Как оформляется протокол совещания: Протокол совещания. Образец 2021 года

Как вести протокол. Пошаговая инструкция.

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

Поехали!

Протокол — это оформление коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Протокол относится к организационно-распорядительной группе документов, так как принятые на совещании решения носят распорядительный характер.

Решение о составлении протокола принимает руководитель.

Протокол фиксирует факт проведения заседания, ход обсуждения, принятые решения и сроки их выполнения.

Подготовка к ведению протокола:

1. Подготовьте к совещанию повестку дня, регламент. В них есть важная для вас информация: время, вопросы, выступающие.
2. Распечатайте или попросите экземпляр докладов участников. В них уже сформулированы тезисы выступлений и в конце есть предлагаемые решения. Иногда тезисы выступлений выделяют в отдельный документ, что тоже удобно.
3. Сделайте список регистрации (ФИО, должность, прибыл/отсутствует). Он также понадобится для оформления протокола.
4. Подготовьте чистые листы бумаги, канцтовары, диктофон.
5. Набросайте черновой вариант протокола на основании материалов к совещанию, а после совещания внесите изменения, добавления.

Образец протокола совещания>>

Что делать на совещании:

1. Включите диктофон.
2. Запишите основные моменты: СЛУШАЛИ (докладчик), ВЫСТУПИЛИ (задающий вопрос), РЕШИЛИ (принятые решения).
3. Отмечайте с указанием фамилий: кто задавал вопросы, кто дополнял, кто отвечал помимо основного докладчика, кого пригласили во время совещания.
4. Фиксируйте итоги и решения, подведенные руководством.

Образец протокола экспертной комиссии>>

Оформление протокола

1. Протоколы оперативных совещаний оформляются 1–2 дня. Полные протоколы заседания не более 3–5 дней.
2. Если у вас готов черновик, будет намного проще. Нужно будет только внести изменения и дополнения.
3. Составьте документ на основе материалов к совещанию и своих записей.
4. Прослушайте запись диктофона и внесите изменения, дополнения.
5. Отдайте документ на визирование и внесите корректировки.
6. Отдайте протокол на подпись руководителю.
7. Зарегистрируйте протокол датой проведения заседания.
8. Разошлите протокол на ознакомление участникам совещания, решения по протоколу на исполнение, выписки из протокола для приглашенных из сторонних организаций.
9. Контролируйте сроки исполнения принятых решений. Это просто сделать в СЭД. Там исполнителям и создателям поручения приходят напоминания. В бумажном виде придется делать себе записи со сроками или периодически «поднимать» протокол и обзванивать исполнителей.

Подробнее о правилах оформления протокола>>

Протокол совещания: пример, правила ведения и оформление

Протокол совещания занимает особое место в документации предприятия. Он вмещает в себя детальную информацию о процессе обсуждения значимых вопросов, а также предложение путей их решения. Протокол — неизменный спутник не только совещаний, но собраний и конференций.

Что представляет собой протокол совещания

Давайте разберем, что такое протокол совещания. Как вести этот документ — тоже немаловажный вопрос.

Протоколу совещания свойственны следующие черты распорядительного документа: наличие решений, которые подлежат исполнению в обязательном порядке. Что касается фиксации истории принятия решений — это признак информационно-справочного документа.

Роль протокола совещания в деловой жизни

Грамотное составление протокола совещания — это гарант эффективной работы, которая обеспечит вашему бизнесу успех и процветание. Документ позволяет учесть ту часть информации, о который вы в рутине и спешке забыли.

Структура протокола совещания

При составлении протокола следует учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003. ГОСТ содержит информацию о правильном ведении организационно-распорядительной документации. Обратите внимание на подробный разбор всех структурных элементов протокола совещания.

Как оформить заголовочную часть

Начинайте сразу с шапки. Укажите полностью, как называется ваша организация (организационно-правовая форма). Отметим, что наименование организации должно полностью совпадать с тем, что указано в ее уставе. Если у организации есть зарегистрированное сокращенное название, допустимо его упомянуть в скобках, сразу же после полного наименования.

Далее пропишите наименование документа (протокол). Укажите индекс (порядковый номер). Нумерацию протокола вы устанавливаете на календарный год. Допускается заранее продумать, какие группы протоколов вам понадобятся, и осуществлять нумерацию отдельно по ним.

Пропишите дату составления протокола. Если совещание длится несколько дней, проставляйте дату начала и завершения. Учтите: на начальном этапе составления протокола не нужно спешить и указывать дату подписания протокола. Возможно, протокол будет подписан спустя несколько дней с момента завершения совещания.

Важный нюанс: если дата имеет одну цифру (например, 4 февраля), ставьте перед ней цифру 0. Это поможет избежать случаев трансформации 4 февраля в 14 или 24.

Немаловажно обозначить место составления протокола (населенный пункт). Особенно это пригодится, если его проблематично выявить по названию организации. Кроме того, это приобретает значимость, если совещание осуществляется в другом населенном пункте, отличном от расположения организации.

Переходим к заголовку текста. Он должен включать указание на вид осуществляемой совместно деятельности. Допустимы варианты: заседание, собрание, совещание. Указываем коллегиальный орган в родительном падеже. Пример: протокол собрания учредителей предприятия. Касаемо расположения реквизитов заголовочной части: их можно расположить угловым либо продольным способом.

Пример протокола совещания на данном этапе выглядит таким образом:

• Акционерное общество «Энергия».
• (АО «Энергия»).
• ПРОТОКОЛ совещания руководителей структурных подразделений.
• 04.02.2020 № 2.
• Тюмень.

Как оформить вводную часть

Ведение протокола совещания предполагает и написание вводной части. Этот структурный элемент содержит инициалы и фамилии председателя и секретаря. Внимание: председатель — это тот, кто проводит совещание. Указывать его должность в соответствии со штатным расписанием не нужно. Секретарь — это тот, кто ответственен за документирование совещания. Ему не обязательно являться секретарем по занимаемой должности.

Также нужно указать инициалы и фамилии сотрудников организации, которые присутствовали на совещании и участвовали в процессе принятия решений.

На собрании могут присутствовать иные лица, приглашенные для дискуссии. Их тоже нужно упомянуть во вводной части.

Вот так выглядит пример протокола совещания на данном этапе:

• Председатель — Вишневский А. И.
• Секретарь — Романенко Л. Е.
• Присутствовали: Иванец М. О., Щеткова А. Г., Лазарев Д. С., Воронина Ж. В., Костенкович В. Л., Ярин К. Д.
• Приглашенные: исполнительный директор ОАО «Абсолют» Петров О. В., коммерческий директор ОАО «Подъем» Синицын А. Б.

Задача секретаря — заранее сформировать список всех участников, согласовав его с руководителем. На основании перечня происходит информирование всех участников. Подкрепить доведение информации можно справочными раздаточными материалами. Так все лица получат подробную информацию о предмете обсуждения. Немаловажно оформление повестки дня. Это часть протокола, которая содержит информацию о том, что предстоит обсуждать участникам совещания.

Пример протокола совещания на данном этапе:

• ПОВЕСТКА ДНЯ:
• 1. О результатах финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• Выступление Вишневского А. И.
• 2. О разработке стратегии экономического роста на 2020-2021 годы.
• Выступление Иванец М. О.

Как оформить основную часть

Основная часть протокола оформляется в соответствии с содержанием повестки дня. Сколько разделов и пунктов в ней содержится, столько и должно быть включено в основную часть.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Образец протокола ведения совещания на этом шаге приведем ниже, а сейчас стоит разъяснить методики протоколирования:

• Первый метод включает описание вопросов, которые были рассмотрены во время совещания; фамилии лиц, выступивших с докладом, а также решения проблемных вопросов.
• Второй метод изобилует подробными записями, которые дают представление о содержании всех выступлений, реплик, дискуссии.

Допускается два метода оформления основной части протокола совещания: краткое протоколирование и полное. Пример протокола совещания на данном этапе:

• СЛУШАЛИ:
• 1. Вишневского А. И. Доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• 2. Иванец М. О. Предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
• 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Полный протокол содержит дополнительную часть, которая называется «ВЫСТУПИЛИ». Образец протокола ведения совещания выглядит при этом следующим образом:

• СЛУШАЛИ:
• 1. А. И. Вишневский доложил основные результаты финансово-экономической деятельности за 2018-2019 годы.
• 2. Иванец Марина Олеговна предложила стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.
• ВЫСТУПИЛИ:
• 1. Щеткова А. Г. предложила меры продвижения организации на региональном рынке на 2020-2021 годы.
• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
• 1. Утвердить стратегию экономического роста на 2020-2021 годы.

Как протоколировать оформляющую часть

Стоит подробнее остановиться на вопросе оформления основной части, как вести протокол совещания. Образец для подражания — секретарь, который использует запись всех выступлений на диктофон наряду со стенографическими записями.

Если собрание масштабное и многодневное, то протоколирование совещаний могут осуществлять два секретаря. Это исключит риск ошибок и позволит оформить протокол без упущения важных моментов.

Задача секретаря — оформление протокола в соответствии с обязательными требованиями. Если объем протокола получился больше одной страницы, то страницам документа следует присвоить нумерацию. Она производится, начиная со второй страницы. В оформлении номеров — исключительно арабские цифры. Дефисы и кавычки не допускаются.

Затем нужно передать проект протокола председателю совещания на согласование и при необходимости на редактирование. Передается также один экземпляр такого документа руководителю (образец протокола совещания размещен выше). Согласованный и подписанный председателем протокол после редактирования считается официальным документом. Заметьте: юридической силой он наделяется при наличии двух подписей — секретаря и председателя. Оформление подписей тоже требует соблюдения некоторых нюансов. Их нужно отделить от основного текста двойным или тройным междустрочным интервалом. Такие слова, как «секретарь» и «председатель», нужно расположить от границы левого поля, с правым же полем должна граничить самая последняя буква в фамилиях указанных лиц.

Сколько времени отводится на оформление протокола

Как правило, для оформления всех структурных элементов протокола отводится не более пяти дней. Дату, к которой должен быть подготовлен проект протокола, определяет председатель. Также срок протоколирования может быть прописан в регламенте работы организации.

Что такое выписка из протокола

Это абсолютно точная выдержка из текста протокола. Она содержит реквизиты бланка, вводную часть, конкретный вопрос повестки дня, дискуссию по данному вопросу и окончательное решение. Заверяет выписку секретарь. Он пишет от руки слово «Верно», указывает свою должность, расписывается, указывает фамилию и инициалы, ставит дату заверения.

Иногда выписка выступает в роли средства доведения принятых решений до их исполнителей. Секретарь не позднее двух дней с момента подписания протокола занимается рассылкой выписок ответственным лицам. Подписание выписок тоже входит в компетенцию секретаря.

Как следует хранить протокол совещания

В случае если организация не представляет собой источник государственных и муниципальных архивов, то постоянный срок хранения протоколов совещания длится до момента ликвидации организации. Обратите внимание, как рациональнее хранить протокол рабочего совещания. Образец: для удобства в конце года сформируйте папку «Дело», которое состоит из протоколов совещаний за истекший год. Будет удобно, если в «Дело» приложить внутреннюю опись.

Как вести протокол совещания образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Функционирование субъекта предпринимательской деятельности, имеющего статус юридического лица, предполагает необходимость принятия управленческих, организационных и производственных решений. Тематика вопросов часто находится в компетенции руководителей структурных подразделений, акционеров, учредителей, а также деловых партнеров. Они выносятся на общее собрание для обсуждения и принятия наиболее выгодного вердикта. Для фиксирования факта проведения мероприятия, рассмотрения актуальных проблем и принятия по ним определенных решений, оформляется протокол общего собрания. Что это за документ, какая информация в нем отображена и какие правила его оформления?

Голосование

Какие вопросы решаются на заседании

На общем собрании рассматриваются те вопросы, решение которых определено таким образом уставной документацией.

Не созывается заседание для вынесения на повестку дня проблем, решаемых специалистами организации и руководителем предприятия посредством ведения переговоров, документального их фиксирования и утверждения внутренней распорядительной документацией, имеющей форму приказов, распоряжений и положений. Итогом заседания уполномоченных лиц является документальное оформление процедуры.

Ведение протокола совещания, а также его учет и хранение, вменены в обязанности секретаря, избираемого отдельным документом, с которым выражают свое согласие все участники операции. Бумага является неотъемлемой частью деятельности компании. С ее помощью, руководители регламентируют изменения в сфере ее функционирования. В ней отображаются корректировки в составе акционеров или учредителей, реорганизация или ликвидация предприятия, а также проведение эмиссии акций.

Параметры общих собраний

Документ оформляется в проблемных ситуациях, требующих коллективного обсуждения и решения. Образец протокола общего собрания с любой повесткой дня, имеет единый шаблон для конкретного предприятия, что упрощает процедуру его оформления. Он отображает параметры хозяйственной деятельности предприятия и является важной юридической бумагой. Ее форма, содержание и порядок заполнения регламентированы в положениях нормативно-правовых источников. Их нарушение может быть выявлено при проверке контролирующими органами, что наверняка станет причиной признания недействительности отраженного в документе решения.

Законодательные требования к оформлению

В правовых актах регламентирован не только порядок проведения процедуры заседания, но и приведен пример оформления протокола совещания. В нем должна содержаться информация:

• дата и место проведения мероприятия;
• участники события;
• количество голосов, которыми владеют присутствующие участники;
• общее число голосов с учетом их отсутствующих владельцев;
• сведения, идентифицирующие личность председателя;
• состав президиума;
• вопросы, являющиеся повесткой дня.

Документ составляется в двух экземплярах не позднее 15 дней со дня его проведения. Нарушение сроков оформления бумаги и невключение в нее основных положений, расценивается как нарушение и является основанием считать отраженную в ней информацию неактуальной.

Цель оформления документа

В протоколе заседаний документально отражен ход вынесения коллегиального решения, фиксирующего достигнутые договоренности и определяющего дальнейшее направление деятельности компании.

Руководство любого субъекта предприятия, созданного более чем одним учредителем, должно использовать схему протоколирования своих решений, что определяет их юридическую защищенность. При принятии директором или основателем организации единоличного решения в сфере ведения и управления хозяйственной деятельности, обязателен созыв лиц, имеющих отношение к поднимаемому вопросу, на совещательное собрание, фиксируемого в протоколе, оформленном в соответствии с общими правилами.

Образец протокола общего собрания

Как составить протокол заседаний

Оформление документа, фиксирующего решение руководства, осуществляется в несколько этапов. Изначально проводятся подготовительные мероприятия, направленные на определение повестки дня. В соответствии с ней ответственные лица подготавливают необходимые документы, подтверждающие или обосновывающие определенные события, факты и предположения. После завершения подготовительного этапа деятельности, оформляются приглашения всех участников на мероприятие. Каждому из них рассылаются информационные данные, в которых отображены вопросы, находящиеся в компетенции получателя.

Перед проведением заседания, его секретарь регистрирует всех явившихся участников. Для упрощения процедуры, заранее составляется общий список приглашенных лиц, количество которых должно соответствовать числу голосов, необходимых для признания решения юридически законным.

Документирование хода собрания, рассмотренных вопросов и вынесенных решений проводится при помощи аудио — или видеозаписи, используемых впоследствии для обработки информации с целью достоверного оформления документации и подтверждения определенных фактов. Одновременно с записями, секретарю следует делать письменные черновые наброски об обсуждаемых темах, чтобы впоследствии проще было структурировать документ и отображать в нем информацию. Последним этапом события является отображение в протоколе списка используемой документации, сведения из которой были использованы для докладов, для аргументации точек зрения и для принятия решения.

Как оформить

Бланк протокола рабочей встречи должен быть разработан на каждом предприятии. При его составлении разработчику необходимо учитывать нормы действующего законодательства, а также требования положений делопроизводства в сфере внесения реквизитов.

Документ может быть оформлен в кратком или развернутом виде, идентификация которого зависит от полноты изложения проведенного собрания. В его полную форму включаются все подробности выступлений. В кратком виде отображаются только сведения о выступающих участниках и о поднятой ими теме. Решение о том, в какой форме составлять документ, принимается коллегиально или единолично председателем.

Реквизиты

Шаблон протокола совещания должен содержать сведения о наименовании компании, а также принятую аббревиатуру для конкретной организационно-правовой формы собственности, и ее расшифровку.

Его форма едина для всех типов субъекта. В документе фиксируется юридический адрес местонахождения организации. Если он не совпадает с фактическим параметром, то о нем следует также упомянуть. Все вносимые сведения должны соответствовать информации, отображенной в Уставе субъекта и, соответственно, внесенной в Единый государственный реестр.

Данные о собрании

После отображения всех реквизитов предприятия, по вопросам которого организовано совещание, следует отобразить его характеристики. Они подразумевают время и формат его проведения. Мероприятие может быть плановым, внеочередным, годовым, квартальным или месячным. Законом определено, что оно не может быть проведено реже, чем раз в год.

Формы собраний

Для общего собрания характерна реализация по нескольким схемам. Члены мероприятия могут принимать в нем непосредственное личное участие. Законом допускается его проведение в заочной форме. Ее принцип заключается в сборе документации, отправленной ранее для ознакомления и принятия решения об отдаче своего голоса. Для этого используются современные возможности всемирных сетей, позволяющих передавать и получать информацию по электронной почте, через мессенджеры и по скайпу.

Основная часть протокола

Решение единственного участника

В основной части протокола должны быть отображены вопросы, интерпретируемые как повестка дня. Их перечень определен законом только для собрания, проводимого по итогам года. В остальных ситуациях, он определяется коллегиально или инициатором мероприятия самостоятельно.

В документе следует отобразить временные параметры относительно начала и окончания регистрации участников. Не допускается регистрировать лиц, не обладающих правом на участие в обсуждении. С целью недопущения таких нарушений, секретарю вменяется дополнительная обязанность по установлению личности членов собрания. Их перечень отображается в разделе документа «Присутствовали», в котором следует указать сведения об участнике, идентифицирующие его личность, занимаемую им должность и количество принадлежащих ему голосов.

В протоколах, составленных представителями акционерных обществ, принято дополнительно указывать данные удостоверения личности или оформленной доверенности действовать от имени акционера. В этой же части документа фиксируются временные параметры всех этапов мероприятия и итоги голосования, определяемые по подсчетам.

Рассмотрение каждого вопроса с повестки дня должно сопровождаться записями о количестве голосов лиц, имеющих право на принятие участие в голосовании и непосредственно принявших в нем участие.

Отдельно указывается количество воздержавшихся голосов, что по умолчанию интерпретируется как сомнение участника, и при подсчете не учитывается.Принятые решения фиксируются в соответствии с формулировкой докладчика выступления, а также с указанием его личных данных. Информация подается в виде тезисов, выраженных в виде краткого содержания выступления.

Заключительная часть

В заключительной части документа должны быть отражены подписи и их расшифровки, учредителей, акционеров, других участников, председателя и секретаря. Обязательно указание даты составления документа. Она может не совпадать с днем проведения собрания. Печать на протоколе ставить не нужно.

Особые протоколы и собрания

Протокол

Отдельно стоит рассмотреть, как вести протокол совещания, образец которого можно найти в свободном доступе сети интернет, если его участники являются собственниками многоквартирного дома или садоводческого общества. На таком собрании, все его члены обладают равными правами. При отсутствии большего количества лиц, решения будут приниматься на основании голосов присутствующих на мероприятии участников. Заключение, отображенное в протоколе, обязательно к исполнению всеми членами жилищного фонда или садоводческого общества. При этом не учитывается, были ли они на собрании или нет.

При составлении документа, необходимо отобразить состав комиссии, ответственной за подсчет голосов. Председателем и секретарем могут быть уполномоченные лица или представители структуры, выбранные посредством голосования из присутствующих членов. На мероприятии определяется способ управления субъектом.

Документ должен быть оформлен в соответствии с законодательно предусмотренными правилами. К процедуре следует отнестись ответственно и доверить ее лицу, компетентному в сфере документооборота, поскольку протокол является единственным документальным отображением принятых решений коллегиального собрания. Он является юридическим документом, предоставляемым контролирующим органам во время аудиторских проверок.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Совещания

При подготовке и проведении совещаний много времени уходит на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавит секретарей и председателей совещаний от рутины и позволит:

• быстро создавать повестку и протокол из карточки совещания, при этом документы привязаны к карточке и всегда «под рукой»;
• использовать шаблоны для быстрого оформления документов по совещанию;
• передавать решения на исполнение за пару кликов: система сама создает поручения по протоколу;
• отслеживать состояние работ по совещанию с помощью удобных инструментов для контроля.

Подготовка совещания

Для проведения совещания секретарь создает карточку, которая позволит в любой момент обратиться ко всей информации по совещанию и проконтролировать исполнение решений. Прямо из карточки формируется повестка, информация о времени, длительности, месте и участниках автоматически переносится в документ.

Чтобы забронировать время на совещание и отправить приглашения всем участникам, из карточки совещания можно создать встречу в календаре Microsoft Outlook. В окне встречи поля автоматически заполняются данными из карточки совещания. Также добавляются ссылки на документы по совещанию.

Оформление результатов совещания

Протокол создается прямо из карточки совещания, при этом часть данных будет уже заполнена, секретарю останется указать только принятые решения. Поручения по совещанию можно отправить в работу за пару кликов: система сама сформирует их из протокола, вам останется только проверить их и отправить на исполнение.

Создание поручений по протоколу

 

Поиск документов по совещанию

Получайте полный список связанных документов в один клик из карточки совещания:

Контроль работ по совещаниям

Как правило, один секретарь отвечает сразу за несколько совещаний, и по каждому должен контролировать исполнение решений. Для упрощения контроля используйте следующие возможности:

• закладка «Поручения» в карточке совещания позволяет отслеживать исполнение поручений, созданных по протоколу;
• реестр совещаний позволяет определять текущее состояние работ по всем совещаниям;
• список протоколов позволяет узнать ход работ по протоколам совещаний, где вы участник, секретарь или председатель, а также по протоколам на исполнении у вас, ваших подчиненных или любого другого сотрудника;
• отчет позволяет контролировать сроки исполнения решений по отдельному совещанию и по совещаниям за конкретный период.

Закладка «Поручения»

Оптимизируйте совещания с Directum RX

Directum RX повышает эффективность подготовки и проведения совещаний, а также позволяет:

• сократить трудоемкость оформления повестки и протокола;
• ускорить передачу решений на исполнение;
• получить быстрый доступ к связанным документам по каждому совещанию;
• упростить контроль исполнения решений совещания.

Совещания протокол — Энциклопедия по экономике

Приведенный перечень контрактных и модифицированных цен не является исчерпывающим, и при обсуждении цены на переговорах с потенциальным партнером следует детально обсудить используемую терминологию и, если такая необходимость возникнет, подробно записать принятые термины и их толкования в протоколе совещания, протоколе о намерениях, в тексте контракта или в приложениях к нему.  [c.361]

После совещания протокол отпечатывают и рассылают не только участникам заседания, но и всем другим работникам, которых принятые решения как-то касаются.  [c.52]

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов протоколы Совета Общества, протоколы оперативных еженедельных совещаний, протоколы технических советов, совета молодых специалистов и др.  [c.47]

Проведение диспетчерского совещания Протокол со- 1 начальника производства с руководите- вещания  [c.221]

Основаниями для разработки техпромфинплана служат перспективный план развития отрасли, развития предприятия, организации, объединения, контрольные цифры и задания вышестоящих организаций. Чтобы полнее учесть в техпромфинплане резервы производства, необходимо в течение всего года, предшествующего планируемому, систематически проводить технико-экономический анализ работы и готовить соответствующие предложения. Источниками информации при этом служат проектные данные, отчетные годовые и текущие сведения, первичная документация, протоколы и решения собраний и постоянно-действующих производственных совещаний, предложения рабо-  [c.143]

СОВЕЩАНИЕ — коллегиальная форма подготовки управленческого решения организуется с целью достижения согласованного коллективного решения или информирования участников С. по конкретным вопросам деятельности структурного подразделения, организации и т.п. С. представляет собой форму управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса в заранее определенный временной период, в заранее обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее определенному вопросу. Организация и проведение С. включает выработку повестки дня и определение круга предполагаемых участников ознакомление с повесткой дня предполагаемых участников выработку регламента С. подготовку материалов, намеченных для рассмотрения на С., — докладов или информации организатора С. и предполагаемых участников С., справочно-информа-ционных материалов, проекта решения организационное обеспечение С. — регистрацию и размещение участников, транспортное обеспечение, питание и культурно-массовые мероприятия организацию работы секретариата С. техническое обеспечение проведения С. документирование работы С. оформление документальных материалов — изготовление протокола и итоговых материалов С., обеспечение участников итоговыми документальными материалами С.  [c.333]

В суточный срок после проведения селекторных совещаний руководителями главных управлений и объединений протоколы совещаний и информационные сводки о ходе строительства объектов по установленным формам направляются в Главное производственно-распорядительное управление.  [c.307]

Главный диспетчер завода ежедневно проводит совещания, на которых рассматриваются и решаются вопросы, связанные с регулированием хода производства. Подготовка материалов к этим совещаниям входит в обязанности дежурного диспетчера, который ведет протокол и контролирует выполнение принятых на совещании решений.  [c.269]

В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др.  [c.135]

Контроллер ни в коем случае не должен выполнять функцию обычного расчетчика. Перед ним стоит задача провести совещание, на котором он в соответствии с нашим определением его функций должен выступать в качестве продавца планов и целей. Контроллер вряд ли сможет принести с собой на совещание полностью готовый и обсчитанный бюджет. В этом случае его коллеги из отделов сбыта, производства и закупок чувствовали бы, что за них все уже определено, и стали бы оказывать сопротивление. На заседании бюджетной группы контроллер должен решить задачу объединения функциональных руководителей в рамках единого расписания движения. Именно поэтому очень многое зависит от того, как ведется протокол совещания, в котором должны быть отражены принятые решения и комментарии к ним. Самое лучшее, если в ходе обычного заседания бюджетной группы протокол ведется так же, как на учебном семинаре, где каждый может увидеть рассматриваемые пункты на специальных плакатах, слайдах или досках. Именно добрые старые доски очень хорошо подходят для подобных заседаний, поскольку можно снова и снова предлагать новые альтернативы, просто стирая с доски предыдущие.  [c.101]

Протокол совещания — это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты  [c.318]

Рис. 13.4. Модель ведения протокола совещания

Решения могут приниматься и- для одного органа управления (например, решения оперативного совещания), но в этом случае они включаются в протокол, а не являются самостоятельными распорядительными документами. . . .- — , — , -.- . — -, [c.35]

На этом же оперативном совещании начальник ОТК докладывает о ходе выполнения ежемесячных цеховых планов организационно-технических мероприятий по улучшению качества выпускаемой продукции. При этом о тех пунктах, которые выполнены, в докладе не говорится упор делается только на те пункты, срок выполнения которых прошел, но они не были выполнены. Записанные в протоколе указания директора по каждому разбираемому вопросу начальник ОТК берет на контроль и о ходе их выполнения докладывает на следующем Дне качества .  [c.38]

Совещание, как и на промышленных предприятиях, обязательно ведет директор. Так же строго здесь соблюдаются сроки проведения совещаний и их регламент. Все указания директора в ходе Дня качества записываются в протокол, который имеет силу приказа. О ходе выполнения указаний директора докладывает начальник ОТК на очередном Дне качества .  [c.78]

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.  [c.26]

Очень важным документом, который создается в процессе совещания, является протокол. В нем отражаются выступления, мнения, выводы, фиксируются задания, поручения, сроки исполнения, ответственные лица. Но это не просто зеркало, отражающее ход совещания, а документ для контроля за выполнением всех заданий, которые были распределены среди сотрудников.  [c.26]

Протокол — документ, в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т. д.) поставленных вопросов и принятых решений.  [c.148]

Должностные обязанности Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает w передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.  [c.289]

Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит раздача материалов участникам совещания, подборка материалов и документов для руководителя сообщение руководителю об опоздавших, об участниках совещания, которые просят слова предупреждение руководителя о наступлении времени перерыва. Секретарю может быть поручено ведение протокола совещания.  [c.302]

На оформление протокола совещания отводят обычно 2— 3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его по назначению. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки, обработка стенограммы совещания.  [c.302]

ПРОТОКОЛ — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.  [c.262]

Подготавливать заседания, совещания, проводимые руководителем, вести и оформлять протоколы.  [c.179]

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.  [c.357]

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если  [c.8]

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.  [c.10]

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов . Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как документ с записью всего происходящего на заседании, собрании .  [c.133]

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например, заседания комиссии , собрания трудового коллектива . После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом председатель начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово секретарь . Например  [c.134]

Руководство работой картеля осуществлялось еженедельным совещанием высших должностных лиц, проводившимся в помещении правления Шелл , и протоколы этих совещаний показывают, насколько тесным могло быть их сотрудничество. 31 января 1936 г., например, они договорились о том, что стокгольмское трамвайное управление платит слишком дешево за нефтепродукты, которые оно получает от фирмы Альфред Ольсен , и что цену на них надо повысить. В том случае, если бы трамвайное управление стало искать другого поставщика, остальные компании обещали назначить еще более высокую цену, когда они получат от него запрос. На следующий год была применена та же тактика Шелл , поставлявшая трамвайному управлению газойль, повысила цену на 20%, получив заверения в том, что ни одна другая компания не станет сбивать цену. Однако даже в Швеции было слишком много нефтяных компаний, чтобы можно было создать идеальный картель. О чем бы ни договаривались высшие должностные лица на своих еженедельных совещаниях, трудно было убедить нижестоящих административных работников не распоряжаться иногда делами по своему усмотрению, и впоследствии управляющий Шелл заявил комиссии по расследованию, что фактически никогда не удавалось добиться сотрудничества в пределах более 50—60%.  [c.159]

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке — законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.  [c.129]

Используются также данные внеучетного характера акты обследований, ревизий, материалы проверок, проводимых различными организациями (финансовыми, кредитными, вышестоящими и др.), протоколы производственных совещаний, договоры с заказчиками и поставщиками, рекламации, материалы прессы и др. В тех случаях, когда для выявления характера и размера влияния отдельных факторов не требуется систематическая информация, используется выборочное изучение (например, при анализе качества продукции).  [c.100]

Вспомним модель творческого развития из вступления если вы собираете информацию по обратной связи, выделяете тонкие отличия и изменяете свое поведение, контекст не важен. Разрешите мне привести пример из собственного опыта, на котором это хорошо видно. Много лет назад я прошел учебный курс под названием «Эффективное совещание». На этом курсе я узнал о повестках дня, протоколах, как придерживаться темы, сохранять направление, удерживать внимание на проблемах, справляться с уходами в сторону и использовать наглядные материалы. Мы проделали несколько упражнений и ролевых игр, чтобы поупражняться в преподаваемом способе поведения.  [c.43]

U.K. ВОЕ minutes / Опубликование протокола совещания руководства Банка Англии Четверг  [c.78]

Для протоколов совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов, флаговым методом в угловом варианте исполнения (рис. 5.15).  [c.148]

Образец протокола заседания комиссии | Делопроизводство

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «МАЛЕНЬКИЙ БУБЛИК»
(ОАО «Маленький бублик»)

ПРОТОКОЛ
заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г.                                                                                № _________

г. Омск

Председательствующий – И.М. Загорулько
Секретарь – М.П. Ягодкина
Присутствовали: 16 человек (список прилагается)
                         или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Об исполнении сметы расходов за 2014 год.
Доклад заместителя главного бухгалтера Вольской М.С.
2. О …
Доклад начальника отдела информатизации Залихватского Р.Ю.

1. СЛУШАЛИ:
Вольскую М.С. – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:
Андреянко И.О. – подчеркнула важность…

Вопрос: экономия средств по статье …?
Ответ: да, 3%.

Кузюкина К.У. – текст выступления прилагается

РЕШИЛИ:
1.1.
1.2.

2. СЛУШАЛИ:
Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

РЕШИЛИ:
2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий                                                                                 И.М. Загорулько

Секретарь                                                                                                    М.П. Ягодкина

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 31 комментарий

Составление и оформление протокола собраний и совещаний

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

Как эффективно писать протокол собрания (с примерами)

Протокол — это письменный отчет совета директоров, компании или организационного собрания. Протоколы заседаний считаются юридическим документом, поэтому при их написании стремитесь к ясности и последовательности тона.

Поскольку протоколы собрания являются постоянным документом, обязательно вычитайте их перед отправкой. Рекомендуется проводить их под руководством супервайзера или опытного посетителя, чтобы убедиться, что утверждения и информация точно фиксируются.

Лучшие составители протоколов собрания — внимательные слушатели, быстро набирают текст и хорошо знакомы с темами собрания и участниками. Ведущий должен иметь достаточно твердое представление о предмете, чтобы иметь возможность отделить важные моменты от шума в том, что может быть долгим, затяжным обсуждением. Также, что важно, ведущий не должен одновременно вести и делать записи. (Если вас когда-либо попросят об этом, откажитесь.)

Ниже приведены несколько пошаговых советов по эффективному составлению протокола собрания.

1. Составьте повестку дня

Совместно с председателем или президентом Совета разработайте подробную повестку дня.

Встречи происходят по какой-то причине, и проблемы, которые необходимо решить и решить, должны быть перечислены, чтобы предупредить участников. Работайте с организатором, чтобы составить повестку дня, в которой будет определено время для каждой темы, чтобы собрание продолжалось и чтобы у группы было достаточно времени для рассмотрения всех вопросов.

Повестка дня будет вашим планом для протокола собрания. Заголовки протоколов должны соответствовать темам повестки дня для непрерывности.

2. Следуйте шаблону из прошлых протоколов

Если вы новичок в Правлении или организации и впервые пишете протокол, попросите показать протоколы прошедших собраний, чтобы сохранить тот же формат.

Обычно название организации или название группы, на которой проводится собрание, идет вверху: «Заседание совета директоров XYZ», с датой в следующей строке. После даты укажите время, когда встреча подошла к порядку, и время ее окончания.Например:

Совет директоров Super Company, Inc.

Протокол собрания

Дата: 20 мая 2019 г.

Время: с 10:00 до 12:30

Большинство групп, которые встречаются, проводят регулярные встречи с определенными пунктами повестки дня на каждой встрече. Некоторые группы включают заголовок «Дальнейшие действия» в конце протокола, в котором перечисляются проекты, над которыми нужно работать, и распределяются обязанности.

Шаблон с предыдущего собрания также поможет определить, записывает ли группа, соблюден ли кворум, и другие элементы, относящиеся к протоколу собрания организации.

3. Запись посещаемости

На большинстве советов секретарь совета является лицом, ответственным за ведение протокола собрания. На организационных собраниях ведением протокола может быть координатор проекта или помощник менеджера или генерального директора. Она или он должны прибыть за несколько минут до начала собрания и передать лист посещаемости с именами всех членов и контактной информацией.

Посетителям собрания нужно будет отметить свои имена и отредактировать любые изменения в своей информации.Это поможет как в качестве резервного документа участников, так и в обеспечении того, чтобы информация поступала на самые актуальные адреса электронной почты.

Имена всех участников должны быть указаны непосредственно под названием и датой собрания под подзаголовком «Присутствует». Перечислите имена и фамилии всех участников, а также название или принадлежность, разделенные запятой или точкой с запятой. Например:

Присутствуют: Джон Доу, президент; Джейн Смит, вице-президент; Джек Уильямс, секретарь

Если член Правления не смог присутствовать на заседании, укажите его или ее имя после фразы: «Copied To:» В списке участников могут быть другие обозначения.Например, если несколько участников собрания являются сотрудниками, а все остальные — добровольцами, вы можете написать (Персонал) после каждого сотрудника.

Как правило, участники перечислены в алфавитном порядке по их фамилиям. Однако в некоторых организациях рекомендуется сначала указывать руководство Совета. В этом случае сначала будут указаны президент или сопрезиденты, затем — вице-президент, затем — секретарь, а затем — казначей.Затем все остальные имена участников будут в алфавитном порядке по фамилии.

Также принято отмечать, присоединился ли участник к собранию через конференц-связь. Это можно указать, написав «По телефону» и перечислив участников, которые звонили.

4. Соглашение об именах

Как правило, когда кто-то впервые выступает на собрании, будет указано его или ее имя и часто титул.

Например, «Президент Совета XYZ Роджер Макгоуэн объявил собрание по порядку.Однако в следующий раз, когда Роджер Макгоуэн заговорит, вы можете просто называть его «Роджер». Если на собрании присутствуют двое Роджеров, используйте инициалы в их фамилиях, чтобы разделить их: «Роджер М. призвал к голосованию. Роджер Т. воздержался ».

5. Что (а что нельзя) включать

В зависимости от характера встречи она может длиться от одного до нескольких часов. Участникам будет предложено просмотреть, а затем утвердить протокол собрания. Следовательно, вы не хотите, чтобы минуты превращались в длинный документ.

Дословное фиксирование всего, что говорят люди, не только не нужно, но и раздражает рецензентов.

По каждому пункту повестки дня вы в конечном итоге хотите резюмировать только важные моменты обсуждения вместе с любыми принятыми решениями. После встречи просмотрите свои заметки, не забудьте отредактировать циркулярные или повторяющиеся аргументы, и оставьте только соответствующие высказанные замечания.

6. Поддерживайте нейтральный тон

Протокол является юридическим документом. Они используются, чтобы установить исторический отчет о деятельности организации.Важно поддерживать ровный профессиональный тон. Никогда не добавляйте подстрекательский язык в протокол, даже если язык встречи становится горячим.

Вы хотите объективно зафиксировать суть обсуждения, что означает упоминание затронутых ключевых моментов без обвинения. Например, «Сотрудники ответили на вопросы членов совета директоров относительно профессионализма продавца».

Представьте, как через десять лет юрист читает протоколы в поисках доказательств возможных нарушений.Вы бы не хотели, чтобы приукрашивание в виде красочного наречия или шутки затуманивало любой отчет о том, что произошло.

7. Запись голосов

Основная цель протоколов — записывать все голоса, полученные правлением или организацией. Надежное ведение записей требует упоминания того, какой участник делает движение, что дословно обозначает движение и какой участник секундирует это движение.

Например, «Вице-президент Синди Якобсен предложила выделить 50 процентов, или 50 000 долларов США, выручки от пожертвования ZZZ Foundation в стипендиальный фонд CCC.Президент Роджер Макгоуэн поддержал это предложение ».

Это подсчет голосов также должно быть выражено нейтральным языком: «Правление единогласно проголосовало за внесение поправок в устав следующим образом» или «Решение выделить 1000 долларов на посадку деревьев принято 4 к 1 с участием Председателя Правления. Макгоуэн против ».

Большинство советов директоров пытаются добиться единогласного голосования. Иногда, чтобы помочь Правлению достичь более согласованного результата, член Правления может воздержаться от голосования: «Предложение было принято 17 голосами против 1 при одном воздержавшемся.

8. Составьте заметки после встречи

После встречи прочтите свои заметки, пока все обсуждения остаются свежими в вашей памяти, и внесите необходимые исправления. Затем сократите протокол собрания до самого существенного, представив краткий отчет о дискуссии, в котором резюмируются аргументы, выдвинутые за и против решения.

Люди часто говорят в просторечии или используют идиомы, например: «Это даже не так» или «Ты начинаешь звучать как заезженная пластинка.«Хотя у вас может возникнуть соблазн сохранить точный язык в минутах, чтобы добавить цвета, сопротивляйтесь.

Кроме того, если какие-либо презентации являются частью собрания, не включайте информацию из Powerpoint в протокол. Однако вы захотите записать ключевые моменты обсуждения после презентации.

9. Корректура с Care

Убедитесь, что вы правильно написали все имена, указали правильную дату встречи и что ваш протокол четко читается.

Назовите аббревиатуры при первом использовании.Помните, что примечания могут быть просмотрены другими людьми, которым аббревиатуры незнакомы. Сохраняйте единообразие в заголовках, пунктуации и форматировании. Протокол должен быть отточенным и профессиональным.

10. Широко распространите

После утверждения отправьте протокол по электронной почте всем участникам, а не только участникам, для просмотра. Ваши протоколы помогут держать отсутствующих в курсе важных действий и решений.

В начале следующего собрания попросите утвердить протокол.Обратите внимание на любые изменения. Постарайтесь выработать согласованные изменения на собрании, чтобы не тратить уйму времени на исправления.

Попросить ходатайство об утверждении протокола с согласованными изменениями. Как только участник предлагает движение, попросите другого человека на собрании «поддержать» предложение. Они говорят: «Все одобрено». Всегда спрашивайте, есть ли кто-нибудь, кто не одобряет. Если нет, то скажите: «Протокол нашего последнего собрания утверждается после внесения согласованных изменений.”

11. Тщательно подайте документы

Поскольку протоколы являются юридическим документом, будьте осторожны при их хранении. Убедитесь, что имя файла документа соответствует именам файлов ранее поданных минут.

Иногда члены организации могут захотеть просмотреть прошедшие протоколы. Знайте, где хранятся протоколы!

Одно предостережение

В наши дни и в век высоких технологий вы можете спросить себя: не было бы проще записать встречу? Это зависит от протоколов организации, но, вероятно, нет.

Обязательно спросите, каковы правила в организации, где вы ведете протокол. Помните, что протокол — это запись того, что было сделано на собрании, а не того, что было сказано на собрании.

Протокол отражает решения, а не обсуждения. Несмотря на свое название, «протоколы» — это не поминутная расшифровка стенограммы.

Bottom Line

Чтобы стать экспертом в ведении протокола, требуется острый слух, готовность учиться и некоторая практика, но, следуя этим советам, вы скоро станете профессионалом.

Дополнительные советы по продуктивным встречам

Фото: [email protected] через unsplash.com

Составление повестки дня

[c]

Пример формата повестки дня:

Совещание группы руководителей исследовательских проектов (1) 10.00 понедельник, 15 октября 2007 г. Конференц-зал 1, Университетский дом, Уорикский университет Повестка дня Извинения за отсутствие (2) Протокол последнего собрания (2) Вопросы, вытекающие из протокола (2) Прогресс с обзором литературы ANO (3) Региональный семинар — ноябрь PJ Создание ресурса SW Прочие вопросы (2) Дата следующей встречи (2)

Примечания:
(1) Цель встречи — рассмотреть ход выполнения проекта, а также спланировать и согласовать будущие действия — при желании это можно включить в заголовок
(2) Стандартные позиции
(3) Инициалы участника, представившего пункт

повестки дня.

Руководство по подготовке и распространению повестки дня

• Попросите членов команды включить вопросы вовремя, чтобы получить ответы и распространить их до собрания.
• Используйте логическую последовательность, чтобы, если результат одного решения влияет на другой элемент, удостовериться, что он следует должным образом.
• Держите простые вопросы в начале повестки дня, это положит начало встрече.
• Если предлагается тема повестки дня, о которой мало что известно, проконсультируйтесь с участником, который просил о ее включении, чтобы выяснить и установить временные рамки для ее обсуждения.
• Если участники сообщают, что они прибудут поздно или уйдут раньше, будьте готовы отложить обсуждение или переместить пункты в повестку дня, чтобы обеспечить их вклад.
• Убедитесь, что собрание — лучшее место для обсуждения пунктов повестки дня. Некоторые вопросы, например, чтение отчета для утверждения, можно решить другими способами.
• Распространите документы, отчеты и т. Д., Которые будут обсуждаться или какие решения будут приняты до собрания, чтобы люди были готовы внести свой вклад.
  

Как составить протокол правления для двухдневного заседания | Малый бизнес

Протоколы заседаний совета директоров содержат юридические записи каждого заседания.Они определяют участников и их вклад, а также перечисляют решения, принятые на каждой встрече. При составлении протокола на доске для двухдневного собрания детали каждого дня могут быть важны, поэтому организуйте их так, чтобы было понятно, в какой день имело место каждое мероприятие.

Повестка дня заседания Совета директоров

Напишите свою повестку дня, чтобы описать основные моменты заседания каждого дня. Заседания совета директоров, запланированные на более чем один день, обычно затрагивают разные темы. В первый день могут быть представлены результаты аудита, а во второй день — для обсуждения и принятия решений.На следующий день за обычным ежемесячным заседанием совета директоров может последовать презентация и обсуждение предложения о приобретении или плана реорганизации. Повестка дня вашей встречи — это важный документ, в котором излагается, что запланировано на каждый день, и формируется протокол. Вы можете создать одну всеобъемлющую повестку дня, содержащую двухдневное расписание, или отдельную повестку дня на каждый день.

Дата, время, место и участники

Протоколы формально документируют, что происходит каждый раз, когда правление собирается, записывая дату собрания, время, когда собрание было объявлено по порядку, место, имена присутствующих и любой кворум голосовать по решениям.Поскольку протоколы являются юридическими документами, каждый день деятельности следует сообщать в отдельном протоколе.

Отчеты и старые дела

Каждый день вашей встречи будет иметь разные отчеты и старые дела, а второй день будет отражать деятельность предыдущего дня. Протокол предыдущего собрания всегда представляется на утверждение перед отчетами и старыми делами, поэтому протокол первого дня должен быть отмечен в протоколе второго дня как утвержденный, измененный или отклоненный.Перечисляйте отчеты и старые дела отдельно на каждый день, даже если они продолжают тему, представленную на первой встрече. Ваш протокол должен точно отражать то, что и когда произошло, даже если старый бизнес — это всего лишь подтверждение протокола предыдущего дня.

Новый бизнес, обсуждение и решения

Новый бизнес может быть продолжением обсуждения отчета предыдущего дня или совершенно новой темы. Задокументируйте все темы, точки обсуждения, участников обсуждения, предложения и голоса за каждый день в отдельных протоколах.Приложите все подтверждающие документы, такие как отчеты и предложения, к протоколу того дня, когда они были представлены.

Следующее собрание и отмена

В конце первого дня собрания должно быть предложение о перерыве и повторном собрании на следующий день. Задокументируйте это предложение и проголосуйте в конце протокола вашего первого дня. Начните новый протокол на второй день, указав, что это перенесенное собрание с предыдущего дня. Обращайтесь с заключительными предложениями и голосами так же, как обычно.

Ссылки

Писатель Биография

Виктория Дафф специализируется на предпринимательских вопросах, опираясь на свой опыт в качестве известного координатора стартапов, катализатора венчурных инвестиций и менеджера по связям с инвесторами. С 1995 года она написала много статей для электронных журналов и была постоянным обозревателем журналов Digital Coast Reporter и Developments Magazine. Она имеет степень бакалавра искусств в области государственного управления Калифорнийского университета в Беркли.

10 простых советов для улучшения протокола встречи • Руководство для девочек по управлению проектами

Протокол собрания помогает в общении на работе — он гарантирует, что у людей есть общее понимание того, о чем говорилось на собрании и что им следует делать дальше.

В этой статье мы разберемся, почему стоит потратить минуты, а затем рассмотрим 10 простых советов, как эффективно использовать минуты встречи.

Зачем нужны минуты?

Протокол особенно полезен для официальных встреч, таких как Советы проектов, поскольку они служат постоянным документом обсуждения и принятых решений.

Письменный отчет о встрече в виде протокола может быть особенно полезен для людей, которые не смогли присутствовать лично, поскольку они могут увидеть, какие темы обсуждались в разговоре.

Не для всех типов совещаний по проекту требуются минуты, но они могут быть полезны. Большинству из нас в какой-то момент своей карьеры потребуется написать протокол.

10 советов по составлению протокола собрания

Вот 10 советов по составлению протоколов заседаний, которые обеспечат надежное отражение в ваших документах того, что на самом деле произошло, не отнимая у вас слишком много времени.

1. Напишите протокол встречи, пока еще помните

Не оставляйте записывать свои протоколы, пока встреча не станет далеким воспоминанием.Если вы не можете вспомнить все, попросите кого-нибудь еще прочитать ваш протокол и уточнить все моменты, прежде чем вы отправите окончательный вариант.

Еще лучше, попросите кого-нибудь сделать заметки, а затем сравните вашу версию с их версией, чтобы получить окончательную версию.

Используйте повестку дня встречи, чтобы напомнить себе, какие темы обсуждались.

2. Начните с обзора действия

Независимо от того, просматривали ли вы действия с последнего раза в начале собрания, поместите их в начало протокола.

Запишите все действия, предпринятые на последней встрече, и краткую информацию о ходе их выполнения.

Если действие было выполнено, не утруждайте себя его повторной записью. Вместо этого добавьте строку вверху раздела действий, в которой говорится, что все остальные действия были выполнены или больше не актуальны.

3. Документирование действий и владельцев

Во время встречи вы записываете новые действия с этой встречи и того, кто их будет выполнять.

В протоколе включите эти действия в поток текста.Вы также можете включить сводку действий в конце протокола.

Табличный формат подходит для этого. Не забудьте указать имена людей, которые будут работать над этими действиями, и, если возможно, дату, к которой они собираются завершить задачу.

Программа для расшифровки встреч — еще один способ убедиться, что вы хорошо записали то, что было согласовано.

4. Запишите, кто там был

Вы должны включить имена участников в приглашение в календаре, а также в повестку дня, но кто на самом деле явится на собрание, может быть другим!

Сделайте пометку в верхней части своего протокола, чтобы отразить, кто присутствовал и кто прислал извинения в последнюю минуту.

5. Включите изображения

Если вы используете на встрече флип-чарты или программное обеспечение для составления интеллект-карт, включите ссылки на документы, снимки экрана или встроенные файлы.

Вы можете фотографировать то, что написали на флип-чартах, с помощью камеры телефона — разрешение будет достаточно хорошим, чтобы занести в минуты.

Это мой любимый совет по протоколу встречи! Известно, что я делал снимки и вставлял их в свои документы, и моим коллегам это нравится!

Фотографии намного проще, чем пытаться описать словами то, что было нарисовано на доске.

6. Используйте стандартный шаблон

Если у вашей компании нет стандартного шаблона для минут, придумайте его или спросите у своего PMO.

Использование стандартного шаблона экономит ваше время. Ваши участники также привыкнут читать протоколы в таком формате, особенно если собрания проводятся регулярно.

7. Документ Решения

Используйте свой протокол, чтобы подтвердить решения, принятые на собрании. Например, отметьте все запросы на изменение проекта, которые были утверждены или отклонены, или решения по бюджету.

Если группа что-то решила, запишите! Это хороший способ «помочь» людям вспомнить, когда через несколько месяцев они спрашивают вас, почему что-то делается. Вы можете вернуться к обсуждению в протоколе.

8. Используйте таблицы

Табличный формат подходит для минут.

Используйте три столбца: номер пункта, сводку обсуждения и владелец действия.

Люди могут найти свои инициалы в правом столбце, чтобы увидеть, какие действия они совершили.

Этот формат хорошо работает, если в ваших минутах записано множество действий. Если собрание — это в основном обсуждение с небольшими действиями, этот столбец выглядит пустым. Выберите формат, который вам подходит.

Вы также можете ввести свои протоколы непосредственно в текстовый редактор, не вводя текст в таблицу, но используйте подзаголовки, чтобы отметить, о какой области обсуждения вы пишете.

9. Быстрая отправка минут

В идеале вы должны рассылать минуты в течение недели.Рано лучше. И их обязательно нужно разослать до следующей встречи!

Отправьте их людям, которые тоже не смогли присутствовать, чтобы они увидели, что они пропустили.

У вас также могут быть люди, которые хотят, чтобы их скопировали в течение нескольких минут, но которых нет в списке участников, например ваш линейный руководитель.

Стремитесь распространить свои протоколы в течение 3-5 дней с момента проведения собрания.

10. Минуты!

Да, вам действительно нужны протоколы для встреч!

По крайней мере, вы делаете это для официальных встреч — тех, которые связаны с решениями, бюджетом или обязанностями, переданными другим людям.

Если вы работаете над проектом, это тоже важно: проекту нужна запись того, что обсуждалось, поэтому вам следует записать встречу.

Нет ничего плохого в том, чтобы не составлять протокол для неофициальных встреч, но для большинства встреч полезно иметь письменный протокол, даже если это всего лишь быстрое электронное письмо, отправленное участникам после мероприятия.

Быстрые ответы

Как мне улучшить свои навыки записи минут?

Будьте готовы: заранее создайте пустой документ, чтобы вы могли заполнить детали.
Знайте повестку дня: Итак, вы готовы к темам.
Послушайте: Ваша задача — обобщать, а не писать все.
Сосредоточьтесь на решениях, действиях и проблемах, убедившись, что они записаны.

Следует ли записывать имена в минутах?

Поместите список имен участников в начало протокола, но нет необходимости включать имена в основную часть протокола. Некоторые очень формальные типы собраний (например, собрания Правления) могут включать инициалы рядом с ключевыми моментами в качестве записи того, кто и что сказал, но для большинства собраний в этом нет необходимости.

В каком времени писать минуты?

Пишите протокол собрания в прошедшем времени. Вы выпустите протокол после того, как собрание состоится, так что это подходящий формат.

Что такое извинения в протоколе собрания?

Извинения — это уведомления от участников, чтобы вы знали, что они не могут прийти на встречу. Если кто-то «присылает свои извинения», это означает, что он не может присутствовать. Отметьте это в верхней части протокола, чтобы все знали, кто был приглашен, но не смог прийти.

Хотите больше ресурсов для встреч?

Для получения полного набора ресурсов для управления совещанием, включая шаблоны повестки дня и протоколов, подходящие для всех видов совещаний, а также контрольные списки для подготовки, которые помогут вам успешно организовать совещание, И электронную книгу со стратегиями ведения совещания, затем получите мой комплект шаблонов совещаний. Он содержит все необходимое для более продуктивных встреч.

Прикрепите его позже:

draw% 20up% 20the% 20minutes — определение английского языка, грамматика, произношение, синонимы и примеры

Я, из всех людей, не должен был забывать о силе отрисовки .»

ханглиш

Вампиры в европейском фольклоре берут кровь у людей .

WikiMatrix

1 декабря Де Хеа провел свой 100-й матч за «Манчестер Юнайтед» в игре со счетом 2–2 против «Тоттенхэма».

WikiMatrix

Для , составившего план тренировок , предлагаются многочисленные возможности: список, структурированный по индивидууму, по группам, по имени, «в массе», по курсу или по программе обучения.

Обычное сканирование

Дополнительное количество государств-членов , пользующихся помощью УНП ООН в принятии, адаптации или пересмотре внутреннего законодательства для выполнения положений правовых документов, касающихся наркотиков и преступности, в частности Конвенции Организации Объединенных Наций против транснациональной организованной преступности и протоколов к ней

UN-2

Наконец, EESC пользуется возможностью, чтобы настоятельно призвать к незамедлительному рассмотрению экономических аспектов безопасности портов на уровне ЕС и разработать согласованный подход, чтобы избежать искажения конкуренции между портами и видами транспорта, особенно в ущерб перекатке. на скатном транспорте.. Наконец, EESC предлагает Комиссии составить исследование общего воздействия на финансовые последствия безопасности порта и разработать 35

Гига-френ

С хронологической точки зрения, единственная станция (Кодиат Абд Эль Хак) демонстрирует бесспорный over- рисунок , маленькую антилопу с ослабленными ногами, которую перерисовывает большой слон, хотя другая, кажется, позже.

WikiMatrix

4. Помощь министерству рыболовства на сумму на разработку политики и стратегий развития рыболовства и аквакультуры на сумму : 50 000 евро.

ЕврЛекс-2

Поскольку конец второго тысячелетия искупления приближается к , становится ясно, что народы, которые еще не получили первоначального провозглашения Христа, составляют большинство человечества.

Обычное сканирование

Линн Нигл была права, когда обратила на это внимание на заседании Комитета по экономическому развитию и транспорту на прошлой неделе, хотя по какой-то причине она не упомянула, что Ронда Кинон Таф получила наибольшую выгоду от схем Цели 1.

englishtainment-tm-88906sbd

Я также хотел бы обратить ваше внимание на еще одно определение.

UN-2

Если импортер представляет в государстве-члене декларацию о ввозе в свободное обращение, включая заявление в пользу настоящего Решения, государство-член должно, если декларация принята таможенными органами, уведомить Комиссию о своем желании. на номер вытяните сумму, соответствующую его требованиям.

ЕврЛекс-2

ПО ВОПРОСАМ ходатайства города Пуэнт-Клер (далее — Заявитель) о разрешении расширить улицу Делмар, где она пересекает полосу отчуждения и пути Канадской национальной железнодорожной компании (далее — Железнодорожная компания), в Город Пуэнт-Клер, провинция Квебек, на пробеге 3,98 Doney Spur с блокировкой на расстоянии 2,35 миль по Монфору. Подразделение, как показано на Чертеж № 5235 от 31 июля 1987 г. и 5558-1, исправленный на 12 августа. , 1987 г., находится в архиве Агентства.

Гига-френ

Все рекомендации и конкретные цели и задачи прочно основаны на технических рекомендациях, опирается на , в частности, на знаниях и опыте ЮНЭЙДС и ее соучредителей, а также на то, какими замечательными людьми они все являются, а также на практическом, непосредственном опыте. правительств и других лиц, которые имели дело или живут с пандемией

MultiUn

Ему следует созвать заседание для обзора взаимоотношений между Советом Безопасности и Экономическим и Социальным Советом , опираясь на из опыта Гвинеи-Бисау, и изучить возможность более тесного взаимодействия с Генеральной Ассамблеей.

UN-2

60. составляет годовой отчет о ходе выполнения мероприятий Совместного предприятия, изложенных в рабочих программах и плане сметы ресурсов;

ЕврЛекс-2

Как только станут известны финансовые ассигнования для каждой страны или территории, соответствующие органы власти каждой страны или территории должны составить и представить Сообществу проект индикативной программы на основе и в соответствии с целями и приоритетами развития этой страны. страна или территория.Проект индикативной программы должен содержать:

ЕврЛекс-2

Я хотел бы поздравить г-жу дель Кастильо Вера с прекрасным докладом и поблагодарить ее за открытое и всестороннее отношение к , составившему это предложение.

Europarl8

Я обращаю внимание хон. участники присутствия в нашей галерее сенатора достопочтенной Маргарет Рид, президента сената Австралии, и ее делегации

hansard

Устройство сброса давления чертеж номер (а):

ЕврЛекс-2

Этот конкретный идентификационный код должен состоять из начальных букв «MD» для слова «MODULE», за которыми следует знак официального утверждения без круга, как предписано в пункте 4.3.1.1 ниже и, в случае использования нескольких неидентичных модулей источника света, за которыми следуют дополнительные символы или знаки; этот конкретный идентификационный код должен быть показан на чертежах , упомянутых в пункте 2.2.1 выше.

ЕврЛекс-2

В то же время, однако, я хотел бы привлечь ваше внимание еще раз к нашим Правилам процедуры, а именно к Приложению II (3), касающемуся проведения опроса в соответствии с Правилом 109.

Europarl8

Битва в целом была по сути ничьей , хотя она удивила и унизила Стюарта, а оставленные приказы предоставили ценную информацию о намерениях Ли вторгнуться в Мэриленд и Пенсильванию.

ЛАЗЕР-википедия2

Уместно установить особые правила для составления бухгалтерских записей , чертежа , положения, уполномочивающие бухгалтера Комиссии делегировать некоторые из своих задач персоналу этих офисов, а также процедуры работы с банковскими счетами, которые Комиссия должна иметь возможность открыться от имени европейского офиса.

Eurlex2018q4

По этой причине, через пять лет после созыва # специальной сессии Генеральной Ассамблеи по положению детей, уместно составить промежуточный баланс, чтобы оценить достигнутый прогресс и измерить глубину наших обязательств по критерию действий, которые мы предприняли

MultiUn

Ведение эффективных протоколов заседаний по проектам

Рано или поздно это ударит по каждому, хотя и не с удовольствием: написание протокола собрания.Если не уточняется заранее, один из участников будет выбран для ведения заметок не позднее начала каждой встречи. Возможности выбора разнообразны: некоторые по-прежнему предпочитают ручку и бумагу, другие используют текстовые программы на ноутбуках или планшетах, а третьи записывают встречу без лишних слов.

Для чего нужен протокол собрания?

Протокол собрания (MOM) или сеанса записывает его содержание. Дело не в том, чтобы тщательно записывать каждую минуту, каждую формулировку.Речь идет об определении наиболее важных моментов и о том, чтобы они были краткими, лаконичными и точными.

• Что обсуждалось и решалось?
• Что делать дальше?
• Кто должен завершить какое задание к сроку?

Тем не менее, многие люди считают это ненужным усилием и не понимают смысла, стоящего за этим. В частности, потому, что они часто создают впечатление, что их не читают, и исчезают в пыльных папках или в ящиках электронной почты.Однако при правильной реализации протоколы абсолютно полезны и поддерживают четкую и эффективную коммуникацию по проекту:

• Протокол собрания резюмирует то, что было обсуждено.
  На многочасовых встречах почти никто не запоминает все, что обсуждалось. Тем не менее, вы можете прочитать все через несколько минут после этого.

• Протокол собрания информирует отсутствующих участников.
  Не все, кого затрагивают решения и обсуждения на собрании, всегда присутствуют.Попытка поделиться всей информацией в устной форме может привести к недопониманию из-за «китайских слов». С протоколом встречи это не только проще, но также намного быстрее и полнее.

• Протоколы заседаний вносят ясность.
  Если впоследствии возникнут разночтения относительно того, кто несет какую ответственность и почему было принято решение, это можно легко уточнить — достаточно взглянуть на протокол.

• Протокол собрания фиксирует меры и сроки, которым необходимо следовать.
  Кто должен выполнить какую задачу и когда, можно определить с помощью журнала, и поэтому легко отслеживать согласованные меры и сроки.

Какие типы протоколов собраний существуют?

Есть много типов отчетов. Основное различие заключается в том, какие вещи записываются в протокол и в какой степени. Типичные типы протоколов встречи — это итоговые или короткие протоколы, отчет о ходе работы и стенограмма, а также в редких случаях запись из памяти.

• Протокол результатов содержит только краткую информацию о содержании встречи и сосредоточен на фактических результатах. Какие решения или постановления были приняты? Какие задачи распределяются и кому делегируются?

• В отчете о проделанной работе наиболее важные отрывки воспроизводятся, но не буквально, а аналогично. Он содержит различные обсуждения, связанные с ними аргументы и контраргументы. Он показывает ход разговора и процесс принятия решений.

• Стенограмма — самый подробный и исчерпывающий протокол из когда-либо существовавших. Помимо выступлений спикеров, также записываются все другие события во время встречи. В этом случае рекомендуется записать встречу, чтобы не упускать никаких деталей.

• Запись из памяти обычно записывается как своего рода аварийное решение. Впоследствии он составляется «по памяти», например, потому что не было достигнуто договоренности о ведении протокола.

Наиболее часто используемый тип для встреч по проекту — протокол результатов или отчет о ходе работы. В дополнение к различиям, описанным выше, у обоих есть общее то, что они предназначены для фильтрации важной информации из вторичной информации.

Что должен содержать протокол собрания?

Помимо содержания сеанса, описанного выше, в протоколе также требуется другая основная информация о собрании.

1. Начните свой протокол с даты, места, имен участников, имени человека, ведущего протокол (т.е. ваше имя) и тему встречи (название / цель)
2. Далее следуют отдельные вопросы, которые рассматриваются и обсуждаются, с соответствующими замечаниями, то есть распределением задач, решений, а также контраргументами и вопросами, которые еще не были прояснены. Если у вас есть повестка дня встречи, полезно сориентироваться в этих моментах.
3. Отметьте следующие шаги, например, когда состоится следующая встреча для обсуждения прогресса или какие результаты должны быть достигнуты к определенному времени.

Напишите свой протокол в нынешней форме, так у читателя создается впечатление, что он находится там.

Используйте наш шаблон Word, чтобы все четко структурировать. Вы можете бесплатно скачать его здесь.

Используйте проект Merlin для написания минут — все доступно в одном месте

Вы уже используете Merlin Project для организации своих проектов? Почему бы не добавить протоколы встреч по проекту непосредственно в план проекта в виде прикрепленного файла? Или вы можете записать то, что обсуждалось по отдельным пунктам плана проекта, в приложениях в качестве информации.Добавьте предстоящие и согласованные задачи в виде контрольного списка.

Или вы можете мыслить нестандартно: вы можете создавать собрания по проекту как отдельное мероприятие или даже веху и назначать участников в качестве ресурсов. Затем запишите, что обсуждалось, с приложениями в Merlin Project.

Кроме того, вы можете использовать интеллект-карту для создания протокола встречи.

Вы можете скачать наш образец проекта здесь. Стиль легко адаптируется к вашим потребностям, как обычно в Merlin Project.

Советы по созданию идеального протокола встречи

Задача ведения минут непопулярна для большинства, потому что это, естественно, требует дополнительной работы и большей концентрации. Вы больше не можете просто окроплять себя водой и как можно меньше участвовать в обсуждении. Вместо этого вы должны внимательно следить за обсуждением, записывать наиболее важные выводы и записывать решения.

Вот несколько советов, которые помогут вам написать идеальную стенограмму и, следовательно, полезную стенограмму:

1. Задавайте вопросы
   Каждый, кто составляет протокол, всегда должен знать, что в настоящее время обсуждается.Но так как вы тоже заняты письмом, вы тоже можете что-то упустить. Это неплохо, если вы задаете вопросы и получаете всю важную информацию. Это также применимо, если вы не уверены, правильно ли поняли тему. Всегда лучше сразу задавать вопросы, чтобы случайно не включить в протокол что-то не так, что впоследствии вызовет путаницу.

2. Используйте ключевые моменты и обозначения
   Чтобы не отставать от скорости разговора, рекомендуется использовать ключевые слова и сокращения, чтобы минимизировать время, необходимое для написания.Однако, когда дело доходит до сокращений, важно, чтобы вы знали, что вы имеете в виду позже. Поэтому скорость никогда не должна снижаться за счет понятности.

3. Оставьте достаточно места на странице
   Вряд ли что-нибудь так раздражает при написании минут, как предложение «Вернемся к прежней теме …». Просмотр ваших заметок показывает, что вы уже начали работу со следующей темой и теперь вам нужно втиснуть новую информацию между ними. Планируйте такой случай и всегда оставляйте место, где вы можете добавить больше очков.

4. Не преувеличивайте
   Это вопрос записи действительно важных решений или распределения задач. Это именно то, на чем вам следует сосредоточиться. Необязательно записывать каждое слово для полной записи. Всегда спрашивайте себя: какова была цель встречи и виден ли результат в ваших протоколах? В конце концов, это должно быть резюме, а не дословная передача.

5. Оставайтесь объективными и основанными на фактах
   Как протоколист, у вас также может быть неприятная задача записывать решения, с которыми вы можете не соглашаться.Тем не менее объективность — в приоритете. Даже эмоциям — вашим или чужим — нет места в минутах. Дело только в том, что было сказано. Не то, чтобы кто-то был зол, грустен или доволен.

6. Получите краткую обратную связь напрямую
   В конце встречи может быть полезно кратко зачитать результаты встречи, чтобы проверить, все ли правильно. Если вы допустили ошибку, вы можете сразу ее исправить. Это также напоминает всем о том, что обсуждалось.

7. Не откладывать постобработку
   После встречи вам нужно снова объединить заметки в целые предложения. Это означает дополнительную работу, но вы все равно должны делать это сразу после встречи. Даже на более позднем этапе это все еще означает дополнительную работу, но вы, возможно, забыли некоторые моменты, которые хотели записать.

Полезные ссылки

Дополнительная помощь и дополнительная информация по ведению протокола собрания также доступна здесь:

Все, что вам нужно знать

Решение совета составляется, когда правление требует официального отчета о проблеме, которую они считают очень важной.Читать 3 мин.

1. Составление решений Совета директоров
2. Прочие сроки принятия решений Совета директоров
3. Причины решений Совета директоров
4. Корпоративные протоколы

Решение правления составляется, когда правление требует официального отчета о проблеме, которую они считают очень важной. В случае несоблюдения постановление является официальным документом, подтверждающим, что вопрос был обсужден и согласован.

Постановления редакционного совета

Решения совета директоров принимаются либо советом директоров компании, их акционерами, либо государственной организацией.Решения важны для компаний, поскольку они помогают процессу принятия решений. Однако следует отметить, что решения совета директоров не требуются по закону и имеют меньшую силу, чем подзаконные акты, которые имеют преимущественную силу, если между ними возникает какой-либо конфликт.

Устав может использоваться для внесения поправок в ранее существовавшие подзаконные акты и даже другие постановления.

Составление постановления начинается с предложения. Один член правления предлагает его, и, если он поддерживается, он готовится.Для разрешений нет требований по длине, и они могут быть настолько длинными или короткими, насколько это необходимо. Однако важно, чтобы резолюция была ясной на своем языке, чтобы снизить вероятность недопонимания в будущем среди членов правления.

Когда проект резолюции должен быть составлен, это часто делается до собрания, на котором оно должно быть представлено. Это облегчает членам правления просмотр решений и их обсуждение во время собрания. После этого копия решения передается члену правления, составившему оригинал, чтобы убедиться, что оно соответствует их пожеланиям.Как и любой юридический документ, решения должны быть подписаны и датированы членами совета, как если бы они делали протоколы собраний.

Когда резолюция включает какие-либо юридические детали, они должны быть сначала составлены и рассмотрены юрисконсультом, прежде чем они будут переданы президенту организации для рассмотрения, а затем другим членам совета директоров во время собрания.

Иногда случается, что во время встречи обсуждаются новые идеи, но фактическое решение не выносится.В этом случае секретарь может написать решение либо на месте во время собрания, либо после собрания, а затем передать его председателю на рассмотрение.

Ввиду их важности решения необходимо хранить очень тщательно, делая резервную копию, а исходную копию хранить вместе с протоколом собрания или другими важными документами.

Другие условия решения Совета директоров

Существуют различные названия разрешения платы:

• Корпоративный протокол
• Постановление директора
• Постановление корпорации
• Согласие на действие без удовлетворения
• Решение совета директоров
• Протокол собрания директоров

«Согласие на действие» и «решение директора» используются как синонимы, а также могут использоваться для документирования решений совета директоров вместо корпоративного собрания.Это может произойти только с согласия директоров на принятие решения.

В случае, если директора не могут присутствовать на собраниях, решение директора может выступать в качестве подходящей альтернативы.

Если формальное собрание все же проводится, корпоративные решения могут служить записью протокола собрания, независимо от того, проводится ли собрание лично или с помощью таких средств, как конференц-связь.

Причины решений Совета директоров

Решения не ограничены в их использовании в том смысле, что они могут быть составлены практически по любой причине и для любого решения, к которому приходит совет.

Секретарь — обычно человек, который пишет резолюцию. Решения Правления могут быть составлены по любой из следующих причин:

• В случае правительственных агентств, которые хотят чествовать людей.
• Для записи решений, принятых на собраниях
• При продаже акций компании
• При приеме на работу новых сотрудников
• Когда назначается новый член правления
• Для записи решений акционеров
• В случае некоммерческой организации, распределяющей средства на новые проекты

Корпоративный протокол

Корпоративные протоколы — это официальные записи событий, происходящих во время собраний директоров, которые включают все принятые решения и все голоса, поданные в отношении этих решений.

Важно, чтобы эти протоколы были написаны ясно, кратко и легко для понимания. Это потому, что они являются юридическими документами и свидетельствами событий встреч.

В результате этого, методы ведения протокола должны гарантировать, что намерения совета хорошо выражены, без какой-либо путаницы. В протоколе не допускается использование выражений, которые могут быть использованы против компании.

Если вам нужна помощь с решениями совета директоров, вы можете опубликовать свою юридическую потребность на торговой площадке UpCounsel.UpCounsel принимает на свой сайт только 5% лучших юристов. Юристы UpCounsel являются выпускниками юридических школ, таких как Harvard Law и Yale Law, и имеют в среднем 14 лет юридического опыта, включая работу с такими компаниями, как Google, Menlo Ventures и Airbnb, или от их имени.

.