Что такое протоколирование совещаний: Материалы не найдены • Asana

5.3. Протоколы совещаний, заседаний \ КонсультантПлюс

5.3. Протоколы совещаний, заседаний

5.3.1. Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятие решений на совещаниях, собраниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

5.3.2. Подготовка материалов к совещаниям, заседаниям осуществляется структурным подразделением, ответственным за их подготовку.

В ходе подготовки к проведению совещания, заседания составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступлений, проекты решений или постановлений по каждому вопросу.

5.3.3. Решения, принятые на совещаниях, заседаниях, оформляются протоколами. Оформление протоколов осуществляется структурным подразделением, ответственным за подготовку совещания, заседания.

5.3.4. Регистрация и рассылка протоколов заседаний коллегии территориального органа МЧС России, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России осуществляется в соответствии с разделом II настоящей Инструкции.

5.3.5. Подлинники протоколов и документы, приобщенные к ним, формируются в дело структурного подразделения, ответственного за проведение совещаний, заседаний в соответствии с номенклатурой дел.

5.3.6. Протоколы заседаний технических комиссий, ученых советов, экспертных комиссий и т.д. оформляются в соответствии с положениями об этих органах.

5.3.7. Протоколы совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России печатаются на бланке протокола установленной формы (приложение N 25) размером шрифта N 14 одинарным межстрочным интервалом и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа — П Р О Т О К О Л.

Вид заседания, совещания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается одинарным интервалом и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Датой протокола является дата проведения заседания. Дата оформляется цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Номер протокола состоит из знака «N» и порядкового номера протокола в пределах календарного года, проставляемого арабскими цифрами.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствовавшего на совещании (заседании), инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на совещании (заседании).

Слова: «Председательствовал», «Присутствовали», «Приглашенные» печатаются от левого поля, подчеркиваются, в конце слов ставится двоеточие. Инициалы и фамилии председательствующего и присутствующих печатаются у правой границы текстового поля.

Основная часть протокола печатается через одинарным межстрочных интервала и включает разделы, соответствующие рассматриваемым на совещании (заседании) вопросам, и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано шрифтом размером N 14 и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются одинарным межстрочным интервалом.

Затем указываются принятые по рассматриваемому вопросу решения.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.3.8. Протоколы заседаний советов, комиссий могут быть оформлены по форме приложения N 26.

5.3.9. Гриф ограничения доступа к документу (при необходимости) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа и центрируется по отношению к нему.

Как организовать совещание и вести протокол

Подробности

Категория: Полезные инструменты

Опубликовано: 25 Июль 2019

Как подготовиться к совещанию, правильно все организовать и вести протокол? Разберемся подробнее далее в материале. 

У личного помощника руководителя много обязанностей и задач. Одной из основных является его способность организовать деловое совещание или заседание. 

Ведение протокола — это задание также предназначено не для простого секретаря, а для ассистента начальника или для особой, категории административных специалистов. 

А чтобы совещание прошло максимально эффективно, любому ответственному специалисту следует заранее к нему подготовиться и изучить необходимые материалы. Например, ведение протокола. 

Для чего нужен протокол в делопроизводстве? 

В ежедневной работе личный помощник сталкивается в огромным количеством документации.  
Протокол — один из них. Что же это? 

Специальная форма документа, в котором секретарь отражает ход делового совещания, обсуждения или встречи и есть протокол, где кратко или детально фиксируется тематика с обсуждениями сторон и конечные результаты. 

Важно! Протокол нужный и важный документ, который становится основой для вынесения постановления или какого-либо решения руководителя относительно бизнеса или работников компании. Ведется протокол во время деловой встречи, заседания или совещания. 

Как правильно подготовиться и организовать совещание? 

Если на мероприятии планируется участие более трех человек, то к организации стоит подходить более тщательно.

Качественная подготовка поможет с пользой потратить время на встрече и быстрее прийти к какому-либо решению по ее итогам. 

Важно! Все документы, возникающие в период подготовки к совещанию в дальнейшем становятся приложением к протоколу.
К таким документам, например, относится повестка, составленная по указанию руководителя и рассылаемая всем участникам встречи.  

В этом документе отражены:

• вопросы и темы обсуждения;
• ФИО участников;
• место встречи;
• дата;
• время. 

В некоторых компаниях перестали практиковать рассылку повестки совещания или заседания, ограничиваются только устным информированием или отправкой сообщений на электронную почту участникам.

Важно!

Если на совещании планируется обсуждение каких-либо вопросов, связанных с проектами, то задача помощника сделать достаточное количество копий данных документов и раздать в начале мероприятия всем присутствующим. Копия документа также становится приложением к протоколу. 

Как вести протокол совещания 

1. Оформление. Заголовок — содержит наименование компании, реквизиты, вид документа и его номер, а также дату проведения и место составления документа. 
Необходимо указать председателя и секретаря встречи. Председатель в данном случае — это тот, кто возглавляет собрание. Секретарем на встречах не всегда является лицо в этой должности. Секретарь совещания — это иная деятельность, за которую часто отвечает личный помощник руководителя. 

2. Участники: присутствующие и приглашенные. Первые лица, это те что были заранее оповещены о совещании рассылкой. А вторые могут быть приглашены в последний момент. И тех и других фиксируют в проколе.

3. Повестка встречи. Это вопросы по которым проводится совещание.

4. Детализация хода обсуждения. Не все деловые мероприятия требуют детальной записи переговоров, достаточно кратко записать основные тезисы и мнения собравшихся.

5. Принятое решение. После того, как участники выразили свою позицию по обсуждаемым вопросам и пришли к определенному консенсусу, в протоколе вносится запись о «решении».
Они формулируются в виде: «Проинформировать», «Подготовить» и т. д. 

6. Регистрация протокола. Составленный документ сначала подписывает секретарь, а затем председатель встречи. Далее протокол регистрируется в реестре или журнале регистрации и учета протоколов.

Больше о организации совещаний и не только, правильном ведении и оформлении протокола
Вы узнаете на наших курсах. 

Оставьте заявку на обучение уже сегодня и
получайте престижные профессии будущего!

Smart & Talented

 

• Назад
• Вперёд

Добавить комментарий

Как написать протокол встречи (с шаблонами!)

28 сентября 2022 г.

MAX 10MIN Read

\ N Минут встречи \ N потребностей, отрасли или продукта, но все\n протоколы должны содержать несколько ключевых элементов информации:\n

\n

\n
• \n Название и тема собрания\n

\n

• \n Дата и время\n

\n

• \n Список участников (имя, должность и организация)\n

\n

• \n Повестка дня собрания\n

\n

• \n Краткое изложение каждого пункта обсуждения\n
\n
• \n Основные решения и действия\n

\n

• \n Дата следующей встречи\n

\н

» } } ] }

Мы все были там. Это неприятное чувство, которое вы испытываете во время последней виртуальной встречи долгого дня, когда вы достигли предела новой информации, которую ваш мозг может должным образом усвоить.

Это осознание может обрушиться на вас, как тонна кирпичей, в середине презентации или в тот момент, когда вы завершаете презентацию, вспоминая, что только что произошло. К счастью, это не повод для паники, потому что решение простое: проверьте протокол собрания!

Совещания являются важным компонентом рабочего места и могут занимать около 15% общего времени, затрачиваемого организацией. Это почти целый рабочий день!

Без достоверных протоколов совещаний команды могут потерять важные разговоры для решения серьезных проблем, преследующих компанию. И точно фиксируя, что происходит на этих встречах, вы вкладываете средства в улучшение общего состояния, функциональности и эффективности вашей команды.

Тем не менее, остается большой вопрос: как правильно писать протокол собрания? А вот и мы! 💪🏼

К тому времени, когда вы закончите читать этот пост, у вас будет четкое представление о том, как писать протоколы совещаний, чтобы ваша команда чувствовала себя информированной, заинтересованной и на правильном пути.

Надень синие очки, открой блокнот и следуй дальше. Мы дадим советы по составлению протоколов совещаний и предоставим шаблон для начала работы.

Эта статья содержит:

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — также называется протоколом собрания или MOM — содержит письменный отчет о том, что происходит во время собрания, чтобы у всех участников была четкая документация независимо от того, присутствовали они или нет.

Это отличный инструмент для любой организации, которая регулярно собирается для проведения таких мероприятий, как собрание по запуску проекта или обновление статуса. При правильном выполнении они служат окном в прошлое, помогая вам вернуться к идеям и разговорам, чтобы облегчить решение проблем в будущем.

Когда вы сталкиваетесь с трудностями на работе или не можете вспомнить, что одна важная вещь ваш руководитель сказал вам не забывать, протоколы совещаний действительно сияют.

Но давайте копнем глубже.

Протоколы совещаний бывают разных форм! Поскольку единого подхода не существует, существует множество вариаций шаблонов с разными взглядами на то, как должны выглядеть минуты и , но об этом чуть позже.

Хотя заметки о собрании могут быть формальными или неформальными, протоколы собраний включают стандартный набор методов и информации. Протоколы совещаний, как правило, наиболее эффективны, когда за их ведение отвечает только один человек, а лучшие протоколы также вычитываются на предмет ошибок и опечаток.

После этого окончательный вариант протокола рассылается всем членам команды, а также всем, кто пропустил встречу или кому было бы полезно узнать, что произошло. Это гарантирует, что каждый имеет своевременный доступ к жизненно важной информации и что даже если вы пропустите день, вы не столкнетесь с FOMO, связанным с работой. 💞

Для чего нужны протоколы собраний?

Протокол собрания служит многим целям. Это больше, чем способ напомнить участникам о том, что обсуждалось, они также являются отличным инструментом подотчетности. Если кто-то соглашается принять меры или выполнить задачу, протокол служит напоминанием.

Кроме того, эта информация позволяет старшим руководителям и вышестоящим руководителям с плотным графиком быть в курсе крупных изменений. Или, если товарищ по команде не смог присутствовать, он может сослаться на протокол и связаться с соответствующим человеком для дальнейших вопросов или комментариев.

Но наш любимый способ использования протоколов собраний — это вознаграждение тех, кто проделал исключительную работу.

Кто не любит здоровый командный дух? 👏

Если клиент или руководитель команды хвалит вашу превосходную работу над проектом — это занимает считанные минуты! Вы даже можете использовать протокол встречи в качестве доказательства вашей отличной работы во время следующего обзора производительности. Протоколы — это больше, чем просто громкие заголовки собрания, они также свидетельствуют о положительном признании вашей группы.

Кто должен вести протокол вашей встречи?

Любой, кто принимает участие в собрании , может теоретически написать протокол собрания, если он будет следить за всем в деталях. Но для повышения эффективности, прозрачности и открытого потока общения в группе рекомендуется назначить одного человека, единственной обязанностью которого является запись обсуждений на собрании в стандартном формате.

Самый быстрый печатающий в группе может показаться очевидным выбором, но вместо этого выбирайте своего протоколиста, исходя из его способности быстро обрабатывать информацию и критически мыслить. Расшифровка — это одно, а понимание информации — совсем другое.

Вам нужен кто-то, кто понимает тему встречи и может поддерживать обсуждение. В идеале этот человек не новичок в группе, потому что ему может не хватать контекста, необходимого для точной передачи того, что он слышит.

А для руководителей, назначающих автора, не полагайтесь только на женщин в вашей группе, которые будут вести протокол. К сожалению, гендерные предубеждения по-прежнему регулярно происходят на рабочем месте, поэтому руководитель группы не должен по умолчанию поручать выполнение административных задач только женщинам.

Вместо этого попробуйте попросить группу, которая как , вести протокол. Убедитесь, что это кто-то, кто присутствует на встрече, но не планировал ее. Позвольте человеку, назначившему встречу, управлять повесткой дня и сосредоточиться на обсуждении.

Как составить протокол собрания?

Протокол встречи зависит от потребностей вашей команды, отрасли или продукта, но все протоколы должны содержать несколько ключевых элементов информации: 

• Название и тема встречи
• Дата и время
• Список участников (имя, должность и организация) 
• Повестка дня собрания
• Краткое изложение каждого пункта обсуждения
• Основные решения и действия 
• Дата следующего собрания

Некоторые компоненты будут длиннее чем другие. Название, дата и время должны занимать не более одной строки, в то время как фактическое резюме повестки дня может занимать несколько абзацев. Между тем, участники и действия должны быть краткими, маркированными списками.

Каждый раздел протокола собрания должен соответствовать повестке дня собрания. Это помогает читателю понять порядок событий и легко переходить от минут к определенному моменту! Думайте о протоколе совещания как о заметках о совещании — их легко усвоить, но они дают вам полную картину!

Если затронуты дополнительные темы, которых изначально не было в повестке дня, вы можете создать для них новый раздел или назначить другой раздел для «открытого обсуждения», «других вопросов» или любого другого термина, обозначающего возникновение проблемы. это изначально не планировалось.

Захват всей этой информации имеет решающее значение для обеспечения полноты и тщательности заметок. В зависимости от масштаба собрания или сложности тем может быть полезно, если несколько человек будут вести записи. Таким образом, вы можете убедиться, что ничего не было упущено в основном резюме. 🤓

Наилучший способ создания протоколов совещаний вашей мечты

То, как вы записываете протоколы совещаний, зависит от вашего стиля письма и вашей способности быстро делать заметки. Не нужно сразу же беспокоиться о скорости, однако, потратив немного времени и опыта, вы выработаете ритм для сбора нужной информации.

Тем не менее, вот несколько напоминаний, которые помогут вам вести лучшие протоколы собраний всех времен: 

Ваш блокнот – это не ваш протокол человек, чтобы создать протокол собрания из этих заметок. В других случаях организатор встречи может даже использовать эти термины как синонимы! Вы, вероятно, пожертвуете последовательностью и качеством своих минут, делая это.

Банкноты и минуты разные — и относиться к ним нужно соответственно!

Возложение слишком большой ответственности на ведущего записи может привести к тому, что заметки станут менее полными или появятся пробелы в разделах протокола собрания. Перегружая одного человека обеими работами, вы можете поставить под угрозу его способность успешно выполнять любую задачу.

Так что, если вы отвечаете за протоколы, сосредоточьтесь на них на 100%.

Расскажите историю максимально эффективно

Придерживайтесь важных моментов. Вместо того, чтобы повторять каждую мелочь, сосредоточьтесь на основных моментах и ​​предоставьте читателю возможность задавать вопросы. Ваши протоколы укажут им направление к нужному человеку, с которым нужно связаться. 🙂

Если на совещании поднимается вопрос, обязательно задокументируйте: 

• Проблема или задача, которые решаются
• Идеи, рассматриваемые как решения
• Согласованный план действий
• Когда можно ожидать решения проблемы быть разрешенным

Включение дополнительной информации может помешать читателю, затруднив понимание протокола. Лучше всего включить только самые важные моменты.

Очистите его

Поверьте мне, вы не захотите отправлять необработанную встречу без серьезного редактирования. Вместо этого используйте свои заметки в качестве основы для построения протоколов. В процессе редактирования вы превратите заметки в связное повествование, соответствующее единой структуре протоколов вашей команды.

Во время встречи сосредоточьтесь на информации. Не беспокойтесь об организации ваших заметок, пока вы не будете готовы к редактированию — именно тогда окончательная форма протокола обретает форму!

Перечитывание и переписывание заметок поможет вам лучше запомнить ход обсуждения и даст свежий взгляд на каждую тему.

Совет от профессионала: Вместо того, чтобы полагаться на старую добрую ручку и бумагу, попробуйте делать структурированные заметки в цифровом блокноте!

Такие инструменты, как «Блокнот» ClickUp и расширение Chrome, предоставляют быстрое и интуитивно понятное решение для быстрого создания заметок. Мгновенно добавляйте форматирование и стиль с помощью редактирования форматированного текста, чтобы сделать ваши заметки более точными, даже во время встречи.

Используйте форматированное редактирование текста, чтобы форматировать и стилизовать заметки в ClickUp, даже во время собрания

Всегда, всегда, всегда задавайте вопросы!

Ничего не оставляйте на волю случая, когда вы просматриваете свои заметки.

Если какие-либо примечания или комментарии кажутся неясными, по возможности обратитесь к этому человеку за разъяснениями. Самое главное, чтобы вы правильно изложили факты для тех, кто не смог присутствовать или нуждается в освежении информации о том, что произошло. Точность важнее скорости!

Подотчетность начинается с действий 

Ваши действия будут одним из самых коротких компонентов протокола собрания и, возможно, самым важным!

В этом разделе вы записываете следующие шаги для решения проблем, обсуждаемых во время собрания. Вот почему каждый пункт действия должен включать в себя несколько четких и быстрых деталей: 

• Решение или действие, которое необходимо предпринять
• Кто отвечает за выполнение задачи
• Когда это должно быть завершено

Таким образом протокол собрания способствует подотчетности и помогает участникам более эффективно отслеживать задачи. Наше предложение? Создавайте протоколы совещаний в динамическом инструменте для работы с документами, который позволяет добавлять и назначать комментарии к вашим документам.

Отмечайте команду в комментариях, назначайте действия и преобразовывайте текст в отслеживаемые задачи с помощью ClickUp Docs

(AP) Стиль имеет значение

Всегда полезно следовать книге стилей AP при окончательной доработке резюме. Протоколы собрания должны быть отредактированы, вычитаны и не должны содержать ошибок. Опечатки отвлекают внимание читателя от сути дела и, честно говоря, просто непрофессиональны.

Проверяйте, перепроверяйте и попросите кого-нибудь еще проверить вашу работу. Устраните ошибки и позвольте читателю сосредоточиться на содержании.

Излагайте факты прямо

Основная цель протоколов совещаний — правдиво передать то, что произошло.

Просмотрите свои заметки или запись встречи, чтобы убедиться, что вы делитесь правильной информацией. И вместо того, чтобы гадать, поговорите со своими сверстниками! Сделайте все возможное, чтобы убедиться, что протоколы надежны.

Идеальный шаблон протоколов совещаний, которого вам не хватало

Протокол встречи звучит достаточно просто, но в нем много информации, которую нужно запомнить. Да, у нас есть коллеги, наши заметки, и иногда нам посчастливилось иметь записи, на которые можно ссылаться. В противном случае протокол собрания — это одноразовая сделка! Расскажите о давлении. 😵‍💫

Кроме того, важно сделать процесс воспроизводимым и максимально простым. Лучший способ сделать это? Используйте шаблон!

Проще говоря, шаблон — это заполняемый документ, который можно использовать снова и снова. Это сэкономит вам время на форматирование документа с нуля и позволит вам сосредоточиться на сути самой встречи.

Наш любимый шаблон протоколов собраний ClickUp.

Доступ к простым, предварительно созданным страницам для организации групп, заметок о собраниях и повесток дня с помощью шаблона протоколов собраний ClickUp 

Он не только удобен для начинающих, прост в настройке и чрезвычайно тщательен — он существует в мощной и совместной функции Документов ClickUp. что позволяет вам работать вместе с вашей командой с редактированием в реальном времени.

Добавьте смайлики, изображения, ссылки, таблицы и баннеры, чтобы мгновенно структурировать свои заметки и выделить свой текст. Кроме того, мгновенно делитесь своим документом по URL-адресу или прикрепляйте его к своей задаче для быстрого доступа в любое время. И мы упоминали, что ClickUp Docs напрямую связаны с вашими рабочими процессами?

Классифицируйте ClickUp Docs для быстрого доступа и организуйте важные ресурсы, добавляя их в любую часть вашего рабочего пространства 

У вас есть конкретный вариант использования? Ознакомьтесь с другими нашими шаблонами протоколов собраний!

• Шаблон протокола собрания по строительству
• Шаблон протокола собрания PTA
• Шаблон протокола собрания совета директоров ТСЖ
• Шаблон протокола собрания Комитета по безопасности
• Шаблон протокола собрания акционеров
• Шаблон протокола собрания 9 некоммерческой организации0008

Выбор правильной платформы для отслеживания, управления и документирования всего

Хотя шаблоны могут сэкономить вам массу времени, они становятся еще более ценными, когда вы можете редактировать, получать доступ и управлять ими наряду с другой своей работой. Программное обеспечение для управления проектами, такое как ClickUp, предназначено для решения самой проблемы и многого другого.

Даже выберите шаблон из постоянно растущей библиотеки ClickUp или создайте свой собственный шаблон, соответствующий уникальным потребностям вашей команды. 🦄

А мы упоминали, что ClickUp интегрируется с более чем 1000 других рабочих инструментов? Даже Зум! Все для того, чтобы упростить обработку протоколов совещаний. 😇

И, что самое приятное, эти функции совершенно бесплатны.

Комплексный шаблон протоколов собраний ClickUp, совместные документы и множество мощных функций управления собраниями доступны всем бесплатно и навсегда. Хотите сесть за руль? Начните прямо сейчас!

Как вести протокол встречи (и почему он важен)

Протокол встречи структурирует вашу встречу. Ведение протокола фиксирует все ходы встречи, включая ключевые моменты обсуждения и решения, и помогает всем заинтересованным сторонам понять цель и результаты конференции.

Что такое протокол собрания?

Протокол собрания — это записи, сделанные во время собрания, которые служат официальным отчетом собрания о ходе заседания. В протоколе встречи предполагается сформулировать всеобъемлющую основу и подтвердить цель встречи. Они служат в качестве плана встречи для определения плана до встречи группы и документального подтверждения сессии после нее.

Протокол собрания представляет собой письменный отчет обо всем, что произошло во время определенного сеанса. Они информируют людей, которые не присутствовали на собрании, о том, что произошло во время собрания. Они также помогают в принятии будущих решений.

Какой смысл вести протокол собрания?

Протоколы, по словам Феллоу, представляют собой подробный исторический отчет о краткосрочном и долгосрочном планировании компании. Участники используют протоколы для дальнейшего использования и понимания прогресса компании.

Протокол даже обеспечивает юридическую защиту компании. Комплексная проверка часто фиксируется в протоколах собраний компании, проводится и каталогизируется для подтверждения этических и ответственных методов работы учреждения.

Протоколы собраний также доказывают намерения и механизмы компании, принимающие определенные решения. Это будет полезно при ответе на любые вопросы, которые могут возникнуть в связи с предыдущими решениями.

Наряду с другими причинами, протоколы собраний имеют жизненно важное значение, потому что они:

• Обеспечивают регистрацию решений учреждения или группы и обсуждений
• Они определяют людей, наделенных различными обязанностями
• Они служат доказательством сроков выполнения задания и результаты
• Они приносят пользу отсутствующим для принятия решений во время собрания
• Идентификация и действий по отслеживанию

Встречи служат точкой отсчета, когда:

• Выводы встречи влияют на другие совместные задачи или проекты в учреждении.
• Минуты могут помочь в оценке (или напоминании) товарищам по команде о назначенных им заданиях и крайних сроках.

Протоколы должны быть четкими и краткими, и эти записи должны включать обсуждаемые возможности, ключевые моменты, действия и потребности. Когда вы используете протоколы совещаний для обмена информацией и объяснения того, как высшее руководство принимало конкретные решения, они являются проводниками прозрачности и подотчетности.

Минуты могут сохранить непрерывность программы, например, полностью информируя новых сотрудников об истории программы. Они даже могут служить в качестве мониторов прогресса, когда вы используете минуты для раскрытия и наблюдения за мини-проектом с определенными сроками, списками задач и целями.

Как эффективно вести протокол встречи

Вести протокол во время встречи может быть сложно, но очень важно делать точные записи. Вот некоторые вещи, которые вы должны иметь в виду, проводя минуты.

Предварительное планирование и подготовка к встрече

Повышает эффективность встречи. Когда все стороны, включая председателя и секретаря, работают вместе, чтобы определить повестку дня собрания, вести протокол становится проще. Вы также должны выбрать инструмент, который будете использовать для ведения протоколов.

Кроме того, выберите формат протокола собрания, который вы будете использовать. Необходимо рассмотреть повестку собрания. Обзор устанавливает ожидаемых участников и темы для обсуждения во время встречи. Кроме того, повторно оцените предыдущие встречи, чтобы определить любые последующие действия по пунктам действий, которые необходимо рассмотреть на этой встрече.

Во время встречи

Важно делать заметки. Прежде чем делать заметки на собрании, необходимо знать информацию, требуемую в протоколе. Некоторые организации имеют другие форматы и ожидания.

Однако некоторая общая информация, которую секретарь должен включать в протокол, включает:

• время и дату собрания
• Имена участников собрания и отсутствующих, а также отсутствующих с извинениями
• Принятие, исправления или поправки
  к протоколу предыдущего собрания
• Участники обсуждают и принимают решения по каждому пункту повестки дня. Эти решения могут включать:
  • Действия 
  • Следующие шаги
  • Исходы предложений при наличии вопросов для голосования в повестке дня
  • Назначенные обязанности, их сроки и результаты
  • Предметов, хранящихся более
  • Любые другие вопросы помимо того, что было в повестке дня
  • Дата и время следующей встречи

Согласно Note Joy, во время встречи вам потребуется:

• Записать участников встречи.  Если собрание большое, раздайте регистрационную форму, чтобы все могли войти. Кроме того, укажите отсутствующих среди гостей.
• Убедитесь, что вы знаете, кто есть кто . Если есть дебаты или концепция, вам удастся точно задокументировать конкретные индивидуальные вклады.
• Составьте список всех соответствующих дискуссий или идей и участников, которые их предоставили . Запишите содержание всех выявленных решений и действий, а также ответственных за них лиц.
• При необходимости получить разъяснения . Как человек, который ведет протокол, поощряйте команду добавлять больше деталей к своим вкладам, когда это необходимо. Например, после определения элемента действия вы можете запросить разъяснения по ответственному лицу.
• Запишите только самые важные пункты; не все . Можно включать только основные моменты, а не подробные пояснения. В качестве альтернативы, если разговор идет быстро, сделайте заметку, которая послужит напоминанием и позволит вам позже заполнить пробелы.
• Ваши минуты должны быть беспристрастными и точными . Сообщайте факты, не проецируя личного мнения или провокационных комментариев. Ничего не упускайте, но убедитесь, что это проверяемый и беспристрастный отчет.

После собрания

Как можно скорее переоцените и подчистите все детали для протокола. Пока конференция еще запоминается, откорректируйте протокол и добавьте любую важную информацию.

Вычитка и перепроверка позволяют добавлять информацию к заметкам, сделанным во время встречи, которая могла проходить очень быстро. Удивительно, насколько полезным может быть даже кажущийся несущественным контекст в вашей голове через несколько часов после сеанса.

Чтобы узнать о важности переписывания как можно раньше, подождите неделю, прежде чем полировать свои протоколы. Если вы будете говорить слишком долго, вы можете подвергнуть сомнению даже простые предложения, не зная, о чем вы говорите.

Вы также можете указать такие детали, как тема встречи, место и время обсуждения, а также форма встречи, чтобы в будущем было проще обращаться к ней. Кроме того, делитесь и распространяйте протокол собрания среди соответствующих членов вашей команды.

Убедитесь, что вы понимаете, кого включать, потому что степень распространения почти всегда распространяется не только на участников.

Несколько полезных советов, как занять минуты

1. Знайте, что стоит отметить, а что нет.

Не заставляйте себя постоянно делать заметки на собрании. Перед посещением убедитесь, что вы достаточно изучили сессию. Во время встречи основное внимание уделяется ключевым моментам, о которых говорят участники, а не всему их вкладу.

2. Определите время, когда вам нужно больше сосредоточиться на слушании.

Уверенность в себе и понимание того, что вам нужно делать заметки, позволит вам узнать, когда лучше всего слушать. Крайне важно концентрироваться на различных вкладах, но вам не нужно будет записывать некоторые части обсуждений.

3. Заранее должным образом подготовиться к встрече.

Это также поможет вам определить, какую информацию вы должны делать для заметок. Почти наверняка вы будете отвечать за планирование расписания, в котором излагаются темы для обсуждения на собрании. Если вы недостаточно подготовлены, вы, скорее всего, неверно истолковаете обсуждение, и это будет отражено в ваших заметках и протоколах собрания.

4. Используйте шаблоны.

Скорее всего, вы будете нести ответственность за то, что минуты будут занимать более одного раза, создание нового документа каждый раз, когда вы пишете минуты, тратит много времени. Использование шаблонов может помочь сократить эти потери времени. Вы будете знать конкретную информацию, которую вы должны включить, и, как следствие, то, к чему вы всегда должны прислушиваться и записывать, если используете шаблоны.

Использование шаблонов также обеспечивает согласованность и профессионализм ваших деловых записей. Вы основываете шаблон на предыдущих протоколах собраний. Если нет прецедентов, используйте повестку дня встречи, чтобы начать создавать свою.

Несколько вещей, которые вы должны включить, если вы создаете шаблон протокола собрания с нуля:

1. Имя ведущего
2. Название вашей организации и/или команды
3. Дата и время встречи
4. Участники собрания, указывающие на тех, кто занимает важные посты в вашей организации
5. Цель вашей встречи
6. Резюме любых необходимых отчетов и/или объявлений
7. Решения, к которым пришла ваша команда
8. Альтернативные действия и обсуждения
9. Согласованы роли/обязанности и вопросы для последующих действий 

Не стесняйтесь копировать и вставлять те, которые вы хотели бы включить в файл Google Doc или Microsoft Word для использования в будущем.

5. Встретьтесь с председателем собрания и проведите предварительное обсуждение.

Это позволит вам прояснить вопросы, поскольку председатель отвечает за организацию собрания и управление им.

6. Поговорите с участниками до встречи, чтобы лучше понять предмет обсуждения.

Это также поможет вам определить важные детали, которые вы должны отметить в ходе сеанса.

7. Введите заметки и протокол встречи как можно скорее.

Своевременный набор текста позволит вашей памяти лучше усвоить любую важную деталь.

8. Будьте объективны.

Протоколы должны быть полностью объективными, без предпочтения каких-либо высказываний или выражений участников. Отчет, который вы создаете, должен давать непредвзятый отчет о проблемах и решениях.

Советы по ведению протоколов виртуальных совещаний

В первую очередь убедитесь, что вы находитесь в месте, где вас никто не отвлекает и не отвлекает. Это означает отсутствие фоновых шумов и комфортное рабочее место.

Если вы пропустите вклад определенного участника, обязательно попросите его повторить. Получение разъяснений в течение всей встречи важно, чтобы оставаться фактическим. Делать заметки — это хорошее начало, но обеспечение того, чтобы вы рисовали полную картину в своих заметках, — это еще один неотъемлемый шаг.

Согласно Snack Nation, вы можете записывать встречи после получения разрешения от соответствующих лиц. Используйте индикатор выполнения записи, чтобы отслеживать важные разговоры. Если какая-либо из ваших заметок неоднозначна, вы будете точно знать, куда в записи следует обратиться, чтобы получить необходимую информацию.

Если из-за межсоединения, скорости Интернета или других проблем сложно услышать участников собрания, сообщите об этом. Чтобы эффективно выполнять свою работу, вы должны все слушать и четко понимать. Итак, поднимите такие вопросы, с которыми вы столкнетесь во время записи встречи.

Типичные проблемы при ведении протоколов

Ведение протоколов — простой процесс. Я имею в виду, мы просто делаем заметки, верно? Но это не значит, что с ним не будет проблем.

1. Переизбыток информации от участников собрания.

Большинство диалогов следуют последовательной и прямолинейной схеме:

Человек А говорит, Человек Б слушает, Человек Б говорит, а Б слушает.

Однако, когда вы добавляете в диалог нескольких человек, все становится намного сложнее. Проблема в том, что теперь у вас есть много людей с разным опытом и мышлением, пытающихся превзойти других участников. Переговоры друг с другом иногда могут увести разговор в сторону и отвлечь внимание от первоначальной темы.

Учитывая, что высказанные опасения законны, протоколисту становится трудно решить, что принять к сведению.

2. Иногда у составителя протокола может быть информация о предмете, требующем его активного участия в собрании.

Активное участие является сложной задачей, потому что становится трудно решить, на чем они должны сосредоточиться, будь то протоколирование или активное участие.

Вы можете решить эту проблему, попросив кого-нибудь из присутствующих на собрании взять на себя обязанности по написанию минут, пока вы делаете презентацию и участвуете в обсуждении темы.

3. Ведение протокола плохо проведенного собрания может быть не только трудным, но и контрпродуктивным.

Без хорошей модерации сложно провести несколько минут, когда люди постоянно переговариваются друг с другом, постоянно отвлекаются и отвлекаются, а также ведут сторонние разговоры. Таким образом, сотрудничество между председателем и секретарем необходимо для обеспечения упорядоченного проведения собрания.

Что нужно и что нельзя делать при составлении полезных протоколов совещаний

DO:

• Используйте повестку дня собрания в качестве руководства
• Укажите дату и время собрания. Кроме того, рассмотрите возможность включения списка участников с их должностями.
• Документируйте все заседания, на которых проводится голосование, включая результаты голосования.
• Оставайтесь объективными: язык должен быть ясным, непредвзятым и легким для понимания. Сведите к минимуму использование наречий и прилагательных, чтобы избежать предвзятости.

НЕЛЬЗЯ:

• Напишите стенограмму: запишите важные решения, действия, проблемы и предлагаемые решения.
• Включайте личные мнения/комментарии: ваши протоколы должны быть профессиональными, непредвзятыми и беспристрастными.
• Слишком долго не вводите минуты.
• Напишите протокол от руки.

Заключительные мысли

Попытка зафиксировать все, что обсуждалось на совещании, может быть непосильной задачей, особенно когда ответственным является один человек. Но когда вы помните, насколько ценно время каждого человека на собрании, становится ясно, насколько важно, чтобы вы максимально эффективно использовали время, проведенное вместе. Так что, рискуя показаться слишком драматичным, обеспечение того, чтобы все было хорошо задокументировано, действительно может сделать разницу между продуктивной встречей и непродуктивной.