Улучшите память

Немецкий психолог Герман Эббингауз провел одни из первых экспериментов с памятью и памятью в 1895 году. В этом исследовании он разработал кривую забывания, которая показывает, как информация быстро теряется с течением времени, если нет усилий для сохранения информации.

Эффективное ведение заметок может помочь вам быстрее вспоминать информацию, поскольку она сохраняется с течением времени. Чем больше вы взаимодействуете с заметками — например, перечитываете заметки о собрании днем ​​позже — тем больше вероятность, что вы вспомните решения, принятые на этом собрании.

9 советов по созданию эффективных заметок для совещаний

Улучшенное ведение заметок для совещаний поможет вам оставаться в курсе важных задач и основных результатов. Любое важное обсуждение, которое происходит, будет задокументировано в ваших заметках о собрании, чтобы вы или ваша команда могли вернуться к нему позже.Вот несколько советов о том, как вы можете убедиться, что ваши методы ведения заметок эффективны.

1. Выберите метод ведения заметок, который вам подходит

Существует несколько различных методов ведения заметок, и важно найти тот, который лучше всего подходит для вас, исходя из вашей роли и личного стиля обучения. Некоторые из наиболее распространенных методов ведения заметок включают:

• Метод Корнелла : В методе Корнелла ваши заметки состоят из двух столбцов: один маленький столбец слева и большой столбец справа.В левом столбце выделены ключевые идеи встречи, а в правом столбце подробно описаны ключевые идеи. Разговор будет естественным образом переходить от одной темы к другой, поэтому улавливание ключевой идеи слева и детализация более мелких деталей справа помогут вам оставаться организованным.

• План-метод : В идеале ваша команда заранее делится повесткой дня. Если они это сделают, используйте это как набросок для своих заметок. Перечислите эти ключевые моменты на основе повестки дня.Затем, по ходу встречи, делайте заметки под каждым пунктом повестки дня.

• Метод квадрантов : Разделите свои заметки на четыре разных квадранта и пометьте каждый раздел как общие заметки, действия для себя, действия для других членов команды и вопросы. В разделе общих заметок запишите ключевые моменты и важные детали встречи. Остальные квадранты зарезервированы для элементов, подпадающих под эти заголовки.

• Метод слайдов : Если ваша встреча представляет собой презентацию, спросите докладчика, не хочет ли он поделиться с вами набором слайдов заранее.Затем вы можете добавлять любые примечания, которые у вас есть, к определенным слайдам, которые представляет докладчик.

2. Откажитесь от ноутбука — вместо этого используйте ручку и бумагу

Исследования показывают, что делать заметки от руки лучше для долгосрочного запоминания концептуальной информации. Делая заметки о встрече, вы, скорее всего, сосредоточитесь на ключевых моментах встречи, поскольку почти невозможно записать все дословно. Отсутствие ноутбука также помешает вам пытаться работать в режиме многозадачности во время встречи.

3. Не записывайте все дословно

Попытка дословно переписать протоколы совещаний – пустая трата времени и энергии. Встреча состоит из большого количества разговоров, но не каждая часть разговора необходима тем, кто позже читает заметки о собрании. Запишите ключевые моменты, которые обсуждались, результаты этого обсуждения и любые следующие шаги, чтобы вы могли сосредоточиться на наиболее важной практической работе.

Если вы пишете свои заметки от руки, используйте стенографию, символы, акронимы или сокращения, чтобы быстро отображать общие фразы или идеи на странице.Просто не забудьте заранее создать легенду или ключ, чтобы вы знали, что означает ваше сокращение позже.

4. Используйте шаблон для создания заметок

Независимо от того, используете ли вы шаблон заметки о собрании или шаблон протокола собрания, использование предварительно созданного шаблона может помочь ускорить создание заметок, чтобы вам не нужно было готовить или форматировать как вы идете. Независимо от того, кто делает заметки, все ваши заметки о встрече будут иметь единую структуру, и каждый в команде будет знать, какую информацию ожидать.

5.Назначьте специального ведущего для собрания

Если вы ведете собрание, вам может быть сложно одновременно делать заметки и поддерживать беседу с другими членами команды. Если вы берете на себя инициативу на важной встрече, попросите одного из членов вашей команды делать заметки для вас. Если у вас регулярно проводятся встречи, чередуйте тех, кто назначается ведущим заметок, чтобы у всех была возможность присоединиться к разговору.

6. Расшифровывайте разговоры с помощью программного обеспечения для записи

Поскольку многие команды работают удаленно, может быть проще записывать и делиться видеозаписью, чем писать заметки о встрече.Используйте интеграции, такие как интеграция Zoom + Asana, для расшифровки разговора, чтобы члены команды могли прочитать разговор позже. Прочитав расшифровку встречи, вы сможете легко отделить обычный разговор от ключевых моментов и действий.

Перед записью важно предупредить всех участников разговора о том, что они будут записаны и для чего будет использоваться запись. Обязательно поделитесь записью и расшифровкой в ​​одном месте, чтобы все члены команды имели к ним доступ.

7. Выделите важные контактные лица

Если кто-то упомянет о чем-то, что может потребовать дальнейших действий позже, обязательно напишите его имя к этому моменту. Таким образом, если у вас возникнут вопросы или вам потребуется синхронизировать их позже, вы точно будете знать, с кем поговорить на эту конкретную тему.

Этот метод также полезен, если две заинтересованные стороны расходятся во мнениях по теме. Задокументировав оба их мнения, вы можете использовать эти аргументы в качестве основы для решения, которое вы в конечном итоге решите принять.

8. Демонстрируйте свой экран, чтобы все могли видеть ваши заметки

Если вы работаете в распределенной команде или работаете удаленно, вы, вероятно, будете участвовать во многих видеоконференциях. Демонстрация экрана во время создания заметок может быть полезна для членов вашей команды. Если вы что-то пропустили, ваша команда может помочь вмешаться и предложить очки для добавления в режиме реального времени.

9. Делитесь своими заметками о собрании со всеми участниками

Подведение итогов после собрания — это хороший способ убедиться, что все заинтересованные стороны имеют четкое представление о принятых решениях.Если кто-то пропустит собрание, он может наверстать упущенное асинхронно, прочитав ваши заметки о собрании. Кроме того, если какие-то точки были упущены, у вашей команды есть возможность добавить их в последующие заметки.

Когда вы после встречи будете общаться с заинтересованными сторонами, убедитесь, что документ легко доступен и доступен для общего доступа. Работайте со своей командой над созданием плана коммуникации, чтобы все точно знали, где хранится эта информация и как получить к ней доступ позже.

Централизованное хранение практических заметок о встречах

Лучший способ организовать ваш проект и заметки о встречах — это создать централизованное пространство, где будут храниться все сроки выполнения и задачи. Использование инструмента управления работой может помочь организовать членов вашей команды и обеспечить продуктивность ваших совещаний. Хотите попробовать инструмент? Объедините работу своей команды в одном общем пространстве с помощью Asana.

Как вести протокол собрания

Минуты — это официальная постоянная запись бизнеса вашей родительской группы. Работа секретаря PTO заключается в том, чтобы убедиться, что они точны, но кратки. Протоколы предназначены для документирования результатов деловых решений (т.т. е., движения), не каждое слово обсуждения, ведущее к решению, поэтому вам не нужно учить стенографию, чтобы вести протокол.

Уместно вести протокол на каждом официальном собрании PTO, в том числе на собраниях исполнительного совета и общих членских собраниях. Некоторым крупным комитетам также может быть полезно вести протокол во время своих собраний, чтобы обеспечить запись важных решений, принятых комитетом. Протоколы также помогают будущим руководителям PTO понять, как PTO работала в прошлом.

Структурируйте каждый набор минут в этом стандартном формате:

• Название вашего PTO

• Дата собрания

• Время встречи

• Место встречи

• Имя председательствующего («заседание было созвано президентом Эми Джонсон в 19:05»)

• Присутствующие члены и наличие кворума

• Имена всех присутствующих гостей

• Время перерыва

• Имя секретаря, подготовившего протокол

Загрузите образец протокола собрания для использования в качестве шаблона.

Чтобы упростить задачу

Если вы делаете записи на бумаге во время встречи, начните с распечатанной страницы с уже заполненным заголовком.

Подготовьте файл шаблона на своем компьютере с уже вставленными стандартными заголовками и заголовками основных разделов. Используйте этот пустой файл, чтобы начать каждый новый набор минут.

Определите новые наборы протоколов на своем компьютере, назвав файл типом собрания и датой собрания (например, «ИСПОЛНЕНИЕ 051510»). Сохраните файлы в папке на вашем компьютере, зарезервированной только для минут PTO.

Используйте ноутбук, чтобы делать заметки во время встречи, только если вы чувствуете себя комфортно и быстро на компьютере. Вы же не хотите пропустить что-то важное из-за проблем с клавиатурой или проверкой орфографии.

Не бойтесь прерывать встречу, чтобы спросить правильное написание имен. Для участника гораздо более неловко видеть, как его имя вырезано в протоколе за последний месяц, чем для вас просить его правильно написать его, пока вы делаете заметки.

Надлежащее содержание протокола

В соответствии с Правилами порядка Роберта, работа PTO ведется путем внесения предложений, обсуждения и голосования по предложениям. В этом формате протокол собрания фокусируется на содержании и результатах предложений. Что касается предложений, существует четкое голосование «за» или «против», которое делает очевидным для всех, было ли предложение одобрено или отклонено.

Тем не менее, многие родительские группы работают более неформально и не используют жесты для проведения собраний. В этом случае сложнее решить, что должно быть и что не должно быть включено в ваши протоколы. Если ваша группа проводит встречи без предложений, помните об этих основных правилах:

• Будьте лаконичны.

• Будьте точны.

• Не пытайтесь подводить итоги обсуждения или того, кто что сказал.

• Задокументируйте основные решения и убедитесь, что участники согласны с вашим пониманием решения. Если вы сомневаетесь, сообщите об этом, чтобы уточнить, было ли принято решение.

• Своевременно оформляйте протокол.

Для каждого предложения укажите полную формулировку предложения и его результат (одобрено, отклонено, вынесено на обсуждение). Вы также можете указать имя человека, вносящего предложение, но это не обязательно. Если вы решите включить имена, будьте последовательны и указывайте их для всех движений.

Не указывать имя лица, поддержавшего ходатайство. Не резюмируйте обсуждение предложения. Не приписывайте обсуждение или комментарии отдельным лицам. Не включайте редакционные комментарии о характере обсуждения. Просто укажите, прошло ли движение или нет.

Укажите имя докладчика и название любого комитета, который представляет отчет, а также очень краткое (одно или два предложения) резюме отчета комитета. Приложите копию официального отчета любого комитета как часть постоянного отчета об этом собрании.

Укажите имя и должность любого приглашенного докладчика на вашей встрече, а также тему презентации докладчика.Не пытайтесь резюмировать презентацию докладчика в своем протоколе. Прикрепите любой раздаточный материал от спикера как часть постоянной записи собрания.

После встречи

Быстро завершите протокол, желательно в течение 24 часов после собрания. Чем быстрее вы вернетесь к своим заметкам, тем легче их будет расшифровать.

Отправьте копию проекта протокола руководителям для предварительного одобрения. Они должны быть в поиске ошибок или упущений.

Распечатайте копию своих протоколов и сохраните их в хронологическом порядке в подшивке, предназначенной только для протоколов вашего PTO.

Отправьте электронную копию в папку на вашем компьютере, зарезервированную только для минут PTO.

Распространите протокол встречи по электронной почте или через веб-сайт вашего PTO. Принесите копию на следующее собрание для рассмотрения и утверждения. Технически протокол не завершается до тех пор, пока члены не проголосуют за его утверждение на следующем собрании.

Если вам нужно внести исправления после того, как вы завершили протокол, не забудьте также обновить копию в файле вашего постоянного секретаря.

Сохраняйте копии любых раздаточных материалов или отчетов, представленных комитетами или приглашенными докладчиками на вашем собрании PTO. Включите эти документы с соответствующими протоколами собраний в свои постоянные файлы.

Первоначально опубликовано в 2010 году и регулярно обновляется.

Еженедельная доставка лучших советов, идей и вдохновения, связанных с PTO. Не пропустите!

Запишите это – сделайте лучший протокол встречи с помощью этого шаблона

Что может быть хуже, чем уйти с продуктивной встречи и обнаружить, что никто не записывает то, что обсуждалось?

Неважно, насколько хороша ваша память: если вы ведете совещание и пропускаете важные заметки, вы оказываете своей команде медвежью услугу.Отсутствие протоколов совещаний означает, что ваша команда только что потеряла новые идеи для мозгового штурма, ценные идеи и действия. С тем же успехом вы могли бы вообще пропустить встречу.

Как эффективно вести протокол собрания

• Планируйте заранее повестку дня встречи
• Использовать единый шаблон для всех совещаний
• Не пропускайте представления
• Всегда запрашивайте разъяснения
• Сообщите о соответствии ожиданиям
• Запись заметок как вручную, так и в цифровом виде
• Сохранение и резервное копирование всех протоколов собраний
• Найдите эффективный способ распределения минут

Пришло время перестать соглашаться на неэффективные встречи, которые стоят вашей компании денег. При правильном использовании протоколы совещаний могут помочь повысить вашу производительность, оптимизировать рабочие процессы и добиться измеримых результатов для вашей команды.

Протокол вашего собрания — это официальный письменный отчет о том, что обсуждалось на собрании команды. Они действуют как источник правды после того, как собрание началось. Протокол встречи необходим для того, чтобы понять смысл встречи и поделиться тем, что обсуждалось с людьми, которые не смогли прийти на нее. Они также имеют решающее значение для того, чтобы все были ответственны за следующие шаги и чтобы все были на одной волне.

Без протоколов совещаний вы застряли, играя в самую отстойную в мире игру по телефону. Вместо того, чтобы пытаться передать, кто x человек или y человек должен был связаться с генеральным директором, вы можете просто обратиться к своим заметкам и двигаться дальше. Протоколы совещаний предназначены для того, чтобы облегчить вашу работу на работе.

Забыли при переводе : Знаете ли вы, что протоколы собраний называются «минутами», потому что они относятся к минутному (my-newt) формату минут, а не к измерению времени? Вот ваш забавный омофонный факт дня!

Как составить четкий и эффективный протокол собрания

Готовится ключ к идеальному составлению протоколов совещаний. Просто прийти на встречу с блокнотом в руках не получится. До, во время и после встречи необходимо провести большую подготовку, чтобы убедиться, что вы получили полную картину.

Что включить в протокол собрания

Помимо записи того, что было сказано на собрании, что еще вы должны записать? Недостаточно сказать, кто там был, и записать сказанное. Поскольку протокол собрания представляет собой официальную запись всего, что произошло на собрании, вам потребуется включить в него больше, чем вы думаете.

Есть несколько моментов, которые следует отметить в протоколе собрания, например:

• Во сколько началась встреча
• Кто посетил собрание
• Любые официальные предложения или голоса, которые произошли
• Все, что отложено до следующей встречи
• Любые упомянутые действия и кому они принадлежат
• Во сколько закончилась встреча

Не совершайте ошибку, не записывая что-то, потому что считаете это неважным. Ваша предвзятость в отношении того, что важно, не должна влиять на протокол встречи.Помните, что протокол собрания отражает то, что обсуждалось, независимо от того, согласны ли вы с тем, что было сказано. Избегайте прилагательных и наречий и просто придерживайтесь фактов того, что было сказано и кем.

Как правило, всегда лучше иметь слишком много заметок, а затем редактировать их после собрания. Также гораздо проще редактировать протокол собрания, чем пытаться вспомнить, что произошло после окончания собрания.

Что делать перед встречей

Перед началом собрания нужно сделать много работы.На этом шаге завершается все, от составления повестки собрания до подготовки списка приглашенных на собрание. Это то, что вы должны собрать перед встречей с вашей командой. Управление ожиданиями и предоставление вашим товарищам по команде возможности подготовиться заранее поможет вашей встрече пройти более гладко.

Рассылка повестки дня собрания

Повестка дня вашей встречи — самый важный материал перед встречей. В повестке дня встречи указано, что будет обсуждаться во время встречи, какая дополнительная информация нужна вашей команде, а также кто будет присутствовать на встрече.Исследование ReadyTalk показало, что 63% встреч проводились без повестки дня

Это довольно большое число, тем более, что то же исследование показало, что 47% респондентов считают совещания тратой времени в офисе номер один. Проблема не в собраниях, а в том, как вы их проводите.

Повестка дня собрания важна, потому что она объединяет всех. Никто не придет на вашу встречу неподготовленным или не знающим, чего ожидать.Это экономит время и останавливает цикл бессмысленных, напрасных встреч.

Что должно быть включено в повестку собрания?

• Имена участников собрания
• Сопроводительные документы
• Протокол предыдущего собрания
• Темы для обсуждения

В ваших же интересах создать шаблон повестки собрания, который можно будет использовать на регулярной основе для любых назначенных вами собраний. Это создает шаблон, с которым ваша команда может ознакомиться.Они узнают, чего ожидать от каждой встречи. Шаблон повестки собрания также сэкономит ваше время на создании нового документа для каждого собрания.

Соберите свои инструменты

То, как вы делаете заметки, так же важно, как и то, что вы записываете. Есть несколько способов сделать это. В зависимости от вашей скорости и уровня технических знаний цифровой вариант может быть лучше, чем ручка и бумага. Что бы вы ни выбрали, лучше сначала изучить варианты.

1. Программа для создания заметок

Программное обеспечение для создания заметок сочетает в себе лучшее из цифровых и традиционных методов.Это позволяет вам использовать свой ноутбук, чтобы быстро делать заметки, автоматически сохраняя все, как написано. Если ваш компьютер выходит из строя или внезапно выключается посреди встречи, все, что вы задокументировали до этого момента, сохраняется с помощью программного обеспечения. Это также идеальное решение, если вы планируете, чтобы заметки делали несколько человек.

Недостатком программного обеспечения для создания заметок является то, что вам необходимо надежное подключение к Интернету, чтобы получить все преимущества. Многие из этих решений поддерживаются в облачной системе сохранения, а это означает, что вы сильно зависите от своего интернет-соединения.

2. Программное обеспечение для записи

Самый простой способ убедиться, что вы ничего не пропустите на совещании, — это просто записать его. Это дает вам точную расшифровку того, что было сказано дословно. Нет ничего проще, чем иметь аудиозапись ваших встреч.

Использование программного обеспечения для записи имеет несколько недостатков. Наиболее очевидным является то, что есть несколько состояний, в которых требуется согласие двух сторон, прежде чем вы сможете записывать телефонные звонки или разговоры. Если ваш бизнес или какие-либо удаленные сотрудники находятся в одном из одиннадцати штатов, требующих двустороннего согласия, вам потребуется юридическое разрешение на запись всех участников собрания, прежде чем делать это.

Вторая проблема заключается в том, что каждую записанную встречу все равно нужно расшифровывать. Если вы не используете программное обеспечение для расшифровки аудио, это может занять много времени. Даже если вы можете расшифровать его автоматически, шансы на то, что вы получите точный дословный перевод, невелики. Технология сложная, но не безошибочная.

3. Ручка и бумага

Мало что может пойти не так при использовании ручки и бумаги. Вам не нужно полагаться на технологии, Интернет или облако, чтобы делать заметки.Если вы не обнаружите, что у вас бесчернильное перо и нет резервной копии, это, вероятно, самый надежный вариант.

Многие люди предпочитают использовать стенографию при составлении протоколов совещаний. Этот метод популярен среди судебных репортеров, но его можно использовать и на деловых встречах. Ключом к созданию лучших заметок, независимо от того, используете ли вы стенографию или нет, является наличие системы, которую вы знаете как свои пять пальцев.

Однако при использовании ручки и бумаги есть несколько недостатков. Во-первых, это скорость, с которой вы можете делать заметки — она неизбежно намного медленнее, чем использование ноутбука для набора текста.Другой большой недостаток заключается в том, что если вы потеряете блокнот, в котором записывали протоколы совещаний, вы окажетесь в ручье без весла. Наличие одной физической копии протоколов совещаний — палка о двух концах.

Выбор правильного инструмента : В конечном счете, лучше всего всегда иметь основной и резервный варианты. Имея под рукой более одного варианта, можно избежать проблем по мере их возникновения.

На собрании делается основная часть работы.Ход ваших совещаний будет зависеть от вашей организации и предпочтений вашей команды. Дайте себе возможность провести несколько встреч и войти в ритм. Не бойтесь вносить предложения о том, как управлять делами более эффективно.

Проверить присутствие всех

Независимо от того, собираетесь ли вы выйти из календаря, приглашая RSVP или записываясь на собрание, вам необходимо отметить, кто там присутствует. Самый простой способ сделать это — раздать лист посещаемости в начале собрания.

Знакомьтесь со всеми

Вам нужно знать имена всех, если вы собираетесь вести протокол собрания. Это может показаться простым, если вы участвуете в собрании небольшой команды, но большие собрания совета директоров или встречи с посторонними гостями могут создать проблему. Не смущайтесь, если вам нужно попросить всех представиться перед началом собрания.

Еще один совет? Создайте визитки для всех присутствующих. Это позволяет видеть, кто говорит, не прерывая разговора.

Создать процесс ведения заметок

Процесс ведения протоколов собраний может быть сложнее, чем кажется. Не совершайте ошибку, пытаясь записать все дословно. Вы не можете писать быстрее, чем люди говорят, и вы, вероятно, упустите что-то важное, если попытаетесь. Пишите свои заметки в общих, простых для понимания основных идеях.

Пример : Дженна предложила связаться с клиентом по поводу ребрендинга дизайна. Тодд упомянул, что связался с ним в прошлый понедельник, но ответа не получил.Стив предложил продолжить после встречи.

Эти несколько предложений точно передают то, что произошло, не увязая в дословном разговоре. Любой, кто просматривает эти заметки, понимает, что обсуждалось и каковы действия.

Пытаетесь подобрать нужные слова для протоколов совещаний? Вот несколько фраз, на которые вы можете опереться:

Не стесняйтесь изменять этот язык, чтобы он лучше отражал стиль внутреннего общения вашей организации.Преимущество заключается в том, что наличие набора повторяющихся фраз может помочь донести ожидания до всех, кто читает протокол вашей встречи.

Когда совещание закончится, пора привести в порядок свои записи и раздать их своей команде. Лучшее время для этого — сразу после встречи, пока все еще свежо в памяти. Это снижает вероятность ошибок и позволяет вам обращаться к участникам встречи, если у вас есть вопросы.

Обобщить протокол собрания

Приведение в порядок протоколов совещаний — важный шаг.Скорее всего, вы делали заметки стенограммой или сокращенными именами, чтобы сэкономить время, а это значит, что вам нужно будет четко разъяснять вещи другим участникам встречи. Вы также можете получить отзывы от участников с помощью быстрого опроса о собрании для общего отзыва, просто чтобы оценить, что другие получили от собрания, что вы, возможно, пропустили.

В окончательную версию протоколов собрания необходимо включить:

• Имя всех участников собрания
• Дата и время встречи
• Цель встречи
• Что обсуждалось
• Согласованы следующие шаги
• Записка о том, кто руководил собранием
• Записка о том, кто вел протокол встречи

Хорошее эмпирическое правило для приведения записей в порядок: спросите себя: если кто-то, кто не присутствовал на собрании, прочитает эти записи, поймет ли он, что происходит?

Храните протокол собрания и делитесь им

Лучше всего хранить протоколы собраний в облаке. Программное обеспечение для совместной работы в облаке, такое как DropBox или Google Drive, позволяет загружать файлы непосредственно на платформу для простоты доступа. Вам не придется беспокоиться о том, что бумажные копии протоколов совещаний будут утеряны или уничтожены. Даже в случае сбоя компьютера в масштабах всей компании ваши документы надежно хранятся в облаке.

После того, как вы загрузили протокол собрания, вы можете пригласить товарищей по команде для просмотра и доступа к файлам через облачное программное решение. Это означает, что никто не будет отправлять вам электронные письма с просьбой предоставить копию протокола собрания.Все удобно расположено в одном месте. Использование облачного программного обеспечения — самый безопасный и простой способ хранения протоколов совещаний и обмена ими.

Откройте для себя лучшее на рынке программное обеспечение для совместной работы с облачным контентом и прочитайте отзывы реальных пользователей, таких как вы.

Как составить протокол заседания правления

Протоколы собраний приобретают совершенно новое значение при работе с собраниями совета директоров. На собраниях совета часто присутствуют участники извне вашей организации, и эти люди часто голосуют по важным юридическим и деловым вопросам.Юридический аспект заседания совета директоров означает, что протокол собрания превращается из просто записи того, что обсуждалось, в официальную и юридическую запись собрания.

Советы директоров компаний несут юридическую ответственность, и предполагается, что ваши протоколы собраний точно отражают то, что обсуждалось. По этой причине вам необходимо, чтобы формулировки в протоколах заседаний совета директоров были простыми и прямыми. Если вы записываете протокол заседания совета директоров, вам следует проверить требования законодательства штата, прежде чем продолжить.

Утверждение протокола заседания правления

Еще одна проблема, связанная с протоколами заседаний совета директоров, заключается в том, что они должны быть утверждены, прежде чем их можно будет считать официальным протоколом собрания. В большинстве случаев протоколы собраний должны быть отправлены непосредственно председателю правления и подписаны, прежде чем их можно будет разослать остальным членам правления.

В зависимости от структуры вашего совета может также потребоваться голосование по протоколу вашего предыдущего собрания для утверждения всем советом в начале следующего собрания.Поговорите с членами вашего правления о том, какой метод они предпочитают.

Почему это важно?

Если ваша компания участвует в аудите IRS, велика вероятность того, что протокол заседания совета директоров может быть частью документации, которую вам нужно будет передать. Если ваша компания не может предоставить подробные и четкие отчеты о встречах в IRS, это может поставить вас в тупик.

Еще одна причина, по которой могут потребоваться протоколы заседаний вашего совета директоров, заключается в том, что ваша компания участвует в судебном процессе, в котором участвует ваш совет директоров.Протокол заседания вашего совета может быть вызван в суд и использован во время судебного разбирательства. Опять же, неспособность предоставить эти минуты может стоить вашей компании дела.

Советы по эффективному ведению заметок на совещаниях

Мы рассмотрели большинство этих советов в предыдущих разделах, но давайте рассмотрим несколько быстрых и простых советов, которые помогут вам делать наилучшие заметки на собраниях.

• Используйте бейджи или знакомства, чтобы узнать имена
• При необходимости запросить разъяснение
• Пропускать полные предложения, писать полными мыслями
• Запишите встречу и расшифруйте позже с разрешения
• Возьмите с собой запасные инструменты для заметок, на всякий случай
• Сообщите об ожиданиях своей команде
• Отправка заметок о собрании в день собрания

Помните, что хотя это и рекомендации, которым вы должны следовать, лучше обсудить с вашей командой, как они предпочитают проводить собрания.

Распространенные ошибки, которых следует избегать при протоколировании

Ошибиться при составлении протоколов совещаний сложно, потому что, как только совещание закончилось, оно действительно закончилось! Вот некоторые распространенные ошибки, которые допускают люди при ведении протоколов:

• Не записывать что-либо, потому что считаете это неважным
• Слишком долгое ожидание после собрания для отправки сводки собрания
• Непонятный или двусмысленный язык
• Забыл записать участников собрания, время начала и действия
• Ненадлежащее хранение и распространение документов
• Не спрашивать согласия перед записью встреч

Нельзя вернуться назад и внести правильные правки или попросить кого-то повторить то, что они сказали. Вот почему вам нужно быть бдительными, когда вы записываете протоколы совещаний.

Ты все это записал?

Ведение протоколов совещаний не должно быть запоздалой мыслью. Это может показаться незначительной частью вашей работы, но вы избавите себя от многих проблем, если сделаете это правильно с первого раза.

Вот почему мы создали для вас этот удобный шаблон протокола встречи. Используйте этот шаблон встречи, чтобы создать единую структуру для всех ваших будущих встреч!

Двадцать один совет по ведению протокола собрания

Хотя у большинства из нас была возможность делать заметки для собственного использования, ведение протокола собрания требует совершенно другого набора навыков.Например, в личных заметках совершенно нормально использовать аббревиатуры, символы, стенографию и даже рисунки. Ваши собственные заметки не должны быть аккуратными (хотя это помогает), следовать установленному формату, иметь правильное написание всех слов или проявлять внимание к сторонним читателям. Они предназначены только для вашего использования.

Напротив, протоколы собраний служат совершенно другой цели, потому что они написаны для других и функционируют как исторические документы, которые отмечают решения и действия, предпринятые группой.На ведущем протокол собрания лежит огромная ответственность, и он должен быть готов серьезно и внимательно отнестись к своей работе.

Если вас попросят поработать в качестве минутного самописца, следующие советы помогут вам выполнить их точно и легко.

1. Заложить фундамент

Раздайте протоколы предыдущего собрания перед тем, на которое вы собираетесь пойти. Это даст вам и всем остальным возможность вспомнить, что было решено, кому нужно было выполнить те или иные дела, а что еще нужно сделать.

2. Знай цель

 Чтобы понять важность задачи, помните, что минуты служат нескольким целям:

• Они представляют собой запись решений и действий группы
• Они напоминают о том, кому были даны задания
• Они свидетельствуют о сроках
• Это пособие для людей, которые отсутствуют во время принятия решений.

3. Получить повестку дня

Перед собранием возьмите повестку дня у человека, проводящего собрание, и составьте план.Это сэкономит время, но обратите внимание на порядок, в котором обсуждаются основные вопросы.

4. Выберите свой метод

Заранее определитесь, какой способ записи будет для вас наиболее удобным:

• блокнот
• шаблон и буфер обмена
• ноутбук
• магнитофон
• сокращение

5. Все системы работают

Какой бы метод вы ни выбрали, убедитесь, что у вас есть все необходимое.Если он электронный, убедитесь, что он работает. На случай, если выбранный вами метод перестанет работать, держите в заднем кармане запасной метод.

6. Оставьте место для работы

Как бы вы ни решили вести протокол, оставьте достаточно места на бумаге для заметок.

7. Здесь, Здесь

Если возможно, узнайте имена всех участников до начала собрания. Если это невозможно, раздайте лист посещаемости, как только люди придут. Обратите внимание, кто присутствует, кого нет, кто опоздал, а кто ушел раньше.Убедитесь, что все имена написаны правильно.

8. Имейте схему рассадки

Для личных встреч, которые происходят за столами переговоров, рекомендуется создать схему рассадки, особенно если не все участники вам известны. Поскольку вам нужно будет точно записывать, кто делает движения, это сэкономит время, если вы будете знать из таблицы, кто произносит речь в любой момент времени.

9. Знайте позицию каждого

Помимо того, что вы знаете имена людей, вы также должны знать до начала собрания, кто входит в состав комитетов или возглавляет их.Как и знание имен людей заранее, знание их должностей сэкономит время при завершении протоколов.

10. Создать шаблон протокола

Поскольку протоколы должны содержать непротиворечивую информацию независимо от того, что обсуждается, использование шаблона или подготовленной формы для заполнения позволяет сэкономить огромное количество времени, чтобы не тратить время на запись стандартной информации. На самом деле, большая часть информации может быть заполнена еще до начала встречи. При подготовке шаблона убедитесь, что у вас есть следующая информация:

• Тип встречи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д.))
• Цель встречи
• Дата, время и место встречи
• Имя лица, созвавшего собрание по порядку
• Имя председателя или координатора, если оно отличается от лица, указанного выше
• Имена присутствующих
• Индикация наличия или отсутствия кворума
• Утверждение протокола предыдущего собрания
• Все сделанные ходатайства и имена тех, кто их сделал
• Сводка всех сделанных отчетов
• Резолюции, за которые проголосовали
• Информация о ближайшем собрании (дата, время, место)
• Время ожидания
• Имя лица, составившего протокол, и дата его составления
• Имя лица, утвердившего протокол, и дата утверждения

11.Слушайте внимательно

Как только собрание начинается, перед лицом, ведущим протокол, стоит трудная задача — делать несколько дел одновременно. Самое сложное из них — разобраться в большом количестве словоблудия, чтобы понять, что на самом деле говорится. Регистратор должен научиться сосредотачиваться на основных проблемах, действиях и решениях, а не на неуместных комментариях, которые могут быть интересными, но не имеют ничего общего с тем, что обсуждается в группе.

12. Только факты

Чтобы улучшить навыки слушания, чтобы записывать соответствующую информацию, тренируйтесь различать утверждения, которые являются фактами, и те, которые являются мнениями.Задача регистратора — придерживаться фактов. Это фрагменты информации, которые бесспорны и объективны по своей природе. Напротив, мнения — это личные взгляды, которые субъективны и легко оспариваются другими.

13. Будьте ясны и просты

Независимо от того, как вы записываете то, что происходит во время встречи, вам нужно будет сделать окончательную формулировку в протоколе абсолютно ясной для пользы других. С этой целью используйте понятный, лаконичный и объективный язык.

14. Будьте точны

Регистратор должен быть абсолютно точным в представлении фактов встречи. Потому что после утверждения протоколы становятся официальными документами организации. В некоторых случаях они используются в качестве письменных доказательств в судебных делах, поэтому на регистраторе лежит огромная ответственность за точность и объективность.

15. Регистрация движений

Во время собраний участники, вероятно, будут вносить предложения. Секретарь должен записать не только то, что представляет собой движение, но и кто его сделал.Нет необходимости записывать имя человека, который поддерживает движение. Предложения, внесенные комитетом, не требуют секунданта, поскольку сам комитет уже состоит из двух или более человек.

16. Что отложено

В дополнение к предложениям, которые вносятся, поддерживаются, обсуждаются и по которым проводится голосование, будут случаи, когда вносятся дополнительные предложения об отсрочке голосования. Когда голосование по предложению откладывается, регистратор должен указать, что это произошло, и предложить любую доступную информацию о том, когда может быть проведено голосование по предложению.

17. Добавление вашего голоса

В лучшем случае лицо, ведущее протокол, не будет членом с правом голоса среди участников собрания. Это происходит не всегда, поэтому, если вас просят вести протокол, и у вас есть статус полного участия, вам следует записать вопросы, которые вы хотите задать, до начала встречи. Вы уже будете заняты, записывая то, что говорят другие, и, записывая любые вопросы, которые у вас могут возникнуть заранее, это будет на одну вещь меньше, о которой вам придется думать, когда вы записываете другие вещи, которые говорят и делают во время разговора. встреча.

18. Обобщить

Во время встречи вы будете писать с невероятной скоростью, и если у вас нет исключительных навыков слушать и очень быстро синтезировать информацию, вы, вероятно, будете записывать много информации, которую можно и нужно сжать или вообще исключить. На этом этапе никто не будет просматривать ваши личные заметки, но вы должны сами разобраться в них, чтобы подготовить их к распространению. Сосредоточьтесь на основных моментах, которые были сделаны во время каждого обсуждения, и на решениях, которые группа приняла по этим вопросам.

19. Не откладывайте

Чем раньше вы доработаете и напечатаете минуты, тем лучше. Со временем вы можете забыть важные вещи, которые вы слышали, но не записали. Чем больше времени проходит, тем менее точными становятся минуты, даже если вы использовали магнитофон.

20. Тщательная корректура

На вас возложена большая ответственность, и хотя точность информации является вашей главной целью, вы также обязаны сделать эту информацию понятной для других.Этого не будет, если вы не будете корректировать каждое набранное вами слово. Вы также подорвете доверие к себе как к надежному поставщику информации, если будете составлять протоколы, заполненные словами с ошибками, неполными предложениями, сокращениями и неточной пунктуацией. Гордитесь своей работой и помните выражение: «Что стоит делать, то стоит делать хорошо».

21. Не так быстро!

Если часть вашей работы в качестве ведущего протоколов включает в себя распространение протоколов среди всех, вы должны получить их от председателя собрания или координатора, прежде чем они станут доступными для тех, кому они нужны.Они должны быть как можно ближе к совершенству, пока их никто не увидит.

Ведение эффективного и точного протокола собрания

Советы по составлению исключительных протоколов собраний

Вне зависимости от того, проводятся ли они лично, через Интернет или посредством телефонной конференции, встречи являются необходимой частью повседневной деятельности большинства предприятий. Протокол собрания служит официальной записью мероприятия, и вы играете решающую роль в его составлении и обеспечении его точности.

Вы хотите, чтобы ваши заметки были четкими и точными, и, предоставляя точные протоколы совещаний, вы получаете прекрасную возможность сиять, как звезда.

Этот веб-семинар разбивает процесс на три ключевые части: подготовка к встрече, ведение заметок во время встречи и завершение работы путем распространения отчета после встречи. Вы найдете конкретные советы, как делать точечные заметки о встрече и писать краткий отчет с подробным описанием того, что произошло.

Эта задача предназначена не только для секретарей и помощников по административным вопросам.Любого человека, который посещает собрание, можно попросить делать заметки и составлять протокол. Точность имеет первостепенное значение.

Ведение протоколов совещаний — это одна из задач, которой вас редко формально обучают, но от которой ожидают, что вы справитесь с ней сразу же.

Как сделать протоколы совещаний более эффективными и выделиться среди лучших сотрудников? Делая отличные заметки о встречах и выполняя задачи и действия, которые вам были назначены. В течение 90 минут этот курс исследует:

Перед собранием

• Советы по подготовке эффективных шаблонов, которые сэкономят ваше время и силы
• Ярлыки для составления повестки дня, которая структурирует ваш протокол
• Примеры полезных и экономящих время шаблонов заметок
• Совет по созданию мощного контрольного списка, который поможет вам делать заметки

Во время собрания

• Как отмечать движения во время собрания
• Способы резюмировать решения, которые определяют, что было решено и что было согласовано
• Определенные слова и фразы для точного обобщения обсуждений
• Понимание, когда нужно быть конкретным в своих заметках, а когда резюмировать
• Советы по отмечанию незавершенных дел (то, что осталось незаконченным)
• Три ключевых момента, касающихся стиля составления протоколов

После собрания

• Как быстро исправить свои заметки
• Советы по очистке и составлению заключительного протокола для официального протокола
• Методы обработки исправлений и подготовки протокола собрания к распространению
• Консультации по подшивке/индексации протоколов для удобства доступа

Поскольку ведение точных протоколов совещаний очень важно, у вас есть отличный шанс потратить короткое время на то, чтобы научиться делать это лучше.

Какую пользу вы получите

После прохождения этого курса вы сможете:

• Продемонстрируйте, что делает протокол собрания хорошим, и необходимость точности отчетности
• Объясните планирование повестки дня и необходимую подготовку
• Используйте практические советы и полезные слова для составления точного протокола собрания

Как работают вебинары АМА?

AMA предоставляют вам экономичный и удобный способ расширить свои ноу-хау.Вы можете участвовать, не выходя из дома или офиса, не тратя время и деньги на дорогу.

Бонус: Заплатные утекатели также получит лицензию на одну пользователь на Access A записан для A Full год .

Обратите внимание, что веб-семинары AMA предназначены для индивидуального обучения и не предназначены для просмотра в группе.Доступ к программе возможен только через учетную запись MYAMA зарегистрированного участника.

Чтобы полностью принять участие в этом электронном, интерактивном и живом сеансе, проверьте свою систему (или обратитесь в свой ИТ-отдел), чтобы убедиться, что она соответствует следующим требованиям:

Поддерживаемые ОС, браузер и дополнительные требования

• Windows 7 и выше; Google Chrome (версия 66.0 и выше), Internet Explorer (версия 11.0 и выше), Mozilla Firefox (версия 55.0 и выше) или Microsoft Edge (версия 16 и выше)
• Mac OS X 10.11, 10.12 и 10.13; Google Chrome (версия 66.0 и выше), Apple Safari (версия 11.0 и выше) и Mozilla Firefox (версия 55.0 и выше)
• Ubuntu 14.04 и 16.04; Red Hat Enterprise Linux 6; Google Chrome и Adobe Flash Player 23.0
• Google Android 4.4 или более поздней версии
• Apple iOS: iOS 8.1.2 или новее

Если вы используете неподдерживаемую версию операционной системы Windows, Mac или Linux, у вас могут возникнуть трудности с просмотром и/или прослушиванием события.

Проверьте свой компьютер

Аудио часть этого веб-мероприятия AMA будет передаваться непосредственно через динамики вашего компьютера или подключенные наушники. Чтобы в полной мере принять участие в этом электронном, интерактивном, живом сеансе, протестируйте свою систему и ознакомьтесь с требованиями (или обратитесь в свой ИТ-отдел) до начала программы:

ПРОВЕРЬТЕ СЕЙЧАС

Дополнительные требования:

• Минимальная пропускная способность составляет 512 кбит/с для участников собрания
• Блокировщики всплывающих окон должны быть отключены для доступа к программе.

Важный совет — Пожалуйста, подождите 15 минут до начала сеанса, чтобы провести настройку и тестирование!

Нужна дополнительная помощь? Ознакомьтесь с полными техническими требованиями для Adobe Connect.

8 самых влиятельных советов о том, как вести заметки на совещаниях

Вам трудно собрать и организовать все протоколы собрания? Не беспокойтесь больше, мы упростили процесс, чтобы сделать его проще для вас.

Итак, как делать заметки о встречах? Ведение заметок на встречах — это не совсем высшая математика. Это проще, чем вы думаете.

Делать заметки на собрании — это больше, чем просто важно, так как вы не захотите остаться незамеченным, когда ваш руководитель запрашивает конкретную информацию о собрании.

Эта статья — руководство по эффективному ведению заметок на собраниях. Мы дадим несколько профессиональных советов, которые помогут вывести ваши навыки ведения заметок на новый уровень.

Что такое заметки о встречах?

Заметки о собрании, как следует из названия, — это заметки, которые вы делаете во время собрания. Обычно они включают краткие ссылки на важные вопросы, поднятые или обсуждавшиеся в ходе разбирательства. Вы можете указать важные детали, сроки, цели, препятствия и т. д. в своих заметках.

Имейте в виду, что эти примечания весьма специфичны и используются для документирования ключевых моментов, которые пригодятся позже. Можно опустить ненужные детали, сосредоточиться на важном.

Заметки о собрании и протокол собрания

Заметки о собрании не следует путать с протоколом собрания. Протокол собрания, напротив, обычно предоставляется всем участникам после окончания собрания, а заметки о собрании являются вашими ссылками.

Основное различие между ними заключается в том, что протоколы составлены по определенной схеме и включают объективные детали, такие как; количество участников, отсутствующих, продолжительность, ключевые моменты, обсуждаемые на собрании, действия/решения, принятые во время собрания, и т. д.Заметки, с другой стороны, отслеживают внезапные озарения, инновационные идеи, возможные прорывы и т. д.

Для этого протокол требует одобрения всех участников. Ноты не требуют такого одобрения. Кроме того, вы можете быть неформальным, субъективным и творческим в своих заметках. Вы можете поделиться ими со всеми или оставить себе. Мяч на вашей стороне, делайте что хотите!

Почему так важно делать заметки?

Ведение заметок поможет вам отслеживать все важные вопросы, поднятые во время встречи.Заметки — это эффективный способ записывать информацию и вспоминать мелкие детали всякий раз, когда это необходимо.

Как делать хорошие заметки о встречах?

Делать заметки важно, но у этого есть своя структура. Вы не можете просто написать мельчайшие, бессмысленные детали. Излишняя конкретика только затруднит вам поиск нужной информации.

Как делать хорошие заметки о встречах? Лучше организовать свои заметки и структурировать их правильно, чтобы вы могли быстро и легко получить доступ к необходимой информации без лишних задержек.

Цель здесь — сделать ваш блокнот простым и структурированным.

В следующих абзацах приведены некоторые советы по эффективному ведению заметок на собраниях. Итак, без лишних слов давайте углубимся в детали.

1. Подготовьте заранее

Присутствовать на совещании и быть в курсе его содержания — задача сама по себе. Первый шаг к тому, как умело вести заметки на собраниях, — это не тратить драгоценное время и заранее подготовиться.

Перед официальным началом встречи соберите всю необходимую информацию. Возможно, вы захотите сохранить повестку дня и желаемые результаты, которые будут обсуждаться на собрании.

Вы можете обрисовывать и собирать информацию о следующем:

• Дата и время встречи
• Повестка дня собрания
• Количество участников
• Цель встречи
• Порядок действий
• Последующие шаги
• Сроки
• Вехи
• Любые вопросы, на которые необходимо ответить

Сделайте это простым и легким для вас, но сделайте этот план и соберите как можно больше информации. Собрав все необходимые предметы, можно подготовить список вопросов. Таким образом, вы сможете сосредоточиться на важных моментах.

2. Получите лучшие инструменты для создания заметок

Наличие инструментов — первое средство эффективного ведения заметок. У вас должны быть правильные инструменты для работы, чтобы сделать работу правильно. Нам нравится придерживаться принципа Нила Герстенфельда: « Дайте обычным людям нужные инструменты, и они спроектируют и создадут самые необычные вещи ».

Вы можете сделать хорошую работу, только если у вас есть правильные инструменты. Выберите то, что подходит вам больше всего.

Если письмо — ваша сильная сторона, возьмите физический блокнот и начните писать или воспользуйтесь помощью приложений для создания заметок или просто используйте Microsoft Word, чтобы ввести все необходимые данные.

Опять же, все эти варианты неосуществимы.

Блокнот слишком утомителен для переноски и обслуживания, приложение может не соответствовать вашим требованиям, а Word так же хорош, как физический блокнот, ничего особенного.

Если вам нужен хороший инструмент для управления собранием, попробуйте nTask . Благодаря современным функциям управления собраниями в nTask вы можете легко и просто вести заметки на собраниях.

nTask предлагает вам инновационные функции для лучшего ведения заметок. Вы можете записать все важные выводы из встречи, чтобы отслеживать все детали. Последующие действия помогают принимать решения и следить за ходом выполнения и продолжительностью задачи.Вы также можете добавлять важные решения, принятые на собрании, в свои заметки.

• Используйте лучший инструмент управления собраниями.

  Управляйте всеми своими задачами, собраниями, совместной работой и многим другим в одном месте. Зарегистрироваться Сегодня!

• Начните бесплатно

3.

Чтобы упростить процесс, вы можете воспользоваться шаблоном заметок о собрании. Некоторые из наиболее примечательных шаблонов заметок о встречах включают в себя:

• Документ Google
• офис Майкрософт

Эти шаблоны — ваш ответ на вопрос, как делать хорошие заметки на собраниях.У них все для вас улажено.

На этих сайтах вы можете найти множество шаблонов заметок о встречах и использовать тот, который вам больше подходит. Вы также можете настроить свои шаблоны, чтобы сделать их еще лучше.

4. Сосредоточьтесь на том, что важно

Подробно записывать каждое слово встречи — большое нет. Попытка записать каждое слово обсуждения ни к чему не приведет. Вы просто получите страницу, полную запутанного скремблирования.

Для повышения эффективности вы можете разделить свои заметки на заголовки и подзаголовки. Таким образом, вы сможете оставаться организованным и двигаться систематически.

Эти подразделения могут включать:

• Вопросы
• Обнаружены проблемы
• Предлагаемые решения
• Решения
• План действий

Работая над тем, как вести заметки на совещаниях и улучшая свои навыки, помните, что ваша цель — записывать ключевые моменты.Не сворачивай со своего пути.

Ниже приведен список того, что вы можете сделать, чтобы не сбиться с пути:

• Говорите коротко
• Используйте сокращения везде, где это возможно
• Используйте ключевые слова везде, где это необходимо
• Обратите внимание только на важные детали
• Избегайте отступлений
• В этом случае меньше значит больше, и ключом к этому является простота.

5. Не забывайте оценивать и пересматривать свои записи

Когда собрание закончится и ваши записи будут у вас в руках, мы предлагаем вам оценить и переоценить свои записи. Уточните их и уберите лишнее. Вы должны держать это к сути и просто.

Просматривая записи, вы найдете много ненужных деталей. Вы можете стереть эти детали и сосредоточиться на них.

Вы также можете заметить некоторые недостающие точки. Вы можете обсудить эти моменты с коллегами и собрать всю недостающую информацию.

Кроме того, вы можете поделиться этими заметками с участниками. Некоторые из участников могли пропустить несколько моментов, ваши заметки могут избавить их от хлопот в будущем.

Сделайте себе одолжение и просмотрите свои записи. Вы не только сможете улучшить, но и сможете учиться на своих ошибках и, надеюсь, не будете их повторять.

6. Кодирование до конца

Вы когда-нибудь задумывались, как машинисткам удается так много писать за такое короткое время? Ответ — кодирование. Они кодируют свой путь через специфику.

Как и машинистки, вы можете использовать различные коды, чтобы писать кратко и точно. С помощью кодов вы сможете быстро определить контекст заметок, не записывая детали.

Ниже приведены некоторые из кодов, которые могут пригодиться:

• Используйте звездочку, чтобы отметить что-то важное
• Нумерация тем в соответствии с их статусом приоритета
• Использовать ? перед тем, что у вас есть запрос о
• Используйте сокращения, чтобы сократить текст

7. Настройте шаблоны заметок о собрании для будущих ссылок

Вы можете настроить свои шаблоны для будущего использования.Наличие личного шаблона позволит вам эффективно делать заметки о встречах. Вы будете иметь представление о том, на что обратить внимание и что отметить, без каких-либо отступлений.

Вы можете повторно использовать шаблоны и умело делать заметки. Следовать известной схеме легче, чем начинать заново. Знание всего, что есть в шаблоне, поможет вам оставаться сосредоточенным и организованным.

Персонализированные шаблоны также могут сэкономить ваше время. Вам не придется создавать новый шаблон для каждой встречи.При необходимости вы можете добавлять или удалять элементы из одного и того же шаблона.

Еще одно замечание: вы также можете поделиться этим шаблоном со своими коллегами. Они также могут извлечь выгоду из того, как вы организуете и структурируете свои заметки. Вы знаете, что делиться заботой.

Как сохранить всю необходимую информацию?

Не бойтесь наплыва информации. Сосредоточьтесь на ключевых моментах и ​​сохраняйте ясность ума. Все, что вам нужно сделать, чтобы сохранить необходимую информацию, — это вернуться к старому способу письма.

Запишите всю необходимую информацию. Письмо поможет вам сохранить нужную информацию, и вы, возможно, даже сможете вспомнить детали в будущем.

Вести записи совещаний

Участники могут не утруждаться чтением толстых файлов, наполненных огромным количеством информации. Вы можете облегчить им просмотр всей необходимой информации, отправив им аудиозапись встречи.

Возможно, они больше готовы слушать, чем читать. Это также упростит вам задачу.

С аудиозаписью вы можете вернуться к собранию и делать заметки там, где вы что-то пропустили. Вы также можете отметить, если вы оставили конкретную деталь. Это может помочь вам улучшить свои навыки ведения заметок.

8. Легче сказать и легче сделать; Без масла

Независимо от того, делаете ли вы физические заметки или отслеживаете детали на цифровой платформе, перечисленные выше указатели помогут вам повысить эффективность ведения заметок.

Заметки о встрече — это не длинный документ, а краткое изложение всех важных моментов встречи. Будь проще. Не усложняйте и не усложняйте себе задачу, добавляя слишком много деталей.

Ваша эффективность будет отражена в ваших заметках. если в ваших заметках удается уловить суть обсуждения и не упустить ни одного важного момента, поздравляем, вы овладели навыком.

Когда вы начнете выполнять описанные выше действия по созданию заметок на собраниях, вы сможете увидеть разницу в своих заметках.

Эффективное ведение заметок с помощью nTask

В nTask есть все, чтобы начать активное управление собраниями для одновременных процессов. Кроме того, вы также можете следить за этими встречами с помощью мощной интеграции Zoom, управления заметками и протоколами и многого другого.

Это структурированный подход в сочетании со специальным набором функций, который сокращает потери и оптимизирует работу команды на всех фронтах.

Зарегистрируйтесь на nTask сегодня, чтобы начать прямо сейчас.

Счастливого nTasking!

Рекомендуемые показания:

Что можно и чего нельзя делать при ведении протоколов совещаний

Протоколы — это важные записи совещаний вашей компании. Узнайте, как составлять протоколы совещаний, которые будут максимально эффективными и полезными.

Все запомнить невозможно. Вот почему ведение протоколов совещаний является лучшей практикой для деловых встреч.Эти заметки документируют то, что произошло на собрании, и служат напоминанием о принятых решениях или действиях, которые необходимо предпринять. Чтобы максимально эффективно использовать протокол собрания, следуйте этим советам.

Что нужно делать для протоколов совещаний

Вот некоторые из наиболее распространенных проверенных методов составления эффективных протоколов совещаний:

• Создание напечатанных электронных протоколов, которые хранятся в облаке.
• Укажите дату и время встречи.
• Список всех участников собрания, а также тех, кто был приглашен, но не смог присутствовать.
• Используйте повестку собрания в качестве плана для протокола.
• Используйте одно и то же соглашение об именах для всех файлов протоколов и, если возможно, храните их в указанной папке, чтобы их можно было легко найти.
• Запишите любые поправки или исправления, внесенные в протокол предыдущих собраний.
• Упомяните все документы, розданные на собрании, и сохраните копию вместе с протоколом.
• Опишите все решения, принятые на собрании.
• Запишите результаты любых голосований, а также тех, кто внес предложения и кто их поддержал.
• Идентифицируйте и отслеживайте обсуждаемые действия и планы, включая любые сроки выполнения.
• Подробно опишите любое обсуждаемое новое дело.
• Список элементов, отложенных для будущих собраний.
• Если вам трудно успевать за минутами, используйте диктофон, чтобы вы могли вернуться и заполнить пробелы в своих заметках.
• Напишите окончательный вариант протокола как можно скорее после фактического собрания, пока он еще свеж в вашей памяти.

Запрещено для протоколов собраний

То, что вы должны делать, так же важно, как и то, что вы не должны делать. Избегайте этих частых ловушек:

• Если вы не уверены в чем-то, не игнорируйте его. Попросите разъяснений во время встречи, чтобы ваш протокол был точным.
• Не меняйте времена в течение минут.Используйте одно время (прошедшее время подходит).
• Личные наблюдения или осуждающие комментарии не должны включаться в протокол собрания. Все заявления должны быть максимально нейтральными.
• Не записывайте все, что вам сказали. Протокол должен быть кратким и обобщать основные моменты того, что произошло на собрании.
• На собрании может быть много дебатов, когда люди высказывают свое мнение, исследования и опыт, которые не следует записывать. Протокол должен подводить итоги обсуждения, а не каждый отдельный пункт, который был рассмотрен.
• Документы, упомянутые на собрании, не нужно обобщать в протоколе. Их можно приложить к протоколу или в протоколе можно просто указать, где найти документы.
• Протокол собрания предназначен для совместного использования, но не распространяйте его до тех пор, пока председатель собрания не сможет просмотреть и утвердить его.
• По возможности не распространяйте бумажные копии протоколов собрания. Обмен ими в Интернете означает, что каждый может иметь постоянный доступ, и они будут сохранены как часть записей компании.
• Хотя может показаться, что лучше составлять протоколы в хронологическом порядке, наилучшей практикой является создание протоколов в логическом порядке. Например, если новый продукт обсуждается на нескольких этапах собрания, лучше всего суммировать все связанные с ним решения или действия в одном разделе.

Протоколы совещаний — это важный документ, который помогает поддерживать порядок и организованность вашего бизнеса. Если вашей компании нужна помощь в создании минут или управлении ими, вы можете обратиться к поставщику онлайн-услуг.