Как поприветствовать в письме: 13 вещей в деловой переписке, которые просто бесят

Как правильно начать письмо? — Говорим и пишем правильно — ЖЖ

Как правильно начать письмо? 19 мар, 2012 @ 23:36 Дорогие сообщники, может растолкуете?! Почему в деловой переписке сейчас принято приветствовать человека словами «Добрый день». «Здравствуйте» вообще в дурной тон превратилось. «Приветствую» можно при частом общении. Почему? From: sheveljuxin Date: Март, 19, 2012 20:46 (UTC) (Link) Про какие такие дела переписка, где «здравствуйте» считается дурным тоном. .. Можно и вовсе избежать приветствия, начав с «Уважаемый ….!» From: marina_tkacheva Date: Март, 19, 2012 20:52 (UTC) (Link) Я, например, когда общаюсь с редакторами, всегда вижу в начале письма «Добрый день» (даже если в этот момент утро или вечер). Спросила нескольких людей, которые в силу деятельности тоже часто обмениваются письмами (финансовая сфера, банковское дело, журналистика) — такие же ситуации. На вопрос почему так пишут? Отвечают примерно так: «Такие правила», «Этикет», это меня не убедило, поэтому пишу сюда. From: ara_che Date: Март, 19, 2012 20:49 (UTC) (Link) 1. Добрый день, Марина. 2. Марина, здравствуйте. 3. Марина, приветствую вас. ИМХО, ключевые слова — «деловая переписка». Кстати, я обычно использую вариант «дурного тона», второй. From: wikandra Date: Март, 19, 2012 22:13 (UTC) (Link) И я. Не вижу в этом ничего криминального. Самый нейтральный вариант из возможных. From: bredny_sowy Date: Март, 19, 2012 21:14 (UTC) (Link) Никогда о таком не слышала, вся деловая переписка, которую доводилось видеть, как правило начиналась со слов «Уважаемый такой-то!» Но можно предположить что это образовалось, в связи с развитием переписки в соц. сетях в интернете. Люди, чаще всего друг с другом не знакомые и вовсе не желающие быть «милыми» в общении, т.к. это тоже стало «модно», заменяют пожелание здравствовать сухим «добрый день». Иногда это так и есть, а порой просто привычка. From: inok_kentij Date: Март, 20, 2012 06:21 (UTC) (Link) Странно, что Вы так чувствуете. Мне вот «здравствуйте» кажется более сухим и обыденным, а «добрый день» — более личностным. 🙂 Это ведь, по сути, тоже пожелание — доброго, хорошего дня. Никогда не задумывалась об этом, но интуитивно действительно предпочитаю вариант «добрый день (утро, вечер)». From: rbng1 Date: Март, 19, 2012 21:32 (UTC) (Link) Деловая переписка ведется в рамках государственного стандарта ГОСТ Р 6. 30-2003. Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Стандартом описано, что автором и адресатом письма являются организации, а не конкретные люди. Поэтому здрасьте заменено на «уважаемый(ая)», а пока-пока на «с уважением..»» From: toropyggka Date: Март, 20, 2012 07:10 (UTC) (Link) Вот именно. Отсебятина со «Здрасьте», «Добрый день» — это от того, что безграмотное поколение вошло в жизнь. Или, точнее, от того, что за выполнением ГОСТов никто не следит. Сколько себя помню, вся деловая переписка начиналась с «Уважаемый …» и заканчивалась » С уважением. ..» From: dariel Date: Март, 19, 2012 21:55 (UTC) (Link) боятся ошибиться с таком сложном слове? 🙂 вообще, «здравствуйте» кажется слишком длинным и тяжеловесным, а бизнес нынче быстрый-быстрый, может, поэтому… с другой стороны, «добрый день» тоже не фонтан, когда пишешь в два часа ночи, а клиент прочитает в 9 утра… 🙂 From: old_skeletron Date: Март, 20, 2012 03:18 (UTC) (Link) http://luchshe-molchi. livejournal.com/7774410.html From: colored_way Date: Март, 19, 2012 21:58 (UTC) (Link) Не совсем понятно, что имеется в виду, потому что даже в деловой переписке степень знакомства определяет форму письма. Например, вы сами как приветствуете? From: marina_tkacheva Date: Март, 20, 2012 12:32 (UTC) (Link) Начинаю с «добрый день, Colored_way», а в последующем общении пытаюсь подстроиться под собеседника. From: jak40 Date: Март, 19, 2012 22:16 (UTC) (Link) > Почему? — По глупости. From: grean_tea Date: Март, 19, 2012 22:46 (UTC) (Link) А я думаю, что «Здравствуйте» не имеет никакого отношения к «дурному тону», наоборот это офицальное приветствие, а вот «Добрый день» звучит как неформальное обращение. Избегая официоза в переписке, автор старается расположить к себе с первых слов, обращаясь к адресату как к давно знакомому человеку. From: inok_kentij Date: Март, 20, 2012 08:18 (UTC) (Link) Точно! Абсолютно согласна. From: merihlyund Date: Март, 20, 2012 01:46 (UTC) (Link) Что по-настоящему бесит, так это первая строчка «Доброго времени суток!» А «Здравствуйте!» — вполне нормально: кого коробит от пожелания быть здравым и здоровым? )) From: ziavra Date: Март, 20, 2012 05:05 (UTC) (Link) Почему бесит? Edited at 2012-03-20 05:06 (UTC) From: vvolod Date: Март, 20, 2012 02:17 (UTC) (Link) Я пишу «здравствуйте», а кто считает это дурным тоном, меня как-то не волнует. From: pagedaun Date: Март, 20, 2012 03:48 (UTC) (Link) Приветствую — чудовищно. From: alborisov Date: Март, 20, 2012 03:53 (UTC) (Link) Если вы пишете человеку, чья должность выше вашей, то единственное правильное приветствие — «Ку!». 🙂 From: jackpokroshytel Date: Март, 23, 2012 21:10 (UTC) (Link) Браво! From: vin_vieux Date: Март, 20, 2012 09:39 (UTC) (Link) Деловые письма никогда не начинают приветствием, а только обращением: Уважаемый г. Пупкин! Ваше предложение было рассмотрено… Dear Mr. Pupkin: Your proposition was considered… Cher M. Pupkin, Votre proposition a été examinée… From: n_demitsuri Date: Март, 20, 2012 10:20 (UTC) (Link) А как обращаться не к конкретному лицу, а к организации? From: galka__ Date: Март, 20, 2012 11:57 (UTC) (Link) возможно, в силу места жительства я воспринимаю «здравствуйте» как более разговорный вариант. собственно, я его и устно практически не использую. «доброго времени суток» не люблю, пишу «добрый день» даже когда отсылаю сделанную работу ночью, а заказчик увидит письмо утром. но у меня не слишком официальная переписка. From: rbng1 Date: Март, 20, 2012 12:56 (UTC) (Link) Если в реквизите адресат вы написали: «Генеральному директору ЗАО ТРУЛЯЛЯ Д.А. Пряникову-конфетину», то обращение Уважаемый Денис Александрович» уместно.
Top of Page	Разработано LiveJournal.com

С чего начать письмо (советы + шаблоны)

Учитывая, что ежедневно на планете отправляется и получается свыше 300 миллиардов email-сообщений, электронная почта является важнейшим средством общения. А профессионально и грамотно начать деловое письмо — особенно когда вы пишете кому-то, с кем вы не знакомы — может оказаться очень непростым делом, как для маркетологов и продажников, так и для специалистов клиентского обслуживания.

И то, как и с чего вы начнете ваше сообщение, может иметь решающее значение для того, закроет ли получатель ваше письмо сразу же (и удалит его), или продолжит чтение. Настоящая статья содержит ряд советов, касающихся того, как следует начинать сообщения электронной почты, а также ряд наиболее часто используемых приветствий и стартовых фраз, которыми вы можете воспользоваться при составлении вашей собственной деловой корреспонденции.

1. Приветствие

Начните ваше послание с подходящего приветствия, выбирать которое следует, в зависимости от того, насколько официальным должно быть ваше письмо. Всегда обращайтесь к получателю по имени (если оно вам известно), чтобы ваше приветствие было более индивидуальным. И последнее, но не по значению, — обязательно убедитесь, что вы правильно написали имя вашего получателя. Важный совет: лучше скопировать имя из предыдущих сообщений электронной почты или с сайта, чтобы не допустить досадных ошибок в написании имени.

2. Представление и объяснение причины обращения (если нужно)

Когда вы пишете кому-то впервые, представьтесь, а также вкратце опишите причину, по которой обращаетесь к получателю. То, как вы это сделаете, определит, продолжит получатель читать ваше сообщение или нет. Поэтому старайтесь определить цель вашего письма максимально возможно четко и убедительно.

Если у вас есть общие друзья, коллеги или знакомые, следует об этом упомянуть, поскольку это может увеличить ваши шансы на получение ответа. К примеру, можно невзначай написать что-то вроде: ‘Привет, [Имя]! В выходные я случайно встретил нашего общего друга Александра Андреева (из [Компания]), и он рассказал мне, что вы ищете новый программный комплекс для работы с клиентами, поскольку та программа, в которой вы работаете сейчас, больше не справляется с вашими потребностями…’

3.

Открывающая фраза / вежливое пожелание (при необходимости)

Если вы давно не писали получателю (или если у вас с получателем неформальные взаимоотношения), будет правильным написать краткую, положительно настроенную фразу вроде ‘Надеюсь, Ваши дела идут отлично.’ Подобная фраза поможет задать нужный тон остальной части вашего письма.

Либо же, если получатель до этого поделился какими-либо новостями о себе в LinkedIn или других социальных сетях, не стесняйтесь поздравить его с последними достижениями (как личными, так и профессиональными). Можно написать что-то подобное: ‘Поздравляю с повышением!’ или ‘Мои поздравления! Меня очень порадовало, что [Компания получателя] заполучила такого серьезного клиента, как [Компания]!’

4. Строчка признательности (при необходимости)

В зависимости от ситуации, вы можете добавить краткое выражение вашей благодарности получателю. К примеру, если ваш клиент/потенциальный клиент обратился к вам с запросом, обязательно напишите что-то такое: ‘Спасибо, что обратились к нам’ или ‘Спасибо за Ваше обращение в [Компания]’. Но в то же время, когда вы стремитесь выразить признательность, очень важно сделать это выражение персональным, поскольку стандартные выражения признательности (наподобие тех, что указаны выше) всё же звучат слишком обще и стандартно, и могут вызывать ощущение неискренности или отстраненности.

Просто добавив в такую фразу имя вашего получателя, вы сделаете вашу благодарность более теплой и искренней. Вот пример: ‘Мария, большое Вам спасибо за Ваше обращение в [Компания] с этой проблемой. Вы абсолютно правы…’

Профессиональные приветствия в электронной почте

В мире делового общения самым популярным приветствием, пожалуй, является ‘Здравствуйте, [Имя]’. Это приветствие обычно рекомендуется для использования в сообщениях, написанных, как в официальном, так и в неофициальном стиле общения.

Приветствие ‘Дорогой(ая) [Имя]’ также допустимо, как в официальном, так и в неофициальном стиле. Для вашего удобства мы подготовили еще ряд типовых приветствий, с которых вы можете начинать ваши профессиональные деловые сообщения электронной почты. Взгляните:

---

Когда вы пишете одному или двум получателям:

Дорогой(ая) [Имя],
Дорогие [Имя] и [Имя],
Здравствуйте, [Имя],
Привет, [Имя],
[Имя],
Добрый день, [Имя],

---

Когда вы пишете трем и более получателям:

Всем здравствуйте!
[Название группы или команды],
Привет, команда!
Всем привет!
Приветствую!
Доброе утро,
Добрый день,
Добрый вечер,

---

Когда вы не знаете имени получателя:

Добрый день!
Приветствую!
Здравствуйте!
Привет!
Уважаемый менеджер по персоналу,
Уважаемый отдел кадров,

---

Общие открывающие фразы сообщений электронной почты

Вслед за приветствием вы можете поместить в письмо краткое открывающее предложение, которое будет служить отправной точкой для главного содержимого вашего письма. В то же время, при составлении писем в официальном стиле или для ‘холодной’ отправки потенциальному клиенту, подобных фраз лучше избегать, поскольку они могут звучать излишне панибратски. Ниже мы привели несколько наиболее популярных открывающих фраз для сообщений электронной почты.

Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

Фразы, открывающие сообщения follow-up

Если вы не уверены, о чем писать в начале вашего follow-up сообщения, попробуйте одну из приведенных ниже открывающих фраз:

As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Фразы, открывающие ответные сообщения электронной почты

При ответе на сообщение вашего клиента или потенциального клиента, пара слов благодарности, в большинстве случаев, будет вполне кстати. Если у вас не получается органично интегрировать вашу благодарность в письмо или нет вдохновения, попробуйте один из приведенных ниже вариантов:

Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Как начать сообщение ‘холодной’ продажи

При написании ‘холодного’ письма потенциальному клиенту, определять, посчитает получатель ваше письмо заслуживающим прочтения или нет, будет первый абзац этого письма. Поэтому здесь важно произвести на читателя впечатление и выделиться. Вот несколько примеров того, какого рода информацию можно поместить во вступительный абзац вашего письма:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc. ].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам электронной почты для холодных продаж.

С чего начать повторное сообщение follow-up в продажах

Повторно писать потенциальному клиенту может быть непросто, особенно если он не ответил на ваши предыдущие сообщения. Если это ваш случай, — попробуйте одну из приведенных ниже эффективных открывающих фраз — они могут оказаться полезны!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again. ”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Если вы хотите узнать подробнее, читайте статью, посвященную шаблонам сообщений follow-up в продажах.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Try LiveAgent Запланировать демонстрацию

С чего начать послепродажное письмо / письмо-приветствие клиента

Всякий раз, когда кто-то покупает ваш продукт или регистрируется на вашем сервисе, вы должны поблагодарить этого человека или поприветствовать его в вашей ‘клиентской семье’, чтобы обеспечить отличное начало ваших отношений. Лучшим способом сделать это является отправка письма-приветствия, содержащего выражение вашей признательности клиенту, краткое введение и любую полезную ему информацию.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service. ”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Взгляните на подготовленные нами дополнительные шаблоны послепродажных писем и шаблоны приветственных писем.

С чего начать письмо по клиентскому обслуживанию

Почти любое письмо, связанное с клиентским обслуживанием, должно начинаться с выражения клиенту благодарности, вне зависимости от того, является ли письмо ответом на запрос в службу поддержки или на претензию клиента. И вот как могут выглядеть такие выражения признательности:

“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Если вы хотите узнать об этой теме подробнее, взгляните на нашу статью с шаблонами в клиентском обслуживании.

Как начать письмо с извинениями

Отвечая сердитым и раздраженным клиентам, обязательно выразите сочувствие и принесите клиенту извинения от лица вашей компании. И вот как это можно сделать:

“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience]. ”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

LiveAgent сочетает в себе великолепный онлайн чат, систему управления тикетами и автоматизацию, которые позволяют нам предоставлять нашим клиентам непревзойденный уровень поддержки.

Peter Komornik, генеральный директор

Заключение

Начало вашего делового письма (его приветствие, открывающая фраза и первое предложение) — это первое, что видит получатель, открывая ваше письмо. Грамотно и профессионально начав ваше сообщение, вы с большей долей вероятности сможете произвести на получателей положительное впечатление. Выбор конкретного варианта приветствия и первых нескольких предложений для ваших профессиональных деловых сообщений электронной почты будет зависеть от вашей аудитории и от темы обращения к ней. И, если у вас когда-либо возникнет неуверенность, относительно того, с чего начать ваше следующее письмо клиенту или холодному потенциальному клиенту, обращайтесь к приведенным выше вариантам приветствий и открывающих фраз.

Не забывайте внимательно проверять ваши письма на отсутствие любых орфографических или иных ошибок, перед отправкой всегда необходимо лишний раз убедиться, что вы корректно написали имя вашего получателя. И последний наш совет: пишите коротко и ясно, поскольку никто не любит читать длинные затянутые письма. Быстро переходите к делу, используйте подходящие интонации и общий тон письма, — и у вас всё получится.

Часто задаваемые вопросы

Почему важно обращать особое внимание на начало письма?

Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него.

Каких приветствий следует избегать в электронной почте?

Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.

Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?

Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный, нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.

Попробуйте LiveAgent прямо сейчас​

Мы предлагаем вам содействие в переносе ваших данных к нам из наиболее популярных сторонних Help Desk систем.

Более 3000 обзоров

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Почему важно обращать особое внимание на начало письма?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Профессионально начиная ваши письма, у вас больше шансов оставить у получателя благоприятное первое впечатление. А, когда вы пишете кому-либо впервые, это впечатление имеет принципиальное значение, поскольку именно оно способно сподвигнуть получателя не только дочитать до конца ваше сообщение, но и ответить на него. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Каких приветствий следует избегать в электронной почте?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Такие приветствия, как ‘Приветик, [Уменьшительное имя]’ или даже ‘Привет, [Имя]’ слишком неформальны и подходят только для тех случаев, когда вы уже давно общаетесь с получателем и успели установить с ним хорошие отношения. С другой стороны, такие выражения как ‘Ответственному за … специалисту…’ или ‘Уважаемый господин/госпожа’, являются излишне официальными и даже устаревшими, и могут использоваться лишь в исключительных случаях, и только когда вы не знаете имен ваших получателей.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как нужно начинать письмо: в официальном или в неофициальном стиле?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Сообщения, начатые в более индивидуальной, неофициальной форме, как правило, производят на читателя более благоприятное впечатление. В то же время, если писать в слишком неформальном и свободном стиле, можно добиться противоположного, отталкивающего эффекта. И, если вы не уверены, в каком тоне следует обращаться к получателю письма, то всегда лучше избрать тон чуть более официальный , нежели рисковать тем, что его сочтут за панибратство. При этом вы всегда можете скорректировать манеру и тон ваших сообщений, в зависимости от тона и манеры речи ответных сообщений от вашего получателя.” } }] }

Назад к шаблонам Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО

Электронная почта приветствий и стартеров|блог mail.com

Как говорится в старой поговорке, у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление. И когда дело доходит до написания электронного письма, ваше приветствие в электронном письме может повлиять на то, как получатель увидит вас, и даже на то, прочитают ли они ваше сообщение.

Сегодня мы делимся вакансиями электронной почты, которые вы можете использовать в профессиональных электронных письмах или в неформальных сообщениях.

Лучшие приветствия по электронной почте

Иногда бывает сложно выбрать лучшее приветствие для своего электронного письма. Вот пять примеров, которые почти всегда уместны:

1. Привет (имя) — Когда дело доходит до приветствия по электронной почте, трудно превзойти «Привет (имя)». Это подходит для любой ситуации, когда вы знаете и используете имя получателя. Если вы обращаетесь к получателю с Mr./Ms. + фамилия, однако вместо этого выберите один из более формальных вариантов ниже. И помните, что «Привет!» строго для неофициальной электронной почты.
2. Привет (имя) — Еще одно универсально приемлемое приветствие «Здравствуйте (имя)» считается немного более формальным, чем «Привет», и может использоваться как с именем, так и с господином/госпожой. + фамилия.
3. Уважаемый (имя) — «Уважаемый (имя)» подходит для всех официальных электронных писем, но имеет несколько старомодный вид, что делает его менее подходящим для неформальных сообщений.
4. Приветствие — это обычное и вежливое приветствие для электронного письма, отправляемого группе или одному получателю, если вы не знаете, как написать его имя.
5. Доброе утро / день / вечер . Это еще один вежливый способ открыть электронное письмо группе людей, или его можно персонализировать, добавив имя отдельного получателя.

Совет: Избегайте этих ошибок в приветствии по электронной почте

Хотя может показаться, что в коротком вступительном слове мало что может пойти не так, вот несколько распространенных ошибок, которых следует избегать в приветствии по электронной почте:

• Если вы используете имя человека в своем приветствии, всегда проверяйте правильность его написания!

• Если вы не уверены в поле получателя, избегайте использования почетного обращения «мистер» или «мисс» + фамилия. Вместо этого используйте их полное имя. «Уважаемый господин или госпожа» также больше не считается опцией, учитывающей пол.

• Несмотря на то, что с технической точки зрения фраза «Кого это может касаться», многие сегодня считают безличной и чрезмерно формальной. Вместо того, чтобы рисковать откладывать их, не рискуйте, используя вместо этого одно из официальных приветствий, перечисленных выше.

• Электронные приветствия должны быть отмечены запятой, а не восклицательным знаком или точкой.

Профессиональные стартеры электронной почты

После того, как вы выбрали приветствие, пришло время начать ваше сообщение. В профессиональном электронном письме вы можете начать с вежливого заявления о доброй воле, прежде чем переходить к причине вашего сообщения.

• Я надеюсь, что это письмо дошло до вас.

• Надеюсь, ваша неделя проходит гладко.

• Надеюсь, вы хорошо провели выходные.

Обратите внимание, что все эти начальные фразы сформулированы как пожелания, а не как вопросы: «Как прошли ваши выходные?» может чувствовать себя навязчивым. Но если вы знаете человека, и он сказал вам, например, что собирается в отпуск, вы можете начать с «Как прошел ваш отпуск?» или аналогичный вежливый вопрос.

Теперь перейдите к причине вашего письма. Старайтесь быть лаконичным — это показывает, что вы уважаете время получателя. Эти фразы помогут вам представить основное содержание вашего сообщения

• Я обращаюсь к вам, потому что…

• Я пишу вам на…

• Я надеюсь получить ваше мнение о…

• Пишу, чтобы сообщить вам…

Примеры неофициальных электронных писем

Если вы пишете коллеге, которого хорошо знаете, вполне нормально начать с «Привет!» или «Привет, это снова я!» Может быть приятно придать вашему электронному письму индивидуальный подход — вы можете начать с поздравления с недавним достижением или спросить о проекте, над которым они работают. Также можно привнести легкую нотку юмора в начало письма:

• Надеюсь, вы выпили кофе!
• Вы можете присесть, прежде чем читать это.
• Я буду краток, обещаю!
• Надеюсь, ты переживешь рабочую неделю.

Просто помните о золотом правиле электронной почты на рабочем месте: вы никогда не знаете, кому может быть переадресовано электронное письмо, поэтому старайтесь использовать уместный юмор.

Застрял в поисках идеального открытия электронной почты? Попробуйте один из стартеров в нашем руководстве!

Как начать отвечать по электронной почте

Если вы получили ответ на свое электронное письмо и вам нужно отправить ответ, посмотрите, как человек подписал свое сообщение. Например, если вы отправили электронное письмо «Уважаемая миссис Смит», но она подписала свой ответ как «Джеки», следуйте ее примеру и начните свой ответ со слов «Привет, Джеки». В профессиональном контексте также считается хорошим тоном начинать ответ с некоторой благодарности:

• Спасибо за помощь.

• Я ценю обновление.

• Спасибо за быстрый ответ.

• Очень приятно вас слышать.

Профессиональные вакансии для последующих электронных писем

Иногда вам приходится связываться с человеком во второй раз — например, если вам нужно предоставить новую информацию или если вы не получили ответа. Вот несколько фраз для начала:

• Я хотел поговорить с вами о …

• Как упоминалось в моем электронном письме / на нашей последней встрече / в нашем телефонном звонке …

• Я проверяю…

• Можете ли вы предоставить мне обновленную информацию о…

• Как и обещал, посылаю…

Мы надеемся, что наши поздравления по электронной почте помогут вам в следующий раз, когда вы будете смотреть на пустой экран! Мы с нетерпением ждем ваших отзывов ниже.
 
Изображения: 1&1/Shutterstock

Лучшее письмо и приветствие по электронной почте (с примерами)

Вы написали письмо или электронное письмо и очень этим гордитесь. Ваш выбор слов, структура и анекдоты работают вместе, чтобы создать шедевр, который вы с гордостью отправите любому генеральному директору.

Тем не менее, вся ваша тяжелая работа может быть испорчена, если вы сделаете осечку в первых словах вашего сообщения: приветствии или приветствии.

В этой статье вы узнаете, как выбрать правильное приветствие для любой профессиональной переписки.

Основные выводы:

• Когда вы выбираете приветствие, вы должны учитывать, кому вы отправляете письмо, цель письма, а также то, как много вы общались с этим человеком и как он к вам обращается.

• Со временем, когда ваше взаимодействие с человеком станет менее формальным, ваши приветствия также станут менее формальными.

• Выбор правильного приветствия задает тон вашего взаимодействия с человеком, потому что это первое, что он увидит в вашем письме или электронной почте.

• Что такое приветствия?
• Как выбирать приветствия
• Примеры различных типов приветствий
• Как следовать приветствию
• Знаки препинания
• Когда переходить на менее формальные приветствия
• Подпишитесь на дополнительные советы и вакансии

Показать больше

Что такое приветствия?

В общих чертах, приветствие относится к словам или жестам, используемым для подтверждения прихода или ухода человека. Однако, что касается написания писем, приветствия относятся конкретно к начальным словам приветствия.

В то время как лучшие приветствия будут включать имя получателя, выбор слов, предшествующих его имени, играет важную роль в задании тона электронного письма. И когда продолжаются разговоры по электронной почте, поддержание и настройка этого тона так же важны.

Как выбирать приветствия

Хорошее письменное общение заключается в том, чтобы ваше сообщение было понятно донесено, а вы не сможете этого сделать, если оставите возможность получателю неверно истолковать то, что вы написали.

Невозможно избежать всех недоразумений, но есть способы уменьшить вероятность их возникновения. Выбор правильного приветствия — один из таких способов, тем более что это первое, что увидит ваш читатель. В результате важно выбрать приветствие, которое будет подходящим для получателя, даже если вы хотите, чтобы к вам обращались по-другому.

При поиске подходящего приветствия учитываются несколько соображений:

1. Насколько хорошо вы знаете получателя. Вообще говоря, чем лучше вы знаете человека, тем более небрежным вы можете быть в своем приветствии и остальной части вашего сообщения. Это может даже меняться от коллеги к коллеге, в зависимости от ваших отношений с ними.

2. Если вы отправляете электронное письмо или распечатанное письмо. Хотя электронные письма могут носить формальный характер, они, как правило, менее формальны, чем письменные или печатные письма. Вы можете использовать любое приветствие, подходящее для печатного письма в электронном письме, но вы не всегда можете поместить в письмо приветствие, подходящее для электронной почты.

3. Цель вашего письма. Ваше приветствие должно соответствовать остальной части вашего сообщения. Если вы пишете, чтобы запланировать встречу с коллегой, вы можете быть немного более непринужденным, чем в сопроводительном письме.

4. Сколько взаимодействий у вас было в прошлом. Если вы впервые обращаетесь к человеку, которому пишете, вы должны быть более формальными, чем в своем десятом электронном письме с ним.

   Или, если вы ранее разговаривали с ними лично или по телефону, вы обычно можете выбрать более неформальное приветствие, чем если бы ваше письмо было первым общением с ними.

5. Как к вам обращаются. Если человек, которому вы пишете, писал вам раньше, вы можете просто соответствовать уровню формальности его приветствия или, в зависимости от его статуса по отношению к вам, сделать свой собственный более формальным.

Примеры различных типов приветствий

Вот три типа приветствий и когда их использовать:

Официальные приветствия

Эти формальные приветствия, как правило, приемлемы как в письмах, так и в электронных письмах, когда вы хотите, чтобы это звучало особенно профессионально или не не знаю получателя очень хорошо.

• Уважаемый. Пожалуй, самое распространенное приветствие «Дорогой». Это отличный выбор как для электронных, так и для письменных писем. Пишете ли вы сопроводительное письмо, заявление об увольнении или электронное письмо коллеге, если вы знаете имя получателя, это безопасная нейтральность.

• Привет. Это хороший вариант, если вы встретили человека, которому пишете, но плохо его знаете или не знаете имени получателя. Это немного более формальное приветствие, чем «привет» или «привет», что делает его универсальным как для письменных писем, так и для электронных писем.

• Добрый день/вечер/утро. Эти приветствия похожи на «Приветствия» по формальности, но их лучше всего использовать для сообщений электронной почты, поскольку вы не можете гарантировать, что кто-то получит физическое письмо или узнает, когда вы его отправили. Это также хороший вариант, когда вы отправляете электронное письмо коллеге и хотите звучать дружелюбно, но профессионально.

• Кого это может касаться. Вокруг этого приветствия много споров, но оно все же полезно, когда вы действительно не можете найти имя человека, к которому обращаетесь. Это особенно полезно, когда вы пишете сопроводительное или рекомендательное письмо, и вы понятия не имеете, кому будет отправлено ваше письмо, но все же вам нужно быть очень профессиональным.

Неофициальные приветствия

Хотя официальные приветствия взаимозаменяемы между письменными и электронными письмами, по большей части вам следует использовать эти неформальные приветствия только в неформальных беседах по электронной почте с кем-то, с кем вы уже установили профессиональные отношения.

• Здравствуйте. Это наиболее официальное из неформальных приветствий, которое можно использовать как с именем, так и без него. Это также отличный вариант, если вы отправляете электронное письмо группе людей и либо не знаете их имен, либо не можете разумно вместить их всех в приветствие.

• Привет. Более непринужденный шаг, чем «Привет». «Привет» лучше всего использовать только с людьми, которых вы хорошо знаете и с которыми уже разговаривали раньше. Лучше всего в сочетании с именем, но его можно использовать и без него.

• Привет. Самое неформальное приветствие. Вы должны использовать «Привет» только для обращения к коллегам, с которыми у вас крепкие отношения. Это больше похоже на текстовое сообщение, чем на профессиональное электронное письмо, поэтому убедитесь, что вы используете эту опцию осторожно.

• Никакого приветствия, только имя. Эффективно начинать сообщение только с имени получателя. Тем не менее, вы должны использовать его с осторожностью, так как это может звучать резко или даже резко, особенно если вы пытаетесь установить отношения по электронной почте. Тем не менее, это может быть полезно во время длительных случайных разговоров по электронной почте, когда тон уже установлен.

Другие приветствия для деловой переписки

В зависимости от того, почему вы пишете письмо, ваш выбор приветствия может различаться:

• Нет контактной информации. Для начала всегда лучше точно знать, кому вы адресуете свое письмо. Это важно для определения других элементов содержания вашего письма. Но если у вас нет контактной информации получателя, у вас есть несколько вариантов, которые могут сработать:

  .

  • Кого это может касаться. Мы рассмотрели это выше, и это работает, если вы пишете документ, который будет массово использоваться кем-то другим, например, рекомендательное письмо. Или если вы пишете, чтобы пожаловаться на проблему или попросить о помощи, но не знаете, кто именно будет получателем.

  • Здравствуйте. Если ваше письмо не такое уж официальное, вполне допустимо начать со стандартного приветствия, такого как «Здравствуйте», без использования имени.

  • Уважаемый господин или госпожа. Этот иногда используется, поэтому мы решили упомянуть его. При этом он довольно устарел, поэтому мы не рекомендуем его использовать.

• Сопроводительное письмо. Если вы не знаете, кому адресовать сопроводительное письмо, продолжайте пытаться выяснить это. Найдите имя менеджера по найму на веб-сайте компании, в LinkedIn, в описании вакансии или позвонив напрямую в компанию и спросив. Затем просто отправьте свое сопроводительное письмо «Уважаемый господин/госпожа. [Фамилия].»

  Если все это не помогло, держитесь подальше от общих приветствий, таких как «Кому это может быть важно» или «Уважаемый господин или госпожа» — получатель решит, что вы не очень старались или что вы отправляете одно и то же сопроводительное письмо каждой компании (это , а не , что вы хотите).

  Вместо этого используйте приветствие, например:

• Несколько человек. При обращении к нескольким людям в одном электронном письме лучше использовать все их имена после приветствия, разделенные запятыми. Используете ли вы титулы и/или имена и фамилии, решать вам, но оставайтесь последовательными. Например, используйте «Дорогой Тим, Марк, Элис», а не «Дорогой Тим Ховард, Марк и мисс Джонс».

Как следовать приветствию

После того, как вы выбрали наиболее подходящее приветствие, пришло время решить, что должно следовать за ним.

Как правило, это будет имя получателя, но даже при этом есть варианты. Что бы вы ни выбрали, всегда дважды и трижды проверяйте правильность написания имени.

1. Имя. Хорошее эмпирическое правило — использовать только имя человека только тогда, когда вы уже общаетесь с ним по имени вне вашей переписки. Это чаще всего используется в электронных письмах, а не в письменных письмах.

2. Фамилия. Сказать «Уважаемая мисс Хейвуд» или «Уважаемый доктор Джейкобс» — это классический и безопасный вариант, особенно когда вы обращаетесь к потенциальному будущему работодателю или клиенту и должны быть более формальными. Убедитесь, что вы также используете правильное почетное обозначение.

   • Используйте «Мисс». для женщин. Формально «миссис». подходит для замужних женщин и «мисс» для незамужних женщин, но если вы не знаете наверняка, «мисс». как правило, это рекомендуемый выбор, чтобы никого не обидеть.

   • Используйте «Мистер». для мужчин. Другого варианта для мужчин на самом деле нет, так что это, как правило, безопасный выбор.

   • При необходимости используйте другие названия. Если вы знаете, что у человека есть какое-либо докторское образование, используйте «Доктор». вместо «мисс». или «господин». То же самое касается и тех, кто имеет воинские звания. Однако, если вы не уверены в этом для человека, к которому обращаетесь, просто придерживайтесь классического «мисс». и «господин».

3. Полное имя. Если вы не знаете имени человека, к которому обращаетесь, и не знаете его пол, просто используйте его имя и фамилию. Например: «Дорогой Джордан Паркер».

4. Общие опции. Иногда вы можете адресовать свое письмо группе людей или неизвестному получателю. В этом случае есть несколько более общих вариантов использования

   .

   Если вы пишете группе людей, вы можете использовать «Привет, команда» или «Привет всем». Однако если в группе только три человека, попробуйте обратиться ко всем, сказав: «Привет, Стив, Майк и Тейлор».

   Если вы не знаете, к кому обращаетесь, вы можете использовать титул человека, если он у вас есть, или просто придерживаться «Уважаемый господин или госпожа». Это хороший вариант для очень официальных писем, которые являются вашим первым общением с человеком.

Знаки препинания

Приветствие можно расставить двумя способами: запятой или двоеточием. Оба допустимы в профессиональном письме, но двоеточие является наиболее формальным. Как правило, вы также захотите оставить пустую строку между приветствием и первой строкой текста.

Вот несколько примеров:

1. Пример пунктуации с двоеточием:

2. Пример расстановки запятых:

   Привет, Джейсон,

   Надеюсь, ваша неделя проходит хорошо. Я хотел бы продолжить наш разговор с вами ранее.

Когда следует переключаться на менее формальные приветствия

То, что вы выбираете одно приветствие для начала разговора, не означает, что вы должны придерживаться его до конца взаимодействия. Чем больше вы разговариваете с кем-то, даже если это происходит по электронной почте, тем менее формальным вам нужно быть. Однако это может выглядеть по-разному в зависимости от темы разговора, и помните, что отсутствие формальностей — это не то же самое, что отсутствие профессионализма.

Эти более продолжительные обмены также являются хорошей возможностью использовать ответ получателя, чтобы оценить его стиль общения и то, насколько непринужденным или формальным он хочет быть. Затем вы можете соответствующим образом скорректировать свои приветствия.

Например,

Вы можете начать разговор по электронной почте с потенциальным работодателем с приветствия «Уважаемая мисс Кейсман», а затем перейти просто к «Мисс Кейсман». Caseman» или «Доброе утро» во втором и третьем ответах по электронной почте.

ИЛИ

Если вы говорите с коллегой о проекте, над которым вы оба работаете, вы можете начать со слов «Привет, Билл», а затем перейти к «Еще раз привет, Билл».