации (Bovee, C., & Thill, J., 2010). Они часто печатаются на фирменных бланках и представляют компанию или организацию на одной или двух страницах.Более короткие сообщения могут включать электронные письма или памятки, бумажные или электронные, в то время как отчеты, как правило, состоят из трех или более страниц.

Хотя электронная почта и текстовые сообщения могут использоваться сегодня более часто, эффективное деловое письмо остается распространенной формой письменного общения. Он может служить для знакомства с потенциальным работодателем, объявления о продукте или услуге или даже для передачи чувств и эмоций. Мы рассмотрим основной план письма, а затем сосредоточимся на конкретных продуктах или письменных заданиях.

Все письменные задания связаны с языком и форматом. Аудитория или читатель могут иметь собственное представление о том, что представляет собой конкретный тип письма, и ваша организация может иметь свой собственный формат и требования. В этой главе описаны общие элементы букв, и следует обратить внимание на ожидания, связанные с вашим конкретным письменным заданием. Есть много типов букв и множество вариантов их формы и содержания, но в этой главе мы обсудим пятнадцать элементов традиционного блочного письма.

Письма
могут служить для ознакомления потенциальных работодателей с вашими навыками и квалификацией, для предоставления важной или конкретной информации или для документирования события или решения. Независимо от типа письма, которое вам нужно написать, оно может содержать до пятнадцати элементов в пяти областях. Хотя вы не можете использовать все элементы в каждом случае или контексте, они перечислены в Таблице 9.1 «Элементы делового письма».
Таблица 9.1 Элементы делового письма
Содержание Руководящие принципы
1.Обратный адрес Это ваш адрес, по которому кто-нибудь может отправить ответ. Если ваше письмо включает бланк с этой информацией, либо в верхнем колонтитуле (вверху страницы), либо в нижнем колонтитуле (внизу страницы), вам не нужно включать его до даты.
2. Дата Дата должна быть размещена вверху с выравниванием по правому или левому краю, в пяти строках от верха страницы или логотипа фирменного бланка.
3. Ссылка (Re 🙂 Как и в строке темы электронного письма, здесь вы указываете, на что ссылается письмо, на тему или цель документа.
4. Доставка (опция) Иногда вы хотите указать на самом письме, как оно было доставлено. Это может дать понять третьей стороне, что письмо было доставлено определенным способом, например заказным письмом (юридическое требование для некоторых типов документов).
5. Примечание получателя (необязательно) Здесь вы можете указать, является ли письмо личным или конфиденциальным.
Содержание Руководящие принципы
6.Приветствие Обычное приветствие может быть: «Уважаемый господин (полное имя)». Но если вы не уверены в названиях (например, миссис, мисс, доктор), вы можете просто написать имя получателя (например, «Уважаемый Кэмерон Рай») с последующим двоеточием. Запятая после приветствия подходит для личных писем, но в бизнесе следует использовать двоеточие. Приветствие «Для кого это может касаться» подходит для рекомендательных писем или других писем, которые предназначены для чтения любым и всеми людьми. Если с вашим письмом дело обстоит иначе, но вы не знаете, как обратиться к получателю, приложите все усилия, чтобы выяснить, кому конкретно следует адресовать письмо.Для многих нет более сладкого звука, чем их имя, и неправильное написание этого слова чревато риском оттолкнуть читателя еще до того, как ваше письмо будет прочитано. Избегайте использования безличных приветствий, таких как «Уважаемый потенциальный клиент», поскольку отсутствие персонализации может оттолкнуть будущего клиента.
7. Введение Это ваш вводный абзац, и он может включать в себя заявление о внимании, ссылку на цель документа или введение человека или темы в зависимости от типа письма.Эмфатическое начало предполагает использование наиболее значимого или важного элемента письма во введении. Читатели склонны обращать внимание на вступления, и имеет смысл заранее изложить ожидания читателя. Так же, как вы предварительно просматриваете свою тему в речи, четкое вступление во вступление устанавливает контекст и облегчает понимание.
8. Корпус Если у вас есть список моментов, ряд фактов или ряд вопросов, они должны быть включены в текст вашего письма.Вы можете выбрать организационные устройства, чтобы привлечь внимание, например маркированный список, или просто пронумеровать их. Читатели могут пропустить информацию в тексте вашего письма, поэтому убедитесь, что вы четко подчеркнули ключевые моменты. Это ваш основной контент, в котором вы можете выделить и поддержать несколько ключевых моментов. Краткость важна, но не менее важна и явная поддержка основных моментов. Конкретная значимая информация должна быть ясной, краткой и точной.
9. Заключение Решительное завершение отражает ваше вступление с добавленным элементом, объединяющим основные моменты вместе, ясно демонстрируя их взаимосвязь.Заключение может служить напоминанием читателю, но не должно вводить новую информацию. Четкое итоговое предложение укрепит ваше письмо и повысит вашу эффективность. Если ваше письмо требует или подразумевает действие, в заключении должно быть четко указано, чего вы ожидаете. Обычно вежливо в заключение поблагодарить получателя за внимание и предложить ему связаться с вами, если вы можете помочь или у него есть вопросы. В этом абзаце повторяются основные моменты и их взаимосвязь друг с другом, усиливая основную мысль или цель.
10. Закройте «С уважением» или «Сердечно» — это стандартные заявления о завершении бизнеса. («С любовью», «Искренне Ваш» и «Лучшая подруга» — это заключительные утверждения, подходящие для личной переписки, но не для бизнеса.) Заключительные заявления обычно помещаются на одну или две строки под заключением и включают в себя запятую, как в выражении «С уважением,
11. Подпись Через пять строк после закрытия вы должны ввести свое имя (обязательно) и в строке под ним ваш заголовок (необязательно).
12. Линия подготовки Если письмо было подготовлено или обработано кем-то другим, кроме подписавшего (вы), то обычно используются инициалы, например MJD или abc.
13. Корпуса и принадлежности Как и в электронном письме с вложением, письмо иногда содержит дополнительные документы, которые доставляются вместе с ним. Эта строка указывает, что читатель может искать в документах, включенных в письмо, таких как брошюры, отчеты или связанные бизнес-документы.
14. Любезно предоставленные копии или «CC» Аббревиатура «CC» когда-то обозначала точные копии, но теперь относится к любезно предоставленным копиям. Так же, как опция «Копия» в электронном письме, она указывает соответствующие стороны, которые также получат копию документа.
15. Логотип / контактная информация Официальное деловое письмо обычно включает логотип или контактную информацию организации в заголовке (вверху страницы) или нижнем колонтитуле (внизу страницы).
Стратегии эффективных писем
Помните, что у буквы есть пять основных областей:
Заголовок, определяющий отправителя, часто включающий адрес и дату
Введение, устанавливающее цель
Тело, которое формулирует сообщение
Заключение, которое повторяет основную мысль и может включать призыв к действию
Строка подписи, которая иногда включает контактную информацию
Образец письма показан на рисунке 9.5 «Образец делового письма».
Рисунок 9.5 Образец делового письма
Всегда помните, что буквы представляют вас и вашу компанию в ваше отсутствие. Для эффективного общения и создания положительного имиджа,
быть ясным, кратким, конкретным и уважительным;
каждое слово должно способствовать достижению вашей цели;
каждый абзац должен фокусироваться на одной идее;
части письма должны составлять полное сообщение;
письмо не должно содержать ошибок.
Основные выводы
Письма — это короткие печатные сообщения, которые часто используются извне для информирования или убеждения клиентов, продавцов или общественности.
Письмо состоит из пятнадцати частей, каждая из которых выполняет определенную функцию.
Упражнения
Создайте черновик письма, представляющего продукт или услугу новому клиенту. Публикуйте и делитесь с одноклассниками.
Найдите деловое письмо (например, предложение, которое вы получили от компании, выпускающей кредитную карту, или просьбу о пожертвовании), и поделитесь им со своими одноклассниками.Ищите общие элементы и отличия.
Теперь, когда вы просмотрели образец письма и узнали о пяти областях и пятнадцати основных частях любого делового письма, напишите деловое письмо, которое информирует потенциального клиента или покупателя о новом продукте или услуге.
Дополнительные ресурсы

Как написать деловое письмо, 8 частей. Автор: : HelenWilkie. Расположен по адресу : http://www.youtube.com / watch? v = AxFs5zeRBn0. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube

Saylor.org BUS210: Меморандумы и деловые письма. Автор: : Saylor Academy. Предоставлено : http://www.youtube.com/watch?v=B3Vih5v57QE. Лицензия : Все права защищены . Условия лицензии : Стандартная лицензия YouTube
Образцы
Список литературы
Бови, К., & Тилль, Дж. (2010). Основы делового общения: основанный на навыках подход к жизненно важному деловому английскому языку (4-е изд.). Река Аппер Сэдл, штат Нью-Джерси: Prentice Hall.
Льюис, Л. (13 февраля 2009 г.). Panasonic приказывает персоналу покупать продукцию на 1000 фунтов стерлингов. Получено с http://business.timesonline.co.uk/tol/business/markets/japan/article5723942.ece.
писем
письмо
Раздел 2.5
Письма
Используйте письма для общения за пределами вашей организации.Принимая во внимание, что меморандум является основным средством общения в рамках организации письма часто используются для общения с людьми за ее пределами, особенно в формальных и полуформальные контексты.
Письма являются неотъемлемой частью любого делового и технического общения, потому что они больше формальный и надежный, чем электронная почта, и более точный и постоянный, чем телефонные или личные разговоры.
Типы писем
Как и меморандумы, письма выполняют множество функций в научно-технической коммуникации.В Ниже приведены некоторые из наиболее распространенных типов писем, написанных людьми в технических областях.
Письма о приеме на работу
Письма о принятии
Сопроводительные письма
Письма-запросы
Техническо-информационные письма
Рекомендательные письма
Формат письма
Если в вашей организации есть особый стиль для деловых писем, следуйте этому формату. В противном случае следуйте руководящие принципы, представленные здесь.
Деловые письма обычно форматируются либо целиком, каждая строка начинается с левого поля. и обычно фирменный бланк вверху страницы или в формате модифицированного блока с заголовок и закрытие выровнены по центру страницы.
Элементы письма
Деловые письма содержат следующие элементы:
Заголовок
Дата
Адрес получателя
Приветствие
Тело
Закрытие
Концевые обозначения
Заголовок
Если вы используете бланки на бланках, укажите дату только на две строчки ниже нижней части фирменный бланк. Назовите месяц по буквам.
Если вы не используете бланки, начните со своего полного адреса (города, улицы и почтового индекса) 1 до 1½ дюйма от верха страницы.Обозначьте адреса по буквам, например Street , Avenue и West . Название штата может быть сокращенно с использованием двухбуквенных заглавных букв обозначений Почтовой службы США. Включите дату выровненный слева с адресом, с указанием названия месяца.
Адрес получателя
В двух-четырех строках под датой разместите следующие элементы:
Название получателя (например, Mr. , Ms., или Dr. ) и ФИО (обратитесь к женщине, не имеющей профессионального название Мисс , если вы не знаете, что она предпочитает Мисс или Мисс ; если у получателя нет титула, и вы не уверены в его или ее поле, опустите название).
Должность получателя, если необходимо.
Название компании или учреждения, если необходимо.
Полный адрес в том же формате, что и адрес в заголовке.
Адрес получателя всегда выравнивается по левому краю.
Приветствие
Поместите приветствие на две строки ниже адреса получателя. Приветствие начинается со слова Уважаемый , продолжается титулом и фамилией получателя и заканчивается двоеточием. Если вы не знаете пол получателя, а получатель знает не иметь профессионального звания, опустите титул и вместо этого используйте и имя, и фамилию в приветствие ( Уважаемый Лесли Перельман: ).Если вы не знаете имя получателя письмо, обратитесь в отдел, в который вы пишете ( Уважаемая служба технической поддержки: ). Избегать приветствия, такие как Уважаемый господин или госпожа: .
Кузов
Начните букву через две строки после приветствия. Абзацы основного текста должны быть через один интервал. с двойным пробелом между абзацами. (Допускается отступ в первой строке каждого абзаца но он более неформальный, чем стиль без отступов.)
Будьте краткими, прямыми и внимательными.Укажите цель письма в Первый абзац. Включите вспомогательную информацию в один или два абзаца и завершите свое письмо с кратким абзацем, которое одновременно свидетельствует о доброй воле и выражает то, что необходимо сделать следующий.
Если для письма требуется более одной страницы, убедитесь, что на нем есть не менее двух строк основного текста. последняя страница. Никогда не используйте всю страницу только для закрытия. Вторая страница и все последующие страницы должен включать заголовок с именем получателя, датой и номером страницы.
Заключительная фраза
Напишите приветственную заключительную фразу на две строки ниже последнего основного абзаца. Ваш С уважением, С уважением, или С уважением, — общие окончания для профессиональные письма. Сделайте первую букву первого слова слова заглавной. ваше приветственное закрытие и завершите приветственное закрытие запятой.
На четыре строки ниже заключительной фразы напишите свое полное имя. Если вы пишете в официальном качестве который не включен в фирменный бланк, напишите свой заголовок в следующей строке.Ваша подпись идет над вашим напечатанным именем.
Концевые обозначения
В нижней части последней страницы делового письма в конце может быть указано, кто напечатал письмо, прилагаются ли к письму какие-либо материалы и кто получает копию письма.
Инициалы машинистки строчными буквами следуют за инициалами автора заглавными буквами и двоеточие или косую черту ( LCP: ecb или LCP / ecb ).
Обозначение корпуса — Корпус: , Encl. или Прил. — предупреждения получатель этого дополнительного материала (например, резюме или техническая статья) прилагается к письму. Вы можете идентифицировать корпус или указать сколько там штук.
Приложение: статья И. В. Вайца
Encl. (2)
Прил. (2)
В дополнение к обозначениям вложения всегда указывайте свои вложения явно в тексте письмо.
Обозначение копии ( cc: ) позволяет получателю письма знать, кто еще получает копию.Поместите каждого получателя копии в отдельную строку.
куб.см: Доктор Мария Лопес
Мистер Уильям Астлей

## Буквы ##
[На главную | Оглавление | Хронология написания | Индекс | Помощь | Кредиты]
Деловая электронная почта — Информационная служба WAC
Электронная почта — это электронное средство связи в Интернете с помощью компьютера. В деловом мире он используется для передачи практически любой корреспонденции, необходимой для повседневного ведения бизнеса.Простые сообщения, записки и письма, сложные отчеты, таблицы данных, графики и диаграммы, чертежи, изображения и т. Д. Если он может быть сгенерирован, отсканирован или загружен на компьютер, он может быть отправлен в электронном виде через киберпространство на другой компьютер.
Независимо от того, доставляется ли электронная почта в почтовый ящик компьютера, расположенного на другой стороне здания или на другом конце света, она прибывает в пункт назначения быстрее, чем мчащаяся пуля. Что ж, это может быть небольшое преувеличение, но дело в том, что электронная почта — это общение одним нажатием кнопки и система быстрой доставки — все в одном.
В этом руководстве вы прочтете о написании деловой электронной почты, полезные советы по форматированию деловой электронной почты, закон и бизнес-адрес электронной почты, а также деловой сетевой этикет (да, ребята, интернет-этикет). В каждом разделе представлена полезная информация и образцы, которые помогут вам стать более опытным в использовании электронной почты для общения в деловом мире.
Форматирование деловой электронной почты
Формат деловой электронной почты очень похож на формат деловой заметки. Фактически, настолько похожи, что основные элементы заголовка, встречающиеся в деловой заметке, запрограммированы в генерируемом компьютером шаблоне каждой почтовой программы.Однако коммуникативная роль деловой электронной почты выходит за рамки служебной записки. Чтобы не упустить из виду его универсальность, элементы форматирования делового письма можно вручную вставить в тело электронного письма.
Деловая электронная почта функционирует как внутренний и внешний способ связи; его три основных элемента форматирования — это заголовок, тело и блок подписи. В зависимости от характера переписки и, по усмотрению автора, деловая электронная почта может также включать приветствие и приветственное сообщение.
Деловая электронная почта, заголовок
Заголовок делового электронного письма состоит из шести отдельных информационных полей. Они расположены в углу шаблона электронного письма, чуть ниже панели инструментов.
Сам шаблон появляется автоматически всякий раз, когда вы нажимаете кнопку «Новое письмо», «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать» на панели инструментов любой почтовой программы.
Каждое поле в шаблоне предназначено для хранения определенной информации, определения которой напечатаны на левом поле следующим образом:
КУ:
Адрес электронной почты получателя находится здесь и будет выглядеть примерно так:
имя @ бизнес.com
[email protected]
человекимя@blahblah.net
[email protected]
Адреса электронной почты можно вставить в поле «Кому» одним из следующих способов:
Поместите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
Нажмите кнопку «Кому» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имя получателя в раскрывающемся меню.После выделения адрес можно переместить в поле «Получатель сообщения», нажав кнопку «Кому». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
В поле Кому следует поместить только один адрес электронной почты. Если одно и то же электронное письмо получат несколько человек, вставьте адрес основного получателя в поле «Кому», а всех остальных — в поле «Копия» или «Скрытая копия».
ОТ:
Ваш адрес электронной почты находится здесь.Это поле автоматически создается и заполняется почтовой программой, а не отправителем.
Поскольку это поле создается автоматически, оно не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя. Просто разные почтовые программы относятся к этому по-разному; некоторые показывают это, некоторые нет.
В шаблоне электронной почты получателя всегда будет отображаться адрес отправителя в поле ОТ в заголовке электронной почты.
CC:
CC означает копирование, и, хотя копировальная бумага больше не используется для копирования, термин CC все еще используется, и его значение остается прежним.Он информирует читателя о том, что копии были розданы лицам, указанным в поле после обозначения CC.
В отличие от заметок и писем, поле «Копия» в шаблоне электронной почты предназначено для адресов электронной почты, а не для имен собственных. Их можно вставить одним из следующих способов:
Поместите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
Нажмите кнопку «Копия» или значок адресной книги на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню.После выделения адреса можно переместить в поле получателя сообщения CC, нажав кнопку CC. Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
Поле CC в деловом электронном письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.
BCC:
BCC — слепая копия. Как и CC, этот термин несколько устарел, поскольку копировальная бумага больше не используется.Тем не менее, его цель остается прежней. Это указывает на то, что копии были розданы лицам, указанным в пространстве после нотации BCC, однако их личности не разглашаются от читателя.
По сути, основной получатель остается в неведении. В отличие от адресов, помещенных в поле CC, адреса, помещенные в поле BCC, просто не пересылаются.
Иногда просто разумно скрыть личности тех, кто получает копии документа.Например: электронное письмо о подозрительных нарушениях бухгалтерского учета, о которых вы недавно узнали. Вы можете отправить свои выводы по электронной почте подозреваемому преступнику (это может быть ваш руководитель), а копию BCC — финансовому директору компании.
Использование поля BCC также полезно для защиты конфиденциальности получателей скопированных писем. Он скрывает их адреса от потенциальных операций по рассылке спама.
Если поле BCC не отображается в вашем шаблоне электронной почты, вы можете активировать его из раскрывающегося меню кнопки «Просмотр» на панели инструментов вашей почтовой программы.Затем адреса можно вставить в поле BCC одним из следующих способов:
Поместите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
Нажмите кнопку «Скрытая копия» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню. После выделения адреса можно переместить в поле «Получатель сообщения скрытой копии», нажав кнопку «Скрытая копия». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
Поле BCC в деловом электронном письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.
ДАТА:
ДАТА и ВРЕМЯ дня не всегда совпадают с другими информационными полями в левой части заголовка электронного письма. Это зависит от вашей почтовой программы. В Microsoft Outlook, например, это поле стоит отдельно на правом краю.
Как и адрес электронной почты отправителя, это поле создается автоматически и не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя.Некоторые программы показывают это, а некоторые нет. Однако он всегда отображается в заголовке электронного письма получателя.
Отправитель всегда может щелкнуть значок «Отправленные» в программе электронной почты, чтобы просмотреть и просмотреть предыдущие электронные письма. Двойной щелчок по отправленному электронному письму откроет его, а в заголовке покажет дату и время его отправки.
ТЕМА:
Предметная область очень важна и должна быть точной и краткой. В нем должно быть сказано что-то убедительное о том, что содержится в вашем деловом письме, и ваш читатель должен сразу понять его важность.
Сделайте все ключевые слова с большой буквы. Артикли, союзы и предлоги должны быть написаны с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или в конце вашей темы.
Невозможно оставить это поле пустым. Содержание вашей темы не только дает читателю подсказку о последующем электронном письме, но также предоставляет подсказки для обнаружения спама серверу (провайдеру электронной почты), который обрабатывает его передачу от одной киберточки к другой.
Большая часть сообщений электронной почты перед тем, как попасть в почтовый ящик получателя, проверяется антиспамовым и антивирусным ПО.Пустая строка темы чаще всего воспринимается как спам. Если это так, он может быть помечен как «возможный спам» и доставлен, или он может быть просто удален с сервера и не доставлен вообще.
ПРИКРЕПЛЕНО:
Параметр вложения — это удобный инструмент, показывающий, что компьютерные файлы, слишком большие для загрузки в самом электронном письме, включаются в передачу.
В зависимости от вашей почтовой программы это поле может быть или не отображаться в заголовке шаблона.Если это не так, отправитель должен активировать функцию.
Вы можете прикрепить файл к деловому письму, щелкнув значок скрепки на панели инструментов в верхней части почтовой программы. Откроется окно «Мои документы». Двойным щелчком вы можете выбрать имя файла из любой папки, и оно будет автоматически вставлено в поле вложения.
Маленькая канцелярская скрепка появится слева от темы письма в почтовом ящике получателя. Он сообщает, что пришло ваше письмо с вложением.Значок выполняет ту же функцию, что и обозначение в приложении к деловому письму или служебной записке. После открытия письма получатель сможет открыть вложение.
Если щелкнуть имя файла в поле вложения заголовка или значок файла, отображаемый в нижней части электронного письма, автоматически откроется вложение. Опять же, доступные параметры зависят от используемой почтовой программы.
И последнее. Это очень важно. Открытие вложения электронной почты может быть опасным.Если в строке «Тема» есть милое, застенчивое, убедительное или срочное инструктивное сообщение с указанием открыть вложение, а вы не ожидаете его, и вы не узнаете отправителя, НЕ ОТКРЫВАЙТЕ Вложение.
Компьютерные вирусы часто распространяются, когда ничего не подозревающие пользователи компьютеров открывают вложения, содержащие отключенные вирусы. Лучше перестраховаться, выделите уведомление по электронной почте в окне входящих и нажмите кнопку УДАЛИТЬ. Это один из простых способов защитить свой компьютер от заражения вирусом.
Некоторые из этих полей не всегда видны. Например, поля BCC и ATTACHED видны только тогда, когда они активированы отправителем, и, в зависимости от почтовой программы, поля FROM и DATE могут не отображаться в шаблоне отправителя.
Тело деловой электронной почты
Текст делового электронного письма ничем не отличается от делового письма или служебной записки. Единственное отличие форматирования: программы электронной почты автоматически форматируют тело сообщения в виде одинарных интервалов и целых блоков.Это дизайнерская функция программы, предназначенная для того, чтобы текст электронного письма отображался на экране получателя точно так же, как и на экране отправителя.
Короткие абзацы — это правило, особенно потому, что онлайн-читатели часто просто просматривают текст. Многие мониторы отображают от двадцати до двадцати пяти строк одновременно, что делает более подходящими более короткие абзацы. Кроме того, длинные абзацы неприятны для глаз и их труднее читать.
Всегда уделяйте внимание времени читателя; электронное письмо, которое занимает более двух страниц, может быть лучше в качестве письма или памятки.Длинное письмо или памятка, доставленные в виде вложения, можно распечатать и прочитать, когда позволит время.
Обычно деловая электронная почта отправляется в виде обычного текста, а не в формате HTML. Использование различных начертаний шрифтов, цветов, размеров и стилей, таких как полужирный или курсив, чрезвычайно полезно при создании документов в текстовом процессоре, но они проблематичны при пересылке между почтовыми программами.
Помимо возможности увеличения времени загрузки на компьютере получателя, HTML-документы могут не отображаться на одном экране, как на другом.Если вы не знакомы с различием и вам предлагается выбор, просто выберите обычный текст и двигайтесь дальше.
Блок подписи деловой электронной почты
Блок подписи в деловой электронной почте выполняет работу с заголовком или фирменным бланком в формате делового письма. Другими словами, он предоставляет контактную информацию, принадлежащую отправителю.
Это последний элемент в электронном письме. Он всегда расположен на левом поле под строкой подписи и часто отделяется от основного текста короткой строкой символов клавиатуры.Например:
Знак равенства ==================
Звездочки ********************
Знак минус ——————————
Подчеркивание ____________________
Блок подписи должен содержать всю контактную информацию, которая может потребоваться получателю для ответа на электронное письмо. Он должен начинаться с имени отправителя, титула и организации. Физическое местоположение, номера телефонов, адрес электронной почты и веб-сайт должны следовать.Вот пример:
********************
Питер Коннор
Владелец / управляющий редактор
Компания Write
Bellvue, CO 80512
Голосовой: 970.493.84XX
Факс: 970.493.84XX
Эл. Почта: [email protected]
Собственный сайт: http://write-company.com
Деловая электронная почта Приветствия и бесплатные приглашения
Включение приветствия и комплимента в деловую электронную почту регулируется теми же правилами, что и деловые письма и записки.
Формальные выражения, такие как «Уважаемая мисс Ортис» и «С уважением», подходят для деловых электронных писем, адресованных лицам, с которыми вы не знакомы. С другой стороны, когда деловая электронная почта функционирует как памятка, приветствие и приветственное завершение следует полностью опустить
Чаще всего приветствие и приветственное завершение будут написаны неформально, особенно после того, как будут соблюдены протоколы первоначального контакта. . Например, простое и понятное выражение в следующем примере:
Обращение: Hi Louann,
Корпус: Я ценю вашу работу над… и я с нетерпением жду… и так далее, и так далее…
Бесплатное закрытие: Еще раз спасибо,
Линия подписи: Петр
Деловая электронная почта и закон
Киберпространство не является границей беззакония, как его часто ошибочно понимают, а на самом деле становится новым полем битвы в правовом поле.Фактически, Интернет-закон и прецедент создаются с каждым корпоративным иском, который имеет какое-либо отношение к ведению бизнеса в Интернете. В результате корпорации вводят все более строгие правила, регулирующие использование электронной почты на рабочем месте.
Однако для всех практических целей свод законов, которые регулируют мир бизнеса в целом, также регулирует мир бизнеса в киберпространстве. В частности, это касается всех правил, регулирующих деловое общение; электронные письма подчиняются тем же правилам и нормам, что и традиционные деловые письма и служебные записки, на том основании, что их содержание не является эфемерным или недолговечным.
Электронная почта редко исчезает и редко бывает безвозвратно. Тот факт, что большинство деловых писем хранится и архивируется на жестких дисках компьютеров, серверах и дисках резервного копирования, свидетельствует об их стойкости и надежности с точки зрения доказательной способности. Итак, следующие несколько юридических советов. Относитесь к ним с умом.
Юридические советы
Киберпространство — это общественное место, и спрятаться в нем очень сложно, а то и невозможно. С таким же успехом содержимое вашего электронного письма можно было бы разложить на рекламном щите галактического размера, залитом неоновыми огнями, отбивающими чернильную тьму; объявление в стиле Лас-Вегаса, и вы — хедлайнер, главное событие.Клевета, клевета и клевета подлежат судебному преследованию, так что не ведите себя грубо.
Будьте внимательны к тому, что вы говорите. Комментарии, которые неуместны в офисе / на рабочем месте, также неуместны в киберпространстве. Сексуальным домогательствам, запугиванию на расовой почве, дискриминации по возрасту, унизительным шуткам и т. Д. Не место в деловой электронной почте. Придерживайтесь поставленной задачи и уважайте своих коллег, клиентов и конкурентов. Ох … и твой босс тоже. То, что вы говорите, может оставаться в памяти надолго и может снова и снова преследовать вас.
Включите в свое электронное письмо заявление об отказе от ответственности, если это необходимо. Вот несколько указателей:
Тщательно и четко укажите ответственность за любое преднамеренное или случайное нарушение конфиденциальности.
Напомните получателям об их обязанности проверять и защищать от импорта возможных вирусов.
Определите лиц, уполномоченных подписывать юридически обязательные контракты от вашего имени, оградите себя от небрежных искажений и ложных советов между сотрудником и третьей стороной.
И, наконец, четко заявите, что ваши сотрудники были обучены и предупреждены о недопустимости неправильного использования электронной почты и злоупотреблений.
Включение отказа от ответственности в деловую электронную почту не освобождает никого от совершения преступления по электронной почте. Это также не изолирует вас полностью от длинной руки закона. Он просто указывает на лучшее намерение; он может защитить вас, а может и нет.
Деловой этикет
Этикет, французское слово, буквальное значение которого на английском языке — «билет», сегодня обозначает общепринятые правила или общепринятые нормы, регулирующие надлежащее социальное и профессиональное поведение.Другими словами, это значит иметь хорошие манеры. Таким образом, соблюдение надлежащего этикета — это пропуск человека к тому, чтобы его приняли в желаемый социальный или профессиональный круг.
Киберпространство — это всемирная паутина компьютеров, подключенных к Интернету, в которой размещается множество социальных и профессиональных кругов, члены которых используют его для общения и обмена информацией. В его рамках появляется новый кодекс поведения, которого должны придерживаться онлайн-пользователи. В поп-культуре компьютерного мира это называется сетевой этикет.
Признанные правила надлежащего сетевого этикета возникли больше из здравого смысла, чем из чего-либо еще, и, конечно же, не являются жесткими и строгими правилами с формальными санкциями за их игнорирование. Однако постоянные нарушения нередко приводят к тому, что правонарушитель подвергается негативному давлению со стороны сверстников, неодобрению и, в конечном итоге, пренебрежению со стороны более скрупулезных практиков сетевого этикета в рамках определенного круга пользователей Интернета.
При написании деловой электронной почты разумно помнить старую поговорку «перо сильнее меча.» Это поговорка, которая идет в обоих направлениях. Слова могут быть чрезвычайно деструктивными, а также чрезвычайно конструктивными, поэтому мастер слова выбирает, каким образом они режут. Естественно, слова следует выбирать с осторожностью. Вот общее правило: будь вежливым. , будьте внимательны, помните о своих словах и, прежде всего, говорите другим так, как вы хотели бы, чтобы они говорили вам. Это Кодекс Сети.
Код Сети
С добавлением электронной почты в арсенал деловой коммуникации возникли некоторые существенно новые проблемы коммуникации, в частности стирание границ между устным и письменным словом.Следовательно, начал появляться Кодекс Сети.
Электронная почта сократила время между отправкой обычного письменного сообщения и ответом на него настолько, что реальное письменное сообщение, которое оно содержит, часто приобретает черты, аналогичные разговорной речи. Однако существует проблема, заключающаяся в том, что участники разговорного разговора имеют доступные им речевые устройства, которые недоступны при онлайн-обмене письменными сообщениями.
Голосовые интонации, тон, словесные паузы и выражения лица, например, способствуют более точному контекстному прочтению устного разговора, помогая участникам быстро воспринимать значения и значения друг друга.Неспособность использовать эти инструменты или полагаться на них при написании или чтении сообщения электронной почты, будучи проблематичной, привела к появлению ряда методов, призванных обойти этот недостаток. Однако эти ярлыки часто не работают или не соответствуют требованиям в деловой электронной почте. Следовательно, их использование обычно считается грубым или плохим бизнес-этикетом.
В таком случае все деловые формы общения, включая электронную почту, должны обрабатываться профессионально. Вот краткий список основных правил, которых придерживаются многие пользователи Интернета.Если хотите, начало Кодекса Сети.
Правила сетевого этикета
Это ни в коем случае не исчерпывающий список.
Первый — Избегайте небрежности: это непрофессионально. Плохая грамматика, орфография и структура предложений не более приемлемы в деловой электронной почте, чем в письме или служебной записке. Дважды проверьте наличие ошибок. Ваш читатель оценит приложенные усилия.
Второй — Делайте первую букву заглавной в начале предложения и во всех именах собственных.По этому поводу правила не изменились. Использование всех строчных букв — это попытка быстрого обозначения непринужденной беседы. Дело в том, что это не работает, выглядит неправильно и может оставить плохое впечатление. Хорошо написанное электронное письмо может иметь разговорный тон, не нарушая правил.
Третий — Избегайте криков; вас могут услышать, не повышая голоса. Использование всех заглавных букв в деловом письме может показаться довольно резким, как будто кто-то кричит, хотя часто это делается просто для того, чтобы подчеркнуть какую-то мысль.Правильного акцента можно добиться, просто хорошо написав.
Четвертый — Используйте аббревиатуры и акронимы умеренно. В Интернете появилось много их словаря, но будьте осторожны. Всегда есть риск запутать читателя. В частности, аббревиатуры относятся к категории жаргона, и это нормально, если они являются терминами, понятными вашему читателю. Сокращения, предназначенные для ускорения процесса чтения, часто замедляют его, затрудняя понимание, что является быстрым способом оттолкнуть читателя.
Пятый — Избегайте использования смайлов; они слишком милые для серьезной деловой почты. Кроме того, их слишком много, и ваш читатель может не понять значения более чем одного или двух. В качестве иллюстрации щелкните этот список смайлов. Если эмоцию нужно выразить в электронном письме, это можно сделать подробно. Если вы разочарованы или довольны доходами за последний квартал, достаточно легко сказать: «Я разочарован» или «Я счастлив».
Шестой — Ответьте на электронную почту.Даже если у вас есть время для быстрого ответа в одну строку, ваш читатель оценит усилия и, по сути, ожидает их; это профессиональная вежливость, которая говорит отправителю, что его не игнорируют.
Информация о цитировании
Питер Коннор. (1994-2021). Деловая электронная почта. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно по адресу https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.
Информация об авторских правах
Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта.Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.
Деловая переписка — Центр развития карьеры — Университет Иллинойса, Спрингфилд
От вас ожидается, что вы будете профессионально писать. На этом этапе карьерного роста вы должны получать возможности для собеседований, а также предложения о работе.
Необходимо знать, как правильно реагировать и действовать в различных ситуациях. Здесь вы найдете инструкции для различных типов деловой переписки, включая благодарственные письма, письма с предложениями о работе и стандарты профессиональной переписки по электронной почте.
Разработка благодарственных писем
Благодарственные письма — недостаточно используемый инструмент в процессе поиска работы. Благодарственное письмо полезно в различных обстоятельствах: после собеседования, после встречи с рекрутером на ярмарке вакансий / вакансий, после информационного собеседования и после того, как вы получили запрошенные вами материалы от компании или организации. Существует много споров по поводу лучшей формы благодарственного письма (рукописное или рукописное).напечатано, отправлено по электронной почте или отправлено по почте). В каждой ситуации вы должны поблагодарить работодателя / рекрутера / интервьюера за потраченное время.
Благодарственные письма после собеседования
Поблагодарите интервьюера за потраченное время
Вы можете отправить по одному каждому человеку, с которым вы беседовали, индивидуально или в составе группы. Письмо, которое вы отправляете своему потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге, входившему в комитет по поиску
Уточните то, что вы, возможно, сказали во время интервью, или коснитесь того, что, по вашему мнению, может вызывать беспокойство
Напомните работодателю о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз укажите, как вы подходите для компании или организации
Сообщите работодателю, если вас больше не интересует должность
Всегда оставайся позитивным и вежливым hgy
Благодарственные письма после информационного интервью
Поблагодарите интервьюера за потраченное время
Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию
Держите дверь открытой для будущего контакта
Благодарственные письма после ярмарки вакансий
Поблагодарите рекрутера за его / ее время на Ярмарке вакансий (укажите дату и место)
Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию
Подтвердите свой интерес к компании / организации и, если применимо, к конкретной должности
Запросить дополнительную информацию и визитку у рекрутера
Электронная почта vs.Рукописный
По поводу способа отправки благодарственного письма ведется много споров. Написанные от руки благодарственные письма или даже напечатанные благодарственные письма, отправленные по почте, по-прежнему являются стандартным методом. Отправленные по электронной почте благодарственные письма уместны только в том случае, если вы знаете, что решение будет принято до того, как отправленное письмо будет доставлено работодателю. В этой ситуации все же рекомендуется отправить бумажную копию, так как она, скорее всего, будет размещена вместе с материалами вашей заявки.
Шаблоны и образцы
для благодарственных писем доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.
Этикет с благодарственным письмом
Один из самых простых способов заработать себе профессиональную репутацию — это соблюдать этикет при написании благодарственных писем. Люди, которые находят время, чтобы написать красивую благодарственную записку там, где это необходимо, вознаграждаются разными способами. Некоторые работодатели будут отдавать предпочтение кандидатам, которые отправляют благодарственные письма интервьюерам, а некоторые могут даже дисквалифицировать кандидатов, которые не отправляют благодарственные письма.Менее 50 центов, которые потребуются для отправки простой записки, скорее всего, вознаградят вас чем-то гораздо более ценным — будь то новые профессиональные отношения, поиск работы или направление, или даже предложение о работе.
Благодарственные письма
Убедитесь, что вы знаете, когда благодарить человека. Если у вас есть сомнения, все равно отправьте спасибо.
Отправить уникальное спасибо всем. Письмо, которое вы отправляете потенциальному начальнику, должно отличаться от того, которое вы отправляете потенциальному коллеге.
Будьте незамедлительными — в идеале, через один-пять дней после этого.
Дважды проверьте имена, заголовки и написание. Ошибочное написание имени или обращение к записке не тому человеку может быть очень оскорбительным.
Благодарность должна соответствовать той помощи, которую вы получили. Если вам просто удалось встретиться с рефералом, достаточно написать рукописную заметку. Если процесс продолжается какое-то время, время от времени звоните (или пишите по электронной почте), чтобы рассказать о своем прогрессе и вкратце поблагодарить. Если рекомендация превращается в выгодное предложение о работе, вам следует подумать о том, чтобы отправить цветы или небольшой подарок.В зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека, бизнес-ланч может быть даже уместным.
Избегайте электронных писем, которые обычно кажутся неформальными. Марки стоят менее 50 центов, и впечатление, которое вы произведете с помощью персонализированного письма или записки, будет стоить гораздо больше.
Если вы все же решите написать по электронной почте, отнеситесь к этому серьезно. Избегайте разговоров в чате и используйте правильную грамматику, орфографию и пунктуацию.
Лучше всего подойдут рукописные открытки. Только убедитесь, что ваш почерк разборчивый! Если вы не уверены, вы можете ввести заметку или написать письмо в деловом стиле.Всегда оставляйте место, чтобы подписать записку, используя красивую синюю или черную ручку.
Если вы решите отправить подарок или цветы, узнайте получателя. Прежде чем отправлять цветы или еду, узнайте об их интересах и о том, есть ли у них аллергия.
Всегда проверяйте орфографические и грамматические ошибки.
Написание письма
Что включить:
В первом абзаце должно быть указано, где и когда вы встретились с интервьюером. Также поблагодарите их за уделенное время и подтвердите свой интерес к их компании или организации.
Во втором абзаце следует указать, что вам особенно нравится в их компании, и усилить аргументы в поддержку вашего интереса или заявки.
Третий абзац — это место, где можно упомянуть то, о чем вы хотели бы сообщить во время встречи или мероприятия. При необходимости вы также можете подтвердить свое понимание следующих шагов в процессе подачи заявления / собеседования.
В заключительном абзаце следует поблагодарить интервьюера за время и усилия, потраченные на общение и / или обсуждение, и предоставить возможность для дальнейших действий.
После интервью
При необходимости вы можете уточнить то, что вы, возможно, сказали, или решить возникшие проблемы.
Напомните интервьюеру о некоторых качествах, которые вы можете предложить, и еще раз подчеркните, что вы могли бы хорошо вписаться в компанию.
Сообщите им, если эта позиция вас больше не интересует.
Всегда оставайся позитивным.
После информационного интервью / встречи
Поблагодарите интервьюера за предоставленную информацию.
Держите дверь открытой для будущего контакта.
После ярмарки вакансий или вакансий
Поблагодарите интервьюера за предоставленную конкретную информацию.
Подтвердите свой интерес к компании и, если возможно, к конкретной должности, о которой вы узнали.
Запросите дополнительную информацию и визитку у рекрутера.
Письма с предложениями о работе
Предложения о работе требуют, чтобы вы ответили соответствующим образом.Вы можете связаться с работодателем по телефону после того, как получите предложение, но вы всегда должны отправлять письмо, уведомляющее работодателя, если вы принимаете или отклоняете вакансию. Ниже вы найдете инструкции о том, как написать письмо, чтобы принять или отклонить предложение о работе.
Письма об акцепте оферты
Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам.Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.
Письма об отклонении предложения
Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам. Однако работодателю, возможно, не нужно точно знать, почему вы решили не соглашаться на эту должность.Ваше письмо должно быть адресовано человеку, который отправил вам письмо с предложением. Начните с выражения благодарности за то, что вам предложили эту должность, а затем четко заявите, что вы не принимаете ее. В ваших интересах поддерживать позитивный тон, поскольку этот работодатель может быть тем, с кем вам нужно работать или даже работать в будущем.
Шаблоны и образцы писем с предложениями о работе доступны в разделе Инструменты для деловой переписки.
Использование электронной почты для корреспонденции
Электронная почта стала основным способом общения профессионалов в нашей культуре и подчиняется нескольким простым правилам этикета.Отправленное электронное письмо не может быть восстановлено, поэтому крайне важно, чтобы ваши электронные письма отражали вас наилучшим образом.
Простые рекомендации, которым следует следовать при написании профессиональных или деловых электронных писем:
Отправляйте электронную почту с подходящего адреса. Помните, что ваш адрес электронной почты — это ваше прямое отражение. то есть [email protected] подходит, а [email protected] — нет.
Не используйте смайлики! Как профессионал вы должны обладать письменными навыками, которые позволят вам выражать себя без смайлов.
Используйте правильную пунктуацию, заглавные буквы и грамматику. Опять же, электронная почта — еще одно свидетельство ваших навыков письма.
Тема сообщения должна быть информативной и краткой.
Добавьте свою контактную информацию
Подумайте, как получатель услышит ваше электронное письмо. Изобразит ли он тот тон, который вы намеревались сделать?
Не бойтесь сохранить черновик и вернуться к нему позже.
Приведенные выше принципы применимы к большинству видов деловой переписки.
Посмотреть статью об Этикете электронной почты
Информационное собеседование и запросы о вакансии
Письма об акцепте оферты
Считаю радостью писать письма о принятии должности. Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью. В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением.Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами до вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.
Просмотреть и принять образец предложения.
Письма об отклонении предложения
Необходимость отклонить позицию может возникнуть по разным причинам.

Образец деловая переписка правила деловой переписки: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Правила и особенности этикета деловой переписки

Похожие главы из других работ:

1. Основные правила деловой беседы

1. Основные правила деловой беседы

§2. Правила международной переписки. Общие требования к деловым письмам

§3. Характерные типы деловых писем

2.2. Ответ на письмо-предложение

3. Некоторые примеры деловой переписки.

2. Общие правила ведения деловой переписки

3 Композиция деловых писем

Общие правила составления деловых писем

2.3 Особенности написания деловых писем

2. Фразы, помогающие провести переговоры и фразы-запреты

2.2 Подготовка деловых бумаг по правила этикета

3. Основные правила деловой беседы

1.3 Введение деловой переписки посредством электронной почты

2.2 Элементы этики деловых отношений, правила вежливости

Деловая переписка на английском | Медиа Нетологии

Как написать деловое письмо на английском | GeekBrains

Общий стиль делового письма

Обращение в деловом письме

Пунктуация и орфография в обращении

Тело письма

Секреты письменного языка в североамериканской деловой среде

Подача основной идеи/смысла

Есть сложности в изучении английского языка?

Есть сложности в

Простота языка

Употребление активного и пассивного залога

Непредвзятость в письменной речи

Нейтральные названия должностей:

Избегайте слов и фраз, без необходимости указывающих на пол человека:

Избегайте уничижительных терминов и стереотипных суждений:

Опускайте информацию о принадлежности лица к какой-либо группе/общности:

Если вы не знаете пол адресата, лучше использовать нейтральное приветствие:

Не используйте только мужские местоимения:

Деловая переписка на английском: как вести

Структура письма

Обращение

Благодарность за письмо

Как поприветствовать и поблагодарить собеседника

Содержание письма

Фразы для знакомства

С какой фразы перейти к сути письма

С какой фразы уточнить детали

С какой фразы начать извинение

Как показать недовольство

Как показать радость

Как попросить

Призывы к действию

Конец письма

Варианты завершающих фраз

Варианты подписи

Что почитать о деловой переписке

форматов деловых писем — Университет Галлодета

правил для многостраничного делового письма | Малый бизнес

Условные обозначения стиля письма

Правила нумерации страниц

Конвенция о нумерации писем

Сшивание страниц вместе

8 основных шагов к написанию делового письма на английском языке

1. Решите, какое письмо вам нужно написать.

2. Напишите краткий план

3. Используйте правильный макет и приветствие

4. Используйте словарный запас, соответствующий типу письма, которое вы пишете

5

6. Проверьте свою грамматику

7. Проверяйте свою пунктуацию

8.Отформатируйте свое письмо

И еще кое-что …

11,5 Письма — Деловые письма для успеха

Цели обучения

Письма

Стратегии эффективных писем

Основные выводы

Упражнения

Дополнительные ресурсы

Образцы