Методология kanban: методология, инструменты и основные принципы системы| Экспертные статьи ProКачество

методология, инструменты и основные принципы системы| Экспертные статьи ProКачество

Канбан появился, как и многие другие инструменты бережливого производства, на заводах Toyota в Японии в 50-х годах прошлого столетия. В то время компания искала способы сократить время производства одного автомобиля. В компании внедрили систему  карточек , через которые передавали информацию: сколько и каких деталей требуется. Это помогло выпускать автомобили быстрее, не создавать лишней нагрузки на логистику, производить запчасти в том объеме, в котором они были нужны. 

В 2000-х  Дэвид Андерсон  адаптировал концепцию бережливого производства для управления разработкой  ПО . Его метод заключался в визуализации всех этапов работы над задачей с помощью колонок на доске. Разработчики по очереди выполняли свою часть работы и отправляли на следующий этап. Задачи постоянно приоритизировали – участники команды всегда знали, какая из них сейчас наиболее важна для бизнеса.

В 2007 году метод назвали «канбан», и он широко распространился.

Сегодня канбан – популярная методология гибкого управления. Система реализуется через физические и виртуальные kanban-доски, на которых карточки проходят несколько этапов, двигаясь из одной колонки в следующую. Канбан применяют российские и иностранные компании: HeadHunter, «Альфа-банк», Microsoft, «Додо Пицца», Clever и другие.

Суть канбана

Канбан отличается от метода, который применяли на заводе Toyota. Общее для них – визуализация с помощью карточек и цель получить результат как можно быстрее. Канбан адаптировали для работы с творческими и интеллектуальными задачами, которые нельзя «пощупать». Теперь его используют в IT, службах технической поддержки, в продажах, услугах.

Канбан – это визуальная система управления работой команды, одна из самых популярных методологий управления наравне со  Scrum

Чаще  Agile  используется в IT, но именно канбан можно применить ко всем сферам бизнеса.

В конце концов, канбан – это способ визуализировать задачи для повышения продуктивности команды, и неважно – команды разработчиков, продаж, врачей или строителей.

Карточки в современном канбане применяются для визуализации потока задач, сокращения незавершенной работы, выстраивания приоритетов. Это позволяет сделать сроки предсказуемыми и регулируемыми. Все участники команды видят, на каком этапе находится задача, что уже сделано и что предстоит сделать. Это помогает повысить продуктивность, выстроить процессы, отрегулировать нагрузку сотрудников и соблюдать дедлайны.

Суть kanban-методологии заключается в следующем:

• Есть план того, что нужно сделать, он называется backlog (бэклог). В нем список задач отсортирован по приоритету, при необходимости его можно и нужно корректировать, меняя важность карточек.

• Есть ограничения по количеству задач «В процессе», чтобы регулировать нагрузку сотрудников или отделов, избегать завалов и простоев. Это ограничение называется  WIP -лимит.

При необходимости для задач можно выставлять дедлайн, но это необязательно. Приоритетные задачи всегда находятся вверху бэклога – это значит, что они будут сделаны как можно скорее.

Ценности метода

Методология базируется на культуре взаимного уважения и работе в команде, что обеспечивает успех, целесообразность работы и высокую вовлеченность сотрудников. К этому сводятся все девять ценностей канбана:

1. Прозрачность – открытый обмен информацией;

2. Баланс – равновесие между нагрузкой и возможностями;

3. Сотрудничество – совместная работа участников команды и ее совершенствование;

4. Фокус на заказчике и его потребностях – создание продукта, который нужен клиенту;

5. Поток – непрерывная работа;

6. Лидерство – вдохновление своим примером других участников. При этом нет иерархии, понятие применимо на всех уровнях;

7. Понимание – знание всеми участниками целей развития команды;

8. Согласие – совместное движение к целям и совершенствованию;

9. Уважение – понимание и положительная оценка всех участников команды.

Если отступиться хотя бы от одной из ценностей, у команды ничего не получится – так считают создатели краткого руководства по канбану  Дэвид Дж. Андерсон и Энди Кармайкл .

Принципы

Чтобы успешно использовать систему в своей команде, нужно придерживаться основных принципов канбана:

• визуализировать работу – разделить задачи на этапы;

• систематизировать доску – создать колонки, которые будут отражать текущий этап работы над задачей.

  Например: «надо сделать», «в работе», «сделано»;

• актуализировать задачи – постоянно обновлять статус, перемещая карточки из одной колонки в другую на доске, и выстраивать приоритеты в бэклоге;

• контролировать течение задач – если выполнение каких-то операций затягивается и карточка долго не продвигается по доске, важно проанализировать причины и при необходимости перераспределить ресурсы или помочь в решении;

• постоянно совершенствовать систему – визуализация помогает выявлять проблемные этапы и задачи. Процесс можно и нужно корректировать, устраняя уязвимые места.

Инструменты

Главный инструмент канбана – доска с карточками. Это может быть физическая меловая доска, магнитная, со стикерами или электронная. К ней должны иметь доступ все участники команды в любой момент времени.

Колонки доски:

• «Бэклог» – поле для всех карточек, пул задач, который может пополняться, сортироваться по приоритетности;

• «В процессе» – включает несколько видов внутренних колонок, адаптированных под команду и обозначающих разные этапы работы над карточкой;

• «Готово» – полностью выполненные задачи, которые не требуют от команды дальнейших действий.

На одной доске можно вести сразу несколько проектов, для этого используют карточки разных цветов или swimlanes – горизонтальные разделители. Каждая карточка в канбане может содержать дополнительную информацию с описанием задачи, именем того, кто над ней работает, ее приоритет, дедлайн. Задачи могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными.

Правила работы с карточками

Основные правила Kanban при работе с карточками направлены на непрерывное течение процесса, регулирование сроков и внимание к задачам, которые по каким-то причинам не движутся по потоку:

• WIP-лимит может быть разным для конкретных специалистов или отделов в зависимости от их ресурсов. Цель применения лимита – направить фокус сотрудника на одну задачу, вместо того, чтобы он пытался делать несколько сразу.

• Максимальным лимитом регулируется количество карточек в каждом столбце. Лимит основывается на реальных возможностях команды, в него входят все карточки, которые находятся в работе.

• Нельзя начинать новую карточку, если не сделана предыдущая. Если задача по каким-то причинам не может быть завершена, ее нужно перенести в колонку Blocked и искать другие способы ее завершения.

Главный закон эффективности канбана – «прекращайте начинать, начните заканчивать»

Приоритетность задач в канбане зависит от их важности для бизнеса или клиента, размера недополученной прибыли или издержек в случае, если они не будут сделаны в срок. Чтобы участникам команды было понятнее, какая работа важнее, внедряют классы обслуживания, на карточках их обозначают символами:

• срочный  – нельзя откладывать;

• с фиксированной датой  – нужно сделать к определенному сроку;

• стандартный  – издержки растут пропорционально задержке, желательно сделать вовремя;

• нематериальный  – стоимость задержки растет медленно, задача несрочная, делать ее сейчас необязательно, если есть более важные.

Для контроля за продвижением карточек канбана должен быть ответственный сотрудник – Service Delivery Manager. Он может быть один на три-пять команд.

Обязанности Service Delivery Manager:

• выставлять приоритеты;

• добавлять новые задачи в бэклог на основе нужд бизнеса или клиента;

• анализировать проблемные места;

• выявлять нерешенные задачи;

• выяснять причины возникающих сложностей.

В методологии канбана не прописана необходимость в специальной роли фасилитатора – аналога  Scrum Master  в скраме. Однако часто на практике такой человек необходим. Это может быть  Agile Coach , который работает одновременно с несколькими командами. Его задача – помочь командам правильно адаптировать канбан под нужды бизнеса и постоянно улучшать процессы.  

Ритм работы команды

В канбане есть рекомендованные регулярные встречи для координации работы команды и получения обратной связи. Они проводятся на уровне команды и на уровне компании.

Встречи на уровне команды:

1. канбан-митинг  – ежедневные встречи по 15 минут для обсуждения текущих задач на сегодня;

2. встречи для обновления бэклога – один раз в неделю по 30 минут для добавления и приоритизирования новых задач;

3. встреча с клиентом – собрание на 30 минут вместе с заказчиком, на котором команда выясняет, доволен ли он качеством и скоростью работы;

4. обзор рисков – ежемесячная встреча для обсуждения прошлых неудач и поиска вариантов их устранения.

Встречи на уровне компании:

1. обзор операций – проводится ежемесячно для оценки и поиска способов общего повышения эффективности всех команд и отделов;

2. обзор стратегии – ежеквартальная встреча для оценки деятельности всей компании, выявления масштабных проблем. В ней принимают участие ключевые лица команды и руководство.

Некоторые виды встреч можно объединять в одну, чтобы не нагружать участников большим количеством совещаний. Некоторые из них могут не иметь смысла конкретно для вашего бизнеса. 

Канбан – это шаблон, который нужно с умом адаптировать под ваши процессы

Чем канбан отличается от скрама

Скрам и канбан – методологии Agile, в обеих применяются доски с карточками и общие принципы и ценности гибкого управления. Но они не взаимозаменяемы и используются в командах с разными целями и задачами.  

В скраме работа над продуктом делится на запланированные спринты – отрезки времени на выполнение заранее сформированного списка задач, чаще всего это две недели. В процессе спринта не могут добавляться в работу новые карточки из бэклога. Все новые цели и задачи добавляют в следующие спринты. Скрам подходит для команд, разрабатывающих продукт, который требует планирования, и не подходит для команд, в которых приоритеты меняются каждый день.

В канбане карточки движутся по доске в непрерывном потоке на базе приоритетов. В любой момент времени приоритеты могут меняться, если этого требуют обстоятельства. Это обеспечивает большую, чем в скраме, гибкость. 

Цель в канбане – решить задачу

Kanban – это методология управления командами, где запланировать невозможно. Например, это может быть техническая поддержка: если клиент позвонил и зарегистрировал проблему, команда не может запланировать разрешить ее в следующем спринте через две недели. Важно разрешить проблему как можно скорее и не потерять лояльность клиента, а значит, планирование и расстановка приоритетов должны происходить гораздо динамичнее по сравнению со Scrum. Применяя канбан в своей команде поддержки, вы повышаете лояльность и удовлетворенность своих клиентов.

Преимущества и недостатки подхода

Плюсы и минусы канбана лучше рассматривать с точки зрения применимости к разным командам и проектам. Все его преимущества и недостатки относительны.

Метод сложно реализовать в командах с большой численностью участников. Оптимальное количество человек – не более 10. Так как подход направлен на быстрое решение задач здесь и сейчас, он не подойдет для долгосрочных проектов, где работа ведется над одним продуктом, и, напротив, будет успешен в командах, где задачи поставлены на поток и часто приходится менять их приоритетность.

Там, где канбан находит применение, он способен повысить производительность команды за счет наглядности и открытости процесса. Он помогает эффективно контролировать сроки выполнения, при необходимости перераспределять ресурсы, обнаруживать проблемные места и помогать в решении задач, которые по каким-то причинам «застряли» на одном из этапов. Все это позволяет совершенствовать работу коллектива и улучшать показатели.

Еще одно преимущества метода – простота. Не нужно быть экспертом, чтобы понять, как работать с ним на базовом уровне. Компании понадобится эксперт, чтобы начать, но в дальнейшем команды быстро привыкают, потому что эта система интуитивно понятна каждому.

Когда и кому нужен канбан

Выделяют несколько характерных сигналов, которые указывают на возможность и даже необходимость внедрения канбана:

• команда выполняет много однотипных задач, и важным улучшением было бы делать это быстрее;

• участники команды постоянно перегружены – нет времени на улучшение, им бы справиться с имеющейся нагрузкой;

• регулярно срываются дедлайны; 

• руководителю кажется, что вокруг хаос – непонятно, кто чем занят и когда поставленные задачи будут выполнены;

• исполнителю непонятно, кто ставит задачи и чьи распоряжения приоритетнее.

Если в команде имеются две и более проблемы из списка – канбан может стать эффективным способом усовершенствовать работу. Что касается бизнеса, то метод применим к любой сфере, где можно выделить этапы и типы работ. 

Как внедрить канбан и как организовать работу

Новый способ работы в компании следует внедрять постепенно, на базе пилотных команд. Только на основе полученного опыта можно масштабировать подход на все отделы, тогда адаптация к работе по новой концепции – канбан – пройдет быстрее и качественнее.

Enterprise Agile Coach Ирина Каплунова рекомендует внедрять подход в имеющийся коллектив. Именно знания действующих сотрудников о процессах в компании помогают их улучшить: «Agile – это изменение философии менеджмента. Именно сотрудники, а не менеджмент, чаще всего имеют прямой контакт с клиентом, и именно они страдают от непродуктивности процессов в компании. Первым шагом к изменениям всегда является анализ – выслушать сотрудников и найти те процессы, которые не работают. Для этого нужен Agile Coach».

Насколько длительным будет внедрение, зависит от численности сотрудников. Проанализировать работу в группе из 10 человек и обучить ее участников канбану Agile Coach сможет за две-четыре недели. Масштабировать на коллектив из 1000 специалистов можно в срок от двух до пяти лет. Большое влияние на длительность внедрения оказывает вовлеченность сотрудников в процесс.

На начальном этапе внедрения нужно:

• визуализировать задачи с помощью доски со стикерами;

• обсудить с коллективом правила работы c канбаном;

• определить число карточек, выполняемых одновременно;

• следить за статусами карточек и временем прохождения по доске в колонку «Готово»;

• анализировать время движения карточек и выявлять возникающие проблемы, находить способы улучшения;

• экспериментировать – менять способы решения задач и организацию процесса, отслеживать, какие изменения за этим следуют и как они влияют на показатели продуктивности.

Основная ошибка, которую совершают компании при внедрении канбана, – попытка сделать все своими силами без специалиста. При этом чаще всего упускается этап предварительного анализа процессов и отслеживания изменений показателей, когда канбан уже работает. Это происходит потому, что метод просто копируется из другой компании, но каждый коллектив и процессы в нем уникальны, имеют свои сильные и слабые стороны. «Насаживание» вслепую чаще всего приводит к тому, что руководство решает – канбан не для них или просто не работает. Как минимум на этапе внедрения необходима помощь agile-коуча.

Резюме

• Ключевые возможности канбана – максимальная гибкость, прозрачность, визуализация и контроль над процессом.

• В канбане нет спринтов, как в скраме. Задачи плывут по доске в общем потоке по приоритету.

• Канбан ограничивает исполнителей в числе одновременно выполняемых задач. Лучше доделать задачу, близкую к завершению, чем начать новую.

• Главное, для чего используется канбан, – улучшение продуктивности команды, повышение количественных и качественных показателей, соблюдение сроков.

• Канбан не универсален и не для всех – подойдет ли он компании, можно понять только после предварительного анализа процессов.

Методология kanban, возможности канбан для управления проектами и разработки

Канбан — это система постановки задач, при которой все этапы проекта визуализируются на специальной доске. Члены команды могут видеть текущее состояние задачи на любой момент времени. Это предполагает полную прозрачность работы.

Kanban относят к agile-подходам — «гибким» технологиям, предназначенным для разработки программного обеспечения.

Как работает система kanban

Цель системы канбан — сделать проект наглядным, отследить готовность работ и проконтролировать нагрузку специалистов.  

Для упрощения контроля рабочий процесс визуализируют на доске, поделенной на колонки. Каждая колонка — это текущее состояние работ. Непосредственно задачи отображают в канбан-карточках — там можно прочитать их описание, уровень важности и дополнительную информацию. Когда задача завершает определённый этап, карточку с её описанием переносят в соответствующую колонку. Взглянув на доску, можно сразу понять, как обстоит ситуация с проектом.

Пример структуры канбан-доски

Канбан-доски бывают физическими и электронными. В первом случае это обычная доска со столбцами. Задания пишут на стикерах и наклеивают в нужный раздел, перемещая по мере необходимости. Электронные доски обладают аналогичными функциями, но по сравнению с физическими всегда доступны — удалённые сотрудники могут непрерывно участвовать в рабочем процессе. 

Виртуальные канбан-доски: 

• Trello. Можно создавать любое количество проектов с разным составом команды. К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок неограниченно. Есть готовые интеграции с другими приложениями. Бесплатно доступен почти полный функционал kanban. На платном тарифе отсутствует ограничение по объёму вложений, можно добавлять собственные стикеры и фоны. 
• Asana. Это платформа для управления проектами с расширенным функционалом. Канбан-доска — один из предлагаемых инструментов. У сервиса есть платная и бесплатная версии. Преимущество Asana — интеграция с большим количеством приложений.

В самом простейшем варианте канбан-доску делят на три столбца с задачами: 

• К выполнению (to do).
• В процессе выполнения (doing). 
• Выполненные (done). 

Приведённая структура kanban — всего лишь образец. Для разных проектов можно добавлять другие столбцы. Например, в сфере разработки программного обеспечения канбан-доска может иметь следующие колонки задач: 

• Бэклог — общий список. 
• Разработка — задачи в работе.
• Тест — на проверке у тестировщика.  
• Проверка — отправленные на утверждение менеджеру проекта. 
• Готово — полностью законченные.

 

Представим, как сделать почтовую рассылку с помощью канбан. Сначала нужно выделить отдельные задачи. Это может быть план конкретной серии писем, создание текстов, разработка дизайна email-рассылки и прочее. Далее все задания заносят в бэклог и определяют этапы рабочего процесса, визуализируя их в виде колонок с соответствующими названиями.

Команда, работающая над созданием рассылки, видит на доске текущее состояние проекта.

За ведение доски отвечают все члены команды. Любой вовлечённый в процесс сотрудник может перемещать готовые карточки по доске. Такая структура обеспечивает наглядность выполнения проекта. Можно посмотреть текущий статус задачи и своевременно выявить «заторы». При работе по kanban команда едина — все решения принимают совместно. Есть менеджер проекта, но он не руководит, а организует работу.

Основной показатель эффективности в kanban — среднее время прохождения по доске. Быстрое решение задачи указывает на слаженную и продуктивную работу команды. Когда возникают задержки — нужно поискать их причины и оптимизировать процесс. 

Особенности постановки задач

Бэклог. В самом начале работы над проектом, команда делит его на задачи. Их может быть несколько десятков или сотен. Все они попадают в единый список — бэклог. 

Каждая задача должна быть актуальна, при необходимости разрешено пополнять или «чистить» бэклог. Все задания сортируют с учётом приоритета. Причём степень важности определяет сама команда. Приоритеты можно менять по мере необходимости — это одна из особенностей «гибких» технологий. 

Вес задач и лимит столбцов. Для каждого задания определяют вес — время, необходимое на выполнение. Команда самостоятельно определяет длительность работы. Потому если проект своевременно не завершён — это вина команды. 

Основной принцип kanban — объём незавершённой работы необходимо ограничивать, чтобы не допускать «зависания». При этом в работе одновременно может быть и несколько задач. Главное — ограничить их количество. 

Над каждым столбцом обычно указывают лимит — максимальное число задач в этой колонке. Лимит бэклога высчитывают исходя из средних показателей. К примеру, в процессе 5 заданий и на выполнение каждого уходит 1 день — недельный бэклог можно обозначить лимитом 5. 

Выяснить нужный предел можно опытным путём. Например, если в колонке бэклога скопилось большое количество задач, столбец «В процессе» забит под завязку, а колонка «Выполнено» чаще всего пустует, то налицо перегруженность команды. Желательно ограничить количество поставленных задач. 

Более точно установить оптимальное количество задач для бэклога помогает метрика Flow Efficiency (эффективность потока). Она позволяет определить соотношение между стадиями ожидания и активной работы. Расчётными показателями выступает время выполняемых процессов. Для определения коэффициента флоу применяют следующую формулу:

Время активной работы ÷ (время активной работы + время ожидания) × 100% = эффективность потока

Например, вы работали над задачей 2 дня, а в режиме ожидания она провела 3 дня. Значит: 

2 ÷ (2 + 3) × 100 % = 40%

Получается, что на задачу уходит 40% времени, на протяжении которого она присутствует на доске до выполнения. Остальные 60% времени работа простаивает. Соответственно, лимит бэклога можно немного снизить. 

Лимит задач на сотрудника. Ограничивать стоит и количество работы на сотрудников. Допустим выставлено ограничение по одной задаче на человека. Если требуется уточнить нюансы или привлечь другого специалиста — сотрудник остаётся незадействованным. Или наоборот, число одновременно выполняемых задач неограниченно — сотрудник начинает выполнять одну задачу, потом вторую, третью. В итоге колонка «В процессе» переполнена, а «Готово» — пустует. Получается, что низкий лимит незавершённых задач плохо отражается на производительности, а высокий — чреват «зависанием» проекта. Необходимо подобрать ограничение, которое создаст постоянную и равномерную загрузку. 

Kanban обеспечивает свободу в принятии решений. Если при установленном ограничении не удаётся уложиться в график — уменьшите лимит. Когда у команды остаётся много свободного времени — лимит можно увеличить. 

Из-за гибкого подхода к организации рабочего процесса в работе по системе канбан есть следующие особенности: 

• Новые задания добавляют в любой момент. По причине срочности команда вправе поменять приоритеты. 
• Над задачей трудятся столько времени, сколько это необходимо до её завершения или утраты актуальности и отмены. 

По канбан-методологии не предусмотрено чёткого соблюдения конкретных этапов. Команда сама определяет, что и когда ей удобнее делать. Например, подводить итоги можно в конце каждого месяца, планировать бэклог — после завершения заданий, обсуждать задачи — по мере необходимости. Но работа над проектом идёт непрерывно.

Как внедрить канбан-систему

Работу по kanban строят на основе agile-мышления, для которого первостепенны законченный продукт, взаимодействие между людьми и готовность к изменениям.

Команда активно взаимодействует, чтобы как можно быстрее закончить проект, но при этом готова в любой момент изменить ход процессов.

Одноэтапное внедрение kanban может оказаться сложным для команды, которая ранее не сталкивалась с этой методологией. Потому изменения внедряют постепенно.

Пример физической канбан-доски (источник Pinterest)

Для правильной организации работы по kanban-системе существует шесть основных правил. 

1. Визуализируйте поток работы 

Запишите все задачи, текущие и планируемые. Для каждой из них определите статус. Карточки с заданиями разместите на доске — физической или виртуальной. 

2. Ограничьте число одновременно выполняемых задач 

Скорее всего, первая же визуализация покажет, как команда непродуктивно тратит силы на параллельное ведение множества задач или, наоборот, простаивает из-за неравномерной загрузки. Обсудите совместно с командой, какое количество работ по каждому статусу оптимально вести одновременно, и проставьте приоритеты. Над каждым столбцом доски укажите лимит. 

3. Управляйте потоком задач 

Своевременно меняйте статусы задач и отслеживайте движение. Если где-то возник «затор», нужно его оперативно разрешить. К примеру, если один сотрудник не справляется, он может попросить помощи у менее занятых коллег. 

4. Обсудите правила работы 

Команда должна чётко понимать, как обращаться с доской, когда можно брать новые задачи, что делать при возникновении сложностей, как определять готовность работы. 

5. Анализируйте деятельность 

Регулярно собирайте команду и обсуждайте нюансы работы, успехи и неудачи. Чёткого расписания нет, как нет и ограничений по формату. Можно собираться еженедельно или проводить общий созвон ежедневно, встречаться раз в месяц или собираться онлайн по мере необходимости. Главное — на каждой встрече команда решает, как оптимизировать процессы. Дополнительно обсуждают прочие насущные вопросы. 

6. Экспериментируйте и улучшайте рабочие процессы 

Любая канбан-команда всегда пребывает в поиске идеальной системы. Цель — ускорить движение карточек по доске. Для этого постоянно проводят  эксперименты: меняют лимит, пересматривают приоритеты и прочее. Чтобы система действительно менялась, изменения нужно вводить для всей команды разом. При этом не нужно всё менять кардинально. Внедрите одно нововведение, отследите эффект и только после этого переходите к следующему эксперименту.

Преимущества и недостатки подхода

Канбан — удобный инструмент, который делает рабочие процессы более наглядными, отображает производительность в режиме реального времени и помогает контролировать нагрузку сотрудников. 

Достоинства: 

• Гибкость планирования. Команда сконцентирована на текущих процессах, но при необходимости можно изменить приоритеты. 
• Высокая вовлечённость команды. Совместное обсуждение всех вопросов и поиск оптимальных решений сплачивают коллектив. Каждый сотрудник понимает, что именно от него может зависеть общий успех проекта. 
• Меньшая длительность итераций. При возникновении сложностей всегда можно обратиться за помощью к коллегам. За счет этого сокращается продолжительность выполнения работы. Команда всегда видит, у кого задание «не идёт» и может помочь, чтобы восстановить плавный поток. 
• Быстрое выявление проблем. Благодаря лимитам проблемные места сразу заметны. Поиск оптимальных решений можно направить именно на «узкое место». 
• Наглядность. Рабочие процессы абсолютно прозрачны, поскольку любой сотрудник легко может просмотреть текущие этапы и статусы задач. 

Недостатки: 

• Ограничение по размеру команды. Метод подходит для команд до 5-10 человек. При большем числе сотрудников становится сложно отслеживать выполнение работ. Поэтому целесообразно делить коллектив на команды и для каждой создавать отдельную доску. 
• Краткосрочность планирования. Канбан-методология не предназначена для долгосрочного планирования. В этом её суть — в бэклог отправляют только актуальные задачи, и их приоритет меняют по ситуации.  

Где можно применять канбан-подход

Впервые kanban начала применять компания Toyota в 1950-х годах. Автор метода Тайити Оно вдохновился схемой супермаркетов, когда покупатель сам выбирает необходимые товары. Рабочие компании стали обмениваться сигнальными карточками с подробным описанием «задачи» — номер и количество деталей, кто отправляет или производит, кто получает. 

Карточки клеили на тару, которую, исходя из цели, перемещали на склад, на производственную или монтажную линию. Таким образом работники самостоятельно регулировали процесс. Например, монтажник приходит на склад и видит, какое количество каких деталей ему нужно забрать. Или на производство приходит пустая тара с прикреплённой карточкой о численности и виде необходимых деталей. 

Руководствуясь опытом Toyota, канбан на производстве стали применять и другие компании. С его помощью удалось организовать рабочие процессы по типу конвейера — каждый последующий цех назначал план по производству продукции предыдущему цеху. Это помогало снизить перепроизводство и излишнее затаривание складов. 

Несколько позже канбан-методологию начали применять для управления проектами. А в 2007 годах kanban пришёл в сферу программирования: вслед за тем, как менеджмент-менеджер и консультант технологичных компаний Дэвид Андерсон провел презентации по этому методу управления в Microsoft. Дэвид был первым, кто использовал канбан в разработке программного обеспечения еще в 2005 году. 

Постепенно канбан стали использовать и в других областях. В основном выделяют три kanban-направления — производственное, софтверное и персональное. 

К примеру, можно применять канбан-доску для управления личными задачами. Такой подход нередко используют фрилансеры, чтобы контролировать поток задач и не пропускать дедлайны.

Пример канбан-доски фрилансера по отдельному проекту

В целом методология канбан не предусматривает ограничения — любой проект, в том числе не связанный с производством либо программированием, можно поделить на задачи, определить статусы и этапы, а затем работать и визуализировать выполняемые процессы.

В маркетинге канбан отлично подходит для подготовки к мероприятиям.

Для небольшого события на канбан-доске формируют стек задач, которые наглядны для всей команды и которые можно двигать по доске в зависимости от изменения статуса. Важно распределить задачи по ответственным и постоянно коммуницировать внутри команды, обозначать актуальный апдейт. Это позволяет оперативно решать все вопросы, согласовывать меняющиеся моменты. Если какой-то процесс застопорился, можно быстро перераспределить ресурсы внутри команды. Канбан позволяет видеть сразу все процессы по задаче, их статус и актуальное состояние.

Это метод подходит и для более длительных, глобальных мероприятий, например запуска курса, когда нужно сильно заранее выполнить множество действий: подготовить лендинги, печатную продукцию, площадку, просчитать логистику. С помощью канбана можно прописать и распределить все задачи от момента идеи курса до запуска и продвижения.

София Викулова

Head of Marketing CRM-group

Главные мысли

Что такое канбан-доска?

Канбан-доска — это гибкий инструмент управления проектами, предназначенный для визуализации работы, ограничения незавершенной работы и повышения эффективности (или потока). Это может помочь командам Agile и DevOps навести порядок в своей повседневной работе. Канбан-доски используют карточки, столбцы и постоянное совершенствование, чтобы помочь командам, занимающимся технологиями и обслуживанием, выполнить нужный объем работы и выполнить ее!

Канбан прошел долгий путь от своих истоков в бережливом производстве благодаря небольшой, но мощной группе энтузиастов канбан. Работа Дэвида Андерсона по определению метода канбан помогла внедрить канбан в сферу программного обеспечения и услуг, а персональный канбан Джима Бенсона и Тонианн ДеМариа помог распространить применение канбана на такие области, в которые вы даже не поверите.

Я использую доски канбан каждый день и не представляю жизни без них. Представленные здесь идеи и передовой опыт — это результат моего личного опыта, исследований и бесед с Заком Найсом, Китом Ноттинсоном и Джимом Бенсоном.

Что заставляет меня возвращаться к канбану, так это ценности канбана и (удивительно) отсутствие правил. Ценности канбана — это уважение к людям и постоянное совершенствование.

Элементы канбан-доски

Дэвид Андерсон установил, что канбан-доски можно разбить на пять компонентов: визуальные сигналы, столбцы, лимиты незавершенного производства, точка обязательства и точка доставки.

1. Визуальные сигналы — Первое, что вы заметите на канбан-доске, — это визуальные карточки (стикеры, билеты и т. д.). Канбан-команды записывают все свои проекты и рабочие элементы на карточки, обычно по одной на карточку. Для agile-команд каждая карточка может содержать одну пользовательскую историю. Оказавшись на доске, эти визуальные сигналы помогают товарищам по команде и заинтересованным сторонам быстро понять, над чем работает команда.
2. Столбцы — Еще одной отличительной чертой канбан-доски являются столбцы. Каждый столбец представляет определенное действие, которое вместе составляет «рабочий процесс». Карточки проходят через рабочий процесс до завершения. Рабочие процессы могут быть такими простыми, как «Сделать», «Выполняется», «Завершено» или гораздо более сложными.
3. Лимиты незавершенного производства (WIP) — Ограничения WIP — это максимальное количество карточек, которые могут находиться в одном столбце в любой момент времени. В столбце с лимитом WIP, равным трем, не может быть более трех карточек. Когда столбец «исчерпан», команда должна собрать эти карты и продвинуть их вперед, прежде чем новые карты смогут перейти на этот этап рабочего процесса. Эти ограничения WIP имеют решающее значение для выявления узких мест в рабочем процессе и максимизации потока. Ограничения WIP дают вам ранний предупреждающий знак о том, что вы взяли на себя слишком много работы.
4. Точка обязательства — Канбан-команды часто имеют невыполненную работу для своей доски. Здесь клиенты и товарищи по команде помещают идеи для проектов, которые команда может использовать, когда они будут готовы. Точка приверженности — это момент, когда идея подхватывается командой и начинается работа над проектом.
5. Точка доставки — Точка доставки — это конец рабочего процесса канбан-команды. Для большинства команд точка доставки — это момент, когда продукт или услуга оказывается в руках клиента. Задача команды — как можно быстрее доставить карты от точки фиксации до точки доставки. Время, прошедшее между ними, называется временем выполнения заказа. Канбан-команды постоянно совершенствуются, чтобы максимально сократить время выполнения заказов.

Канбан-доска с этими пятью элементами, несомненно, настроит вашу команду на успех. Но сейчас я представлю противоположную точку зрения.

Джим Бенсон говорит, что у канбана есть только два правила: ограничение незавершенной работы и визуализация вашей работы. Если вы начнете только с этих правил и будете применять их в своей работе, ваша канбан-доска будет сильно отличаться от описанной выше. И это нормально! Джим выступает за то, чтобы начинать только с этих двух правил, потому что, по его словам, «чем больше правил вы добавляете, тем меньше контекстов они вписываются».

Типы и примеры досок канбан

Канбан можно адаптировать ко многим средам, от производства до управления персоналом и разработки программного обеспечения Agile и DevOps. Тип среды, в которой адаптируется канбан, часто определяет, является ли доска физической или цифровой. В своем исследовании я обнаружил строительную работу стоимостью 58 миллионов долларов, управляемую с помощью физической доски в трейлере, и я разговаривал со многими командами разработчиков программного обеспечения, использующими цифровые доски канбан.

Физические платы

Простейшие доски канбан представляют собой физические доски, разделенные на вертикальные столбцы. Команды делают пометки на белой или черной доске и наклеивают на доску стикеры. Эти заметки перемещаются по рабочему процессу и демонстрируют прогресс.

Одним из преимуществ физической платы является то, что она «всегда включена». Вы не можете открыть новую вкладку на гигантской вращающейся доске, стоящей прямо у вас на столе. Его просто настроить, просто показать другим, и часто это лучший способ общения с определенными командами. Однако физические доски не идеальны для удаленных команд или людей с ужасным почерком, таких как я.

Optimizely производит программное обеспечение, которое помогает компаниям узнать, какие варианты веб-страницы или продукта больше всего нравятся пользователям. Они используют Jira для отслеживания больших и малых рабочих задач, но Кит Ноттонсон, старший директор по развитию, заметил пробел.

Отдельные команды гудели в Jira, но не разговаривали друг с другом. Чтобы все были на одной волне, Кит воздвиг массивную физическую канбан-доску под названием «стена работы».

На их доске есть каждый проект, над которым работает команда инженеров, с метриками, членами команды и статусом, отображаемыми для всех. Хотя это было полезно для понимания всего их портфолио работ, стало проявляться еще более интересное значение.

«Сначала на стене было просто «дело», «делаю» и «сделано», но со временем люди начали обсуждать , как мы работаем, — сказал Кит. Далее Кит поделился, что благодаря этим разговорам стена росла и развивалась, и за считанные недели Optimizely получила более четкое представление о том, как выполняется работа, чем когда-либо прежде.

Доска Optimizely особенно хороша, потому что у нее есть обязательства и точка доставки. После того, как проект определен и соответствует определенным критериям, команда инженеров возьмется за проект и обязуется его выполнить. На этом этапе проект переходит в Jira, чтобы они могли зафиксировать все важные данные и взаимодействия, связанные с окончательной доставкой.

Кит рекомендует командам начинать с физической канбан-доски, так как эти ранние обсуждения приведут к быстрым итерациям рабочего процесса и доски.

Цифровые доски

По мере того, как система канбан завоевывает популярность у разработчиков программного обеспечения и инженеров, канбан-доски претерпевают цифровую трансформацию. Цифровые доски позволяют командам, которые не делят физическое офисное пространство, использовать доски канбан удаленно и асинхронно.

Trello — это быстрый и простой способ создать цифровую доску канбан. Настройка включает в себя всего несколько щелчков мыши для создания цифровых списков, которые представляют этапы вашего процесса канбан, на доске, к которой вся ваша команда может получить доступ и управлять ею.

Например, вы можете создать списки для «Незавершенных работ», «На очереди», «Выполняется» и «Готово!» Каждая задача организована в виде карты, которую вы перемещаете по спискам по мере того, как они ставятся в очередь, над ними работают и завершают.

Преимущества цифровой канбан-доски, подобной этой, заключаются в скорости ее настройки, простоте обмена ею с другими и возможности асинхронно отслеживать бесконечное количество разговоров и комментариев по мере выполнения проекта. Независимо от того, где и когда члены команды регистрируются на канбан-доске, они увидят самую последнюю информацию о статусе проекта. Кроме того, вы даже можете использовать рабочий процесс канбана Trello для своих личных задач, как показано на этом образце доски.

Некоторые цифровые доски канбан просты, а некоторые более надежны и настраиваемы. Команды, которым требуются дополнительные функции, такие как лимиты незавершенного производства и контрольные диаграммы, должны выбрать более мощный инструмент, такой как Jira Software. Jira поставляется с готовым шаблоном проекта канбан, который упрощает создание и управление канбан-командой. Команда может перейти к проекту, а затем настроить свой рабочий процесс и доску, установить ограничения WIP, создать плавательные дорожки и даже включить невыполненную работу, если им нужен лучший способ расставить приоритеты.

Канбан и скрам-доска

Разница между канбаном и скрамом на самом деле очень тонкая. Согласно большинству интерпретаций, скрам-команды используют канбан-доску только вместе с скрам-процессами, артефактами и ролями. Однако есть некоторые ключевые отличия.

• Скрам-спринты имеют даты начала и окончания, тогда как канбан — это непрерывный процесс.
• Командные роли четко определены в скраме (владелец продукта, команда разработчиков и скрам-мастер), в то время как в канбане формальных ролей нет. Обе команды самоорганизуются.
• Канбан-доска используется на протяжении всего жизненного цикла проекта, тогда как скрам-доска очищается и перерабатывается после каждого спринта.
• Скрам-доска имеет определенное количество задач и четкие сроки их выполнения.
• Канбан-доски более гибкие в отношении задач и сроков. Задачи могут быть перераспределены, переназначены или обновлены по мере необходимости.

Как канбан, так и схватка являются популярными гибкими фреймворками среди разработчиков программного обеспечения. Чтобы узнать больше об этом, прочтите нашу полную разбивку канбана и схватки.

Начало работы с досками канбан

Канбан — это метод «начните с того, что вы делаете сейчас». Это означает, что вам не нужно отрываться от того, что вы делаете, чтобы начать работу с канбан. Канбан-метод предполагает три вещи:

1. Вы понимаете текущие процессы, как они на самом деле практикуются, и уважаете текущие роли, обязанности и должности.
2. Вы соглашаетесь постоянно совершенствоваться посредством эволюционных изменений.
3. Вы поощряете лидерство на всех уровнях — от отдельных сотрудников до высшего руководства.

Это командный процесс, поэтому первое, что ваша команда должна сделать, это собраться вместе! Вы захотите попытаться разбить свою работу на отдельные действия, которые составляют рабочий процесс (столбцы). Оттуда вы можете понять, как и когда новые работы (карточки) добавляются на доску. Будет ли у вас служба поддержки, где клиенты будут предлагать идеи, или команда назначит встречу, чтобы записать и опубликовать свои карточки?

Вы также захотите определить размер и область действия одной карты. Попробуйте найти оценку времени или сложности, которая будет одинаковой для всех карточек. Если что-то слишком сложное или сложное, попробуйте разбить его на несколько карточек.

После того, как вы определились с пунктом назначения и пунктом доставки, вы готовы приступить к работе. Со временем полагайтесь на свою команду, чтобы критически оценивать и улучшать процесс. Помните, что канбан требует актов лидерства на всех уровнях на постоянной основе, концепция называется кайсен. Помня о таких ценностях канбан, как уважение к людям и постоянное совершенствование, вы быстро освоитесь.

Макс Рекопф

Как самопровозглашенная «кукла хаоса» я обращаюсь к agile-практикам и принципам бережливого производства, чтобы навести порядок в своей повседневной жизни. Мне очень приятно делиться этими уроками с другими через множество статей, выступлений и видео, которые я делаю для Atlassian 9.0003

Изучение канбана с помощью Jira Software

Учебное пособие по канбану

В этом учебном пособии мы дадим вам пошаговые инструкции о том, как управлять канбан-проектом, расставлять приоритеты в работе, визуализировать рабочий процесс и минимизировать трудозатраты. в процессе, чтобы предотвратить перегрузку вашей команды, и все это в Jira Software.

Время:

10 минут чтения. Выполнение в течение нескольких недель

 

Аудитория:

Вы новичок в разработке программного обеспечения канбан и/или Jira Software

 

Необходимое условие:

Вы создали учетную запись Jira Software

Получить бесплатно

Шаг 1. Создайте проект канбан

После входа в Jira Software у вас будет возможность создать проект. Когда вы получите выбор типа проекта, убедитесь, что вы выбрали проект разработки программного обеспечения Kanban.

Ваш новый проект по разработке программного обеспечения Канбан также будет включать доску Канбан. После того, как вы создали свой проект, первое, что вы увидите, это канбан-доска вашей команды. Именно здесь ваша команда в конечном итоге будет отслеживать свою работу.

Шаг 2. Настройте рабочий процесс

В Jira Software проект Канбан предоставляет готовый рабочий процесс с невыполненными работами, выбранными для разработки, выполняемыми и выполненными. Это позволяет владельцу продукта добавлять задачи в список невыполненных работ и перемещать их в состояние «готово к разработке» после того, как задача или пользовательская история полностью готовы. Затем члены команды могут выбрать из этого столбца и перейти к выполнению и выполнению. Если ваш рабочий процесс разработки отличается, легко добавить или удалить состояние рабочего процесса. Например, многие команды хотят добавить этап контроля качества или проверки в свой рабочий процесс.

Чтобы настроить столбцы и рабочий процесс, нажмите «Доска» в правом верхнем углу невыполненной работы, затем выберите «Настроить».

Перейдя на страницу конфигурации доски, выберите «Столбцы» на боковой панели. Вы можете либо добавить статус или столбец с помощью кнопок справа, либо нажать значок корзины, чтобы удалить столбец. Получив нужные столбцы рабочего процесса, нажмите «Вернуться к доске» в правом верхнем углу.

Шаг 3. Добавьте задачи, ошибки или пользовательские истории в невыполненную работу

Используйте кнопку «Создать», чтобы начать добавлять задачи, ошибки или пользовательские истории в список невыполненных работ. В Канбане это первая колонка вашей доски. Если у вас нет проекта или функции, попробуйте создать несколько примеров задач, чтобы начать работу и посмотреть, как это работает.

Шаг 4. Расставьте приоритеты в невыполненной работе

Чтобы ранжировать или установить приоритет элементов в невыполненной работе, перетащите карточки вверх или вниз в первом столбце в зависимости от их приоритета.

Может быть полезно использовать ключ приоритета при добавлении проблем на доску, чтобы их было легко визуализировать при расстановке приоритетов. Настройки по умолчанию в Kanban добавляют на вашу доску дорожки для плавания: одну для элементов с высоким приоритетом, помеченную как «Ускорить», и одну для всего остального. Вы также можете использовать такие инструменты, как метки или функции в каждом выпуске, чтобы помочь вам классифицировать части работы.

Шаг 5. Выберите работу из журнала невыполненных работ

В Канбане члены команды берут элементы из столбца «Журнал невыполненных работ» или «Выбрано для разработки» и перемещают их в «В процессе».

Мы рекомендуем ограничивать незавершенную работу. Чтобы упростить эту задачу, вы можете добавить ограничения на столбцы. Это приведет к отображению предупреждения, если ваша команда переместит слишком много задач в столбец.

В Jira Software вы можете добавить минимальные или максимальные ограничения для каждого столбца в разделе «Столбцы» конфигурации «Доска».

Шаг 6: проведение групповых собраний

В Канбане ежедневные стендапы и ретроспективы необязательны. Однако мы рекомендуем вам и вашей команде определиться с периодичностью совещаний. Ежедневные стендапы по-прежнему могут быть полезны для команды, чтобы выявить препятствия в их работе. Владельцу продукта также может быть полезно поделиться тем, что он или она считает приоритетными и почему. Выясните, что работает для вашей команды, и попробуйте это — вы всегда можете приспособиться по ходу дела.

Шаг 7: Использование контрольной карты

Через регулярные промежутки времени вы можете просматривать контрольную карту, чтобы следить за прогрессом вашей команды.

Контрольная диаграмма полезна, поскольку помогает анализировать работу вашей команды. Некоторые вопросы, которые вы можете задать:

• Требуют ли слишком много времени для решения определенных типов задач? Это может означать, что проблемы слишком сложны или их постоянно откладывают на более приоритетную работу.
• Проблемам требуется слишком много времени для перехода от определенного статуса? Это может указывать на узкое место в процессе вашей команды.
• Каково скользящее среднее вашей команды? Ваша команда становится более эффективной? Почему или почему нет?

Шаг 8. Использование списка невыполненных работ Канбан (необязательно)

Многим командам нравится гибкость Канбана, но они могут начать чувствовать, что первая колонка их доски — список невыполненных работ — становится длинным и неуправляемым. Вот почему мы добавили отставание в проектах разработки программного обеспечения Канбан.

Незавершенная работа по канбану дает вам невыполненную работу для вашей доски, которая находится на другой вкладке вашего проекта. Канбан-бэклог, по сути, дает менеджерам по продукту больше и выделенное пространство для свободного создания и определения приоритетов бэклога, не отвлекая команду от их текущей работы. Затем менеджер по продукту может переместить работу из списка невыполненных работ в состояние «готово к разработке», чтобы сообщить команде о предстоящей работе.

Ознакомьтесь с разделами «Использование невыполненной работы по канбану» и «Включение невыполненной работы по канбану» для получения дополнительной информации.

Расширенные практики

Возможно, вы уже поняли, насколько гибкой может быть Jira Software. Ознакомьтесь с некоторыми дополнительными советами и рекомендациями, которые может использовать ваша команда, чтобы раскрыть свой потенциал и завершить незавершенную работу быстрее и эффективнее.

Шаг 9. Автоматизируйте повторяющиеся задачи

После того, как вы овладеете искусством Канбана, вы можете начать автоматизировать некоторые повторяющиеся задачи. Это отличный способ содержать свою доску в чистоте, обновлять журнал невыполненных работ и в целом обновлять свою работу.

Ознакомьтесь с некоторыми наиболее часто используемыми правилами автоматизации для Канбана в библиотеке шаблонов автоматизации Jira.

Перейти в библиотеку

Шаг 10: Использование ограничений столбца

На шаге 5 мы уже обсуждали важность ограничения выполняемой работы. В этом разделе мы сосредоточимся на этом больше, тем более что ограничения фактически выявляют любые узкие места, с которыми может столкнуться ваша команда. Выделив их на раннем этапе, ваша команда сможет перетасовать приоритеты и разработать реалистичный план действий.

Вы можете настроить ограничения столбцов на доске, перейдя в раздел «Столбцы» в настройках доски. Оттуда установите минимальные и максимальные ограничения для каждого столбца.

Если у вас есть более 10 задач в столбцах «Выбрано для разработки» или «В процессе», столбцы вверху будут окрашены в красный цвет: доска.

В зависимости от потребностей вашей команды вы можете пойти дальше и настроить ограничения столбцов, чтобы исключить подзадачи из подсчета.

Дополнительные сведения о том, как это сделать, см. в разделе Настройка столбцов.

Шаг 11: Использование совокупной блок-схемы

Суммарная блок-схема — один из важных отчетов, которые вы когда-либо могли использовать при работе с методологиями Канбан. Совокупная блок-схема позволяет вашей команде быстро визуализировать свои усилия и сопоставлять их с общим ходом проекта.

В Jira Software кумулятивная блок-схема показывает статусы проблем вашей команды за определенный период времени:

Любые узкие места будут проявляться в виде внезапного изменения статуса проблемы на диаграмме — независимо от того, является ли изменение внезапным ростом или падением, безусловно, стоит изучить связанные с этим проблемы.

При прогнозировании потенциальных узких мест Совокупная блок-схема действительно является инструментом, который вашей команде следует рассмотреть.