Как вести протокол собрания: Образец протокола собрания, совещания в 2022 году

Бесплатный шаблон протокола собрания в Microsoft Word

Протоколы собрания позволяют вести учёт всех процедурных действий, будь то корпоративное собрание, собрание правления неправительственной организации или неформальное собрание комитета. Эффективное и быстрое составление протокола собрания позволит вам держать все собрания под контролем и без труда предоставлять краткую сводку тем, кто не смог присутствовать на нём. Чтобы упростить процесс ведения протокола собрания, просто воспользуйтесь заранее отформатированным для ваших нужд шаблоном. 
Ниже вы найдёте комплексную подборку бесплатных шаблонов протоколов собрания для Word. Можно выбрать шаблон официального или неофициального протокола, протокола корпоративного собрания или собрания правления вашей организации, а также простой или детализированный шаблон. Эти шаблоны просты в использовании, могут быть сохранены и преобразованы в формат PDF. Мы также расскажем вам, как создать шаблон протокола собрания в Smartsheet, инструменте для совместной работы на основе электронных таблиц.

 

Как создать эффективный протокол собрания

Какова бы ни была цель проведения собрания, будь то разработка внутренних правил и политик для крупной организации или распределение обязанностей между сотрудниками, наличие точного и структурированного протокола собрания всегда является большим плюсом. Протокол позволяет вести учёт одобренных ходатайств и содержит сведения о лицах, ответственных за их воплощение в жизнь. Ведение протокола во время самого собрания может показаться сложной задачей, но следование указанным ниже рекомендациям значительно упростит весь процесс. 

• Планируйте вашу повестку дня. Создайте схематичный план всех ваших задач и укажите время, отведённое для каждой из них.
• Обновите свои знания положений «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта. Если вы следуете формальной процедуре проведения собрания, вам подойдёт шаблон протокола собрания, включающий в себя последовательность шагов, закреплённую в книге Генри М. Роберта «Правила парламентской процедуры».
• Отмечайте присутствующих участников по мере их появления на собрании. Таким образом вы сэкономите время на самом собрании, отметив присутствие участников заранее. Кроме того, отмечайте отсутствующих лиц.
• Разъясняйте решения. Прежде чем обсуждение перейдёт к следующему пункту повестки дня, убедитесь, что чёткое и ясное решение было принято и запротоколировано. 
• Записывайте ключевые сведения. Не старайтесь внести в протокол все подробные детали собрания. Ваша цель – убедиться, что все принятые решения, а также назначения ответственных лиц и определение действий к выполнению было запротоколировано. Использование шаблона протокола поможет вам придерживаться схематического плана собрания и вести учёт только важной информации.
• Редактируйте заметки для простоты понимания.
  Сразу после собрания просмотрите свои записи; с их помощью вы сможете составить наиболее точный протокол собрания. Используйте официальный тон и будьте краткими, занося в протокол при этом самую важную информацию, например действия или ходатайства. Составляйте краткую сводку для всех комментариев и обсуждений, но избегайте перехода на личности и враждебности. Старайтесь создать профессиональный документ, который будет служить официальной записью происходящего во время собрания.

Remote Project Management E-book

It can be easier to work with dispersed teams

The shift to hybrid and remote work has changed the way we manage projects. In this free e-book, learn how to overcome the top 5 challenges of managing projects with a dispersed team.

Get the free e-book

Шаблон классического протокола собрания

 

Этот бесплатный шаблон протокола собрания представляет собой классический схематический план и прост в использовании. По своей структуре он следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и похож на представленный ниже шаблон официального протокола собрания.  

‌ Загрузить шаблон классического протокола собрания

 

 

 

Шаблон официального протокола собрания

 

Этот шаблон официального протокола собрания следует рекомендациям «Правил парламентской процедуры» Генри М. Роберта и включает в себя такие разделы, как «Открытие собрания», «Участники», «Отчёты», «Объявления» и «Ходатайства», которые были внесены для голосования. После того, как протокол будет одобрен в качестве официальной записи для использования на следующем собрании, секретарь сможет подписать и поставить дату в нижней части протокола. Этот шаблон содержит основные элементы протокола собрания, но его можно расширять, добавляя дополнительные детали.

‌ Загрузить шаблон официального протокола собрания

 

 

Шаблон протокола собрания сотрудников

 

Этот шаблон протокола собрания сотрудников позволит вам систематизировать ваши собрания и проводить их вовремя. В шаблоне есть место для подробного отображения повестки дня собрания. Кроме того, для каждого элемента повестки дня можно указать временные рамки. Вопросы, возникшие во время предыдущих мероприятий, могут быть решены вместе с новыми задачами повестки дня и обсуждением информации об обучении сотрудников. Вы также можете указать, какие сотрудники присутствовали на собрании и выступали в качестве посредника. 

‌ Загрузить шаблон протокола собрания сотрудников

 

 

Простой протокол собрания

 

Этот простой шаблон протокола собрания чётко отображает все действия, которые необходимо выполнить, и сроки их выполнения. Этот шаблон может быть использован при ведении бизнеса, а также в школах, клубах и любых других организациях, которые устраивают собрания комитетов. Простая структура шаблона позволяет без труда просматривать данные об организаторах собрания и обсуждаемых элементах повестки дня. Кроме того, вы можете указать, кто вёл протокол, что будет полезно, если у вас нет официально назначенного секретаря.

‌ Загрузить простой шаблон протокола собрания

 

Подробный протокол собрания

 

Формат подробного шаблона упрощает процесс ведения учёта и систематизации большого объёма данных. Сохраняйте все важные подробности вашего собрания, включая дополнительные заметки и сведения, которые не поместились в отведённые места для действий и элементов повестки дня. Вы также можете составить список принятых решений, и, кроме того, в верхней части имеется место для указания цели собрания, благодаря чему все участники смогут сфокусироваться на главном.

‌ Загрузить шаблон подробного протокола собрания

 

 

Протокол собрания для обсуждения проекта

 

Если вы проводите собрание с целью обсудить текущий проект, создайте последовательный и структурированный протокол этого собрания. Укажите название проекта в верхней части протокола, а также цель текущего собрания. Простой формат делает протокол простым для чтения и использования в качестве справочного материала, что важно для участников проекта, которые не смогли присутствовать на собрании. Вы также можете добавить сведения о задачах и ответственных за их выполнение лицах, а также планах в отношении последующих собраний, которые можно добавить в нижней части шаблона.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания для обсуждения проекта

 

 

 

Шаблон протокола повестки дня собрания

 

Этот шаблон отлично подойдёт для протокола собрания сотрудников или любого протокола собрания, которое не состоит из большого количества официальных шагов и не включает в себя много подробных сведений. Без труда составляйте схематичный план действий, одобренных к выполнению по результатам собрания.

‌ Загрузить шаблон протокола повестки дня собрания

 

 

Протокол собрания правления

 

Этот бесплатный шаблон собрания правления позволяет установить, кто из членов правления принимал участие в совещании и насколько это собрание правомочно (имеет кворум). А схематичная структура упрощает процесс ведения детализированного учёта обсуждений, отчётов, повестки дня и результатов голосования. Шаблон также содержит место для подписей, так что председатель правления сможет одобрить протокол.

‌ Загрузить шаблон протокола собрания правления 

Шаблон протокола корпоративного собрания

 

Персонализируйте этот бесплатный шаблон протокола корпоративного собрания, добавляя логотип или название вашей компании в верхней части. У этого шаблона простой и строгий формат, и вы без труда сможете использовать его в качестве справочного материала после собрания. Действия для выполнения, ответственные за их выполнение лица и сроки выполнения указываются в шаблоне и сортируются по темам. Предоставляя копию протокола всей вашей команде, вы упрощаете достижение корпоративных целей.

‌ Загрузить шаблон протокола корпоративного собрания

 

 

Шаблон протокола неформального собрания

 

Если ваше собрание носит неформальный характер, а ваш протокол не требует большого количества деталей, вам подойдёт этот базовый шаблон протокола неформального собрания. Он предлагает простой схематичный план, представляя собой более структурированный подход, чем простая запись заметок. Кроме того, в этот шаблон можно добавить дополнительные данные или, наоборот, сделать его еще более простым, в зависимости от ваших условий.

‌ Загрузить шаблон протокола неформального собрания

 

 

 

Формат протокола собрания

 

Этот пример формата протокола собрания даст вам идеи о том, какую информацию размещать в каждом разделе. Это очень удобный шаблон, который будет полезен новичкам в составлении протоколов собраний. Он достаточно детализирован и позволяет осветить все аспекты собрания. Шаблон включает в себя примеры элементов повестки дня, а также инструкции о том, как распространить протокол между участниками собрания после его завершения.

‌ Загрузить формат протокола собрания

 

 

Узнайте, как использовать простые шаблоны протокола собрания в Smartsheet

Предоставьте своим сотрудникам возможность работать максимально эффективно с помощью гибкой платформы, разработанной с учётом потребностей вашей команды и умеющей адаптироваться по мере их изменения. Платформа Smartsheet упрощает планирование, сбор, управление и составление отчётов о работе, помогая вашей команде работать более эффективно и добиваться большего, где бы вы ни находились. Создавайте отчёты по ключевым показателям и получайте информацию о работе в режиме реального времени с помощью сводных отчётов, панелей мониторинга и автоматизированных рабочих процессов, специально разработанных для поддержания совместной работы и информированности вашей команды. Когда у команд есть ясность в отношении выполняемой работы, невозможно предсказать, насколько больше они смогут сделать за одно и то же время. Попробуйте Smartsheet бесплатно уже сегодня.

 

 

Протокол общего собрания участников общества

Общее собрание участников – это высший орган управления обществом, поэтому в его компетенции находятся все важные вопросы деятельности ООО. Перечень таких вопросов приведен в статье 32 закона «Об ООО». Приниматься решения общего собрания могут единогласно, простым большинством или 2/3 голосов от общего числа участников. Информацию о том, какие вопросы требуют определенного количества голосов, вы найдете в законе «Об ООО».

Если вы создаете ООО с равными долями 50/50, то имейте в виду, что в случае разногласий участники могут не прийти к единому мнению ни по одному вопросу, т.к. при этом не соблюдается даже правило простого большинства. Во избежание конфликтов рекомендуется устанавливать пропорцию долей хотя бы 51/49.

По правилу статьи 34 закона «Об ООО», очередные (запланированные) общие собрания участников проводятся в сроки, определенные уставом, но не реже одного раза в год. В случаях, прописанных в уставе, а также во всех других ситуациях, когда затронуты интересы общества и его участников, проводятся внеочередные общие собрания. Порядок проведения внеочередных собраний приводится в статье 35 закона «Об ООО».

Собрание начинается в то время, которое обозначено в соответствующем уведомлении, что разослано по адресам заинтересованных лиц, или раньше, если участники уже собрались. У каждого участника ООО есть три неотъемлемых права: присутствовать на собрании, излагать позицию по вопросам повестки дня и голосовать по этим вопросам.

Если же участники общества не могут провести собрание очно, например, по причине нахождения в разных городах, то ГК РФ предусматривает вариант заочного голосования, кроме вопросов по утверждению годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов. Чтобы провести заочное голосование, участники заполняют бюллетень для заочного голосования и высылают директору общества, на основании чего он составляет протокол общего собрания.

Содержание протокола общего собрания регулирует Гражданский кодекс РФ — статья 181.2. Принципиальной разницы в ведении протокола общего собрания учредителей и протокола собрания участников организации нет, поэтому опыт, полученный на первом собрании, пригодится партнерам в дальнейшем, когда они будут проводить очередные (хотя бы раз в год) и внеочередные собрания.

Протокол общего собрания учредителей должен осветить следующие моменты:

1. Дата, время и место проведения собрания.
2. Сведения о лицах, участвующих в собрании: “Присутствовали…”. Для физических лиц просто указывают данные по паспорту, для юридических лиц дают более подробную информацию: фирменное наименование юрлица, его адрес, коды ИНН, КПП, ОГРН, а также сведения о физическом лице, представляющем интересы данного юридического лица.
3. Кто назначен председателем и секретарем собрания. Эту информацию отмечают непосредственно в перечислении присутствующих лиц.
4. Кто производит подсчёт голосов.
5. Какова повестка дня. 
6. Каковы результаты голосования по каждому вопросу и что постановили в итоге: “По 1 вопросу повестки дня постановили…” 

В дальнейшем, уже на общих собраниях, некоторые вопросы по-прежнему должны приниматься единогласно, другие — не менее чем ⅔ участников, третьи — простым большинством голосов. Подробнее об этом можно почитать в законе “Об ООО”. На этапе создания бизнеса важно понимать, что, если доли разделены строго поровну (2 по 50% или 4 по 25%), партнеры рискуют впоследствии столкнуться с трудностями в принятии решений. Это иллюстрирует и судебная практика, поэтому стоит подумать о рациональном распределении долей.

Протокол собрания по закону должны подписать лишь те лица, которые на собрании присутствовали. Однако по опыту взаимодействия с регистрирующими органами отметим, что подписать документ стоит всем учредителям без исключения. Если отдельно оформлен список участников собрания с подписями, то в протоколе можно ограничиться подписями секретаря и председателя. Печать на протоколе первого собрания не ставится, поскольку организации с такой печатью еще не существует.

Подпись на обороте прошивки оставляет председатель собрания. Сшивать документы с некоторых пор не является обязательной процедурой, однако для сохранения целостности многостраничные документы лучше сшить. Сотрудник регистрирующего органа не должен проверять их полноту, и может получиться так, что протокол собрания будет принят в искаженном варианте. Досадно получить отказ в регистрации из-за такого упущения.

Надо ли заверять протокол общего собрания учредителей

С 1 сентября 2014 года нотариальное заверение протокола общего собрания учредителей стало необходимым. Нотариус должен удостоверить факт принятия решения на собрании и состав участников ООО, которые присутствовали на собрании и это решение принимали.

Не будучи заверенным нотариально, протокол считается действительным в том случае, если в уставе ООО или протоколе заявлен иной способ фиксации результатов голосования — например, ведется съемка на камеру или аудиозапись. При этом следует понимать, что не каждый суд станет довольствоваться копией записи: у представителя ООО могут запросить для разбирательств по делу камеру или телефон, на внутренней памяти которого хранится запись.

Если участники общества хотят обойтись без услуг нотариуса и решили воспользоваться техническими средствами записи, то в протоколе собрания можно указать, что принятие решений и состав участников ООО, присутствовавших при их принятии, подтвержден видео или аудиозаписью, которая была сделана во время собрания и прилагается к настоящему протоколу на карте памяти.

Другой вариант — прописать в уставе положение, что протокол подписывается всеми участниками, и нотариальное удостоверение решения общего собрания не требуется. Такой пункт содержится в нашем образце устава. 

Нужен ли протокол общего собрания, если участник один?

Далеко не все ООО — это проект группы лиц. Поэтому возникает закономерный вопрос: нужен ли протокол общего собрания, если участник один? Нет, единственный учредитель обходится без собрания и без протокола.

Если в организации один участник, он обладает полномочиями единолично решить вопросы, которые бизнес-партнеры решают на общем собрании. Следовательно, любые формальности, касающиеся созыва собрания и порядка его проведения, единственного учредителя не касаются. Он оформляет решение единственного учредителя, в тексте которого отражает все необходимые сведения.

Как вести протокол собрания? Руководство для профессионалов

Ведение протокола на совещании — важная работа, это наше простое руководство о том, что должен учитывать профессиональный протоколист при посещении собрания.

Take Note уже более десяти лет предоставляет профессиональные услуги по ведению протоколов и транскрипции компаниям по всему миру; это наше руководство о том, как вести протоколы собраний в качестве профессионала, мы чувствуем, что можем написать на основе опыта 🙂

Протокол документирует, кто присутствовал, принятые решения и последующие действия, чтобы сохранить письменный отчет о мероприятии. Для создания полезных протоколов, на которые могут ссылаться и которые могут быть поняты как участниками, так и отсутствующими, протоколисты (также известные как записные книжки) должны быть проинформированы о цели собрания и подготовлены с помощью своих инструментов. Обычно на корпоративных собраниях, заседаниях совета директоров, фокус-группах, заседаниях комитетов, жалобах на персонал или просто для ведения официальных записей принято вести протоколы.

Метод, которым вы пользуетесь, чтобы вести хороший протокол собрания во время собрания, может различаться в зависимости от формальности собрания и вашего знакомства с организацией и предметом. Как правило, запись встречи — хорошая идея. Если вы что-то упустили или вам нужно перепроверить свой ответ, вы можете вернуться к аудио (но обязательно уточните у организатора, что можете). Печатание на ноутбуке — это самый быстрый и эффективный способ ведения протоколов совещаний. Лучше всего взять с собой резервный источник, например, бумагу и ручку, на случай, если у вашего компьютера возникнет техническая проблема.

Как вести протокол собрания – перед собранием.

Если вы ведете протокол со стороны, спросите у организатора собрания, существует ли стандартный шаблон протокола собрания или формат документа, например PDF или Google Docs. Получите список участников собрания, повестку дня собрания и пункты действий, которые будут использоваться для формирования основы вашего собственного протокола. Любая запись собрания всегда должна содержать дату, время, название организации, организатора собрания, участников, место, а также время начала и окончания.

Убедитесь, что ваш ноутбук полностью заряжен и что у вас есть запасной блокнот и ручка на случай, если с вашим компьютером возникнет техническая проблема. Прочтите повестку дня и просмотрите любые предоставленные справочные материалы. Понимание контекста и цели встречи поможет вам делать соответствующие полезные заметки и познакомит вас с жаргоном и сокращениями, которые могут использоваться.

Подготовка к ведению протокола собрания — когда вы прибываете на собрание

Приходите как минимум на десять минут раньше, чтобы вы могли занять свое место, обсудить любые изменения повестки дня или конкретные указания с организатором собрания. Проверьте график того, когда вы вернете завершенные минуты. Ведущий протокол никогда не должен опаздывать, и собрание никогда не должно откладывать начало из-за ведущего протокол.

Убедитесь, что вы сидите удобно и можете видеть любые визуальные эффекты, такие как слайды Powerpoint, отображаемые для группы. Вы должны быть в состоянии записать встречу без напряжения. Старайтесь не сидеть там, где несколько участников будут стоять к вам спиной. В идеале вы будете сидеть за столом для переговоров, рядом с источником питания для вашего ноутбука, с листом посещаемости и там, где вы сможете легко установить зрительный контакт с организатором встречи. Может быть полезно использовать список участников, чтобы записать их позиции, чтобы помочь вам во время собрания.

Составление протокола собрания – во время собрания

Запишите всех присутствующих и тех, кто присылает свои извинения. Запишите их имена и титулы, указанные в повестке дня.

Цель ведения протоколов — зафиксировать, какие решения были приняты и кем. Вы обнаружите, что разговор на собраниях не всегда соответствует повестке дня. Например, дружелюбные коллеги могут потратить первые несколько минут на небрежную беседу перед официальным началом встречи. Вы не обязаны это записывать. В зависимости от типа встречи некоторые организаторы не придерживаются строго своей повестки дня, и встреча может проходить по нескольким направлениям. Записывайте эти отвлечения так же старательно, как и пункты повестки дня. Вы можете использовать собственные сокращения и сокращения, чтобы сэкономить время и не отставать от обсуждения.

Как секретарь, вы никогда не должны прерывать собрание. Однако, если вы не видите или не слышите или пропустили важный момент, подождите, пока человек закончит говорить, чтобы вмешаться. Сделайте это уверенно, быстро и профессионально: «Извините, я не расслышал, какой номер вы только что назвали?» Если ваш вопрос касается информации, которая не будет потеряна в памяти, например, написания чьей-то фамилии, свяжитесь с организатором позже.

Поскольку ведение протокола — это не то же самое, что транскрипция, вам не нужно писать дословный отчет обо всем сказанном, чтобы составить эффективный протокол. Вместо этого подведите итоги обсуждения по каждому пункту повестки дня, отнеся каждый существенный момент к конкретному участнику. Конечным этапом является запись решений, которые были приняты, и того, как они были достигнуты, поэтому включите разногласия и стороны обсуждения. Решение обычно влечет за собой последующие действия. Обязательно записывайте, кто кому поручил последующие задачи и когда их сроки.

После собрания

Как только собрание закончится, засеките время, заполните детали и проверьте свою работу, пока все еще свежо в памяти. Замените стенографию полностью написанными словами и уточняйте у организатора все неясности.

Если позволяет срок, установленный организатором собрания для протоколов, сделайте перерыв перед их отправкой. Просмотр ваших заметок свежим взглядом через несколько часов может помочь вам найти незначительные опечатки.

Протоколы должны быть грамматически правильными, единообразными и легко читаемыми. Направить организатору собрания в установленный срок, прикрепив в установленном формате. Сохраняйте свои записи в течение недели после встречи на случай, если у организатора возникнут какие-либо вопросы или разъяснения.

Для получения дополнительной информации о том, как составлять протоколы собраний, воспользуйтесь следующими полезными руководствами:

1. Эффект совета — Как составить протокол на собрании совета.
2. Дикий абрикос – руководство по написанию протоколов совещаний.
3. Ресурсный центр – Ведение протоколов.

Если вы ищете работу в качестве протоколиста или ведущего заметок, вы можете подать заявку на странице онлайн-заявки Take Note ведущего.

Как вести протокол встречи: пошаговое руководство

Ведение протоколов совещаний звучит просто. Ты просто пишешь… правильно?

Не совсем.

Наше приложение для планирования совещаний позволяет менеджерам легко и просто иметь единое место для хранения всех своих заметок о совещании. Но если эти заметки не ясны и не кратки, в чем смысл?

Мы можем помочь: вот как профессионально вести протоколы совещаний.

Следуйте нашим 10 шагам, чтобы вывести заметки на совещании на новый уровень.

1.  Задокументируйте основы

«Хм… что Кэтлин сказала на прошлой неделе о маркетинговом плане?»

Если вы четко обозначили свои заметки нужными деталями, ответить на этот вопрос будет легко и быстро! На каждом совещании обязательно сообщайте самые основные сведения о нем, включая дату, участников и название совещания.

⏱ Совет для экономии времени: если вы используете приложение для создания заметок или расписания собраний (например, Hypercontext!), эти детали, скорее всего, будут задокументированы для вас.

2.  Назначьте ведущего заметок на собрании

Мы ярые сторонники распределения ролей на собраниях: ведущий заметок, ведущий, принимающий решения.

Но особенно важным является средство записи совещаний. Выберите кого-то, кто не ведет собрание, чтобы делать четкие и краткие заметки на протяжении всего собрания. Таким образом, все остальные могут сосредоточиться на принятии решений и назначении следующих шагов. Подумайте о том, чтобы менять блокнот на каждой встрече.

3.  Вести протокол собрания во время на собрании

После того, как вы назначили ведущего протоколов собрания, убедитесь, что он ведет протокол собрания на протяжении всего собрания — не делая грубых каракулей, которые впоследствии превратятся в полноценный протокол собрания.

Весь фокус в том, чтобы найти правильный инструмент. Выберите устройство, которое позволит легко делать заметки (например, ноутбук или iPad), а затем двигайтесь в темпе, позволяющем ведущему заметки легко следовать за вами.

Ведение протоколов во время собрания также гарантирует, что вы заручитесь поддержкой каждого в отношении ключевых решений и следующих шагов. После каждого пункта повестки ведущий может сказать: «Хорошо, вот что я написал для резюме. Я ничего не пропустил?» Таким образом, все постоянно вовлечены в разговор.

4. Возьмите  протокол встречи прямо в повестке дня

Просто, правда? Но, тем не менее, как часто вы сопоставляете документы повестки дня с заметками о встречах?

Сократите количество документов, записывая протоколы совещаний прямо в повестку дня. Это поможет хранить всю вашу информацию в одном месте, а также облегчит четкие заметки по каждому обсуждаемому вопросу. Бонус: если вашей команде нравится размещать свою повестку дня на общем экране, это также означает, что заметки о собраниях также будут отображаться на общем экране, чтобы все могли следить за ними!

(Pssst… Гиперконтекст также упрощает эту часть! 😉 Наши программы онлайн-совещаний имеют встроенный инструмент для ведения заметок!) : ты пытаешься записывать абсолютно все, что все говорят — и вдруг ты на 10 шагов отстаешь от разговора. Вместо этого сосредоточьтесь на главном: по каждому пункту повестки дня включите краткое изложение того, что вы обсуждали, любых принятых решений и дальнейших шагов.

Интересный факт: фраза «протокол собрания» на самом деле не имеет ничего общего с 60 секундами. Скорее, фраза восходит к началу 18 века от латинских слов «minuta scriptura», что означает небольшие заметки. Это отличная вещь, о которой следует помнить в следующий раз, когда ваши минуты встречи станут слишком длинными! 😉

Но как сделать так, чтобы протокол встречи был как можно короче? Создавайте собственные ярлыки, понятные всей команде! Сократите имена до инициалов, например, или сократите часто используемые слова до их краткой формы. Все это экономит время в долгосрочной перспективе.

6.  Нужны разъяснения? Спросить!

Вот единственный случай, когда можно прервать встречу: если вы ведете заметки на встрече и что-то пропустили. Ведущий должен всегда чувствовать себя комфортно (и поощряться!), чтобы попросить разъяснений или повторить, когда это необходимо. Попытка вспомнить, что обсуждалось позже, может привести к дезинформации или пропуску фрагментов.

Если вы ведете совещание, не стесняйтесь повторять ключевые моменты или важные решения. Это не только поможет обеспечить точные заметки, но и повторит ключевую информацию, чтобы ее услышала вся команда (беспроигрышный вариант!).

7.  Назначить следующие шаги (для отдельных лиц)

Вы прошли все пункты повестки дня? Большой! Вы суммировали все свои решения? Большой!

…но кто что делает? 😮

Чтобы встреча была действительно эффективной, вам нужно разбить свои решения на действия. И не оставляйте действия безымянным людям — они не будут выполнены! Поощряйте сопричастность и ответственность, назначая действия отдельным участникам собрания — в идеале с указанием крайних сроков.

8.  Подведение итогов встречи

Конечно, вы ведете протокол встречи по каждой обсуждаемой теме. Но также важно обобщить общую картину для вашей встречи. TLDR. Острота, которую вы бы сказали, если бы вышли с собрания и кто-то спросил: «О чем это было?»

Например, если вы проводите собрание для обсуждения найма большего числа членов команды, резюме собрания должно быть таким: «Мы собираемся нанять двух новых старших инженеров» или «Мы решили не нанимать старших инженеров и передать работу Q3 на аутсорсинг. ” Будьте кратки и лаконичны, рассказывая о самых больших достижениях и итогах встречи.

⏱ Совет по экономии времени. Один из способов упростить подведение итогов — всегда ходить на встречу с целью. Таким образом, легче зафиксировать результат встречи!

9. Включите ссылки на другие соответствующие документы

Совещание включало презентацию? Вы обсуждали бриф? Не забудьте включить ссылки на все это в протокол собрания, чтобы их было легко найти позже.

Всегда представляйте, что кто-то, кто пропустил встречу, пытается наверстать упущенное, просматривая ваши заметки – какие документы и ресурсы ему понадобятся, чтобы увидеть, что именно он пропустил?

10.  Обеспечьте легкий доступ к протоколу встречи

Возможно, самая важная часть ведения заметок — это убедиться, что все участники встречи имеют доступ к заметкам.

Независимо от того, делитесь ли вы документом Google или используете программное обеспечение для протоколов совещаний, к которому у всех есть доступ (мы предпочитаем последнее! 😏), крайне важно, чтобы каждый мог вернуться к заметкам и следующим шагам в любое время.