1. Напишите протокол как можно скорее после того, как собрание состоится. Представляйте обсуждения нейтрально, уделяя должное внимание аргументам всех сторон обсуждения.

• Дата, время и место встречи
• Названия комитета или другой группы, проводящей собрание, председатель и секретарь
• Список присутствующих, включая присутствующих гостей, и любые зарегистрированные сожаления / отсутствия
• Запись официальных ходатайств и результатов

Помните, что в протоколах для руководителей в официальной записи фиксируются только действия. В частности:

• Избегайте прямого цитирования людей
• Не включайте необоснованную или субъективную информацию или мнения

2. Хотя допустимо идентифицировать лиц, где они действуют в рамках своего бизнеса или профессиональной деятельности в качестве избранных или назначенных членов или должностных лиц, например, представляют отчет или другой запланированный элемент, не рекомендуется идентифицировать отдельных участников вместе с их мнения. Используйте пассивный залог, чтобы резюмировать основные поднятые вопросы:

• Перемещено, прикомандировано и перевезено , что…
• При обсуждении X были подняты следующие вопросы…
• Сторонники резолюции подробно изложили ее обоснование и, отвечая на вопрос, заверили, что…

3. Четко обозначьте каждый представленный и обсуждаемый документ.При необходимости проконсультируйтесь с Председателем по любым вопросам, требующим разъяснения.

Если протокол является конфиденциальным (т. Е. Собрание закрыто), отметьте его как таковой и ограничьте его распространение только для членов комитета и любых других избранных лиц, которые имеют право рассматривать их как часть своих обязанностей и ответственности.

Хранение и распоряжение минутами

После утверждения протокол собрания должен храниться вместе с повесткой дня и документами соответствующего собрания.Обычно записи можно безопасно уничтожить после утверждения протокола и завершения всей необходимой корреспонденции. Ноты не должны храниться, если для этого нет юридических или законодательных требований.

Эти документы становятся официальным отчетом Университета об обсуждениях на собрании и должны храниться в офисе, несущем основную ответственность за их хранение в течение периода времени, указанного в Расписании общих документов Университета (CRS). По истечении срока хранения протоколы и связанная с ними документация должны (в большинстве случаев) быть переданы в архив университета, как указано в CRS. Подразделения, не входящие в состав Управления первичной ответственности (OPR), хранят свои дубликаты протоколов и документации в течение более короткого периода времени, чаще всего до тех пор, пока в них больше не будет необходимости в эксплуатации (обычно до трех лет).

Другие судебные дела

Рабочие записи секретаря записи — это черновики, которые обычно следует уничтожить после утверждения протокола соответствующим комитетом. Если другие участники делают заметки, которые не являются частью официального протокола собрания, их следует проинформировать о том, что эти записи могут быть включены в запрос на доступ в соответствии с FIPPA, и доступ может быть предоставлен им; поэтому они могут пожелать уничтожить свои черновые записи, как только официальный протокол будет утвержден и опубликован.

Аудио- или видеозаписи собраний, как правило, не рекомендуется. Если запись сделана, ее следует хранить только до тех пор, пока не будет подготовлено утвержденное резюме или, если запись является записью собрания, до тех пор, пока сохраняются другие аналогичные записи в определенном классе файлов. Обеспечьте безопасное уничтожение аудио- и видеозаписей, поскольку они содержат личную информацию. Для получения дополнительной информации см. Совет 7 IPO по безопасному уничтожению записей.

Когда не брать минуты

Для неформально созданных групп (тех, существование которых не предусмотрено политикой или законодательством), таких как специальные целевые группы или рабочие группы , регулярные собрания персонала, периодические административные форумы и т. Д., Официальные протоколы не требуются — краткое изложение задач назначенных и выполненных и согласованных вопросов обычно достаточно для документирования текущей работы таких групп. Для специальных целевых групп и рабочих групп заключительный отчет чаще всего представляет собой официальный отчет о работе группы.

Этот документ был разработан, чтобы помочь в установлении передовых практик и процедур. Если у вас есть вопросы о протоколах и протоколах, обращайтесь в секретариат университета по доб. 55310. С дополнительными вопросами или запросами о совете по вопросам управления записями и информацией или по вопросам информации и конфиденциальности следует обращаться к Координатору по информации и конфиденциальности: [email protected].

Как вести протокол встречи

Как минутный исполнитель, вы несете ответственность за ведение соответствующих заметок во время встреч.Затем вы должны использовать их для создания окончательного документа, который будет отправлен участникам и всем, кому требуется копия.

Однако, чтобы составить полезные минуты, вам нужно заранее знать, что нужно подготовить. В этой статье также объясняется, как эффективно записывать протокол собрания. Знание этого поможет вам сделать успешные заметки в форме заключительного протокола.

Что такое протокол собрания?

Протокол — это не стенограмма всего, что было сказано во время встречи. Вместо этого они представляют собой краткое изложение основных моментов, которые обсуждали участники, и последующих действий, по которым они приняли решение.

Три ключевых момента, которые вам нужно будет записать при минутной съемке:

• Что решилось.
• Описание того, что было сделано.
• Действия, которые необходимо предпринять в будущем.

Как написать эффективный протокол собрания?

Как минутщик, вы обязаны не только делать записи во время встречи.У вас есть важные задачи, которые нужно выполнить как до, так и после того, как это произойдет.

На подготовительном этапе вы должны убедиться, что имеете базовое представление о теме встречи. Вы должны подготовить повестку дня заранее, если председатель попросил вас об этом. Обе задачи помогут вам писать эффективные заметки, поскольку вы сможете легко следить за обсуждением и определять ключевые моменты на всем протяжении. Правильная подготовка поможет вам делать полезные заметки, что облегчит вам составление четких и структурированных заключительных минут.

Наши десятиминутные советы помогут вам почувствовать уверенность в своей способности выполнить задачу в меру своих возможностей.

Десять минут лучших советов

1. Знайте, как определить, о чем вам следует делать заметки.

Вы не должны постоянно делать заметки во время встреч. Если вы это сделаете, вам нужно сначала потратить несколько секунд, чтобы собраться с мыслями. Затем сосредоточьтесь на том, что говорят участники, и подумайте, сколько из этой речи нужно записать в протокол.Если вы все еще пытаетесь определить, что вам следует писать, возможно, вы недостаточно подготовились или не проводите исследования. Вам также может быть полезно просмотреть предыдущие примеры минутных заметок.

2. Знайте, когда лучше всего сосредоточиться на слушании.

Когда вы будете уверены в том, что определите, какие части разговора вам следует записывать в течение минут, вы узнаете, когда лучше всего просто слушать. Вам не нужно будет записывать определенные части разговоров во время встречи, но вы все равно должны сохранять концентрацию и слушать то, что говорится.

3. Найдите время, чтобы как следует подготовиться к встрече заранее.

Как уже упоминалось, это также поможет вам, когда дело доходит до понимания того, что вам нужно делать заметки. Вполне вероятно, что вы также будете ответственны за подготовку повестки дня, в которой излагается, что будет обсуждаться на собрании. Если вы не готовы, скорее всего, вы неправильно поймете, о чем говорится, и ваши заметки это отразят.

4. Используйте шаблоны.

Как секундант, вы, вероятно, будете нести ответственность за использование минут более чем один раз.Если вы создаете новый документ для каждой встречи, вы просто теряете время, которое можно легко сэкономить, если использовать шаблоны. Используя шаблоны, вы также точно поймете, какую информацию вам нужно включить, и, следовательно, что вы должны прислушиваться и делать заметки. Это также гарантирует, что ваши деловые документы будут последовательными и профессиональными.

5. Встретьтесь и обсудите встречу с председателем заранее.

Председатель отвечает за организацию и управление собранием.Они будут вашим первым контактным лицом по любым вопросам или разъяснениям, которые могут у вас возникнуть. Они должны сами договориться о встрече с вами перед встречей, но вы можете заранее попросить поговорить с ними. Одна из их обязанностей — работать с вами и поддерживать вас. Делая записи и составляя последние протоколы, вы оказываете им ценную услугу.

6. Поговорите с участниками перед встречей.

Если заранее связаться с посетителями, то это хороший способ подготовиться к встрече.Маловероятно, что вы уже будете иметь исчерпывающие знания по темам, которые будут обсуждаться на встрече. Вам не обязательно иметь такое же понимание, как у участников, но будет полезно иметь базовые знания. Это поможет вам определить важные детали, которые вам следует записать во время встречи. Подготовка путем разговора с участниками также дает вам возможность задать любые вопросы, которые, опять же, улучшат ваше понимание темы.

7. Будьте готовы.

Несмотря на то, что вы заранее подготовитесь к встрече, также важно, чтобы вы были организованы в течение дня.Это может вызвать ненужные неудобства и выглядеть непрофессионально, если в вашей ручке закончатся чернила и вам придется пойти за другой. Если вы покинете встречу, вряд ли встреча будет остановлена ​​для вас. Вместо этого вы пропустите обсуждения, которые могут быть очень важными. Имейте в виду, что от вас также могут потребоваться организовать оборудование и подготовить определенные мероприятия для встречи.

8. Сядьте рядом с председателем.

Важно, чтобы вы сидели рядом с председателем во время собрания.Вы являетесь частью управленческой команды, а это значит, что вы должны сидеть рядом с ними. Сидение в этой позе также должно помочь вам четко слышать всех, кто говорит во время собрания.

9. Напечатайте заметки в итоговый протокол.

Вы должны напечатать свои заметки о встрече, чтобы как можно скорее создать итоговый протокол. Это означает, что вы лучше запомните встречу и сможете легко расширить любые заметки, если что-то пропустили. Это также сэкономит ваше время, потому что вам не придется возвращаться и читать свои протоколы, чтобы заново познакомиться.

10. Пишите объективно.

Протокол должен быть полностью нейтральным и не выражать каких-либо предпочтений идей или участников. Подготовленный вами документ должен содержать объективный обзор состоявшихся обсуждений и принятых решений.

Советы по удаленной съемке минут

Если вам нужно вести протокол собрания удаленно, например, если вы работаете из дома, вам нужно подумать еще о нескольких вещах, чтобы обеспечить полезные минуты.

Во-первых, вы должны найти тихое место, где вас не будут отвлекать и отвлекать. Если вы работаете из дома, и рядом присутствуют другие люди, дайте им знать, что вам нужно присутствовать на собраниях, чтобы не беспокоить вас. Фоновый шум обычно не отвлекает вас, но если вы тратите несколько минут, вам нужно четко слышать других участников собрания во время разговора, и они вас. Это означает, что, например, не рекомендуется работать в кафе. Вам также необходимо убедиться, что у вас есть удобная настройка рабочего пространства с правильным DSE.Чтобы помочь вам в этом, вы можете загрузить наш Контрольный список для рабочих станций DSE здесь.

Что особенно важно, вы должны быть уверены в том, что попросите кого-нибудь повторить свою речь, если вы пропустите то, что он скажет, или ваше интернет-соединение разорвется во время разговора. Вы также должны общаться с другими участниками собрания, особенно с председателем. Поскольку это не будет происходить лично, важно, чтобы вы попросили разъяснить все, в чем вы не уверены, на протяжении всего процесса приема. Выделение минут при удаленной работе можно сделать так же эффективно, как и во время физического собрания, если вы будете следовать этим советам и поддерживать связь со своими коллегами.

Мы надеемся, что следование приведенным здесь инструкциям поможет вам выделить полезные минуты встречи и почувствовать себя более уверенно в своей роли. Для более подробного объяснения обязанностей счетчиков минут вы можете пройти наш онлайн-курс .

Дополнительные ресурсы:

минут | Ресурсный центр

Краткое и простое руководство по использованию минут

Протокол — это просто записи, сделанные во время встречи, чтобы напомнить вам о том, что было обсуждено и согласовано.Они не должны быть длинными или сложными, написанными на необычном языке или совершенной грамматикой. Им необходимо четко и просто записать, какие решения были приняты на собрании и кто будет их выполнять. Некоторые образцы минут можно найти в конце этого листа.

Работа секретаря — занимать минуты.

См. Также наши информационные листы на:

Почему важно иметь минуты?

• Полезно иметь письменный отчет о встрече, о том, что вы решили сделать и кто это будет делать — воспоминания ненадежны! Это верно, даже если встреча очень небольшая и неформальная.
• Протокол держит членов группы, особенно тех, кто не смог присутствовать на собрании, в курсе происходящего.

Какие задачи занимают минуты?

Основные задачи протоколиста:

• Делал наброски во время встреч.
• Аккуратно записывать эти заметки или печатать их.
• Копирование и распространение среди соответствующих лиц.
• Хранение всех протоколов в файле для дальнейшего использования.

Какие навыки вам нужны?

• Вы должны быть хорошим слушателем.
• Секунданты часто больше времени слушают, чем записывают.
• Вы должны быть достаточно уверены в том, чтобы записывать вещи.
• Уметь пользоваться компьютером полезно, но не обязательно.

Что записать?

Одна из самых сложных задач, связанных с выделением минут, — это знать, что записать, а что опустить.
Помните об этих двух основных моментах:

• Не пытайтесь все записать — это невозможно и бесполезно. Протокол , а не подробное описание того, что было сказано.
• Сконцентрируйтесь на , что было решено , и на , на том, кто собирается это сделать. Протокол предназначен для записи решений и действий, согласованных на собрании.

Разбери основы

• Убедитесь, что у вас есть копия повестки дня.Если повестка дня составляется до собрания, внимательно прочтите ее и, если возможно, обсудите ее с Председателем заранее.
• Имейте при себе файл прошедших минут на тот случай, если возникнут какие-либо вопросы по решениям, принятым на предыдущих встречах.
• Купите приличный блокнот и хорошие ручки.
• Убедитесь, что у вас есть стол и удобное пространство с достаточным пространством для локтей, чтобы писать.

При каждом собрании

Есть некоторая информация, которую вам нужно записывать на каждой встрече.

• Название вашей группы, а также дата, время и место встречи.
• Извинения: это список людей, которые не смогли прийти на встречу, но дали ей понять, что их там не будет. Не записывайте людей, которые только что не явились.
• Имена всех гостей и их организация.
• Подробная информация о том, кто присутствует на встрече. Если это небольшое собрание, перечислите всех по именам. Если это большое собрание, запишите членов комитета и общее количество присутствующих членов.
• Заранее составьте ведомость посещаемости и раздайте ее людям на подпись.

Ведение четких записей

Наброски, которые вы делаете на встрече, предназначены для вас, поэтому вы можете использовать сокращения и систематизировать их так, как вам нравится. Однако не становитесь слишком беспорядочными или неясными, поскольку вам нужно уметь их понимать, когда вы приходите писать что-то.

Может помочь следующая организация заметок:

• Пронумеруйте каждый элемент и дайте ему заголовок.
• Оставьте несколько строк между одним пунктом и другим, чтобы у вас было место для добавления других пунктов, если обсуждение вернется к нему позже на собрании.
• Подчеркните или выделите решения, а также кто и что согласился.
• Попробуйте разделить страницу так, чтобы у вас была узкая колонка с одной стороны для записи, кто и что согласился.
• Если вы используете блокнот с вкладными листами, пронумеруйте каждую страницу.

Еще о чем записываете

• Помните, что наиболее важные вещи, которые нужно выполнить, — это то, что было решено, и , кто собирается это сделать.
• Используйте простой и понятный язык. Вы хотите быть максимально ясными.
• Попытайтесь резюмировать проблему, а не записывать все тонкости обсуждения. Например, скажите: «Несколько жителей сообщили о пропущенном или позднем вывозе мусора», а не «Миссис Джонс сказала, что ее мусор не вывозили на прошлой неделе». Фред Браун сказал, что его тоже нет, а Джейн Грин сказала, что ее всегда опаздывает … »
• Если идет обсуждение важного предмета, вы можете включить в протокол некоторые ключевые моменты. Например: «Была долгая дискуссия о мусорном сервисе, и были высказаны следующие моменты…» Перечислите пункты, а не то, кто их сказал.
• Если на собрании проводится презентация или выступление, вам не нужно вести протокол всей презентации, просто запишите, что это произошло, например «Джим Блю, местный специалист по жилищным вопросам, был приглашен на встречу и сделал презентацию об услугах по ремонту».
• Никогда, , не говорите «Я думал» или «Я сказал» или вообще не используйте «Я». Протоколы — это не личные записи ваших мыслей, а официальный отчет о том, что было обсуждено и согласовано.
• Необязательно называть всех, кто выступал. Иногда это полезно, например, если они представляют отчет, но в целом лучше подумать о том, в чем суть, а не о том, кто это сказал.
• Помните, что протокол должен понимать тот, кто не присутствовал на собрании, поэтому расскажите немного о себе. Например, «люди в Харгрив-Корт были возмущены мусором на улице», а не «все они думали, что это отвратительно».
• Запишите только то, что на самом деле произошло на встрече. Не указывайте дополнительную информацию, которую вы могли получить после встречи.

Изготовление готовой версии

• Самое главное — быстро записать протокол . Не откладывайте работу на несколько недель. имеет огромное значение для , если встреча все еще свежа в вашей памяти.
• Если возможно, введите минуты на компьютере. Отделите каждый элемент и дайте ему номер и заголовок.
• Если вы не можете вписать протокол, просто запишите его аккуратно.
• Раздайте копии членам комитета, и всем, по мнению комитета, следует разослать протоколы.
• Сохраните копию.

В Центре ресурсов есть компьютеры, которые можно использовать для ввода минут. Вы также можете дешево распечатать протоколы в Центре.

Согласование протокола

Многие небольшие группы работают неформально и не согласовывают протоколы. Протоколы используются в качестве простой записи решений и напоминания участникам о задачах, которые они взяли на себя.

Если вы хотите иметь более формальную структуру, правильная процедура — это включить в повестку дня пункт под названием «Протокол последнего собрания». Участникам предоставляется возможность сказать, если они считают протокол неточным. Если исправление не вызывает споров, например, неправильное написание чьего-либо имени, оно просто отмечается, а протокол изменяется. Если исправление касается решения или действия, то собрание несет ответственность за согласование того, какой должна быть правильная запись.

После того, как протокол собрания согласован как правильный протокол, он подписывается Председателем и становится официальным протоколом собрания.

Если вы ведете протокол для более крупной организации, мы рекомендуем вам прочитать The Minute-Taker’s Handbook , который доступен в справочной библиотеке ресурсного центра.

Некоторые общие проблемы

Есть некоторые вещи, которые затрудняют жизнь каждого любителя минут. Вот некоторые из наиболее распространенных проблем:

• Трудно точно сказать, что согласовано.Никто не придерживается сути, и высказывается множество различных предложений о том, что делать.
• Обсуждение переходит от одного элемента к другому до того, как любой из них будет завершен.
• Все говорят одновременно, и вы не можете следить за обсуждением.
• Идет долгое запутанное обсуждение, и вы не знаете, какие моменты важны.
• Вы были очень вовлечены в решение определенного вопроса и хотите что-то сказать, но не можете одновременно говорить об этом.
• Вы нервничаете из-за того, что все сделали правильно.

Некоторые решения

• Если совещание организовано хорошо, вам будет проще выделить минуты. Задача председателя — поддерживать порядок на собрании, но они могут сделать это только при сотрудничестве всех участников собрания.
• Действительно полезно иметь четкую повестку дня собрания и следовать ей во время собрания.
• Одна из идей состоит в том, чтобы вместе обсудить и согласовать некоторые правила, по которым вы будете проводить встречи.Некоторые общие правила: не перебивать, не поднимать руку, если вы хотите поговорить, не вести второстепенных разговоров и придерживаться обсуждаемого пункта повестки дня.
• Не стесняйтесь указать, что невозможно отвести минуты, если все говорят одновременно и не следуют повестке дня.
• Если неясно, какое решение было принято, попросите Председателя пояснить это.
• Секретарю полезно сесть рядом со стулом, чтобы вы могли легко работать вместе.
• Обсудите повестку дня с председателем перед собранием — чем яснее вы изложите содержание собрания, тем легче будет его записать.
• После собрания обсудите с Председателем свои протоколы. Может быть полезно проверить, что вы написали, с кем-то другим.
• Если вы сосредотачиваетесь на минутах, это ограничивает количество участников, которые вы можете присоединиться к собранию — это идет вместе с работой. Если есть элемент, в котором вы участвовали централизованно и вам есть что сказать, подумайте о том, чтобы попросить кого-нибудь еще выделить несколько минут только для этого элемента.
• Не волнуйтесь, если ваши минуты не идеальны. Они — рабочий инструмент, и, как и все остальное, чем больше вы это делаете, тем легче становится.

Протокол пробы

Протокол собрания Ассоциации Сообщества Мерридейл, состоявшегося в четверг, 28 февраля 2002 г., 19:00 — 21:00.

Присутствовать на встрече

Мэри Тайлер (председатель), Ян Кертис (казначей), Эндрю Браун (секретарь), Мавис Эшли, Том Картер, Билл Форсайт, Эрни Грант, Дорис Грант, Кэрол Парсонс (члены комитета) и 22 члена ассоциации.

Советник Роб Прайс и Джефф Барнард из жилищной службы также присутствовали на встрече.

1. Извинения за отсутствие

Дженни Сондерс, миссис Дейл, Боб Хартфорд.

2. Протокол последнего заседания

Это было согласовано как правильная запись собрания.

3. День открытых дверей

Местный молодежный центр проводит День открытых дверей в среду, 13 марта, в Общественном центре с 10:00 до 16:00. Мэри Тайлер и Ян Кертис сказали, что будут присутствовать.

4. Отчет казначея

Казначей Ян Кертис сообщил, что у ассоциации есть 456 фунтов стерлингов в банке и 32,87 фунтов стерлингов наличными, что в сумме составляет 488,87 фунтов стерлингов.

5. Подготовка к годовому Общему собранию акционеров

Секретарь Эндрю Браун сообщил, что общественный центр забронирован на 8 мая. После завершения общего собрания акционеров будут организованы социальные мероприятия и фуршет. Дорис Грант и Кэрол Парсонс предложили организовать фуршет.

ДЕЙСТВИЕ: Кэрол организует фуршет для AGM