Что это совещание: СОВЕЩАНИЕ - это... Что такое СОВЕЩАНИЕ?

Содержание

Что такое селекторное совещание? — TrueConf

При подключении к TrueConf Server — до 1000 участников.

При подключении к TrueConf Online — 120 участников.

Да, в бесплатной версии доступны селекторные совещания до 10 участников.

К любой конференции на TrueConf Server можно подключиться как из клиентского приложения, так и из браузера. Чтобы узнать, как подключаться к веб-конференциям, читайте нашу статью.

Организаторам масштабных совещаний часто требуется разграничивать права пользователей для более эффективного управления встречей. В конференциях TrueConf доступны следующие роли:

Владелец: пользователь, который создает конференцию

Ведущий: назначенный владельцем пользователь, который управляет конференцией.

Докладчик: активный участник конференции, наделенный необходимыми правами для проведения выступлений. Владельцы и ведущие конференций назначают докладчиков.

Слушатель: пассивный участник конференции, который может принимать участие в обсуждении с помощью чата, реакций и аудиореплик.

Ведущие берут на себя контроль над конференцией вместо владельца конференции: назначают докладчиков и слушателей, управляют камерами и микрофонами участников и многое другое.

Вы можете настроить общие или индивидуальные раскладки в режиме реального времени в меню расширенного управления конференцией. Смена раскладки для всех участников конференции на данный момент доступна только владельцам конференции.

Владелец и ведущие конференции могут “на ходу” включать/выключать камеры и микрофоны участников в клиентском приложении TrueConf. Смена устройств и настройка чувствительности микрофона доступна в меню расширенного управления конференцией.

Да, при использовании TrueConf Server. Вы можете приглашать в селекторное совещание SIP/H.323 терминалы, а также подключаться к IP-камерам (RTSP).

Да. Администратор TrueConf Server может планировать видеоконференции в панели управления сервера, а пользователи — в личном кабинете на гостевой странице сервера, а также в клиентском приложении. Чтобы узнать больше о планировании конференций в TrueConf, читайте нашу статью.

При планировании приватной конференции перейдите к расширенным настройкам и снимите галочку с пункта Разрешить вход пользователям не из списка приглашенных. Готово! К вашей конференции смогут подключиться только приглашенные участники.

Значение, Синонимы, Определение, Предложения . Что такое совещание

Я был начальником в компании по производству потребительских товаров в Сан-Франциско, и меня вызвали на совещание, которое было в самом разгаре.
Это совещание не о ком-то в частности.
Он не стал объявлять о своем намерении покинуть совещание.
Все члены больничного совета были вызваны на экстренное совещание!
Срочное совещание редакторов в четыре часа
Они нашли в расписании совещание, на котором присутствовал и министр финансов, и заместитель генерального прокурора.

Рабочая группа президента проводит совещание с главой казначейства и представителями федерального резерва.
Все члены больничного совета были вызваны на экстренное совещание!
У меня было небольшое совещание с терапевтом, который вставлял Норме Бейтс.
Совещание закрылось через несколько минут, и с ним закончился рабочий день.
Я собираюсь провести общее совещание глав всех служб в течение завтрашнего дня.
Я чувствую вину за снижение твоего вклада в утреннее совещание.
Совещание проводилось в небольшом кинотеатре в Сан-Вэлли.
Это совещание оказалось намного более бурным, чем я предполагал, и меня это начинает бесить.
Сейчас воспроизведи ленту, которую я дал тебе до того, как пошел на совещание Далеков.
Наше великодушное правление в Мак-Кэнн пригласило избранных президентов избранных дочек на выездное совещание на Багамах.
Тони Додд провела совещание совета и сделает нам конкурентное предложение.

В Белом Доме проходит совещание по законопроекту о налоговой ответственности.
Хозяин с хозяйкой замка удалились на тайное совещание, и все запланированные развлечения были внезапно отменены.
Чуть позже мы с Маломаром пойдем на совещание по фильму, и это будет отличная реклама.
Он решил, что лучшим выходом будет отправить присяжных на совещание в кладовую.
Их совещание длилось несколько минут, а затем они вновь включили свои микрофоны и голографические проекторы.
Фитч без стука распахнул очередную дверь и прервал совещание, которое шло уже несколько часов.
Другие могут опоздать на совещание на пять минут, и это будет выглядеть нормально.
В этот момент наше совещание было прервано громкими возгласами, возвещавшими прибытие посланцев короля.
Совещание подчеркнуло, что в регионе доступ к Интернету гарантируется не каждому.
Рабочее совещание рекомендовало повысить политический статус мероприятий в рамках Конвенции путем реализации следующих мер:.
Первое такое совещание состоится в рамках Конгресса Международной ассоциации геронтологов в Аделаиде, Австралия, в августе 1997 года.
Третье совещание можно было провести в конце июня в Киеве.
Совещание началось в 9:00 и должно закончиться в 10:45.
Совещание Бюро, на котором были рассмотрены доклады о ходе осуществления деятельности секретариата, было организовано секретариатом в Риме 7 сентября 2010 года.
Для входа во Дворец Наций, в котором будет проводиться совещание, всем участникам необходимо получить пропуск.
Четвертое совещание Открытого форума в интересах партнерств.
В 1998 году будет проведено аналогичное совещание для стран общего права.
В июле 1993 года он также провел специальное совещание в Женеве для рассмотрения вопроса о мобилизации ресурсов.
Члены Совета провели совещание с начальником Группы мобилизации ресурсов УВКПЧ для обмена идеями в отношении возможностей финансирования.
Техническое совещание по НПА является последним мероприятием ГЭН, к которому были привлечены различные организации, региональные центры и сети.
22 мая 2008 года мой Представитель созвал совещание с участием международных партнеров для обзора усилий по мобилизации ресурсов, которые были предприняты после Лиссабонской конференции.
Это совещание признано обеспечить решение проблем, выходящих за рамки лишь мобилизации средств.
Кроме того, совещание призвало выдвигать новые инициативы в области управления финансами и мобилизации поступлений и подчеркнуло необходимость дерегулирования деятельности органов управления.
Совещание также приняло решение о начале проведения второго обзора деятельности по ее осуществлению.
Через 15 минут у меня совещание.
Мы намереваемся подготовить совещание партнеров в целях развития в следующем году, и я хотел бы поделиться с вами некоторыми идеями в отношении наших предстоящих действий.
У меня только что было совещание в службе новостей на четвертом этаже.
Тираспольское совещание стало еще одной попыткой незаконных режимов преодолеть кризис, переживаемый этими районами из-за курса, выбранного сепаратистами.
Совещание, на котором были представлены окончательные результаты по этому проекту, состоялось в Брюсселе 19 июня 2000 года.
Если позволит время, можно будет организовать совещание двух комитетов.
Раз в квартал, он проводит селекторное совещание с нашими институциональными инвесторами.
Второе рабочее совещание было проведено 3-5 сентября 2008 года в Бангкоке при логистической поддержке Таиланда для азиатского региона.
Совещание министров избрало всех членов своего президиума путем аккламации.
Что касается конкретной Конференции по Протоколу V, то, как показывает опыт, однодневное совещание слишком коротко.
Эти потенциально дестабилизирующие заявления пока еще не были реализованы на практике и в настоящее время конференция СНА и совещание ССС все еще продолжаются.
Она планирует организовать совещание экспертов по пропаганде моделей устойчивого потребления на основе культурных ценностей и традиционного уклада жизни народов региона.
Комитет, возможно, пожелает предложить одной из заинтересованных стран принять это совещание.
С учетом этого секретариат по своей инициативе пригласил на четвертое совещание экспертов представителей финансирующих организаций.
Совещание высказалось за двухколейный подход, состоящий в осуществлении уже существующих документов, а также в инициировании дальнейших шагов.
В этом контексте мы считаем необходимым созвать совещание сторон четвертой Женевской конвенции для создания механизма обеспечения такой защиты.
Это совещание планируется провести в начале 2002 года.
Члены делегации провели рабочее совещание с властями города и всеми партнерами в области образования данного департамента.
Это совещание было первоначально запланировано на 2002 год, однако впоследствии его проведение было отложено в связи с отсутствием средств.
Необходимо отметить, что совещание продолжалось четыре дня, поскольку 26 октября отмечался официальный праздник Организации Объединенных Наций.
Было организовано двухдневное совещание деловых кругов, послужившее важной платформой для обмена оптимальными видами практики и инновационными решениями по вопросам устойчивого развития городов среди представителей частного сектора.
Первоначально на это консультативное совещание отводилось два дня, однако оно было проведено в течение одного дня.
В июне 1996 года в Женеве состоялось совещание экспертов в области права, посвященное разработке руководящих принципов.
В этом контексте весной 1994 года предполагается созвать совещание специальных докладчиков, экспертов и рабочих групп.
Весной 2004 года в Швеции запланировано провести рабочее совещание по ртути.
С этой целью Бюро проведет совещание весной 2015 года.
Сербия примет у себя пятое совещание Бюро, которое состоится в Белграде весной 2013 года.
На пленарном заседании делегации проинформировали совещание о своей позиции в отношении рекомендаций, содержащихся в вышеупомянутых документах.
Ему хотелось бы, чтобы Совместное совещание придерживалось повестки дня.
Другие результаты

Селекторное совещание в формате видеоконференции

Что такое селекторные совещания?

Изначально, селекторные совещания проводились в формате телефонной конференции с помощью так называемого

селектора. Селектор – устройство, разделяющее всех участников телефонной конференции на две группы: докладчики и слушатели. Докладчики в этой системе обладают двусторонней связью, то есть имеют возможность слышать и быть услышанными другими докладчиками и слушателями.

Слушатели же имеют только одностороннюю связь — они могут слышать только докладчиков.

Селекторные совещания для государственных нужд

Селекторные совещания часто используются в государственных структурах для осуществления контроля исполнения распоряжений. Например, когда команда ответственных чиновников по внедрению новой налоговой политики отчитывается и демонстрирует результаты своей работы коллегам из других регионов, главе государства и министрам.

Замещение телефонных средств связи программами

Сегодня необходимость в телефонных

конференциях отпала: появились цифровые сервисы видеоконференцсвязи. Селекторные видеосовещания благодаря программам видеосвязи стали значительно удобнее и легковеснее. Вот основные преимущества нового вида связи над старым телефонным:

Теперь можно не только слышать участников совещания, но и видеть их, что позволяет сотрудникам глубже погрузиться в работу;
Опять же, благодаря возможности коммуникации не только посредством аудио, но и видео, стало возможно проводить презентации, более наглядно отражающие предмет доклада;
Облегчился и процесс проведения селекторного совещания: теперь можно назначать докладчиков прямо в процессе совещания, контролировать слушателей и докладчиков с помощью списка участников;
Стало возможно создавать записи конференции для дальнейшей отчётности о проведении подобного рода мероприятий и сохранения результатов совещания для тех, кто не смог на него явиться;
Планирование селекторных видеосовещаний стало как никогда проще: комната создастся автоматически в запланированное время и в неё будут приглашены все указанные заранее участники, уже распределённые по ролевым группам.

Как внедрить сервисы видеоконференцсвязи в организации?

Возможно, некоторые из читателей задумались о том, каким образом можно перенести такой формат мероприятий как селекторные совещания в цифровой формат.

В первую очередь, необходимо определиться с выбором сервиса видеоконференцсвязи;
Обеспечить установку сервиса на все корпоративные устройства;
Назначить администраторов сервиса, распределить полномочия (возможность создавать комнаты, добавлять, удалять участников, назначать время митингов) согласно иерархии в организации;
Готово. Сервис доступен для использования!

VideoMost – отечественный программный сервер для видеоконференцсвязи, доступный для установки в инфраструктуре организации и как облачный сервис

В VideoMost есть несколько режимов видеоконференций помимо режима селекторного совещания:

Конференция-обсуждение – у всех участников есть возможность видеть и слышать друг друга, в этом режиме максимальное количество интерактивных участников может составлять до 100 человек;
Вебинар – называется также режимом ассиметричной видеоконференции. В такой конференции есть возможность говорить только у докладчиков, тогда как слушатели не могут друг друга слышать. При этом докладчик может слышать и видеть всех слушателей в конференции;
Селекторное совещание – в этом режиме максимальное количество участников конференции может достигать 300 человек, а докладчиками выступает небольшая группа пользователей, назначаемая модераторами конференции. Только группа докладчиков может транслировать свои видео и голос в конференцию, а остальные участники, как и в вебинаре, могут только слышать докладчиков.

У слушателей есть возможность получить обратную связь с помощью чата в конференции или личного сообщения одному из докладчиков.

Стендапы для agile-команд | Atlassian

Стендапы являются одной из базовых составляющих agile-разработки, но зачастую именно их смысл понимают хуже всего. Давайте взглянем правде в глаза: чтобы сформировать agile-команду, одних стендапов недостаточно. И существуют они не для того, чтобы раздувать чью-либо самооценку или оправдывать должностные обязанности. Стендапы проводят не для создания планов: для этих целей есть собрания по планированию спринта. Да и о блокерах говорить нужно не только на стендапах, а всякий раз, когда работу что-либо тормозит.

Из этой статьи вы узнаете, как эффективно бороться с блокерами, и познакомитесь с другими полезными советами и рекомендациями, которые применяются в Atlassian. Мы хотим помочь вам прокачать стендапы (и agile-программу в целом).

Стендапы и их место в методике scrum

Во многих видах спорта, например, в американском футболе и регби, перед каждым розыгрышем команда собирается в круг и совещается. Для команды такое совещание имеет стратегическое значение: участники обмениваются информацией, налаживают взаимосвязи и уточняют действия в предстоящей игре. Для команды разработчиков стендап играет ту же роль. Его принято называть ежедневным scrum-совещанием (а сам термин scrum происходит из регби). Стендап нужен, чтобы сплотить команду и держать всех в курсе дел.

Иными словами, стендап — это ежедневное собрание основных участников команды: владельцев продуктов, разработчиков и Scrum-мастера. Содержание этого собрания зависит от команды, но в Atlassian структура стендапа формируется тремя простыми вопросами.

«Что мне удалось сделать вчера?»
«Над чем я буду работать сегодня?»
«Какие проблемы мешают мне двигаться вперед?»

С помощью этих вопросов раскрывается прогресс и выявляются блокеры команды. Кроме того, когда каждый сообщает, какой вклад он или она вносит в общее дело, связи внутри команды становятся прочнее. Каждый день участникам команды предлагают рассказать о своих личных успехах и планах, чтобы все могли чувствовать гордость за общий вклад команды в жизнь организации.

Важно, чтобы каждый участник ежедневного стендапа до начала совещания знал, что он или она собирается сказать. Тогда стендап пройдет динамично, и никто не успеет заскучать. В Atlassian сотрудники используют доски Jira и быстрые фильтры, чтобы ориентироваться в своих проектах. Для подготовки к стендапу отлично подходит сочетание двух фильтров: «только мои задачи» и «недавно обновлено». Применив два этих фильтра одновременно, вы увидите задачи, назначенные вам и обновленные за последний день.

Профессиональный совет

Часто к фильтру Only My Issues (Только мои задачи) добавляют поле Participants (Участники) из аддона Jira Toolkit. С его помощью можно добавить любые задачи, в которые вы внесли вклад, а не только те, которые были вам назначены. JQL-запрос для этого фильтра выглядит следующим образом:

assignee = currentuser() OR participants in (currentuser())

Стендапы в Atlassian

Не существует эталона, по которому стоило бы равнять все стендапы. Каждая команда в Atlassian проводит стендапы по своей модели, учитывающей особенности команды, чтобы поддерживать активность и интерес всех участников на постоянном уровне. Двух абсолютно одинаковых стендапов не бывает.

Давайте подробно изучим, что требуется для идеального стендапа, и познакомимся с примерами стендапов.

Выбрать время, которое устроит всех. В Atlassian большинство стендапов для команд, работающих в одном офисе, проводится между 09:00 и 10:00. При этом у всех есть время сориентироваться в задачах на текущий день и нет необходимости набирать в команду одних «жаворонков». Для команд, участники которых распределены по разным регионам, выбирается время, которое устроит всех. Например, участники команды Jira Service Management находятся в Сан-Франциско и Сиднее. Для них стендап проводится в 15:30 по времени Сан-Франциско. Конечно, стендап после обеда не совсем удобен, но зато так мы можем без проблем поддерживать связь с коллегами по ту сторону океана в Сиднее.
Поддерживайте продуктивность стендапа. Многие команды Atlassian выбирают продолжительность стендапов по своему усмотрению, чтобы никто не терял концентрацию и стендап проходил продуктивно. Меняйте ответственных за выбор продолжительности, чтобы каждый чувствовал личную ответственность и причастность. Пусть стендапы длятся не более 15 минут. Если в команде совсем немного участников, возьмите за правило проводить стендапы еще быстрее.
Используйте мяч. Участники команды Jira бросают друг другу надувной мяч, чтобы каждый был вовлечен в процесс. Нельзя бросать мяч соседу или участникам, которые его уже ловили. Никому не спать! Попробуйте эту игру. Она отлично помогает привлечь всех к участию.
Посвятите стендапам часть командной ретроспективы. Стендапы признаются многими Agile-методиками, но это не мешает обсуждать эффективность стендапов на ретроспективах. Некоторые команды Atlassian собираются каждый день. Другие — три раза в неделю. Команда Jira регулярно поднимает вопрос о повышении продуктивности стендапов на ретроспективе. Если команда не может извлечь пользу из стендапа, обсудите возможные причины. Вносите изменения! Стендапы — тоже часть культуры Agile.

Профессиональный совет

В некоторых командах Atlassian для проведения стендапа используют сочетание Crontabs, Pandora и настенной панели команды в Jira. Расширение Crontabs загружает сервис Pandora (и любимую музыку команды) за 15 секунд до начала стендапа, чтобы привлечь внимание сотрудников и начать собрание вовремя. На настенной панели команды отображаются все задачи, в которых возникли блокеры и на которых команда должна сосредоточить внимание в этот день.

Стендапы для распределенных команд

Сотрудники Atlassian работают в разных частях света: кто-то — в одном из наших 12 офисов, кто-то — удаленно. Стендапы помогают оставаться на связи всем сотрудникам, в каком бы регионе они ни находились. Наш подход к определению распределенной команды предельно прост: если один участник команды работает удаленно, вся команда считается распределенной. Аналогичный подход применяется к стендапам и вообще ко всем командным собраниям.

При проведении стендапа в распределенных командах рекомендуется, чтобы каждый участник подключался к видеоконференции со своего компьютера. Когда каждому выделено личное пространство и каждый присоединен к одному сеансу видеосвязи, все в команде играют по одним правилам. Все участники команды видят, слышат и воспринимают одну и ту же информацию одновременно.

Представьте команду из восьми человек, из которых пять участников находятся в одном конференц-зале, а три других совершают видеозвонок в удаленном режиме. Участникам удаленной команды будет сложно, потому что они не смогут реагировать на посторонние разговоры, невербальные сигналы и жесты, которые видеосвязь не всегда способна передать. Не говоря уже о том, как сложно им будет вставить вопрос или замечание в дискуссию в большой группе. Когда все восемь участников команды сидят за своими компьютерами, никто не упустит важных моментов командной работы.

Советы по проведению удаленных стендапов

Повысьте видимость участников команды. В Trello во время командных видеозвонков для отображения участников используется табличное представление. Благодаря этому вы видите сразу всех людей и можете установить контакт не только с говорящим. Эту возможность дает интеграция с Zoom, а также интеграции с другими платформами конференц-связи.
Укажите ссылку на доску Scrum. Собрать команду «вокруг» доски Scrum — это эффективный способ ввести всех в курс дела. Ваша рабочая доска обеспечит наглядное представление о каждой пользовательской истории и рабочей задаче, когда участники команды будут рассказывать, над чем они работают и что мешает им двигаться дальше.
Рассматривайте вариант с проведением стендапов не в режиме реального времени. Если рабочие часы у участников команды не пересекаются, на помощь приходят асинхронные стендапы. Команды могут использовать Slack или оставлять комментарии на своей рабочей доске, чтобы быстро делиться свежими новостями. С помощью интеграции Slack с Jira Software можно поделиться всей информацией, которую хотелось бы вынести из стендапа. Вы также можете изменить асинхронные стендапы по своему вкусу, чтобы поддержать всеобщий интерес.

Стендапы — это лишь часть работоспособной Agile-программы. Как и в случае с другими Scrum-собраниями вроде планирования спринта, обзоров итогов спринтов и ретроспектив, правильно проводить стендапы получится лишь через несколько итераций. Не бойтесь вносить в собрание изменения, которые нужны вашей команде и программе. И не забывайте получать удовольствие!

Поделитесь этой статьей

Dan Radigan

Методология Agile оказала на меня огромное влияние как в профессиональном, так и в личном плане. Я понял, что и в программировании, и в жизни оптимальный подход — гибкий. Мои интересы лежат на пересечении технологий, фотографии и мотоспорта.

Video Conferencing — Планирование совещания Cisco Webex

14 мая 2021 г. | – просмотры | – пользователи, которые сочли этот материал полезным

Можно планировать совещания с индивидуально подобранными для них параметрами. Запланируйте совещание, чтобы начать его быстро, или настройте серию совещаний с расширенными параметрами для своей команды.

После того как вы запланируете совещание, система автоматически отправит приглашенным пользователям сообщение электронной почты с уведомлением о совещании. В случае изменения или отмены приглашения, система автоматически отправит всем пользователям новое сообщение электронной почты, чтобы они были в курсе изменений.

1	Войдите на свой веб-сайт Cisco Webex, щелкните стрелку раскрывающегося меню рядом с параметром Запланировать совещание, а затем выберите Запланировать совещание.
2	(Необязательно) Если шаблоны совещаний уже сохранены, можно выбрать нужный шаблон в разделе Шаблоны совещаний.
3	Добавьте перечисленную далее базовую информацию. Тип совещания. Типы совещаний – это заданные по умолчанию или настраиваемые наборы доступных для веб-сайта функций совещаний. С учетной записью можно связать один или несколько типов совещаний. Тема совещания. Выберите понятную и интересную тему. Пароль совещания. Используйте предложенный пароль или введите свой. Посетителям потребуется ввести этот пароль для присоединения к вашему совещанию. Дата и время. Укажите время проведения совещания, учитывая часовые пояса своих посетителей. Чтобы настроить повторение совещания ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т. д., установите флажок в поле Повторение. Посетители. Введите адреса электронной почты пользователей, которых вы хотите пригласить на совещание. Если у пользователя есть учетная запись на этом веб-сайте, можно нажать рядом с его именем, чтобы назначит его соорганизатором.
4	Если администратор веб-сайта включил коды слежения, щелкните Редактировать код слежения, чтобы ввести необходимую информацию.
5	Щелкните Показать расширенные параметры, чтобы настроить способы совершения вызовов пользователями на ваше совещание, добавить программу и т. д.
6	Чтобы сохранить эти настройки в качестве шаблона для использования в будущем, щелкните Сохранить как шаблон.
7	Чтобы немедленно начать совещание, щелкните Начать; чтобы провести совещание позже, щелкните Запланировать. Чтобы добавить запланированное совещание в свой календарь, откройте это совещание в меню . Этот параметр будет отображен рядом с названием совещания. Скачивание файлов в формате iCalender (.ics). Выберите файл .ics и примите запрос на совещание. Чтобы пригласить других пользователей на свое совещание, отправьте файл .ics в качестве вложения в электронном сообщении.

Продукт:Webex Meetings

Действия:Video Conferencing

Операционная система:Mac, Рабочий стол Windows

Выпуск:WBS40, WBS41

Как проводить совещания более продуктивно

Любят ли ваши сотрудники совещания? Ответьте честно: не все. Лулла-Мэй Элефтериу-Смит пообщалась с экспертами и подготовила для вас советы по повышению эффективности совещаний и экономии времени. Узнайте, как организовать «стоячие» собрания и создать список приглашенных на совещание.

Совещания, запланированные или созванные экспромтом, могут навредить, если проводить их неправильно. Командные дискуссии, обсуждения модернизации компании или даже простой вызов на планерку способны запросто отнять 45 минут рабочего времени. А если они растянутся, времени на текущие задачи не останется вовсе.

Согласно исследованию eShare (1), в среднем сотрудники участвуют в 4,4 совещаниях за неделю. По мнению работников, больше половины собраний — пустая трата времени. Вполне понятно почему. Но, если совещания проводятся правильно, они приносят пользу каждому участнику. В этой статье мы подготовили советы экспертов по повышению продуктивности совещаний.

День без совещаний

Лишние совещания не просто тратят время, они нагоняют на людей сонливость. Согласно новому исследованию Crowne Plaza Hotel and Resorts (2), 34% людей отключаются на затянувшемся совещании, а 23% респондентов даже видели заснувших.

Если у сотрудников будет один день без собраний, они смогут переоценить собственное время. «Уменьшение времени совещаний на 20% создает эффект дефицита, в результате чего люди усерднее работают на собраниях», — считает Эбигейл Айрлэнд, консультант по высокой эффективности и продуктивности.

Среда — день, который лучше провести без совещаний. Это позволит сделать паузу, оценить свое время и распланировать его. «Вы сможете проанализировать сделанное за предыдущие два дня и спланировать работу на четверг и пятницу, — рассказывает Айрлэнд. — И поймете, нужны ли вам предстоящие совещания, чтобы вынести безжалостный вердикт: проигнорировать, перепоручить или поприсутствовать на них».

«Стоячие» совещания

«Стоячие» совещания сокращают время, проведенное в переговорной комнате благодаря тому, что людям менее комфортно и лениво. Энтузиазм сотрудников повышается, способствуя обмену информацией и не вызывая желание людей бороться за территорию, как показало исследование Вашингтонского университета в Сент-Льюисе, США (3).

Тино Тристе, руководитель по стратегическому поиску в SEO-агентстве Tecmark, считает, что введение «стоячих» совещаний существенно снижает их продолжительность. «Иногда наши совещания длились полтора часа, хотя на них хватило и бы 30 минут. Теперь мы сократили это время вдвое, и совещания сразу стали короткими и проактивными. «Стоячие» совещания помогают команде быстрее формулировать свои мысли и увереннее представлять их».

Не попадайте в ловушку непродуктивных совещаний

Подготовьтесь к совещанию

Согласно данным платформы для командной работы Attentiv (4), 63% всех совещаний в США проводятся без предварительно подготовленной программы, а значит, большая часть людей не особо понимает, зачем участвует в собрании.

Доктор Клэр Коллинз, доцент по развитию лидерских качеств и поведения в Henley Business School, считает, что всем участникам необходимо приходить на совещание подготовленными. Нужно заранее ознакомиться с соответствующей информацией, программой и целями совещания.

«Обозначьте цели и задачи совещания, аргументируйте необходимость их реализации. Участникам стоит приходить на совещание со справочными материалами и подготовленной информацией. В идеале они должны получить раздаточный материал заранее, — поясняет Коллинз. — Длинные обсуждения редко проходят более плодотворно, чем короткая презентация фактов и рациональное принятие решений».

Составьте список приглашенных

Вам не кажется, что список участников совещания длиннее, чем нужно? Согласно результатам исследования, опубликованного в Harvard Business Review (5), идеальное количество людей для совещания — от пяти до восьми. При большем количестве участников вам будет труднее принять важные решения и выслушать всех.

«Приглашайте только тех, кто необходим на совещании, — рекомендует Луиза Ли, аккредитованный личный секретарь в административной консалтинговой фирме Saunders and Lee. — Создав программу собрания, вы легко увидите, каких людей касаются заявленные задачи. Их и нужно позвать».

А что если пункт программы касается целого отдела или большой группы сотрудников? «Пусть команда выдвинет одного человека для участия в совещании. Так вы затратите меньше времени на то, чтобы выслушать всех людей», — поясняет Ли.

Продумайте схему размещения участников

Исследование, проведенное в 1960-х гг. специалистом по психологии среды Робертом Соммером о схеме размещения учеников в школьном классе, может быть полезно и для организации пространства в переговорных комнатах (6).

«Это просто — распорядитесь, кто где сидит, и задайте нужное направление мысли на совещании, — советует личный и корпоративный тренер Ричард Харрис. — Например, если желаемый исход совещания — принятие какого-либо решения командой, есть смысл рассадить участников по одну сторону стола.

Если вы хотите назначить кого-то ответственным, посадите его во главе стола, а если нужно продемонстрировать равноправие, рассадите всех за круглым столом. Требуется оживленная дискуссия? Посадите команды на противоположных сторонах стола, — и возникнет легкое ощущение противостояния. Вспомните оппонентов, сидящих друг напротив друга во время шахматной партии».

Попробуйте формат 22-минутного совещания

«Стандартная продолжительность совещания обычно составляет 30 минут или час», — рассказывает Стюарт Херн, исполнительный директор компании Clear Review, занимающейся разработкой программного обеспечения для управления продуктивностью. — Проблема заключается в том, что компании становятся жертвами закона Паркинсона, согласно которому обсуждение каждой задачи неизбежно растягивается на все выделенное на нее время».

Поэтому Херн решил проводить более короткие совещания. Руководство и сотрудники строго следят за регламентном, чтобы собрание прошло максимально успешно для всех.

Двадцать две минуты — это число было признано магическим для проведения совещаний. Николь Стейнбок, создавшая концепцию «22-минутного собрания» (7), рекомендует выполнить девять действий, чтобы уложиться в этот промежуток времени и провести совещание эффективно — от составления программы с целями собрания до запрета на телефоны.

Лулла-Мэй Элефтериу-Смит — британская журналистка, автор The Independent, The Huffington Post и других изданий.

Источники:

(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/

(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey

(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/

(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html

(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people

(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087

(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA

Сталин И.В. Еще о совещании с гарантиями

Сталин И.В.

Источник:

Сталин И.В. Cочинения. – Т. 2. – М.: ОГИЗ; Государственное издательство политической литературы, 1946. С. 92–97.

Примечание 55: Там же. С. 385–386.

Красным шрифтом в квадратных скобках обозначается конец текста на соответствующей странице печатного оригинала указанного издания

Кампания по совещанию в разгаре. Выборы уполномоченных близятся к концу. В недалеком будущем соберется Совет уполномоченных. Быть или не быть совещанию, при каких гарантиях (условиях) желательно совещание, как понимать эти гарантии – вот, прежде всего, какими вопросами займется Совет уполномоченных.

Какова должна быть линия нашего поведения на Совете уполномоченных?

Повторяем, что совещания с нефтепромышленниками не новость для нас. Было у нас одно совещание в 1905 г. Было и второе в 1906 г. Что дали нам эти совещания, чему они нас научили, оправдали ли они себя?

Как в то время, так и недавно еще нам говорили, что совещание само по себе без всяких условий сплачивает массы. Факты однако же показали, что ни одно из этих бывших совещаний не сплотило масс и не могло их сплотить: – были произведены одни лишь выборы и на этом кончилось все “сплочение”.

Почему?

Потому, что при организации бывших совещаний не было и помину какой-нибудь свободы слова и собраний, не было возможности собирать массу по заводам – [c.92] промыслам – казармам, вырабатывать наказы по каждому данному вопросу и вообще активно вмешиваться во все дела совещания. Стало быть, массе приходилось тогда бездействовать, действовали же только одни делегаты вдали от рабочей массы. Ну, а нам давно известно, что массы организуются только в самих действиях…

Дальше – потому, что не было Совета уполномоченных, как постоянного органа рабочих, свободно действующего во все время совещания, объединяющего вокруг себя рабочих всех фирм и районов, вырабатывающего требования этих рабочих и контролирующего, на основании этих требований, делегатов от рабочих. Но разрешить создание такого Совета уполномоченных не хотели нефтепромышленники, инициаторы же совещания смиренно с этим примирились.

Мы уже не говорим о том, что не было тогда тех центров движения – профессиональных союзов, – которые могли бы сплотить вокруг себя Совет уполномоченных и направлять его по пути классовой борьбы…

Нам когда-то говорили, что совещание даже и само по себе могло бы удовлетворить требования рабочих. Но опыт двух первых совещаний опроверг и это предположение. Ибо когда наши делегаты на первом совещании заговорили о требованиях рабочих, нефтепромышленники прервали их, сказав, что “это не касается порядка дня совещания”, что совещание призвано говорить “о снабжении промышленности жидким топливом”, а не о каких-то требованиях. Когда же наши делегаты на втором совещании потребовали участия делегатов и от безработных, нефтепромышленники и на этот раз прервали их, сказав, что они не уполномочены [c.93] считаться с подобными требованиями. Так и вытолкали в шею наших делегатов, И когда некоторые из товарищей поставили вопрос о поддержке наших делегатов путем общей борьбы, – выяснилось, что такая борьба невозможна потому, что оба совещания были предприняты капиталистами в глухое, и выгодное для них время – зимой, когда Волга закрыта, когда цены на нефтяные продукты идут на понижение, когда, стало быть, прямо неразумно и думать о победе рабочих.

Вот как “оправдали” себя два предыдущих совещания.

Ясно, что совещание само по себе, совещание без свободного Совета уполномоченных, совещание без участия и руководства союзов, да еще созываемое зимой – словом, совещание без гарантий – пустой звук. Такое совещание не только не сплачивает, не только не содействует завоеванию наших требований, но – наоборот – дезорганизует и отдаляет момент удовлетворения наших требований: ибо оно, ничего не давая, кормит рабочих пустыми обещаниями.

Вот чему нас научили два предыдущих совещания.

Вот почему бойкотировал сознательный пролетариат третье совещание в ноябре 1907 года.

Пусть помнят это те отдельные товарищи из механического союза, которые агитируют за совещание без гарантий, вопреки всему опыту предыдущих совещаний, вопреки воле большинства нефтяного пролетариата, вопреки, наконец, состоявшемуся договору между союзами!

Пусть они помнят это и не нарушают этот договор. [c.94]

Но значит ли это, что мы должны махнуть рукой на все и всякие совещания?

Нет, не значит!

На замечание бойкотистов эсеров, что мы не должны идти на совещание, так как нас приглашают туда наши враги, буржуи – на такое замечание можно ответить только смехом: ибо ведь и на фабрику, завод или промысел приглашают нас работать те же враги, буржуи. Поэтому должны ли мы бойкотировать фабрику, завод или промысел по одному лишь тому, что нас приглашают туда враги, буржуи? Ведь этак можно околеть с голоду! Ведь тогда, значит, все рабочие с ума спятили, раз они согласились идти на работу по приглашению буржуев!

На заявление дашнакцаканов, что мы не должны идти на совещание, так как оно является буржуазным учреждением – на такое нелепое заявление можно и совсем не обращать внимания: ибо ведь нынешняя общественная жизнь тоже буржуазное “учреждение”, фабрика, завод, промысел – ведь все это буржуазные “учреждения”, организованные “по образу и подобию” буржуазии, в выгодах буржуазии, – будем ли бойкотировать все это из-за одного лишь того, что оно буржуазно? Куда же нам переселиться в таком случае, на Марс, Юпитер, или, может быть, в воздушные замки дашнак-эсеров ?..^*[c.95]

[^* Вся несерьезность и нежизненность бойкотистской позиции гг. дашнакцаканов и эсеров доказывается уже и тем, что они же сами благосклонно относятся и к совещанию типографских рабочих с их хозяевами и коллективному договору между ними. Мало того, отдельным членам их не возбраняется принимать участие в этом деле.]

Нет, товарищи! Не спиной мы должны встать к позиции буржуазии, а штурмовать её! Не оставлять мы должны позиции за буржуазией, а шаг за шагом отбивать их и вышибать оттуда буржуазию! Только люди воздушных замков не могут понять эту простую истину!

Мы не пойдем на совещание, если не получим, предварительно, требуемых гарантий, – но мы пойдем на совещание, если добьемся требуемых гарантий, с тем чтобы опираться на эти гарантии, превратить совещание из оружия попрошайничества в оружие дальнейшей борьбы, – точно так же, как мы не отказываемся идти на работу, после удовлетворения известных необходимых условий, с тем чтобы превратить фабрику, завод, промысел из арены угнетения в арену освобождения.

Организуя же совещание с завоеванными рабочими гарантиями и призывая 50-тысячную рабочую массу к выбору Совета уполномоченных и выработке наших требований, мы выведем рабочее движение в Баку на новый, выгодный для него путь борьбы: на путь организованного и сознательного, а не стихийного (вразброд) и бешкешного движения.

Вот собственно чего мы ждем от совещания с гарантиями, вот почему мы говорим: совещание с гарантиями, или никакого совещания!⁵⁵

Пусть господа старые совещатели агитируют против гарантий, пусть они превозносят совещание без гарантий, пусть они ползут по дну зубатовского болота, – пролетариат вытащит их из болота и научит их ходить по широкому полю классовой борьбы!

Пусть “порхают” гг. дашнак-эсеры, пусть они бойкотируют организованные действия рабочих со своих [c.96] воздушных высей, – сознательный пролетариат низведет их на нашу грешную землю и заставит их склонить головы перед совещанием с гарантиями!

Наша цель ясна: собрать пролетариат вокруг Совета уполномоченных и сплотить последний вокруг союзов для достижения наших общих требований, для улучшения нашей жизни.

Наш путь ясен: от совещания с гарантиями к удовлетворению кровных нужд нефтепромышленного пролетариата.

В свое время мы призовем Совет уполномоченных бороться как с болотными сторонниками совещания, так и со сказочными фантазиями эсеро-дашнаковских бойкотистов.

Совещание с известными гарантиями, или не нужно совещания!

Газета “Гудок” № 17,

3 февраля 1908 г.

Статья без подписи

Печатается по тексту газеты

[c.97]

ПРИМЕЧАНИЕ

⁵⁵ В ноябре 1907 года бакинские большевики во главе с И.В. Сталиным выставили лозунг: “Совещание с гарантиями или никакого совещания”. Условия, на которых рабочие соглашались на участие в совещании, были следующие: активное участие в совещательной кампании профессиональных союзов, широкое обсуждение требований рабочими, свободный созыв будущего Совета уполномоченных и выбор момента открытия совещания самими рабочими. На промыслах [c.385] и заводах Баку началась широкая кампания по выборам в Совет уполномоченных, который должен был окончательно принять условия участия рабочих в совещании и избрать представителей в организационную комиссию по созыву совещания. Собрания рабочих по выборам уполномоченных проходили открыто. Большинство рабочих высказывалось за линию большевиков. Дашнаки и эсеры, стоявшие за бойкот совещания, и меньшевики, стоявшие за совещание без всяких гарантий, не встретили поддержки в массах. – 96. [c.386]

Вернуться к тексту

This Stalin archive has been reproduced from Библиотека Михаила Грачева (Mikhail Grachev Library) at http://grachev62.narod.ru/stalin/ However, we cannot advise connecting to the original location as it currently generates virus warnings.
Every effort has been made to ascertain and obtain copyright pertaining to this material, where relevant. If a reader knows of any further copyright issues, please contact Roland Boer.

Разъяснение цели встречи (зачем нужна встреча?) — Межкультурные встречи Часть 2

Эта статья — часть серии статей об эффективных встречах между японцами и неяпонцами.
Одна из вещей, которые неяпонцы расстраивают, когда они проводят встречи с японцами, заключается в том, что во многих случаях цель встречи не оговаривается заранее. Созывается собрание, но цель собрания не уточняется.Это приводит к потере времени и разочарованию.
С традиционной японской точки зрения, из-за акцента на групповой работе может показаться необязательным иметь четкую цель для каждой встречи — просто собрать людей вместе уже само по себе полезно. Однако с западной точки зрения работа — это то, что происходит, когда люди сидят за своими столами в глубоких размышлениях, а время, проведенное на собраниях, может отвлекать. Таким образом, встреча может рассматриваться как пустая трата времени, если ее цель не ясна с самого начала, что позволяет участникам эффективно подготовиться, и действительно, нужные люди могут даже не быть приглашены.
Поскольку жители Запада рассматривают встречи как место, где обсуждаются идеи и принимаются решения, а японцы, с которыми они взаимодействуют, могут не разделять это определение, очень важно заранее прояснить цель встречи, чтобы у всех участников были совпадающие ожидания.
Я рекомендую готовить «объективное заявление» для каждой встречи — объяснение цели встречи одним предложением. Это утверждение можно использовать при приглашении людей на собрание, и его следует повторить в начале собрания в качестве напоминания.Это объективное заявление может быть таким же простым, но точным, как «Цель этой встречи — выбрать, какая компания будет нашим новым поставщиком» или «Эта встреча станет возможностью для всех поделиться своими предложениями по весенней кампании. ”
Если вы находитесь в ситуации, когда было предложено провести встречу, но причина встречи неясна, вы можете задать один из следующих вопросов, чтобы мягко побудить всех уточнить цель:
«Что должно быть в центре внимания этой встречи?»
«Чего мы хотим достичь, проведя это собрание?»
«Каким должен быть результат этой встречи?»
После того, как цель собрания будет определена, я хотел бы предложить еще один шаг — подумать о том, является ли собрание лучшим способом достижения этой цели.Например, многие японские компании проводят регулярные встречи, посвященные отчетности — каждый участник читает подготовленный отчет о недавней индивидуальной или групповой деятельности. Эти встречи обычно бывают невероятно скучными, так как в основном состоят из людей, читающих вслух свои документы. Это нехорошая трата времени — каждый мог бы получить ту же информацию в письменной форме и прочитать ее гораздо быстрее. Еще одна типичная особенность этого типа встреч — то, что лидер группы дает свои комментарии по содержанию отчета.Если лидер негативно относится к представленному, он может выделить человека, который его прочитал, из-за шквала негативных отзывов, часто высказываемых в резких тонах. Этот тип публичного унижения также не подходит неяпонцам и может считаться одним из самых демотивирующих способов использовать время в группе вместе.
Чтобы узнать больше о том, как сделать ваши межкультурные встречи эффективными, получите копию нашей бесплатной двуязычной электронной книги здесь.
Вы можете подумать, что это снижает привлекательность презентации, но если ваша аудитория включает людей
В следующий раз, когда вам нужно будет сделать предложение японцу, сначала посмотрите, сможете ли вы его нарисовать.
Один из способов убедиться, что ваша встреча была эффективной, — закончить ее четким концом
10 вопросов, которые нужно задать, прежде чем соглашаться на встречу
Задав эти 10 простых вопросов, вы поможете окружающим понять важность управления и уважения времени, экономии времени и достижения большего за свой день.
1. Какая повестка дня собрания?
Не приходите на встречу без четкой повестки дня, иначе вы зря теряете время.Никогда не планируйте встречу, если вы не проясните участникам, каковы будут цель, сроки и результаты встречи.
2. Кто присутствует на встрече?
Задайте вопрос, чтобы убедиться, что встреча проводится на нужном уровне и в ней задействованы нужные люди.
3. Почему я должен / хочу, чтобы я был задействован?
Убедитесь, что у вас есть веская причина прийти на встречу.
4. Во сколько он начинается?
Будьте строги со своим временем, а также со временем участников.Если вы планируете встречу, всегда начинайте ее вовремя, независимо от того, прибыли ли все участники. Дайте понять, что вы начнете и закончите вовремя.
5. Во сколько он закончится?
Сообщите всем участникам, что оно закончится вовремя, чтобы они смогли присутствовать на следующем собрании.
6. Могу ли я присутствовать только на своем разделе повестки дня?
По возможности не участвуйте в ненужных обсуждениях собрания, посещайте его только тогда, когда пункт повестки дня относится к вашему или вашему отделу.
7. Что мне нужно подготовить перед встречей?
Получите четкие инструкции по требуемой подготовке. Если человек, планирующий встречу, советует вам ничего не готовить — задайте вопрос 3 еще раз, почему вы хотите, чтобы я участвовал?
8. Когда будет доступен протокол собрания?
Если возможно, выделите минутку на собрании (рукописный текст — это нормально), а затем пройдите к копировальному аппарату, возьмите достаточно копий для всех и затем раздайте их. Избегайте лишней работы по набору минут, если в этом нет необходимости.
9. Где проходит встреча?
Запросите четкие инструкции, включая номер этажа и номер конференц-зала, чтобы не тратить время на поиски встречи.
10. Можно ли проводить телеконференцию вместо личной встречи?
По возможности решайте вопросы по телефону, чтобы не тратить время на встречи.
Планирование и структурирование эффективных встреч
Люди посещают собрания по разным причинам, включая работу, личные интересы и досуг.
Большинству людей в какой-то момент своей жизни придется участвовать в собраниях, и многие люди делают это на регулярной основе.
Встречи могут проводиться на работе, внутри организации, спортивной группы, ассоциации родителей и учителей, церковной группы или одного из множества других комитетов.
На этой странице рассматривается, как организованы собрания в формальной ситуации. Он исследует, как хорошая подготовка и эффективный председатель могут способствовать успеху собрания, давая представление о направлении или цели.
На некоторых собраниях у участников возникает ощущение, что они зря потратили время, так как мало что было достигнуто, и это может быть вызвано многими причинами. На этой странице рассматриваются причины, по которым встречи могут быть менее успешными, а также помощь и советы, которые помогут вам получить максимальную отдачу от встреч, в которых вы участвуете.
Что такое встреча?
Для целей этой страницы встреча — это собрание трех или более людей, которые разделяют общие цели и задачи, и которые посредством использования устной коммуникации и письменной коммуникации способствуют достижению целей.
Цель встреч
Встречи — важный организационный инструмент, поскольку их можно использовать для:
Объединяйте и развивайте идеи
План
Решить проблемы
Принимать решения
Создавать и развивать понимание
Поощрять энтузиазм и инициативу
Обеспечивает чувство направления
Создать общую цель
Хотя встречи могут различаться по размеру, содержанию и подходу, все эффективные встречи имеют следующие три общих элемента:
Особая цель или цель
Использование эффективных коммуникаций
Контролируемая ситуация
Компоненты встреч
Встречу можно разделить на следующие три основных компонента:
Содержание — это знания, информация, опыт, знания, мнения, идеи, отношения и ожидания, которые каждый человек привносит на встречу.
Взаимодействие — это способ совместной работы участников над содержанием встречи. Это включает чувства, отношения и ожидания участников, которые имеют прямое отношение к сотрудничеству, слушанию, участию и доверию.
Структура — это способ, которым и информация, и участники организованы для достижения цели / задач встречи.
Типы встреч
Есть много разных типов встреч; здесь мы ориентируемся на те, к которым привыкли:
Информ
Проконсультироваться
Решить проблемы
Принимать решения
Информационные встречи
Это самые простые собрания, на которых один член, обычно председатель, имеет фактическую информацию или решение, влияющее на всех присутствующих, которое он / она желает сообщить.Такие встречи, как правило, носят формальный характер, поскольку их цель — дать членам реальное понимание и обсудить любые последствия или способы наилучшего использования такой информации.
Консультации
Эти встречи используются для обсуждения конкретной политики или нововведений и могут использоваться для выяснения мнений участников о такой политике или идее. Примером может быть:
Проверить текущую политику
Укажите недостатки
Предложить изменение
Подчеркните преимущества такого изменения
Признать слабые места
Пригласить комментарии
Встречи по решению проблем
Эти встречи зависят от того, как председатель как можно яснее описывает проблему.Члены должны быть выбраны в соответствии с их опытом, знаниями или интересами, а затем предоставлены как можно больше информации, чтобы они могли генерировать идеи, предлагать советы и делать выводы. (См. Также: Решение проблем )
Совещания по принятию решений
Эти типы собраний, как правило, следуют установленному методу процедуры:
Описание проблемы
Анализ проблемы
Нарисуйте идеи
Решите, что лучше
Достигните выводов
(См. Также: Принятие решений )
Многие организации, клубы и общества проводят регулярные собрания, чтобы члены могли сообщать и обсуждать прогресс и текущую работу, чтобы обдумать текущее и будущее планирование.Такие встречи могут содержать элементы каждого из четырех приведенных выше примеров.
Планирование и подготовка к встрече
Первостепенное значение для успеха любого собрания имеет позиция и лидерство председателя . На собрании председатель является лидером и, как таковой, должен выполнять те же функции, что и лидер любой рабочей группы.
Чтобы собрание было эффективным, председатель должен:
Планировать, организовывать и контролировать обсуждение вопросов повестки дня.
Поддерживайте группу, поощряя и развивая гармоничные отношения.
Мотивируйте людей, поощряя их вносить свой вклад, вознаграждая их усилия и поддерживая их в любых трудностях.
Перед любым собранием председатель должен задать и решить следующие вопросы:
Какова цель встречи?
Уместна ли встреча?
Как следует планировать встречу?
Кто должен присутствовать на встрече?
Какая подготовка требуется к встрече?
Какова цель собрания?
Все встречи должны иметь цель или цель, и председатель должен задавать вопросы, такие как:
Чего нужно достичь этой встречей?
Требуется ли совет по конкретному вопросу?
Возникла проблема, требующая немедленного обсуждения?
Это регулярное собрание, чтобы члены «оставались на связи»?
Уместна ли встреча?
Председатель всегда должен учитывать, необходима ли встреча или более уместны какие-либо другие средства связи, например записки или электронные письма, предназначенные для лиц, предлагающих комментарии.Ненужные встречи могут тратить время, привести к разочарованию и негативу и могут снизить мотивацию к участию в будущих встречах.
Как следует планировать встречу?
Это будет во многом зависеть от типа проводимого собрания. За каждой встречей должно быть какое-то обоснование, независимо от того, насколько оно низкоуровневое или неформальное, и оно в значительной степени будет определять содержание и указывать, как следует проводить планирование.
Кто посетит встречу?
Это часто определяется характером собрания.В небольшой организации собрание вполне может включать всех сотрудников, тогда как собрание рабочей группы или комитета уже заранее определит своих членов. В большой организации или отделе присутствующие сотрудники вполне могут представлять других. Важно, чтобы все последствия такого представительства осознавались заинтересованными лицами, поскольку они не просто говорят сами за себя. Встречи вне рабочего места могут включать членов совета директоров или других заинтересованных сторон.
Какая подготовка необходима для встречи?
Если ожидается получение максимального вклада от всех участников, цель собрания должна быть признана всеми. Наиболее наглядным выражением этого является повестка дня, которую следует заранее разослать всем приглашенным на встречу. В повестке дня:
Назовите время и место встречи.
Перечислите темы, которые необходимо охватить, указав, кто их представит.
Приложите все необходимые документы.
Дайте время, чтобы собрание закрылось.
Повестка дня: Это план собрания. На большинстве официальных собраний он составляется секретарем в консультации с председателем . Секретарь должен распространить повестку дня заблаговременно до собрания, включая сопроводительные документы. Секретарь также просит включить вопросы в повестку дня.
Регулярные собрания часто начинаются с протокола последнего собрания, за которым следуют «возникающих вопросов» , которые образуют связь с тем, что произошло на предыдущем собрании.Большинство встреч завершаются «любыми другими делами» (AOB), что дает каждому возможность поднять любые реальные вопросы в последнюю минуту; хотя на более официальных собраниях в повестку дня могут быть включены вопросы AOB.
Примером повестки дня может быть:
Приносим извинения за отсутствие.
Протокол последнего заседания.
Вопросы, возникающие (из протокола последнего собрания).
Пункт 1 — Обучение и развитие.
Пункт 2 — Отчет о финансировании.
Пункт 3 — Финансы и оборудование.
A.O.B. (Какой-нибудь другой бизнес).
Время и дата следующей встречи.
Конечно, в повестке дня может быть больше вопросов. Вы можете узнать больше на нашей странице: Постановка повестки дня.
Честно говоря, какова цель встреч? — Gen-i
Какова цель встреч? Залог эффективных деловых встреч.
Могу поспорить, что мы все были на собрании, которое нам не нужно было посещать.Или даже встречу, которую мы оставили, думая: «Хорошо, о чем это было на самом деле? и что мне из-за этого делать дальше? ». Они могут немного утомить ваше время, когда вы сидите и пьете кофе, не говорите ни о чем, что касается вас напрямую, и беспокоитесь о вещах на своем столе, с которыми вам нужно заняться. Вы спросите… какова цель встреч?
Как сделать так, чтобы он не работал вечно? Как вы гарантируете, что люди знают свои роли, обязанности и действия после собрания? Можно ли вежливо не присутствовать?
Я считаю, что встречи всегда должны руководствоваться «целью» или намерением.Вы можете ответить на это «ну да, конечно», но большинство людей на самом деле не осознают этот руководящий принцип. Почему у нас эта встреча? Какое намерение?
Однако, вынося его на первый план, он может сделать встречи более целенаправленными, продуктивными и, в конечном итоге, более насыщенными.
Какова цель встреч — Намерение.
Собрания, проведенные правильно, могут иметь решающее значение для успеха и культуры вашей организации. Каждый может быть уверен, что находится на одной странице, люди знают, куда они направляются, и возможности могут быть раскрыты.
Но этого можно добиться только в том случае, если всем будет ясно, намерение той или иной встречи. Это означает, что нужно прямо сказать , что нужно сделать к концу встречи.
Я думаю, это невероятно показательно, если все присутствующие не могут сказать в одном предложении, для чего предназначена встреча. Сколько встреч вы посетили, что вы или другие отметили, я не знаю, зачем мы проводим эту встречу !? Какова цель встреч? Они никогда ничего не добиваются, кроме как тратить мое время.
Это намерение должно быть указано в приглашении на встречу и в соответствующем электронном письме. Назначьте кого-нибудь, кто будет отвечать за проведение собрания в соответствии с этим намерением. Помните, когда вы были в школе, и ваш учитель сказал вам подчеркнуть ключевые работы в вопросе экзамена, чтобы убедиться, что вы придерживаетесь точки зрения, и ответил на вопрос? Это то же самое, часто «проверяйте» с намерением встречи и спрашивайте, имеет ли это отношение к этой встрече.
Insight.
Однако ясное представление о цели встречи также позволяет вам четко определить, кому на самом деле нужно присутствовать.Честно говоря, нет смысла созывать на встречу всю команду, если цель касается только четырех или пяти из них.
Повестка дня может быть отличным способом убедиться, что вы изучили все важные моменты, дать возможность всем высказаться, узнать, кого вам нужно посетить, и создать структуру для отслеживания решений, принятых по каждому пункту повестки дня.
Это предотвращает проклятие жизни сотрудников: электронные письма, разъясняющие вопросы, решения и действия, проясняемые на собраниях. Но это также становится очевидным, когда встреча закончилась — когда все вопросы были обсуждены.
СОВЕТ: Убедитесь, что вы заранее изложили намерение и повестку дня, дайте людям как минимум 24 часа, чтобы прочитать информацию, чтобы они могли прийти на встречу подготовленными.
Кому нужно быть?
Имея четкое намерение и схему того, что будет охвачено, вы должны создать среду, в которой люди будут иметь право отказаться от встречи, если им нужно. Если они прочитают четко изложенное намерение и краткую повестку дня и почувствуют, что не могут участвовать в этом обсуждении, они должны иметь возможность решить, касается ли их эта цель или у них есть что-то, что они могут внести.Если вы являетесь менеджером или руководителем в своей организации, вы должны быть в состоянии доверять своей команде, чтобы понять, что позволяет эффективно использовать их время.
Хотите улучшить свои Zoom Meetings? Ознакомьтесь с этой статьей…
КАК улучшить собрания Zoom во время блокировки
Как долго?
Установите ограничение по времени и придерживайтесь его. Применяйте закон Паркинсона к своим встречам.
В пятидесятые годы историк К. Норткот Паркинсон опубликовал в «Экономисте» эссе, которое началось со следующего наблюдения:
«Работа расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее завершения».
Имейте в виду, что чем больше времени вы выделяете на собрание, тем длиннее обсуждение. Меньше времени приведет к краткой дискуссии. Попробуйте ограничить встречи 45 минутами — никаких шансов на перегрузку. Сделайте так, чтобы кто-то отвечал за «соблюдение времени», почти ведя обратный отсчет на собрании «осталось двадцать минут». Это отличный способ сосредоточить внимание на встречах.
Результаты
Звучит безумие, но сколько раз вы выходили из собрания и понимали, что нет результата, нет решения? Это обычное дело.Тем не менее, имея четкое намерение и изложенную повестку дня, вы можете отметить каждое из них по мере их обсуждения и получить результат по каждому из них.
Итак, в конце встречи убедитесь, что вы пересмотрели свое намерение и спросите, достигли ли мы этого? Затем просмотрите каждый из пунктов повестки дня, обойдите всех участников ближе к концу собрания и подтвердите, кто что делает и когда. Запишите четкие цели, которые нужно реализовать и интегрировать в ближайшие дни и недели.
Coming Together
Однако во всех разговорах об эффективности и производительности стоит снова настаивать на чем-то, может быть, немного очевидном.
Да, вы и ваша команда должны иметь возможность решить, касается ли встреча непосредственно вас. Да, каждый должен иметь право самостоятельно определять, лучше ли ему участвовать в собрании или закончить то, что они делают.
Но встречи часто являются отличным местом для объединения команд как людей, а не просто как адреса электронной почты. Они могут быть важным напоминанием о том, что люди работают в команде, о чем люди забывают, выполняя свои собственные задачи.
Совместная работа и объединение навыков может стать прекрасным опытом для всех присутствующих.Эти взаимодействия формируют корпоративную культуру и укрепляют отношения. Так что убедитесь, что эта прекрасная возможность встреч не упущена.
Хотите узнать больше?
Послушайте мой интересный подкаст о том, как использовать структуру для максимальной производительности
Встреча с целью: 5 типов встреч
Вспомните свое последнее рабочее совещание. Было ли это продуктивным? Скорее всего, это не так. По всей Америке ненужные, незапланированные и плохо организованные собрания поглощают ресурсы и подрывают энтузиазм, подрывая работу людей, которые их посещают.
Если сложить все потери — время, энергию, производительность и т. Д., — поставщик программного обеспечения для управления временем Doodle оценил, что они обошлись экономике почти в 400 миллиардов долларов. Этого достаточно, чтобы купить каждую команду НФЛ — трижды.
Хотя эти расходы могут блокировать нашу мечту о владении каждой профессиональной футбольной франшизой, у немногих компаний есть специальные правила участия для встреч. Менеджеры просто пожимают плечами и позволяют своим сотрудникам решать, как и когда они их устроят.
И это действительно плохая идея.
С 1960-х годов количество времени, которое мы проводим на собраниях каждую неделю, резко возросло с 10 до 23 часов сегодня. Это особенно огорчает, если учесть, что восемь из этих часов совершенно непродуктивны.
Бесполезность встреч — тоже не какая-то скрытая угроза. Люди знают, что они вредны для бизнеса. Около 90% участников признаются, что мечтают на собраниях, а 73% говорят, что игнорируют происходящее, чтобы завершить другую работу.
Но не думайте, что встречи совершенно бесполезны.Да, они могут быть полезными инструментами. Они могут помочь группе генерировать новые идеи, координировать работу и достигать консенсуса. Без встреч группа людей, собравшаяся за продолговатым столом в комнате со стеклянными стенами, была бы еще более беспорядочной, чем сейчас.
Другими словами, даже , хотя некоторые любят выступать за полную отмену почти всех собраний, сделать это было бы ошибкой . Вместо этого, чтобы спасти наши рабочие места от недомогания, связанного с встречами, мы должны выполнить цель .Это означает, что нужно думать не только о типах встреч, которые мы организуем, но и о том, когда и почему мы их устраиваем.
Лучше, умнее и сильнее: 5 типов встреч
Одна из причин беспорядка в наших календарях на рабочем месте в том, что мы не думаем о встречах. Мы расставляем их, когда нам хочется, и раздаем приглашения, как будто они конфеты. Это означает, что все наши календари переполнены событиями, большинство из которых либо ненужны, либо непродуктивны, либо, во многих случаях, и .
Чтобы составить более здоровый календарь, нам нужно сначала подумать о встречах, которые мы организуем.
Большинство людей думают о встречах с точки зрения содержания . Допустим, вы являетесь руководителем корпорации в крупной транснациональной компании. У вас может быть встреча по поводу открытия магазина или расширения линейки продуктов. Но эксперты по организациям говорят нам, что это неправильный взгляд на вещи.
Возьмите одно из этих собраний — посвященное открытию нового магазина. Эта встреча может иметь множество разных целей .Возможно, вы обдумываете новые места, оцениваете разные участки или утверждаете окончательный план. Каждая из этих встреч посвящена открытию новых магазинов, но у них совершенно разные цели.
Исследователи McKinsey говорят, что нам нужно перестать думать о встречах с точки зрения их содержания и начать смотреть на свои цели . Когда мы меняем свое мышление, встречи начинают попадать в одно из нескольких целевых ведер. Когда мы определили эти сегменты, мы сможем выбрать ту, которая лучше всего соответствует нашим целям, вместо того, чтобы организовывать общую встречу по определенной теме.
# 1 Встреча по решению
Участники: <8
Цель: Решение
При содействии лидера
Если копнуть прямо вниз, встреч должны иметь одну основную функцию: объединить людей и выработать общее решение . Подумайте о маркетинговой команде, которая собирается раз в несколько месяцев, чтобы определить маркетинговую стратегию своей компании. Каждый член команды приходит со своими идеями и предложениями, но компания не может использовать их все.Вместо этого они должны решить, с какими идеями работать, а какие — отбросить.
Звучит легко, но такие встречи для принятия решений заведомо сложны.
По словам Роберта Саттона, профессора менеджмента в Стэнфордском университете, если вы хотите, чтобы собрания по принятию решений были четкими и быстрыми, вам нужно ограничить посещаемость. Идеально от пяти до восьми человек. Если у вас их больше, трудно вести разговор. Если их меньше, у вас не будет достаточно точек обзора.
Встречи для принятия решений также требуют сильных лидеров. Хотя цель этих встреч — прийти к общему решению, разговоры часто уходят от основной темы. Лидеры должны контролировать обсуждение, направляя участников через выбранную ими структуру принятия решений и, в конечном итоге, к окончательному решению.
# 2 Обсуждение
Участников: <18
Цель: диалог
Активное общение между участниками
Встречи-обсуждения предназначены для тех случаев, когда у вас нет конкретной проблемы, которую нужно решить или принять решение.По сути, они противоположны собраниям по принятию решений, так как они созданы, чтобы быть свободными и исследовать ряд идей.
Существует два основных типа дискуссионных встреч: идей и дебаты . Давайте посмотрим на различия.
Во-первых, представьте себе совершенно новый стартап. У его основателей есть бизнес-идея, но не более того. Чтобы укрепить свою деловую идентичность, они устраивают мозговой штурм по брендингу. Цель этой встречи — найти новые названия компаний, цветовые идеи, концепции логотипов, голоса брендов и так далее.Хотя основатели могут обсуждать плюсы и минусы каждой идеи, им не нужно выбирать единственную идею, над которой можно работать. Это собрание идей.
Во-вторых, рассмотрим крупную строительную компанию, которая хочет проверить недавно завершенный складской проект. На этой встрече людям предлагается вникнуть в то, что произошло, обсудить, что сработало, а что нет. Цель этой встречи — более детально изучить и оценить идеи. Это дискуссионная встреча.
Поскольку вы не всегда можете предсказать, как будут проходить эти встречи, нет смысла иметь активного фасилитатора, который контролирует беседу.Вместо этого участники должны вести беседу, исследуя переулки и проспекты, которые кажутся наиболее интересными. Тем не менее, полезно назначить пассивного фасилитатора, который будет аккуратно направлять обсуждение, если оно отклоняется от исходной темы или темы.
Подобно собраниям по принятию решений, собрания для обсуждения также требуют от нас внимания к посещаемости. Обсуждение между двумя людьми на самом деле не является встречей. Дискуссия между 40 людьми — это абсолютный хаос. Лучше стремиться к более восьми участникам и менее 18.
Когда у вас меньше восьми участников, вы будете бороться за уникальные точки зрения и идеи во время обсуждения. А если у вас их больше 18, вам будет сложно удержать всех в одном большом разговоре, и все быстро развалится.
Есть масса способов использовать видеовстречи.
Присоединяйтесь к нам и узнайте о них на этом вебинаре.
Смотри
# 3 Встреча по обмену информацией
Участников: от 2 до 1,800+
Цель: осведомленность
Одностороннее общение от докладчика
До сих пор мы рассматривали собрания, на которых все играют равную роль.Но со встречами по обмену информацией дела обстоят немного иначе.
Эти встречи обычно представляют собой односторонний диалог, когда один человек выступает перед большой группой. Подумайте о групповых брифингах, общих собраниях или общих новостях. В отличие от совещаний по принятию решений и дискуссий, здесь нет оптимальной посещаемости, хотя вы можете быть ограничены местом для встреч или технологиями.
Перед тем, как организовывать встречи по обмену информацией, помните, что большие встречи мешают работе и отвлекают всех от работы.Если встреча проводится исключительно для обмена информацией, вам, вероятно, лучше использовать альтернативный канал связи, например электронную почту или интранет, тем более, что люди читают быстрее, чем слушают.
Когда эти встречи становятся самостоятельными, так это когда вы объединяете обмен информацией с культурой или построением коллектива.
Электронное письмо может передавать информацию быстрее, чем встреча в масштабе всей компании, но оно редко создает такую же эмоциональную связь или взаимодействие.
Если для высшего руководства важно разговаривать со своими сотрудниками напрямую и развивать личное взаимодействие, сходите на встречу по обмену информацией.Только не злоупотребляйте ими.
# 4 Встреча в данный момент
Участники: <8
Цель: решение или обсуждение
Активный диалог участников
Импровизированные встречи часто сводят на нет команды, потому что у них редко бывает установленная повестка дня, и они могут быстро выйти из-под контроля. Но если вы будете осторожны, вы можете превратить их из отвлекающих факторов в эффективный инструмент повышения производительности.
Чтобы увидеть, как работают сиюминутные встречи, представьте себе небольшую команду дизайнеров, работающую над новым продуктом.Поскольку это распределенная команда, большая часть общения по проекту осуществляется через командный чат, поэтому всегда есть запись того, что было сказано в контексте. Но во время особенно сложного обсуждения руководителю группы может быть сложно объяснить, что именно они имеют в виду с помощью текста. Так что было бы разумно пригласить всех на быструю встречу в данный момент.
Зная, что импровизированные встречи могут быть неожиданными, команда дизайнеров ограничивает время встречи 10 минутами и ограничивает обсуждение одной темой. Если цепочка обсуждения выглядит устаревшей, руководитель группы просит людей организовать дополнительную встречу по этим темам.Имея эти правила, они могут быстро позвонить коллегам, прояснить сложные моменты и позволить всем вернуться к работе.
Текущие встречи работают только в том случае, если за ними стоит правильная технология. Сотрудники должны иметь возможность входить и прекращать голосовые и видеозвонки с помощью пары щелчков мышью. Если для каждой встречи требуется 20 минут тщательной настройки, они просто не работают.
В идеале у вас должна быть платформа для совместной работы, объединяющая обмен сообщениями, видео и телефон, чтобы все было в одном месте, и сотрудники могли легко переключаться между каждым каналом.
# 5 Регистрация
Участников: <15
Цель: осведомленность
Активный диалог участников
Наш последний тип встречи исходит от эксперта по организации и управлению Верна Харниша, который предлагает короткую контрольную встречу, ограниченную по времени, для обсуждения тактических вопросов. и обновления. Этот тип встреч, известный как «тусовка», стал очень популярным, особенно в технологических компаниях и стартапах.
«Ежедневное общение», — писал Харниш в «Институте роста», «отслеживает прогресс и выявляет точки преткновения, которые мешают вашей работе.”
Сговоры позволяют всей команде получить информацию и согласовать работу, которую необходимо выполнить, что может сократить координацию работы в течение дня.
На практике контрольная встреча обычно проводится в начале дня и проходит по довольно конкретной повестке дня. У каждого участника есть всего одна или две минуты, чтобы рассказать своим коллегам о том, над чем они работают, и о любых проблемах, с которыми они сталкиваются. Слушатели должны быть осторожны, чтобы избежать кроличьих нор, и должны отключить любые подробные темы или последующие действия в автономном режиме.
Поскольку ежедневная беседа ограничена 15 минутами, существует практический верхний предел количества участников — обычно около 15.
Управление календарем
Легко создать несколько новых архетипов встреч и покончить с этим. Что значительно труднее, так это заставить людей делать это и придерживаться их.
Людям нужна структура, и без нее они неизбежно вернутся к тем же вредным привычкам, которые заставили вас пересмотреть протокол встречи.
Первым шагом к защите вашего календаря является установка правил работы собраний в вашей организации. Они должны объяснить, какие собрания вы используете, как они работают и когда людям следует их использовать.
Чтобы действительно закрепить эти знания, проведите пару фиктивных встреч для каждого архетипа. Это позволит вашим сотрудникам испытать их на собственном опыте и по-настоящему увидеть, как они работают. После того, как вы установите основные правила, вы можете передать бразды правления своим сотрудникам и доверить им принятие собственных обоснованных решений на собраниях.
Второй шаг — поддержать ваши собрания правильной технологией. Поскольку люди все чаще работают удаленно, это означает, что ваши сотрудники имеют доступ к обмену сообщениями, видео и телефону в рамках их платформы для совместной работы.
Что еще более важно, важно, чтобы ваши сотрудники могли получить доступ к этим услугам, не прыгая через десятки препятствий. Возьмем, к примеру, сиюминутные встречи. Чтобы быть эффективными, ваши сотрудники должны иметь возможность переходить от обмена сообщениями в команде к видеозвонку за пару кликов, чтобы весь контекст был свеж в их памяти.Если на организацию звонка уходит 10 минут, это подрывает эффективность вашего архетипа встречи.
Если вы установите основные правила и предоставите инструменты, необходимые вашим сотрудникам, графики (и производительность) ваших сотрудников принесут плоды. Создавая архетипы встреч на основе функций, вы гарантируете, что каждая встреча имеет цель и, следовательно, выполняет свои задачи.
Как составить повестку дня встречи: советы, шаблон и образец
При проведении деловой встречи вы можете отвечать за управление большим количеством людей и задач.Эффективная повестка дня встречи может помочь вам убедиться, что вы обсуждаете все необходимые материалы, придерживаетесь темы встречи и гарантирует, что ваша группа эффективно использует время. В этой статье мы расскажем, как составить повестку дня встречи, которая поможет вам эффективно провести любую встречу.
Какова повестка дня собрания?
Повестка дня собрания — это список тем или мероприятий, которые вы хотите обсудить во время собрания. Основная цель повестки дня — дать участникам четкое представление о том, что должно происходить на встрече, кто будет руководить каждой задачей и сколько времени должно занять каждый шаг.Наличие этой информации до и во время встречи должно гарантировать, что она будет проходить эффективно и продуктивно.
Как составить повестку дня встречи
Если у вас короткое, одночасовое совещание или совещание на целый день, вы можете использовать следующие шаги, чтобы составить повестку дня:
Определите цели совещания.
Попросите участников внести свой вклад.
Перечислите вопросы, на которые вы хотите ответить.
Определите цель каждой задачи.
Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему.
Определите, кто ведет каждую тему.
Заканчивайте каждое собрание обзором.
1. Определите цель встречи
Когда вы начнете со своей цели, вы можете убедиться, что цель встречи ясна и каждая задача, которую вы хотите решить, связана с вашей целью. Обязательно установите достижимую цель, чтобы ваша встреча была максимально сфокусированной. Например, достижение цели по утверждению ежемесячного рекламного бюджета компании более достижимо, чем цель по увеличению расходов в целом.
2. Попросите участников внести свой вклад
Если вы хотите, чтобы ваши участники были вовлечены во время встречи, заранее попросите их внести свой вклад, чтобы вы могли быть уверены, что встреча отвечает их потребностям. Вы можете попросить их предложить, какие темы они хотели бы затронуть или какие вопросы у них есть. Получив список идей от участников, вы можете просмотреть их и решить, какие элементы вы в конечном итоге включите.
Связанные: 6 качеств, которые делают отличного командного игрока
3.Составьте список вопросов, на которые вы хотите ответить.
Когда вы узнаете цель встречи и у вас появятся идеи по темам, которые вы хотите затронуть, составьте список вопросов, на которые вам нужно ответить во время встречи. Некоторые повестки дня собраний просто включают тему в виде фразы, например: « прокат оборудования. ». Однако вы можете уточнить цель каждого пункта повестки дня, сформулировав темы для обсуждения в виде вопросов. Например, вы можете написать: « При каких условиях мы должны рассмотреть возможность аренды оборудования вместо его покупки? ”Эти подсказки могут гарантировать, что вы приглашаете к обсуждению и собираете всю информацию, необходимую для каждой темы повестки дня.
4. Определите цель каждой задачи
Каждая задача, которую вы выполняете во время собрания, должна иметь цель. Как правило, тремя основными целями являются обмен информацией, поиск комментариев или принятие решения. Изучая свою повестку дня, отмечайте цель каждой задачи. Этот шаг поможет участникам встречи узнать, когда вам нужен их вклад, а когда пора принимать решение.
5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему
Затем оцените, сколько времени вы планируете потратить на каждую задачу.Эта часть повестки дня гарантирует, что у вас будет достаточно времени, чтобы обсудить все темы, которые вы запланировали для встречи. Это также помогает участникам скорректировать свои комментарии и вопросы, чтобы они соответствовали временным рамкам.
Вы можете оптимизировать свои временные рамки, уделяя больше времени тем вопросам, которые, как вы ожидаете, займет больше времени, или запланировав более важные вопросы на более раннем этапе обсуждения, чтобы обеспечить освещение жизненно важных тем. Если к вам на собрание приходит много людей, вы можете даже ограничить время для обсуждения определенных тем, чтобы упростить беседу, способствовать быстрому принятию решения, если это необходимо, и придерживаться расписания встречи.
Подробнее: Навыки тайм-менеджмента: определение и примеры
6. Определите, кто ведет каждую тему
Иногда кто-то, кроме лидера собрания, будет вести обсуждение темы. Если вы планируете, чтобы другие люди выступали посредниками по темам во время вашей встречи, вы можете указать их в соответствующей теме. Этот шаг помогает обеспечить бесперебойную работу собрания и гарантирует, что каждый будет подготовлен к своим обязанностям.
7.Заканчивайте каждое собрание обзором
Оставляя время для завершения каждого собрания обзором, участники могут лучше понять, какие решения они приняли и какую информацию обсуждали, чтобы они могли предпринять любые необходимые шаги после собрания. Во время этого обзора вы и ваши участники встречи должны также подумать о том, что прошло хорошо во время встречи, а что нужно улучшить. Потратив несколько минут на то, чтобы обдумать эти вопросы, вы можете убедиться, что ваша следующая встреча будет еще более эффективной.
Связано: Опросы сотрудников: ящик для современных предложений
Шаблон повестки дня собрания
Вот план, который вы можете адаптировать практически к любому типу собрания:
ПОВЕСТКА ДНЯ
Дата:
Время:
Местоположение :
ОПИСАНИЕ ПОВЕСТКИ ДНЯ
Цели:
1. Описание первого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
б. Примечания
c.Примечания
2. Описание второго пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
б. Примечания
c. Примечания
3. Описание третьего пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания
4. Описание четвертого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a.Примечания
б. Примечания
c. Примечания
5. Описание пятого пункта повестки дня
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Примечания
i. Дополнительные примечания
ii. Дополнительные примечания
iii. Дополнительные примечания
b. Примечания
c. Примечания
6. Завершение обзора собрания
Время:
Цель:
Руководитель:
a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
г. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?
Пример повестки дня собрания
Вы можете использовать следующий пример расписания собрания при составлении собственной повестки дня:
ПОВЕСТКА ДНЯ
Дата: август.1 января 2019 г.
Время: 13:00
Расположение: конференц-зал A
ДЕТАЛИ ПОВЕСТКИ ДНЯ
* Цели: Обзор маркетинговых кампаний прошлого года, выявление сезонных спадов спроса на продукцию, поиск способов увеличения спроса во время этих спадов и подготовка к следующей маркетинговой кампании. *
1. Просмотрите маркетинговые кампании прошлого года.
Время: 15 минут
Цель: Поделиться информацией
Руководитель: Джамал Адамс
a.Представьте маркетинговые кампании прошлого года.
б. Проверяйте показатели продаж после каждой кампании.
г. Определите, какие кампании оказали наибольшее влияние.
2. Как нам лучше всего управлять колеблющимся спросом на нашу продукцию?
Время: 30 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн
a. Просмотрите показатели продаж за последние четыре квартала.
б. Определите тенденции в продажах.
г. Обсудите идеи о том, как увеличить продажи во время этих спадов.
3. Подготовка к следующей маркетинговой кампании
Время: 15 минут
Цель: Решение
Руководитель: Блэр Хэнлайн
a. Что нам нужно для подготовки к следующей маркетинговой кампании?
i. Просмотрите прикрепленные материалы маркетинговой кампании.
ii. Определите задачи для каждого члена команды.
б. Как мы будем отслеживать эффективность этой кампании?
г. Просмотрите цели продаж для этой кампании.
4. Обзор встречи в конце
Время: 5 минут
Цель: Решение
Руководитель: Джамал Адамс
a. Что мы хорошо сделали на этой встрече?
б. Что мы должны сделать по-другому на следующей встрече?
Как реагировать, когда вас выставляют на встречу
Может быть, это не обычное явление, но когда вы попадаете в затруднительное положение на собрании, это может быть неприятным моментом.Вместо того, чтобы опускать глаза и надеяться, что вас не вызовут, приготовьтесь к этим возможностям — и максимально используйте их. Просмотрите повестку дня заранее и по каждой теме сделайте несколько быстрых заметок о любых возникающих у вас вопросах и любых замечаниях, которые вы могли бы затронуть. Доверяй себе. Не отвергайте свои идеи как несущественные или обычные. Ваши идеи, вопросы и взгляды часто более уникальны, чем вы думаете. Когда вы отвечаете, говорите медленно и уверенно и настраивайте свои комментарии с определенным контекстом, чтобы ваша аудитория знала, куда вы направляетесь.Практикуйте набор ответов, чтобы вас не застали врасплох. Например, может быть полезно сказать: «У меня нет этой информации, но я дам ее вам к 13:00. Или «Вот что я извлек из этого разговора». И всегда заканчивайте вопросом: «Я ответил на ваш вопрос?» чтобы убедиться, что вы оправдали ожидания того, кто задает вопрос. Конечно, в такие моменты не говорите только ради ответа. Выступайте только в том случае, если у вас есть что сказать в ответ что-то ценное.
«Кэтрин, попробуем?»
Мне нравится эта сцена из фильма 2017 года, Скрытые фигуры. Кэтрин, которую играет Тараджи П. Хенсон, попадает в беду своим боссом, которого играет Кевин Костнер, в комнате, заполненной высшими руководителями НАСА — все мужчины. Ее просят подойти к классной доске и выложить математику, чтобы вывести космическую капсулу Джона Гленна с орбиты и вернуться на Землю.
В этом моменте есть все элементы классического повествования — происходит что-то неожиданное, что-то разрушительное и неудобное — и тогда памятный момент становится жизненным уроком для всех, кто обращает внимание.
Кэтрин подходит и демонстрирует не только свои математические способности, но и свое присутствие — и то, и другое не было бы раскрыто остальной группе, если бы ее не поставили в затруднительное положение.
В большинстве организаций вызов во время собрания не является нормой. Это рассматривается как потенциально неловкое и, как минимум, неудобное. Но если это случилось с вами — этого не должно быть. На самом деле, когда вас зовут, это дает возможность произвести положительное впечатление.
Исследование Google высокоэффективных команд показало, что на их встречах постоянно присутствуют две вещи: широкое участие и психологическая безопасность.Обращение к людям — даже если кажется, что они встревожены — имеет решающее значение для широкого участия. И пока группа занимается важной темой, а люди внимательны, когда кто-то говорит, безопасность будет.
Вы и ваша команда Серия
Встречи
Вместо того, чтобы надеяться, что ваш босс или руководитель собрания не поставит вас в затруднительное положение, приготовьтесь к неожиданной возможности проявить себя. Вот как.
Тщательно готовьтесь к каждой встрече. Если организатор собрания заранее разослал повестку дня, просмотрите ее заранее и по каждой теме перечислите все вопросы, которые у вас есть, и любые замечания, которые вы могли бы затронуть. Лучше сделать это до начала встречи, но вы также можете записывать заметки по мере проведения встречи, если вы тоже слушаете. Внимательность прояснит ваше мышление.
Доверяйте себе. Не отвергайте свои идеи как несущественные или обычные. Ваши идеи, вопросы и взгляды часто более уникальны, чем вы думаете.Вы — единственный человек на этой встрече с особым сочетанием прошлого, опыта, обязательств и забот. Произвести впечатление — это искренность, а не блеск; если вы цените собственное мышление, другие тоже будут уважать его.
Откажитесь, если вам нечего добавить. Если вас позвали и вы действительно чувствуете, что у вас нет чего-то полезного, вы можете пройти, если вы говорите это осмысленно. Пропустите простое «Я в порядке», которое легко может быть неверно истолковано как отсутствие интереса или подготовки.Вместо этого приведите контекст и скажите что-нибудь вроде «Спасибо, что спросили. Мои мысли уже были выражены другими ». или «Спасибо, что связались со мной. Моя группа может жить с тем, о чем мы договорились ».
Начинайте медленно. Если вы все же решите ответить на просьбу внести свой вклад, сделайте короткую паузу, а затем начните с медленной и четкой речи. Часто, когда нас застают врасплох, мы говорим слишком быстро и нервничаем. Перед тем как начать, можно сделать глубокий вдох.
Настройте свои комментарии. Сообщите группе, что будет дальше. Вы можете сказать: «У меня один комментарий и один вопрос» или «У меня есть три важных момента для моей группы». Эта установка также поможет организовать ваши мысли, чтобы у вас меньше шансов на пустую болтовню.
Если возможно, позвольте себе подумать вслух. Поскольку вас ставят в ловушку, понятно, что вы не получите безупречного ответа. Кроме того, мысли вслух — это неточный творческий акт. Сообщите группе, что вы собираетесь прогуляться.Вы можете сказать: «Мне нужно кое-что выразить, и у меня пока нет абсолютной ясности по этому поводу, но, если группа будет терпеть меня, я доберусь до цели».
Практический набор ответов. Было бы полезно подготовить определенные типы ответов. Следующие фразы и вопросы могут помочь вам, когда вы окажетесь в затруднительном положении:
Расскажите подробнее о том, о чем вы спрашиваете. Если вы не уверены, что вас просили прокомментировать, попросите пояснений. Если у вас больше контекста, вы, скорее всего, получите более прямой и актуальный ответ.Однако не используйте это как тактику проволочек. Используйте эту фразу, если вам действительно нужно больше информации, прежде чем отвечать.
У меня нет такой информации. Я получу его к 13:00. Если вы чего-то не знаете, не оправдывайтесь. Будьте честны, но укажите время, когда вы получите ответ, который укажет на необходимость срочности.
Вот что я вынес из этого разговора. Иногда вас спросят, как вы относитесь к проблеме или решению.Вместо того, чтобы просто соглашаться, обобщите то, что вы извлекли из обсуждения. Если сообщать другим о ценности, которую вы получили от обсуждения, это подтверждает беседу и вклад других. Это тоже редкость, поэтому люди это ценят.
Я думаю, что понимаю вашу идею, но вижу ее по-другому. Могу я вам сказать? Если вы не согласны, вы должны это сказать, но полезно представить свои комментарии таким образом, чтобы помочь другому человеку услышать ваше мнение. Эта установочная фраза указывает на вашу поддержку, убирает из разговора понятие «правильно и неправильно» и снижает защитную реакцию.
Хотя я предпочел бы другой подход, я полностью его поддерживаю. Иногда вас спрашивают, поддерживаете ли вы обсуждаемое решение. Легко сказать « да », если вы согласны с этим направлением, но иногда вам нужно поддерживать решение, которое не было вашим предпочтением.
Я ответил на ваш вопрос? После того, как вы ответили, будет разумно проверить, оправдаете ли вы ожидания спрашивающего. Это простой и вежливый вопрос.В конце концов, легко неверно истолковать чью-то просьбу, пустить болтовню, если вы думаете вслух, или не дать исчерпывающий ответ, пытаясь быть кратким.
Некоторые из лучших моментов в жизни случаются, когда кто-то доверяет вам, и вы принимаете вызов. Приглашение на встречу не может быть моментом, который изменит вашу жизнь, но когда другие спрашивают ваши взгляды, идеи и вопросы, это всегда возможность — не только повысить ценность, но и дать людям представление о вашем блеске.

Что это совещание: СОВЕЩАНИЕ - это... Что такое СОВЕЩАНИЕ?

Что такое селекторное совещание? — TrueConf

Значение, Синонимы, Определение, Предложения . Что такое совещание

Селекторное совещание в формате видеоконференции

Стендапы для agile-команд | Atlassian

Стендапы и их место в методике scrum

Стендапы в Atlassian

Стендапы для распределенных команд

Советы по проведению удаленных стендапов

Video Conferencing — Планирование совещания Cisco Webex

Как проводить совещания более продуктивно

День без совещаний

«Стоячие» совещания

Не попадайте в ловушку непродуктивных совещаний

Подготовьтесь к совещанию

Составьте список приглашенных

Продумайте схему размещения участников

Попробуйте формат 22-минутного совещания

Сталин И.В. Еще о совещании с гарантиями

Сталин И.В.

Разъяснение цели встречи (зачем нужна встреча?) — Межкультурные встречи Часть 2

10 вопросов, которые нужно задать, прежде чем соглашаться на встречу

1. Какая повестка дня собрания?

2. Кто присутствует на встрече?

3. Почему я должен / хочу, чтобы я был задействован?

4. Во сколько он начинается?

5. Во сколько он закончится?

6. Могу ли я присутствовать только на своем разделе повестки дня?

7. Что мне нужно подготовить перед встречей?

8. Когда будет доступен протокол собрания?

9. Где проходит встреча?

10. Можно ли проводить телеконференцию вместо личной встречи?

Планирование и структурирование эффективных встреч

Что такое встреча?

Цель встреч

Компоненты встреч

Типы встреч

Информационные встречи

Консультации

Встречи по решению проблем

Совещания по принятию решений

Планирование и подготовка к встрече

Какова цель собрания?

Уместна ли встреча?

Как следует планировать встречу?

Кто посетит встречу?

Какая подготовка необходима для встречи?

Честно говоря, какова цель встреч? — Gen-i

Какова цель встреч? Залог эффективных деловых встреч.

Какова цель встреч — Намерение.

Insight.

Кому нужно быть?

Как долго?

Результаты

Coming Together

Хотите узнать больше?

Встреча с целью: 5 типов встреч

Лучше, умнее и сильнее: 5 типов встреч

# 1 Встреча по решению

# 2 Обсуждение

# 3 Встреча по обмену информацией

# 4 Встреча в данный момент

# 5 Регистрация

Управление календарем

Как составить повестку дня встречи: советы, шаблон и образец

Какова повестка дня собрания?

Как составить повестку дня встречи

1. Определите цель встречи

2. Попросите участников внести свой вклад

3.Составьте список вопросов, на которые вы хотите ответить.

4. Определите цель каждой задачи

5. Оцените количество времени, которое нужно потратить на каждую тему

6. Определите, кто ведет каждую тему

7.Заканчивайте каждое собрание обзором

Шаблон повестки дня собрания

Пример повестки дня собрания

Как реагировать, когда вас выставляют на встречу

Вы и ваша команда Серия

Встречи

Добавить комментарий Отменить ответ