Моя система планирования: Моя система планирования 2.0 или как все успевать
Моя система планирования 2.0 или как все успевать
Основа системы планирования
Как и ранее, я продолжаю использовать для планирования модель Agile Results. Спустя несколько лет убедился, что эта система и ее принципы подходят мне больше всего.
Часто получаю вопросы, полностью ли я копирую систему?
Объясню свою позицию.
Я считаю, что универсальных систем планирования нет. Более того, каждый человек должен создавать удобную именно ему систему планирования. Чем больше она будет заточена конкретно под вас, тем эффективнее вы будете работать.
Поэтому из Agile Results я взял лишь часть техник, а именно:
- Метод чистого листа каждый день. Принцип, при котором вы стираете все задачи и планируете новый день исключительно исходя из приоритетов нового дня
- Метод 3 ключевых достижений, а также модель «Должен, Следует, Могу». С помощью этой техники я разбиваю день на 3 блока, разбитых по приоритетности. Подробнее об этом я расскажу ниже
- Ежедневные и еженедельные обзоры.
Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLC - Гармоничное развитие всех важных жизненных сфер
Итоги дня, недели, месяца и года я подвожу в программе Day One — Bloom Built, LLCКроме этого в мою обновленную систему планирования легли следующие техники:
- Zero Calendar Брайана Харриса
- Интервальные работы и планирование дня блоками из Wake up productive Эбена Пагана
- Техника Pomodoro для фиксации интервалов
- Планирование личного обучения благодаря карте целевых навыков
- Метод Inbox из знаменитой GTD
- Метод обратного планирования (адаптация бизнес-планирования от Кемерона Герольда, описанного в книге «Уходим в отрыв»
Получается довольно интересный микс 😀 .
Ключевые инструменты системы планирования
По сравнению с прошлым годом инструменты моей системы планирования не поменялись, а только дополнились новым — стандартным календарем iCal.
Перечислю все инструменты еще раз:
- Evernote — основной инструмент для планирования. Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесь
- Day One — мой ежедневник в котором я подвожу итоги дня, недели, месяца и года
- Eggscellent — инструмент, с помощью которого я применяю на практике технику Pomodoro.
- Wunderlist — его я использую в качестве напоминалок для задач с четкой датой завершения
- iCal — это стандартный календарь, в котором я разбиваю день на блоки, используя технику Zero Calendar
Подробнее о том как я использую Evernote можете прочитать здесьА теперь давайте покажу как работает моя система планирования на практике.
Как работает моя система планирования
Начнем с планирования в Evernote. Каждый элемент системы я буду сопровождать скриншотом и детальным пояснением. Если у вас останутся вопросы, не стесняйтесь и задавайте их в комментариях 😀 .
1 — Набор заметок в блокноте «Планирование» в Evernote
На скриншоте показано как выглядит набор заметок в моем блокноте «Планирование». Он состоит из следующих элементов:
- 00_Входящее. На скриншоте этой вкладки нет, так как блокнот «Входящее» является отдельным блокнотом и состоит из своих заметок. Ниже я расскажу более подробнее об его структуре и предназначении.
- 01_Фундамент
- 02_План дня
- 03_План недели
- 04_План месяца
- 05_План года
- 06_Когда-нибудь
- 07_Обратное планирование на 3 года
- 08_Долгосрочные мечты и цели
- 09_Идеи
Ниже я расскажу более подробнее об его структуре и предназначении.Как видим, структура блокнотов достаточно отличается от традиционных Agile Results и GTD. Далее я расскажу о каждом из блокнотов в деталях.
00_Входящее
Блокнот «Входящее» является отдельным элементом системы планирования со своей структурой заметок, поэтому он и не попал на первоначальный скриншот.
Он состоит из 3-ех заметок:
#1 — Входящее + To-Do
Эта заметка разбита на 3 части:
- На завтра
- На следующую неделю
- На следующий месяц.
В течении дня я складирую в эту заметку поступающие задачи и мысли, а потом переношу их в одну из 3-ех частей либо в блокнот «Когда-нибудь» или «Идеи».
Важный момент: в конце дня поле «На завтра» должно быть пустым.
То есть, дела должны быть либо запланированы на следующий день, либо перенесены в соответствующий блокнот.
#2 — Смотреть
В эту заметку я сохраняю ссылки на понравившиеся мне видео, которые хочу посмотреть в ближайшем будущем. Знаю, что многие скажут: «А как же Pocket?» В Pocket я обычно сохраняю видео с телефона или планшета, а потом переношу их в Evernote.
Мне гораздо удобнее, когда вся информация находится в одном месте. Таким образом я всегда могу найти нужную информацию и перенести ее в план дня или недели.
#3 — Читать
Принцип аналогичный как и у заметки выше. Сюда я сохраняю все материалы из рассылок, социальных сетей и rss лент, которые хочу прочитать позже.
Кроме этого, в блокнот «Входящее» отправляются все важные письма, мысли и материалы, которые нужно разобрать или над которыми нужно подумать.
01_Фундамент
Эта заметка — основа основ всего планирования. Она содержит мою миссию, ценности, сильные стороны и мой личный манифест.
Зная эти вещи, всегда легко направить себя на правильный путь или принять решение в сложной ситуации. Я очень часто возвращаюсь к этой заметке и вам рекомендую завести себе подобную.
02_План дня
По сравнению с прошлым годом структура планирования на день существенно изменилась. Если раньше план дня состоял только из 3 частей:
- 3 ключевых результатов — это 3 самые важные задачи, которые я обязательно должен выполнить в течении дня
- Ритуалов и ежедневных действий — это ежедневные действия типа занятия спортом, чтения, изучения языка
- Списка остальных задач
То сейчас список остальных задач разделился на 2 части:
- Следует — сюда относятся все дела, которые следует выполнить после того, как выполнены 3 ключевых задачи
- Могу — задачи, которые неплохо было бы выполнить, но работать над ними нужно в последнюю очередь
И, кроме этого, в планировщик дня я добавил еще несколько категорий.
#1 — Не забыть!
В эту категорию попадают задачи, о которых важно помнить в ближайшее время, но при этом я не могу присвоить им конкретный срок.
Основная идея — держать все время такие задачи перед глазами
#2 — Жду обратную связь
Сюда я записываю от каких людей и по какому проекту я жду обратную связь. Таким образом, мне очень удобно контролировать развитие всех проектов.
#3 — Делегировано
Так как теперь у меня есть ряд сотрудников, в категорию «Делегировано» я отправляю задачи, которые им поставил. Если задачи привязаны к конкретной дате, то я дублирую их в Wunderlist и выставляю срок с напоминанием.Ниже вы можете увидеть как это выглядит на практике.
make animated gifs like this at MakeaGif
Что мне дает такая система планирования дня?
Кроме того, что я могу сфокусировать на важных результатах, я также вижу перед глазами ситуацию по различным проектам: от кого и какую обратную связь я ожидаю, кому и что я поручил, и о каких делах нужно не забыть в ближайшее время!
Таким образом, каждый день у меня перед глазами вся моя деятельность.
Важные нюансы
Знаю, что многих из читателей беспокоят вопросы: когда лучше планировать? Утром или вечером?
Раньше я выделял несколько минут в начале дня на планирование, но со временем осознал, что вечернее планирование гораздо эффективнее.
Особенно, после того как начал использовать технику Zero Calendar (подробнее о ней я расскажу ниже).
Большой плюс вечернего планирования заключается в том, что утром ты просыпаешься и знаешь точно, что, когда и в какой последовательности стоит делать. Это значительно уменьшает риск отложить задачу на потом 🙂
Также я обязательно в конце дня подвожу его итоги, используя программу Day One. Как и раньше, она служит моим электронным дневником, где кроме выполненных задач я делаю небольшой анализ своей деятельности и выписываю свои эмоции о прошедшем дне.
В конце статьи я отдельно расскажу, зачем это нужно делать и какую пользу это приносит мне.
03_План недели
План недели также немного видоизменился по сравнению с прошлым годом. Общий список задач также теперь разбит на категории «Следует» и «Могу».
В остальном структура планирования на неделю полностью похожа на планирование дня, за исключением того, что в ней отсутствуют категории «Не забыть», «Жду обратную связь» и «Делегировано».
В системе планирования недели также остался «Приоритет недели» — это ключевой навык или задача над которой я хочу осознанно сфокусировать и работать над ней ежедневно.
Каждое воскресенье я подвожу итоги недели в Day One, переношу туда выполненные задачи и провожу небольшой анализ своей деятельности. Подробнее об этом я также расскажу в конце статьи.
04_План месяца
План месяца полностью совпадает по структуре с планом недели. В нем есть такая же разбивка задач на категории «Должен, Следует и Могу», а также присутствует основной приоритет месяца — задача или навык над которым я должен осознано и сфокусировано работать весь месяц.
Каждую неделю я пересматриваю эту заметку и отмечаю, какие задачи выполнены, а также беру часть невыполненных и переношу в план следующей недели.
05_План года
Сразу хочу сказать, что к годовому планированию я отношусь очень гибко. Так как считаю, что год — это очень большой промежуток времени, в течении которого могут произойти события, влекущие за собой изменения приоритетов, целей и задач.
Поэтому, система планирования года включает в себя только приоритет года, 3 ключевых достижений (но и к ним нужно относиться гибко), а также список целей на год.
Этот список служит определенным вектором, который направляет мои цели и задачи в течении месяца, но не является догмой и списком задач, которые нужно выполнить любой ценой.
Новые заметки в блокноте планирования
06_Когда-нибудь
Заметка «Когда-нибудь» состоит из идей или задач, к которым я бы хотел вернуться в рамках года. Например, сюда могут включаться путешествия, обучающие курсы, которые займут прилично времени, бизнес-проекты, к которым я хотел бы приступить в течении года.
Заметка разбита на 2 блока: «Ближайшее время» и «Позже».
В блок «Ближайшее время» отправляются те задачи, который с высокой вероятностью могут попасть в план ближайших месяцев. В блоке «Позже» находятся задачи и идеи, к которым я вернусь в течении года.
Эту заметку я разбираю регулярно в последний день каждого месяца (для этого у меня стоит специальная регулярная напоминалка в Wunderlist) и смотрю, насколько актуальны в ней идеи.
Если вижу, что какие-то идеи актуальны и я могу приступить к ним в течении следующего месяца, то переношу их в план месяца. Если вижу, что есть неактуальные идеи, то просто вычеркиваю их.
07_Обратное планирование
Впервые о технике обратного планирования я узнал в книге Камерона Герольда Уходим в отрыв.
В книге Герольд давал полезное упражнение с помощью которого читатель должен был представить свою компанию через 3 года:
- Какой у нее уровень оборота и дохода?
- Какие продукты/услуги она продает?
- С какими клиентами она работает?
- Какой у нее офис?
- Какая корпоративная культура царит внутри?
- Какие инструменты маркетинга использует компания?
- Какие сотрудники работают в компании? Какой у них уровень профессионализма? Какой у них уровень дохода?
После того, как вы ответили на вопросы и в деталях нарисовали будущее своей компании, Герольд предлагал начать двигаться в конечном направлении и постоянно задавать себе вопрос: что нужно сделать, для того, чтобы достигнуть желаемого уровня?
После чего читателю предлагалось спланировать, какие результаты должны быть у него в предшествующих конечному видению годах.
То есть, предлагалось пойти от обратного.
В конце 2011 года я попробовал адаптировать это упражнение на личную жизнь, в результате чего у меня родились следующие вопросы:
- Где я хочу оказаться через 3 года? В какой стране, в каком окружении, в какой квартире я живу?
- Как выглядит мой идеальный день? Чем я занимаюсь в течении дня? Над какими проектами работаю? С какими клиентами сотрудничаю? Как провожу свободное время?
- Сколько денег мне нужно для поддержания идеального стиля жизни?
- Как этого достичь, считая шаги обратно?
Сделав такое обратное планирование в конце 2011 года я был приятно удивлен, когда в 2014 году оно полностью реализовалось. В 2013 году я сделал новое обратное планирование, в котором немного поменялись мои приоритеты, и уже к осени 2015 года смог воплотить в жизнь задуманное.
Для меня это упражнение работает очень эффективно, поэтому рекомендую попробовать его и вам.
Важный совет: если решите выполнить это упражнение, то поедьте в свое любимое место.
Главный критерий — оно должно быть тихим и уютным. Отключите телефон и мессенджер, чтобы ничего не могло отвлечь вас, и сфокусируйтесь на упражнении. Только так, сможете создать максимально подробную картину будущего.
08_Долгосрочные цели и мечты
Скриншот этой заметки я не стал делать так как назначение у нее достаточно простое: выписывать цели, задачи и мечты, которые я хотел бы достичь в будущем, но по сроку они не попадают в годовое планирование.
Сюда относятся различные бизнес-проекты, страны и города для путешествий, а также различные желания, на которые сейчас нет времени.
Этот блокнот я регулярно пополняю появившимися желаниями, а перебираю его при годовом планировании. Те, задачи/мечты, которые могу реализовать в предстоящем году, переношу в планирование года, остальные оставляю хранится 😀
09_Идеи
Структура этой заметки также достаточно проста — сюда попадают все свежие идеи, которые приходят в голову в течении дня. Эту заметку я разбираю каждое воскресенье, подводя итоги недели.
Все идеи я раскидываю по соответствующим заметкам, иначе они просто забываются либо пропадает мотивация их выполнять 🙂
Поэтому, в конце недели эта заметка должна обязательно стать пустой!
Что я убрал из системы?
Если вы читали мою прошлогоднюю статью о системе планирования, то, наверняка, заметили, что в обновленной системе отсутствует ряд заметок, а именно:
- Пятничный обзор
- Проекты
От пятничного обзора я в итоге отказалася и стал подводить итоги недели по воскресеньям. Блок с проектами я перенес в ежедневное планирование. Управлять ими стало намного удобнее.
2 — Принципы планирования
#1 — Zero Calendar и планирование блоками
О технике Zero Calendar я впервые прочитал в блоге Брайана Харриса. С тех пор она стала незаменимым инструментом в моей системе планирования.
Основная идея техники заключается в том, что мы должны разделить свой день на различные важные для нас блоки (например, спорт, чтение, работа, почта, социальные сети, семья, и тп) и зарезервировать время для каждого их них.
В идеале, наш день должен быть расписан от момента пробуждения до отхода ко сну.
Таким образом, мы можем осознанно спланировать и выделить время для всех значимых для нас проектов, а также для отвлечений (звонки, почта, социальные сети).
Мне эта техника помогла в разы увеличить свою продуктивность.
#2 — Чистый лист
Метод чистого листа был взят из Agile Results. Его основная идея — планирование каждого нового дня с чистого листа. То есть, вы не тяните за собой накопившиеся хвосты с предыдущего дня, а планируете новый день заново.
Таким образом, вы сразу фокусируете себя на важных для завтрашнего дня делах, а не на зачищена хвостов.
#3 — Система напоминаний
Система напоминаний нужна для того, чтобы не забыть о делах, привязанных к конкретной дате (например, платеж от клиента, встреча и тп), а также о регулярных делах, таких как разбор заметок из блокнота планирования (об этом я писал выше), оплата за квартиру и интернет, чистка подписного листа.
Все напоминания я веду в программе Wunderlist, которая синхронизирована с моим календарем. Поэтому, все напоминалки автоматически попадают в план конкретного дня.
3 — Подведение итогов
Каждый день я использую приложение Day One для подведения итогов дня (выше на скриншоте можете увидеть интерфейс приложения).
Сюда я переношу выполненные задачи из Evernote, а также анализирую, что получилось и не получилось (а также почему не получилось) в течении дня. Кроме этого, выписываю свои эмоции, для того, чтобы не накапливать в себе любые негативные эмоции, находить их первоисточник и удалять его.
Каждое воскресенье по такому же принципу я подвожу итоги недели, отмечая их отдельным ярлыком, а в конце каждого месяца/года — их итоги.
Зачем это делать?
Непосредственно об эмоциональной составляющей я рассказал выше. Теперь объясню, зачем я сохраняю выполненные задачи.
Дело в том, что я (уверен, что и вы с этим сталкивались 😀 ) периодически сталкиваюсь с чувством того, что мои цели находятся далеко и я никак не могу их достичь.
Соотвественно, начинаю себя корить, что работаю недостаточно продуктивно.
Но проблема как раз в другом.
Чем больше вы делаете, чем больше целей достигаете, тем масштабнее становятся ваши цели!
Поэтому, дневник помогает отследить насколько эффективнее становитесь вы, сколько достижений уже у вас есть, и насколько вы движетесь вперед.
Эту идею хорошо передает мысль одного из моих самых любимых авторов Джеймса Алтучера:
Перестаньте сравнивать себя с другими! Сравнивайте себя с самим собой вчера, и ставьте себе цель каждый день стать на 1% лучше. Таким образом, через год вы станете в 3 эффективнее, чем сейчас.
Спустя 3 года такой осознанной и сфокусированной работы над собой, вы гарантировано попадете в топ-200 профессионалов в своей сфере. А этого уже вполне достаточно, чтобы прилично зарабатывать себе на жизнь.
На протяжении последних 5 лет я ей руководствуюсь и могу на своем опыте подтвердить — это правило работает!
Вместо вывода
Я знаю, что многих мучает вопрос: как правильно создать систему планирования?
Мой главный вывод — делайте ее удобной в первую очередь для вас!
Не смотрите ни на кого, берите лучшее из всех известных вам систем планирования и практик тайм-менеджмента, и адаптируйте их под себя.
Идеальных решений не существует!
И помните: важно не само планирование, а действия и результаты! Только действия ведут к достижению целей и реализации планов.
Успехов!
Моя система планирования. Пошаговое руководство, чтобы все успевать
22 ноября 2018
84143 просмотра
- Андрей Зинкевич
- Автор проекта Azinkevich.com. Предприниматель. Консультант по маркетингу.
Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности. Мне всегда казалось, что в наше время можно найти массу информации, которая позволит детально разобраться в теме.
Тем не менее, я достаточно часто получаю вопросы:
- Как мне удается планировать свой день и выполнять задуманное?
- Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
- Можно ли адаптировать мою систему под себя?
Признаюсь честно, долгое время у меня тоже были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием.
Не буду долго перечислять все эксперименты. Скажу одно: ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня. И дело не в том, что эти системы плохие.
Процитировать в Твиттере
Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.
Мой пример
Хочу поделиться своим примером — как я создавал свою систему тайм-менеджмента.
Прочитав «Тайм-драйв» Архангельского, я начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик и распечатал хронометраж. И уже через неделю возненавидел тайм-менеджмент!
Было ощущение, что каждую минуту и секунду я трачу зря, но при этом напоминаю себе белку в колесе. В итоге задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.
GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем.
Но только поначалу 🙂
Мне было тяжело справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. Так что я даже не дочитал эту книгу и взялся за следующую: Agile Results.
С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после тридцати дней использования системы я описал здесь.
Как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя три месяца я перестал пользоваться системой.
Почему? Да потому что каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!
Гибрид на основе Agile Results
Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я не мог. Рано или поздно захлебнулся бы в рутине дел и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.
Тогда я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, которая идеально подходила бы лично мне.
За основу была взята модель Agile Results, так как именно этот метод позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах.
Итак, моя система и что в нее входит.
#1 — Инструменты
— Day One — мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
— Evernote — мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results.
— Напоминания — стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени.
— Eggscellent — Monocle Society, инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.
#2 — Элементы систем
— Agile Results — система планирования.
— GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do».
— 18 минут Питера Брегмана — принципы фокусировки и планирования.
— Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами.
— Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня.
Как работает моя система?
Как я совмещаю эти принципы? Очень просто.
Чтобы вам было понятнее, прилагаю скриншоты программ — наглядные примеры ого, как все это работает.
- #1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results
Так выглядит моя система планирования. Она состоит из девяти блокнотов:
- #2 — Входящее (To-Do)
Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам.
Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!
- #3 — Фундамент
Изначально идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Со временем я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации, нужно хорошо разбираться в себе.
В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и десять перемен в жизни, которые могут произойти вследствие прикладываемых усилий.
Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот — он является моим маяком и ориентиром.
- #4 — План дня
Мой план дня состоит из нескольких частей:
Первое — три ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.
Второе — список остальных задач на день.
Третье — перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относятся: чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.
- #5 — План недели
Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования.
Помимо трех ключевых результатов я также выделяю:
— Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день).
— Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня).
— Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.
- #6 — Пятничный обзор
Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, а какие сферы стоит подтянуть.
- #7 — План месяца
План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.
30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.
- #8 — План года
План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.
- #9 — Проекты
В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям.
Дальше эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.
- #10 — Идеи
Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь» из GTD.
В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в будущем.
Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить (я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность 🙂
#2 — Мои принципы планирования и управления временем
Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.
- #1 — Ежедневно
Каждое утро я выделяю пять минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование трех ключевых результатов дня, просмотр напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.
Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.
В конце дня я выделяю пять минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось.
Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.
- #2 — Еженедельно
Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям.
Я отмечаю три направления, над которыми я хорошо поработал, и три направления, которые стоит подтянуть.
Также раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.
Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One.
- #3 — Ежемесячно
Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:
— Уровень доходов и расходов.
— Выполнение маркетинговых целей.
— Достижение поставленных задач на месяц.
— Анализ эффективности сайта и публикаций
Также раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.
- #4 — Ежегодно
Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через три года.
Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.
Чтобы вам было легче разобраться с моей системой планирования, я сделал пошаговое руководство в формате PDF, которое вы можете скачать и держать перед глазами. Надеюсь, оно поможет вам стать чуть эффективней!
Саморазвитие #Evernote #Инструменты #Планирование #Эффективность
Моя система планирования: как я планирую в своих планировщиках
Вы когда-нибудь задумывались, какую систему кто-то использует для планирования своей недели? Как они планируют свой месяц, свою неделю, свои дни и работают продуктивно? Как они планируют и следят за тем, чтобы не пропустить сроки или встречи? Как они находят время для украшения?
Этот пост был создан несколько месяцев назад, но все еще очень похож на то, что я планирую сейчас. Вот только теперь я использую эти еженедельные вкладыши!
Что ж, надеюсь, этот пост поможет вам увидеть мой способ планирования и даст вам некоторые идеи о том, как вы можете решать эти вопросы с вашими планировщиками.
Каждое воскресенье я сажусь и трачу около 20 минут на то, чтобы спланировать и украсить свой ежедневник. Обычно я размещаю флажки на странице или публикую заметки, чтобы занять свое место перед планированием. Я всегда беру с собой две координирующие ленты васи, папки для наклеек и несколько листов декоративных тематических наклеек (купленные у Майкла или в хобби-холле). Затем я сажусь и начинаю планировать и украшать. Чтобы увидеть, как я украшаю свой ежедневник, ознакомьтесь с моим постом об украшении Bando Theme здесь!
Сначала я открываю ежедневник, чтобы посмотреть свой месячный календарь. Я нахожу расписание или встречи на эту неделю, а затем перелистываю свой недельный раздел и записываю его в свой недельный календарь.
В своем еженедельном календаре я использую стикеры, чтобы выделять важные события. Затем я планирую одну область дома, которую мне нужно убирать почти каждый день в неделю (я также включаю один выходной день).
После этого я проверяю свой список текущих дел и записываю все, что хочу сделать на этой неделе.
Я обычно записываю это на боковой панели своего EC, и, надеюсь, по прошествии недели я смогу проверить их все.
и это все, что я делаю для своего воскресного планирования. Накануне вечером я планирую следующий день, чтобы убедиться, что мой день проходит гладко и по плану.
Каждый вечер до конца недели я записывала любые новые планы, которые появлялись, и использовала наклейку, чтобы выделять их. Я также проверяю свои финансовые разделы в своем планировщике Kate Spade, чтобы отметить любые расходы на день, проверить свои счета, если они должны быть оплачены или я их оплатила, убедиться, что мы тратим в рамках нашего бюджета, и чтобы увидеть, когда что-либо из мои онлайн-заказы будут отправлены.
В дни, когда мне нужно дополнительное планирование или управление временем, я использую свои ежедневные страницы. Я пишу время, когда я хотел бы выполнить задачу, а затем записываю наши блюда на этот день. Я также записываю свой топ дел. Я не использую его каждый день, потому что большую часть времени он уже включен в мой недельный график.
Я использую несколько ежедневников, потому что мне нужно отслеживать многое, и я люблю свой ежедневник Эрин Кондрен, но он слишком большой для меня, чтобы носить его в сумочке. Я использую Эрин Кондрен для планирования обзорного календаря. Мой ежедневник Kate Spade Rose Gold всегда со мной. Я использую его, чтобы писать о встречах и просматривать события на ходу. Я также использую его, чтобы отслеживать все наши личные финансы, а также доходы и расходы моего блога и магазина Etsy. У моей Кейт Спейд тоже есть несколько списков. Это действительно помогает, когда я в магазине и не помню, что нам нужно для дома или детей. Я просто переворачиваю раздел «Купить» и та-да! Вот что нам нужно было купить! Это также отлично подходит для любых идей или вещей, которые мне нужно сделать, которые приходят мне в голову. Если сразу не напишу, то забуду.
Вот как я планирую свои планировщики.
Поделитесь со мной некоторыми из ваших методов планирования. Вы планируете каждый день или только один раз в неделю? Позвольте мне знать в комментариях ниже!
7 инструментов и систем планирования, которые я использую для организации всей своей жизни
Это 7 лучших инструментов и систем планирования, которые я использую, чтобы оставаться организованным. Узнайте, как они могут помочь вам организовать свою жизнь, быть более продуктивным, управлять своими финансами и оставаться в здравом уме!
Независимо от того, насколько сумасшедшей и занятой становится жизнь, есть несколько инструментов и систем, к которым я всегда прибегаю, потому что они действительно помогают мне организовать свою жизнь — каждый день. Я часто делюсь конкретными проектами по организации и планированию здесь, в блоге, но решил, что сегодня мы вернемся к основам и обсудим основные инструменты, которые я использую и рекомендую. Я бы совсем пропал без этих семи вещей!
Просмотрите этот список, чтобы найти идеи инструментов и систем, которые вы можете внедрить в свою жизнь, чтобы навести порядок в этом году.
Ищете новые источники вдохновения для планирования? Проверьте эти сообщения:
- 6 обязательных правил ведения домашнего хозяйства для занятых мам
- Powersheets 101: как достичь намеченных целей в этом году
- Моя проверенная 5-шаговая система составления распорядка дня
- Моя 10-шаговая формула для успешной постановки целей
- Need Бюджетное приложение? Вот 9 причин, по которым вы будете одержимы YNAB
- Создание 10-минутного утреннего дневника для самоанализа и постановки целей
Этот пост содержит партнерские ссылки. См. мое раскрытие информации.
Инструменты, которые я использую для организации
1. Распорядок дня и ритмы
Создание рутины и ритмов в течение дня — это основа, на которой строится все остальное. Наличие четкого распорядка важно для меня, чтобы я чувствовал контроль над своим днем и держал все мячи в воздухе.
Я действительно обнаружил, что структура создает свободу.
Это дает вам душевное спокойствие, зная, что у вас есть время для всего, что вам нужно сделать. И это дает вам свободу использовать время простоя, чтобы по-настоящему расслабиться, не чувствуя вины за то, что не работаете над чем-то более продуктивным, или беспокоясь о том, что у вас не хватит времени на все.
Я скажу, что сверхструктурированный распорядок дня был для меня большим испытанием в прошлом году с новорожденным, но простые ритмы по-прежнему являются очень важной частью моего дня.
Например, у меня есть короткая утренняя рутина, которой я следую почти каждое утро, и даже если я не делаю ее в одно и то же время каждый день из-за того, что дети просыпаются в неурочное время или я сплю после бурной ночи с ребенком, Я до сих пор занимаюсь своими утренними делами после пробуждения.
У меня есть ритуалы отхода ко сну для моих детей и для меня самого, ритм того, что я делаю, когда начинаю рабочий день, ряд вещей, которые я делаю во время ужина и т. д. Распределение этих маленьких микро-рутин в течение дня действительно помогает даже когда все кажется беспокойным.
Дополнительная литература: Моя проверенная 5-этапная система для создания распорядка дня
2. Бумажный планировщик
Я использую Full Focus Planner для планирования встреч, расписаний и списков дел на ближайшие несколько дней. Это качественный ежеквартальный планировщик, который помимо стандартных страниц ежедневного планирования имеет несколько полезных функций.
Вы найдете ежеквартальный раздел постановки целей, а также отслеживание прогресса достижения целей, встроенное прямо в каждый день и неделю, ежеквартальные страницы планирования и размышлений, а также очень классный еженедельный предварительный разворот. Эти дополнения так полезны для продуктивности и постановки целей!
Бумажный планировщик — идеальное место для ведения ежедневных списков дел и распределения времени. Вы также можете заполнить его списками, такими как списки покупок, списки для чтения и т. д. В то время как цифровой календарь — отличное место для отслеживания встреч, встреч и других обязательств, ваш бумажный планировщик дает вам место, чтобы сосредоточиться на предстоящем дне и планировать из ваших приоритетов и дел.
Благодаря этому планировщику я стал более целенаправленно планировать свою неделю. Это действительно целая система продуктивности! Мне также нравится, что элементы постановки целей являются таким естественным дополнением к планировщику целей Powersheets, которым я одержим.
Вы можете ознакомиться с Планировщиком полного фокуса здесь.
Дополнительная литература: обзор Full Focus Planner и обзор моего ежеквартального планировщика без даты
3. Система постановки целей
Я твердо верю в силу постановки личных целей. Они действительно могут дать вам ощущение цели и помочь вам увидеть более широкую картину. Легко увязнуть в повседневной рутине и в конечном итоге тратить время и энергию на тривиальные вещи. Наличие целенаправленных целей поможет вам сделать шаг назад и увидеть общую картину.
Секрет в том, чтобы разбить эти цели на небольшие задачи или привычки, которые вы можете включить в свой распорядок дня. Работая над своими целями каждую неделю, я действительно добиваюсь значительного прогресса в самых важных для меня вещах!
Я одержим Планировщиком целей Powersheets и не могу сказать о нем достаточно хороших слов.
Существуют рабочие листы и упражнения, которые помогут вам ставить преднамеренные цели и не сбиться с пути в течение всего года. На самом деле я вырываю ежемесячный список ухода и приклеиваю его прямо к своему планировщику, чтобы мои шаги к достижению цели всегда были в центре внимания!
Дополнительная литература: Powersheets 101: как развивать преднамеренные цели в этом году
4. Календарь Google
Я бы пропал без Календаря Google! Он синхронизируется между вашими устройствами, поэтому вы никогда не забудете встречу или встречу. Вы также можете использовать Календарь Google, чтобы отслеживать такие вещи, как дни рождения и годовщины, сроки выполнения, особые случаи, приемы пищи, списки покупок, сообщения в блогах, тренировки и многое другое.
И вы можете настроить события и встречи с напоминаниями, чтобы вы всегда вовремя напоминали о дне рождения вашей бабушки, чтобы получить открытку по почте, или о завтрашней экскурсии вашего ребенка. Очень полезно иметь возможность видеть все свои обязательства в одном центральном месте.
У меня есть календарь специально для дней рождения и важных дат, поэтому я вспоминаю о них каждый год. А когда мы планируем встречу с друзьями или поездку на выходные, я могу отправить приглашение из календаря моему мужу, чтобы оно было и в его Календаре Google.
Дополнительная литература: Как я организую свою неделю для максимальной продуктивности и концентрации
5. Бюджет
Организация ваших денег так же важна, как организация ваших вещей и вашего времени! Я начал отслеживать наш бюджет в YNAB несколько лет назад, и это изменило правила игры.
Это полностью изменило мои отношения с ведением бюджета, и теперь я с нетерпением жду следующей зарплаты, которая поступит на наш банковский счет, чтобы я мог войти в YNAB и организовать наши деньги! Я никогда не увлекалась числами, но YNAB так много значит для моего мозга.
Если вы действительно хотите быть организованным в этом году, вы не должны игнорировать свои финансы. Найдите инструмент составления бюджета, такой как YNAB, который работает для вас, и обязуйтесь постоянно обновлять его и следовать ему в этом году. Поверьте мне, это потрясающее чувство — быть в курсе своих финансов и точно знать, куда уходят все ваши деньги!
Зарегистрируйте новую учетную запись YNAB, используя эту ссылку, и вы получите бесплатный месяц!
Дополнительная литература: Нужно приложение для составления бюджета? Вот 9 причин, по которым вы будете одержимы YNAB
6. План питания
В этом нет никаких сомнений — ваш дом будет работать максимально гладко, если вы сделаете планирование еды приоритетом. Планирование обедов и ужинов на неделю и обеспечение запаса продуктов экономит много времени и помогает оставаться в здравом уме.
Я ненавижу чувство, когда возвращаешься домой с работы и понятия не имеешь, что мы собираемся приготовить на ужин, поэтому планирование заранее имеет решающее значение.
Наличие системы планирования питания в нашем доме просто спасение!
Дополнительная литература:
- Как я планирую питание и закупаюсь продуктами менее чем за час в неделю
- Планирование питания для начинающих с использованием тематических дней
7. Домашние дела
Выполнение домашних дел может быть утомительным и очень напряженным, верно? Меня часто спрашивают о моей «рутине уборки», и, честно говоря, у меня не так уж много рутины! Но в нашем доме есть несколько простых ритмов, которые поддерживают чистоту и бесперебойную работу (по большей части, во всяком случае!).
Я не верю в жесткий распорядок, когда нужно мыть полы по понедельникам и чистить туалеты по вторникам. Если вам нравится структура, это здорово! Но если ваша жизнь сумасшедшая и непредсказуемая, как и у большинства людей, я считаю, что лучше всего встроить свои домашние дела в свой ежедневный ритм.
Например, после ужина я быстро отключаюсь на кухне.
Рутина запускается, когда мы заканчиваем ужин, а не в определенное время на часах.
Суббота — день стирки в нашем доме, поэтому мы всегда знаем, что стирка будет сделана. А если нас не будет дома в субботу? Мы либо планируем заранее и делаем это в четверг и пятницу вечером, либо делаем это в воскресенье.
Планирование питания происходит каждые выходные, поэтому я могу заказать продукты в понедельник или вторник и запастись продуктами на неделю вперед.
Что касается самой уборки, то здесь мы довольно подвижны. Поскольку мы с Дэвидом оба работаем полный рабочий день, мы обычно не делаем много уборки в течение недели, кроме работы на кухне. Дэвид обычно чистит ванные комнаты, пока стирка идет по субботам, а я обычно выполняю пару других задач, связанных с уборкой, по выходным. У меня нет определенного списка вещей, которые я убираю, я в основном просто выбираю одну или две вещи, которые давно не чистились и которые нам мешают, и занимаюсь ими.
Итак, хотя у нас нет жесткого графика уборки, у нас определенно есть ритмы и системы в нашем доме, чтобы не отставать от всех этих маленьких домашних дел.
Дополнительная литература: 6 обязательных домашних дел для занятых мам
Бонус: 8. Инструменты цифрового планирования
В этом году я добавляю к списку цифру 8, потому что Асана стала неотъемлемой частью моего процесса планирования. В прошлом я время от времени использовал бесплатную версию инструмента цифрового планирования Asana, но в этом году начал часто использовать его для отслеживания задач на моей корпоративной работе.
Всякий раз, когда мне назначают задачу на работе или я думаю о чем-то, что нужно сделать в будущем, я добавляю ее в свою учетную запись Asana вместе со сроком выполнения. А потом каждый понедельник мне нравится смотреть на свой недельный обзор в Asana и перетаскивать задачи на разные дни. Это позволяет быстро планировать мою рабочую нагрузку в течение недели и дает мне предварительный просмотр того, что происходит на этой неделе, каковы мои большие проекты, любые красные флажки вещей, на которые у меня может не хватить времени, и т.
д. Асана также отлично подходит для повторяющихся задач. , как ежемесячные отчеты, которые я делаю.
Я также недавно перешел на использование Asana для планирования и организации всех вещей, связанных с моим блогом. Управлять всем контентом, который я создаю для своего блога и социальных сетей, а также контрольными списками проектов и сроками спонсорства, стало очень сложно отслеживать, и Asana дает мне одно место для организации всех различных дат и деталей.
У меня есть редакционный календарь для моего блога, Instagram и TikTok; календарь проекта для планирования контрольных списков, связанных с DIY и организацией проектов; контрольные списки для взаимоотношений с брендом; и более. Я даю всему срок и могу поручить каждую подзадачу себе или своему помощнику. Мне также нравится, как мобильное приложение каждое утро уведомляет меня о контрольном списке задач на день.
Предыдущий: Моя заброшенная рутина ведения дневника
Я обновляю эту запись в блоге и понимаю, что моя рутина ведения дневника отошла на второй план.
Я до сих пор кое-что делаю в своем еженедельном планировщике Full Focus Planner, но в настоящее время я не посвящаю время ведению дневника, как раньше. Я собираюсь оставить следующие несколько абзацев здесь, поскольку я написал их ранее, потому что это отличная практика и может быть очень полезной для вас, даже если я сейчас этим не занимаюсь.
Мой (предыдущий) утренний распорядок ведения дневника:
Я получаю огромную пользу от 10-минутного утреннего ведения дневника. Это действительно фантастический способ расслабиться, собраться с мыслями и поставить цели перед тем, как погрузиться в безумный день, который вам предстоит.
Если вы чувствуете, что рассеяны и с трудом замедляетесь, чтобы сосредоточиться, или если вы просто хотите стать более осознанным, ведение дневника — отличный способ замедлить себя и по-настоящему задуматься о вещах.
Вы можете попробовать вести дневник всего пару минут каждый день, или, по крайней мере, я бы посоветовал вести дневник раз в неделю, чтобы поразмышлять о том, как все прошло на прошлой неделе и как вы хотите подходить к этой неделе.