Как писать протокол заседания: Общие правила составления и оформления протокола

Содержание

Образец протокола заседания УИК

_____________________________________________
(наименование субъекта Российской Федерации)

_______________________________________________________________________
(наименование муниципального образования)

УЧАСТКОВАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ИЗБИРАТЕЛЬНОГО УЧАСТКА № ___

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

_________________

№ ____________

^(дата)

______________________

^{(место проведения)}

(инициалы, фамилии)

За повестку заседания члены УИК с правом решающего голоса проголосовали:

«За» __________, «Против» ___________, «Воздержались» ___________.

Повестка дня утверждена.

Председатель участковой

(подпись) (инициалы, фамилия)

Секретарь участковой

(подпись) (инициалы, фамилия)

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания:
Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее «Постановили (решили)»?

На вопрос отвечает Брызгалова К.

М., эксперт журнала

Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.

Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см.

Пример 2).

Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительства, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».

Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

Текст протокола состоит из двух частей:

вводной и
основной.

Образец полного протоколам. в Примере 1.

Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

Пример 1

В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

В таком протоколе указывают только:

список присутствующих,
рассматриваемые вопросы и
принятые решения.

Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

Фрагмент документа

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

исключение из вводной части повестки дня;
центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;
оформление информации о присутствующих;
правила оформления основной части.

Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

Пример 2

5 шагов, чтобы узнать и написать протокол собрания

Что такое протокол собрания?

Протоколы собраний — это заметки, которые обычно делает секретарь совету директоров, в которых фиксируется то, что обсуждалось на собрании корпоративного совета. В этих примечаниях, иногда сокращаемых до «MoM», будет указано, кто присутствовал на собрании, обсуждавшиеся вопросы, предложенные предложения и проведенное голосование.

Если член не присутствовал на собрании совета, он может обратиться к заметкам о собрании, чтобы узнать любую важную информацию, которую он мог пропустить.

Большинство государственных законов о бизнесе требовать что корпорации ведут протоколы собраний как часть корпоративное управление .

кликните сюда чтобы узнать больше об определении протокола собрания.

Когда вам нужны протоколы совещаний?

Оба S корпус и Корпус С регулируются законами штатов, регулирующими деятельность корпораций. В большинстве штатов требуется, чтобы корпорации имели ежегодное собрание и требуют ведения протоколов заседаний. Не требуется подавать протоколы собраний в штат, но корпорация должна вести организованный учет протоколов собраний.

Даже если в вашем штате не требуются протоколы собраний, хорошей деловой практикой все равно является их ведение. Протоколы собраний обеспечивают юридическую защиту корпораций, поскольку представляют собой письменный отчет обо всех действиях, предпринятых участниками на собрании. Кроме того, IRS может запросить протоколы во время проверки.

Записи протоколов должны храниться не менее семи лет. Протоколы собраний также должны быть доступны по запросу всем членам корпорации.

Чтобы узнать больше о S Corps и корпоративном соответствии, ознакомьтесь с Эта статья.

Цель протокола собрания

Протокол собрания используется для фиксации важные детали на корпоративной встрече. Некоторые примеры событий, которые должны быть записаны в протоколе собрания:

Кто присутствовал на встрече
Любые решения, принятые посредством предложений или голосований
Планы дальнейших шагов по этим решениям

Любой член корпорации может запросить копию протокола собрания, что является хорошим способом наверстать упущенное. Советы часто обращаются к протоколам прошлых собраний, чтобы принять будущие решения о том, как продвигаться вперед с решениями или новыми проектами.

Познакомьтесь с некоторыми юристами на нашей платформе

Даниэль Р.

32 проекта на CC

Просмотр профиля

Джордж Л.

3 проекта на СС

Просмотр профиля

Zachary J.

86 проектов на СС

Просмотр профиля

Лорен В.

4 проекта на СС

Просмотр профиля

Как написать протокол встречи

Есть много способов написать протокол встречи, но он всегда должен быть в профессиональном формате и содержать ключевую информацию. Независимо от того, как составлен протокол собрания, он всегда должен включать следующее:

Дата и время встречи
Кто посещал встреча и кто отсутствовал
Принятие или исправления к протоколу предыдущего собрания
Каждый пункт повестки дня с решения сделанные или следующие шаги, которые необходимо предпринять

Чтобы точно и легко записывать протокол собрания на корпоративном собрании, рассмотрите следующие пять шагов:

Шаг 1: План и план- Секретарь или тот, кто будет вести протокол, должен встретиться с председателем до начала собрания, чтобы принять решение о повестке дня собрания. Это позволит лицу, ведущему протокол, подготовить план каждого пункта повестки дня в том порядке, в котором он будет обсуждаться. Это позволит организовать протоколы совещаний и легко их записывать.

Шаг 2: Запись на собрании Во время встречи диктофон будет делать записи. Важно делать подробные записи по каждому пункту повестки дня. Эти примечания будут включать:

Принято решение
Предпринятые или согласованные действия
Дальнейшие шаги вперед
Результаты голосования, включая то, кто сделал предложение и как проголосовал каждый член
Любые ходатайства, которые были отклонены
Предметы, которые должны быть задержаны
Новое дело
Дата и время следующей встречи

При необходимости важно попросить разъяснений, чтобы убедиться, что записи точны.

Некоторые регистраторы протоколов собраний предпочитают фактически записывать собрание, чтобы они могли вернуться и обратиться к записи при составлении официального протокола собрания.

Шаг 3: Написание протокола Используя подробные записи, регистратор затем напишет окончательный вариант протокола собрания. Регистратор должен сделать это как можно скорее, пока собрание еще свежо в его памяти. Многие корпорации используют стандартный шаблон протокола собрания, который включает следующую информацию:

Открытие- Название встречи, место, время и дата
Присутствующие члены- Включить полные имена и титул
Отсутствующие члены- Включить полные имена и титул
Утверждение повестки дня- Следует указать, была ли повестка дня утверждена и распространена
Утверждение предыдущих протоколов- Следует указать, были ли утверждены и распространены предыдущие протоколы
Дело с предыдущей встречи- Резюме дела, которое обсуждалось на предыдущей встрече
Новое дело- Краткое изложение каждого пункта повестки дня, обсуждавшегося на текущем заседании. Это должно включать описание действия, обоснование решения и основные аргументы за или против действия.
Дополнения к повестке- Любые дополнительные предложения, которые не были включены в повестку дня собрания
Повестка дня следующей встречи- Темы для обсуждения на следующей встрече
Отсрочка- Время окончания собрания, дата и время следующего собрания

Шаг 4: Представление и утверждение- Протокол собрания должен включать имя лица, представившего протокол, и имя лица, утвердившего протокол. Председатель обычно рассматривает и утверждает протокол для распространения.

Шаг 5: Рассылка протоколов собрания. Обычно ответственность за распространение протокола собрания среди членов лежит на секретаре. Многие корпорации решили использовать облачные платформы, такие как Google Docs или OneNote. Эти программы организуют протоколы и делают их легко доступными для участников.

Для получения дополнительной информации и советов по составлению протоколов совещаний см. прочитайте эту статью.

Изображение через Pexels по подделке

Ключевые термины, которые следует включить и понять в протоколе совещания

Если вы записываете протокол собрания, вам нужно знать и понимать эти ключевые термины, часто используемые на корпоративных собраниях.

Повестка дня- Общий план встречи, обычно список вопросов, которые будут обсуждаться
Поправка- Модификация движения не заменяет движение, а просто добавляется к нему.
Извинения- Уведомление о том, что участник не может присутствовать на собрании
Возникновение бизнеса- Обсуждения, записанные в протоколе предыдущей встречи
Председатель или Председатель- Человек, который ведет встречу
Консенсус- Принятие решения группой без голосования
Конституция- Уставный документ корпорации
Общий бизнес- Основные задачи, которые обсуждались на встрече
Минуты- Официальный письменный протокол собрания
Движение- Предлагаемое действие, вынесенное на собрание для обсуждения и голосования по
Движок- Лицо, предлагающее движение
Другой бизнес- Возможность на собрании для членов поднять дополнительные вопросы, не включенные в повестку дня
Пункт заказа- Официальная жалоба на выступающего на собрании
Процедурное движение- Предложение об изменении времени проведения мероприятий на собрании
Кворум- Минимальное количество участников, необходимое для участия в собрании
Второй- Сторонник инициатора движения
Постоянные заказы- Правила, определяющие порядок проведения собрания

Кому нужно вести протокол собрания?

Почти каждый штат требует от корпораций вести протоколы собраний вместе с записями других важных документов. Единственное утверждает, что не требуют протоколы встреч: Делавэр, Канзас, Невада, Северная Дакота и Оклахома.

Запись протокола собрания обычно является работой секретаря корпорации. Человека, который ведет протокол встречи, также можно назвать писцом, регистратором или блокнотом.

Получить помощь с протоколом встречи

У вас есть вопросы о протоколе собрания и вы хотите поговорить с экспертом? Опубликовать проект TodayonContractsCounseland получает предложения от корпоративных юристов, специализирующихся на корпоративном управлении.

Советы экспертов, шаблоны протоколов совещаний и образцы протоколов совещаний

Учитывая все, что поставлено на карту в сегодняшние трудные времена, неудивительно, что работодатели ценят навыки точного ведения протоколов больше, чем когда-либо прежде. Протоколы служат постоянной записью того, что было решено, какие действия должны быть предприняты, кто и когда должен их предпринять.

Вероятно, каждый день в вашем офисе проходят ключевые встречи. А решения, принятые в результате этих встреч, могут стоить миллионы долларов и даже менять карьеру людей. Вот почему роль ведущего так важна.

В этом специальном отчете «Как писать протоколы совещаний » вы узнаете советы и инструменты, позволяющие вести точные, профессиональные протоколы и экономить время с помощью шаблонов протоколов совещаний. Если вы никогда раньше не занимались протоколами или хотите поднять свои навыки на новый уровень, статья «Как вести протокол собрания» поможет вам справиться с этой задачей.

Итак, в следующий раз, когда вас попросят вести протокол собрания, вы не будете задаваться вопросом: «Что мне записывать? Откуда мне знать, что важно?» Вместо того, чтобы паниковать по поводу ответственности, вам действительно понравится брать на себя эту жизненно важную роль. Это способ повысить свою ценность в организации и стать ключевым игроком в команде.

1.

Подготовка к собранию: 8 основных шагов

Когда от одной мысли о составлении официального протокола собрания у вас замирает рука, обратите внимание: подготовка начинается задолго до собрания.

На самом деле, как отметил один эксперт по совещаниям, от 60% до 70% наиболее эффективного времени протоколиста, скорее всего, будет потрачено на этапе перед совещанием. Работа, которую вы выполняете на этом этапе, закладывает основу, которая поможет вам добиться успеха при входе в конференц-зал.

Выполните следующие восемь предварительных шагов:

1. Выберите технологию

Какой инструмент вы будете использовать для сбора информации? В то время как некоторые протоколисты все еще используют стенографию
, в настоящее время все чаще люди используют ноутбук, который может реально сэкономить время. Вам нужно определить, какой метод будет работать лучше всего для вас.

В любом случае вы можете использовать аудио- или видеозаписи в качестве резервной копии. Просто убедитесь, что вы сначала получили разрешение
, чтобы сделать это. Узнайте, каковы правила, в зависимости от того, где вы работаете, и самой встречи
.

2. Просмотрите предыдущие протоколы

Прежде чем начать, рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих собраний. Обратите внимание на организацию протокола — количество деталей, фразеологию и другие характеристики.

3. Получить повестку дня собрания, другие соответствующие материалы

В повестке дня неофициального собрания перечислены только вопросы, которые участники будут обсуждать
во время собрания. Но в повестке дня более формальной встречи можно было бы указать время, события, 90 305 выступающих, помещения и мероприятия. Убедитесь, что вы заранее получили копию повестки дня,
, особенно если вы не тот, кто помогал ее готовить.

Почему повестки важны? Они показывают временные рамки для каждого сегмента встречи.
Они также информируют вас о том, что вы можете ожидать от обсуждения.

Другие материалы, которые вы можете запросить: протоколы прошлых встреч, раздаточные материалы и
глоссарии по соответствующим темам.

Попросите председателя собрания или фасилитатора выслать вам копии всех материалов, отправленных до собрания
, и выслать вам предварительные копии любых раздаточных материалов, которые будут распространяться.

4. Заранее поговорите с председателем

Вместе обсудите повестку дня, чтобы определить основные темы и цели группы. Затем
определите с председателем, будет ли встреча официальной или неофициальной.
Часто это определяет тип заметок, которые вам придется делать, а также формат
, который следует использовать при написании протокола.

Также определитесь с сигналом, который будет использоваться во время собрания на случай, если вам потребуются разъяснения от
председателя.

5. Приходить пораньше, чтобы проверить оборудование, материалы

Конечно, вы захотите проверить свою аудио- или видеоаппаратуру заранее, и сделать
убедитесь, что у вас достаточно батареек и удлинителей. Если вы будете использовать ноутбук, обязательно возьмите с собой
все необходимые аксессуары.

Проверьте записывающее устройство перед встречей. Установите уровень громкости, пройдя
по комнате и поэкспериментировав со звуком. (Во время встречи вам, возможно, придется отрегулировать громкость
, если один из выступающих говорит тихо.)

Некоторые дополнительные материалы, которые необходимо принести: стикеры, маркеры, красная ручка, блокнот для заметок
, дополнительные ручки, блокноты для посетителей, любые необходимые папки с файлами и раздаточные материалы совещаний.

Убедитесь, что у вас есть копия повестки дня, и принесите дополнительные копии на случай, если председатель собрания
забудет их принести.

6. Создайте схему рассадки

Это хорошая идея, особенно если вы не знаете участников или на собрании большая группа —
от восьми до десяти человек. Пока все не пришли, нарисуйте в своих заметках схему стола
. Затем, когда каждый участник займет свое место, напишите его или ее имя в правильном месте
.

7. Определите свое место за столом

В идеале вы должны сидеть рядом с ведущим или председателем собрания. Таким образом, вы можете легко сигнализировать председателю, если вам нужны разъяснения. Председатель, вероятно, также оценит стратегическое расположение
. Ему или ей легче тихо сказать что-то вроде: «О,
, ты заснял это? То, что Билл только что сказал, было очень важно».

8. Представьтесь

Если вы не знаете некоторых участников, запланируйте представить себя и свою роль на собрании
. Не забывайте улыбаться и быть уверенным. Хорошо, когда люди узнают тебя.

2. Во время встречи: 10 советов по ведению протокола

Даже после многих лет практики вести протокол для Терри Майклс не стало легче. «Я стала многословной, и протоколы иногда составляли восемь страниц», — говорит она. «Каждый новый директор или компания хотели, чтобы их сделали по-своему».

Наконец, она записалась на семинар, где узнала, что для того, чтобы лучше проводить минуты, «мне пришлось скорректировать свои навыки слушания и модели мышления, чтобы сосредоточиться на том, что на самом деле обсуждалось».

Теперь Майклс использует следующие передовые методы ведения протоколов:

1. Когда вы делаете заметки, спросите себя: – «Будет ли это иметь значение через два дня, две недели, два месяца, два года?» Если да, включите его. «Я до сих пор ловлю себя на том, что добавляю в свой черновик вещи, которые не имеют значения, а потом удаляю их, — говорит Майклс.

2. Подведите итоги. Не записывать разговоры слово в слово.

3. Записывайте движения слово в слово, и делайте отступы для удобства сканирования.

Пример:

Г-н Херст предложил утвердить рейтинговый список 2008 года. Поддержан г-ном Гудхартом.

ДВИЖЕНИЕ

4. Используйте ключевые слова вместо предложений. Совет: Запишите минуты в блокнот. С левой стороны напишите ключевые слова; с правой стороны сделайте краткие обозначения ключевых слов. Хотите, чтобы заметки остались в вашей памяти? Пишите на цветном блокноте.

5. Не вносить в протокол эмоции — свои и участников. Пример: «Г-н. Смит, раздраженный обсуждением, вышел из комнаты».

6. Будьте активным слушателем. «Если кто-то сделает предложение, а вы его не расслышали,
прервите собрание и спросите, — говорит Майклс. «Если вы не понимаете что-то, что обсуждается по номеру
, но не можете прервать собрание, сделайте пометку в своем блокноте, чтобы позже спросить об этом председателя службы
».

7. Точно отразить порядок обсуждения , даже если он не соответствует повестке дня.
«Это юридические, исторические документы, и вы тот, кто сделал эти записи», — говорит она
. «Никогда не знаешь, когда тебя спросят о встрече».

8. Переключитесь на использование ноутбука для ведения протоколов. «Прослушивание собрания во время его записи
, а затем повторное прослушивание для заполнения протокола — это двойная обязанность», — говорит она
. «Теперь я экономлю время, вводя ключевые слова, короткие предложения и обозначения в 9Повестка дня 0305».

9. Создавайте маркированные списки при записи списка комментариев, предложений или проблем.

10. Оптимизируйте свой лист входа. Майклс использует шаблон с тремя столбцами: в первом столбце
перечислены все сотрудники и посетители. Участники ставят инициалы во второй колонке и отмечают свое
раз прибытия в третьей колонке.

«За два дня до встречи я спрашиваю сотрудников, придут ли гости, и добавляю их в лист
. Утром перед собранием я положил его у двери с ручкой и надписью «Пожалуйста, войдите» 9.0305 знак. В начале собрания я прошу председателя объявить всем участникам,
, включая членов правления, подписать лист».

Совет: просмотрите образец протокола собрания Майклза с заседания совета директоров.

3. Если запутались на собрании, говорите!

Вы сидите на совещании и ведете протокол, когда вдруг понимаете, что не понимаете, о чем идет речь. Говорить о разъяснениях может быть пугающе. Однако, несмотря на это чувство дискомфорта, лучше набраться смелости, тем более что именно вы отвечаете за ведение официальных протоколов.

Имея под рукой несколько полезных фраз, вы обретете необходимую уверенность, говорит Джоди Гликман Браун, основатель консалтинговой фирмы Great on the Job. Она предлагает несколько примеров в Harvard Business Review сообщении в блоге:

«Простите меня, если я здесь за восьмеркой, но я немного смущен…»
«Макс, я полагаю, это то, что ты сказал… Это правильно?»
«Я не совсем уверен, что слежу за тобой. Не могли бы вы повторить то, что вы только что упомянули о…»
«Конечно, я уже должен это знать, но…»
«Прошу прощения, если это совершенно очевидно для всех присутствующих, но что означает XYZ?»

Джоан Бердж, основатель и генеральный директор Office Dynamics, говорит, что если вы ведете официальные протоколы
или заметки от имени группы: «Будьте уверены в роли, которую вы играете, потому что она повлияет на то, что происходит после собрания. Нужно просто мужество, чтобы высказаться на собрании
. Именно ваш тон голоса и громкость передают уверенность».

Дайте понять, что вам нужны пояснения к примечаниям. «Если вы не можете произнести слово
по краю, — говорит Бердж, — тогда запишите то, что, по вашему мнению, вы услышали, а затем
подойдите к этому человеку и спросите об этом».

4. Разговор сбивается с пути — что теперь?

Вы ведете протокол совещания, когда разговор внезапно уходит от темы. Или двое участников начинают спорить. В какой степени вы должны фиксировать разговор?

«Проблема с побочными разговорами: иногда люди просто болтают и не говорят ничего ценного, но иногда они говорят что-то важное», — говорит Джоан Бердж, основатель и генеральный директор Office Dynamics.

Она предлагает эти советы, как превратить разговоры на собраниях в ценную дорожную карту — даже
, когда разговор трудно отследить.

Ситуация: Разговор уходит не по теме.

Что делать: Прослушайте действие, разъяснение или требование.

«Например, это всплывает, когда я работаю с новым клиентом», — говорит Бердж. «Я разговариваю с ними по телефону
, и они выдают мне тонны информации. Так что мне всегда
прослушивание ключевых слов и фраз, которые имеют отношение к действию или точке зрения».

Ситуация : Два участника начинают спорить.

Что делать: То, что вам нужно захватить, это не «Боб был очень расстроен новым проектом
», — объясняет Бердж. «Скорее, вы должны уловить комментарий Боба о проекте
: он считает, что инвестиции будут слишком большими, или что компания
не получит возврата своих денег».

Ситуация: Подгруппа ведет побочный разговор.

Что делать: Скажите что-то вроде: «Извините, но действительно ли это хорошая информация, которую я должен собирать?» или «У вас есть что-то, чем вы хотели бы поделиться со мной, что мне нужно записать?»

Иначе не узнаешь, говорят ли они что-то важное.

Ситуация: Участники используют аббревиатуру, которую вы не понимаете.

Что делать: Попросите человека, использующего этот термин, повторить его или написать
для вас. Если это аббревиатура, спросите: «Что означает эта аббревиатура? Мне нужно внести это в
протокол собрания».

Получите свой БЕСПЛАТНО копию Как составить протокол собрания: советы экспертов, шаблоны протоколов собраний и примеры протоколов собраний!

ПОДЕЛИТЕСЬ СО СВОЕЙ КОМАНДОЙ

5.

Используйте шаблон протокола встречи, чтобы сэкономить время

На собраниях своей компании старший административный помощник Эми Финелли использует шаблон протокола собрания. Таким образом, она может быстро отправить заметки после встречи, «потому что мне не нужно придумывать, как организовать темы. И каждый раз, когда я отправляю его, он выглядит одинаково», — говорит она.

Еще один «электроинструмент», который использует Финелли: у нее есть шаблон MS Word для создания именных табличек, который она раздает всем участникам собрания. Если это большая встреча или кто-то новый, говорит она, «полезно иметь таблички с именами для всех сотрудников, чтобы все знали, с кем они разговаривают».

Финелли не единственный, кто использует тактики экономии времени, такие как шаблоны протоколирования. Некоторые
человек проводят на собраниях по восемь часов в день, поэтому любой совет, который поможет ускорить работу переднего плана или
внутреннего интерфейса, может оказаться спасительным.

Совет: Хотите перестать изобретать велосипед каждый раз, когда вы тратите минуты? В этом отчете вы найдете два шаблона ведения протоколов, предоставленные Патрицией Робб, помощником руководителя и известным экспертом по ведению протоколов, которая представила читателям нашего информационного бюллетеня «Административный профессионал сегодня» популярный веб-семинар «Ведение эффективных протоколов совещаний».

6. Превратите протоколы совещаний в планы действий

После окончания совещания все вернутся на свои рабочие места, чтобы проверить сообщения электронной почты и возобновить работу. Они могут быстро забыть о действиях, за которые только что взялись.

Ваша миссия? Составлять протоколы, которые напоминают всем, что должно произойти дальше, и убеждают их в том, что время встречи было потрачено с пользой.

На рабочем месте Мэрилин Халсолл «минуты действий» — это решение.

Обтекаемые и неформальные протоколы практически не содержат дискуссий. Они фиксируют только решения и то, кто что и когда сделает. Так людям будет легче отметить, чего они на самом деле достигли на собрании.

«Люди не тратят время на чтение полных протоколов, — говорит Халсолл, администратор отдела кадров канадского колледжа. «Они хотят быстро увидеть «Что мне нужно сделать до следующей встречи?» или «Какие решения мы приняли?» Вот почему так много людей считают протоколы действий полезными».

С тех пор как Halsall представила новый формат, он получил восторженные отзывы от участников собрания.

Эти пять предложений помогут вам подготовиться к написанию протоколов, которые принесут результаты:

Используйте согласованный формат. Люди используют минуты, чтобы помнить, что решила группа и кто отвечает за то, что делать дальше. Помогите этой информации появиться в согласованном формате, который люди будут видеть каждый раз.
Включите резюме обсуждений, и укажите в них тему повестки дня, которой они соответствуют. Нет необходимости давать дословный отчет (см. исключение в № 3), и вы не должны редактировать.
Пример: «Боб считает, что нам нужно изучить средние показатели по отрасли, а также показатели нашей компании за последние несколько лет, прежде чем окончательно определить наши цели по продажам».
Будьте конкретны, когда это действительно важно. Если группа принимает важное решение, включите краткий обзор дебатов и выводов обсуждения. Неопределенный счет сделает ваши минуты менее ценными.
Укажите полные имена и должности под заголовком «Участники» в начале протокола. Если кто-то через два года обратится к вашему протоколу, он может не знать, кто такой «Боб».
Четко представьте шаги и сроки действия , используя маркеры, подчеркивая или выделяя ключевые слова жирным шрифтом. Убедитесь, что участники сразу видят, что от них ожидается.

7. После встречи: закрытие циклов ведения протокола

Когда придет время составлять протокол встречи, выполните следующие действия:

Соберите материалы с. Соберите воедино повестку дня, свои заметки, любые отчеты или документы, которые были распространены на собрании, и дословные копии предложений и резолюций.
Создайте черновик в течение 24 часов, пока информация свежа в вашей памяти. Если вы использовали свой ноутбук для создания заметок, написание черновика не займет много времени.
Двойной интервал между минутами. Таким образом, рукописные исправления могут быть легко и четко вставлены.
Не забудьте включить все вложения.
Отправить черновик руководителю собрания. Попросите руководителя просмотреть протокол перед тем, как отправить его участникам. Это дает ему или ей возможность уточнить что-либо или добавить важный момент.
Подготовьтесь к исправлениям.

После того, как вы привели в порядок свои заметки и отформатировали документ, вам необходимо убедиться, что все исправления внесены в окончательную версию, прежде чем подавать ее в качестве официальной записи.

На следующем собрании группы вы можете услышать поправки к протоколу, — говорит Джоан Бердж.
«Соблюдайте юридические требования вашей организации при исправлении протоколов», — говорит она.

Если никаких особых требований не указано, компания Burge рекомендует выполнить следующую процедуру:

Зачеркните красной или черной тушью неправильную формулировку.

Напишите исправление чернилами над строкой и укажите на полях, где встречается
внесены исправления. Включите инициалы лица, внесшего исправление, а также
дату встречи на полях.

Используйте отдельную страницу для крупных исправлений.

Если вы прилагаете отдельный лист, напишите эту информацию чернилами на полях протокола.
Исправления должны быть подписаны секретарем, председателем или руководителем собрания.

Сохраните их в главной книге.

Храните протоколы в хронологическом порядке и в доступном для других месте.

Женский волейбольный клуб «ДИНАМО-МЕТАР»