Содержание

Составляем краткий протокол оперативного совещания

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Общие правила оформления протокола

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов*.

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. 

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

  • наименование организации;
  • наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания;
  • дата заседания;
  • регистрационный номер протокола;
  • место проведения совещания;
  • подписи.

Датой протокола является дата события.

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

■ Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

■ Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

■ Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:


ПОВЕСТКА ДНЯ:


1. О плане командировок на 2012 г.


Финансовый директор Молчанов С.А.


Обратите внимание

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемого вопроса. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное» или «Разные вопросы».

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:


1.  СЛУШАЛИ:


Фамилия И.О.



ВЫСТУПИЛИ:



РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)


Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить…», «Предусмотреть…», «Проинформировать…». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:


РЕШИЛИ:


1.1.     Подготовить план-график работ …


Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.


Срок исполнения – 20.12.2011


1.2.       Проинформировать директоров филиалов о…


Ответственный исполнитель – Фамилия И.О.


Срок исполнения – 15.12.2011 

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

От теории к практике

Представим, что после расшифровки записи, сделанной от руки или на диктофон, мы получили текст, на основании которого нам необходимо составить краткий протокол:

Вопрос повестки дня: 2. О ходе реконструкции склада готовой продукции № 2

Текст выступления:

Васильев П.Р. По плану реконструкции мы должны были в конце месяца 25-го числа начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов. ЗАО «Профиль» – наш поставщик стеллажного оборудования – нарушает сроки. 20-го мы должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую. У нас – поставка двумя равными партиями, так в договоре. Мы оплатили полностью, то есть 100%-ная предоплата, потому что в прошлый раз, когда мы переоборудовали первый склад, у нас не было с ними проблем. Сегодня – 28-е, а мы еще не получили. Факсы им направляли, звонили, вчера они ответили, что первую партию отгрузили, но она будет два-три дня идти, то есть у нас задержка из-за поставщика. Думаю, надо им официально претензию выставлять о нарушении сроков поставки.

Для того чтобы сделать протокольную запись, необходимо выделить самую важную информацию. Чтобы это сделать, попробуем поставить ряд вопросов и получить на них ответы. Из приведенного текста мы можем получить ответы на следующие вопросы:






Кто?

1)      Мы (у нас проблемы с соблюдением сроков реконструкции склада)


2)      ЗАО «Профиль»

Что делает?

(Мы) направляли факсы, звонили, предлагаем направить претензию о нарушении сроков поставки.


(ЗАО «Профиль») нарушает сроки отгрузки стеллажного оборудования

Где?

Нет информации

Когда?

25-го числа (мы) должны были начать установку стеллажей и монтаж подъемных механизмов.


20-го (мы) должны были получить первую партию, через 10 дней – вторую.


28-го оборудования еще нет, поступит не ранее 30–31-го числа

Как?

Нет информации

Мы видим, что в тексте содержится информация, которая не отражена в ответах: организация полностью оплатила товар, причем была произведена 100%-ная предоплата, так как имеется положительный опыт сотрудничества с ЗАО «Профиль». Имеет ли данная информация значение для той ситуации, которая является предметом рассмотрения? Очевидно, что нет, следовательно, эту и в протокол включать ее не нужно. Таким образом, основываясь на ответах на вопросы, которые мы получили, можно составить краткий протокол выступления:

2.  СЛУШАЛИ:

Васильев П.Р.

Отгрузка первой партии стеллажного оборудования была произведена поставщиком ЗАО «Профиль» с нарушением срока, в результате чего не соблюдены сроки проведения работ по реконструкции склада № 2. Первая партия оборудования должна была поступить 20 декабря, вторая – через 10 дней. Установка стеллажей и монтаж подъемных механизмов должны были начаться 25 декабря. По информации поставщика, первая партия оборудования поступит не ранее 30–31 декабря. Предложил направить претензию о нарушении сроков поставки.

Обратите внимание

Если в выступлении использовались выражения «20-го числа», «25-го числа» и т.п., в протоколе нужно указать конкретный месяц, например: «20 декабря», «25 декабря» и др.

Предположим, что на совещании в ходе обсуждения сложившейся ситуации предложение о направлении претензии не было поддержано. Было решено направить поставщику письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки, установленных договором. Решение в этом случае должно быть зафиксировано в протоколе следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить и направить в адрес ЗАО «Профиль» письмо-требование о необходимости соблюдения сроков поставки стеллажного оборудования.

Ответственный исполнитель – Васильев П.Р.

Срок исполнения – (дата).

Рассмотрим еще один пример.

Вопрос повестки дня: 5. О проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности филиала общества в городе Перми

Текст выступления:

Медведев В.В. В течение этого года финансовый отдел и наша бухгалтерия неоднократно сталкивались с тем, что филиал в г. Перми представлял нам отчетность с ошибками. Дважды они сами обнаруживали эти ошибки, сообщали нам об этом и потом досылали исправленные отчеты. Дважды наша бухгалтерия обнаруживала ошибки в подсчетах, а также в том, что расходы филиала были проведены не по тем статьям, по которым это нужно было сделать. Если бы эти ошибки вовремя не были исправлены, это могло бы привести к проблемам с уплатой налогов. Также наши специалисты обратили внимание на то, что постоянно нарушаются сроки представления отчетов по представительским расходам. Главный бухгалтер филиала дважды был у нас в командировке, мы разбирались с допущенными филиалом ошибками, но ситуация почти не изменилась. Руководитель административно-хозяйственной службы Полозов Р.А. также жаловался на то, что в Перми имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Дело в том, что первоначально отчеты по транспортным расходам представляются ему, а затем уже сводный отчет по всем филиалам он представляет в бухгалтерию. Учитывая все это, считаю, что нужно организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, чтобы в дальнейшем не иметь проблем.

Руководитель: Кого, вы считаете, нужно включить в комиссию и сколько потребуется времени для проведения выездной проверки?

Медведев В.В. Считаю, нужно три человека: одного на бухгалтерию, другого – в финансовый отдел, третьего – в административно-хозяйственную службу и отдел МТО. Предварительно мы обсуждали с руководителями отделов, кто бы мог поехать, поэтому предлагаю трех человек: зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б. Проверку можно провести в течение 3–5 дней.

Проанализируем текст основного выступления по прежней схеме:






Кто?

1)      Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании


2)      Филиал в г. Перми

Что делает (делал)?

1)    (Филиал в городе Перми) представляет отчетность с ошибками, проводит расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, нарушает сроки представления отчетов по представительским расходам.


2)    (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) анализировали допущенные ошибки с главным бухгалтером филиала.


3)    (Финансовый отдел и бухгалтерия головной компании) предлагают организовать и провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, направив трех работников организации

Где?

В Перми

Когда?

В течение этого года

Как?

Положительных результатов нет

И в этом случае мы видим, что в тексте осталась информация второго плана. Прежде всего, это упоминание о руководителе административно-хозяйственной службы Полозове Р.А., который также жаловался на то, что в филиале имеются какие-то проблемы с транспортными расходами. Эту информацию мы относим к второстепенной по той причине, что отчеты по транспортным расходам только первоначально представлялись руководителю административно-хозяйственной службы для подготовки сводного отчета. Поскольку в настоящее время порядок представления отчетов о транспортных расходах иной, эта информация для оценки сегодняшней ситуации большого значения не имеет.

К второстепенной информации следует отнести и упоминание о том, что дважды ошибки обнаруживал сам филиал, а дважды – бухгалтерия головной организации. Можно просто сказать, что ошибки обнаруживались неоднократно.

В кратких протоколах не отражаются вопросы, заданные докладчику. Однако если в ответе на вопрос имеется существенная информация, она заносится в протокольную запись выступления. В приведенном выше примере это информация о том, кого предлагается включить в состав комиссии.

Опираясь на полученные ответы, мы можем составить протокольную запись выступления:

СЛУШАЛИ:

Медведев В.В.

В течение этого года филиал в г. Перми неоднократно представлял отчетность с ошибками, проводил расходы не по тем статьям, по которым это нужно делать, а отчеты по представительским расходам представлял с нарушением сроков. Несмотря на анализ ошибок с главным бухгалтером филиала, ситуация не изменилась. Считает необходимым провести проверку финансово-хозяйственной деятельности филиала, включив в комиссию зам. главного бухгалтера Сомову С.С., аудитора Ястребову А.А. и ведущего инженера Соколова Б.Б.

Если в ходе обсуждения вопроса принимается решение о проведении проверки, сформулировать решение в протоколе нужно следующим образом:

РЕШИЛИ:

Подготовить проект приказа о создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности филиала в г. Перми, согласовать срок проведения проверки с директором филиала в г. Перми.

Ответственный исполнитель – Медведев В.В.

Срок исполнения – (дата)

 


* Краткий словарь видов и разновидностей документов. М.: Главархив, ВНИИДАД.

В.Ф. Янковая,

канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

www.profiz.ru

Как вести протокол совещания образец

Протокол совещания является информационно-распорядительным актом, где осуществляется фиксация процесса обсуждения хозяйственных вопросов на предприятии. Также данный бланк первичной документации содержит в себе решения, принятые участниками собрания. Ведение подобной документации – одна из необходимых составляющих любых собраний на предприятии.

Именно данный протокол отвечает за эффективность исполнения решений по каким-либо вопросам.

Гражданский кодекс Российской Федерации в статье 181 пункт два в подробностях рассматривает порядок оформления данного документа. Существует ряд определенных требований, которые должен соблюдать человек ведущий записи. Ниже мы предлагаем рассмотреть, как составить протокол заседаний и какую информацию в нем необходимо указывать.

Для решения жилищных вопросов законодатель требует обязательного ежегодного проведения собрания

Кто занимается ведением записей

Обязанности по ведению записи хода общего собрания входит в работу секретаря. В обязанности данного человека входит и правильное оформление этого документа. Секретарем совещания может выступить не только лицо, занимающее подобный пост в штате предприятия. Вести протокол заседаний может любой сотрудник, имеющий необходимые должностные полномочия.

Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса. В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы. Протокол общего собрания должен как можно точно освещать процесс обсуждения.

Помимо создания записей, в задачу секретаря входит процесс подготовки к проведению собрания. В сферу ответственности этого лица входит составление списка участников, разработка схемы самого процесса и работа с первичной документацией предшествующих собраний. Такой подход позволяет выделить ряд вопросов, которые должны быть рассмотрены в первую очередь.

Структура бланка

Для письменной фиксации обсуждаемых вопросов используются специальные бланки, установленные администрацией предприятия. Бланк протокола рабочей встречи имеет определенную структуру и нормативы по его заполнению. Наиболее часто подобные бланки используются для ведения записей в муниципальных и государственных органах. Индивидуальные предприниматели и частные организации предпочитают обычные шаблоны, которые составляются на компьютере.

Несмотря на вышесказанное, данный акт обязан иметь в своей структуре такие необходимые поля:

  • реквизиты предприятия, где ведутся переговоры;
  • оглавление;
  • дата проведения и регистрационный номер документа;
  • город, где проводится совещание;
  • перечисление рассматриваемых вопросов;
  • ключевая часть;
  • роспись слушателей, секретаря и руководителя собрания.

Пример составления рассматриваемого документа

Данный бланк составляется на основе видео и аудиоматериалов, которые делаются секретарем в ходе проведения совещания. Составление и заполнение протокола – длительный процесс, который может занимать около пяти дней. В отдельных случаях, которые прописываются законодательством или внутренним распоряжением администрации предприятия, для составления бланка могут быть установлены жесткие сроки. Ниже мы предлагаем рассмотреть пример оформления протокола совещания.

Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях

Оглавление бланка

В данном поле указывается наименование акта. В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».

Место и дата проведения, порядковый номер

При составлении протокола необходимо указать регистрационный номер этого документа. В большинстве компаний, порядковый номер этого бланка идентичен номеру собрания. Отсчет ведется от начала календарного года. В учебных учреждениях при ведении нумерации документов, отсчет ведется с первого дня начала учебного года. В том случае, когда протокол общего собрания регистрирует решения временно действующей коллегии, акту присваивается номер идентичный сроку действия полномочий коллегии.

В графе дата – указывается день, в котором было проведено совещание. В том случае, если подобное собрание заняло несколько рабочих дней, следует указать дату начала переговоров и окончания обсуждения вопросов. На данный момент необходимо обратить особое внимание, так как наличие пропущенных полей может стать причиной потери юридической силы документа. Пример заполнения поля дата: «13.04.2009 – 15.04.2009» или «11 ноября 2015 – 13 ноября 2015».

Ниже представлен шаблон протокола совещаний:

ЗАО «Металлург»

Протокол
производственного собрания

Отдела маркетинга
04.11.2017 год. ____________№5
Город Москва.

Графа «Место составления» должна указываться в обязательном порядке. В этом поле указывается название точки местности, где проходило собрание. Допускается пропуск заполнения этой графы в том случае, когда название предприятия включает в себя название города. В виде примера можно привести такие названия, как «Рязанский Металлург» или «Омский деревообрабатывающий завод».

Вышеуказанная форма составления оглавления бланка, используется как частными предприятиями, так и муниципальными учреждениями.

Вводная часть

В первом абзаце вводной части рассматриваемого документа указывается фамилия и инициалы председателя собрания. Здесь следует указать фамилию и должность работника предприятия, в чьи полномочия входит проведение собраний. Однако, допускается указать в данном поле, только фамилию сотрудника. Также следует сказать о том, что председатель совещания не всегда является директором компании. Далее следует указать ФИО секретаря, что записывает ход собрания. Если производственное совещание проводится начальником компании, эти данные следует отобразить в протоколе.

Поле «Присутствующие» заполняется перечислением фамилий всех участников собрания. Для того чтобы правильно заполнить данную графу, следует помнить о следующих нюансах:

  1. В данном поле фамилии и инициалы работников компании, присутствующих во время общего собрания, указываются согласно алфавитному порядку. Нужно сделать акцент на том, что занимаемые ими должности в этой графе не указываются.
  2. Если в процессе заседания участвовало более пятнадцати человек, следует создать отдельное приложение, где будут перечислены их фамилии и инициалы. Данное приложение впоследствии прикрепляется к протоколу.
  3. При наличии на собрании представителей других компаний и лиц, приглашенных из других предприятий, нужно добавить в подготовленный бланк, графу «Приглашенные». В данном поле указываются данные приглашенных лиц. Основной нюанс, связанный с заполнением этой графы – обязательное указание должности и названия организации, которую представляет приглашенный.
  4. Каждый участник собрания должен подставить подпись в специальном разделе, подтверждая свое присутствие.

Протоколы документируют деятельность постояннодействующих коллегиальных органов

После этого, следует сделать небольшое отступление, а после него внести «Повестку дня». В данном разделе следует указать вопросы, которые были рассмотрены в ходе собрания. Для нумерации каждого пункта этого поля используются арабские цифры. Допускается использование предлогов «о» и «об» при формулировке вопроса. Заполняя данные пункты, нужно указать лицо, выступившее с освещением этого вопроса. В качестве примера можно привести следующую формулировку:

«Об итогах работы за 2016-2017 год
Докладчик: Фадеев М.П»

Вышеуказанный образец протокола общего собрания наглядно демонстрирует структуру этого документа.

Различия кратного и полного протоколов

Существует два основных вида составления протокола: полная и краткая форма. В связи с этим, при оформлении подобного документа очень важно учитывать, какая форма используется для записи собрания. Заполняя краткую форму документа (данная форма используется при оформлении протокола оперативного собрания), в основной части акта указывается следующая информация:

  • рассматриваемый вопрос;
  • фамилия и инициалы докладчика;
  • решение, утверждённое участниками обсуждения.

При написании полного протокола, в данном разделе указывается не только вышеперечисленная информация, но и основные моменты, которые наиболее четко характеризуют выступление докладчиков. Также здесь приводятся те сведения и прения, что возникли в процессе собрания. При заполнении полного протокола, следует сделать основной момент на высказанных мнениях участников коллегии, имеющихся замечаниях и возражениях.

Основной раздел

Рассматривая вопрос, как вести протокол совещания образец и примеры, следует уделить особое внимание основой части протокола. В данном разделе следует создать несколько полей, в каждом из которых будут рассмотрены решения вопросов, указанных в повестке дня. При составлении полной формы бланка, в каждом поле создается три графы, где отображаются процесс рассмотрения вопроса и различные нюансы, возникшие в ходе принятия решения.

Название каждой из частей следует указывать прописью, выделяя под каждую графу отдельное поле. В графе «Слушали» указывается фамилия докладчика, который освещает производственный вопрос. Указывать фамилию следует только в именительном падеже. После указания фамилии приводится краткое (или полное) изложение доклада. В том случае, когда изложить информацию невозможно, то полный текст доклада следует приложить в отдельном документе, который выступит в роли приложения к самому акту. При этом, в разделе «слушали» необходимо сделать отметку, что текст выступления развернуто описан в приложении.

После этого следует перейти к заполнению графы «Выступили». В этом поле указываются высказывания прочих участников собрания, которые рассматривали вопрос, лежащий на повестке дня. Здесь также следует указать фамилию и инициалы каждого члена коллегии, выступившего с речью. После указания инициалов следует изложить текст самого выступления.

В графе «Решили» следует зафиксировать решение членов собрания, касаемо вопроса, лежащего на повестке дня. Согласно установленному регламенту, в данном поле необходимо указать полную информацию, вне зависимости от того, какая форма заполнения протокола используется. Если вопрос был решен методом голосования, следует привести общее количество голосов, а также указать, кто из участников собрания проголосовал «против» или «за».

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения

Ведение протокола совещаний, излагающего суть поставленных вопросов в сжатой форме, требует правильного подхода к заполнению бланка. В этой ситуации, следует приводить только базовую часть информации в графах «Слушали» и «Выступили». После того как документ будет подписан руководителем совещания и секретарем, этот акт вступает в свою юридическую силу. Все установленные решения касаемо вопросов, поднятых на собрании, следует довести до лиц, которые были назначены исполнителями. Для этого исполнительному лицу может быть вручена как копия самого акта, так и выписка с подписью секретаря.

На предприятиях с развитой инфраструктурой, издаются специальные распорядительные документы (распоряжения, постановления или приказы) для организации исполнения требований, указанных в решении.

Методика хранения

Перед сдачей в архив для хранения, данный вид документов категорируется с учетом вида собрания. В качестве архива может выступить как секретариат, так и отдел, занимающийся делопроизводством. Длительность сроков хранения определяется на основе установленных на предприятии правил. Стандартный срок хранения документации составляет 3 года, после чего документы могут быть уничтожены.

Протокол совещаний – акт, упрощающий вынос решений касаемо вопросов, лежащих на повестке дня. С помощью данного документа создаются определенные рамки для выполнения различных поручений в хозяйственной деятельности каждого предприятия. В современных компаниях, для создания подобных бумаг используются специальные электронные ресурсы. Такой подход к делопроизводству значительно упрощает взаимодействие различных подразделений компании.

Интересное по теме:

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

ktovbiznese.ru

Протоколы заседаний: составление и оформление

Новая страница 1


Протокол как отражение
коллегиального способа принятия решений


Протокол заседания применяется
для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов
(коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и
временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах
для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных
совместно условий.


 


Протокол заседания –
документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия
решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или
совещательных органов.


 


Протокол
заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию
управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее
важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие
коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.


Коллегиальный способ принятия
решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от
ее организационно-правовой формы и характера деятельности
,
например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе
коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров
(наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме
того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при
генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для
совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.


 

Подготовительный этап


Как правило, заседанию
предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания,
информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц,
подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на
заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект
решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для
предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и
др.


Заседанию коллегиального органа
предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах:
от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если
число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка
присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с
указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до
регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний
общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании
акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.
Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при
предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация
присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения
коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а
также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными
полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.


Протокол составляется на
основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых
рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов,
подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов
решений, повестки дня, списков участников и др.).


Если заседание
стенографировалось или велась звукозапись
, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью
и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими
протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо
по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом
случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания,
не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.


Если ход заседания записывался
на магнитофон или диктофон
, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или)
протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в
течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись
заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных
вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального
органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного
хранения.


 

Оформление реквизитов
протокола


С точки зрения полноты
отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.


Полный протокол

содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии
выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом
конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или
решается председателем коллегиального органа.


Протокол заседания оформляются
на стандартных листах бумаги формата А4.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование
организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа,
регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.


Оформление
реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».


Датой протокола

является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или
словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.


Регистрационным номером
протокола
является
порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока
действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные
регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому
протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола,
подшитого в дело последним.


Место составления

протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным
делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если
наименование территории входит в название организации: Московская городская
Дума, Законодательное Собрание Тверской области
.


Заголовок к тексту

является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически
согласован с наименованием вида документа:


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
комиссии по переоценке основных фондов


 


ПРОТОКОЛ (чего?) заседания
дирекции


 


Текст протокола

состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично
в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и
секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и
приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц,
участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания
должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их
обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:


 


Присутствовали: члены
Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).


 


Лица, не являющиеся членами
коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в
обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова
«Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы,
если они являются представителями других организаций.


В повестке дня заседания
указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании,
должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются
арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке
обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:


 


Повестка дня:


1. О формировании сметы
расходов фирмы на 2005 г.


Доклад финансового
директора Мовчана С.А.


2. О подготовке рекламной
кампании сезона «Весна-Лето-2005»


Доклад зав. отделом рекламы
Сомовой Н.Н.


 


Вопросы повестки дня должны
формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не
рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».


Текст основной части протокола
состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из
которых строится по схеме:


 


1. СЛУШАЛИ:


ВЫСТУПИЛИ:


РЕШИЛИ: (или:
ПОСТАНОВИЛИ:)


 


Эти ключевые для протокола
слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются
арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:»
в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица
единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если
имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст
доклада прилагается)
.


В разделе «ВЫСТУПИЛИ:»
последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и
формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их
выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в
предыдущей части протокола.


При необходимости в этом же
разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по
следующей форме:


 


Вопрос:
Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли
выпуск привилегированных акций?


Ответ:
Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.


 


Фамилия лица, задавшего вопрос,
может не указываться.


В разделе «РЕШИЛИ:»
(«ПОСТАНОВИЛИ:»)
записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично –
так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в
предписывающей форме: «Утвердить…», «Предусмотреть…», «Внести
изменения…».
По одному вопросу может быть принято несколько решений, в
этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с
решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против»,
«воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных
бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.


Участник совещания или
заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое
излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого
мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.


Если протоколом утверждается
какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения,
например:


 



УТВЕРЖДЕНО


Советом директоров ОАО «Росток»


(протокол от 11.02.2005 № 2)


 


Подписи председателя и
секретаря
заседания
завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева
проставляется подпись председателя, справа — секретаря.


В соответствии с действующим
законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только
председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также
предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего
решения. Например,
Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено
(ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета)
общества подписывается председательствующим на заседании, который несет
ответственность за правильность составления протокола.


Что же касается оформления
протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает
порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения
указываются в протоколе:


—         
место и время
проведения общего собрания акционеров;


—         
общее
количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций
общества;


—         
количество
голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании;


—         
председатель
(президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.


В Законе также указывается,
что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные
положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования
по ним, решения, принятые собранием.


 


Сокращенный вариант оформления
протокола


Допускается сокращенный вариант оформления протокола,
при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.
После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание
вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса
подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в
обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии
выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при
необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение
(постановление).


 


Выписка из протокола


Для информирования
заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях
подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.


Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию
части протокола.
В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты
бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки
дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение
вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка
не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола
используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если
выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она
заверяется печатью организации.

В.Ф. Янковая

www.profiz.ru

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ ОБРАЗЕЦ ВОРД, Подготовка совещаний и оформление протокола

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании.

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании. Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Планируется совещание и сразу возникает вопрос, а как составить протокол, кто его будет вести, ведь на совещании присутствие директора. Протокол совещания — это обычный внутренний документ предприятия или организации, который регистрируется в книге за соответствующим номером.

Первый экземпляр ложится в папку протоколов совещаний, а другой остается директору для контроля. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений. Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

Оформляющая часть протокола

В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу. В части «ВЫСТУПИЛИ» с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола. Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания. В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку.

https://youtu.be/7ptNuxGhZWo

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ, как решение. Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний.

Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Оформление выписки из протокола

Протоколы регистрируются отдельно по видам заседаний, комиссий, советов и т.п. А я вообще не могу понять вот что: зачем нужны протоколы? По итогу протокол оформили и «встал» вопрос регистрации… Здравствуйте! Если журналы ведутся, то их обязательно надо включать в номенклатуру дел. Сроки хранения регистрационных журналов соответствуют срокам хранения самих документов, в частности протоколов.

Как и о чем стоит уведомлять участников совещания? Как оформить выписку из протокола для выборочного уведомления исполнителей о принятых решениях? В статье подробно разобраны все реквизиты протокола с объяснением ­вариаций их оформления и образцами целых документов.

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Как правильно хранить протоколы?

Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений. В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться.

В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения. В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения.

Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол — документ, в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях. Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании. Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения.

Предлагаю также ознакомиться:

kakbypridaser.ru

Как правильно составлять протокол совещания. Как правильно составлять. KakPravilno-Sdelat.ru

» Как правильно составлять

Протокол заседания — оформляем правильно

Протокол заседания — это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.

Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.

Протокол в полной форме обычно включает две части — вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.

Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.

Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:

— Постановили (или решили): ФИО.

Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.

Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.

Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ Об акционерных обществах (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.

На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.

Другая крайность — предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.

Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.

С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.

Протокол рабочего совещания (собрания): шаблон, скачать образец

Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.

Что такое протокол совещания?

Этот распорядительный документ не имеет унифицированной формы, однако всегда составляется согласно определенной структуре. Поскольку в нём необходимо отразить всё происходящее на совещании (заседании, собрании), то его основные пункты и будут носить соответствующие названия:

  • повестка дня
  • присутствовали
  • выступили
  • постановили и т.п.

Как вести протокол совещания?

Бланк протокола собрания обычно заполняется присутствующим на встрече секретарем либо любым другим уполномоченным лицом. Исходя из целей составления документа, ответственное за оформление документа лицо составляет либо краткий, либо полный вид протокола. В первом приводятся лишь фамилии докладчиков и темы их докладов, в то время как второй вариант подразумевает ведение записи каждого доклада.

Бланк протокола совещания

Универсальный шаблон протокола совещания можно скачать на нашем сайте:

Образец оформления протокола совещания

Чтобы понять, как правильно протоколировать совещания, можно рассмотреть следующий пример оформления протокола:

Образец протокола встречи с клиентом

Среди многочисленных форм протоколов в число наиболее часто используемых можно отнести также документ, составляемый при проведении деловых переговоров. На нашем сайте можно скачать образец протокола встречи с деловым партнером:

Часто задаваемые вопросы:

Как правильно протоколировать совещания?

Перед началом встречи секретарь должен подготовить бланк документа, заполнив номер протокола, а также дату и место заседания. Затем необходимо перечислить всех присутствующих и обозначить лиц, которые будут выступать с докладами. Отдельным абзацем следует записать решения (постановления) собрания.

Что является датой протокола?

Как правило, окончательный вариант такого документа составляется после совещания, поэтому его датой станет непосредственно день заседания. При длительности такой встречи в несколько дней указывать дату необходимо включая все дни проведения собрания: 5-7.07.15 г.

Подготовка к совещанию и оформление протокола

8 октября , просмотров: 17319, Раздел: Бизнес-статьи

Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

Типовые правила оформления протокола.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3

Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.

Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.

В примере двадцать один показано правильное оформление протокола при полном варианте его оформлении.

Пример двадцать два показывает краткое оформление протокола.

Оформление выписки из протокола

Выписка из протокола-точная копия части текста самого протокола. Она подписывается секретарем. Ее пример заполнения указан в примере двадцать четыре.

Источники: http://fb.ru/article/46720/protokol-zasedaniya—oformlyaem-pravilno, http://mosadvokat.org/protokol-rabochego-soveshhaniya/, http://bbcont.ru/business/podgotovka-k-soveszaniyu-i-oformlenie-protokola.html

Комментариев пока нет!

www.kak-sdelatpravilno.ru

Протокол совещания: структура и содержание

Протокол совещания является документом, в котором отражаются все важные решения этого мероприятия. Неправильное его составление как по смыслу, так и по оформлению может стать причиной его оспаривания участниками заседания. Кроме того, существует потенциальная опасность принятия неверных управленческих решений, если протокол производственного совещания содержит искаженную информацию. Правильно оформить его поможет набор несложных рекомендаций.

Текст этого документа обычно содержит две части: вводную и основную. Протокол совещания (его первая половина) включает описание основных параметров мероприятия: должности, Ф.И.О. участников, председателя и секретаря. Когда у кого-то из присутствующих особый статус (приглашенный, эксперт, наблюдатель и т.п.), это также отмечается в документе. Если на заседании присутствовало много людей, то протокол совещания может содержать данные о них на отдельном листе, который является неотделимым приложением документа. Заканчивается вводный раздел повесткой, в которой содержится перечень рассматриваемых вопросов. Располагать их желательно по значимости, однако могут быть и другие факторы, влияющие на место в списке вопросов. Например, структура повестки может зависеть от логической взаимосвязи части ее вопросов или занятости лиц, участвующих в мероприятии. Сам документ оформляется на бланке организации (ее подразделения), обязательно должно быть указано, когда происходило заседание.

Протокол совещания в основной части должен соответствовать вводной. В частности, ее пункты должны идти в том же порядке, что и в повестке. Алгоритм построения текста, фиксирующего информацию по каждому пункту повестки, следующий: «слушали», «выступили», «решили». Основное правило при оформлении этой части протокола — он не должен превратиться в подобие стенограммы.

В частности, в подпункте «слушали» описывается, кто был основным докладчиком по вопросу, что он предложил в итоге своей речи. По выступающим участникам также указывается, кто говорил, что предложил. В решении фиксируется окончательная позиция большинства участников совещания. Если оно принималось путем голосования, то указывается, сколько людей было за него, сколько против, а также число воздержавшихся. В зависимости от важности обсуждаемых вопросов, могут быть перечислены Ф.И.О. людей, занявших ту или иную позицию.

Оформление протокола совещания производит секретарь, сам документ подписывается исполнителем и председательствующим на заседании. Источником информации для его составления служат рукописные черновики, записи, произведенные с помощью диктофона, стенограммы. Если для урегулирования вопросов, обозначенных в ходе заседания, требуются полномочия вышестоящего должностного лица, не участвовавшего в совещании, дополнительно может быть предусмотрено утверждение решений у этого руководителя. Подписанный и зарегистрированный протокол может рассылаться как единым документом, так и в виде выписок для должностных лиц, на которых распространяется только часть вопросов.

fb.ru

Протокол заседания — оформляем правильно

Протокол заседания — это документ, отражающий информацию о рассматриваемых на заседании вопросах и принятых решениях. Он относится к организационно-распорядительной документации. Сведения в протокол вносятся секретарем заседания или другим уполномоченным лицом на основании диктофонной или ручной записи. До начала заседания должны быть подготовлены все необходимые документы: повестка дня, список участников, тексты выступлений, а также проекты возможных решений.

Протокол заседания комиссии или другого органа власти может быть издан в полной или краткой форме. Последняя не включает в себя ход обсуждения решаемых вопросов и фиксирует только принятые решения.

Протокол в полной форме обычно включает две части — вводную и основную. Вводная содержит фамилии (а также инициалы) председательствующего, секретаря и участников заседания, а также присутствующих лиц. Если число присутствующих больше 15, делается ссылка на обязательный полный список фамилий. Если присутствующие относятся к разным органам власти, для каждого указывается должность и место работы.

Кроме того, во вводной части должна быть обязательно указана повестка дня с перечислением вопросов в порядке значимости и указанием фамилии докладчика по каждому вопросу.

Протокол заседания в своей основной части состоит из разделов в соответствии с повесткой дня. Текст каждого из пунктов, как правило, строится по краткой схеме:

— Слушали: ФИО.

— Постановили (или решили): ФИО.

Краткое содержание каждого выступления заносится в текст протокола или прилагается в виде отдельного материала (при этом в тексте протокола делается пометка с соответствующей ссылкой). В случае голосования приводятся его итоги. В протокол обязательно должно вноситься принятое по каждому пункту решение.

Протокол заседания должен быть подписан председателем, а также секретарем заседания. Датой протокола считается дата проведения совещания или заседания. Каждому протоколу дается порядковый номер отдельно по соответствующей группе протоколов, при необходимости с буквенным кодом. Нумерация ведется по нарастающей в течение года.

Протокол заседания совета директоров имеет свои особенности. Общие требования к этому документу приводятся в тексте ФЗ «Об акционерных обществах» (ст.68). Кроме того, в случае если совет директоров на заседании принимает постановление о выпуске акций (ценных бумаг), то, согласно утвержденным в РФ Стандартам эмиссии ценных бумаг протокол такого заседания должен отражать результаты поименного голосования всех членов совета. Это основное нормативное требование к протоколу.

На практике оформление таких протоколов может сильно различаться по способу составления и степени детализации. Одни протоколы соответствуют подробной стенограмме заседания с отражением всех реплик и задаваемых вопросов. Требование к такому ведению протокола обычно зафиксировано в положении о совете директоров.

Другая крайность — предельно краткий протокол заседания, включающий только сведения о составе участников, повестку дня, формулировку поставленных вопросов и принятых решений.

Оптимальный вариант обычно представляет собой нечто среднее. Чрезмерно подробный протокол составляется, как правило, на основании аудиозаписи заседания. При ее расшифровке возможны неточности, искажающие смысл решаемых вопросов. К тому же не следует забывать, что право быть ознакомленным с протоколом заседания имеет любой акционер. При обсуждении коммерческих вопросов подробный протокол может зафиксировать массу сведений, являющихся коммерческой тайной.

С другой стороны, излишняя краткость протокола может навести рядовых акционеров на мысль о формальном подходе и недостаточной эффективности работы совета директоров. Желательно по каждому вопросу указывать инициаторов и участников дискуссии, аннотацию выступления, суть и авторов задаваемых вопросов. Данный подход, помимо прочего, позволяет более эффективно оценить вклад каждого участника.

fb.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о