Автор: Ханна Фельдберг-Дубин

Фасилитация — непростая задача, вы несете ответственность не только за обеспечение продуктивного участия всех людей в комнате, но и за то, чтобы направлять людей с разными характерами и стилями работы к общему результату. У меня вспотели ладони, только подумав об этом.

Однако есть и хорошие новости: есть определенные навыки, над которыми вы можете поработать или которые вы можете приобрести, и которые помогут вам стать эффективным фасилитатором. Предупреждение: читайте с осторожностью, этот список может сделать вас лидером встречи.

1. Вы готовы ко всему

Большинство опытных фасилитаторов тратят примерно в 3-4 раза больше времени на подготовку к сеансу, чем количество времени, которое они тратят на проведение фактического сеанса. Учителя, особенно новые учителя, лучше всех знают эту реальность.Но зачем тратить столько времени на подготовку?

Как фасилитатор, вы должны вести группу через процесс, облегчая им достижение поставленной цели. Структура и общее представление о том, в каком направлении вы движетесь, помогут вам в этом. Однако, как мы все узнали в жизни, ничто никогда не идет по плану! Вам нужен план, запасной план и, возможно, еще несколько планов на тот случай, если ваши другие планы не сработают или что-то сломается. Наличие вариантов, из которых можно извлечь пользу, обеспечит вам гибкость и позволит вам изменить ситуацию в зависимости от потребностей группы.

Как практиковать этот навык? Начните с определения вашей подготовки к фасилитации, потратив по крайней мере 2-1 время. Важные детали, которые помогут вам в подготовке и планировании, включают:

• Цели сессии — как будет выглядеть успех?
• Должна ли группа выполнить какую-либо «предварительную» работу перед собранием?
• Как долго вам нужно запускать сеанс? Реально ли отведенное время для достижения целей сессии?
• Что вы знаете о группе в комнате? Какие личности и динамика в игре?
• Как будет выглядеть пространство сеанса? Как лучше всего к этому подготовиться?
• Какие материалы вам нужны для достижения целей встречи?

2.Вы знаете, кто в комнате

Хотя это определенно связано с подготовкой, знание того, кто находится в комнате, является важным навыком для эффективного фасилитации. Узнайте как можно больше о том, кто будет в комнате, прежде чем вы войдете туда. Чем больше вы знаете о группе, отдельных личностях и динамике игры, тем лучше вы сможете спланировать успешную сессию и положительный опыт.

Я не могу вам передать, как часто я веду группы, которые работают вместе, но на самом деле не знают друг друга.Потратив небольшое количество времени на поощрение возможности для команды узнать друг друга, вы всегда добавляете большую ценность динамике. Я часто предлагаю группе поделиться своими мотивами того, почему они заботятся о текущей работе, что позволяет им создавать общие черты и связи.

3. Вы можете создать инклюзивную среду

При планировании сеанса и во время фасилитирования в комнате вам необходимо найти способы, чтобы вся группа находилась в равных условиях.Поиск способов участия всех в группе является ключевым компонентом для того, чтобы заставить группу принять участие и взять на себя ответственность за процесс — инклюзивность — это название игры.

Рассмотрите возможность разработки занятия со структурой и действиями, которые подходят разным учащимся и типам личности. Это может быть так же просто, как организовать равный и справедливый план рассадки, где все находятся на одном уровне глаз, в кругу и никто не сидит спиной друг к другу.

 4. Вы эффективно устанавливаете правила

Как фасилитатор, вы должны помочь задать тон поведению и установкам во время сеанса.Вы можете подумать об этих рекомендациях самостоятельно или просто спросить группу, какое поведение и отношение помогут им получить максимальную отдачу от опыта.

Старайтесь продвигать конкретные идеи и четкие указания. Если кто-то говорит «будь уважительным», спроси его, как бы выглядело уважение и как бы мы все узнали, если бы увидели его. Это также хорошее время, чтобы поговорить о фокусе — особенно об этикете мобильного телефона — и о том, как справляться с отвлекающими факторами, которые могут сбить встречу с намеченного пути.

Вам нужно получить согласие группы, что все они согласны с рекомендациями.Обычно я просто спрашиваю группу напрямую. Если вы получаете кивки головой, все готово! И вы всегда можете вернуться к своим рекомендациям, чтобы убедиться, что вы все еще на правильном пути, или отредактировать их, чтобы они лучше соответствовали потребностям группы.

5. Вы овладели искусством давать четкие инструкции

Во многом фасилитирование заключается в том, чтобы попросить группу людей выполнить задачу, а это намного проще с хорошими инструкциями.

Например, подумайте о простом упражнении «Узнай себя» в начале сеанса.Вы хотите, чтобы каждый повернулся к человеку рядом с ним и рассказал что-то интересное о себе, а затем поделился этой информацией с большей группой. При планировании инструкций вы можете указать такие детали, как:

1. Как вы хотите, чтобы люди представили эту информацию группе
2. Какие темы для разговора вы хотите, чтобы они затрагивали
3. Хотите ли вы, чтобы они делали заметки
4. Сколько времени у них будет на это занятие

Четкие инструкции помогут вашей группе достичь желаемого результата. Как мама, я часто думаю об этом, когда даю указания своему сыну (не говоря уже о том, что группы, с которыми вы работаете, детские!). Это работает лучше всего, если я четко разбиваю шаги на действия и объясняю, как будет выглядеть конечная цель.

Некоторые простые способы сделать это включают заранее написанные инструкции на листе флип-чарта или слайде PowerPoint и попросить группу повторить шаги за вами, чтобы убедиться, что все понимают задание.

6. Активное слушание — любимая тренировка

В эффективном групповом сеансе все уйдут выровненными — на одной странице и говорящими на одном языке.Для этого вам нужно убедиться, что у каждого есть шанс быть услышанным и услышать друг друга. Лучший способ сделать это — развить свои навыки активного слушания и побудить свою группу делать то же самое.

Зеркалирование, перефразирование и отслеживание — это три инструмента, которые помогут вам в активном слушании. Зеркальное отражение — это когда вы дословно повторяете слова говорящего. Это помогает говорящему услышать то, что он только что сказал, демонстрирует нейтралитет и может помочь установить доверие. Помните, что зеркалированием вы сохраняете свой тон теплым и принимающим, и вы используете слова говорящего, а не свои.

Перефразирование, с другой стороны, является прямым способом показать говорящему и группе, что их мысли были услышаны и поняты. Перефразирование, в отличие от зеркального отображения, — это когда вы используете свои собственные слова, чтобы сказать то, что, по вашему мнению, сказал говорящий: «Похоже, вы говорите… [Вставьте перефразированное содержание]. Это то, что вы имели ввиду?»

И, наконец, отслеживание — это когда вы отслеживаете различные направления мысли, которые происходят одновременно в рамках одного обсуждения, помогая обобщить различные точки зрения и показать, что несколько идей одинаково верны.

7. Вы управляете временем как судья

Групповые занятия имеют ограничения по времени — в сутках ограниченное количество часов. Это означает, что вам нужно спланировать, сколько времени займут различные компоненты вашей сессии и сколько времени потребуется вашей группе для достижения целей сессии. Есть несколько различных способов следить за временем: использовать часы или телефон и сообщать людям, сколько времени проходит, использовать большие часы, которые может видеть вся группа, или делегировать хронометраж отдельным лицам или небольшим секционным группам.

Выберите метод, который позволит вам обращать внимание на то, что происходит в комнате, и позволит вашей группе легко отслеживать время для каждой задачи. Какой бы метод вы ни выбрали, подумайте о том, чтобы предупреждать людей о том, что время каждого действия подходит к концу. Вы можете произнести это вслух или поднять табличку («Осталось 2 минуты» или «Осталась 1 минута», например), чтобы не прерывать рабочий процесс или разговор группы.

8. Вы – фасилитационная версия Мэри Поппинс

Может быть, я встречаюсь здесь с собой, но что вы знаете об этом мастере на все руки волшебном работнике по уходу за детьми? Во-первых, у нее был мешок (точнее, кошелек) трюков на все случаи жизни. Вам нужно иметь собственный набор приемов, чтобы помочь группе достичь конечной цели. Иногда групповая сессия сбивается с пути или планы, которые вы изначально создали, не работают так, как вы ожидали. Подумайте о том, чтобы держать в запасе (на самом деле, он не должен быть бездонным; Мэри Поппинс — это вдохновляющая цель) список действий, который можно вытащить на случай, если план А не сработает.

Я люблю записывать как минимум 3 игры с именами, ледоколы, энерджайзеры и тимбилдинги и держать все необходимые материалы и реквизит наготове.Мне также нравится иметь наготове дополнительную бумагу, маркеры и расходные материалы на случай, если я захочу изменить то, как я думал о проведении мероприятия. Это означает, что я могу вытащить что-то из своей сумки и заставить это работать на группу в данный момент — и эта гибкость очень ценна.

9. Вы оценщик энергии

Мы не говорим здесь о чакрах и вихрях. Это просто факт жизни, что иногда группа людей входит в комнату и передает энергию — может быть, она устала, вялая, взволнованная, гиперактивная, глупая, негативная, застенчивая, нервная — что угодно! Иногда вам нужно сопоставить деятельность, которую вы имеете в виду, с энергией группы, а иногда вам нужно найти способы повысить энтузиазм и волнение группы с низким уровнем энергии.

Мне нравится держать под рукой несколько стимулирующих занятий, которые заставляют людей двигаться, заряжают энергией, фокусируют группу, поднимают настроение и заставляют людей мыслить творчески. Никто не делает свою работу лучше всего, когда чувствует себя подавленным или усталым, и несколько веселых занятий могут иметь большое значение для поднятия настроения в комнате до веселого и продуктивного уровня.

10. Вы гибки и способны адаптироваться на лету

Часть вашей работы в качестве фасилитатора включает в себя проверку вашей группой прогресса и процесса.Подумайте, как часто им может понадобиться перерыв. Периодически спрашивайте, как у всех дела и не пора ли сделать перерыв. Возможно, изначально вы планировали сделать перерыв на 30 минут, но сейчас он нужен группе, так что дайте им это! Речь идет о том, чтобы заботиться о вашей группе, чтобы помочь им работать наилучшим образом.

Вам также нужно подумать о своих планах и о том, находитесь ли вы на пути к выполнению всего, что запланировали. Если вы сбились с пути, сообщите об этом — скорее всего, они уже знают! «Как вы знаете, нам потребовалось больше времени, чтобы обсудить X, чем мы думали, и теперь у нас остался только 1 час на нашу встречу.Теперь пришло время проявить некоторую гибкость — спросить, что группа считает лучшим способом провести оставшееся время, и соответствующим образом изменить повестку дня.

11. Нейтральный фасилитатор против фасилитатора с повесткой дня

Меня как профессионального фасилитатора часто нанимают в качестве нейтральной третьей стороны, чтобы я помогал группе в процессе. В этом сценарии моя роль заключается в том, чтобы сосредоточиться на процессе, целях сессии и опыте групп в целом. В этой роли я нейтрально отношусь к содержанию, которое предлагает группа, и сосредотачиваюсь на том, как получить от них информацию для достижения цели сеанса.В этом контексте речь идет не о моих идеях, а о том, чтобы помочь их процессу.

Бывают случаи, когда я фасилитирую сессию, и меня ДЕЙСТВИТЕЛЬНО волнует содержание, и у меня есть повестка дня (и босс, у которого есть повестка дня) в той мере, в какой мне нужно от группы. В этих случаях я не нейтрален к содержанию. Я пытаюсь использовать навыки эффективного фасилитатора, зная, что буду взвешивать решения и обсуждения группы. В этом случае я стараюсь быть честным и ясным в том, какую роль я играю (член группы или фасилитатор), чтобы избежать путаницы.

Помните о своей роли на каждом сеансе — являетесь ли вы нейтральной стороной, чтобы облегчить процесс, или вы активно заинтересованы в результате? Затем настройте свое участие, чтобы соответствовать!

Как и в большинстве вещей, которые стоит делать, чтобы стать эффективным фасилитатором, нужна практика. Хорошо, что всем этим навыкам можно научиться — вам просто нужно выйти и попробовать их! Каждая группа отличается, и, работая над этими навыками, вы поймете, что лучше всего подходит для вашей команды и вашей организации.С вашей помощью на уровне эксперта все эти разные стили обучения и личности могут объединиться для получения потрясающих результатов.

Вы учитесь на практике? Приходите к нам на Основы фасилитации, чтобы лично изучить и попрактиковаться в этих инструментах!

О Ханне Фельдберг-Дубин

Публикация на этой неделе пришла к нам от ведущего тренера Ханны Фельдберг-Дубин, которую мы часто называем «швейцарским армейским ножом фасилитации» — независимо от ситуации, у нее есть идеальное задание, готовое помочь продвинуть группу вперед. Благодаря более чем 15-летнему опыту работы в качестве фасилитатора, тренера и консультанта, подход Ханны к решению проблем, ориентированный на людей, помог сотням команд и организаций достичь своих целей и лучше служить своим заинтересованным сторонам. Она работала с различными организациями в сфере социальных предприятий, некоммерческих организаций и образования, включая IBM, Me to We, Universal McCann, The Design Gym и General Assembly.

Ханна имеет степень магистра искусств в области изучения досуга Университета Ватерлоо и степень бакалавра в области управления отдыхом Университета Акадия.В своем исследовании она сосредоточилась на изучении оптимальных условий обучения, оценке программ, передаче обучения, положительном развитии молодежи и продуктивных организациях.

Какие навыки вам нужны, чтобы быть фасилитатором?

Пригласите любую группу умных, преданных своему делу и прямолинейных людей в комнату, и вы получите огромный потенциал — потенциал для решения насущных проблем и еще больший потенциал для создания хаоса.

Работать вместе сложно, несмотря на все самые лучшие намерения, и требуются значительные навыки и подготовка, чтобы быть тем, кто может помочь группе студентов или профессионалов преодолеть распространенные ловушки и быть продуктивным.

Именно поэтому профессиональные фасилитаторы становятся все более востребованными.

Что такое фасилитатор? Какова его роль?

На самом базовом уровне фасилитатор — это человек, способный помочь группам собраться вместе и работать над достижением наилучших возможных результатов. Фасилитаторы могут сделать это, создавая среду, в которой творчество и свобода мысли и самовыражения процветают в структурированных рамках. Независимо от того, является ли цель мозговым штурмом новых способов продвижения на рынок традиционного бизнеса или активным привлечением студентов высших учебных заведений к вдохновляющим дискуссиям под руководством студентов, опытный и обученный фасилитатор бесценен.

У фасилитаторов образования нет ни одной роли. Вместо этого они опираются на ряд академических дисциплин, столь же разнообразных, как теория обучения, психология, управление проектами и общение, чтобы обеспечить бесперебойную работу класса или семинара и способность всех участников достичь целей занятия. Эти цели могут быть такими же разнообразными, как разрешение конфликтов и достижение консенсуса, и для них требуется кто-то, кто может действовать одновременно как муза, судья, церемониймейстер, чирлидер и сторонник дисциплины.

В чем разница между тренером и фасилитатором?

Люди часто путают роль тренера и фасилитатора. Важно понимать, что они не одинаковы и имеют совершенно разные и противоположные цели. В то время как инструкторы являются инструкторами, которые передают знания другим, фасилитаторы вообще не несут ответственности за какую-либо передачу информации. На самом деле, профессиональным фасилитаторам в бизнес-среде нередко не хватает глубокого понимания предмета.Однако фасилитаторы образования должны выполнять обе роли.

Фасилитаторы должны иметь возможность интеллектуально и эмоционально отделить себя от обсуждаемой темы и вместо этого сосредоточиться на установлении и поддержании процедур и политики класса.

Какие навыки вам нужны, чтобы быть фасилитатором?

Ведущим никто не рождается, но человек может научиться им стать. Профессиональный фасилитатор должен обладать широким спектром навыков.

Ниже перечислены шесть основных компетенций, которыми должны овладеть все фасилитаторы, чтобы хорошо работать на своих должностях:

1.Сохранение нейтралитета, когда это необходимо.

Способность руководить группой с расходящимися идеями без сознательного или подсознательного влияния на кого-либо трудна. Люди по своей природе не нейтральны, и фасилитатору требуется высокий уровень осознания и контроля, чтобы скрывать свои убеждения. Тем не менее, это навык, который требуется хорошему фасилитатору в некоторых ситуациях. Многие предприятия нанимают внешних фасилитаторов специально из-за их способности не принимать чью-либо сторону. С другой стороны, некоторые фасилитаторы помогают продвигать конкретную повестку дня.В этих случаях требуется, чтобы фасилитатор делал тонкие, легкие прикосновения, направляя группу к предпочтительному результату, не подавляя участия всех участников.

2. Четкое и позитивное общение.

Без надлежащей коммуникации проведение семинара — просто колоссальная трата времени каждого. Фасилитатор должен не только чувствовать себя комфортно и уверенно, выступая перед группой людей, но также должен быть в состоянии быть ясным и кратким в своих словах. Это особенно верно, когда вы даете инструкции для групповой деятельности или задаете вопросы, чтобы стимулировать дальнейшее обсуждение.Но хороший коммуникатор умеет не только говорить, но и, что более важно, уметь слушать. Отличные фасилитаторы — это активные слушатели, способные прояснить и расширить комментарии участников, используя эффективные и исчерпывающие дополнительные вопросы.

3. Создание положительной и, возможно, новой групповой динамики.

Иногда фасилитаторы имеют дело с группами незнакомых людей, но чаще им необходимо проводить семинары и занятия с теми, кто уже хорошо знает друг друга. Хотя может показаться, что создать синергию между неизвестными людьми будет сложнее, часто это не так.Более сложной ситуацией обычно является второй сценарий, когда люди установили рабочие отношения. Существующие иерархии, предвзятые предубеждения и установленные ожидания могут препятствовать творчеству и снижать шансы на положительный результат. Хороший фасилитатор может распознать эти потенциальные препятствия и сформировать новую групповую динамику, чтобы уменьшить их влияние.

4. Эффективное управление временем.

Время — это один из ресурсов, который невозможно заменить, и хороший фасилитатор — это тот, кто не только умеет максимально эффективно использовать отведенное на семинаре время, но и может планировать деятельность таким образом, чтобы поддерживать энергию и энтузиазм участников.Для этого требуется глубокое понимание групповой динамики, талант к планированию и умственная гибкость, позволяющая вносить коррективы на лету. Поначалу может показаться почти невозможным, чтобы занятия проходили гладко, чтобы участники не чувствовали спешки или скуки, но при наличии надлежащих методов и большого опыта это возможно.

5. Поддержание бодрости и энергии.

Это просто факт человеческой природы. Мало кто рад посещению другого класса. Обычно это так, независимо от темы и уровня ее важности.Это нежелание некоторых участников открыто вовлекаться в то, что происходит во время сеанса, может помешать всей группе достичь своих целей. Одна из основных целей фасилитатора — найти способы вдохновить участников преодолеть любые первоначальные сомнения и почувствовать себя достаточно уверенными и вдохновленными, чтобы внести свой вклад в процесс, даже если изначально у них не было для этого никакой мотивации. Для этого есть несколько способов, от дурацких до более изощренных. Опытный фасилитатор знает, что использовать, чтобы соответствовать ситуации и, что более важно, чтобы соответствовать конкретным членам группы.

6. Проявление невозмутимого хладнокровия и терпения.

Что-то идет не так. Дискуссии накаляются, технологии дают сбой, а классы редко идут по плану, несмотря даже на самую лучшую подготовку. Что бы ни случилось, хороший фасилитатор не должен казаться смущенным. В то время как некоторые люди, как правило, более устойчивы, чем другие, лучшая защита от волнения — это надлежащая программа обучения фасилитаторов. Хотя область профессиональных фасилитаторов является относительно новой, существует несколько хорошо зарекомендовавших себя вариантов обучения.

Глава 16. Групповая фасилитация и решение проблем | Раздел 2. Развитие навыков фасилитации | Основной раздел

• Что такое навыки содействия?

• Зачем нужны навыки фасилитации?

• Как вы помогаете?

• Как правильно спланировать процесс фасилитации?

• Координация встречи или сеанса планирования: что это такое?

• Навыки и советы фасилитатора

• Борьба с разрушителями: профилактика и вмешательство

Что такое навыки фасилитации?

Общественные организации нацелены на действие. В наших сообществах есть неотложные проблемы и вопросы, которые нам необходимо решить. Вот почему мы собрались вместе в первую очередь, не так ли? Но чтобы группы были действительно успешными, нам нужно потратить некоторое время на то, чтобы сосредоточиться на навыках, которые наши члены и лидеры используют для того, чтобы все эти действия происходили как внутри, так и за пределами наших организаций.

Одним из наиболее важных наборов навыков для руководителей и участников являются навыки фасилитации. Это навыки «процесса», которые мы используем, чтобы направлять и направлять ключевые части нашей организационной работы с группами людей, такие как собрания, сессии по планированию и обучение наших членов и лидеров.

Будь то собрание (большое или маленькое) или тренинг, кто-то должен формировать и направлять процесс совместной работы, чтобы вы достигли своих целей и выполнили то, что намеревались сделать. В то время как группа людей может определить повестку дня и определить цели, один человек должен сосредоточиться на том, как вы собираетесь продвигаться по своей повестке дня и эффективно достигать этих целей. Это человек, которого мы называем «фасилитатор».

Итак, чем фасилитирование отличается от председательства на собрании?

Так и есть, и нет.Фасилитация имеет три основных принципа:

• Фасилитатор — это проводник, помогающий людям пройти через процесс вместе, а не вместилище мудрости и знаний. Это означает, что фасилитатор должен не высказывать мнения, а извлекать мнения и идеи членов группы.
• Фасилитация фокусируется на том, как люди участвуют в процессе обучения или планирования, а не только на том, что достигает
• Фасилитатор нейтрален и никогда не принимает чью-либо сторону

Лучшие стулья для совещаний считают себя фасилитаторами.В то время как они должны пройти через повестку дня и убедиться, что важные вопросы обсуждены, приняты решения и предприняты действия, хорошие председатели не чувствуют, что у них есть ответы на все вопросы или что они должны говорить все время. Самое главное – это то, что говорят участники встречи. Итак, сосредоточьтесь на том, как организована встреча, и проведите ее, чтобы убедиться, что все могут принять в ней участие. Сюда входят такие вещи, как:

• Убедиться, что всем комфортно участвовать
• Разработка структуры, позволяющей услышать идеи каждого
• Сделать так, чтобы участники чувствовали себя хорошо в связи с их вкладом в собрание
• Убедиться, что группа чувствует, что идеи и решения принадлежат им, а не только лидеру.Поддерживать идеи каждого и никого не критиковать за то, что они сказали.

Зачем нужны навыки фасилитации?

Если вы хотите хорошо планировать, поддерживать вовлеченность членов и создавать реальные возможности для лидерства в вашей организации и развивать навыки у своих членов, вам необходимы навыки фасилитатора. Чем больше вы знаете о том, как сформировать и запустить хороший процесс обучения и планирования, тем больше ваши участники будут чувствовать себя уверенными в своих собственных идеях и участии, сохранят вклад в вашу организацию, возьмут на себя ответственность и сопричастность, и тем лучше будут ваши встречи. .

Как вы помогаете?

Встречи составляют большую часть нашей организационной жизни. Кажется, мы всегда идем от одной встречи к другой. Следующая сессия в наборе инструментов посвящена подробному планированию и проведению хороших встреч. Но здесь мы собираемся поработать над навыками процесса, которыми должны обладать хорошие руководители собраний. Помните, что эти навыки фасилитатора полезны не только на встречах: для планирования; для «выращивания» новых лидеров; для разрешения конфликтов; и для поддержания хорошей связи в вашей организации.

Кто-нибудь может научиться организовывать встречи?

Да, в определенной степени. Быть хорошим фасилитатором — это и умение, и искусство. Это навык, с помощью которого люди могут изучить определенные техники и улучшить свои способности с практикой. Это искусство в том смысле, что у одних людей просто больше способностей к нему, чем у других. Иногда руководителям организаций требуется проводить встречи: таким образом, президенты советов директоров должны быть обучены тому, как проводить встречи. Но другие встречи и встречи по планированию не требуют, чтобы какой-либо один человек выступал в качестве фасилитатора, поэтому ваша организация может привлечь участников, обладающих навыками и талантом.

Иными словами, содействие на самом деле означает:

• Понимание целей собрания и организации
• Сохранение повестки дня группы и продвижение вперед
• Вовлечение всех в собрание, в том числе выманивание тихих участников и контроль над властными
• Обеспечение демократического принятия решений

Как правильно спланировать процесс фасилитации?

Хорошего фасилитатора заботит как результат собрания или сессии планирования, как люди на собрании участвуют и взаимодействуют, так и сам процесс.Хотя достижение целей и результатов, которых все хотят, конечно же, важно, фасилитатор также хочет убедиться, что процесс налажен, что все вовлечены, и что опыт является наилучшим для участников.

При планировании хорошего процесса встречи фасилитатор обращает внимание на:

• Климат и окружающая среда
• Логистика и обустройство помещений
• Основные правила

Хороший фасилитатор заранее составит планы в каждой из этих областей. Давайте посмотрим на некоторые особенности.

Климат и окружающая среда

Существует множество факторов, влияющих на то, насколько безопасно и комфортно люди чувствуют себя при взаимодействии друг с другом и участии. Обстановка и общий «климат» встречи или совещания по планированию задают важный тон для участия.

Ключевые вопросы, которые вы бы задали себе в качестве фасилитатора, включают:

• Знакомо ли это место, где люди чувствуют себя комфортно? Признайтесь, если вы планируете провести интерактивную встречу за столом для переговоров в офисе мэра, некоторые из ваших людей могут чувствовать себя запуганными и не в своей среде.Удобное и привычное расположение является ключевым фактором.
• Доступен ли сайт собрания для всех? Если нет, предоставили ли вы транспорт или сопровождение, чтобы помочь людям добраться до объекта? Психологически, если люди чувствуют, что это место слишком далеко от них или находится в месте, которое они считают «опасным», это может оттолкнуть их даже от прихода. Если они действительно придут, они могут прийти с ощущением, что они на самом деле не нужны или что их потребности не учитываются. Это может серьезно помешать общению и участию.Еще одно напоминание: могут ли пользоваться сайтом люди с ограниченными возможностями?
• Подходит ли место по размеру? Слишком большой? Слишком маленький? Если вы хотите, чтобы группа планирования чувствовала себя командой, большой конференц-зал только на 10–15 человек может показаться пугающим и заставить людей чувствовать себя застенчивыми и тихими. С другой стороны, если вы проводите собрание с группой из 30 человек, небольшой конференц-зал, в котором люди неловко прижимаются друг к другу, может стать помехой: люди ерзают на своих местах, встают, чтобы потянуться и подышать воздухом.Это может вызвать настоящий перелом в настроении и ощущениях от встречи или планирования. Вы хотите, чтобы люди оставались сосредоточенными и расслабленными. Мораль: выбирайте размер комнаты, соответствующий размеру вашей группы.

Логистика и организация помещений

Хотите верьте, хотите нет: то, как люди сидят, голодны ли они и слышат ли они, может повлиять на ваш процесс планирования. Вас как фасилитатора должна волновать логистика встречи, независимо от того, несете ли вы за нее ответственность или нет.Некоторые вещи, которые следует учитывать:

• Расположение стульев: Стулья, расставленные по кругу или вокруг стола, способствуют обсуждению, равенству и знакомству. Подиумы для докладчиков и сидячие места в стиле лекций заставляют людей чувствовать себя запуганными и формальными. Избегайте их любой ценой.
• Места, где можно повесить газетную бумагу: во время собрания вы можете использовать много газетной бумаги или другого места на доске. Можно ли использовать скотч, не повреждая стены? Имеется ли мольберт? Достаточно ли места, чтобы важные материалы оставались видимыми, а не удалялись?
• Лист регистрации: есть ли стол для людей?
• Закуски: урчание в животе определенно отвлечет людей от собрания. Если у вас есть прохладительные напитки, кто их приносит? Вам нужны розетки для кофейников? Можете ли вы организовать все так, чтобы люди могли получить еду, не мешая собранию? А кто потом убирает?
• Микрофоны и аудиовизуальное оборудование: Вам нужен микрофон? Видеокамеры? Может ли кто-нибудь настроить и протестировать оборудование перед тем, как вы начнете?

Чтобы создать не только безопасную, но и комфортную среду, хороший фасилитатор должен учитывать еще несколько моментов. Как вы защищаете людей, которые беспокоятся, что их идеи будут подвергнуты нападкам или осмеянию? Как вы сдерживаете громких болтунов, которые склонны доминировать, и в то же время заставляете их чувствовать себя хорошо от своего участия? Большая часть ответа лежит в Основных правилах.

Основные правила

Большинство совещаний имеют определенные правила работы. Некоторые группы используют правила порядка Роберта (парламентская процедура) для проведения своих собраний, в то время как у других есть правила, которые они приняли с течением времени. Если вы хотите, чтобы участие было плавным, а люди действительно чувствовали заинтересованность в следовании правилам, лучший способ — это предложить группе разработать их в качестве одного из первых шагов в этом процессе. Это создает у участников чувство силы («Эй, она не говорит нам, как действовать.Нам решать, что мы считаем важным!») и гораздо большее чувство вклада в соблюдение правил. Общие основные правила таковы:

• Говорит один человек
• Поднимите руку, если вам есть что сказать
• Слушайте, что говорят другие люди
• Не высмеивать и не нападать на чужие идеи
• Приходить вовремя, возвращаясь с перерывов (если встреча долгая)
• Уважайте друг друга

Процесс разработки основных правил:

• Начните с того, что скажите людям, что вы хотите установить некоторые основные правила, которым все будут следовать во время нашей встречи.Повесьте на стену чистый лист газетной бумаги с заголовком «Основные правила».
• Запросите любые предложения от группы. Если никто ничего не говорит, начните с того, что повесьте его сами. Это обычно отталкивает людей.
• Пишите любые предложения на газетной бумаге. Обычно наиболее эффективно «проверить» со всей группой, прежде чем излагать идею («Сью предложила поднять руки, если нам есть что сказать. Это устраивает всех?») После того, как вы получили 5 или 6 хороших правила вверх, проверьте, есть ли у кого-нибудь другие предложения.
• Когда вы закончите, спросите группу, согласны ли они с этими Основными правилами и готовы ли им следовать. Убедитесь, что люди действительно говорят «да» вслух. Это имеет значение!

Сопровождение встречи или сеанса планирования

Как мы уже говорили, фасилитатор отвечает за обеспечение «безопасного» климата и рабочей атмосферы на встрече. Но вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Что я на самом деле делаю во время собрания, чтобы управлять процессом?» Вот основные шаги, которые могут стать руководством для вашего ведущего:

Начать встречу вовремя

Немногие из нас начинают собрания вовремя. Результат? Те, кто приходит вовремя, чувствуют себя обманутыми, потому что поторопились! Начинайте с опоздания не более чем на пять минут, максимум на десять и благодарите всех, кто пришел вовремя. Когда опоздавшие опаздывают, не останавливайте свой процесс, чтобы признать их. Подождите до перерыва или другого подходящего времени, чтобы они представились.

Добро пожаловать всем

Обязательно приветствуйте всех, кто приходит. Не жалуйтесь на размер группы, если явка мала! Ничто не оттолкнет людей, которые сделали быстрее.Поблагодарите всех, кто пришел, и проанализируйте явку позже. Иди с тем, кто у тебя есть.

Знакомьтесь

Есть много способов представиться друг другу, которые лучше, чем просто ходить по комнате. Типы представлений, которые вы делаете, должны зависеть от того, какое у вас собрание, количество людей, общие цели собрания и какую информацию было бы полезно узнать. Некоторые ключевые вопросы, которые вы можете задать участникам, чтобы они включили их в свои представления:

• Как вы впервые связались с нашей организацией? (если уже участвует большинство людей, но участники плохо знают друг друга)
• Что вы хотите узнать о нашей организации? (если собрание назначено для представления вашей организации другой организации)
• Что вас больше всего злит в этой проблеме? (если собрание созывается для обсуждения конкретной проблемы)

Иногда мы совмещаем знакомство с чем-то, что называется «ледоколом». » Ледоколы могут:

• Преодолеть чувство незнакомости и застенчивости
• Помогите людям сменить роль — с «рабочей» личности на «более человеческую»
• Почувствуйте себя частью команды
• Создание сетевых возможностей
• Помогите участникам поделиться навыками и опытом

Некоторые способы знакомства и ледокола:

• В парах попросите людей повернуться к человеку рядом с ними и назвать свое имя, организацию и три других факта о себе, которые другие могут не знать.Затем попросите каждую пару представить группе друг друга . Это помогает знакомить незнакомцев и людям чувствовать себя в безопасности — они уже знают по крайней мере одного человека, и им не нужно делиться информацией непосредственно перед большой группой в начале собрания.
• Сформируйте небольшие группы и попросите каждую из них решить головоломку. Попросите их представиться своей группе, прежде чем они приступят к работе. Это помогает создать ощущение командной работы.
• В большой группе пусть каждый запишет два верных утверждения о себе и одно ложное.Затем каждый человек читает свои утверждения, и вся группа должна угадать, какое из них неверно. Это помогает людям познакомиться и расслабиться.
• Дайте каждому участнику опрос и попросите участников опросить друг друга, чтобы найти ответы. Задайте вопросы о навыках, опыте, мнениях по проблеме, над которой вы будете работать, и т. д. Когда все закончат, попросите участников поделиться полученными ответами.

При знакомстве и разборках важно помнить:

• Каждый участник должен принять участие в мероприятии.Единственным исключением могут быть опоздавшие, прибывшие после завершения знакомства. При первой же возможности попросите опоздавших назвать свое имя и любую другую информацию, которой, по вашему мнению, они должны поделиться, чтобы все чувствовали себя комфортно и были равны.
• Будьте внимательны к культуре, возрасту, полу и уровню грамотности участников и любым другим факторам при принятии решения о том, как проводить знакомство. Например, деятельность, требующая физического контакта или чтения длинных инструкций, может не подходить для вашей группы.Кроме того, имейте в виду, чего вы хотите достичь с помощью этой деятельности. Не принимайте решение сделать что-то только потому, что это кажется забавным.
• В начале встречи важно, чтобы все чувствовали себя желанными и выслушанными. В противном случае участники могут чувствовать себя некомфортно и невостребованными и впоследствии не будут хорошо участвовать. Кроме того, если вы не получите базовой информации о том, кто там находится, вы можете упустить некоторые золотые возможности. Например, в комнате может находиться редактор районной газеты; но если вы не знаете, вы упустите возможность потенциального интервью или специального освещения.
• И не забудьте представиться. Вы хотите убедиться, что вы пользуетесь доверием, чтобы способствовать встрече, и что люди немного знают о вас. Надежность не означает, что у вас есть высшее образование или 15 лет опыта работы фасилитатором. Это просто означает, что вы делитесь своим опытом, чтобы люди знали, почему вы участвуете в фасилитации и что побудило вас высказаться.

Ознакомиться с повесткой дня, целями и основными правилами собрания

Обсудите, что произойдет на собрании.Посоветуйтесь с группой, чтобы убедиться, что они согласны с повесткой дня и любят ее. Вы никогда не знаете, захочет ли кто-то прокомментировать и предложить что-то немного другое. Это формирует чувство сопричастности к собранию и позволяет людям заранее понять, что вы здесь, чтобы способствовать их процессу и их собранию , а не вашей собственной повестке дня.

То же самое относится и к результатам встречи. Вы также захотите обсудить это с людьми, чтобы узнать их мнение и убедиться, что это именно те результаты, которые они ищут.Здесь также вступают в действие основные правила, которые мы рассмотрели ранее.

Поощрять участие

Это одна из ваших основных должностей фасилитатора. В ваших силах заставить тех, кому нужно слушать, слушать, а тех, кому следует говорить. Поощряйте людей делиться своим опытом и идеями и призывайте тех, у кого есть соответствующая справочная информация, делиться ею в подходящее время.

Придерживаться повестки дня

Группы имеют тенденцию далеко отходить от первоначальной повестки дня, иногда даже не подозревая об этом.Когда вы услышите, что дискуссия зашла в тупик, обратите на это внимание группы. Вы можете сказать: «Это интересный вопрос, но, возможно, нам следует вернуться к первоначальному обсуждению».

Избегайте подробного принятия решений

Иногда группам легче обсудить цвет салфеток, чем реальные проблемы, с которыми они сталкиваются. Помогите группе не погружаться в детали. Вместо этого предложите: «Возможно, комитет мог бы решить этот вопрос». Вы действительно хотите участвовать в таком уровне детализации?

Искать обязательства

Получение обязательств для будущего участия часто является достижением цели. Вы хотите, чтобы лидеры выполняли определенные задачи, люди добровольно помогали в кампании или организации поддерживали вашу группу. Убедитесь, что для поиска обязательств выделено достаточно времени. Для небольших встреч запишите имена людей на газетной бумаге рядом с задачами, которые они согласились выполнить.

Одно из важных практических правил заключается в том, что никто не должен уходить с собрания без дела. Никогда не закрывайте встречу словами: «Мы свяжемся с вами, чтобы подтвердить, как вы хотели бы принять участие.» Лови момент! Запиши их!

Закрыть каждый предмет

Многие группы будут обсуждать вещи в десять раз дольше, чем им нужно, если фасилитатор не поможет им понять, что они в основном согласны. Обобщите консенсусную позицию или попросите кого-нибудь в группе обобщить пункты согласия, а затем двигайтесь вперед. Если один или два человека не согласны, сформулируйте ситуацию как можно яснее: «У Тома и Левонии, кажется, другие чувства по этому поводу, но все остальные, кажется, идут в этом направлении. Возможно, мы решим пойти в направлении, которого хочет большая часть группы, и, возможно, Том и Левония смогут связаться с нами по другим способам решения их проблем». с некоторыми вариантами

Некоторые группы твердо настроены на достижение консенсуса по вопросам, прежде чем двигаться дальше. Если ваша группа входит в их число, обязательно прочитайте хорошее руководство или книгу о принятии решений на основе консенсуса. Однако многие группы считают, что голосование — прекрасный способ принятия решений.Хорошее эмпирическое правило заключается в том, что голосование должно быть одобрено большинством в две трети, чтобы решение было действительным. Чтобы большинство групп работали хорошо, они должны стремиться к консенсусу, где это возможно, но при необходимости проводить голосование, чтобы продвинуть процесс вперед.

Уважать права каждого

Фасилитатор защищает застенчивых и тихих людей на собрании и побуждает их высказываться. Также важно не допустить, чтобы властные люди монополизировали собрания или высмеивали идеи других.

Иногда люди доминируют в обсуждении, потому что они действительно увлечены проблемой и им есть что сказать. Один из способов направить их интерес — предложить им рассмотреть возможность работы в комитете или целевой группе по этому вопросу. Однако другие люди говорят, чтобы слышать самих себя. Если кто-то такой появится на вашей встрече, загляните в эту главу дальше, чтобы найти несколько советов о том, как вести себя с «нарушителями порядка».

Будь гибким

Иногда на совещании возникают настолько важные вопросы, что они занимают гораздо больше времени, чем вы думали.Иногда о них вообще никто не думает. У вас может уйти время или вам придется изменить свою повестку дня, чтобы обсудить их. Обязательно уточните у группы, нормально ли это. прежде чем перейти к пересмотренной повестке дня. При необходимости попросите пятиминутный перерыв, чтобы обсудить с ключевыми руководителями или участниками, как решить проблему и как изменить повестку дня. Будьте готовы порекомендовать альтернативную повестку дня, опуская некоторые пункты, если это необходимо.

Подвести итоги встречи и необходимые последующие действия

Перед завершением совещания подведите итоги принятых ключевых решений и того, что еще произошло.Не забудьте также обобщить последующие действия, которые были согласованы и должны быть осуществлены. Напомните людям, сколько хорошей работы было проделано и насколько эффективной, надеюсь, была встреча. Вернитесь к целям или результатам, чтобы показать, как многого вы достигли.

Поблагодарить участников

Уделите минутку, чтобы поблагодарить людей, которые подготовили что-то к собранию, обустроили комнату, принесли закуски или сделали что-либо, чтобы собрание состоялось. Поблагодарите всех участников за их вклад и энергию, а также за успех встречи.

Закрыть собрание

Люди ничего не ценят больше, чем встречи, которые заканчиваются вовремя! Обычно хорошей идеей является какое-то «закрытие» встречи, особенно если она была длинной, если были какие-то неприятные ситуации, которые вызывали напряжение, или если люди особенно усердно работали, чтобы прийти к решениям или составить планы.

Хороший способ завершить собрание — пройтись по комнате и попросить участников произнести одно слово, описывающее их чувства теперь, когда вся эта работа уже сделана.Обычно вы получаете ответы от «истощенных» до «заряженных энергией»! Если это была хорошая встреча, даже «измученные» останутся перед уходом.

Навыки и советы фасилитатора

Вот еще несколько моментов, о которых следует помнить, чтобы максимально повысить свою роль фасилитатора:

Не запоминайте сценарий

Даже с хорошо подготовленной повесткой дня и ключевыми моментами, которые вы должны сделать, вы должны быть гибкими и естественными. Если люди почувствуют, что вы читаете заученные строки, они почувствуют, что с ними разговаривают свысока, и не ответят свободно.

Наблюдайте за языком тела группы

Люди ерзают на своих местах? Им скучно? Усталый? Выглядишь растерянным? Если люди кажутся беспокойными или растерянными, возможно, вам следует сделать перерыв или ускорить или замедлить темп встречи. И если вы видите растерянные взгляды на слишком многих лицах, вам может потребоваться остановиться и связаться с группой, чтобы убедиться, что все знают, где вы находитесь в повестке дня, и что группа с вами.

Всегда возвращайтесь к группе

Будьте осторожны при выборе места встречи.Пересматривайте после каждой основной части процесса, чтобы увидеть, есть ли вопросы, и что все понимают и согласны с принятыми решениями.

Подведение итогов и пауза

Когда вы закончите обсуждение пункта или части процесса встречи, подведите итоги того, что было сделано и принято решение, и сделайте паузу для вопросов и комментариев, прежде чем двигаться дальше. Научитесь «чувствовать», как долго нужно делать паузу — слишком короткая, и у людей действительно нет времени задавать вопросы; слишком долго, и люди начнут чувствовать себя неловко из-за тишины.

Следите за своим поведением

Сделайте перерыв, чтобы успокоиться, если вы нервничаете или теряете контроль. Следите за тем, чтобы вы не повторялись, не произносили «а» между каждым словом и не говорили слишком быстро. Следите за своим голосом и манерой поведения. (Вы стоите слишком близко к людям, чтобы они чувствовали себя напуганными, устанавливаете зрительный контакт, чтобы люди чувствовали себя вовлеченными?) То, как вы действуете, влияет на то, что чувствуют участники.

Займи свои руки

Держитесь за маркер, мел или спинку стула.Не играй со сдачей в кармане!

Следи за своей речью

Будьте осторожны, чтобы не оскорбить и не оттолкнуть кого-либо в группе. Используйте матерные слова на свой страх и риск!

Использовать собственный язык тела

Использование языка тела для управления динамикой в ​​комнате может быть отличным инструментом. Подойдя ближе к застенчивому, тихому участнику и попросив его высказаться, он может почувствовать себя более готовым, потому что он может смотреть на вас, а не на большую группу, и чувствовать себя менее напуганным. Кроме того, ходьба вовлекает людей в процесс. Не просто стойте перед комнатой на протяжении всей встречи.

Не разговаривайте с газетной бумагой, доской или стеной — они не ответят!

Всегда ждите, пока вы перестанете писать и повернетесь лицом к группе, чтобы поговорить.

Борьба с разрушителями: профилактика и вмешательство

Наряду с этими советами по фасилитации, есть некоторые вещи, которые вы можете сделать, чтобы предотвратить нарушение до того, как оно произойдет, и остановить его, когда оно происходит на собрании.Наиболее распространенными типами разрушителей являются люди, которые пытаются доминировать, продолжают отклоняться от повестки дня, ведут сторонние разговоры с человеком, сидящим рядом с ними, или люди, которые думают, что они правы, высмеивают и нападают на чужие идеи.

Предупреждения. Попробуйте использовать эти «Предотвращения» при настройке собрания, чтобы попытаться исключить прерывание:

Получите согласие по повестке дня, основным правилам и результатам. Другими словами, договоритесь о процессе. Эти соглашения о процессах создают ощущение общей ответственности и ответственности за собрание, совместной ответственности за то, как проводится собрание, и группового вклада в достижение результатов и целей.

Слушай внимательно. Не делайте вид, что слушаете, что говорит кто-то на собрании. Люди могут сказать. Слушайте внимательно, чтобы понять, о чем кто-то говорит. И проверяйте, подводите ли вы итоги, всегда спрашивая человека, правильно ли вы поняли его идею.

Проявите уважение к опыту. Мы не можем сказать достаточно. Поощряйте людей делиться стратегиями, историями с мест и уроками, которые они извлекли. Цените опыт и мудрость в комнате.

Узнайте ожидания группы. Не забудьте с самого начала выяснить, для чего, по мнению участников, они собираются. Когда вы узнаете, четко определите, что будет и что не будет обсуждаться на этой встрече. Составьте план того, как освещать вопросы, которые не будут рассмотрены: запишите их на газетной бумаге и договоритесь обсудить их в конце собрания или попросите группу договориться о последующем собрании для обсуждения нерешенных вопросов.

Существует множество способов узнать, чего группа ожидает от встречи: Попросите всех закончить это предложение: «Я хочу сегодня уйти отсюда со знанием дела….» Вы не хотите, чтобы люди, сидящие на собрании, злились из-за того, что они оказались не в том месте, и никто не удосужился спросить их, чего они хотели здесь добиться. Эти люди могут разыграть свое разочарование во время собрания и стать ваши самые большие разрушители

Оставайтесь в роли координатора. Вы не можете быть эффективным фасилитатором и участником одновременно. Когда вы переходите черту, вы рискуете оттолкнуть участников, вызвать недовольство и потерять контроль над собранием.Предлагайте стратегии, ресурсы и идеи для работы группы, но 90 142, а не 90 143 мнения.

Не обороняйся. Если на вас нападают или критикуют, сделайте «мысленный шаг» назад, прежде чем ответить. Как только вы станете защищаться, вы рискуете потерять уважение и доверие группы, и люди могут подумать, что они не могут быть с вами честными.

«Бай-ин» сильные игроки. Эти люди могут превратить вашу встречу в кошмар, если они не чувствуют, что их влияние и роль не признаются и не уважаются.Если возможно, дайте им подтверждение в начале собрания. Попробуйте давать им роли, которые они будут играть во время встречи, например, быть «рупором» для вас на перерывах, чтобы узнавать о том, как проходит встреча.

Вмешательства. Попробуйте использовать эти «вмешательства», когда во время встречи происходит сбой:

• Пусть группа решит . Если кто-то доминирует на собрании, отказывается придерживаться повестки дня, снова и снова поднимает один и тот же вопрос или бросает вызов тому, как вы ведете собрание:
  • Сначала попробуйте напомнить им о согласованной повестке дня.Если это не сработает, расскажите об этом группе и спросите их, что они думают об участии этого человека. Пусть группа поддержит вас.
• Используйте повестку дня и основные правила . Если кто-то продолжает отходить от повестки дня, на протяжении всей встречи ведет сторонние разговоры, словесно нападает на других:
  • Вернитесь к этой повестке дня и основным правилам и напомните людям о договоренностях, достигнутых в начале встречи.
• Будьте честны: скажите, что происходит . Если кто-то пытается вас запугать, если вы чувствуете себя расстроенным или подавленным, если вам нужно потянуть группу за собой:
  • Лучше сказать, что происходит, чем пытаться это скрыть. Все будут знать о динамике в комнате. Группа поддержит вас, если вы будете честны и откровенны в отношении ситуации.
• Юмор . Если в комнате много напряжения, если на собрании есть люди, которые не хотят быть там, если люди боятся/стесняются участвовать, если вы посторонний:
  • Попробуйте юмористический комментарий или шутку.Если это самоуничижение, тем лучше. Юмор почти всегда поднимает настроение. Это одно из лучших средств для снятия напряжения, которое у нас есть.
• Принять или узаконить точку или сделку . Если есть кто-то, кто продолжает выражать сомнения в способности группы чего-то добиться, озлоблен и отвергает предложения других, продолжает снова и снова поднимать одну и ту же точку зрения, кажется, у него проблемы с властью:
  • Попробуйте один или несколько из этих подходов : Покажите, что вы понимаете их проблему, ясно дав понять, что вы слышите, насколько это важно для них.Узаконьте проблему, сказав: «Это очень важный момент, и я уверен, что мы все считаем его критическим». Заключите сделку, чтобы решить их проблему в течение короткого периода времени («Хорошо, давайте разберемся с вашей проблемой в течение 5 минут, а затем мы должны двигаться дальше».) Если это не сработает, согласитесь отложить вопрос до в конце встречи или создать комитет для дальнейшего изучения.
• Использовать язык тела . Если продолжают происходить сторонние разговоры, если необходимо участие тихих людей, если необходимо перефокусировать внимание:
  • Используйте язык тела.Подойдите ближе к говорящим или к тихим. Установите с ними зрительный контакт, чтобы привлечь их внимание и сообщить о своих намерениях.
• Сделай перерыв . Если менее конфронтационная тактика не сработала, кто-то продолжает словесно нападать на других, перетасовывать бумаги, перебивать других:
  • В случае, если вы попробовали все вышеперечисленные предложения и ничего не сработало, пришло время сделать перерыв, пригласить нарушителя выйти из комнаты и вежливо, но твердо заявить о своих чувствах по поводу того, насколько разрушительным является его поведение для группы.Дайте понять, что сбою необходимо положить конец. Но также попытайтесь выяснить, что происходит, и посмотрите, есть ли другие способы решить проблемы этого человека.
• Конфронтация в комнате Если ничего не помогло, если вы уверены, что это не вызовет ответной реакции, если группа поддержит вас, и если вы пробовали все остальное:
  • Вежливо, но очень жестко дайте отпор нарушителю в комнате. Четко скажите человеку, что нарушение должно прекратиться сейчас же.Используйте язык тела, чтобы побудить других членов группы поддержать вас. Это абсолютно крайняя мера, когда нужно действовать и не остается никаких альтернатив!

Что такое фасилитатор совещаний? 4 причины, по которым вашей встрече нужен фасилитатор

Согласно исследованию, проведенному Harvard Business Review, 71% руководителей высшего звена в различных отраслях считают встречи непродуктивными и неэффективными. Одна из главных ошибок в этом отсутствие производительности? Отсутствие фасилитатора.Встречи без надлежащего (или какого-либо) сопровождения, как правило, барахтаются на грани великих идей. Как только члены команды делегируют роль создателя повестки дня и модератора удаленного участника фасилитатору, этот человек освобождается, чтобы сосредоточиться на продуктивном вкладе, а не на структуре собрания.

Представьте себе: пришло время вашей еженедельной встречи, о чем сигнализирует будильник календаря на вашем телефоне, вы делаете паузу, чтобы собраться, прежде чем отправиться в конференц-зал и взять свой любимый стул. Или, может быть, вы проверяете свои зубы на отражающей поверхности своего телефона, улыбаетесь в камеру на своем компьютере и входите в свою виртуальную комнату для совещаний.

Как бы вы ни пришли на собрание, одно и то же остается верным: у каждого есть потенциал творить и вдохновлять. Итак, нет ничего более разочаровывающего, чем прийти на встречу взволнованным и обнаружить, что вы и ваши коллеги сбиты с толку недостатком внимания. Тут на помощь приходит фасилитатор.

Наличие ведущего встречи — это простой способ убедиться, что ваша встреча идет по плану и является максимально продуктивной.Встречи стоили потерянных денег. (Узнайте, сколько именно тратит ваша компания, с помощью этого калькулятора стоимости встречи.) Независимо от того, является ли ваша встреча полностью личной, полностью удаленной или смешанной, наличие организованного модератора поможет потоку идей и наиболее эффективно использовать время. у вас есть, экономя деньги вашей компании.

Кто такой ведущий встречи?

Роль фасилитатора собрания состоит в том, чтобы модерировать беседу во время собрания или собрания вашей команды. Они задают тон встрече и следят за повесткой дня.Координаторы собраний гарантируют, что у каждого есть возможность принять участие в собрании, и создают инклюзивную среду собрания.

Еще не уверены, что вам нужен ведущий встречи? Вот еще четыре причины, по которым на вашей следующей встрече должен быть фасилитатор.

Причины назначить координатора встречи

1. Для того, чтобы встречи проходили по плану

Будь то личное, дистанционное или смешанное совещание, важно иметь назначенного лидера, который определяет повестку дня и поддерживает продуктивность совещания.Конечно, может быть интересно встретиться с теми коллегами, которых мы видим только через экран на гибридных собраниях, но всегда лучше перенести этот личный разговор на личную встречу после работы или в Slack после встречи. Наличие фасилитатора встречи необходимо для продвижения обсуждения и поддержания его в нужном русле в условиях ограниченного времени.

2. Установить повестку дня собрания.

Повестка дня всех продуктивных совещаний определяется заранее. Это единственный способ гарантировать, что все подходят к столу или монитору с одинаковым настроем.Без назначенного фасилитатора маловероятно, что будет установленная повестка дня. Без повестки дня скорее всего будет хаос (или, по крайней мере, умеренное количество прерывающих и ненужных уточняющих вопросов). Ваш координатор должен отправить по электронной почте одну и ту же повестку дня всем участникам встречи, особенно тем, кто присоединился к ней удаленно. Затем координатор встречи может продолжить заметки о встрече и открыть место для подведения итогов через Slack или по электронной почте.

3. Для создания норм

Особенно в случае гибридных совещаний и удаленных совещаний ключевое значение имеет наличие фасилитатора для установления правил взаимодействия.Отправляясь на большую или регулярно запланированную встречу, все чувствуют себя хорошо в знакомой обстановке. Фасилитатор должен установить эти руководящие принципы, или нормы проведения собраний, и публиковать их вместе с повесткой дня в начале каждой встречи. Это может помочь услышать удаленные голоса, указав, как они могут добавить пункт повестки дня или отреагировать на высказанную точку зрения, предоставив им равную роль в собрании.

При выборе фасилитатора чередуйте членов команды, чтобы каждый член команды мог разделить ответственность и получить другую точку зрения.

4. Чтобы убедиться, что виртуальные участники не исключены

Присоединение к гибридному собранию в качестве виртуального участника может быть более нервным, чем обычно, но это не обязательно. На собрании как с людьми в комнате, так и с удаленными участниками использование фасилитатора или модератора — обычно человека, физически находящегося в комнате — обеспечит инклюзивность всех участников. Работа фасилитатора гибридной встречи состоит в том, чтобы убедиться, что все голоса слышны, поэтому им необходимо будет следить за аудио- и видеосвязью виртуальных участников и выполнять быструю проверку аудио/видео перед встречей. начинается.

Независимо от того, является ли ваша встреча еженедельной один на один с непосредственным отчетом, большим групповым мозговым штурмом или ежедневным групповым стендапом, наличие фасилитатора собрания и установленная повестка дня помогут вашей команде быть более продуктивной, творческой и эффективной.

Что такое навыки фасилитации и почему они важны? + Контроль напряжения

Руководство по навыкам фасилитации и тому, почему они необходимы для решения сложных бизнес-задач.

Успешное собрание имеет цель, организацию, руководство и поддержку со стороны беспристрастного лидера или фасилитатора.Навыки фасилитирования являются важным компонентом эффективных совещаний, потому что они дают командам опыт, необходимый им для оттачивания проблемы или темы и достижения творческих решений и консенсуса.

Квалифицированный фасилитатор может повысить производительность команды, выступая в качестве руководства по решению сложных бизнес-задач. Фасилитаторы являются экспертами по проведению групп на ключевых встречах и встречах. Возможно, вы столкнулись с фасилитатором, если участвовали в семинаре по дизайн-мышлению или в дизайн-спринте.Включите навыки фасилитатора в свою культуру совещаний, чтобы проводить более продуктивные и эффективные встречи.

Хороший фасилитатор обладает следующими навыками:

• Усовершенствованная подготовка
• Очистить связь
• Active Communition
• Прослушивание
• Прослушивание
• Запрашивание
• TimeJojecting
• Установление психологически безопасных условий для совместного использования
• Создание фокусировки среди группы
• Беспристрастная объективность
• Управление процессом

опытный фасилитатор подобен парусам корабля.Они ведут команду на борту туда, куда им нужно идти, не имея другой цели, кроме как привести команду к месту назначения. Команда может провести совещание без парусов, но гораздо проще и эффективнее, если у них есть навыки фасилитатора.

Подумайте обо всех неэффективных встречах, которые у вас были в прошлом; встречи, на которых ничего не делалось, люди спорили или решения просто не принимались. Фасилитаторы существуют для того, чтобы способствовать лучшему общению между командами, заинтересованными сторонами или соавторами любого рода. Фасилитаторы подготавливают почву, создавая четкую картину конечной цели, гарантируя, что у команды есть все, что им нужно для решения проблемы, и помогая набрать обороты, когда они застревают на пути.

Получите краткое руководство по началу работы с нашими волшебными встречами

Создавайте и проводите волшебные встречи с помощью нашего краткого руководства, основанного на полном руководстве «Волшебные встречи: заново изобретите совместную работу вашей команды»

Спасибо!

Проверьте свой почтовый ящик для бесплатной загрузки.

Вот несколько навыков, которыми должен обладать каждый фасилитатор, чтобы создать среду, оптимальную для критического мышления и сотрудничества:

Расширенная подготовка

Чтобы провести продуктивную беседу или встречу, требуется тщательная подготовка. Чтобы направить группу людей к успешному результату, фасилитаторы должны четко представлять себе конечную цель и этапы, которые должны быть достигнуты на этом пути. Фасилитаторы создают условия для успеха, оценивая, является ли время, отведенное на встречу, реалистичным для достижения цели, следя за тем, чтобы в комнате были нужные люди, и предоставляя необходимые материалы для выполнения работы.

Составление подробной повестки собрания имеет решающее значение для надлежащей подготовки. Повестка дня служит дорожной картой встречи. В нем подробно описывается, какие темы будут обсуждаться, когда и когда будут перерывы (если применимо). Подобно тому, как маршрут показывает тонкости мероприятия, повестка дня включает только важные темы для обсуждения и продолжительность обсуждения каждой из них. Это предотвращает ненужные обсуждения, чтобы люди были сосредоточены на цели, и регулирует время обсуждения, чтобы собрание не затягивалось.

Фасилитатор составляет повестку дня для поддержки цели собрания, а затем отвечает за то, чтобы группа не сбивалась с пути и придерживалась повестки дня для обеспечения эффективности. Имейте в виду, что будут моменты, когда необходимо и уместно отклониться от повестки дня, если это отвечает интересам группы. Например, группа может быть вовлечена в продуктивную дискуссию, которая продолжается в течение отведенного для этой темы времени. Возможно, будет лучше позволить обсуждению продолжиться, чтобы не останавливать творческий поток и скорректировать время в другом месте, т.е.е. Сократите другую часть встречи, чтобы наверстать упущенное. Помните, что наиболее важным аспектом подготовки к встрече с повесткой дня является организация максимально продуктивной встречи. Используйте его как руководство и держите людей и работу в центре внимания.

Во имя продуктивности любая тема или человек, которые отвлекают от цели, являются ненужным дополнением. Решение о том, кого исключить из команды или обсуждения, может быть столь же важным, как и выбор того, кого включить, чтобы убедиться, что для решения проблемы выбраны правильные люди и размер группы. Это не считается оскорблением личности. Вместо этого выбор быть избирательным и приглашать только тех, кто может внести свой вклад, делает встречу более продуктивной. Это также экономит время людей, которым не нужно присутствовать. Каждый человек на собрании должен иметь цель быть там.

Четкая цель встречи и уверенность в том, что все присутствующие имеют действительную цель присутствовать на ней, придает фасилитатору больше уверенности в решении поставленной задачи.Эта уверенность просачивается в команду, придавая им смелости ориентироваться в неизвестности решения сложных проблем.

Хронометраж

Помимо обеспечения ясности повестки дня, фасилитатор следит за тем, чтобы у команды было достаточно времени для выполнения того, что они намеревались сделать. Это помогает разбить деятельность на временные блоки, чтобы поддерживать темп и сосредоточить разговор на самом важном.

Ограничение времени — это один из способов не допустить, чтобы команды застревали на деталях или терялись в долгих дебатах без решения. Разделяя действия на временные блоки, фасилитатор может обеспечить достижение целей в отведенное время, а также освободить его, чтобы сосредоточиться на командных взаимодействиях. Выбор варианта хронометража, видимого для команды, дает людям возможность самостоятельно управлять своим вкладом.

Удалить связь

Встреча хороша настолько, насколько хороша ее коммуникация.Понимание и общение друг с другом — вот как мы достигаем осмысленной работы. Таким образом, способность убедиться, что все находятся на одной странице во время групповых обсуждений, является еще одной важной задачей эффективного фасилитатора. Это включает в себя обеспечение того, чтобы инструкции для действий были четкими, и у группы было общее понимание конечной цели.

Природа языка часто может сделать кажущуюся простой задачу эффективного общения более сложной, чем многие думают. Представьте себе любой проект, в котором вы участвовали, когда вы и другой человек договаривались о чем-то только для того, чтобы узнать после его выполнения, что у вас обоих совершенно разные понимания. Фасилитатор помогает установить общее понимание, делая идеи или решения видимыми и уточняя детали во время разговоров.

Психологическая безопасность

Создание пространства для четкого общения также означает, что фасилитаторы обеспечивают участникам возможность быть услышанными и чувствовать себя в безопасности, чтобы поделиться своими взглядами. Мы называем это психологической безопасностью: убедитесь, что каждый член команды чувствует себя в безопасности, чтобы рисковать, задавать вопросы, бросать вызов авторитетам и признавать ошибки.Эта среда является здоровой и способствует продуктивности команд. Вы можете создать психологически безопасную среду, сообщив, что вклад каждого одинаково ценен и ценен, обозначив ожидания по урегулированию конфликта и спросив у своей команды, что им нужно. Также полезно собирать отзывы до, во время и после встречи, чтобы участники могли использовать свои голоса на протяжении всего процесса встречи. Когда люди чувствуют себя в безопасности, когда их слышат, они чувствуют себя более комфортно и готовы участвовать.Когда все участвуют, встречи более плодотворны.

Активное прослушивание

Активное слушание является ключом к пониманию как того, что кто-то говорит, так и того, почему он предлагает информацию. Он начинается со зрительного контакта и восприимчивого языка тела, чтобы продемонстрировать интерес к вкладу. Впитывая сообщение, опытный фасилитатор улавливает как сказанное, так и невербальные сигналы, такие как язык тела и тон. Отсутствие суждения или оценки вклада имеет решающее значение для активного слушания. После того, как сообщение было передано, фасилитатор отражает говорящему то, что он услышал, чтобы получить подтверждение того, что сообщение было правильно понято.

Активное слушание не только обеспечивает ясность понимания, но и позволяет выявить предположения при принятии решений, которые легко упустить из виду во время групповых обсуждений. Моделируя активное слушание, фасилитаторы подают пример другим членам группы, обеспечивая более плодотворное общение по мере того, как члены команды перенимают эту практику.

Задавать вопросы

Фасилитаторы предпочитают задавать вопросы, а не давать ответы, и не боятся быть человеком в комнате, задающим «тупые» вопросы. Они используют вопрос, чтобы разбить проблему на управляемые части и получить информацию от членов команды, чтобы проблема оценивалась с разных точек зрения. Сократовские вопросы — полезный инструмент в наборе инструментов фасилитатора.

«В методе Сократа занятия в классе представляют собой общий диалог между учителем и учениками, в котором оба несут ответственность за продвижение диалога посредством вопросов. «Учитель» или лидер диалога задает наводящие вопросы, пытаясь выявить ценности и убеждения, которые формируют и поддерживают мысли и утверждения участников исследования. Студенты также задают вопросы, как учителю, так и друг другу. ” –Стэндфорд

Задавание вопросов позволяет участникам вести беседу; фасилитаторы не дают ответов, а скорее подводят к ним участников, побуждая их самостоятельно исследовать ответ.

Совет: используйте наше руководство по вопросам для фасилитатора, чтобы всегда знать, какие вопросы задавать для проведения эффективных собраний.

Предоставление голоса всем в команде

Создание среды, в которой участвуют все, является важнейшим компонентом фасилитации. Это включает в себя осознание различных стилей работы и личностей, а также дополнительное внимание к включению этого разнообразия мыслей в групповые обсуждения. Ведущий понимает, например, разницу между экстравертами и интровертами и создает возможности для участия обоих. Это может означать периоды молчаливого обдумывания идей перед групповым мозговым штурмом или просьбу членов команды представить свои мысли в письменном виде перед собранием. От момента к моменту поддержание осведомленности о том, как люди участвуют, помогает фасилитатору знать, когда более тихие люди должны быть вовлечены в разговор.

И наоборот, не менее важно остерегаться «слишком болтливых» или людей, которые делятся больше, чем другие. Если в разговоре доминируют один или несколько человек, у других участников остается мало места для участия.Фасилитаторы могут мягко направить разговор к другим участникам, любезно сказав им, что они хотели бы услышать мысли других, которые еще не участвовали. Кроме того, напомните группе, что это совместная работа и необходимо, чтобы все голоса были услышаны.

Создание фокуса

Фасилитаторы обеспечивают продуктивность совещаний, направляя внимание команды во время совещания. Один из способов избавиться от отвлекающих факторов — установить основные правила использования телефона и электронной почты во время групповых обсуждений. Фасилитаторы могут даже запретить использование телефонов и ноутбуков на собрании, если это соответствует цели. Также полезно настроить конференц-зал на успех, имея только необходимые инструменты и ресурсы, необходимые группе для собрания. Если вы проводите виртуальную встречу, существует несколько инструментов и методов, позволяющих удаленным командам оставаться сосредоточенными, от отключения фонового шума до приостановки уведомлений в приложениях и электронных письмах.

Помимо очевидных отвлекающих факторов, формирование общего понимания того, как выглядит «сделано», дает направление и помогает команде определить, когда они сбились с пути.По мере того, как команды решают задачи, фасилитатор мягко напоминает им о конкретной рассматриваемой цели, чтобы направлять обсуждения и неуклонно продвигаться вперед.

Создание набора инструментов

На высоком уровне фасилитация происходит в контексте выработки идей, анализа и достижения консенсуса, поэтому полезно иметь некоторые инструменты для руководства группами людей в этих действиях. Ледоколы или тимбилдинги помогают группам наладить взаимопонимание и доверие. Облегченные методы, такие как «5 почему», полезны, когда командам нужна помощь с оперативным анализом первопричин.Изучите Liberating Structures, чтобы найти творческие способы организации групповой работы и коллективного решения проблем. Чем полнее набор инструментов, тем лучше способность адаптироваться к потребностям момента.

Также важно иметь виртуальный набор инструментов для проведения удаленных совещаний. Хотя для личных встреч можно использовать аналогичные инструменты, виртуальный ландшафт отличается, и поэтому для получения эффективных результатов требуются ресурсы, специфичные для удаленного доступа.

Совет: используйте наше руководство по виртуальной работе, чтобы проводить эффективные удаленные встречи.

Групповое принятие решений

Получение информации от разнообразной группы людей часто приводит к лучшим идеям благодаря более высокому уровню знаний членов команды, а также разнообразию точек зрения, применяемых к данной цели или проблеме, которую необходимо решить; много голов лучше, чем одна. Фасилитаторы обычно берут на себя ответственность за управление групповым процессом принятия решений.

Целью каждой встречи обычно является совместное принятие творческих и эффективных решений.Поэтому все усилия направлены на достижение указанных решений. Фасилитаторы служат как связующим звеном для извлечения и объединения идей людей, а также для организации мыслей для достижения выводов.

Фасилитаторы могут добиться этого, сначала установив общее понимание и консенсус в отношении принимаемого решения, а затем создав возможности для ввода и оценки. Они служат узким местом для сбора всех идей, прежде чем они, наконец, приведут группу к принятию окончательного решения.Один из распространенных способов сделать это — опросить команду на предмет согласия по предлагаемому решению. Точечное голосование — это один из методов, который облегчает групповое принятие решений за счет быстрой приоритизации списка идей, и он достаточно гибок, чтобы применяться к различным сценариям. Голосование также возможно виртуально с использованием таких инструментов, как MURAL — цифровая доска, которая позволяет удаленным командам сотрудничать на расстоянии.

Беспристрастная объективность

Наилучшая возможность для обеспечения эффективного фасилитирования возникает, когда фасилитатор отстранен от решения и вместо этого сосредоточен на том, как происходит взаимодействие в команде.Сигналы, такие как язык тела, могут выявить невысказанные проблемы, которые легко упустить, когда фасилитатор является активным участником процесса решения. Вот почему это может ускорить прогресс, когда приглашается внешний фасилитатор, чтобы помочь команде справиться с трудностями. Внешний координатор , как и наша команда из Voltage Control, может объективно оспаривать идеи просто потому, что не знает, как обстояли дела всегда. Внешние фасилитаторы по своей природе беспристрастны, так как они не участвуют в офисной политике и не имеют никакой выгоды в самой компании, ведя дискуссию. Эта более широкая перспектива позволяет внешним фасилитаторам задавать вопросы, которые могут выявить предположения внутри команды, что приведет к большему согласованию в отношении наилучшего пути вперед.

Фасилитация, как и любой другой навык, улучшается с опытом. Это требует предварительной подготовки, а также способности указывать направление и вносить коррективы на лету. В своей наиболее эффективной форме фасилитация осуществляется из непредвзятого, объективного любопытства. Хотя описанные здесь навыки полезны для преданных своему делу фасилитаторов, их может применять любой, чтобы помочь создать более плодотворные и целенаправленные обсуждения, независимо от того, идете ли вы к консенсусу относительно того, как работает команда, или решаете сложную проблему.

Отточите свои навыки: Присоединяйтесь к нам в нашей еженедельной лаборатории фасилитации сообщества, чтобы отточить свои навыки фасилитации и поэкспериментировать с проверенными и передовыми фасилитационными действиями и методами. Это бесплатно и всем рады!

Найм фасилитатора за пределами вашей организации

Полезно использовать внешнего фасилитатора для проведения важных совещаний, потому что они не привязаны к результатам. Именно из-за этой беспристрастной точки зрения полезно нанять фасилитатора за пределами вашей организации, когда вам нужно принять важные решения.Примечание: фасилитация — это постоянно развивающийся набор навыков. Ниже приведены подводные камни, о которых следует помнить, когда вы ищете кого-то для проведения важных совещаний по принятию решений, когда вы, вероятно, наймете помощь со стороны.

Остерегайтесь этих ловушек, которые могут привести к неидеальному опыту фасилитации:

• Фасилитатор, который провел не так много совещаний.
• Фасилитатор, знающий только одну отрасль или тип бизнеса.
• Фасилитатор, который использует только один стиль или процесс и сопротивляется адаптации своего процесса для вашей компании или команды.
• Фасилитатор, который, похоже, не проявляет особого энтузиазма по поводу изучения вашей команды или бизнес-задачи.

Ищете эксперта-фасилитатора?

Voltage Control предлагает ряд вариантов обучения инновациям , проектных спринтов и облегчения проектного мышления. Пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected], если вы хотите поговорить.

Кроме того, ознакомьтесь с нашими предстоящими семинарами , чтобы научиться фасилитировать как профессионал.

Как улучшить свои навыки фасилитатора (и стать отличным фасилитатором)

Фасилитация как никогда важна.В эпоху все большего количества встреч, семинаров и обучающих курсов наличие в комнате кого-то, чья работа заключается в создании вовлеченности и облегчении работы группы, жизненно важно для достижения отличных результатов.

Но как узнать, когда вам нужен фасилитатор или какие навыки фасилитатора вам нужны, чтобы сделать ваши встречи и семинары более эффективными? В то время как встречи и семинары предоставляют прекрасную возможность для инноваций, решения проблем и принятия решений, плохо организованные встречи также являются частым источником разочарования.

В этом посте мы рассмотрим, что такое фасилитация, какие навыки вам понадобятся, чтобы стать экспертом-фасилитатором, и как улучшить свою практику фасилитации.

Проще говоря, совершенствование своих навыков фасилитатора и знание того, когда пригласить фасилитатора, — это один из лучших способов ускорить свою карьеру фасилитатора или стать лучшим менеджером.

Начинаем!