Как правильно составить протокол совещания образец: Протокол совещания. Образец 2021 года

Журнал регистрации протоколов совещаний образец — Документация юрисконсульта — Пример иска жалоба ходатайство

Протокол совещания. Автоматизация подготовки и проведения совещаний

Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы.

Закон Хендриксона

Протокол совещания в системе ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый процесс для комплексной автоматизации задач, связанных с подготовкой совещания,  а также с формированием протокола совещания, его регистрацией и контролем исполнения решений совещания. ESCOM.BPM обеспечивает возможность отказа от бумаг в данном процессе с полным переходом на безбумажный документооборот .

Автоматизация процесса работы с совещанием

Подготовка и проведение совещания

Создание карточки электронного совещания

Формирование в электронном виде повестки дня совещания

Формирование списка участников совещания

Сбор предложений в повестку дня совещания

Утверждение даты, места, повестки дня и списка участников

Рассылка уведомлений участникам совещания

Подтверждение в электронном виде участниками отметок об участии

Протокол заседания совместного совещания по вопросам

Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию. Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков оказывается я оформляла протоколы бог знает как.

Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом слушали цифра 1 не ставится). О ходе работы над темой правила издания исторических документов в беларуси.

Ягодкина 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке доклад заместителя главного бухгалтера вольской м. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Итак, посмотрите на возможные варианты оформления датой протокола является день проведения заседания. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Нет, будут выпущены только обыкновенные акции. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания:

Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, О ходе строительства&hellip, то:

Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: Принять к сведению. Или можно вопрос оставить без постановляющей части?

Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?

Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: Проведено обсуждение&hellip и далее Постановили (решили)?

На вопрос отвечает Брызгалова К.М. эксперт журнала

Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа Принять к сведению записывать в протоколе не потребуется.

Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку Принять к сведению в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

Но в реальной практике управленческой деятельности голое информирование встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительства, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

Итак, вопрос О ходе строительства&hellip может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),

либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,

а также назначить дату и форму следующей контрольной точки.

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога О (Об), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска текст выступления прилагается (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть ВЫСТУПИЛИ просто не включается тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

Пример 1

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

список присутствующих,

рассматриваемые вопросы и

принятые решения.

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово Присутствовали печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации

заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога О (Об), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют инновации в оформлении, которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

исключение из вводной части повестки дня

центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки

оформление информации о присутствующих

правила оформления основной части.

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

Пример 2

Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

Как оформить протокол?

Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.

Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – «Протокол», а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.

Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком «Присутствовали» и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем «Повестка дня».

Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел «Слушали». А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт «Выступили». В разделе «Постановили» нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов «За», «Против», а также «Воздержались». В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.

Протокол собрания: инструкция по заполнению

Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.

1. Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
2. В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа «ПРОТОКОЛ». Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом «протокол». К примеру, «собрания руководителей отделов».
3. ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список («сноска прилагается»), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.

Как оформить протокол заседания в основной его части

1. Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме «выступили» или «слушали», «решили» или «постановили». В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части «выступили» указывают вопросы и ответы. К примеру: «Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: «Нет». Без указания фамилий.
2. В пункте «Постановили» нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
3. В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.

Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.

Виды протоколов

Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел «Решили» или «Постановили».

На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.

Полными протоколами являются те, в которых содержание выступлений и докладов, включая вопросы, заданные докладчики, приведено полностью (Если доклад был представлен в письменном виде, текст самого доклада должен прилагаться).

Краткими называются те документы, в которых текст доклада нужно формировать тезисно, а в пункте «Выступили» обозначают только фамилии тех, кто выступал. Также не исключен вариант краткой формы, который включает только информацию о председателе и секретаре, перечень рассмотренных вопросов, количество участников, а также формулировку принятых на заседании решений.

Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.

Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте «www.edou.ru «.

Протоколы заседаний: составление и оформление

В.Ф. Янковая

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности . например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись . после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон . после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. », «Предусмотреть. », «Внести изменения. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров ОАО «Росток»

(протокол от 11.02.2005 № 2)

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

— место и время проведения общего собрания акционеров

— общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества

— количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании

— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Источники: www.escom-bpm.com, powerlifting-nn.ru, www.klerk.ru, elhow.ru, www.profiz.ru

Ведение протокола встречи. Проведение собраний и совещаний

Читайте также

Ведение рассылки

Ведение рассылки Планирование Нужно ли планировать кампании далеко вперед – на недели или даже на месяцы? Все зависит от того, есть ли у вас четкий план маркетинговой активности на это время. Если есть, спокойно планируйте состав выпусков настолько далеко,

Ведение переговоров

Ведение переговоров Люди часто неправильно понимают фразу «вести переговоры». Они думают, что главное – это выиграть спор; на самом же деле главное – действовать в соответствии с общими интересами и достигнуть взаимного согласия. Чтобы успешно провести переговоры, надо

Ведение переговоров

Ведение переговоров Следующий этап после выполнения подготовительных мероприятий с вашей стороны и обмена первичной информацией – собственно переговоры.Способ проведения встречи может иметь решающее значение на исход переговоров – каким бы он ни был. Первое

Ведение переговоров

Ведение переговоров Если переговоры были трудными и соглашения достичь не удалось, надо полагать, вам оказалось не по силам выслушать других и быть услышанным самому. Возможно, вы потерпели неудачу на начальной стадии, во время постановки вопросов, или вы не сочли нужным

5. Ведение тем на тематических веб-форумах

5. Ведение тем на тематических веб-форумах Это отличный способ для «продажи без продаж». Вы находите места, где обитает ваша целевая аудитория. Это могут быть форумы, блоги, «Живой журнал» и т. д.Посмотрите, что им интересно, что у них болит, о чем ведутся обсуждения.Вы

Составление протокола

Составление протокола Нежелательно, чтобы протокол вел председатель собрания. Записи должен делать профессиональный секретарь, для того чтобы у председателя была возможность контролировать

Составление протокола

Составление протокола Если сразу же после собрания не составить протокол, то самые важные факты будут упущены и в протоколе не будет зафиксирована вся необходимая

8. Ведение переговоров с профсоюзами

8. Ведение переговоров с профсоюзами Осуществляя свою деятельность в организации, люди неизбежно вступают во взаимодействие друг с другом. При этом происходит столкновение не только их рабочих и профессиональных интересов, но также личных качеств – характера,

Глава 2 Ведение переговоров

Глава 2 Ведение переговоров Из множества существующих методов подготовки и стратегий проведения переговоров я использую методику, основанную на первоначальном сборе информации о тех, с кем мне придется говорить. Я заранее выясняю, сколько покупателей будет участвовать

Ведение коучинговой группы

Ведение коучинговой группы Успех – это успеть. Марина Цветаева Движемся дальше. Следующая модель. Как еще можно зарабатывать? Можно создавать групповой коучинг. Что это такое? Групповой коучинг – это маленькая группа людей, которые объединены общими целями. Они

Глава 2. Ведение сообщества

Глава 2. Ведение сообщества Не случайно значительная часть этой книги посвящена ведению сообщества. Если вы просто создадите группу и забудете ее вовремя обновлять, успеха достичь будет трудно. Трудно, но не невозможно.Я знаю проекты, которые не ведутся вообще.

Ведение личной страницы

Ведение личной страницы Люди очень любят заглядывать за кулисы, следить за лидерами мнений, им интересны их личная жизнь и быт. На определенном этапе, когда вы наберете некоторую популярность, начинайте более осмысленно вести личную страницу.Можно и сразу

Оформление повестки дня образец. Подготовка к совещанию и оформление протокола

На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

Протокол оформляется на общем бланке .

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

• вводную;
• основную.

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола

указывается повестка дня .

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

Выписка из протокола

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

Образец протокола совещания. Как составить стенограмму обсуждения. Как написать протокол — инструкции и примеры. Советы по составлению, структура, шаблоны (10+)

Протокол совещания. Пример, шаблон, образец

Структура, шаблон протокола совещания

• Дата, время и место проведения мероприятия
• Инициатор
• Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)
• Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)
• Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)

Перечень материалов, которые направлялись к совещанию

Стенограмма выступления первого докладчика

• Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на первый вопрос (Стенограмма)
• Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на второй вопрос (Стенограмма)
• Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)
• Ответ на последний вопрос (Стенограмма)

Стенограмма выступления второго докладчика

Принятые решения

• Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)
• Результаты голосования (обобщенные — при тайном, подробные — при поименном)

• Второе внесенное предложение
• Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок
• Результаты голосования
• Принято / отклонено / направлено на доработку

Подпись секретаря (председателя секретариата)

Материалы к совещанию

Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 — 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

Лицо, организующее собрание: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич ([email protected], вн. т. 07703)

Список участников

• Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)
• Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)
• Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)
• Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)

Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

К совещанию направлялись:

• Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников
• Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом

Доклад начальника службы безопасности

В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

Вопросов по выступлению задано не было.

Доклад начальника службы информационных технологий

Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты — для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

Ответ . Нет, вопрос не прорабатывался.

Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

Ответ . Возражений нет.

Принятые решения

Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые.

В чем отличия делового формата текста и речи? Формальная лексика…
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе…

Управленческие компетенции. Хороший, успешный руководитель, начальник,…
Навыки руководителя. Что должен уметь руководитель, чтобы быть успешным, уважаем…

Приказ, решение, поручение, распоряжение. Образец, шаблон, текст, стру…
Образец приказа, решения, поручения или распоряжения. Подробные комментарии, поя…

План-график выполнения работ, оказания услуг, поставки. Составить. Вып…
План-график. Образец, советы по составлению….

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии .

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

• реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
• оглавление;
• дата проведения и регистрационный номер документа;
• город, где проводится совещание;
• перечисление рассматриваемых вопросов;
• ключевая часть;
• роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

В данном поле указывается наименование акта . В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

• рассматриваемый вопрос;
• фамилия и инициалы докладчика;
• решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок , проектов решений и других материалов.

Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии…; протокол общего собрания акционеров…).

Текст полного протокола состоит из двух частей:

1. основной.

В вводной части указываются:

ФИО председателя (председательствующего),

ФИО секретаря,

ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:…

ВЫСТУПИЛИ:…

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):…

В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.

Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение

города Москвы «Школа № 9999»

(ГБОУ СОШ Школа №9999)

ПРОТОКОЛ

26.08.2014 №01

Заседания педагогического совета

Председатель – Антонов А.А.

Секретарь – Борисова Б.Б.

Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,

Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,

Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,

Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.

Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.

1. СЛУШАЛИ:

Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.

ПОСТАНОВИЛИ:

Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.

Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.

2. СЛУШАЛИ:

Антонова А.А. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.

ПОСТАНОВИЛИ:

Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.

Председатель А.А. Антонов

Секретарь Б.Б. Борисова

Протокол конференции общественной организации образец — Реновация

Образцы протоколов общих собраний по капремонту в 2015 году. Образец Устава негосударственного образовательного учреждения. Здесь выложены примеры и образцы протоколов производственных совешаний. Созданные по западному образцу Петром I центральные. Опубликована резолюция международной конференции, посвященной вопросам рационального использования. Всероссийскую конференцию Реализации и менеджмент 2015 для обладателей и управляющих по продажам. Протокол учредительного собрания общественной организации образец. Разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания. Стандартный бланк отчета составляется по форме Т10А образец приведен далее. Файл образец протокола общественной организации. Протокол совещания при директоре Об организации работы по профилактике. Порядок организации работы комиссии устанавливается. Наименование организации, общества, прочего, к примеру, клуб. ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ОКАЗАНИЮ ДОВРАЧЕБНОЙ МЕДИЦИНСКОЙ ПОМОЩИ ПАЦИЕНТАМ 56 Оказание доврачебной. Группа по организации учебнометодической работы учебных заведений ТиПО. Протоколы совещаний при заведующей Итоги контроля. Стандарты организации оказания медицинской помощи. Бланки, договоры, образцы документов. Образец протокола заседания комиссии делопроизводство. Протокол отчетно выборной конференции общественной организации образец. Образцы документов размещены на официальном сайте. Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ. В этой категории можно ознакомиться с образцами уставов общественных организаций и примерами их заполнения. Если она будет уважительная, организация может принять решение не. Региональной общественной организации спортивный клуб КУЗНЕЧИК Президиума. Образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома по поводу выбора способа. Образец протокола конференции общественной организации. Учреждения докумен тируются с помощью протоколов конференций, педагогических советов и т. Протокол Конференции регионального отделения Молодежного общероссийского общественного. Полное наименование организации или предприятия. Конференций, собраний, заседаний комитетов и президиумов организаций профсоюза, на краткосрочную профсоюзную учебу членов выборных профсоюзных органов. Cкачать образец документа Протокол производственного совещания. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на. Образец протокола общего собрания 2017 по новой форме скачать приказ Минстроя России. Грантов некоммерческим неправительственным организациям, проводимом по распоряжению Президента Российской Федерации от 3 апреля 2017 г. Образец ПРОТОКОЛ отчетновыборного собрания конференции наименование первичной организации Профсоюза 20 года место проведения Состоит. Сбор протоколов конференций собраний нижестоящих организаций ВОИ по избранию делегатов и. Организацией среднего образования и общественным советом, утверждается протоколом. Августа 2017 Конференция Система особо. Собрание Конференция, Съезд членов Организации далее общее собрание. Указывает, как правильно составить, оформить образец протокола совещания ГОСТ Р 6. Образец Протокола Конференции Программа конференции, образец протокола заседания секции и другие Общая прграмма. Образца, свидетельствующего об окончании курса среднего образования. Первая форма организации сбора имеет следующие особенности. Образец протокола встречи с клиентом. Положение о коммерческой тайне в организации. Делегаты на отчетновыборную конференцию районной, городской, краевой организации профсоюза, то эти вопросы включаются в повестку дня и протокол. Как составить выписку из протокола общего собрания предприятия и некоммерческой организации. Протокол заседания районного Методического кабинета учителей русского языка и литературы в рамках августовской конференции. Образец протокола для проведения периодичных. Информации, других общественных организаций, спонсоров. Номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Устав негосударственной некоммерческой общественной организации партии, ассоциации и др. Протокол Смотреть документ в W Региональной общественной организации. Федерации судов присяжных, по организации в ряде муниципальных образований охраны общественного порядка органами местного самоуправления и т. При подготовке в организации мероприятий с массовым пребыванием людей заседания коллегии, собрания, конференции, совещания и т. Учащихся получать расширенный доступ к современному образованию через организацию дистанционного обучения. Составление документов, протокол учредителей общественной организации, образец протокола учредителей общественной организации, утверждение устава. Для обеспечения действенного общественного контроля на всех этапах работы над профессиональным. Протокол съезда конференции или общего собрания регионального отделения общероссийской общественной организации о создании регионального отделения. Образец типового протокола о ликвидации некоммерческой организации либо общественного объединения, С. Же образец протокола внеочередного общего собрания. Образец протокола собрания жильцов многоквартирного дома инструкция по составлению. Председатель собрания Семенов Павел Павлович. Совещательными и общественными органами организации.Общественного страхования, на создающихся предприятиях или любых других организация, в которых количество. В законодательном аспекте ПМПк образовательной организации. Какие документы есть еще. Образец устава Общероссийской общественной организации. По поводу организации и управления трудом, трудоустройства. Г, выборы делегатов на Учредительный съезд. В протоколе о совете МКД принимается решение, что управляющая организация включает совокупный размер. Именно в семье ребенок приобретает образцы общения, и умение разрешать сложные ситуации. Образец протокола профсоюзной конференции собрания по итогам выполнения КД. Заместитель председателя Свердловской районной общественной организации ветерановпенсионеров Надежда. На странице представлен образец бланка документа Решение съезда общероссийской общественной организации движения по вопросу о. Образец устава общественной организации общественного объединения в РФ. Образец заполнения протокола общего собрания работников. Курс 3 курс 4 курс Итого Организация обслуживания в общественном питании 1. Образец протокола учредительного собрания общественного. В ходе первичной диагностики оформляется протокол обследования, фиксируются стартовые. На данной конференции предполагается сделать доклады по проблемам применения инновационных технологий, обучения. Протокол конференции общественной организации образец только сейчас. N 15 Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется Табелем унифицированных форм. На главную Копии документов Протокол совещания образец. Общественных организаций, изменения в экономике, культуре все это сопровождается рождением новых слов, активно пополняющих словарный состав русского. Общественный контроль за соблюдением трудового законодательства Республики Казахстан. Конференции в среду зампред правления, финансовый директор Сбербанка Александр Морозов. Образец учредительного договора представлен в. Заполненный образец резюме менеджера по продажам. Конференция считается правомочной, если. Выдвинула вопрос утверждения Положения о порядке подготовке и организации проведения самообследования МАДОУ 9 на голосование. Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также. ОБРАЗЕЦ ПРОТОКОЛ Отчетновыборного собрания первичной профсоюзной организации школы от. Управляющая организация, правление товарищества собственников. Организация олимпиад, конференций, турниров. Найдите работу в банке вакансий. Представители общественных организаций, учреждений, родители законные представители воспитанников. Протоколы общешкольных родительских собраний. Создать общественное объединение общественная организация КаменскУральская группа. Протокол совещания с субъектами хозяйствования в Администрации г. Асет Исекешев прокомментировал предложение Астана LRT о сборе платы за общественный транспорт. Примерный протокол о создании общественной организации. Творческой интеллигенции, в том числе Союза писателей и Академии наук, университетов и общественных организаций. Согласовывают проведение забастовок в организациях, обеспечивающих жизнедеятельность населения общественный. Если в организации главное должностное лицо наделено полномочиями самостоятельно решать все вопросы. Направление работы опытных учителей, требующее соответствующего морального стимулирования со стороны коллектива школы, общественных организаций. Предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером. В общественной жизни колледжей, по инициативе управления образования области с. Ввиду того, что адресатом письма являются различные организации и разные люди, текст письма тоже будет. Организации вне зависимости от применяемого режима налогообложения. Выписка из протокола учредительного съезда конференции или общего собрания, содержащая сведения о создании общественного. Образец Протокола 1 Общего собрания учредителей 2017 года. Является общее собрание Конференция, Съезд членов Организации далее общее собрание

Имеет право обжаловать составленный образец протокола ЖСК при выявлении нарушений. На конференцию территориальной профсоюзной организации. Образец протокола учредительного собрания региональной общественной организации. Образцы протоколов собрания для внесения. Формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Характеристика для награждения почетной грамотой образец. ПРОТОКОЛ Очередной Конференции Общероссийской общественной организации РОССИЙСКОЕ ОБЩЕСТВО ПО НЕРАЗРУШАЮЩЕМУ КОНТРОЛЮ И ТЕХНИЧЕСКОЙ ДИАГНОСТИКЕ г. Решения, которые принимаются на совместных заседаниях правления, комиссий, советов организации и. Протокол документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях. Общее название представителей русской общественной мысли середины XIX в. Протокол конференции общего собрания о преобразовании регионального отделения Общероссийской общественной организации. Им может быть лицо, занимающее должность секретаря в организации, или любой другой сотрудник, уполномоченный исполнять эту. Образец протокола заседания аттестационной комиссии. Образец протокола общего собрания общественной организации. В настоящее время широко распространена практика, когда по результатам рассмотрения тезисов доклада оргкомитет международной конференции. Стоимость включает полный перечень действий разработку Устава Протокола Съезда Приказа о. Протокол общего собрания акционеров 28. Протокол собрания общественной организации образец. Больничные конференции для среднего медицинского. Примерная форма протокола конференции профсоюзной организации протокол. Протоколы родительских собраний для 1 класса. Образец протокола собрания собственников МКД по выбору способа управления управляющей организацией Собрание путем совместного присутствия очная. Все виды протоколов оформляются на общем бланке, который включает следующие реквизиты наименование организации, наименование. Образца крана по программе и методике, составленным разработчиком проекта и согласованным с головной организацией и органами госгортехнадзора. Образец протокола совещания при заведующей доу. Принятое на заседаниях решение комиссии оформляется в протоколе, образец которого приведен в. Из протокола учредительного съезда конференции либо общего собрания. Конференции общего собрания о преобразовании регионального отделения в общероссийской общественной организации. Протокол оформляется в том случае, если в организации несколько учредителей и ими было принято решение о. Общественная организация Российские Студенческие Отряды. Образец протокола общего собрания по выбору совета. Весь процесс организации ремонтных работ ложится на оператора. Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа Протокол общего собрания конференции. Для юридических лиц кроме бюджетных организаций, для физических лиц. Протокол съезда конференции или общего собрания регионального отделения общероссийской общественной организации.

Как эффективно писать протокол собрания (с примерами)

Протокол — это письменный отчет совета директоров, компании или организационного собрания. Протоколы заседаний считаются юридическим документом, поэтому при их написании стремитесь к ясности и последовательности тона.

Поскольку протоколы собрания являются постоянным документом, обязательно вычитайте их перед отправкой. Рекомендуется проводить их под руководством супервайзера или опытного посетителя, чтобы убедиться, что утверждения и информация точно фиксируются.

Лучшие составители протоколов собрания — внимательные слушатели, быстро набирают текст и хорошо знакомы с темами собрания и участниками. Ведущий должен иметь достаточно твердое представление о предмете, чтобы иметь возможность отделить важные моменты от шума в том, что может быть долгим, затяжным обсуждением. Также, что важно, ведущий не должен одновременно вести и делать записи. (Если вас когда-либо попросят об этом, откажитесь.)

Ниже приведены несколько пошаговых советов по эффективному составлению протокола собрания.

1. Составьте повестку дня

Совместно с председателем или президентом Совета разработайте подробную повестку дня.

Встречи происходят по какой-то причине, и проблемы, которые необходимо решить и решить, должны быть перечислены, чтобы предупредить участников. Работайте с организатором, чтобы составить повестку дня, в которой будет определено время для каждой темы, чтобы собрание продолжалось и чтобы у группы было достаточно времени для рассмотрения всех вопросов.

Повестка дня будет вашим планом для протокола собрания. Заголовки протоколов должны соответствовать темам повестки дня для непрерывности.

2. Следуйте шаблону из предыдущих протоколов

Если вы новичок в Правлении или организации и впервые пишете протокол, попросите показать протоколы прошедшего собрания, чтобы сохранить тот же формат.

Обычно название организации или название группы, на которой проводится собрание, идет вверху: «Заседание совета директоров XYZ», с датой в следующей строке. После даты укажите время, когда встреча подошла к порядку, и время ее окончания.Например:

Совет директоров Super Company, Inc.

Протокол собрания

Дата: 20 мая 2019 г.

Время: с 10:00 до 12:30

Большинство групп, которые встречаются, проводят регулярные встречи с определенными пунктами повестки дня на каждой встрече. Некоторые группы включают заголовок «Дальнейшие действия» в конце протокола, в котором перечисляются проекты, над которыми нужно работать, и распределяются обязанности.

Шаблон с предыдущего собрания также поможет определить, записывает ли группа, соблюден ли кворум, и другие элементы, относящиеся к протоколу собрания организации.

3. Запись посещаемости

На большинстве советов секретарь совета является лицом, ответственным за ведение протокола собрания. На организационных встречах ведением протокола может быть координатор проекта или помощник менеджера или генерального директора. Она или он должны прибыть за несколько минут до начала собрания и передать лист посещаемости с именами всех членов и контактной информацией.

Посетителям собрания нужно будет отметить свои имена и отредактировать любые изменения в своей информации.Это поможет как в качестве резервного документа участников, так и в обеспечении того, чтобы информация поступала на самые актуальные адреса электронной почты.

Имена всех участников должны быть указаны непосредственно под названием и датой собрания под подзаголовком «Присутствует». Перечислите имена и фамилии всех участников, а также название или принадлежность, разделенные запятой или точкой с запятой. Например:

Присутствуют: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вице-президент; Джек Уильямс, секретарь

Если член Правления не смог присутствовать на собрании, укажите его или ее имя после фразы: «Копировано в:» В списке участников могут быть другие обозначения.Например, если несколько участников собрания являются членами персонала, а все остальные — добровольцами, вы можете написать (Персонал) после каждого сотрудника.

Как правило, участники перечислены в алфавитном порядке по их фамилиям. Однако в некоторых организациях рекомендуется сначала указывать руководство Совета. В этом случае сначала будут указаны президент или сопрезиденты, затем — вице-президент, затем — секретарь, а затем — казначей.Затем все остальные имена участников будут в алфавитном порядке по фамилии.

Также принято отмечать, присоединился ли участник к собранию через конференц-связь. Это можно указать, написав «По телефону» и перечислив участников, которые звонили.

4. Соглашение об именах

Как правило, когда кто-то впервые выступает на собрании, будет указано его или ее имя и часто титул.

Например, «Президент Совета XYZ Роджер Макгоуэн объявил собрание по порядку.Однако в следующий раз, когда Роджер Макгоуэн заговорит, вы можете просто называть его «Роджер». Если на собрании присутствуют двое Роджеров, используйте инициалы для их фамилий, чтобы разделить их: «Роджер М. призвал к голосованию. Роджер Т. воздержался ».

5. Что (а что нельзя) включать

В зависимости от характера встречи она может длиться от одного до нескольких часов. Участникам будет предложено просмотреть, а затем утвердить протокол собрания. Следовательно, вы не хотите, чтобы минуты превращались в длинный документ.

Дословное фиксирование всего, что говорят люди, не только не нужно, но и раздражает рецензентов.

По каждому пункту повестки дня вы в конечном итоге хотите резюмировать только важные моменты обсуждения вместе с любыми принятыми решениями. После встречи просмотрите свои заметки, не забудьте отредактировать циркулярные или повторяющиеся аргументы, и оставьте только соответствующие высказанные замечания.

6. Поддерживайте нейтральный тон

Протокол является юридическим документом. Они используются для установления исторических данных о деятельности организации.Важно поддерживать ровный профессиональный тон. Никогда не добавляйте подстрекательский язык в протокол, даже если язык встречи становится горячим.

Вы хотите объективно зафиксировать суть обсуждения, что означает упоминание затронутых ключевых моментов без обвинения. Например: «Сотрудники ответили на вопросы членов совета директоров относительно профессионализма продавца».

Представьте, как через десять лет юрист читает протоколы в поисках доказательств возможного правонарушения.Вы бы не хотели, чтобы приукрашивание в виде красочного наречия или шутки затуманивало любой отчет о том, что произошло.

7. Запись голосов

Основная цель протокола — записывать все голоса, полученные правлением или организацией. Твердое ведение записей требует упоминания того, какой участник делает движение, что дословно обозначает движение и какой участник секундант делает это движение.

Например, «Вице-президент Синди Якобсен предложила выделить 50 процентов, или 50 000 долларов США, выручки от пожертвования ZZZ Foundation в стипендиальный фонд CCC.Президент Роджер Макгоуэн поддержал это предложение ».

Подведение итогов голосования также должно быть выражено нейтральным языком: «Правление единогласно проголосовало за изменение устава следующим образом» или «Решение о выделении 1000 долларов на посадку деревьев принято 4 к 1 с участием Председателя Правления. Макгоуэн против ».

Большинство советов директоров пытаются добиться единогласного голосования. Иногда, чтобы помочь Правлению достичь более согласованного результата, член Правления может воздержаться от голосования: «Предложение было принято 17 голосами против 1 при одном воздержавшемся.

8. Составьте заметки после встречи

После встречи прочтите свои заметки, пока все обсуждения остаются свежими в вашей памяти, и внесите необходимые исправления. Затем сократите протокол собрания до самого существенного, представив краткий отчет о дискуссии, в котором резюмируются аргументы, выдвинутые за и против решения.

Люди часто говорят в просторечии или используют идиомы, например: «Это даже не так» или «Ты начинаешь звучать как заезженная пластинка.«Хотя у вас может возникнуть соблазн сохранить точный язык в минутах, чтобы добавить цвета, сопротивляйтесь.

Кроме того, если какие-либо презентации являются частью собрания, не включайте информацию из Powerpoint в протокол. Однако вы захотите записать ключевые моменты обсуждения после презентации.

9. Корректура с Care

Убедитесь, что вы правильно написали все имена, указали правильную дату встречи и что ваш протокол четко прочитан.

Назовите аббревиатуры при первом использовании.Помните, что примечания могут быть просмотрены другими людьми, которым аббревиатуры незнакомы. Сохраняйте единообразие в заголовках, пунктуации и форматировании. Протокол должен быть отточенным и профессиональным.

10. Распространите широко.

После утверждения отправьте протокол по электронной почте всем участникам, а не только участникам, для ознакомления. Ваши протоколы помогут держать отсутствующих в курсе важных действий и решений.

В начале следующего собрания попросите утвердить протокол.Обратите внимание на любые изменения. Постарайтесь выработать согласованные изменения на собрании, чтобы не тратить уйму времени на исправления.

Попросить ходатайство об утверждении протокола с согласованными изменениями. Как только участник предлагает движение, попросите другого человека на собрании «поддержать» предложение. Они говорят: «Все одобрено». Всегда спрашивайте, есть ли кто-нибудь, кто не одобряет. Если нет, то скажите: «Протокол нашего последнего собрания утверждается после внесения согласованных изменений.”

11. Тщательно подайте документы

Поскольку протоколы являются юридическим документом, будьте осторожны при их хранении. Убедитесь, что имя файла документа соответствует именам файлов ранее поданных минут.

Иногда члены организации могут захотеть просмотреть прошедшие протоколы. Знайте, где хранятся протоколы!

Одно предостережение

В наши дни и в век высоких технологий вы можете спросить себя: не было бы проще записать встречу? Это зависит от протоколов организации, но, вероятно, нет.

Обязательно спросите, каковы правила в организации, где вы ведете протокол. Помните, что протокол — это запись того, что было сделано на собрании, а не того, что было сказано на собрании.

Протокол отражает решения, а не обсуждения. Несмотря на свое название, «протоколы» — это не поминутная расшифровка стенограммы.

Bottom Line

Чтобы стать экспертом в области протоколирования, требуется острый слух, готовность учиться и некоторая практика, но, следуя этим советам, вы скоро станете профессионалом.

Дополнительные советы по продуктивным встречам

Фото: [email protected] через unsplash.com

Как быстро и легко писать протокол собрания

Составление хорошего протокола собрания может сэкономить время и деньги. Краткие протоколы, отражающие цель встречи и ее согласованные результаты, представляют собой запись, к которой можно вернуться и использовать для последующих целей позже. Хорошие минуты краткие и по существу, но в то же время они не упускают из виду важную информацию.

Зачем составлять протокол собрания?

Написание минут может занять время и может показаться несущественной задачей по сравнению с «реальной работой», но на самом деле отказ от протоколов встреч может быть дорогостоящим с точки зрения времени и ресурсов. Если не уделить минутку, вы обнаружите, что у ваших коллег другие воспоминания о встрече, чем у вас. У них также могут быть разные представления о том, что было согласовано. Если минут нет, то важные задачи будут забыты или не выполнены в срок.

Создание протокола собрания обеспечивает письменный отчет о том, что было согласовано на собрании. Хорошие протоколы собрания сообщают людям, что было решено, чего им нужно достичь и к какому сроку. Получение протокола собрания пробуждает воспоминания о задачах, которые нужно выполнить людям. Если задача не выполнена, вы можете вернуться к протоколу встречи и продолжить работу. Без протокола собрания у вас нет права на защиту, если действие не было выполнено. В худшем случае, если протокол встречи не написан, вам может потребоваться повторить встречу.

В некоторых случаях протокол собрания может потребоваться по юридическим причинам. Примером этого является то, что местный устав требует этого для определенных типов организаций. Также они могут потребоваться для дисциплинарных встреч с сотрудниками. Привыкайте вести протокол собрания — это хорошая практика.

Что нужно включить?

Когда вы пишете протокол собрания, вам необходимо включать различную информацию. Вы должны указать причину встречи, ее цель, место и время проведения.Важно включить список участников — их имена и фамилии. Если вы не уверены, вам нужно попросить убедиться, что вы правильно написали имена, иначе ваши протоколы собрания могут стать источником раздражения для посетителей. Если кто-то не присутствовал, но это было важно, это должно быть включено. Например, иногда решения не могут быть приняты без присутствия конкретного человека.

В протокол следует включить еще три основных элемента:

• Что было достигнуто в ходе встречи.
• Решения, принятые на собрании. Ваш протокол будет служить письменной записью о том, что эти решения были приняты.
• Любые действия, которые были согласованы. В этом случае вы должны указать само действие, кому оно было назначено, и дату, к которой оно должно быть завершено.

Наконец, если была достигнута договоренность о последующей встрече, об этом следует упомянуть.

Чем может помочь MeetingKing?

MeetingKing предлагает множество функций, которые могут помочь вам увеличить количество минут, в том числе:

• Возможность делать заметки и назначать задачи в одном приложении
• Запись в стиле пули
• Минуты в один клик по окончании встречи
• Один центральный актуальный документ (минуты не теряются во входящих или на сервере)
• Легкий доступ для всех участников для предоставления обновлений и комментариев
• Платформа для доставки материалов по поставленным задачам
• Связь задач между собраниями
• Одно место для всего навесного оборудования
• Повестка дня служит шаблоном для протокола
• Используется в качестве основы для заметок и протокола собрания
• Приглашенным НЕ требуется иметь учетную запись MeetingKing

Хотите узнать больше? Узнайте, как MeetingKing упрощает составление протоколов встреч.

9 шагов, чтобы научиться составлять протоколы собрания и делиться ими

Перед встречей:

Шаг 1 : Уточните цель встречи. Определите нужных людей, которым действительно нужно принять участие в этой встрече. Для эффективной встречи не нужно слишком много людей.

Шаг 2 : Вам необходимо подготовить различные темы для обсуждения во время собрания, сколько времени будет потрачено на каждую тему и какова цель каждого пункта.Запишите, что вы знаете о них, чтобы сэкономить время и иметь возможность сосредоточиться на важных темах во время встречи.

Шаг 3 : Поделитесь им со всеми участниками перед встречей. Сообщите также, чего вы ожидаете от участников, чтобы они знали, к чему готовиться.

С четко определенной повесткой дня каждый знает цели и задачи. Ваша повестка дня также поможет вам не сбиться с пути и придерживаться назначенного времени встречи.

Во время собрания:

Начало собрания

Во-первых, всегда начинайте вовремя: он уважает тех, кто приходит вовремя, и напоминает опоздавшим, что расписание серьезное.Не забудьте поприветствовать участников и поблагодарить их за уделенное время.
Начните с обзора повестки дня: это хороший способ дать участникам возможность понять все заранее определенные темы, их цели и желаемые результаты.
Уточните тип желаемого участия и взаимодействия.
Назначьте делопроизводителя, если это не вы.

Проведение собрания

Эффективные протоколы собрания — огромный вклад в успешное проведение собраний. Но их нужно правильно писать и вовремя распространять.Основная проблема с заметками заключается в том, что они долго записываются должным образом и их нужно быстро отправлять после собраний, чтобы все знали, что делать дальше.

Вы должны строить свои заметки по мере продвижения встречи : хороший способ организовать свои заметки — это отличать действия от замечаний, а также отмечать различные действия для каждого человека с установленным сроком. Периодически суммирует ключевые моменты и запрашивает согласие, чтобы убедиться, что план действий понятен всем участникам.В противном случае вы можете оказаться в стороне от встречи и слишком заняты заметками.
Управляйте временем встречи: самая большая трудность на встрече — это сохранить время, отведенное для встречи. Найдите время, чтобы рассказать и послушать истории, и спросите разные точки зрения, но сосредоточьтесь на идеях и целях , чтобы не отставать от графика. Следуйте своей повестке дня, не теряя цели, поставленной для каждой темы.

Завершите встречу

В заключение подведите итоги, обобщив достижения группы, пункты действий и решения, и спланируйте следующий шаг.
Искренне благодарю членов группы за их участие и вклад. Вы также можете попросить оставить отзыв.

После встречи: Протокол встречи

Введите вашу заметку логически, а не в хронологическом порядке: действия, решения, основные моменты и документация по темам. Кроме того, добавление краткого резюме, организованного для каждого человека и для каждого проекта в начале протокола, поможет вашим коллегам с первого взгляда определить действия, которые им необходимо выполнить для следующей встречи.

Поделитесь протоколом собрания , чтобы обобщить решение и план действий для всех участников.

Как писать протоколы собраний

Часто во время собраний компании обсуждается много важных деталей и действий. Когда посетители уходят или отсутствуют какие-либо сотрудники, им может потребоваться напоминание о любых принятых решениях и предпринятых действиях. Вот почему полезно, чтобы сотрудник вел протокол собрания, чтобы задокументировать важные для своих сотрудников вопросы.

В этой статье мы объясняем, что такое протокол собрания, как составлять протокол собрания, а также приводим советы о том, как составлять эффективный протокол собрания.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это заметка, в которой указывается, что произошло во время собрания компании. Обычно во время встречи сотрудник делает заметки, пока обсуждаются важные вопросы. После того, как записи будут заполнены, они внесут их в официальный протокол собрания, получат одобрение от кого-то из руководства, а затем отправят протокол нужным сотрудникам.

Протокол собрания часто служит записью того, какие действия имели место во время собрания, включая назначенные проекты, кому эти проекты были назначены, и другие важные решения на рабочем месте. Это помогает сотрудникам, присутствовавшим на встрече, запомнить, что обсуждалось. Это также помогает сотрудникам, которые не смогли присутствовать на собрании, узнать, о чем говорилось, чтобы они не упустили никакой важной информации.

Что включать в протокол собрания

При документировании протокола собрания вы должны включить определенные детали, которые могут быть полезны для сотрудников, которым потребуется ссылаться на них в будущем.Вот элементы, которые необходимо включить при составлении протокола собрания:

• Почему собрание было проведено
• Имя и фамилия участников
• Дата и время проведения собрания
• Назначенные проекты, кому они были назначены и сроки
• Решения, принятые сотрудниками и руководством во время собрания
• Любые исправления в протоколе предыдущего собрания
• Движения, которые были приняты или отклонены
• Дата и время следующего собрания, если применимо

Как составлять протокол собрания

В приведенных ниже инструкциях описывается, как составлять протоколы собраний и как распространять их среди сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания.
2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях.
3. Соберите копии любых отчетов или презентаций.
4. Просмотрите свои заметки и задайте последние вопросы.
5. Печатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.
6. Запросить одобрение руководства.
7. Отправьте протокол своему списку сотрудников.

1. Подготовьте шаблон до начала собрания

Чтобы убедиться, что вы готовы к встрече, вы можете создать шаблон с необходимой информацией, заполненной либо до собрания, либо сразу после того, как вы сядете на него. зона для встреч.Вы можете заранее создать шаблон, в котором есть заполнители для конкретных элементов собрания и информации.

Возможно, будет проще создать этот шаблон, если вы обсудите, какая информация важна для вас, чтобы включить ее в протокол, с руководителем собрания. Вы также можете попросить просмотреть прошлые собрания, чтобы узнать предыдущее форматирование, чтобы лучше понять, что включить. Как только вы знаете, что включить в протокол, вы можете создать свой шаблон и начать заполнять пробелы.

Вот общие заполнители в шаблоне, который вы можете использовать:

• Название организации
• Цель встречи
• Время начала и окончания
• Дата и место
• Список участников и отсутствующих, если необходимо
• Место для важных информация, например, принятые ходатайства или предоставленные крайние сроки
• Место для вашей подписи и подписи руководителя собрания
• Повестка дня, если руководитель собрания предоставил вам один

Возможно, будет проще прийти на собрание раньше, чтобы заполнить как можно больше шаблон по возможности до начала встречи.

2. Делайте заметки о важных действиях, решениях, назначенных проектах и ​​обсуждениях

После начала встречи вы можете начать делать заметки о важных встречах. Может быть проще отмечать только важные факторы встречи, чем пытаться задокументировать все, что упоминают участники. Если участники пытаются передать какие-либо движения, задокументируйте это, написав, кто просил передать движение, каким было движение и было ли это движение принято. Вы также должны задокументировать каждый раз, когда проводится голосование.

Запишите любые имена или важные моменты людей, выступающих с докладами или презентациями. Вы также можете отметить любые обновления назначений или новые назначения, которые менеджер дал сотруднику. Обратите внимание на имя, важные детали задания и точную дату сдачи. Менеджеры и руководство редко требуют, чтобы вы записывали обсуждения или разговоры. Если да, вам следует записать их объективно и постараться избегать прилагательных для описания людей, их действий или вашего личного мнения.

3.Соберите копии любых отчетов или презентаций.

Если во время собрания были сделаны какие-либо отчеты или презентации, вы должны запросить эти документы у докладчика после собрания. Если они не могут предоставить вам физическую копию, вы можете попросить их отправить ее вам по электронной почте. Когда вы отправляете протокол нужным сотрудникам, вы можете прикрепить эти отчеты или презентации к документу. Это помогает освежить воспоминания о посетителях встречи. Это также поможет отсутствующим лучше понять важную информацию, которую они пропустили на встрече.

4. Просмотрите свои записи и задайте окончательные вопросы

После завершения собрания отметьте время его закрытия. Быстро просматривайте свои заметки, чтобы увидеть, не была ли упущена какая-либо важная информация, пока вы делали заметки. Если человек, от которого вам нужна дополнительная информация, все еще присутствует в комнате, вы можете запросить эту информацию, если он не занят.

Если вы не можете получить дополнительную информацию от кого-то лично, вы можете отправить профессиональное электронное письмо с просьбой предоставить эти данные вскоре после встречи.

5. Напечатайте заметки о встрече в легко понятных абзацах.

. Как только вы закончите писать заметки и собрание будет отложено, вы должны ввести протокол собрания, пока он еще свеж в вашей памяти. Запишите каждое важное решение или действие с необходимыми подробностями в отдельных абзацах. Сохраняйте протокол собрания в одном и том же настоящем времени на протяжении всего документа. Убедитесь, что набор слов объективен и понятен участникам.Вы хотите сосредоточиться на том, что было сделано на собрании.

После того, как вы напечатали свои минуты, вы можете пронумеровать страницы, если их несколько. Приложите все важные подтверждающие документы и вычитайте их на предмет ясности, орфографии и грамматики.

6. Запросить одобрение у руководства

После того, как вы напечатали свои заметки, вы можете отправить этот документ руководителю собрания для утверждения. Спросите их, нужно ли кому-нибудь еще просмотреть и утвердить этот документ.Разошлите протокол собрания всем необходимым людям и получите их одобрительную подпись. Если они читают протокол и запрашивают какие-либо исправления, быстро примените их и отметьте в протоколе, что они были исправлены и одобрены, прежде чем отправлять их.

7. Отправьте протоколы своему списку сотрудников

Когда вы будете готовы поделиться своим протоколом, спросите руководителя собрания, как следует распространять этот документ. Обычно основным способом отправки протокола собрания может быть электронная почта.Изучите метод, который предпочитает руководство, и отправьте его с приложенными всеми необходимыми документами.

Убедитесь, что вы отправили этот документ всем необходимым участникам и отсутствующим из вашего списка. Вам также следует сверить этот список с руководителем собрания и спросить, не хотят ли вы, чтобы вы отправили протокол собрания каким-либо дополнительным сотрудникам.

Связанный: Написание дополнительного электронного письма: советы, шаблон и пример

Советы по написанию протокола собрания

Составление протокола собрания должно быть тщательно заполнено, чтобы гарантировать, что вся необходимая информация включена для справка сотрудников.Вы можете следовать приведенным ниже советам, чтобы научиться правильно составлять протокол собрания.

• При необходимости раздать ведомость учета рабочего времени.
• Записывайте только важные события встречи.
• Используйте стенографию, чтобы писать быстрее.
• При желании возьмите записывающее устройство.
• Найдите готовый шаблон.

Раздайте лист посещаемости, если необходимо

Поскольку вам часто требуется знать участников каждого собрания, чтобы впоследствии отправить им документ, вы должны знать каждого участника собрания.Если вы не знаете всех присутствующих и не знаете их контактную информацию, вы можете передать лист посещаемости после начала встречи. Здесь будут собраны их имена и контактная информация, чтобы вы могли легко отправить документ нужным сотрудникам.

Записывайте только важные вопросы встречи

Многие менеджеры или руководители встреч редко требуют, чтобы вы документировали все, что было сказано или сделано на встрече. Вы можете заранее проверить, какие предметы они хотели бы записать.Как только вы знаете, что нужно задокументировать, вы можете писать только важные элементы встречи, такие как предпринятые действия или принятые решения. Это избавит вас от чрезмерных усилий по ведению заметок и позволит вам подготовиться, когда вам нужно задокументировать важные действия.

Используйте стенографию, чтобы помочь вам писать быстрее

Если сразу сказать много важных вещей, может быть трудно все быстро записать. Поэтому вы можете разработать стенографию, которая поможет вам эффективно документировать информацию.Вы можете использовать такие методы, как написание инициалов участников собрания вместо полных имен или создание сокращений, которые вы легко понимаете, для обозначения общих фраз, регулярно используемых во время собраний. Это поможет вам не отставать от встречи.

Связано: Как делать заметки

При желании принесите записывающее устройство

Чтобы лучше записать встречу, особенно если руководитель встречи запрашивает больше информации, чем обычно, вы можете принести записывающее устройство.Вы можете обратиться к этому устройству позже, когда будете набирать протокол собрания, чтобы убедиться, что ничего важного не было упущено. Убедитесь, что это одобрено вашим руководителем собрания, и сообщите участникам собрания, что они будут записаны, и при необходимости получите их согласие.

Найдите готовый шаблон

Если вы никогда раньше не брали минуты на собрания и не можете получить протоколы предыдущих собраний, вы можете найти готовый шаблон в Интернете для работы. Вы можете найти его в Интернете, сохранить и отредактировать, чтобы он соответствовал желаемому формату.Создав шаблон протокола собрания, вы можете регулярно использовать его для каждого собрания, чтобы оставаться последовательным и помогать участникам легко извлекать информацию из каждого собрания.

Как написать эффективный протокол собрания (с бесплатным шаблоном)

В то время как термин «протокол собрания» может заставить вас представить, как транскрибер зала суда лихорадочно набирает каждое слово дословно, в реальности гораздо меньше стресса.

Мы все были на тех собраниях, где вы уходите, чувствуя себя более сбитым с толку, чем когда пришли.Возможно, вы не совсем понимаете, какие решения были приняты, или, возможно, не знаете, что делать дальше. И когда приходит время для продолжения, кажется, что никто не на той же странице. Протоколы собраний — простое решение этих проблем.

Продолжайте читать, чтобы открыть для себя :

• Что такое протокол собрания и его ценность
• Как составлять эффективный протокол собрания
• Бесплатный шаблон протокола собрания и образец, чтобы помочь организовать и продуктивно организовать собрания

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это, по сути, письменный отчет обо всем, что происходит во время собрания.В протоколе указывается, кто, что, где и когда на вашей встрече, чтобы все остались на одной странице. Интересный факт: часть этого термина «минуты» на самом деле относится к переходному глаголу «минута», что означает «делать заметки или краткое изложение», а не к измерению времени.

Действующий протокол собрания должен включать :

• Название собрания
• Фамилии участников
• Время и дата
• Любые невыполненные дела, связанные с предыдущим собранием (при необходимости)
• Повестка дня
• Ключевые моменты, обсужденные во время собрания
• Любые решения, принятые во время собрания
• Предметы действий (вместе с исполнителями для каждого)
• Секция парковки (для будущих обсуждений)

Почему важны протоколы собрания?

1. Они помогают тем, кто не может присутствовать на собрании, наверстать упущенное о том, что обсуждалось, и о любых принятых решениях.
2. Они побуждают к действию. Напоминание об обязательствах, взятых на себя участниками во время собрания, протокол собрания повышает подотчетность и гарантирует, что каждый знает, какую работу необходимо выполнить.
3. Они могут помочь развеять аргументы . Как письменный отчет о событиях и обсуждениях, они могут помочь избежать недопонимания до того, как оно произойдет. В случае возникновения конфликтов протокол собрания выступает в качестве объективной третьей стороны.
4. Они экономят время и деньги вашей компании .Если люди не знают, что делать на собрании, они либо потратят драгоценное время, пытаясь прояснить ситуацию, либо просто продвинутся вперед и рискнут сосредоточиться на неправильных задачах. Встречи позволяют избежать этих дорогостоящих ситуаций.

В чем разница между протоколом собрания и заметками к собранию?

Вы можете подумать: «Я делаю заметки во время собраний, так что это в основном одно и то же». В то время как записи собраний имеют более неформальный и свободный формат, протоколы собраний имеют четкую структуру, что на самом деле упрощает их запись и использование.

Вам не нужно беспокоиться о том, как отформатировать свои заметки, или тратить время на попытки расшифровать, какие моменты были связаны с каким обсуждением. И хотя вы можете понимать свою собственную стенографию или структуру заметок, другие — нет, что ограничивает их ценность для более широкой команды.

Протокол собрания позволяет очень четко и объективно изложить и интерпретировать содержание собрания не только для делающего заметки, но и для всех участников.

Как составлять протокол собрания

Хотя у вас может возникнуть соблазн начать записывать каждое обсуждение дословно, транскрипция не дает очень эффективных минут встречи (никто не хочет тратить 40 минут на чтение разговоров после 30-минутной встречи).Кроме того, вы, вероятно, не сможете принять участие, так как будете очень заняты письмом или набором текста.

Поскольку объем человеческого внимания становится все короче и короче, а «беглое чтение» становится нормой, протоколы заседаний должны подчеркивать общие идеи и информацию, которые ваша команда будет использовать. И это должно быть сделано в удобном для чтения формате.

Вот несколько советов по созданию наиболее эффективных протоколов встречи.

До встречи:

• Составьте четкую повестку дня. Прочная повестка дня встречи даст вам основную схему протокола встречи. Не знаете, как составить полезную повестку дня встречи? Мы собрали практическое руководство по составлению эффективных повесток дня встреч, а также несколько простых в использовании шаблонов, которые станут отличным местом для начала. Просто убедитесь, что в вашей повестке дня есть место под каждым пунктом обсуждения, чтобы вы могли делать заметки.

• Заранее запишите то, что вы знаете. Запишите все, что вы знаете заранее, например дату, время, место, название встречи, цели встречи, важную информацию из предыдущих встреч и повестку дня.Это даст вам больше времени во время самой встречи для записи другой возникающей информации.

• Назначьте регистратор. Если вы не планируете вести протокол встречи самостоятельно, обязательно поговорите с кем-нибудь заранее, чтобы сделать работу. Если это регулярная встреча, вы можете переключаться между участниками или просто обратиться к тому, кто не ведет встречу. И не назначайте автоматически участника, идентифицирующего женский пол, вести протокол собрания.Это происходит слишком часто и способствует гендерным предубеждениям на рабочем месте.

Во время встречи:

• При необходимости записать. Если встреча носит формальный характер и принимаемые решения важны, вы можете фактически записать ее на свой телефон или другое устройство в дополнение к протоколу встречи. Это гарантирует, что вы не упустите ничего важного. Конечно, перед началом сообщите всем участникам, что встреча записывается.

• Задокументируйте все принятые ключевые решения. По мере того, как участники переходят по пунктам повестки дня, записывайте все решения, принятые по соответствующим темам, по мере их появления. В противном случае вы рискуете забыть важную информацию или записать неточно. Например, если пункт повестки дня — «Кто должны быть нашими будущими гостями вебинара?» отметьте окончательное решение, как только оно будет принято. Прежде чем переходить к следующему пункту повестки дня, поясните, что все согласны с этим решением.

• Запишите действия. После того, как вы записали решение, связанное с пунктом повестки дня, самое время записать следующие шаги. Используя тот же пример спикера вебинара, приведенного выше, если группа выберет Джейн Смит в качестве спикера, следующие шаги могут включать в себя назначение кого-то, кто будет обращаться к ней напрямую. Убедитесь, что вы назначаете отдельных людей или группы для каждого действия, чтобы повысить ответственность — и не забудьте указать крайний срок, где это возможно.

• Спросите уточнить. Если обсуждение переходит к следующему пункту повестки дня без принятия решения или каких-либо дальнейших шагов, не стесняйтесь возвращать всех к предыдущей теме.

• Будьте объективны. Хотя у вас могут быть личные мысли по поводу определенных обсуждений или принятых решений, важно избегать любых личных заметок или наблюдений в протоколе собрания.

• Не используйте имена людей без крайней необходимости. Это позволяет объективно составлять отчеты и просматривать протоколы, особенно лицам, которые не смогли присутствовать. Вы, конечно, можете включать имена рядом с элементами действий.

• Включите раздел «парковка». Если возникает что-то, что требует дальнейшего обсуждения или отдельной встречи, или если не все пункты повестки дня рассмотрены, отметьте эти пункты в разделе о парковке.

После встречи:

• Просмотрите протокол собрания. Сразу после собрания найдите время, чтобы просмотреть протокол и при необходимости добавить уточняющие моменты. Убедитесь, что пункты действий и конечные цели для каждого пункта повестки дня ясны, чтобы все были на одной странице.

• Добавьте краткое описание каждого человека. Чтобы сделать протокол собрания максимально эффективным, полезно добавить краткое резюме, организованное для каждого человека, в конце протокола. Например, если Пегги из команды мероприятий была поручена работа со спикером вебинара, вы должны написать имя Пегги вместе с ее обязанностями в конце страницы.

• Распространяйте как можно быстрее. После того, как вы ознакомитесь с протоколом собрания, отправьте его всем соответствующим лицам как можно скорее (желательно в течение 24 часов). Это позволяет им просмотреть минуты и приступить к следующим шагам, пока все в их голове свежо. Это также позволяет любому, кто не смог присутствовать, попросить разъяснений по решениям или обсуждениям до того, как начнется работа над следующими шагами.

Бланк протокола заседания и образец

Вот простой шаблон протокола собрания, который вы можете использовать или настроить в соответствии с вашими потребностями.Скопируйте или загрузите документ, чтобы использовать его.

Шаблон протокола собрания

Если вы не знаете, какую информацию включить, вот образец протокола встречи, который вы можете использовать в качестве вдохновения:

Образец протокола собрания

Всего минута (встреча)

Четкие и эффективные протоколы встреч гарантируют, что все в вашей команде согласованы в отношении результатов и следующих шагов. С этими советами и шаблонами вы на пути к тому, чтобы все эти встречи учитывались.

Вы проводите весь день на собраниях?

Unito может предоставить вам необходимую информацию, когда она вам нужна, асинхронно через инструменты и команды.

Попробуй две недели абсолютно бесплатно.

Начните бесплатную пробную версию

7 шагов к написанию четких и кратких протоколов встречи + шаблон

Первый раз, когда кто-то просит вас вести протокол встречи, может, мягко говоря, сбить с толку.Вы можете неопределенно кивнуть. Конечно, вы можете взять протокол встречи. Вы знаете, что такое собрание, и вы, конечно, знаете, какой протокол, поэтому, очевидно, протокол собрания…

Когда вы думаете о задании, которое вы только что приняли, возникает леденящая кровь, неизбежная правда. На самом деле вы понятия не имеете, что такое протокол собрания на самом деле, и поэтому вы не знаете, технически говоря, как его записывать.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, которые помогают заинтересованным сторонам быстро понять цель и результаты собрания. Ясные и краткие, эти записи должны включать ключевые моменты, потребности, действия и обсуждаемые возможности. Любая заинтересованная сторона, независимо от того, присутствовала ли она на данной встрече или нет, должна иметь возможность бегло просмотреть протокол и знать, как они могут внести свой вклад в проект или принять ключевое решение.

Протоколы собраний могут быть средством прозрачности, если, например, вы используете их для общения и разъяснения того, как руководство принимало определенные решения. Минуты могут быть спасителями непрерывности, если, например, они знакомят новых сотрудников и руководителей с историей проекта.Они могут даже выступать в качестве трекеров прогресса, если вы используете их для запуска и управления мини-проектом с согласованными сроками, пунктами действий и целями.

Итак, как видите, протоколы заседаний могут быть такими, какими вы их называете, они служат разным целям и поддерживают множество целей.

Если все сделано правильно, протоколы собраний могут фактически послужить стратегической и обогащающей цели, улучшая решения в вашей компании , особенно если, как Марсия В. Бленко, автор и консультант, сказала в одном из 10 обязательных для чтения материалов по стратегии HBR, примечания стратегически запланировано для демократизации знаний компании и развития общего понимания:

«Если менеджеры внезапно осознают, что они проводят меньше времени, сидя на собраниях, гадая, почему они там находятся, это ранний сигнал о том, что компании стали лучше принимать решения.Когда встречи начинаются с общего понимания того, кто несет ответственность за внесение ценного вклада и у кого есть степень D, метаболизм организации при принятии решений получит импульс ».

Несмотря на терминологию, ведение «протокола встречи» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. Никто, особенно не все, кто уже просидел собрание, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной пьесой за игрой. Оказывается, если называть эти важные выводы «протоколом встречи», то они звучат гораздо более детально, чем нужно.Фактически, мы узнали от Wild Apricot, что «минуты» относятся к практике записи мелких деталей, а не к реальным протоколам встречи.

Продолжайте читать, чтобы узнать не только о том, как вести протокол заседаний, но и о том, как отводить минуты, которые помогут каждому в вашей компании быть более стратегическими, решительными и информированными. Используйте советы вместе с нашим шаблоном протокола собрания, чтобы заработать репутацию мастера протокола собрания.

Скачать бесплатный шаблон минут встречи

Pro-Tip: если вам нужна поддержка и ресурсы, необходимые для управления не только протоколами собраний, но и другими вашими должностными обязанностями, тогда вы, вероятно, захотите подписаться на Assist, бесплатную еженедельную рассылку, которая предоставляет советы, инструменты и поддержка, необходимые для того, чтобы сделать абсолютно все или даже начать новую карьеру в EA.

Как вести протокол собрания и записи: пошаговые инструкции

Шаг 1. Разработка процесса и шаблона

Процесс

Сделайте это за несколько недель / месяцев до встречи

Точно так же, как дому нужен твердый план, если вы хотите, чтобы процесс строительства шел гладко, протоколы собраний нуждаются в прочном базовом процессе и структуре, если вы хотите, чтобы они были одновременно полезными и гладкими для людей, которые могут использовать и записывать.

Протокол вашей встречи должен состоять из твердого шаблона, а также хорошо задокументированных задач или контрольных списков, которые будут понятны всем, кто хочет занять минуты.

Шаблон

В идеале, ваш шаблон будет основан на протоколах предыдущих встреч, проведенных в вашей организации. Если у вас нет прецедента в организации, создайте свой собственный шаблон, используя повестку дня собрания и готовый шаблон, который вам нравится.

Зачем использовать повестку дня в качестве отправной точки? Как рассказал на monday.com один внештатный консультант проекта:

«Используйте повестку дня встречи, чтобы отразить то, что обсуждается, чтобы вы не дублировали эту информацию, проясните, что нужно сделать в результате встречи, запишите звук, чтобы ничего не пропустили, а затем отправьте свои заметки всем участникам, давая понять, кому нужно выполнить домашнее задание.”

Если вы создаете шаблон на 100% с нуля, вам следует включить следующие элементы:

Основы

• Имя делопроизводителя
• Название организации
• Дата и время
• Участники встречи
  • Включите всех, кто присоединился после начала собрания, но отметьте время их прибытия, чтобы четко понимать, за какие решения они голосовали или принимали участие.
  • Отметьте, какие участники занимают ключевые должности в вашем совете директоров или в кадрах некоммерческих спонсоров.
• Цель встречи (вы запросите это у владельца встречи на следующем шаге!)
• Сводки отчетов и объявлений

Настоящая субстанция

• Решения приняты
• Обсуждаемые альтернативные действия / варианты
• Последующие действия, включая согласованные роли и обязанности

Контрольный список протокола собрания

Этот контрольный список суммирует все шаги, которые мы подробно описываем ниже.Это должно помочь коллегам и сотрудникам понять, как занять минуты в случае вашего отсутствия.

• Создайте шаблон специально для предстоящего собрания, обновив стандартный шаблон, используя элементы из повестки дня следующего собрания, а также учитывая участников и стиль собрания.
  • Например, если ваше следующее собрание будет заседанием правления, на котором будут присутствовать всевозможные подзаконные акты, вам может потребоваться обновить свой шаблон, чтобы он отражал стандартную рабочую процедуру, такую ​​как правила порядка Роберта.Предварительно загруженные в шаблон шаги помогут не отставать от темпа обсуждения.
• Попросите владельца собрания составить список приоритетных вопросов для записи.
  • Например, этому человеку может потребоваться только подробный отчет о предложениях и голосовании, но не краткое изложение представленных отчетов или представленных презентаций
• Примите участие в собрании и заполните шаблон примечаний к собранию.
• Пересматривайте примечания, пока не останутся только критические события, решения и элементы действий.
• Раздайте протокол участникам и заинтересованным лицам. Обязательно назовите назначенные элементы действий и отметьте все шаги по подотчетности на месте. (Например, если вы вводите задачи в систему управления проектами и т. Д.)
• Запишите протокол в систему записи, которую используете вы и ваша команда.

Шаг 2: приготовьтесь делать самые лучшие записи

Лучший способ подготовиться к записи собрания — это точно выяснить, что будет наиболее полезным и наиболее стоящим для записи.Для этого обратитесь к владельцу собрания за списком приоритетных вопросов. Если можете, подтолкните этого контактного лица к раскрытию наиболее важной информации, которую нужно зафиксировать в своих заметках.

Вот несколько советов от опытных помощников руководителей, которых нам посчастливилось иметь в нашем сообществе:

«Я бы нашел несколько минут с других встреч и сначала прочитал их, чтобы понять, что они ищут. Спросите своего руководителя: «Это то, что вы ищете?»

«Прежде чем приступить к делу, я узнал, на что надеется организатор, по протоколу.Я беру несколько минут на еженедельное собрание топ-команды, и моему руководителю нужны только основы, ничего особенного. Но для нашего ежегодного ретрита я придерживаюсь более формального формата, на написание которого уходит значительно больше времени. Так что узнайте это, а затем вы можете искать шаблоны, которые могут уже существовать для других комитетов в вашей организации, и / или шаблоны, которые вы найдете здесь / в Интернете ».

Pst! Если вы хотите получить такой совет и многое другое, вы действительно можете присоединиться к нашему сплоченному сообществу EA, подписавшись на Assist.

Вот несколько вопросов, которые следует задать организатору встречи, когда вы позвоните:

• Какова самая важная цель этой встречи?
• Какие второстепенные цели?
• Почему вы назначили эту встречу? (На самом деле это просто еще один способ спросить людей о цели встречи; это просто более простой вопрос для людей, чем «Какова ваша цель?»
• Какое самое важное решение вы надеетесь принять на этой встрече?
• Какой из этих пунктов повестки дня является для вас самым важным?
• У кого, скорее всего, будут какие-то действия в конце встречи?
• Есть ли контекст, который мне следует понять? (Возможно, вам и не нужно знать об этом, но было бы полезно узнать, есть ли какая-то история или конкретный политический ландшафт рабочей силы, влияющий на решения или тон обсуждений на собрании.)
• Чего вы ждете от этих минут?
• На что вам нужны эти минуты?
• У вас есть предпочтительный формат?
• Кто-нибудь еще говорит по нотам?

Шаг 3. Делайте заметки как абсолютный мастер

Теперь мы подошли к сути этого процесса: собственно к написанию протокола собрания. Если вы создали надежный шаблон и получили все необходимые ответы от организатора встречи, значит, вы уже сделали большую часть тяжелой работы по созданию эффективных протоколов встречи.

Вот что еще вы можете сделать, чтобы протоколы встречи соответствовали своему назначению.

• Не просто записывать. Слушать. Считайте себя больше терапевтом, чем роботом-автоматом. Внимательно слушайте и используйте свое экспертное суждение, чтобы выявить ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.
• Следуйте совету, который однажды получил этот блоггер EA, и перестаньте сосредотачиваться на записи , кто что и когда сказал. Протоколы заседаний — это не стенограммы зала суда или сценарии фильмов с большим количеством диалогов.Отпустите, кто что сказал, и сосредоточьтесь на сути того, что произошло.
• Примите тот факт, что вы, вероятно, не сможете записать все во время встречи, а также получите идеально чистые заметки. (В конце концов, доработка — это часть процесса.) Эксперты рекомендуют просто записывать заметки и потом беспокоиться обо всем остальном. Один из членов нашей группы руководителей высшего звена в Facebook даже сказал: «Люди склонны либо идти по кроличьему следу, либо говорить более подробно, чем вам нужно.Легче делать заметки, а потом убирать.
• Сосредоточьтесь на фиксации действий , если, в соответствии с правилами вашей компании, вы не должны фиксировать все дословно.
• Используйте маркированные списки, чтобы сэкономить время , оставаясь при этом понятным.
• Следите за ключевыми фразами, такими как
  • Мы должны / должны / должны…
  • Я проверю / протяну руку / посмотрю…
  • Давайте узнаем больше о…
• Переключение между фактическим протоколом собрания и черновиком электронного письма.Скопируйте и вставьте элементы действий прямо в электронное письмо, чтобы вы могли легко редактировать и отправлять их позже.

Выражаем благодарность всем экспертам нашей группы в Facebook за эти бесценные лакомые кусочки! Запросите Assist, нашу еженедельную рассылку freemium, чтобы получать еще больше подобных советов по всем вопросам, от управления календарем до расшифровки ваших должностных обязанностей.

О ведении виртуального протокола встречи…

Приведенные выше правила применимы как к личным, так и к виртуальным встречам.Тем не менее, есть несколько дополнительных советов для тех, кто записывает протокол виртуального собрания:

• Используйте все технологии (например, варианты, указанные ниже в нашем разделе программного обеспечения и инструментов протокола собрания) вы можете, что облегчит вашу жизнь . Это одно из преимуществ виртуальных встреч. Вы можете присутствовать при наличии нескольких запущенных программ.

• Записывайте встречи, если позволяет ваша технология, а также если у вас есть разрешение всех участников .Большинство технологий предлагают ненавязчивые функции записи, которые позволяют легко загружать файлы и работать с ними позже.

• Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отмечать временные метки, когда происходят важные обсуждения . Таким образом, если вы обнаружите, что какая-либо из ваших заметок неясна, вы будете точно знать, в какое место нужно перейти в записи, чтобы получить необходимые разъяснения.

• Говорите, если из-за проблем с подключением, пропускной способности или других проблем слышно людей .Вам нужно все слышать и четко слышать, чтобы выполнять свою работу, поэтому обозначьте все проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, когда пытаетесь запечатлеть встречу.

Шаг 4: Пересматривайте и полируйте банкноты, пока они не станут сияющими

В процессе редактирования вы полируете потенциально беспорядочный набор сделанных вами заметок до тех пор, пока они не станут сиять, как безупречная официальная запись, которой им суждено стать. Ваша цель на этом этапе — вырезать свои заметки до тех пор, пока не останутся основные, желательно действенные моменты.«Совершенство достигается не тогда, когда больше нечего добавить, а когда нечего убирать». Нажмите, чтобы твитнуть

Как однажды сказал французский писатель Антуан де Сент-Экзюпери: «Совершенство достигается не тогда, когда больше нечего добавить, а когда нечего убирать».

Помните: исправляйте как можно скорее.

Лучше вычитайте и исправляйте, пока встреча еще свежа в памяти. Вы можете быть удивлены, как поможет даже такой, казалось бы, небольшой контекст, который у вас в голове через несколько часов после встречи.Просто попробуйте подождать неделю, чтобы отточить свои минуты, чтобы осознать важность исправления как можно скорее. Подождите слишком долго, и вам, возможно, придется подвергать сомнению даже небольшие предложения, недоумевая, о чем вы говорите.

Plus, как мудро сказал один из членов нашего сообщества EA:

«Чем дольше мы храним протоколы заседаний и заметки, тем меньше вероятность того, что кто-нибудь их прочитает».

Установите предпочтительный процесс проверки, опираясь на приведенные ниже шаги и даже превращая их в контрольный список.

• Пронумеруйте страницы и отформатируйте все , прежде чем начать. Это упростит работу глаз.
• Убедитесь, что вы включили базовую информацию для минут , включая дату и время встречи, список участников, название организации или команды и любые другие приоритетные элементы из вашего шаблона.
• Удалите все редакционные статьи , любые личные суждения, мнения или идеи, которые вы могли случайно вставить.
• Организуйте заметки в маркированный список общих тем и ключевых моментов.
• Определите, что действительно важно. Вот несколько вопросов, о которых следует помнить при оценке своих заметок:
  • Это действительно «большая картина» или просто мелочи?
  • Будет ли это иметь значение через несколько месяцев?
  • Подразумевается ли эта информация?
  • Понимает ли это отсутствующий?
• Корректура! Если вы работаете на экране компьютера, распечатайте копии, чтобы не пропустить опечатки, иначе глаза могли бы скользить по яркому экрану.

Шаг 5. Электронная почта с заметками и последующими действиями

После того, как вы сократили количество минут встречи до абсолютного совершенства — возможно, это 3-5 основных выводов — пора отправить их в мир, чтобы они творили чудеса. Фактически, вам нужно разослать их заинтересованным сторонам, если вы хотите, чтобы они стали официальными письменными документами, которыми они должны быть. (Согласно этому сообщению, ничто не является официальным, пока заинтересованные стороны не одобрят их.)

Однако отправка протокола собрания — это гораздо больше, чем просто отправка любого старого электронного письма.Распределение протоколов собрания действительно является следующим большим призывом к действию после собрания. Ясность, которую вы используете для публикации протокола собрания, а также для делегирования последующих действий и действий, может серьезно повлиять на успех проекта. Ваша миссия при рассылке протокола собрания:

• Запросить согласование
• Поблагодарить всех участников собрания и членов правления за потраченное время и усилия
• Обобщите ключевое решение, чтобы даже скиммеры могли убрать ключевые моменты
• Делегировать действия участников собрания
• Сообщите крайние сроки для этих действий пункты
• Перенести дату следующей встречи, если применимо
• Предлагаю ответить на вопросы.Как официальный хранитель, а не просто хранитель протокола собрания, вы можете просто иметь ответы, которые нужны кому-то для успешного выполнения своих задач.

Подсказка: продолжение встречи почти как маленькие мини-проекты. Держите всех в курсе с помощью Toggl Plan. Внесите в этот удобный инструмент итоги встречи, чтобы прояснить обязанности каждого, а также обеспечить полную прозрачность того, что было сделано и что необходимо сделать.

Шаг 6. Сохраните заметки в базе знаний

Хотя отправка протокола собрания по электронной почте всегда является хорошей идеей, вам может понадобиться резервная копия для использования в будущем — на тот неизбежный момент, когда кто-то обратится к вам и не сможет найти электронное письмо, случайно удалил или не получил его и т. Д.Вот почему мы рекомендуем вести протокол в любой системе учета, которую используете вы и ваша команда.

Все, от простой папки на Google Диске до выделенного места в сети вашей компании, может вместить минуты. Ключевым требованием является то, чтобы каждый рассматривал это место как надежный источник информации. Таким образом, вам не придется задавать всевозможные вопросы от людей, которые просто пытаются найти протокол.

Подождите! На этом этапе абсолютно необходимо, если вы еще этого не сделали, дать файлу имя, которое имеет смысл сразу же и соответствует всем установленным соглашениям об именах.

Например, MeetingTitle_Team_Data или MeetingOwner_MeetingType_Data. Этот шаг в миллион раз упростит вам и всем остальным поиск нужных минут.

Pro-Tip: полностью освоите этот шаг, используя такой инструмент, как monday.com, для хранения заметок и совместной работы над ними.

Шаг 7: Привлечение заинтересованных сторон к ответственности за принятие мер

Выше мы упоминали, что некоторые встречи, особенно последующие, могут превратиться в мини-проекты.И по характеру работы человек, ведущий протокол собрания, часто получает или просто естественным образом берет на себя роль координатора проекта. Это верно как для неформальных встреч, так и для заседаний совета директоров.

К тому времени, когда вы дойдете до этого шага, вы уже пересмотрели свои протоколы и раздали их с четкими инструкциями. На этом этапе вы следите за тем, чтобы все были подотчетны, чтобы убедиться, что они используют предоставленные вами ресурсы и информацию для достижения прогресса и принятия мер по ключевым выводам встречи и новым делам.Короче говоря, на этом этапе вы убедитесь, что то, что все сказали, что они будут делать — то, о чем все говорили, — действительно выполняется.

Использование таких инструментов, как Toggl Plan или monday.com, упростит эту задачу, так как вы и все остальные легко сможете проверить проекты и просмотреть официальные записи собрания. Если вы не пользуетесь никакими технологиями, то еженедельная или ежемесячная проверка должна помочь. Просто позвоните или отправьте электронное письмо с просьбой обновить статус и напомнить всем об их обязанностях.

На этом этапе вы также можете помочь команде, взяв на себя инициативу при расстановке приоритетов. Теперь, когда у вас было немного времени, чтобы обозначить все события встречи, для вас имеет смысл сгруппировать все действия по уровню важности. Один из простых способов сделать это — распределить все элементы собрания по секторам в соответствии с их приоритетом и срочностью.

Программное обеспечение и инструменты для минут встречи

1) Выдра

Укрепите свои записи с помощью искусственного интеллекта

Otter был разработан, чтобы делать заметки более эффективными, организованными и полезными.Он предлагает запись и редактирование в реальном времени, и он даже превращает записи встреч в расшифровки стенограмм. Благодаря аккуратным заметкам, которые вы можете легко читать и бегло просматривать, у вас есть вся необходимая информация, чтобы сделать командные собрания продуктивными для всех участников.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Если у вас есть привычка записывать собрания, а затем расшифровывать записи вручную, то вы знаете, сколько времени этот инструмент сэкономит вам. Если вы обычно не создаете полную стенограмму встречи, Otter дает вам способ сделать это быстро и легко.Расшифровка стенограммы будет неоценимой, когда вы будете систематизировать и редактировать свои записи.

Один участник нашего сообщества EA в Facebook сказал об Otter следующее:

«Я использовал OtterAi, когда составлял протокол собрания. Это стоило каждого пенни, поскольку мои протоколы подлежали нормативной проверке ».

2) monday.com

Упрощает и расширяет процесс минут, от создания шаблона до отслеживания отчетности

monday.com — это комплексный центр продуктивности, который вы можете использовать, чтобы максимально упростить время проведения встреч.Вы можете построить свой процесс с помощью шаблона заметок, а затем использовать платформу, чтобы обеспечить идеальную прозрачность в ходе ключевых последующих действий, облегчая для всех, без каких-либо встреч, делиться идеями и оставаться в курсе.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Оптимизирует процесс. С monday.com у вас есть не только инструмент, который предоставляет готовые шаблоны, но и платформа, необходимая для обмена заметками и управления последующими действиями.

3) Отличный

Сделайте последующие действия за вашей встречей безупречно действенными и легко отслеживаемыми

Nifty — это приложение, которое позволяет вам управлять документами и задачами и совместно работать над ними в режиме реального времени. Создавайте свои идеально отформатированные протоколы в Nifty, а затем легко делитесь ими, чтобы соавторы добавляли комментарии и материалы.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

В дополнение к предоставлению платформы для создания и распространения заметок о встречах, Nifty также помогает вам настроить центр знаний, где другие участники встречи могут обсудить вопросы, которые вы, возможно, пропустили.(В конце концов, вы всего лишь человек!)

4) Evernote

Визуальный способ поделиться заметками и идеями

Evernote предлагает множество функций, позволяющих полностью изменить способ ведения заметок. Используйте их шаблоны для создания идеальной основы и даже сканируйте физические документы, чтобы импортировать их в виртуальный центр заметок.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Evernote заставляет ваши минуты работать на вас. Это поможет вам делать заметки, которые настолько организованы, что вы можете легко найти нужную информацию, а затем вернуться к работе.

5) Нуклино

Командная синхронизация, создающая ощущение, будто вы делитесь одним мозгом.

Nuclino называет себя «коллективным мозгом», потому что он распределяет знания по вашей команде, как будто вы действительно разделяете коллективный мозг. Эта совместная вики-страница представляет собой домашнюю онлайн-базу для документов, заметок и других источников ценной информации.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Со временем Nuclino поможет вам превратить все протоколы заседаний совета директоров вашей организации в полезный центр знаний.Этот продукт позволяет ссылаться на другие соответствующие заметки и даже группировать заметки по категориям. Это означает, что у вас не будет просто папка, полная документов встречи, а вместо этого будет база знаний, которую люди могут использовать для сбора контекста и истории и принятия обоснованных решений.

6) Ассист

Бесплатная еженедельная рассылка новостей, которая поможет вам справиться с задачей

The Assist — это еженедельный информационный бюллетень по электронной почте, который предоставляет советы, рекомендации и советы, необходимые помощникам для выполнения более важных задач, а также личного и профессионального развития.

Почему это поможет вам с протоколом встреч:

Благодаря еженедельной доставке новой информации, Assist будет держать вас в курсе всех техник и ресурсов, которые вам понадобятся, чтобы постоянно улучшать процесс использования минут встречи и выполнения всех других удивительных вещей, которые вы упаковываете в день.

Люди также задают эти вопросы о протоколах встреч

Q: Для чего нужен протокол собрания?

• A: Цель составления протокола собрания [ССЫЛКА] — помочь всем, включая людей, которые не присутствовали на собрании, быстро понять цель и результаты собрания.Несмотря на номенклатуру, ведение «протокола встречи» не означает, что вы должны детализировать каждую минуту встречи. (Никто, особенно не все, кто уже просидел собрание, не хочет свернуться калачиком с кропотливо детализированной пьесой за игрой.)

В: Что следует включать в протокол собрания?

• A: То, что вы включаете в протокол собрания, в конечном итоге зависит от конкретной встречи и целей. Вот несколько вещей, которые должны быть у всех минут:
  • Имя человека, делающего заметки
  • Название организации
  • Дата и время
  • Участники встречи
  • Цель встречи
  • Сводки отчетов и объявлений
  • Решения приняты
  • Обсуждаемые альтернативные действия / варианты
  • Последующие действия, включая согласованные роли и обязанности

В: Чем полезен протокол собрания?

• A: Протокол собрания приносит пользу всем — участникам, которые были в центре внимания, отсутствующим, будущим сотрудникам, ключевым заинтересованным сторонам и многим другим.Протоколы встреч дают всем заинтересованным сторонам, готовым помочь или пытающимся принять всеобъемлющие стратегические решения, возможность быстро понять контекст и статус конкретного проекта или цели.

В. Могу ли я использовать Документы Google, чтобы вести протокол собрания?

• A: Да, вы можете использовать Документы Google, чтобы вести протокол собрания. Начните с шаблонов и инструкций в этом посте.

Q: Как мне составить эффективный протокол собрания?

• A: Напишите эффективный протокол собрания, включив в него только то, что нужно знать, — ключевые моменты, потребности и возможности, лежащие в основе всех слов.Краткость и ясность — лучший способ составить полезные протоколы встреч, потому что, упрощая их, вы гарантируете, что люди могут и действительно будут использовать ваши минуты. Не будьте рабом шаблона; используйте его как руководство, но используйте свое экспертное суждение, чтобы определить, какая информация понадобится людям в дальнейшем.

Q: Есть ли образец формата протокола встречи, который я могу использовать?

• A: Да, вы можете использовать множество примеров формата минут встречи. Этот пост включает в себя все, что вам нужно — шаблоны, советы и инструкции — для составления эффективных, организованных протоколов встреч.

Q: Есть ли приложения для протоколирования собраний, которые я могу использовать?

• A: Да, есть приложения для протоколирования собраний, которые вы можете использовать. Как подробно описано здесь, вы можете использовать monday.com для совместной работы над своими заметками и последующими действиями, Evernote, чтобы обновлять заметки в режиме реального времени, или даже Nuclino, чтобы превратить свои заметки в интерактивный центр знаний.

Q: Как мне написать отчет о собрании?

• Напишите отчет о собрании, начав сначала с шаблона, в идеале — на основе предыдущих отчетов в вашей организации.Если у вас нет прецедента в организации, создайте собственный шаблон, используя повестку дня собрания и организуя его в соответствии с понравившейся схемой дизайна.

Шаблон бесплатного протокола

и основные советы по эффективному ведению протокола собрания | Процессная улица

Следование заранее запланированной повестке дня встречи может сократить время встречи на 80%.

Несмотря на это, менее половины (37%) встреч в США следуют установленной повестке дня.

Почему, когда это значительно экономит время? Когда время = деньги, не нужно быть гением, чтобы представить себе, какое влияние это оказывает на прибыль организации.

Использование шаблона протокола собрания установит процессы для четкого определения и установки повестки собрания до начала собрания, что сэкономит ваше время и деньги.

Кроме того, шаблон протокола собрания обеспечивает правовую защиту, обеспечивает структуру собрания, документирует государственную собственность, стимулирует действия, служит ориентиром, помогает избежать повторений и предлагает платформу для открытого общения.

Звучит хорошо, правда?

Настолько хорошо, что команда по созданию контента здесь, на Process Street, предоставила вам это исчерпывающее руководство, чтобы вы могли эффективно записывать протоколы встреч в своем бизнесе и на работе.Вам предоставляется наш бесплатный шаблон протокола собрания, который можно использовать вместе с еще тремя наиболее популярными шаблонами процесса собрания.

Щелкните соответствующий подзаголовок ниже, чтобы перейти к этому разделу. Кроме того, прочтите все, чтобы узнать наши секреты о том, как стать ведущим заметок на собраниях pro 🤓.

Давай застрянем!

Протокол заседания

Чтобы начать эту статью, я даю вам наш шаблон протокола собрания. Мощная машина для составления контрольных списков, которую вы можете использовать бесплатно , чтобы быстро, просто и эффективно записывать заметки о деловых встречах.

В конце этого контрольного списка составляются заметки о вашей деловой встрече для составления протокола встречи. Перенесите этот отчет как документ Google в желаемом формате и сохраните заметки о встрече в облаке. Благодаря облачному хранилищу ваши заметки о собраниях безопасны, легко доступны и имеют формат, поддерживающий систему электронного документооборота (EDMS). СЭД обеспечивает полный контроль и прозрачность заметок на ваших деловых встречах.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему шаблону протокола собрания!

Что такое протокол собрания, как его вести и почему он важен

Протокол собрания — это примечания, записанные на собрании.Они обеспечивают прозрачность того, что обсуждалось во время встречи, выделяют ключевые вопросы, предложения или голосование, а также пункты действий, которые необходимо предпринять с указанием сроков и назначением ответственного персонала.

Интересный факт : термин минуты , когда речь идет о записях собрания, не имеет ничего общего с хронометражем. Минуты — термин, имеющий латинские маршруты. Многие думают, что он возник в 16 веке, имея в виду черновик . Но другие утверждают, что оно появилось позже, в 18 веке, получено из minuta , что означает маленьких банкнот .

Как вести протокол собрания

Рекомендуется записывать следующие 3 вещи при минутном измерении:

• Решения приняты,
• Описание того, что было сделано,
• Действия, которые необходимо предпринять в будущем.

Есть 5 основных шагов , связанных с записью протокола собрания, как подробно описано в CFI:

1. Предварительное планирование
2. Запись
3. Написание или расшифровка протокола
4. Распространение протокола собрания
5. Сохранение протоколов для дальнейшего использования

Наш шаблон протокола собрания, представленный выше, был разработан на основе этих 5 шагов, гарантирующих, что пользователь — в данном случае вы — охватывает все основания.

Протокол встречи: почему важно записывать заметки о встрече

Документирование протокола вашей встречи требует времени и усилий, поэтому сотрудники не так часто решают эту задачу с воодушевлением. Тем не менее отсутствие энтузиазма не должно препятствовать процессу. Запись протокола собрания дает много преимуществ, от юридической защиты до действий, связанных с вождением автомобиля.

Ниже приведены 9 основных преимуществ ведения протокола собрания:

• Протоколы заседаний обеспечивают правовую защиту : Протоколы являются свидетельством того, как и кем было принято решение, обеспечивая форму государственной собственности .Эти доказательства пригодятся, если подан иск или требуется аудит.
• Протокол собрания обеспечивает структуру : Стандартизованного формата для протокола собрания не существует, однако требуется определенная информация, такая как имя ведущего, название организации, время собрания, кто был вызван к порядку и кто присутствовал. Следуя нашему шаблону протокола собрания, все важные элементы протокола собрания будут включены в ваши заметки.
• Протоколы заседаний служат мерой : Примечания к собраниям фиксируют решения собрания, что делает их полезными для консультации при измерении прогресса.Они также предоставляют информацию для , кто отвечает за , что .
• Протокол собрания, принадлежащий государству : Протокол собрания, документ, кто голосовал за какое решение и кто за какое действие отвечает.
• Протокол собрания помогает сэкономить время и деньги : Несмотря на первоначальные вложения, в долгосрочной перспективе протокол собрания сэкономит ваше время. Наличие письменной записи того, что обсуждалось, означает, что обязанности известны всей команде / организации, а ключевая информация о , как и , когда для выполнения задач, легко доступна.
• Протокол собрания побуждает к действию : Хорошие записи собрания помогают составить план действий для руководства и сотрудников. Пункты действий распределяются по срокам с назначением ответственного персонала.
• Протокол собрания служит ориентиром. : Заметки собрания служат объективным напоминанием о том, что обсуждалось и принималось во время собрания.
• Протокол собрания помогает избежать повторения : Благодаря видимой записи того, что обсуждалось во время собрания, информация может быть распространена, и шансы повторения повестки дня собрания на последующих собраниях существенно уменьшаются.
• Протокол собрания предлагает открытое общение для тех, кто не присутствует на собрании. : Наличие открытого протокола собрания для справки означает, что отсутствующие на предыдущих собраниях могут прочитать протокол, чтобы получить обновленную информацию о том, что обсуждалось.

Когда дело доходит до ведения протокола собрания, самое сложное — сделать записи собрания полезными для получения вышеуказанных преимуществ. Вот где на помощь приходит Process Street и наш шаблон протокола собраний 🦸.

Как вести эффективный протокол собрания (используя Process Street)

Вы слышали это раньше, но я повторю еще раз, Process Street — это сверхмощный контрольный список .

С Process Street вы можете создать контрольный список для любой бизнес-операции. От создания стандартизированных процессов до документирования и хранения информации о процессах, а также предоставления облачных решений, безопасных для всех соответствующих сотрудников.

Итак, как вы можете использовать Process Street для записи протокола собрания?

Что ж, с Process Street вы можете,

1. Стандартизируйте процесс записи протокола собрания для единообразия,
2. Документируйте и храните заметки о собраниях в облаке,
3. Предоставляйте заметки о собраниях, которые доступны всем соответствующим сотрудникам из любого места.

Наш шаблон протокола собрания — это интерактивный, динамичный процесс, который проведет любого, независимо от его опыта и знаний, на каждом этапе документирования протокола собрания — от предварительного планирования до документирования и публикации окончательного описания собрания. .

Наш шаблон протокола собрания включает в себя такие функции, как:

• Условная логика, используемая для создания действительно динамических контрольных списков с if-this-then-that logic,
• Остановить задачи для обеспечения порядка задач,
• Динамические сроки выполнения, чтобы ни один крайний срок не был пропущен,
• Утверждения для упрощения процесса принятия решений, дающие разрешение или отказ по важным вопросам.

Именно этими функциями наш шаблон протокола собраний превосходит больше всего с точки зрения удобства использования и применения. Вы также можете редактировать и адаптировать этот шаблон, чтобы он больше соответствовал вашим потребностям.

Для получения дополнительной информации о том, как это сделать, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования шаблонов .

Чтобы составить полезные протоколы, вы хотите сделать успешные заметки в форме итогового протокола собрания.Таким образом, работа секундометристов распространяется как до, так и после собрания.

Для понимания я разбил процесс записи протокола собрания на 5 этапов:

• Шаг 1 : Предварительное планирование,
• Шаг 2 : Запись заметок на собрании,
• Шаг 3 : Протокол записывается,
• Шаг 4 : Протоколы собрания утверждаются, распространяются и распространяются,
• Шаг 5 : Протоколы заседаний сохраняются.

Наш шаблон протокола собрания был создан с использованием этих 5 шагов в качестве структурного руководства.

Составление протокола собрания, шаг №1: предварительное планирование

Повестка дня собрания обсуждается на этапе предварительного планирования. Например, это может быть обновление процессов планирования на конец года, объявления о новых сотрудниках или раскрытие инновационных маркетинговых кампаний. Повестки дня собраний перечислены в порядке обсуждения.

Это на этапе предварительного планирования, когда уточняется ожидаемое количество участников, а также место, дата и время встречи.Другая информация, записанная на этапе предварительного планирования, включает документы, на которые участники должны ссылаться, список для чтения и информацию о том, что участникам необходимо принести.

Составление протокола собрания, шаг 2: Запись заметок на собрании

Составление протокола собрания — это не простой способ записать сказанное на бумаге. Протоколы собраний имеют структуру, при этом определенная информация необходима для включения .

Важная информация включает время и дату собрания, имена участников, которые не могут присутствовать, и изменения, внесенные в ходе собрания.Однако наиболее важным шагом можно считать документирование важных действий .

Действия — это отдельные задачи, которые должны быть выполнены , назначенные отдельному человеку или группе людей. Во время встречи назначение важных действий стимулирует выполнение необходимых процедур / задач.

Например, на Process Street мы ежемесячно проводим встречи по планированию спринтов и встречи. Во время этих встреч статьи назначаются с указанием сроков их выполнения отдельным лицам в нашей команде по созданию контента.В этом случае каждая назначенная статья может упоминаться как элемент действия , стимулирующий выполнение регулярного качественного контента для блога Process Street.

Составление протокола собрания, шаг 3: процесс написания протокола

По окончании встречи все записи собраны в понятный документ. В шаблоне протокола собраний Process Street информация о собрании автоматически сводится в единый итоговый отчет с подробным описанием важной информации в одном месте, как показано на изображении выше.

Используйте этот заключительный отчет вместе с приведенными ниже 5 советами, чтобы записать протокол собрания в официальный отчет протокола собрания.

• Совет № 1 : Записывайте минуты как можно скорее, пока все еще свежо в вашей памяти.
• Совет № 2 : Просмотрите план своего протокола собрания, добавив при необходимости дополнительные примечания и пояснения.
• Совет № 3 : Убедитесь, что вы включаете достаточно подробностей. Для каждого элемента действия рекомендуется предоставить описание, а также обоснование данного решения.Если было много обсуждений для и против для данного элемента действия, убедитесь, что отмечены основные аргументы.
• Совет № 4 : Отредактируйте, чтобы обеспечить краткость и ясность, чтобы протоколы можно было легко читать.
• Совет № 5 : С точки зрения формата, будьте объективны, пишите в одном и том же времени и резюмируйте другие документы, на которые вы ссылаетесь, или укажите, где эти документы можно найти.

Составление протокола собрания, шаг № 4: Протокол собрания утверждается, распространяется и распространяется

Перед тем, как поделиться своим протоколом собрания, получите одобрение соответствующего персонала.Ваш письменный протокол собрания не будет официальным протоколом собрания, если он не будет одобрен.

Составление протокола собрания, шаг № 5: Регистрация или хранение протокола для дальнейшего использования

Использование нашего шаблона протокола заседаний поддерживает совместное использование, хранение и управление вашими документами в электронном виде.

Показано, что системы электронного управления документами

превосходят более традиционные системы управления документами с точки зрения эффективности и действенности создания, хранения, управления, организации, поиска и защиты документации.Таким образом, использование нашего шаблона протокола собрания является беспроигрышной ситуацией, поскольку дает вам быстрый и простой способ документировать протокол собрания — с дополнительным преимуществом сохранения нескольких деревьев 🌳.

Как вести протокол встречи, основные советы и хитрости

Я знаю, что вам не терпится начать работу, но прежде чем вы начнете использовать наш шаблон протокола собрания, примите во внимание следующие советы и уловки, предоставленные The Hub:

1. Знайте, как определить, что вам следует делать заметки на : Во время встречи вы не должны постоянно делать заметки.Наш шаблон протокола собрания поможет вам в этом, так как он был разработан, чтобы сосредоточить ваше внимание на важных аспектах встречи. Убедитесь, что вы провели исследование, чтобы понять тему встречи.
2. Знайте, когда лучше всего сосредоточиться на слушании : когда вы уверены в том, какие элементы встречи включить в свои заметки, вы можете соответствующим образом сконцентрировать свое внимание — хотя ваша концентрация необходима на протяжении всей встречи.
3. Найдите время для предварительной подготовки собрания : Вероятно, как ведущий, вы несете ответственность за подготовку повестки дня с изложением обсуждаемой встречи.Недостаточная подготовка будет отражена в ваших заметках. К счастью, наш шаблон протокола встреч поможет вам организовать и спланировать встречи.
4. Используйте шаблоны : Использование шаблонов, таких как наш Шаблон протокола собрания 😉, гарантирует включение важной информации в заметки о встрече в дополнение к обеспечению профессиональной согласованности.
5. Встретьтесь и обсудите встречу заранее. : Организатор и руководитель собрания, известный как председатель, будет вашим первым контактным лицом по любым вопросам или разъяснениям, которые могут у вас возникнуть.Будьте активны и заранее договоритесь о встрече.
6. Поговорите с участниками перед собранием : Маловероятно, что у вас уже есть исчерпывающие знания о темах, которые будут обсуждаться на собрании. Заранее поговорив с участниками, вы получите ценную информацию, которая поможет вам понять и сформулировать зондирующие вопросы.
7. Будьте готовы : Чтобы оставаться организованным, вам необходима дополнительная подготовка. Такие случаи, как заканчиваются чернила в перьях или разряд батарей ноутбука, могут стать причиной ненужных сбоев.
8. Сядьте рядом с председателем. : Вы хотите слышать, что говорят во время собрания.
9. Напечатайте свои заметки в итоговый документ : Напечатанные минуты заставят вашу память взбодриться. Использование нашего шаблона протокола собрания позволяет вам вводить протокол собрания.
10. Напишите объективно : Протокол должен быть нейтральным. То есть письменный протокол должен давать объективное представление о том, что обсуждалось во время встречи.

Используйте Process Street, чтобы усовершенствовать процессы встреч

Знаете ли вы, что наличие процесса может сократить время встречи на 80%!

Имея это в виду, в дополнение к нашему шаблону протокола заседаний вам предоставляется бесплатный доступ к нашим основным ресурсам шаблонов, предоставляя вам тщательно продуманные структурированные процессы для ваших встреч.

Используйте эти шаблоны вместе с нашими для проведения первоклассных деловых встреч.

Ежедневная стендап-встреча

Выполняйте этот контрольный список ежедневных встреч каждый рабочий день, чтобы следить за успехами своей команды. Stand-up meeting, или scrum, — это короткие контрольные встречи, которые проходят утром каждого рабочего дня.

Цель ежедневного стендап-собрания — узнать результаты работы предыдущего дня, побудить каждого члена команды спланировать свой день и дать каждому возможность получить помощь в том, в чем он застрял.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашей Ежедневной встрече Standup!

Процесс встречи Рэя Далио

Рэй Далио — основатель крупнейшего в мире хедж-фонда Bridgewater Associates.

В этом процессе встречи Рэя Далио мы превращаем советы Далио по успешному проведению встречи в действенный шаблон.

Нажмите здесь, чтобы получить доступ к процессу встречи Рэя Далио!

Контрольный список виртуальных встреч

Как удаленная команда, нам в Process Street нравится наш контрольный список виртуальных встреч, поэтому мы решили поделиться им с вами.Запустите этот контрольный список, чтобы провести виртуальную встречу любого типа для эффективных и результативных удаленных встреч.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку виртуальных встреч!

Эффективно записывайте протоколы вашей встречи сегодня с помощью Process Street

Протоколы собраний — это жизненно важные записи, обеспечивающие прозрачность обсуждений на собраниях и принятых решений. Используя шаблон протокола заседаний Process Street, вы будете руководствоваться рекомендуемым процессом записи заметок о встрече.Это бесплатный шаблон, который может использовать любой, независимо от опыта ведения заметок.

Воспользуйтесь нашим шаблоном протокола собрания вместе с другими нашими 3 основными ресурсами шаблонов собрания, которые помогут вам усовершенствовать процессы собрания.

Как вы ведете протокол собрания? Вы следуете рекомендованному в этой статье подходу? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы хотели бы услышать от вас.