Деловой стиль письма этикет деловой переписки: Правила и этикет деловой переписки

Содержание

Семинар «Этикет делового письма»

Письма играют большую роль в деловом общении. Многие из нас каждый день общаются по электронной почте со своими коллегами и партнерами, часто мы знакомимся и заключаем контракт исключительно по переписке.

Простая отправка резюме или коммерческого предложения может быть шагом к успешной карьере или прибыли в лице нового клиента. Семинар даст вам новые интересные знания, научит посредством простой переписки производить впечатление надежного, ответственного и успешного человека.

Что узнает участник семинара:

особенности деловой переписки с официальными учреждениями, зарубежными партнерами;
как писать поздравления, благодарности, просьбы, соболезнований, приглашения;
принципы составления деловых писем: структура письма, стиль, правильное оформление документов, фразы и выражения, принятые в деловой переписке
чем отличается личная и деловая переписка;
виды деловых писем и сообщений: протокол, эссе, письмо-отчет, рекламация, уведомление;

американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке и многое другое.

Подробная программа семинара:

Тема: «Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы».

Особенности деловой переписки с Посольствами, Министерствами, зарубежными партнерами. Структура официального письма.
Комплиментарные формы письма, вводные фразы, обороты.
Использование бумаги, бланков.
Правила написания поздравительных текстов, благодарственных писем, просьб, соболезнований, приглашений.
Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Стилевые особенности языка деловых бумаг. Принципы составления деловых писем. Структура делового письма. Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.

Тема: «Деловой этикет в переписке».

Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке. •Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
Процедура ответа на письма.
Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).

Тема: «Технология составления различных видов деловых писем и сообщений (структура, задачи, особенности)».

Протокол.

Пресс – релиз и пост-релиз.
Эссе.
Письмо-отчет.
Рекламация. Ответ на рекламацию.
Письмо-благодарность. Письмо-подтверждение. Письмо-приглашение. Письмо-поздравление.
Уведомление, предупреждение и другие.

Тема: «Работа над составлением текста».

Расположение основной идеи, темы, проблемы. Правила логических ударений. Связь предложений в тексте. Использование универсальных речевых конструкций.

Информационная роль порядка слов в предложении. Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

Программу читает Давтян Олег Саркисович — главный редактор журнала «Консул», советник дипломатической службы 1-го класса, лауреат премии Правительства Санкт-Петербурга в области журналистики, член Союза художников России.

«Стилистика документов в деловой переписке»

(Тренинг эффективной письменной коммуникации)

Продолжительность обучения 8 акад. час

Цель обучения:

Научить участников семинара как:

Правильно составить и оформить деловое письмо
Подбирать стиль и язык, соответствующие цели сообщения, статусу адресата и форме документа
Как найти ошибки и отредактировать деловое письмо, написанное подчиненными

Целевая аудитория:

Менеджеры организаций, работники служб ДОУ, работники Канцелярии, Помощники руководителя, Менеджеры по работе с клиентами, все те, кому по долгу своей службы приходится вести деловую переписку с клиентами, поставщиками, партнерами.

Программа семинара:

1. Специфика передачи информации в письменной коммуникации

Классификация корреспонденции
Специфика письменного обращения. Понятие официальности.

Понятие «деловая переписка».
Юридический статус деловой корреспонденции.
Различия деловой и коммерческой корреспонденция (запросы, оферты, предложения открытого типа, акцепты, договоры, рекламации, претензии).
Статус и жанры служебной переписки, ее отличие от деловой корреспонденции.
Стандартизация делового письма.

2. Основные виды деловых писем и правила их составления.

Письма информационного характера: сообщение, извещение, напоминание, сопроводительное письмо, поздравление
Письма деликатного характера: извинение, объяснение, жалоба, ответ на жалобу, рекламация, просьба
Письма бизнес — партнеру: оферта, запрос информации, благодарственное письмо, приглашение

Правила оформления деловых писем (ГОСТ Р 6.30-2003).

Основные требования к составлению и оформлению делового письма
Понятие стандартного аспекта письма. Аспекты делового письма и их графическое оформление.
Бланк письма, логотипы, формуляры, трафареты, фирменный бланк, бланк с угловым расположением реквизитов, гербовые бланки.

4.Реквизиты формуляра делового письма.

Правила оформления адресата (первому лицу фирмы, руководителю структурного подразделения)
Обращение к адресату
Заголовок
Текст. Способы оформления абзацев: классический, блоковый
Заключительная формула вежливости в русском и английском языках
Самоименование. Слова прощания. Подписи (расположение и порядок подписей).
Правила оформления примечания

Конверты.
Анализ характерных ошибок при оформлении документов.

Практикум по редактированию деловых писем.

4. Стилистика письма. Этикетные формулы.

Определение цели сообщения и формирование соответствующей структуры текста
Текст письма, композиция
Язык и стиль деловых писем
Стилистические принципы оформления текста . Пространственное расположение и зрительное восприятие информации
Построение делового сообщения
Оценка восприятия текста
Методы аргументации и убеждения при составлении письменных сообщений
Речевой этикет делового письма . Коммуникативные запреты в деловом письме.

Учет социального статуса адресата при составлении текста письма (VIP-статус, постоянный партнер, хороший знакомый, клиент и т.д.) Персональная адресация.
Стандарты фраз, принятые в деловой переписке

Практикум по составлению и оформлению делового письма

5. Особенности оформления писем для зарубежных адресатов и структура делового письма.

Структура англоязычного письма.
Выбор бланка письма. Как правильно указать получателя письма. Адреса отправителя и получателя.
Особенности указания даты на бланке письма.
Регистрационный номер и тема письма: где разместить и как привлечь внимание?
Формы вежливого приветствия и прощания в английском письменном этикете.

Как указать приложения?
Отличительные особенности делового американского языка в письменной коммуникации. Американский и британский английский.

6. Электронные сообщения

Плюсы и минусы использования электронных сообщений.
Особенности применения электронных сообщений в деловой среде.
Структура электронного сообщения.
Вопросы стиля, композиции и языка в электронном сообщении.

7. Основные ошибки при составлении деловых писем

В стоимость входят раздаточный материалы. НДС не облагается. По окончании семинара всем участникам вручаются ламинированные именные сертификаты.

Стоимость | Дата бижайшей группы

При записи on line на обучение Вы становитесь участником розыгрыша «Приз месяца»

Заявка на корпоративное обучение:

Все курсы и семинары по офисному делопроизводству и секретарскому делу
Все курсы и семинары по кадровому делопроизводству

Google Мы в Google+ — — — — —

требования и правила составления.

Примеры написания деловых писем

Вот уже давным-давно ни для кого не является секретом, что речь делится на жаргонную и литературную — правильную. Вполне логично, что правильной речь должна быть не только устная, но и письменная. Культурой грамотного письма необходимо владеть каждому интеллигентному человеку. А уж тому, кто активно общается по делам службы посредством переписки — и подавно. Каковы же правила этикета делового письма?

Что такое этикет

Прежде чем говорить о деловом письме, нужно сначала вспомнить, что же такое этикет. Это установленный порядок поведения в обществе, свод манер и правил так называемого хорошего тона, которые должно соблюдать каждому интеллигентному, воспитанному человеку, дабы не прослыть бескультурщиной. Данные исторически сложившиеся правила являются неотъемлемой частью жизни общества.

Культура письменной речи: общие характеристики

Культура письменной речи, конечно же, относится не только к деловому письму. Существует множество видов и способов письменного общения. Все они разные, у каждого — свои характеристики, однако есть и общие черты. Среди них выделяют следующие:

опора на нормированный книжный язык с допущением некнижной лексики;
использование сложных синтаксических конструкций;
закрепленный порядок слов в предложении;
четкая структура текста;
высокая грамотность.

Этикет деловых писем

В каких случаях от нас может потребоваться написание делового письма? Конечно же, если мы ведем какие-либо дела с организациями и/или частными лицами. То, что мы напишем нашим партнерам, коллегам, клиентам, то, как мы оформим свое письмо, станет лицом нашей компании и представит нас либо в выгодном свете, либо — в не очень. Если, конечно, мы не компетентны в этикете составления деловых писем. Чтобы не ударить в грязь лицом, необходимо обучиться нижеизложенным премудростям. Кстати, обладать подобным знанием полезно еще и потому, что малейшая ошибка, крошечное несоответствие правилам способно превратить деловое письмо в неправомочное с юридической точки зрения.

Специфика деловых отношений

Прежде чем говорить непосредственно об этикете деловых писем, следует понять, чем вообще отличаются деловые отношения, что их характеризует, каковы их особенности. Основной чертой взаимоотношений по работе является отсутствие (либо полное, либо почти полное) в этих самых отношениях личного оттенка. Как правило, на работе каждый из нас предельно собран, спокоен, вежлив — вряд ли кто-то будет танцевать с бубном, например, или совершать иные поступки, вполне логичные в компании друзей, но довольно нелепые для рабочей обстановки. Это касается, кстати, не только поступков, но и эмоций — можно позволить себе смех или улыбку, или даже небольшое проявление гнева, однако достаточно неуместно смотрятся гомерический хохот, истерики, слезы и тому подобное (все это касается исключительно эмоций по работе). На работе мы, как правило, носим маски, демонстрируя выучку, выдержанность и хладнокровие.

Деловое общение нельзя закончить тогда, когда этого захотелось. Партнер по бизнесу или клиент не поймет, если посреди важной встречи мы вдруг встанем и покинем аудиторию. Нельзя и игнорировать собеседника, нельзя не отвечать на звонки или письма. Все эти особенности в совокупности помогают лучше понять, каким же все-таки должен быть речевой этикет делового письма.

Общие требования

Первое, на что мы обращаем внимание, получив письмо, — это бумага. Согласно требованиям этикета делового письма бумага для него всегда должна быть кристально чистой и ни в коем случае не помятой. У адресатов послания сложится лучшее впечатление об организации, если письмо окажется написанным на фирменном бланке с эмблемой компании. Первая страница не нумеруется, на всех остальных проставляются арабские цифры.

Есть еще один очень важный момент в этикете деловой переписки. Деловой стиль письма предполагает высокую грамотность и отсутствие орфографических ошибок. Поэтому в том случае, если в знании русской грамматики наблюдаются пробелы, рекомендуется не торопиться с отправкой корреспонденции, а перепроверить ее на наличие возможных недочетов.

Также общей рекомендацией как для бумажного, так и для электронного письма является пожелание не употреблять в своей письменной речи сложных конструкций — такое уместно только в юридических документах. Не следует использовать и сокращения — исключительно общепринятые. А вот в норму делового этикета входят разнообразные штампы и арго — профессиональный жаргон. Весь документ выдерживается в официально-деловом стиле.

Еще один важный момент, который прочитывается из письма: оно должно быть максимально вежливым и доброжелательным. Ни о какой бестактности, грубости не может идти и речи. Кроме того, деловое письмо предполагает конкретику, четкое изложение своих мыслей.

Если адресат письма не владеет русским, текст послания следует составлять на его языке, либо на международном — английском. Кстати, написан подобный документ должен быть только на одной стороне листа, вторая в обязательном порядке остается чистой.

Оформляя документы, нужно следить за тем, чтобы не было переносов. Сам текст набирать необходимо через полтора-два интервала, с шириной полей слева в два сантиметра.

Нюансы

У делового письма есть своя четкая, особенная структура. При этом единого стандарта оформления бумажных документов не существует: у разных компаний могут быть свои вариации. Придерживаются они лишь определенного состава частей письма: в них непременно должны быть «шапка», приветствие, основная часть и прощание. Не нужно забывать и о личной подписи в конце письма.

Кстати, так называемое обрамление послания — начальные и завершающие фразы — именуются этикетной рамкой. Именно она помогает наладить с адресатом нужные отношения. Кроме того, правила этикета деловых писем и примеры их написания демонстрируют употребление в посланиях разнообразных речевых клише (о них будет сказано далее).

Важным нюансом оформления делового письма остается правильно использованное обращение. До революции в нашей стране в ходу было обращение «сударь» или «сударыня»: оно считалось универсальным, так называли кого угодно. Теперь подобного универсального обращения нет, хотя зачастую в деловых письмах встречается слово «господин» или «госпожа» — утратившее ранее свою популярность, оно постепенно вновь возвращается в обиход. Обратиться так можно к деловому партнеру, должностному лицу, но не к клиенту или коллеге.

Наиболее распространенным и универсальным в настоящее время считается обращение «Уважаемый» или «Уважаемый господин», но на самом деле не является таковым и оно. Подобным образом, например, нельзя обратиться к так называемым випам — особо важным персонам, коими считаются губернаторы, мэры, президенты. В данном случае начинать свое письмо потребуется с обращения «Глубокоуважаемый» (еще вариант — «Высокоуважаемый»).

Если послание адресовано сразу нескольким людям, и все они являются представителями одной профессии, уместным будет использование такого обращения, как «Уважаемые коллеги» (в случае, если все адресаты — женщины, допускается написать «Уважаемые дамы», если же мужчины — то «Уважаемые господа»). Если письмо направлено в адрес одного человека, категорически запрещается не использовать поименное или пофамильное обращение. Подобное допустимо только в вышеуказанном случае (когда адресатом является группа лиц) либо при взаимодействии с юридическим лицом.

Что касается завершения послания, то нужно помнить: оно не менее значимо, чем начало. Именно в конце письма выражается надежда на дальнейшее сотрудничество, уверенность в благополучном и/или скором решении вопроса и тому подобное. Здесь не следует также указывать на имевшие место быть ранее сложности — например, на затягивание с ответом или вообще неполучение такового. Данные фразы считаются отрицательными знаками этикета деловых писем и рассматриваются как нежелание продолжать отношения, а также как неуважение к собеседнику. Важно понимать, что это недопустимо.

Электронное письмо: деловой этикет

Второй возможный вариант переписки – по электронной почте. Тут тоже существует целый ряд своих особенностей. Так, например, если послание адресат получит впервые, то необходимо начать его с представления собственной компании, описания своей деятельности, с возможных задач, которые предполагается выполнять. При продолжительной переписке нужно сохранять историю прошлых писем, на основе которых строится каждое следующее послание.

В первом письме непременно должно присутствовать приветствие и обращение. В последующих, при необходимости быстрого ответа, можно обращение опустить (если это уместно). В интернет-общении многие не считают нужным ставить знаки препинания, а также пишут без заглавных букв. В деловом этикете электронного письма подобное недопустимо.

Размер электронного письма не должен быть слишком большим – как правило, он вдвое меньше бумажного аналога. В том же случае, если требуется сообщить адресату большой объем сведений, в теле письма необходимо указать лишь краткую сопроводительную запись, а сам материал прикрепить как вложение вордовским или любым другим файлом – так того требует этикет делового письма по электронной почте. Пример подобного послания может быть таким: «Добрый день, уважаемый господин Иванов! Посылаем Вам образцы наших рекламных буклетов. Вы можете ознакомиться с ними во вложении…».

Что касается подписи, то быть она обязана. Можно подписываться в конце каждого письма, а можно сделать автоматическую подпись, которая будет проставляться машинально. Подобным вариантом часто пользуются представители крупных компаний. В подписи необходимо указывать свои имя, фамилию, должность, контактную информацию, место работы. Оформить ее нужно таким образом, чтобы она уложилась в семьдесят символов и занимала не более пяти-шести строк.

Нужно сказать и несколько слов об ответе на послание. Деловой этикет электронного письма предполагает получение ответа на сообщение в течение двух суток – не более. Если же требуется еще время, следует уведомить об этом собеседника. Ответная реакция на все сообщения поддерживает репутацию компании или предпринимателя. Для того чтобы знать точно, дошло ли до адресата письмо, можно воспользоваться функцией уведомления о получении – подтверждение о доставке придет автоматически. Кроме того, не возбраняется сделать и контрольный звонок.

Речевые формулы, или клише

Клише, речевые формулы, речевые штампы — как ни скажи, а все равно это будет неотъемлемой частью деловой переписки. Из школьного курса мы помним, что клише называются устойчивые выражения. Их не так уж и много:

Сожаление можно выразить с помощью следующих фраз: «К сожалению, у нас нет возможности согласиться…», «С сожалением сообщаем…», «К нашему сожалению, вынуждены сообщить…» и так далее.
Благодарность обозначается такими клише, как: «Позвольте выразить свою признательность…», «Благодарим Вас…», «Учитывая Ваш вклад…».
Пригласить адресата на то или иное мероприятие можно, используя штампы: «Мы имеем честь пригласить Вас…», «Надеемся на Ваше согласие…», «С удовольствием приглашаем Вас…», «Будем рады видеть Вас…» и тому подобное.
Завершить письмо можно фразами: «Ждем от Вас новых идей…», «Желаем Вам успехов…», «Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество…».

Золотые правила деловой переписки

Все особенности и рекомендации относительно ведения деловой переписки можно уложить в несколько правил. Кратко этикет делового письма выглядит следующим образом:

Использование приветствия и персонального обращения за исключением случаев, когда последнее не является необходимостью.
Любое письмо требует ответа. При электронном взаимодействии срок ответа не должен занимать более сорока восьми часов. Однако ответ следует писать, лишь тщательно обдумав его.
Если есть возможность, необходимо уведомлять адресанта о получении письма от него. Можно также указать и сроки ответа на послание.
Подпись в конце бумажного письма, набранного на компьютере и распечатанного, обязательно ставится от руки. Напечатанная подпись или, еще хуже, печать вместо нее — признак неуважения и дурного тона.
Рукописные письма требуют хорошего разборчивого почерка.
При необходимости добавления какой-либо информации в уже готовое послание, следует поставить знак P.S. (постскриптум), написать желаемое, после чего удостоверить своими инициалами и подписью, что это сделали вы.
При электронной переписке графа «Тема письма» должна быть заполнена таким образом, чтобы четко отражать содержание документа.
Пересылая электронное письмо, нужно соблюдать конфиденциальность и субординацию — удалять из переписки заранее те места, которые не предназначаются для прочтения другими людьми.
История переписки должна быть сохранена в течение всего взаимодействия с данным собеседником. Не следует писать очередной ответ ему из окошечка «Новое письмо».
В конце каждого письма по электронной почте необходимо указывать свою контактную информацию.

Частые ошибки при деловой переписке

Существует несколько, казалось бы, мелочей, которые тем не менее могут стать фатальными в случае с деловым общением. Зачастую именно эти мелочи приводят к прекращению взаимовыгодных отношений, расторжению сделок и тому подобным пренеприятным вещам. Нужно знать врага в лицо!

Нельзя писать (и звонить тоже!) по работе в нерабочее время! Как часто мы, не желая потерпеть до утра, беспокоим своих партнеров, клиентов, коллег в девять, десять, а то и одиннадцать вечера. Нам кажется, что за ночь все пропадет, разрушится, потерпит крах и спасти положение уже будет нельзя. А те редкие экземпляры, кто способен дотянуть до утра, почему-то считают, что шесть утра – самое время для общения. Ведь если не сплю я, значит, не спит никто. Увы, подобное поведение только раздражает и настраивает против нас же самих.
Об этом уже косвенно упоминалось, но тем не менее – никакой фамильярности быть не может! Общение по работе происходит исключительно на «Вы» (с большой буквы, это значит – вежливость и уважение).
Излишний обмен любезностями тоже может навредить. Во-первых, он отнимает ценное время, во-вторых, выглядит немного надоедливо и занудно. Не нужно усердствовать.

Книги по этикету, или что почитать

В наше время литературы так много, что порой разбегаются глаза. По культуре речи, в том числе и письменной, книжек тоже хватает.

Желающим подковаться в данной области можно посоветовать следующие работы: «Этикет делового письма» Олега Давтяна, «Культура письменной речи» Татьяны Дегтеревой, «Этикет русского письма» Натальи Формановской и Аллы Акишиной, «Деловой этикет» Елены Бер, «Русский речевой этикет» Натальи Формановской и многие другие.

Интересные факты

Требования этикета делового письма предполагают использование восклицательного знака в конце обращения для того, чтобы придать особое значение данному вопросу или человеку.
Поименное обращение к адресату показывает на более близкие и давно налаженные отношения, а пофамильное подчеркивает дистанцию.
Для этикета деловых писем в России характерно нивелирование полов, поскольку большинство профессий часто только мужского рода.

Соблюдать правила ведения деловой переписки не так уж сложно, ведь не так их и много. Запомнить их – невелика наука. Зато в глазах окружающих человек, владеющий этикетом деловых писем, всегда будет воспитанным и культурным, тем, с кем приятно иметь дело.

Стандартные фразы, выражения и обороты деловой переписки

Как правильно объяснить причину в деловой переписке

По причине задержки оплаты…
В связи с неполучением счета-фактуры…
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
Ввиду задержки получения груза…
Вследствие изменения цен на энергоносители…
Учитывая, что производственные показатели снизились на…
Учитывая социальную значимость объекта…

Стандартные фразы и обороты, чтобы сослаться на кого-либо

Ссылаясь на Вашe письмо от…
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Ссылаясь на устную договоренность…
В ответ на Ваше письмо (запрос)…
В соответствии с нашей договоренностью…
На основании нашего телефонного разговора…
На основании устной договоренности…
Согласно постановлению правительства…
Согласно Вашей просьбе…
Согласно протоколу о взаимных поставках…
Согласно спецификации…
Ссылаясь на переговоры…

Как правильно указать в переписке на Цель и объяснить, для чего мы делаем что-либо?

В целяx скорейшего решения вопроса…
В целях выполнения распоряжения…
Для согласования спорных вопросов…
Для согласования вопросов участия…
Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
Для решения спорных вопросов…
В целях безопасности прохождения груза…
В ответ на Ваш запрос…
Во избежание конфликтных ситуаций…

Стандартные фразы-глаголы в деловом общении и переписке

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;
сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
напоминания: напоминаем;
предложения: предлагаем.

Как правильно сочетать деловые фразы

контроль – возлагается,
цена – устанавливается (снижается, поднимается),
задолженность – погашается,
сделка – заключается,
рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется),
платеж – производится,
счет – выставляется (оплачивается),
вопрос – поднимается (решается),
скидки – предоставляются (предусматриваются),
оплата – производится,
возможность – предоставляется,
договоренность – достигается,
кредит – выделяется и т. п.
Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность– успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы –вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки –значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия –существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты –предварительными или окончательными и т. п.

Извещения

Сообщаем, что задержка в отгрузке… произошла ввиду…
Ставим Вас в известность, что руководство завода приняло решение…
Ставим Вас в известность, что Ваше предложение принято.
Извещаем, что мы…
Доводим до Вашего сведения, что…
Сообщаем, что, к сожалению, не можем…

Модели выражений, объясняющих мотивы

(Наиболее распространенные фразы в начале стандартного делового письма).

В соответствии с протоколом …
В целях усиления охраны имущества…
В ответ на Вашу просьбу…
В подтверждение нашего телефонного разговора…
В подтверждение нашей договоренности …
В порядке оказания технической помощи …
В связи с тяжелым положением …
В связи с проведением совместных работ…
В соответствии с письмом заказчика…

Если автор — лицо юридическое, то действия передаются:

От третьего лица единственного числа, например:
Завод «Заря» не возражает …
Совместное российско-английское предприятие «Союз К» предлагает …
Кооператив «Наив» гарантирует…
От третьего лица множественного числа, например:Дирекция и профсоюзный комитет завода «Заря» убедительно просят …

От первого лица множественного числа:

Просим…
Подтверждаем…
Сообщаем…

Если автор — лицо физическое, то действия передаются:

От первого лица единственного числа, например:
Довожу до Вашего сведения …
Прошу…
Ставлю Вас в известность …

От первого лица множественного числа, например:

Одобряем…
Мы получили Вашу телеграмму …
Поздравляем…
Поддерживаем…

Просьба

Просим вас проверить ход выполнения работ…
Прошу принять меры …
Прошу сообщить данные о производительности …
Отправка документов или материальных ценностей
Направляем чертежи сборки машин …
Посылаем интересующие Вас документы заказной бандеролью …
Высылаем подписанный с нашей стороны договор …

Подтверждение

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению…
Подтверждаем получение спецификаций на …
Завод «Заря» подтверждает условия поставки оборудования …

Предложение

Мы можем предложить Вам …. .
Предлагаем Вам приобрести…
Мы можем рекомендовать Вам ….

Приглашение

Приглашаем Вас принять участие в обсуждении проекта …
Просим принять участие в обсуждении проблемы …
Приглашаем представителя Вашего предприятия посетить …

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму …нами не может быть утвержден по следующим причинам.
Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам …

Напоминание

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны …
Напоминаем, что в соответствии с … Вы должны …
Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по оплате составляет…
Напоминаем вам, что срок предоставления рукописи истекает …

Гарантии

Оплату гарантируем.
Сроки выполнения гарантируем.
Качество изделий гарантируем.

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.
Возражений против конструкции не имеем.
Мы не можем поставить Вам товары … в силу следующих причин:…
Интерпретация действий другой стороны
Такая задержка может привести …
Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку прессформ…
Данные Вами обещания не выполняются.

Заключительные слова

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество.
С пожеланиями успехов.
Убедительно просим Вас не задерживать ответ.
Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Теги

Предыдущая статья Следущая статья

Похожие статьи

А что вы думаете?
Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем
Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.
Бланк письма
Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.
Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.
Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.
Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.
Правила деловой переписки
Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.
Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.
Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.
Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.
Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.
Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:
«Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
«Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
«Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.
Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:
сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).
Как излагается деловое письмо:
Просим предоставить данные о…, подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:
«С уважением,» «Искренне Ваш»
или в более позитивном ключе –
«С наилучшими пожеланиями»,
«С надеждой на продолжение сотрудничества»,
«С интересом ждем от Вас новых предложений»,
«Всегда рады оказать Вам услугу» и др.
Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.
Евгения Полоса
Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:
К записи 337 комментариев
7 правил делового общения в мессенджерах — Секрет фирмы
Аудитория четырёх главных мессенджеров (WhatsApp, Facebook Messenger, WeChat, Viber) превысила аудиторию социальных сетей и достигла почти 3 млрд пользователей. В мессенджерах уже давно ведутся не только личные переписки — в них решаются и деловые вопросы. У бизнес-общения в мессенджерах появился свой этикет. «Секрет» сформулировал правила деловых переписок и узнал у предпринимателей, как они переписываются в Facebook или Telegram.
Говорите о деле сразу
Нет ничего хуже, чем написать «Здравствуйте!» и ждать ответа человека, прежде чем изложить свою просьбу. Первое сообщение должно быть ёмким и понятным. Если вы два раза нажали Enter, чтобы отделить абзацы друг от друга, воспользуйтесь лучше почтой. В мессенджере длинное сообщение смотрится странно. «Это новое средство общения, не обращайтесь с ним как с почтой», — говорит CTO Instant Technologies Карл Тайлер.
Но в погоне за краткостью не стоит использовать много аббревиатур. Во-первых, не все привыкли пользоваться ими, особенно если это узкое понятие. Во-вторых, слова вроде «ИМХО» и «ЛОЛ» сделают переписку неформальной — не все к этому готовы, особенно в первом сообщении. Наконец, постоянные сокращения затруднят чтение сообщения.
Следите за тоном
Отправляя текстовое сообщение, написанное второпях, легко забыть, что собеседник не видит вас, не слышит вашего голоса и может интерпретировать фразу совсем не так, как вы планировали. В эксперименте учёных из Нью-Йоркского университета участники верно определили заложенную в сообщении эмоцию только в 56% случаев. Это касается не только сообщений в мессенджерах, но и всей переписки, однако в мессенджерах проще забыться.
The Wall Street Journal приводил пример подобного диалога: в ответ на изложение бизнес-стратегии босс ответил своей сотруднице спустя четыре дня одним словом: «Понял». После получасовых размышлений ей пришлось позвонить боссу, чтобы узнать, почему он расстроен. Но на самом деле он, напротив, обрадовался тому, что можно быстро убрать задачу из списка дел.
В мессенджерах уместно использовать смайлы и эмодзи, чтобы передать интонацию, но злоупотреблять ими не стоит, особенно если ваш собеседник не ведёт себя так же. И не рассыпайтесь в благодарностях — пишите «спасибо» максимум два раза в течение беседы.
Не критикуйте через мессенджер
Негатив вообще стоит вынести за рамки мессенджера. «Вы не разрываете с девушкой отношения через текстовое сообщение — вы реально не должны этого делать, и то же самое правило действует в бизнесе», — пишет предприниматель и эксперт по бизнес-этикету Жаклин Уитмор. По её словам, любая критика должна происходить в живом разговоре — мимика и интонации помогут сделать её не такой обидной. Автор книги «Основы бизнес-этикета» Барбара Патчер придерживается того же мнения: она утверждает, что через мессенджеры стоит передавать только хорошие или нейтральные новости.
Подражайте собеседнику
Если вы написали первым, пары сообщений хватит на то, чтобы понять стиль собеседника и подстроиться под него. «Вы всегда должны регулировать свой стиль общения под других людей, будь то коллега, босс или клиент», — говорит Барбара Патчер. Это приведёт ко взаимопониманию и упростит беседу. Например, если ваш собеседник предпочитает разговорный стиль и отправляет свои мысли сразу, как только они придут ему в голову, то вы можете реагировать так же. Но если вы будете отправлять каждое предложение отдельным сообщением человеку, который излагает всё в одном, то быстро начнёте раздражать его.
Не принимайте серьёзные решения в мессенджере
Переписка длится часами или днями, вы приходите к соглашению, но договорённости погибают в диалоге. Как не дать мессенджеру повредить эффективности переговоров? «Лично я в мессенджерах стараюсь обсуждать только поточные вопросы. Для принятия серьёзных решений существуют личные встречи, переговоры или звонок по Skype. Но если обсуждение проекта ведётся через мессенджеры, результаты надо продублировать по почте. Так под рукой всегда будет результат беседы и не придётся по частям вытягивать данные из лога», — советует руководитель агентства интернет-технологий GoodSellUs Кирилл Брагин. По его словам, дублирование на почту помогает ещё раз убедиться, что вы с собеседником поняли друг друга правильно. «Переписка в мессенджерах не является формальным доказательством достигнутых соглашений даже на понятийном уровне и, по сути, напоминает устные договорённости, которые необходимо закрепить как минимум через отправку письма», — соглашается гендиректор Digital Society Laboratory Светлана Ермаченкова.
Также не стоит полагаться на мессенджеры, если речь идёт об отмене встречи или других срочных делах: человек не всегда успевает отреагировать на все пуш-уведомления. Такую информацию лучше передать звонком, особенно если времени мало. Но в остальных случаях переходить на этот канал связи не стоит. «Сейчас звонки от незнакомых лиц на мобильный телефон — высшая степень нарушения этикета и частного пространства. При звонке человек полностью прерывается, чем бы он ни занимался, а при сообщении в чат ему приходит только уведомление. Поэтому правила хорошего тона говорят, что сначала людям нужно писать в мессенджеры», — говорит управляющий директор фонда Futur Capital Алексей Поспехов.
Не старайтесь реагировать мгновенно и не ждите этого от других
Возможность написать или ответить в любое время — главное преимущество общения в мессенджерах. Но даже в мессенджере никто не обязан реагировать мгновенно. И пока вы видите, что ваше сообщение не прочитано, не стоит дёргать человека. Зато если вы совпадёте во времени, то получасовой чат поможет решить проблемы быстрее, чем переписка по электронной почте длиной в несколько дней. «Обмен сообщениями асинхронный по умолчанию и синхронный при необходимости», — описывает особенность мессенджеров создатель Rep.ai Бен Эйдельсон.
Также лучше не писать в нерабочее время. «Подчинённые зачастую находятся в такой ситуации, когда они не могут не ответить на сообщение руководства в мессенджере. Мы стараемся не решать никаких вопросов, кроме экстренных, в нерабочее время», — говорит исполнительный директор кадрового агентства Selecty Денис Чурилов.
Экономьте время
Если вам приходит неинтересное предложение от незнакомого человека, допустимо прочитать его и не отреагировать. Отметка «прочитал» — уже важный знак, после которого вас не должны, как в электронной почте, заваливать письмами с вопросами, получили ли вы сообщение. «Когда сообщений становится слишком много, просто необходимо включать избирательные фильтры, иначе есть риск всё рабочее время проводить в бесплодных переписках. Приходится себя сознательно ограничивать и оставлять без внимания не особенно важные сообщения», — считает соучредитель и управляющий партнёр Preply Кирилл Бигай. Но если вы уже ведёте переписку с человеком, лучше заканчивать диалоги хотя бы коротким «спасибо» или «до связи», чтобы не выглядеть грубым.
Предприниматели о неписаных правилах общения
Этикет для написания деловых писем | Малый бизнес
Как бизнес-профессионал, вы понимаете важность общения с коллегами, клиентами, продавцами и поставщиками лично и посредством письменного общения. Несмотря на популярность электронной почты и обмена мгновенными сообщениями как форм письменного общения, руководители компаний по-прежнему используют деловые письма. Когда вы составляете деловое письмо, соблюдайте надлежащий этикет, независимо от получателя, чтобы общение было профессиональным, а ваше сообщение ясным.
Определение
Деловое письмо – это письменная форма общения, которую используют владельцы и руководители компаний, потребители, лица, ищущие работу, сотрудники и члены сообщества. Английский клуб, онлайн-ресурс для письма и грамматики, отмечает, что в деловых письмах делятся идеями, предоставляют информацию, принимают и делают предложения, запрашивают информацию, выражают благодарность, отправляют поздравления, представляют людей, извиняются и дают рекомендации.
Форматы
Люди могут форматировать деловые письма тремя способами: блочным, модифицированным блочным и полублочным.Практикуйте надлежащий этикет написания деловых писем, выбрав формат и следуя его правилам на протяжении всего письма. Лаборатория онлайн-письма Университета Пердью отмечает, что печатные буквы выравниваются по левому краю и с одинарным интервалом, с двойным интервалом между каждым абзацем. В измененных печатных буквах адрес отправителя и адрес получателя выровнены по левому краю и разделены одинарным интервалом, а дата и закрытие перенесены в центр. Полублок, наименее используемый из трех форматов, следует тем же правилам, что и модифицированный блок, за исключением того, что каждый абзац имеет отступ, а не выравнивание по левому краю.
Разделы
Деловые письма имеют определенный формат и включают несколько ключевых частей. Правильный этикет — включать необходимые разделы в каждое деловое письмо, которое вы составляете. Вверху письма напишите дату, когда вы его написали. Включите почтовые адреса отправителя и получателя. Начинайте каждое письмо с приветствия, которое приветствует получателя, а затем продолжайте с основной части, которая объясняет цель письма. В конце делового письма можно сказать «Спасибо» или «С уважением» и указать ваше имя и должность, если ваша должность не указана вверху бланка.
Преимущества
Деловые письма предоставляют отправителю и получателю письменную документацию по важным вопросам. Они легко регистрируются через традиционные системы регистрации или сканируются и сохраняются в электронном виде для использования в будущем. Более формальные, чем электронная почта, деловые письма представляют собой профессиональный способ общения с широким кругом лиц, компаний и организаций. Соблюдение соответствующего этикета делового письма гарантирует, что письма будут правильно отформатированы и содержат необходимую информацию для создания четкого и лаконичного сообщения.
Предупреждения
Деловые письма должны быть четкими и не содержать жаргона. Прежде чем отправить письмо, прочитайте его вслух, чтобы убедиться, что оно понятно, и что вы рассмотрели все свои пункты. Пишите ли вы потенциальному работодателю, клиенту или деловому партнеру, важно проверять текст на наличие грамматических и типографских ошибок. Крайне важно правильно написать имя получателя и использовать его правильный титул. Дважды проверьте почтовый адрес получателя, чтобы избежать задержки доставки.
Этикет делового письма
Деловой этикет в основном связан с построением отношений, основанных на вежливости и вежливости между деловым персоналом. Этикет, и особенно деловой этикет, — это средство максимально раскрыть свой потенциал, представляя себя позитивно.

Написание делового письма — это не просто четкое изложение своих идей. То, как вы пишете письмо, и правила этикета, которые вы используете, могут оказать существенное влияние на ваш успех или неудачу в бизнесе.

Несоблюдение правильного этикета деловой переписки может привести к тому, что вы будете использовать неподходящий тон, что вызовет обиду или недопонимание, отсутствие ясности или цели, а также враждебность или испорченные отношения. Основа хорошего этикета деловой переписки — «Подумай, прежде чем писать». Вы должны учитывать, кому адресовано письмо, как и почему? Это повлияет на стиль, содержание и структуру.

Здесь мы рассмотрим некоторые из основных вопросов, касающихся хорошего этикета деловой переписки:

Адресация письма

Всегда проверяйте правильность написания имени получателя.Это может показаться простым, но вы будете удивлены, узнав, как много людей этого не делают. Имя получателя должно включать титулы, почести или квалификации, если это необходимо.

Многие люди используют формулу «Уважаемый господин/С уважением» при обращении к получателю. Хотя это приемлемо для повседневных дел, это безлично и не должно использоваться при работе с теми, кого вы знаете, с вопросами или жалобами. С ними следует использовать формулу «Уважаемый господин…/Искренне Ваш».

По достижении определенного уровня фамильярности использование таких фраз, как «С уважением» или «Всего наилучшего» в конце письма не считается нарушением этикета.

Конфиденциальность

Если содержание письма носит деликатный, личный или конфиденциальный характер, оно должно быть соответствующим образом помечено. Пометки письма как «конфиденциально» будет достаточно, чтобы подчеркнуть этот факт.Если вы хотите, чтобы письмо было прочитано получателем без перехвата секретарем или личным помощником, пометьте его как «Личное», «Личное» или «Строго конфиденциально». Если вы получили такое деловое письмо, считается хорошим тоном ответить взаимностью и гарантировать, что вся будущая корреспонденция будет храниться на этом уровне конфиденциальности.

Стиль

Надлежащий этикет деловой переписки требует последовательного и четкого подхода в сочетании с вежливостью.Как правило, старайтесь, чтобы все деловые письма были формальными по стилю. Даже если получатель вам знаком, рекомендуется соблюдать определенный уровень делового этикета, так как письмо может быть замечено другими или упомянуто третьим лицом в будущем.

Однако это не означает, что вы должны использовать длинные или необычные слова для самовыражения. Это просто выглядит странно и делает письмо нечитаемым. Лучше всего сначала прочитать письмо и подумать, стали бы вы так же разговаривать с этим человеком лицом к лицу.Если нет, то перепишите.

Письма должны быть подписаны лично. Выглядит непрофессионально, холодно и несколько лениво, если письмо не подписано. Тем не менее, наличие подписи секретаря или личного помощника от вашего имени не считается нарушением делового этикета.

Юмор

Юмор можно использовать в деловых письмах, но только в том случае, если автор полностью уверен, что адресат поймет шутку или каламбур.С точки зрения делового этикета было бы разумно избегать юмора. Это потому, что, во-первых, письмо может быть прочитано во время кризиса, после получения плохих новостей или по печальному поводу. В любое другое время юмор, возможно, был бы оценен по достоинству, но в этих обстоятельствах он может иметь драматические неприятные последствия. Во-вторых, написанное слово открыто для неправильного толкования. Ваше саркастическое или ироничное замечание может быть воспринято неправильно. В-третьих, письмо может быть прочитано третьим лицом, которое сочтет юмор неуместным и подаст жалобу.

Ответ

Хороший этикет деловой переписки требует, чтобы на письма отвечали быстро или в соответствии с определенными правилами. Обычно это может рассматриваться как 5 рабочих дней. Если это невозможно, следует отправить какое-либо подтверждение либо письмом, факсом, телефоном или электронной почтой.

Всегда используйте справочные номера или четко указывайте цель письма вверху, например, «Re: Вопрос об этикете делового письма».Это позволяет получателю проследить переписку и сразу установить ваше письмо в контексте.

При ответе на пункты или вопросы надлежащий этикет должен отвечать в том же порядке, в котором они были заданы.

Управление конфликтами

Письма часто становятся ареной конфликтов или споров. Даже в этих случаях существуют правила делового этикета, которых следует придерживаться.

Если вы инициируете диспут, то: 1) Объясните и изложите свое дело просто и ясно наиболее подходящему лицу, 2) Предложите информацию, которая может потребоваться другой стороне, чтобы помочь ответить на вопросы, 3) Укажите временную шкалу, в течение которой Вы ожидаете ответа или решения вопроса.

Если вы получаете спор, то 1) сообщите старшим коллегам, которые могут быть затронуты или могут предложить помощь, 2) Отправьте все ответы в черновой форме для проверки старшему коллеге, 3) Придерживайтесь фактов и существа дела и не позволять эмоциям вмешиваться, 4) быть вежливым, терпеливым и учтивым.

Соблюдение делового этикета во всех делах, и особенно в деловой переписке, поможет вам эффективно общаться, избежать недоразумений и максимизировать ваш деловой потенциал.
Как написать деловое письмо-приветствие (с советами и примерами)
Карьерный справочник
Развитие карьеры
Как написать деловое письмо-приветствие (с советами и примерами)
Автор: редакция Indeed
23 июля 2023 г.
Умение писать профессионально может помочь вам улучшить свое положение на работе и даже открыть новые профессиональные возможности.Применяя строгие методы делового письма при общении с коллегами, клиентами и начальством, вы демонстрируете уважение к этим профессиональным отношениям. В этой статье мы обсудим, что такое приветствия в деловых письмах, почему их важно использовать, когда они уместны, а также приведем советы и примеры.
Изображение Описание
Бизнес-письмо Формат
Дата
Дата
Приветствие
Открытие пункта
Закрытие пункта
Бесплатный забор и подпись
Что такое приветствие в деловом письме?
Приветствие в деловом письме — это официальное приветствие, используемое в профессиональных документах, включая деловые письма, заявления о приеме на работу и официальные электронные письма.
Связанный: 5 шагов для хорошего делового письма (с советами)
Почему приветствие в деловом письме важно?
Использование приветствий в деловых письмах для обращения к получателю важно по трем причинам:
Это повышает профессионализм. Использование правильных формулировок, знаков препинания и личного или профессионального титула в приветствии в деловом письме может продемонстрировать ваш профессионализм и вашу силу в деловом письме.
Персонализирует документ.Включение полного имени получателя в приветствие вашего делового письма позволяет им понять, что они читают не массовое письмо, а нечто, предназначенное специально для них.
Демонстрирует ваш профессиональный тон. Поприветствовав получателя официальным приветствием, вы задаете профессиональный тон, который сохранится в вашем письме.
Когда следует использовать приветствие в деловом письме?
Есть много случаев, когда вы должны включить соответствующее деловое приветствие, каждый из которых имеет свои уникальные причины:
Сопроводительное письмо
Сопроводительное письмо часто является вашей первой возможностью произвести впечатление на потенциального работодателя и продемонстрировать свои навыки делового письма. Использование правильного приветствия в сопроводительном письме может помочь работодателю определить, стоит ли рассматривать вас на эту должность.
Деловая электронная почта
Деловая электронная почта может быть адресована кому-то в вашей компании или за ее пределами. Эта форма делового письма требует, чтобы вы использовали те же формальные приветствия, что и в бумажном формате.
Официальное деловое письмо
Этот тип делового документа используется для обращения к кому-либо за пределами вашей компании.Это тот случай, когда было бы уместно использовать личный титул перед именем получателя.
Деловая записка
Деловая записка — это форма делового письма, используемая для обращения к коллегам внутри компании. Для деловых служебных записок вы все равно должны использовать официальное приветствие для обращения к отделу или группе лиц, которым вы отправляете служебную записку.
Связано: Профессиональные приветствия по электронной почте: советы и примеры
Советы по написанию приветствий в деловых письмах
Существует множество правил и аспектов, которые следует учитывать при написании приветствий в деловом письме. Следуйте этим советам относительно правильных приветствий и общих практик в приветствиях в деловых письмах:
Начните со слова «Уважаемый»
Хотя в некоторых ситуациях уместно использовать «Привет» или «Здравствуйте» перед именем получателя, используя слово «Уважаемый» в начале делового письма является предпочтительным профессиональным подходом. Если вы сомневаетесь, используйте «Уважаемый».
Подумайте о ваших отношениях с предполагаемым получателем
Насколько хорошо вы знаете получателя? Если это коллега, вы можете обратиться к нему, назвав «Уважаемый» и указав только его имя.Однако, если вы недостаточно хорошо знаете получателя или вообще не знаете его, используйте «Уважаемый», а затем его полное имя.
Персонал исследовательской компании
Если вы подаете заявление о приеме на работу, а в описании вакансии не указан предполагаемый получатель вашего сопроводительного письма, вы можете провести собственное исследование, чтобы найти имя руководителя отдела, к которому вы подаете заявление, и адрес вашего письмо этому человеку.
Обращайтесь к получателю по названию должности
Если вы подаете заявление о приеме на работу и не можете найти имя менеджера по найму или руководителя отдела, вы можете начать свое приветствие со слова «Уважаемый», за которым следует старшая должность, наиболее тесно связанная с вашим потенциалом. должность.
Обращайтесь к получателю по личному титулу
Вы можете обратиться к получателю, начав с «Уважаемый», за которым следует личный титул, например «Мистер». или «мисс». Если у вас есть полное имя получателя вашего делового письма, вы можете усилить формальный характер письма, начав с «Уважаемый», за которым следует личное приветствие, например «Уважаемая госпожа Леватсон».
Если сомневаетесь, используйте «Мисс».
Если вы хотите использовать личный титул перед полным именем женщины-получателя, но не уверены в ее семейном положении, всегда лучше использовать титул «мисс».», за которым следует имя получателя вместо «Мисс» или «Миссис». Дважды проверьте правильность написания
Используйте онлайн-ресурсы, например веб-сайты компаний и профили в социальных сетях, чтобы проверить правильность написания имени получателя. написание.
Если вы сомневаетесь, замените «Уважаемый (имя получателя)» на «Для кого это может касаться»
Если вы не можете найти имя или соответствующую должность для использования в приветствии в деловом письме, вы можете использовать фразу «Кому Это может беспокоить» в качестве крайней меры.
См. также: Руководство по написанию заметок с советами и примерами
Примеры приветствий в деловых письмах
Вот несколько примеров подходящих приветствий, которые можно применять к деловым письмам и связанным с ними документам:
Уважаемый менеджер по маркетингу,
Уважаемая Маргарет Боуман,
Уважаемый г-н./Мисс/Миссис/Мисс Боумен,
Уважаемый доктор Боуман,
Уважаемый доктор и мистер Боуман,
Уважаемый офицер Ю,
Уважаемый офицер Ю,
1 900 )
Уважаемый отдел связи:
Кому это может быть важно,
Хотя в приведенных выше примерах используется «Уважаемый», вы также можете использовать «Здравствуйте», «Приветствую» или другое профессиональное приветствие. Вам также следует по возможности избегать использования фразы «Для кого это может касаться», поскольку в зависимости от аудитории она может показаться безличной и устаревшей.
Также обычно лучше использовать гендерно-нейтральные приветствия, чтобы избежать предположения о поле аудитории, например, «Дорогая Маргарет Боуман» вместо «Дорогая мисс Боуман».
Как отформатировать деловое письмо США
Али Хейл
Чем бы вы ни занимались — студентом, офисным работником или фрилансером — я могу гарантировать, что в какой-то момент вашей жизни вам понадобится сесть и написать официальное деловое письмо.
Это может быть клиент, работодатель с работой, которую вы хотите, или подать заявку на финансирование университета. Возможно, это будет даже литературный агент или издатель, который просто возьмет на себя ваш неизвестный роман. Конечно, вы хотите, чтобы письмо было хорошо написано, но почти так же важно знать, как его правильно отформатировать. Эта статья о формате делового письма в США (не волнуйтесь, читатели из Великобритании, я напишу для вас продолжение).
Основные форматы для деловых писем в США называются полным блочным форматом и модифицированным блочным форматом .
Полноблочный формат означает, что все элементы буквы выравниваются по левому краю, так что начало каждой строки находится на левом поле. Это более формальный стиль, поэтому используйте его, если не знаете, какой выбрать.
Модифицированный формат блока означает, что некоторые элементы буквы смещены вправо. В настоящее время этот стиль уместен в большинстве контекстов.
Вот буква полного формата
И измененный формат блока один:
Разобьем их на основные элементы в порядке сверху вниз:
Ваш адрес
Ваш адрес, также известный как «обратный адрес», должен быть указан первым. (Обратите внимание, что это применимо при использовании стандартной обычной бумаги. Если у вас есть бумага с фирменными бланками, вы должны опустить это.)
123 Acacia Avenue
Newtown
Anywhere
AN 98765
Ваш обратный адрес должен располагаться:
Слева, если вы используете полноблочный формат
С правой стороны (табуляция поперек, а не выравнивание по правому краю), если вы используете модифицированный формат блока
Зачем указывать свой адрес? Даже если у получателя есть ваши данные в адресной книге, вы хотите, чтобы он ответил как можно проще — вы, скорее всего, получите ответ быстрее.
Дата
Непосредственно под своим адресом поставьте дату написания письма:
15 мая 2008 г.
Во избежание путаницы, особенно если вы пишете в зарубежную компанию, лучше указывать дату в словесной, а не в числовой форме, и вам следует опустить «th».
Дата должна располагаться слева, для полного формата блока и для измененного формата блока
Зачем ставить дату? Стандартной практикой является указание даты написания письма. Корреспонденция часто хранится в порядке даты. Получателю намного проще отправить своевременный ответ, а вам проще найти ответ, если это необходимо. Например. «В моем письме от 15 мая…»
Базовая линия
Я не включил это на схему, так как рекомендации по поводу того, где его следует разместить, различаются. Вы можете включить справочную строку, начинающуюся с «Re:». Это часто используется при переписке с крупными компаниями или при приеме на работу. Строка ссылки может располагаться либо под датой, либо под адресом получателя.
Если вы используете строку ссылки, вам обычно следует опускать строку темы (см. ниже).
Опорная строка должна быть выровнена по левому краю как для полного, так и для измененного формата блока. Для разных типов писем потребуются разные типы строк темы и ссылки, поэтому выберите тот, который наиболее подходит для вашего случая.
Зачем ставить опорную линию? Вы должны использовать справочную строку, если получатель запросил конкретную информацию, например номер задания или номер счета, или если вы отвечаете на письмо. Это облегчает получателю возможность быстрого ответа вам.
Имя и адрес получателя
Ниже вы должны указать имя и адрес человека, которому вы пишете, так же, как они будут указаны на конверте. Если вы используете оконный конверт, его следует выровнять на странице, чтобы он был виден через окно, но даже если он не будет виден, пока письмо не будет открыто, он все равно должен быть включен.
Имя и адрес получателя должны располагаться слева для обоих форматов.
Зачем указывать их адрес? Если вы пишете кому-то в офисе, скорее всего, почту откроет не он. Скорее всего, это сделает администратор, и на этом этапе письма могут быть отделены от конвертов. В частности, если в одном здании есть несколько отделов или если вы начинаете свое письмо «Дорогой Боб», имя и адрес гарантируют, что ваше письмо дойдет до нужного получателя.
Приветствие
После их адреса вы должны оставить пробел, а затем написать «Уважаемый мистер Джонс», «Уважаемый Боб» или «Уважаемый господин/госпожа», в зависимости от ситуации. Следуйте за этим с двоеточием.
Приветствие, иногда называемое «приветствием», всегда должно быть выровнено по левому краю.
Зачем ставить приветствие? Деловые письма — это формальный тип письма, и считается вежливым начинать с приветствия. Хотя вам может сойти с рук начинание писем со слов «Привет» или «Здравствуйте», письма следуют более консервативным правилам.
Субъект
При желании вы можете указать тему письма. Это становится все более распространенным, возможно, поскольку люди привыкли к темам электронных писем.Если вы добавите строку темы, она должна быть написана прописными буквами непосредственно под «Уважаемый , имя :»
.
Тема (если вы ее включаете) должна быть выровнена по левому краю для формата полного блока, но может быть выровнена по левому краю или по центру для измененного формата блока.
Зачем ставить тему? Рекомендуется указать тему, чтобы получатель мог сразу увидеть, о чем идет речь в письме. Постарайтесь быть кратким, но включите как можно больше информации, например. «Заявка на финансирование от Джо Блоггса, кандидат 222-456».
Текст вашего письма
Теперь, наконец, вы можете написать основную часть вашего письма. Ваш текст должен иметь:
Одинарный интервал между строками
Пустая строка (НЕ отступ) перед каждым новым абзацем
(И, конечно же, вы должны соблюдать все обычные правила грамматики, пунктуации и орфографии: например, следить за тем, чтобы каждое предложение начиналось с заглавной буквы и заканчивалось точкой.)
Зачем оставлять пустые строки? В деловом мире принято ставить пустую строку между абзацами.Это помогает разбить текст на странице и сделать его более читаемым.
Закрытие
После основного текста ваше письмо должно заканчиваться соответствующей заключительной фразой и запятой. Самый безопасный вариант — «Искренне ваш» (когда вы не знаете имени человека, которому вы пишете, т. е. когда вы начали «Уважаемый господин/госпожа») или «Искренне ваш» (когда вы знаете его имя). ). Если вы уже знакомы с получателем, может быть уместно использовать такие фразы, как «С наилучшими пожеланиями», «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением».
Закрытие должно быть:
Выровнено по левому краю для полноблочного формата
Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока
Зачем использовать эти фразы? Хотя фразы «С уважением» и «С уважением» могут показаться архаичными, это проверенные временем способы завершения официального письма.
Ваше имя и подпись
Поставьте несколько пустых строк после слов «С уважением» или «С уважением», затем введите свое имя.При желании вы можете указать свою должность и название компании в строке ниже.
Джо Блоггс
Директор по маркетингу, BizSolutions
Ваше имя и подпись должны быть:
Выровнено по левому краю для полноблочного формата
Справа (вкладка напротив вашего адреса) для измененного формата блока
Зачем оставлять пустое место? Пустое место для того, чтобы распечатав письмо, вы могли подписать его своим именем. Это воспринимается как доказательство того, что письмо действительно от человека, чье имя напечатано внизу. Иногда другой человек может подписать письмо от вашего имени. Если это так, они должны поставить буквы «п.п.» перед своим именем, которое расшифровывается как латинское per procurationem , что означает «агентство».
Тон делового письма
Очень важно выбрать правильный голос и тон при написании делового письма. Использование правильного формата, но выбор неправильного типа языка может повлиять на желаемый результат.Вот что написали по этому поводу ребята из thebalancecareers.com:
Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав первый абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу в связи с…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает читателю полное представление о ваших целях, но избегайте беспорядочных предложений и ненужных длинных слов. Опять же, держите его кратким, чтобы удержать их внимание.
Наслаждайтесь написанием писем и используйте приведенные выше примеры, чтобы помочь вам с форматированием, если вы застряли.
Ваш пошаговый обзор
Правильное форматирование делового письма может показаться немного сложным, особенно если вы никогда раньше не писали или редко писали такого рода письма — возможно, вы впервые подаете заявление на работу, например, и пишете сопроводительное письмо.
Вот краткий обзор того, что мы рассмотрели, так что вы можете использовать его в качестве удобного контрольного списка:
Шаг № 1. Решите, используете ли вы «Полноблочный формат» или «Измененный блочный формат».
Старайтесь не смешивать их. Помните, что полный блочный формат (с выравниванием по левому краю) является более формальным из двух стилей, но в наши дни модифицированный блочный формат (с некоторыми элементами, смещенными вправо) подходит для большинства контекстов.
Шаг № 2: Укажите свой адрес
Ваш адрес должен быть слева для полного блочного формата и справа для измененного блочного формата. Не выравнивайте текст по правому краю — табуляция.
Шаг №3: Включите дату
Дата должна идти сразу после вашего адреса и должна быть выровнена по левому краю независимо от используемого вами формата.Напишите так: «15 мая 2008 года».
Шаг № 4. Возможное включение опорной линии
Если вы ведете переписку с крупной компанией или вас попросили указать в письме конкретный ссылочный номер, введите «Re:», а затем ссылочную строку. Если вы используете ссылочную строку, опустите строку темы.
Шаг № 5: Укажите имя и адрес получателя
Это должно быть выровнено по левому краю, какой бы формат вы ни использовали. Важно указать их полное имя, а также адрес на случай, если письмо будет отделено от конверта (как это обычно бывает в большом офисе). Если вы используете конверт с окном, убедитесь, что имя и адрес получателя расположены так, чтобы они отображались в окне.
Шаг № 6. Включите приветствие
После приветствия, иногда называемого приветствием, должно следовать двоеточие. (Например, «Дорогой мистер Джонс:») Оно всегда должно быть выровнено по левому краю.
Шаг № 7. Рассмотрите возможность включения строки темы
Строка темы не является обязательной, но это становится все более распространенной практикой. Строка темы должна сразу показать получателю, о чем ваше письмо.Он может быть выровнен по левому краю или центрирован в модифицированном блочном формате.
Шаг №8: напишите само письмо
Сам текст вашего письма должен быть выровнен по левому краю (во всех форматах) и через один интервал. Вы должны ставить пустую строку между абзацами, а не делать отступ. Пишите соответствующим деловым тоном.
Шаг № 9. Добавьте соответствующее закрытие
Завершите свое письмо такой фразой, как «С уважением» (безопасный формальный вариант) или «С наилучшими пожеланиями» (хороший вариант для кого-то, кого вы уже знаете).После этого запятая.
Шаг №10: Добавьте свое имя
Оставьте пустое место для своей подписи, затем введите свое имя в конце письма. При необходимости вы можете указать название своей должности и название компании в строке под своим именем.
Викторина по деловому письму США
Выберите правильный ответ на каждый из этих вопросов о деловых письмах.
Хотите улучшить свой английский за пять минут в день? Оформите подписку и начните ежедневно получать наши советы по письму и упражнения!
Продолжай учиться! Просмотрите категорию делового письма, просмотрите наши популярные публикации или выберите похожую публикацию ниже:
Хватит делать эти неловкие ошибки! Подпишитесь на ежедневные советы по письму сегодня!
Вы гарантированно улучшите свой английский всего за 5 минут в день!
Подписчики получают доступ к нашему архиву с более чем 800 интерактивными упражнениями!
Вы также получите три бонусные электронные книги совершенно бесплатно!
Попробуйте бесплатно прямо сейчас
Рекомендации по общению — Колледж бизнеса и экономики
Важным аспектом проведения эффективных презентаций является создание четких, лаконичных и удобных для аудитории слайдов. Учтите, что вы рассказываете историю, и внимательно относитесь к порядку подачи информации. Затем делайте сами слайды простыми и визуально приятными, чтобы они помогали вашим слушателям оставаться сосредоточенными и заинтересованными. Все дело в планировании и дизайне.
При планировании презентации имейте в виду следующее:
Начните с рассмотрения аудитории . Планируйте говорить об их интересах. Используйте словарный запас, соответствующий уровню образования группы.Убедитесь, что вы избегаете или даете определение жаргону и техническим терминам.
Организуйте презентацию . Начните с введения в тему; продолжить с основной части, которая включает выводы, данные, применение и примеры; а затем закончить с выводом или резюме.
Минимизируйте количество используемых вами слайдов .
Используйте один слайд для передачи одной идеи . Каждый слайд должен иллюстрировать только одну идею и ее аргументы.
Используйте только ключевые слова или фразы .Слайды не должны содержать каждое слово вашей презентации. Думайте о своих слайдах как о плане, который вы используете, чтобы побудить себя говорить импровизировано. Они также действуют как визуальные сигналы для аудитории, помогая им сосредоточиться на том, что вы говорите.
При разработке макета слайда необходимо учитывать многочисленные правила дизайна.
Вот некоторые из наиболее важных:
Используйте правило 6 x 6 : количество строк на слайде должно быть не более шести, а количество слов в строке — не более шести.
Используйте размер шрифта 24 пункта или больше; толщина линии должна быть не менее 2 точек . Используйте шрифты 48–54 для основных заголовков, 36–44 для заголовков слайдов и 24–36 для текста.
Используйте контрастные цвета либо с очень светлым фоном и очень темными буквами, либо с очень темным фоном и очень светлыми буквами. Темные цвета, которые можно использовать, включают черный, темно-коричневый, темно-синий и темно-фиолетовый. Светлые цвета, которые хорошо контрастируют с ними, — это белый и желтый.
Разнообразьте свои слайды .Полнотекстовые презентации скучны. Используйте соответствующие графики, фотографии и картинки, когда это уместно. Избегайте ненужных звуковых эффектов, медленных переходов и движущейся графики. Используйте наглядные материалы, такие как блок-схемы, таблицы или рисунки, где это уместно, чтобы вовлечь аудиторию в тему или объяснить сложные процессы.
Не переусердствуй . Придерживайтесь простых фонов и шаблонов и избегайте ярких цветов и узоров. Кроме того, используйте много пустого пространства.
Используйте согласованный профессиональный формат .
НЕ ОРИТЕ НА СВОЮ АУДИТОРИЮ! Не используйте каждое слово на слайде с заглавной буквы.
Добавьте название слайда в одно и то же место для каждого слайда . В PowerPoint поместите название презентации и автора в «Образец слайдов» (в меню «Вид»), чтобы они автоматически размещались на всех слайдах. Добавление номера страницы также является хорошей идеей.
Используйте проверку орфографии , дважды проверьте правильность написания заглавных букв и откорректируйте!
При использовании пуль:
используйте патроны одного типа для всех слайдов
постарайтесь не разбивать текст поперек строки
не ставьте точку или запятую в конце пули
сохраняют грамматически параллельные пули.Если первый маркер начинается с глагола, все маркеры должны начинаться с глаголов. Если первая пуля является существительным, все пули должны быть существительными
Деловые письма и приветствия по электронной почте [обновлено]
Уважаемый читатель: Уважаемый читатель, Привет читатель, Добрый день, Читатель: Привет, читатель!
Вы запутались в формировании приветствий в деловых письмах и деловых электронных письмах?
Как начать письмо или электронную почту — один из наиболее часто задаваемых вопросов на курсах делового письма. Для начала уточним, в каких документах используется приветствие:
. Деловое письмо передает информацию за пределы организации и требует приветствия.
Деловая записка передает информацию внутри организации и не включает приветствие.
Деловая электронная почта передает информацию как внутри, так и за пределами организации и должна включать приветствие в первое сообщение.
Совет: При выборе приветствия ориентируйтесь непосредственно на получателя.Особое внимание уделите своим отношениям с этим получателем.

Приветствие в деловом письме
Приветствия могут сбивать с толку. Мы наметили лучшие приветствия для разных ситуаций и отношений. Дополнительную информацию о приветствиях по электронной почте вы найдете во второй половине этой статьи.
Стандартное деловое письмо
Стандартным приветствием для делового письма является приветствие «Уважаемый», за которым следует имя человека, а иногда и должность, завершающаяся двоеточием .
Подсказка: используйте «Уважаемый» при адресовании сопроводительного письма.
Уважаемая госпожа Ридер:
Уважаемая Джанет:
Уважаемый адвокат Адамс:

Стандартное социальное письмо
Стандартным приветствием для более социального делового или личного письма является приветствие «Уважаемый», за которым следует имя человека, а иногда и должность, завершающаяся запятой .
Уважаемая госпожа Писательница,
Уважаемый Эндрю,
Уважаемый пастор Аманчи,
(Социальные деловые письма адресованы поздравлениям, благодарностям, соболезнованиям или другим вопросам, не связанным с бизнесом.Это для более неформальной переписки.)

Официально-деловое письмо
Если вы плохо знаете человека или устанавливаете первый контакт, всегда лучше склониться к официальному приветствию. Используйте профессиональный титул и фамилию для вашего официального письма.
Уважаемый г-н Санчеса:
Уважаемый д-р Аманчи:

Если вы хорошо знаете получателя
Вы можете использовать только их имя.
Дорогая Карен:

Имя неизвестно
Что делать, если вы обращаетесь к неизвестному получателю? Если вы не знаете имени человека, попытайтесь его найти.Если определить местонахождение невозможно, используйте положение человека в качестве приветствия.
Уважаемый директор:
Уважаемый налоговый инспектор:
Уважаемый родитель:

Двум или более женщинам:
Используйте название, которое, как вы знаете, предпочитает каждый. Если вы не знаете предпочтительный титул получателя, используйте нейтральный титул «Мисс
».
Уважаемые миссис Адамс, мисс Котт и мисс Коннор

Женщине и мужчине:
Сначала укажите получателя с самым высоким корпоративным рейтингом и расположите в алфавитном порядке, если они равны по корпоративному рейтингу.
Уважаемые г-жа Фонг и г-н Мендл

Нескольким лицам:
Уважаемые мистер Макдональд, миссис Брейди и доктор Меллон!

Деловые приветствия по электронной почте
Придерживайтесь тех же стандартов письма для деловой электронной почты (т. е. той, которая функционирует как деловое письмо, например, первый ответ на запрос клиента, рекламное письмо или предложение). Для менее формальных электронных писем используйте следующие рекомендации.
Менее официальное электронное письмо
Соответствуйте своему приветствию и тону вашим отношениям с получателем и заканчивайте приветствие запятой, а не двоеточием:
Дэвид,
Привет, Дэвид,
Привет, Дэвид,
Доброе утро, Дэвид,*
* Используйте «Доброе утро, Дэвид» только в том случае, если вы уверены, что Дэвид прочитает это письмо утром.См. статью «Осторожное использование приветствий времени» для получения дополнительной информации.
Сленговые приветствия
Эй, Дэвид,
(Используйте сленговое слово «привет» только в самом неофициальном электронном письме с лучшими друзьями по работе. «Привет» слишком небрежно в более широком деловом использовании.)

Пропуск приветствия
В неформальных ситуациях вы можете опустить приветствие, но вы все равно можете включить имя человека в начало сообщения:
Ты прав, Дэвид.Я забыл.

Создайте идеальное приветствие
Какой бы тип деловой переписки вы ни заполняли, добавление надлежащего приветствия сообщает о вашем уровне профессионализма. Обратитесь к этому списку, чтобы использовать правильное приветствие, независимо от деловой ситуации.
Дополнительные ресурсы о деловой электронной почте:
Формат делового письма | Блог словаря Macmillan
Как написать деловое письмо
Деловое письмо: начало
А. Название вашей компании, за которым следуют все контактные данные (включая адрес, телефон, факс, адрес веб-сайта компании и адрес электронной почты).
B. Адрес получателя (включая его имя и должность, если вы его знаете).
C. Дата справа или слева на странице.
D. При необходимости добавьте ссылки на файлы, как свои, так и получателя (используйте «Ref» как сокращение от «reference»).
Деловое письмо: содержание
E. Приветствие.
Вскользь: Уважаемый [ имя и фамилия ] Формально: Уважаемый г-н [ фамилия ], для мужчины или Уважаемая г-жа [ фамилия ] для женщины.Если вы не знаете имя получателя, используйте Уважаемый господин или госпожа или Уважаемый господин/госпожа.
F. Указание темы письма с использованием Re (используется как сокращение от относительно ).
Г. Вот несколько вариантов начала письма:
Я хотел бы узнать о (или о том) …
Я пишу относительно …
Я пишу в ответ на …
Я пишу, чтобы сообщить вам, что / о …
Я пишу, чтобы пожаловаться на …
В дополнение к моему письмо от 15 мая…
Х.Детали письма должны быть добавлены в этот момент.
Деловое письмо: конец
I. Вот выражения, которыми можно закончить деловое письмо.
Пожалуйста, дайте мне знать, если …
Я с нетерпением жду вашего ответа.
Заранее спасибо за помощь.
Буду очень признателен, если вы сообщите мне …
J. Для казуальной концовки используйте С уважением или С наилучшими пожеланиями . Формальное окончание (если вы знаете получателя), используйте С уважением или С уважением .Формальное окончание (если вы не знаете адресата): С уважением или С уважением .