Как писать протокол заседания: Протоколы заседаний: составление и оформление

Содержание

Протоколы заседаний: составление и оформление

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается.

Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Повестка дня:

1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести изменения…». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров ОАО «Росток»

(протокол от 11. 02.2005 № 2)

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

— место и время проведения общего собрания акционеров;

— общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества;

— количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;

— председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство

Помещено в тему: Образцы протоколов

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько
Секретарь – М.П. Ягодкина
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
                         или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1. 1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Секретарь М.П. Ягодкина

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т. д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

К записи 31 комментарий

Как вести протокол встречи

Вести протокол встречи — большая ответственность. Они представляют собой письменный отчет о том, что произошло во время встречи, и на него могут ссылаться в разное время.

Когда вас просят вести протокол, это может пугать. Но помните, практика ведет к прогрессу. К тому времени, когда вы закончите читать это руководство, вы должны понимать, что такое протокол собрания и советы для до, во время и после собрания.

Что такое протокол встречи?

Протокол собрания является официальным протоколом собрания. Они помогают отслеживать, что произошло на собрании, и какие действия следует предпринять в будущем. Заинтересованные стороны могут ссылаться на них, чтобы узнать о принятых решениях, и они помогают отсутствующим членам команды быть в курсе последних событий.

Протокол собрания — это не стенограмма собрания, поэтому не беспокойтесь о том, чтобы записывать каждое слово!

Сосредоточьтесь на фиксации наиболее важных обсуждаемых моментов. В протоколе должны быть отражены различные действия, решения, кто за что голосовал и почему, а также другие важные детали.

Они также могут быть полезны в период смены компании. Например, если ваша компания нанимает нового сотрудника, его легко можно узнать по скорости, просматривая протоколы собраний относительно решений и указаний по проектам, над которыми они будут работать.

↑ Содержание ↑

10 советов, как вести протокол собрания как профессионал

Ответственность за протокол собрания может вызывать стресс. Вот 10 вещей, о которых нужно помнить. Чтобы помочь вам в вашем путешествии по улучшению минут, мы включили советы и рекомендации от некоторых минутников с многолетним опытом.

#1: Подготовьте документ

Перед тем, как попасть на встречу, создайте документ встречи. Надеюсь, кто бы ни потратил несколько минут на то, чтобы у вас был шаблон, который вы можете использовать, но если нет, либо сделайте свой собственный, либо скопируйте приведенный ниже, чтобы использовать его в качестве отправной точки.

Для каждой встречи обязательно начинайте документ со всей необходимой базовой информации.

Базовая настройка начального документа

Дата и время встречи
Название организации
Имя лица, ведущего протокол
Список всех приглашенных на собрание
- Обязательно отметьте, присутствовали ли люди на собрании.
- Оставьте место рядом с именами людей, чтобы отметить, если кто-то опоздал, и если да, то в какое время они присоединились к собранию. Это поможет вам вспомнить, кто и за какие предложения голосовал.
Основная цель или тема встречи
- Произошло ли что-то глобальное или в вашей компании, что потребовало этой встречи?
- Это регулярное еженедельное собрание команды?
- Существует ли большой процесс принятия решений?
Место встречи
Это особенно полезно для глобальных компаний, которые могут провести одну встречу в Лос-Анджелесе, а другую — в Шанхае, но напоминание о том, где состоялась встреча (в офисе, через Zoom, в Италии…), может быть полезно для всех компаний. Хорошо иметь привычку отслеживать такие детали.

Вот как это может выглядеть в документе:

24.03.2019 14:00-16:00

Компания XYZ

Ведущий протокол: Мэтт Смит :25), Эмилио Суарес

Еженедельное собрание группы

Конференц-зал 3

После этого добавьте раздел для основной части заметок о собрании.

Через некоторое время вы свяжетесь с ведущим встречи, чтобы узнать больше о цели встречи. Это поможет вам закончить подготовку вашего документа, чтобы быть готовым к работе!

Не стесняйтесь копировать и вставить наш шаблон:

Дата:

Время:

NoteTaker:

Совещания:

Agenda: 9003 9

. Дополнительные примечания:
↑ Содержание ↑
#2: Используйте сокращения при написании
Мария Макдауэлл, которая пять лет проработала секретарем, рекомендует использовать сокращения.
Она говорит: «Отслеживание важных моментов во время совещаний может быть сложной задачей… если вы недостаточно быстры, вы можете пропустить некоторые важные моменты и все перепутать. Овладение аббревиатурой поможет увеличить скорость письма и позволит вести точный протокол во время совещаний.
Потренируйтесь использовать аббревиатуры, прежде чем отправиться на встречу, чтобы она прошла гладко.
Вот несколько примеров часто используемых сокращений, которые вы можете использовать:
Потому что → b/c
Между → ч/б
Например → напр.
Неприменимо → нет данных
С → с
Вы также можете использовать математические символы для сокращения слов. Вот несколько примеров:
И → +
Приблизительно → ~
Больше/меньше → >/<
Без → –
Вы даже можете использовать такой инструмент, как TextExpander, чтобы мгновенно преобразовать эти сокращения в полные слова или фразы!
↑ Содержание ↑
#3: Свяжитесь с руководителем собрания
Отправьте руководителю собрания электронное или мгновенное сообщение или зайдите в его офис, чтобы поболтать несколько минут. Используйте это время, чтобы задать им вопросы, которые помогут вам составить схему на основе плана до начала собрания.
Вот несколько вопросов, которые вы можете задать, чтобы помочь вам подготовить документ для ведения протокола:
Что это за собрание (еженедельная проверка команды с множеством пунктов действий, собрание совета директоров, на котором принимается множество решений? , собрание заинтересованных сторон, на котором будет несколько голосований по политике компании или что-то среднее между ними)?
Какая самая важная тема для обсуждения на собрании?
Есть ли второстепенные темы для обсуждения?
Есть ли список участников собрания?
Будут ли какие-либо предложения, по которым участники собрания будут голосовать?
Чего хочет добиться руководитель собрания от этих протоколов?
Есть ли какая-либо справочная информация, которую вы должны знать?
Будете ли вы вести протокол один или присоединитесь к кому-то другому?
Эта информация поможет вам подготовить план и прийти на встречу с большей уверенностью. Кроме того, если возможно, спросите ведущего собрания, есть ли у него какие-либо предыдущие протоколы, которые вы можете прочитать. Это поможет вам понять, что они ищут и как они привыкли добиваться цели.
↑ Содержание ↑
#4: Запишите встречу
Во время встречи с ведущим встречи попросите разрешения на запись встречи. Это может помочь снять стресс, поскольку вы можете прослушать и уловить детали, которые, возможно, пропустили.
«Запись встречи — самый полезный лайфхак в протоколе встречи. Слишком часто вы находитесь на совещании, и люди переговариваются друг с другом, или высказывается мнение, а затем сразу же от него отказываются, и у вас просто не хватает времени, чтобы записать все это в режиме реального времени. Записывайте как надежный помощник», — Тони Стэхелин, основатель и генеральный директор Benable
Помните, не записывайте людей без их ведома или согласия. Если ведущий собрания дает вам согласие, уведомите участников собрания о том, что вы их записываете, прежде чем нажимать «запись».
Когда у вас есть запись, вы можете использовать инструмент транскрипции, такой как Otter.ai. После загрузки аудиозаписи она сгенерирует транскрипцию в течение нескольких минут. Транскрипция не идеальна, но может быть полезной отправной точкой для просмотра того, что было сказано, и добавления к вашим заметкам.
↑ Содержание ↑
№5. Тщательно выбирайте место
Когда вы входите в конференц-зал, тщательно выбирайте место. Трейси Акер рекомендует: «Тот, кто ведет протокол, должен сидеть в стратегическом центральном месте, где он может видеть и слышать всех».
Посмотрите на варианты мест в центре стола и выберите место, где никто не будет сидеть позади вас.
В этом кресле у вас будет больше шансов услышать всех, и от вас не ожидают, что вы внесете значительный вклад в обсуждение, хотя, подняв руку и слегка наклонившись вперед, вы можете сообщить ведущему собрания, что вы есть что сказать или нужно задать уточняющий вопрос.
Какое место из этого рисунка вы бы выбрали?
Узнайте, что означает каждое место:
Узнайте больше о том, какое место следует выбрать на совещании.
↑ Содержание ↑
#6: Делайте заметки во время собрания
Время пришло, вы выполнили подготовительную работу и готовы вести записи на этом собрании. Это нормально немного нервничать во время ведения заметок о встрече, но по возможности старайтесь сохранять спокойствие и собранность.
Делая заметки, делайте все возможное, чтобы записывать все, но также помните, что если вы получили разрешение на запись встречи, вы всегда можете вернуться и прослушать разделы форума позже.
Если вы записываете собрание, запишите время для всех разделов, к которым, как вы знаете, вам нужно вернуться. Это поможет упростить процесс редактирования и сократить время.
Совет профессионала: Поскольку протокол представляет собой официальную расшифровку того, что обсуждалось и принималось во время встречи, вы должны убедиться, что он точен. В конце каждого пункта повестки дня Лэнни Тухмайер, операционный директор компании Bergel Law, рекомендует подвести итоги того, что обсуждалось, и попросить подтвердить правильность того, что вы отметили, — это уменьшит вероятность того, что кто-то позже расстроится из-за того, что вы представили ложные сведения. их.
Тухмайер говорит: «В конце каждого пункта повестки дня ведущий может подвести итог, сказав: «Хорошо, вот что я записал». Есть ли что-нибудь еще, что я должен сказать?» В результате в разговоре всегда участвует команда, и нет никаких шансов на неправильное толкование».
↑ Содержание ↑
#7: Начать редактирование
Начать процесс редактирования как можно скорее. Редактировать проще всего, пока реальная встреча свежа в вашей памяти, а те фрагменты предложений, которые вы записали, все еще имеют смысл.
Протоколы также будут очень полезны для людей, если они получат их как можно скорее после собрания. .
Вы можете обнаружить, что записали слишком много информации во время встречи. Используйте процесс редактирования как возможность вырезать любые разделы обсуждения, которые слишком многословны, и сосредоточьтесь на том, чтобы сделать протокол обзором с четкими выводами.
Вот список вещей, на которые следует обратить внимание при редактировании:
Убедитесь, что вся «основная» информация (дата, время, место, имена участников, основная цель и темы обсуждения…) правильно заполнены в верхней части документа.
Измените свое мнение. Если во время встречи возникло бурное обсуждение, возможно, вы непреднамеренно высказали свое собственное мнение. Не забудьте вычеркнуть свои мысли из протокола встречи и дать беспристрастный отчет о обсуждении. (Если вы высказались во время собрания, оставьте свой вклад!)
Сохраните основные детали. Вот несколько наводящих вопросов, которые помогут вам понять, следует ли что-то оставить в протоколе:
Можно ли это сделать?
Поймет ли кто-то, кто не присутствовал, что происходит?
Будет ли это важно через несколько месяцев?
Прочтите его окончательно. Если вы находитесь в месте, где это возможно, рассмотрите возможность чтения протоколов вслух, чтобы убедиться, что ваше письмо имеет смысл. Легче заметить опечатки и ошибки при чтении вслух, чем при беглом просмотре.
В конце каждого раздела добавьте сводку с пунктами действий, нерешенными вопросами и соответствующими сроками.
После того, как вы закончите редактирование, свяжитесь с руководителем собрания. Они могут захотеть прочитать черновик и добавить некоторые свои правки, прежде чем отправить их участникам, членам правления или заинтересованным сторонам, которые в конечном итоге их увидят.
Совет от профессионалов: При редактировании помните об этом совете от Логана Мэллори, вице-президента Motivosity, 9 0003
«[Протоколы собраний] должны быть легко просматриваемыми и читаемыми, чтобы не было длинных блоков текста. Вместо этого используйте заголовки, выделенные жирным шрифтом, маркеры и короткие предложения, чтобы разделить вещи. Используйте курсив или подчеркивание для выделения. Чем четче протоколы, тем полезнее они для тех, кто их просматривает».
Перед отправкой протоколов просмотрите их и убедитесь, что их легко просмотреть и что кто-то, кто не присутствует на собрании, сможет найти информацию, относящуюся к ним. Протоколы совещаний являются полезным источником информации для всех.
↑ Содержание ↑
#8: Подумайте о своей аудитории
Кэтрин Рид, самопровозглашенная специалистка по протоколированию совещаний, поделилась: «Мой главный совет по составлению протоколов совещаний — адаптировать их к аудитории. Я работаю в международном контексте, где не у всех хороший уровень английского, поэтому я говорю просто и добавляю диаграммы или фотографии, если это уместно».
Далее она сказала: «Протокол встречи должен включать в себя достаточно информации о принятии решения для всех, кто не может участвовать, чтобы помочь им понять, и даже если встреча кажется более длинной, чем «Война и мир», протоколы должны быть максимально краткими. практично».
Делайте заметки короткими и понятными, используйте как можно более простой язык.
↑ Table of Contents ↑
#9: Поделитесь ими со всеми
Как только протоколы будут одобрены руководителем собрания, разошлите их. Получите список имен и адресов электронной почты от руководителя собрания. Список будет отличаться в зависимости от типа встречи, например. Еженедельные собрания команды будут иметь другой список получателей, чем ежеквартальные собрания заинтересованных сторон.
Убедитесь, что любые предложения, за которые проголосовали, хорошо видны, чтобы консультанты или заинтересованные стороны знали, как они могут вмешаться и помочь повлиять на направление компании.
↑ Содержание ↑
#10: Систематизируйте и сохраняйте заметки
Используйте единую систему хранения для PDF-файлов протоколов совещаний, чтобы их было легко найти и вернуться к ним позже. Проверьте и посмотрите, как ваша компания подала предыдущие протоколы, и следуйте той же системе.
Если вы первый, кто делает заметки, рассмотрите возможность использования чего-то вроде следующего:
Год_месяц_день_тип собрания (например, 2022_1_20_BoardMeeting)
Лидер собрания_год_месяц_важная тема (например, MicheleGreene_2015_Jan_NewBoardMemberVote)
Тип собрания_год_месяц_дата (например, WeeklyTeamMeeting_2019_Mar_07)
Надежная организационная система поможет вам и другим отслеживать происходящее и легко обращаться к важной информации.
↑ Содержание ↑
Протоколы заседаний Часто задаваемые вопросы
Вот несколько распространенных вопросов о протоколе собрания. Надеемся, что они помогут прояснить любую затянувшуюся неопределенность, которая у вас может возникнуть по этой теме.
Почему важны протоколы совещаний?
Протокол собрания представляет собой письменный отчет о собраниях. Они помогают компаниям следить за тем, что произошло, и, просматривая протоколы прошлых встреч, можно увидеть историю компании и важные принятые решения.
Они служат официальной записью того, что все обсуждали, и решений, которые они приняли во время встречи. Они помогают отслеживать, кто должен позаботиться о том, какие элементы действий и поддерживают людей, которые не смогли присутствовать на собрании в цикле.
Что должен включать протокол встречи?
Протокол собрания должен включать четкие действия, непредвзятый отчет о собрании и всю основную информацию, такую как участники, дата, время и место. Если кто-то опоздал, обязательно отметьте, во сколько они пришли. Точно так же, если приглашенный участник не смог прийти, запишите это.
Организуйте заметки так, чтобы их можно было быстро просмотреть. Сделайте это, превратив длинные абзацы в более короткие списки. Сделайте текст более удобочитаемым, используя полужирный шрифт, курсив и подчеркивание, чтобы упростить поиск различных разделов.
Укажите все действия, ответственные за их выполнение и установлен ли крайний срок.
Как пишутся протоколы?
Написание протоколов совещаний может потребовать некоторой практики. Используйте любые инструменты, которые лучше всего подходят для вас — некоторые люди предпочитают ручку и бумагу, а другие клянутся документами Google. Если возможно, запишите встречу, чтобы прослушать все части, которые вы, возможно, пропустили.
↑ Содержание ↑
Протоколы собраний Выводы
Ведение протоколов собраний может оказаться непростой задачей. Они представляют собой существенный письменный отчет о том, что произошло на собрании. Люди могут вернуться к ним в ближайшие месяцы или годы, чтобы понять, в каком направлении движется компания или какую работу они проделали в конкретных проектах.
Не забудьте выполнить эти шесть шагов до, во время и после собрания, чтобы стать профессионалом в ведении заметок!
Настройте себя на успех, подготовив документ заранее. Включите сведения о собрании, такие как дата, время, место, участники, название организации, имя ведущего протокол и повестку собрания.
Спросите руководителя собрания, есть ли у него несколько минут для разговора, или отправьте ему электронное письмо с вопросами о собрании. Это поможет вам добавить больше деталей в документ, чтобы быть готовым к работе.
Пока вы пишете, постарайтесь не расшифровывать встречу. Вместо этого напишите важные детали, такие как голоса, обе стороны аргумента и действия.
Возьмите то, что вы написали во время встречи, и переведите это в наиболее удобную версию. Используйте маркеры, жирный текст и красочные выделения, чтобы кому-то было легко просмотреть и понять, что произошло.
После получения разрешения от ведущего собрания разошлите протокол всем присутствующим, всем, кто не может присутствовать на собрании, и всем, кому может понадобиться знать, что произошло.
Изучите организационную систему вашей компании или выберите формат, который будет работать в будущем и упростит поиск заметок, если вам понадобится сослаться на них через несколько месяцев.
Если вы новичок в протоколировании, спросите своего начальника, можете ли вы работать вместе с более опытным человеком на первых нескольких встречах. Таким образом, вы сможете сравнить свои заметки с их заметками и получить от них советы о том, как руководитель встречи хочет, чтобы протокол выглядел.
Вы когда-нибудь задумывались, что делает работу отличной и у кого самая счастливая работа? Ответ может отличаться от ожидаемого! 10 самых счастливых профессий на планете, на которых вы можете работать уже сегодня Есть группа людей, говорящих на многочисленные темы в сжатые сроки. Ваша задача состоит в том, чтобы решить, что является наиболее важным, и записать это таким образом, чтобы каждый мог просмотреть его позже.
Протокол собрания ценен по нескольким причинам. Они могут иметь жизненно важное значение для поддержания ответственности членов команды. Они используются для информирования тех, кто не присутствовал на собрании. Они являются историческим рекордом, поэтому идеи и решения не забываются.
Вести протоколы совещаний может быть сложно, но они могут оказаться бесценными. Члены вашей команды будут чрезвычайно благодарны, если вы сможете в будущем вытаскивать протоколы совещаний, чтобы напомнить им о важных задачах и ответить на забытые вопросы.
Следующие советы помогут вам составить эффективный протокол собрания. Даже если у вас уже был опыт ведения протоколов, вы можете найти что-то, что поможет вам повысить эффективность:
1. Знайте, о чем будет встреча, заранее
Кто бы ни отвечал за встречу, у него должна быть повестка дня подготовлен для ознакомления до начала встречи. Вы можете использовать эту повестку дня, чтобы помочь подготовить организацию заметок, за что вы будете очень благодарны позже.
Для организации ваших заметок будет полезно создать своего рода шаблон, который вы сможете быстро заполнить во время встречи.
Если у вас нет повестки дня, возможно, эта задача ляжет на вас. Повестка дня очень полезна для того, чтобы встречи проходили гладко и эффективно.
Вы можете подтолкнуть свою команду лидеров к ее созданию. Или вы можете создать свой собственный, спросив, какие темы для обсуждения есть у лидеров встречи.
2. Настройте шаблон протокола собрания
Цифровые заметки будет проще исправить, если будут сделаны ошибки или изменения. Однако, если вы не очень хорошо печатаете, возможно, лучше придерживаться ручки и бумаги, а затем переписать то, что наиболее важно, позже.
Для чистых цифровых заметок вы можете попробовать использовать шаблоны информационных бюллетеней по электронной почте, которые вы можете найти в Интернете, чтобы оставаться организованными. Они визуально привлекательны для обмена (подробнее об этом позже). Цифровые заметки также будет легче распространять в целом.
Другой вариант создания цифрового плана — использование таблиц в Google Docs. Выберите или создайте правильный шаблон или программу в соответствии с информацией, которую вам нужно написать.
3. Организуйте то, что вы будете писать
Каждая организация и, возможно, команда будут иметь разные шаблоны протоколов собраний. Важно решить, какая информация важна, и создать вокруг нее четкую организацию.
Вы можете проконсультироваться с участниками собрания до и после каждого собрания, чтобы узнать, каковы их предпочтения относительно протокола собрания.
Вот несколько важных моментов, которые следует включить в протокол собрания:
Дата и время
Участники
Протокол предыдущей встречи
Принятые решения, действия
Дата и время следующей встречи
Список участников важен для того, чтобы их можно было привлечь к ответственности и вести учет. Вы также можете перечислить тех, кто не смог присутствовать на собрании, и обязательно попросите кого-нибудь просмотреть протокол вашего собрания позже.
Для действий обязательно перечислите конкретные шаги, которые необходимо предпринять, и ответственных за каждую часть. Элементы действий должны выделяться среди всего контента в своем собственном разделе или быть выделены жирным шрифтом. Вероятно, это самые важные пункты протокола вашей встречи.
Опять же, члены команды могут захотеть получить больше или меньше контента в зависимости от ваших первых нескольких испытаний. Проконсультируйтесь с ними, чтобы узнать, что еще следует включить или что следует удалить. Они также могут предпочесть другой макет дизайна.
С недоверием относитесь к отзывам и постарайтесь максимально достичь консенсуса в группе. То, что может предпочесть один человек, может оказаться не лучшим для всей группы.
4. Делайте хорошие заметки
Существует множество методов ведения заметок, поэтому вам нужно будет найти тот, который лучше всего подходит для вас.
Помните, что вам не нужно записывать каждое сказанное слово. Просто запишите сокращенную версию того, что важно для участников собрания, чтобы запомнить их позже.
Если вы боитесь захватить всю важную информацию, вы даже можете попробовать записать заметки на телефон или компьютер, чтобы просмотреть их позже. Будьте внимательны, но не напрягайтесь.
Вы всегда можете попросить кого-нибудь быстро просмотреть все, что вы могли пропустить. Ваша команда будет признательна, если вы попросите разъяснений, потому что они понимают важность получения этих деталей позже.
Если вы обнаружите, что изо всех сил пытаетесь оставаться внимательным, ваши протоколы совещаний, скорее всего, пострадают. Убедитесь, что у вас достаточно энергии, перекусив и выпив перед этим. Устраните отвлекающие факторы, такие как ваш телефон. Возможно, вам придется пожертвовать сидением рядом с любимым коллегой, если вы обнаружите, что слишком много шепчете взад и вперед.
Просто помните о важности вашей задачи. Вы не хотите нести ответственность за отсутствие важного решения или пункта действия.
Некоторые элементы должны иметь сроки выполнения. Для выполнения элементов действий могут потребоваться перечисленные шаги. Все действия должны иметь имя, связанное с тем, кто их выполняет.
Если ведущий собрания не может назначить кому-то задачу или срок выполнения, он будет признателен за ваш запрос. У Стива Джобса из Apple было «Непосредственно ответственное лицо» (DRI) для каждой задачи, назначенной на собрании.
Сроки выполнения и имена обеспечивают выполнение задач. Это не список продуктов, это план на следующую неделю.
5. Сделайте его привлекательным
Что хорошего в протоколах совещаний, если никто не хочет их читать?
У вас уже должен быть аккуратный и упорядоченный шаблон. Добавьте элементы, которые облегчат восприятие, например, правильное использование жирного шрифта и курсива. Жирный шрифт можно использовать для заголовков разделов или для выделения очень важной информации.
Не используйте слишком жирный шрифт, иначе он потеряет свою ценность и станет загроможденным. Цветные шрифты также часто могут выглядеть безвкусно или привлекать слишком много внимания; так что будьте осторожны в том, как вы их используете.
Цветная рамка может быть эффективна для выделения раздела важных действий. Поэкспериментируйте и посмотрите, что лучше всего подходит для того, чтобы сделать ваши протоколы совещаний привлекательными.
Помимо выделения важной информации с помощью привлекательного дизайна, вы можете воспользоваться шансом улучшить брендинг на рабочем месте. Включив брендинг в протокол встречи, вы можете добиться большей согласованности бренда среди членов вашей команды.[2] Они увидят ваши усилия и привлекательность материала, а затем захотят применить это к своим результатам. Добавьте логотип вашей организации и фирменные цвета.
Прежде всего, следите за тем, чтобы организация протоколов была удобоваримой.
6. Раздайте протоколы
Протоколы ваших собраний должны быть разосланы как можно скорее после собрания, чтобы члены команды могли приступить к работе над пунктами действий. Это также важно для тех, кто, возможно, пропустил встречу.
Проще всего распространять протоколы в цифровом виде по электронной почте или путем предоставления ссылки на документ Google, которую каждый может просмотреть. Многие люди по-прежнему предпочитают иметь при себе печатную копию. Таким образом, они могут делать заметки и физически вычеркивать элементы по мере их завершения.
Вы можете получить их в общем месте в офисе или спросить, кто хотел бы получить печатную копию.
Заключительные мысли
Протокол собрания требует процесса самоотверженности и уточнения. Время от времени вы, вероятно, будете слышать жалобу от коллеги на то, что чего-то не хватает в протоколе встречи.
Не принимайте близко к сердцу. Это сложная задача, которая требует много внимания и усилий. Бывают случаи, когда ваша команда не в полной мере ценит протокол собрания. Но вы никогда не знаете, в какой день или неделю у них действительно будут проблемы без них.