Как вести протокол совещания: Материалы не найдены • Asana

Как организовать совещание и вести протокол

Подробности

Категория: Полезные инструменты

Опубликовано: 25 Июль 2019

Как подготовиться к совещанию, правильно все организовать и вести протокол? Разберемся подробнее далее в материале. 

У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание. 

Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов. 

А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола. 

Для чего нужен протокол в делопроизводстве? 

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации.  
Протокол — один из них. Что же это? 

Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. 

Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания. 

Как правильно подготовиться и организовать совещание? 

Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.

Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам. 

Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.
К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.  

В этом документе отражены:

• вопросы и темы обсуждения;
• ФИО участников;
• место встречи;
• дата;
• время. 

В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.

Важно! Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу. 

Как вести протокол совещания 

1. Оформление. Заголовок — содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа. 
Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя. 

2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.

3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.

4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.

5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».
Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д. 

6. Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.

Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протокола
Вы узнаете на наших курсах. 

Оставьте заявку на обучение уже сегодня и
получайте престижные профессии будущего!

Smart & Talented

 

• Назад
• Вперёд

Добавить комментарий

У меня всё записано: как улучшить совещания с помощью протокола

В 2018 году консалтинговая компания STL Microsoft Training выяснила, что в среднем каждый сотрудник посещает 207 совещаний в год. При этом две трети собраний – бесполезны. Одна из причин такого положения дел – отсутствие контроля над обсуждением. Вопросы, поднимаемые на совещаниях, нуждаются в «коллективной помощи» — дискуссиях, голосовании. Часто сотрудники и руководство так увлекаются обсуждением, что по итогу не приходят ни к какому решению. Что можно сделать? Уполномочить специального человека вести процесс – записывать сказанное и следить, чтобы участники совещания не отходили от темы и не тянули время.

Ещё одна причина «бесполезности» совещаний в том, что по-настоящему интересные предложения, не вошедшие в итоговое решение, забываются сразу же после собрания. Записывая их, можно сделать копилку ценных идей, и пользоваться ими по мере необходимости.

 

Как сотрудники оценивают полезность совещаний:

• 71% уверены, что совещания не несут никакой пользы;
• 65% считают, что они ещё и вредят — отрывают от работы;
• 62% полагают, что совещания вносят раздор в команду.

Исследование University of

North Carolina

 

Ведение протокола во время совещания позволяет держать обсуждение «в узде» и не упустить интересные идеи.   Не смотря на то что термин «протоколирование» у многих ассоциируется с гигантскими корпорациями и бюрократией, на деле – это очень полезный инструмент для бизнеса любого масштаба. Для того чтобы его внедрить в компании, нужны только свободный сотрудник и воля руководителя.

 

Кто такой секретарь совещания

Сотрудника, фиксирующего итоги совещания, как правило, называют секретарём. И у него достаточно обширный список задач.

Подготовка

Секретарь в каком-то смысле распорядитель совещания: он заранее собирает информацию обо всех участниках мероприятия, выясняет темы докладов, составляет график «выступлений» и отводит время на обсуждение каждого вопроса.

Как правило, совещаниям выделяют один час. Если накопилось много вопросов для обсуждения или приглашено большое количество участников – время на совещание можно увеличить до двух часов.

 

Идеальное количество докладчиков на совещании – до 10 человек. В этом случае выступления не затянутся на несколько часов, и будет легче прийти к консенсусу по возникшим вопросам.

 

Помимо этого секретарь должен заблаговременно решить, с помощью каких технических средств будет фиксировать всё происходящее на мероприятии.  Совет: для «подстраховки» можно использовать средства аудио или видеозаписи.

За день до совещания секретарь должен выслать всем участникам план мероприятия – где и во сколько пройдёт собрание, кто и с какой темой выступает, сколько времени отводится на решение того или иного вопроса.

Во время совещания

На самом мероприятии основная задача секретаря – записывать, что говорят коллеги и руководитель. Если секретарь не пренебрёг подготовительным этапом, то на момент записи у него будет канва – имена выступающих и темы их докладов.

Вторая задача протоколирующего – направлять ход совещания. Если вдруг сотрудники перескочили на другую тему, секретарь должен вернуть разговор в нужное русло. То есть, он должен следить, чтобы каждый вопрос был обсуждён, и по нему было принято какое-то решение. Помимо этого протоколирующий должен следить за временем. Если какой-то вопрос муссируется больше получаса, а решения и не видно, секретарь может обратить на это внимание коллег и руководства.

После совещания

После мероприятия секретарь должен навести лоск в протоколе: исправить описки, точнее сформулировать записанное (если будет такая необходимость). В помощь секретарю – аудио и видеозаписи.

Затем текст протокола согласовывается с руководством и при необходимости с участниками.

Далее составляется официальный протокол. Как правило, он делается на фирменном бланке, в одном экземпляре, и подшивается в папку с протоколами. Копии – раздаются участникам совещания.

 

Важно! На роль секретаря нельзя назначать одного из участников совещания.

Есть риск, что сотрудник будет прокручивать в голове план своего собственного выступления, включаться в дискуссии и забывать протоколировать сказанное коллегами.

 

Как нужно протоко­ли­ровать

Главная задача протоколирования – не забыть, какие решения были приняты по различным вопросам. Желательно вести запись достаточно подробно. Так зафиксированные идеи и предложения не потеряют важные детали, и можно будет исключить двоякость толкования.

В некоторых случаях рекомендуется дословная запись обсуждения. Это актуально на собраниях с представителями госструктур, клиентами или партнёрами. Также фиксирование «каждого слова» может потребоваться при обсуждении стратегически важных для компании вопросов.

 

Если совещание проходит онлайн

Сегодня всё больше компаний переходит на удалённую работу. Но это не только не отменяет совещания, скорее увеличивает их количество. Видеоконференция протоколируется точно так же, как и офлайн-собрание. Секретарь составляет план совещания и рассылает его всем участникам. В процессе – он также фиксирует всё сказанное коллегами, пусть и через средства вебсвязи.

При этом у секретаря появляются куда больше возможностей для аудио и видеозаписи происходящего. Большинство сервисов видеосвязи оснащены подобным функционалом.

Форма протокола

В России на законодательном уровне нет никаких требований к виду протокола, поэтому в каждой компании разрабатывается свой шаблон. Обычно он содержит такие разделы:

1. Название компании, номер и дату протокола . Можно делать сквозную нумерацию. Можно присваивать буквенные значения различным отделам или типам совещаний. Например, все номера с префиксом « K »  отдать совместным с клиентами собраниям. Так будет легче найти нужный протокол при необходимости.
2. Список участников совещания и докладчиков . Эта информация собирается секретарём ещё до начала собрания. Что здесь можно написать? Состав участников с указанием имён, должностей и тем докладов (если участник – выступающий). Именно в этом разделе будет фиксироваться сказанное во время докладов.
3. Перечень вопросов для обсуждения . Эта информация также собирается секретарём накануне совещания. Список вопросов, требующих коллегиального обсуждения, как правило, должен предоставлять руководитель.
4. Решения, выдвинутые по итогам обсуждения . Здесь оформляется сказанное во время обсуждения заявленных вопросов. В конце – решения по каждому.
5. Подписи ответственных лиц . Например, секретаря и руководителя.
6. К протоколу могут быть приложены различные документы – презентации докладов, расшифровка аудиозаписей и так далее.

 

Выделив человека для протоколирования совещаний, можно убить двух зайцев. Во-первых, повысить эффективность собраний. Больше не будет ситуаций, когда 20 человек обсуждают два вопроса в течение двух часов и не приходят ни к какому решению. Секретарь будет направлять обсуждение в нужное русло и добиваться, чтобы каждый поднятый вопрос получил какое-то конкретное решение. Во-вторых, протоколирование позволит сохранить ценные идеи, озвученные участниками. Если решение, принятое во время совещания, не позволило «закрыть» вопрос и проблема вновь появилась, можно обратиться к протоколу и посмотреть, что ещё советовали сделать сотрудники. Это сэкономит время и деньги.

Об авторе

Happy Job

Алексей Клочков, ведущий эксперт в области управленческого консалтинга России и руководитель HR-Tech компании Happy Inc.

Как вести протокол собрания: руководство из 8 шагов

Ведение протокола собрания — это практика документирования того, что происходило на собрании.

Это важный шаг, чтобы совещания были продуктивными и действенными. В конце концов, если у вас встреча без письменного следа, будет сложно привлечь кого-либо к ответственности или даже вспомнить, о чем говорилось.

Но есть ряд моментов, о которых следует помнить, чтобы обеспечить эффективность протоколов совещаний. Мы вас прикрыли! В этой статье мы рассмотрим:

• Определение протокола собрания
• Назначение протокола собрания
• Как составить протокол собрания
• Шаблоны протокола собрания

Вы станете профессионалом в составлении протокола собрания в кратчайшие сроки!

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это краткие заметки, в которых обобщаются обсуждения на собрании. Это запись, к которой вы можете обратиться за разъяснениями о том, что произошло на собрании.

Но они не должны быть записью все что произошло. Фраза «протокол встречи» на самом деле не имеет ничего общего с 60 секундами. Скорее, фраза восходит к началу 18 века к латинским словам «minuta scriptura», что означает маленьких банкнот.

Для чего составляют протокол собрания?

Протокол собрания служит ряду целей, которые делают его важной частью каждого собрания. Поскольку протоколы собраний обычно представляют собой более формальную документацию собраний, они особенно используются, когда требуется официальная запись обсуждения, например, на собраниях совета директоров и собраниях руководства.

Подотчетность

Если в лесу падает дерево, и никто не слышит его, издает ли оно звук? Ну, а если встреча состоялась, а записи нет, так ли это было на самом деле? 🤔

Это может показаться глупым. Но в том-то и дело, что люди забывчивы. Ваша команда, скорее всего, не пытается переложить ответственность за взятые на себя обязательства, но если вы не запишете это, об этом довольно легко забыть.

Вся цель встречи состоит в том, чтобы собрать нужных людей в комнате для коллективного решения проблемы. Документирование решения, будь то заметки или протоколы собраний, гарантирует, что вся команда останется подотчетной, поэтому ваше обсуждение превратится в действие.

Мировоззрение

Недопонимание — отличный способ вызвать разочарование, обиду и потерю продуктивности.

У всех нас разные стили общения, и если вы не будете преднамеренно подходить к тому, как вы общаетесь, это может привести к множеству недоразумений.

Ведение протокола собрания дает вам возможность внести ясность в то, что обсуждалось. Например, предположим, что кому-то нужно создать шаблоны для адаптации клиентов. Вы думаете, что ваш коллега согласился это сделать, но они понимают, что вы берете на себя инициативу. Без минут вы оба уходите с другим взглядом на то, что должно произойти дальше.

Так как протокол встречи заставляет вас записывать то, что было решено, это несоответствие будет выявлено до того, как оно приведет к разочарованию. Таким образом, вы оба совершенно ясно представляете, что будет дальше.

Как составить протокол встречи за 8 шагов

1. Задокументировать основы

«Хм… что Кэтлин сказала на прошлой неделе о маркетинговом плане?»

Если вы четко обозначили свои заметки нужными деталями, ответить на этот вопрос будет легко и быстро! Для каждой встречи не забудьте зафиксировать в протоколе самые основы.

Что включить в протокол встречи 

• Дата: Это может показаться очевидным, но добавление даты к вашим заметкам позволяет оглянуться назад не только на то, что обсуждалось, но и на то, когда это обсуждалось.
• Присутствовавшие: Отметьте, кто присутствовал, для лучшего понимания и контекста обсуждения. Как правило, вы можете добавить это к минутам заранее, основываясь на списке приглашенных.
• Цель: Почему вы вообще проводите собрание? Если это повторяющаяся синхронизация, цель, скорее всего, будет оставаться неизменной каждый раз. Если это разовая встреча, обязательно напишите заявление о цели.
• Обсужденные пункты повестки дня: Основную часть протокола собрания должны составлять обсуждаемые пункты повестки дня. Заблаговременное составление пунктов повестки дня поможет вести ваши протоколы, чтобы они оставались четкими и краткими.
• Соответствующие документы: Была ли презентация? Вы обсуждали бриф? Не забудьте включить ссылки на все это в свои протоколы — так к ним будет легко получить доступ позже.
• Следующие шаги: Исходя из вашего обсуждения, что нужно сделать дальше? Убедитесь, что вы указали, кто несет ответственность и когда. Подробнее об этом в шаге 7.

2. Назначьте ведущего протокола собрания

Если все будут вести протокол одновременно, все быстро запутается.

С самого начала решите, кто будет вести записи.

Выберите кого-то, кто не ведет собрание, чтобы он делал четкие и краткие записи. Таким образом, все остальные могут сосредоточиться на принятии решений и назначении следующих шагов.

Каждый раз выбирать одного и того же человека для ведения протоколов не особенно удобно. Подумайте о том, чтобы менять блокнот на каждой встрече.

3. Вести протокол

во время собрания

После того, как вы назначили ответственного за протокол, убедитесь, что он ведет протокол на протяжении всего собрания – не делая грубых каракулей, они впоследствии превратятся в полноценный протокол собрания.

Весь фокус в том, чтобы найти правильный инструмент. Например, если вы используете бумагу и ручку, вам нужно будет переписать заметки после этого, чтобы ими можно было поделиться. Вместо этого выберите устройство, которое упростит создание заметок (например, ноутбук или iPad), и удалите шаг.

Ведение протоколов во время собрания также гарантирует, что вы получите поддержку каждого в ключевых решениях и следующих шагах. После каждого пункта повестки ведущий может сказать: «Хорошо, вот что я написал для резюме. Я ничего не пропустил?» Таким образом, все постоянно вовлечены в разговор и остаются на одной линии.

4. Ведите протокол собрания прямо в повестке дня

Первый шаг к ведению протокола в повестке дня – это наличие четкой повестки дня.

Это поможет вести ваши минуты и оптимизировать все в одном месте. В идеале ваша повестка дня предназначена для совместной работы (будь то в инструменте повестки дня собрания, таком как Hypercontext, или в общем документе, таком как One Note или Google Docs), поэтому, пока вы делаете заметки, все могут следить за вами — особенно полезно для удаленных собраний!

5.

Не пишите дословно

Вам не нужно записывать все в протокол собрания. Думайте об этом как о «Заметках Коула». Если кто-то не смог это сделать, какие ключевые моменты ему нужно знать?

Сосредоточьтесь на главном: по каждому пункту повестки дня включите краткое изложение того, что вы обсуждали, какие решения были приняты и каковы следующие шаги.

Это не только уменьшит усталость пальцев при наборе текста, но и облегчит понимание конечного продукта.

6. Нужны разъяснения? Просить!

Ведущий должен всегда чувствовать себя комфортно (и поощряться!) просить пояснения или повторения, когда это необходимо. Попытка вспомнить, что обсуждалось позже, может привести к дезинформации или пропуску фрагментов.

Если вы ведете встречу, не стесняйтесь повторять ключевые моменты или важные решения. Он не только поможет обеспечить точность документации — он повторяет ключевую информацию для всей команды (беспроигрышный вариант!).

7. Назначение следующих шагов

Вы просмотрели все, что было в повестке дня? Большой! Вы суммировали все свои решения? Большой!

…но кто что делает? 😮

Чтобы встреча была действительно эффективной, вам нужно разбить свои решения на действия. И не оставляйте действия безымянным людям — они не будут выполнены! Поощряйте сопричастность и ответственность, назначая действия участникам — в идеале с указанием крайних сроков.

8. Удобный доступ к протоколам

Возможно, самая важная часть написания протокола — убедиться, что каждый имеет доступ к протоколу.

Независимо от того, делитесь ли вы документом Google или используете программное обеспечение для протоколов совещаний, к которому у всех есть доступ (мы предпочитаем последнее! 😏), крайне важно, чтобы каждый мог вернуться к заметкам и следующим шагам в любое время. Это помогает формировать культуру подотчетности и поощряет выполнение действий всей командой.

Шаблоны протоколов совещаний

Как мы упоминали ранее, шаблон протоколов должен быть вашей повесткой дня! Убедитесь, что у каждого пункта повестки дня есть место для заметок и дальнейших шагов, и что он легко доступен для всех участников. Ниже вы можете найти несколько примеров, основанных на шаблонах повестки дня, которые вы можете использовать в приложении Hypercontext или загрузить в формате Word, Excel или PDF.

Шаблон протокола общего собрания команды

👉 Используйте полный шаблон собрания команды в гиперконтексте или загрузите (Word, Excel, PDF)

Шаблон протокола собрания совета директоров

👉 Используйте этот полный шаблон собрания совета директоров в гиперконтексте или загрузите (Word, Excel , PDF)

Шаблон протоколов совещаний руководителей 10-го уровня

👉 Используйте этот полный шаблон совещаний 10-го уровня в гиперконтексте или загрузите (Word, Excel, PDF)

---

Ведите протоколы совещаний без особых усилий, начав с шаблона из нашей библиотеки более 100 видов встреч. ✨

Доступ к другим шаблонам повестки дня (бесплатно!)

Как вести протокол собрания? Лучшие советы + Бесплатный шаблон

Люди — социальные существа.

Будь то на работе или дома, мы существуем группами. Нам нужно частое общение и социальные взаимодействия, чтобы оставаться в здравом уме. И если пандемия нас чему-то научила, нам не нужно физически присутствовать, чтобы оставаться на связи. Нам нужны только встречи.

Любите их или ненавидьте, вам не избежать встреч на рабочем месте. Это требует большой подготовки, такой как составление повестки дня, отправка приглашений и самая утомительная задача из всех: ведение протокола собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи или заметки, сделанные во время собрания. Он включает в себя обсуждаемые темы, принятые решения, присутствующих и действия по результатам этого обсуждения. Протоколы собраний также служат документом для дальнейшего использования.

Предприятия вкладывают средства в программное обеспечение для управления собраниями, которое позволяет записывать протоколы собраний в аудио- или текстовом формате для повышения эффективности. Он также поддерживает другие функции, такие как планирование встреч и создание повесток дня.

Если вы ведете совещание и пропускаете заметки, вы оказываете своей команде медвежью услугу. Без протоколов совещаний ваша команда пропустит идеи мозгового штурма и другие ценные идеи.

Почему важны протоколы собраний?

Протокол собрания является источником задокументированной правды после начала собрания. Они помогают понять смысл обсуждения на собрании и служат отличным ресурсом для общего доступа для людей, которые не смогли присутствовать.

Протоколы совещаний также имеют решающее значение для того, чтобы держать всех на одной волне и повышать ответственность на рабочем месте. Если у вас нет записей о ваших встречах, вы застрянете, играя в самую отстойную в мире телефонную игру. Например, вместо того, чтобы гадать, кто должен был связаться с генеральным директором, вы можете обратиться к протоколу встречи и привлечь к ответственности нужного человека.

При правильном использовании протоколы совещаний могут помочь повысить производительность, оптимизировать процессы и добиться измеримых результатов. Они созданы для того, чтобы сделать вашу жизнь на работе более управляемой.

Знаете ли вы? Протоколы собраний называются «минутами», потому что они относятся к минутному (my-newt) формату минут, а не к измерению времени. Вот ваш забавный омофонный факт дня!

Как составить четкий и убедительный протокол встречи?

Если вам интересно, как вести протокол встречи, главное всегда готовиться заранее. Просто прийти на встречу с блокнотом в руках не получится. Необходимо тщательно подготовиться до, во время и после встречи, чтобы убедиться, что вы получили полную картину.

Недостаточно сказать, кто там был, и записать сказанное. Поскольку протокол собрания представляет собой официальную запись всего, что произошло на собрании, вам нужно включить в него больше, чем вы думаете.

Что включить в протокол собрания

В протокол собрания должны быть включены следующие моменты:

• Время начала собрания
• Кто посетил собрание
• Любые официальные ходатайства или голосов, которые произошли
• Все, что отложено до следующей встречи
• Любые упомянутые действия и кому они принадлежат
• Время окончания встречи

Не совершайте ошибку, не записывая что-то, потому что считаете это неважным. Ваша предвзятость в отношении того, что важно, не должна влиять на протокол собрания. Ваши заметки должны отражать то, что обсуждалось, независимо от того, согласны ли вы с тем, что было сказано. Избегайте прилагательных и наречий и придерживайтесь фактов того, что было сказано и кем.

Как правило, иметь слишком много заметок и редактировать их всегда лучше, чем что-то упустить. Кроме того, легче очистить протокол собрания, чем вспоминать, что произошло после окончания сеанса.

Что делать перед встречей

До начала собрания нужно проделать много работы. Этот шаг включает в себя все: от завершения повестки дня собрания до подготовки списка приглашенных на собрание. Управление ожиданиями и предоставление вашим товарищам по команде возможности подготовиться заранее поможет вашим встречам пройти гладко.

Отправка повестки дня собрания

Повестка дня необходима, потому что она объединяет всех. Он дает представление о том, чего ожидать от встречи, чтобы никто не присоединился к ней неподготовленным или невежественным, что экономит время на инструктаж и останавливает цикл бессмысленных встреч.

Что включить в повестку собрания?

Есть несколько важных пунктов, которые должны быть включены в повестку дня каждого собрания, в том числе:

• Имена участников собрания
• Темы для обсуждения
• Сопроводительные документы
• Протокол предыдущего собрания

Лучше всего создать шаблон повестки собрания, который будет частью всех установленных вами повторяющихся собраний. Это создаст шаблон для вашей команды, чтобы ознакомиться с ним. Они узнают, чего ожидать от каждой встречи. Шаблон также сэкономит время при создании нового документа для каждого сеанса.

Соберите нужные инструменты

То, как вы делаете заметки о встречах, так же важно, как и то, что вы записываете. Есть несколько способов сделать это. В зависимости от вашей скорости и уровня технических знаний цифровой вариант может быть лучше, чем ручка и бумага. В любом случае, лучше сначала изучить варианты.

1. Программное обеспечение для ведения заметок

Программное обеспечение

для управления ведением заметок сочетает в себе лучшее из цифровых и традиционных методов. Это позволяет вам быстро делать заметки на вашем ноутбуке, автоматически сохраняя все на ходу. И если ваш компьютер выйдет из строя во время встречи, вы не потеряете ничего, что задокументировали до этого момента.

Он также идеально подходит для совместной работы, когда несколько человек ведут протокол собрания. Тем не менее, большинство этих решений имеют облачную систему резервного копирования, поэтому вы в значительной степени зависите от стабильного подключения к Интернету, чтобы воспользоваться всеми преимуществами.

2. Программное обеспечение для записи

Самый простой способ убедиться, что вы ничего не пропустите на совещании, — это записать его. Запись встречи дает вам точную расшифровку того, что было сказано дословно. Это не становится более простым, чем это.

Однако для каждого записанного звука потребуется транскрипция. Если вы не используете программное обеспечение для транскрипции, это может занять много времени. Даже если вы можете расшифровывать автоматически, шансы получить точный дословный перевод невелики. Технология сложная, но не безошибочная.

3. Ручка и бумага

С ручкой и бумагой мало что может пойти не так. С рукописными заметками вам не нужно полагаться на технологии, Интернет или облако.

Многие люди предпочитают использовать стенографию при составлении протоколов совещаний. Этот метод популярен среди судебных репортеров, но может применяться и на деловых встречах. Ключом к эффективному ведению заметок является система, которую вы знаете как свои пять пальцев.

Однако при использовании этого метода есть некоторые проблемы. Рукописные заметки, как правило, медленнее, чем цифровые заметки. Более того, иметь одну физическую копию протоколов совещаний рискованно.

Советы по стенографии

• Разработайте систему , которая вам подходит, и придерживайтесь ее
• Практикуйтесь каждый день , пока не научитесь быстро делать заметки
• Всегда перечитывайте то, что вы пишете, чтобы избежать ошибок
• Сосредоточьтесь на записи фактов только для того, чтобы не тормозить себя

В конечном счете, лучше всего всегда иметь основной и резервный вариант. Имея под рукой более одного варианта, можно избежать проблем по мере их возникновения.

Что делать во время встречи

Вы выполняете большую часть работы во время встречи. Ход совещаний будет зависеть от предпочтений вашей команды. Дайте себе возможность пройти несколько сеансов и войти в ритм. Не стесняйтесь вносить предложения о том, как управлять делами более эффективно.

Убедитесь, что все присутствуют

Независимо от того, уходите ли вы из календаря на RSVP или участвуете в собрании, вы должны отметить, кто присутствует. Самый простой способ сделать это — передать лист посещаемости в начале личных встреч.

руководителей посещают от 6 до 15 совещаний в неделю, а 31% менеджеров посещают более 16 совещаний в неделю.

Источник: Товарищ

Знакомьтесь со всеми

Вам нужно знать имена всех, если вы собираетесь вести протокол встречи. Это может показаться простым, если вы участвуете в собрании небольшой команды, но собрания совета директоров или встречи с клиентами представляют собой проблему.

Хороший совет — попросить всех представиться перед началом собрания. Вы также можете создавать карточки с именами. Это позволяет вам видеть, кто говорит, не прерывая разговора.

Создать процесс ведения заметок

Не делайте ошибку, пытаясь написать все дословно. Вы не можете писать быстрее, чем люди говорят, и вы, вероятно, упустите что-то важное, если попытаетесь. Пишите свои заметки в общих, простых для понимания основных моментах.

Пример: Дженна предложила связаться с клиентом по поводу ребрендинга дизайна. Тодд упомянул, что связался с ним в прошлый понедельник, но ответа не получил. Стив предложил продолжить после встречи.

Наличие набора повторяющихся фраз может помочь донести ожидания до всех, кто читает протокол вашей встречи. Вот несколько примеров протоколов совещаний, на которые вы можете опереться:

Что делать после встречи

Когда совещание закончится, пришло время привести в порядок свои записи и раздать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи с вопросами.

Обобщить протокол собрания

Приведение в порядок протоколов совещаний — важный шаг. Поскольку для экономии времени вы делали стенографические записи, вы должны расшифровывать их для других участников. Вы также хотите получить отзывы от участников с помощью быстрого опроса о встрече, чтобы оценить их выводы из сессии.

Что следует включить в окончательный вариант заметок о собрании

• Имена всех участников собрания
• Дата и время встречи
• Цель встречи
• Обсуждаемые темы
• Согласованы следующие шаги
• Кто руководил собранием
• Кто вел протокол собрания

Храните протокол собрания и делитесь им

Лучше всего хранить протоколы совещаний в облаке. Программное обеспечение для совместной работы с облачным контентом, такое как DropBox или Google Drive, позволяет загружать файлы напрямую для быстрого доступа. Вам не придется беспокоиться о потере или уничтожении физических копий протоколов совещаний. Даже в случае сбоя компьютера в масштабах всей компании ваши документы будут в безопасности в облаке.

После того, как вы загрузили протокол собрания, вы можете пригласить товарищей по команде для просмотра и доступа к файлу. Это означает, что никто не будет отправлять вам электронные письма с просьбой предоставить копию протокола собрания. Все доступно в точном месте.

Пример протокола собрания (+Шаблон)

Вот как может выглядеть протокол еженедельного собрания команды.

Еженедельное совещание — [Отдел/Команда] [Дата]/[Время]/[Местоположение]  Посетители [Имена всех присутствующих участников собрания] Повестка дня [Основное обсуждение, решения, итоги последней встречи и т. д.] Примечания [Любые напоминания или информация, которыми можно поделиться с командой] Действия [Последующие задачи с описанием и сроком выполнения] Повестка дня следующего собрания [Необходимо выполнить любую подготовку перед следующей встречей]

Распространенные ошибки, которых следует избегать при ведении протокола собрания

Допустить ошибку при ведении протокола сложно, потому что, как только собрание закончилось, оно действительно закончилось! Вот несколько ошибок, которых следует избегать:

• Не записывать что-либо, потому что считаете это неважным
• Слишком долгое ожидание после собрания для отправки сводки собрания
• Использование неясных или двусмысленных выражений
• Забыл записать участников собрания, время начала и действия
• Ненадлежащее хранение и распространение документов
• Не спрашивать согласия перед записью встреч

Как составить протокол заседания правления

Протоколы заседаний правления

берут на себя совершенно новый уровень ответственности. На этих крупномасштабных собраниях часто присутствуют участники за пределами вашей организации, которые голосуют по важным юридическим и деловым вопросам. Юридический аспект заседания совета директоров означает, что ваш протокол собрания превращается из простой записи того, что обсуждалось, в официальный и юридический документ.

Советы директоров компаний несут юридическую ответственность, и протокол собрания должен точно отражать обсуждение собрания. По этой причине вам необходимо, чтобы формулировки в протоколах заседаний совета директоров были простыми и прямыми.

Совет. Программное обеспечение для управления доской идеально подходит для создания и хранения протоколов совещаний, повесток дня и заметок.

Утверждение протокола заседания правления

Еще одна проблема, связанная с протоколами заседаний совета директоров, заключается в том, что они нуждаются в утверждении. В большинстве случаев протокол собрания должен быть отправлен непосредственно председателю совета директоров и подписан до того, как он будет передан остальным членам совета.

В зависимости от структуры вашего совета, протокол вашего предыдущего собрания также может потребовать утверждения во время собрания. Поговорите с членами вашего правления о том, какой метод они предпочитают.

Почему это важно?

Если ваша компания участвует в аудите IRS, велика вероятность того, что протокол собрания вашего правления может быть частью документации, которую вам нужно будет передать. Если ваша компания не может предоставить подробные и точные протоколы встреч в IRS, это может поставить вас в тупик.

Кроме того, предположим, что ваша компания участвует в судебном процессе, в котором участвует ваш совет директоров. Затем суд может запросить протокол заседания вашего правления в ходе разбирательства. Опять же, неспособность предоставить эти минуты может стоить вашей компании дела.

Проблемы с ведением протокола собрания

Несмотря на то, что преимущества очевидны, ведение протоколов совещаний сопряжено с некоторыми трудностями.

Не удается найти нужное программное обеспечение

При ведении протоколов совещаний в цифровом виде вы должны использовать соответствующие инструменты. Если ваше программное обеспечение не подходит для работы, ведение цифровых заметок может быстро разочаровать. Чтобы ваши заметки не были повсюду, используйте лучшее программное обеспечение для управления собраниями, которое поддерживает аудио- и текстовую запись собрания.

G2 Grid® для программного обеспечения для управления совещаниями

Фокусировка на информации через шум

Многие собрания могут показаться хаотичными, когда некоторые люди поднимают вопросы, не входящие в повестку дня. Поиск информации среди шума таких дискуссий может стать проблемой. Могут быть некоторые не относящиеся к делу темы для разговора, которые могут отвлечь вас от записи важной информации.

Конспектирование участия

Работа протоколиста не ограничивается ведением заметок; они также должны участвовать в обсуждении. Это особенно верно, если повестка дня включает в себя проект, который они возглавляют или в котором они принимают непосредственное участие. Таким образом, разговор может иметь приоритет над заметками, в результате чего они пропускают важную информацию в протоколе встречи.

Слишком много информации

В случае более крупных проектов или совещаний в отделах может быть слишком много информации на столе, чтобы ее можно было легко охватить. У разных команд могут быть разные способы обсуждения критических вещей и попытки внести свой вклад в дискуссию. В таких случаях может быть сложно поддерживать последовательность при освещении соответствующей информации.

Заседание отложено

Ведение протоколов совещаний не должно быть сложной задачей или запоздалой мыслью. Все дело в понимании и расстановке приоритетов того, что важно для общения.

Эффективное ведение заметок является ключом к созданию подотчетности и повышению производительности. Это документация планов компании и процесс принятия важных решений.