Деловое приветствие в письме: О правилах деловой переписки

О правилах деловой переписки

Уважаемые студенты!

Принимая во внимание увеличение объема деловой переписки, институт психологии и филологический факультет подготовили для вас короткое сообщение, которое, на наш взгляд, поможет придерживаться некоторых общепринятых правил.

О правилах деловой переписки
Отправляя письмо по электронной почте, обязательно укажите тему письма. Тема письма должна четко отражать суть обращения.
Например, Вы обращаетесь к преподавателю для уточнения по заданию к семинару.
Тема письма: вопрос по заданию, Социальная психология, БПс-21.
Придерживайтесь правила: одно письмо — одна цель.
Обращайте внимание на необходимость указания дисциплины и академической группы в переписке с преподавателем. Имейте в виду, что получатель письма может переписываться со многими группами и ему важна определенность в этом вопросе.
Письмо должно:

• В начале содержать приветствие и обращение.  Например, «Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И.О.». Слова в обращении или в указании адресата нельзя сокращать (например, «уважаемый» как «ув.») – таковы правила делового этикета.
• Ответное письмо также содержит приветствие и обращение. Если переписка уже идет, но это первое письмо с утра, приветствие и обращение нужны. В случае, если это не первое обращение в течение дня данному адресату, если диалог продолжается, то допустимо обходиться без приветствий, а отвечать сразу по делу.
• Содержание письма должно быть лаконичным.
• В случае, если надо передать объемную информацию, лучше поместить ее в отдельный файл и послать приложением. Следует учитывать, что письмо не должно содержать только вложение (файл).
• Придерживайтесь корректного, делового тона.
• Подбирайте лексику, грамотно формулируйте мысли, избегайте неточностей и двусмысленных фраз. Письмо должно быть понятным.
  Для этого соблюдайте грамматические, стилистические нормы литературного русского языка.
• Четко формулируйте вопросы.
• Заканчивать письмо принято словами благодарности за сотрудничество. В конце письма присутствует формула вежливости и подпись. Например, «С уважением, ФИО».
• Обращение на «ты» в официальной переписке недопустимо, даже если вы поддерживаете с корреспондентом дружеские отношения. К преподавателю следует обращаться на Вы с прописной буквы.
• В письме обязательно указывается дата.
• Учитывайте время обращения. У преподавателей, кроме рабочего, есть личное время, для отдыха.

Выкладываем готовые задания в ЭИОС
Ряд преподавателей четко обозначают требования к названию файлов. Если этого не произошло, понять логику, удобную преподавателю, можно из названия созданной папки.

Например, папка для выкладки заданий называется: «Семинар1».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к семинару 1».

Папка называется датой «16.04».
Выложенные файлы называем: «ФИО студента к 16.04».

Требования к оформлению: помните о необходимости использовать принятый шрифт, интервал, отступ в абзаце, выравнивание по ширине для текста (не считая заголовков).

Ключевые правила деловой переписки | Блог РСВ

Содержание статьи

Деловые письма до сих пор являются важным средством общения и частью бизнес-процессов в любой сфере деятельности. От того, как вы составите письмо, зависит многое: согласуют ли вам задачу руководитель, насколько качественно выполнит задание контрагент, быстро ли решится клиент на сделку. Также практически весь документооборот ведется в почте, и чем грамотнее оформлены официальные письма, тем лучше для вашей компании. В этой статье мы разберем основные правила деловой переписки из нашего бесплатного онлайн-курса «Устная и письменная коммуникация».

Содержание письма

Рабочая почта —  для делового общения, поэтому сразу стоит отметить те письма, которые стоит писать в официальном стиле именно в электронной почте:

1. Письма по постановке задач.
2. Письма для согласования работ или комментариев к задачам.
3. Письма по итогам встречи.
4. Письма для договоренности, назначения встречи, уточнения чего-либо.
5. Письма с документами.

Остальные мелкие вопросы можно решить в чате в мессенджерах или во время обеда.

Тема письма

Тема служит анонсом для получателей и не дает письму попасть в спам или затеряться среди других сообщений. Тема должна отражать краткое содержание письма без ущерба смыслу, это поможет в дальнейшем быстро найти нужную переписку. Например: «Срочно» лучше заменить на «Прошу срочно согласовать договор».

Адресация

В поле «Кому» выбирают тех, от кого непосредственно требуется ответ. Если в этой строке стоят несколько человек, то по этикету каждый должен дать ответ. В поле «Копия» ставятся те, кто должен быть в курсе переписке. Если в этом поле поставить руководителя, то переписка будет конструктивнее, а вопрос решится быстрее.

Приветствие

Не забывайте приветствовать человека, которому пишите письмо. Простое «Здравствуйте, Олег» или «Привет, Марина» расположит к вам читателя и улучшит настроение. Даже если вы пишите письмо своему коллеги, не пренебрегайте приветственным словом.

Первое предложение в письме

В самом начале письма важно изложить основную суть, что вы желаете получить от адресата. Если вы хотите, чтобы коллега внес правки в задачу, то в первом предложении напишите «Необходимо доработать договор по комментариям. Напишите, когда сможете выполнить задачу». Если вам нужна помощь руководителя в проблеме, которую вы уже пытались сами решить и у вас накопилась целая переписка, то в начале стоит кратко изложить суть проблемы и предпринятые уже действия.

Орфография и пунктуация

Письма с ошибками создают впечатление, что отправитель письма не компетентен в своей сфере деятельности. Перед отправкой письма тщательно вычитывайте текст, обращайте внимание на структуру и содержание, которое должно быть максимально понятным и четким. Грамотные письма стоит писать всем без исключения, даже вашим коллегам. Возможно, это письмо потом могут переслать в другой переписке.

Оперативность ответа

Если письмо внутрикорпоративное — на него необходимо ответить на протяжении 1-2 часов. Бывает такое, что вопрос может требовать развернутого ответа, который нужно подготовить. В таком случае так и напишите, что вам необходимо собрать материалы. На письма от партнеров или других людей не из вашей компании можно дать ответ в течение 1 рабочего дня. Как правило, им не нужно решать с вами срочные проблемы.

различных приветствий в деловых письмах | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 7 марта 2019 г.

В бизнесе отношения строятся на партнерстве и лояльных клиентах. При написании делового письма вы устанавливаете отношения с самого начала приветствием. Отправляете ли вы деловые почтовые письма или электронную почту, существуют различные приемлемые способы обращения к читателю в приветствии. Убедитесь, что вы сохраняете профессиональный тон в соответствии с профессиональными отношениями, которые у вас есть с получателем.

Официальные приветствия

Используйте формальные приветствия, когда вы не знаете получателя, имеете более низкий титул или иным образом подчинены получателю. Официальные приветствия в деловых письмах традиционны и широко распространены. Их следует использовать, когда вы не знаете, как обратиться к другой стороне.

• Неизвестный получатель: Есть два традиционно приемлемых приветствия, когда вы пишете деловое письмо неизвестному получателю. Кого это может касаться или Уважаемый господин или госпожа  проявите уважение ко всем, кто является предполагаемым читателем.
  
• Известный получатель: При отправке письма конкретному человеку, чье имя у вас есть, вы должны начать с Уважаемый и использовать фамилию этого человека. По возможности укажите пол, семейное положение и должность. Используйте идентификаторы Mr ., Ms ., Miss или Mrs . определить пол и семейное положение. При обращении к врачу используйте Д-р . перед фамилией. При обращении к профессору используйте Prof . Идентификаторы используются между Уважаемым и фамилией. Например, Уважаемый профессор Джонс . Не используйте идентификатор пола, если у человека есть профессиональный идентификатор.
  
• Пол: Бывают случаи, когда у вас есть полное имя человека, но вы не уверены, является ли он мужчиной или женщиной. Языковые различия, уникальное написание и двусмысленные по полу имена могут создать путаницу. Не угадай. Если вы не уверены в поле получателя, откажитесь от идентификатора пола и используйте полное имя. Например, Уважаемый Ян Джонс .
  

Если возможно, узнайте как можно больше о человеке, чтобы сделать приветствие максимально представительным. Это может потребовать нескольких дополнительных минут работы, но часто дает лучшие ответы.

Использование полуформальных приветствий

Если вы находитесь в равных условиях с получателем или имеете длительные отношения, которые позволяют вам быть более дружелюбным, вы можете использовать полуформальное приветствие. Это то же самое, что вы отправили бы другу для бронирования дня рождения, но дает тон, который соответствует тому, как вы общаетесь с человеком в реальной жизни.

• Группа получателей: При использовании программы слияния писем можно отправить письмо и настроить приветствие для каждого человека. Однако бывают случаи, когда письмо отправляется всей группе, а не индивидуально. В этом случае идентифицируйте группу коллективно. Например, Уважаемые участники , Уважаемые коллеги или Уважаемая команда допустимы.
  
• Индивидуальный мужчина или женщина: В менее официальном письме по-прежнему используется Уважаемый, но с именем человека. Идентификаторы не нужны. Опять же, это должно быть в тех случаях, когда вы уже знакомы с получателем по имени. Например, Дорогой Джо работает, если вы не позвоните Джо мистеру Джонсу лично.
  
• Обычное цифровое приветствие: Электронная почта обычно следует более расслабленному стилю. Еще раз определите взаимосвязь и уместность использования менее формальных приветствий, таких как Привет или Добрый день . Если вы сомневаетесь, склоняйтесь к тому, чтобы быть немного более традиционным, чтобы не раздражать кого-то, кто может воспринять ваше приветствие как неуважение. Как и во всем в бизнесе, поймите, с кем вы общаетесь, чтобы принять решение.
  

Полуформальные приветствия используются как в почтовых письмах, так и в электронной переписке. Электронная почта менее формальна по своей природе, и эти приветствия используются в электронной почте больше, чем формальные приветствия.

Учитывайте тон всего письма

Одно дело выбрать профессиональное приветствие. Не менее важно, чтобы приветствие соответствовало тону письма. Вы можете быть дружелюбны с человеком, но если вы намечаете условия нового контракта, письмо будет формальным. Приветствие должно соответствовать тону и должно быть традиционным, например, 9. 0014 Уважаемый мистер Смит .

Недостаточно выбрать правильное приветствие. Деловое письмо составляется по какой-то причине, и каждая его часть, от приветствия до постскриптума, создается с определенной целью.

Комплексная проверка получателя

Уделение времени выяснению имени, должности и профессионального статуса человека имеет большое значение в деловой переписке. Это свидетельствует об уважении и профессионализме. Позвоните в компанию, чтобы поговорить с секретарем или другим представителем и спросить, кому следует адресовать письмо по данному вопросу. Люди часто рады предоставить вам необходимую информацию, хотя у вас могут возникнуть проблемы с привратниками, которые фильтруют коммерческую корреспонденцию для боссов.

Если вы не можете получить информацию по телефону, зайдите в Интернет и найдите справочник компании. Используйте свое суждение, чтобы решить, кому должно быть отправлено письмо. Даже если оно попадет не к тому человеку, оно, скорее всего, будет перенаправлено, если оно не начинается с общего приветствия и без имени.

Ссылки

• OWL Purdue: Написание основного делового письма
• Грамматика английского языка онлайн: Приветствие в деловом письме
• Emily Post: Эффективное деловое письмо

Writer Bio

Имея более чем 15-летний опыт владения малым бизнесом, включая владение агентством государственной фермы в Южной Калифорнии, Кимберли не понаслышке понимает потребности владельцев бизнеса. Когда Кимберли не пишет, она любит гоняться за водопадами со своим сыном на Гавайях.

Правильное приветствие для вашего делового письма или электронной почты

Приветствие — это ваше рукопожатие с читателем. Вы хотите, чтобы он был твердым, уверенным и дружелюбным, а не слабым и влажный. Приветствие задает тон вашему письму или электронному письму. Эта статья поможет вам научиться писать приветствия это даст читателю ощущение, что он или она хочет услышать то, что вы хотите сказать.

Что писать в приветствии

Начинайте письма и электронные письма с приветствия. Не используйте только имя человека. Это делает письмо похожим на вызов.

В письмах обычно используют «Дорогой». Если вы хорошо знаете человека, вы можете использовать «Привет» или что-то подобное в неформальной форме. слово.

В большинстве писем в приветствии используется слово «уважаемый». Это старый обычай, перенесенный из 15 ^-й век, когда люди начинали письма ласково. Сегодня мы чаще всего пишем письма людям, к которым мы не питаем привязанности, но подходящим началом приветствия является «Дорогой». Вы можете использовать «Здравствуйте» или другое неформальное слово, если знаете человек хорошо.

В электронных письмах вы можете использовать «Здравствуйте», «Доброе утро», «Привет» или другое подобное неформальное приветствие. Для официальных писем вы можете использовать «Уважаемый».

Большинство электронных писем более случайны.

Если вы хорошо знаете читателя, вы можете написать «Здравствуйте» или «Доброе утро», но вы должны иметь достаточно отношений, чтобы быть уверенным, что читатель не сочтет ваше приветствие легкомысленным. Если вы пишете в кого-то, кого вы не знаете, вы можете использовать более формальное «Уважаемый», как в письме.

По возможности отправить отдельному лицу.

Напишите имя человека, если вы знаете это имя или можете его выучить. Если переписка очень важна, сделайте некоторые ищут, чтобы узнать, кто будет получать корреспонденцию.

Обращайтесь к читателю так, как он или она подписывали предыдущие письма.

Если вы отвечаете на переписку человека, используйте имя в форме, в которой читатель подписал переписку. Если читатель использовал вежливое обращение, такое как «мистер», вы должны использовать вежливое обращение до более поздней переписки.

когда читатель подписывает свою корреспонденцию именем.

Используйте общие слова, такие как «Привет всем», только при большом количестве получателей.

Если вы отправляете трем или четырем людям, напишите список их имен. Это придает вашей корреспонденции больше личный и коллегиальный тон. Используйте такие слова, как «Всем привет», «Всем доброе утро», только если количество получателей больше.

Используйте название компании или должность, если у вас нет имени человека.

Если вы отправляете электронное письмо или письмо в компанию и не знаете имени человека, напишите название компании или должность лица, которое будет получать корреспонденцию. «Уважаемые пастельные драпировки» или «Уважаемый представитель по работе с клиентами». Напишите все слова в приветствии с большой буквы.

Используйте имя, если вы хорошо знаете человека.

Если вы хорошо знаете этого человека и часто используете друг с другом имена по именам, используйте вступительное слово, которое вы выберите по имени человека.

Используйте вежливое обращение, если вы плохо знаете человека.

Если вы плохо знаете человека, используйте вежливое обращение: доктор, мистер, мисс, миссис и проф. или профессор. Ты можешь иметь должность человека, например «Президент Джонс». В Европе любезное название более активно. Вы должны выяснить, как человек настаивает на том, чтобы к нему обратились. У вас может быть «господин», «госпожа» и другие подобные титулы. Используйте только фамилию, а не имя и фамилии, если вы не знаете пол человека. если вы не знаете пол, вы можете поставить первый и фамилии: «Дорогой Тейлор Бертон:»

Не используйте «Кому это важно», «Сэр» или «Мадам».

Эти слова архаичны и звучат как начало бланка письма.