Деловой этикет переписки – Правила и этикет деловой переписки

Этикет делового письма

Во всем мире существуют правила написания деловых писем, несоблюдение этих правил может не только отразиться на престиже всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

Согласно этикета  делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2 см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

При переписке или повторной отправке  письма  вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что  дальнейшая переписка строится на его основе.

По правилам  делового этикета при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с представления вашей фирмы, ее основных целей и задач, которые планируется выполнять при совместной  деятельности.Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке.

Заканчивается письмо как правило  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: «Искренне Ваш», «С» и т. п. В завершении ставится подпись на правой стороне листа, под словами заключительной формулы вежливости.

Этикет делового письма и его написание — это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо — это один из залогов успеха и будущего процветания  вашего дела.

Facebook

Twitter

Google+

Вконтакте

Pinterest

Одноклассники

Мой мир

delovoi-etiket.ru

Этикет делового письма: основы общения

Содержание:

Наверняка вам никогда не придет в голову сказать начальнику: “Привет, дружище! Как дела?” За исключением тех редких случаев, когда в его лице уживаются и руководитель, и друг, это неуместно. В то же время в процессе служебной переписки мы позволяем себе еще более грандиозные ляпы. Но, согласитесь, знать этикет делового письма необходимо, для того чтобы выглядеть солидно и иметь хорошую репутацию. Мы сорвем перед вами все покровы, скрывающие истину, и расскажем, как грамотно общаться с бизнес-партнерами.

Специфика деловых отношений

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента. К примеру, на работе или в какой-либо государственной организации мы практически не проявляем никаких свойственных нам особенностей характера: не шутим, не кричим, не танцуем и т.д. …Наоборот, мы надеваем маску спокойного, вежливого и делового человека, которого ничем не прошибешь.

В деловом общении не место эмоциям. Никого из ваших партнеров, коллег или клиентов не устроит, если вы вдруг начнете плакать или прыгать от радости. Нет, конечно, вы не робот, но что-то близкое к этому. По крайней мере, вам приходится избегать ярких и глубоких эмоций.

Еще одна черта делового общения — его нельзя прекратить тогда, когда вам этого хочется. То есть в обычной жизни такое тоже бывает, например, когда вы разговариваете со свекровью или родителями. Но в профессиональной сфере совсем нельзя уйти, если клиент или бизнес-партнер вас о чем-то спрашивает. А также игнорировать его письма, сообщения и звонки — есть риск потерять работу после такого. Именно поэтому в различных требованиях к вакансиям так популярна строчка про стрессоустойчивость и работу в команде, ведь в деловой среде вам придется столкнуться и общаться с самыми разными людьми.

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с подругами вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проекта, планирование работы организации на ближайшие полгода или что-нибудь еще. Соответственно, такая особенность формирует характер делового общения: выдержанный, “сухой”, быстрый, четкий и без лирических отступлений. По крайней мере, именно так все складывается в большинстве ситуаций.

Общий этикет делового письма

Естественно, что письменная речь сильно отличается от устной: в ней у вас нет возможности интонационно расставить акценты. Да и этикетных норм в этом случае гораздо больше — по крайней мере, именно так кажется в тот момент, когда вы решаетесь написать деловое письмо.

Отдельно стоит упомянуть о бумаге. Если раньше, говоря о письме, вы сразу же представляли себе белоснежный конверт, опускаемый в почтовый ящик, то сейчас ситуация изменилась. Обычной почтой пользуются все реже, в то время как электронная набирает свои обороты. Нельзя забывать и о том, что бумага для писем должна быть идеально чистой и не помятой — это вопрос репутации. Желательно иметь фирменные бланки с эмблемой и номерами телефонов для деловой корреспонденции. Все страницы, кроме титульной, должны нумероваться.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить. Но первое письмо так или иначе должно начинаться с конструкции вроде: “Добрый день, уважаемый Иван Иванович…”.

В письменной речи (особенно деловой) особую важность приобретает грамотность. Когда вы просто разговариваете с человеком, достаточно лишь избегать нарочитых речевых ошибок и грубостей, правильно расставляя ударение. На письме же могут стать явными все ваши пробелы в знании русского языка. Поэтому, если вы не чувствуете уверенности в собственной грамотности, перед отправкой письмо лучше лишний раз проверить на грамматические ошибки. Не забывайте писать начало предложения с заглавной буквы и расставлять знаки препинания, ведь без этого бывает очень сложно понять смысл послания. Используйте пропуски и многоточия для структурирования текста.

Говоря о стиле общения, не следует забывать, что ваше письмо, в первую очередь, должно быть “читабельным”. То есть рекомендуется избегать сложных многоуровневых конструкций и  лишних слов (за исключением тех случаев, когда вы – юрист, или это необходимо в переписке). Приводите живые примеры, разбавляйте текст диаграммами и схемами — это делает информацию более наглядной и понятной. Язык деловой переписки, в отличие от обычной, зачастую изобилует профессиональным жаргоном и штампами — это является этикетной нормой.

Нюансы деловой переписки

Выше мы говорили про общий этикет деловой переписки. Однако существуют множественные нюансы, описание которых достойно не то что отдельной статьи, но целой книги. Мы специально для вас отобрали самые востребованные и актуальные особенности делового письма. Предлагаем ознакомиться с ними.

Структура делового письма

Как и любое другое, деловое письмо имеет свою четкую структуру. Только вот если в обычном она может достаточно сильно варьироваться от случая к случаю и в зависимости от вашего желания, то в служебном сообщении есть довольно строгие правила написания. В то же время не существует единого стандарта, по которому оформляется большинство писем — как правило, в каждой компании существуют свои нормы. Тем не менее, мы предлагаем вашему вниманию наиболее общие основы оформления электронного делового письма, которые будут актуальны в девяноста процентах случаев.

1. “Шапка” письма, соответствующая корпоративному стилю

   Помните, чуть выше мы говорили о необходимости для каждой солидной компании иметь свои фирменные бумажные бланки? То же самое касается и электронных писем. Если у вас до сих пор такого нет, то предложите эту инициативу начальству. Конечно, отдел технической поддержки вас проклянет, но письма от вашей организации станут выглядеть более солидно.

2. Приветствие

   В деловых сообщениях не обязательно приветствие как таковое (слова “здравствуйте” и “добрый день) — вместо этого рекомендуется сразу же обращаться к адресату по имени отчеству. Однако если переписка межличностная, но носящая формальный характер, то будет уместным попривествовать своего собеседника в первом письме.
3. Основное содержание письма

   Эта часть обладает наиболее высокой информационной нагрузкой: в ней вы раскрываете цель своего обращения. Таких аспектов может быть несколько, соответственно, изложение каждого должно начинаться с отдельного абзаца. Выделение необходимо из-за того, что по каждой проблеме, как правило, принимается самостоятельное решение. Примерами могут служить следующие фразы: “просим”, “сообщаем”, “предлагаем к рассмотрению” и т.д. … Помните, что внутри аспектов тоже есть своя структура. Вам необходимо обосновать актуальность запроса, раскрыть его содержание, описать ожидаемый результат в случае удовлетворительного ответа и сформулировать определенные гарантии для адресата.

4. Прощание

   В отличие от обычной разговорной речи, в деловых письмах не используются непосредственные речевые формулы. Целью заключительной фразы является выражение уважения и дань вежливости. Например, “искренне ваш”, “с наилучшими пожеланиями”, “с уважением”, “заранее благодарны за ответ” и т.д. …

5. Личная подпись

   В ней обязательно должны быть указаны ваши фамилия, имя и отчество, должность (возможно, с названием отдела), а также контактные номера телефонов. Без этого зачастую бывает очень сложно держать связь с человеком. Кстати, сейчас существует такой вариант, как электронная подпись. Она представляет из себя специальный файл с текстовой подписью, которая автоматически проставляется в конце каждого письма. Ее использование считается хорошим тоном в крупных компаниях. К тому же она может выступать в роли ненавязчивой рекламы вашей организации. Если говорить о размерах, то электронная подпись не должна быть больше пяти-шести строк и превышать объем в семьдесят символов.

6. Ссылка на сайт организации и логотип

   Это такие же элементы корпоративного стиля, как и фирменный бланк. Кроме того, если вы рассылаете рекламные предложения или предложения о сотрудничестве, то вашим адресатам будет приятно от того, что им не нужно перерывать весь интернет в поисках информации о компании.

Следует помнить, что эта довольно универсальная структура может варьироваться в зависимости от типа послания. Выделяются рекламные, благодарственные, гарантийные и сопроводительные письма, приглашения, извещения, заявления, напоминания, сообщения, предупреждения и требования. Но практически ко всем им применима данная структура.

Размер электронного письма достаточно четко оговаривается этикетными нормами: как правило, оно должно быть короче в два раза, чем написанное от руки. Если же вы хотите переслать большой объем информации, то в теле самого письма лучше поместить краткий сопроводительный текст, а все остальное оформить как отдельное вложение. В тех случаях, когда оно имеет большой объем, превышающий один мегабайт, адресата лучше об этом предупредить — не все компании оплачивают безлимитный доступ в интернет.

Ответ на сообщение

Вы, наверное, замечали, что когда вы нажимаете кнопку “Ответ” (“Reply”) при отправке сообщения, перед темой ответного письма появляется частица “Re…”. Она поможет вашему адресату понять, на какое послание вы ответили. А в открывшемся окне появляется текст предшествующей переписки. Стирать его или сохранять — вот в чем вопрос.

Все зависит от того, каким уровнем формальности обладает переписка. Проще говоря, если вы переписываетесь с приятелем или каким-то другим лицом, с которым необязателен крайне официальный слог, можно стереть лишнее, оставив лишь строки, позволяющее понимать, о чем идет разговор. Для удобства можно также разбить свое письмо на эти самые цитаты и под каждой из них поместить свой ответ. Если же переписка должна быть в рамках всех формальностей, то сохраняйте ее содержание в нетронутом виде.

Речевые формулы

Как вы уже заметили, деловые письма практически полностью строятся на всевозможных речевых штампах или клише — устойчивых выражениях, демонстрирующих тот или иной феномен. Очень полезно иметь под рукой “копилку” этих самых формул, которые можно компоновать друг с другом и писать длинные послания в полуавтоматическом режиме. Про обязательное приветствие мы писали выше, поэтому обратимся к менее встречающимся, но настолько же актуальным мыслям.

• Выражение сожаления: “С сожалением сообщаем вам…”, “К сожалению, мы не имеем возможности согласиться …”, “К своему сожалению мы столкнулись с …”;
• Похвала: “Благодарим вас за…”, “Позвольте выразить вам признательность за…”, “Учитывая ваш огромный вклад в…”, “Поскольку вы являетесь ведущими специалистами в своей области”, “Спасибо вам за…”;
• Приглашение, подчеркнутой позитивными эмоциями: “Мы были бы рады получить от вас…”, “Примите наше приглашение, и мы надеемся, что у вас найдется время…”, “Мы имеем честь предложить вам….”, “С удовольствием приглашаем вас…”;
• Завершающие фразы: “Надеемся на дальнейшее сотрудничество”, “С интересом ожидаем от вас новых идей”, “Выражаем вам свою уверенность, что проблема разрешится в ближайшее время”, “Желаем вам успехов”;

Сроки ответа на электронные письма

Итак, вы отправили сообщение, а ответа все нет. Совершенно логично, что вы начинаете волноваться, получил ли адресат ваше послание. Для того чтобы избежать этой неприятной ситуации в будущем, используйте функцию “Уведомление о получении”, благодаря которой вам автоматически высылается подтверждение того, что ваше письмо было просмотрено. Либо впишите строку с просьбой сделать это в текст сообщения. Альтернативным способом проверки также является простой звонок адресату с вопросом о доставке письма.

А вообще по нормам этикета делового общения ответ не должен затягиваться на срок более чем двое суток. Если вам необходимо большее время, то об этом следует уведомить вашего партнера по переписке. И, конечно, не стоит забывать, что отвечать стоит на все письма (за исключением разве что очевидного спама) — это гарантия вашей деловой репутации.

Любая норма предполагает некую общественную договоренность, облегчающую участникам общения их взаимодействие. Но незнание этих правил способно принести массу проблем партнерам по переписке. Поэтому распечатайте эту статью и повесьте над монитором — и очень скоро все озвученные нами нормы сами собой войдут в ваше сознание, перестав доставлять вам неудобства.

jlady.ru

Этикет деловой переписки. Совет

Все деловые письма, которые вы отправляете, — это ваша визитная карточка, глядя на которую заказчик или партнер может составить о вас мнение. А чтобы мнение о вас всегда было хорошим, надо знать этикет деловой переписки.

Раньше деловые письма писали только на бумаге, сегодня же часто допустима переписка по электронной почте. Этикет электронных деловых писем рассматривать не будем, ведь он строится на ведении обычной переписки. Давайте же рассмотрим особенности делового письма.

У каждой организации должен быть свой бланк, на котором печатают и отправляют все письма. Относитесь к оформлению письма с особенной тщательностью, так как ошибки не допускаются. Заметьте, что от бланка во многом зависит тон письма. Так, чем строже бланк, тем более официальной должна быть манера написания.

Перед тем как составить деловое письмо, вам надо продумать его вид. Это может быть сопроводительное письмо, презентация, письмо-заказ, письмо-отказ, извещение, гарантийное письмо. Видов писем есть очень много, поэтому и содержание их будет меняться. Но для всех них действует одно правило:

текст письма должен быть лаконичным и доступным читателю, без различных сокращений, принятых внутри вашей организации, и частого употребления терминологии.

Следует обратить внимание на структуру письма. Абзацы письма не должны быть слишком длинными, чтобы из них можно было уловить суть. Величину абзацев можете регулировать самостоятельно в зависимости от излагаемых мыслей. Но все же постарайтесь, чтобы первый и последний абзацы не содержали более четырех строк. Абзацы внутри письма должны быть не длиннее восьми строк.

При подготовке документации желательно использовать шрифт Times New Roman, который привычен всем. Если вашей компанией установлено использование другого шрифта для деловых писем, тогда надо использовать именно его.

Порядок делового письма

Особое внимание надо уделить структуре делового письма. Есть принятые правила деловых писем, нарушать которые нельзя. В каждом деловом письме структура всегда одинакова:

• наименование организации отправителя;
• дата написания письма;
• адрес получателя с указанием конкретного человека, которому письмо предназначено;
• вступительное обращение к корреспонденту;
• указание цели или темы письма;
• основной текст;
• заключение;
• подпись отправителя.

Со многими частями структуры делового письма, такими как наименование организации отправителя, основным текстом и заключением, все понятно. Следует более подробно обговорить некоторые другие поля.

Указание цели или темы письма

Тема или цель письма — это обязательный атрибут. Только так получатель письма сможет быстро узнать, о чем будет идти речь. В этом поле очень важно соблюдать допустимые языковые конструкции. Конструкции должны быть лаконичными и простыми, ничего лишнего, например «о поставке…», «касательно…», «по вопросу о…».

Вступительное обращение к корреспонденту

Письмо всегда начинается со слов, которые зависят от степени близости с адресатом, например, «Уважаемый» или же «Дорогой». Различные обращения, такие как «господин», «госпожа», «заместитель директора» и др. нельзя сокращать. Сокращение может показать, что вы неуважительно относитесь к получателю. Даже если вы в хороших отношениях с получателем письма и в жизни общаетесь на «ты», в деловом письме допускается обращение только на «Вы».

Заключение

Каждое деловое письмо требуется правильно закончить. Поставить одну лишь подпись считается неприемлемо. Перед ней обязательно должна быть фраза «Искренне Ваш» или же «С уважением». Все снова зависит от степени близости с человеком, кому письмо предназначено.

И последнее: деловая переписка по почте предполагает, что не на каждое письмо надо отвечать. Так, если вам пришло письмо-презентация, вы вовсе не обязаны о

anydaylife.com

Правила этики и основы этикета деловой переписки

План. 1. Введение2. правила этики3. основы этикета деловой переписки4. заключение5. список литературы Введение.
Этикет беседы относится, по своей сущности к этике- науке о морали инравственности.В современном мире, когда в деловой сфере, быту, правительственных кругах, напроизводстве, в международных отношениях, возникают конфликты, все чащеразрешение их ведется путем деловой беседы, переговоров. Сущность конфликтов, причины их возникновения в деловых сферах и путиулаживания конфликтов относятся к науке управления — менеджменту.Менеджеры даже провели классификацию конфликтов: « конфликты цели, конфликтыпознания, чувственный конфликт ( эмоций)» и разработали методы их разрешения. Основой разрешения несогласий и конфликтов являются методы переговоров,которые по стратегии разделяются на три типа : мягкий, ;жесткий ипринципиальный. Мягкий метод заключается в стратегии уступок, жесткий- всостязании воли, принципиальный- объединяет и то и другое и решает проблемыпо их сути, давая возможность достичь цели в рамках приличия.На результаты переговоров, а также споров влияет много факторов: восприятие,эмоции, позиции разных сторон и другие. Для решения различных споров очень важным бывает выяснение образа мысли,мышление оппонентов, что очень способствует успешному ведению переговоров.Важным моментом в ведении переговоров имеют также эмоции, которые необходимоподавлять так называемым методом « выпуска пара», что позволяет освободитсяот чувства гнева, страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебнуюситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки. Поведение принципиальных переговоров включает в себя два вопроса: какразработать объективные критерии? Как их применять в спорах.Объективные критерии должны быть законными и практичными, независимо от желания сторон.

Этика – философская дисциплина, объектом изучения которой является мораль. Мораль — важнейшая составляющая культуры, один из основных способов регуляции поведения человека. Поэтому, по мнению многих мыслителей, этика является важнейшей частью философии. Она рассматривает те нравственные проблемы, которые неизбежно встают перед каждым человеком: в чем смысл жизни и смерти; в чем сущность добра и зла и каковы критерии их разграничения; как относиться к страданиям; можно ли совместить выполнение нравственного долга и достижение счастья; как оценивать поступки людей – по намерениям или по результатам; каковы критерии справедливости; каково место любви в жизни человека; почему альтруизм предпочтительнее эгоизма; совместимы ли добро и польза и т.д.

Этика не только описывает реально существующие отношения между людьми, но и стремится создать идеал этих отношений, т.е. не только анализирует сущее, но и намечает очертания должного. Этические представления – это реализация потребности человека в идеалах и ценностях.

Этика стремится к рациональному обоснованию моральных ценностей, хотя их рационализация неизбежно сталкивается с трудностями, поскольку эти ценности сопряжены не только с рассудком человека, но и с его чувствами, убеждениями, нравственной верой. Каждая историческая эпоха, каждый мыслитель обогащает этические вопросы своими духовными поисками, своим опытом, раскрывает их новые аспекты. Поэтому изучать этику необходимо через рассмотрение многообразных теоретических и жизненных позиций. Затронув проблемы этики, мы знакомимся с этической нормой, то есть постулатами профессиональной этики предпринимателя. Такие постулаты лежат в основе того, что можно определить как этический кодекс предпринимателя.

Цивилизованный предприниматель:

— убежден, в полезности своего труда не только для себя, но и для других, для общества, для государства;

— исходит из того, что люди, окружающие его, хотят и умеют работать, стремятся реализовать себя вместе с предпринимателем;

— верит в бизнес, расценивает его как привлекательное творчество, относится

к бизнесу как к искусству;

— признает необходимость конкуренции, но понимает и необходимость сотрудничества;

— уважает себя как личность, а любую личность — как себя;

— уважает любую собственность, государственную власть, общественные движения, социальный порядок, законы;

— доверяет себе, но и другим, уважает профессионализм и компетентность;

— ценит образование, науку и технику, информатику, культуру, уважает экологию;

— стремится к нововведениям;

— является гуманистом.

Формируя себя, как предпринимателя, мы должны ясно осознавать, что такие черты поведения, как вежливость, тактичность, деликатность абсолютно необходимы не только для «умения вести себя в обществе», но и для обыкновенного житейского бытия. Нельзя забывать о культуре общения, чувстве меры, доброжелательности, нужно полностью управлять своими эмоциями, стрессами. Иметь свой, но непременно цивилизованный стиль поведения, свой, но непременно благородный образ. Тот самый имидж предпринимателя, который гарантирует нам не только половину успеха, но и постоянное удовлетворение от деятельности.

В современной жизни отмечается тенденция к упрощению форм, обязывающих в отношениях с людьми. Она проявляется также в отношении одежды, тем не менее есть определенные правила.

Специфика предпринимательской деятельности предъявляет весьма серьезные требования к внешнему облику ее участников. Бизнесмен должен быть всегда опрятен: плохо завязанный галстук или нечищеные ботинки — свидетельство нетребовательности к себе или безразличия к окружающим, рассеянности и несобранности. Старательно подобранная, соответствующая времени суток одежда, свидетельствует о любви к порядку и эстетике, дает хорошее самочувствие, является признаком вкуса, элегантности, а также уважения к людям, среди которых мы находимся.

Желая одеться со вкусом, мы придерживаемся определенных принципов:

1. Все части гардероба должны быть всегда чистыми, отглаженными, находиться в идеальном порядке.

2. Выбирая одежду, принимаем во внимание рост, фигуру, цвет кожи, волос, глаз. Не надо покупать одежду только потому, что она модная.

3. Каждая ситуация требует соответствующей одежды.

4. Не носите одежды ярких цветов или слишком пестрых узоров. Для руководителя предпочтителен консерватизм в одежде: костюмы спокойных тонов и классических фасонов, однотонные светлые сорочки, тщательно подобранные галстуки и ни какой бижутерии.

5. Не кладите в наружные карманы ручку, карандаш, очки, расческу и другие предметы.

Официальные приемы требуют определенной одежды, о чем указывается в приглашении: — парадная одежда, фрак, смокинг или обычный костюм. Костюм, надеваемый в официальных случаях, не должен быть спортивным, а пиджак и брюки разного цвета. Женщинам на обед, ужин, вечерний прием рекомендуется вечерний туалет.

Сидя за рулем автомобиля, помните не только о правилах дорожного движения, но и о пассажирах. Необязательно развлекать их, но позаботиться об их удобствах необходимо. Ведите автомобиль спокойно и плавно, не комментируйте поведение других водителей и пешеходов.

Надо следить за своей походкой: ходить следует твердо, прямо, не вразвалку и не сгибаясь, с достоинством.

Отучайте себя от дурных привычек: не следует сидеть «развалясь» в кресле, раскачиваться на стуле, сидеть на самом его краешке, класть ногу на ногу, покачивать ногой во время разговора и т.п.

Держите под контролем руки — жесты должны быть сдержаны и целесообразны. Не дотрагивайтесь до собеседника руками — это бывает крайне для него неприятно.

Никогда не забывайте, что на ваш вешний вид и манеры всегда обращают внимание. Мировая история свидетельствует, что в организации людей личное обаяние — чудодейственно. Многие «зарабатывают» личное обаяние как участники полемики. Сегодня время словесных баталий. Их победители, как правило, вызывают симпатии и восторг. В дискуссии особо значим целостный образ выступающего. Чем он нагляднее, тем активнее идет процесс его стороннего восприятия.

Обладайте чувством меры — всякие отклонения раздражают окружающих и работают против вас. Не будьте излишне бойкими, шумными, страстными, как не будьте слишком вялыми, тихими и безразличными.

Обязательно, следите за впечатлением, которое вы производите, на окружающих, но не ради самолюбования, а для самокоррекции. И самое главное надо запомнить несколько правил, чтобы о вас думали как о человеке — образце в бизнесе и просто в жизни.

1. Помните, что предприниматель высокого класса способен превращать вредное в полезное.

2. Вырабатывайте привычку: все, с чем вы сталкиваетесь, рассматривать с точки зрения пользы для вашего дела.

3. Выполняйте обещания в срок. Если не смогли выполнить — не оправдывайтесь, определите новый срок и сдержите слово, пусть с опозданием.

4. Будьте внимательны и объективны к «бесполезным» предложениям

5. Отклоняйте ненужные предложения, но тактично и вежливо.

6. Будучи уверенным в себе, избегайте быть самоуверенным.

7. Не перекладывайте ответственность за принятие нужного решения на подчиненных, если это не входит в их компетенцию или они не получили от вас соответствующего задания.

8. Помните, что ничто так не компрометирует предпринимателя, как его растерянность.

9. Чтобы эффективно подчинять, умейте подчиняться хотя бы обстоятельствам.

10. Никогда не забывайте, что ваше мнение или позиция я вовсе не всегда хороши, есть и другие.

11. Не оставляйте без тщательного анализа ни один случай неудачи, промаха.

12. Не забывайте, что знание личных побудительных мотивов людей — одна из важнейших основ эффективного взаимодействия с подчиненными.

13. В общении с людьми научитесь понимать то, что не высказано.

14. Руководствуйтесь в работе тремя «не»: не раздражайтесь, не теряйтесь, не распыляйтесь.

15. Высшая форма неуважения к партнерам и подчиненным — задержать начало работы из-за своего опоздания или неподготовленности мероприятия.

mirznanii.com

Этикет деловой переписки — Lomakin Yaroslav / Ломакин Ярослав

Как и в любом растущем организме, в нашей компании часто возникает необходимость донести до большого числа сотрудников важную информацию.
Иногда задача усложняется – необходимо получить обратную связь от многих сотрудников.
Как показал уже накопившийся опыт общения и переписки – зачастую на письма, которые требуют ответа – ответа не получают.
Особенно часто это бывает при массовой рассылке, при которой одно письмо шлется сразу же на несколько получателей (в поле «Кому…» указано больше одного адреса).
Основное оправдание в таких случаях: «я думал кто-то ответил уже, а я согласен(а)».
Бывали случаи, когда у нас возникают шлейфы писем, в которых мы обсуждаем какой-либо злободневный вопрос.
Дабы избежать ошибок и непонимания в общении я прошу Вас придерживаться совсем простых и эффективных правил переписки, которые изложены ниже:

1. Одно письмо одному адресату.
   Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту.
2. Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
   В деловой переписке имеет смысл писать сухо и по сути письма.
   Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.
   Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
3. И если у Вас есть потребность донести смысл письма до нескольких респондентов – то просто вставляйте их адреса в строку «Копия…».
   ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ на такое письмо только человек указанный в поле «Кому…»
   Все адресаты, которые указаны в поле «Копия…» могут выразить своё мнение – если на то будет их воля, хотя это и необязательно.
   Таким образом мы обращаемся к одному человеку и он понимает, что от него ожидается или ответ или подтверждение о получении письма (простая вежливость).
4. Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.
   Таких случаев (когда не ожидаются ответы) на самом деле мало, практически нет вовсе. Потому прошу не писать такие письма без особой нужды и полезности для компании.
5. Всегда указывайте тему сообщения в поле «Тема:»
   По этому полю всегда легко найти письма, которые были отправлены.
   Письма без темы – просто сливаются в один поток при поиске информации приходится открывать и просматривать каждое. Это занимает много времени.
6. В начале письма, ВСЕГДА обращайтесь к адресату!!!
   Независимо от того, клиент это или Ваш коллега.
   В завершении письма всегда должна быть ваша подпись!
   Это хорошая практика.
7. Всегда проверяйте орфографию письма!
   Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
   Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.

На самом деле, это просто, легко и быстро входит в привычку.

Хороший стиль в написании писем дисциплинирует также, как и ежедневная чистка зубов.
Выполнение этих простых правил улучшит качество общения, как внутри компании – между сотрудниками, так и с клиентами и агентами.
Наши письма – это тот первый контакт, по которому люди формируют первое впечатление от компании и от сотрудников в ней работающих.
Пусть это будет впечатление о профессиональных, высококвалифицированных специалистах!

Успеха Вам и хорошего стиля!

С уважением,
Ярослав Николаевич Ломакин
12.09.2008

lomakin.eu

Узнайте правила деловой переписки, которые влияют на карьеру

Вы задумывались о том, какие иногда, казалось бы, мелочи и тонкие нюансы могут повлиять на карьеру и испортить репутацию даже толковому специалисту? Одним из таких тонких, но крайне важных нюансов является этикет современной деловой переписки.

От того, насколько умело вы контактируете с коллегами, а главное – партнерами и клиентами, зависит не только ваша личная репутация, но и репутация всей компании. И мы сейчас не только об элементарной грамотности. О том, как стать гуру деловой переписки и не болтать лишнего в служебных диалогах – читайте в статье estet-portal.com.

Правила деловой переписки и общения в рабочих чатах, от которых зависит репутация

Даже в бурном современном мире правила этикета остаются необходимостью для любого делового человека.

Вам кажется, что деловая переписка – это легче простого? А если мы скажем, что многие работники даже в общении с коллегами, сами того не замечая, допускают грубые промашки? Что уж говорить о диалогах с потенциальными партнерами, которые иногда похожи на хождение по тонкому льду.

Мы составили рейтинг самых грубых и частых ошибок в письменном деловом общении, после которых репутация даже самого опытного профессионала может пошатнуться.

Ошибка №1: сообщения во внеурочное время

Такую ошибку крайне редко допускают в общении с партнерами, зато в отношениях с коллегами – сплошь и рядом. А ведь это признак крайнего неуважения к личному пространству и праву на отдых другого человека.

Вот представьте: после тяжелого рабочего дня (или еще лучше на выходных) в 11 часов вечера вы млеете в объятиях любимого человека, одним глазом посматривая фильм и попивая чай. И тут вдруг родной смартфон начинает разрываться от пиликающего мессенджера или вайбера. Вы проливаете от неожиданности чай, паникуете, что что-то случилось и хватаетесь за телефон. И оказывается, что ваша сотрудница решила не откладывать на потом («А вдруг забуду до завтра/до понедельника») и строчит о какой-то проблеме/поломке, которая вовсе не требует безотлагательного решения и вполне подождет. И уж точно не стоит испорченного вечера.

Надеемся, вы не узнали в этой зарисовке себя. А если узнали, то прекратите, наконец, превращать жизнь коллег в ад – не пишите на рабочие темы по вечерам и в выходные дни!

Ошибка №2: это излишняя фамильярность

Излишнее и неуместное панибратство разрушило немало перспективных карьер.

Дело здесь не только в отсутствии должного воспитания, но и в дурном влиянии соцсетей, которые превратили весь мир в одно большое село, в котором все пользователи друг другу «френды».

Если Вы считаете, что обращение на «Вы» в деловой переписке – это пережиток консервативной эпохи (особенно если ваш визави вашего возраста или статуса), смеем Вас разочаровать. Это было, есть и будет основой, альфой и омегой делового этикета, в частности – переписки.

Конечно, не стоит писать высокопарное «Вы» коллеге из соседнего отдела, с которой вы вместе ходите на ланч. Однако воздержитесь от «тыканья» (и, кстати, от неуместных смайлов и эмоджи тоже) в общении с остальными. Особенно с клиентами и партнерами.

Ошибка №3: излишняя вежливость и витиеватость слога

Вы наверняка сейчас подумали, что третий пункт немного противоречит второму. Спешим Вас разубедить: даже у вежливости есть свой предел.

Любая учтивость и интеллигентность должна находить свою границу там, где начинается влияние самого ценного делового ресурса – времени. Не отнимайте ценное время ни у себя, ни у своего партнера по переписке – не затягивайте с обменом любезностями!

Старайтесь писать четко и по делу, как можно скорее переходя к сути письма или сообщения. Если излагать четко и кратко свои цели, добавляя к ним базовые понятия вежливости («спасибо», «пожалуйста» и обращение на «Вы»), то Вы не дадите визави усомниться в своей воспитанности, но при этом не заставите его тратить лишние 5 минут на перечитывание бессмысленного и витиеватого словесного мусора.

Ошибка №4: слишком неформальное общение с коллегами

В первую очередь, подразумевается несоблюдение конфиденциальности служебной информации, обсуждаемой в групповых чатах сотрудников.

Запомните как дважды два: как бы Вы с коллегами по отделу не доверяли друг другу, секретные темы обсуждайте лишь оффлайн и за закрытыми дверями. Потому что утечка информации периодически случается даже в ЦРУ, а вот последствия этого потом разгребать Вам с коллегами – и хорошо, если обойдется только увольнением за нарушение трудового договора.

Есть и другие «мелочи» в этом пункте:

— Сплетничанье за спиной у коллеги в курилке (здесь и так понятно, во что может вылиться ситуация).

— Обсуждение сексуального сотрудника (сотрудницы) из другого отдела (вы ведь пришли в компанию работать, а не устраивать свою интимную жизнь, верно?).

— Обсуждение с коллегами предложения вам о новой работе (до тех пор, пока вы окончательно не примете решение о принятии джоб-оффера, о нем никто не должен знать, иначе нынешний шеф может принять решение сам раньше Вас).

Напоследок мы также советуем вам навсегда исключить из своей деловой речи такие обороты, как «Это срочно!!!» (именно в такой форме – с кучей восклицательных знаков), «Глупый вопрос, но…» (не умаляйте своего достоинства) и «Приветик» (нет, просто категорическое нет).

Надеемся, эта статья поможет Вам пересмотреть свои привычки в деловом общении, чтобы ничто не мешало вам расти в карьерном плане. Удачной Вам деловой переписки!

estet-portal.com